PYTANIA I ODPOWIEDZI

Transkrypt

1 KOMISJA EUROPEJSKA DG DS. KOMUNIKACJI SPOŁECZNEJ Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Polsce WYBÓR PARTNERÓW DO PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI JAKO PUNKTY INFORMACJI EUROPEJSKIEJ EUROPE DIRECT W POLSCE ( ) ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA WNIOSKÓW COMM/WAW/ED/ PYTANIA I ODPOWIEDZI Odpowiedzi z r. 1. W punkcie "8.2. zdolność operacyjna" zostały przedstawione wymagane kompetencje i doświadczenie. Czy w przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymogów (np. organizacja działa krócej niż 2 lata) projekt złożony przez takiego wnioskodawcę będzie odrzucony na tym etapie oceny? Taki projekt zostanie odrzucony, ponieważ nie zostaną spełnione przez wnioskodawcę wszystkie wymagane kryteria kwalifikacji opisane w punkcie "8.2. zdolność operacyjna". 2. Proszę o wyjaśnienie intencji zapisu "Roczna dotacja ma formę kwoty ryczałtowej (zob. sekcja ), Wynoszącej od minimum EUR rocznie do maksimum EUR rocznie na punkt. Kwoty ryczałtowe są obliczane w taki sposób, aby pokryć średnio 50 % kosztów związanych z działalnością komunikacyjną punktu." Czyli nie stoi na przeszkodzie, aby wkład instytucji starającej się o grant wyniósł np. 15% skoro instytucja ma pewność, popartą doświadczeniem, iż taki wkład zapewni jej właściwe działanie i realizację priorytetów komunikacyjnych? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wkład instytucji starającej się o grant wyniósł np. 15% skoro instytucja ma pewność, popartą doświadczeniem, iż taki wkład zapewni jej właściwe działanie i realizację priorytetów komunikacyjnych. strona 1 z 13

2 Minimalny poziom współfinansowania działalności PIEED nie został określony. Należy jednak pamiętać, że kwoty ryczałtowe zostały obliczone w taki sposób, aby pokryć średnio 50% kosztów rocznego planu komunikacji. 3. Czy możliwe jest nawiązanie partnerstwa z innymi podmiotami? Np. podpisanie porozumienia, w którym dokonany zostanie klarowny podział zadań do realizacji 3 letniej umowy? Tak, jest możliwe nawiązywanie partnerstw z innymi podmiotami w ramach wniosku pod warunkiem jednak, że organizacja wiodącą (właściwy Wnioskodawca Partner) ponosi całkowitą odpowiedzialność finansową i administracyjną. Podmiotem, z którym prowadzone są wszelkie ustalenia podczas trwania projektu jest podmiot, który podpisał umowę ramową o partnerstwie z Komisją Europejską na prowadzenie PIEED. Zarówno umowa ramowa o partnerstwie, jak i potem roczne umowy szczegółowe podpisywane są z jednym i tym samym podmiotem. 4. Czy możliwym jest zapewnienie wkładu własnego rzeczowego? Np. praca wolontariuszy przy realizacji projektu (kierownika projektu)? Jedynie wkład finansowy jest kwalifikowalnym współfinansowaniem ze strony wnioskodawcy. 5. Czy porozumienie z instytucją trzecią w zakresie zapewnienia wkładu własnego finansowego na potrzeby realizacji projektu, będzie wystarczającym dokumentem na etapie oceny projektu? Wkład własny finansowy w ramach porozumienia z instytucją trzecią należy wpisać w zakładce "Wydatki" załącznika A w kolumnie E "Współfinansowane przez wnioskodawcę". Natomiast w zakładce "Przychody" załącznika A należy już wyszczególnić konkretne kwoty oraz poszczególne źródła, z których one pochodzą. Do wniosku można dołączyć podpisane porozumienie, co będzie potwierdzeniem zapewnienia wkładu własnego. 6. Regulamin konkursu, w punkcie brzmi: "Publikacje powinny obejmować materiały drukowane lub materiały edukacyjne przygotowane przez punkt albo wydrukowane ze strony Urzędu Publikacji Europejskiej EU Bookshop." Czy to oznacza, że jeżeli opracujemy materiały edukacyjne, to mogą one pozostać w formie cyfrowej? Czy może w tym module istnieje konieczność wydruku opracowanych strona 2 z 13

3 materiałów? Materiały opracowane w ramach elementu rocznego planu komunikacji "Publikacje" muszą zostać wydrukowane. Dla materiałów w formie cyfrowej został przewidziany element rocznego planu komunikacji "Materiały audiowizualne i inne materiały w formie elektronicznej" opisany w sekcji zaproszenia do składania wniosków. 7. Załącznik 1 Formularz Wniosku str. 9 Opis trzyletniej strategii i planu komunikacji Proszę podać w tym miejscu opis strategii (orientacyjna długość: 2/3 strony). - czy chodzi o (słownie) dwie-trzy strony czy też dwie trzecie strony? Orientacyjna długość opisu to dwie trzecie strony. 8. Jak wygląda kwestia określania wskaźników (np. długość trwania, liczba uczestników/stron) względem organizacji wydarzeń/udziału w nich/wydania publikacji czy są podane jakieś wartości minimalne (tak jak w poprzedniej edycji) czy instytucja określa je sama na etapie wniosku? Nie ma minimalnych wartości wskaźników. Wnioskodawca sam określa je na etapie składania wniosku. 9. W przypadku organizacji kilku wydarzeń można przesuwać otrzymane środki? Np. 3 wydarzenia z łącznym dofinansowaniem 3*1500 euro. Czy możemy na jedno z nich przeznaczyć 3500 euro, na drugie 1000, a trzecie zorganizować bezkosztowo? W opisanym przypadku nie ma możliwości przesuwania kwot pomiędzy elementami wybranymi w ramach tej samej kategorii ("wydarzenia"). Jeżeli szacowany koszt wydarzenia jest większy niż kwota ryczałtowa przypisana do danego elementu to różnicę kosztów należy pokryć ze środków własnych wnioskodawcy (współfinansowanie). Natomiast, jeżeli wydarzenie jest bezkosztowe lub jego szacowany koszt jest mniejszy niż kwota ryczałtowa przypisana do danego elementu to można zawrzeć we wniosku w ramach jednego elementu (w ramach jednej kwoty ryczałtowej) więcej niż jedno wydarzenie. strona 3 z 13

4 10. Jak interpretować zapis z pkt 9.2 Pierwszeństwo zostanie przyznane Punktom Informacji Europejskiej Europe Direct, których zasięg zaproponowanych głównych działań komunikacyjnych obejmuje obszary (miasta), w których nie istnieją placówki Przedstawicielstw Komisji Europejskiej i Biur Informacyjnych Parlamentu Europejskiego czy mamy rozumieć, że w przypadku, gdy złożonych zostanie 25 wniosków, które zdobędą wymaganą punktację i swoim zasięgiem będą obejmować różne obszary, to wniosek instytucji, której działalność będzie skupiać się na Warszawie lub Wrocławiu zostanie automatycznie wyprzedzony, niezależnie od otrzymanej oceny? Tak, może się tak zdarzyć, zgodnie z zapisami sekcji 9.2 Równowaga geograficzna zaproszenia do składania wniosków, w pierwszej kolejności wnioski zostaną uszeregowane według liczby zdobytych punktów. Następnie, aby zapewnić dobry rozkład geograficzny Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct, wnioski mające ten sam zasięg geograficzny będą ze sobą porównane pod kątem liczby zdobytych punktów, a za kwalifikujące się do przyznania dotacji uznane zostaną jedynie lepsze lub najlepsze wnioski. Dodatkowo pierwszeństwo zostanie przyznane Punktom Informacji Europejskiej Europe Direct, których zasięg zaproponowanych głównych działań komunikacyjnych obejmuje obszary (miasta), w których nie istnieją placówki Przedstawicielstw Komisji Europejskiej i Biur Informacyjnych Parlamentu Europejskiego. 11. Jak interpretować zagadnienie umów realizacyjnych/podwykonawstw (pkt 11.6) - Czy jest możliwe np. wyłonienie w przetargu firmy, która merytorycznie poprowadzi np. szkolenie z zakresu funduszy europejskich? Czy organizacja tego typu warsztatów będzie traktowana, jako podstawowe zadanie (efektem czego nie będzie można korzystać z usług firm trzecich)? Tak, jest możliwość wyłonienia w przetargu firmy, która merytorycznie poprowadzi szkolenia. Tego rodzaju działania (prowadzenie warsztatów nie jest podstawowym zadaniem). Przez podstawowe zadania należy rozumieć główne działania komunikacyjne opisane w sekcji zaproszenia do składania wniosków. Odpowiedzi z r. 12. Jak rozwiązana jest kwestia wysokości dotacji i planowanych działań? W przypadku, gdy przygotowany przez nas plan zakłada euro dotacji, a w momencie jej przyznania okaże się, że wyniesie ona euro, to czy będziemy mogli zrezygnować z części zaplanowanych działań? Kto będzie wtedy decydował, które z nich zostaną usunięte z planu? Czy może powstałą różnicę należy pokryć ze środków własnych instytucji? W przypadku, jeśli Państwa wniosek będzie zakładał dotację w wysokości euro i zostanie on wybrany to też taka dotacja zostanie Państwu przyznana na pierwszy rok działań. strona 4 z 13

5 13. Czy kierownik punktu powinien posiadać co najmniej 2 lata doświadczenia we wszystkich wymienionych w zaproszeniu umiejętności komunikacji (punkt 8.2)? W przypadku, jeśli wnioskodawca zdecyduje się na mianowanie kierownika/kierowniczki PIEED, który(-a) nie posiada wszystkich wymienionych umiejętności komunikacji (sekcja 8.2 ZDOLNOŚC OPERACYJNA zaproszenia do składania wniosków) należy wskazać dodatkową(-e) osobę(-y), która(-e) uzupełnią odpowiednio brakujące wymienione umiejętności komunikacji kierownika/kierowniczki PIEED. W przeciwnym wypadku, kierownika/kierowniczki PIEED powinien(-a) posiadać 2 lata doświadczenia we wszystkich wymienionych umiejętnościach komunikacyjnych. 14. Punkt Wydarzenia Organizacja wydarzenia(-ń) (obowiązkowo) obejmuje organizację jednego wydarzenia lub serii wydarzeń. W rocznym planie komunikacji należy podać przynajmniej następujące informacje: 1. ( ); 2. ( ); 3. rodzaj, przekaz i treść wydarzenia, w tym jego plan, datę i lokalizację; 4. ( ). Proszę o odpowiedź na ile szczegółowo powinna być wskazana data (czy podany ma być dokładny dzień, czy też może zostać wskazany miesiąc lub kwartał lub półrocze) oraz lokalizacja (w przypadku PIE ED obejmującego kilka powiatów czy powinna zostać wskazana konkretna miejscowość, czy wystarczy wskazanie powiatu, czy też wystarczy informacja: na terenie działania PIE ED). W formularzu wniosku w dokładnym opisie poszczególnych wydarzeń należy jak najdokładniej określić datę lub przedział czasowy (dzień, o ile to możliwe na etapie składania wniosku, jeśli nie, to przynajmniej która połowa danego miesiąca) i lokalizację wydarzenia (miejscowość). 15. Czy wskazana kwota ryczałtowa dotycząca dofinansowania wydarzeń (organizacji wydarzeń oraz udziału w wydarzeniach), które można wybrać więcej niż raz dotyczy dofinansowania jednego wydarzenia; tzn. czy w przypadku np. wyboru organizacji 2,3 itd. wydarzeń wskazaną kwotę ryczałtu tj euro mnożymy przez 2,3 itd.? Pojedynczy element ("wydarzenia"), który można wybrać więcej niż raz, obejmuje organizację jednego wydarzenia lub serii wydarzeń. W opisanej sytuacji możliwe jest zarówno wybranie dofinansowania dla pojedynczego elementu i opisania odpowiednio we wniosku 2,3 itd. wydarzeń w ramach tego elementu LUB wybranie dofinansowania dla wielokrotności elementu (mnożenie kwoty ryczałtowej) i opisania odpowiednio we wniosku 2,3 itd. wydarzeń, jako osobne elementy. strona 5 z 13

6 16. Czy istnieją minimalne wymogi dotyczące liczby godzin otwarcia punktu stacjonarnego oraz liczby etatów w przypadku wyboru opcji punkt stacjonarny? Nie. 17. Czy odpowiadając na zaproszenie do składania wniosku należy przesłać jedynie formularz wniosku wraz z załącznikami A i B? Należy jednocześnie pamiętać, że wniosek musi zawierać wszystkie dokumenty potwierdzające zgodnie z listą kontrolną dla wnioskodawców, załączoną do formularza wniosku (załącznik 1). 18. Czy istnieje możliwość dołączenia dodatkowych załączników, np. listów rekomendacyjnych? Tak, istnieje możliwość dołączenia dodatkowych załączników. 19. Czy istnieje możliwość negocjacji zapisów umowy? Nie. Umowy załączone do dokumentów konkursowych są standardowymi umowami grantowymi stosowanymi przez Komisję Europejską i ich zapisy nie podlegają negocjacji. 20. Czy współfinansowanie musi dotyczyć każdej pozycji w budżecie? Nie, współfinansowanie odnosi się do budżetu, jako całości. 21. Czy współfinansowanie musi odpowiadać kwocie dotacji w poszczególnych elementach? Nie, współfinansowanie odnosi się do budżetu, jako całości. strona 6 z 13

7 22. Czy zadeklarowany poziom współfinansowania w roku 2018 będzie obowiązywał przez kolejne lata? Nie. Zarówno poziom współfinansowania, jak i wysokość dotacji mogą zmieniać się wraz z przedkładanym budżetem i rocznym planem komunikacji na kolejny rok pracy Punktu Informacji Europejskiej Europe Direct, co ma odzwierciedlenie w corocznie podpisywanych umowach szczegółowych. 23. Czy działalność punktu ED musi rozpocząć się 1 stycznia 2018 r., czy też przewidują Państwo możliwość przesunięcia tego terminu na jakiś późniejszy, jeżeli będzie to uzasadnione np. przedłużeniem się procedury oceny wniosków? Działalność Sieci Europe Direct musi rozpocząć się 1 stycznia 2018 r. 24. Czy wysokość współfinansowania przez wnioskodawcę może ulegać zmianom w trakcie realizacji projektu (zwiększenie wkładu własnego)? 25. Czy w formularzu budżetu (załącznik A) należy wypełnić obie zakładki? Tak, należy wypełnić obie zakładki wydatki i przychody. W przeciwnym wypadku dokument będzie uznany, jako niekompletny. Odpowiedzi z r. 26. CORRIGENDUM z Prosimy o zwracanie uwagi na wprowadzane zmiany w dokumentacji konkursowej. Wszelkie zmiany będą dokładnie opisywane w dokumencie CORRIGENDUM, który znajduje się na stronie w części DOKUMENTY KONKURSOWE DO POBRANIA. strona 7 z 13

8 Odpowiedzi z r. 27. Czy 3 kopie wniosku o dofinansowanie złożone wraz z oryginałem muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem (np. za pomocą pieczątki,,za zgodność z oryginałem z parafką osoby upoważnionej i datą)? Osoba upoważniona podpisuje jeden komplet dokumentów, z których należy zrobić 3 kopie papierowe. Dodatkowo należy wykonać skan podpisanego oryginału wniosku wraz z załącznikami i zapisać w wersji elektronicznej na nosniku USB lub płycie CD/DVD. Osoba upoważniona musi podpisać się oraz wstawić datę w miejscach, gdzie są one wymagane (np. oświadczenie, budżet, wniosek, itd.). 28. Jak należy rozumieć,,pomocnicze materiały komunikacyjne czy w tą kategorie zalicza się ogólne gadżety promocyjne punktu? 29. Czy materiały promocyjnej związane z wydarzeniami (np. gadżety) oraz materiały poligraficzne (typu plakaty, ulotki) można wliczyć w kategorię organizacja wydarzeń? 30. Czy punkt stacjonarny musi znajdować się w siedzibie Wnioskodawcy czy też Wnioskodawca może wynająć pomieszczenie celem stworzenia punktu? Punkt informacyjny może znajdować się zarówno w siedzibie Wnioskodawcy, jak i w wynajętym pomieszczeniu. Należy jednak mieć na uwadze lokalizację punktu, która powinna tworzyć wyraźną wartość dodaną. Należy wykazać, że punkt stacjonarny będzie zlokalizowany w widocznym miejscu, z potencjałem do przyciągnięcia dużej liczby odwiedzających. 31. Jaką formę muszą mieć umowy z pracownikami punktu czy umowa o prace czy zlecenie i jaki okres ona obejmuje czy roczne czy trzyletni? Umowy z pracownikami PIEED muszą być podpisywane zgodnie z procedurami i przepisami panującymi w organizacji/ instytucji Wnioskodawcy. strona 8 z 13

9 32. Czy środki przyznane należy wykorzystać w roku, w którym zostały przyznane? Tak, koszty kwalifikowane, to koszty poniesione w czasie trwania projektu w ramach rocznej umowy szczegółowej. 33. Czy strona internetowa może funkcjonować w formie zakładki do strony internetowej jednostki czy musi zostać założona odrębnie? Musi funkcjonować odrębna strona internetowa PIEED. 34. Proszę o informację czy istnieje możliwość kontaktu telefonicznego w przypadku pytań? Wszelkie pytania dotyczące konkursu należy kierować do Przedstawicielstwa KE w Polsce wyłącznie droga elektroniczną na wskazany w zaproszeniu do składania wniosków adres . Informacje związane z konkursem nie są udzielane telefonicznie. Zapytania mogą być wysyłane tylko w terminie określonym w zaproszeniu do składania wniosków. 35. Czy szacowany budżet (mieszczący się w przedziale euro płatności ryczałtowej) dotyczy jednego roku prowadzenia działań Punktu (w tym przypadku roku 2018), czy też całościowo trzech lat jego działalności? Budżet dotyczy jednego roku. 36. Czy umowę ramową o partnerstwie można podpisać na okres krótszy, niż 3 lata? Umowa ramowa o partnerstwie podpisywana jest na okres 3 lat i nie ma odstępstw od tej reguły. 37. W jakiej walucie powinno być prowadzone konto dedykowane projektowi prowadzenie punktu Europe Direct? Nie ma określonych wymagań dotyczących waluty prowadzonego konta zależy to od wnioskodawcy. Należy jednak pamiętać, że wszystkie płatności dokonywane przez Komisję Europejską są płatnościami w euro, a ewentualne straty spowodowane przewalutowaniem nie są strona 9 z 13

10 kosztami kwalifikowalnymi projektu. 38. Czy edycja konkursu dot. Zielonej Góry i Krakowa? Tak, konkurs jest ogólnopolski. 39. Czy przy dokonywaniu zakupów w ramach projektu prowadzenia punktu Europe Direct instytucje prowadzące mają wolna rękę, czy muszą kierować się odpowiednią procedurą np. wysyłać zapytania do 3 oferentów? W przypadku, gdy realizacja działania wymaga od beneficjenta udzielania zamówień, dane zamówienie musi być przyznane oferentowi proponującemu najlepszą relację jakości do ceny lub najniższą cenę (stosownie do przypadku), unikając konfliktu interesów. Od beneficjenta oczekuje się przejrzystego udokumentowania procedury przetargowej oraz zachowania dokumentacji na wypadek audytu (sekcja 11.6 zaproszenia do składania wniosków). 40. Czy Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce zaplanowane jakieś spotkania informacyjne? Nie. 41. Czy jest ograniczenie co do ilości powielanego elementu, który można wybrać więcej niż raz? Jedynym ograniczeniem jest maksymalny poziom dotacji EUR, którego nie można przekroczyć. 42. Czy poziom deklarowanego współfinansowania wnioskodawcy stanowi kryterium przyznania dofinansowania? Nie. strona 10 z 13

11 43. Czy wnioskodawca, który prowadzi PIEED w latach , zaznacza TAK w punkcie IV. Finansowanie dodatkowe, 1. Finansowanie Unijne, 1.1. Wnioski w sprawie finansowania lub bieżące finansowanie przez Unię, a tym samym wypełnia poniższą tabelę? Odpowiedzi z r. 44. Proszę o wytłumaczenie, czym są wszelkie pozycje budżetowe (wyjaśnienie ich nazw). Wszystkie pozycje budżetowe zostały przedstawione w załączniku A do formularza wniosku (szacunkowy budżet), a ich dokładny opis znajduje się w sekcji 2.3 zaproszenia do składania wniosków. 45. Na moment składania wniosku organizacja nie ma dużych pieniędzy do wskazania, zmieni się to wraz z końcem roku (realizowane projekty w 2 połowie roku). Pieniądze te pokryją zakładany wkład własny w rozwój punktu. Czy można tak je uwzględnić? CORRIGENDUM z r. Nie. Zdolność finansowa wnioskodawców będzie oceniana w ramach kryteriów kwalifikowalności (sekcja 8.1 zaproszenia do składania wniosków) już na podstawie złożonych dokumentów wraz z wnioskiem. W związku z tym, oferent musi być zdolny finansowo (w tym posiadać środki przeznaczone na wkład własny na prowadzenie PIEED w roku 2018) w dniu złożenia wniosku w ramach niniejszego zaproszenia do składania wniosków. Należy również pamiętać, że partner wybrany do realizacji działalności komunikacyjnej, jako Punkt Informacji Europejskiej Europe Direct zobowiązany jest m.in. zapewnić sprawną realizację działalności PIEED od pierwszego miesiąca każdego roku, uwzględniając to, że 70% zaliczki (o ile Przedstawicielstwo KE podczas oceny wniosku nie zdecyduje inaczej zgodnie z zapisem sekcji 8.1 zaproszenia do składania wniosków) w ramach dotacji jest wypłacane w pierwszym kwartale danego roku, a końcowa płatność ma miejsce w następnym roku. 46. W budżecie, co jest rozumiane pod punktem - Punkt stacjonarny (w punkt stacjonarny rozumiem utrzymanie punktu (najem + media + zakup materiałów - czy tak?)? Wszystkie koszty kwalifikowalne związane z prowadzeniem punktu stacjonarnego opisanego w sekcji zaproszenia do składania wniosków należy uwzględnić w budżecie w ramach elementu "Punkt stacjonarny". Koszty kwalifikowalne zostały szerzej opisane w artykule II.19 załącznika II warunki ogólne do umowy ramowej o partnerstwie. strona 11 z 13

12 47. W budżecie, co jest rozumiane pod punktem - Główne działania komunikacyjne czy tutaj są przypisane pieniądze na kadrę projektu - koordynatora i osób realizujących zadania? Koszty pracowników PIEED można uwzględnić w budżecie w ramach elementu "Główne działania komunikacyjne", ale można też w każdym z innych elementów adekwatnie (procentowo) do obowiązków pracowników przeznaczonych do wykonywania działań w ramach danego elementu. 48. W budżecie, co jest rozumiane pod punktem - Organizacja wydarzeń - czy chodzi tylko o realizację zarówno pod względem materialnym jak i obsługi (szkoleniowcy)? W ramach elementu " Organizacja wydarzeń" opisanego w sekcji zaproszenia do składania wniosków, w budżecie należy uwzględnić wszelkie koszty kwalifikowalne związane z przygotowaniem danego wydarzenia jak i jego realizacji (w tym obsługi). Koszty kwalifikowalne zostały szerzej opisane w artykule II.19 załącznika II warunki ogólne do umowy ramowej o partnerstwie. 49. Czy podmiot np. z woj. podlaskiego może złożyć wniosek na działanie w woj. warmińsko-mazurskim? 50. Czy w ramach dotacji istnieje możliwość zakupu środków trwałych: laptopów, projektora, aparatu fotograficznego do dokumentowania i prowadzenia aktywności komunikacyjnej. Jeżeli tak, to w której części należy wpisać koszty: Punkt stacjonarny, Główne działania komunikacyjne? Środki trwałe zawierające się w ramach kosztów kwalifikowalnych można uwzględnić w budżecie w ramach elementu "Główne działania komunikacyjne", ale można też w każdym z innych elementów adekwatnie (procentowo) do jego wykorzystania w poszczególnych działaniach w ramach danego elementu. Koszty kwalifikowalne zostały szerzej opisane w artykule II.19 załącznika II warunki ogólne do umowy ramowej o partnerstwie. strona 12 z 13

13 51. Czy oprócz produkcji gadżetów, materiałów informacyjnych istnieje możliwość zakupu roll-up a? 52. Czy istnieje możliwość zabudżetowania specjalisty ds. rozliczeń? strona 13 z 13