ADRES INSTYTUCJI: Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy, ul. Jagiellooska 3, Bydgoszcz

Transkrypt

1 NAZWA INSTYTUCJI: Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy ADRES INSTYTUCJI: Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy, ul. Jagiellooska 3, Bydgoszcz LICZBA PRACOWNIKÓW INSTYTUCJI: ponad 200 pracowników NAZWA STANOWISKA: Dyrektor Generalny Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy PROBLEM/WYZWANIE Z ZAKRESU ZARZĄDZANIA Podstawowym wyzwaniem stojącym przed Dyrektorem Generalnym Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy było pozyskanie środków zewnętrznych - przy ograniczonych własnych środkach budżetowych - na modernizację infrastruktury Urzędu oraz rozwój nowoczesnych narzędzi informatycznych. W wyniku poczynionych działao, Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki został beneficjentem m.in. następujących projektów: 1) Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego, który został wdrożony w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata Projekt polegał na zbudowaniu i wdrożeniu systemu obiegu dokumentów w jednostkach administracji zespolonej działających na terenie województwa kujawskiego-pomorskiego oraz uruchomieniu wspólnego dla tych jednostek portalu tematycznego. 2) Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy poprzez budowę i rozbudowę sieci gwarantującej bezpieczeostwo połączeo oraz wdrożenie innowacji w zakresie systemów teleinformatycznych. Przedmiotem projektu rozpoczętego w roku 2014 jest budowa i rozbudowa sieci strukturalnej oraz infrastruktury towarzyszącej na potrzeby wdrożenia nowoczesnych technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych (ICT) w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy. 3) Termomodernizacja budynków Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy w zakresie przebudowy systemów grzewczych (wraz z wymianą źródła ciepła) oraz wymianą systemów wentylacji i klimatyzacji oraz przebudowa i remont pomieszczeo biurowych Projekt sfinansowany ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej przeznaczonych na remonty oraz modernizację obiektów stanowiących zasób majątkowy Urzędu i stanowiących własnośd Skarbu Paostwa. OPIS WDROŻENIA/DOBREJ PRAKTYKI Z ZAKRESU ZARZĄDZANIA: TYP PROJEKTU (np. analityczny, informatyczny) 1) Projekt informatyczny pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-

2 pomorskiego jest realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , oś priorytetowa 4- Rozwój Infrastruktury Społeczeostwa Informacyjnego, Działanie Rozwój usług i aplikacji dla ludności, na podstawie umowy o dofinansowanie Projektu z dnia 22 września 2010 r. nr WPW.I /2010. Projekt polegał na optymalizacji działao jednostek administracji zespolonej poprzez zbudowanie i wdrożenie systemu zarządzania sprawami, obejmującego między innymi prezentację statusu sprawy w Internecie, uruchomienie wspólnego dla tych jednostek portalu tematycznego oraz integrację z platformą epuap. Projekt charakteryzowała unikalnośd planowanego przedsięwzięcia i zastosowanych rozwiązao w chwili rozpoczęcia realizacji projektu żadne województwo w Polsce nie posiadało zintegrowanego systemu zarządzania sprawami dla całej administracji zespolonej. Realizacja projektu sprawiła m.in. że kontakt mieszkaoców i przedsiębiorców z rządową administracją zespoloną naszego województwa przebiega szybciej, sprawniej i efektywniej, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów ponoszonych zarówno przez interesantów, jak i przez same urzędy. 2) Projekt informatyczny pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko- Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy poprzez budowę i rozbudowę sieci gwarantującej teleinformatycznych - zakłada budowę i rozbudowę sieci strukturalnej oraz infrastruktury towarzyszącej na potrzeby wdrożenia nowoczesnych technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych (ICT) w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy. 3) Projekt infrastrukturalny pn. Termomodernizacja budynków Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy w zakresie przebudowy systemów grzewczych (wraz z wymianą źródła ciepła) oraz wymianą systemów wentylacji i klimatyzacji oraz przebudowa i remont pomieszczeo biurowych sfinansowany ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej przeznaczonych na remonty oraz modernizację obiektów stanowiących zasób majątkowy Urzędu i stanowiących własnośd Skarbu Paostwa. Z funduszy pozyskanych tych źródeł sfinansowano następujące inwestycje: w 2009 r. Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy oraz Delegatura we Włocławku (z WFOŚIGW dofinansowano wymianę okien: zł), w 2010 r. Delegatura we Włocławku (z WFOŚIGW dofinansowano remont elewacji: zł), w 2011 r. siedziba Urzędu w Bydgoszczy (z WFOŚIGW dofinansowano remont poddasza: zł), w 2013 r. i w 2014 r. Projekt - siedziba Urzędu w Bydgoszczy i Delegatura we Włocławku (z NFOŚIGW dofinansowano systemy grzewcze i wymianę źródła ciepła: zł). w 2015 r. zaplanowano inwestycje ze środków pozyskanych z NFOŚIGW na remont budynku Delegatury w Toruniu. CELE PROJEKTU 1) Cele projektu pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawskopomorskiego Cel główny: Zwiększenie odsetka obywateli i przedsiębiorstw korzystających z eusług świadczonych przez administrację zespoloną poprzez: - rozbudowę zasobów sprzętowych i infrastruktury sieci lokalnych, - pozyskanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów oraz portalu specjalistycznego, - pozyskanie i wdrożenie narzędzi do świadczenia e-usług w oparciu o system obiegu dokumentów, - wdrożenie rozwiązao teleinformatycznych wspierających obieg spraw w jednostkach rządowej administracji zespolonej, - integrację systemów wykorzystywanych w jednostkach rządowej administracji zespolonej z platformą epuap, - umożliwienie świadczenia wybranych eusług (prezentacja statusu sprawy), - automatyzację obsługi spraw wpływających przez epuap, - udoskonalenie

3 narzędzi e-administracji wykorzystywanych przez rządową administrację zespoloną województwa kujawsko-pomorskiego, - podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności pozwalających na korzystanie z technologii internetowych, 2) Celem ogólnym i głównym projektu pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu teleinformatycznych jest zwiększenie sprawności i efektywności funkcjonowania administracji publicznej dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi teleinformatyki, zwiększenie bezpieczeostwa sieci, zapewnienie integralności sieci oraz skuteczne zarządzanie oprogramowaniem w Urzędzie. Wyszczególniony cel stanowi odpowiedź na sprecyzowany problem podstawowy, tj. niezadowalający stan infrastruktury ICT, modernizację zabezpieczeo sieci oraz narzędzi zarządzania siecią. Podniesienie efektywności obsługi przez paostwo własnych obywateli oraz podmiotów funkcjonujących w systemie publiczno prywatnym, jest zadaniem szczególnie ważnym dla polepszenia jakości życia i warunków prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Większa sprawnośd paostwa stanowi pilne zadanie w kontekście wyzwao, które związane są z globalnym kryzysem ekonomicznym i finansowym oraz innymi zagrożeniami o charakterze ogólnym, m.in. wynikającymi ze zmian demograficznych. Dzięki zbudowaniu i rozbudowie nowoczesnej sieci ICT w Kujawsko Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim, poprawi się znacznie efektywnośd pracy jednostki publicznej, a co za tym idzie również obsługi jej klientów. Podniesie się również stopieo wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w procesie wykonywania ustawowych i statutowych zadao urzędu. Projekt będzie miał wpływ na wyrównanie dysproporcji w rozwoju systemów teletechnicznych, co wymaga również budowy struktur organizacyjnych, zdolnych do efektywnego wykorzystania funkcjonujących i budowanych systemów, związanych z planem informatyzacji paostwa. Ponadto, stworzone dzięki projektowi warunki, przyczynią się do podniesienia jakości i komfortu pracy osób zatrudnionych w Kujawsko-Pomorskiem Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy. 3) Celem przeprowadzenia termomodernizacji budynków Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego było unowocześnienie wewnętrznej infrastruktury Urzędu poprzez przebudowę systemów grzewczych (wraz z wymianą źródła ciepła) oraz wymianę systemów wentylacji i klimatyzacji (pozyskano środki finansowe z NFOŚIGW), a w ramach dofinansowania wcześniejszych inwestycji przez NFOŚiGW oraz WFOŚiGW - modernizacja infrastruktury Urzędu wraz z osiągnięciem celu, jakim jest korzystny wpływ inwestycji na środowisko. LICZBA OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W ZMIANĘ Projekt pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego wymagał zaangażowania całej kadry pracowników komórki organizacyjnej ds. informatyki Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy, ponadto analogicznie angażowano we wdrożenie w każdej z jednostek rządowej administracji zespolonej pracowników odpowiedzialnych w nich za obsługę teleinformatyczną oraz wyznaczano po kilku do kilkunastu tzw. liderów wykonujących zadania szkolenia i instruktażu pracowników danej jednostki w zakresie funkcjonalności wdrażanego systemu. Pozostałe zadania były realizowane przez firmy zewnętrzne, bądź wykonawcę systemu elektronicznego obiegu dokumentów, bądź firmy wyłonione w celu tworzenia infrastruktury technicznej. 2) W projekt pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu

4 teleinformatycznych zaangażowanych jest 9 osób: 7 pracowników i 2 osoby nadzorujące realizację projektu. 3) W projekt Termomodernizacja budynków Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy w zakresie przebudowy systemów grzewczych (wraz z wymianą źródła ciepła) oraz wymianą systemów wentylacji i klimatyzacji oraz przebudowa i remont pomieszczeo biurowych zaangażowanych jest w zależności od potrzeb od kilku do kilkunastu osób nadzorujących, bądź adaptujących pomieszczenia Urzędu do wykonania prac przez firmę zewnętrzną. OPIS GŁÓWNYCH ETAPÓW PROJEKTU 1) Zakres projektu pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawskopomorskiego obejmował: a) pozyskanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów dla jednostek administracji zespolonej, w tym: - zakup licencji, - przeszkolenie pracowników, tak aby mogli w sposób pełny korzystad z wdrożonego systemu, - uruchomienie systemu, b) zmodernizowanie i dostosowanie do potrzeb systemu obiegu dokumentów infrastruktury teleinformatycznej jednostek administracji zespolonej poprzez: - modernizację sieci lokalnych w tych lokalizacjach, w których obecna infrastruktura ograniczała możliwości wdrożenia lub nie pozwalała na wdrożenie systemu obiegu dokumentów, - dostosowanie łączy internetowych w lokalizacjach, w których przepustowośd łącza jest niewystarczająca do wdrożenia systemu obiegu dokumentów, - wymianę komputerów osobistych niespełniających wymagao systemu obiegu dokumentów oraz zakup dodatkowych komputerów na potrzeby wdrożenia tego systemu, - zakup niezbędnych serwerów i macierzy dyskowych, - zakup urządzeo peryferyjnych niezbędnych do wdrożenia systemu obiegu dokumentów - skanery, drukarki kodów kreskowych, urządzenia wielofunkcyjne, przygotowujące wszystkie jednostki na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, c) zbudowanie portalu tematycznego jednostek administracji zespolonej działającej na terenie województwa kujawsko-pomorskiego wraz z systemem zarządzania treścią; w ramach portalu udostępniona została usługa on-line pozwalająca na śledzenie w Internecie statusu spraw załatwianych w jednostkach administracji zespolonej, d) zintegrowanie systemu zarządzania sprawami z platformą usług publicznych e-puap we wszystkich jednostkach biorących udział w projekcie. 2) Zakres rzeczowy projektu pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy poprzez budowę i rozbudowę sieci gwarantującej bezpieczeostwo połączeo oraz wdrożenie innowacji w zakresie systemów teleinformatycznych obejmuje unowocześnienie infrastruktury sieciowej Kujawsko Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego poprzez: - budowę (w Delegaturze Kujawsko Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Toruniu) kompleksowej sieci strukturalnej obejmującej sied logiczną, elektryczną dedykowaną, telefoniczną, monitoring wraz z zabezpieczeniami, tj. instalacja ppoż. i sygnalizacja napadu i włamania, - rozbudowę (modernizacja istniejącej infrastruktury sieciowej polegająca m.in. na wymianie okablowania i elementów logicznych) sieci oraz doposażenie posiadanych zasobów sprzętowych o elementy niezbędne do prawidłowej i efektywnej eksploatacji powstałej infrastruktury sieciowej. 3) Realizacja Projektu Termomodernizacja budynków Kujawsko- Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy w zakresie przebudowy systemów grzewczych (wraz z wymianą źródła ciepła) oraz wymianą systemów wentylacji i klimatyzacji oraz przebudowa i remont pomieszczeo biurowych - prace prowadzone były w pięciu różnych budynkach i zostały podzielone na dwa etapy ze względu na finansowanie zadania w okresie dwuletnim. W roku 2013 w ramach pierwszego etapu wykonywane były roboty

5 wyłącznie w budynku przy ul. Konarskiego 1 w Bydgoszczy. W drugim etapie w roku 2014 prowadzone są roboty w budynkach przy ul. Jagiellooskiej 3 i Konarskiego 3 w Bydgoszczy (w ramach I części zamówienia) oraz roboty w budynkach przy ul. Brzeskiej 6 i Brzeskiej 8 we Włocławku. CZAS TRWANIA WDROŻENIA 1) Czas realizacji projektu pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawskopomorskiego to okres od września 2009 r. do sierpnia 2012 r. 2) Czas trwania wdrożenia projektu pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu teleinformatycznych to okres od r. do r. 3) W ramach projektów dofinansowanych ze środków WFOŚiGW w Toruniu oraz NFOŚiGW w poszczególnych latach realizowano następujące zadania: w 2009 r. Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy, Delegatura we Włocławku - wymiana okien, w 2010 r. Delegatura we Włocławku, w 2011 r. siedziba Urzędu w Bydgoszczy remont poddasza, w 2013 r. i w 2014 r. Urząd w Bydgoszczy i Delegatura we Włocławku systemy grzewcze i wymiana źródła ciepła. Na 2015 r. zaplanowano inwestycje ze środków pozyskanych z NFOŚIGW na remont budynku Delegatury w Toruniu. TWARDE REZULTATY PROJEKTU 1) Wartośd całkowita projektu pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego to ,07 zł, z czego 75% zostało dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (kwota ,80 zł), zaś pozostałe ,27 zł zostało współfinansowane z budżetu paostwa. Obieg dokumentów w ramach administracji to znaczna częśd specyfiki, ale i kosztów pracy jednostek. Dzięki realizacji inwestycji jednostki administracji zespolonej uzyskały dostęp do informacji związanych z załatwianymi sprawami, możliwośd pełnej elektronicznej komunikacji pomiędzy dowolnymi jednostkami objętymi systemem np. przesyłanie całych akt danej sprawy jednym kliknięciem, jednolity dla wszystkich jednostek system monitoringu i statystyki załatwianej korespondencji. System jest w pełni kompatybilny z platformą usług publicznych e-puap. Projekt to zakup licencji programu na ponad 2 tysiące stanowisk, ponad 500 zestawów komputerowych, ponad 100 sztuk urządzeo peryferyjnych (skanery, drukarki kodów kreskowych, urządzenia wielofunkcyjne, urządzenia aktywne sieci, serwery i macierze dyskowe). Samo okablowanie to ok. 450 kilometrów. Projekt pokrył także koszt szkoleo dla użytkowników, wyliczony na ponad 1500 godzin. 2) Sied powstała w ramach realizacji projektu pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu teleinformatycznych obejmie infrastrukturę pasywną i aktywną (elementy logiczne sieci), dedykowaną sied elektryczną, sied monitoringu IP oraz sied telekomunikacyjną. Istotnym elementem inwestycji jest także zakup sprzętu komputerowego oraz licencji, co jest związane bezpośrednio z wdrożeniem w ramach projektu nowego rozwiązania z zakresu technologii informatycznych, tj. usługi Active Directory. W nowy sprzęt komputerowy zostanie wyposażonych ok. 25 % pracowników. Potrzeba realizacji projektu wynika

6 z konieczności zapewnienia właściwych standardów bezpieczeostwa zgromadzonych, przetwarzanych i przesyłanych danych oraz poprawy efektywności i wydajności pracy. W celu realizacji powyższych założeo, w ramach projektu zakupione zostaną takie elementy służące zabezpieczeniu właściwego funkcjonowania sieci, jak: nowoczesna centrala IP, agregat prądotwórczy wraz z UPS, infrastruktura bezpieczeostwa tzn. urządzenia typu firewall, klimatyzatory do punktów dystrybucyjnych. Planowany jest również zakup stacji roboczych dla bezpośrednich użytkowników sieci - zgodnie z istniejącym zapotrzebowaniem, planowana jest dostawa stacjonarnych zestawów komputerowych, notebooków oraz terminali bezdyskowych, posiadających odpowiednie parametry. Istotnym elementem inwestycji jest także wdrożenie w ramach projektu nowego rozwiązania z zakresu technologii informatycznych, tj. usługi autoryzacji sprzętu i użytkowników sieci. Projekt realizowany będzie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego, w Bydgoszczy (główna siedziba urzędu) oraz w Toruniu (delegatura K-PUW). 3) Rozwiązaniem problemu niewystarczających środków finansowych otrzymywanych z budżetu na niezbędne inwestycje na utrzymanie budynków będących w posiadaniu urzędów administracji rządowej. jest pozyskiwanie ich z innych źródeł pozabudżetowych (np. z funduszy europejskich, funduszy ochrony środowiska) dostępnych na rynku i w ograniczonym stopniu dostępnych również dla administracji rządowej. Przykładem stosowania takiej praktyki jest korzystanie przez Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy środków finansowych z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na remonty oraz modernizację obiektów stanowiących zasób majątkowy Urzędu i stanowiących własnośd Skarbu Paostwa. Z tych funduszy sfinansowano inwestycje: w 2009 r. Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy, Delegatura we Włocławku (z WFOŚIGW - wymiana okien: zł), w 2010 r. Delegatura we Włocławku (z WFOŚIGW elewacja: zł), w 2011 r. siedziba Urzędu w Bydgoszczy (z WFOŚIGW remont poddasza: zł), w 2013 r. i w 2014 r. Urząd w Bydgoszczy i Delegatura we Włocławku (z NFOŚIGW systemy grzewcze i wymiana źródła ciepła: zł). Na 2015 r. zaplanowano inwestycje ze środków pozyskanych z NFOŚIGW na remont budynku Delegatury w Toruniu. Wyzwaniem dla Menedżera było pozyskanie środków finansowych - np. uzyskano dofinansowanie z środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, realizowane w ramach Programu Priorytetowego NFOŚiGW p.t.: System zielonych inwestycji (GIS-Green Investment Scheme) Częśd 5) Zarządzanie energią w budynkach wybranych podmiotów sektora finansów publicznych, a w ramach składanych wniosków do WFOŚiGW w Toruniu - pozyskanie środków na dofinansowanie zadao mających korzystny wpływ na środowisko. 9. CZY SĄ INNE, ZEWNĘTRZNE OCENY EFEKTÓW WDROŻENIA? (AUDYT, NAGRODY, FEEDBACK ZEWNĘTRZNY, PRACOWNICY) 1) Projekt pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawskopomorskiego charakteryzuje unikalnośd planowanego przedsięwzięcia i zastosowanych rozwiązao w chwili rozpoczęcia realizacji projektu żadne województwo w Polsce nie posiadało zintegrowanego systemu zarządzania sprawami dla całej administracji zespolonej. Realizacja projektu sprawiła m.in. że kontakt mieszkaoców i przedsiębiorców z rządową administracją zespoloną w województwie przebiega szybciej, sprawniej i efektywniej, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów ponoszonych zarówno przez interesantów, jak i przez same urzędy. Efekty projektu pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany

7 system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawskopomorskiego na poziomie klienta: System będący przedmiotem projektu posiada funkcjonalności pozwalające klientom administracji zespolonej na: - komunikację z urzędem drogą elektroniczną poprzez formularze dostępne na platformie epuap (formularze po wysłaniu przez klienta do urzędu automatycznie trafiają do systemu obiegu dokumentów i są rejestrowane w elektronicznym dzienniku korespondencji właściwej jednostki), - sprawdzenie statusu załatwiania sprawy przy pomocy usługi dostępnej za pośrednictwem dostępnego w sieci Internet serwisu WWW, - skrócenie czasu oczekiwania na załatwienie sprawy skierowanej do urzędu (w tym możliwośd otrzymania natychmiastowej informacji o statusie sprawy w kancelarii urzędu lub internetowym serwisie WWW). Efekty projektu pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego na poziomie urzędów administracji zespolonej: Projekt przyczynił się również do osiągnięcia wymiernych efektów na poziomie jednostek administracji zespolonej województwa kujawskopomorskiego, które uzyskały możliwośd: - pełnej elektronicznej komunikacji pomiędzy dowolnymi jednostkami organizacyjnymi objętymi projektem, - zmodernizowania posiadanych zasobów sprzętowych i infrastruktury sieci lokalnych, - prowadzenia jednolitego dla wszystkich jednostek systemu monitoringu i związanych z nim statystyk dotyczących załatwianej korespondencji i prowadzonych spraw, - ujednolicenia procesu przetwarzania korespondencji i prowadzenia spraw w ramach jednolitego we wszystkich jednostkach systemu obiegu dokumentów; - wsparcia dla budowanych w przyszłości rozwiązao w celu świadczenia eusług. 2) Długofalowe efekty projektu pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy poprzez budowę i rozbudowę sieci gwarantującej teleinformatycznych, którego głównym przedmiotem jest rozbudowa infrastruktury sieciowej w Kujawsko Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim, stanowią: poprawa efektywności jednostek administracji publicznej, poprawa dostępności usług publicznych, stworzenie bazy dla rozwoju e-usług i wykorzystania narzędzi teleinformatycznych w administracji publicznej, ułatwienie dostępu do komunikacji elektronicznej, podniesienie stopnia bezpieczeostwa publicznego. 3) Środki pozyskane z innych źródeł pozabudżetowych (np. z funduszy europejskich, funduszy ochrony środowiska) dostępnych na rynku, np. z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na remonty oraz modernizację obiektów stanowiących zasób majątkowy Urzędu i stanowiących własnośd Skarbu Paostwa pozwoliły na zapewnienie większego komfortu klientów korzystających osobiście (wizyta) z usług Urzędu oraz lepszych warunków pracy dla wykonujących w nim swoje obowiązki osób. 10. CHARAKTER ZAANGAŻOWANIA MENEDŻERA (NP. LIDER PROCESU, KIEROWNIK MAŁEGO ZESPOŁU, KIEROWNIK DUŻEGO ZESPOŁU, KOORDYNATOR ITP) Beneficjentem projektów pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawskopomorskiego, Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu teleinformatycznych oraz Termomodernizacja budynków Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy w zakresie przebudowy systemów grzewczych (wraz z wymianą źródła ciepła) oraz wymianą systemów wentylacji i klimatyzacji oraz przebudowa i remont pomieszczeo biurowych jest Kujawsko Pomorski Urząd Wojewódzki

8 w Bydgoszczy, który zapewnia obsługę Wojewody Kujawsko-Pomorskiego w zakresie zadao statutowych określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Dyrektor Generalny Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy jako kierownik jednostki pełni funkcję lidera we wszystkich procesach będących elementem realizacji projektów. Mając na celu skuteczne pozyskanie środków zewnętrznych na realizację założonych projektów, angażuje podległe komórki organizacyjne Urzędu zarówno we właściwe opracowanie wniosków, jak i późniejsze skuteczne wdrożenie i realizację ww. projektów, profesjonalnie koordynując ich wzajemną współpracę oraz nadzór nad firmami zewnętrznymi realizującymi, bądź wdrażającymi projekt. 11. LISTA I OPIS KLUCZOWYCH ZADAO DLA MENEDŻERA W PROCESIE Zadania Dyrektora Generalnego Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy wykonywane w ramach realizacji projektów pn. Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego, Unowocześnienie infrastruktury ICT Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy poprzez budowę i rozbudowę sieci gwarantującej bezpieczeostwo połączeo oraz wdrożenie innowacji w zakresie systemów teleinformatycznych oraz Termomodernizacja budynków Kujawsko- Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy w zakresie przebudowy systemów grzewczych (wraz z wymianą źródła ciepła) oraz wymianą systemów wentylacji i klimatyzacji oraz przebudowa i remont pomieszczeo biurowych wynikają z powierzonych przepisami powszechnie obowiązującymi kompetencji i uprawnieo uzupełnionych udzielonymi przez Wojewodę Kujawsko-Pomorskiego upoważnieniami do załatwiania wybranych spraw, a przede wszystkim z osobistego zaangażowania Dyrektora Generalnego Kujawsko- Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy i koordynowania i nadzoru przez niego działao komórek organizacyjnych Urzędu w opracowaniu właściwych wniosków i skutecznym wdrażaniu dofinansowanych projektów oraz motywowaniu zaangażowanych pracowników. 12. WYRÓŻNIENIA, NAGRODY, GRATYFIKACJE, PREMIE ZWIĄŻANE Z ZAANGAŻOWANIEM WE WDROŻENIE Zadania realizowano w ramach wykonywania obowiązków służbowych pracowników ze środków Urzędu, w związku z powyższym wszelkie formy motywowania odbywały się w ramach środków którymi dysponuje Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy.