ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 7/2013 WÓJTA GMINY SŁUPSK. z dnia 30 kwietnia 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 7/2013 WÓJTA GMINY SŁUPSK z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia procedur wewnętrznych dla realizowanego projektu pn.: Sz@nsa - przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Słupsk, w ramach działania 8.3. "Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - einclusion osi priorytetowej 8. Społeczeństwo informacyjnezwiększanie innowacyjności gospodarki, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , w ramach umowy o dofinansowanie Nr POIG /12 Na podstawie art. 10 ust.1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm.) i szczególnych ustaleń zawartych w art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz z późn. zm) oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861), ustalam co następuje: 1. Zarządzenie określa: Zasady rachunkowości dla realizowanego projektu, określone w załączniku nr 1 do zarządzenia. Zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych, ustalone w załączniku nr 2 do zarządzenia. Archiwizacja i przechowywanie dowodów księgowych i innych dokumentów, określone w załączniku nr 3 do zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z mocą od dnia r. Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 1

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego Wójta Gminy Słupsk Nr 7/2013 z dnia r Zasady rachunkowości dla realizowanego projektu 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 1. Księgi rachunkowe realizowanego Projektu prowadzi się zgodnie z wymogami prawa, rozdzielając księgowo strumienie środków pomocowych od innych źródeł finansowania, aby możliwe było przy każdej kontroli wykazanie pełnej ewidencji odnośnie projektu dofinansowanego ze środków funduszy unijnych. Gmina Słupsk jest zobowiązana prowadzić na wydzielonych kontach ewidencję księgową dotyczącą realizacji projektu Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Słupsk a jednostką obsługującą realizację Projektu jest Urząd Gminy Słupsk. 2. Do obsługi finansowej realizowanego Projektu (zarówno wpływów, jak i wydatków) wyodrębnia się oddzielny rachunek bankowy. Z uwagi na fakt, że Gmina zobowiązana jest pokryć ze środków własnych wszelkie wydatki związane z realizacją Projektu ustalam następujące zasady zasilania przez Organ wyodrębnionego konta: Gmina zasila każdorazowo wyodrębniony rachunek bankowy do finansowania wydatków kwalifikowanych realizowanego Projektu środki finansowe przekazuje w kwocie koniecznej do zapłaty wynikającej z dowodów stanowiących podstawę do zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w terminie umożliwiającym terminowe dokonanie zapłaty wykonawcy, lub realizuje zapłatę bezpośrednio z rachunku bankowego budżetu. 3. Z konta wydatków Urzędu Gminy dokonuje się w systemie HOME BANKING lub ręcznym zapłaty za poniesione wydatki, w kwocie wynikającej z zaakceptowanego do zapłaty dowodu dokumentującego powstanie zdarzenia gospodarczego. 4. Z wydzielonego rachunku bankowego będą ponoszone wyłącznie koszty kwalifikowane 1 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 2

3 projektu. 5. Ewidencja księgowa Projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danego Projektu stosuje się czwartą cyfrę 7 i Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe Projektu prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy Słupsk, ul. Sportowa 34 z zastosowaniem technik komputerowych, z wykorzystaniem programu finansowo księgowego TENSOFT moduł FK Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: a. dziennik, b. księgę główną c. księgi pomocnicze d. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Oprogramowanie umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Wydruk lub zestawienie (wyświetlone na ekranie monitora komputera) księgi rachunkowej Projektu zawiera trwale oznaczoną nazwę jednostki, której dotyczą, oznaczony rok obrotowy, okres sprawozdawczy i datę sporządzenia oraz nazwę programu. Wydruki komputerowe ksiąg posiadają automatycznie nadane numery stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły. Treści ksiąg rachunkowych przenoszone są na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim 2 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 3

4 chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku / miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, zapis księgowy posiada automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tego zapisu. Dziennik dla realizowanego projektu prowadzony jest dla: Urzędu Gminy- symbol- POIG- Sz@nsa Księga główna ( konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Rozwinięcia kont syntetycznych stanowią konta analityczne. Konta analityczne w ramach Projektu prowadzone są dla: środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie, rachunków bieżących jednostki budżetowej, rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, rozliczeń wydatków budżetowych, rozrachunków z budżetami, 3 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 4

5 pozostałych rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, pozostałe rozrachunki z pracownikami, pozostałych rozrachunków, koszty wedlug rodzajów, funduszu jednostki. Dla środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadzone są ewidencje ilościowo-wartościowe. W ewidencji tej dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych. Środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz niematerialne i prawne prowadzone są techniką komputerową za pomocą aplikacji Środki trwałe, wchodzącej w skład programu TENSOFT moduł środki trwałe. Konta pozabilansowe pełnią funkcje wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny. Na kontach pozabilansowych ujmowane są: obce środki trwałe, plan finansowy wydatków budżetowych, zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca i zawiera: symbole kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty Zestawienia obrotów i sald są zgodne z obrotami dziennika. 4 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 5

6 Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest: dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec miesiąca dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji Księgi rachunkowe Projektu prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa, jak również z umową o dofinansowanie, do których Gmina Słupsk została zobowiązana. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy, obejmujący rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31grudnia. Sprawozdania sporządza się za okresy: miesięczne kwartalne półroczne roczne Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza się: sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania budżetowe sporządzane na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Wszystkie dokumenty księgowe należy zaksięgować najpóźniej do dnia 10-go następnego miesiąca. Za okresy miesięczne, kwartalne oraz półroczne sporządza się sprawozdania: Sprawozdanie Rb 27S Sprawozdanie Rb 28S Za rok składa się: Sprawozdanie Rb 27S Sprawozdanie Rb 28S Sprawozdanie RB WS Sprawozdanie o stanie należności Rb-N i zobowiązań RB-Z 5 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 6

7 Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r, z późniejszymi zmianami w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytoralnego, jednostek budzetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, za rok składa się sprawozdania finansowe : bilans z wykonania budżetu bilans jednostki rachunek zysków i strat rachunek zmian funduszu 4. Przyjęte zasady i uproszczenia Gmina Słupsk zobowiązuje się do stosowania określonych ustawą zasad rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiających jego sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Przy dokonaniu wyboru zasad i metod oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych spośród dopuszczonych ustawą, dostosowując je do potrzeb realizowanego projektu, zachowano: zasadę rzetelnego obrazu wynikającą z zapisów art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości, zasadę kasową, która dotyczy dochodów i wydatków budżetu, wynikającą z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zasadę memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zasadę kontynuacji działalności wynikającą z art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zasadę ciągłości wynikającą z art.5 ust. 1 oraz art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zasadę ostrożnej wyceny wynikającą z art. 7 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zasadę istotności wynikającą z art. 4 ust.4 oraz art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zasadę indywidualnej wyceny (zakazu kompensat) wynikającą z art.7 ust. 3 ustawy o rachunkowości. W ramach przyjętych zasad rachunkowości, stosuje się następujące uproszczenia określone w art.4 ust.4 ustawy o rachunkowości: przyjmuje się, że w trakcie roku faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej za zakup towarów i usług obciążają koszty tego miesiąca, w którym wpłynęły do Jednostki, w uzasadnionych przypadkach przyjmuje się datę wpływu do księgowości. 6 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 7

8 faktury za zakup towarów i usług wystawione przez sprzedawcę w miesiącu grudniu obciążają koszty tego miesiąca, nawet wówczas, gdy ich wpływ do działu księgowości nastąpi do 30 marca roku następnego, przyjmuje się, że ostatecznym terminem wystawienia wewnętrznego dokumentu księgowego PK za dany miesiąc jest 20 dzień następnego miesiąca, odpisów aktualizujących wartość należności dokonuje się raz w roku, pod datą 31 XII, przyjmuje się, że zakup materiałów biurowych nie stanowi zapasów materiałów lub towarów i nie podlega ewidencji ilościowo-wartościowej w rejestrze środków trwałych o charakterze wyposażenia. Zakupu w/w wyposażenia dokonuje się bezpośrednio w koszty jednostki, zakupione wyposażenie i materiały w ramach realizowanego projektu, jak również artykuły promocyjne i informacyjne podlegają kontroli w komórce merytorycznej, polegającej na: opisaniu faktury kto otrzymał materiały do użytkowania ( wydanie zgodnie z celem itp.), rezygnuje się z dokonywania rozliczeń międzyokresowych kosztów nieistotnych co do wielkości wyniku oraz występujących z tego samego tytułu i przechodzących z roku na rok w zbliżonej wysokości, czyli takich, których wartość nie przekracza 1% sumy bilansowej. 5. Zasady wyceny aktywów i pasywów Metody wyceny aktywów i pasywów ustala się przyjmując założenie, że jednostka będzie kontynuowała działalność w dającej się przewidzieć przyszłości, w niezmienionym istotnie zakresie. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący: środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, środki trwałe w budowie - w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, rzeczowe składniki aktywów obrotowych - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy, 7 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 8

9 zobowiązania - w kwocie wymagającej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe - według wartości godziwej. Cena nabycia, to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również: nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu. Na dzień nabycia lub powstania ujmuje się w księgach rachunkowych nabyte lub powstałe: zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, należności i zobowiązania, w tym również z tytułu pożyczek - według wartości nominalnej. Wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Wartość początkową środków trwałych zmniejszają odpisy umorzeniowe dokonywane w celu 8 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 9

10 uwzględnienia utraty ich wartości, na skutek używania lub upływu czasu. Wartość początkowa i dotychczas dokonane od środków trwałych odpisy umorzeniowe mogą, na podstawie odrębnych przepisów, ulegać aktualizacji wyceny. Ustalona w wyniku aktualizacji wyceny wartość księgowa netto środka trwałego nie powinna być wyższa od jego wartości godziwej, której odpisanie w przewidywanym okresie jego dalszego używania jest ekonomicznie uzasadnione. Powstałą na skutek aktualizacji wyceny różnicę wartości netto środków trwałych, odnosi się na fundusz z aktualizacji wyceny. Fundusz z aktualizacji wyceny podlega zmniejszeniu o różnicę z aktualizacji wyceny uprzednio zaktualizowanych zbywanych lub zlikwidowanych środków trwałych. Odpisów umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego. Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego. Do wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz sposobów dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosuje się odpowiednio zasady określone dla środków trwałych. Środki trwałe to składniki aktywów o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki oraz środki trwałe stanowiące własność: Skarbu Państwa, Gminy Słupsk w stosunku do których jednostka sprawuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania. Do środków trwałych jednostki należy zaliczyć także obce środki trwałe znajdujące się w jej użytkowaniu na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeśli występuje ona jako korzystający. 9 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 10

11 Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na: podstawowe środki trwałe na koncie 011 Środki trwałe, pozostałe środki trwałe na koncie 013 Pozostałe środki trwałe, Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 Pozostałe środki trwałe w używaniu i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmuje się na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontem 401 Zużycie materiałów i energii. Inwestycje (środki trwałe w budowie) obejmują koszty poniesione w okresie budowy, montażu,przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zaliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również: niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu, opłaty notarialne, sądowe i inne, odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wypłacane do zakończenia budowy. Do kosztów wytworzenia nie zalicza się kosztów ogłoszeń, przetargów i innych związanych z realizacją inwestycji, które poniesione zostały przed udzieleniem zamówień związanych z jej realizacją oraz kosztów ogólnego zarządu. Do kosztów inwestycji należy zaliczyć następujące koszty: dokumentacji projektowej, nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową, badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu, przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o przychody ze sprzedaży zlikwidowanych na nim obiektów, opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy, założenia stref ochronnych i zieleni, nadzoru autorskiego i inwestorskiego, ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy, sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania, inne koszty bezpośrednio związane z budową 10 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 11

12 6. Zasady ustalania wyniku finansowego oraz nadwyżki/niedoboru budżetu Ustalenie wyniku finansowego jednostki Jednostka rozlicza się z budżetem metodą brutto. Wynik finansowy jest obliczany przez porównanie przychodów i kosztów. Przychody i koszty liczone są według zasady memoriałowej, zgodnie z którą w księgach rachunkowych ujmowane są wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dochody i wydatki budżetowe liczone są zgodnie z zasadą kasową. Zrealizowane dochody budżetowe ujmuje się na koncie 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, a zrealizowane wydatki budżetowe ujmowane są na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych. Konta te są zamykane na koniec okresu obrachunkowego poprzez przeniesienie salda na konto 800 Fundusz jednostki. Wynik finansowy jednostki ustalany jest na koniec roku na koncie 860 wynik finansowy przenosząc zaksięgowane w ciągu roku koszty i przychody. W końcu roku obrotowego na stronę Wn konta 860 Wynik finansowy dokonuje się: przeniesienia kosztów rodzajowych, przeniesienia amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych (400) przeniesienia wartości kosztów operacji finansowych (751) W końcu roku obrotowego na stronę Ma konta 860 Wynik finansowy dokonuje się: przeniesienia przychodów finansowych (750) przeniesienia pozostałych przychodów operacyjnych (760) Ustalanie nadwyżki/niedoboru budżetu Jednostka rozlicza się z budżetem metodą brutto, tzn. że wszystkie uzyskane dochody przekazują na rachunek budżetu, skąd otrzymują środki na pokrycie wydatków. Dochody i wydatki budżetowe liczone są zgodnie z zasadą kasową. Przekazane przez jednostki dochody budżetowe ujmuje się na koncie 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, a środki przekazane na wydatki ujmowane są na 11 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 12

13 koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych. Nie rzadziej niż pod datą każdego roku zrealizowane dochody w wysokości wynikającej ze sprawozdań budżetowych przenosi się na konto 901 Dochody budżetu. Zrealizowane wydatki w ramach projektu, wynikające ze sprawozdań budżetowych przenosi się nie rzadziej niż pod datą na konto 902 Wydatki budżetu. Pod datą 31 grudnia roku budżetowego zrealizowane dochody za rok budżetowy przeksięgowuje się na konto 961 Niedobór lub nadwyżka budżetu. Na konto 961 przenosi się również zrealizowane wydatki za rok budżetowy pod datą 31 grudnia roku budżetowego. Plan kont dla Budżetu Gminy Słupsk w ramach realizowanego projektu pn.: Sz@nsa przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Slupsk, przedstawia się następująco: I. Wykaz kont Konta bilansowe Rachunek budżetu 134 -Kredyty bankowe Środki pieniężne w drodze Rozliczenie dochodów budżetowych Rozliczenie wydatków budżetowych Rozrachunki budżetu Pozostałe rozrachunki 250 Należności finansowe 260 -Zobowiązania fiannsowe Dochody budżetu Wydatki budżetu 903 Niewykonane wydatki Niewygasające wydatki Skumulowane wyniki budżetu Wynik wykonania budżetu Wynik na pozostałych operacjach 12 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 13

14 Plan kont dla Urzędu Gminy Słupsk w ramach realizowanego projektu pn.:" Sz@nsa przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Slupsk, przedstawia się następująco: I. Wykaz kont Konta bilansowe Zespół 0 Majątek trwały 011- Środki trwałe, z wyodrębnioną analityką dla projektu, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Pozostałe środki trwałe, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi stanowi cyfra Wartości niematerialne i prawne, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi stanowi cyfra Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi stanowi cyfra Umorzenie pozostałych środków trwałych, Inwestycje (środki trwałe w budowie) z analityką dla projektu, którego symbol stanowi stanowi cyfra 50 Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe Rachunek bieżący jednostki, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi, cyfra 07, Środki pieniężne w drodze, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi, cyfra 04 Zespół 2 Rozrachunki i rozliczenia Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Rozliczenie wydatków budżetowych, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol 13 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 14

15 stanowi cyfra Rozrachunki z budżetami, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Pozostałe rozrachunki z pracownikami, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Pozostałe rozrachunki, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Wpływy do wyjaśnienia, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra 01 Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczanie 400 Amortyzacja, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra 03, Zużycie materiałów i energii, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Usługi obce, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Podatki i opłaty, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Wynagrodzenia, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Pozostałe koszty rodzajowe, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra 02 Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy Fundusz jednostki, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Wynik finansowy 14 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 15

16 KONTA POZABILANSOWE 950 Podatek VAT POIG jednostki, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Wzajemne rozliczenia między jednostkami, jednostki, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Plan wydatków środki europejskie, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat, z wyodrębnioną analityką dla projektu, którego symbol stanowi cyfra 01 Dochody i wydatki związane z realizacją projektu pn.: Sz@nsa przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Slupsk, podlegają wyodrębnieniu przez zastosowanie właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej. Zgodnie z przepisami art. 3 ust. 3 ustawy o dochodach jst środki przyznane gminie ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ujmowane są w budżecie gminy po stronie dochodów i wydatków. Tak dzieje się ze środkami w ramach dofinansowania na realizację projektu pn.: Sz@nsa przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Słupsk dochody: których źródłem są środki Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego otrzymywane jako refundacja poniesionych wydatków klasyfikuje się do odpowiedniego paragrafu dochodów bieżących lub majątkowych z czwartą cyfrą 7, których źródłem są środki pochodzące z budżetu krajowego otrzymywane jako refundacja poniesionych wydatków klasyfikuje się do odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej dochodów bieżących lub majątkowych z czwartą cyfrą 9. wydatki: ponoszone w trakcie realizacji projektu wydatki finansowane ze środków funduszu klasyfikuje się do właściwego paragrafu wydatków bieżących lub majątkowych z czwartą cyfrą 7 zgodnie z wnioskiem i zawartą umową, 15 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 16

17 ponoszone na realizację projektu wydatki z środków budżetu krajowego klasyfikuje się do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków bieżących lub majątkowych z czwartą cyfrą 9, 4. System ochrony danych 1. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają wprowadzone zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to alarmy zamontowane w Urzędzie Gminy Słupsk. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są rolety w oknach orazodpowiednie szafy lub sejfy. Szczególnej ochronie poddane są: sprzęt komputerowy użytkowany w księgowości, księgowy system informatyczny, kopie zapisów księgowych, dowody księgowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania budżetowe i finansowe, dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości. Ze względu na fakt, iż księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w Urzędzie zastosowany jest następujący system ochrony danych. Zarówno w godzinach jak i po godzinach pracy wszystkie komputery posiadające dostęp do danych są zabezpieczone (zgodnie z Polityką bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Słupsk ) systemem logowań i haseł uniemożliwiającym dostęp osobom niepowołanym. Procedury bezpieczeństwa opisane są w instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Słupsk zgodnie z Zarządzeniem nr 143 /2008 Wójta Gminy Słupsk z dnia 8 września 2008 roku w sprawie: "Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych w Urzędzie Gminy Słupsk w Słupsku". 16 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 17

18 Serwery zabezpieczone są przed zanikiem zasilania trzema zasilaczami awaryjnymi typu Smart z odpowiednim oprogramowaniem zapewniającym bezpieczeństwo danych. Dodatkowo główny serwer posiada zasilacz redundrowany zasilany z 2 niezależnych faz. Wszystkie komputery w budynku urzędu zasilane są poprzez sieć strukturalną zabezpieczoną filtrami przeciwprzepięciowymi. Dodatkowo 3 komputery posiadają indywidualne zasilacze awaryjne. Zgodnie z Instrukcją zarządzania systemem informatycznym dane z systemów informatycznych Urzędu gromadzone są w serwerze na 2 dyskach lustrzanych (pełny mirroring) pracujących pod kontrolą systemu Linux. Codziennie tworzone jest archiwum przyrostowe, które po zaszyfrowaniu archiwizowane jest na dysku twardym innego komputera (serwera zapasowego w budynku B). Raz w miesiącu tworzone jest pełne archiwum, które przenoszone jest na nośnik optyczny CD-R lub DVD-R i przechowywane w ogniotrwałej kasie pancernej spełniającej wymogi NATO (w kancelarii tajnej). Zbędne archiwa są niszczone w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odczytanie. Stanowiska pracy, posiadające dostęp do Internetu zabezpieczone są poprzez filtrację pakietów zarówno przychodzących jak i wychodzących.wszystkie odrzucane pakiety są zapisywane w logach. Poczta przychodząca i wychodząca jest kontrolowana pod względem niebezpiecznego oprogramowania już na poziomie rutera klasy UMT oraz serwerów pocztowych. Serwisy WWW przed dostarczeniem na stanowisko są cashowane i kontrolowane w ruterze oraz w serwerze, dostęp do wszystkich potencjalnie niebezpiecznych plików jest zablokowany. Pozostałe usługi są wyłączone i blokowane na poziomie serwera. Na bieżąco przeprowadzana jest kontrola antywirusowa (każde stanowisko posiada indywidualne zabezpieczenie antywirusowe). Wszystkie wykorzystywane w Urzędzie systemy bazodanowe zabezpieczone są hasłem i posiadają rejestr logowania. Wykorzystywane systemy sprawdzają merytoryczną i matematyczną poprawność wprowadzanych danych w zakresie możliwym do przeanalizowania przez dany system. Do spraw nie objętych załącznikami do niniejszego Zarządzenia stosuje się przepisy wewnętrzne uregulowane w obowiązujących w Urzędzie Gminy Słupsk przepisach w sprawie: Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów, Regulaminach udzielania zamówień publicznych, Instrukcji kasowej, 17 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 18

19 Instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji, W sprawie procedur kontroli zarządczej, W zakresach czynności, Ewidencji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie wydatków strukturalnych, Szczegółowych zasad rachunkowości i planu kont.. 2. Przechowywanie zbiorów W sposób trwały przechowywane są zatwierdzone sprawozdania finansowe. Dokumentacja płacowa tj. listy płac, kartoteki wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przechowywane są przez okres nie krótszy niż 50 lat, licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u płatnika składek na ubezpieczenie społeczne. Okresowemu przechowywaniu podlegają: dowody księgowe co najmniej 8 lat od zakończenia projektu dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji, Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 3. Udostępnianie danych i dokumentów Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości projektu ma miejscew siedzibie jednostki lub upoważnionej przez niego osoby za zgodą kierownika jednostki. Udostępnienie dokumentacji księgowej poza siedzibą jednostki może mieć miejsce wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów. 18 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 19

20 Załącznik nr 2 do Zarządzenia Wewnętrznego Wójta Gminy Słupsk Nr 7/2013 z dnia Zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych 1. (Ustalenia ogólne) Niniejsza instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów jest wewnętrznym przepisem o charakterze finansowo księgowym regulującym zasady sporządzania, obiegu i kontroli wszelkich dokumentów finansowo-księgowych będących podstawą do dokumentowania operacji gospodarczych realizowanego Projektu pn.: Sz@nsa - przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Słupsk. 2. (Ogólne zasady dokumentowania zdarzeń i operacji gospodarczych) Podstawą wszelkich zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe odzwierciedlające dokonanie operacji lub zdarzeń, zwane dowodami źródłowymi. 1. Dowody księgowe wystawia się w celu udokumentowania: wewnętrznych operacji i zdarzeń, w których uczestniczą wyłącznie komórki organizacyjne jednostki, wysokości kosztów, jakie wynikają ze świadczeń zewnętrznych ( kontrahenta) i wewnętrznych (amortyzacja, narzut na płace itp.), zewnętrznych operacji gospodarczych, w których uczestniczą inne podmioty, np. banki,kontrahenci itp. 2. Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje : funkcja dokumentu - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów, 1 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 20

21 funkcja dowodowa - opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym, jest to dowód w sensie prawa materialnego funkcja księgowa - jest podstawą do księgowania, funkcja kontrolna - pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych, 3. (Klasyfikacja dowodów księgowych) 1. Dowody księgowe będące dowodami źródłowymi dzielą się na: zewnętrzne: obce, otrzymane od kontrahentów lub jednostek obsługujących oraz własne, wystawione i przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne: własne, dokumentujące operacje wewnętrzne jednostki. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są ponadto sporządzane dowody wtórne, które dzielą się na: zbiorcze służące do dokonywania łącznych zapisów dotyczących zbioru dowodów źródłowych, wyszczególnionych w dowodzie zbiorczym pojedynczo; korygujące poprzednie zapisy; zastępcze wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. 4. (Wymogi formalne dowodu) 1. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu; określenie stron dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki 2 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 21

22 aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1a jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. 2. Wymogi określone w wytycznych programowych: faktury, rachunki opłacane gotówką w przypadku braku terminu płatności mają posiadać zapis zapłacono gotówką. Należy jednak pamiętać o ograniczeniach dotyczących tej formy płatności. paragony fiskalne nie stanowią dowodu księgowego. dokumenty stosowane podczas realizacji projektu ( np. umowy z wykonawcami, umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu ) powinny koniecznie zawierać: logo Unii Europejskiej, logo funduszu, z którego finansowany jest projekt. 5. (Wymogi merytoryczne dowodu) 1. Zgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Dowodem rzetelnym jest dowód, który odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. Dowodem kompletnym jest dowód zawierający cechy określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreśleniebłędnej treści, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie prawidłowej treści i daty poprawki oraz złożenie podpisu przez osobę do tego upoważnioną. 3 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 22

23 6. (Charakterystyka poszczególnych grup dowodów księgowych stosowanych przy realizowanym projekcie) 1. Dokumenty dotyczące zakupu: Umowa - umowy na dostawę towarów, realizacje robót i wykonanie usług, sporządza z zachowaniem zasad ustawy o prawo zamówień publicznych przez Biuro Projektu. Umowa zostaje skierowana do Radcy Prawnego celem dokonania kontroli pod względem formalnoprawnym. Jeżeli umowa została sporządzona prawidłowo, radca prawny parafuje umowę imienną pieczątką. Zaparafowana przez radcę prawnego umowa kierowana jest do Skarbnika Gminy celem złożenia przez niego kontrasygnaty a następnie przekazywana jest do Wójta Gminy jako Kierownika jednostki lub upoważnionych osób. W sytuacji, gdy umowa przewiduje wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Koordynator Projektu ma obowiązek: dopilnować dopełnienia obowiązku przez kontrahenta w w/w zakresie, sprawdzić prawidłowość wnoszonego zabezpieczenia innego niż w pieniądzu, kontrolować terminy obowiązywania zabezpieczeń, terminowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, składać do Wydziału Finansowego dyspozycje zwrotu zabezpieczenia po uprzednim sprawdzeniu zasadności zwrotu. Faktura VAT służy do dokumentowania sprzedaży oraz zakupu towarów i usług, oraz rozliczeń z dostawcami i urzędem skarbowym. Faktura wystawiana jest przez dostawcę w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje nabywca, a kopię sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać klauzulę oryginał, a kopia faktury wyraz kopia. Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania określone zostały w ustawie o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniu w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług. Faktura korygująca służy do korygowania sprzedaży po wystawieniu faktury VAT w przypadku: udzielenia rabatów; 4 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 23

24 podwyższenia ceny; zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych; zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu; stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca VAT wystawiana jest przez dostawcę w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury korygującej VAT powinien zawierać wyraz oryginał, a kopia tej faktury wyraz kopia. Nota korygująca służy do korygowania pomyłek dotyczących informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą bądź oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury. Nota korygująca wystawiana jest przez nabywcę w dwóch egzemplarzach. Rachunek potwierdza dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Rachunek wystawiany jest przez dostawcę w dwóch egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zasady wystawiania rachunków regulują przepisy ustawy Ordynacja podatkowa. Jeżeli oryginał rachunku ulegnie zniszczeniu albo zaginięciu, należy ponownie wystawić rachunek, który powinien zawierać również wyraz Duplikat oraz datę jego ponownego wystawienia. Umowa kupna-sprzedaży jest sporządzana w sytuacji, gdy sprzedającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Przepisem regulującym zasady sporządzania tych umów jest ustawa Kodeks cywilny. Nota księgowa jest dowodem księgowym, którego można wystawiać dla dokumentowania operacji związanych z rozrachunkami z kontrahentami, jeżeli przepisy nie wymagają udokumentowania tej operacji fakturą VAT, rachunkiem lub fakturą korygującą. Nota księgowa może być wystawiona m.in. w celu: obciążenia dłużnika lub uznania wierzyciela odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań; obciążenia kontrahenta karą umowną, za nieterminowe dostarczenie dostawy lub wycofanie się z umowy, obciążenia wykonawcy kwotą kaucji gwarancyjnej na ewentualne pokrycie kosztów robót poprawkowych, udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania, 5 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 24

25 obciążenia pracowników równowartością przypisanych im do zwrotu niedoborów i szkód, obciążenia pracowników z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie. Aby nota księgowa mogła zostać uznana za dokument księgowy, musi zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Zamiast nazwy nota księgowa można zamiennie używać określenia nota obciążeniowa. 2. Dokumenty bankowe: Wyciąg bankowy jest dowodem potwierdzenia operacji związanych z wpływem i rozchodem środków pieniężnych na rachunku bankowym jednostki i jest wystawiany przez bank. Podstawą sporządzenia dokumentu są dowody dokonania dyspozycji obciażeniowych i uznaniowych rachunku bankowego jednostki. Polecenie przelewu służy do udokumentowania obciążenia lub uznania rachunku bankowego. Wystawia się je na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych do realizacji oryginałów faktur, rachunków i innych dokumentów wymagających zapłaty. Polecenie przelewu należności z tytułu składek dla ZUS służy do udokumentowania obciążenia rachunku bankowego z tytułu zapłaty składek na rzecz ZUS. Polecenie przelewu wypełnione jest dla każdego rodzaju składek i ubezpieczeń. 4. Dokumentacja obrotu środkami trwałymi Dowód przyjęcia OT służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego doużytkowania. Dowód OT sporządza pracownik odpowiedzialny za rozliczenia środków trwałych w budowie w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji lub osoba z komórki odpowiedzialnej za gospodarkę środkami trwałymi.wystawia się go w trzech egzemplarzach: oryginał dla księgowości, pierwsza kopia dla komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały do użytkowania, druga kopia dla komórki dokonującej rozliczenia środków trwałych w budowie. Podstawą wystawienia dokumentu OT i ustalenia wartości obiektu inwentarzowego jest: faktura dotycząca zakupu składnika majątku trwałego niewymagającego montażu, 6 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 25

26 faktury dotyczące zakupu oraz montażu wraz z protokołem odbioru robót montażowych w przypadku środków trwałych wymagających montażu, protokół końcowy odbioru robót budowlano montażowych w przypadku przyjęcia do użytku obiektu majątku trwałego ze środków trwałych w budowie, rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w przypadku ujawnienia środka trwałego. Dokument OT podpisywany jest przez: sporządzającego na dowód prawidłowego i rzetelnego wystawienia, przyjmującego środek trwały do użytkowania, osobę sprawdzającą pod względem merytorycznym efektywność i celowość. Dokument przekazuje się do księgowości, najpóźniej następnego dnia po sporządzeniu. Dokument ten podlega sprawdzeniu pod względem formalno rachunkowym. Protokół przekazania przyjęcia środka trwałego PT służy do udokumentowania nieodpłatnego (darowizny) przekazania środka trwałego innej jednostce organizacyjnej. Dokument sporządza komórka odpowiedzialna za gospodarkę środkami trwałymi. Protokół ten jest sporządzany w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla jednostki organizacyjnej przejmującej środek trwały, pierwsza kopia dla jednostki przekazującej środek trwały, druga kopia dla księgowości przekazującego. Protokół zdawczo odbiorczy podpisują: przekazujący (dysponent środka trwałego), przejmujący (osoba prawnie upoważniona do dysponowania majątkiem). Kontrolę dokumentu PT przeprowadza się w zakresie celowości, merytorycznym, formalnorachunkowym. Dokument przekazuje się do księgowości, najpóźniej następnego dnia po podpisaniu. Dowód zmiany miejsca użytkowania MT służy jako podstawa do zewidencjonowania zmiany miejsca użytkowania środka trwałego. Sporządzany jest przez pracownika komórki odpowiedzialnej za gospodarkę środkami trwałymi w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania danego środka trwałego Sporządza się go w czterech egzemplarzach: oryginał dla księgowości, pierwsza kopia dla przyjmującego środek trwały, druga kopia dla przekazującego środek trwały, trzecia kopia dla pracownika komórki odpowiedzialnej za gospodarkę środkami 7 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 26

27 trwałymi. Oryginał dowodu przekazuje się do księgowości, najpóźniej następnego dnia po dokonaniu przesunięcia środka trwałego. Dowód likwidacji środka trwałego LT - służy do udokumentowania likwidacji środka trwałego lub odsprzedaży. Dowód ten stosuje się w każdym przypadku, bez względu na źródło finansowania środka trwałego, a więc i w przypadku finansowania ze środków unijnych. Podstawę sporządzenia dokumentu likwidacji stanowią orzeczenie techniczne rzeczoznawcy bądź protokół postawienia środka trwałego w stan likwidacji sporządzony przez powołaną komisję likwidacyjną. Dowód sporządzany jest przez osobę z komórki odpowiedzialnej za gospodarkę środkami trwałymi w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla księgowości, pierwsza kopia dla komórki organizacyjnej, która dotychczas używała środka trwałego lub przedmiotu wyposażenia, druga kopia dla komórki sprawującej nadzór nad majątkiem trwałym. Dokument podpisuje komisja likwidacyjna, główny księgowy i zatwierdza kierownik jednostki. Oryginał dowodu przekazuje się do księgowości, najpóźniej następnego dnia po dokonaniu likwidacji środka trwałego. Umorzenie środków trwałych dokonywane jest od następnego miesiąca po miesiącu w którym środek trwały przyjęto do używania. Natomiast umorzenie od środków trwałych wycofanych z eksploatacji ustala się do końca miesiąca, w którym fakt zaistniał. W związku z powyższym należy ściśle przestrzegać określonych terminów. 5. Dokumenty kadrowo-płacowe: Umowa o dzieło służy do udokumentowania wykonania oznaczonego dzieła przez przyjmującego zlecenie i zapłaty wynagrodzenia przez zamawiającego Umowę o dzieło powinni podpisać: radca prawny, osoba upoważniona do reprezentowania zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Dokumentami związanymi z tą formą zatrudnienia są: umowa spisana na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego, rachunek wystawiany przez wykonawcę umowy, oświadczenie do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i ewidencyjnych w przypadku osób nie będących pracownikami. 8 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 27

28 Rachunek z tytułu wykonania umowy o dzieło służy do udokumentowania wypłaty wynagrodzenia na rzecz zleceniobiorcy za wykonane dzieło zgodnie z zawartą umową. Dokument jest wystawiany przez zleceniobiorcę po wykonaniu dzieła. Rachunek składany jest w jednym egzemplarzu. Pracownik komórki merytorycznej przekazuje rachunek do komórki księgowej co najmniej na pięć dni przed terminem płatności. Dokument powinienposiadać numer. Rachunek podpisują: zleceniobiorca, osoba potwierdzająca wykonanie i odbiór pracy zgodnie z zawartą umową, pracownik komórki finansowo księgowej. Umowa zlecenie służy do udokumentowania zobowiązania się zleceniobiorcy do wykonania określonych czynności na rzecz zleceniodawcy. Umowę sporządza w trzech egzemplarzach dyrektor komórki zainteresowanej wykonaniem pracy i jej odbiorem, z przeznaczeniem: oryginał dla zleceniobiorcy, pierwsza kopia dla komórki do spraw pracowniczych, druga kopia dla komórki zainteresowanej wykonaniem pracy. Umowę zlecenie powinni podpisać: radca prawny, osoba upoważniona do reprezentowania zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Dokumentami związanymi z tą formą zatrudnienia są: umowa spisana na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego, rachunek wystawiany przez wykonawcę umowy, oświadczenie do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i ewidencyjnych w przypadku osób nie będących pracownikami. Rachunek z tytułu wykonania umowy zlecenia Służy do udokumentowania wypłaty wynagrodzenia na rzecz zleceniobiorcy za wykonane prace zgodnie z zawartą umową. Dokument składany jest przez zleceniobiorcę w jednym egzemplarzu. Pracownik komórki merytorycznej przekazuje rachunek do komórki księgowej co najmniej na pięć dni przed terminem płatności. Rachunek powinien posiadać numer. Rachunek podpisują:zleceniobiorca, osoba potwierdzająca wykonanie i odbiór pracy zgodnie z zawartą umową. Lista płac ( dodatek specjalny, zgodny z regulaminem wynagrodzeń UG) Służy do udokumentowania wypłaty wynagrodzenia na rzecz pracowników za wykonane prace związane z projektem ( wraz z wymaganym opisem) 9 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 28

29 6. Dokumenty własne wewnętrzne: Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów, przeksięgowań. Dowód ten sporządza na bieżąco w jednym egzemplarzu pracownik księgowości. Dyspozycje wewnętrzne: Dyspozycja wypłaty bezgotówkowej/ gotówkowej jest dokumentem opracowanym dowykorzystania w przypadku braku możliwości udokumentowania operacji gospodarczej dokumentem spełniającym wymogi określone w art. 21 ustawy ( dyspozycja wypłaty zabezpieczenia, wadium, wniesienia opłat sądowych i egzekucyjnych itp.). Dyspozycja wewnętrznego przelewu jest dokumentem opracowanym do udokumentowania wewnętrznej operacji gospodarczej polegającej na przelewie środków między rachunkami - załącznik nr 3 7. (Opis dokumentów księgowych) 1.Dokumenty księgowe winny być opatrzone adnotacją o współfinansowaniu poniesionegowydatku. 2. Opis dokumentów księgowych musi zawierać: opis przedmiotowego zakresu faktury lub innego równoważnego dokumentu, zapis, że wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym; numer umowy/zamówienia oraz jej data na podstawie której została zrealizowana usługa/dostawa, numer i datę umowy/decyzji o dofinansowaniu projektu i ewentualnych aneksów do umowy o dofinansowanie, numer i nazwę projektu, oś priorytetowa, działanie opis związku wydatku z projektem, zapis o zastosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, 10 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 29

30 wskazanie właściwej klasyfikacji budżetowej, kategorię wydatku zgodnie z budżetem umowy, przywołanie numeru i daty protokołu odbioru robót/usług/dostaw, formę dokonanej płatności kwotę wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych wynikających z dokumentu, wskazanie kategorii interwencji (klasyfikacji wydatków strukturalnych) niebudzące wątpliwości opisanie związku wydatku z projektem poprzez odniesienie się do jakiej kategorii wydatków wyszczególnionych we wniosku o dofinansowanie wydatek poniesiony danym dokumentem się odnosi. Opisy dokumentów, których format nie pozwala na zamieszczenie pełnej treści, mogą być dokonywane na odrębnej kartce papieru, stanowiącej załącznik do dokumentu, trwale z nim połączonej. Na dokumencie źródłowym należy zamieścić informacje, iż dokument posiada załącznik w formie opisu. Załącznik powinien oprócz w/w danych zawierać stwierdzenie, że opis dotyczy faktury VAT/rachunku/listy płac itp. Nr... z dnia... W przypadku, gdy nie cała faktura jest kosztem kwalifikowanym należy wpisać również, które pozycje z faktury są kosztem kwalifikowanym wraz z kwotą. W przypadku różnych stawek VAT należy również wpisać kwotę podatku VAT według stawek. Jeżeli wydatki ujęte na dokumencie księgowym dotyczą dwóch różnych projektów, w opisie należy wyszczególnić wszystkie pozycje widniejące w dokumencie oraz przypisać je do właściwych projektów poprzez podanie numeru projektu oraz priorytetu, działania i nazwy programu operacyjnego, którego dany projekt dotyczy), w sposób nie budzący wątpliwości. Jeżeli na dokumencie księgowym pozycja nazwa towaru lub usługi ujęta została w sposób ogólny ( roboty, materiały budowlane, remont), to w opisie dokumentu księgowego należy wyszczególnić wraz z podaniem kwot, wszystkie kategorie wydatków odnoszące się do projektu w ramach danego dokumentu księgowego. Każdy dodatkowy zapis w opisie dokumentu księgowego musi być parafowany i opatrzony imienną pieczątką przez osobę dokonującą tego zapisu. Opisy dokumentów księgowych, jak również kopie tych dokumentów muszą być czytelne i przejrzyste oraz podpisane i opatrzone imienną pieczątką przez osobę je sporządzającą. W przypadku zakupu środka trwałego niewymagającego montażu lub pozostałego środka trwałego opis powinien zawierać również numer inwentarzowy. 3.Dekretacja dowodu księgowego zgodna z art.21 ust 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości ze wskazaniem działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej. 11 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 30

31 8. ( Kontrola wewnętrzna) 1.Kontrola wewnętrzna ma na celu badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi, badanie efektywności działania i realizacji zadań, badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań, ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości. 2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest kierownik jednostki. 3. Kontrola wewnętrzna wykonywana jest w postaci: kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom,obejmującej w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań, kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, badaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, itp., kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. 5. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wewnętrznej, kontrolujący zobowiązany jest: zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom, czy osobom z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień, odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie kierownika jednostki o tym fakcie. W sprawie dalszego postępowania decyzje podejmuje kierownik jednostki. W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za jej wykonanie zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości. 12 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 31

32 W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Kierownika jednostki, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. 6. Każdy dokument skutkujący wydatkiem należy skontrolować pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, oraz pod względem: celowościowym, legalnym i gospodarczym. Kontrola dowodów księgowych pod względem: merytorycznym ma na celu sprawdzenie, czy przedstawiona w dokumencie księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia, formalnoprawnym ma na celu sprawdzenie, czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom co do formy, rachunkowym ma na celu sprawdzenie, czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach. Kontrola pod względem: gospodarności i celowości ocena odnosząca się do zasad działania oszczędnego,racjonalnego i efektywnego, zgodnego z założonymi do realizacji celami jednostki; legalności ocena odnosząca się do przepisów prawa i unormowań wewnętrznych jednostki. Kontrolę dowodów księgowych prowadzą komórki zajmujące się obsługą operacji gospodarczych na etapie ich wystawiania, przyjmowania, gromadzenia, wykorzystywania, obiegu i przechowywania. Przeprowadzenie kontroli poświadczone winno być adnotacją o jej przeprowadzeniu wraz z podpisem osoby, która do tej kontroli jest upoważniona. 9. Koordynator Projektu 1. Przed zatwierdzeniem i przekazaniem dokumentu do księgowania dokonuje: kontroli merytorycznej, która obejmuje, co najmniej: sprawdzenie, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, sprawdzenie, czy wyrażona w dowodzie operacja ekonomiczna była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującym stanem prawnym, 13 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 32

33 sprawdzenie, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia. sprawdzenie, czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, sprawdzenie, czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego, sprawdzenie, czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem, sprawdzenie, czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa lub wykonawstwo usługi, umowa o dostawę, względnie czy złożono zamówienie, sprawdzenie, czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, sprawdzenie, czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień czy nastąpiło naliczenie kary umownej. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winne być uwidocznione stanowić to będzie podstawę do ewentualnego zażądania od kontrahentów wystawienia faktury korygującej lub ukarania osób materialnie odpowiedzialnych. opisu dokumentu księgowego zgodnie z wymogami określonymi w instrukcji iwytycznymi programowymi realizowanego projektu, wskazania źródła finansowania zgodnie z planem wydatków finansowych, tzn. dział, rozdział, paragraf, zaklasyfikowania wydatku do wydatków strukturalnych wprowadzenia dokumentu księgowego do rejestru faktur (rachunków) i nadania nr identyfikacyjnego dokumentu, umieszczenia daty upływu umownego terminu płatności. 2. Kontroli merytorycznej dokonuje Koordynator Projektu lub osoby upoważnione. 3. Na okoliczność dokonania kontroli dowodów księgowych osoba upoważniona umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą: Sprawdzono pod względem merytorycznym. Podpis złożony pod klauzulą przeprowadzenia kontroli merytorycznej poświadcza również o sprawdzeniu dokumentu w zakresie w/w wymogów. 4. Po dokonaniu w/w czynności dokument księgowy przekazuje się do komórki finansowej w celu dalszej kontroli i zaewidencjonowania w urządzeniach księgowych oraz autoryzacji przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną. Po zatwierdzeniu przez skarbnika pracownik komórki merytorycznej przekazuje dokument w celu zatwierdzenia Wójtowi Gminy. Po 14 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 33

34 zatwierdzeniu i sprawdzeniu przez osobę wskazaną do kontroli formalnej dokumentu z wytycznymi programowymi pracownik komórki merytorycznej przekazuje dokument księgowy do komórki finansowej co najmniej na trzy dni przed umownym terminem płatności, w celu realizacji zapłaty. Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Podpis złożony pod klauzulą przeprowadzenia kontroli formalno rachunkowej poświadcza również o sprawdzeniu dokumentu w zakresie w/w wymogów. 4. Niezwłocznie po sprawdzeniu, zadekretowaniu i zaewidencjonowaniu dokumentu księgowego pracownik, który dokonał tych czynności przekazuje dokument do zatwierdzenia Skarbnikowi Gminy. Po zatwierdzeniu przez Skarbnika Gminy i Kierownika Jednostki lub osoby upoważnionej oraz sprawdzeniu przez osobę wskazaną do kontroli formalnej dokumentu z wytycznymi programowymi dokument otrzymuje pracownik komórki finansowej w celu dokonania zapłaty. Na okoliczność zapłaty operacji należy nanieść adnotację: zapłacono przelewem/gotówką data, podpis 10. (Zasady rejestrowania odstępstw od stosowania wytycznych, instrukcji) W przypadku stwierdzenia konieczności odstępstwa od instrukcji należy sporządzić notatkę służbową opisującą planowane odstąpienie od instrukcji, powody dla których odstąpienie jest konieczne oraz proponowany sposób postępowania. Notatkę służbową podpisuje pracownik, który ją sporządził i kierownik jednostki. 11. (Zasady ewidencjonowania dokumentów księgowych na przełomie miesiąca i roku) Po zakończeniu danego miesiąca wszelkie otrzymane faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe z datą wystawienia za poprzedni m-c wprowadzane są do dnia 10 go następnego miesiąca do okresu poprzedniego pod datą ostatniego dnia miesiąca jako zobowiązanie.natomiast po zakończeniu m-ca grudnia wszystkie otrzymane dokumenty z datą wystawienia za poprzedni rok wprowadzane są do dnia 30 stycznia do okresu poprzedniego pod datą 31grudnia jako zobowiązania. 15 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 34

35 12. (Zasady obiegu dowodów księgowych) Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych: zasadę terminowości polegającą na przestrzeganiu ustalonych terminówprzekazywania dokumentów, tj. niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do pracowników, których dotyczą. Ostateczne zaksięgowanie operacji gospodarczych danego miesiąca musi umożliwić terminowe sporządzenie sprawozdań, zasadę systematyczności polegającą na wykonywaniu czynności związanych z obiegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły, zasadę samokontroli obiegu polegającą na bezkolizyjnym obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w systemie obiegu, nawzajem się kontrolujących, zasadę odpowiedzialności indywidualnej imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegudokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych komórek organizacyjnych, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ichsprawdzenia. Za terminowe przekazywanie faktur do komórki finansowej odpowiedzialny jest koordynator ds.rozliczeń finansowych. Przedłożone dokumenty po wymagalnym terminie zapłaty będą przyjmowane tylko z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację. Nieterminowa realizacja faktur (rachunków) może spowodować naliczenie karnych odsetek za zwłokę, a zapłata odsetek za opóźnienie w zapłacie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 13. (Obieg dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych ) Dokumenty zewnętrzne wpływają do Urzędu za pośrednictwem biura obsługi interesantów, w którym prowadzona jest kancelaria urzędu. Po dokonaniu rejestracji (faktury nie podlegają 16 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 35

36 rejestracji w kancelarii Urzędu) następuje ich wstępna dekretacja. Wraz z całą przychodzącą danego dnia pocztą przekazywane są Wójtowi Gminy lub Zastępcy Wójta, a następnie niezwłocznie (najpóźniej następnego dnia) Skarbnikowi Gminy. Skarbnik Gminy dokonuje segregacji dokumentów Operacji. Faktury przekazywane są do rejestracji pracownikowi I stopnia wykonujący zadania w ramach robót publicznych P. Stefanii Łuczka, a podczas jej nieobecności rejestracji dokonuje inspektor ds. księgowości i archiwum P. Danuta Bury. Po wpisaniu faktury do prowadzonego rejestru, pracownik przekazuje fakturę młodszemu referentowi ds. pozyskiwania środków zewnętrznych P. Ewelinie Walkowiak (w przypadku jej nieobecności na stanowisko referenta ds. pozyskiwania środków zewnętrznych P. Iwonie Wilczyńskiej lub inspektora ds. pozyskiwania środków zewnętrznych P. Adamowi Nowakowskiemu). Po sprawdzeniu i dokonaniu opisu faktury (rachunku) niezwłocznie, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu płatności, faktury przekazywane są do działu księgowości. Opis na fakturze (rachunku) lub innym dowodzie finansowym następuje zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do zarządzenia, na oddzielnej kartce i przymocowany jest do faktury w sposób trwały. Tak opisana faktura lub inny dowód finansowy przekazywany jest do działu księgowości. W dziale księgowości następuje sprawdzenie dowodów księgowych pod względem formalno - rachunkowym, które polegają na stwierdzeniu, że zostały one wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie cechy prawidłowego dowodu, dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Pracownik sprawdza wymagany opis faktury (rachunku) dokonany przez pracownika odpowiedzialnego za realizację operacji i jeżeli zachowana jest zgodność z umową i planem finansowym, uzupełnia o wymagane niniejszymi procedurami pieczątki i podpisy. Wzory pieczątek do dekretacji i opisu faktury stanowi załącznik Nr 4 do niniejszych procedur. Dowody pod względem formalnym i rachunkowym sprawdza pracownik I stopnia wykonujący zadania w ramach robót publicznych P. Stefania Łuczka (w przypadku jej nieobecności inspektor ds. księgowości i archiwum P. Danuta Bury), co potwierdza swoim podpisem. Inspektor ds. księgowości budżetowej P. Ewa Iwanicka lub specjalista ds. księgowości P. Grzegorz Ożóg przygotowuje dyspozycję przelewu środków z rachunku bankowego. Skompletowany i sprawdzony dowód finansowy wraz z przelewem przedkłada do zatwierdzenia do zapłaty Skarbnikowi i Wójtowi. Dekretacja dowodów finansowych odbywa się na fakturze przez zapis konta i parafki pracownika dekretującego. Kompletne dowody finansowe dekretuje inspektor ds. księgowości budżetowej P. Ewa Iwanicka lub specjalista ds. księgowości P. Grzegorz Ożóg. 17 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 36

37 W czasie nieobecności pracowników uprawnionych do czynności związanych ze sprawdzaniem dowodów finansowych i dekretacją, Skarbnik Gminy Słupsk z racji pełnionej funkcji może podpisywać wszelkie dowody finansowe pod względem formalno - rachunkowym i dokonywać dekretacji dowodów finansowych. Ewidencja dochodów prowadzona jest przez inspektora ds. księgowości budżetowej P. Ewę Iwanicką lub w zastępstwie przez specjalistę ds. księgowości P. Grzegorz Ożóg zgodnie z planem kont i obowiązującą klasyfikacją budżetową. Ewidencja wydatków prowadzona jest przez inspektora ds. księgowości budżetowej P. Ewę Iwanicką lub w zastępstwie przez specjalistę ds. księgowości P. Grzegorz Ożóg, zgodnie z planem kont i obowiązującą klasyfikacją budżetową. Obieg dokumentów wewnętrznych odbywa się w miarę zaistniałych potrzeb poprzez pracownika odpowiedzialnego za realizację całej Operacji, dział księgowości oraz wyznaczone inne osoby, którym zlecono realizację Operacji. Do wystawienia dowodów wewnętrznych upoważnieni są pracownicy działu księgowości. Dokumentem wewnętrznym może być polecenie księgowania. Do wystawienia PK upoważniam skarbnika, inspektora ds. księgowości budżetowej. Polecenie księgowania sporządzane jest na podstawie dowodów źródłowych w celu: przeksięgowania zapisów księgowych dokonanych przed podpisaniem umowy na dofinansowanie a wchodzących w wartość Operacji (przeksięgowanie to powinno nastąpić po podpisaniu umowy), skorygowania błędnych zapisów, dokonania zapisu księgowego w zakresie wprowadzenia sald bilansu otwarcia do ksiąg rachunkowych, dokonania zapisów księgowych w zakresie zaangażowania, dokonania rocznych przeksięgowań w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków, księgowania niewygasających wydatków, przeksięgowania z ewidencji wydatków kwalifikowanych na wydatki niekwalifikowane w przypadku nie uznania ich w złożonym wniosku o płatność, przeksięgowania innych operacji wymagających przeksięgowania. 18 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 37

38 14. (Uregulowania końcowe) 1. W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne obowiązujące przepisy wewnętrzne oraz ogólne przepisy prawa. 2. Instrukcja podlega aktualizacji w miarę zmieniających się przepisów i potrzeb Urzędu.Wszelkie zmiany instrukcji wymagają formy pisemnej i są dokonywane przez Wójta Gminy w drodze zarządzenia na wniosek Skarbnika lub Sekretarza. Wykaz załączników do instrukcji: Nr 1- Wykaz oraz wzory podpisów osób uprawnionych do podpisywania dowodów księgowych w związku z: kontrolą merytoryczną, formalno-rachunkową, zgodności z wytycznymi programowymi i zatwierdzaniem. Nr 2- Wzór Dyspozycja wewnętrznego przelewu Nr 3 Wzory stosowanych pieczątek 19 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 38

39 Załącznik nr 1 do instrukcji Wykaz osób uprawnionych do dysponowania rachunkiem bankowym. (korespondencja pozioma). Ewa Jasiewicz - Skarbnik Gminy Słupsk Barbara Dykier - Wójt Gminy Słupsk Ewa Iwanicka - inspektor ds. księgowości budżetowej Bernard Rybak - Z-c a Wójta Adam Sędziński - Sekretarz Wykaz osób uprawnionych do zatwierdzania dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym. L.p. Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Wzór podpisu 1. Ewa Jasiewicz 2. Stefania Łuczka 3. Danuta Bury Skarbnik Gminy Słupsk Pracownik I stopnia wykonujący zadania w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych Inspektor ds. księgowości i archiwum 20 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 39

40 Wykaz osób uprawnionych do dekretacji dowodów księgowych. L.p. Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Wzór podpisu 1. Ewa Jasiewicz Skarbnik Gminy Słupsk 2. Ewa Iwanicka Inspektor ds. księgowości budżetowej 3. Grzegorz Ożóg Specjalista ds. księgowości budżetowej Wykaz osób uprawnionych do dokonywania kontroli merytorycznej, opisywania dokumentu zgodnie z wymogami realizowanej w Gminie Słupsk Operacji (odpowiedzialnych za prawidłową realizację Operacji). L.p. Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Wzór podpisu 1. Ewelina Walkowiak 2. Iwona Wilczyńska 3. Adam Nowakowski Młodszy referent ds. pozyskiwania środków zewnętrznych Referent ds. pozyskiwania środków zewnętrznych Inspektor ds. pozyskiwania środków zewnętrznych 21 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 40

41 Wykaz osób uprawnionych do dokonywania kontroli dokumentu pod względem zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych realizowanej w Gminie Słupsk Operacji. Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Wzór podpisu Katarzyna Lisiewicz Inspektor ds. zamówień publicznych Wykaz osób uprawnionych do klasyfikowania wydatków strukturalnych. L.p. Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Wzór podpisu 1. Ewa Iwanicka Inspektor ds. księgowości budżetowej 2. Grzegorz Ożóg Specjalista ds. księgowości budżetowej Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności dokumentów Gminy Słupsk realizowanej Operacji. L.p. Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Wzór podpisu 1. Ewelina Walkowiak 2. Iwona Wilczyńska Młodszy referent ds. pozyskiwania środków zewnętrznych Referent ds. pozyskiwania środków zewnętrznych 3. Adam Nowakowski Inspektor ds. pozyskiwania środków zewnętrznych Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 41 22

42 Wykaz osób uprawnionych do zatwierdzania do wypłaty. L.p. Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Wzór podpisu 1. Barbara Dykier Wójt Gminy 2. Bernard Rybak Z-ca Wójta 3. Adam Sędziński Sekretarz 4. Ewa Jasiewicz Skarbnik 5. Ewa Iwanicka Inspektor ds. księgowości budżetowej Przy realizacji projektu pn.: Sz@nsa - przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Słupsk stosuje się pieczęć nagłówkową prostokątną Gmina Słupsk, pieczątki imienne osób reprezentujących Gminę oraz osób odpowiedzialnych za realizację Operacji oraz NIP Gminy , REGON Gminy Dysponentami rachunku są osoby wymienione w karcie wzorów podpisu złożonej w banku. Obsługę finansową operacji prowadzi Bank Spółdzielczy w Ustce Oddział w Słupsku o numerze rachunku bankowego Potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem w czasie nieobecności Wójta dokonuje osoba przez niego upoważniona. Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 42 23

43 Wzór-Dyspozycja wewnętrznego przelewu Załącznik Nr 2 do instrukcji DYSPOZYCJA PRZELEWU Nr. z dnia. środków pieniężnych w kwocie.złotych. z konta na konto. Tytułem:.. Klasyfikacja budżetowa:.. upoważniona osoba Akceptuję... Skarbnik Gminy Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 43 24

44 Wzory stosowanych pieczątek do niniejszych procedur Załącznik nr 3 do instrukcji Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka OPIS ZWIĄZKU WYDATKU Z PROJEKTEM... OŚ PRIORYTETOWA... DZIAŁANIE NAZWA PROJEKTU... DATA ZAWARCIA I NR UMOWY O DOFINANSOWANIE...,... DATA ZAWARCIA I NR ANEKSU DO UMOWY O DOFINANSOWANIE OBOWIĄZUJĄCEGO NIE PÓŹNIEJ NIŻ OD DNIA SPORZĄDZENIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ *... KATEGORIA WYDATKU- ZGODNIE Z BUDŻETEM Z UMOWY NR I DATA PROTOKOŁU ODBIORU ROBÓT/USŁUG/DOSTAW... POTWIERDZAM ZGODNOŚC DOKUMENTU Z KONTRAKTEM/UMOWĄ Z WYKONAWCĄ/ZAMÓWIENIEM NR... KWOTA WYDATKÓW KWALIFIKOWANYCH FORMA PŁATNOŚCI: GOTÓWKA /RZELEW** ZAMÓWIENIE ZREALIZOWANE ZOSTALO W TRYBIE ART.. USTAWY Z DN. 29 STYCZNIA 2004 R. PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) * Jeśli dotyczy. W przypadku gdy zostało zawartych więcej niż jeden aneks do umowy o dofinansowanie w opisie uwzględnia się ostatni. Dla wniosku o danym numerze obowiązuje stan prawny z dnia sporządzenia pierwszej przesłanej do WWPE wersji. ** W przypadku płatności przelewem należy wpisać datę i numer wyciągu bankowego natomiast w przypadku płatności gotówkowej numer raportu kasowego i okres za jaki jest raport. Dodatkowo na odwrocie każdej faktury powinna znaleźć się: dekretacja, numer księgowy akceptacja wydatku pod względem formalno- rachunkowym i merytorycznym 25 Id: B7BC5F86-D570-4D36-80B7-E4634B40E92F. Przyjety Strona 44