Zapytanie ofertowe Dokumentacja Warunków Zamówienia

Transkrypt

1 CENTRUM P OMOCY SPOŁECZNEJ DZIELNICY ŚRÓDMIEŚCIE im. prof. Andrzeja Tymowskiego ul. Konwiktorska 3/5, Warszawa tel , fax: sekretariat@cps.srodmiescie.warszawa.pl Zapytanie ofertowe Dokumentacja Warunków Zamówienia (zwana dalej także DWZ), na Świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy ogłoszenie o zamówieniu zostaje zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego Termin składania ofert upływa w dniu r. o godzinie 10:00 Otwarcie ofert nastąpi w dniu r., początek o godzinie 10:15 Zatwierdzam Anna Gawałkiewicz p. o. DYREKTORA Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego Warszawa, grudzień 2015r 1

2 1. Tryb udzielania zamówienia Procedura prowadzona jest w formie zapytania ofertowego na udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej ,- euro, do którego na podst. art. 4 pkt 8 nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907, z późn. zm.) 2. Opis przedmiotu zamówienia Kod i nazwa określona we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV), stosowana w opisie przedmiotu zamówienia: usługi pogrzebowe i podobne Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych w zakresie pochówku na rzecz osób zmarłych, którym Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego, zobowiązany jest zapewnić sprawienie pogrzebu stosownie do postanowień art. 17 ust. 1 pkt. 15 i art. 44 ustawy z dnia r. o pomocy społecznej (tj. Dz. U. z 30 stycznia 2015r., poz. 163 ze zm.) oraz uchwały LX/1840/2009 Rady m. st. Warszawy z r. dotyczącej zasad sprawiania pogrzebów oraz zwrotu kosztów pogrzebów realizowanych przez m. st. Warszawę Zamawiający szacuje liczbę pochówków w okresie: od r. do r. na poziomie ok. 50 pogrzebów - i taką liczbę należy przyjąć do wyliczenia ceny oferty Miejscem wykonywania przedmiotu zamówienia jest Cmentarz Komunalny w Południowy w Antoninowie, gmina Piaseczno. W przypadkach uzasadnionych interesem rodziny osoby zmarłej miejscem pochówku będzie Cmentarz Komunalny Północny w Warszawie. Dopuszcza się pochówki na cmentarzach nie będących pod Zarządem Cmentarzy Komunalnych, zlokalizowanych na terenie m. st. Warszawy lub należących do m. st. Warszawy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego Zamawiający, ze względu na szczególny charakter przedmiotu zamówienia zastrzega sobie prawo do zmniejszenia i zwiększenia przewidywanej wielkości zamówienia w zależności od rzeczywistej wielkości potrzeb. Podana wielkość nie wiąże Wykonawcy do realizacji całości przedmiotu zamówienia i nie przysługuje mu z tego tytułu żadne roszczenie wobec Zamawiającego Ceny jednostkowe netto zawarte w Formularzu Ofertowym <OFERTA> obejmują wszelkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia i są stałe przez cały okres trwania umowy. 3. Miejsce i termin wykonania przedmiotu zamówienia 3.1. Przedmiot zamówienia realizowany będzie w okresie: od r. do r, jeżeli wcześniej nie nastąpi wyczerpanie całkowitej kwoty brutto umowy Rozliczenie realizacji całości przedmiotu zamówienia nie może nastąpić później niż do: r. 4. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 4.1. Zamawiający wymaga, aby w celu wykazania spełnienia warunku w zakresie: 1) posiadania wiedzy i doświadczenia, aby: Wykonawca przedstawił wykaz potwierdzający, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wykonał co najmniej dwa zamówienia obejmujące swym zakresem przedmiot zamówienia z podaniem dat ich wykonania, wielkości zamówienia i odbiorców (zał. nr 5); 2) dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, aby: Wykonawca złożył oświadczenie, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, zgodnie z treścią zał. nr 8; 2

3 3) sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia: wymagane jest wykazanie przez Wykonawcę, że posiada opłaconą polisę ubezpieczeniową, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności lub oświadczenie Wykonawcy, że najpóźniej w dniu podpisania umowy przedstawi ważne opłacone ubezpieczenie dla sumy gwarancyjnej nie mniejszej niż ,- zł brutto. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę ww. warunków, Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z treścią zał. nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia (zał. nr 7). Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów o których mowa, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba, że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy 5. Wykaz dokumentów, które składa Wykonawca wraz z ofertą 5.1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków, których opis przedstawiono w ust. 4 DWZ, Zamawiający wymaga złożenia następujących dokumentów: 1) <OFERTY> sporządzonej, zgodnie z treścią załącznika nr 1, zawierająca cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia; 2) oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do DWZ; 3) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 4) potwierdzających, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wykonał co najmniej dwa zamówienia obejmujące swym zakresem przedmiot zamówienia z podaniem dat ich wykonania, wielkości zamówienia i odbiorców (zał. nr 5); 5) opłaconej polisy ubezpieczeniowej, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia lub oświadczenie Wykonawcy, że najpóźniej w dniu podpisania umowy przedstawi ważne opłacone ubezpieczenie dla sumy gwarancyjnej nie mniejszej niż ,- zł brutto. 6) oświadczenie, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, zgodnie z treścią zał. nr 8; 7) oraz wypełnione załączniki nr 5, 6, 7; 8) pełnomocnictwo do reprezentacji - jeżeli osoby podpisujące ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo winno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do udzielenia pełnomocnictwa lub przez notariusza O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy występujący wspólnie. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunku o którym mowa w ust. 4 DWZ polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonywania 3

4 zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów o których mowa, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba, że za nieudostępnienie nie ponosi winy. 5.4 Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami Wykonawca składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku Jeżeli dokumenty ofertowe podpisuje osoba nieuprawniona do reprezentacji Wykonawcy, Wykonawca załącza pełnomocnictwo (w oryginale albo kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem) do podpisania oświadczenia i oferty oraz do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów składanych wraz z ofertą. 6. Sposób obliczenia ceny, przygotowania oferty oraz miejsce i termin ich składania 6.1. Wykonawca wypełnia odpowiednią część załącznika nr 1 <OFERTA> ust. 1, podając dla wszystkich produktów cenę jednostkową netto, przeliczoną przez szacunkową wielkość zamówienia, kwotę podatku VAT, łączną wartość brutto; ilość x cena jednostkowa netto = wartość netto + VAT = wartość brutto Łączną cenę oferty stanowi suma wartości brutto zamieszczonych w Formularzu Cenowym <OFERTA>. Wszystkie ceny należy określić w złotych i groszach, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku. W ramach ceny należy uwzględnić wszystkie koszty oraz należne opłaty i podatki z tytułu nabycia, transportu, ubezpieczenia, podatku VAT oraz rabaty dotyczące wykonania zamówienia określonego w 1 DWZ i zestawionego w tabelach Formularza Cenowego <OFERTA>. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę (osoby uprawnione do reprezentacji, podpisują druk oferty, wszystkie załączniki, miejsca w których zostały wniesione poprawki) <OFERTA> zawierająca Formularz Cenowy oraz pozostałe dokumenty wymagane od Wykonawcy winny być sporządzone w języku polskim, w formie pisemnej (trwały druk lub pismo odręczne), zgodnie z warunkami zapytania ofertowego. Egzemplarz dokumentacji ofertowej należy zamknąć w nieprzejrzystej kopercie, w sposób uniemożliwiający jej otwarcie bez widocznych skutków i zamieścić na zewnątrz pełną nazwę i adres Wykonawcy oraz opis: Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. A. Tymowskiego Oferta z wymaganymi dokumentami na świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy Termin składania ofert upływa w dniu r. o godzinie 10: Oferty należy składać do Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego, Warszawa ul. Konwiktorska 3/5 kancelaria. Termin składania ofert upływa w dniu r. o godzinie 10: Otwarcie ofert nastąpi w dniu: r. o godz.10:15, w siedzibie Zamawiającego - ul. Konwiktorska 3/5, Warszawa pok Otwarcie ofert jest jawne Zamawiający niezwłocznie zwróci ofertę, która zostanie złożona po terminie Nie dopuszcza się przekazywania ofert wraz z pozostałymi dokumentami w tym oświadczeń, faksem lub w jakiejkolwiek formie elektronicznej. 4

5 6.7. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Opis sposobu oceny i kryterium prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty 7.1. Całkowitą cenę brutto oferty za wykonanie przedmiotu zamówienia stanowi wartość zamówienia netto wraz z podatkiem od towaru i usług (VAT) Cena określona przez Wykonawcę w ofercie jest stała i nie podlega zmianie w okresie ważności umowy Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania podane w zapytaniu oraz obejmować wszelkie koszty i opłaty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji całości przedmiotu zamówienia, w zaoferowanym czasie Wybór najkorzystniejszej oferty oparty jest na podstawie kryterium: najniższa cena. Oferta nieodrzucona, złożona przez Wykonawcę niepodlegającego wykluczeniu, zawierająca najniższą łączną cenę podaną w Formularzu Cenowym <OFERTY> złożonym wg wzorcowego załącznika, otrzyma 100,00 pkt. i zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą. Pozostałe oferty uzyskają mniejszą liczbę punktów, obliczoną według wzoru: l. pkt. = najniższa cena brutto spośród złożonych ofert cena brutto badanej oferty X 100 Średnia arytmetyczna ocen punktowych stanowi końcową liczbę punktów uzyskanych przez każdą ofertę. Działania matematyczne związane z obliczaniem punktów zaokrąglane będą do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta będzie odpowiadała wszystkim wymaganiom przedstawionym DWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, jeśli w postępowaniu zostanie złożona co najmniej jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu. 8. Informacja o formalnościach dotyczących wyboru najkorzystniejszej oferty oraz zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zawarcie umowy, na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym zał. nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - negocjacji w sytuacji, gdy zostanie złożona tylko jedna oferta, - unieważnienia postępowania jeżeli w wyznaczonym czasie nie wpłynie żadna oferta, - unieważnienia postępowania jeżeli całkowita cena najniższej oferty będzie przekraczała kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację przedmiotowego zamówienia, - zmiany terminu realizacji zamówienia. Wykonanie zamówienia zostanie powierzone Wykonawcy, który zaoferował ostatecznie najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia i przyjął wymagania Zamawiającego określone w zapytaniu ofertowy. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych Osoby do kontaktu: - Ilona Rzewuska - tel. (22) Grażyna Ogrodowczyk - tel. (22)

6 załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nazwa i adres (pieczęć) WYKONAWCY OFERTA DLA ZAMAWIAJĄCEGO: Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego Warszawa, ul. Konwiktorska 3/5 FORMULARZ OFERTOWY w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert, ja/-my niżej podpisany/-i: działając w imieniu i na rzecz: Nazwa Wykonawcy REGON NIP Siedziba (kod, miejscowość, ulica, nr budynku, nr lokalu) Członkowie władz (dot. osób prawnych) / Właściciel/-e (dot. osób fizycznych) Telefony/-y Faks Oferuję/-my realizację przedmiotu zamówienia jakim jest świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy: 6

7 - za łączną cenę brutto całości przedmiotu zamówienia (ok. 50 usług pogrzebowych). zł (słownie:.... złotych), w tym: - łączna cena netto całości przedmiotu zamówienia wynosi.. zł (słownie:.złotych) - cena jednostkowa (zgodnie ze specyfikacją) usługi netto wynosi.. zł (słownie:.złotych) brutto wynosi.. zł (słownie:.złotych) 1. Do Formularza Ofertowego <OFERTA> załączam wykaz cen jednostkowych, który stanowi załącznik nr 1A/1B. 2. Oświadczam/-y, że: - zapoznałem/-liśmy się z warunkami przeprowadzonej procedury i nie wnoszę/-simy do niej zastrzeżeń oraz posiadam/-y wszystkie niezbędne informacje do przygotowania oferty, - uważam/-y się za związanych z złożoną ofertą w czasie 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, - nie wnoszę/-my zastrzeżeń do projektu umowy i w przypadku wyboru mojej/-naszej oferty zobowiązuję/-my się do podpisania umowy na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ, w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, - akceptujemy termin płatności: do 21 dni, licząc od dnia wykonania przedmiotu umowy oraz doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, - przedmiot zamówienia realizowany będzie zgodnie z warunkami określonymi w ofercie i zapytaniu ofertowym, - niniejsza oferta oraz wszelkie załączniki do niej są jawne i nie zawierają informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, za wyjątkiem informacji i dokumentów zawartych w dokumentacji ofertowej na stronach nr 3. Zapewniamy wysoką jakość świadczonych usług. 4. Prace objęte zamówieniem zamierzamy wykonać sami / zamierzamy zlecić Podwykonawcom. 5. Na komplet załączników do oferty składają się (należy wpisać nazwę i oznaczenie załączanego dokumentu):.... Ofertę złożono na. kolejno ponumerowanych stronach.dn. 2015r. *niepotrzebne skreślić podpis/-y upełnomocnionego/-ych przedstawiciel/-i Wykonawcy 7

8 załącznik nr 1A do zapytania ofertowego WYKAZ CEN JEDNOSTKOWYCH Kalkulacja cenowa standardowej usługi pogrzebowej Lp. Nazwa usługi 1. Odbiór i transport zwłok do chłodni z miejsca wskazanego przez Zamawiającego 2. Przechowanie zwłok w chłodni przez 1 dobę 3. Przygotowanie zwłok do pogrzebu, w tym mycie i ubranie Zakup i dostarczenie trumny sosnowej z akcesoriami, przygotowanie i ułożenie zwłok w trumnie Transport zwłok z chłodni do miejsca pochówku wskazanego przez Zamawiającego lub w katakumbie na cmentarzu wskazanym przez Zamawiającego Zapewnienie tablicy nagrobnej na mogile, a przypadku takiej konieczności symbolu religijnego Krzyż wraz z wkopaniem 8. Odprowadzenie zwłok do grobu przez duszpasterza 9. Pochowanie lub dochowanie zwłok * czynność złożenia trumny w grobie na cmentarzu wskazanym przez Zamawiającego, znajdującym się w Warszawie lub należącym do m. st. Warszawy Razem Cena jednostkowa netto Cena jednostkowa brutto (słownie netto:.. złotych) (słownie brutto:.. złotych) *) koszt pochowania lub dochowania zwłok na cmentarzach wyznaniowych każdorazowo podlegać będzie wycenie.dn. 2015r... podpis/-y WYKONAWCY lub osoby/-ów upoważnionej/-ych 8

9 załącznik nr 1B do zapytania ofertowego KALKULACJA DODATKOWA 1. Kalkulacja cenowa usługi pogrzebowej z kremacją zwłok Lp. Nazwa usługi 1. Odbiór i transport zwłok do chłodni z miejsca wskazanego przez Zamawiającego 2. Przechowanie zwłok w chłodni przez 1 dobę 3. Trumna do kremacji 4. Urna z tabliczką 5. Tablica nagrobkowa 6. Krzyż wraz z wkopaniem 7. Transport zwłok do miejsca pochówku wskazanego przez Zamawiającego 8. Przygotowanie zwłok do pogrzebu 9. Odprowadzenie prochów do grobu przez duszpasterza 10. Pochowanie lub dochowanie prochów * Razem Cena jednostkowa netto Cena jednostkowa brutto (słownie netto:.. złotych) (słownie brutto:.. złotych) *) koszt pochowania lub dochowania zwłok na cmentarzach wyznaniowych każdorazowo podlegać będzie wycenie 2. Kalkulacja cenowa dodatkowych usług pogrzebowych Lp. Nazwa usługi 1. Nabożeństwo w kaplicy 2. Dopłata do transportu 3. Wózek do grobu 4. Niesienie krzyża do grobu 5. Wyroby kwiaciarskie (pająk na trumnę) Razem Cena jednostkowa netto Cena jednostkowa brutto (słownie netto:.. złotych) (słownie brutto:.. złotych).dn. 2015r. podpis/-y upełnomocnionego/-ych przedstawiciel/-i WYKONAWCY 9

10 załącznik nr 2 do zapytania ofertowego O Ś W I A D C Z E N I E o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Składając ofertę na: na świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, oświadczam/-y, że mogę/-my ubiegać się o udzielenie wyżej określonego zamówienia, ponieważ: 1) posiadam/-y uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności opisanych w zapytaniu ofertowym, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadam/-y wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3) znajduję/-my się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.... dn r.... Podpis WYKONAWCY 10

11 załącznik nr 3 do zapytania ofertowego PROJEKT UMOWY Umowa zawarta w Warszawie w dniu. 2015r., pomiędzy: Miastem stołecznym Warszawa, Pl. Bankowy 3/5, Warszawa, NIP: , reprezentowanym na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 5 lutego 2015r. Nr GP OR przez Annę Gawałkiewicz p.o. Dyrektora Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego, zwanym dalej Zamawiającym, a z siedzibą..podmiotem/osobą wpisanym/-ną do. posiadającym numery: NIP Regon zwanym dalej Wykonawcą. Strony, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013r., poz. 907, z późn. zm.), zawierają umowę następującej treści: 1 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług pogrzebowych zlecanych przez Zamawiającego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, zwanych dalej usługami, pochówkiem lub przedmiotem zamówienia. 2. Zamawiający w okresie obowiązywania umowy, o którym mowa w 12, zleci Wykonawcy nie więcej niż 50 pochówków. 3. Szczegółowy zakres usług, które Wykonawca zobowiązany będzie wykonać w ramach konkretnego pochówku, wskazany zostanie przez Zamawiającego w zleceniu, którego wzór stanowi załącznik nr.. do umowy, przy uwzględnieniu cen poszczególnych usług wskazanych przez Wykonawcę w ofercie, która stanowi załącznik nr do umowy. 4. Pochówek będzie dokonywany na cmentarzach wskazanych przez Zamawiającego, znajdujących się w granicach administracyjnych m. st. Warszawie lub należących do m. st. Warszawy Wykonawca zobowiązany jest do: 1) świadczenia pochówków na rzecz osób zmarłych, którym CPS zobowiązany jest zapewnić sprawienie pogrzebu, stosownie do postanowień art. 17 ust. 1 pkt 15 i art. 44 ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 163, z późn. zm.) oraz uchwały nr LX/1840/2009 Rady m. st. Warszawy 27 sierpnia 2009r. w sprawie zasad sprawienia pogrzebów oraz zwrotu kosztów pogrzebów, realizowanych przez m. st. Warszawę (Dz. Urz. Woj. Maz. Nr 143, poz. 4339), zgodnie z ofertą, która stanowi zał. nr do umowy; 2) świadczenia pochówków z poszanowaniem godności osób zmarłych i ich rodzin, zgodnie z przyjętymi w tym zakresie normami i zwyczajami oraz przepisami określonymi w ustawie z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2011r., Nr 118, poz. 687, z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy; 3) załatwiania wszystkich formalności w urzędach i na cmentarzu, związanych ze świadczeniem pochówku, na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego przez Zamawiającego pracownikowi Wykonawcy; 11

12 4) powiadamiania Zamawiającego o terminie, godzinie i dokładnym miejscu pochówku, niezwłocznie po dokonaniu ustaleń w tym zakresie. 2. Wykonawca zobowiązuje się w dniu podpisania umowy przekazać Zamawiającemu w formie pisemnej wykaz osób upoważnionych do dokonywania czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 3. W przypadku zmiany osób, o których mowa, Wykonawca zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu w formie pisemnej zaktualizowany wykaz nie później niż w terminie 1 dnia od dokonania zmiany. 3. Zamawiający zobowiązany jest do współpracy z Wykonawcą przy realizacji umowy i przekazywania mu wszelkich istotnych informacji, zgodnie z informacjami zawartymi w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. 4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania własne oraz osób którym powierzył wykonanie umowy lub za pomocą których przedmiot zamówienia wykonuje. 5. Strony, ze względu na szczególny charakter przedmiotu zamówienia, dopuszczają możliwość zmniejszenia ilości pochówków, o której mowa w 1 ust. 2 do obiektywnie istniejących potrzeb Zamawiającego, a ich rzeczywista ilość będzie wynikać z ilości zleceń składanych przez Zamawiającego. 6. Wykonawca nie ma wobec Zamawiającego roszczenia o wykonanie pochówków w zakresie przekraczającym sumę zleconych pochówków, ani żadnych innych roszczeń w przypadku zlecenia pochówków w ilości niższej niż określona w 1 ust Wykonawca nie ma wobec Zamawiającego roszczenia o wykonanie usług ponad określone w szczegółowym zakres usług, które Wykonawca zobowiązany będzie wykonać w ramach konkretnego pochówku, który wskazany zostanie przez Zamawiającego w zleceniu, ani żadnych innych roszczeń z tym związanych. 8. Ceny jednostkowe zawarte w Ofercie Wykonawcy obejmują wszelkie koszty przedmiotu zamówienia i nie ulegną zwiększeniu w okresie wykonywania umowy Pochówek powinien odbyć się na wskazanym przez Zamawiającego Cmentarzu Komunalnym. 2. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się zlecenie pochówku na cmentarzu nie pozostającym pod zarządem Zarządu Cmentarzy Komunalnych. 3. Wykonawca umocowany zostanie przez Zamawiającego do dokonania wszelkich formalności związanych z pochówkiem w zakresie usług wykonywanych przez Zarząd Cmentarzy Komunalnych, na zasadzie wyłączności, obejmujących nadzór nad prawidłowym wykopaniem grobu oraz przebiegiem pogrzebu, których kosztami obciążony zostanie Zamawiający. 4. W przypadku pochówku na cmentarzu, który nie pozostaje pod zarządem Zarządu Cmentarzy Komunalnych, Wykonawca upoważniony zostanie przez Zamawiającego do czynności, o których mowa w ust. 3 odrębnym pełnomocnictwem. 5. W przypadku załatwienia jakichkolwiek formalności bez pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 4, ich koszty pokryje Wykonawca we własnym zakresie. 6. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się dokonanie dochowania zwłok (z ewentualną kremacją) do wskazanego przez Zamawiającego grobu. W przypadku pochówku na cmentarzu, który nie pozostaje pod zarządem Zarządu Cmentarzy Komunalnych, Wykonawca zobowiązany będzie uzyskać od Zamawiającego odrębne pełnomocnictwo, ze skutkami jego braku, o których mowa w ust W przypadku konieczności pochówku osoby zmarłej uprawnionej do zasiłku pogrzebowego, zakres usług może zostać rozszerzony o usługi zawarte załączniku nr 1A/1B (wykaz usług dodatkowych) do zapytania ofertowego, stanowiącym element oferty Wykonawcy. 8. W przypadku zabrania zwłok przez inny niż Wykonawca zakład pogrzebowy, Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia kosztów z tytułu przechowania zwłok, do czasu złożenia zlecenia dla Wykonawcy. Wykonawca, po otrzymaniu zlecenia przez Zamawiającego, zobowiązany jest do niezwłocznego odbioru zwłok i przewiezienia ich do swojej przechowalni. 9. W przypadku o którym mowa w ust. 1, Zamawiający zobowiązany jest dokonać zapłaty na podstawie faktury wystawionej na Urząd m.st. Warszawy, Pl. Bankowy 3/5, Warszawa (NIP: ), doręczonej przez Wykonawcę do płatnika Centrum 12

13 Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego ul. Konwiktorska 3/ Warszawa. 10. W przypadku, gdy zwłoki znajdować się będą w Zakładzie Medycyny Sądowej, Wykonawca, w celu przygotowania do pogrzebu, zobowiązany jest odebrać zwłoki na 1 dzień przed pogrzebem. Wykonawca obciąży Zamawiającego za usługę dodatkową, zgodnie z załącznikiem nr 1A/1B do zapytania ofertowego, stanowiącym element oferty Wykonawcy. 11. W przypadku, gdy Zamawiający zleci usługę z dokonaniem dochowania do wskazanego grobu na cmentarzu innym niż Cmentarz Komunalny Północny lub Południowy w Warszawie: 1) czynność pochowania zwłok, po uzgodnieniu z Zamawiającym, realizowana będzie przez podmiot uprawniony do pochowania zwłok na danym cmentarzu; 2) Wykonawca na podstawie faktury wystawionej na Urząd m.st. Warszawy, Pl. Bankowy 3/5, Warszawa (NIP: ) doręczonej przez Wykonawcę do płatnika Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego ul. Konwiktorska 3/ Warszawa, dokona zapłaty na rzecz podmiotu wykonującego pochowanie; 3) rozliczenie o którym mowa w pkt 2, nastąpi na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę na Urząd m.st. Warszawy, Pl. Bankowy 3/5, Warszawa, NIP: doręczonej do płatnika: Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego ul. Konwiktorska 3/ Warszawa, przy czym koszt pogrzebu nie powinien przekroczyć kosztu pogrzebu realizowanego na Cmentarzu Komunalnym Północnym lub Południowym Zamawiający ma prawo w każdym czasie trwania umowy do bieżącej kontroli jakości świadczonych usług oraz ich zgodności z umową. Kontroli mogą dokonywać wyłącznie pracownicy upoważnieni przez Zamawiającego. 2. W przypadku zastrzeżeń Zamawiającego w trakcie realizacji świadczonej usługi, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie zastosować się do zaleceń Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot zamówienia, zgodnie z warunkami zapytania ofertowego i złożoną ofertą oraz zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Łączna maksymalna wartość przedmiotu zamówienia, przy uwzględnieniu maksymalnej ilości pochówków, o której mowa w 1 ust. 2, przez cały okres obowiązywania umowy, zgodnie z ofertą Wykonawcy wynosi,: - netto -... zł (słownie:. złotych); - brutto -... zł (słownie:. złotych). Cena ta zawiera należyty podatek od towarów i usług (VAT). 2. Maksymalna cena jednostkowa jednego pochówku, przy uwzględnieniu wszystkich zleconych usług przy jednym pochówku, bez uwzględnienia usług dodatkowych wynosi: - netto - zł (słownie:... złotych); - brutto - zł (słownie: złotych). Cena ta zawiera należny podatek od towaru i usług (VAT). 3. W przypadku zaistnienia konieczności poniesienia kosztów za usługi dodatkowe, o których mowa w załączniku nr 1B, wydatki w tym zakresie każdorazowo pomniejszać będą kwotę netto i brutto, o której mowa w ust Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za faktyczną ilość zleconych i wykonanych pochówków oraz wyłącznie za zlecone i wykonane w ramach konkretnego pochówku usługi, zgodnie z ceną jednostkową danej usługi, określoną w załączniku nr 1A/1B do zapytania ofertowego i oferty Wykonawcy. 5. Wykonawca wystawi fakturę po każdym wykonanym pochówku, przez który rozumie się wykonanie wszystkich zleconych przez Zamawiającego usług. 6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2, płatne będzie przelewem na konto Wykonawcy, w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. 7. Faktury powinny być wystawiane na Urząd m.st. Warszawa, Pl. Bankowy 3/5, Warszawa, NIP: oraz doręczane na adres ich płatnika: Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego, Warszawa, ul. Konwiktorska 3/5. 13

14 8. Ostania z faktur musi być doręczona Zamawiającemu nie później niż w dniu 30 grudnia 2016r. 9. Za termin zapłaty Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego Wykonawca oświadcza, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej prowadzonej przez siebie działalności w zakresie przedmiotu zamówienia, z sumą gwarancyjną nie niższą niż zł, na dowód czego okazuje oryginał polisy OC oraz składa kserokopię polisy, która stanowi załącznik nr. do niniejszej umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest przez cały okres trwania niniejszej umowy utrzymywać sumę gwarancyjną oraz wartość ubezpieczenia nie niższą niż w dniu zawarcia niniejszej umowy. Zamawiający w każdym czasie trwania umowy ma prawo zażądać od Wykonawcy przedstawienia oryginału aktualnej polisy. 3. Wykonawca nie może powierzyć realizacji przedmiotu zamówienia osobom trzecim, bez zgody Zamawiającego. 4. Wykonawca odpowiada za należyte wykonywanie umowy oraz przestrzeganie realizacji jej postanowień. 5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania własne oraz osób którym powierzył wykonanie umowy lub za pomocą których wykonuje przedmiot zamówienia. 1. Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną: 1) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% łącznej wartości brutto umowy określonej w 5 ust. 1; 2) w przypadku niewykonania przez Wykonawcę zleconej usługi, zgodnie z postanowieniami umowy w wysokości 5% łącznej wartości brutto umowy, określonej w 5 ust. 1; 3) w przypadku nie zastosowania się do zaleceń wskazanych w 4 ust. 2 w wysokości 20% wartości realizowanego pochówku; 4) za każdy przypadek naruszenia przez Wykonawcę zapisów dotyczący ochrony danych osobowych, o których mowa w 11 ust. 1-9 w wysokości 5 % łącznej wartości brutto umowy, określonej w 5 ust W przypadku naliczenia Wykonawcy kary umownej, Zamawiający ma prawo do jej potrącania z bieżącej faktury składanej przez Wykonawcę za wykonanie usługi. 3. W przypadku, gdy szkody Wykonawcy przekroczą wysokość naliczonych kar umownych, niezależnie od kar umownych Zamawiający może dochodzić odszkodowania dodatkowego na zasadach ogólnych. 7 Osobami upoważnionymi do kontaktów w sprawach dotyczących umowy, są: - w imieniu Zamawiającego:,telefon., faks, , - w imieniu Wykonawcy:.,telefon.,faks, , Zamawiający może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym w przypadku: 1) nieprzestrzegania lub niewywiązywania się przez Wykonawcę z zobowiązań umownych, o których mowa w 3; 2) zaprzestania działalności przez Wykonawcę, postawienia go w stan likwidacji, ogłoszenia upadłości lub wszczęcia postępowania naprawczego, a także wystąpienia innych okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy; 3) gdy Wykonawca lub osoby za pomocą których wykonuje niniejszą umowę naruszą postanowienia 2 niniejszej umowy; 14

15 4) przypadku utraty przez Wykonawcę zdolności do wykonania przedmiotu umowy; 5) rażącego naruszenia przez Wykonawcę innych postanowień umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy bez podania przyczyn, z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca. 3. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z umowy w całości lub części Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, z zastrzeżeniem postanowień ust Zamawiający przewiduje zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty w przypadku: 1) zmniejszenia szacowanej liczby pochówków; 2) wystąpienia konieczności ograniczenia zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia. W takim przypadku termin realizacji przedmiotu zamówienia, o którym mowa w 12 umowy, również może ulec zmianie. 3. Dokonanie zmian, o których mowa w ust. 1 jest możliwe wyłącznie w trybie aneksu do umowy Zawarcie umowy wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, których administratorem danych jest Dyrektor CPS. 2. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r., poz. 1182, z późn. zm.). 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzaniu danych osobowych spełniają wymogi rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2001 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, (jeżeli dane osobowe przetwarzane będą w systemach informatycznych Wykonawcy). 5. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu realizacji umowy. 6. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia o stwierdzeniu próby lub faktu naruszeniu poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić administratorowi przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w przypadku stwierdzenia łamania przez Zleceniobiorcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 9. Wykonawca zobowiązuje się podjąć niezbędne, konieczne i adekwatne środki zabezpieczające przetwarzanie danych osobowych, a w szczególności zobowiązuje się do: 1) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym do zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów Ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; 2) dopuszczenia do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających wydane przez Wykonawcę imienne i pisemne upoważnienie; 3) zapewnienia kontroli osobowej i technicznej nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych; 4) dochowania szczególnej staranności, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały je w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach 15

16 naruszenia poufności danych oraz odebranie od nich pisemnych oświadczeń o obowiązku zachowania w tajemnicy tych danych, przed powierzeniem danych osobowych; 5) prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 10. Dane osobowe Wykonawcy są objęte ochroną prawną na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz.1182, z późn. zm.). Wykonawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach niezbędnych do realizacji niniejszej umowy. 11. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności przedmiot zamówienia i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r., poz. 782, późn. zm.), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy, z zastrzeżeniem ust Wykonawca wyraża zgodę na udostępnianie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 11, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko Przedmiot zamówienia realizowany będzie w okresie od r. do r. 2. Umowa wygasa wskutek wyczerpania kwoty brutto przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia, o której mowa w 5 ust. 1 lub upływu okresu na jaki została zawarta, zależnie które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej Wszelkie zmiany umowy muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych w umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 3. Sprawy sporne, które mogą wyniknąć w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, Strony będą załatwiać na drodze polubownej. 4. W przypadku braku porozumienia, spory rozpatrywać będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 16

17 załącznik nr 4 do zapytania ofertowego Opis przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych w zakresie pochówku na rzecz osób zmarłych, którym Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. A. Tymowskiego zobowiązany jest zapewnić sprawienie pogrzebu stosownie do postanowień art. 17 ust. 1 pkt. 15 i art. 44 ustawy z dnia r. o pomocy społecznej (Dz. U. nr 175 z 2009r. poz z późn. zm.) oraz uchwały LX/1840/2009 Rady m. st. Warszawy z r. dotyczącej zasad sprawiania pogrzebów oraz zwrotu kosztów pogrzebów realizowanych przez m. st. Warszawę. 2. Sprawienie pogrzebu winno odbyć się z poszanowaniem godności osób zmarłych i ich rodzin, zgodnie z przyjętymi w tym zakresie normami, zwyczajami i zgodnie z przepisami ustawy z r, o cmentarzu i chowaniu zmarłych (Dz. U. nr 118 z 2011r. poz. 687 ze zm.) oraz przepisami wykonawczymi. 3. Zakres czynności składających się na wykonanie usługi pogrzebowej czyli przygotowanie pogrzebu, pochowanie zwłok osoby zmarłej w grobie ziemnym/pochowanie urny, zwanym dalej pogrzebem standardowym obejmować będzie: 1) przewóz zwłok osoby zmarłej samochodem Wykonawcy z miejsca zgonu do miejsca przechowywania i na cmentarz lub z miejsca zgonu i przechowywania (szpital) na cmentarz lub z miejsca przechowywania (Zakład Medycyny Sądowej) na cmentarz. W przypadku, gdy zwłoki osoby zmarłej nie są przechowywane w chłodni bezpłatnej, Wykonawca zobowiązany jest zabrać zwłoki do chłodni w ciągu 3 godzin od czasu zgłoszenia z miejsca wskazanego przez Zamawiającego. Przewóz musi odbywać się w warunkach zapewniających odpowiednie sanitarne i techniczne bezpieczeństwo przewozu, zgodnie z obowiązującymi przepisami; 2) przechowywanie zwłok do czasu pogrzebu w miejscu do tego przeznaczonym; 3) dokonanie pochówku w ciągu 5 dni roboczych następujących od dnia zgłoszenia. W przypadku nieprzewidzianych okoliczności, niezależnych od Wykonawcy, w wyniku których nie będzie możliwe dotrzymanie wskazanego terminu, Zamawiający dopuszcza możliwość jego przedłużenia; 4) załatwienie w urzędach i na cmentarzu wszystkich formalności związanych z pogrzebem; 5) przygotowanie zwłok osoby zmarłej do pochówku: a) umycie i ubranie w odzież dostarczona przez rodzinę lub inne osoby, a w przypadku braku odzieży, zawinięcie w całun z grubego płótna. W szczególnych przypadkach, takich jak chowanie osób zmarłych na choroby zakaźnej, szczątków ludzkich itp. zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi, b) złożenie zwłok w trumnie drewnianej o wielkości odpowiadającej posturze osoby zmarłej, z podstawowym wyposażeniem tj. poduszką i obiciem materiałem wewnątrz trumny, c) kremacja. 6) czynności na cmentarzu: a) transport trumny ze zwłokami od bramy cmentarza do grobu, b) wykopanie grobu ziemnego na pierwszą głębokość, c) złożenie trumny do grobu, d) usypanie mogiły, e) zapewnienie posługi świeckiej lub zgodnie z wyznaniem zmarłego, f) zapewnienie i ustawienie na mogile krzyża wraz z tabliczką nagrobną lub innego akcentu nagrobnego, zgodnie z wyznaniem zmarłego. 17

18 4. Wykonanie czynności w pełnym zakresie nie będzie miało miejsca we wszystkich przypadkach. Zamawiający każdorazowo przekaże Wykonawcy niezbędne informacje do dokonania pochówku z zastosowaniem następujących procedur: 1) informacja o zleceniu wykonania pogrzebu przekazywana będzie faxem, em lub telefonicznie, a następnie potwierdzona pisemnie w dniach i godzinach pracy Zamawiającego, 2) w zleceniu Zamawiający poda dane dotyczące osoby zmarłej oraz wskaże, które czynności składające się na wykonanie pogrzebu, wymienione w pkt. 3 wchodzą w zakres wykonania konkretnego pogrzebu, wskaże również miejsce odbioru zwłok osoby zmarłej i miejsce przechowywania zwłok do czasu pogrzebu tj. chłodnia będąca w dyspozycji Wykonawcy, 3) osoba wyznaczona przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym najpóźniej w dniu następnym po dokonaniu zgłoszenia wykonania pogrzebu, zgłosi się do właściwego pracownika Zamawiającego po odbiór pisemnego zlecenia dokonania pochówku oraz pozostałych dokumentów niezbędnych do dokonania pochówku, 4) Wykonawca zobowiąże się do załatwienia wszystkich formalności w urzędach i na cmentarzu związanych z pogrzebem, na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego Wykonawcy przez Zamawiającego, 5) Wykonawca niezwłocznie po dokonaniu powyższych ustaleń, zobowiązany będzie do powiadamiania Zamawiającego o terminie, godzinie i dokładnym miejscu pogrzebu. 5. Miejscem pochówku osób zmarłych będzie: 1) Cmentarz Komunalny Południowy w Antoninowie gmina Piaseczno, 2) Cmentarz Komunalny Północny w Warszawie ul. Wójcickiego 14, jeżeli będzie to uzasadnione interesem rodziny osoby zmarłej. W przypadkach osób posiadających uprawnienia do istniejącego grobu, katakumb, miejscem pochówku będzie inny cmentarz na terenie m. st. Warszawy. Dopuszcza się pochówki na cmentarzach nie będących pod zarządem Zarządu Cmentarzy Komunalnych. Zamawiający każdorazowo będzie wskazywał cmentarz na którym ma być dokonany pochówek. 6. Przedmiot zamówienia nie obejmuje pogrzebów niestandardowych, które wymagałyby wykonania innych czynności niż czynności opisane w pkt Zamawiający zawarł Porozumienie z Zarządem Cmentarzy Komunalnych na dokonywanie pochówku na cmentarzach pozostających pod zarządem ZCK. Porozumienie obejmuje niżej wymienione usługi cmentarne: 1) udostępnienie miejsca grzebalnego na pochowanie zwłok, 2) czynności kancelaryjno-terenowe oraz korzystanie z mienia komunalnego związane z przygotowaniem i sprawdzeniem prawidłowości wykonania przez Wykonawcę grobu, 3) czynności kancelaryjno-terenowe oraz korzystanie z mienia komunalnego związane z organizacją i wykonaniem pogrzebu. 8. Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo kontroli jakości wykonywanych usług w każdym czasie obowiązywania umowy. 9. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu lub osobom trzecim przez pracowników Wykonawcy lub inne podmioty, którymi Wykonawca będzie się posługiwał przy realizacji przedmiotu zamówienia, w przypadku niedołożenia przez te podmioty należytej staranności przy wykonywaniu umowy. 18

19 załącznik nr 5 do zapytania ofertowego WYKAZ wykonanych/wykonywanych usług potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu Składając ofertę w imieniu własnym oświadczamy, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, potwierdzając spełnienie warunku udziału w postępowaniu, wykonaliśmy/-jemy usługi w zakresie stanowiącym przedmiot zamówienia: Nazwa i adres Zamawiającego Przedmiot zamówienia Wielkość zamówienia Okres wykonania/wykonywania (należy podać daty) początek zakończenie data... podpis/-y WYKONAWCY lub osoby/-ów upoważnionej/-ych 19

20 załącznik nr 6 do zapytania ofertowego Wykaz części zamówienia, które Wykonawca zamierza powierzyć Podwykonawcom Ja, niżej podpisany.. reprezentując Wykonawcę: (pełna nazwa Wykonawcy/Wykonawców) OŚWIADCZAM że zamówienie objęte postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, zostanie zrealizowane przez Podwykonawców w zakresie: Lp. Nazwa części zamówienia udzielona Podwykonawcy Nazwa Podwykonawcy data.. podpis/-y WYKONAWCY lub osoby/-ów upoważnionej/-ych 20

21 załącznik nr 7 do zapytania ofertowego ZOBOWIĄZANIE DO UDOSTĘPNIENIA ZASOBÓW. (nazwa i adres podmiotu) Dotyczy postępowania na: świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy. Oświadczamy, iż zobowiązujemy się do oddania Wykonawcy, tj. z siedzibą w do dyspozycji niezbędnych zasobów w zakresie wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego *, osób zdolnych do wykonania zamówienia *, zdolności finansowej **, na okres.. do korzystania z nich przy wykonywaniu przedmiotowego zamówienia. data 2015r. Podpis składającego oświadczenie (osoba/-y uprawnione)* *niepotrzebne skreślić *w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podpisuje Pełnomocnik 21

22 załącznik nr 8 do zapytania ofertowego.. pieczęć Wykonawcy Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Centrum Pomocy Społecznej Dzielnicy Śródmieście im. prof. Andrzeja Tymowskiego w zakresie pochówku osób zmarłych na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy Oświadczenie dotyczące potencjału technicznego w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert, ja/-my niżej podpisany/-i:, na potwierdzenie spełnienia warunków dotyczących potencjału technicznego, przekazuję następujące dane: Adres lokalu Numer telefonu stacjonarnego Numer telefonu komórkowego Numer fax dnia podpis/-y i pieczątka upełnomocnionego/-ych przedstawiciel/-i Wykonawcy 22