Tytuł oryginału: Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System

Transkrypt

1

2 Tytuł oryginału: Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System Tłumaczenie: Maksymilian Gutowski Projekt okładki: Sylwia Szyrszeń ISBN: Copyright 2008 by Leon H. Rountree III All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without written permission of the author. Polish edition copyright 2014 by Helion S.A. All rights reserved. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Materiały graficzne na okładce zostały wykorzystane za zgodą Shutterstock. Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, GLIWICE tel , sensus@sensus.pl WWW: (księgarnia internetowa, katalog książek) Printed in Poland. Oceń książkę Księgarnia internetowa Lubię to!» Nasza społeczność

3 Spis tre ci Spis tre ci Wprowadzenie...7 Rozdzia 1. Dlaczego ZTD?...9 Rozdzia 2. Przegl d na czym to polega?...13 Rozdzia 3. ZTD minimalny prostsze rozwi zanie...19 Rozdzia 4. Kszta towanie dziesi ciu nawyków...23 Rozdzia 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie...27 Rozdzia 6. Nawyk 2.: przetwarzanie...31 Rozdzia 7. Nawyk 3.: planowanie...35 Rozdzia 8. Nawyk 4.: dzia anie...39 Rozdzia 9. Nawyk 5.: prosty, zaufany system...43 Rozdzia 10. Nawyk 6.: organizuj...47 Rozdzia 11. Nawyk 7.: przegl daj...51 Rozdzia 12. Nawyk 8.: upraszczaj...55 Rozdzia 13. Nawyk 9.: rytua y...59 Rozdzia 14. Nawyk 10.: odkryj swoj pasj...63 Rozdzia 15. Jeden dzie z Zen To Done...69 Rozdzia 16. Pytania i odpowiedzi...73 Rozdzia 17. Dodatkowe materia y

4 Zen To Done. Proste sposoby na zwi kszenie efektywno ci 6

5 Rozdzia 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie Rozdzia 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie Zbyt cz sto zdarza si, e w biegu przychodz nam do g owy pomys y, poczta dociera do domu, na biurku pojawiaj si dokumenty, przekazuje si nam numery telefonów i informacje o spotkaniach po czym zapominamy o nich lub odk adamy do zakurzonej komody i nigdy ju do nich nie wracamy. Problem w tym, e brak nam systemu zbierania wszystkich informacji, papierów i i oraz porz dkowania ich w usystematyzowany sposób. Aby sobie z tym poradzi, spróbujemy stworzy miejsce na wszystko, co do nas przychodzi, i wyrobimy sobie nawyk zapisywania wszystkich informacji na bie co, zamiast zdawa si na w asn pami. Kiedy polegamy wy cznie na swoim mózgu, nadmiar informacji jest przyt aczaj cy, a umys ma w zwyczaju zapomina to, co jest nam potrzebne, kiedy tego akurat potrzebujemy. Nawyk kolekcjonowania jest prosty: wyznacz dos ownie kilka miejsc, w których b dziesz zbiera papiery i informacje, i trzymaj si tego. Dokumenty trafiaj ce na Twoje biurku zamieszczaj zatem w jednej skrzynce odbiorczej. Nigdy nie wk adaj dokumentów do szuflady, nie rozklejaj karteczek na biurku i nie uk adaj korespondencji gdziekolwiek poza skrzynk odbiorcz. To tam wszystko ma trafia i nigdzie indziej. Odczuwany przez ludzi stres w znacznej mierze bierze si nie z nadmiaru obowi zków, tylko z niedoko czenia tego, co si zacz o. David Allen 27

6 Zen To Done. Proste sposoby na zwi kszenie efektywno ci Tak e w domu powiniene mie skrzynk odbiorcz do gromadzenia nadchodz cej poczty, papierów z pracy i szko y, wiadomo ci, rzeczy zwi zanych z bie cymi sprawami, rachunków w zasadzie wszystkiego. Dzi ki temu ju nigdy niczego nie zgubisz. Staraj si pos ugiwa tylko jednym kontem owym, by nie musie radzi sobie z wieloma skrzynkami odbiorczymi i nie gubi si w tym wszystkim. By mo e masz ca mas innych skrzynek odbiorczych w sieci, które codziennie sprawdzasz, a których za skrzynki wcale nie uwa asz: konta na MySpace, Facebooku, forach oraz w innych serwisach. To wszystko skrzynki odbiorcze, wi c powiniene je kontrolowa i obs ugiwa w ten sam sposób. Im mniej ich masz, tym lepiej. Opró nianiem skrzynek odbiorczych zajmiemy si w kolejnym rozdziale, przy omówieniu nawyku zwanego przetwarzaniem. Na razie wystarczy, by pami ta o swoich skrzynkach i stara si umieszcza przychodz ce dokumenty w skrzynkach odbiorczych w biurze i w domu. Twój notes Potrzebujemy równie szczególnego rodzaju skrzynki odbiorczej Twojego przyboru do zbierania pomys ów, notatek, informacji przekazanych w biegu, zada do zapami tania, spraw poruszonych na spotkaniach. Innymi s owy, wszystkiego, co pojawia si w Twoim yciu, a nie jest w jaki sposób zapisane czy nagrane. Do tej pory mog e powierza zapami tywanie takich rzeczy swojemu umys owi i by mo e zapisywa e je na li cie spraw do za atwienia, gdy wraca e do swojego biurka. Twój umys niestety nie jest pewnym narz dziem zapomina my li, kiedy ich potrzebujemy, a przypomina je sobie, gdy potrzebne ju nam nie s. Zamiast tego wyrobimy w sobie nawyk przelewania my li na papier. No ze sob ma y notes (lub jakikolwiek przybór do zapisu) i zapisuj w nim wszelkie zadania, pomys y, projekty i inne informacje, które do Ciebie docieraj. Przelej je z g owy na papier, eby o nich nie zapomnie. 28

7 Rozdzia 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie Kiedy jeste na spotkaniu i s yszysz wzmiank o czym, co masz pó niej za atwi, zapisz to. Kiedy Twój szef dzwoni do Ciebie, by przydzieli Ci zadanie, zapisz je. Kiedy kto daje Ci numer telefonu lub adres owy na spotkaniu towarzyskim, zapisz go. Rozumiesz, o co chodzi. W ramach ZTD nale y wybra bardzo proste, przeno ne i atwe w u yciu narz dzie do zapisu najlepiej ma y notes lub stert fiszek (cho mo e to by co innego), poniewa s du o atwiejsze w u yciu i bardziej mobilne ni palmtopy i laptopy. Po powrocie do domu lub biura przepisz swoje notatki na list spraw do za atwienia. Na razie wystarczy prosta lista spraw z list kontekstowych b dzie mo na skorzysta przy innym nawyku. Popularnym wyborem, cho bynajmniej niekoniecznym, jest notatnik Moleskine. Korzystam z niego, poniewa jest por czny, trwa y i estetyczny. Uwielbiam w nim pisa. Niemniej jednak wystarczy dowolny notes. Mo esz te skorzysta z notesu Hipster PDA. Przy tym nawyku polecam stosowa papierowe rodki zapisu zamiast elektronicznych, ale je li odpowiada Ci korzystanie z palmtopa lub smartfona, to nie ma problemu. Papier wydaje mi si lepszy, poniewa mo na z niego szybciej skorzysta. Urz dzenie elektroniczne trzeba najpierw wyci gn, uruchomi, w czy odpowiedni program, klikn okienko, aby wreszcie zapisa, co si chce. A tak wystarczy wyci gn notes, d ugopis i napisa, co si chce. Ka da metoda jest dobra, ale s dz, e ch tniej u ywa si prostszych i atwiejszych w obs udze przyborów. Decyzja jednak nale y do Ciebie. Kluczowym aspektem nawyku kolekcjonowania jest zapisywanie wszystkiego od razu, zanim si o tym zapomni, i opró nianie notesu z informacji po powrocie do domu lub pracy. Nie oci gaj si z tym, bo inaczej sprawy Ci si nawarstwi i szansa, e co z nimi zrobisz, b dzie si stawa coraz mniejsza. Opanuj to wszystko! Ponadto no notes ze sob wsz dzie. Bez wzgl du na to, na jaki przybór si w ko cu zdecydujesz, musi by por czny, a zapisywanie my li musi si odbywa szybko. Trzymaj go przy sobie zawsze i wsz dzie w ó ku, w sklepie czy na ostrym dy urze. 29

8 Zen To Done. Proste sposoby na zwi kszenie efektywno ci Prosty nawyk zbierania wszystkich sp ywaj cych do Ciebie informacji w ma ym notesie (i kilku innych skrzynkach odbiorczych) niezwykle dobrze wp ynie na Twoje zorganizowanie, a wreszcie na Twoj efektywno. Przestaniesz zapomina o sprawach, przestaniesz gubi informacje i zawsze b dziesz wiedzia, gdzie co jest. 30

9

10