PYTANIA I ODPOWIEDZI

Transkrypt

1 KOMISJA EUROPEJSKA DG DS. KOMUNIKACJI SPOŁECZNEJ Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Polsce WYBÓR PARTNERÓW DO PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI JAKO PUNKTY INFORMACJI EUROPEJSKIEJ EUROPE DIRECT W POLSCE ( ) ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA WNIOSKÓW COMM/WAW/ED/ PYTANIA I ODPOWIEDZI Odpowiedzi z r. 1. W punkcie "8.2. zdolność operacyjna" zostały przedstawione wymagane kompetencje i doświadczenie. Czy w przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymogów (np. organizacja działa krócej niż 2 lata) projekt złożony przez takiego wnioskodawcę będzie odrzucony na tym etapie oceny? Taki projekt zostanie odrzucony, ponieważ nie zostaną spełnione przez wnioskodawcę wszystkie wymagane kryteria kwalifikacji opisane w punkcie "8.2. zdolność operacyjna". 2. Proszę o wyjaśnienie intencji zapisu "Roczna dotacja ma formę kwoty ryczałtowej (zob. sekcja ), Wynoszącej od minimum EUR rocznie do maksimum EUR rocznie na punkt. Kwoty ryczałtowe są obliczane w taki sposób, aby pokryć średnio 50 % kosztów związanych z działalnością komunikacyjną punktu." Czyli nie stoi na przeszkodzie, aby wkład instytucji starającej się o grant wyniósł np. 15% skoro instytucja ma pewność, popartą doświadczeniem, iż taki wkład zapewni jej właściwe działanie i realizację priorytetów komunikacyjnych? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wkład instytucji starającej się o grant wyniósł np. 15% skoro instytucja ma pewność, popartą doświadczeniem, iż taki wkład zapewni jej właściwe działanie i realizację priorytetów komunikacyjnych. strona 1 z 21

2 Minimalny poziom współfinansowania działalności PIEED nie został określony. Należy jednak pamiętać, że kwoty ryczałtowe zostały obliczone w taki sposób, aby pokryć średnio 50% kosztów rocznego planu komunikacji. 3. Czy możliwe jest nawiązanie partnerstwa z innymi podmiotami? Np. podpisanie porozumienia, w którym dokonany zostanie klarowny podział zadań do realizacji 3 letniej umowy? Tak, jest możliwe nawiązywanie partnerstw z innymi podmiotami w ramach wniosku pod warunkiem jednak, że organizacja wiodącą (właściwy Wnioskodawca Partner) ponosi całkowitą odpowiedzialność finansową i administracyjną. Podmiotem, z którym prowadzone są wszelkie ustalenia podczas trwania projektu jest podmiot, który podpisał umowę ramową o partnerstwie z Komisją Europejską na prowadzenie PIEED. Zarówno umowa ramowa o partnerstwie, jak i potem roczne umowy szczegółowe podpisywane są z jednym i tym samym podmiotem. 4. Czy możliwym jest zapewnienie wkładu własnego rzeczowego? Np. praca wolontariuszy przy realizacji projektu (kierownika projektu)? Jedynie wkład finansowy jest kwalifikowalnym współfinansowaniem ze strony wnioskodawcy. 5. Czy porozumienie z instytucją trzecią w zakresie zapewnienia wkładu własnego finansowego na potrzeby realizacji projektu, będzie wystarczającym dokumentem na etapie oceny projektu? Wkład własny finansowy w ramach porozumienia z instytucją trzecią należy wpisać w zakładce "Wydatki" załącznika A w kolumnie E "Współfinansowane przez wnioskodawcę". Natomiast w zakładce "Przychody" załącznika A należy już wyszczególnić konkretne kwoty oraz poszczególne źródła, z których one pochodzą. Do wniosku można dołączyć podpisane porozumienie, co będzie potwierdzeniem zapewnienia wkładu własnego. 6. Regulamin konkursu, w punkcie brzmi: "Publikacje powinny obejmować materiały drukowane lub materiały edukacyjne przygotowane przez punkt albo wydrukowane ze strony Urzędu Publikacji Europejskiej EU Bookshop." Czy to oznacza, że jeżeli opracujemy materiały edukacyjne, to mogą one pozostać w formie cyfrowej? Czy może w tym module istnieje konieczność wydruku opracowanych strona 2 z 21

3 materiałów? Materiały opracowane w ramach elementu rocznego planu komunikacji "Publikacje" muszą zostać wydrukowane. Dla materiałów w formie cyfrowej został przewidziany element rocznego planu komunikacji "Materiały audiowizualne i inne materiały w formie elektronicznej" opisany w sekcji zaproszenia do składania wniosków. 7. Załącznik 1 Formularz Wniosku str. 9 Opis trzyletniej strategii i planu komunikacji Proszę podać w tym miejscu opis strategii (orientacyjna długość: 2/3 strony). - czy chodzi o (słownie) dwie-trzy strony czy też dwie trzecie strony? Orientacyjna długość opisu to dwie trzecie strony. 8. Jak wygląda kwestia określania wskaźników (np. długość trwania, liczba uczestników/stron) względem organizacji wydarzeń/udziału w nich/wydania publikacji czy są podane jakieś wartości minimalne (tak jak w poprzedniej edycji) czy instytucja określa je sama na etapie wniosku? Nie ma minimalnych wartości wskaźników. Wnioskodawca sam określa je na etapie składania wniosku. 9. W przypadku organizacji kilku wydarzeń można przesuwać otrzymane środki? Np. 3 wydarzenia z łącznym dofinansowaniem 3*1500 euro. Czy możemy na jedno z nich przeznaczyć 3500 euro, na drugie 1000, a trzecie zorganizować bezkosztowo? W opisanym przypadku nie ma możliwości przesuwania kwot pomiędzy elementami wybranymi w ramach tej samej kategorii ("wydarzenia"). Jeżeli szacowany koszt wydarzenia jest większy niż kwota ryczałtowa przypisana do danego elementu to różnicę kosztów należy pokryć ze środków własnych wnioskodawcy (współfinansowanie). Natomiast, jeżeli wydarzenie jest bezkosztowe lub jego szacowany koszt jest mniejszy niż kwota ryczałtowa przypisana do danego elementu to można zawrzeć we wniosku w ramach jednego elementu (w ramach jednej kwoty ryczałtowej) więcej niż jedno wydarzenie. strona 3 z 21

4 10. Jak interpretować zapis z pkt 9.2 Pierwszeństwo zostanie przyznane Punktom Informacji Europejskiej Europe Direct, których zasięg zaproponowanych głównych działań komunikacyjnych obejmuje obszary (miasta), w których nie istnieją placówki Przedstawicielstw Komisji Europejskiej i Biur Informacyjnych Parlamentu Europejskiego czy mamy rozumieć, że w przypadku, gdy złożonych zostanie 25 wniosków, które zdobędą wymaganą punktację i swoim zasięgiem będą obejmować różne obszary, to wniosek instytucji, której działalność będzie skupiać się na Warszawie lub Wrocławiu zostanie automatycznie wyprzedzony, niezależnie od otrzymanej oceny? Tak, może się tak zdarzyć, zgodnie z zapisami sekcji 9.2 Równowaga geograficzna zaproszenia do składania wniosków, w pierwszej kolejności wnioski zostaną uszeregowane według liczby zdobytych punktów. Następnie, aby zapewnić dobry rozkład geograficzny Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct, wnioski mające ten sam zasięg geograficzny będą ze sobą porównane pod kątem liczby zdobytych punktów, a za kwalifikujące się do przyznania dotacji uznane zostaną jedynie lepsze lub najlepsze wnioski. Dodatkowo pierwszeństwo zostanie przyznane Punktom Informacji Europejskiej Europe Direct, których zasięg zaproponowanych głównych działań komunikacyjnych obejmuje obszary (miasta), w których nie istnieją placówki Przedstawicielstw Komisji Europejskiej i Biur Informacyjnych Parlamentu Europejskiego. 11. Jak interpretować zagadnienie umów realizacyjnych/podwykonawstw (pkt 11.6) - Czy jest możliwe np. wyłonienie w przetargu firmy, która merytorycznie poprowadzi np. szkolenie z zakresu funduszy europejskich? Czy organizacja tego typu warsztatów będzie traktowana, jako podstawowe zadanie (efektem czego nie będzie można korzystać z usług firm trzecich)? Tak, jest możliwość wyłonienia w przetargu firmy, która merytorycznie poprowadzi szkolenia. Tego rodzaju działania (prowadzenie warsztatów nie jest podstawowym zadaniem). Przez podstawowe zadania należy rozumieć główne działania komunikacyjne opisane w sekcji zaproszenia do składania wniosków. Odpowiedzi z r. 12. Jak rozwiązana jest kwestia wysokości dotacji i planowanych działań? W przypadku, gdy przygotowany przez nas plan zakłada euro dotacji, a w momencie jej przyznania okaże się, że wyniesie ona euro, to czy będziemy mogli zrezygnować z części zaplanowanych działań? Kto będzie wtedy decydował, które z nich zostaną usunięte z planu? Czy może powstałą różnicę należy pokryć ze środków własnych instytucji? W przypadku, jeśli Państwa wniosek będzie zakładał dotację w wysokości euro i zostanie on wybrany to też taka dotacja zostanie Państwu przyznana na pierwszy rok działań. strona 4 z 21

5 13. Czy kierownik punktu powinien posiadać co najmniej 2 lata doświadczenia we wszystkich wymienionych w zaproszeniu umiejętności komunikacji (punkt 8.2)? W przypadku, jeśli wnioskodawca zdecyduje się na mianowanie kierownika/kierowniczki PIEED, który(-a) nie posiada wszystkich wymienionych umiejętności komunikacji (sekcja 8.2 ZDOLNOŚC OPERACYJNA zaproszenia do składania wniosków) należy wskazać dodatkową(-e) osobę(-y), która(-e) uzupełnią odpowiednio brakujące wymienione umiejętności komunikacji kierownika/kierowniczki PIEED. W przeciwnym wypadku, kierownika/kierowniczki PIEED powinien(-a) posiadać 2 lata doświadczenia we wszystkich wymienionych umiejętnościach komunikacyjnych. 14. Punkt Wydarzenia Organizacja wydarzenia(-ń) (obowiązkowo) obejmuje organizację jednego wydarzenia lub serii wydarzeń. W rocznym planie komunikacji należy podać przynajmniej następujące informacje: 1. ( ); 2. ( ); 3. rodzaj, przekaz i treść wydarzenia, w tym jego plan, datę i lokalizację; 4. ( ). Proszę o odpowiedź na ile szczegółowo powinna być wskazana data (czy podany ma być dokładny dzień, czy też może zostać wskazany miesiąc lub kwartał lub półrocze) oraz lokalizacja (w przypadku PIE ED obejmującego kilka powiatów czy powinna zostać wskazana konkretna miejscowość, czy wystarczy wskazanie powiatu, czy też wystarczy informacja: na terenie działania PIE ED). W formularzu wniosku w dokładnym opisie poszczególnych wydarzeń należy jak najdokładniej określić datę lub przedział czasowy (dzień, o ile to możliwe na etapie składania wniosku, jeśli nie, to przynajmniej która połowa danego miesiąca) i lokalizację wydarzenia (miejscowość). 15. Czy wskazana kwota ryczałtowa dotycząca dofinansowania wydarzeń (organizacji wydarzeń oraz udziału w wydarzeniach), które można wybrać więcej niż raz dotyczy dofinansowania jednego wydarzenia; tzn. czy w przypadku np. wyboru organizacji 2,3 itd. wydarzeń wskazaną kwotę ryczałtu tj euro mnożymy przez 2,3 itd.? Pojedynczy element ("wydarzenia"), który można wybrać więcej niż raz, obejmuje organizację jednego wydarzenia lub serii wydarzeń. W opisanej sytuacji możliwe jest zarówno wybranie dofinansowania dla pojedynczego elementu i opisania odpowiednio we wniosku 2,3 itd. wydarzeń w ramach tego elementu LUB wybranie dofinansowania dla wielokrotności elementu (mnożenie kwoty ryczałtowej) i opisania odpowiednio we wniosku 2,3 itd. wydarzeń, jako osobne elementy. strona 5 z 21

6 16. Czy istnieją minimalne wymogi dotyczące liczby godzin otwarcia punktu stacjonarnego oraz liczby etatów w przypadku wyboru opcji punkt stacjonarny? Nie. 17. Czy odpowiadając na zaproszenie do składania wniosku należy przesłać jedynie formularz wniosku wraz z załącznikami A i B? Należy jednocześnie pamiętać, że wniosek musi zawierać wszystkie dokumenty potwierdzające zgodnie z listą kontrolną dla wnioskodawców, załączoną do formularza wniosku (załącznik 1). 18. Czy istnieje możliwość dołączenia dodatkowych załączników, np. listów rekomendacyjnych? Tak, istnieje możliwość dołączenia dodatkowych załączników. 19. Czy istnieje możliwość negocjacji zapisów umowy? Nie. Umowy załączone do dokumentów konkursowych są standardowymi umowami grantowymi stosowanymi przez Komisję Europejską i ich zapisy nie podlegają negocjacji. 20. Czy współfinansowanie musi dotyczyć każdej pozycji w budżecie? Nie, współfinansowanie odnosi się do budżetu, jako całości. 21. Czy współfinansowanie musi odpowiadać kwocie dotacji w poszczególnych elementach? Nie, współfinansowanie odnosi się do budżetu, jako całości. strona 6 z 21

7 22. Czy zadeklarowany poziom współfinansowania w roku 2018 będzie obowiązywał przez kolejne lata? Nie. Zarówno poziom współfinansowania, jak i wysokość dotacji mogą zmieniać się wraz z przedkładanym budżetem i rocznym planem komunikacji na kolejny rok pracy Punktu Informacji Europejskiej Europe Direct, co ma odzwierciedlenie w corocznie podpisywanych umowach szczegółowych. 23. Czy działalność punktu ED musi rozpocząć się 1 stycznia 2018 r., czy też przewidują Państwo możliwość przesunięcia tego terminu na jakiś późniejszy, jeżeli będzie to uzasadnione np. przedłużeniem się procedury oceny wniosków? Działalność Sieci Europe Direct musi rozpocząć się 1 stycznia 2018 r. 24. Czy wysokość współfinansowania przez wnioskodawcę może ulegać zmianom w trakcie realizacji projektu (zwiększenie wkładu własnego)? 25. Czy w formularzu budżetu (załącznik A) należy wypełnić obie zakładki? Tak, należy wypełnić obie zakładki wydatki i przychody. W przeciwnym wypadku dokument będzie uznany, jako niekompletny. Odpowiedzi z r. 26. CORRIGENDUM z Prosimy o zwracanie uwagi na wprowadzane zmiany w dokumentacji konkursowej. Wszelkie zmiany będą dokładnie opisywane w dokumencie CORRIGENDUM, który znajduje się na stronie w części DOKUMENTY KONKURSOWE DO POBRANIA. strona 7 z 21

8 Odpowiedzi z r. 27. Czy 3 kopie wniosku o dofinansowanie złożone wraz z oryginałem muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem (np. za pomocą pieczątki,,za zgodność z oryginałem z parafką osoby upoważnionej i datą)? Osoba upoważniona podpisuje jeden komplet dokumentów, z których należy zrobić 3 kopie papierowe. Dodatkowo należy wykonać skan podpisanego oryginału wniosku wraz z załącznikami i zapisać w wersji elektronicznej na nosniku USB lub płycie CD/DVD. Osoba upoważniona musi podpisać się oraz wstawić datę w miejscach, gdzie są one wymagane (np. oświadczenie, budżet, wniosek, itd.). 28. Jak należy rozumieć,,pomocnicze materiały komunikacyjne czy w tą kategorie zalicza się ogólne gadżety promocyjne punktu? 29. Czy materiały promocyjnej związane z wydarzeniami (np. gadżety) oraz materiały poligraficzne (typu plakaty, ulotki) można wliczyć w kategorię organizacja wydarzeń? 30. Czy punkt stacjonarny musi znajdować się w siedzibie Wnioskodawcy czy też Wnioskodawca może wynająć pomieszczenie celem stworzenia punktu? Punkt informacyjny może znajdować się zarówno w siedzibie Wnioskodawcy, jak i w wynajętym pomieszczeniu. Należy jednak mieć na uwadze lokalizację punktu, która powinna tworzyć wyraźną wartość dodaną. Należy wykazać, że punkt stacjonarny będzie zlokalizowany w widocznym miejscu, z potencjałem do przyciągnięcia dużej liczby odwiedzających. 31. Jaką formę muszą mieć umowy z pracownikami punktu czy umowa o prace czy zlecenie i jaki okres ona obejmuje czy roczne czy trzyletni? Umowy z pracownikami PIEED muszą być podpisywane zgodnie z procedurami i przepisami panującymi w organizacji/ instytucji Wnioskodawcy. strona 8 z 21

9 32. Czy środki przyznane należy wykorzystać w roku, w którym zostały przyznane? Tak, koszty kwalifikowane, to koszty poniesione w czasie trwania projektu w ramach rocznej umowy szczegółowej. 33. Czy strona internetowa może funkcjonować w formie zakładki do strony internetowej jednostki czy musi zostać założona odrębnie? Musi funkcjonować odrębna strona internetowa PIEED. 34. Proszę o informację czy istnieje możliwość kontaktu telefonicznego w przypadku pytań? Wszelkie pytania dotyczące konkursu należy kierować do Przedstawicielstwa KE w Polsce wyłącznie droga elektroniczną na wskazany w zaproszeniu do składania wniosków adres . Informacje związane z konkursem nie są udzielane telefonicznie. Zapytania mogą być wysyłane tylko w terminie określonym w zaproszeniu do składania wniosków. 35. Czy szacowany budżet (mieszczący się w przedziale euro płatności ryczałtowej) dotyczy jednego roku prowadzenia działań Punktu (w tym przypadku roku 2018), czy też całościowo trzech lat jego działalności? Budżet dotyczy jednego roku. 36. Czy umowę ramową o partnerstwie można podpisać na okres krótszy, niż 3 lata? Umowa ramowa o partnerstwie podpisywana jest na okres 3 lat i nie ma odstępstw od tej reguły. 37. W jakiej walucie powinno być prowadzone konto dedykowane projektowi prowadzenie punktu Europe Direct? Nie ma określonych wymagań dotyczących waluty prowadzonego konta zależy to od wnioskodawcy. Należy jednak pamiętać, że wszystkie płatności dokonywane przez Komisję Europejską są płatnościami w euro, a ewentualne straty spowodowane przewalutowaniem nie są strona 9 z 21

10 kosztami kwalifikowalnymi projektu. 38. Czy edycja konkursu dot. Zielonej Góry i Krakowa? Tak, konkurs jest ogólnopolski. 39. Czy przy dokonywaniu zakupów w ramach projektu prowadzenia punktu Europe Direct instytucje prowadzące mają wolna rękę, czy muszą kierować się odpowiednią procedurą np. wysyłać zapytania do 3 oferentów? W przypadku, gdy realizacja działania wymaga od beneficjenta udzielania zamówień, dane zamówienie musi być przyznane oferentowi proponującemu najlepszą relację jakości do ceny lub najniższą cenę (stosownie do przypadku), unikając konfliktu interesów. Od beneficjenta oczekuje się przejrzystego udokumentowania procedury przetargowej oraz zachowania dokumentacji na wypadek audytu (sekcja 11.6 zaproszenia do składania wniosków). 40. Czy Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce zaplanowane jakieś spotkania informacyjne? Nie. 41. Czy jest ograniczenie co do ilości powielanego elementu, który można wybrać więcej niż raz? Jedynym ograniczeniem jest maksymalny poziom dotacji EUR, którego nie można przekroczyć. 42. Czy poziom deklarowanego współfinansowania wnioskodawcy stanowi kryterium przyznania dofinansowania? Nie. strona 10 z 21

11 43. Czy wnioskodawca, który prowadzi PIEED w latach , zaznacza TAK w punkcie IV. Finansowanie dodatkowe, 1. Finansowanie Unijne, 1.1. Wnioski w sprawie finansowania lub bieżące finansowanie przez Unię, a tym samym wypełnia poniższą tabelę? Odpowiedzi z r. 44. Proszę o wytłumaczenie, czym są wszelkie pozycje budżetowe (wyjaśnienie ich nazw). Wszystkie pozycje budżetowe zostały przedstawione w załączniku A do formularza wniosku (szacunkowy budżet), a ich dokładny opis znajduje się w sekcji 2.3 zaproszenia do składania wniosków. 45. Na moment składania wniosku organizacja nie ma dużych pieniędzy do wskazania, zmieni się to wraz z końcem roku (realizowane projekty w 2 połowie roku). Pieniądze te pokryją zakładany wkład własny w rozwój punktu. Czy można tak je uwzględnić? CORRIGENDUM z r. Nie. Zdolność finansowa wnioskodawców będzie oceniana w ramach kryteriów kwalifikowalności (sekcja 8.1 zaproszenia do składania wniosków) już na podstawie złożonych dokumentów wraz z wnioskiem. W związku z tym, oferent musi być zdolny finansowo (w tym posiadać środki przeznaczone na wkład własny na prowadzenie PIEED w roku 2018) w dniu złożenia wniosku w ramach niniejszego zaproszenia do składania wniosków. Należy również pamiętać, że partner wybrany do realizacji działalności komunikacyjnej, jako Punkt Informacji Europejskiej Europe Direct zobowiązany jest m.in. zapewnić sprawną realizację działalności PIEED od pierwszego miesiąca każdego roku, uwzględniając to, że 70% zaliczki (o ile Przedstawicielstwo KE podczas oceny wniosku nie zdecyduje inaczej zgodnie z zapisem sekcji 8.1 zaproszenia do składania wniosków) w ramach dotacji jest wypłacane w pierwszym kwartale danego roku, a końcowa płatność ma miejsce w następnym roku. 46. W budżecie, co jest rozumiane pod punktem - Punkt stacjonarny (w punkt stacjonarny rozumiem utrzymanie punktu (najem + media + zakup materiałów - czy tak?)? Wszystkie koszty kwalifikowalne związane z prowadzeniem punktu stacjonarnego opisanego w sekcji zaproszenia do składania wniosków należy uwzględnić w budżecie w ramach elementu "Punkt stacjonarny". Koszty kwalifikowalne zostały szerzej opisane w artykule II.19 załącznika II warunki ogólne do umowy ramowej o partnerstwie. strona 11 z 21

12 47. W budżecie, co jest rozumiane pod punktem - Główne działania komunikacyjne czy tutaj są przypisane pieniądze na kadrę projektu - koordynatora i osób realizujących zadania? Koszty pracowników PIEED można uwzględnić w budżecie w ramach elementu "Główne działania komunikacyjne", ale można też w każdym z innych elementów adekwatnie (procentowo) do obowiązków pracowników przeznaczonych do wykonywania działań w ramach danego elementu. 48. W budżecie, co jest rozumiane pod punktem - Organizacja wydarzeń - czy chodzi tylko o realizację zarówno pod względem materialnym jak i obsługi (szkoleniowcy)? W ramach elementu " Organizacja wydarzeń" opisanego w sekcji zaproszenia do składania wniosków, w budżecie należy uwzględnić wszelkie koszty kwalifikowalne związane z przygotowaniem danego wydarzenia jak i jego realizacji (w tym obsługi). Koszty kwalifikowalne zostały szerzej opisane w artykule II.19 załącznika II warunki ogólne do umowy ramowej o partnerstwie. 49. Czy podmiot np. z woj. podlaskiego może złożyć wniosek na działanie w woj. warmińsko-mazurskim? 50. Czy w ramach dotacji istnieje możliwość zakupu środków trwałych: laptopów, projektora, aparatu fotograficznego do dokumentowania i prowadzenia aktywności komunikacyjnej. Jeżeli tak, to w której części należy wpisać koszty: Punkt stacjonarny, Główne działania komunikacyjne? Środki trwałe zawierające się w ramach kosztów kwalifikowalnych można uwzględnić w budżecie w ramach elementu "Główne działania komunikacyjne", ale można też w każdym z innych elementów adekwatnie (procentowo) do jego wykorzystania w poszczególnych działaniach w ramach danego elementu. Koszty kwalifikowalne zostały szerzej opisane w artykule II.19 załącznika II warunki ogólne do umowy ramowej o partnerstwie. strona 12 z 21

13 51. Czy oprócz produkcji gadżetów, materiałów informacyjnych istnieje możliwość zakupu roll-up a? 52. Czy istnieje możliwość zabudżetowania specjalisty ds. rozliczeń? Odpowiedzi z r. 53. W budżecie, co jest rozumiane pod punktem "Udział w wydarzeniach" - czy chodzi o możliwość wspierania finansowego w wydarzeniach organizowanych na terenie realizacji działania biura? Np. możliwość wsparcia audycji o tematyce unijnej w lokalnych mediach, projektu lokalnej młodzieży chcącej zorganizować rajd rowerowy po krajach UE oraz wydarzeń z tytułu aktywizacji lokalnej społeczności. Wsparcie odbywałoby się na podstawie umowy o sponsoring (wsparcie finansowe) lub umowy o wsparciu w formie np, gadżetów. Projekt odbywałby się jedynie w ramach wsparcia finansowego/pozafinansowego. Nie jest brana pod uwagę opcja zatrudniania podwykonawców do realizacji eventów. PIEED nie może przekazać pieniędzy na organizację imprezy podmiotowi trzeciemu, chyba, że będzie to podwykonawca. Wniosek może jedynie przewidywać wsparcie finansowe dla osób trzecich, w formie nagród przyznawanych w konkursach (w takim przypadku warunki jakie musi spełniać wniosek zostały opisane w sekcji 11.6 zaproszenia do składania wniosków). W ramach elementu " Udział w wydarzeniach" opisanego w sekcji zaproszenia do składania wniosków, w budżecie należy uwzględnić wszelkie koszty kwalifikowalne związane z przygotowaniem udziału PIEED w danym wydarzeniu jak i aktywne uczestnictwo PIEED w danym wydarzeniu. Koszty kwalifikowalne zostały szerzej opisane w artykule II.19 załącznika II warunki ogólne do umowy ramowej o partnerstwie. 54. Czy w ramach elementu "Publikacje" możemy finansować zamieszczenie artykułu w prasie o PIEED albo imprezach organizowanych przez PIEED? Finansowanie zamieszczenia artykułu w prasie o PIEED należy uwzględnić w budżecie jak i opisie rocznego planu komunikacji w ramach elementu "Główne działania komunikacyjne". Finansowanie zamieszczenia artykułu w prasie o imprezach organizowanych przez PIEED można uwzględnić w budżecie jak i opisie rocznego planu komunikacji w ramach elementu "Główne działania komunikacyjne", ale można też w elementach dotyczących konkretnych wydarzeń, jeżeli artykul zwiazana będzie z informacja i promocja danego wydarzenia. strona 13 z 21

14 55. Jeżeli z jednego województwa będą 2 wnioski i w pierwszym wniosku będzie zakres działania PIEED całe województwo a drugi wniosek będzie dotyczył tylko kilku powiatów, to czy to oznacza że drugi wniosek nie będzie mieć szansy? Czy jeżeli oba wnioski będą równie dobre to 1 wnioskodawca będzie mieć przez KE zmniejszony zakres działania o te powiaty wymienione przez 2 wnioskodawcę, tak aby oba podmioty mogły działać w ramach danego województwa? Zgodnie z zapisami sekcji 9.2 Równowaga geograficzna zaproszenia do składania wniosków, w pierwszej kolejności wnioski zostaną uszeregowane według liczby zdobytych punktów. Następnie, aby zapewnić dobry rozkład geograficzny Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct, "wnioski mające ten sam zasięg geograficzny będą ze sobą porównane pod kątem liczby zdobytych punktów, a za kwalifikujące się do przyznania dotacji uznane zostaną jedynie lepsze lub najlepsze wnioski. Podstawą oceny geograficznego zasięgu wniosku będzie zasięg działań komunikacyjnych zaproponowanych przez wnioskodawcę. W zależności od dostępnego budżetu, ta sama zasada będzie miała zastosowanie do momentu wyczerpania całkowitego rocznego budżetu przeznaczonego na współfinansowanie działalności komunikacyjnej Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct w Polsce." Zakres działania nie może być zmieniony przez KE. 56. Czy w opisie wniosku może być podana grupa osób, która będzie pracować w PIEED i której działania będzie koordynować Lider? Kierownik Punktu? Czy należy podać zakres obowiązków każdej z osób? Czy tylko lidera - działania koordynujące i nadzorujące? Zgodnie z zapisami zaproszenia do składania wniosków "Wnioskodawcy mogą zdecydować, że do zarządzania całą działalnością punktu wyznaczą albo jedną osobę ( kierownik/czka PIEED ), albo zespół z jasno wyznaczonym liderem/liderką. Wszystkie wymagane kompetencje należy wykazać w przypadku kierownika/czki PIEED lub zespołu" Należy pamiętać o dołączeniu do wniosku "życiorys(y) kierownika/kierowniczki PIEED lub członków zespołu potwierdzające posiadanie wymaganych kompetencji opisanych" w sekcji 8.2 zaproszenia do składania wniosków, "w tym zestawienie zadań i obowiązków poszczególnych członków. Wnioskodawca powinien złożyć dokumenty potwierdzające posiadanie tych kompetencji, np. odpowiedni certyfikat lub referencje. Poza tym kierownik/kierowniczka PIEED/lider(ka) zespołu powinien złożyć krótki list motywacyjny opisujący przykłady proaktywnego i kreatywnego podejścia do realizacji konkretnych zadań z ostatnich dwóch latach. " 57. Czy są jakieś działania, które obligatoryjnie należy wykonać np. jakąś tematyczną imprezę? Nie. Należy jednak pamiętać o ważnych datach/wydarzeniach związanych z działalnością Unii Europejskiej jak np.: Dzień Europy 9 maja czy Europejski Rok Dziedzictwa Kulturowego strona 14 z 21

15 Odpowiedzi z r. 58. Na stronie PKE brakuje załącznika II Warunki Ogólne do umowy o partnerstwie, gdzie go można znaleźć? Załącznik II WARUNKI OGÓLNE jest częścią załącznika 2 Wzór Umowy Ramowej o Partnerstwie (od strony 9). 59. Na pierwszej stronie Formularza Wniosku jest punkt "Streszczenie wniosku", gdzie należy wpisać streszczenie, bo kolejne podpunkty dot. tytułu działania, nazwy wnioskodawcy, kwoty i województwa? Została tak nazwana jedynie tabela, w której (poniżej jej nazwy) należy uzupełnić podstawowe dane wniosku (tytuł działania, nazwa wnioskodawcy, wnioskowana kwota oraz obszar działania objęty wnioskiem). Nie jest wymagane streszczenie wniosku. 60. Czy w załączniku 1 Formularz Wniosku punkt 3.2 należy powtórzyć dla każdego podmiotu powiązanego, tak jak to jest w punkcie Formularza Wniosku? 61. Czy opisując doświadczenie w zakresie komunikacji ze społeczeństwem można opisać działania realizowane przez prowadzony do tej pory PIEED? "Wnioskodawca powinien przedstawić opis swoich odpowiednich kompetencji oraz dotychczasowego doświadczenia, w szczególności co najmniej dwuletnie doświadczenie w zakresie komunikacji ze społeczeństwem." 62. Czy będzie oceniana zdolność operacyjna wnioskodawcy (infrastruktura), bo w punkcie 9.1 nie ma takiego kryterium natomiast należy to opisać we wniosku? Tak, w ramach kryterium kwalifikowalności zdolności operacyjnych sekcja 8.2 zaproszenia do składania wniosków. strona 15 z 21

16 63. Czy jedna instytucja może złożyć wnioski na prowadzenie więcej niż jednego Punktu Informacji Europejskiej Europe Direct? Oczywiście Punkty te zlokalizowane byłyby w różnych miejscowościach. 64. Ile wniosków może złożyć jeden podmiot? Czy w przypadku chęci złożenia wniosku np. na 5 Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct może to odbywać się na jednym wniosku czy też na 5 różnych wnioskach. Jeśli podmiot chce wnioskować o prowadzenie np. 5 Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct (oznacza to 5 różnych lokalizacji/obszarów działania), każdy z Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct musi być przedmiotem osobnego wniosku (wraz ze wszystkimi załącznikami). Każdy wniosek należy złożyć oddzielnie. 65. Czy ta sama osoba może być kierownikiem dwóch Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct? Należy jednak mieć na uwadze zdolności operacyjne podlegające ocenie. Odpowiedzi z r. 66. Czy budżet ma zostać przygotowany zgodnie z kursem euro z miesiąca ogłoszenia konkursu (czerwiec) czy z miesiąca składania wniosku (lipiec). Proszę także o podanie linku do strony internetowej, na której będziemy mogli znaleźć średnie kursy euro Komisji Europejskiej. Przy sporządzaniu wniosku, jeżeli koszty nie będą ponoszone w euro, za kurs wymiany należy przyjąć miesięczny kurs ustalony przez Komisję Europejską w miesiącu ogłoszenia zaproszenia do składania wniosków (czerwiec 2017), publikowany na stronie internetowej Infor-euro pod adresem: strona 16 z 21

17 67. Czy wkład własny finansowy powinien być udokumentowany stosownym poświadczeniem na piśmie organu przyznającego współfinansowanie, np. Urząd Miejski czy wystarczy jedynie deklaracja w załączniku A - Szacunkowy budżet? Nie jest potrzebna żadna dodatkowa dokumentacja prócz deklaracji w postaci formularza szacunkowego budżetu oraz podpisanego oświadczenia załączonego do dokumentacji konkursowej (odpowiednio załączniki A i B do wniosku). 68. Planujemy, ze PIEED będzie prowadzony przez partnerstwo jednostki samorządu i organizacji pozarządowej. Czy są jakieś wymagania dot. umowy partnerskiej między partnerami? Czy są jakieś obostrzenia dot. przepływu środków między tymi partnerami? Zakładamy, że partnerzy podzielą się zadaniami/ wydarzeniami. Nie ma wymagań dot. umowy partnerskiej między partnerami składającymi wniosek. Nawiązując partnerstwo z innym(-i) podmiotem (-ami) w ramach wniosku należy pamiętać o następującym warunku, to organizacja wiodąca (właściwy Wnioskodawca Partner) ponosi całkowitą odpowiedzialność finansową i administracyjną. Podmiotem, z którym prowadzone są wszelkie ustalenia podczas trwania projektu jest podmiot, który podpisał umowę ramową o partnerstwie z Komisją Europejską na prowadzenie PIEED. Zarówno umowa ramowa o partnerstwie, jak i potem roczne umowy szczegółowe podpisywane są z jednym i tym samym podmiotem. Do wniosku można dołączyć podpisany dokument (np. umowę, porozumienie), co będzie potwierdzeniem nawiązania partnerstwa. 69. Czy mogą Państwo sprecyzować do dokładnie oznacza zapis: oparta na dowodach analiza potrzeb informacyjnych dotyczących UE na poziomie regionalnym i lokalnym obszarze obsługiwanym przez dany punkt. (2.2, pkt. 1, str.4 ). O jakie konkretnie dowody analizy chodzi i czy muszą być one załączone do wniosku? W formularzu wniosku w opisie należy jak najdokładniej przedstawić źródła na podstawie, których powstała analiza potrzeb informacyjnych dotyczących UE na poziomie regionalnym i lokalnym. Nie ma potrzeby załączania dodatkowych dokumentów. 70. Czy koszty zakupu sprzętu komputerowego, na którym będzie pracował konsultant punktu wypełniając merytorycznie działalność zarówno elementu główne działania komunikacyjne jak i organizacja wydarzeń mogą być w 100 proc. wliczony w element punkt stacjonarny? strona 17 z 21

18 71. Czy układ szacunkowego budżetu (załącznik A) wskazany we wniosku wyczerpuje pojęcie szczegółowy" w informacji zawartej w Formularzu Wniosku, tabela 3 BUDŻET, Wnioski muszą zawierać szczegółowy szacunkowy zrównoważony budżet " 72. W którym elemencie komunikacji należy uwzględnić koszty stałych, codziennych wiadomości europejskich w lokalnych mediach oraz w którym obsługę www i fb? Koszty codziennych wiadomości europejskich w lokalnych mediach oraz obsługę strony www i fb należy uwzględnić w Głównych działaniach komunikacyjnych zgodnie z sekcją zaproszenia do składania wniosków. Odpowiedzi z r. 73. Mam pytanie dotyczące konstruowania budżetu. Wyliczając kwoty ryczałtowe wg planowanych działań przez instytucję suma budżetu wynosi EUR. Minimalna kwota dotacji została określona w zaproszeniu na EUR. Jak należy, zatem wypełnić brakujące 50 EUR? Zgodnie z zapisami zaproszenia do składania wniosków "Poszczególne elementy zawarte w rocznym planie komunikacji można łączyć ze sobą na różne sposoby do wysokości rocznej kwoty dotacji, wynoszącej od minimum EUR rocznie do maksimum EUR rocznie na punkt". "Należy tak dobrać różne elementy, aby całkowita kwota dotacji mieściła się w przedziale od EUR do EUR." W przypadku opisanym w pytaniu taki wniosek zostanie odrzucony. Odpowiedzi z r. 74. Czy zaangażowanie do organizacji wydarzenia pracownika etatowego Wnioskodawcy (pomocniczo spoza zespołu realizującego projekt) można wliczyć w kategorię organizacja wydarzeń i zakwalifikować część wynagrodzenia związaną z czasem poświęconym na organizację? strona 18 z 21

19 75. Czy współfinansowanie wydarzenia, oprócz wkładu własnego Wnioskodawcy, może zostać uzupełnione poprzez opłaty wniesione przez niektórych uczestników (np. przedsiębiorców)? Nie. Zgodnie z zapisami zaproszenia do składania wniosków "Partnerzy wybrani do realizacji działalności komunikacyjnej jako Punkty Informacji Europejskiej Europe Direct zobowiązują się:" m.in. "prowadzić wszelkie działania punktu bez pobierania opłat od osób z niego korzystających". 76. Czy kosztem udziału w wydarzeniu może być wynagrodzenie pracownika oddelegowanego do wystąpienia w wydarzeniu/udzielania konsultacji? 77. Moje pytanie dotyczy trzyletniej strategii komunikacyjnej ze społeczeństwem. Trzyletnia strategia komunikacyjna i opis zawartości tej strategii zawiera bardzo dużą liczbę składowych, tj. analiza potrzeb, źródła analizy, opis odbiorców, konkretne działania komunikacyjne, kluczowe kanały medialne, współpracę PIEED z innymi sieciami i partnerami, widoczność PIEED, oddziaływanie w regionie oraz określenie celów metodą SMART. We wniosku to zagadnienie powinno być opisane na orientacyjnie 2/3 strony, jednak jest stanowczo niewystarczające, aby rzetelnie i skrupulatnie opisać wszystkie wymagane elementy. Czy jest możliwe, aby opis trzyletniej strategii komunikacyjnej był bardziej rozbudowany niż 2/3 strony? Wartość 2/3 strony jest tylko orientacyjna (minimalna) a w opisie należy zawrzeć wszystkie składowe trzyletniej strategii komunikacji wymienione w zaproszeniu do składania wniosków. Opis nie powinien jednak przekraczać 3 stron. 78. Zapytanie dotyczy formularza osoba prawna. Nasza instytucja jest instytucją publiczną, należy do sektora kultury, stad jest wpisana do rejestru instytucji kultury. Numer wpisu do tego rejestru jest aktualizowany co roku. W formularzu dotyczącym osoby prawnej wskazane są numery główny i drugorzędny. Czy jako główny podać pierwszy wpis do tego rejestru, a jako drugorzędny aktualny, czy tez podać po prostu aktualny numer wpisu jako główny? W opisanym przypadku należy wpisać aktualny numer wpisu jako główny. strona 19 z 21

20 79. W załączniku 1 Formularz Wniosku, w tabeli numer 1.1 Tożsamość wnioskodawcy jest podany link do Formularza dotyczącego osoby prawnej, Na w/w stronie są dostępne do wyboru trzy wersje dla: osób fizycznych, podmiotów prawa prywatnego, podmiotów prawa publicznego. Reprezentuję organizację pracodawców tj. partnera społecznego i mam wątpliwość, który z powyższych formularzy powinniśmy wypełnić? W opisanym przypadku należy wypełnić formularz w wersji dla podmiotów prawa prywatnego. Odpowiedzi z r. 80. Czy współfinansowanie wydarzenia, oprócz wkładu własnego Wnioskodawcy, może zostać uzupełnione poprzez sponsorów / partnerów? Jeśli byłoby to możliwe to, w jaki sposób należałoby to rozliczać? Czy w ramach takiego wydarzenia może zostać osiągnięty przychód? Tak, w elementach możliwe jest uzyskanie przychodu, należy jednak pamiętać, że dotacja jako całość jest "non-profit", co oznacza, że w rocznym rozliczeniu nie może przynieść zysku Partnerowi a także sam przychód uzyskany w ramach danego elementu musi zostać przeznaczony na działanie(-a) PIEED w danym roku rozliczeniowym. Rozliczenie przychodu otrzymanego od sponsorów/partnerów (osób trzecich) należy dokonać zgodnie z krajowym prawem podatkowym. 81. Czy w sekcji IV należy wpisać wszystkie dotacje i wnioski ze wskazanego okresu czasu pochodzące z funduszy UE (np. PO WER, RPO WŁ), czy też wyłącznie te, które są bezpośrednio finansowane z UE (np. ERASMUS+)? Zgodnie z Formularzem Wniosku (załącznik 1) należy podać "Czy wnioskodawca lub którykolwiek z podmiotów powiązanych otrzymał jakiekolwiek" bezpośrednie lub pośrednie "finansowanie z Unii lub złożył wniosek o dofinansowanie dla tego samego działania, części takiego działania lub na swoją działalność". 82. Czy możemy wpisać we wkład własny stanowiska osób powiązanych i opisanych w projekcie, które jednak nie będą pobierać pieniędzy z budżetu? Nie. strona 20 z 21

21 Odpowiedzi z r. 83. Co należy wpisać w tytule działania w formularzu wniosku na 1 stronie? Należy podać zwięzły tytuł opisujący działania zaplanowane przez Wnioskodawcę. Odpowiedzi z r. 84. Czy konkurs (np. na reportaż o Europie) może być wpisany jako wydarzenie? Informujemy, że w dniu 14 lipca 2017 r o godz. 12:00 upłynął termin przesyłania pytań dotyczących zaproszenia do składania wniosków w ramach konkursu grantowego na prowadzenie Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct. strona 21 z 21