INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 GIMNAZJUM NR 10 I M. IGNACEGO JANA PADEREWSKIEGO W GLIWICACH G L I W I C E U L. L I P O W A 29 N I P R E G O N T E L ( 3 2 ) ; ; F A X ( 3 2 ) Załącznik Nr 1 do Zarządzenia dyrektora Nr 8/11/12 INSTRUKCJA KANCELARYJNA W GIMNAZJUM NR 10 IM. I. J. PADEREWSKIEGO W GLIWICACH Podstawa Prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) 1

2 Spis treści Określenia użyte w Instrukcji Rozdział 1 Przepisy ogólne... 5 Rozdział 2 Czynności kancelaryjne sekretariatu... 8 Rozdział 3 Przyjmowanie i obieg korespondencji... 9 Rozdział 4 Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym Rozdział 5 Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Rozdział 6 Wewnętrzny obieg akt Rozdział 7 Załatwianie spraw Rozdział 8 Wysyłanie i doręczanie pism Rozdział 9 Opłaty skarbowe Rozdział 10 Powielanie i publikowanie Rozdział 11 Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Rozdział 12 Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Rozdział 13 Nadzór na wykonywanie czynności kancelaryjnych Rozdział 14 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Jednostki lub jego reorganizacji

3 Określenia użyte w instrukcji oznaczają: 1. akceptacja wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma; 2. akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania; 3. dekretacja adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy; 4. dekretacja zastępcza adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzona podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo; 5. ESP elektroniczną skrzynkę podawczą, 6. Kierownik jednostki osobę kierującą jednostką lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań; 7. naturalny dokument elektroniczny dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nie posiadający pierwowzoru w postaci nie elektronicznej; 8. pieczęć wpływu odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualne informacje o liczbie załączników; 9. pismo wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia; 10. pieczęć urzędowa pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą jednostki w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, 11. pieczęć stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 12. prowadzący sprawę osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy; 13. przesyłka dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.); 14. punkt kancelaryjny stanowisko pracy, którego pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek; 15. punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem, 16. skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nie elektronicznej; 17. skład informatycznych nośników danych uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej; 18. sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości; 19. system tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nie 3

4 elektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 20. rejestr narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, a także zestawienie spraw jednorodnych które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej; 21. rejestr przesyłek wpływających rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez jednostkę; 22. rejestr przesyłek wychodzących rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez jednostkę; 23. spis spraw formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej; 24. teczka aktowa materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nie elektronicznej; 25. UPO urzędowe potwierdzenie odbioru; 26. znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw. 4

5 Rozdział 1 Przepisy ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w.gimnazjum Nr 10 im. I. J. Paderewskiego w Gliwicach, zwanej dalej jednostką oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej: a. niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, oraz b. począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w składnicy akt. 2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym. 3. Dokumentacja w postaci nie elektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w jednostce. 4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową, (tajnymi) regulują odrębne przepisy Dokumentacja powstająca w jednostce i do niej napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej wykazem akt, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nie tworzącej akt spraw. 2. Jeżeli w działalności jednostki pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań. 3. Konstrukcja wykazu akt opiera się na: a. jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe; b. systemie klasyfikacji dziesiętnej; c. ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. 4. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej jednostki i od podziału kompetencji wewnątrz jednostki. 5. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust.2 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dana jednostka, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej klasami głównymi. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, 5

6 dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. 6. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej ustawą. 7. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr: a. dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od 0 do 9 ; b. dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od 00 do 99 ; a. dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od 000 do 999 ; b. dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od 0000 do Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez jednostkę do dodania nowych klas. 9. Na opis klasy w wykazie akt składają się: a. symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 7; b. hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia; c. w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w ust Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w jednostce należy do obowiązków dyrektora szkoły, zwanego dalej dyrektorem. 2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, dyrektor szkoły wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych sekretarza szkoły, który odpowiada również za prowadzenie składnicy akt. W jednostce obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt. 4 5 Dokumentacja nadsyłana i składana w jednostce oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta spraw; 2) nie tworzącą akt spraw. 6

7 6 1. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. 3. Znak sprawy zawiera następujące elementy: a. oznaczenie jednostki; b. symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; d. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: a. ABC to oznaczenie jednostki; b. 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c. 5 to liczba określająca czwartą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w jednostce oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; d to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco: a. oznaczenie jednostki; b. symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c. kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw; d. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia; e. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 6. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 5, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: a. ABC to oznaczenie jednostki; b. 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; c. 7 to liczba określająca siódmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w jednostce oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; d. 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedem; e to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 7. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC JK2, gdzie JK2 jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy. 7

8 7 1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. 2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności: a. zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy; b. niezamawiane przez jednostkę oferty, które nie zostały wykorzystane; c. publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, plakaty, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma; d. dokumentacja finansowo-księgowa (w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe); e. listy obecności; f. rejestry i ewidencje (w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych). g. dokumentacja magazynowa; h. środki ewidencyjne składnicy akt; 8 Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy prowadzącymi sprawy, osoby inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy Prowadzący sprawę współpracując przy załatwianiu sprawy z innymi osobami, informuje te osoby o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. 2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między prowadzącymi sprawy osoby inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy, używając znaku sprawy nadanego przez prowadzącego sprawę. Rozdział 2 Czynności kancelaryjne sekretariatu Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a. przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, b. prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 8

9 c. sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, d. wysyłanie korespondencji i przesyłek, e. przyjmowanie i nadawanie telefonów, telegramów, telefonogramów, faksów, oraz obsługa poczty elektronicznej itp., f. Udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób, 2. Czynności kancelaryjne w placówce wykonują: a. sekretariat, b. pracownicy administracyjni odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy. Rozdział 3 Przyjmowanie i obieg korespondencji 1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 2. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, faksy, poczta elektroniczna, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) sekretariat wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju, sporządza o tym adnotacje w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. 3. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem 1 ust.4, z wyjątkiem: a. adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, b. wartościowych, lub stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach nie oznaczonych jako wartościowe pieniądze, znaczki skarbowe itp. po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przekazuje dyrektorowi. 6. Po otwarciu koperty stwierdza się: a. czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, b. czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 9

10 8. Koperty z e znaczkiem pocztowym dołącza się tyko do pism: a. wartościowych, poufnych, ekspresowych za dowodem doręczenia. b. Dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp. 9. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo. 10. Korespondencję mylnie doręczoną zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji. 11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się na pierwszej stronie (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. 12. Po wykonaniu czynności określonych w ust.1 11, sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom. 13. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się wstępnej ich selekcji mającej na celu oddzielenie stanu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania stanu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z jednostką; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez jednostkę, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez jednostkę, c) pozostałe. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z 14, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych. 10

11 15 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez jednostkę urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeśli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających. 3. Jeśli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu.[data]; wynik weryfikacji: ważny /nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk Rozdział 4 Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym Dyrektorowi sekretariat przekazuje następującą korespondencję: a. adresowaną do dyrektora, b. dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, c. od organów naczelnych i centralnych, wojewody, marszałka województwa, kuratoriów i organów gminy, d. zastrzeżoną dla dyrektora, e. dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania placówki, f. skargi i wnioski dotyczące działalności placówki lub jej pracowników, g. protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w jednostce przez organy kontrolne, 2. Wicedyrektorowi sekretariat przekazuje korespondencję zastrzeżoną dla wicedyrektora. 3. Pozostałym osobom funkcyjnym sekretariat przekazuje korespondencję: a. imiennie do nich adresowaną, b. zastrzeżoną dla wymienionej osoby funkcyjnej. 11

12 Rozdział 5 Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Dyrektor lub wicedyrektor przeglądając korespondencję: a. decyduje, którą korespondencję załatwia sam, b. pozostałą korespondencję przydziela do załatwienia innym osobom. 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby umieszcza się dyspozycje dotyczące: a. sposobu załatwienia sprawy, b. terminu załatwienia sprawy, c. aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. 3. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynność) różnych pracowników, przekazuje się pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. Rozdział 6 Wewnętrzny obieg akt Obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu. 2. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. Rozdział 7 Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: a. Odręczną Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób załatwienia. a. korespondencyjną, Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę. b. inną ( np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 2. Załatwienie sprawy może być: 12

13 a. tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, b. ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instytucji. 3. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem pieczęć o treści: Za zgodność z oryginałem jeżeli dokumenty wytwarzane były w placówce; jeżeli nie to pieczęć o treści: Za zgodność, lub Za zgodność z dokumentem, a także datę, i podpis oraz stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 4. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku. 5. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: a. w postaci papierowej albo b. w postaci elektronicznej. 6. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa dyrektor jednostki. 7. W przypadku, o którym mowa w ust. 5 pkt a, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia. 8. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. 9. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: a. nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma; b. ustnie. 10. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu pracownik opracowujący projekt pisma zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi. Pracownik powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis do sekretariatu celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika tworzy się kopie, wpisuje się w książkę nadawczą i wysyła do adresata. 12. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwiania jest uzgodniony z aprobującym można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisania. 13. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę: a. sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy; b. umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy; c. wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 14. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu. 13

14 15. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt placówki oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Rozdział 8 Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: a. przesyłką listową, b. faksem, c. na nośniku informatycznym wysłanym przesyłką listową, d. pocztą elektroniczną, 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu: a. sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki, a w razie braków zwraca pismo osobie chcącej wysłać pismo do uzupełnienia. 3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. Wyjątek stanowią pisma dotyczące obowiązku szkolnego (gdy dziecko nie realizuje obowiązku szkolnego) wysyła się pismo do obojga rodziców osobno. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 5. Pismo wysyła się zgodnie z decyzją zamieszczoną nad adresem (polecony, za potwierdzeniem, itp.), brak takiej decyzji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 6. Wszystkie wysyłane listy za potwierdzeniem wpisywane są do książki nadawczej, za potwierdzeniem. Rozdział 9 Opłaty skarbowe Opłaty skarbowe, przewidziane oddzielnymi przepisami za wydanie duplikatu dokumentu, należy dokonać na konto, wskazane przez jednostkę, przed złożeniem podania. 2. Wysokość opłat regulują oddzielne przepisy. 3. Potwierdzenie wpłaty stanowi załącznik do podania i jest podstawą rozpoczęcia procedury tworzenia duplikatu. 4. Placówka wydaje duplikat dokumentu (świadectwa, legitymacji szkolnej, legitymacji motorowerowej, legitymacji nauczycielskiej) w terminie do 30 dni, począwszy od daty wpływu podania wraz z załącznikiem. 14

15 Rozdział 10 Powielanie i publikowanie Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie dyrektora. Rozdział 11 Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w placówkach oświatowych pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 2. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: a. dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, b. odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 3. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: a. system haseł identyfikujących pracownika, b. system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 4. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą. 5. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w placówce jest regulowany przez procedurę Instrukcja bezpieczeństwa - ochrona danych informatycznych, stanowiącą załącznik do regulaminu Polityka Bezpieczeństwa Danych. 6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział 12 Przekazywanie akt do składnicy zakładowej W celu przechowania akt spraw ostatecznie załatwionych, placówka prowadzi archiwum zakładowe (składnicę). 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych jednostka przechowuje na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, przez pracownik sekretariatu. 15

16 4. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników. 5. Przez uporządkowanie akt rozumie się: a. takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw: w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, b. ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów, itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego wykazu akt, c. opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie. 6. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów: a. pełnej nazwy jednostki, b. części znaku sprawy, to jest oznaczenia jednostki i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, c. kategorii archiwalnej, d. tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, e. roku założenia teczki aktowej, f. numeru tomu; jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi. g. w przypadku teczek aktowych osobowych tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych). 7. Teczki aktowe przechowuje się jako dokumentację bieżącą jednostki przez dwa lata od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego czasu teczki aktowe przekazuje się do składnicy akt. 8. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w jednostce wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt. 9. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać znak sprawy, jej przedmiot oraz nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy. Rozdział 13 Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników placówki czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora. 16

17 2. Obowiązki dyrektora lub wyznaczonej osoby w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, w szczególności na sprawdzaniu: a. prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, b. prawidłowości załatwiania spraw, c. terminowości załatwiania spraw, d. prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, e. prawidłowości potwierdzeń (dowód wpłaty np. za duplikat legitymacji szkolnej), f. prawidłowości rozliczeń wydających znaczków pocztowych i biletów, g. prawidłowości stosowania pieczęci, h. terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego (składnicy). 3. Do obowiązków dyrektora lub wyznaczonej osoby należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest wprowadzenie przez każdego pracownika podręcznych skorowidzów przepisów. Rozdział 14 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności jednostki lub jego reorganizacji W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności jednostki lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki, kierownik jednostki zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego. 2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zlikwidowanej lub zreorganizowanej jednostki przez inną jednostkę, kierownik zlikwidowanej lub zreorganizowanej jednostki przekazuje protokolarnie kierownikowi jednostki przejmującej zadania oraz dokumentację spraw nie zakończonych. Jeden egzemplarz protokołu przechowuje składnica akt. 3. Jednostka, która przejęła dokumentację spraw nie zakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania. 4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do składnicy akt, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.... Data, pieczątka imienna i podpis kierownika jednostki 17