1. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM I WYKONAWCY:

Transkrypt

1 AW Wąsewo, dnia 05 listopada 2015r ROZEZNANIE RYNKU / ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 19/POIG.8.3/2015 dotyczy Zorganizowania konferencji zamykającej z warsztatami internetowo-multimedialnymi w ramach Zadania Koszty Promocji Projektu Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 ze zm.) wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO G m i n a Wąsewo (Zamawiający) zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej z uwzględnieniem poniższych wymagań: 1. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM I WYKONAWCY: ZAMAWIAJĄCY: GMINA WĄSEWO ul. Zastawska 13, Wąsewo NIP: , REGON: Ilekroć w niniejszym zapytaniu ofertowym jest mowa o WYKONAWCY, należy przez to rozumieć podmiot, do którego zostało skierowane niniejsze zapytanie lub który złoży ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie. 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: 2.1.Zamówienie realizowane ze środków pochodzących z projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie nr POIG /11-00 z dnia 31 grudnia 2012r. w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe zorganizowanie jednodniowej konferencji zamykającej projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo połączonej z warsztatami internetowo-multimedialnymi (przedmiot zamówienia opisany w Punkcie 3. Niniejszego zapytania) w ramach zadania Koszty promocji projektu, poz. Działania promocyjne projektu, w tym konferencja zamykająca Niniejsze zapytanie ofertowe realizowane jest w związku ze spełnieniem zasady konkurencyjności usług wykonywanych w ramach powyższego projektu. 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji zamykającej projekt Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo połączonej z warsztatami internetowomultimedialnymi. Obejmować będzie następujące działania:

2 Przedmiot zamówienia Opis zamówienia Zorganizowanie konferencji zamykającej połączonej z warsztatami internetowo-multimedialnymi w dniu 19 grudnia* 2015r. w budynku Gminnego Centrum Sportu i Rekreacji w Wąsewie przy ulicy Armii Krejowej 6 (miejscowość Wąsewo symbol terytorialny ) pomieszczenie - konferencja a) wyposażenie: - 1 ekran projekcyjny: min. 1,8 m x 1,8 m; - statywy do ekranów, pilot prezentacyjny; - nagłośnienie konferencyjne; - 2 laptopy, 1 projektor multimedialny do wyświetlania na ekranie z projektora, bezprzewodowe sterowanie zmianą slajdów; - zorganizowanie miejsc siedzących 200 krzeseł. b) obsługa: - obsługa administracyjna konferencji - organizacja recepcji: 1 stolik, 3 miejsca siedzące, przygotowanie listy obecności uczestników, materiałów konferencyjnych, dokumentowanie spotkania za pomocą aparatu fotograficznego, przeprowadzenie badań ankietowych wśród uczestników na podstawie opracowanej ankiety w porozumieniu z Zamawiającym; c) poczęstunek: - zorganizowanie cateringu w formie stołu szwedzkiego dla 200 osób, składającego się z minimalnego zestawu: napoje gorące - kawa, herbata i dodatki: cukier, cytryna, mleko, napoje zimne: woda gazowana i niegazowana w butelkach 0,50 l/os., soki 100% ze słomką w kartonikach o poj. 0,2 l/os., ciastka typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki itp. prelegent a) osoba posiadająca co najmniej 2-letnie doświadczenie w realizacji projektów w ramach działania 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , b) zakres prelekcji z zakresu dobrych praktyk realizacji działania 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion, przez inne jednostki samorządowe, c) czas prelekcji do 60 minut; d) materiał przedstawiony na konferencji powinien być uzgodniony z Zamawiającym, nie później niż na 2 dni przed konferencją;

3 Informacja prasowa materiały promocyjno-informacyjne a) przygotowanie materiałów promocyjno - informacyjnych dla ok. 200 osób w skład, którego wchodzi: -teczka konferencyjna format po złożeniu A4, ofertowa, papier kreda 350g, druk 4+0, laminowanie folią błyszczącą notatnik - format A4, klejony na grzbiecie, jednostronny nadruk, pełno kolorowy, 50 kartek, gramatura 80 g/m2; -długopis typu COSMO, metalowy, jednokolorowy zielony, wkład: niebieski; -prezentacji dotyczącej realizacji projektu/dobrych praktyk na USB 4 Gb (materiały promocyjno-informacyjne muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego); - kubek - pojemność: 0,3 l, wysokość: 9,5 cm, materiał: 100% porcelana; Jeden egzemplarz materiałów powinien być przekazany Zamawiającemu. b) program konferencji - kolor pełny, kreda min. 150g/ m2, Format A4, min. 200 szt. c) zaproszenia - kreda min. 150g/ m2 lub karton, kolor pełny, min. 200 szt. (treści merytoryczne dostarczy zamawiający, projekt oferenta, po zaakceptowaniu przez zlecającego). d) torby konferencyjne z nadrukiem torba ekologiczna z juty z bambusowymi uchwytami, o wymiarach:33 x 27 x 11 cm. Torba zapinana na guzik i bawełnianą haftkę. Znakowanie wykonane metodą termotransferu. Torba w kolorze: brązowo-niebieskim, e) słuchawki bezprzewodowe Wielofunkcyjne (nauszne) S-XBS 5w1. f) zapewnienie Publicznego Punktu Dostępu do Internetu (infokiosk); g) zaprojektowanie i wykonanie jednego Roll-up 100 x200 cm na potrzeby promocji realizowanego projektu (wzór projektu do zaakceptowania przez Zamawiającego), h) kalendarz z zegarem na 2016 rok (jednodzielny) dla uczestników konferencji, i) zapewnienie fotobudki wraz z obsługą wydruk zdjęć w oprawie z wizualizacją programu POIG, j) zakupienie nagród rzeczowych: 2x tablet Lenovo TAB S8-50L 16GWH-BG, 4 szt. x słuchawki Samsung Level-On, (oraz ich oznakowanie) a)przygotowanie materiałów przed konferencyjnych informacyjnych dla prasy oraz na stronę Gminy Wąsewo (informacja prasowa z relacji projektu) w terminie 7 dni kalendarzowych przed konferencją. b)publikacja informacji prasowej o charakterze informacyjno-promocyjnym: - w prasie ukazującej się na terenie co najmniej powiatu ostrowskiego, ostrołęckiego i wykszowskiego. - minimalny wymiar 1 strona 48 modułów. Dopuszcza się zmiany wielkości ogłoszenia w zakresie +/- 10% w celu dopasowania do stosowanych modułów. -termin ostateczny zamieszczenia informacji przed konferencyjnej do 01 grudnia 2015r. b)przygotowanie materiałów pokonferencyjnych informacyjnych dla prasy oraz na stronę Gminy Wąsewo (notatka prasowa wraz z fotorelacją) niezwłocznie po konferencji. c)publikacja informacji prasowej o charakterze informacyjno-promocyjnym: - w prasie ukazującej się na terenie co najmniej powiatu ostrowskiego, ostrołęckiego i wykszowskiego. - minimalny wymiar 1 strona 48 modułów. Dopuszcza się zmiany wielkości ogłoszenia w zakresie +/- 10% w celu dopasowania do stosowanych modułów. -termin ostateczny zamieszczenia informacji do 31grudnia 2015r.

4 Przedmiot zamówienia powinien zawierać: a) Logo i informacje zgodne z Przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, dla beneficjentówi instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, b) Informacje o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, c) Wzór wizualizacji opracowany we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, d) Treść merytoryczna dostarczona i zatwierdzona przez Zamawiającego, e) Logotyp Zamawiającego. *planowany termin może ulec zmianie. 4.WARUNKI WYKONANIA ZAMÓWIENIA: 4.1. Wykonawca gwarantuje terminową realizację przedmiotu zamówienia W przypadku gdy kwota oferta przekroczy zabezpieczone środki finansowe na przedmiotowe zamówienie Zamawiający zastrzega sobie możliwość dalszych negocjacji z Wykonawcą, którego oferta będzie najkorzystniejsza W postępowaniu publicznym mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki odpowiadające przedmiotowi zamówienia, a w szczególności: a) Wykonawca, który posiada niezbędne doświadczenie oraz potencjał osobowy zdolny do wykonania zamówienia i jest zainteresowany realizacją zamówienia. b)wykonawca powinien posiadać doświadczenie z dziedziny organizacji konferencji/spotkań/imprez niezbędne do wykonania zamówienia. Warunek będzie weryfikowany w oparciu o załącznik do oferty: - dokumenty poświadczające wykonanie minimum 2 usług w ww. zakresie, c) Ocena spełnienia warunków opisanych powyżej zostanie dokonana według formuły spełnia/nie spełnia" na podstawie oświadczeń i dokumentów dostarczonych przez wykonawcę w celu ich potwierdzenia. 5. PŁATNOŚCI: 5.1 Rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą nastąpi w formie polecenia przelewu, po odbiorze usługi. Zapłata nastąpi w terminie do 7 dni od dnia otrzymania faktury, na numer rachunku bankowego wskazany w treści faktury. 5.2 Ze względu na ograniczenia finansowe dane oferty firm mogą zostać odrzucone, a cała procedura powtórzona. 5.3 Termin płatności wskazany w pkt 5.1. z przyczyn niezależnych od Zamawiającego z uwagi na finansowanie ze środków unijnych - może ulec przedłużeniu. 6. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 6.1. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: Konferencja zamykająca jest zaplanowana na 19 grudnia 2015 r. w Gminnym Centrum Sportu i Rekreacji w miejscowości Wąsewo, ul. Armii Krajowej OFERTĘ NALEŻY PRZEKAZAĆ W TERMINIE DO DNIA: 13 listopada 2015r. do godz Ofertę można: a) dostarczyć osobiście na adres: -, ul. Zastawska 13, I piętro, sekretariat pok. 4. b) przesłać pocztą (lub kurierem) na adres: j.w z dopiskiem: Oferta na Zorganizowanie konferencji zamykającej połączonej z warsztatami internetowo-multimedialnymi.

5 7.2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy Oferent powinien wypełnić ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania w formie pisemnej, w języku polskim. a) oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane; b) Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę; c) w toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. d) zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: 8.UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA: Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli cena nadesłanych ofert znacznie przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 9. KRYTERIA OCENY OFERT: Cena % Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się najniższą ceną. Zamawiający nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów wykonania usługi. 10.INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI: W niniejszym zapytaniu ofertowym zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pocztą elektroniczną lub faksem. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Pani Marta Wójcik - tel wew. 38, fax , marta.wojcik@wasewo.pl 11.WYBÓR WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Zamawiający przy wyborze Wykonawcy zamówienia weźmie pod uwagę ofertę cenową za wykonanie całości zamówienia O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów drogą pocztową lub ową. Powyższy wybór ogłoszony będzie również na stronie internetowej Gminy Wąsewo - ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego (załącznik nr 1) Potwierdzenie zapoznania się z zaproszeniem do Zapytania Ofertowego Nr 19/POIG.8.3/2015 (załącznik nr2) Wzór umowy wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym (załącznik nr 3) Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie jest zamówieniem i otrzymanie od Państwa ofert nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.