Instrukcja kancelaryjna Zespołu Szkolno Przedszkolnego nr 17

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr3/11/12 z dnia r. Instrukcja kancelaryjna Zespołu Szkolno Przedszkolnego nr 17 1

2 Spis treści: Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział VI Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział X Rozdział XI Postanowienia ogólne Przyjmowanie i obieg korespondencji Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Wewnętrzny obieg akt System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Załatwianie spraw Wysyłanie i doręczanie pism Przechowywanie akt Przekazywanie akt do składnicy akt Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole Podstawowej nr 17 i Przedszkolu nr 9 w Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 17 we Wrocławiu zwanym dalej jednostką oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej: a) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz b) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu uznania za część dokumentacji w składnicy akt 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 17 we Wrocławiu. 3. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym. 4. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne stosuje się odrębne przepisy. 5. Przez te pojęcia stosowane w instrukcji rozumie się: 1) akta sprawy dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania, 2) kierownik komórki organizacyjnej osobę, kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, 3) komórka organizacyjna wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy, 4) pismo wyrażona tekstem informację, stanowiącą odrębna całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, 5) prowadzący sprawę osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy, 6) przesyłka dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, 2

3 7) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości, 8) teczka aktowa materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej W Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 17 we Wrocławiu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostki oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności placówki oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na cztery klasy pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 4, co daje: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest , a w ramach tych klas trzeciego rzędu podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Akta jednorodne tematycznie będą posiadały do samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. 7. Oprócz haseł, jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 8. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 9. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 10. Dokumentacja zaliczana do kategorii BE, przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji Jednostka może sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w jej działalności. 2. Wyciąg z wykazu akt w zależności od potrzeb może zawierać: 1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klas rozbudowanej; 2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje sekretariat, a drugi przekazuje do archiwum zakładowego. 3

4 4. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora w porozumieniu z właściwym Archiwum Państwowym Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt zakłada się spis spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku. 5. Dla ułatwienia pracy komórki merytoryczne mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol.... Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. ROZDZIAŁ II Przyjmowanie i obieg korespondencji Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a) Przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek; b) Sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie; c) Wysyłanie korespondencji i przesyłek; d) Przyjmowanie i nadawanie, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej; e) Udzielanie informacji interesantom, a w razie konieczności kierowanie ich do właściwych osób. 2. Czynności kancelaryjne w placówkach wykonują: a) sekretariat; b) osoby odpowiedzialne za merytoryczne załatwienie danej sprawy; c) pracownicy sporządzający czystopis Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: a) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych; b) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej; 4

5 c) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 4. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: a) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz jednostki; b) przesyłania przesyłek; 5. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane. 8. Sekretariat przyjmuje korespondencję i rejestruje ją w dzienniku korespondencyjnym oraz przekazuje odpowiednio: dyrektorowi, wicedyrektorowi lub pozostałym osobom funkcyjnym Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora, wicedyrektora lub pozostałe osoby funkcyjne pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na: a) podlegające załatwieniu przez dyrektora, wicedyrektora lub pozostałe osoby funkcyjne; b) podlegające załatwieniu przez innych pracowników Sekretariat rejestruje przesyłki wpływające. 2. Sekretariat wydaje na żądanie składającego przesyłkę, potwierdzenie jej otrzymania. 3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w dzienniku korespondencyjnym: a) liczby porządkowej; b) daty wpływu przesyłki do jednostki; c) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki; d) nazwy jednostki, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna; e) daty widniejącej na przesyłce; f) znaku występującego na przesyłce; g) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności komórce merytorycznej lub w przypadku określonym w 5, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat; h) liczby załączników, jeśli zostały dołączone do przesyłki; i) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne. 4. Po otwarciu koperty stwierdza się: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego; b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki; 5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: a) wartościowych, niejawnych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia; b) na których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp. c) w których brak nadawcy lub daty pisma; d) mylnie skierowanych; e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego; f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 5

6 7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwarcia na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania, numer ewidencyjny z księgi korespondencyjnej, ilość załączników. 8. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 3-6, sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom. 9. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach sekretariat sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego Przesyłki na nośniku papierowym rejestruje się na podstawie: a) danych zawartych w treści pisma w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; b) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. 2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym, umieszcza się i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. 3. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do sekretariatu w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. 13. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się wstępnej ich selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: a) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z jednostką; b) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: c) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw 6

7 przez jednostkę, d) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez jednostkę, e) pozostałe. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym, drukuje, nanosi, wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i przekazuje do dekretacji. 4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji w dzienniku korespondencyjnym i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy Kierownik jednostki określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez sekretariat. 2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem: a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom; b) wartościowych lub niejawnych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. ROZDZIAŁ III Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym 16. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek sekretariat dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek merytorycznych oraz przekazania w sposób przyjęty w danej jednostce. Właściwość osób wynika z podziału zadań i kompetencji w jednostce Dyrektorowi sekretariat przekazuje następującą korespondencję: 1) adresowaną do dyrektora; 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym; 3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, kuratoriów i organów gminy zastrzeżoną dla dyrektora; 4) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania placówki; 5) skargi i wnioski dotyczące działalności placówki lub jej pracowników; 6) protokoły i zalecenia kontrolne z kontroli przeprowadzonych w jednostce przez organy 7) kontrolne. 2. Wicedyrektorowi sekretariat przekazuje korespondencję: 1) imiennie do niego adresowaną; 2) dotycząca prowadzonych spraw zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności, pomiędzy dyrektorem, wicedyrektorem oraz pozostałymi osobami funkcyjnymi; 3) zastrzeżoną dla wicedyrektora; 3. Pozostałym osobom funkcyjnym sekretariat przekazuje korespondencję: 1) imiennie do nich adresowaną; 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności; 3) zastrzeżoną dla wymienionej osoby funkcyjnej. 7

8 18. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji. 2. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych osób w dekretacji wskazuje się prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną. 2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw. ROZDZIAŁ IV Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Dyrektor: a) decyduje, którą korespondencję załatwia sam; b) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia innym osobom. 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby umieszcza się dyspozycje dotyczące: a) sposobu załatwienia sprawy; b) terminu załatwienia sprawy; c) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. 3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty. 4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres czynności różnych pracowników, przekazuje się pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. ROZDZIAŁ V Wewnętrzny obieg akt 22. Obieg akt miedzy pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu. 23. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. 8

9 2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna. 4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. 5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego. ROZDZIAŁ VI System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt 25. Dokumentacja nadsyłana i składana w Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 17 we Wrocławiu oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta spraw; 2) nietworzącą akt spraw Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. 3. Znak sprawy zawiera następujące elementy: a) oznaczenie komórki organizacyjnej; b) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; d) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: a) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; b) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; d) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w jednostce. 6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco: a) oznaczenie komórki organizacyjnej; b) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw; d) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia; e) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 9

10 7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: a) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; b) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; d) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem; e) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 8. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC JK2, gdzie JK2 jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. 2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności: a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy; b) niezamawiane przez jednostki oferty, które nie zostały wykorzystane; c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma; d) dokumentacja finansowo-księgowa (w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe); e) listy obecności; f) rejestry i ewidencje (w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych). g) dokumentacja magazynowa; h) środki ewidencyjne składnicy akt; i) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr); Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane: 1) odnoszące się do całego spisu: a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, b) oznaczenie komórki organizacyjnej, c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; 2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie: a) liczbę porządkową, b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, c) nazwę jednostki, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, f) datę wszczęcia sprawy, g) datę ostatecznego załatwienia sprawy, 10

11 h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. 2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. 3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki. 4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw. 5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla jednostki lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla jednostki lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw. 6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe). 7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka: a) dotyczy sprawy już wszczętej; b) rozpoczyna nową sprawę. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt. 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. 4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana. 2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów: a) pełnej nazwy jednostki oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej na środku u góry; b) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej; c) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej; d) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce na środku; e) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce pod tytułem; f) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek pod rocznymi datami skrajnymi. 3. W przypadku teczek aktowych: a) ust. 5 tytuł teczki uzupełnia się o nazwę jednostki lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce; b) ust. 6 tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych); 11

12 c) ust. 7 zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w 33 ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach. 3. Sprawę - nie pismo - rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz placówki. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym. 4. Sekretariat lub komórka merytoryczna, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza się do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje jako nową sprawę. W obu przypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. ROZDZIAŁ VII Załatwianie spraw Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka: a) dotyczy sprawy już wszczętej; b) rozpoczyna nową sprawę. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. 4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 33. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę: 1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy; 2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy; 3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną; 2) korespondencyjną; 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim teksem, na formularzu). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub sporządzenie na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę. 12

13 Załatwienie sprawy może być: 1) tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego; 2) ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwieniu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz, który oznacza ostatecznie załatwione 36. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności: a) przesyłki zarejestrowane w księdze korespondencyjnej; b) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą jednostki, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu; c) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych d) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez komórki merytoryczne lub kierownika jednostki oraz uwagi i ich adnotacje odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie Komórki merytoryczne załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inna sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Komórka merytoryczna opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami prowadzącymi sprawę. Prowadzący sprawę sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu prowadzący sprawę dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis do sekretariatu celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji na wysyłce. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca prowadzącemu sprawę z odpowiednią adnotacją. 3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwiania jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisania Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa. 2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania. 3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: a) w postaci papierowej albo b) w postaci elektronicznej. 4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik jednostki. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis i datę jego złożenia. 13

14 6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. 7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: a) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma; b) ustnie Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać. a) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową; b) znak sprawy; c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy; d) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną; e) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresatem; f) treść pisma; g) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 2. Kopia pisma załatwiającego powinna zawierać: a) parafę prowadzącego sprawę i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma); b) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza. 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać również dalsze następujące określenia: nad adresatem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: polecony, ekspres, za zwrotnym dowodem doręczenia, pilne, poufne itp.; a) Pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników lub wymienia się je z podaniem licz porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w górnym rogu kolejny numer załącznika ( Zał. nr... do pisma znak... ); b) Adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą Otrzymują do wiadomości jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma; c) Pod treścią pisma z lewej strony termin wyznaczony do załatwienia sprawy ( Termin do dnia... ); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy; d) Ewentualne wskazówki dla sekretariatu. 4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. 40. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego. 41. Zakres kompetencji dyrektora, wicedyrektora i pozostałych osób funkcyjnych w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny placówki. 14

15 Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej uwagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt placówki oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism. 3. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. 3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: przeniesiono do znaku sprawy... i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy. ROZDZIAŁ VIII Wysyłanie i doręczanie pism Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez sekretariat. 2. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. 3. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego: 1) przesyłką listową; 2) faksem; 3) na nośniku elektronicznym wysłanym przesyłką listową; 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysłania, pracownik sekretariatu: a) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia; 15

16 b) stwierdza swoją parafką wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania; c) zwraca prowadzącemu sprawę kopie wysłanych pism; d) do pism wysłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez prowadzącego sprawę sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z: a) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji; b) nazwy miejscowości, z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo na być wysłane jako przesyłka zwykła. 47. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks Postępowania Administracyjnego oraz inne przepisy proceduralne. ROZDZIAŁ IX Przechowywanie akt Teczki aktowe przechowuje się w komórkach merytorycznych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do składnicy akt, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji archiwalnej. 2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt. 3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie. 4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy. 49. W sekretariacie przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. ROZDZIAŁ X Przekazywanie akt do składnicy akt Akta spraw ostatecznie załatwionych w szkole komórki organizacyjne przekazują do składnicy akt po upływie nie dłuższym niż 2 lata licząc od daty zakończenia sprawy. 2. Przekazywanie akr odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego 9załącznik nr 4 do instrukcji) po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez komórki organizacyjne. 16

17 3. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) W odniesieniu do akt kategorii B25: a. Takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie wg liczb porządkowych spisów spraw poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw, w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, b. Wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, c. Usunięcie wszystkich części metalowych i plastikowych, d. Ponumerowanie wszystkich zapisanych stron, e. Przesznurowanie i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, f. Ułożenie teczek, ksiąg wg symboli haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. 2) W odniesieniu do akt kategorii b pozostałych: a. odłożenie do teczki spisu spraw, b. przesznurowanie i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie c. ułożenie teczek, ksiąg wg symboli haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. 4. Prawidłowe opisanie jednostki aktowej polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie okładki następujących elementów: 1) na środku u góry pełna nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, 2) w prawym górnym rogu oznaczenie kategorii archiwalnej, 3) w lewym górnym rogu znaku akt tj. symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacji z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 4) na środku okładki tytuł teczki tj. hasła klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt uzupełnionego ewentualnie o dodatkowe informacje uszczegóławiające tytuł, 5) poniżej tytułu umieszcza się daty skrajne dokumentacji zgromadzonej w teczce (wzór opisu teczki stanowi załącznik nr X do Instrukcji) 6) poniżej dat skrajnych w odniesieni udo kategorii B25 ilości stron w teczce. 5. Spisy zdawczo odbiorcze akt sporządza się w trzech egzemplarzach odrębnie dla dokumentacji akt kategorii B25 i B pozostałych, z których jeden pozostaje w komórce przekazującej dokumentację, a pozostałe egzemplarze otrzymuje składnica akt. 6. Spisy zdawczo odbiorcze podpisuje osoba przekazująca dokumentację i pracownik prowadzący składnicę akt. 7. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami. 8. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt i zarejestrowaniu ich w ewidencji tej składnicy, można wypożyczyć na tak długo, jak długo będą one potrzebne i rejestrowane w rejestrze wypożyczeń W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 17 we Wrocławiu prowadzi składnicę akt. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt po upływie 2 lat, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum szkolnego wyłącznie kompletnymi rocznikami. 17

18 2. Do akt przekazywanych do archiwum szkolnego dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum szkolnego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. 53. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do składnicy akt, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w składnicy akt oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego określa Instrukcja Archiwalna zał W razie likwidacji placówka przekaże dokumentację nierachiwalną (kategorii B) placówce przejmującej sprawy jednostki. ROZDZIAŁ XI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 17 we Wrocławiu należy do obowiązków dyrektora jednostki. 2. Obowiązki dyrektora lub wyznaczonej osoby w zakresie nadzoru podlegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: a) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek; b) prawidłowości załatwiania spraw; c) terminowości załatwiania spraw; d) prawidłowości obiegu akt, ustalonego z instrukcją; e) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych; f) terminowości przekazywania akt do archiwum szkolnego. 3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się pracownikowi prowadzącemu składnicę akt. Instrukcja Kancelaryjna obowiązuje od dnia r. Instrukcja Kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora Nr 3/11/12 18