INSTRUKCJA KANCELARYJNA SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU GRUŹLICY I CHORÓB PŁUC W OLSZTYNIE.

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU GRUŹLICY I CHORÓB PŁUC W OLSZTYNIE. Rozdział I Postanowienia ogólne. Rozdział II System kancelaryjny, wykaz akt. Rozdział III Odbiór korespondencji, otwieranie i sprawdzanie wpływów. Rozdział IV Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji. Rozdział V Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek akt. Rozdział VI Załatwianie spraw. Rozdział VII Kategorie archiwalne. Rozdział VIII Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji. Rozdział I Postanowienia ogólne. 1. Niniejsza instrukcja kancelaryjna zwana dalej instrukcją określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Samodzielnym Publicznym Zespole Gruźlicy i Chorób Płuc w Olsztynie. 2. Określony w instrukcji tryb i zasady zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (akt) oraz ochronę przed ich zniszczeniem bądź utratą. 3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz dokumentami finansowymi stosuje się odrębne przepisy. 4. Instrukcja została opracowana na podstawie następujących przepisów: 1) Regulaminu Samodzielnego Publicznego Zespołu Gruźlicy i Chorób Płuc w Olsztynie regulującego proces udzielania świadczeń medycznych i określający strukturę organizacyjną Szpitala. 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375) 5. Określenia użyte w instrukcji oznaczają: 1) szpital- Samodzielny Publiczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc; 2) dyrektor- Dyrektor Szpitala; 3) zastępca dyrektora Zastępcę Dyrektora ds. Medycznych, Zastępcę Dyrektora ds. Technicznych, Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomicznych; 4) kierownik - kierownik komórki organizacyjnej osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań; 5) komórka organizacyjna wydzielona organizacyjnie część podmiotu lub samodzielne stanowisko pracy; 6) komórka merytoryczna komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie; 7) punkt kancelaryjny komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

2 8) Instrukcja kancelaryjna- dokument określający szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach; 9) system tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 10) korespondencja każde pismo wpływające do szpitala lub wysyłane przez szpital, 11) dekretacja adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy; 12) archiwista pracownika podmiotu realizującego zadania archiwum zakładowego; 13) metadane zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie; 14) akta sprawy dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania; 15) spis spraw formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej; 16) pismo wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia; 17) rejestr narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej; 18) przesyłka dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565,z poźn. zm.2); 19) rejestr przesyłek wpływających rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot; 20) rejestr przesyłek wychodzących rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot; 21) odwzorowanie cyfrowe dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; 22) prowadzący sprawę osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy; 23) załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.), 24) wykaz akt jednolita, rzeczowa klasyfikacja dokumentacji powstającej w jednostce organizacyjnej,

3 25) materiały niearchiwalne pozostałe dokumenty posiadające czasowe znaczenie praktyczne (kat. B ) oraz dokumenty manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu Bc, 26) naturalny dokument elektroniczny- dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej, 27) kancelarzysta- osoba/y wykonująca w szpitalu czynności kancelaryjne. 6. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) Przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz wydawanie potwierdzenia jej otrzymania jeżeli są przyjmowane od operatora pocztowego 2) wysyłanie korespondencji 3) sporządzanie czystopisów pism i ich kopiowanie 4) prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej 5) przyjmowanie i wysyłanie faksów oraz poczty e- mail. 7. Kancelarzysta: 1) sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 2) w razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. 3) sporządza protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4) powiadamia niezwłocznie bezpośredniego przełożonego o odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki. 5) zwraca przesyłki mylnie doręczone bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata. 6) jeżeli przyjmuje przesyłkę bezpośrednio- na żądanie składającego przesyłkę, wydaje potwierdzenie jej otrzymania. Rozdział II System kancelaryjny, wykaz akt. 1. W Samodzielnym Publicznym Zespole Gruźlicy i Chorób Płuc w Olsztynie obowiązuje system bezkancelaryjny oparty o jednolity wykaz akt ( złącznik nr 1) 2. Rejestr korespondencyjny prowadzony jest w sekretariacie dla wszystkich pism wchodzących i wychodzących. 3. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: 1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych; 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej; 3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 4. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

4 2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji; 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu; 4) przesyłania przesyłek; 5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument. 5. Dopuszczenie, o którym mowa w pkt. 4, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane. Rozdział III Odbiór korespondencji, otwieranie i sprawdzanie wpływów. 1. Korespondencję odbiera od pracownika właściwego urzędu pocztowego lub firmy kurierskiej upoważniony pracownik sekretariatu. 2. Całą korespondencję przyjmuje i otwiera pracownik sekretariatu z wyjątkiem przesyłek: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) stanowiących tajemnicę służbową (zastrzeżone lub poufne), które przekazuje adresatom, 3) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 3. Po otwarciu koperty sprawdza się, czy nie zawiera ona mylnie skierowanego pisma oraz czy dołączone są wyszczególnione w piśmie załączniki. 4. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 5. Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się do pism: 1) jeśli przesyłka była uszkodzona (razem ze stosownym protokołem), 2) dla których istotna jest data nadania ze względu na termin sprawy, której pismo dotyczy, w których brak nadawcy lub daty pisma, 3) mylnie skierowanych lub budzących takie wątpliwości, 4) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 5) w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością. 6) adresowanych imiennie. Rozdział IV Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji. 1. Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu. Wzór pieczątki stanowi załącznik nr 6 do instrukcji. 2. Otrzymane dokumenty rejestruje się w rejestrze korespondencyjnym, przy czym liczba porządkowa w rejestrze stanowi jednocześnie numer wchodzący pisma. Numer ten umieszcza się w stosownym miejscu pieczątki wpływu. 3. Nie podlegają rejestracji: 1) czasopisma, gazety, ogłoszenia, druki reklamowe, prospekty, itp., 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 4. Rejestracja korespondencji w postaci papierowej odbywa się poprzez:

5 1) umieszczenie w dowolnej kolejności w rejestrze korespondencyjnym: a) danych zawartych w treści pisma w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; b) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty; 2) umieszczenie i wypełnienie pieczęci wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie; 3) uzupełnienie danych w rejestrze przesyłek wpływających, w przypadku, gdy pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych i przekazał ja do punku kancelaryjnego. 5. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. Przesyłki, o których mowa w ppkt 1, rejestruje się, drukuje stronę tytułową lub pierwszą, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ppkt 2, rejestruje się odnotowując w dzienniku korespondencyjnym informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych. 6. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu.[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. 7. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej lub też podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). 8. Całość korespondencji przedstawiana jest do wglądu Dyrektorowi lub upoważnionej przez niego osobie w celu zapoznania się i zadekretowania do właściwej komórki organizacyjnej lub prowadzącego sprawę do załatwienia poszczególnych spraw. Każdorazowo zamieszcza się na poszczególnych pismach dyspozycje dotyczące sposobu, terminu załatwienia sprawy itp. 9. Korespondencja zadekretowana do załatwienia przez komórkę organizacyjną może być przyjęta do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowana w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. 10. Dekretując pisma oraz wydając odpowiednie dyspozycje używa się następujących skrótów: 1) d.o. - do omówienia - przed przystąpieniem do załatwienia sprawy wyznaczony pracownik powinien omówić ją z dekretującym 2) pr proszę referować pracownik przedstawia projekt załatwienia sprawy 3) a.a. - ad acta, sprawę należy odłożyć do akt. 4) pilne oznacza, że sprawa określona treścią pisma powinna zostać załatwiona niezwłocznie; 5) b. pilne - oznacza, że sprawa określona treścią pisma powinna zostać załatwiona bez żadnej zwłoki;

6 6),, zgoda oznacza, że wydający dyspozycję, jako osoba uprawniona do podjęcia decyzji w określonej sprawie, wyraża zgodę na jej pozytywne rozpatrzenie; 11. Pracownik sekretariatu przekazuje zadekretowaną korespondencję kierownikowi komórki organizacyjnej lub prowadzącemu sprawę- zgodnie z dekretacją. 12. Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji powinno być traktowane jako jedna z pilnych czynności. Rozdział V Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek akt. 1. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie, przy czym: 1) w przypadku niewielkiej ilości spraw dopuszcza się możliwość prowadzenia teczki przez więcej niż jeden rok kalendarzowy. 2) w przypadku dużej ilości spraw dopuszcza się możliwość dzielenia teczki akt spraw na tomy. 2. Dokumentacja nadsyłana i składana w Szpitalu oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta spraw, 2) nie tworzącą akt spraw. 3. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 4. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. 5. Znak sprawy zawiera następujące elementy: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 6. Poszczególne elementy znaku sprawy (załącznik nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej ) umieszcza się w kolejności, określonej w ust. 3 i oddziela kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: 1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 4) Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie. 7. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory (podteczki, wzór spisu spraw w podteczce stanowi załącznik nr. 4 do Instrukcji Kancelaryjnej ), to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 6 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw; 4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia; 5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7 8. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 7, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: 1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; 4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem; 5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 9. Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazy akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol.... Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 10. Rejestracja spraw polega na wpisywaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 11. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej 12. Sprawę ( nie pismo ) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz szpitala. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 13. Teczki aktowe zakłada się w miarę narastania akt, zgodnie z wykazem akt. Przechowuje się w nich akta spraw ostatecznie załatwionych. Wzór strony tytułowej (okładki) teczki przedstawia załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej 14. Pracownik, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. 15. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 16. Wizualizacja graficzna dla znaku sprawy stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej. 17. Dokumentacja nie tworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt, mogą ją stanowić w szczególności: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy; 2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane; 3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma; 4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe); 5) listy obecności; 6) karty urlopowe; 7) dokumentacja magazynowa; 8) środki ewidencyjne składnicy akt;

8 9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr); 10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych). Rozdział VI Załatwianie spraw. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę. 4. Ostateczne załatwienie następuje gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę. 5. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr.. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz, który oznacza ostatecznie załatwione. 6. Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 7. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna. 8. W sytuacji, o której mowa w ust.7, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: przeniesiono do znaku sprawy... i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy, znaku sprawy. 9. Do ważnych czynności w procesie narastania akt należy właściwe opisywanie zakładanych teczek. Tytuły teczek winny być zgodne z hasłami przewidzianymi dla tego typu spraw w wykazie akt danej jednostki organizacyjnej. Oprócz tytułu na okładce zamieszcza się pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której teczka powstała, znak teczki akt, symbol kategorii archiwalnej oraz datę rozpoczęcia i zakończenia teczki. Komórki organizacyjne zobowiązane są do prowadzenia ewidencji teczek przez nie zakładanych. Znak teczki składa się z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt.

9 10. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane ta drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do właściwej sprawy. 11. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko osoby stwierdzającej zgodność treści. 12. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 13. Pracownik opracowuje projekt pisma w postaci papierowej lub elektroniczne, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi. Pracownik powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu osobie właściwie kompetencyjnie. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki i zakopertowane przekazuje do sekretariatu w celu jego wysłania adresatowi. 14. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie ( z kopią) do podpisania. 15. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek logo wraz z danymi teleadresowymi 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) określenie odbiorcy w przypadku pierwszego pisma w sprawie wraz z adresem, 5) treść pisma, 6) datę sporządzenia pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 16. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: 1) parafę pracownika i datę sporządzenia pisma ( z lewej strony pod treścią pisma), 2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza. 17. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1) Załączniki z podaniem liczb porządkowych umieszczone pod treścią z lewej strony arkusza l; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr... do pisma znak...) 2) Do wiadomości jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma. adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą. 18. Czystopisy pism wychodzących ze szpitala sporządza się na blankietach korespondencyjnych. Rozdział VII

10 Kategorie archiwalne. 1. Dokumentację powstającą w wyniku działalności jednostki dzieli się na: 1) dokumentację niearchiwalną o długim okresie przechowywania (kat. B - 50 i Be 25) 2) dokumentację niearchiwalną o czasowej wartości praktycznej (kat. B-10, B-5). 2. Symbolem " B " oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej z tym, że: 1) symbolem " B " z dodaniem cyfr arabskich (np. B 5) oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. 2) symbolem " BC " oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu można przeznaczyć do likwidacji, bez konieczności uzyskania zgody archiwum państwowego 3) W wykazie akt kategoria archiwalna każdej teczki jest podana dla macierzystej. W innych komórkach organizacyjnych akta należy kwalifikować jako "BC (dotyczy to dubletów pism lub ich kopii przesyłanych obiegiem do wiadomości). Rozdział VIII Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji 1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego. 2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości składnica akt.. 3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania; 4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do składnicy akt, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej. Niniejsza Instrukcja Kancelaryjna została zatwierdzona przez dnia oraz wprowadzona zarządzeniem Dyrektora nr z dnia