Wytyczne dotyczące prowadzenia RODM. 1. Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek Debaty Międzynarodowej:

Transkrypt

1 Wytyczne dotyczące prowadzenia RODM Załącznik nr 1 do regulaminu Regionalny Ośrodek Debaty Międzynarodowej (RODM) będzie wykonywał działania mające na celu przybliżenie obywatelom polskiej polityki zagranicznej oraz wzmocnienie kanałów współpracy pomiędzy MSZ, samorządem i organizacjami pozarządowymi poprzez stworzenie regularnego obiegu informacji i wymiany doświadczeń pomiędzy MSZ a instytucjami w regionie. 1. Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek Debaty Międzynarodowej: a. zobowiązuje się do utworzenia w swojej strukturze organizacyjnej i prowadzenia Regionalnego Ośrodka Debaty Międzynarodowej (RODM) w celu realizacji zadań określonych w pkt. 3 Wytycznych dotyczących prowadzenia RODM (dalej zwanych Wytycznymi) oraz w regulaminie konkursu; b. zobowiązuje się do zapewnienia warunków lokalowych, technicznych i organizacyjnych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania RODM; w tym zapewni następujące standardy: lokal i związane z nim instalacje i urządzenia powinny być w dobrym stanie technicznym, pomieszczenia pracy powinny spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; z każdego miejsca w obiekcie, z którego będą korzystali klienci RODM; organizacja prowadząca RODM zapewni odpowiednie warunki ewakuacji, umożliwiające szybkie i bezpieczne opuszczanie strefy zagrożonej lub objętej pożarem oraz ponosi koszty ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej; c. zobowiązuje się do zapewnienia kadry posiadającej odpowiednie przygotowanie merytoryczne oraz doświadczenie, w tym do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za koordynowanie działań (koordynatora projektu); d. zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniej wizualizacji zewnętrznej i wewnętrznej RODM, zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej, które będą stanowić załącznik do umowy dotacji; e. zobowiązuje się do uruchomienia na potrzeby korespondencji z odbiorcami oraz MSZ elektroniczną skrzynkę pocztową: rodm@rodm-[nazwa miasta].pl; f. zobowiązuje się do utworzenia, zgodnie z pkt. 5 niniejszych wytycznych stronę internetową RODM. 2. Siedziba Regionalnego Ośrodka Debaty Międzynarodowej musi spełniać następujące warunki: a. znajdować się w dogodnym komunikacyjnie punkcie miasta, aby mieszkańcy miasta i regionu mieli dobry dostęp do siedziby; wskazane jest, aby siedziba była przystosowana do możliwości korzystania przez osoby niepełnosprawne; b. posiadać wyraźnie wydzielony lokal dostępny dla odwiedzających z: Strona 1 z 6

2 częścią ekspozycyjną na publikacje i inne materiały, częścią magazynową na publikacje i inne materiały, biblioteką podręczną, salą dla minimum 20 osób na spotkania i szkolenia, wyposażoną w rzutnik multimedialny, ekran i odpowiednie nagłośnienie; c. posiadać przynajmniej 1 komputer stacjonarny lub/i komputer przenośny wyposażone w legalne oprogramowanie z dostępem do Internetu; d. posiadać stanowiska biurowe dla osób bezpośrednio zaangażowanych w prowadzenie RODM oraz dla klientów RODM; e. posiadać drukarkę, telefony, fax, kserokopiarkę (lub swobodny dostęp w celu kopiowania materiałów uzyskanych w RODM); f. posiadać szatnię (wieszaki) oraz pomieszczenie higieniczno-sanitarne (toalety) dla odwiedzających; g. posiadać co najmniej jedną odrębną dedykowaną linię telefoniczną; h. posiadać oznakowanie zewnętrzne i wewnętrzne zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej (m.in. z informacją o godzinach pracy RODM). 3. Zadania Regionalnego Ośrodka Debaty Międzynarodowej Zadania RODM będą realizowane poprzez: a. organizację minimum 10 działań informacyjno-edukacyjnych w miesiącu o charakterze warsztatowo-wykładowym np. szkolenie, lekcja, warsztat, wykład, których celem jest podniesienie wiedzy i kompetencji z tematyki związanej z priorytetami polskiej polityki zagranicznej, w tym członkostwa Polski w UE; b. inicjowanie, animowanie oraz organizację/współorganizację minimum 2 debat regionalnych w roku z udziałem przedstawicieli organizacji pozarządowych, samorządu lokalnego oraz innych partnerów lokalnych; c. organizację innych działań podnoszących wiedzę społeczeństwa z zakresu problematyki dotyczącej polskiej polityki zagranicznej, w tym członkostwa Polski w UE, w tym konkursów, imprez plenerowych, stoisk informacyjnych, itd.; d. obsługę RODM zgodnie z pkt. 4 niniejszych Wytycznych; e. prowadzenie RODM, w tym udzielanie klientom informacji z zakresu działań RODM, ze szczególnym uwzględnieniem aspektów regionalnych polskiej polityki zagranicznej oraz dotyczących funkcjonowania Unii Europejskiej oraz członkostwa Polski w UE (bezpośrednio, mailowo, telefonicznie, pocztą tradycyjną) oraz pomocy w dotarciu do wyspecjalizowanych instytucji (w przypadku zapytań leżących w kompetencjach innych wyspecjalizowanych instytucji w regionie); udostępnianie Strona 2 z 6

3 materiałów znajdujących się w RODM, w tym umożliwienie korzystania z biblioteki podręcznej; f. promocję RODM w regionie poprzez współpracę z mediami lokalnymi (np. publikacja artykułów w mediach lokalnych, regionalnych, internetowych, udział w programach radiowych i telewizyjnych); zachęcanie mediów do informowania o działalności RODM; g. prowadzenie strony internetowej RODM zgodnie z pkt. 5 niniejszych Wytycznych, w tym merytoryczne przygotowywanie informacji na tę stronę; h. prowadzenie profilu w serwisach społecznościowych; i. gromadzenie materiałów i opracowań z zakresu współpracy zagranicznej w regionie; j. stworzenie i aktualizowanie bazy wydarzeń o charakterze międzynarodowym, w tym wydarzeń cyklicznych w regionie; k. zbieranie informacji dotyczącej zapotrzebowania regionu w zakresie wsparcia działań międzynarodowych; l. przygotowywanie dla MSZ notatek prasowych o najważniejszych planowanych i zrealizowanych działaniach RODM w celu umieszczenia ich na stronie internetowej MSZ; m. udział w szkoleniach i spotkaniach organizowanych przez MSZ dla RODM; n. dokumentowanie zrealizowanych zadań RODM w postaci: comiesięcznych raportów przesyłanych do MSZ w formie elektronicznej w pierwszy poniedziałek każdego miesiąca; sprawozdania częściowego/końcowego z wykonania zadania publicznego przesyłanego w formie papierowej i elektronicznej zgodnie z zapisami umowy dotacji; raportów z debat regionalnych z zakresu współpracy międzynarodowej w formie elektronicznej; kopii artykułów w mediach, nagrań programów tv oraz audycji radiowych z udziałem obsługi RODM; ankiet wypełnionych przez uczestników minimum 5 działań informacyjnoedukacyjnych w miesiącu o charakterze warsztatowo-wykładowym organizowanych przez RODM. 4. Obsługa RODM a. osoby zaangażowane bezpośrednio w prowadzenie RODM powinny posiadać odpowiednie przygotowanie merytoryczne z zakresu problematyki związanej z polską polityką zagraniczną oraz funkcjonowaniem Unii Europejskiej i członkostwa Polski w UE; Strona 3 z 6

4 b. osoby zaangażowane bezpośrednio w prowadzenie RODM nie mogą wykorzystywać w celach zarobkowych sprzętu, materiałów oraz innych wartości materialnych, niematerialnych i prawnych zakupionych i/lub wyprodukowanych na potrzeby RODM. Po zakończeniu realizacji zadania publicznego ww. przedmioty i wartości muszą być użytkowane przez oferenta do działań niekomercyjnych, zgodnie z przeznaczeniem, na jaki zostały zakupione do realizacji zadania publicznego; c. wskazane jest, aby RODM korzystał z pomocy wolontariuszy; d. do obowiązków osób zaangażowanych bezpośrednio w prowadzenie RODM należy realizacja zadań określonych w pkt. 3 niniejszych Wytycznych; 5. Strona internetowa Regionalnego Ośrodka Debaty Międzynarodowej a. Strona internetowa RODM powinna: w czytelny sposób przedstawiać użytkownikom dostępne treści i pomagać w dotarciu do nich, zawierać prosty język pozbawiony niezrozumiałych skrótów, zapewniać różne sposoby dotarcia do informacji (przeglądanie, wyszukiwanie), być przejrzysta, prosta i estetyczna, być zaopatrzona w informacje o dacie publikacji materiałów na niej zawartych, być przyjazna dla osób słabowidzących i umożliwiać skalowanie zamieszczonych tekstów funkcja AAA, nie być dłuższa niż 1-2 strony w momencie przewijania treści, zawierać wyraźną i odpowiednią dla danej rozdzielczości czcionkę oraz tło, które zapewni czytelność strony. b. Nagłówek strony powinien zawierać: w lewym górnym rogu logo RODM, będące jednocześnie przekierowaniem na stronę główną RODM; na środku nazwę Regionalny Ośrodek Debaty Międzynarodowej lub Sieć Regionalnych Ośrodków Debaty Międzynarodowej ; skalowanie wielkości tekstu (AAA). Poniżej nagłówka powinny zostać umieszczone informacje ułatwiające nawigowanie po danym serwisie menu strony, ścieżka dostępu do danej podstrony zgodna z hierarchicznością menu, np. Aktualności/konkursy/nazwa konkursu, itp. c. Strona główna musi zawierać: dane teleadresowe RODM umieszczone w miejscu widocznym zaraz po otwarciu strony: - adres, Strona 4 z 6

5 - nr telefonu, - nr faksu, - adres mailowy; godziny otwarcia RODM; mapkę dojazdową do RODM; aktualną mapkę z możliwością przekierowania na strony innych ośrodków wraz z aktualnymi danymi teleadresowymi poszczególnych RODM; listę innych ośrodków wraz z aktywnymi linkami do ich stron; Zapytaj nas formularz umożliwiający zadawania pytań poprzez stronę; zakładki: - aktualności, - nasze działania/projekty, - spotkania/szkolenia, - biblioteczka, - galeria, - archiwum; banery/odnośniki do stron: - msz.gov.pl, - polskawue.gov.pl, - polska w ue na kanale Youtube. Dodatkowo na stronie głównej mogą się znaleźć: odnośniki do najczęściej poszukiwanych informacji, pytania i odpowiedzi, oferty współpracy dla konsultantów, praktykantów i wolontariuszy, link do strony RODM na portalach społecznościowych, linki do stron innych RODM na portalach społecznościowych, informacje dodatkowe, wyszukiwarka treści, newsletter, licznik wejść na stronę, baza wiedzy/informacje podstawowe/przewodnik tematyczny, inne strony. d. Stopka strony (na dole strony głównej oraz na każdej zakładce/podstronie) powinna zawierać: informację dotyczącą dofinansowania: Zadanie dofinansowane ze środków Ministerstwa Spraw Zagranicznych wraz z logotypem MSZ, będącym jednocześnie odnośnikiem na stronę msz.gov.pl; logo RODM i logotyp MSZ muszą być zgodne z wytycznymi, które będą stanowić załącznik do umowy dotacji. e. Aktualizacja strony internetowej: Strona 5 z 6

6 Strona internetowa RODM powinna być aktualizowana w zależności od potrzeb, ale nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie. Aktualizacja powinna być dokonywana w oparciu o informacje dotyczące bieżącej i planowanej działalności ośrodka, informacje związane z funkcjonowaniem strony, informacje dotyczące szczególnie istotnych przedsięwzięć międzynarodowych oraz europejskich w regionie działania RODM oraz o informacje przekazywane przez MSZ, np. na spotkaniach sieci, drogą mailową przez koordynatora sieci, bądź pisemnie. Strona internetowa RODM powinna być przynajmniej jeden raz w miesiącu przeglądana pod kątem sprawdzenia wszystkich działających skrótów (linków) oraz aktualności informacji. Wszystkie nieaktualne informacje należy umieszczać w archiwum. Na stronie internetowej powinny znajdować się informacje na temat planowanych i prowadzonych działań RODM. Informacje przekazywane przez MSZ ośrodek powinien zamieszczać w przeciągu 5 dni kalendarzowych od ich otrzymania. Powyższe informacje powinny znajdować się w dziale aktualności. W dziale tym można zamieszczać zarówno treść całej wiadomości, jak również jej skrót ze wskazaniem miejsca, w którym znajduje się jej rozwinięcie. Na stronie internetowej RODM powinien zamieszczać informacje na temat aktualnych publikacji MSZ, zgodnie z otrzymaną informacją oraz opracowania własne. Wszystkie dodatkowe informacje, bannery, odnośniki zamieszczane na stronie internetowej RODM, powinny być umieszczane w miejscach do tego przeznaczonych. Na polecenie MSZ należy usunąć wskazane przez MSZ treści umieszczone na stronie internetowej RODM (bądź też w serwisach społecznościowych) w przeciągu 2 dni roboczych od otrzymania ww. polecenia. Informacje na temat aktualizacji strony internetowej należy zamieszczać w comiesięcznych raportach, których wzór będzie stanowił załącznik do umowy dotacji. Strona 6 z 6