SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEMIOTU ZAMÓWIENIA Spis treści I. Opis Przedmiotu Zamówienia... 2 II. Obecny systemu Intranet Zamawiającego - Biuletynu Informacji Wewnętrznej... 2 III. Docelowe środowisko systemowo-sprzętowe... 2 IV. Założenia i cele projektu... 3 V. Zakres prac... 3 VI. Zidentyfikowane wymagania Wymagania ogólne Komunikacja w Organizacji Organizacja pracy i informacji WI Procesy kadrowe... 5 VII. Analiza i badanie potrzeb w obszarze komunikacji Audyt komunikacyjny na potrzeby intranetu Ewaluacja konceptu dotyczącego komunikacji w organizacji Konsolidacja procesu badawczego... 6 VIII. Uruchomienie portalu BIW Projekt portalu Projekt graficzny Projekt portalu Projekt techniczny Budowa środowiska Backup Szkolenie Dokumentacja... 8 IX. Gwarancja i świadczenie usługi wsparcia Gwarancja Wsparcie Strona 1 z 11

2 I. Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie i konfiguracja oprogramowania Zamawiającego zapewniającego usprawnienie komunikacji wewnętrznej w organizacji Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (dalej MJWPU) oraz uporządkowanie informacji i zarządzanie wiedzą w Wydziale Informatyki (dalej WI). Powyższe będzie realizowany w oparciu o rozwiązanie MS SharePoint Server Standard. Zamawiający posiada licencje serwerowe Microsoft SharePoint Server, Microsoft Windows Server, Microsoft SQL oraz licencje dostępowe dla użytkowników Microsoft CoreCAL. Nazwy własne produktów i licencji użytych w niniejszym dokumencie są w posiadaniu Zamawiającego. Zakup dodatkowych narzędzi nie jest przedmiotem niniejszego postępowania. Prace Wykonawcy w ramach niniejszej usługi są związane z konfiguracją narzędzi Zamawiającego. Wszystkie prace Wykonawca może prowadzić równolegle. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Analizę obecnego systemu Intranet Zamawiającego - Biuletynu Informacji Wewnętrznej (zwanego dalej BIW) oraz działających mechanizmów komunikacji wewnętrznej wraz z identyfikacją potrzeb Zamawiającego i propozycją usprawnień w obszarze komunikacji; 2) Rozpoznanie potrzeb użytkowników BIW; 3) Przeniesienie zawartości (treści i danych) obecnego serwisu Biuletynu Informacji Wewnętrznej (zwanego dalej BIW) do nowego Intranetu wraz z jego implementacją w oparciu o rozwiązanie MS SharePoint Server (zwanego dalej NBIW-SP) na serwerach Zamawiającego; 4) Identyfikację informacji, obszarów merytorycznych oraz kluczowych aspektów działania WI w związku z regulacjami wewnętrznymi (np. zarządzenia Dyrektora MJWPU) i zewnętrznymi (np. rozporządzenie KRI) pod które podlega WI; 5) Implementację zidentyfikowanych powyżej (pkt. 4) obszarów w postaci witryn tematycznych wraz z odpowiednimi procesami przepływami pracy (workflows). 6) Uruchomienie zabezpieczeń danych zaimplementowanych rozwiązaniu SharePoint kopia zapasowa (Zamawiający posiada licencje: System Center DPM oraz Veeam); 7) Szkolenie kluczowej grupy użytkowników z dostosowania nowego Intranetu NBIW-SP do potrzeb organizacji; 8) Przygotowanie i dostarczenie dokumentacji; 9) udzielenie gwarancji na warunkach przewidzianych w SIWZ na okres zgodny z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy; 10) Udzielenie wsparcia stosownie do potrzeb Zamawiającego w wymiarze nie mniejszym niż 800 roboczogodzin licząc od dnia podpisania protokołu odbioru do końca obowiązywania okresu gwarancji lub do wyczerpania roboczogodzin, w zależności co nastąpi wcześniej; 11) W oparciu o posiadane przez Zamawiającego licencje Microsoft SharePoint Server zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania komunikacyjne zapewniające usprawnienie komunikacji wewnętrznej w organizacji Zamawiającego oraz uporządkowanie informacji i zarządzanie wiedzą w Wydziale Informatyki (zwanego dalej WI) Zamawiającego. Usługi infrastrukturalne mają być zaprojektowane tak, by nie było pojedynczego punktu awarii z zapewnieniem mechanizmów wysokiej dostępności, w ramach dostępnej infrastruktury serwerowej Zamawiającego. Opracowane koncepcje będą podlegały akceptacji Zamawiającego. Dokumentacja ma zostać przekazana w zarówno w formie papierowej i elektronicznej, zapisanej w formacie umożliwiającym odczyt i edycję w Microsoft Office Word / Microsoft Office Excel. Prace mają zostać wykonane z uwzględnieniem zaleceń producenta w zakresie konfiguracji i bezpieczeństwa. II. Obecny systemu Intranet Zamawiającego - Biuletynu Informacji Wewnętrznej Struktura oraz dane zawarte w obecnie użytkowany system dystrybucji informacji BIW zostały przedstawione w załączniku nr 1 Schemat BIW. Schemat BIW zawiera informacje poglądowe do oszacowania pracochłonności migracji do NBIW-SP. Docelowy schemat w NBIW-SP może się różnić od zaproponowanego w załączniku 1. Zamawiający nie posiada wsparcia na obecny system BIW. Zamawiający nie może zagwarantować, że dane zostaną przeniesione w sposób automatyczny. Zawartość BIW ma zostać przeniesiona na docelową platformę, odpowiednio przetransformowana zgodnie z wynikami analizy. III. Docelowe środowisko systemowo-sprzętowe Strona 2 z 11

3 Nowy Intranet NBIW-SP zostanie uruchomiony na 3 węzłowym klastrze Hyper-V wersja 3 w oparciu o system operacyjny Windows 2012 R2. Użytkowany przez Zamawiającego klaster posiada moc obliczeniową i przestrzeń wystarczającą do uruchomienia infrastruktury SharePoint 2016 o skali występującej u Zamawiającego zgodnie z dobrymi praktykami i rekomendacją producenta Microsoft. Zamawiający zapewnia warstwę fizycznej (serwery) z zalecanymi zasobami (CPU, RAM, HDD) do realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca skonfigurował i uruchomił serwery wirtualne w technologii Hyper-V z systemem SharePoint. Zakup sprzętu nie jest przedmiotem postępowania. Licencje na system Microsoft SharePoint Server, Microsoft Windows Server, Microsoft SQL wraz z koniecznymi licencjami dostępowymi CoreCAL dla użytkowników są w posiadaniu Zamawiającego. Zakup licencji nie jest przedmiotem postepowania. IV. Założenia i cele projektu Podstawowym celem projektu jest identyfikacja i właściwe zrozumienie potrzeb organizacji w obszarze komunikacji wewnętrznej oraz wykorzystanie platformy SharePoint do implementacji i wdrożenia wypracowanego modelu. Jednocześnie obszarem wymagającym szczególnego podejścia będzie organizacja informacji w Wydziale Informatyki. Kluczowe założenia i cele przebudowy Intranetu BIW: Dostosowanie nowego portalu BIW do zidentyfikowanych w wyniku analizy potrzeb Zamawiającego z uwzględnieniem stale realizowanego rozwoju organizacji oraz najwyższych standardów zarządzania i komunikacji; Stworzenie narzędzia umożliwiającego powszechnego dzielenia się wiedzą; Wprowadzenie repozytorium plików (informacji elektronicznej) i wyszukiwarki treści; Zbudowanie uniwersalnego miejsca pracy pozwalającego na optymalizację czasu pracy i kosztów; Udostępnienie portalu na urządzenia mobilne; Transformacja modelu pracy z mailowego na platformowy pozwalający m.in. na przekaz dokumentów bez obciążania skrzynek mailowych i dysków pracowników ; Uporządkowanie materiałów a w efekcie wprowadzenie zmian w strukturze informacji portalu intranetowego, określonego w pkt. Biuletyn informacji Wewnętrznej. V. Zakres prac W ramach powyższego Wykonawca wykona prace polegające na: Identyfikacji obszarów merytorycznych, sposobu pracy wraz ze sposobem ich optymalizacji z wykorzystywaną technologią SharePoint. Wykonawca dostarczy dokument zawierający metody pracy z wykorzystaniem systemu NBIW-SP, sposoby jej optymalizacji oraz płynące z tego korzyści; Przeprowadzenie badań komunikacji w organizacji; Przygotowania specyfikacji wymagań oraz projektu technicznego; Przygotowania projektu graficznego i nawigacji; Uruchomienia i konfiguracji nowego rozwiązania NBIW-SP; Migracji danych z portalu BIW do NBIW-SP; Implementacja mechanizmów w obszarze komunikacji oraz organizacji pracy, dokumentów i przepływów WI w NBIW-SP; Budowy scenariuszy testowych i przeprowadzenie testów; Przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla IT w zakresie pozwalającym na samodzielną administrację, utrzymanie i rozwój portalu; Przygotowania i przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników dysponentów informacji; Przygotowania szkoleń dla użytkowników końcowych; Wsparcia dostawcy przy rozruchu portalu oraz na początkowym etapie jego funkcjonowania; Zapewnienia wsparcia po ukończeniu wdrożenia, w ramach umowy serwisowej; Dostarczenia dokumentacji. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zasobów osobowych zarówno w obszarze dziedzinowym jak i technologicznym projektu. Wdrożone rozwiązanie będzie bazą do dalszego rozwoju pracy grupowej i optymalizacji pracy z wykorzystaniem najnowszych technologii w organizacji Zamawiającego. VI. Zidentyfikowane wymagania Na etapie przygotowania postępowania Zamawiający zidentyfikował wstępne wymagania dla obszarów będący przedmiotem projektu. Wymagania te zostaną zaktualizowane po przeprowadzeniu analizy organizacji Zamawiającego oraz Strona 3 z 11

4 potwierdzone przed przystąpieniem do fazy realizacji. Realizacja zaktualizowanych wymagań będzie stanowić podstawę do odbioru projektu. Poniżej przestawiono wstępne wymagania w obszarach: 1. Wymagania ogólne Integracja z istniejącym Active Directory w zakresie automatycznego logowania, blokowania kont i aktualizacji danych o pracownikach. Wymagana jest automatyczna aktualizacja danych na SharePoint na podstawie danych pobieranych z Active Directory. Integracja ma obejmować użytkowników oraz grupy zarejestrowane po stronie Active Directory; Integracja z pocztą firmową Microsoft Exchange w zakresie wysyłania i odbierania powiadomień i maili; Integracja z systemem komunikacji błyskawicznej Skype for Business; Single Sign-On automatyczne logowanie się do Intranetu poświadczeniami z Active Directory; Uruchomienie wyszukiwania pełno tekstowego dla dokumentów i informacji przechowywanych na portalu; Dostęp do portalu NBIW-SP z urządzeń mobilnych. 2. Komunikacja w Organizacji Przeprowadzenie badań komunikacji w organizacji obejmujących: Obecne ścieżki komunikacji; Oczekiwania stanowiska ds. komunikacji; Oczekiwania użytkowników. Przygotowanie raportu zarządczego po badaniach oraz prezentacja kadrze zarządczej; Budowa dedykowanej książki telefonicznej w oparciu o udostępnione dane z Active Directory oraz dane o numerach z podziałem na telefony stacjonarne, komórkowe: Numery telefonów stacjonarnych mają być pobierane automatycznie z rozwiązania CISCO (CISCO Call Manager w wersji 10.5); Dane o numerach telefonicznych, lokalizacji mają być edytowane ręcznie. Można również wprowadzić nową pozycję do książki telefonicznej ręcznie; W książce telefonicznej szczegółowej ma być możliwości wyszukiwania po każdym ze zdefiniowanych pól. Utworzenie bazy kontaktów zewnętrznych. Baza ta ma zawierać imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, telefony, adresy i strony www, adres, opis, kategorię kontaktu; Utworzenie aktualności firmowych umożliwiających publikację informacji przez dział komunikacji a skierowanych do użytkowników; Utworzenie przestrzeni wymiany informacji pomiędzy pracownikami. Pracownicy powinni mieć m.in. możliwość publikacji własnych ogłoszeń prywatnych; Utworzenia miejsca z przydatnymi linkami do ważnych stron (np.: Fundusze dla Mazowsza, Urząd Marszałkowski, Benefit, itp.); Utworzenie witryn wydziałowych przestrzeń dla dokumentów nad którymi pracują wydziały, wewnętrzne informacje, przestrzeń dla integracji wydziału; Utworzenie obszarów dla grup roboczych. Wszystkie dane i rozmowy prowadzone w jednym miejscu; Możliwość tworzenia i przeprowadzania ankiet dla wybranych lub wszystkich użytkowników; Informacja o nowych informacjach/dokumentach dodanych na portalu; Zapewnienie mechanizmów umożliwiających rozpoznawanie zmian w publikowanych dokumentach. 3. Organizacja pracy i informacji WI Organizacja i implementacja w NBIW-SP dokumentów biznesowych i technicznych (zarówno na potrzeby wydziału jak i na potrzeby użytkowników); Organizacja i implementacja w NBIW-SP użytecznych informacji konfiguracyjno-utrzymaniowych; Organizacja i implementacja w NBIW-SP wniosków, dokumentacji oraz przepływów pracy usprawniających pracę WI obejmujących obszar bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: wniosek o nadanie, odebranie i zmianę uprawnień w systemie informatycznym; plan archiwizacji i wykonywania kopii zapasowych; harmonogram testowania kopii zapasowych wraz z raportem z przeprowadzonych testów; rejestr archiwizacji plików poczty elektronicznej; dzienniki administratora (dla wielu systemów informatycznych); procedury wykonywania kopii systemów teleinformatycznych i odtwarzania (dla wielu systemów informatycznych); harmonogram weryfikacji uprawnień w systemach teleinformatycznych przez administratorów (dla wielu systemów informatycznych); Strona 4 z 11

5 harmonogram weryfikacji uprawnień w systemach teleinformatycznych przez gestorów (dla wielu systemów informatycznych); procedury DR; analizy ryzyka: bezpieczeństwa informacji, zarządzania usługami IT, ciągłości działania. Wzory powyższej dokumentacji i wniosków oraz przepływów pracy są w posiadaniu Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość ich modyfikacji. Przepływy pracy składają się z czynności polegających na m.in.: stworzeniu nowego dokumentu z szablonu wniosku, wprowadzeniu zmian w dokumencie, podpisaniu podpisem elektronicznym, poinformowaniu przez system o nowym dokumencie lub zadaniu, przydzieleniu i usunięciu lub zmianie osoby obsługującego zadanie lub wniosek, akceptacji, itd. Wykonawca ma zaprojektować i zbudować procesy w oparciu o informację przedstawione przez Zamawiającego. Wnioski, dokumentacji oraz przepływy pracy usprawniające pracę wydziału obejmujących obszar zarządzania usługami IT, w tym m.in.: wniosek o wprowadzenie nowej usługi; karta usługi IT; wniosek o wprowadzenie zmian w usłudze; wniosek o wycofanie usługi; wniosek o zmianę w systemie teleinformatycznym; rejestr incydentów; raport operacyjny; raport z wyjątków; raport zarządczy; rejestr niezgodności. Wzory powyższej dokumentacji i wniosków oraz przepływów pracy są w posiadaniu Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość ich modyfikacji. Przepływy pracy składają się z czynności polegających na m.in.: stworzeniu nowego dokumentu z szablonu wniosku lub dodanie nowego dokument, wprowadzeniu zmian w dokumencie, podpisaniu podpisem elektronicznym, poinformowaniu przez system o nowym dokumencie lub zadaniu, przydzieleniu i usunięciu lub zmianie osoby obsługującego zadanie lub wniosek, akceptacji, itd. Wykonawca ma zaprojektować i zbudować procesy w oparciu o informację przedstawione przez Zamawiającego. Stworzenie przepływu pracy związanego z procesem uzgadniania i akceptacji umów. Przepływy pracy składają się z czynności polegających na m.in.: stworzeniu nowego dokumentu z szablonu wniosku lub dodanie nowego dokument, wprowadzeniu zmian w dokumencie, podpisaniu podpisem elektronicznym, poinformowaniu przez system o nowym dokumencie lub zadaniu, przydzieleniu i usunięciu lub zmianie osoby obsługującego zadanie lub wniosek, akceptacji, itd. Wykonawca ma zaprojektować i zbudować procesy w oparciu o informację przedstawione przez Zamawiającego. Uporządkowanie dokumentacji przetargowej stworzenie rejestru oraz szablonów dokumentów. Wzory dokumentacji i wniosków są w posiadaniu Zamawiającego. 4. Procesy kadrowe Organizacja i implementacja w NBIW-SP wniosków, dokumentacji oraz przepływów pracy obejmujących obszar procesów kadrowych, w tym m.in.: obieg arkusza ocen okresowych z możliwością modyfikacji dokumentu przez przełożonego i pracownika i podglądem z obu stron, z funkcją akceptacji i druku po zakończeniu oceny proces wyznaczania i podsumowywania celów: wyznaczanie wydziały wpisują cele, dyrekcja akceptuje lub wprowadza uwagi, finalne ustalenia widoczne dla administratora procesu (WKR); podsumowywanie cykliczne wydziały wpisują stan realizacji na dany dzień. Bilanse widoczne dla Dyrekcji i dla WKR; obieg wniosku szkoleniowego od zgłoszenia, przez akceptację kolejnych przełożonych (kierownik, dyrektor pionu, wkr, dyrektor); wnioski urlopowe. Przepływy pracy składają się z czynności polegających na m.in.: stworzeniu nowego dokumentu z szablonu wniosku lub dodanie nowego dokument, wprowadzeniu zmian w dokumencie, podpisaniu podpisem elektronicznym, poinformowaniu przez system o nowym dokumencie lub zadaniu, przydzieleniu i usunięciu lub zmianie osoby obsługującego zadanie lub wniosek, akceptacji, itd. Wykonawca ma zaprojektować i zbudować procesy w oparciu o informację przedstawione przez Zamawiającego. VII. Analiza i badanie potrzeb w obszarze komunikacji Strona 5 z 11

6 1. Audyt komunikacyjny na potrzeby intranetu Analiza obecnych form komunikacji i ich użyteczności, Badanie oczekiwań i potrzeb pracowników różnych szczebli, Badanie oczekiwań działów/jednostek organizacji, Zidentyfikowanie liderów opinii, Dostosowanie narzędzi do potrzeb pracowników. Celem zmian (i prowadzących do nich analiz) jest zwiększenie elastyczności funkcjonowania organizacji. Komunikacja jest kluczowa w każdym procesie zmian w organizacji. Przeprowadzenie skutecznej digitalizacji wymaga zachwycenia pracowników możliwościami nowych narzędzi i przeniesienia ich na nowe płaszczyzny myślenia. Udana transformacja musi bazować na odpowiedniej komunikacji wewnętrznej, która idzie z góry od zarządu do wszystkich pracowników. W ramach analizy i badania potrzeb Zamawiający oczekuje realizacji: Wywiadów i rozmów z pracownikami Przynajmniej jednego spotkania o charakterze warsztatowym zakończonym podsumowaniem w formacie PPT z wnioskami i rekomendacjami Przeprowadzenia prezentacji wyników dla kadry zarządzającej 2. Ewaluacja konceptu dotyczącego komunikacji w organizacji Głównym celem realizowanego badania będzie ocena powstałego konceptu/ makiety pod względem atrakcyjności, użyteczności poszczególnych funkcji oraz łatwości w nawigacji Badanie zostanie zrealizowana z zastosowaniem metodologii badań jakościowych, realizacja FGI (Zogniskowanych Wywiadów Grupowych) i IDI (Indywidualne Wywiady Pogłębione) o w przypadku FGI zamawiający zakłada realizację minimum 2 spotkań o w przypadku IDI minimum 10 wywiadów indywidualnych Uczestnikami spotkań będą użytkownicy końcowi Po zakończeniu badania wykonawca przekaże zamawiającemu raport w formacie PPT z wnioskami oraz rekomendacjami dotyczącymi potencjalnych kierunków rozwoju i zmian 3. Konsolidacja procesu badawczego Zlecający otrzyma od Wykonawcy raport scalający wiedzę otrzymaną w ramach poszczególnych etapów realizacji badani VIII. Uruchomienie portalu BIW Celem tej części projektu jest uruchomienie portalu. W ramach tej części projektu do wykonania są następujące elementy: 1. Projekt portalu Dokument ten zawierać ma minimum następujące elementy: Projekt graficzny Projekt portalu Projekt techniczny Budowa środowiska Backup Powyższa dokumentacja musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. 2. Projekt graficzny W ramach zamówienia Wykonawca powinien opracować trzy rożne koncepcje nowej szaty gra cznej Intranetu, demonstrujące spójną, ujednoliconą kolorystycznie oraz przejrzystą szatę gra czną, gwarantującą wysoki poziom user experience (UX); zgodność z Responsive Web Design (RWD). Strona 6 z 11

7 Po wybraniu i zaakceptowaniu projektu, Wykonawca przygotuje pełen prototyp wyglądu i układ stron, który powinien dostosowywać się automatycznie do rozmiaru okna urządzenia, na którym jest wyświetlany dla przeglądarki internetowej, smartfona i tabletu. 3. Projekt portalu Dokument ten zawierać ma minimum następujące elementy: Strukturę BIW. Wykaz funkcjonalności i obiektów implementujących wymagania funkcjonalne opisanych w paragrafie Komunikacja w Organizacji, Organizacja pracy i informacji WI i Procesy kadrowe. 4. Projekt techniczny Projekt techniczny ma zawierać minimum następujące elementy: Założenia projektu; Schemat rozwiązania; Konfigurację systemów operacyjnych; Konfigurację warstwy sieciowej; Konfigurację podsystemu dyskowego; Konfigurację farmy, podsystemu bazy danych; Konfigurację usług na farmie SharePoint; Konfigurację backup (Zamawiający posiada licencje System Center DPM i Veeam); Konta serwisowe. Powyższa dokumentacja musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. 5. Budowa środowiska Po akceptacji projektu technicznego i dokumentacji rozpoczęte zostaną prace instalacyjno-konfiguracyjne zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem. Zadanie będzie polegać na: Instalacji i konfiguracji farmy SharePoint z wykorzystaniem skryptów; Konfigurację usług na farmie SharePoint; Implementacja struktury portalu zgodnie z projektem; Dostosowanie wyglądu portalu zgodnie z projektem; Opracowaniu dokumentacji powykonawczej. 6. Backup W celu realizacji odtwarzania granularnego obiektów SharePoint, Wykonawca uruchomi backup systemu SharePoint z wykorzystaniem posiadanych licencji przez Zamawiającego. W ramach tego zadania wykona: Koncepcje uruchomienia systemu do odtwarzania granularnego obiektów SharePoint. Instalacje i konfigurację systemu do odtwarzania granularnego obiektów SharePoint. Podłączenie SharePoint do systemu do odtwarzania granularnego obiektów SharePoint. Konfiguracja harmonogramu backupu. Testy granularnego odtwarzania obiektów SharePoint. 7. Szkolenie Po zakończeniu prac należy opracować, przygotować i przeprowadzić dedykowane warsztaty dla następujących grup użytkowników Osoby odpowiedzialne za komunikację w organizacji oraz dysponenci informacji do 6 osób. Kadra kierownicza do 70 osób. Administratorzy systemu 6 osoby. Parametry szkoleń Poniżej zestawiono warunki dla szkoleń: Szkolenia prowadzone w grupach po 10 osób. Salę zapewnia Wykonawca, szkolenie realizowane na komputerach personelu Zamawiającego. Strona 7 z 11

8 Czas trwania pojedynczego szkolenia do 2 dni. Dział komunikacji oraz dysponenci informacji Osoby odpowiedzialne za komunikację i dysponenci informacji zostaną przeszkoleni podczas dedykowanego warsztatu lub kilku warsztatów, którego zakres przedstawiono poniżej: Wprowadzenie do technologii SharePoint. Metody nadawania uprawnień. Sposoby tworzenia zawartości portalu. Sposoby publikacji dokumentów. Sposób pracy z danymi i metadanymi. Zarządzanie komunikacją portalu. Analizowanie statystyk i raportów wykorzystania portalu. Przygotowanie i analizowanie ankiet. Kadra kierownicza Kadra kierownicza zostanie przeszkolona podczas dedykowanego warsztatu lub kilku warsztatów, którego zakres przedstawiono poniżej: Wprowadzenie do technologii SharePoint. Omówienie integracji produktów MS Office z platformą SharePoint Omówienie sposobu pracy platformą. Zarządzanie informacją (metadane, wyszukiwanie, organizacja informacji). Sposoby publikacji dokumentów. Tworzenie własnych widoków i pulpitów. Nowoczesne metody pracy z wykorzystaniem MS Outlook, Exchange, Skype for Business, SharePoint Administratorzy Administratorzy zostaną przeszkoleni podczas dedykowanego warsztatu lub kilku warsztatów, którego zakres przedstawiono poniżej: Wprowadzenie do technologii SharePoint. Konfiguracja parametrów farmy. Architektura rozwiązania. Diagnozowanie systemu. Podstawowe czynności administracyjne. Odzyskiwanie danych z kosza. Zakładanie nowych witryny. Integracja z Active Directory. 8. Dokumentacja Dla wdrożonego rozwiązania ma być przygotowana następująca dokumentacja: Procedury administracyjne obejmujące m.in.: utrzymanie (np.: dostęp do systemów, procedury wykonywane cyklicznie, diagnostyka problemów), monitoring systemów (np.: serwery, macierz/san, Hyper-V, usługi, sieć) i pojemnościowy (wydajność, przepustowość, miejsce, usterki), instalacja środowiska Architektura Procedury backupu i odtworzenia Dokumentacja powykonawcza Procedury administracyjne Należy przygotować dokument zawierający wykaz czynności administracyjnych oraz procedur obsługi portalu BIW na platformie SharePoint. Dokument ten ma być podzielony na 2 części: Część 1: Wykaz codziennych i okresowych czynności administracyjnych wraz z ich opisem oraz oczekiwanym efektem. Część 2: Wykaz i opis procedur administracyjnych Strona 8 z 11

9 Procedury backupu i odtworzenia Poza procedurami administracyjnymi, Wykonawca opracuje procedury do backupu i odtwarzania środowiska wirtualnych serwerów. Procedury realizowane są w środowisku Veeam. Dodatkowo Wykonawca zaimplementuje ochronę danych systemu SharePoint umożliwiającą granularne odzyskanie pojedynczego obiektu Sharepoint. Dokumentacja powykonawcza W czasie projektu należy przygotować dokumentację powykonawczą dla wdrażanego systemu. Dokumentacja ta ma zawierać następujące elementy: IX. Konfiguracja serwerów z momentu zakończenia wdrożenia. Wykaz zainstalowanych komponentów i poprawek. Opis i konfiguracja wdrażanej usługi Konfiguracja systemu/usługi po wdrożeniu z uwzględnieniem zmian względem projektu technicznego. Gwarancja i świadczenie usługi wsparcia 1. Gwarancja Na wykonane usługi i czynności Wykonawca udzieli gwarancji w okresie min. 12 miesięcy, zgodnie z ofertą Wykonawcy, licząc od dnia podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru. Jako gwarancję Zamawiający rozumie, usługę polegającą na zapewnieniu, że w określonych ramach czasowych(zgodnie z ofertą Wykonawcy), produkt będzie sprawny, a wszystkie funkcjonalności będą zachowywać się zgodnie z wymaganiami. Błędy podlegające gwarancji to uszkodzenia istniejących w momencie odbioru funkcjonalności. Jeśli funkcjonalność lub jej fragment przestaje działać, zdarzenie takie jest traktowane jako błąd w ramach gwarancji. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca na swój koszt dokona diagnozy i identyfikacji źródła problemu oraz zapewni naprawę wszystkich zgłoszonych usterek lub objawów nieprawidłowego działania systemów. Warunki gwarancji: Termin rozpoczęcia gwarancji liczony jest od następnego dnia po podpisaniu protokołu odbioru końcowego; Wykonawca w okresie trwania udzielonej przez niego gwarancji, gwarantuje Zamawiającemu dostępność rozwiązania komunikacyjnego, na poziomie 95% w skali miesiąca. Dostępność rozwiązania komunikacyjnego oznacza czas, w którym możliwe będzie korzystanie z rozwiązania komunikacyjnego bez błędów krytycznych w godzinach od 8 do 16 od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Błąd krytyczny strony rozumieją jako nieprawidłowe działanie rozwiązania komunikacyjnego powodujące całkowity brak możliwości korzystania z rozwiązania albo takie ograniczenie możliwości korzystania z rozwiązywania komunikacyjnego, które powodować będzie, że przestanie on spełniać swoje podstawowe funkcje. Błędem krytycznym w szczególności będzie niemożność uruchomienia rozwiązania komunikacyjnego, brak możliwości odczytu bazy danych, z których korzystać będzie system, brak możliwości wyświetlenia treści, które są zawarte w systemie oraz brak możliwości uruchomienia zdefiniowanych przepływów pracy. Wszystkie pozostałe błędy są błędami niekrytycznymi. Naprawa błędu polegać będzie na całkowitym i skutecznym usunięciu zgłoszonego błędu i jego przyczyny, które skutkować będzie przywróceniem pełnej funkcjonalności rozwiązania komunikacyjnego. Strony przewidują następujące czasy reakcji i naprawy: Kategoria błędu Czas reakcji Czas naprawy Błąd krytyczny 2 godziny 24 godziny Błąd niekrytyczny 4 godziny 120 godzin Czas reakcji i naprawy liczone są od momentu zgłoszenia błędu. Do czasu naprawy nie wlicza się sobót i niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca zobowiązuje się przyjmować zgłoszenia od poniedziałku do piątku w godzinach od 8 do 16 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Zgłoszenia złożone poza ww. godzinami traktowane będą jako zgłoszone kolejnego dnia kalendarzowego, o którym mowa w zdaniu poprzednim. W zgłoszeniu Zamawiający określi kategorię błędu. Jeżeli Wykonawca stwierdzi, że kategoria błędu została przez Zamawiającego określona nieprawidłowo, niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego, a ten ma prawo zmienić kategorię zgłoszonego błędu. Pod pojęciem okna serwisowego strony rozumieją działania podejmowane przez Wykonawcę, mające na celu wykonanie niezbędnych prac związanych z rozwiązaniem komunikacyjnym, w szczególności związanych z Strona 9 z 11

10 modernizacją systemu lub polepszeniem świadczonej usługi, które mogą skutkować niedostępnością systemu dla Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza okna serwisowe w dni robocze po godzinie 16, jak również w soboty i dni ustawowo wolne od pracy. Wykonawca każdorazowo ma obowiązek poinformować Zamawiającego o planowanych pracach w ramach okna serwisowego i uzyskać akceptację Zamawiającego. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się bezpłatnie do: o analizy i usuwania wykrytych usterek i błędów o usuwania przyczyn oraz skutków usterek i błędów 2. Wsparcie Warunki i zakres świadczonego wsparcia powdrożeniowe w wymiarze 800 roboczogodzin od dnia podpisania protokołu odbioru do dnia końca obowiązywania okresu gwarancji lub do wyczerpania roboczogodzin w zależności co nastąpi wcześniej. Przez wsparcie Zamawiający rozumie usługę polegającą na zapewnieniu, że w określonych ramach czasowych(zgodnie z ofertą Wykonawcy), produkt oraz wszystkie komponenty od których zależy jego działanie(np. serwery lub środowisko, od którego zależy działanie aplikacji) będzie sprawny, a wszystkie funkcjonalności będą zachowywać się zgodnie z wymaganiami. Wykonawca w ramach wsparcia będzie realizował zadania związane z utrzymaniem produktu wraz ze środowiskiem i jego rozwojem. Zamawiający w ramach wsparcia ma prawo dokonywać samodzielnie modyfikacji i zmian produktu lub zlecać takie modyfikacje i zmiany Wykonawcy. Wykonawca zapewni, że wprowadzane modyfikacje, zmiany i rozwój nie spowodują awarii produktu. Jeśli wprowadzona zmiana lub modyfikacja spowoduje, że funkcjonalność lub jej fragment przestaje działać, zdarzenie takie jest traktowane jako problem w ramach wsparcia. Wszystkie prace w ramach wsparcia nie powodują utraty gwarancji lub niedotrzymania jej warunków. Na wszystkie prace wykonane w ramach wsparcia Wykonawca udzieli gwarancji na zasadach opisanych powyżej. Wsparcie w zakresie zmian i konfiguracji Wsparcie będzie świadczone zdalnie lub w siedzibie Zamawiającego, mieszczącej się przy ulicy Jagiellońskiej 74 w Warszawie lub w innych miejscu wskazanym przez Zamawiającego na terenie Warszawy w godzinach roboczych Zgłoszenia złożone poza ww. godzinami traktowane będą jako zgłoszone kolejnego dnia kalendarzowego, o którym mowa w zdaniu poprzednim. Czas reakcji i naprawy liczone są od momentu zgłoszenia błędu. Do czasu naprawy nie wlicza się sobót i niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy. Czas reakcji na zgłoszony problem to maksymalnie 4 godziny od zgłoszenia. Czas naprawy wynosi nie więcej niż 120 godzin. Wsparciu podlega cały zakres projektu wykonanego przez Wykonawcę. Wsparcie obejmuje rozwiązywanie problemów i pomoc przy zmianach konfiguracji wdrożonego rozwiązania. Pod pojęciem okna serwisowego strony rozumieją działania podejmowane przez Wykonawcę, mające na celu wykonanie niezbędnych prac związanych z rozwiązaniem komunikacyjnym, w szczególności związanych z modernizacją systemu lub polepszeniem świadczonej usługi, które mogą skutkować niedostępnością systemu dla Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza okna serwisowe w dni robocze po godzinie 16, jak również w soboty i dni ustawowo wolne od pracy. Wykonawca każdorazowo ma obowiązek poinformować Zamawiającego o planowanych pracach w ramach okna serwisowego i uzyskać akceptację Zamawiającego. W ramach wsparcia realizowane będą następujące obszary: Wsparcie infrastruktury Wsparcie aplikacji Wsparcie infrastruktury Wsparcia infrastruktury obejmuje diagnozę oraz naprawę następujących elementów infrastruktury wdrożonego rozwiązania: Farma SharePoint 2016 SQL 2014 Windows Server 2012 R2 System do odtwarzania granularnego obiektów SharePoint Veeam Hyper-V Strona 10 z 11

11 Wsparcie aplikacji W ramach wsparcia aplikacji obejmuje modyfikacje wdrożonych rozwiązań aplikacyjnych w ramach projektu obejmującymi m.in: Strukturę portalu BIW Wdrożone przepływy pracy (workflows) Napisane aplikacje w ramach projektu (np.: baza kontaktów wewnętrznych, książka telefoniczna, ankiety) Wsparcie ma być świadczone przez osoby wskazane w ofercie lub przez inne osoby, które posiadają wiedzę, umiejętności i kwalifikację nie mniejsze niż wskazane w ofercie. Strona 11 z 11