REGULAMIN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W MIEJSKIM ZAKŁADZIE USŁUG KOMUNALNYCH W SOSNOWCU

Transkrypt

1 REGULAMIN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W MIEJSKIM ZAKŁADZIE USŁUG KOMUNALNYCH W SOSNOWCU

2 POSTANOWIENIA OGÓLNE I PODSTAWA PRAWNA 1. Regulamin zamówień publicznych, zwany dalej regulaminem określa: 1.1. zasady funkcjonowania systemu zamówień w MZUK-Sosnowiec, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, ustawą z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie wyżej wymienionych ustaw; 1.2. organy zakładu i jego jednostki organizacyjne właściwe w sprawach zamówień publicznych w tym prawa i obowiązki oraz zakres odpowiedzialności osób uczestniczących w zamówieniach publicznych działających w imieniu zamawiającego. 2. W Miejskim Zakładzie Usług Komunalnych bezwzględnie obowiązkowe jest, przy wydatkowaniu środków finansowych na zakup usług, dostaw lub robót budowlanych, stosowanie procedur przewidzianych ustawą oraz niniejszym regulaminem. 3. Jeżeli usługi, dostawa lub roboty budowlane mogą być zrealizowane przez jednostki organizacyjne zakładu, to w takich przypadkach nie można kierować tych zamówień do podmiotów zewnętrznych. Realizacja tych usług, dostaw lub robót budowlanych może być kierowana w systemie zamówień do podmiotów zewnętrznych tylko wtedy, gdy jednostki organizacyjne nie mogą, ze względów technicznych, organizacyjnych lub innych, zrealizować danej usługi, dostawy lub robót budowlanych. 4. Udzielanie zamówień publicznych na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych odbywa się z zachowaniem następujących zasad: 4.1 celowości i oszczędności, z zapewnieniem najlepszych efektów z danych nakładów przewidzianych w przepisach ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, 4.2. terminowości realizacji zadań publicznych, 4.3. wyboru najkorzystniejszej oferty, z zachowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. SŁOWNIK POJĘĆ 1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1.1. Dziale/zespole/komórce - należy przez to rozumieć: dział lub samodzielną komórkę organizacyjną, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Miejskiego Zakładu Usług Komunalnych, reprezentowany przez odpowiedniego kierownika 1.2. kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Dyrektora MZUK-Sosnowiec, 1.3.komisji przetargowej - należy przez to rozumieć powoływany przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną, zespół do przeprowadzenia lub przygotowania i przeprowadzenia danego zamówienia, przy czym: organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa Regulamin pracy komisji przetargowej stanowiący Załącznik nr 1. 2

3 1.4.osobie upoważnionej - należy przez to rozumieć osoby, które na mocy udzielonego przez kierownika zamawiającego upoważnienia / pełnomocnictwa, otrzymały stosowne uprawnienia, 1.5.planie zamówień - należy przez to rozumieć sporządzony na zasadach określonych w regulaminie roczny plan zamówień publicznych MZUK, 1.6.realizatorze - należy przez to rozumieć dział, dokonujący wszystkich czynności formalnoprawnych zgodnie z ustawą, obowiązującymi przepisami oraz niniejszym regulaminem Dział Zamówień Publicznych, Administracji i Zaopatrzenia, 1.7.ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych obowiązującą na dzień wszczęcia postępowania, 1.8.wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość zamówienia, ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością, bez podatku od towarów i usług (VAT), 1.9.wnioskodawcy należy przez to rozumieć wszystkie działy składające zapotrzebowania na zamówienia publiczne, będące odbiorcami dokonanego zamówienia, reprezentowane przez odpowiednich kierowników lub osoby uprawnione wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego, zamawiającym - należy przez to rozumieć MZUK reprezentowany przez Dyrektora lub osoby przez niego upoważnione, zamówieniu publicznym - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane Wspólnym Słowniku Zamówień- CPV Wspólnym Słowniku Zamówień - należy przez to rozumieć system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych, (dostępny na stronie 2. ZASADY OGÓLNE 1. Zamawiającym jest MZUK jako jednostka sektora finansów publicznych nie posiadająca osobowości prawnej, reprezentowana przez Dyrektora. 2. Na podstawie upoważnień / pełnomocnictw udzielonych przez Dyrektora MZUK do wykonywania wszystkich czynności dotyczących udzielania zamówień publicznych i rozstrzygnięć upoważnieni są: 2.1. kierownicy Działów w szczególności kierownik Działu Zamówień Publicznych (...), 2.2. Komisja Przetargowa,. 3. Zamówień publicznych udziela się wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy. 4. W procesie udzielania zamówień publicznych uczestniczą: 4.1 Dyrektor lub osoba upoważniona, 4.2 wnioskodawcy, 4.3 komisja przetargowa, 4.4 Dział Zamówień Publicznych, 4.5 w uzasadnionych przypadkach inne osoby, np. biegli. 3

4 3. I. OGÓLNE ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH POWYŻEJ PROGU OKRESLONEGO W ART. 4 PKT 8 UPZP, DLA KTÓREGO ISTENIEJE OBOWIĄZEK USTAWOWY 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 3. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami prawa. 4. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, a zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. 5. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie. 6. Zamawiający oraz jego jednostki upoważnione nie mogą dzielić zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy oraz niniejszego regulaminu. W uzasadnionych przypadkach, wynikających ze specyfikacji dostaw lub usług, jednostka organizacyjna zakładu może realizować zamówienia w częściach z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. II. OGÓLNE ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PONIŻEJ PROGU OKREŚLONEGO W ART. 4 PKT 8 UPZP - WYŁĄCZONYCH Z OBOWIĄZKU STOSOWANIA USTAWY 1. W postępowaniach, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości wskazanej w art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych, kierownicy działów zobowiązani są do: a) analizy rynku - uzyskania informacji o rynku potencjalnych dostawców i wykonawców w branży obejmującej przedmiot zamówienia, b) wyboru wykonawcy oferującego najniższą cenę lub w uzasadnionych przypadków najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia i spełniającego wymagania zamawiającego, c) nadzorowania wykonania zamówienia, d) prowadzenia Działowego rejestru zamówień publicznych, o wartości: - dla dostaw powyżej 500,00 zł netto - dla usług i robót budowlanych powyżej 1.500,00 zł netto 2. W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza kwoty: - dla dostaw 500,00 zł netto - dla usług i robót budowlanych 1.500,00 zł netto realizację zamówienia można rozpocząć jedynie na podstawie pisemnej dyspozycji - WNIOSKU o zgodę na zakup materiałów/usług/robót Załącznik nr 2 - zawierającego uzasadnienie celowości dokonania zamówienia oraz rzetelne oszacowanie jego wartości na podstawie informacji rynkowej - opatrzonego pisemną zgodą: 4

5 Dyrektora lub jego Zastępcy (w uzasadnionych przypadkach osoby przez niego upoważnionej) oraz Głównego Księgowego (w uzasadnionych przypadkach osoby przez niego upoważnionej) 2.1. Dyspozycję j.w. składa kierownik działu do Działu Zamówień Publicznych, który dokonuje zamówienia Kopia dyspozycji winna być dołączona do faktury. 3. W przypadku zamówień, których wartość przekracza kwotę (przy cenie jednostkowej): - dla dostaw 500,00 zł netto - dla usług i robót budowlanych 1.500,00 zł netto realizację zamówienia można rozpocząć jedynie na podstawie Wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego poniżej/powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP Załącznik nr 3. opatrzonego podpisem Głównego Księgowego oraz Dyrektora lub jego Zastępcy 3.1. Kierownik działu, przed realizacją zamówienia, winien dokonać analizy rynku w celu wybrania wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego Analiza rynku polega na zebraniu ofert (za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców Zebrane oferty wraz z pisemną dyspozycją jak w pkt. 2 (Załącznik nr 2) i ze wskazaniem wybranego Wykonawcy kierownik działu składa do realizatora, który następnie wystawia stosowne Zamówienie/Zlecenie (Załącznik nr 4) Zasady określone w punktach 3.1, 3.2, 3.3. (w części dot. zebranych ofert) nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku, poprzedzającej wybór wykonawcy, nie jest możliwe, w szczególności z następujących powodów: zachodzą przyczyny techniczne, ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze lub społeczne powodujące, że istnieje tylko jeden wykonawca przedmiotu zamówienia przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy ze względu na wyjątkowa sytuację wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia W sytuacji, o której mowa w pkt kierownik jednostki organizacyjnej MZUK zobowiązany jest sporządzić notatkę służbową, uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt. 3.1, 3.2, która zostanie podpięta pod pisemną dyspozycję j.w. 4. Szczegółowe zasady przeprowadzania i udzielania zamówień publicznych poniżej progu określonego w art. 4 pkt 8 UPZP podaje Szczygłowa Instrukcja udzielania zamówień publicznych o wartości netto nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych, stanowiąca załącznik do niniejszego Regulaminu. 4. ZADANIA UCZESTNIKÓW PROCESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Dyrektor lub osoba upoważniona: 1.1. sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych, 1.2. podejmuje decyzję o rozpoczęciu postępowania o zamówienie publiczne, 5

6 1.3. powołuje komisję przetargową 1.4. podejmuje decyzję w sprawie wyboru trybu postępowania, 1.5. dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty, 1.6. zatwierdza dokumentację postępowania, 1.7. zawiera umowy z wybranymi wykonawcami. 2. Do zadań wnioskodawców w szczególności należy: 2.1. sporządzanie zestawienia swoich potrzeb w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych wraz ze wstępnym ustaleniem ich wartości, 2.2. sporządzanie działowego planu zamówień publicznych, 2.3. szczegółowe określanie przedmiotu zamówienia i innych istotnych elementów zamówienia oraz ścisła współpraca z realizatorem w zakresie określenia optymalnych wymagań technicznych, eksploatacyjnych i innych dotyczących przedmiotu zamówienia, 2.4. określanie z należytą starannością wartości zamówienia netto (w złotych), 2.5. realizacja umowy zawartej w drodze postępowania w sprawie zamówienia publicznego, 2.6. prowadzenie Działowego Rejestru Zamówień Publicznych sporządzanie sprawozdań z realizacji umów na wezwanie Dyrektora lub osoby przez niego upoważnionej 2.8. opis faktur potwierdzający krótkim opisem, że zamówienie zostało udzielone zgodnie z regulaminem (wskazanie podstawy udzielenia zamówienia np. nr umowy). 3. Zadaniami Realizatora Działu Zamówień Publicznych (...)w szczególności są: 3.1. opracowywanie, przy ścisłej współpracy z wnioskodawcami, materiałów niezbędnych do sporządzenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ),a zwłaszcza : a. określenie przedmiotu zamówienia i ustalenie jego wartości zamówienia zgodnie z wymogami ustawy, b. określenie: terminu realizacji zamówienia, wymagań dla wykonawców oraz kryteriów ich oceny, kryteriów oceny i wyboru ofert, c. przygotowanie umowy rejestrowanie zamówień publicznych w Ewidencji zamówień publicznych (dotyczy to wszystkich postępowań o zamówienia publiczne o wartości przekraczającej wartość określoną w art. 4 pkt 8 UPZP), 3.3. przekazywanie do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych lub zamieszczanie w Biuletynie UZP odpowiednio ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych, 3.4. przechowywanie przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentacji dotyczącej postępowania, 3.5. przyjmowanie i bilansowanie działowych planów zamówień publicznych i sporządzenie na ich podstawie planu zamówień publicznych Miejskiego Zakładu Usług Komunalnych oraz jego aktualizacja w oparciu o zatwierdzone korekty, 3.6. zamieszczanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych na tablicy ogłoszeń i na stronie internetowej MZUK oraz przekazywanie ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Biuletynie UZP odpowiednio, 3.7. współpraca z komisjami przetargowymi we wszystkich fazach udzielania zamówienia publicznego oraz z Urzędem Zamówień Publicznych, 6

7 3.8. doradztwo i udzielanie informacji pracownikom MZUK z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, 3.9. gromadzenie i udostępnianie literatury z zakresu zamówień publicznych, prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej zamówień publicznych. 4. Komisja przetargowa: zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa Regulamin pracy komisji przetargowej stanowiący Załącznik nr 1. 5 PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. W celu udzielenia zamówień dokonuje się bilansowania i planowania zamówień publicznych w skali zakładu i w skali roku budżetowego. 2. Plany zamówień powyżej progu określonego w art. 4 pkt 8 UPZP należy sporządzić w oparciu o przewidywane potrzeby i przychody MZUK Plan jednostkowy dochodów i wydatków budżetowych oraz w oparciu o realizację zamówień w minionym roku budżetowym. 3. Do 15 października każdego roku jednostki organizacyjne składają do realizatora działowe plany zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane na następny rok budżetowy. Kierownicy Działów, ze względu na specyfikę zamówienia mogą wyznaczyć inny termin składania zapotrzebowania. Przekroczenie tego terminu skutkować może nieuwzględnieniem zapotrzebowania w planie finansowym zamawiającego (nie dotyczy dodatkowych środków budżetowych itp.) 4. Działowe Plany zamówień publicznych należy przekazać w formie pisemnej według obowiązujących wzorów.. 5. Na podstawie złożonych działowych planów Dział Zamówień Publicznych sporządza, Plan zamówień publicznych MZUK i przekazuje Dyrektorowi oraz Głównemu Księgowemu do zatwierdzenia. 6. Wszelkie zmiany działowych planów zamówień publicznych jednostek organizacyjnych są możliwe jedynie w uzasadnionych przypadkach. 7. Zmiany zatwierdzone przez osobę uprawnioną, po ich zgłoszeniu do Działu Zamówień Publicznych, zostaną wprowadzone do planu zamówień MZUK. 8. Zamówienia nie objęte planem mogą być realizowane tylko w uzasadnionych przypadkach np. awaria, przyznanie dodatkowych środków finansowych i inne okoliczności, które uzasadniają brak zgłoszenia zapotrzebowania w działowym planie zamówień. 6. PROCEDURY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Realizacja zamówień, których wartość netto w skali całego zakładu: 1.1. nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, odbywa się z pominięciem procedur ustawowych, na zasadach zgodnych z niniejszym regulaminem 7

8 1.2. przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, odbywa się zgodnie z procedurami określonymi w ustawie i zgodnie z regulaminem. 2. Nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli w planie finansowym zakładu nie zostały przeznaczone środki na realizację zamówienia lub nie zabezpieczono innych środków potwierdzonych odrębną decyzją Dyrektora. 3. Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje po zatwierdzeniu przez Dyrektora lub osobę upoważnioną Wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego poniżej/powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP Załącznik nr Postępowanie o zamówienie publiczne w zależności od trybu udzielenia zamówienia obejmuje: 4.1. przygotowanie i przeprowadzenie postępowania: - złożenie wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, - rejestracja postępowania w centralnym rejestrze zamówień publicznych, - przygotowanie pozostałej dokumentacji np.: SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do udziału w postępowaniu - wszczęcie postępowania, publikacja ogłoszenia o zamówieniu lub przekazanie zaproszenia do udziału w postępowaniu - przekazanie SIWZ wykonawcom, - otwarcie ofert, - badanie i ocena ofert, - wybór oferty zakończenie postępowania tj. udzielnie zamówienia - podpisanie umowy lub unieważnienie postępowania. 7. DOKUMENTACJA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Dokumentację postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się w formie pisemnej. 2. Dział Zamówień Publicznych prowadzi centralny rejestr/ewidencję zamówień publicznych przekraczających kwotę określona w art. 4 pkt 8 UPZP. 3. Postępowania należy zgłaszać pisemnie, poprzez przekazanie do realizatora, w ciągu 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia/akceptacji przez Dyrektora/osobę upoważnioną Z-cę Dyrektora ds. technicznych Wniosku o rozpoczęcie postępowania powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, 4. Jednostki organizacyjne MZUK działy/zespoły/komórki prowadzą ewidencje postępowań, nie podlegających rejestracji w centralnym rejestrze zamówień publicznych MZUK, o wartości przekraczającej (wartości jednostkowej): - dla dostaw 500,00 zł netto - dla usług i robót budowlanych 1.500,00 zł netto i nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP,. 5. Dokumentacja postępowań o udzielenie zamówienia zawiera w szczególności: - wniosek o rozpoczęcie postępowania, - decyzję o powołaniu komisji przetargowej, w przypadku jej powołania, 8

9 - ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie do udziału w postępowaniu (zgodnie z wymogami ustawy), - Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (zgodnie z wymogami ustawy), - protokół z załącznikami oraz z umową w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku jej zawarcia (zgodnie z wymogami ustawy). 6. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych sporządzone przez Dział Zamówień Publicznych, przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy. 7. Plany zamówień zakładu, plany zamówień jednostek, korekty planów zamówień publicznych, ogłoszenia o zamówieniach planowanych, centralny rejestr zamówień publicznych, ewidencje postępowań o udzielenie zamówień publicznych, sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych oraz pozostałe dokumenty dotyczące zamówień publicznych należy przechowywać w jednostkach je sporządzających w sposób gwarantujących nienaruszalność przez okres 4 lat po roku, którego dotyczą lub od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, odpowiednio. 8. UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień publicznych należy stosować w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i Kodeksu Cywilnego. 2. Umowy w sprawach zamówień publicznych o wartości zamówienia przekraczającej równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, pod rygorem nieważności, wymagają formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. 3. Postępowanie o udzieleni zamówienia publicznego, które nie zostało unieważnione, prowadzi do zawarcia umowy. 4. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte SIWZ. 5. W zawieranych umowach w sprawie zamówienia publicznego należy umieścić zapisy zabezpieczające interesy zamawiającego, a w szczególności: 5.1. precyzyjne i zgodne z SIWZ określenie przedmiotu i warunków realizacji zamówienia, 5.2. precyzyjne określenie warunków odbioru (częściowego, końcowego) oraz ścisłe powiązanie ich z warunkami płatności, 5.3. precyzyjne określenie warunków gwarancji, 5.4. zamieszczenie klauzuli dotyczącej: - kar umownych lub innych sankcji w przypadku nie wypełnienia warunków umowy, - możliwości zmian zawartej umowy i odstąpienia zamawiającego od umowy, - stosowania właściwego prawa i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących zawartej umowy. 6. Umowy w sprawie zamówienia publicznego muszą być akceptowane przez Głównego Księgowego. 7. Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień publicznych jest Dyrektor i Z-Ca Dyrektora ds. Technicznych lub w szczególnych przypadkach osoby posiadające pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych w imieniu zakładu, w zakresie otrzymanego pełnomocnictwa. 9

10 8. Umowy sporządza się w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron (Zamawiający Wykonawca), przy czym oryginał przechowuje w dokumentacji w sprawie zamówienia publicznego Dział Zamówień Publicznych. Kopia ksero egzemplarzach przekazywana jest do Działu NF i na każdorazowy wniosek kierownika jednostki organizacyjnej MZUK. 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Regulamin obowiązuje działy/zespoły/komórki Miejskiego Zakładu Usług Komunalnych w Sosnowcu. 2. Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z jego postanowieniami pracowników odpowiedzialni są kierownicy działów lub osoby upoważnione. 3. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego: 3.1. ponoszą odpowiedzialność służbową oraz przewidzianą innymi przepisami prawa 3.2. podpisują wszystkie dokumenty, w których opracowaniu bądź zatwierdzeniu uczestniczyli. 4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie akty prawne regulujące zamówienia publiczne, a w szczególności ustawa Prawo zamówień publicznych ZAŁĄCZNIKI I DRUKI OBOWIĄZUJĄCE DO STOSOWANIA PRZY REALIZACJI ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Załącznik nr 1 - Regulamin Pracy Komisji Przetargowej 2. Załącznik nr 2 - WNIOSEK o zgodę na zakup materiałów/usług/robót 3. Załącznik nr 3 - Wniosek o przeprowadzenie postępowania w sprawie zamówienia publicznego poniżej/powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP 4. Załącznik nr 4 - Zlecenie/zamówienie wzór 10

11 SZCZEGÓŁOWA INSTRUKCJA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH o wartości netto nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych Rozdział I. Zakres stosowania 1 1. Instrukcja udzielania zamówień publicznych w MZUK-Sosnowiec o wartości netto nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP ma zastosowanie do udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. 2. Do zamówień o wartości netto nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, realizowanych w projektach współfinansowanych ze środków funduszy europejskich, stosuje się wytyczne właściwe dla programów operacyjnych i mechanizmów finansowych, w ramach których realizowane są te projekty. Rozdział II. Słownik pojęć 2 Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: 1) UPZP. - należy przez to rozumieć ustawę z dnia r. Prawo zamówień publicznych obowiązującą na dzień wszczęcia postępowania, 2) dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, 3) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U nr 243 poz ze zm.), a także realizację obiektu budowlanego, w rozumieniu tejże ustawy, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, 4) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podst. art. 2a Pzp., 5) Kierowniku Zamawiającego należy przez to rozumieć Dyrektora MZUK lub osobę przez niego upoważnioną, 6) najkorzystniejszej ofercie - należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień 11

12 publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący - ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, 7) Instrukcji należy przez to rozumieć niniejszą szczegółową instrukcję udzielania zamówień publicznych wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych, wraz z załącznikami, 8) środkach publicznych - należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, 9) szacunkowej wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość przedmiotu zamówienia danego rodzaju, określoną przez Zamawiającego w danym roku budżetowym lub w okresie realizacji projektu współfinansowanego ze środków funduszy europejskich, na podstawie całkowitego szacunkowego wynagrodzenia Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalonego przez Zamawiającego z należytą starannością, 10) Wspólnym Słowniku Zamówień - należy przez to rozumieć system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych, (dostępny na stronie 11) Wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego, 12) Zamawiającym należy przez to rozumieć Miejski Zakład Usług Komunalnych w Sosnowcu. 13) postępowaniu - należy przez to rozumieć postępowanie o udzielenie zamówienia, wszczynane w celu dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty rynkowej, dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia tego samego rodzaju, o wartości szacunkowej netto nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, w danym roku budżetowym. 14) zaproszeniu należy przez to rozumieć pismo Zamawiającego informujące o wszczęciu postępowania, zapraszające Wykonawców do opracowania i złożenia oferty na dany przedmiot zamówienia, w oznaczonym miejscu i terminie. Rozdział III. Zasady ogólne 3 1. Do zamówień tego samego rodzaju o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, na dostawy, usługi czy roboty budowlane, realizowanych w danym roku budżetowym lub w okresie realizacji projektu współfinansowanego ze środków funduszy europejskich, nie stosuje się przepisów Pzp., zgodnie z art. 4 pkt. 8 tej ustawy. 2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1. muszą być dokonywane zgodnie z przepisami o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie z zachowaniem zasad: pisemności, jawności, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców. Zamawiający powierza wykonywanie związanych z tym czynności osobom zapewniającym bezstronność i obiektywizm. 12

13 2. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. 3. Postępowanie jest jawne. 4. Zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem w przypadkach określonych w Instrukcji. 5. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. 6. Wykonawca nie może zastrzec w ofercie następujących informacji: a) nazwy (firmy), b) adresu Wykonawcy, c) ceny, d) zakresu realizacji zamówienia, e) terminu wykonania zamówienia, f)okresu gwarancji, warunków serwisu w okresie gwarancyjnym, g) warunków płatności. 5 Warunkiem wszczęcia postępowania jest zabezpieczenie przez Zamawiającego odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia. Rozdział IV. Zasady szacowania wartości zamówienia i planowania zamówień 6 1. Podstawą ustalenia szacunkowej wartości zamówienia tego samego rodzaju jest jego wartość rynkowa. 2. Nie wolno Zamawiającemu, w celu uniknięcia stosowania przepisów Pzp., dzielić zamówienia tego samego rodzaju na części lub zaniżać jego wartości. 3. Szacunkowa wartość zamówienia wyrażona w euro będzie ustalana na podstawie aktualnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówienia publicznego Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach są odpowiedzialni za prawidłowe określenie rodzaju przedmiotu zamówienia planowanego do realizacji w danym roku budżetowym lub w okresie realizacji projektu współfinansowanego ze środków funduszy europejskich oraz przekazanie tej informacji, w formie pisemnego wniosku, zatwierdzonego przez kierownika działu/zespołu/komórki do Działu Zamówień Publicznych w MZUK. 2. Dopuszcza się udzielanie zamówień, o wartości szacunkowej, wyrażonej w złotych, nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, które z przyczyn obiektywnych nie zostały objęte Planem Zamówień Publicznych MZUK (np. ze względu na brak możliwości ich przewidzenia/zaplanowania). 13

14 Rozdział V. Zasady wyboru najkorzystniejszej oferty 8 1. Zamówienia o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP, są realizowane w działach/zespołach/komórkach, odpowiedzialnych za ich realizację. 2. Zamówienia o wartości wynoszącej co najmniej - dla dostaw 500,00 zł netto - dla usług i robót budowlanych 1.500,00 zł netto podlegają obowiązkowi rejestracji w rejestrze postępowań wyłączonych, prowadzonym przez Dział. Zamówień Publicznych. 3. Zamówienia o wartości nie przekraczającej: - dla dostaw 500,00 zł netto - dla usług i robót budowlanych 1.500,00 zł netto nie podlegają obowiązkowi rejestracji w Działowym rejestrze zamówień 9 Pracownicy Zamawiającego przeprowadzający postępowanie są zobowiązani przed udzieleniem zamówienia zbadać rynek i wybrać Wykonawcę, który zaproponuje za wykonanie przedmiotu zamówienia najniższą cenę, lub którego oferta przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów określonych przez Zamawiającego w zaproszeniu do składania ofert W przypadku przystąpienia do realizacji zamówienia o wartości szacunkowej wynoszącej co najmniej 7000 złotych netto, pracownik Zamawiającego zobowiązany jest do przekazania zaproszenia do złożenia ofert cenowych, do co najmniej 2 (dwóch) Wykonawców realizujących, w ramach prowadzonej przez siebie działalności, dostawy, usługi lub roboty budowlane, będące przedmiotem zamówienia, z zastrzeżeniem ust Wymogu liczby przekazywanych zaproszeń, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się w przypadku udzielenia zamówienia, które może zrealizować tylko jeden Wykonawca. 3. Wraz z zaproszeniem Zamawiający przesyła Wykonawcy wzór formularza oferty, opracowany dla danego rodzaju zamówienia Zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów, jakie określił w zaproszeniu do składania ofert. 2. Kryteriami oceny ofert są: cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 3. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że: a) zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w już złożonych ofertach, b) dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 14

15 12 1. Wykonawca powinien zaproponować cenę z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. Wykonawca nie może zaproponować rażąco niskiej ceny za przedmiot zamówienia. 3. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie, wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 4. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy, oryginalność projektu Wykonawcy oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów. 5. Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Rozdział VI. Dokumentowanie postępowania W sytuacji, kiedy wartość zamówienia wynosi co najmniej 7.000,00 złotych netto, pracownik Zamawiającego przeprowadzający postępowanie, ma obowiązek sporządzić pisemny Protokół/Informację/Notatkę o wyborze oferty. 2. W sytuacji, kiedy wartość zamówienia jest mniejsza niż 7.000,00 złotych netto, nie ma obowiązku sporządzania pisemnego Protokołu/Informacji/Notatki o wyborze oferty. 3. Obowiązek przechowywania dokumentacji postępowania spoczywa na Zamawiającym. 4. Zamawiający przechowuje Protokół/Informację/Notatkę o wyborze oferty wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. 5. Załącznikami do Protokołu/Informacji/Notatki o wyborze oferty są oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez Zamawiającego i Wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. 6. Zamawiający zwraca Wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożone przez nich próbki, projekty, rysunki, modele, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały. Rozdział VII. Zasady zawierania umów Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne należy stosować przepisy Kodeksu cywilnego. 2. W sytuacji, kiedy wartość zamówienia wynosi co najmniej 7.000,00 złotych netto, pracownik Zamawiającego przeprowadzający postępowanie, ma obowiązek sporządzić umowę na piśmie, pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust W sytuacji, kiedy wartość zamówienia jest mniejsza niż 7.000,00 złotych netto nie ma obowiązku sporządzania pisemnej umowy. Wówczas pracownik Zamawiającego może sporządzić zamówienie/zlecenie, podpisane przez osobę reprezentującą Zamawiającego, zawierające warunki realizacji zamówienia jak: opis przedmiotu zamówienia, cena, terminy dostawy i uruchomienia, okres gwarancji, serwis (jeżeli dotyczy), terminy 15

16 zapłaty albo przedstawić rachunek/fakturę za zrealizowane zamówienie właściwej jednostce merytorycznej. 4. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest dostawa materiału jednorazowego i zużywalnego a wartość zamówienia wynosi co najmniej 7.000,00 złotych netto, nie ma obowiązku sporządzania pisemnej umowy. Wówczas pracownik Zamawiającego sporządza zamówienie/zlecenie, zawierające warunki realizacji zamówienia, wyszczególnione w ust W umowie należy uwzględnić wszelkie, istotne dla danej jednostki, okoliczności związane z realizowaniem zamówienia, takie jak: jego wartość, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, okres gwarancji i sposób realizacji usług serwisowych, zapłata wynagrodzenia, sposób rozliczeń i terminy płatności, przewidywane kary umowne. 2. Zakres świadczenia Wykonawcy, wynikający z umowy, musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 3. Wszelkie zmiany treści umowy wymagają zgody obu stron, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Zakazane są zmiany umowy zwiększające wartość udzielonych zamówień tego samego rodzaju w danym roku budżetowym, ponad wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 UPZP. 4. Po podpisaniu umowy z Wykonawcą wybranym w postępowaniu osoba realizująca zamówienie przekazuje oryginał lub kopię dokumentacji postępowania, poświadczoną za zgodność z oryginałem, do Działu Zamówień Publicznych celem jej rejestracji. 5. Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy sprawuje Kierownik jednostki organizacyjnej MZUK, którego postępowanie dotyczy. 16

17 REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Komisja przetargowa, zwana dalej komisją, jest zespołem pomocniczym kierownika Zamawiającego Dyrektora MZUK lub osoby upoważnionej powoływanym do przeprowadzenia lub przygotowania i przeprowadzenia określonego postępowania. 2. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. 3. W przypadku zamówień publicznych o wartości przekraczającej netto wyrażoną w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych 4. powołanie komisji przetargowej jest obligatoryjne. 5. W przypadku zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej netto wyrażoną w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych powołanie komisji przetargowej jest fakultatywne. 6. Komisja przetargowa pracuje na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych aktów prawnych obowiązujących do ustawy, Regulaminu zamówień publicznych Miejskiego Zakładu Usług Komunalnych oraz niniejszego regulaminu. 2. POWOŁANIE I SKŁAD KOMISJI 1. Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje na mocy decyzji Dyrektor lub osoba upoważniona Zarządzeniem Wewnętrznym Dyrektora Miejskiego Zakładu Usług Komunalnych. 2. Komisja przetargowa składa się z co najmniej 3 osób. 3. Spośród członków komisji przetargowej Dyrektor lub osoba upoważniona wyznacza przewodniczącego i sekretarza. 4. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor lub osoba upoważniona, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych. 5. Dla ważności czynności podejmowanych przez komisję przetargową wymagana jest obecność co najmniej połowy jej składu. 6. Członkowie komisji podlegają wyłączeniu, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia, 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 17

18 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 7. Członkowie komisji wykonujący czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez członka komisji podlegającego wyłączeniu po powzięciu przez niego wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 6, należy powtórzyć z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 9. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w Odwołanie bądź wyłączenie członka komisji następuje na wniosek przewodniczącego komisji złożony do Dyrektora lub osoby upoważnionej. Wobec przewodniczącego komisji czynności odwołania bądź wyłączenia dokonuje bezpośrednio Dyrektor lub osoba upoważniona. 3. ZADANIA KOMISJI 1. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Komisja przeprowadza lub przygotowuje i przeprowadza postępowanie o zamówienie publiczne, a w szczególności: 1) dokonuje otwarcia ofert, 2) ocenia spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, 3) bada i ocenia oferty, 4) przedstawia rektorowi lub osobie upoważnionej propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, rozstrzygnięć protestów, występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania, 5) prowadzi dokumentację postępowania. 3. Do zadań komisji należy w szczególności: 1) w zakresie przygotowania postępowania opracowanie i przedłożenie kierownikowi zakładu do akceptacji: propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym, projektu treści wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, jeśli w przedmiotowym postępowaniu uzyskanie decyzji Prezesa UZP jest wymagane przepisami ustawy, 18

19 projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu albo zaproszenia do składania ofert w trybie zapytania o cenę, propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania, 2) w zakresie przeprowadzenia postępowania: udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji oraz warunków zamówienia, prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje ich prowadzenie, dokonanie otwarcia ofert, ocenianie spełnienia warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz w przypadkach określonych ustawą wnioskowanie o wykluczenie dostawców lub wykonawców, wnioskowanie o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą, dokonanie oceny ofert nie podlegających odrzuceniu, przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wniosku o unieważnienie postępowania, przyjmowanie i analizowanie wnoszonych protestów oraz przygotowanie projektu treści rozpatrzenia protestu, 3) przygotowanie ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz projektów innych dokumentów i przedkładanie ich do akceptacji kierownikowi zakładu. 4. PRACA KOMISJI 1. Komisja przetargowa rozpoczyna swoją pracę z dniem powołania, a kończy w dniu ostatecznego zatwierdzenia protokołu postępowania. 2. Pracami komisji kieruje przewodniczący. Do jego obowiązków należy: 1) odebranie oświadczeń członków komisji, o których mowa w 2 ust. 7, 2) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, 3) podział prac między członków komisji, 4) informowanie rektor lub osoby upoważnionej o przebiegu prac komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5) nadzorowanie pracy komisji. 3. Sekretarz komisji prowadzi i przechowuje dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi. 4. Każdy z członków komisji przetargowej ponosi odpowiedzialność za wykonane przez siebie czynności. 6. Prace komisji organizuje oraz kieruje nimi przewodniczący, który ma w tym zakresie prawo wydawania poleceń członkom komisji. 7. W razie krótkotrwałej nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz. Stanowisko komisji w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty podejmowane jest przy udziale przewodniczącego komisji. 8. Członkowie komisji wykonują zlecone im prace na posiedzeniach kolegialnych lub indywidualnie. 9. Obecność członków na kolegialnych posiedzeniach komisji jest obowiązkowa. 10. Dla ważności decyzji podjętej przez komisję konieczna jest obecność na posiedzeniu kolegialnym co najmniej połowy liczby jej członków. 19

20 11. Członek komisji nie zgadzając się z rozstrzygnięciami przyjętymi przez komisję składa niezwłocznie, lecz nie później niż na następnym jej posiedzeniu, pisemne uzasadnienie swojego stanowiska przewodniczącemu komisji. 12. Komisja sporządza protokół postępowania wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi przepisami. 13. Członkowie komisji, którzy nie brali udziału w posiedzeniu, potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości treści postanowień podjętych przez komisję. Postanowienie pkt 8 stosuje się odpowiednio. 14. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności: wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, podział obowiązków oraz wyznaczanie zadań wykonywanych indywidualnie przez członków komisji, nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, informowanie kierownika zakładu o problemach związanych z pracą komisji w toku postępowania o udzielanie zamówienia publicznego, wnioskowanie o powołanie biegłego w celu zasięgnięcia opinii. 15. Sekretarz komisji odpowiada za: powiadomienie członków o terminie i miejscu posiedzenia komisji, skompletowanie i dostarczenie wszystkim członkom komisji dokumentów na posiedzenie komisji, prowadzenie protokołu postępowania oraz przechowywanie dokumentacji do czasu zakończenia postępowania, zlecanie zamieszczenia ogłoszeń w sprawie zamówienia publicznego w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie MZUK na tablicy ogłoszeń, zamieszczanie odpowiednich ogłoszeń w sprawie postępowania o zamówienie publiczne w Biuletynie UZP, DOWE oraz Portalu UZP i stronie internetowej zakładu. zebranie na protokole postępowania podpisów wszystkich członków komisji, przygotowanie dokumentów przeznaczonych do zatwierdzania i akceptacji przez kierownika zakładu, prowadzenie oraz przechowywanie wszelkiej korespondencji i dokumentacji w sprawie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 16. Wszystkie złożone oferty (w sekretariacie zakładu) należy przechowywać w sposób gwarantujący ich nienaruszalność i zachowanie poufności treści. Za właściwą realizację tego obowiązku do czasu przekazania ofert przewodniczącemu komisji bądź osobie przez niego upoważnionej odpowiada osoba przyjmująca oferty. 17. Bezpośrednio przed terminem otwarcia ofert przewodniczący komisji odbiera oferty od osoby je przyjmującej: 1) po zakończeniu prac komisji w danym dniu przewodniczący komisji zabezpiecza oferty i prowadzoną dokumentację w sposób zgodny z przepisami, 2) za właściwą realizację tego obowiązku odpowiedzialny jest przewodniczący komisji lub upoważniony przez niego członek komisji. 20