Spis treści I. PROWADZENIE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ OD R... 3

Transkrypt

1 Spis treści I. PROWADZENIE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ OD R Nowelizacja przepisów od 01 stycznia 2019 r Czym jest dokumentacja pracownicza Akta osobowe po nowemu od 01 stycznia 2019 r Nowa forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej Rodzaj dokumentów przechowywanych przez okres 50 lat Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 01 stycznia 2019 r Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania i niszczenia dokumentacji Obowiązek wydania dokumentacji pracowniczej Postać a forma elektroniczna Ponowne zatrudnienie pracownika Przepisy przejściowe Zmiana przepisów Kodeksu pracy Rozporządzenie w sprawie dokumentacji Podsumowanie: Kiedy 10 a kiedy 50 lat Nowe obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty Terminy na złożenie raportu ZUS RIA Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA Dane które należy przekazać w raporcie informacyjnym ZUS RIA Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych Informacje dla pracownika po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA Informacje dla zleceniobiorców Jakie informacje przekaże ZUS Zmiany w bieżąco składanych dokumentach Zmiany w Programie Płatnik i epłatnik oraz na profilu płatnika Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do zmian Komunikat ZUS z dnia: 28 grudnia 2018 r Zmiana formy wypłaty wynagrodzenia II. PROJEKT ZMIAN DO USTAWY KODEKS PRACY I ZFŚS W 2019 R Badanie sytuacji osób uprawnionych do pomocy z ZFŚS Badanie sytuacji po wejściu w życie RODO obowiązującego od 25 maja 2018 r.: Zbieranie danych członków rodziny jako osób uprawnionych Świadczenia kwalifikowane jako zapomogi Świadczenia związane z pobytem dzieci w żłobkach, przedszkolach, klubach Świadczenia dla dzieci i młodzieży do lat Projekt zmian do przepisów ustawy Kodeks pracy Pomocnicze formularze udostępnione przez MRPiPS III. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W DZIALE HR OD 25 MAJA 2018 R Główne założenia Rozporządzenia Unijnego RODO Podstawa prawna

2 1.2. Najważniejsze pojęcia i definicje Zasady ochrony danych osobowych Informacje podawane w przypadku zbierania danych osobowych pracownika Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Zgodność przetwarzania danych osobowych z prawem Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Pozyskiwanie danych podczas rekrutacji pracowników Pozyskiwanie danych osobowych w procesie rekrutacji na bazie wytycznych UODO Pozyskiwanie danych osobowych podczas przebiegu zatrudnienia Akta osobowe pracowników Prawo jazdy: Dowód osobisty: CV Wizerunek pracownika Wizerunek jako dana biometryczna Wykorzystanie wizerunku na potrzeby pracodawcy Przechowywanie w dokumentacji osobowej aktu urodzenia dziecka Urlop okolicznościowy Urlop wychowawczy akt zgonu Dane do organów egzekucyjnych Lista obecności a przepisy RODO RODO w aspekcie współdziałania pracodawcy ze związkami zawodowymi RODO a umowa na czas zastępstwa nieobecnego pracownika Dodatkowe pakiety medyczne pracowników i inne benefity Dokumentacja dotycząca oceny pracownika i notatki służbowe

3 I. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej od r. 1. Nowelizacja przepisów od 01 stycznia 2019 r. Nowelizacja przepisów dot. prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej została wprowadzona ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją Nowelizacja przewiduje zmiany w czterech obecnie obowiązujących ustawach, tj.: Kodeks pracy ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych ustawa o emeryturach i rentach z FUS Ustawa nowelizująca upoważnia ministrów ds. pracy oraz ds. informatyzacji do wydania aktu wykonawczego, którym jest nowe: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369) Akt ten zastąpił rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Nowe rozporządzenie reguluje kwestie: zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych ( 2-8) szczególnych wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej ( 9-12) przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi ( 13-14) doręczania lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu jej odebrania ( 15-17) wydawania kopii dokumentacji pracowniczej ( 18) 3

4 W nowym rozporządzeniu nie znajdują się natomiast pomocnicze wzory dokumentów związanych ze stosunkiem pracy takich jak: kwestionariusze osobowe wzór umowy o pracę wzór rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem itp. wzór wypowiedzenia warunków umowy o pracę Są one zamieszczone na stronie internetowej resortu pracy, z tym że nie mają charakteru wiążącego: 2. Czym jest dokumentacja pracownicza Zgodnie z 6 rozporządzenia Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: 1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej liczbie godzin nadliczbowych dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, b) wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy) ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty 4

5 (art. 142 Kodeksu pracy) stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy) stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy) stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art Kodeksu pracy) stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art Kodeksu pracy) c) dokumenty związane: ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy) z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art Kodeksu pracy) z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy d) zgoda: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art Kodeksu pracy) pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art Kodeksu pracy) 2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego 3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art Kodeksu pracy) 5

6 4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art i art Kodeksu pracy). Zgodnie z: 7 W przypadku, o którym mowa w art Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy. 8 Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Ważne: Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji do warunków określony w 8 rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia Komentarz: Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę W rozporządzeniu zachowano regulację określającą zasady postepowania z dokumentacją pracowniczą w przypadku przejęcia pracowników przez nowego pracodawcę. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę zgodnie z przepisami art Kodeksu pracy, a także w przypadku następstwa prawnego w stosunkach pracy regulowanych innymi przepisami, dotychczasowy pracodawca będzie przekazywać dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy przejmującemu pracownika ( 7 rozporządzenia). Jest to uzasadnione faktem kontynuowania zatrudnienia przez pracownika u nowego pracodawcy bez rozwiazywania stosunku pracy z poprzednim pracodawcą. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci papierowej Pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, 6

7 w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych ( 8 rozporządzenia) Akta osobowe po nowemu od 01 stycznia 2019 r. Rozdział 2 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakłada, iż: 2. Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. 3. Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują: w części A: oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badan lekarskich (art , pkt 1, 1 1 i 1 2 Kodeksu pracy) Ważne: Od 01 stycznia 2019 r. w części A akt osobowych, będzie można przechowywać m.in. oświadczenia lub dokumenty dotyczące akt osobowych, zgromadzone na etapie rekrutacji. Nie ma już mowy o przechowywaniu dokumentów wymienionych w 1 dotychczasowego rozporządzenia dokumentacyjnego, np. kwestionariuszy osobowych czy świadectw pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych z takich dokumentów. Nie mogą one jednak przekroczyć zakresu danych wskazanych w art K.p. określającym, jakich informacji można żądać pracodawca od kandydata na pracownika. Przepis ten ulegnie w przyszłości zmianie na mocy ustawy wprowadzającej RODO, która obecnie znajduje się w toku prac sejmowych. w części B: oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art Kodeksu pracy) 7

8 c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924) e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: z treścią regulaminu pracy (art Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art Kodeksu pracy) z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art Kodeksu pracy) z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji f) potwierdzenie poinformowania pracownika: o warunkach zatrudnienia (art i art Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art i art Kodeksu pracy) o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art Kodeksu pracy) o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy) g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art Kodeksu pracy) h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy) k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy) 8

9 m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art e Kodeksu pracy) o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art Kodeksu pracy) p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art Kodeksu pracy) q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art Kodeksu pracy) r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: wstępnych badań lekarskich (art pkt 2 Kodeksu pracy) okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art i 5 Kodeksu pracy) s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art Kodeksu pracy) t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art Kodeksu pracy) u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy w części C: oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art Kodeksu pracy) d) kopię wydanego świadectwa pracy 9

10 e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postepowaniem egzekucyjnym f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art Kodeksu pracy) g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art pkt 2 Kodeksu pracy) w części D: odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. 2. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązanych ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne, w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonej części. 3. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne, w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Komentarz: Rozporządzenie przewiduje możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie (np. cześć A1 dokumenty przedłożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, cześć A2 skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, cześć B1 dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, cześć B2 - potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami, 10

11 cześć C1 oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, cześć C2 wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy itd.). W przypadku skorzystania z tej możliwości, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części. Komentarz: Z uwagi na specyfikę części D, rozporządzenie przewiduje w tym przypadku możliwość jej podziału na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło bądź na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej, bądź np. przepisów ustawy o służbie cywilnej o odpowiedzialności dyscyplinarnej. W tym przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części, dotyczącej danej kary. Pracodawca musi monitorować okres umożliwiający przechowywanie dokumentu dotyczącego nałożenia danej kary, celem jego usunięcia z części D akt osobowych, z upływem okresu zatarcia kary. Wówczas usunięciu podlegać będzie cała cześć dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar, przyporządkować następujące po sobie numery ( 4 rozporządzenia) 5. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Część Akt osobowych A Nowy rodzaj dokumentów przechowywanych w aktach osobowych oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (w zakresie wynikającym z art K.p.) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (dotyczy skierowań i orzeczeń lekarskich z poprzedniego zatrudnienia, przedkładanych nowemu pracodawcy dla potrzeb zwolnienia z badań wstępnych) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy 11

12 dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych potwierdzenie poinformowania pracownika o: warunkach zatrudnienia w czasie skierowania do pracy za granicę na okres dłuższy niż 1 miesiąc do państwa spoza UE oraz o zmianie tych warunków B celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami - dotyczy młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy skierowania na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie oraz orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzeniem badania wstępnego u pracodawcy udzielającego tego urlopu Uwaga: Z części B akt usunięto informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony C wnioski dotyczące sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy D odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (dyscyplinarnej), które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu Uwaga: Zgodnie z dotychczasowym rozporządzeniem dokumentacyjnym dokumenty dotyczące ukarania pracownika karą porządkową przechowywane są w części B akt. Nowe dokumenty Dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy na dziecko do lat 14 Wnioski wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika pracownika Uwaga: Zgodnie z dotychczasowym rozporządzeniem dokumentacyjnym wnioski dotyczące wprowadzenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy oraz tzw. systemu weekendowego przechowywane są w części B akt Dokumenty Związane z: stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy 12

13 Zgody pracownika wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych (aktualnie w ewidencji czasu pracy przechowuje się tylko wnioski o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach) lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy Uwaga: Zgodnie z dotychczasowym rozporządzeniem dokumentacyjnym oświadczenia pracownika zawierające powyższe zgody (albo ich brak) przechowuje się w części B akt. Na ogół oświadczenia te zebrane są w jednym zbiorczym oświadczeniu pracownika 3. Nowa forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej Od 01 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch postaci: papierowej lub elektronicznej (art 94 pkt 9a K.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.). Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej będą równoważne, dzięki czemu pracodawca będzie mógł zmieniać formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed, czy od 01 stycznia 2019 r. (art K.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.) Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej Z postaci papierowej na elektroniczną art K.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.: Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie: odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym Komentarz: 13

14 Należy odwzorować cyfrowo oryginał dokumentów, czyli przede wszystkim je zeskanować. Niewykluczone są też inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru ( 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych). Każdy przygotowany e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca będzie mógł także upoważnić wybraną osobę do "złożenia" w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego Rozdział 3 Rozporządzenia z dnia r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dotyczy szczególnych wymagan prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej 9. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym: 1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem 2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur 3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym 4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych 5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w 13 ust. 3 6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 7) funkcjonalność wydruku dokumentacji Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: 1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym 2) jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem 3) jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. 14

15 2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na: 1) systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń 2) opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania 3) stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń 4) bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i technicznoinformatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów 5) przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. 2. Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji. 2. Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. 3. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia MINIMALNE WYMAGANIA TECHNICZNE DLA ODWZOROWAŃ CYFROWYCH 15

16 Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna liczba bitów na piksel teksty drukowane czarnobiałe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 1 bit (czarno-białe) teksty drukowane czarnobiałe, w formacie mniejszym niż A pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość 1 bit (czarno-białe) teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 16 bitów (kolor) teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość 16 bitów (kolor) rękopisy w formacie A4 lub większym 300 dpi 16 bitów (kolor) rękopisy w formacie mniejszym niż A pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość 16 bitów (kolor) fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 1600 pikseli na dłuższym boku 8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor) 1600 pikseli na dłuższym boku 24 bity (kolor) Komentarz: Dokumentacja w postaci elektronicznej Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej wymaga wykorzystania w tym celu systemu teleinformatycznego zapewniającego integralność przechowywanych dokumentów elektronicznych i metadanych odnoszących się do tych dokumentów, rozpoznawanie użytkowników tego systemu i rejestrację dokonywanych przez nich zmian. System taki ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk ( 9 rozporządzenia). Zapewnienie możliwości: skutecznego wyszukiwania dokumentacji 16

17 w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w 9 pkt 5, ma na celu wykluczenie stosowania systemów teleinformatycznych w których dokumentacja byłaby gromadzona i przechowywana, ale jej odnajdywanie wymagałoby przeglądania kolejnych odwzorowań cyfrowych (skanów) zapisanych w folderze o przypadkowej nazwie i zapoznawania się z ich treścią. Taki sposób pracy w systemie byłby nie tylko czasochłonny, ale powodowałby jednocześnie niepotrzebne przeglądanie treści dokumentów, które nie stanowią celu wyszukiwania. Natomiast określenie: funkcjonalność o którym mowa w 9 pkt 7, odnoszące się do systemu teleinformatycznego jest zrozumiałe przede wszystkim dla twórców systemów i jest stosowane także w przepisach prawa np. w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania z dnia 9 listopada 2015 r. ( 80 pkt 8), w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 07 lipca 2016 r. w sprawie wydawania zezwoleń na obrót hurtowy smrodkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi lub prekursorami kategorii 1 ( 8 ust. 3 pkt 7), w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (art. 24 ust.10). Przechowywanie dokumentacji w systemie teleinformatycznym wymaga zapewnienia odpowiednich warunków organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie dokumentacji przed jej utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych ( 10 rozporządzenia). Wymóg stosowania powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji o którym mowa w 10 ust. 1 pkt 3, zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować, wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzgledniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania. Szybkość zmian w technologiach cyfrowych powoduje, że wskazanie na jakiekolwiek rozwiązanie obecnie powszechnie uznawane za wystarczające mogłoby w niesprzyjających okolicznościach powodować albo narażenie dokumentacji na niebezpieczeństwo utraty, albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty w przypadku, gdyby stosowane przez ten podmiot metody były inne niż wskazane w rozporządzeniu, a mimo to wystarczające. Podobne zresztą przepisy odnoszące się do dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej znalazły się w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 09 listopada 2015 r w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania ( 86 ust. 1 pkt 3). Ustalona w art ust. 3 Kodeksu pracy zasada opatrywania przekształconych do postaci elektronicznej dokumentów papierowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej odwzorowanie albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy została doprecyzowana, przez wskazanie, że osoba sporządzająca odwzorowania cyfrowe dba także 17

18 o czytelność i spójność z resztą dokumentacji, do której odwzorowanie jest dołączane ( 11 rozporządzenia). Dokument, po dokonanym odwzorowaniu cyfrowym, zostaje natomiast odebrany przez pracownika w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Po bezskutecznej prośbie zwrotu dokumentu pracownikowi, pracodawca może go zniszczyć. Zastosowane dla dokumentacji elektronicznej rozwiązania mają być adekwatne do potrzeb i mają zapewnić dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji, a odwzorowania cyfrowe mają być wykonywane z należytą starannością i jakością techniczną, dla której minimalne wymagania określono w załączniku do rozporządzenia ( 12 rozporządzenia). Zastosowane w tym przepisie pojęcie używalność jest powszechnie zrozumiałe w odniesieniu do systemów teleinformatycznych, a w takim systemie będzie przechowywana dokumentacja elektroniczna. Zgodnie ze słownikiem jeżyka polskiego PWN używalność znaczy: 1. przydatność do tego, żeby być używanym 2. możność korzystania z czegoś i takie ma też znaczenie w stosunku do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej. Wymóg używalności dokumentacji został wskazany w kontekście okresu jej przechowywania, co oznacza, ze bez względu na zachodzące zmiany technologiczne musi być zapewniona możliwość korzystania z dokumentacji. Natomiast ustalone w załączniku minimalne wymagania wynikają z potrzeby wyważenia pomiędzy zapewnieniem jakości odwzorowana cyfrowych (by zapoznanie się z ich treścią nie sprawiało najmniejszych problemów), a zapewnieniem zasobów niezbędnych dla ich przechowywania. Wskazanie minimalnej wymaganej rozdzielczości w pikselach na dłuższym boku dla formatów mniejszych niż A4, ma na celu unikniecie znaczącego pogorszenia się jakości skanów w przypadku odwzorowana cyfrowych z dokumentów mających fizycznie małe rozmiary. Na przykład zastosowanie rozdzielczości 300 dip dla fotografii o wymiarach 4,5x6,5 cm spowoduje, że skan będzie miał rozdzielczość 531x768 pikseli, co po wydrukowaniu i ewentualnie ponownym zeskanowaniu mogłoby już w sposób znaczący obniżyć czytelność. Wskazane w załączniku minimalne wymagania zostały tak określone, by standardowe ustawienie skanowania w kolorze do pliku PDF z rozdzielczością 300 dip było wystarczające dla zdecydowanej większości dokumentacji, w tym także występującej w rozmiarach mniejszych niż A4. Takie ustawienie nawet dla rozmiaru A6 (105x148 mm) zapewni rozdzielczość w pikselach na dłuższym boku przekraczającą wymagane 1600 pikseli na dłuższym boku. Mając na uwadze zasadę, że wykonywane odwzorowania cyfrowe mają bez wątpliwości pozwolić na zapoznanie się z treścią dokumentów, dopuszczono stosowanie automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych 18

19 w plikach PDF. Celowo nie wskazano w ramach minimalnych szczegółowych zasad stosowania kompresji. Przykładowo nie wskazano, że wymaga się stosowania bezstratnej kompresji, ponieważ stosowanie się pracodawców do takich zasad, a zwłaszcza ich weryfikacja mogłoby być trudne w praktyce. Ponadto ewentualne zastosowanie stratnej, choć niezauważalnej, kompresji jpg nie powinno prowadzić do podważania lub wręcz wykluczania wiarygodności dokumentacji, gdyż tę zapewniać będą usługi zaufania (podpis lub pieczęć elektroniczna). Zachowanie przez pracodawcę powyższych wymagań powinno zagwarantować wiarygodność i bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej równoważne temu, jakie zapewnia dokumentacja przechowana w tradycyjnej, papierowej postaci, co najmniej 10 lat, z uwzględnieniem przepisów szczegółowych odnoszących się do konkretnych zawodów czy sytuacji, w których okres przechowywania może być znacząco wydłużony. Reasumując: Przejście z postaci papierowej na postać elektroniczną wymaga: odwzorowania cyfrowego (np. zeskanowania) każdego dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika następnie konieczne jest opatrzenie każdego e-dokumentu (np. skanu) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Przy podpisywaniu należy używać urządzenia do e-podpisu i e-pieczątki Tak przygotowane dokumenty cyfrowe mają być przechowywane w systemie teleinformatycznym (programie elektronicznym), który musi spełniać określone wymagania. Zeskanowanie każdego dokumentu umieszczonego w papierowej dokumentacji pracowniczej jest przewidziane jako jedna z możliwych form tworzenia jej elektronicznej wersji (art K.p.). Można również zastosować inne formy odwzorowania cyfrowego, które są dostępne obecnie i mogą powstać w przyszłości. Takim odwzorowaniem jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Odzwzorowanie takie (także skan) musi jednak spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Chodzi o rozdzielczość e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną liczbę bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego). Przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej ( 12 ust. 2 rozporządzenia). Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art K.p.). W ten sposób następuje potwierdzenie 19

20 zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej eidas). Kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest: zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego Kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest: zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eidas). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę nad używaniem swoich danych służących do składania podpisu elektronicznego (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eidas). Przepisy ustawy Kodeks pracy ograniczają się do wskazania zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, do których należą: poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zagwarantowanie warunków niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b K.p.). E-dokumentacja pracownicza ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym ( 9 rozporządzenia). Zmiana postaci elektronicznej na papierową będzie wymagała sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Złożenie podpisu będzie konieczne na każdym dokumencie, na co wskazuje użycie liczby pojedynczej w art k.p. Obowiązek informacyjny do obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji art k.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r. 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o: 1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej 2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1. 20

21 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. 3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny: 1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym 2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka 3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi) 4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym W tym celu: pracownikom należy przekazać informację, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, ami czy w intranecie) a pracownik ma możliwość odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji byłym pracownikom wysłać informację o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej albo w postaci papierowej (np. listem poleconym), albo w postaci elektronicznej ( dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym) możliwość odbioru dokumentacji następuje w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia Ważne: Jeśli w wyznaczonym terminie poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana, wówczas pracodawca będzie mógł (ale nie musi) ją zniszczyć (art K.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.) Rozdział 5 Rozporządzenia z dnia r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dotyczy: Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji

22 Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. 2. Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa w ust. 1, osobiście albo za pośrednictwem: 1) operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), zwanego dalej "operatorem" 2) osoby upoważnionej przez pracodawcę 3) środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. 3. W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. 4. W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie, o którym mowa w ust. 3, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości. 5. Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w ust. 4; w takim przypadku informację albo zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą: 1) pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art Kodeksu pracy, albo 2) osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art Kodeksu pracy. 2. Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. 3. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem. 4. Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje: 1) na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo 22

23 2) za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę. 2. Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się w sposób określony w rozdziale 4. Rozdział 6 Rozporządzenia z dnia r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dotyczy: Wydawania kopii dokumentacji pracowniczej W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej: 1) w postaci papierowej opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo 2) w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. 2. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej: 1) w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo 2) w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w 13 ust. 3 pkt 1-4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. 3. Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art Kodeksu pracy, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie 23

24 później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania, wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Przepis 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio. Komentarz: Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej Rozporządzenie przewiduje, że informacja lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji będzie doręczana za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, osoby upoważnione przez pracodawcę lub też za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeżeli zawiadomienie doręczane przez operatora pocztowego nie zostanie odebrane, operator pozostawi zawiadomienie o możliwości odbioru informacji lub zawiadomienia w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania. W przypadku niepodjęcia tych dokumentów w tym terminie, operator pozostawi powtórne zawiadomienie o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie informacji lub zawiadomienia będzie się uważało za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. 7 lub 14 dniowego terminu, zaś a informację lub zawiadomienie będzie się włączać odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Oznacza to, iż fikcja doręczeń będzie możliwa do zastosowania tylko w przypadku doręczania informacji lub zawiadomienia przez operatora. W konsekwencji nieudanych prób doręczenia przez osobę upoważnioną przez pracodawcę lub za pośrednictwem smrodków komunikacji elektronicznej, pracodawca będzie zobowiązany wysłać ww. dokumenty za pośrednictwem operatora (który doręczy skutecznie bądź zastosowana zostanie fikcja doręczenia) ( 15 rozporządzenia). Sposób odbioru dokumentacji pracowniczej Rozporządzenie określa także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej. Bedzie to następować osobiście i za pokwitowaniem przez pracownika, byłego pracownika albo osoby o których mowa w art Kodeksu pracy albo przez osobę przez nich upoważnioną ( 16 rozporządzenia). W przypadku osób wymienionych w art Kodeksu pracy, pracodawca wyda dokumentację pracowniczą dopiero po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji (tj. przedstawieniem przez taką osobę do wglądu dokumentu poświadczającego fakt spełniania ustawowych przesłanek do odbioru dokumentacji np. aktu urodzenia, w przypadku, gdy pracownikiem był ojciec takiej osoby). Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej nastąpi na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia. 24

25 Jednoznacznie zidentyfikowana osoba, o której mowa powyżej, dotyczy identyfikacji osoby fizycznej możliwej do ustalania na odległość, gdyż taka właśnie identyfikacja będzie niezbędna w przypadku wydania dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, za pomocą smrodków komunikacji elektronicznej. Celowo nie wskazano technicznego sposobu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, ponieważ może być przy tym wykorzystany środek identyfikacji elektronicznej rozumiany jako materialna lub niematerialna jednostka zawierająca dane identyfikujące osobę i używaną do celów uwierzytelniania dla usługi online (w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym) jak również usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w tych przepisach, a także inne metody w tym nawet zwykła poczta elektroniczna, jeżeli adresat potwierdzi chęć otrzymania i następnie otrzymanie dokumentacji podpisem elektronicznym umożliwiającym ustalenie jego tożsamości. Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej będzie się przekazywało w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę, natomiast prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem należało będzie uporządkować się w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia. Komentarz: Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej Rozporządzenie określa szczegółowy sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej. W przypadku przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części tej dokumentacji: 1) w postaci papierowej opatrzoną własnoręcznym podpisem pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą albo 2) w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1 zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Natomiast w przypadku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę w postaci elektronicznej, wydanie kopii jej całości lub części nastąpi: 1) w postaci elektronicznej: 25

26 przy zastosowaniu odpowiednio przepisów rozdziału 4 albo 2) w postaci papierowej: stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o którym mowa w 13 ust. 3 pkt 1-4 oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą Rozporządzenie przewiduje także termin na wydanie pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art Kodeksu pracy, kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku, który wynosi 30 dni od dnia jego otrzymania. Taki wniosek będzie się dołączało odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Ponadto wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art Kodeksu pracy, będzie możliwe dopiero po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. 4. Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej 4.1. Rodzaj dokumentów przechowywanych przez okres 50 lat W stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. dokumentację pracowniczą (osobową i płacową) pracodawcy muszą przechowywać przez 50 lat od zakon czenia stosunku pracy (art. 51u ustawy archiwalnej oraz art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej). Od 01 stycznia 2019 r. okresy archiwizacji dokumentacji uległy skróceniu trzeba je przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a gdy jego stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie, przez okres 10 lat, licząc od kon ca roku kalendarzowego, w którym miało to miejsce. W stanie prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2018 r.: Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników stanowi bezwzględny obowiązek pracodawcy (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeks pracy). Wymogi te dotyczą wszystkich pracodawców, niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników. W myśl art. 281 pkt 6 i 7 Kodeksu pracy, pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników albo pozostawia je w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od zł do zł. Okres przechowywania wskazanych powyżej dokumentów określony jest w kilku aktach prawnych. Obowiązek przechowania akt osobowych i dokumentacji płacowej przez okres 50 lat wprowadzają przepisy: art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. 26

27 Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać: listy płac karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Po upływie wskazanego w przepisach okresu, archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę, w wyniku której może te dokumenty uznać za materiały archiwalne. Wskazane powyżej terminy nie dotyczą: list obecności kart urlopowych harmonogramów czasu pracy i tym podobnych dokumentów które nie zostały wyraźnie wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dokumenty, które nie podlegają archiwizacji, powinny być przez pracodawców przechowywane przez okres pozwalający na ich ewentualne wykorzystanie w przypadku sporu sądowego z pracownikiem. Z uwagi na termin dochodzenia roszczeń wynikający z art. 291 K.p., można przyjąć, że taki okres wynosi 3 lata od zakończenia zatrudnienia. Wyjątek stanowi m.in. art K.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat. Ewidencji czasu pracy nie można zaliczyć ani do dokumentacji płacowej ani dokumentacji osobowej. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art K.p.) Ewidencja powinna mieć charakter zindywidualizowany i zawierać dane określone w 8 pkt 1 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. (obowiązującego do 31 grudnia 2018 r.). Przepisy nie przewidują natomiast okresu przechowywania omawianego dokumentu. Należy jednak uznać, iż powinna być ona dostępna przez 3 lata, tj. do czasu przedawnienia należności ustalanych na jej podstawie. Istnieją też grupy objęte szczególnymi regulacjami z zakresu przechowywania ewidencji czasu pracy, np. ewidencję czasu pracy kierowcy przechowuje się przez okres 3 lat po zakończeniu objętego nią okresu (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców). Z kolei ustawa o systemie ubezpieczen społecznych nakłada obowiązek przechowywania niektórych dokumentów wysyłanych przez pracodawcę (płatnika składek) do ZUS. Zgodnie z: art. 36 ust. 8 ustawy o sus: w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat 27

28 art. 47 ust. 3c ustawy o sus: kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Pięcioletni okres przechowywania wymienionych wyżej dokumentów rozliczeniowych dotyczy jedynie tych, które złożono począwszy od 01 stycznia 2012 r., czyli od wejścia w życie ustawy z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców skracającej wskazany okres z 10 lat do 5 lat. Nie wszystkich jednak dokumentów, czy to pozyskanych czy to wytworzonych przez pracodawcę takie szczegółowe regulacje dotyczą. Nie jest np. uregulowane, w przypadku pracodawców prywatnych, przechowywanie innej niż wymieniona w art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej, dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych. Jedni eksperci zalecają stosować odpowiednio art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Na mocy tego przepisu, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia: zakończenia pracy u danego pracodawcy: dla dokumentacji osobowej wytworzenia: dla dokumentacji płacowej. Inni uznają, że nakaz przechowywania całej dokumentacji osobowej czy płacowej przez 50 lat przez każdego pracodawcę prywatnego jest zbyt daleko idący. Zalecają oni aby do dokumentów, których obowiązek przechowywania nie wynika z przepisów posiłkowo stosować zasady przechowywania dokumentacji kadrowej m.in. w organach gminy, powiatu i samorządu województwa, uregulowane w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Powyższe rozporządzenie jest aktem prawnym obowiązującym wyłącznie w organach i urzędach, do których jest bezpośrednio kierowane. Nie ma zatem zastosowania do pracodawców "prywatnych". Niektóre zawarte w nim rozwiązania mogą być jednak stosowane przy konstruowaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla tych jednostek, które zgodnie z art. 13 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach kwestie takie mogą uregulować we własnym zakresie. Ustalając natomiast okres przechowywania dokumentacji, której obowiązek przechowywania przez pracodawców "prywatnych" nie został prawnie uregulowany, pracodawca powinien mieć na uwadze zabezpieczenie swoich interesów, np. znaczenie tej dokumentacji przy rozstrzyganiu ewentualnych roszczeń pracowniczych. Jeśli bowiem określony dokument może mieć znaczenie np. dowodowe, dokumenty te powinny być przechowywane, co najmniej tyle, ile wynosi okres przedawnienia związanych z nimi roszczeń. 28

29 Oprócz dokumentacji związanej z szeroko rozumianym zatrudnianiem pracowników, przedsiębiorcy są zobowiązani do przekazywania informacji i danych statystycznych dotyczących prowadzonej działalności i jej wyników do urzędów statystycznych. Tak wynika z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2017 (Dz. U. poz. 1426). Sprawozdania takie zwykle przekazywane są do GUS z wykorzystaniem portalu sprawozdawczego, czyli za pośrednictwem elektronicznej platformy gromadzenia danych statystycznych. Przepisy nie zobowiązują przedsiębiorców "prywatnych" do wytworzenia tych materiałów w formie papierowej i ich archiwizacji. Dlatego uważamy, że od pracodawcy zależy czy i przez jaki czas kopie takich dokumentów będzie przechowywać. Tym bardziej, że mają one charakter wtórny, tzn. powstają na bazie innego rodzaju dokumentów źródłowych, które są w posiadaniu pracodawcy Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 01 stycznia 2019 r. Od 01 stycznia 2019 r. okresy archiwizacji dokumentacji uległy skróceniu. Zgodnie z nowymi przepisami, trzeba ją przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a gdy jego stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie, przez okres 10 lat, licząc od kon ca roku kalendarzowego, w którym miało to miejsce. Początek liczenia będzie zatem przypadał zawsze na 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy (art. 94 pkt 9b K.p.). Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nie będzie dotyczył wszystkich pracowników pozostających w zatrudnieniu pracowniczym. Przykład W 2019 r. następuje rozwiązanie umowy o pracę z kilkoma pracownikami danej firmy (10 letni okres przechowywania dokumentacji). Okres przechowywania tych dokumentów zacznie biec z dniem 31 grudnia 2019 r. i zakończy się z dniem 31 grudnia 2029 r. Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nie będzie dotyczył wszystkich pracowników pozostających w zatrudnieniu. Nowelizacja przepisów obejmuje pracowników, którzy są zatrudnieni pod rządami nowych przepisów (nie wcześniej niż od r.). Można będzie skrócić okres przechowywania dokumentacji także tych pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r. a przed 01 stycznia 2019 r. Warunkiem skrócenia okresu dla tych osób będzie złożenie przez pracodawcę oświadczenia o zamiarze przekazania za nie raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Dla zatrudnionych przed dniem 01 stycznia 1999 r. dotychczasowy okres przechowywania dokumentacji nie ulegnie zmianie 29

30 Wymagany okres Zakres obowiązywania Podstawa prawna 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. art. 94 pkt 9b K.p.w brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 3 ustawy zmieniającej 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy nawiązany ponownie w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy: - nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., a także - trwających 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raport Art K.p. dodany art. 1 pkt 4 ustawy zmieniającej oraz art. 9 ustawy zmieniającej w zw. z art. 4 pkt 6a ustawy o sus w brzmieniu nadanym przez art. 3 pkt 1 lit. a ustawy zmieniającej informacyjny do ZUS 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dokumentacji płacowej Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. (wyjątek: patrz stosunki pracy nawiązane po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.) Art. 7 ust. 2 ustawy zmieniającej w zw. z art. 50u ust. 1 ustawy archiwalnej i art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej - w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony przez pracodawcę do ZUS Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej w zw. Z art. 4 pkt 6a ustawy o sus w brzmieniu nadanym art. 3 pkt 1 lit. a ustawy zmieniającej 50 lat od zakończenia stosunku pracy Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty osób, których stosunek pracy był nawiązany: - przed 1 stycznia 2019 r., - po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS Dokumentacja pracownicza pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z praca górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów takiej pracy art. 125a ustawy emerytalnej w brzmieniu nadanym art. 4 pkt 2 ustawy zmieniającej w zw. z art. 4 pkt 6a ustawy o sus w brzmieniu nadanym art. 3 pkt 1 lit. a ustawy zmieniającej Art. 5 ustawy zmieniającej 30

31 Do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony 12 miesięcy po upływie podstawowych 10 lat, a także przez kolejnych 30 dni, liczonych od dnia zawiadomienia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji i o jej zniszczeniu w razie nieodebrania; zawiadomienie ma być wysłane po upływie przedłużonego okresu archiwizacji Gdy pracodawca jest stroną postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem Gdy pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem art pkt 1 K.p. w brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 4 ustawy zmieniającej art pkt 2 K.p.w brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 4 ustawy zmieniającej Od 01 stycznia 2019 r. wprowadzono również zasadę przedłużania 10 letniego okresu archiwizacji w razie postępowania (np. cywilnego, karnego, administracyjnego, dyscyplinarnego), w którym dokumentacja pracownicza jest lub może być dowodem (art K.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.). Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) jest stroną tego postępowania: przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art stosuje się odpowiednio 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania: okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, art stosuje się odpowiednio. Przykład W 2019 r. następuje rozwiązanie umowy o pracę z kilkoma pracownikami danej firmy dla których ma zastosowanie 10 letni okres przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Bez względu na to, czy zakończenie stosunku pracy nastąpi w styczniu, czy w innym miesiącu 2019 r., okres przechowywania tych dokumentów zacznie biec 31 grudnia 2019 r. i zakończy się 31 grudnia 2029 r. 31

32 Jeśliby w tym okresie pracodawca dowiedział się od byłego pracownika, że ten jest w sporze sądowym, w którym dokumentacja pracownicza jest dowodem, okres archiwizacji ulegnie przedłużeniu o kolejne 12 miesięcy tj.: do 31 grudnia 2030 r Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania i niszczenia dokumentacji Obowiązek informacyjny do świadectwa pracy dla niektórych grup pracowniczych Od 01 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek wydać wraz ze świadectwem pracy pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie. Informacja ma być przekazywana w postaci papierowej lub elektronicznej (art K.p. po zmianach od 1 stycznia 2019 r.) Po upływie obowiązkowych okresów przechowywania dokumentacji pracodawca będzie mógł ją zniszczyć według nowo ustanowionej zasady. Polega ona na tym, że zniszczenie ma być wykonane w taki sposób, aby niemożliwe było odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej (art K.p. po zmianach od 1 stycznia 2019 r.). W tym czasie, do chwili zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację byłemu pracownikowi. Nie jest to obowiązek, lecz uprawnienie, co powoduje, że pracodawca będzie mógł także odmówić przekazania dokumentów w tych okolicznościach, bez wskazywania uzasadnienia swojej decyzji. Przykład Z dniem 31 marca 2019 r. z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę. 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej rozpocznie swój bieg począwszy od dnia 31 grudnia 2019 r. i zakończy się w dniu 31 grudnia 2029 r. a czas na odbiór dokumentacji przez pracownika upłynie w dniu 31 stycznia 2030 r. Do wydanego pracownikowi świadectwa pracy pracodawca ma obowiązek dołączyć pisemną informację: 32

33 Gliwice, dnia 01 kwietnia 2019 r. Przedsiębiorstwo A ul. Skośna Gliwice Pan Nowak Jan INFORMACJA Informujemy, że: 1. okres przechowywania Pana dokumentacji pracowniczej w związku z zawartym stosunkiem pracy, którego rozwiązanie nastąpiło w dniu 31 marca 2019 r., wynosi 10 lat i upłynie w dniu 31 grudnia 2029 r. 2. dokumentację pracowniczą może odebrać Pan do dnia 31 stycznia 2030 r. 3. w razie nieodebrania dokumentacji do dnia 31 stycznia 2030 r. zostanie ona trwale zniszczona Podstawa prawna: (art ustawy Kodeks pracy)... (podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę ) Z art K.p. który nakłada obowiązek przekazania informacji o okresie przechowywania dokumentacji, wynika, że chodzi o 10-letni okres archiwizacji (wskazanie art. 94 pkt 9b i art k.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.) należy założyć, że zobowiązanie to dotyczy jedynie stosunków pracy zawartych od 01 stycznia 2019 r., a także nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 01 stycznia 2019 r., ale tylko wtedy, gdy pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny. Przykład Załóżmy, że w miesiącu czerwcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 01 stycznia 2019 r. 01 października 1999 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 01 lipca 1992 r. Do świadectw pracy za dwie pierwsze umowy o pracę musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. Powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do końca 33

34 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Do trzeciej umowy, zawartej 01 lipca 1992 r., nie stosujemy nowych przepisów, dotyczących 10-letniego okresu archiwizacji, tylko stare przepisy, które nakazują przechowywanie dokumentacji przez 50 lat. Przykład Przyjmujemy, że 10-letni okres archiwizacji dokumentacji upłynie w dniu 31 grudnia 2030 r., a czas na jej odbiór przez pracownika to dzień 31 stycznia 2031 r. Przyjmijmy także, że pracodawca umówi się na profesjonalne zniszczenie dokumentów na kwiecień 2031 r. Oznacza to, że do tego dnia będzie mógł je wydać pracownikowi, nawet jeśli ten nie zgłosi się po nie we wskazanym terminie Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r. W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej wspomnianą wyżej informację (art K.p.) Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r. a przed 01 stycznia 2019 r. za których przekazano raport informacyjny Przepis art K.p. nie dotyczy tej grupy pracowników. Ze względu na to, że ich dokumentacja pracownicza będzie przechowywana krócej niż 50 lat, a następnie zniszczona, muszą być o tym fakcie również powiadomieni (art. 41c i 41d ustawy o sus) Na mocy art. 41c pracownik, którego stosunek pracy ustaje otrzymuje od pracodawcy: kopię przekazanego raportu informacyjnego oraz dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej, oraz dowody potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924), za okres od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. wraz z pouczeniem o: 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie ww. okresu ich przechowywania prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej Jeśli pracodawca zatrudniał też osoby na podstawie umów cywilnoprawnych i przekazał za nie wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń raport informacyjny, to powinien przekazać zleceniobiorcy kopię przekazanego raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o: 34

35 10-letnim okresie (liczonym w taki sam sposób jak w przypadku pracownika) dotyczącym przechowywania dokumentacji wymienionej w art. 125a ust. 4a ustawy emerytalnej (przepis ten wymienia listy płac, karty wynagrodzeń, inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty) prawie do odbioru dokumentacji, o której mowa wyżej, w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie ww. okresu ich przechowywania. Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy został rozwiązany przed przekazaniem przez pracodawcę oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych otrzymają z ZUS informację w sprawie przechowywania dokumentacji. ZUS informuje ubezpieczonego o przekazaniu przez płatnika składek raportu informacyjnego w informacji o stanie konta przesyłanej za rok, w którym raport informacyjny zostanie przekazany do tego organu (art. 41d ustawy o sus). Jeśli jednak jest to już osoba uprawniona do świadczenia, której nie jest wysyłana informacja o stanie konta, ZUS poinformuje ją o przekazanym raporcie informacyjnym wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8 ustawy o pdof, przesyłanym za rok, w którym raport informacyjny został złożony. Informacja ZUS będzie zawierała pouczenie o: 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie ww. okresu ich przechowywania prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej. Ponadto w przypadku byłego pracownika będzie ona zawierała informację o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od dnia 01 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. Były pracownik, za którego został złożony raport informacyjny może odebrać dokumentację pracowniczą w terminie miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania (art. 8 ustawy nowelizującej) Obowiązek wydania dokumentacji pracowniczej Art K.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r. przewiduje: Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek: pracownika lub byłego pracownika albo osób, o których mowa w art , w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika 35

36 złożony w postaci papierowej lub elektronicznej Ważne: W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie ma polegać na przekazaniu kopii całości lub części dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji powinien być to nośnik elektroniczny (np. USB, dysk czy płyta CD) Postać a forma elektroniczna Ustawa zmieniająca wprowadziła do Kodeksu pracy wybór między postacią papierową i elektroniczną sporządzania dokumentów pracowniczych. Będzie on przysługiwać pracownikowi przy składaniu: informacji o numerze rachunku płatniczego, na który będzie wpłacane wynagrodzenie (art. 10 ust. 2 ustawy zmieniającej w zw. z art k.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.) wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art k.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.) wniosku o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej (art k.p. po zmianach od 1 stycznia 2019 r.). Z kolei pracodawca będzie mógł wybrać postać papierową lub elektroniczną przy przesyłaniu: informacji dołączanej do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po jego upływie, a w razie nieodebrania we wskazanym terminie - o zniszczeniu (art k.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.) informacji o możliwości i terminie odbioru dokumentacji pracowniczej, w tym po zmianie formy jej prowadzenia i przechowywania (art pkt 2 i art k.p. po zmianach od 01 stycznia 2019 r.). "Postać elektroniczna" to nie to samo, co "forma elektroniczna". Tylko w przypadku formy elektronicznej wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Chociaż termin "postać elektroniczna" funkcjonuje w Kodeksie pracy od 01 stycznia 2017 r. wskutek zmian przeprowadzanych w regulacjach o świadectwach pracy, to nie jest on zdefiniowany i to się nie zmieni od 01 stycznia 2019 r. Jego właściwe rozumienie ma natomiast znaczenie praktyczne, ponieważ wiąże się z tym konieczność używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub jej brak. W postaci elektronicznej może być złożone oświadczenie woli (art. 60 k.c.). Jednak przy czynnościach prawnych wymagane jest używanie formy elektronicznej, dla zachowania której niezbędne jest zastosowanie elektronicznej postaci oświadczenia woli opatrzonej kwalifikowanym podpisem 36

37 elektronicznym (art. 78 k.c.). Należy uznać, że w stosunkach pracy na podstawie art. 300 k.p., który pozwala stosować przepisy Kodeksu cywilnego posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie pracy, będzie miał zastosowanie w przedstawionych wyżej okolicznościach jedynie pierwszy z wymienionych przepisów. Oznacza to, że informacje i wnioski będą mogły być przekazywane bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taką interpretację potwierdza Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii w stanowisku z dnia 01 marca 2018 r. Tak też ta kwestia została zapisana w uzasadnieniu do ustawy zmieniającej, chociaż przy wniosku o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej znalazła się sugestia, że ma być opatrzony kwalifikowanym podpisem. Z racji jednego z celów ustawy zmieniającej, tj. przyspieszenia opracowywania dokumentów, należy uznać, że taki podpis jest niepotrzebny. Taką wykładnię potwierdza wprowadzenie w nowym art k.p. obowiązku użycia takiego podpisu lub pieczęci przez pracodawcę, a w innych nowych rozwiązaniach - nie. Jednak patrząc z punktu widzenia interesów pracodawcy, lepiej byłoby, aby on dokumenty wysyłane przez siebie - dla celów dowodowych na wypadek ewentualnego sporu - opatrywał kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią. Przykład Załóżmy, że pracownik otrzyma informację o wprowadzeniu bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia, w związku z czym będzie musiał wybrać, czy chce nadal odbierać gotówkę, czy też otrzymywać pobory na konto bankowe. Przyjmijmy, że wybiera pierwszą opcję. Jeśli wyśle wniosek zwykłym em, bez podpisu elektronicznego, to pracodawca powinien respektować tę drogę przekazania decyzji. Gdyby wybrał bezgotówkową formę otrzymywania wynagrodzenia, w taki sam sposób może podać swój numer rachunku płatniczego. Jednak w tym przypadku - ze względu na bezpieczeństwo danych - sugerujemy złożenie tych dokumentów w tradycyjnej formie pisemnej. Przykład Przyjmijmy, że pracodawca będzie rozwiązywał umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym po 1 stycznia 1999 r., za którego złożył raport informacyjny. Do świadectwa pracy będzie więc musiał dołączyć informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, terminie jej odbioru i ewentualnym zniszczeniu w razie nieodebrania. Jeśli wybierze elektroniczną postać jej przekazania, to dla celów dowodowych powinien ją opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo taką pieczęcią Ponowne zatrudnienie pracownika Po zmianach od 01 stycznia 2019 r., w razie ponownego nawiązania stosunku pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy pracodawca nie będzie zakładał nowej dokumentacji pracowniczej, lecz kontynuował prowadzenie dotychczas posiadanej dla tego pracownika 37

38 (art k.p. po zmianach od 1 stycznia 2019 r.). Zatem zatrudnienie tej samej osoby kolejny raz po 10-letnim okresie archiwizacji dokumentów spowoduje, że pracodawca będzie zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji. Powstaje wątpliwość, czy kontynuować prowadzenie dokumentacji można także w sytuacji, gdy dokumentacja nie zostanie jeszcze zniszczona. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej wskazano, że ten fakt nie wpływa na obowiązek zgromadzenia dokumentów pracowniczych od nowa. Zatem pracodawca powinien w takim przypadku założyć pracownikowi nową teczkę akt osobowych. Takie podejście, choć zgodne z wykładnią językową, jest jednak bardzo rygorystyczne w stosunku do obecnych regulacji, które nie zabraniają wykorzystania raz utworzonej dokumentacji pracowniczej dla konkretnego pracownika przy ponownym nawiązaniu z nim stosunku pracy. 5. Przepisy przejściowe 5.1. Zmiana przepisów Kodeksu pracy Ustawa z dnia r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją: Art. 5 ustawy: Pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika: wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy Art. 6 ustawy: W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi: któremu przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa pan stwowego "Polskie Koleje Pan stwowe" (Dz. U. z 2017 r. poz. 680 i 1529) dokument potwierdzający uprawnienie do tego ekwiwalentu, określający, za jaki miesiąc został pobrany ostatni ekwiwalent. Art. 7 ustawy 1. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym 38

39 niniejszą ustawą. Art ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio. 2. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy. 3. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 01 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Art. 8 ustawy Były pracownik, za którego został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, może odebrać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu, o którym mowa w art. 7 ust. 3. Art. 9. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą Rozporządzenie w sprawie dokumentacji Rozdział 7 Przepisy przejściowe i kon cowe przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 01 stycznia 2019 r. ( 19 rozporządzenia) do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników, których stosunek pracy trwa w dniu 01 stycznia 2019 r. i która została zgromadzona do 31 grudnia 2018 r., pracodawca stosuje nowe rozporządzenie dokumentacyjne, z wyjątkiem 2-6. Paragrafy te dotyczą prowadzenia akt osobowych i ewidencji czasu pracy. W tym zakresie pracodawca stosuje dotychczasowe rozporządzenie dokumentacyjne, choć może dostosować tę dokumentację do nowego rozporządzenia dokumentacyjnego na zasadzie dobrowolności ( 20 rozporządzenia) 39

40 pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu 01 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone do tego dnia, do 2 6 niniejszego rozporządzenia ( 21 rozporządzenia) do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed 01 stycznia 2019 r., stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem 2 6, w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. W tym przypadku pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia ( 22 rozporządzenia) Komentarz: Przepisy przejściowe i kon cowe Rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie, będzie miało w całości zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników ( 19 rozporządzenia). Natomiast w przypadku dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie rozporządzenia w stosunku pracy, pracodawca będzie miał wybór postępowania odnośnie dokumentacji zgromadzonej do dnia 31 grudnia 2018 r. Przepisy przejściowe przewidują bowiem, według wyboru pracodawcy jej dostosowanie do przepisów nowego rozporządzenia (tj. dokonanie przeglądu dotychczasowej dokumentacji i jej uporządkowanie według zasad przewidzianych w 2 6 nowego rozporządzenia) bądź możliwość przechowywania takiej dokumentacji w niezmienionej formie ( 20 ust. 1 i 21 rozporządzenia). Jednakże w tym przypadku jednolite zasady będą obowiązywały w stosunku do nowych dokumentów dołączonych do dokumentacji od dnia 1 stycznia 2019 r. Wówczas pracodawca będzie zobowiązany do ich gromadzenia według zasad przewidzianych nowym rozporządzeniem, niezależnie od tego czy pozostawił dotychczasową dokumentację niezmienioną czy też ją dostosował do nowego rozporządzenia ( 20 ust. 2 rozporządzenia). Powyższe nie będzie jednak dotyczyło ewidencji czasu pracy. W tym przypadku do zakresu karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika w dniu 1 stycznia 2019 r. pracodawca zastosuje przepisy dotychczasowe, natomiast do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika będzie już stosował nowe rozporządzenie. Projektodawca zrezygnował w nowym rozporządzeniu z dotychczasowej karty ewidencji czasu pracy zastępując ją ewidencją czasu pracy ( 20 ust. 3 rozporządzenia). Odrębną regulację przewidziano w rozporządzeniu celem unormowania zasad postępowania odnośnie dokumentacji pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie 40

41 niniejszego rozporządzenia ( 22 rozporządzenia). W takim przypadku do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, będzie się stosować przepisy nowego rozporządzenia, z wyjątkiem 2 6 (w tym zakresie należało będzie stosować przepisy dotychczasowe). Natomiast w zakresie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pracodawcy będą mieli 12 miesięczny okres od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia, na dostosowanie do wymogów określonych w 8 nowego rozporządzenia. 6. Podsumowanie: Kiedy 10 a kiedy 50 lat Okresy przechowywania dokumentacji kompletowanej do 31 grudnia 2018 r. Rodzaj dokumentacji Okres przechowywania Dokumentacja płacowa: listy płac, karty wynagrodzeń 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej) inne dokumenty potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty Akta osobowe pracowników 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) Ewidencja czasu pracy pracowników podlegających ogólnym, kodeksowym przepisom prawa pracy 3 lata od zakończenia okresu, którego dotyczy (przy braku podstawy prawnej przyjmuje się 3-letni okres przechowywania dokumentów z uwagi na 3-letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy) Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art K.p.) Okresy przechowywania dokumentacji od 01 stycznia 2019 r. Grupa pracowników Okres przechowywania 41

42 Pracownicy zatrudnieni od 01 stycznia 2019 r. Pracownicy zatrudnieni po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. 10 lat od końca roku w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania 10 lat od końca roku w którym został złożony raport informacyjny (ZUS RIA), pod warunkiem, że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników wspomnianych raportów oraz faktycznie złoży je do ZUS; w razie niezłożenia raportu okres przechowywania wynosi 50 lat 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy Terminy przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej przez pracodawcę Rodzaj dokumentacji Dokumentacja ubezpieczeniowa Dokumentacja zasiłkowa Dokumentacja dla celów emerytalno-rentowych Okres przechowywania 5 lat od dnia jej przekazania do ZUS art. 36 ust. 8, art. 47 ust. 3c ustawy systemowej co najmniej 3 lata od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje świadczenie chorobowe art. 67 ustawy zasiłkowej oraz 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r 7. Nowe obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych Wytyczne ZUS: 7.1. Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 42

43 Dla pracowników, zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat pod warunkiem spełnienia dodatkowych warunków, które wynikają z ustawy tj.: przekazaniu do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportu informacyjnego (ZUS RIA) Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 01 stycznia 1999 r. przechowywać należy przez okres 50 lat Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty Jeżeli pracodawca podejmie decyzję aby skrócić okres przechowywania akt pracowniczych ma obowiązek przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Pracodawca oświadcza w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja. Można także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawców w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu zapisane zostaną na koncie ubezpieczonego Terminy na złożenie raportu ZUS RIA Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła, wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, pracodawca powinien przekazać: w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczen społecznych na formularzu ZUS ZWUA jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u Ciebie pracę po złożeniu oświadczenia. Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek: przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA 43

44 Raport informacyjny można złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie: umowy zlecenia umowy agencyjnej innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia 7.5. Dane które należy przekazać w raporcie informacyjnym ZUS RIA W raporcie informacyjnym ZUS RIA należy podać dane, które obejmują: wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy. W raporcie informacyjnym ZUS RIA wykazuje się tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia). Ważne Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej, z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. pracodawcy nadal będą zobowiązani przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat i tym samym w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę. 44

45 Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych Jeżeli pracodawca nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będziesz zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy Ważne Dokumenty pracownika pracodawcy będą nadal przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy w każdym przypadku gdy: pracownik został zgłoszony po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazano za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA pracownik został zgłoszony przez do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie po 31 grudnia 1998 r.) wykonywał pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej Informacje dla pracownika po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi: kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA w celu zweryfikowania zawartych w nim informacji dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach) dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach). Dodatkowo należy pouczyć pracownika o: skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej 45

46 7.8. Informacje dla zleceniobiorców Zleceniodawca powinien przekazać zleceniobiorcy: kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA w celu zweryfikowania zawartych w nim informacji pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru Jakie informacje przekaże ZUS Niezależnie od informacji uzyskanych od Pracodawcy, ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA: w informacji o stanie konta w ZUS przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku) przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS, jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana. Byłego pracownika, poinformuje również o: skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej konieczności wystąpienia do Ciebie jako płatnika składek o wydanie: o dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach) o dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach) Zleceniobiorcę ZUS poinformuje o: skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru złożeniu przez zleceniodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA, dane z tego raportu ZUS udostępni na profilu danej osoby na PUE ZUS. 46

47 7.10. Zmiany w bieżąco składanych dokumentach Począwszy od 01 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, będą przekazywane w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA Informację o sposobie rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego przekazywane będzie na formularzu ZUS ZWUA, na którym należy wyrejestrować swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych. Nowy dokument imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego i o okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA Bez względu na to, w jakim charakterze zatrudniono pracownika, pracodawca ma obowiązek przekazywać za pracownika do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA. Raportu tego nie trzeba będzie przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym: wypłacisz tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacisz w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r. obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacisz tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoba ta wykonywała pracę nauczycielską. Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez płatników za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych. Z formularza ZUS ZWUA, na którym należy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń społecznych ZUS pozyska informację o sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego. Zakres danych, które będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmiany wprowadzone w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, Informacji rocznej/ miesięcznej dla osoby ubezpieczonej. Raport informacyjny ZUS RIA: kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe za okres od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 47

48 kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U z 2018 r. poz. 128) od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. karta nauczyciela, (Dz.U z 2017 r. poz. 1189, z późn. zm.) od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych (Dz.U z 2017 r. poz. 1383, z późn. zm.) od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 664, z późn. zm.) od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. informacja, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy data rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/ stosunku służbowego (tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany). Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA: kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, 48

49 który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy okres wykonywania pracy nauczycielskiej Wyrejestrowanie z ubezpieczen ZUS ZWUA w dokumencie zostanie dodany nowy blok V: data rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/ stosunku służbowego (tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany) Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA w dokumencie zostanie: usunięty blok VI: rozliczenie części IV i V rozlicznie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne dodany zostanie blok IX zestawienie należnych składek do zwrotu/zapłaty. W bloku tym rozliczone będą składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, fundusz emerytur pomostowych oraz wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Informacja miesięczna/ roczna dla osoby ubezpieczonej w dokumentach zostaną dodane: kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy okres wykonywania pracy nauczycielskiej. 49

50 7.11. Zmiany w Programie Płatnik i epłatnik oraz na profilu płatnika Program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS RPA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna. W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie informował o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA. Zostanie także w tym zakresie dostosowana aplikacja epłatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, którzy zatrudniają do 100 pracowników. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Również zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których złożono dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobiono. Jednocześnie ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do zmian W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych. Ustawa wprowadziła zakres nowych danych jakie płatnik będzie przekazywał do ZUS co miesiąc. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) Komunikat ZUS z dnia: 28 grudnia 2018 r. Od 01 stycznia 2019 r. udostępniona będzie nowa wersja: programu Płatnik ( ) oraz aplikacji epłatnik (dostępna na PUE ZUS). W okresie od 01 do 25 stycznia 2019 r., będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu Płatnik: obecna oraz nowa Jest to okres przejściowy, w którym płatnik ma czas na pobranie i zainstalowanie nowej wersji programu. Od 26 stycznia 2019 r. będzie obowiązywała wyłącznie nowa wersja programu Płatnik ( ). Rozliczenie składek w okresie przejściowym: Rozliczenie składek za grudzień 2018 r. (w styczniu 2019 r.) płatnik powinien przygotować jeszcze z wykorzystaniem wersji programu Płatnik. 50

51 Nową wersję programu Płatnik ( ) należy pobrać jeśli w pierwszej połowie stycznia 2019 r. będzie trzeba wyrejestrowywać pracownika z ubezpieczeń. Od 01 stycznia 2019 r. zmienia się dokument ZUS ZWUA. Przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podstawy prawnej. Pracownika powinieneś wyrejestrować w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. Po pobraniu nowej wersji programu Płatnik, rozliczenie składek za grudzień 2018 r. dokonywane będzie z wykorzystaniem nowego formularza ZUS DRA. Przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzień 2018 r. nie należy jeszcze używać dokumentu ZUS RPA. Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym 2019 r.) powinno się już przygotować w nowej wersji programu Płatnik. Jeśli pracownik w styczniu 2019 r. osiągnie przychody za lata ubiegłe (np. otrzyma nagrodzę roczną za 2018 r.), należy dodatkowo przekazać obok raportu ZUS RCA także nowy dokument ZUS RPA. Taki sposób postępowania będzie obowiązywał przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za lata ubiegłe. Jakie zmiany wprowadzono w programie Płatnik: Zaktualizowano formularze: ZUS ZWUA wyrejestrowanie z ubezpieczeń ZUS DRA deklaracja rozliczeniowa IM informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej IR informacja roczna dla osoby ubezpieczonej Wprowadzono nowe formularze: ZUS OSW oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA raport informacyjny ZUS RPA imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej ZUS DRA cz. II deklaracja rozliczeniowa cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie ZUS RCA cz. II imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie 51

52 Dodano nowe funkcje i informacje: prezentacja w kartotece płatnika w zakładce Inne dane informacji o złożonym lub odwołanym ZUS OSW i złożonym ZUS RIA prezentacja w kartotece płatnika w zakładce Dane do wyliczeń i weryfikacji informacji o najniższej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz liczbę dni prowadzenia działalności gospodarczej prezentacja w kartotece ubezpieczonego w zakładce zgłoszenia danych dotyczących daty rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego dostosowaliśmy obsługę dokumentu płatniczego do zmienionych pól w dokumencie ZUS DRA możliwość obliczania najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę możliwość wczytania nowego KEDU przy zachowaniu możliwości wczytania KEDU w dotychczasowym formacie możliwość wydruku raportu informacyjnego ZUS RIA celem przekazania pracownikowi 8. Zmiana formy wypłaty wynagrodzenia Od 01 stycznia 2019 r. pracodawca żąda podania przez pracownika numeru rachunku płatniczego na które będzie przekazywane wynagrodzenie ze stosunku pracy bądź inne świadczenia, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Zmiana wprowadzona została ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Po zmianie przepisów przywołany art K.p. otrzymał następujące brzmienie: "Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba, że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych Omawiana zmiana nie wprowadza więc obowiązku zakładania kont bankowych przez pracowników. Pracownik, który nadal będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej, będzie mógł zachować to prawo wystarczy, że złoży pracodawcy stosowny wniosek. Z uwagi na to, że przepisy nie przewidują możliwości odrzucenia takiego wniosku przez pracodawcę, będzie on dla niego obligatoryjny. Z powyższych wyjaśnień wynika więc jednoznacznie, że zarówno w aktualnym stanie prawnym, jak i po wejściu w życie omawianej nowelizacji K.p., co nastąpi z dniem 01 stycznia 2019 r., pracodawca nie może i nie będzie mógł nakazać pracownikom założenia kont bankowych, o ile ci nie wyrażą na to zgody. W praktyce nadal więc wynagrodzenia będą wypłacane w formie gotówkowej i bezgotówkowej. Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia może wywołać jeszcze jeden skutek tj. potrzebę aktualizacji regulaminu pracy lub innych dokumentów wewnątrzzakładowych, jeśli pracodawca nie ma 52

53 obowiązku posiadania regulaminu. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy (art w zw. z art pkt 5 k.p.). Jeśli zatem znajduje się w tych dokumentach zapis o gotówkowej formie wypłaty wynagrodzenia jako głównej realizowanej w konkretnym, wskazanym miejscu, to ten zapis trzeba będzie dostosować do nowych regulacji. Aktualizacja regulaminu jest sformalizowana, w związku z czym, mimo zmiany ustawowej, pracodawca będzie musiał: uzgodnić przejście z formy gotówkowej wypłaty wynagrodzenia na bezgotówkową jako podstawową z organizacją (organizacjami) związkową, która u pracodawcy działa (art k.p.) podjąć decyzję samodzielnie odnośnie do zmiany regulaminu pracy w tym zakresie, jeśli nie ma u niego związków zawodowych lub nie wypowiedziały się w ustalonym terminie (art k.p.) poinformować pracowników o zmianie regulaminu w sposób u niego przyjęty (art k.p.) Ważne: Bezgotówkowy sposób wypłaty wynagrodzenia będzie od 01 stycznia 2019 r. podstawową formą płatności, bez względu na termin zaktualizowania regulaminu pracy lub innych dokumentów wewnątrzzakładowych Na pracodawców nałożono dodatkowe obowiązki w związku ze zmianą treści art K.p. Zgodnie z art. 10 ww. ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r., w ciągu 21 dni od wejścia jej w życie pracodawcy będą musieli poinformować, w sposób przyjęty w zakładzie (wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, rozesłanie informacji drogą e-meilową, publikacja w intranecie lub przekazanie takiej informacji na piśmie wszystkim pracownikom), pracowników otrzymujących dotychczas wynagrodzenie w formie gotówkowej o obowiązku: podania numeru rachunku płatniczego, na który ma być przelewane wynagrodzenie za pracę lub złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Na informację tę pracownik powinien odpowiedzieć w ciągu 7 dni od jej otrzymania, podając numer konta lub składając wniosek o zachowanie gotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia. Ważne Jeśli pracownik nie przekaże informacji o wyborze formy wypłaty wynagrodzenia, pracodawca, po upływie wyznaczonego terminu, powinien dalej wypłacać wynagrodzenie w gotówce. 53

54 II. Projekt zmian do ustawy Kodeks pracy i ZFŚS w 2019 r. U S T A W A z dnia ( ) o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 Niniejsza ustawa służy stosowaniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z , str. 2). 1. Badanie sytuacji osób uprawnionych do pomocy z ZFŚS Zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS: Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu (..) oraz zasady przeznaczenia środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalonym zgodnie z ( ) ustawą o związkach zawodowych. Pracodawca u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Ważne O tym jakie dokumenty powinna przedstawić osoba składająca wniosek o udzielenie pomocy, ustala obowiązujący w zakładzie regulamin Funduszu. Stanowisko Generalnego Inspektora Danych Osobowych, który w odpowiedzi na zapytanie: Czy dopuszczalne jest żądanie od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (pit) w celu wykazania wysokości dochodu, na potrzeby zakładowego funduszu świadczen socjalnych? Odpowiedź: 54

55 Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu, powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie pracy. Uzasadnienie: Dopuszczalność żądania przez pracodawcę podania wysokości dochodów uzyskiwanych przez pracownika oraz przypadających na członka jego rodziny - świadczących o sytuacji pracownika, celem potwierdzenia uprawnienia tego pracownika do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych należy badać z w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz.335, z późn. zm.) oraz postanowieniami regulaminu, o których mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związku zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (ust. 2). Przyznanie świadczeń z Funduszu, a także ich wysokość, uzależniona jest od spełnienia przez osobę ubiegającą się o to świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa jednak sposobu, w jaki ma nastąpić udokumentowanie ich spełnienia. Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu powinno zatem znajdować uzasadnienie w regulaminie, o którym mowa powyżej. W jego postanowieniach winny być sprecyzowane zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie. W wyroku z dnia 8 maja 2002 r. (sygn. akt IPKN 267/2001) Sąd Najwyższy uznał, iż w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest ( ) zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z Funduszu według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny.. Ponadto należy mieć na względzie fakt, iż przetwarzanie danych osobowych nie może prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane czyli w pojęciu ustawy o ochronie danych osobowych - przetwarzane Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 3 powołanej ustawy administrator danych osobowych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, 55

56 a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi, a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przetwarzane. Ponadto, jak wskazuje się w literaturze przedmiotu, z przepisu art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy wynika w szczególności zakaz zbierania danych niemających znaczenia, jak i danych o większym, niż konieczny stopniu szczegółowości, jak również danych zbieranych na przyszłość. Zatem, żądając przedłożenia druków PIT, należy wziąć pod uwagę również tę zasadę. Warto też zauważyć, iż aktualna linia orzecznicza sądów pracy i ubezpieczeń społecznych opowiada się za przyjęciem rozwiązań polegających na respektowaniu oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny ze wskazaniem ile osób i w jakim wieku składa się na rodzinę pracownika (tak np. w uzasadnieniu do wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 7 sierpnia 2014 r. sygn. akt: III AUA 2028/13). Należy natomiast podkreślić, iż konieczność weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może być dokona w inny sposób, niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT), osoby będącej członkiem rodzinny pracownika. Przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie w celu dokonania takiej weryfikacji w pełni wystarczające Badanie sytuacji po wejściu w życie RODO obowiązującego od 25 maja 2018 r.: Po wejściu w życie nowych regulacji prawnych dot. ochrony danych osobowych i zakresu ich przetwarzania, konieczna jest aktualizacja zapisów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kontekście RODO. Od 25 maja 2018 r., pracodawca powinien doprowadzić do spójności zapisów regulaminu z zasadami określonymi w art. 5 w związku z motywami 39-47, 58 i 60 preambuły RODO, tj.: zgodności z prawem rzetelności i przejrzystości ograniczenia celu minimalizacji danych prawidłowości ograniczenia przechowywania danych, integralności i poufności oraz rozliczalności Oznacza to, iż w regulaminie Funduszu należy wskazać: swoje dane jako podmiotu uprawnionego do zbierania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jeśli podmiot ten ich wcześniej w nim nie umieścił cel przetwarzania danych tych osób, czyli realizację przysługujących im uprawnień z Funduszu 56

57 podstawę prawną przetwarzania danych, tj. art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz ze zm.), dalej ustawy w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO czas przechowywania danych zredukowany do minimum adekwatnego do realizacji celu. Doprecyzowanie tych reguł nastąpi w krajowych przepisach, przy czym ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, nie zajmuje się zagadnieniem przetwarzania danych dla celów Funduszu. Uwzględnia to natomiast art. 28 projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 nowelizując art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Po zmianie przepis ten ma zobowiązywać osoby uprawnione do korzystania z Funduszu do przekazywania swoich danych w tym celu w formie oświadczenia. 57

58 Art. 28. W ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316, 1608 i 1669) w art. 8: 1) po ust. 1 dodaje się ust. 1a 1d w brzmieniu: 1a. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. 1b. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1, z późn. zm. 3) ), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. 1c. Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczen. 1d. Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 1a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1a. i 1c. ; 2) ust. 2 otrzymuje brzmienie: 2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 1b, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz oraz z 2018 r. poz. 1608). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.. Z racji bezpośredniego obowiązywania RODO, pracodawca powinien zmodyfikować postanowienia regulaminu, nie czekając na wejście w życie proponowanych rozwiązań krajowych (są w trakcie prac legislacyjnych), zwłaszcza, że ich treść jest skorelowana z RODO. 58

59 1.2. Zbieranie danych członków rodziny jako osób uprawnionych Dane osób uprawnionych w celu korzystania ze świadczeń Funduszu pracodawca pozyskuje na podstawie art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W tym przypadku nie ma wymogu zbierania zgód, ponieważ wymienione przepisy są wystarczającą podstawą do żądania podania danych i ich przetwarzania. Efektem odmowy udostępnienia danych będzie odmowa przyznania świadczeń z Funduszu. Komentarz: Przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), które są u nas stosowane od 25 maja 2018 r., mają wpływ również na funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dla zapewnienia prawidłowego działania ZFŚS niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych zarówno pracowników, jak i osób trzecich. Niejednokrotnie będą to dane wrażliwe dotyczące ich sytuacji życiowej, chociażby stanu zdrowia. W związku z tym zasady przetwarzania danych na potrzeby funduszu mają zostać doprecyzowane w zgodzie z RODO. Nowelizacja ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz ze zm.; dalej: ustawa o zfśs) zawarta została w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, który obecnie jest procedowany w Sejmie. imię, nazwisko i co jeszcze? Zgodnie z zasadami minimalizacji danych oraz ograniczenia celu pracodawca może przetwarzać dane jedynie w prawnie uzasadnionych celach oraz tylko w zakresie niezbędnym do ich realizacji. Celem ZFŚS jest zaspokajanie potrzeb socjalnych poprzez przyznawanie świadczeń na podstawie kryteriów socjalnych. Ponieważ to na pracodawcy ciąży obowiązek kontroli prawidłowości przyznawania świadczeń, musi on mieć możliwość zbadania, czy dany pracownik spełnia określone kryteria. Główną zasadą przyznawania świadczeń z funduszu jest stosowanie kryteriów socjalnych, które obejmują sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Danymi, które są niezbędne w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu, a także ustalenia ich wysokości, są z pewnością dane dotyczące liczby członków rodziny we wspólnym gospodarstwie domowym czy wysokości dochodu na członka rodziny. Mogą one dotyczyć również innych okoliczności związanych z sytuacją życiową, takich jak zdarzenia losowe typu pożar powódź czy śmierć członka rodziny bądź też stan zdrowia. Co ważne, dane te dotyczyć będą nie tylko pracownika, lecz także innych osób uprawnionych do świadczeń. Projektowane zmiany w art. 8 ustawy o zfśs wprost zezwalają pracodawcy na przetwarzanie takich danych. Powtórzone zostało przy tym zastrzeżenie wskazane w RODO, że mogą one być wykorzystywane jedynie w celu przyznania świadczeń z funduszu. W myśl projektowanych przepisów przekazywanie danych przez pracownika ma się odbywać w formie oświadczenia. Pracodawca jednak, aby nie narazić się chociażby na zarzut nieprawidłowego 59

60 dysponowania środkami funduszu, uprawniony będzie do żądania ich udokumentowania przez zatrudnionego. W tym celu będzie mógł zobowiązać pracownika do przedłożenia zaświadczeń i innych dokumentów potwierdzających przekazane dane w zakresie niezbędnym do realizacji celu. W praktyce będą to więc zaświadczenia o dochodach, rozliczenia roczne PIT, akty ślubu lub urodzenia czy dokumenty dotyczące zdrowia. jak postępować z danymi wrażliwymi? W kontekście przetwarzania danych na potrzeby funduszu największe obawy budzi możliwość przechowywania danych oraz dokumentacji dotyczącej stanu zdrowia. Informacje te, zgodnie z art. 9 RODO, mają charakter danych szczególnej kategorii, czyli danych wrażliwych. Ponieważ pracodawca ma obowiązek przyznawania każdego świadczenia zgodnie z przepisami, a więc przy spełnieniu konkretnych warunków i na podstawie oceny sytuacji pracownika, projekt nowelizacji dopuszcza wprost przetwarzanie tej kategorii danych. Pracodawca musi jednak zachować pewne warunki. Warto przy tym zwrócić uwagę, że w najnowszym projekcie zmian do ustawy rozszerzony został krąg osób, które mogą przetwarzać dane o zdrowiu pracownika. Zgodnie z poprzednią wersją projektu do przetwarzania takich danych dopuszczeni mogli być jedynie pracownicy, którzy mają pisemne upoważnienie pracodawcy oraz zobowiążą się do zachowania tych danych w tajemnicy. Obecny projekt zakłada przetwarzanie również przez inne osoby mające upoważnienie. Jeżeli więc zmiany zostaną uchwalone w obecnym kształcie, do przetwarzania danych dotyczących zdrowia będą mogli być dopuszczeni członkowie komisji socjalnej, którzy nie są pracownikami danego podmiotu, a więc np. członkowie międzyzakładowej organizacji związkowej nie zatrudnieni u danego pracodawcy. Wątpliwości budzi możliwość przechowywania dokumentacji zdrowotnej przekazywanej przez pracownika. Ponieważ jedną z reguł przetwarzania danych jest zasada minimalizacji, to pracodawca powinien zadbać, aby nie przetwarzać (a więc również nie przechowywać) zbyt dużej ilości danych. Może się bowiem zdarzyć, że pracownik dostarczy dokumentację zdrowotną znacząco wykraczającą poza zakres niezbędny do przyznania świadczenia. Wówczas pracodawca powinien zgodnie z własną oceną niezwłocznie zwrócić pracownikowi wszelkie dokumenty zawierające dane nadmiarowe. Regulamin funduszu lub procedura ubiegania się o konkretne świadczenie powinny wskazywać, że pracownik ma obowiązek przekazać dane niezbędne do przyznania świadczenia, z tym jednak zastrzeżeniem, że to pracodawca ostatecznie decyduje, jakie jego zdaniem dane i dokumenty są faktycznie niezbędne w tym celu. W razie gdyby przekazane dane i dokumenty nie były wystarczające, pracodawca będzie bowiem mógł zażądać od pracownika przedłożenia dodatkowych. Ważne jest również odpowiednie przeszkolenie lub poinstruowanie pracowników zajmujących się obsługą funduszu o zakresie danych i dokumentów, które mogą być w tym celu zbierane. Dzięki temu pracodawca zmniejszy ryzyko zarzutu przetwarzania danych nadmiarowych, co w wypadku tych dotyczących zdrowia (lub innych wrażliwych) nabiera szczególnego znaczenia. za zgodą czy nie? Wielu pracodawców zarówno przed 25 maja 2018 r., jak i do tej pory, miało i nadal ma wątpliwości, czy wymagana jest zgoda pracownika na przetwarzanie danych w celach realizacji zadań funduszu. 60

61 Wielu z nich na wszelki wypadek pobierało i nadal pobiera ją od pracowników. RODO wskazuje zgodę jako jedną z podstaw przetwarzania danych, jednak powinna być ona stosowana tylko wówczas, gdy przetwarzanie nie może odbywać się na żadnej innej podstawie. Tymczasem przetwarzanie danych na potrzeby ZFŚS związane jest z realizacją obowiązków pracodawcy wynikających z prowadzenia funduszu oraz przyznawania świadczeń, a przetwarzanie to jest niezbędne do prawidłowej realizacji tego celu. Tak więc zgoda pracownika nie jest w tym wypadku podstawą do przetwarzania danych. Warto odnotować, że pierwotny projekt zmian do ustawy o zfśs zakładał konieczność uzyskania zgody na przetwarzanie danych. Wymóg taki utrudniałby jednak prawidłowe funkcjonowanie funduszu. Zgoda pochodzić może bowiem jedynie od osoby, której dane dotyczą. Ponieważ pracodawca na potrzeby zfśs przetwarza również dane dotyczące osób trzecich, w takim wypadku konieczne byłoby uzyskanie zgód od wszystkich tych osób. Ponadto zgoda na przetwarzanie co do zasady zawsze może zostać cofnięta, co również mogłoby mieć negatywne konsekwencje dla prawidłowego funkcjonowania funduszu oraz przyznawania świadczeń. Na szczęście projektodawca w porę dostrzegł ten problem i wprowadził stosowne zmiany w projekcie. W efekcie obecny projekt ustawy daje pracodawcy prawo żądania niezbędnych danych bez konieczności wyrażania zgody przez pracownika. Ten natomiast zawsze ma prawo do nieprzekazania określonych danych. W takiej sytuacji musi jednak liczyć się z nieotrzymaniem świadczenia z funduszu. gromadzić czy nie i jak długo przechowywać? Zgodnie z RODO dane osobowe muszą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są one przetwarzane. Konsekwencją tej zasady jest wskazanie w projekcie zmian do ustawy o zfśs, że pracodawca może przechowywać dane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu, a także ustalenia ich wysokości. Dodatkowo pracodawca będzie mógł przechowywać dane przez okres dochodzenia praw lub roszczeń związanych z konkretnym świadczeniem. Ponadto uzasadnione jest twierdzenie, że dane te będą mogły być przetwarzane również przez okres niezbędny do wykazania chociażby zasadności przyznania świadczeń w razie kontroli organów skarbowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dlatego też, mając na uwadze pięcioletni okres przedawnienia należności publicznoprawnych, dane niezbędne do wykonania tego celu powinny być przechowywane przez pracodawcę przez ten czas. Należy jednak zwrócić uwagę, że dotyczy to jedynie tych danych, które są konieczne do wykazania prawidłowości przyznanego świadczenia w razie kontroli, nie zaś wszystkich danych zebranych w celu jego przyznania. Co więcej, aby zapewnić realizację zasad RODO, w tym zasady prawidłowości i minimalizacji danych, projekt zmian nakłada na pracodawcę obowiązek przeglądu danych przynajmniej raz w danym roku kalendarzowym. W przypadku stwierdzenia, że dalsze przechowywanie pewnych danych jest zbędne do realizacji celów, dla jakich zostały zebrane, pracodawca będzie musiał je usunąć. Ponadto, zgodnie z RODO, w razie stwierdzenia, że dane te są nieaktualne lub nieprawidłowe, powinien podjąć działania mające na celu ich aktualizację i sprostowanie. czego trzeba dopilnować? 61

62 Pracodawcy prowadzący fundusz są administratorami danych osobowych przekazywanych przez pracowników, w związku z czym to na nich ciąży obowiązek prawidłowego i zgodnego z prawem ich przetwarzania. Muszą więc pamiętać o obowiązkach i zasadach wynikających zarówno bezpośrednio z RODO, jak i z projektowanych zmian do ustawy o zfśs. Ponieważ Państwowa Inspekcja Pracy oraz prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych są organami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w tym zakresie, które już zapowiedziały współpracę przy sprawdzaniu prawidłowości przetwarzania danych przez pracodawców, wprowadzenie i przestrzeganie odpowiednich procedur oraz dokonanie zmian w regulaminach funduszu ma kluczowe znaczenie. W przeciwnym razie praco dawcy narażają się na ryzyko nałożenia kar, a także na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec osób, których dane są przetwarzane. czy i kiedy wykonać obowiązek informacyjny? Zgodnie z RODO każdy administrator danych co do zasady musi wykonać obowiązek informacyjny względem osoby, której dane przetwarza. Zakres tych informacji jest szczegółowo określony w art. 13 i 14 RODO i obejmuje m.in. dane administratora, cele i okres przetwarzania danych czy informację o prawach osób, których dane dotyczą. W związku z tym pojawiają się wątpliwości, czy i kiedy pracodawca ma obowiązek przekazać te informacje osobom ubiegającym się o świadczenia z funduszu. Zarówno dotychczasowa praktyka, jak i doktryna nie wypracowały jednolitego stanowiska w tym zakresie. Również ani ustawa o zfśs, ani projekt zmian do niej nie wskazuje wprost, czy i kiedy przekazywać informacje osobom korzystającym z funduszu. Stoimy na stanowisku, że w stosunku do pracowników obowiązek informacyjny zostaje spełniony wraz z przekazaniem im klauzuli informacyjnej przy rozpoczęciu zatrudnienia. Przetwarzanie danych na potrzeby ZFŚS wpisuje się bowiem w cel polegający na wypełnianiu obowiązków pracodawcy w związku ze stosunkiem pracy oraz celem ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Tak więc nie ma konieczności przekazywania pracownikom odrębnej klauzuli informacyjnej. Sytuacja będzie już nieco odmienna w odniesieniu do członków rodziny pracownika, których dane również mogą być przetwarzane. Ze względów praktycznych skuteczne poinformowanie takich osób byłoby utrudnione lub wręcz niemożliwe, a ponadto niezbędne byłoby wówczas pozyskanie kolejnych danych kontaktowych tych osób. W naszej opinii w stosunku do nich spełnienie obowiązku informacyjnego będzie wyłączone na podstawie art. 14 ust. 5 lit. c RODO. Przepis ten znosi obowiązek informacyjny w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie danych osobowych jest wyraźnie uregulowane przez prawo. Skoro więc projekt zmian ustawy o zfśs przewiduje bezpośrednie uregulowanie możliwości pozyskiwania danych członków rodziny w celach przyznawania świadczeń z funduszu, to nie ma konieczności przekazywania im klauzuli informacyjnej. Jedynie wobec innych osób uprawnionych, jak np. emeryci czy renciści, pracodawca musi spełnić ten obowiązek. Praktycznym rozwiązaniem jest w takim przypadku umieszczenie klauzuli bezpośrednio na wniosku o przyznanie świadczenia czy też jej przekazanie w chwili składania wniosku. 62

63 1.3. Świadczenia kwalifikowane jako zapomogi Z dniem 01 stycznia 2018 r. uległ zmianie art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof. Zwolnienia podatkowe, których przedmiotem są odpowiednio: zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci: finansowanych z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra korzystają ze zwolnienia z opodatkowania niezależnie od ich wysokości z innych źródeł korzystają ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty zł W związku z tym, że ustawa o pdof nie definiuje indywidualnego zdarzenia losowego, klęski żywiołowej czy długotrwałej choroby, można posłużyć się definicjami występującymi w słownikach języka polskiego. I tak przez: indywidualne zdarzenie losowe należy rozumieć wszelkie zdarzenia, które są nieprzewidziane, niemożliwe do uniknięcia nawet przy zachowaniu należytej staranności, np. nieszczęśliwe wypadki powodujące uszczerbek na zdrowiu, pożar lub zalanie wodą domu lub mieszkania, włamanie, kradzież, itp. klęskę żywiołową należy rozumieć zdarzenie spowodowane niszczycielskim działaniem sił przyrody, np. powódź, huragan, gradobicie, itp. długotrwałą chorobę należy rozumieć chorobę, która z medycznego punktu widzenia określana jest jako choroba przewlekła, a więc mająca długotrwały przebieg np. choroba nowotworowa, alergia, nadciśnienie, cukrzyca, miażdżyca, jaskra. Zatem w przypadku: klęski żywiołowej dokumentem może być protokół zgłoszenia szkody w firmie ubezpieczeniowej, protokół ze straży pożarnej, zdjęcia w przypadku indywidualnego zdarzenia losowego np. protokół zgłoszenia kradzieży na policji 63

64 w przypadku długotrwałej choroby występowanie długotrwałej choroby można udokumentować np. zaświadczeniem lekarskim wystawionym przez lekarza specjalistę lub lekarza rodzinnego, jak również orzeczeniem o niepełnosprawności Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia, wyłączone są zapomogi losowe, ale tylko te, które zostały wypłacone w przypadku: klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzen losowych lub długotrwałej choroby ( 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym). W konsekwencji tego typu wypłaty nie stanowią też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zapomogi wypłacane pracownikom, emerytom, rencistom lub innym osobom w takich okolicznościach korzystają ze zwolnienia składkowego bez ograniczenia kwotowego Świadczenia związane z pobytem dzieci w żłobkach, przedszkolach, klubach Art. 21 ust. 1 zwolnione z opodatkowania są: 67a) świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach 67b) świadczenia, które nie są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, otrzymane od pracodawcy z tytułu objęcia dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczania dziecka pracownika do żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty zł na każde dziecko, o którym mowa w art. 27f ust. 1 Składki ZUS z 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wynika, że świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczen socjalnych nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników mają także zastosowanie w przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. W rezultacie świadczenia finansowane z Funduszu nie skutkują wymiarem składki na ubezpieczenie zdrowotne 64

65 gdy dofinansowanie kosztów pobytu dzieci pracowników w żłobku lub przedszkolu nastąpi ze środków obrotowych firmy, to ich wartość będzie oskładkowana. Dla tego rodzaju świadczeń przepisy składkowe nie przewidują bowiem zwolnienia ze składek ZUS Świadczenia dla dzieci i młodzieży do lat 18 preferencją podatkową w postaci zwolnienia od podatku objęte są kwoty dopłat, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof powołany przepis stanowi, że wolne od podatku są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18: z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł obowiązującym do 31 grudnia 2017 r. z dniem 01 stycznia 2018 r. kwota zł 2. Projekt zmian do przepisów ustawy Kodeks pracy Projektowane rozporządzenie zawiera odniesienie do oświadczen lub dokumentów dotyczących danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie lub gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy. Oznacza to oświadczenia lub dokumenty, które zawierają dane osobowe gromadzone obecnie na podstawie art Kodeksu pracy. Zgodnie z art Kodeksu pracy pracodawca może domagać się od kandydata na pracownika (a w dalszej kolejności również pracownika) podania następujących danych: imię (imiona) i nazwisko imiona rodziców data urodzenia miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) wykształcenie przebieg dotychczasowego zatrudnienia 65

66 Pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art Kodeksu pracy) Natomiast po wejściu w z życie zmian, zamieszczonych: w art. 4 Projektu ustawy ( ) o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 ww. dokumenty lub oświadczenia będą obejmowały dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, których katalog zostanie zmodyfikowany na mocy tej ustawy (projektowany art b ): Art K.p. 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko 2) datę urodzenia 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę 4) wykształcenie 5) kwalifikacje zawodowe 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: 1) adres zamieszkania 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość 3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy 66

67 4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w 1 i 3, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Art. 22 1a. K.p.: 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1. z pozna. zm.3)), zwanego dalej rozporządzeniem 2016/ Brak zgody, o której mowa w 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. 3. Przetwarzanie, o którym mowa w 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Art. 22 1b. K.p. 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Art. 22 1a 2 stosuje się odpowiednio

68 Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. 3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Mając na względzie zasadę minimalizacji danych, zawartą w art. 5 ust. 1 lit c. rozporządzenia 2016/679, warto bowiem pamiętać, aby w aktach osobowych pracownika przechowywać kopie tych dokumentów, które będą istotne dla realizacji uprawnień lub obowiązków pracownika lub pracodawcy (np. kopie świadectwa pracy celem ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego), a nie wszystkie (nie ma podstaw do gromadzenia np. kopii dowodu osobistego pracownika, tym bardziej, iż dochodzi w ten sposób do przewarzania wizerunku pracownika). 3. Pomocnicze formularze udostępnione przez MRPiPS KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE 1. Imię (imiona) i nazwisko Imiona rodziców Data urodzenia Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) Wykształcenie... (nazwa szkoły i rok jej ukończenia) (zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy) 6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy) 7. Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych.. 68

69 Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1-3 są zgodne z dowodem osobistym seria...nr... wydanym przez... lub innym dowodem tożsamości (miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie) KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA 1. Imię (imiona) i nazwisko Numer ewidencyjny PESEL Imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy Inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby (imię i nazwisko, dane kontaktowe) 8. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem osobistym seria... nr.. wydanym przez... lub innym dowodem tożsamości (miejscowość i data) (podpis pracownika) 69

70 III. Ochrona danych osobowych w Dziale HR od 25 maja 2018 r. 1. Główne założenia Rozporządzenia Unijnego RODO 1.1. Podstawa prawna RODO czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) akt prawny przyjęty przez UE regulujący zasady ochrony danych osobowych, zastępujący dyrektywę 95/46/WE z 1995 r Najważniejsze pojęcia i definicje Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ( osobie, której dane dotyczą"), możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, 70

71 rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie (art. 4 RODO) Wyróżnia się dwie kategorie danych osobowych: tzw. dane osobowe zwykłe przetwarzanie zgodne z prawem: art. 6 rozporządzenia RODO dane osobowe zaliczające się do szczególnych kategorii danych (dawniej zwane danymi wrażliwymi) przetwarzanie zgodne z prawem: art. 9 rozporządzenia RODO Do szczególnych kategorii danych osobowych zaliczamy dane: ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne poglądy polityczne przekonania religijne lub światopoglądowe przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej Dane osobowe, które nie nalezą do żadnej z tych kategorii, to dane zwykłe. Zgodnie z RODO, do kategorii danych osobowych zwykłych nalezą także dane osobowe dotyczące wyroków skazujących. (art. 6, 9 i 10 RODO) Identyfikacja osoby fizycznej może odbyć się za pomocą najbardziej podstawowych danych: imienia, nazwiska, adresu zamieszkania lub zameldowania, numeru PESEL, NIP czy numeru telefonu, czy numeru IP. Ustawa nie wymienia ich wprost, jednak ze względu na fakt, że właśnie te informacje najdokładniej określają konkretną osobę i są podawane najczęściej, funkcjonują jako dane osobowe zwykłe. Za takim ich zaklasyfikowaniem przemawia też fakt, że ich zdobycie nie wymaga nadzwyczajnych nakładów czasu, środków ani kosztów (na przykład są zbyt ogólnikowe - zidentyfikowanie na ich podstawie konkretnego człowieka byłoby niezwykle trudne), nie stanowią informacji niejawnych, a sami właściciele podają je przy różnych okazjach stosunkowo często. Ochrona takich danych osobowych polega na określonych w przepisach ograniczeniach, dotyczących przetwarzania danych i uprawnieniach osoby, której one dotyczą. RODO zawiera całość przepisów o ochronie danych osobowych, z wyjątkiem pewnych zagadnien, które pozostawiono regulacji poszczególnych państw członkowskich Unii Europejskiej. Przykładem tego są zasady przetwarzania danych osobowych w kontekście zatrudnienia. Zgodnie z regulacjami zawartymi w RODO państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych szczegółowe regulacje mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku 71

72 przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem (art. 88 RODO przetwarzanie w kontekście zatrudnienia). Odnosi się to w szczególności do: celów rekrutacji wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi zarządzania, planowania i organizacji pracy równości i różnorodności w miejscu pracy bezpieczeństwa i higieny pracy ochrony własności pracodawcy lub klienta celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem celów zakończenia stosunku pracy Polska może więc przyjąć przepisy krajowe bardziej szczegółowe niż przepisy RODO, mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. Jeżeli nie zostaną przyjęte inne szczególne przepisy dotyczące danych pracowników, takie dane będą traktowane na równi z innymi danymi osobowymi. Obowiązująca od dnia 25 maja 2018 roku: Ustawa z dnia r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz z dnia r.) wprowadzająca nowe art i art K.p. dot. monitoringu i monitoringu poczty elektronicznej Zasady ochrony danych osobowych Generalne reguły ochrony danych osobowych określa art. 5 RODO. Przepis ten zobowiązuje każdego pracodawcę, jako administratora danych (osobę fizyczną, prawną, podmiot publiczny, inne jednostki i podmioty ustalające cele i sposoby przetwarzania danych osobowych), do przetwarzania danych osobowych w myśl następujących zasad: zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości: dopuszczono przetwarzanie danych uzyskanych na podstawie dobrowolnej zgody osoby, której dotyczą lub na innej uzasadnionej podstawie przewidzianej prawem, pracownik musi wiedzieć kto, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej zbiera i przetwarza jego dane osobowe, a informację na ten temat powinien otrzymać (i mieć do niej łatwy dostęp) w prostym i przystępnym języku (motywy 39-47, 58 i 60 preambuły RODO) ograniczenia co do celu: dane są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, wynikających ze stosunków pracy oraz obowiązków podatkowo-składkowych i innych przepisów, o których pracodawca informuje pracowników w momencie zbierania danych (motywy 39, 50 i 61 preambuły oraz art RODO) minimalizacji danych: 72

73 gromadzone są wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do wyznaczonych celów (motyw 39 preambuły RODO) prawidłowości: zgromadzone dane mają być prawidłowe (uaktualniane), a nieprawidłowe - niezwłocznie prostowane lub usuwane (motywy 39 i 65 preambuły oraz art RODO) ograniczenia przechowywania: okres przechowywania danych ma być zredukowany do minimum, adekwatnego do celu ich przetwarzania, zgodnie z przepisami o archiwizacji dokumentacji pracowniczej integralności i poufności: zapewnienie danym osób zatrudnionych bezpieczeństwa, ochrony przed niedozwolonym i niezgodnym z prawem przetwarzaniem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych - dostęp do danych mogą mieć tylko osoby upoważnione, które są zobowiązane do zachowania tajemnicy (motyw 39 preambuły oraz art. 9 ust. 3 i art. 29 RODO) rozliczalności: możliwość wykazania, że przedstawione wyżej zasady są przestrzegane (art. 5 ust. 2 RODO). Ważne: Powyższe zasady powinny znaleźć swoje odbicie w regulacjach wewnątrzzakładowych Informacje podawane w przypadku zbierania danych osobowych pracownika W przypadku gdy dane osobowe zbierane są bezpośrednio od osoby, np. od pracownika, wówczas administrator danych (pracodawca) ma obowiązek podać tej osobie informacje określone w art. 13 RODO. Są to m.in.: tożsamość i dane kontaktowe administratora danych oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe jego przedstawiciela dane kontaktowe inspektora ochrony danych (jeżeli zostanie powołany w jednostce) cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawa prawna przetwarzania prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją Poza tymi informacjami, podczas pozyskiwania danych osobowych, administrator musi też podać osobie, której dane dotyczą, inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, tj.: okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia 73

74 przetwarzania bądź o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego informacje, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz - przynajmniej w tych przypadkach - istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą. Ważne: Informacje te powinny znaleźć się w tzw. klauzulach informacyjnych przekazywanych osobom, od których dane będą pobierane np. w procesie rekrutacyjnym, podczas zawierania umowy. Informacje te można zamieścić w stopce pracowniczego kwestionariusza osobowego lub np. w stopce na formularzu oświadczenia o poufności przekazywanego pracownikom do podpisu. Klauzula informacyjna może być też zupełnie odrębnym dokumentem przekazywanym np. pocztą elektroniczną. Po zapoznaniu się pracownika z klauzulą może ona zostać wpięta do jego akt osobowych. Klauzula informacyjna Realizując obowiązek informacyjny wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO, niniejszym informujemy: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest z siedzibą w., przy ul.. ( Pracodawca ), adres e- mail:.. 2. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są w celu: a. zawarcia i wykonywania umowy o pracę, w tym w związku z obowiązkiem spełnienia przez Pracodawcę obowiązków związanych z zatrudnieniem pracowników (m.in. obowiązków związanych z zabezpieczeniem społecznym i obowiązków podatkowych) b. wykonywaniem przez Pracodawcę czynności z zakresu prawa pracy i innych przepisów szczegółowych, w tym związanych z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń, przyznawaniem świadczeń socjalnych, realizacją świadczeń związanych z opieką medyczną, benefitów, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, w ramach komunikacji z pracownikami i współpracownikami Pracodawcy c. prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Pracodawcę powiązanego z realizacją powyższych celów dotyczących zatrudnienia, nie wynikających jednak wprost z umowy o pracę ani z przepisów prawa d. innym niż wymienione powyżej, na które została wyrażona przez Panią/Pana zgoda. 74

75 3. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązujących przepisów Kodeksu pracy lub innych aktów prawnych, z których wynika konieczność wypełnienia przez Pracodawcę obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit c oraz art. 9 ust. 2 lit. b i lit. h RODO), na podstawie zgody wyrażonej w zakresie dobrowolnie podanych przez Pana/Panią danych w trakcie zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit a RODO) oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit f RODO) 4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych mogą być: firmy medyczne świadczące usługi zdrowotne na rzecz pracowników, firmy szkoleniowe, firmy oferujące pozapłacowe świadczenia pracownicze i ubezpieczyciele, podmioty dostarczające i utrzymujące infrastrukturę IT, świadczące usługi księgowe, podmioty z grupy kapitałowej oraz klienci i kontrahenci Administratora 5. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą maksymalnie przez okres wynikający z przepisów prawa w szczególności prawa pracy, prawa ubezpieczeniowego i prawa podatkowego 6. Ma Pani/Pan prawo żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych, żądania ich sprostowania, żądania ich usunięcia, żądania ograniczenia ich przetwarzania, przeniesienia danych oraz zgłoszenia sprzeciwu 7. Może Pani/Pan w każdym momencie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem 8. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla ochrony danych osobowych 9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do realizacji przez Administratora wymogów wynikających z przepisów prawa Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Pracodawca jako administrator decyduje o tym, kogo dopuścić do przetwarzania danych. Przepisy RODO nie określają w sposób wyraźny i jednoznaczny obowiązku nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Art. 29 RODO nakłada jednak na każdą osobę działającą z upoważnienia administratora bądź podmiotu przetwarzającego, mającą dostęp do danych, obowiązek przetwarzania danych wyłącznie na polecenie (zgodnie z instrukcjami) administratora, chyba że przetwarzanie jest wymagane przez prawo. W upoważnieniu powinna zostać wskazana osoba uprawniona do przetwarzania danych oraz określony zakres dostępu do tych danych. Upoważnienie powinno odnosić się nie do zbiorów, lecz do procesów, w ramach których dane są przetwarzanie (np. lepszym rozwiązaniem jest wskazanie w upoważnieniu realizacji zadań związanych z zatrudnieniem niż odesłanie do zbiorów danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem). Nadanie upoważnienia do przetwarzania danych pociąga za sobą możliwość faktycznego dopuszczenia osoby upoważnionej do przetwarzania danych. Uprawnia ponadto tę osobę do dostępu do danych oraz wykonywania czynności na danych w zakresie określonym w upoważnieniu. Przetwarzanie danych bez 75

76 upoważnienia bądź w zakresie wykraczającym poza ramy określone w upoważnieniu stanowi naruszenie przepisów RODO. Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są zobowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia. Warto również wskazać, że na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do zbioru oraz komu są one przekazywane. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 04 kwietnia 2003 r. (II SA 2935/02): (...) administrator odpowiada za czyny swoich pracowników w zakresie naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych. Nie może się przy tym ekskulpować, w oparciu o art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych, że dołożył szczególnej staranności w celu ochrony tych danych. Na gruncie RODO prowadzenie ewidencji upoważnień nie jest obowiązkowe, to jednak w praktyce warto nadal prowadzić ewidencję mimo braku wymogu prawnego w tym zakresie, gdyż ewidencja pozwala w łatwy sposób zarządzać upoważnieniami. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych powinna zawierać: imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania upoważnienia, zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, identyfikator, jeżeli dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym. Osoby fizyczne, które mają przetwarzać dane osobowe na polecenie (zgodnie z instrukcjami) administratora, powinny uzyskać dostęp do danych. Dotyczy to nie tylko osób zatrudnionych w strukturach organizacyjnych administratora (pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych), ale także praktykantów, stażystów bądź innych osób, które administrator dopuszcza do przetwarzania danych. Wymagania RODO dotyczące upoważnień w zakresie przetwarzania danych osobowych odnoszą się także do podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie, który powinien upoważnić osoby dopuszczane do przetwarzania Zgodność przetwarzania danych osobowych z prawem Przetwarzanie tzw. zwykłych danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy spełniony jest co najmniej jeden z warunków określonych w art. 6 RODO: a) osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy 76

77 c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, wtedy gdy osoba, której dane dotyczą wyrazi na to zgodę. Zgoda nie może być dorozumiana lub domniemana, musi być również zapewniona możliwość jej odwołania, w każdym czasie. Zgoda może być dokumentowana poprzez podpis na klauzuli zgody, zaznaczenie checkboxa na formularzu internetowym, przesłanie zgody mailem. Przykładami klasycznych zgód są: zgoda umieszczona w CV na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych, zgoda na marketing i udział w konkursie, zgoda na publikację wizerunku w internecie. O tym o czym często zapominają administratorzy danych, niedopuszczalne jest uzależnianie zawarcia umowy od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych np. w celach marketingowych. Trzeba również pamiętać, że osoby, których dane dotyczą muszą mieć możliwość odwołania zgody w każdym czasie, a o takim uprawnieniu trzeba je będzie informować, już na samym początku. Odwołanie zgody musi też być jak najprostsze. Odwołanie zgody nie będzie miało wpływu na czynności przetwarzania podjęte w czasie gdy zgoda był udzielona. Jeżeli obowiązek podania określonych danych przez pracownika nie wynika z konkretnych przepisów, pracodawca do celów legalnego ich przetwarzania musi wykazać inną przesłankę legalizującą, którą może być np. zgoda pracownika. Przetwarzanie przez pracodawcę niektórych danych osobowych pracownika, tj. np. adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu jeżeli dane dotyczą stosunku pracy, jest możliwe, gdy pracownik wyrazi na to zgodę. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Na przetwarzanie danych dopuszczalna będzie zgoda ustna lub wyrażona poprzez działanie, np. wręczenie wizytówki. Zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych musi być: dobrowolna pracownik musi mieć swobodny wybór, np. w przypadku okienek wyboru dobrą praktyką jest wskazywanie opcji wyboru dotyczących udzielenia zgody ( tak lub nie ) 77

78 konkretna pracownik wskazuje konkretny cel, dla jakiego jest udzielona wyraźna zgoda powinna być jednoznaczna wyrażona w dowolnej formie odwołalna Zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych powinna być wyrażona jednoznacznie. Nie może być podstawą przetwarzania danych osobowych zgoda dorozumiana, wyrażona przez milczenie, domyślnie zaznaczone okienka lub niepodjęcie działań. Administrator powinien wdrożyć środki organizacyjne lub techniczne umożliwiające udowodnienie otrzymania zgody podmiotu na przetwarzanie danych, w szczególności w sposób pozwalający na utrwalenie faktu otrzymania zgody. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie. W takich przypadkach pracodawca będzie zobowiązany zaprzestać dalszego przetwarzania jej danych. Nie dotyczy to danych, do których przetwarzania pracodawca jest uprawniony na podstawie innych przesłanek niż zgoda uprawniających do przetwarzania danych. Na pracodawcy ciąży dodatkowy obowiązek informacyjny w przypadku zbierania od pracowników zgód na przetwarzanie danych osobowych innych niż na podstawie przepisów ustawowych. Przykładowy wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych Adam Nowak ul. Wolska 87/ Kraków Kraków, 1 sierpnia 2018 r. Zgoda na przetwarzanie prywatnego numeru telefonu Wyrażam zgodę na przetwarzanie prywatnego numeru telefonu w celach związanych wyłącznie z realizacją praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy, łączącego mnie od 1 stycznia 2018 r. z Venix Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (31-331) przy ul. Bliskiej 7. Oświadczam, że zgodę udzielam dobrowolnie oraz że zostałem poinformowany o przysługującym mi prawie dostępu do treści moich danych osobowych oraz ich poprawiania, a także wycofania zgody na ich przetwarzanie w każdym czasie. Adam Nowak 78

79 Ważne Wyrażenia zgody nie należy uznawać za dobrowolne, jeżeli osoba, której dane dotyczą, nie ma rzeczywistego lub wolnego wyboru oraz nie może odmówić ani wycofać zgody bez niekorzystnych konsekwencji (motywy 42 i 43 preambuły RODO). 2. Pozyskiwanie danych podczas rekrutacji pracowników Przetwarzanie danych pracowniczych odbywa się w trzech głównych cyklach, którymi są: etap rekrutacji etap zatrudnienia okres po ustaniu stosunku pracy Rekrutacja pracowników może być prowadzona: bezpośrednio przez pracodawcę przez firmę zewnętrzną (agencję rekrutacyjną), która prowadzi proces rekrutacyjny w swoim imieniu lub w imieniu pracodawcy, w tym przez head-hunterów. Pracodawca będzie administratorem danych, jeśli sam prowadzi proces rekrutacji lub jest on prowadzony w jego imieniu. Pracodawca może również w całości zlecić przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego podmiotowi trzeciemu, np. agencji rekrutacyjnej, która jest administratorem danych kandydatów. Pracodawca otrzymuje wówczas gotowe profile kandydata lub kandydatów. Kodeks pracy w sposób szczególny określa zasady pozyskiwania danych osobowych od pracownika oraz kandydata starającego się o zatrudnienie. Celem tej regulacji jest zapobieżenie nadużywaniu przez pracodawcę prawa do gromadzenia informacji o pracowniku, a tym samym ochrona pracownika przed nadmiernym naruszeniem jego prywatności. Nieodłączną częścią każdej przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych jest występowanie obowiązku informacyjnego. Przetwarzając dane osobowe kandydatów w procesie rekrutacji pracodawca staje się administratorem danych osobowych. RODO nakłada na administratora danych osobowych obowiązek przekazania kandydatowi do pracy odpowiednich informacji (art. 13 RODO). Dopełnienie obowiązku informacyjnego powinno nastąpić jeszcze przed zebraniem danych. Odpowiednim i skutecznym sposobem na to, aby spełnić obowiązek informacyjny podczas rekrutacji jest umieszczenie odpowiedniej klauzuli w treści ogłoszenia, czy formularza rekrutacyjnego. Zgodnie z art Kodeksu pracy pracodawca może domagać się od kandydata na pracownika (a w dalszej kolejności również pracownika) podania następujących danych: imię (imiona) i nazwisko imiona rodziców data urodzenia 79

80 miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) wykształcenie przebieg dotychczasowego zatrudnienia Pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art Kodeksu pracy) Zapytanie kandydata do pracy o obywatelstwo jest dopuszczalne np. na podstawie: art. 11 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych zgodnie z którym osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może zostać zatrudniona na stanowisku, na którym wykonywana praca nie polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa, jeżeli posiada znajomość języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej art. 3 pkt 1 ustawy o pracownikach urzędów pan stwowych zgodnie z którym urzędnik państwowy powinien posiadać obywatelstwo polskie art. 5 ust. 1 oraz art. 5a 5c ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty zgodnie z którymi zawód lekarz i lekarza dentysty może wykonywać osoba, która jest obywatelem polskim lub obywatelem innego niż Rzeczpospolita Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym pracodawca ma pełne prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w przedmiotowym rejestrze, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawowych jasno wynikają wymagania niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej Przykład Firma zamierza zatrudnić nowego pracownika, który powinien mieć odpowiednie doświadczenie i predyspozycje. Czy w związku z tym przyszły pracodawca może domagać się od kandydatów przedstawienia referencji z poprzednich miejsc pracy? Podczas rekrutacji można domagać się od kandydata tylko tych informacji, które są wymienione w art Kodeksu pracy, żądanie referencji może zatem naruszać przepisy o ochronie danych osobowych. Jednak osoba ubiegająca się o pracę może sama przekazać więcej informacji o sobie, np. przedstawić referencję, by zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie. Przykład 80

81 Kandydat na pracownika złożył pracodawcy CV w procesie rekrutacji na stanowisko handlowca. Pracodawca wybrał jednak inne osoby. Kandydat w świetle RODO może wyrazić zgodę na przechowywanie jego CV po zakończeniu procesu rekrutacji, przez określony czas, dla celów przyszłych rekrutacji. Osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na ich przetwarzanie (art. 7 ust. 3 RODO). Nie dotyczy to jednak tych danych, do przetwarzania których pracodawca jest uprawniony na podstawie innych przesłanek uprawniających do przetwarzania danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego pracodawca dokonał przed datą cofnięcia zgody. Ważne: Administrator danych może sam zniszczyć dokumenty zawierające dane osobowe, może też zlecić ich niszczenie podmiotowi zewnętrznemu. Gdy zdecyduje się zlecić zniszczenie dokumentów innemu podmiotowi, musi zawrzeć z nim umowę tzw. powierzania przetwarzania danych. Należy w niej określić m.in. zakres operacji na danych osobowych i cel przetwarzania tych danych, tak by zagwarantować prawidłowe zabezpieczenie danych osobowych przekazanych do zniszczenia i faktyczną realizację tego celu 3. Pozyskiwanie danych osobowych w procesie rekrutacji na bazie wytycznych UODO PORADNIK Urzędu Ochrony Danych Osobowych Poszukiwanie pracy Bez względu na to, w jaki sposób pracodawca będzie poszukiwał kandydatów do pracy, proces ten zawsze będzie wiązał się z pozyskiwaniem przez niego danych osobowych za- wartych w dokumentach rekrutacyjnych (CV, listach motywacyjnych, świadectwach pracy, listach referencyjnych, zaświadczeniach itd.). Pracodawca powinien przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania, jakim jest podjęcie przez niego decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika. Innymi słowy, pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Dane osobowe nie mogą być zbierane na zapas, na wszelki wypadek, tj. bez wykażą- nią zgodnego z prawem celu ich pozyskania i wykazania ich niezbędności dla realizacji tego celu przez administratora. Ponadto, zadanie przez pracodawcę od kandydatów do pracy informacji wykraczających poza to, co przede wszystkim przewidują przepisy prawa pracy może naruszać zarówno postanowienia RODO, jak i przepisy prawa pracy rodząc np. zarzut dyskryminacji. Dane wymagane od kandydata w toku rekrutacji Pracodawca może oczekiwać od kandydata do pracy podania mu danych, które ogólnie możemy określić, jako dane: identyfikacyjne (imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia) kontaktowe (adres zamieszkania) oraz 81

82 o wykształceniu, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym (ukończonych szkołach oraz studiach, przebytych szkoleniach i kursach, poprzednich pracodawcach, zajmowanych stanowiskach oraz obowiązkach zawodowych) Jest to katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy. Co istotne, z uwagi na specyfikę procesu rekrutacji, do zawarcia tej umowy wcale nie musi ostatecznie dojść. WAZ NE! Uwzględniając cel, jaki przyświeca gromadzeniu tych danych, tj. podjęcie przez pracodawcę decyzji o zatrudnieniu pracownika, która będzie się opierała na ocenie jego przydatności do pracy na określonym stanowisku, informacje przekazywanie przez pracownika muszą być konkretne, tj. nie mogą ograniczać się jedynie do zdawkowej informacji, że odbył jakieś kursy czy ukończył studia, bez wskazywania, jakie dokładnie Czy pracodawca może zbierać informacje o karalności kandydata do pracy? Zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem zawierającym dane o wyrokach skazujących, czynach zabronionych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa zawartych w Krajowym Rejestrze Karnym, którego funkcjonowanie jest uregulowane przepisami ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (ustawa o KRK). Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o KRK, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Pracodawca może żądać od przyszłego i obecnego pracownika dokumentów wynikających również z przepisów szczególnych, odnoszących się do konkretnych uregulowań wykonywania określonych zawodów. Jednakże pracodawca musi pamiętać, że w odniesieniu do danych dotyczących niekaralności, musi wynikać to wprost z przepisów prawa. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać każdego dokumentu na wszelki wypadek, np. zaświadczenia o niekaralności, chyba że jest do tego uprawniony z mocy ustawy Przykład Istnieją zawody, do których dostęp ograniczony jest ze względu na wymóg niekaralności: nauczyciele (art.10ust.8a ustawy: Karta Nauczyciela) straż graniczna (art.31ust.1ustawy o Straży Granicznej) detektywi(art.29ust.2ustawyousługachdetektywistycznych), osoby ubiegającej się o zatrudnienie w podmiotach sektora finansowego (art.3ustawy z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób 82

83 zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego) w zakresie dotyczącym skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwa wskazane w tej ustawie. Czy pracodawca, który poszukuje pracowników cieszących się nieposzlakowaną opinią, może żądać od nich informacji o karalności? Nie. Przepisy szczególne regulujące wykonywanie niektórych zawodów wskazują często na przesłankę nieposzlakowanej opinii, która jest terminem nieostrym i stanowi zwrot niedookreślony odwołujący się do przesłanek uznaniowych, o charakterze o cennym. Nie stanowi ona jednak podstawy do tego, aby pracodawca miał prawo przetwarzać dane pracownika o jego niekaralności, ponieważ nie wynika to bezpośrednio z przepisów prawa. Pracodawca nie może przetwarzać danych, o których mowa w art. 10 RODO nawet za zgodą pracownika. Podkreślić również należy, że przesłanka zgody, rozpatrywana na gruncie prawa pracy, wskazuje na nierówność podmiotów, w związku z tym w przedmiotowej sprawie nie miałaby podstawy zastosowania. Należy także podkreślić, że informacja, iż dana osoba nie widnieje w Krajowym Rejestrze Karnym jest również informacją zawierającą dane określone w art. 10 RODO. Zatem, każde zaświadczenie o niekaralności, które będzie zawierało informacje o wyrokach skazujących, czy też informację o tym, że dana osoba nie była skazana, będzie informacją dotyczącą wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu RODO. Czy pracodawca musi poinformować kandydatów do pracy o przetwarzaniu ich danych osobowych? Tak. Każdy potencjalny pracodawca, który zbiera dane od kandydatów do pracy, jest zobowiązany poinformować te osoby o : pełnej nazwie i adresie swojej siedziby danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył) celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje) okresie, przez który dane będą przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu przysługujących jej prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody) prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania. 83

84 Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata do pracy o tych okolicznościach w chwili pozyskiwania tych danych w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny dla kandydata. Może to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy. Czy pracodawca może przetwarzać dane zamieszczone przez kandydata w CV, które wykraczają poza to, co przewidują przepisy prawa pracy? Zdarza się, że osoby kandydujące do pracy przekazują z własnej inicjatywy więcej danych, niż wskazane w Kodeksie pracy. W takiej sytuacji dane osobowe kandydata, o ile nie należą do szczególnej kategorii danych, są przetwarzane przez potencjalnego pracodawcę na podstawie zgody, która może polegać na oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych. Aplikacja kandydata stanowi zazwyczaj odpowiedź na ogłoszenie o pracę pracodawcy, kandydat jest świadomy, do jakiego podmiotu składa aplikację oraz w jakim celu jego dane mają być przetwarzane. Kandydat zna jednocześnie zakres danych, jaki przekazuje pracodawcy. Oznacza to, że zwykłe dane osobowe, które wykraczają poza zakres uregulowany przepisami prawa pracy, są przetwarzane przez pracodawcę na podstawie zgody kandydata, która przejawia się przez działanie, polegające np. na przesłaniu pracodawcy życiorysu i listu motywacyjnego. Dane osobowe dzielą się na trzy kategorie: a) dane tzw. zwykłe, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, wykonywany zawód, wizerunek, adres itp. b) szczególne kategorie danych osobowych (uprzednio zwane danymi wrażliwymi), wymienione w art. 9 RODO ujawniające: pochodzenie rasowe lub etniczne poglądy polityczne przekonania religijne lub światopoglądowe przynależność do związków zawodowych dane genetyczne dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby, c) dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa wymienione w art. 10 rozporządzenia (uprzednio również zaliczane do danych wrażliwych). Osoba ubiegająca się o pracę umieściła w CV szczególne kategorie danych (tzw. dane wrażliwe). Czy pracodawca może je przetwarzać? W toku prowadzonej rekrutacji może zdarzyć się, że kandydat z własnej inicjatywy przekaże administratorowi dane osobowe np. o swoim stanie zdrowia. Jeżeli kandydat do pracy nie wyrazi 84

85 odrębnej zgody na przetwarzanie tego rodzaju danych osobowych, a pracodawca nie legitymuje się przepisem prawa, który zobowiązuje go do ich przetwarzania, pracodawca powinien usunąć te dane ze swoich zasobów. Ewentualna zgoda na przetwarzanie szczególnych kategorii danych, powinna być wyraźna, np. w formie odrębnego oświadczenia. Są jednak pewne sytuacje, w których potencjalny pracodawca będzie uprawniony do przetwarzania szczególnych kategorii danych na podstawie odrębnych przepisów prawa. Przykładem takich regulacji są np. przepisy dotyczące wymogów dotyczących stanu zdrowia, jakie musi spełniać kandydat na policjanta. Przykład Art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o policji (tj. Dz.U. z 2017 rr., poz. 2067) stanowi, że przyjęcie kandydata do służby w policji następuje po przeprowadzeniu postepowania kwalifikacyjnego mającego na celu ustalenie czy kandydat spełnia warunki przyjęcia do służby w policji oraz określenie jego predyspozycji do pełnienia tej służby. Postepowanie kwalifikacyjne, składa się m.in. z testu sprawności fizycznej, test psychologicznego oraz ustalenia zdolności fizycznej i psychicznej do służby w policji. Czy pracodawca może wykorzystać dane kandydatów do pracy pozyskane w konkretnym procesie rekrutacyjnych do celów przyszłych rekrutacji? Nie, jeżeli kandydat nie wyraził na to zgody. Pracodawca po zakończeniu procesu rekrutacji powinien usunąć dane osobowe kandydata, jeżeli jednak kandydat do pracy, w składanych potencjalnemu pracodawcy dokumentach, wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych w celu wzięcia udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez pracodawcę, dane te mogą być w tym celu przetwarzane. Przykład Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez X przez okres najbliższych 6 miesięcy. Przykład Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłem w liście motywacyjnym oraz załączonych do niego dokumentach. WAZ NE! Kandydat musi być poinformowany o możliwości i sposobie wycofania zgody. Sposób wycofania zgody powinien być równie łatwy, jak było jej wyrażenie. Czy pracownik może wycofać swoją zgodę? Tak. 85

86 Zgoda na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych może być wycofana w dowolnym momencie. W takiej sytuacji pracodawca traci uprawnienie do dalszego przetwarzania tych danych i powinien niezwłocznie je usunąć. O prawie do wycofa- nią zgody pracodawca powinien poinformować pracownika w momencie pozyskania jego danych. Prowadzenie rekrutacji on-line Gromadzenie danych przez Internet jest obecnie jednym z najbardziej popularnych sposobów tworzenia baz danych, często wykorzystywanym także w procesie rekrutacji pracowników. Jeżeli potencjalny pracodawca zdecyduje się pozyskiwać dane kandydatów przez Internet, powinien wdrażać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności tych osób związanym ze specyfiką cyberprzestrzeni. Obowiązek ten ma zastosowanie także do administratorów innych niż pracodawcy, np. agencji zatrudnienia. Każdy bowiem administrator, bez względu na sposób gromadzenia danych, musi działać zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Na co pracodawca powinien zwrócić uwagę decydując się na poszukiwanie pracowników za pośrednictwem stron internetowych? W zależności od tego czy zadaniem podmiotu zajmującego się publikacją ogłoszeń o pracę jest tylko i wyłącznie udostepnienie narzędzi do ich publikacji, czy również przetwarzanie danych kandydatów, pracodawca powinien rozważyć, czy zawrzeć z takim podmiotem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowę powierzenia należy zawrzeć, jeżeli podmiot zajmujący się publikacją ogłoszeń o pracę będzie przetwarzał dane kandydatów wyłącznie w imieniu i na rzecz pracodawcy. Należy w niej określić m.in. charakter i cel przetwarzania, przedmiot i czas trwania przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób (w tym przypadku dane kandydatów do pracy), których dane dotyczą, a także obowiązki i prawa administratora. Przypomnieć należy, że pracodawca może korzystać wyłącznie z usług podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi prawa i chroniło prawa osób, których dane dotyczą, czyli osób fizycznych (kandydatów do pracy). Przed powierzeniem danych pracodawca musi, więc ocenić czy poziom zabezpieczeń danych osobowych, stosowanych przez podmiot przetwarzający, jest odpowiedni. Czy można poszukiwać pracowników w ramach tzw. rekrutacji ślepych, ukrytych? Prowadzenie procesów rekrutacyjnych, w których pracodawca zlecający firmie rekrutacyjnej przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego, zastrzega sobie anonimowość, jest coraz powszechniejszym zjawiskiem na rynku pracy. Motywy pracodawców decydujących się na ich przeprowadzenie są rożne od chęci utajnienia rekrutacji przed pracownikiem, którego mają zamiar zwolnić (najczęściej, gdy zatrudniony jest na samodzielnym stano- wisku, np. głównego księgowego), po chęć gromadzenia bazy kandydatów niejako na zapas. Do przeprowadzenia rekrutacji ukrytej wykorzystywane są zazwyczaj portale internetowe, które pośredniczą w rekrutacji udostępniając 86

87 narzędzie wykorzystywane do publikowania ogłoszeń. Takiego typu rekrutacji, nie można uznać za zgodną z przepisami o ochronie danych osobowych, ponieważ kandydat do pracy nie posiada wiedzy, jaki podmiot zbiera jego dane osobowe i wobec jakiego podmiotu może realizować swoje prawa. O prawidłowym wykonaniu obowiązku informacyjnego, nie możemy mówić również w sytuacji, gdy klauzula informacyjna zostanie wysłana przez potencjalnego pracodawcę w odpowiedzi na otrzymaną aplikację, ponieważ obowiązek poinformowania m. in. o tożsamości pracodawcy powinien być realizowany przez niego na etapie zbierania danych osobowych, a nie na etapie ich utrwalania. Osoba przekazująca dane osobowe powinna posiadać wiedzę odnośnie tego, komu je udostępnia. Ma to szczególne znaczenie w związku z sytuacjami, w których ogłoszenia o prace są sposobem na wyłudzanie danych osobowych przez nieuczciwe podmioty do własnych celów niezwiązanych z zatrudnianiem pracowników. Agencje zatrudnienia Rozwiązaniem umożliwiającym pracodawcy utrzymanie anonimowości na wstępnym etapie rekrutacji może być zlecenie jej przeprowadzenia innym podmiotom, np. agencjom zatrudnienia, których działalność uregulowana jest prawnie i które zobowiązane są do przetwarzania posiadanych danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Jaka będzie rola agencji zatrudnienia w procesie przetwarzania danych kandydatów do pracy? Jakie są obowiązki przyszłego pracodawcy, a jakie agencji? Gdy pracodawca zleca rekrutację agencji zatrudnienia kandydaci mogą kierować swoje zgłoszenia do agencji, która w takiej sytuacji będzie pełniła rolę administratora ich danych. Będzie ona przetwarzać dane osobowe kandydatów na podstawie ich zgody wyrażonej w zgłoszeniu w celu przeprowadzenia pierwszego etapu rekrutacji pozyskania CV oraz selekcji pracowników. W tej sytuacji obowiązek informacyjny podczas pozyskiwania danych powinna spełnić agencja. Obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy, który wcześniej nie ujawnił swojej tożsamości powstaje w momencie, kiedy dane wybranych przez agencję kandydatów mają być mu przekazane. Wówczas wybrani kandydaci przed przekazaniem danych powinni zostać poinformowani przez agencję o danych potencjalnego pracodawcy oraz wyrazić zgodę na przekazanie ich kandydatur. Pracodawca otrzymuje dane osobowe tylko tych kandydatów, którzy wyrażą stosowną zgodę. PROCES REKRUTACYJNY W toku rekrutacji pracodawca zwykle może zechcieć spotkać się z kandydatem osobiście, aby sprawdzić jego doświadczenie i umiejętność oraz upewnić się czy jest właściwą osobą, na stanowisko, na które aplikuje (np. podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub testu wiedzy i umiejętności). W trakcie tego procesu także dochodzi do gromadzenia danych osobowych. 87

88 Jakie dane kandydata pracodawca może gromadzić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej? Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca może zadawać szereg szczegółowych pytań odnoszących się do informacji, jakie kandydat na pracownika zawarł w swoim CV. Musi jednak pamiętać, że powinny się one odnosić wyłącznie do kwestii związanych ze stanowiskiem, na które on aplikuje. Należy unikać zadawania pytań, które kandydata na pracownika mogą zawstydzić, lub naruszyć jego prawo do prywatności bądź dobra osobiste (np. dotyczących wyznania, orientacji seksualnej, przekonań politycznych, zżycia prywatnego, rodzicielstwa czy planowanego potomstwa). W pewnych sytuacjach jednak, o ile wynika to bezpośrednio z przepisów prawa, pracodawca może być uprawniony do zadania pytań niedyskretnych (np. pytanie starającego się o posadę nauczyciela w szkole publicznej czy był karany za przestępstwo popełnione umyślnie). Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ( osobie, której dane dotyczą ); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Czy można skontaktować się z poprzednim pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji na jego temat? Niedopuszczalne jest pozyskiwanie przez potencjalnego pracodawcę informacji o kandydacie na pracownika od jego poprzedniego pracodawcy, jeśli nie posiada on zgody kandydata na powyższe. Należy też pamiętać, że złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Pamiętać należy, że udostepnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy. Podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat. Czy potencjalny pracodawca może zwrócić się do uczelni wyższej z prośbą o potwierdzenie, czy kandydat do pracy uzyskał w niej dyplom? Nie. Potwierdzanie prawdziwości dyplomu ukończenia studiów wyższych, jak i innych danych zawartych w dokumentach przedkładanych przez kandydata w toku rekrutacji, poprzez kierowanie zapytań do podmiotów, które wydały te dokumenty jest niedopuszczalne. Polski prawodawca co zasady nie przewiduje w przepisach krajowych uprawnienia pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów i danych w nich zawartych przedłożonych przez kandydatów w toku rekrutacji. Takie działanie nie ma również oparcia w przesłance określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przypomnieć należy, że zgodnie z art Kodeksu pracy udostepnienie pracodawcy danych osobowych 88

89 następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, zatem należy uznać, że praktyka polegająca na dodatkowej weryfikacji informacji uzyskanych od kandydata, naruszałaby prawa i wolności osoby. Polski ustawodawca zdecydował, w jakiej formie pracodawca powinien pozyskiwać informacje o kandydacie do pracy. Wskazać należy, że praktyka polegająca na pozyskiwaniu zgód od kandydata na weryfikowanie prawdziwości złożonych oświadczeń i danych zawartych w dokumentach również nie znajduje oparcia w przepisach RODO. Podkreślenia wymaga, że jednym z warunków skuteczności zgody jest jej dobrowolność, co oznacza, że osoba, której dane dotyczą nie powinna ponosić żadnych negatywnych konsekwencji, jeżeli odmowi jej wyrażenia. Niewyrażenie zgody przez kandydata na kontakt z uczelnią przez pracodawcę (choćby z powodów subiektywnych np. konfliktu z uczelnią), może spowodować, że potencjalny pracodawca odrzuci jego kandydaturę. Jeżeli pracodawca ma podejrzenia, że przedkładany dokument został sfałszowany powinien złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa określonego w art Kodeksu karnego. Jak długo można przetwarzać dane kandydatów do pracy? Okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Co do zasady pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. podpisaniu umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, chyba że ziściły się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania. Konkretne cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźne, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Wydłużenie okresu przechowywania danych zawartych w aplikacji, powinno być zatem wyjątkiem od reguły niezwłocznego ich usuwania oraz powinno być szczególnie uzasadnione. Czy pracodawca może przetwarzać dane kandydatów do pracy po zakon czeniu rekrutacji w celu zabezpieczenia się przed ich ewentualnymi roszczeniami? Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenia powództwa przeciwko pracodawcy. W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania. Nie ma więc podstaw do uznania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych z uwagi na konieczność ustalenia bądź nie, istnienia roszczenia. Działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata na wszelki wypadek. 89

90 Czy możliwość wystąpienia roszczeniem z tytułu dyskryminacji uzasadnia dłuższe przechowywanie danych? W przypadku roszczeń wynikających z dyskryminacji kandydata do pracy, to na kandydacie spoczywa obowiązek przedstawienia faktów, z których wynika domniemanie nierównego traktowania, a następnie na pracodawcę zostaje przerzucony ciężar udowodnienia, że nie traktował kandydata gorzej od innych albo że, traktując go odmiennie od innych, kierował się obiektywnymi i usprawiedliwionymi przyczynami. Pracodawca może np. wykazać przed sądem, z jakiego powodu zatrudnił inną osobę na stanowisko, na które aplikował kandydat. Pracodawca w procesie rekrutacji podejmuje czynności zmierzające do zatrudnienia pracownika. Powszechną praktyką jest zapraszanie na rozmowę kwalifikacyjną kandydatów do pracy. To głównie w jej wyniku kandydat może odnieść wrażenie, że jest dyskryminowany. Należy jednocześnie pamiętać, że osobiste przekonanie kandydata o tym, że jest dyskryminowany nie jest równoznaczne z uprawdopodobnieniem przez niego wystąpienia dyskryminacji. Może zatem dojść do sytuacji, w której kandydat zgodnie z jego CV legitymuje się dużym doświadczeniem, w porównaniu do innych kandydatów ma wysokie kwalifikacje, jednak nie otrzymuje propozycji pracy, z uwagi na to, że rozmowa kwalifikacyjna nie poszła mu dobrze (np. był nieuprzejmy lub nie znał odpowiedzi na merytoryczne pytania, zadawane przez rekruter), w efekcie czego pracodawca nie zatrudnia takiego kandydata. Kandydat natomiast uważa, że nie dostał pracy z uwagi na dyskryminację ze względu na płeć. Zarówno w tej, jak i w innych przypadkach przechowywanie danych osobowych takiego kandy- data do pracy po zakończeniu rekrutacji nie można uznać za niezbędne dla pracodawcy. Istotą roszczenia z tytułu dyskryminacji ze względu na jakaś cechę lub przekonania jest uprawdopodobnienie, że to właśnie z tej przyczyny kandydat został potraktowany w sposób gorszy niż reszta kandydatów, natomiast dopiero wtedy pracodawca musi wykazać, że ta cecha nie miała wpływu na dokonanie przez niego oceny negatywnej, do czego, nie jest konieczne przetwarzanie danych zawartych w życiorysie kandydata do pracy. Czy można tworzyć tzw. czarne listy osób ubiegających się o zatrudnienie? Nie. Za niedopuszczalne należy uznać tworzenie tzw. czarnych list osób ubiegających się o zatrudnienie. Podstawy prawnej nie znajduje ponadto wymienianie się informacjami pomiędzy pracodawcami o kandydatach do pracy, których zatrudniać nie chcą. Ponadto należy pamiętać, że tworzenie zbiorów danych o charakterze negatywnym może prowadzić do dyskryminacji i podejmowania niekorzystnych dla danej osoby decyzji w oparciu o często nierzetelne, bezpodstawnie pozyskane informacje. Wpływa do pracodawcy CV potencjalnego kandydata do pracy, jednak nie prowadzi on rekrutacji. Czy zachować przesłane dane w nim na potrzeby przyszłych rekrutacji? 90

91 Zdarzają się sytuacje, w których osoby poszukujące pracy z własnej inicjatywy, niezależnie od tego, czy potencjalny pracodawca prowadzi proces rekrutacji czy też nie, wysyłają do rożnych podmiotów swoje aplikacje. Pracodawca po otrzymaniu takiej kandydatury powinien rozważyć, czy chce rozpocząć rekrutację, czy też nie jest zainteresowany zatrudnianiem nowych pracowników. W przypadku, gdy zdecyduje, że jest zainteresowany zatrudnieniem nowej osoby, powinien niezwłocznie wykonać w stosunku do niej obowiązek informacyjny oraz rozpocząć podejmowanie działań zmierzających do zawarcia umowy. Jeżeli jednak pracodawca stwierdzi, że nie jest zainteresowany poszerzeniem swojej kadry, powinien niezwłocznie usunąć dane dotyczące kandydata ze swoich zasobów. Czy potencjalny pracodawca może pozyskiwać dane kandydata z portali społecznościowych? Co do zasady niedopuszczalne jest gromadzenie przez pracodawców i agencje rekrutacyjne informacji zamieszczanych przez kandydatów do pracy na swój temat w mediach społecznościowych i innych ogólnodostępnych źródłach. Co prawda rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na budowanie przez potencjalnych kandydatów do pracy swojego wizerunku w sieci, również w oczach przyszłego pracodawcy, poprzez zamieszczane w Internecie rożnych informacji na swój temat, ale nie oznacza to, że informacje te mogą zostać wykorzystane w procesie rekrutacyjnym. Należy również pamiętać, że takie działanie potencjalnie może mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata do pracy i prowadzić do profilowania go na podstawie dostępnych w Internecie danych. Czy potencjalny pracodawca może zweryfikować kandydata lub komunikować się z nim za pośrednictwem branżowych portali społecznościowych np. LinkedIn? Jako że żyjemy w dobie społeczeństwa informacyjnego, coraz częściej przyszli pracodawcy korzystają z możliwości weryfikacji kandydatów do pracy lub komunikacji z nimi, korzystając z portali internetowych dedykowanych takim celom. Portale takie, umożliwiając kandydatom do pracy czy pracodawcom wzajemny kontakt, umożliwiają efektywne znalezienie pracy lub pracownika. Użytkownicy takich portali (poszukujący pracy) najczęściej zanim zaczną korzystać z usług oferowanych przez portale, muszą zapoznać się z regulaminami, politykami prywatności i je zaakceptować. Jeżeli możliwość korzystania z takiego portalu będzie wiązała się z obowiązkiem podania danych, a może tak być, bo żeby założyć konto i aby dane z tego konta mogły być udostępniane potencjalnym pracodawcom, to portal musi mieć do tego podstawy prawne. Przepisem umożliwiającym pozyskiwanie, gromadzenie, udostępnianie danych użytkowników (kandydatów) do pracy, będzie zgoda osoby, której dane dotyczą czy też/lub potrzeba wykonania umowy (ewentualnie podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy). Inną kwestią natomiast będzie możliwość kontaktowania się (przetwarzania danych w związku z tym) przez pracodawcę z kandydatem w innej formie np. mailowej (poza portalem, na którym doszło do kontaktu). 91

92 4. Pozyskiwanie danych osobowych podczas przebiegu zatrudnienia W aktualnym stanie prawnym pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych wymaganych od kandydata do pracy, także(art K.p.): 1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy 2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych (art K.p.) zakres danych osobowych, których można domagać się od pracownika uzupełnia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (Załącznik nr 1a kwestionariusz osobowy dla pracownika). 5. Akta osobowe pracowników Przechowywanie w aktach osobowych danych osobowych pozyskanych we wcześniejszych latach: Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych danych pracownika, pozyskanych w zgodzie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania, ale do przetwarzania których obecnie pracodawca nie jest upoważniony? W stanowisku z dnia 25 czerwca 2018 r. resort pracy wyjaśnił: "(...) Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. Taki sam pogląd prezentują przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych podczas prac legislacyjnych prowadzonych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.". 92

93 Powyższe wyjaśnienie znajdzie zastosowanie do wszelkich dokumentów "historycznych" znajdujących się w aktach osobowych. Analogiczne stanowisko w tej sprawie prezentował Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w piśmie z dnia 16 lipca 2015 r. rozstrzygającym omawianą kwestię w poprzednim stanie prawnym. Jak wówczas wyjaśnił: "(...) Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. Jak zostało zresztą zauważone w pytaniu, dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków." Prawo jazdy: W przypadku pracowników, którzy w ramach powierzonych obowiązków kierują pojazdami służbowymi, prawo jazdy jest dokumentem potwierdzającym kwalifikacje wymagane do wykonywania pracy. Oznacza to, że pracodawca może żądać okazania takiego dokumentu i przechowywać jego kserokopie w aktach osobowych 5.2. Dowód osobisty: DO jest to dokument potwierdzający tożsamość i dane osobowe, a nie posiadane przez pracownika kwalifikacje zawodowe. Niektóre informacje zawarte w tym dokumencie wykraczają poza katalog danych wynikających z tego przepisu. Zatem pracodawca może przechowywać jedynie ograniczony wyciąg dokumentu lub pełny, ale za zgodą pracownika co do przetwarzania danych umieszczonych w dowodzie nieobjętych zakresem art i 2 K.p. Częstą praktyką jest kserowanie dowodów osobistych przez działy kadr w firmach i instytucjach. Stanowisko GIODO w tej sprawie jest niezmienne. Kserowanie przez pracodawcę dowodu osobistego kandydata do pracy narusza ustawę o ochronie danych osobowych, jeżeli prowadzi do pozyskania szerszego zakresu danych osobowych niż ten, do którego pracodawca jest uprawniony. Przykładem pobrania szerszego zakresu danych poprzez kserowanie dokumentu tożsamości jest zdjęcie właściciela dowodu, które się na nim znajduje 93

94 5.3. CV Jak wynika z powołanego wyżej rozporządzenia, do danych wynikających z art Kodeksu pracy pomocniczym jest wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wzór kwestionariusza stanowi załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia. Wskazanie "pomocniczy" a więc nieobowiązkowy. W praktyce dosyć często kandydaci do pracy nie przenoszą wprost do kwestionariusza osobowego wszystkich informacji dot. osiągnięć zawodowych, kwalifikacji, przebiegu zatrudnienia zwłaszcza zakresu czynności na zajmowanych stanowiskach w poprzednim zatrudnieniu. To od pracodawcy zależy, czy zwróci się do kandydata o wypełnienie kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, czy też uzna, że informacje zawarte w CV są dla niego wystarczające. CV jest jednym z dokumentów, które osoba poszukująca zatrudnienia wysyła zwykle do potencjalnego pracodawcy np. odpowiadając na jego anons o poszukiwaniu pracownika. Nie ma obowiązującego wzoru CV. W związku z tym, to jakie informacje znajdą się w nim zależy wyłącznie od jego autora (pracodawca nie ma na to żadnego wpływu). Przyjęło się jednak, że CV zawiera klauzulę o wyrażeniu zgody przez kandydata do pracy na przetwarzanie zawartych w nim danych osobowych. Zamieszczenie takiej zgody (i jej podpisanie) oznacza m.in., że nawet jeśli zakres danych, jakie pracownik dobrowolnie poda wykracza poza zakres danych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, to pracodawca ma prawo takie dane przetwarzać. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest więc jednym z dokumentów, jakich pracodawca może (ale nie musi) żądać w procesie rekrutacji. Jeśli np. otrzymane wcześniej CV zawiera wszystkie informacje, jakich potrzebuje od kandydata do pracy, może ono zastąpić kwestionariusz osobowy. Tym bardziej, że wzór takiego kwestionariusza, który jest załącznikiem do ww. aktu wykonawczego, ma charakter tylko pomocniczy. Stosując kwestionariusz stanowiący załącznik do rozporządzenia, pracodawca ma pewność, że uzyskuje od kandydata jedynie te dane, na których pozyskanie zezwala mu Kodeks pracy. Taki kwestionariusz nie musi zawierać klauzuli o zgodzie wypełniającego na przetwarzanie jego danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę. Stanowisko kancelarii wdrażającej w firmach przepisy dot. ochrony danych osobowych Czy pracodawca może przechowywać w aktach osobowych, w części A, CV pracownika (ze zdjęciem lub bez), jako jeden z dokumentów związanych z ubieganiem się o pracę? Odpowiedź: Mogą Państwo przechowywać CV (także ze zdjęciem) kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie ich danych dla celów rekrutacji. Warto podkreślić, że nie istnieje konieczność, aby zgoda została wyrażona bezpośrednio w treści CV. Zgoda może zostać wyrażona w osobnym oświadczeniu. Natomiast, w przypadku braku pozyskania od kandydata zgody na przetwarzanie danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych, przechowywanie CV w teczce osobowej, może wiązać się z pewnym ryzykiem prawnym. 94

95 Uzasadnienie: Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy (art. 94 pkt. 9a), jednym z obowiązków Pracodawcy jest prowadzenie teczki osobowej dla każdego pracownika z osobna. Dotyczy to wszystkich zatrudnionych pozostających w stosunku pracy tj. na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Pracodawca przechowuje wyłącznie odpisy lub kopie przedłożonych dokumentów. Przedłożenie oryginału na żądanie pracodawcy następuje wyłącznie celem sporządzenia kopii lub odpisu lub do wglądu np. celem weryfikacji poprawności danych przekazanych przez osobę zatrudnianą. Sposób kompletowania teczek szczegółowo określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: Rozporządzenie ). Zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia ( 6 ust. 2). Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania w części A teczek osobowych dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, wskazane w 1 ust. 1 i 2 tego aktu. Biorąc to pod uwagę, można uznać, że CV zalicza się do grupy dokumentów przedłożonych przez kandydata, w celu potwierdzenia umiejętności i osiągnięć zawodowych. A co za tym idzie, że Pracodawca jest uprawniony do jego przechowywania w aktach osobowych Wizerunek pracownika Wizerunek pracownika jest szczególnym rodzajem informacji, który podlega ochronie prawnej na podstawie przepisów prawa cywilnego, prawa autorskiego oraz jako dana osobowa na gruncie regulacji krajowych i unijnych o ochronie danych osobowych. Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 12 czerwca 2014 r. (I ACa 185/14) pracodawca ma obowiązek wykazać, że uzyskał zgodę uprawnionego na rozpowszechnianie jego wizerunku w oznaczonych warunkach. Pracownik musi świadomie wyrazić zgodę na rozpowszechnianie jego wizerunku: w określonej postaci (np. zdjęcie indywidualne, portret, cała sylwetka, zdjęcie grupowe) w określonym celu (np. promocyjnym, informacyjnym czy integracyjnym, np. w gazetce zakładowej, intranecie) na określony czas (np. na czas zatrudnienia, na czas nieokreślony) w określonym kontekście (razem z innymi pracownikami, z komentarzami dotyczącymi przedmiotu działalności pracodawcy, z imieniem i nazwiskiem). Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku może być cofnięte przez uprawnionego. Pracodawca jest zobowiązany do respektowania sprzeciwu pracownika wobec rozpowszechniania jego wizerunku. Uprawniony, którego prawa w zakresie wizerunku zostały zagrożone cudzym działaniem, może żądać jego zaniechania. W razie dokonanego naruszenia ma prawo domagać się, aby osoba dopuszczająca się 95

96 uchybień dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia ich skutków, w szczególności złożyła publiczne oświadczenie. W przypadku zawinienia może być przyznana suma pieniężna tytułem zadośćuczynienia za doznaną krzywdę lub zasądzona określona kwota na wskazany cel społeczny. Roszczeń z tego tytułu nie można dochodzić po upływie 20 lat od śmierci tych osób Wizerunek jako dana biometryczna Wizerunek twarzy, na określonych zasadach, został zakwalifikowany jako dana biometryczna (art. 4 pkt 14 RODO) należąca do szczególnych kategorii danych, a więc danych wrażliwych (art. 9 RODO). Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu dane biometryczne oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z motywem 51 preambuły RODO przetwarzanie fotografii pracowników nie powinno zawsze stanowić przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, gdyż fotografie są objęte definicją danych biometrycznych tylko w przypadkach, gdy są przetwarzane specjalnymi metodami technicznymi, umożliwiającymi jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej lub potwierdzenie jej tożsamości. Zatem daną biometryczną będzie stanowiła tylko część wizerunków 5.6. Wykorzystanie wizerunku na potrzeby pracodawcy Umieszczanie wizerunku pracownika w wewnątrzfirmowym intranecie rządzi się innymi regułami niż opublikowanie zdjęcia w Internecie. Zdaniem GIODO wykorzystywanie zdjęcia pracownika w sieci wewnętrznej nie wymaga tak silnej ochrony jak użycie fotografii w sieci publicznej. Wskazuje on mianowicie, że zrobienie zdjęcia tylko na użytek firmowy i wykorzystywanie go w sieci wewnętrznej wyłącznie dla usprawiedliwienia komunikowania się w stosunkach służbowych może być uznane za usprawiedliwiony cel pracodawcy i tym samym na taki użytek podmiot zatrudniający nie musi pozyskać zgody zainteresowanego. Wśród ekspertów jest prezentowany pogląd, że możliwe jest przetwarzanie wizerunku pracownika bez jego zgody na potrzeby sporządzenia i używania identyfikatora, legitymacji służbowej lub przepustki na podstawie przepisów 4 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Przykład Pracownicy mogą samodzielnie zamieszczać zdjęcia w wewnętrznej sieci intranetowej firmy. W takiej sytuacji zamieszczenie tam przez pracownika swojego zdjęcia należy traktować jako dorozumianą zgodę na jego przetwarzanie. 96

97 Stanowiska GIODO: Czy obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów narusza przepisy ustawy? Obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów zawierających m.in. imię i nazwisko może wynikać z wewnętrznych uregulowań wydanych przez pracodawcę (np. z regulaminu pracy wydanego na podstawie art Kodeksu pracy). Regulamin ustala organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników. Służyć ma on porządkowi i sprawności w załatwianiu spraw w zakładzie pracy. Obowiązek ujawniania w tej postaci swoich danych osobowych, jeżeli wynika z wewnętrznych przepisów obowiązujących w zakładzie pracy, nie jest sprzeczny z ustawą o ochronie danych osobowych. Podsumowanie Pracodawca może zobowiązać pracowników do noszenia identyfikatorów. Ujawniają one dane osobowe, które są niezbędne do realizacji przez pracowników ich obowiązków służbowych i zapewnienia sprawnego działania zakładu pracy. Należy zauważyć także, iż obowiązek noszenia identyfikatorów stanowi formę zabezpieczenia danych osobowych. Pozwala on odróżnić pracowników od osób trzecich. Czy pracodawca może wykorzystywać zdjęcie pracownika bez jego zgody, np. w celu zamieszczenia go na stronie internetowej firmy? Nie, gdyż co do zasady dla legalnego wykorzystania przez pracodawcę wizerunku pracownika potrzebna jest jego zgoda. Uzasadnienie Zakres danych, jaki może żądać pracodawca od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art Kodeksu pracy. pracownika. Z uwagi jednak na to, że wśród wymienionych informacji o pracowniku w powołanych przepisach Kodeksu pracy nie ma zdjęcia pracownika, to pracodawca, aby móc legalnie je pozyskać w celu np. umieszczania na identyfikatorach czy stronach internetowych firm, musi co do zasady pozyskać na to zgodę pracownika. Tym samym zostaje spełniona przesłanka z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony, co do których ze względów 97

98 bezpieczeństwa powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas można odstąpić od pozyskiwania takiej zgody w tym właśnie celu. Należy jednak zaznaczyć, że jeśli chodzi o zgodę osoby, której dane dotyczą, to w myśl art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych rozumie się przez nią oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie. Przy czym zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Podkreślenia wymaga, że zgoda musi być udzielona dobrowolnie, a zatem pozyskiwanie przez pracodawcę zgody pracownika będzie możliwe jeżeli pracownik będzie miał możliwość odmowy jej udzielenia i nie spotkają go z tego powodu żadne konsekwencje. Warto dodać, że w myśl art. 7 pkt 5 zgoda może być odwołana w każdym czasie. Jeżeli zatem pracodawca zamieściłby zdjęcie pracownika na stronie internetowej bez jego uprzedniej zgody, wówczas mógłby narazić się na zarzut bezprawnego przetwarzania jego danych osobowych (art. 49 ustawy o ochronie danych osobowych). Zgoda pracownika na wykorzystanie jego wizerunku przez pracodawcę ma uzasadnienie także w innych, niż ustawa o ochronie danych osobowych, przepisach prawa. Otóż ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (kc) chroni wizerunek człowieka, jako dobro osobiste, stanowi także, że ten czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w kodeksie może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny (art kc). Jeżeli zaś wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych (art kc). Reasumując, zasadnym wydaje się być twierdzenie, że aby działanie pracodawcy polegające na wykorzystaniu zdjęcia (wizerunku) pracownika, w tym umieszczanie na stronie internetowej firmy, było legalne, wskazane jest pozyskanie na to jego zgody Przechowywanie w dokumentacji osobowej aktu urodzenia dziecka Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych kopię aktu urodzenia dziecka pracownika, jeśli posiadanie tego typu danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnien przewidzianych w prawie pracy. W części B akt osobowych pracownika, przechowywane są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in. dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopów macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego. Wykaz dokumentów niezbędnych w tym zakresie zawiera rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem... (Dz. U. poz. 2243). Przykładowo: 98

99 2 ust. 2 tego rozporządzenia wskazuje, że do wniosku, o którym mowa w art K.p. (wniosek o udzielenie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze) pracownik powinien dołączyć skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę. Podobnie jest w przypadku innych wniosków, (choć nie wszystkich), których złożenie, zgodnie z cytowanym wyżej rozporządzeniem jest konieczne celem udokumentowania prawa pracownika do wskazanych w nim uprawnień rodzicielskich. W przypadku dołączenia do wniosku kopii dokumentów wymienionych w rozporządzeniu, pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia ich oryginałów w celu potwierdzenia tych kopii za zgodność z oryginałem ( 27 rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r.) Urlop okolicznościowy Przepisy o ochronie danych osobowych znajdą zastosowanie w przypadku, gdy wewnętrzne procedury obowiązujące u pracodawcy przewidują obowiązek przedstawienia dokumentu uzasadniającego udzielenie zwolnienia okolicznościowego i załączenie jego kopii do akt osobowych pracownika. Takie postanowienie nie znajduje oparcia w powszechnie obowiązującym prawie, które stanowi jedynie o obowiązku zwolnienia pracownika od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w przypadku wystąpienia okoliczności takich jak: ślub pracownika lub urodzenie się jego dziecka albo zgon i pogrzeb małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy ślub dziecka pracownika albo zgon i pogrzeb jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką Przepis 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Nie określa on jednak zasad występowania przez pracowników o powyższe zwolnienia ani dokumentów, które powinni dołączać do takich wniosków. Dokumentów takich jak akt urodzenia dziecka, akt małżeństwa czy akt zgonu nie wymienia również 3 omawianego rozporządzenia, który wśród dowodów usprawiedliwiających nieobecność w pracy wskazuje zaświadczenie lekarskie, decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego, imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się przed właściwym organem oraz oświadczenia pracownika, w przypadku korzystania z dni opieki nad zdrowym dzieckiem do 8 lat (w określonych okolicznościach, np. w przypadku choroby niani sprawującej opiekę nad jego dzieckiem) lub w razie odbywania podróży służbowej w godzinach nocnych w warunkach uniemożliwiających skorzystanie z odpoczynku nocnego. Żaden z tych przepisów nie odnosi się wprost do sytuacji pracownika występującego o zwolnienie okolicznościowe np. w związku z urodzeniem dziecka. Skoro przepisy nie przewidują możliwości żądania od pracownika aktu urodzenia dziecka, przechowywanie w jego aktach 99

100 osobowych kopii takiego dokumentu rodzi ryzyko uznania, że pracodawca dopuścił się naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Z tego względu bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie poprzestanie na pisemnym oświadczeniu pracownika, wskazującym termin narodzin dziecka oraz przypadający w związku z nim termin skorzystania z 2 dni wolnych od pracy. Na potwierdzenie tego faktu pracodawca może żądać przedstawienia aktu urodzenia dziecka do wglądu. Ta sama zasada odnosi się również do aktów zgonu członków najbliższej rodziny pracownika oraz osób pozostających na utrzymaniu pracownika bądź pod jego bezpośrednią opieką Urlop wychowawczy akt zgonu Przypadkiem, w którym pracodawca może domagać się przekazania skróconego odpisu aktu zgonu osoby, która nie jest jego pracownikiem, wystąpi wobec pracownika wnioskującego o pełne 36 miesięcy urlopu wychowawczego w sytuacji, gdy drugi rodzic nie żyje (art pkt 1 K.p. w związku z 23 ust. 2 pkt 5 lit. a rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączonych do takich wniosków. Ważne Za nieprzechowywaniem wraz z dokumentacją pracowniczą kopii aktu urodzenia dzieci pracownika, aktu ślubu czy aktów zgonu najbliższych członków jego rodziny przemawia również to, że zawierają one dane osobowe, do przetwarzania których pracodawca nie jest uprawniony. Przykładowo akt ślubu pracownika zawiera informacje dotyczące np. imion i nazwisk rodziców małżonka pracownika oraz datę i miejsce jego urodzenia. Te dane nie są pracodawcy do niczego potrzebne, a ewentualność naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych powoduje, że korzyści wynikające z przechowywania kopii takich dokumentów nie równoważą wynikającego z tego ryzyka. W efekcie lepszym rozwiązaniem będzie przechowywanie jedynie wniosku pracownika, zweryfikowanego pod kątem prawdziwości zadeklarowanych danych z oryginałem dokumentu udostępnionym przez pracownika do wglądu, co zostanie potwierdzone podpisem pracownika kadr albo innej upoważnionej osoby. 6. Dane do organów egzekucyjnych Organ egzekucyjny może żądać od uczestników postępowania złożenia wyjaśnień oraz zasięgać od organów administracji publicznej, organów wykonujących zadania z zakresu administracji publicznej, organów podatkowych, organów rentowych, banków, spółdzielczych kas oszczędnościowokredytowych, przedsiębiorstw maklerskich, organów spółdzielni mieszkaniowych, zarządów wspólnot mieszkaniowych oraz innych podmiotów zarządzających mieszkaniami i lokalami użytkowymi, jak również innych instytucji i osób nieuczestniczących w postępowaniu informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji (art k.p.c.). Za nieuzasadnioną odmowę udzielenia organowi egzekucyjnemu wyjaśnień lub informacji albo za udzielanie informacji lub wyjaśnień świadomie fałszywych osoba odpowiedzialna może być na wniosek 100

101 wierzyciela lub z urzędu ukarana przez organ egzekucyjny grzywną do dwóch tysięcy złotych. Grzywną taką może być również ukarany dłużnik, który zaniedba obowiązku powiadomienia o zmianie miejsca swojego pobytu (art k.p.c.). Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Niewątpliwie komornik jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych osób, wobec których prowadzi postępowanie egzekucyjne, jeżeli to przetwarzanie odbywa się w celu wykonania tego obowiązku. Jest to jednak podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych przez komornika, a nie podstawa prawna do żądania przez komornika udostępnienia takich danych od osób trzecich. Gdyby komornik miał więc już przedmiotowe dane osobowe, to może je na tej podstawie prawnej przetwarzać. W kwestii udostępniania dodatkowych informacji na temat dłużnika, wypowiedział się również Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych Czy komornik jest uprawniony do tego, aby otrzymać numer rachunku bankowego dłużnika od jego pracodawcy? Nie, gdyż nie uprawniają go do tego przepisy prawa. Uzasadnienie Podstawę prawną do przetwarzania przez komornika danych osobowych dłużnika na potrzeby prowadzonego postępowania egzekucyjnego stanowią przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (kpc), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 marca 1968 r. w sprawie czynności komorników. W celu zajęcia wynagrodzenia za pracę, komornik na podstawie art kpc wzywa pracodawcę, aby w ciągu tygodnia: przedstawił za okres trzech miesięcy poprzedzających zajęcie, za każdy miesiąc oddzielnie, zestawienie periodycznego wynagrodzenia dłużnika za pracę oraz oddzielenie jego dochodu z wszelkich innych tytułów. Ponadto wzywa pracodawcę, aby podał, w jakiej kwocie i w jakich terminach zajęte wynagrodzenie będzie przekazywane wierzycielowi oraz w razie istnienia przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia za pracę złożył oświadczenie o rodzaju tych przeszkód, 101