Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 1

Transkrypt

1

2 Trzy metody inwentaryzacji... 2 Inwentaryzacja metodą spisu z natury jak unikać błędów... 2 Spis z natury środków pieniężnych... 4 Spis z natury środków trwałych... 5 Uproszczenia w inwentaryzacji środków trwałych... 6 Środki trwałe całkowicie umorzone... 7 Spis z natury zapasów... 8 Sporządzamy arkusze spisowe praktyczne wskazówki... 9 Informacje na arkuszach Odrębne arkusze Ważne zasady Zakończenie spisu Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda w praktyce Przebieg inwentaryzacji Potwierdzenie salda dotyczące powierzonych aktywów Porównanie zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją Ewidencja nieruchomości Środki trwałe w budowie Spis z natury polega na spisaniu składników majątku, ich wycenie i porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi. Natomiast aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom inwentaryzujemy drogą potwierdzenia sald. Z kolei porównanie zapisów w księgach rachunkowych polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją wartości tych składników. Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja wymaga uregulowania kwestii związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji, podziałem kompetencji. Zasady te każda jednostka powinna opracować w instrukcji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 1

3 Uwaga! Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych dotyczy tylko tych składników aktywów, które podlegają inwentaryzacji przez spis z natury lub potwierdzenie salda (zmieniony art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości). W przypadku aktywów i pasywów inwentaryzowanych weryfikacji zapisów w księgach z dokumentacją prace te muszą być przeprowadzone na ostatni dzień roku obrotowego. Dotychczas było w tym zakresie wiele nieprawidłowości. 1. Spis z natury polega na spisaniu składników majątku, ich wycenie i porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi. 2. Potwierdzenie salda poprzez uzyskanie od kontrahentów informacji o prawidłowości wykazanego stanu należności. 3. Weryfikacja realności pozostałych, nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem salda, elementów aktywów i pasywów, poprzez ich porównanie z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Spis z natury jednostki przeprowadzają co roku. Są jednak pewne wyjątki. Jeden z nich dotyczy nieruchomości zaliczonych do środków trwałych. Spisem z natury obejmujemy (zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dalej: uor): 1) aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych; 2) papiery wartościowe w postaci materialnej; 3) rzeczowe składników aktywów obrotowych; 4) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony, oraz gruntów; Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 2

4 5) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza się co roku na dzień bilansowy. Pamiętaj, od tej reguły są wyjątki: 1) inwentaryzację większości składników aktywów można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, a następnie ustalić stan przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego poprzez spis z natury lub potwierdzenie salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych; 2) powyższa zasada nie dotyczy aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w trakcie produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, czyli odpisywanych w koszty w chwili zakupu lub wytworzenia; 3) inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzić raz w ciągu 2 lat; 4) inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat; 5) inwentaryzację zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki można przeprowadzić raz w roku; 6) inwentaryzację zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku. Ważne W zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania opisany w poprzednich punktach sposób spisu z natury może okazać się niewykonalny lub nieekonomiczny z uwagi na utrudnioną dostępność do regałów (zasobników) i znaczne zapełnienie magazynu. Jednocześnie warunkiem przydatności zautomatyzowanego systemu składowania jest zapewnienie przez system informatyczny danych o towarze, ilości i miejscu składowania zapasów. Przyjmuje się, że stosowany magazynowy system informatyczny (WMS Warehouse Management System) zapewnia zgodność rzeczywistych stanów zapasów ze stanami ewidencyjnymi. Prawdziwość tego założenia jest okresowo, co najmniej na dzień spisu z natury, weryfikowana. Weryfikacja polega na wyrywkowym spisie z natury w dniu spisu losowo wybranych składników zapasów. Ponadto Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 3

5 następuje wyrywkowe sprawdzenie, czy każdy składnik zapasów podlegał spisowi z natury raz na dwa lata. Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Jego przeprowadzenie jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym przed jego rozpoczęciem. UWAGA! Stan środków musi być dokładnie taki jak w dniu bilansowym. Poza tym spis z natury środków w kasie sporządza się: w każdym przypadku zmiany kasjera; dla celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki. Decyzje w tej sprawie powinien podjąć kierownik jednostki. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (kasjera). Przeprowadzając spis, przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie: gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej jak i obcej, a także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce. Z inwentaryzacji kasy sporządzamy protokół zawierający m.in.: informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie, a także o ich stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego; określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej; uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia. Przykład W gminie stwierdzono nieprawidłowe przeprowadzenie i udokumentowanie wyników inwentaryzacji kasy, polegające na ujęciu wyników inwentaryzacji dwóch kas na jednym arkuszu spisu z natury, bez wskazania stanu gotówki znajdującej się u każdej z kasjerek, którym powierzono gotówkę. Wyniki przeliczenia gotówki udokumentowano na arkuszu spisu z natury jednym zapisem. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 4

6 Wniosek: Takie postępowanie znacznie utrudnia rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego im mienia i stanowi naruszenie procedur określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej, gdzie określono, że celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i na tej podstawie rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz że wyniki inwentaryzacji kasy ujmuje się w protokole, który podpisuje kasjer i członkowie zespołu spisowego. Celem inwentaryzacji środków trwałych spisu z natury jest: 1) ustalenie ich rzeczywistego stanu; 2) określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystywanych, zbędnych; 3) określenie środków trwałych faktycznie nieużywanych wskutek zaprzestania działalności, na potrzeby której składniki te były używane; 4) ujawnienie wykonanych przeróbek, modernizacji; 5) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych; Każdy środek trwały powinien być oznaczony w sposób trwały numerem inwentarzowym, który powinien zawierać: 1) nazwę jednostki (skrót); 2) numer księgi inwentarzowej, w której jest zapisany; 3) nr strony w księdze; 4) symbol ewidencji ilościowo-wartościowej. Nasza rada Warto zadbać wcześniej, aby w ewidencji księgowej stosowane były stosowane oczywiste nazwy środków trwałych, co pozwoli na ich łatwiejsze zidentyfikowanie. Bardzo dobrym rozwiązaniem, coraz częściej stosowanym, jest oznaczenie środków trwałych kodami kreskowymi i ich inwentaryzowanie za pomocą czytników kodów. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 5

7 Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego identyfikację oraz przydatności. Trzeba zlikwidować środki zniszczone, nieprzydatne itp. Likwidacji środków trwałych po takim przeglądzie powinna dokonać komisja likwidacyjna powołana przez kierownika jednostki. Komisja sporządza protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji. Przykładowy protokół likwidacji środków trwałych zamieściliśmy na Znajdziesz go w zakładce Wzory dokumentów/inwentaryzacja. Nasza rada Szczególną uwagę należy zwrócić na inwentaryzacje niskocennych środków trwałych, czyli tych, które zostały jednorazowo zamortyzowane. Póki są one w ewidencji, powinny być objęte inwentaryzacją. Inwentaryzacja natomiast to weryfikacja, które z tych środków trwałych należy wyłączyć z ewidencji, ponieważ nie są już użytkowane przez jednostkę. W praktyce spotykamy się często z następującymi uproszczeniami w zakresie inwentaryzacji środków trwałych: 1) dla środków trwałych niskocennych i o charakterze wyposażenia jednostki realizują jedynie porównanie stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz ustalają i wyjaśniają stwierdzone różnice ilościowe; 2) dla środków trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania sporządza się na dzień inwentaryzacji wykaz wydanych pracownikom przedmiotów w oparciu o dowody i ewidencję i uzyskuje potwierdzenie zgodności od pracownika. Można też porównać stan ewidencyjny z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół. Ważne! Dla środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, oraz dla gruntów właściwą metodą inwentaryzacji jest weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową, zatem te uproszczenia są zgodne z ustawą o rachunkowości. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 6

8 Nie ma znaczenia, że wartość księgowa netto środków trwałych wynosi zero. Objęcie inwentaryzacją środków trwałych w całości zamortyzowanych umożliwia ich kontrolę oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone składniki majątku Przykład Wytyczne w sprawie likwidacji rzeczowych składników majątkowych 1. Środki trwałe będące na stanie urzędu gminy i jednostek podległych mogą być spisane z ewidencji z powodu: całkowitego lub częściowego zużycia; wymiany. 2. Likwidacji dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez wójta. 3. Komisja likwidacyjna zobowiązana jest: szczegółowo i starannie przejrzeć środki trwałe wykazane do kasacji przez np. komisję inwentaryzacyjną; ustalić stopień zużycia i ocenić dalsze ich użytkowanie. 4. Przedmioty nie nadające się do dalszego użytku komisja spisuje na protokół z jednoczesnym zaznaczeniem, że; zostały zniszczone przez spalenie, pocięte, połamane; przekazane na złom; przeznaczone jako odpadki użytkowe; przeznaczone do przekazania innym jednostkom. 5. Mimo powołania komisji likwidacyjnej ostateczna decyzja o uznaniu danego środka trwałego za zbędny lub zużyty oraz o sposobie jego zagospodarowania należy do kierownika jednostki w JST do wójta/burmistrza/prezydenta. 6. Przed wybraniem jednego ze sposobów zagospodarowania majątku (odsprzedaży) wójt musi określić wartość rynkową poszczególnych likwidowanych składników. Jest to wartość ustalona na Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 7

9 podstawie cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia. 7. Forma odpłatności i jej wysokości zostanie ustalona każdorazowo z wójtem. 8. Dokumentami potwierdzającymi likwidacje środków trwałych jest; protokół komisji likwidacyjnej; kwit ze sprzedaży złomu; protokół przekazania sprzętu. 9. Komisja likwidacyjna dokonuje kasacji środków trwałych w miarę potrzeb. 10. Każdorazowo protokół przekazywany jest do księgowości budżetowej. Sposób inwentaryzacji materiałów, towarów i produktów gotowych jest taki sam składniki te inwentaryzuje się drogą spisu z natury (zgodnie z art. 26 ust. 1 uor). Spis z natury zapasów będzie jednak odmiennie wyglądał w zależności od charakteru zapasów konkretnej jednostki. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Zapamiętaj! Zawsze przed przeprowadzeniem spisu z natury zapasów ewidencję magazynową należy uzgodnić z ewidencją księgową, ponieważ stan ustalony w drodze spisu z natury podlega porównaniu z danymi z ksiąg rachunkowych. Na czas spisu zespół spisowy (komisja inwentaryzacyjna) zabezpiecza ewidencję magazynową i pobiera od osób odpowiedzialnych oświadczenia o uzgodnieniu z ewidencją księgową. Przed rozpoczęciem spisu kierownik jednostki musi określić zasady wyodrębniania obrotów rozchodów i przychodów wyrobów gotowych, które powstaną w trakcie spisu z natury. Przykład Nieprawidłowości dotyczącej zaniechania inwentaryzacji niektórych materiałów W gminie sprawdzono, czy przeprowadzona została inwentaryzacja materiałów, tj. paliwa znajdującego się w samochodach Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu gminy i w samochodzie służbowym urzędu gminy. Kontrolującym nie udostępniono żadnych dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji materiałów, z których wynikałoby, że, tutejsza jednostka na koniec 2018 roku zinwentaryzowała paliwo znajdujące się w wymienionych pojazdach. Ze złożonego w tej sprawie Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 8

10 wyjaśnienia wynika, że na koniec roku 2018 nie przeprowadzono inwentaryzacji materiałów ze względu na bardzo obszerny zakres prowadzonego na tę datę spisu z natury dotyczącego ujawnionych i koniecznych do wyksięgowania składników majątku trwałego. Do rocznego rozliczenia samochodu służbowego przyjęto ilość paliwa na podstawie grudniowej karty drogowej. Wniosek: w tej sytuacji powinna być przeprowadzona inwentaryzacja paliwa w sposób uproszczony. W trakcie inwentaryzacji zapasów trzeba uzyskać informacje niezbędne do wyceny pod kątem ich realności i przydatności. Jeżeli dany składnik zapasów nie zapewni w przyszłości wpływu do jednostki korzyści ekonomicznych (np. w postaci przychodów z ich sprzedaży czy też wykorzystania w inny sposób w prowadzonej działalności), to zgodnie z obowiązującą w rachunkowości zasadą ostrożności jednostki powinny dokonać urealnienia jego wartości, tj. np. obniżyć cenę ewidencyjną. Przed przystąpieniem do spisów z natury zespół spisowy otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, odpowiednio oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji (w tym księgowej) wszystkich operacji gospodarczych. Na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki niepełnowartościowe, uszkodzone lub o wartości obniżonej z innych przyczyn (z zamieszczeniem odpowiednich adnotacji w uwagach), jak również zapasy obce. Jeżeli arkusze spisowe zostaną sporządzone w sposób nierzetelny, nieczytelny, czy też z wieloma poprawkami poddającymi w wątpliwość ich wiarygodność, biegły rewident bez zarządzenia dodatkowego spisu nie uzna ich za wystarczającą podstawę korekty stanów ewidencyjnych. Arkusze spisowe powinny spełniać warunki określone w przepisach ustawy o rachunkowości oraz wewnętrznych uregulowaniach jednostki. Jednostki stosują różne wzory formularzy arkuszy spisowych. Różnice dotyczą jednak z reguły jedynie szaty graficznej, zaś ich treść jest podobna. Dane z tych arkuszy są przeznaczone do zestawień zbiorczych spisów z natury lub do zestawień różnic Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 9

11 inwentaryzacyjnych. Arkusz spisowy to dokument księgowy, zatem powinien spełniać wszystkie wymogi wynikające z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Muszą być na nim umieszczone następujące informacje: nazwa jednostki i pola spisowego (może tu być pieczęć firmowa); numer arkusza; skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie, powinny tu znaleźć się imiona, nazwiska i podpisy członków zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych materialnie (lub głównych użytkowników) oraz np. asystującego biegłego rewidenta; datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu w danym dniu; datę na jaką przypada termin spisu; dane dotyczące spisywanych składników; ogólna liczba pozycji podawana na ostatnim arkuszu spisu; data i podpisy członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych (na końcu arkusza spisowego). Przykład Nieprawidłowości w arkuszach Podczas kontroli inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w gminie poprzez spis z natury stwierdzono naruszenia postanowień obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej, gdyż: osoby materialnie odpowiedzialne za całość i stan składników majątku objętych spisem nie złożyły wymaganych pisemnych oświadczeń; arkusze spisowe nie zawierały określenia miejsca przechowywania spisywanych składników majątku, daty, na jaką przeprowadza się inwentaryzację, symbolu identyfikacyjnego składników majątku (numeru inwentarzowego) a jedynie oznaczenie wg klasyfikacji środków trwałych, imion i nazwisk oraz podpisów osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników; arkusze spisu z natury sporządzono w jednym egzemplarzu, który znajduje się w księgowości, kopii nie otrzymywała osoba materialnie odpowiedzialna; Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 10

12 na jednym arkuszu spisywano środki trwałe powierzone różnym osobom; osoby materialnie odpowiedzialne wchodziły w skład komisji inwentaryzacyjnej. Wniosek: Arkusze spisowe stanowiące zgodnie z obowiązującymi w jednostce przepisami wewnętrznymi druki ścisłego zarachowania zostały oznaczone w sposób nieprawidłowy. Zgodnie z instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania każdy druk tego rodzaju nieposiadający nadanych przez drukarnię serii i numerów powinien zostać oznaczony zastrzeżoną do tego celu pieczątką według określonego wzoru. Arkusze spisu z natury nie miały takich oznaczeń. Pozostałe nieprawidłowości zostały wyjaśnione powyżej. W odniesieniu do informacji identyfikujących spisywane składniki aktywów należy umieścić w szczególności: numery kolejnych pozycji arkusza spisowego przeznaczonych dla określonych składników; symbole składników (cechy, numer, gatunek, symbol klasyfikacyjny z reguły występujący w zakładowym indeksie i używany przez wszystkie zainteresowane służby, w tym księgowość); jednostki miary inwentaryzowanych składników; ilości stwierdzone w czasie spisu; ustalone ceny i wartości, co dotyczy z reguły inwentaryzacji towarów ujmowanych jedynie wartościowo, np. w sklepach i gastronomii; w pozostałych przypadkach przyporządkowania składnikom właściwych cen oraz określenia ich wartości po otrzymaniu arkuszy spisowych dokonuje księgowość jednostki. Odrębne arkusze spisowe sporządza się na składniki stanowiące: pełnowartościowe artykuły własne; własne składniki niepełnowartościowe (uszkodzone, zniszczone itp.), nadmierne lub zbędne wymagające przyjęcia specjalnego sposobu zagospodarowania lub upłynnienia; własność innych jednostek, a więc postawione np. dostawcom do dyspozycji, przyjęte do przerobu, naprawy itp. składniki obce ujmuje się z zasady na jednym arkuszu bez względu na Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 11

13 to, czy są to artykuły pełno- czy też niepełnowartościowe, wyróżniając je adnotacjami w uwagach arkuszy spisowych. Przy sporządzaniu, a potem wykorzystywaniu arkuszy spisowych, należy przestrzegać kilku zasad: 1. Wpisu do arkuszu spisowego dokonujemy bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika. 2. Dane do arkuszy spisowych wpisuje się w sposób trwały, czyli długopisem, cienkopisem, pismem maszynowym. 3. W przypadku braku danych, odpowiednio wpisuje się brak danych lub nie dotyczy. 4. Przy wypełnianiu arkuszy spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów, towarów itp., a w razie braku indeksu używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miar, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej. 5. Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawić zgodnie z art. 22 ust. 3 uor. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby początkowa treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby. Nanoszenie poprawek powinno być w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub jej przedstawiciela. 6. Dokonywanie poprawek powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę dotyczącą dokonanej poprawki: pozycję spisową, powód dokonania poprawki, przez kogo. 7. Liczba egzemplarzy sporządzanych arkuszy spisowych powinna wynikać z obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej, ale arkusze spisowe sporządzane są najczęściej w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem oryginału dla księgowości, a kopii dla osób odpowiedzialnych materialnie. W przypadku niektórych inwentaryzacji incydentalnych (np. zdawczo-odbiorczych albo dotyczących zapasów obcych, jeżeli w myśl ustaleń właściciel powinien otrzymać kopię arkusza spisowego) arkusze spisowe wypełnia się w 3 egzemplarzach. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 12

14 8. W arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych, niewypełnionych wierszy. Po zakończeniu wpisywania należy uniemożliwić dopisywanie informacji. Może to nastąpić poprzez umieszczenie na arkuszu informacji: zakończono na pozycji albo przez wyżetowanie. W niektórych przypadkach wpis do arkuszy spisu może być również dokonany w terminie późniejszym na podstawie odczytu rzeczywistego stanu składnika majątku zarejestrowanego wstępnie na taśmie magnetycznej lub w inny sprawny technicznie sposób i pod warunkiem że taśma magnetyczna lub inne urządzenie, w których wstępnie zarejestrowano wynik spisu, w okresie od jego dokonania aż do sporządzenia arkuszy spisu, będą przechowywane w sposób zapewniający ich nienaruszalność i umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej stwierdzenie, że nie dokonano w nich jakichkolwiek zmian. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości. Z kolei w przypadku, gdy wyceny arkusza spisowego sporządzonego w placówkach detalu lub gastronomii dokonuje zespół spisowy, sporządza on na ostatniej stronie spisu lub na odrębnej kartce zestawienie stron oraz podsumowuje go, co po porównaniu z saldem wynikającym z raportu sklepu (restauracji) lub wydruku kasy rejestrującej umożliwia wstępne rozliczenie spisu, czyli ustalenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej. Przykład Nieprawidłowości w arkuszach spisowych W Gminie W. na sprawdzonych arkuszach spisowych, wykorzystanych do inwentaryzacji środków trwałych nie zamieszczono pod ostatnią pozycją klauzuli o treści Niniejszy arkusz zawiera pozycje od 1 do..., a ponadto na końcu arkusza pozostawiono wolne, nieskasowane pozycje. Zakończenie spisów z natury polega m.in. na tym, że po wpisaniu do arkusza spisowego ostatniej pozycji wpisuje się poniżej adnotację informującą o tym, że spis został zakończony na pozycji. 1. Oświadczenie końcowe Osoby materialnie odpowiedzialne powinny złożyć oświadczenie końcowe stwierdzające, że: Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 13

15 nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu oraz że ujęto w nim wszystkie znajdujące w rejonie spisowym składniki dokładnie w ich obecności lub z ich udziałem przeliczone, przemierzone i przeważone. Jeżeli osoby te wnoszą określone zastrzeżenia, należy je w tym momencie sprecyzować i zapisać, wraz z ich uzasadnieniem. 2. Ocena przydatności składników Zespół spisowy w czasie spisu majątku obligatoryjnie dokonuje w porozumieniu z osobą materialnie odpowiedzialną oceny przydatności składników majątku służącej do bieżącej działalności. Spisuje się je na oddzielnych arkuszach. W razie stwierdzenia składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych itp. zespół spisowy (lub inny zespół powołany do tego celu) w porozumieniu z komisją inwentaryzacyjną oraz po zasięgnięciu opinii głównego księgowego opracowuje projekt ich wyceny i przedstawia wnioski w sprawie ich zagospodarowania. 3. Sprawozdanie z przebiegu spisu Jedną z ostatnich czynności zespołu spisowego w związku z przeprowadzonym spisem z natury jest opracowanie sprawozdania z przebiegu spisu oraz poczynionych w związku z tym ustaleń i stwierdzeń. Do tego sprawozdania zespół spisowy dołącza komplet dokumentacji związanej ze spisem, a więc także arkusze spisowe wykorzystane, anulowane i niewykorzystane, protokoły kontroli kasy, rysunki, obmiary, obliczenia i inne materiały pomocnicze, spisy i protokoły wyceny artykułów niepełnowartościowych, nadmiernych i zbędnych, oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie. Sprawozdanie to wraz z załącznikami przekazywane jest przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 4. Zwrócenie ewidencji Ostatnią czynnością zespołu spisowego jest zwrócenie osobom materialnie odpowiedzialnym prowadzonej przez nie, lecz zabezpieczonej na czas spisu, ewidencji inwentaryzowanych składników. Na arkuszach spisu następnie dokonuje się wyceny składników majątku oraz ustala łączną ich wartości z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 14

16 Można jednak: nie wyceniać składników majątku bezpośrednio na arkuszach spisu, jeżeli w zbiorczych zestawieniach arkuszy spisu ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości; zaniechać wyceny akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych oraz rzeczowych składników majątku na arkuszach spisu, jeżeli składniki te są ujęte w urządzeniu ewidencyjnym zawierającym informację o ich ilości i wartości w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji, a więc umożliwiającym ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych. Arkusze spisowe, jak również inne dokumenty inwentaryzacyjne, przechowywane są przez okres 5 lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji przez uzgodnienie sald sporządzają protokół. Opisują w nim przeprowadzone czynności oraz wszelkie rozbieżności, które wystąpiły między stanem w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów. Inwentaryzację w formie potwierdzenia salda stosuje się do: 1) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej; 2) należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych; 3) powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów. 4) Dokument Potwierdzenie salda powinien zawierać następujące elementy: nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata), Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 15

17 dane wystawcy (nadawcy), datę wystawienia, numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia, kwotę transakcji, dzień, na który należy potwierdzić saldo, pieczęć i podpis wystawcy, miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo, miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda. POTWIERDZENIE SALDA Wzór 1. Potwierdzenie salda (odcinek A ) Szczecin, r. Mega Samorządowy Zakład Wodociągów i Kanalizacji ul. Wronia 11z Szczecin. (nazwa i adres wierzyciela) Marek spółka z o.o. ul. Bliska Koszalin.. (nazwa i adres dłużnika) Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości uprzejmie prosimy o potwierdzenie, na odcinku B, w ciągu 7 dni, zgodności sald figurujących w naszych księgach rachunkowych na 30 listopada 2018 r. Nazwa i numer rachunku konta Wasze na dobro Nasze ,00 zł Saldo wynika z następujących pozycji: Nr faktury Data Kwota Termin Pozostało do wystawienia płatności zapłaty Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 16

18 356/ r ,00 zł ,00 zł Razem 5.000,00 zł Główna księgowa.. mgr Karolina Nowak POTWIERDZENIE SALDA (odcinek B ) Koszalin, r. Marek spółka z o.o. ul. Bliska Koszalin.. (nazwa i adres dłużnika) Mega Samorządowy Zakład Wodociągów i Kanalizacji ul. Wronia 11z Szczecin. (nazwa i adres wierzyciela) Potwierdzamy zgodność niżej wyszczególnionych sald na 30 listopada 2018 r. Nazwa i numer rachunku konta Nasze na dobro Wasze ,00 zł Saldo wynika z następujących pozycji: Nr faktury Data Kwota Termin Pozostało do wystawienia płatności zapłaty 356/ r ,00 zł ,00 zł Razem 5.000,00 zł Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 17

19 Główny księgowy.. mgr Jan Kowalski Z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Wyjątek stanowią banki, które z reguły bez wezwania właścicieli kont przysyłają pismo z informacją o wysokości środków na rachunkach bankowych i o wysokości kredytów do spłaty. 1. Zweryfikowanie prawidłowości stanu należności Pierwszym etapem związanym z inwentaryzacją należności jest zweryfikowanie prawidłowości stanu należności wykazanego w księgach rachunkowych. Dlatego też przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy zweryfikować ewidencję księgową, na przykład: wyksięgować salda groszowe oraz wynikające z zaokrągleń; wyksięgować należności przedawnione i nieściągalne; naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 uor należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności. 2. Sporządzamy druk potwierdzenia salda Po zweryfikowaniu ewidencji przystępuje się do sporządzenia druków potwierdzenia salda. Druk potwierdzenia salda przygotowuje się przynajmniej w dwóch egzemplarzach, z prośbą o jego potwierdzenie. Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z tytułem zobowiązania oraz jego wysokością. Jeśli system finansowo-księgowy nie przechowuje w swojej bazie danych informacji o wystawionych prośbach o potwierdzenie salda, wtedy pismo o potwierdzenie salda wystawia się w trzech egzemplarzach i wysyła listem: dwa egzemplarze do kontrahenta w celu potwierdzenia salda, trzeci egzemplarz zostaje w aktach jednostki. Jeden z wysłanych egzemplarzy powinien wrócić do jednostki, potwierdzony przez dłużnika. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 18

20 Gdy dłużnik nie zgadza się z tytułem i/lub kwotą zobowiązania, powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli wierzyciel, czyli inicjator potwierdzenia salda, akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeśli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować przez weryfikację. Gdy jednostka nie uzyska potwierdzenia salda, przyjmuje się, że dany składnik nie jest prawidłowo zinwentaryzowany. Należy wówczas poinformować jednostkę, a jeśli nie przyniesie to efektów, dokonać inwentaryzacji w formie weryfikacji. Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, takimi jak pozwy sądowe, wyroki sądowe itp. Przeprowadzona weryfikacja powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji. 3. Przystępujemy do sporządzenia protokołu Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez uzgodnienie sald sporządzają protokół. Opisują w nim przeprowadzone czynności oraz wszelkie rozbieżności, które wystąpiły między stanem w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów. Warto podkreślić, że w praktyce najczęstszymi przyczynami rozbieżności w zakresie należności są: odmiennie u kontrahentów rozliczone kompensaty; nieujęcie w ewidencji ostatnich faktur, faktur korygujących bądź wyciągów bankowych; nieujęcie w ewidencji faktur korygujących; nieujęcie w ewidencji przez kontrahenta faktur dotyczących dostaw, które jeszcze nie dotarły do jego magazynów; niedokonywanie rozliczeń faktur zapłaconych zgodnie z informacjami umieszczonymi na wyciągach bankowych. Z tych powodów niezwykle ważne jest, aby na prośbie o potwierdzenie salda umieścić informację, jakie kwoty, numery dokumentów i ich daty tworzą wartość tego salda. Rada eksperta W celu uniknięcia natężenia prac na koniec roku obrotowego inwentaryzację należności można rozpocząć trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 19

21 W wypadku potwierdzenia sald na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy należy zbadać zmiany należności między dniem potwierdzenia a dniem bilansowym, co ma szczególne znaczenie dla badania sprawozdania finansowego. Wzór dla badania stanu należności ilustruje poniższa tabela. Wzór. Badanie stanu należności Opis Saldo na dzień Zgodność salda potwierdzenia potwierdzenia z [zł] saldem wynikającym z ksiąg Saldo na dzień Sprawdzono dowody bilansowy sprzedaży [zł] między datą potwierdzenia a dniem bilansowym Wartość [zł] Potwierdzenie salda dotyczy też składników aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że takie potwierdzenie powinno zaistnieć nie wcześniej niż trzy miesiące przed dniem bilansowym, a zakończyć się do 15. dnia następnego roku. Jednostka, która wykorzystuje te składniki aktywów, powinna dokonać ich inwentaryzacji drogą spisu z natury i na tej podstawie potwierdzić (lub nie) saldo. Jednostka wysyłająca potwierdzenie salda nie jest związana terminami ustalonymi przez podmiot dokonujący spisu z natury. Warto jednak zsynchronizować te daty, ponieważ jeśli potwierdzanie salda jest na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji i istnieje większe prawdopodobieństwo, że saldo zostanie potwierdzone i nie będzie rozbieżności. Zasady uzyskiwania potwierdzeń są analogiczne do stosowanych przy inwentaryzacji należności. W razie braku informacji od kontrahenta inwentaryzację tych zapasów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy). Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 20

22 Przykład Samorządowy zakład budżetowy realizuje wspólną inwestycję budowlaną w zakresie wodociągu ze spółką Astra. Na mocy umowy zakład udostępnił urządzenia i maszyny spółce w celu wykonywania prac budowlanych. W odniesieniu do tego sprzętu zakład budżetowy powinien wysłać prośbę o potwierdzenie salda i ująć w nim składniki majątkowe, które zostały udostępnione spółce Astra. W tym przypadku najważniejsze jest wskazanie w dokumencie cech fabrycznych sprzętu. Inwentaryzacja tą metodą polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Chodzi tu przede wszystkim o urealnienie sald wykazywanych w księgach rachunkowych oraz wyeliminowanie sald nieistniejących w praktyce. Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych jest przewidziana dla wszystkich składników aktywów i pasywów, których nie można (z różnych powodów) zinwentaryzować za pomocą spisu z natury lub potwierdzenia salda. Weryfikację powinno się przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych znajdujących się w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z innych dokumentów inwentaryzuje się w szczególności: wartości niematerialne i prawne; grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony; grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu); materiały w drodze i dostawy niefakturowane; środki pieniężne w drodze; należności sporne i wątpliwe; rozrachunki publiczno-prawne; należności i zobowiązania z pracownikami; należności i zobowiązania osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych; Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 21

23 zobowiązania wobec dostawców; rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne; kapitały własne; fundusze specjalne; udziały w spółkach kapitałowych; rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w ich skład; składniki aktywów, dla których w ramach regulacji ustawy przewidziano inwentaryzację raz na cztery lub raz na dwa lata; wszystkie inne niewymienione powyżej składniki aktywów i pasywów, dla których uor nie przewiduje inwentaryzacji metodą potwierdzenia salda lub spisu z natury. Metodą porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją inwentaryzujemy wiele często różniących się od siebie pozycji aktywów i pasywów. Tabela 3 zawiera zestawienie celów i metod stosowanych przy weryfikacji. Tabela 3. Zestawienie celów i metod stosowanych przy weryfikacji Inwentaryzowana pozycja Wartości niematerialne i prawne Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony Sposób przeprowadzenia prac Weryfikacja stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności z okresami amortyzacji wykorzystuje się tu protokoły przyjęcia i likwidacji wartości niematerialnych i prawnych. Porównanie danych księgowości z odpowiednimi dokumentami OT, Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 22

24 dokumenty będące podstawą naliczenia amortyzacji. Grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości Porównanie danych księgowości z odpowiednimi dokumentami (np. wyciągami z ksiąg wieczystych, umowami o oddanie w użytkowanie wieczyste). Materiały (towary) w drodze i dostawy niefakturowane Należy sprawdzić, czy wykazane stany materiałów (towarów) w drodze wynikają z otrzymanych faktur niepotwierdzonych jeszcze dokumentami PZ. Należy zbadać realność dostaw niefakturowanych. Środki pieniężne w drodze Należności sporne i wątpliwe Należy skonfrontować dane otrzymane od oddziałów /placówek handlowych i raportów kasowych z wpłatami wykazanymi na wyciągach bankowych. Środki pieniężne w drodze to bowiem wartość niewpłaconych jeszcze do banku kwot albo kwot przesuwanych między kasami jednostki (rzadziej). Sprawdzenie wszystkich tytułów należności i roszczeń dochodzonych z powództwa cywilnego oraz tych, co do których kontrahenci zgłosili odmowę zapłaty. W stosunku do należności skierowanych na drogę postępowania sądowego trzeba uzyskać informacje o etapie prowadzonych spraw sądowych od radcy prawnego czy innej osoby prowadzącej obsługę prawną firmy lub od komornika. Należy też Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 23

25 sprawdzić, czy należność nie jest przedawniona. Rozrachunki publicznoprawne uzgodnienie wysokości dokonanych wpłat lub otrzymanych środków oraz szczegółowe wykazanie realności istniejących sald; porównanie danych z ksiąg z deklaracjami (PIT, CIT, VAT, DRA, deklaracjami dotyczącymi podatku od nieruchomości itp. i innymi dokumentami, w zależności od tytułu należności czy zobowiązania). Należności i zobowiązania z pracownikami Należności i zobowiązania z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych Zobowiązania wobec dostawców Rozliczenia międzyokresowe czynne Sprawdzenie, czy saldo wynika z niewypłaconych list płac z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń niepodjętych w terminie wypłaty, oraz stwierdzenie, czy nie zawiera kwot przedawnionych. Sprawdzenie faktur i dowodów zapłaty, ujęcie not odsetkowych. Sprawdzenie faktur i dowodów zapłaty, ujęcie not odsetkowych; należy wykorzystać otrzymane od kontrahentów prośby o potwierdzenie salda. Sprawdzenie wielkości tych kosztów z ich dokumentacją oraz weryfikując sposób ich rozliczenia, mając na uwadze zasadę współmierności przychodów i kosztów oraz uregulowania zawarte w art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, należy sprawdzić Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 24

26 także realność tytułów, ich wysokość oraz prawidłowość odpisywania. Rozliczenia międzyokresowe bierne Kapitały własne, w szczególności kapitał podstawowy Udziały w spółkach kapitałowych Fundusze specjalne Rezerwy Sprawdzenie zasadności ich zarachowania w koszty bieżącego okresu oraz zgodności z art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, należy sprawdzić także realność tytułów, ich wysokość oraz prawidłowość odpisywania. Analiza zapisów w księdze udziałów, porównanie z wyciągiem z KRS, aktem notarialnym, analiza dokumentów potwierdzających wniesienie dopłat do kapitałów, porównanie również z innymi dokumentami zwiększającymi lub zmniejszającymi ich wartość, np. uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Zweryfikowanie ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych. Weryfikacja zmian ich stanu (zwiększenia, zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów regulujących wysokość tych funduszy. Weryfikacja zmian ich stanu (zwiększenia, zmniejszenia) w Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 25

27 minionym roku w świetle obowiązujących przepisów. Rozliczenia międzyokresowe przychodów Należy sprawdzić dokumentację źródłową poszczególnych tytułów, która była podstawą do ujęcia ich w księgach rachunkowych; należy sprawdzić także realność tytułów, ich wysokość oraz prawidłowość odpisywania. Środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń Szczegółowe sprawdzenie zapisów wchodzących w ich skład na kontach analitycznych i uzgodnień wysokości nakładów oraz realności z wydziałem merytorycznym. Roszczenie z tytułu niedoborów i szkód, rozliczenia nadwyżek i roszczenia sporne Sprawdzenie zasadności ich wykazania i prawidłowości wyceny. Zapamiętaj! W przypadku materiałów (towarów) w drodze i dostaw niefakturowanych inwentaryzację metodą weryfikacji należy przeprowadzić nie tylko na dzień bilansowy, ale także na dzień przeprowadzania inwentaryzacji odpowiednio materiałów i towarów. Wartości tych pozycji mogą bowiem wpłynąć na prawidłowość stanów towarów i materiałów. Szczególnym rodzajem ewidencji, które należy zaprowadzić w jednostkach samorządu terytorialnego, są gminne, powiatowe oraz wojewódzkie zasoby nieruchomości. Zasady prowadzenia tych ewidencji szczegółowo uregulowane są w przepisach ustawy o gospodarce nieruchomościami. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 26

28 Ewidencje zasobów nieruchomości gmin, powiatów i województw powinny stanowić bazę do ujęcia nieruchomości jednostek samorządu terytorialnego w ich ewidencjach księgowych. Tym samym dane o obiektach inwentarzowych w obu tych rejestrach (tj. księgowym oraz zasobie nieruchomości) powinny odnosić się do jednolicie wskazanych i zlokalizowanych nieruchomości. Uwaga W praktyce za istotny błąd należy uznać zbiorcze ujmowanie w księgach rachunkowych posiadanych, nabytych i sprzedanych nieruchomości. W urzędach będących organami pomocniczymi jednostek samorządu terytorialnego inwentaryzacja nieruchomości ma także na celu sprawdzenie, czy ewidencje księgowe są prowadzone poprawnie, a jeśli nie, konieczne jest zastosowanie odpowiednich procedur umożliwiających powiązanie ewidencji księgowej środków trwałych z ewidencją zasobu nieruchomości gminnych, powiatowych i wojewódzkich. Szczególną uwagę należy zwrócić na inwentaryzację pozycji środków trwałych w budowie. Pozwala ona stwierdzić, czy: wszystkie faktury dotyczące budowy zostały ujęte na koncie Środki trwałe w budowie ; w nakładach na budowę środków trwałych nie ujęto kosztów niemających związku z budową, modernizacją, np. kosztów remontu; na wszystkie obiekty, których budowę zakończono (sporządzono protokół odbioru końcowego) wystawiono dowód OT i wprowadzono na stan środków trwałych; zostały właściwie udokumentowane i zaewidencjonowane wszystkie koszty poniesione na realizację budowy środków trwałych we własnym zakresie; na koncie Środki trwałe w budowie nie występują nakłady na obiekty zaniechane; naliczono i ujęto w księgach rachunkowych należne za okres realizacji budowy odsetki od kredytów, pożyczek, różnice kursowe; stan zaliczek na budowę środków trwałych jest aktualny, uzgodniony, nieprzedawniony; wszystkie sprawy sporne wynikłe w procesie prowadzenia budowy środków trwałych zostały wyjaśnione, a ich skutki ujęto w ewidencji księgowej; Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 27

29 nie nastąpiła trwała utrata wartości w tym celu jednostka może dokonać wyceny we własnym zakresie lub zlecić jej wykonanie rzeczoznawcy. UWAGA! Inwentaryzacją metodą weryfikacji nie obejmujemy maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. One bowiem są inwentaryzowane metodą spisu z natury. Zawsze ujawnione w czasie inwentaryzacji różnice wymagają wyjaśnienia oraz weryfikacji wartości w księgach rachunkowych. Należy zatem sporządzić protokół z weryfikacji tą metodą. Protokół taki może mieć charakter zbiorczy dla kilku lub wszystkich tytułów inwentaryzowanych tą metodą aktywów i pasywów. Musi być oczywiście podpisany przez osoby weryfikujące. W protokole warto zawrzeć następujące informacje: rodzaj składników aktywów i pasywów podlegający weryfikacji; numer konta, na którym są ujmowane; stan wynikający z ksiąg; stan ustalony w drodze weryfikacji; ewentualne różnice; proponowany sposób ich rozliczenia; podpis osoby przeprowadzającej weryfikację. Protokół taki, po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, stanowi podstawę dokonania ewentualnych korekt w ewidencji księgowej. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 28

30 PRZYKŁAD Protokół weryfikacji środków trwałych trudno dostępnych Salda konta środki trwałe na dzień r. Zespół w składzie: w dniu... zweryfikował saldo konta Środki trwałe zakres środków trwałych trudno dostępnych i stwierdził, że wynika ono z poprawnych i prawidłowo udokumentowanych zapisów. Jest ono realne i poprawnie ustalone. Stan środków trwałych na r. wynosił: Zwiększenie w ciągu roku: nowe środki trwałe wg OT Nr... do... koszty modernizacji wg protokołu odbioru.. Zmniejszenia w ciągu roku: sprzedaż wg faktury VAT... likwidacja wg LT Nr. do Stan środków na r. Saldo konta 070 Umorzenie środków trwałych Stan umorzenia na r. Zwiększenia w ciągu roku: naliczenie umorzenia/amortyzacji za rok 2018 (zgodne z tabelą amortyzacji) Zmniejszenia w ciągu roku: Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 29

31 sprzedane środki trwałe zlikwidowane środki trwałe (ustalone umorzenie zgodne z ewidencją analityczną) Stan umorzenia na r. Wartość netto środków trwałych na r. Podpisy członków zespołu: Główny księgowy Autor: dr Katarzyna Trzpioła specjalista prawa bilansowego i podatkowego, wykładowca i szkoleniowiec Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 30

32 Redaktor: Sylwia Maliszewska ISBN: E-book nr: Firma: Adres: Kontakt: 2HH0836 Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon , faks , cok@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł, Nr rejestrowy BDO: Copyright by: Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2018 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjnoinformacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a wydawcą lub redakcją. Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne. Jednakże decyzja odnośnie zastosowania w szczególności określonych metod leczenia czy technik medycznych należy do podmiotu uprawnionego do wykonywania działalności w tym zakresie. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają także, w aspekcie poruszanych na jej łamach zagadnień prawnych, charakteru porady czy opinii prawnej, jako że wydawca ani redakcja nie świadczą jakichkolwiek usług prawnych. Informacje tego rodzaju nie mogą być również traktowane jako oficjalne stanowisko organów lub urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej. Wobec powyższego wydawca, redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej, w szczególności za skutki zastosowania lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w niniejszej publikacji. Inwentaryzacja 2018 w jsfp - wskazówki i przykłady 31