INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA STAROSTWA POWIATOWEGO W STASZOWIE

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 9/2011 Starosty Staszowskiego z dnia 15 marca 2011 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA STAROSTWA POWIATOWEGO W STASZOWIE Spis treści Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Załączniki Postanowienia ogólne Przyjmowanie, rejestracja i rozdział przesyłek Wewnętrzny obieg dokumentów Postępowanie z dokumentacją, rejestracja i znakowanie spraw Załatwianie spraw Wysyłanie i doręczanie pism Przechowywanie akt Postępowanie z aktami rady powiatu, jego organów oraz zarządu powiatu Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Instrukcja kancelaryjna dla Starostwa Powiatowego w Staszowie, zwana dalej Instrukcją zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Starostwie Powiatowym w Staszowie 2. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akceptacja wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma; 2) akta sprawy dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania, 3) dekretacja adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, 4) kancelaria - komórkę organizacyjną której pracownicy są uprawnieni do prowadzenia obsługi kancelaryjnej w tym przyjmowania lub wysyłania przesyłek; 5) kierownik komórki organizacyjnej - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań,

2 6) komórka organizacyjna - wydział, biuro, referat, samodzielne stanowisko pracy lub inną wydzielona organizacyjnie cześć podmiotu, 7) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie 8) pieczęć wpływu odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników; 9) pismo wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, 10) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 11) prowadzący sprawę osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy; 12) przesyłka dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, 13) rejestr narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, 14) rejestr przesyłek wpływających rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, 15) rejestr przesyłek wychodzących rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, 16) spis spraw formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej (formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie), 17) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości; 18) teczka aktowa materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej (teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną), 19) urząd - Starostwo Powiatowe w Staszowie, 20) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. 21) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.), 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie, rozdział i przekazanie wpływających przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych lub osób, 2) rejestrowanie przesyłek wpływających, 3) zakładanie spraw, wpisywanie odpowiednich danych do spisu spraw, znakowanie spraw, sporządzanie pism, zakładanie i prowadzenie teczek aktowych, 4) wysyłanie przesyłek oraz prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących, 5) przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych. 2. Czynności kancelaryjne w urzędzie wykonują w szczególności wszyscy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych oraz pomocniczych. W urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 3 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia dnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67)

3 Rozdział II Przyjmowanie, rejestracja i rozdział przesyłek a)zasady podstawowe Przesyłki - z zastrzeżeniem 17 - przyjmuje i rejestruje kancelaria. 2. Kancelaria (ew. wydział - określony w 17) wydaje na żądanie składającego przesyłkę (na egz. przez niego przedłożonym) potwierdzenie jej otrzymania używając do tego pieczęci, której wzór określa załącznik Nr 1 do nin. Instrukcji lub dokonując stosownej adnotacji odręcznej. 3. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej wymaganych danych, określonych we wzorze rejestru przesyłek wpływających stanowiącym załącznik Nr 2 do nin. Instrukcji. 4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia: 1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3; 2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz na każdej stronie, datę wykonania wydruku; 3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust Nie podlegają rejestracji w kancelarii w szczególności: 1) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, 2) potwierdzenia odbioru, 3) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), 4) oferty, jeżeli nie są składane w toku prowadzonych w urzędzie postępowań W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. W takim przypadku sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; 2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. 2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik Nr 3 do nin. Instrukcji Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem: a) przesyłek niejawnych w rozumieniu przepisów o ochronie informacji niejawnych, b) przesyłek prywatnych tj. zawierających jedynie imię i nazwisko osoby oraz adres urzędu (w przypadku podania nazwy urzędu, komórki lub funkcji korespondencja traktowana jest jako służbowa, c) opatrzonych dopiskiem do rąk własnych, d) ofert w postępowaniach dot. zamówień publicznych, e) ofert dot. naboru na wolne stanowiska, 3

4 f) ofert dot. prowadzonych otwartych konkursów w sprawie zlecania organizacjom pozarządowym realizacji zadań publicznych. 2. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do kancelarii w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. 3. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c) pozostałe. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy. 1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na: 10. 1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek; 2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania. 2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 4

5 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z 7, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających. 3. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych. 4. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu.[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. 5. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek kancelaria dokonuje ich rozdziału oraz przekazania do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. 2. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób którym przekazywane są przesyłki wynika z podziału zadań i kompetencji w urzędzie oraz dekretacji do której w urzędzie uprawnieni są Starosta, Wicestarosta i Sekretarz Powiatu. 3. Dekretacja przesyłek polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego Osoba uprawniona do dokonywania dekretacji pism, posługuje się zgodnie z przyjętymi w Urzędzie, skrótami nazw komórek organizacyjnych Urzędu. 5

6 2. Na zadekretowanej korespondencji i przesyłkach mogą być umieszczone skróty: 1) p.m. proszę mówić oznacza, że otrzymujący pismo powinien omówić z dekretującym sposób realizacji sprawy, przed przystąpieniem do jej załatwienia, 2) p.r. proszę referować - oznacza, że otrzymujący pismo po przygotowaniu projektu odpowiedzi na pismo powinien go omówić z dekretującym, 3) m.a. moja aprobata - oznacza, że dekretujący dokona ostatecznej aprobaty załatwienia sprawy, 4) m.p. mój podpis - oznacza, że dekretujący zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia sprawy, 5) aa. ad acta oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy, 6) d.w. do wiadomości oznacza, że dekretujący przekazał sprawę do załatwienia komórce/pracownikowi a dodatkowo informuje o sprawie inną komórkę/ innego pracownika, 3. Komórka organizacyjna, która jest wymieniona w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma, pozostałe kserokopię pisma. 1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. 3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną. 2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw. b) rozwiązania szczególne Postanowienia 5 ust.1 jak i pozostałe wyżej określone dot. rejestracji i rozdziału przesyłek nie mają zastosowania do korespondencji składanej przez strony w wydziałach na odrębnych zasadach, z mocy przepisów szczególnych oraz dla licznie wpływającej korespondencji jednorodnej tematycznie, gdy: a) podlega ona zarejestrowaniu w rejestrze prowadzonym w formie tradycyjnej (papierowej) w Wydziale; b) w Wydziale funkcjonuje system informatyczny, służący do obsługi spraw, których dotyczy korespondencja oraz jeżeli system ten gromadzi dane pozwalające ustalić od kogo, jaka oraz kiedy korespondencja wpłynęła. 2. Wykaz korespondencji o której mowa w ust.1 oraz informacje o rejestrze w którym jest ona ewidencjonowana lub o systemie informatycznym, o którym mowa w pkt b) określa załącznik Nr 4 do nin. Instrukcji. 3. W razie gdy z danych systemu informatycznego nie można ustalić daty wpływu korespondencji a jedynie datę wprowadzenia danych do systemu, wówczas obowiązuje zasada w myśl której wprowadzenie danych następuje w dniu wpływu korespondencji (wniosku). 6

7 4. Każda korespondencja (wpływ) o której mowa w ust.1 winna być opatrzona pieczęcią wpływu, wzór której określa załącznik Nr 5 do nin. Instrukcji. 5. Korespondencja wpływająca pocztą od zewnętrznych wydziałów komunikacji, dotycząca zawiadomień, potwierdzeń zgodności danych o pojazdach itp. - przekazywana jest do Wydziału Komunikacji i Transportu z pominięciem rejestracji w Kancelarii ogólnej a jedynie po umieszczeniu na niej pieczęci wpływu. Podstawowe dane ewidencyjne dot. tej korespondencji wprowadzane są do systemu informatycznego obsługiwanego w Wydziale Komunikacji i Transportu. 6. Wszelka korespondencja, o której mowa w nin. paragrafie, dotycząca odwołań, zażaleń skarg i in. pism o podobnym charakterze rejestrowana jest w kancelarii ogólnej i podlega przekazaniu kierownictwu urzędu. Na żądanie składającego przesyłkę o której mowa w 17, pracownik przyjmujący dokonuje potwierdzenia tegoż faktu na przedstawionym przez składającego egzemplarzu (kopii) dokonując stosownej podpisanej adnotacji odręcznej o dacie złożenia przesyłki lub wykorzystując pieczęć (patrz zał. Nr 1) W przypadku przyjęcia na stanowisku pracy w urzędzie korespondencji innej niż określona w 17 pracownik przekazuje ją Kancelarii do zarejestrowania. W tym przypadku ew. czynność potwierdzenia przyjęcia korespondencji dokonywana jest przez kancelarię lub przez merytorycznego pracownika, który zamieszcza na kopi stosowną podpisaną przez niego adnotację o dacie złożenia przesyłki. 20 Część korespondencji podlegającej rejestracji w Kancelarii przekazywana jest do właściwych komórek, bez uprzedniego kierowania jej do przejrzenia i dekretacji kierownictwu urzędu. Wykaz tego typu korespondencji określa załącznik Nr 6 do nin. Instrukcji. 21 Korespondencja w sprawach pracowniczych przekazywana za pośrednictwem kancelarii lub sekretariatu ewidencjonowana jest w rejestrze kancelaryjnym, o którym mowa w 5 - jedynie wówczas gdy żąda tego składający ją pracownik lub osoba do której jest ona kierowana oraz każdorazowo, gdy wpływa drogą pocztową. Rozdział III Wewnętrzny obieg dokumentów Obieg dokumentów między komórkami organizacyjnymi urzędu odbywa się bez pośrednictwa kancelarii tj. poprzez pracowników komórek lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Obieg dokumentów o którym mowa w ust.1 odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie dokumenty, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów lub w innych uzasadnionych sytuacjach (np. gdzie istotne znaczenie mają terminy). 3. W obiegu dokumentów wewnętrznych pomiędzy kierownictwem urzędu a komórkami organizacyjnymi pośredniczy sekretariat. 7

8 Rozdział IV Postępowanie z dokumentacją, rejestracja i znakowanie spraw Dokumentacja powstająca w urzędzie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt zwanego dalej wykazem akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu. Na opis klasy w wykazie akt składają się: symbolame klasyfikacyjne, hasła klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia oraz w przypadku klas końcowych kategoria archiwalna. 24 Dokumentacja nadsyłana i składana w urzędzie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania: 1) tworzącą akta spraw ; 2) nietworzącą akta spraw Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Sprawę rejestruje poprzez wpisanie pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie wykazem akt. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. 3. Znak sprawy zawiera następujące elementy (np.: Or ), gdzie: Or - oznaczenie komórki organizacyjnej; symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 5 - kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw (piąta sprawa rozpoczęta w 2011 r.); cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory tzw. podteczki, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco - (np.: np.: Or ), Or - oznaczenie komórki organizacyjnej; symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 5 - kolejny numer sprawy pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw (podteczki) ; 2 - kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia; (2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą 5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 5. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką. 6. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian 8

9 organizacyjnych w podmiocie. 7. Oznaczając pismo znakiem sprawy, należy po znaku sprawy umieścić symbol stanowiska pracy prowadzącego sprawę, zamieszczając go na końcu i oddzielając go od znaku sprawy kropką (jeżeli teczka aktowa przypisana jest do tegoż stanowiska), (np.: Or IV - gdzie wyróżnik IV oznacza symbol stanowiska pracy wynikający z regulaminu organizacyjnego danej komórki). 8. Dopuszcza się stosowanie na końcu znaku dodatkowego elementu znaku (wyróżnika ) oddzielonego kropką, jeżeli stosowanie go wynika z uzasadnionej potrzeby określonego sposobu gromadzenia dokumentacji (np. oddzielnie dla poszczególnych gmin), (np.: Or IV.B gdzie wyróżnik B oznacza sprawy dot. gminy np.bogoria) Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. 2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy; 2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane; 3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma; 4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe; 5) listy obecności; 6) karty urlopowe; 7) dokumentacja magazynowa; 8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego; 9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr; 10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. 2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna. 4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. 5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego 9

10 28 Oznaczając kategorię archiwalną: 1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. 2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: 1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych; 2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę; 3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 29 Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia Starosty w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka: 1) dotyczy sprawy już wszczętej; 2) rozpoczyna nową sprawę. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. 4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 1. Spis spraw prowadzony jest według wzoru stanowiącego załącznik Nr 7 do nin. Instrukcji. 2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki. 4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw. 5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw. 6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe). 7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. 10

11 8. W uzasadnionych przypadkach w szczególności w odniesieniu do spraw licznych, jednorodnych, zamiast spisu spraw dopuszcza się zakładanie rejestru. Wprowadzenie takiego rejestru oraz dane jakie winien on zawierać podlega uzgodnieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych. 9. Rejestr o którym mowa w ust.8 może być prowadzony dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. 3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: przeniesiono do znaku sprawy..., i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy. Rozdział V Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwianiu spraw należy wykorzystywać wzory i formularze oraz inne wskazówki przewidziane odrębnymi przepisami. 2. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym, a także powinno zawierać: 1) nagłówek - podłużną pieczęć nagłówkową lub stosowny nadruk, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 8) wyszczególnienie załączników. 3. Wzory pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu a także wzory blankietów korespondencyjnych które mogą być używane - określa załącznik nr 8 do nin. Instrukcji. 11

12 4. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 5. Pieczęciami urzędowymi są metalowe, tłoczone pieczęcie okrągłe zawierające pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej lub herb powiatu staszowskiego a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci. 6. Odcisk pieczęci z godłem umieszczany jest na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej, natomiast z herbem na dokumentach w sprawach z zakresu zadań własnych powiatu. 35 Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę: 1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy; 2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy; 3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności: 1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących; 2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu; 3) pisma przesłane za pomocą telefaksu; 4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, 5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie. 2. Stwierdzenia zgodności kopii pism i dokumentów z oryginałem dokonywane może być jedynie w przypadku, gdy oryginały zostały wytworzone w urzędzie i znajdują się w jego aktach. Do dokonania tej czynności upoważnieni są: Starosta, Wcestarosta i Sekretarz Powiatu - w każdym przypadku, kierownik komórki organizacyjnej w odniesieniu do dokumentów wytworzonych lub przechowywanych w tej komórce. 3. Czynności o której mowa w ust.2 dokonuje się poprzez umieszczenie w miarę możliwości pod tekstem klauzuli: Stwierdzam zgodność z oryginałem, daty, podpisu i stanowiska służbowego osoby stwierdzającej, a także odciśnięcie pieczęci nagłówkowej urzędu Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa. 2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania. 3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: 1) w postaci papierowej albo 2) w postaci elektronicznej. 12

13 4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia. 6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. 7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: 1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma; 2) ustnie. 8. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. 2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). Rozdział VI Wysyłanie i doręczanie korespondencji Korespondencja może być przekazywana odbiorcy za pomocą: 1) przesyłki listowej, za pośrednictwem operatora pocztowego, 2) telefaksem, 3) pocztą elektroniczną, 4) bezpośredniego doręczenia adresatom w urzędzie, za pokwitowaniem, na egz. pisma pozostającym w urzędzie, 5) przesyłki listowej doręczanej adresatom ( w szczególności miejscowym)za pośrednictwem pracowników w ich siedzibie z zastosowaniem Książki doręczeń, której wzór określa załącznik nr 9 do nin. Instrukcji. 2. Korespondencję na nośniku papierowym (przesyłki listowe) wysyłana są za pośrednictwem kancelarii. 3. Przed przekazaniem przesyłki do kancelarii prowadzący sprawę sprawdza czy korespondencja jest podpisana, parafowana, opatrzona znakiem sprawy i datą, czy dołączono przewidziane załączniki. Korespondencje tę umieszcza w prawidłowo zaadresowanej i opatrzonej znakiem sprawy kopercie. Do korespondencji wysyłanej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony właściwy formularz. 4. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym. 5. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się potwierdzenie wysłania lub doręczenia tj. opatrzoną podpisem właściwych osób informację co do daty i sposobu 13

14 wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie bezpośrednie),wygenerowany wydruk itp. W przypadku wysyłki za pośrednictwem kancelarii stosownych potwierdzeń dokonuje pracownik kancelarii 6. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy. 7. W uzasadnionych przypadkach przesyłki listowe adresowane do jednego adresata - kancelaria przesyła w jednej kopercie W urzędzie prowadzi się rejestry przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, oddzielnie dla poszczególnych rodzajów przesyłek, zawierające w szczególności następujące informacje: 1) liczbę porządkową; 2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu; 3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe); 4) znak sprawy wysyłanego pisma; 5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP); 2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia: 1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1; 2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku; 3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust Obowiązkowo rejestrowane są wszystkie przesyłki polecone oraz za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Do wykonania tego obowiązku mogą być wykorzystane pocztowe ksiązki nadawcze, jeżeli zapisy w nich dokonywane będą zawierały informacje wyszczególnione w ust W Rejestrze listów zwykłych ewidencjonowane są przesyłki, co do których prowadzący sprawę uzna taką potrzebę i wyda stosowną dyspozycję pracownikowi kancelarii (w szczególności gdy znaczenie ma udokumentowanie daty wysyłki). W takim przypadku pracownik kancelarii na potwierdzeniu wysyłki wpisuje też nr pod którym została ona zaewidencjonowana w rejestrze. 5. W Rejestrze wysłanych faksów a także w Rejestrze przesyłek pocztą elektroniczną i ESP, udostępnianych w kancelarii - wpisy dokonywane są przez pracowników, którzy dokonują czynności wysyłki z dowolnego urządzenia. Decydują oni zarazem o zasadności ewidencjonowania takiej wysyłki. 6. Wzory rejestrów o których mowa w ust.4 i 5 określa załącznik Nr 10 do nin Instrukcji. 7. Funkcję rejestru przesyłek wychodzących spełnia też książka doręczeń o której mowa w 39 ust.1 pkt 5. 14

15 Rozdział VII Przechowywanie akt 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym w teczkach aktowych. 2. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana. 3. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów: 41 1) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej na środku u góry; 2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w 25 ust. 4, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej; 3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej; 4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce na środku; 5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce pod tytułem; 6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek pod rocznymi datami skrajnymi. 4. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w 31: 1) ust. 5 tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce; 2) ust. 6 tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych); 3) ust. 7 zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust 39 ust. 3 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy. 5. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 11 do nin. Instrukcji Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. 2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego. 3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie. 4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy. 5. Przykładowy wzór karty zastępczej zawiera załącznik Nr 12 do nin Instrukcji. 15

16 Rozdział VIII Postępowanie z aktami rady powiatu, jego organów oraz zarządu powiatu Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady powiatu, jego organów, zarządu oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę powiatu. 2. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczącego powiatu i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr Sprawy związane z organizacją sesji rady powiatu, posiedzeń komisji i zarządu powiatu rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 4. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden. 5. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi oznaczającymi numer sesji w danej kadencji, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (np. nr X/11), protokoły zaś komisji i zarządu - cyframi arabskimi oznaczającymi numer posiedzenia w danej kadencji. łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (np. nr 10/11). 6. Numer uchwały rady powiatu składa się z numeru sesji w danej kadencji, numeru uchwały w danym roku oraz dwóch ostatnich cyfr roku (np.; X/41/11 - oznacza podjęcie na X sesji danej kadencji, w 2011 roku kolejnej 11 uchwały). 7. Uchwały zarządu i komisji numeruje się począwszy od początku danego roku kalendarzowego cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku w którym zostały podjęte. 8. Projekty uchwał numerowane są wg kolejności ich składania w danym roku kalendarzowym. 9. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologicznie, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem: "Protokoły sesji (posiedzenia Komisji)... Rady Powiatu nr... powiat... za rok...". Wszystkie protokoły podlegają udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach szczególnych. 10. Komórka urzędu, właściwa do obsługi organów powiatu na okres kadencji prowadzi następujące rejestry: 1) uchwał rady powiatu i zarządu powiatu, 2) uchwał komisji, zespołów i in. organów kolegialnych rady powiatu, 3) wniosków i interpelacji radnych, 4) wniosków i postulatów mieszkańców i in. podmiotów do rady powiatu, 5) wniosków i postulatów mieszkańców i in. podmiotów do zarządu powiatu. 16

17 Rozdział IX Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków starosty. 2. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych wykonuje wyznaczony przez starostę koordynator. 3. Obowiązki kierownika komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 5) przestrzegania przepisów o opłacie skarbowej i in. opłatach, 6) prawidłowego stosowania pieczęci, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 4. Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej należy ponadto dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego pracownika podręcznych zbiorów przepisów - na bieżąco aktualizowanych, a także wykazu prowadzonych teczek aktowych. 17

18 18