Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI Łódź, 22 listopada 2017 r. GIK-I Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2016 r., poz tekst jednolity ze zm.) oraz art. 11 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w terminie r r. przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym, zarządzona przez Wojewodę Łódzkiego w następujących zakresach: - prowadzenie części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b, 40h ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, - sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych, wystosowanych po przeprowadzonej kontroli w 2014 r. Okres kontrolowany: od dnia r. do dnia r. 1

2 Kontrolę przeprowadzili: - Dariusz Szczepański starszy inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej, pełniący funkcję kierującego Zespołem kontrolerów na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GIK-I z dnia r. - Grażyna Ibsz - inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej, na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GIK-I z dnia r. Kontrolujący złożyli oświadczenia w dniu r. o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli. Kontrolę wpisano do Książki kontroli Urzędu Miasta Łodzi. (akta kontroli str. 1-6). Ustalenia ogólne W 2016 r. kierownikiem jednostki kontrolowanej pozostawała Pani Hanna Zdanowska, piastująca funkcję Prezydenta Miasta Łodzi od dnia 16 listopada 2014 r. co wynika z Zaświadczenia Miejskiej Komisji Wyborczej w Łodzi z dnia 18 listopada 2014 r. Jak wynika z treści Zarządzenia Nr 4868/VII/16 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 21 listopada 2016 r., zmieniającego Zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi, od tego dnia w Departamencie Gospodarowania Majątkiem powołano samodzielne stanowisko pracy - Geodeta Miejski. Dodatkowo kontrolowany udostępnił kopię Zarządzenia Nr 5709/VII/17 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 kwietnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie 2

3 w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi, z którego wynika, że obecnie (od dnia r.) Geodeta Miejski to samodzielne stanowisko pracy funkcjonujące w Departamencie Obsługi i Administracji. Ujednolicony tekst Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi załączono na str akt kontroli. Jednakże Prezydent Miasta Łodzi nie przedstawił dalszych dokumentów, w tym np. personalnych, poświadczających o powołaniu osoby do pełnienia funkcji Geodety Miejskiego 1. W takim razie stwierdzić należy, że choć ww. stanowisko pracy zostało utworzone w dniu r., to do końca okresu kontrolowanego nie powołano osoby do pełnienia tej funkcji. Wskazuje to na nie stosowanie się kontrolowanego do przepisu art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne. (akta kontroli str , ). Z treści 2 ust. 2 pkt 5 Statutu Urzędu Miasta Łodzi, będącego Załącznikiem do Uchwały Nr LXXI/1319/06 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie nadania statutu Urzędowi Miasta Łodzi wynika, że Urząd wykonuje m. in. zadania powiatu z zakresu administracji rządowej. (akta kontroli str ). 1 W dniu r. na stronie BIP Urzędu Miasta Łodzi zamieszczono ofertę pracy dla utworzonego stanowiska Geodety Miejskiego w Departamencie Obsługi i Administracji. 3

4 W tym celu Prezydent Miasta Łodzi wyodrębnił jednostkę organizacyjną działającą w formie jednostki budżetowej o nazwie Łódzki Ośrodek Geodezji, poprzez którą wykonuje m. in. zadania określone w art. 7d ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Z treści Uchwały Nr XIX/350/2011 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 31 sierpnia 2011 r. w sprawie nadania statutu Łódzkiemu Ośrodkowi Geodezji wynika, że w Uchwale Nr XXVII/573/99 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie likwidacji zakładu budżetowego o nazwie Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łodzi dokonano zmian: m. in w miejsce likwidowanego zakładu budżetowego o nazwie Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej z dniem 1 stycznia 2000 r. utworzono jednostkę budżetową, o tej samej nazwie. Następnie, Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej zmienił nazwę na Łódzki Ośrodek Geodezji. Tak utworzony ŁOG przejął pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Łodzi obsługujących przekazywane zadania, dotychczasowe wyposażenie stanowisk pracy oraz pomieszczenia niezbędne do realizacji przejmowanych zadań. Szczegółową organizację Łódzkiego Ośrodka Geodezji oraz zakres działania komórek określa Regulamin organizacyjny Łódzkiego Ośrodka Geodezji, przedstawiony w Załączniku do Zarządzenia Nr 1378/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 21 października 2011 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Łódzkiego Ośrodka Geodezji. Z 13 ust. 5 ujednoliconego i wielokrotnie nowelizowanego tekstu Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi (ostatnia zmiana w 2017 r.) stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 1964/VI/12 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 21 marca 2012 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi wynika, że obecnie (w okresie kontrolowanym) Łódzki 4

5 Ośrodek Geodezji nadzorowany jest przez Dyrektora Departamentu Obsługi i Administracji. (akta kontroli str ). Kontrolowany przedstawił ponadto kopię Uchwały Nr 2613/299/2001 Zarządu Miasta Łodzi z dnia 28 czerwca 2001 r. w sprawie zatrudnienia Pana Jana Schnercha na stanowisku dyrektora Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łodzi oraz pełnomocnictwo znak OKS z dnia 2 lipca 2012 r. udzielone Dyrektorowi Łódzkiego Ośrodka Geodezji do wykonywania zadań geodety miasta wymienionych w ustawie Prawo geodezyjne i kartograficzne, które będą realizowane przy pomocy jednostki organizacyjnej Miasta Łodzi pod nazwą Łódzki Ośrodek Geodezji. (akta kontroli str , ). W czasie kontroli wyjaśnień udzielał Pan Jan Schnerch - Dyrektor Łódzkiego Ośrodka Geodezji. Mając na uwadze oceny cząstkowe oparte na przedstawionych poniżej ustaleniach, działalność Prezydenta Miasta Łodzi w kontrolowanym zakresie należy ocenić pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, jako że w wyniku kontroli wykonywania zadań w zakresie prowadzenia części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b, 40h ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne, przyznano następujące oceny cząstkowe: Ocena pozytywna 14 kontrolowanych zagadnień, Ocena pozytywna z uchybieniami 5 kontrolowanych zagadnień, 5

6 Ocena pozytywna z nieprawidłowościami 1 kontrolowane zagadnienie, Ocena negatywna brak takich ocen. W wyniku kontroli sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych, wystosowanych po przeprowadzonej kontroli w 2014 r. przyznano następujące oceny cząstkowe: Ocena pozytywna 2 kontrolowane zagadnienia, Ocena pozytywna z uchybieniami brak takich ocen, Ocena pozytywna z nieprawidłowościami brak takich ocen, Ocena negatywna 1 kontrolowane zagadnienie. Zgodnie z przepisem art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2016 r. poz tekst jednolity ze zm.) Starosta (w tym wypadku Prezydent Miasta Łodzi), wykonujący zadania przy pomocy Geodety Powiatowego (Geodety Miejskiego), wchodzącego w skład starostwa powiatowego (Urzędu Miasta), jest organem administracji geodezyjnej i kartograficznej. Jak wynika z przepisu art. 6a ust. 3 ww. ustawy, zadania organów administracji geodezyjnej i kartograficznej wykonywane są jako zadania z zakresu administracji rządowej. 6

7 Spełnienie wymagań posiadania uprawnień zawodowych przez Geodetę Powiatowego (Miejskiego) i osoby realizujące czynności kontrolne dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Wymagania wobec osób zajmujących stanowisko Geodety Powiatowego (w tym wypadku Geodety Miejskiego) określone zostały w 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498). Zgodnie z ww. przepisem geodetą powiatowym może być osoba, która spełnia następujące wymagania: 1) korzysta w pełni z praw cywilnych i obywatelskich; 2) posiada: a) dyplom ukończenia studiów wyższych na kierunku geodezyjnym, b) uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresach, o których mowa w art. 43 pkt 1 i 2 ustawy, c) 2-letni staż pracy w urzędach administracji rządowej lub w organach jednostek samorządu terytorialnego. Brak jest natomiast wymogów nakazujących by osoby realizujące czynności kontrolne dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego obecnie posiadały uprawnienia zawodowe. Tymczasem, jak wynika z przedstawionych dokumentów, mimo tego, że utworzenie stanowiska Geodety Miejskiego w strukturach organizacyjnych 7

8 Urzędu Miasta Łodzi nastąpiło już w dniu r., do końca okresu kontrolowanego ( r.) pozostawało ono personalnie nieobsadzone 2. (akta kontroli str. 318, 340). Dokumenty wewnętrzne regulujące tryb i obieg dokumentacji dotyczącej obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz przekazywanie materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Od roku 2014, w Łódzkim Ośrodku Geodezji zgłoszenia prac geodezyjnych i prac kartograficznych są przyjmowane na formularzach określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zgłoszenia przyjmowane są w formie papierowej bezpośrednio od wykonawców prac lub przez Portal GIS (po uprzednim zawarciu umowy między wykonawcą prac i ŁOG na elektroniczną obsługę zgłaszanych prac). 2 Obowiązek powołania stanowiska Geodety Miejskiego w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta, wynikający z art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, był eksponowany w formie zalecenia pokontrolnego w Wystąpieniu pokontrolnym, sporządzonym po przeprowadzonej kontroli w roku 2014 i podkreślany w kolejnych pismach monitorujących jego wykonanie: z dnia r. znak GN- I oraz z dnia znak jw. Problematykę nie wyodrębnienia stanowiska Geodety Miejskiego opisano szerzej na str. 2 i 3. 8

9 Zgłoszenia składane drogą elektroniczną przez Portal GIS są przechowywane w systemie Geo Info. Zgłoszenia przyjmowane w formie papierowej przechowywane są w archiwum, łącznie z przyjętą do PZGiK dokumentacją geodezyjną będącą wynikiem prac, jak również po przetworzeniu do formy cyfrowej (PDF) w Podsystemie Obiegu Dokumentów. Identyfikator zgłoszenia pracy nadawany jest przez Podsystem Obiegu Dokumentów z uwzględnieniem obowiązującej w ŁOG-u instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Poszczególne elementy identyfikatora zgłoszenia pracy geodezyjnej oddzielone są kropką i tworzą następujący zapis: ZDT.ZOPG , gdzie: 1. ZDT oznacza pion merytoryczny zastępca Dyrektora ds. Technicznych; 2. ZOPG oznaczenie komórki merytorycznej Dział Zasobu i Obsługi Prac Geodezyjnych; to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2016 r. w komórce organizacyjnej podległej Zastępcy Dyrektora ZDT oznaczonej ZOPG, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 4144; to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła 3. (akta kontroli str ). 3 Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja archiwalna Łódzkiego Ośrodka Geodezji zostały uzgodnione z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, co wynika z pisma Dyrektora Archiwum Państwowego w Łodzi znak OIV z dnia r.. Następnie na podstawie Zarządzenia Nr 26/2014 Dyrektora Łódzkiego Ośrodka Geodezji z dnia r w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej zostały wprowadzone do stosowania z dniem r. 9

10 Udostępnianie materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy odbywa się w postaci elektronicznej i nieelektronicznej, w zależności od złożonego zamówienia przez wykonawcę, określonego na formularzu zgłoszenia pracy geodezyjnej. Materiały zasobu udostępniane w postaci dokumentów elektronicznych (w formatach.giv.,.shp,.dxf,.pdf) uwierzytelniane są bezpiecznym podpisem elektronicznym i udostępniane poprzez pocztę elektroniczną lub na nośniku zewnętrznym. Materiały zasobu udostępniane w postaci dokumentów nieelektronicznych (wydruki z baz, kopie dokumentów PZGiK) opatrywane są klauzulą zgodną z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183) i odbierane osobiście przez wykonawców. Materiały zasobu udostępniane są również przez Portal GIS do zgłoszeń składanych drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu. Zawiadomienia o wykonaniu prac geodezyjnych lub prac kartograficznych dostarczane są przez wykonawców w formie papierowej osobiście lub za pośrednictwem poczty. Zawiadomienia przechowywane są w archiwum łącznie z przyjętą do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego dokumentacją geodezyjną będącą wynikiem prac geodezyjnych lub kartograficznych. Materiały przeznaczone dla zamawiającego opatrywane są klauzulą zgodną z załącznikiem nr 5 do ww. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r., po uprzednim złożeniu przez wykonawcę wniosku o uwierzytelnienie. 10

11 Zasoby pracownicze realizujące zadania z zakresu obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Zgodnie z przedstawionym wykazem w formie tabeli, stanowiącym załącznik nr 1 do pisma OKS z dnia r., w Łódzkim Ośrodku Geodezji zadania Prezydenta z zakresu geodezji i kartografii w okresie kontrolowanym wykonywało 96 osób (łącznie z Dyrektorem Łódzkiego Ośrodka Geodezji), spośród których: 59 osób (61% składu osobowego) posiadało wykształcenie geodezyjne średnie lub wyższe, 41 osób (43% składu osobowego Wydziału) posiadało wykształcenia inne aniżeli geodezyjne. Wyjaśnić należy, że zgodnie z danymi zawartymi w tabeli, zidentyfikowano 5 osób, które występują jednocześnie w obu ww. grupach: - posiadając wykształcenie geodezyjne i uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii uzyskały wykształcenie wyższe w różnych innych specjalnościach informatycznej, budownictwie czy ochronie środowiska. Spośród osób z wykształceniem geodezyjnym, 30 pracowników posiadało uprawnienia zawodowe, co stanowiło 51% osób posiadających wykształcenie geodezyjne i 31% wszystkich osób wykonujących zadania Starosty z zakresu geodezji i kartografii. ). 11 (akta kontroli str

12 Wykaz osób realizujących poszczególne czynności w procesie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przedstawia się następująco: 1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych oraz nadawanie identyfikatora Paweł Wilczak, Lidia Wachowiec, Monika Niewczas, Małgorzata Kowalczyk, Marta Zaraś; 2. Nadawanie identyfikatora zgłoszeń/potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia - Paweł Wilczak, Lidia Wachowiec, Monika Niewczas, Małgorzata Kowalczyk, Marta Zaraś; 3. Prowadzenie rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych Paweł Wilczak, Lidia Wachowiec, Monika Niewczas, Małgorzata Kowalczyk, Marta Zaraś; 4. Uzgadnianie z wykonawcą listy materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy Paweł Wilczak, Lidia Wachowiec, Monika Niewczas, Małgorzata Kowalczyk, Marta Zaraś; 5. Przygotowanie kopii materiałów zasobu na potrzeby realizacji zgłoszonych prac geodezyjnych lub kartograficznych Artur Żmudziński, Monika Kupis, Ewa Witczak; 6. Naliczanie opłat - Paweł Wilczak, Lidia Wachowiec; 7. Wydawanie licencji uprawniającej do wykorzystania udostępnionych materiałów z zasobu - Artur Żmudziński, Monika Kupis, Ewa Witczak; 8. Przyjmowanie zawiadomień o zakończeniu prac geodezyjnych lub kartograficznych łącznie z odpowiednią dokumentacją powstałą w wyniku ich wykonania Ewa Piech; 9. Weryfikacja przekazanej dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu Urszula Świtała, Grzegorz Korzela, Edyta Kraśnicka Padechowicz, Leonard Pira, Elżbieta Rutkowska; 12

13 10.Ewidencjonowanie zbiorów danych lub dokumentów będących wynikiem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przyjmowanych do państwowego zasobu - Paweł Wilczak, Lidia Wachowiec, Monika Niewczas, Małgorzata Kowalczyk, Marta Zaraś; 11.Przyjmowanie wniosków o uwierzytelnienie przez organ dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych Urszula Świtała, Grzegorz Korzela, Edyta Kraśnicka Padechowicz, Leonard Pira, Elżbieta Rutkowska; 12.Wydawanie uwierzytelnionej dokumentacji przeznaczonej dla zamawiającego - Paweł Wilczak, Lidia Wachowiec, Monika Niewczas, Małgorzata Kowalczyk, Marta Zaraś. Informacje dotyczące wykształcenia, stażu zawodowego oraz posiadanych uprawnień zawodowych ww. pracowników przedstawiono w tabeli. (akta kontroli str ). Upoważnienia wydane przez odpowiedni organ administracji geodezyjnej i kartograficznej do działania w jego imieniu i z upoważnienia organu W powyższym zakresie kontrolowany przedstawił Zarządzenie Nr 6704/VI/14 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 lipca 2014 r. w sprawie upoważnienia pracowników Łódzkiego Ośrodka Geodezji do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz innych dokumentów wynikających z zakresu działania Łódzkiego Ośrodka Geodezji. Z treści 1 ww. Zarządzenia wynika, że do wydawania w imieniu Prezydenta Miasta Łodzi decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej 13

14 oraz innych dokumentów z zakresu działania Łódzkiego Ośrodka Geodezji upoważnieni są: 1. Jan Schnerch - Dyrektor Łódzkiego Ośrodka Geodezji; 2. Beata Wiktorowska - Zastępca Dyrektora ds. Technicznych w Łódzkim Ośrodku Geodezji; 3. Edyta Majer Zastępca Dyrektora ds. Geodezji w Łódzkim Ośrodku Geodezji. Z treści 2 pkt 1 ww. Zarządzenia wynika, że do wydawania w imieniu Prezydenta Miasta Łodzi dokumentów wynikających z ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, a w szczególności dokumentów naliczania opłaty, wystawiania licencji oraz wydawania zaświadczeń (wypisy i wyrysy) z zakresu ewidencji gruntów i budynków upoważnieni są następujący pracownicy: 1. Elżbieta Kaźmierczak-Kośka - na emeryturze; 2. Anna Kukuła; 3. Kinga Pikulińska; 4. Leszek Rogulski; 5. Agnieszka Osicińska-Dudka; 6. Michał Kotynia (w IV kwartale 2015 r. rozwiązał umowę o pracę); 7. Barbara Szczepanik; 8. Izabela Pawłowska; 9. Marzena Zaleska. Z treści 2 pkt 2 ww. Zarządzenia wynika, że do wydawania w imieniu Prezydenta Miasta Łodzi dokumentów naliczenia opłaty oraz poświadczania dokumentów z narad koordynacyjnych, z zakresu koordynacji sytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu są upoważnieni następujący pracownicy: 1. Marzena Marciniak; 2. Dorota Maczuba; 3. Maria Kuroń; 14

15 4. Magdalena Szewczyk. Z treści 2 pkt 3 ww. Zarządzenia wynika, że do sporządzania protokołów weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub kartograficznych oraz wpisywania do ewidencji materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego upoważnieni są następujący pracownicy: 1. Urszula Świtała; 2. Grzegorz Korzela; 3. Edyta Kraśnicka-Padechowicz; 4. Leonard Pira; 5. Elżbieta Rutkowska. Z treści 2 pkt 4 ww. Zarządzenia wynika, że do wydawania Dokumentów Obliczenia Opłaty, udostępniania dokumentów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny oraz wystawiania licencji, z zakresu obsługi wykonawców prac geodezyjnych i innych użytkowników państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego upoważnieni są następujący pracownicy: 1. Barbara Szczepanik; 2. Artur Żmudziński; 3. Paweł Wilczak; 4. Maria Ślusarska; 5. Ewa Witczak; 6. Żaneta Fituch; 7. Lidia Wachowiec; 8. Marzena Zaleska. Z treści 3 ust. 1 ww. Zarządzenia wynika, że upoważnienia do załatwiania spraw, o których mowa w 1 obejmują zadania określone ustawami i innymi aktami prawnymi, w tym wyszczególnione w statucie i regulaminie organizacyjnym Łódzkiego Ośrodka Geodezji. 15

16 Z treści 3 ust. 2 ww. Zarządzenia wynika, że upoważnieni pracownicy podpisują decyzje administracyjne, postanowienia i zaświadczenia w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz inne dokumenty wynikające z zakresu działania Łódzkiego Ośrodka Geodezji pod klauzulą z up. PREZYDENTA MIASTA ŁODZI Kontrolowany przedstawił także dalsze zarządzenia dotyczące upoważnień pracowników do wykonywania zadań w jego imieniu: 1. Zarządzenie Nr 1231/VII/15 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2015 r. zmieniające zarządzenie w sprawie upoważnienia pracowników Łódzkiego Ośrodka Geodezji do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz innych dokumentów wynikających z zakresu działania Łódzkiego Ośrodka Geodezji. 2. Zarządzenie Nr 2669/VII/16 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 11 stycznia 2016 r. zmieniające zarządzenie w sprawie upoważnienia pracowników Łódzkiego Ośrodka Geodezji do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz innych dokumentów wynikających z zakresu działania Łódzkiego Ośrodka Geodezji. 3. Zarządzenie Nr 5368/VII/17 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 20 lutego 2017 r. zmieniające zarządzenie w sprawie upoważnienia pracowników Łódzkiego Ośrodka Geodezji do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz innych dokumentów wynikających z zakresu działania Łódzkiego Ośrodka Geodezji. Opisywanymi wyżej zarządzeniami Prezydent Miasta Łodzi wprowadzał zmiany dotyczące nomenklatur, zmiany związane z rotacją kadr oraz w wypadku awansowania pracowników. (akta kontroli str ). 16

17 Jednocześnie kontrolowany przedstawił: 1. Uchwałę Nr 2613/299/2001 Zarządu Miasta Łodzi z dnia 28 czerwca 2001 r. w sprawie zatrudnienia Pana Jana Schnercha na stanowisku dyrektora Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łodzi 4. Z 1 Uchwały wynika, że Pan Jan Schnerch zatrudniony został z dniem 1 lipca 2001 r. 2. Pełnomocnictwo z dnia 2 lipca 2012 r. udzielone Panu Janowi Schnerchowi Dyrektorowi Łódzkiego Ośrodka Geodezji do wykonywania zadań geodety miasta wymienionych w ustawie Prawo geodezyjne i kartograficzne, które będą realizowane przy pomocy jednostki organizacyjnej Miasta Łodzi pod nazwą Łódzki Ośrodek Geodezji. (akta kontroli str , ). Pracownicy Łódzkiego Ośrodka Geodezji posiadają osobiste Zakresy obowiązków pracownika Łódzkiego Ośrodka Geodezji uwzględniające czynności wykonywane na stanowiskach pracy. W ww. dokumentach pracownicy posiadają wyznaczone obowiązki i przyznane uprawnienia i upoważnienia do podejmowania działań i wykonywania czynności w imieniu Prezydenta Miasta Łodzi w zakresie zajmowanego stanowiska służbowego. W Zakresach obowiązków pracownika Łódzkiego Ośrodka Geodezji wymienione są upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz indywidualnie przyznane uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych. 4 Nazwa Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej została zastąpiona nazwą Łódzki Ośrodek Geodezji. 17

18 (akta kontroli str ). Zgodnie z oświadczeniem z dnia r., osobami upoważnionymi do udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego pozostają: 1. Marzena Zaleska; 2. Artur Żmudziński; 3. Paweł Wilczak; 4. Monika Kupis; 5. Żaneta Fituch; 6. Ewa Witczak; 7. Dariusz Śmietana; 8. Lidia Wachowiec; 9. Barbara Szczepanik. Osobami upoważnionymi do naliczania opłat pozostają: 1. Agnieszka Osicińska Dudka; 2. Leszek Rogulski; 3. Anna Kukuła; 4. Kinga Pikulińska; 5. Elżbieta Rembowska; 6. Izabela Pawłowska; 7. Dorota Maczuba; 8. Maria Kuroń; 9. Magdalena Szewczyk; 10. Marzena Zaleska; 11. Artur Żmudziński; 12. Paweł Wilczak; 13. Monika Kupis; 14. Żaneta Fituch; 18

19 15. Ewa Witczak; 16. Dariusz Śmietana; 17. Lidia Wachowiec; 18. Barbara Szczepanik. Osobami upoważnionymi do weryfikacji dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przed jej przyjęciem do państwowego zasobu, przekazanej do organu wraz z zawiadomieniem o zakończeniu prac pozostają: 1. Urszula Świtała; 2. Grzegorz Korzela; 3. Edyta Kraśnicka-Padechowicz; 4. Leonard Pira; 5. Elżbieta Rutkowska. Osobami upoważnionymi do uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac pozostają: 1. Urszula Świtała; 2. Grzegorz Korzela; 3. Edyta Kraśnicka-Padechowicz; 4. Leonard Pira; 5. Elżbieta Rutkowska. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych: na podstawie przedstawionych osobistych Zakresów obowiązków pracownika Łódzkiego Ośrodka Geodezji Zespół kontrolny ustalił, że upoważnienia do przetwarzania danych osobowych posiadają wszyscy pracownicy ŁOG-u, dokonujący tej czynności. 19

20 W takim razie stwierdzić należy, że osobiste Zakresy obowiązków pracownika Łódzkiego Ośrodka Geodezji, w które są wyposażeni pracownicy oraz upoważnienia Prezydenta Miasta Łodzi do działania w jego imieniu, odnoszą się do czynności, określonych w art. 7d ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str , ). Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa), wspomagająca prowadzenie powiatowej (miejskiej) części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w zakresie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Zgodnie z oświadczeniem z dnia r., system informatyczny do prowadzenia PZGiK jest wdrożony od 2011 r. i stanowi go aplikacja Geo Info Ośrodek (ver ). System jest sukcesywnie ulepszany i dostosowywany do przepisów prawa Jak wynika z pisma Prezydenta Miasta Łodzi znak OKS z dnia r., które wpłynęło do ŁWINGiK-a w tym samym dniu, w Łódzkim Ośrodku Geodezji utworzono i wdrożono system teleinformatyczny zgodnie z przepisem 7 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Do ewidencjonowania, przechowywania, pozyskiwania i udostępniania materiałów wykorzystywane są następujące aplikacje: 20

21 1. GIO 5 aplikacja służy do zarządzania technicznymi dokumentami, będącymi w PZGiK oraz wszelką dokumentacją dotyczącą prac geodezyjnych i obsługą wniosków o koordynację usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. Zapewnia realizację potrzeb Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej z zakresu gromadzenia i zarządzania zasobem i obsługi robót geodezyjnych. Aplikacja umożliwia śledzenie poszczególnych etapów prac geodezyjnych, a także tworzenia dokumentów obliczenia opłaty oraz wydawania licencji dla materiałów PZGiK. Aplikacja zintegrowana jest z aplikacjami GIM, EGBiL, POD, Portal GIS. 2. GIM 6 aplikacja do prowadzenia mapy numerycznej. Jest ona obiektowo zorientowanym systemem informatycznym przeznaczonym do tworzenia i eksploatacji numerycznego zasobu informacji przestrzennej. Zawiera elementy baz danych BDOT500, GESUT, EGiB, PRG, BDSOG. 3. EGBiL aplikacja obsługująca ewidencję gruntów i budynków. Zapewnia dostęp do aktualnej i archiwalnej informacji o stanie przedmiotów i podmiotów. Aplikacja umożliwia także prowadzenie RCWiN. Jest zintegrowana z GIM (aplikacja do prowadzenia mapy numerycznej) poprzez platformę integrującą. 4. POD 7 do głównych zadań aplikacji należy rejestracja pism przychodzących i wychodzących (w tym wewnętrznych), rejestracja spraw, obsługa dekretacji. Aplikacja komunikuje się z Portalem GIS oraz z GIO. POD jest powiązany z aplikacją EGBiL w zakresie pobierania danych o podmiotach oraz z aplikacją EPA w zakresie obsługi zawiadomienia o ustaleniu numeru porządkowego. 5 Geo Info Ośrodek. 6 Geo Info Mapa. 7 Podsystem Obiegu Dokumentów. 21

22 5. Portal GIS aplikacja ma na celu umożliwienie obsługi interesanta, geodety, rzeczoznawcy majątkowego oraz projektanta przez ŁOG drogą elektroniczną. Portal zapewnia także obsługę zgłoszeń prac geodezyjnych przez geodetów oraz wyszukanie informacji z RCWiN przez rzeczoznawców majątkowych. Umożliwia także pobranie aplikacji GI DELTA, pozwalającej na aktualizację baz roboczych w trybie off-line. 6. GI DELTA system obiektowy i kompatybilny z GIM, gdzie wymiana danych odbywa się w rodzimym formacie.giv w trybie off-line. Wykorzystywana jest przez wykonawców geodezyjnych do tworzenia roboczych baz danych. 7. EPA 8 - aplikacja umożliwia prowadzenie ewidencji miejscowości, ulic i adresów w części graficznej wraz z atrybutami opisowymi. W aplikacji wprowadzane są ulice (odcinki ulic), skwery, place, ronda itp., punkty adresowe, atrybuty opisowe tych obiektów wraz z dokumentami będącymi podstawą ich utworzenia (skany Uchwał oraz zawiadomienia). 8. OSCAN stanowi repozytorium do przechowywania elektronicznej postaci dokumentów znajdujących się w PZGiK w ŁOG wraz z metadanymi. W Łódzkim Ośrodku Geodezji do obsługi przyjmowania zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych prowadzenie rejestru zgłoszeń prac, udostępniania materiałów i informacji z zasobu geodezyjnego i kartograficznego, naliczania opłat i sporządzania Dokumentów Obliczenia Opłaty oraz ewidencjonowania zasobu stosowana jest aplikacja Geo Info Ośrodek v ; Do prowadzenia poszczególnych baz danych zasobu stosowana jest aplikacja Geo Info Mapa v Jednocześnie w ww. piśmie zawarto informację, że pełna integracja oraz dostosowanie istniejącego systemu teleinformatycznego do obowiązujących 8 Ewidencja Punktów Adresowych. 22

23 przepisów (w tym do wymogów określonych w 7 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r.) nastąpi do końca 2016 r. 9 (akta kontroli str , ). Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych Przyjmowanie Zgłoszeń prac geodezyjnych/kartograficznych (formularz ZG) W okresie kontrolowanym ( r r.) Zgłoszenia prac przyjmowane były w formie papierowej bezpośrednio od wykonawców prac lub przez Portal GIS. Zgłoszenia prac przechowywane są łącznie z dokumentacją, w archiwum. Wchodzą także w skład operatów technicznych przekazywanych do PZGiK. Wybrane losowo do kontroli formularze Zgłoszeń są zgodne z wzorem wskazanym w Załączniku Nr 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). 9 W kolejnym piśmie z dnia r. znak ZDI.OIW skierowanym do ŁWINGiK-a, Dyrektor Łódzkiego Ośrodka Geodezji poinformował, że wdrożenie systemu teleinformatycznego nastąpi najpóźniej do końca 2017 r. Przyczyny opóźnień wdrożenia systemu teleinformatycznego opisano na str

24 Zgłoszenia rejestrowane były w rejestrze zgłoszeń systemu GIO i otrzymywały identyfikator: ZDT.ZOPG numer kolejny W kontrolowanych 40 Zgłoszeniach prac nie stwierdzono nieprawidłowości lub istotnych uchybień: - w 1 przypadku wykonawca pracy nie podał numeru uprawnień zawodowych lub numeru wpisu w centralnym rejestrze osób posiadających uprawnienia zawodowe. - w 1 przypadku wykonawca pracy błędnie opisał cel lub zakładany wynik zgłaszanych prac geodezyjnych; - w 1 przypadku (w Zgłoszeniu uzupełniającym) zgłaszający pracę nie uzupełnił poz. 10, 11 i 12. Wyniki analizy poprawności sporządzenia dokumentu Zgłoszenia prac przedstawiono w Tabeli nr 2. Ocena cząstkowa pozytywna. Zgodnie z przepisem art. 71 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572), całość dokumentacji zawierającej rezultaty pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz wyniki opracowania tych pomiarów kompletuje się w postaci operatu technicznego i przekazuje się do PZGiK. Skład operatów technicznych wskazany został w art. 71 ust 2 ww. rozporządzenia. 24

25 Tymczasem w kontrolowanych operatach technicznych, przyjętych do zasobu załączone zostają Zgłoszenia prac geodezyjnych, co jest niezgodne z art. 71 ust. 2 rozporządzenia. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. (akta kontroli str ). Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych W okresie kontrolowanym rejestr zgłoszeń prowadzony był w formie elektronicznej, w programie Geo Info Ośrodek. Zgodnie z przepisem 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183), prowadzony w podmiocie kontrolowanym rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych winien zawierać 14 pozycji wymienionych w ww. przepisie, przy czym pozycja określona w pkt 13 winna być uzupełniana w razie konieczności zwrotu dokumentacji wykonawcy celem poprawy. Kontrolujący stwierdzają, że rejestr zgłoszeń prowadzony jest w zasadzie prawidłowo. Poprawienia wymaga pozycja 11 rejestru ( 8 pkt 11 rozporządzenia), tzn. należy doprowadzić do sytuacji, by wprowadzone wcześniej w systemie informacje przedstawiające Nazwę i sygnaturę dokumentu potwierdzającego wpłatę były automatycznie zaczytywane do rejestru czyli winny być w rejestrze widoczne. Wyniki analizy zawarte są w Tabeli nr 8. 25

26 Ocena cząstkowa pozytywna. W celu ustalenia terminów wykonywania poszczególnych czynności związanych z obsługą zgłoszenia pracy, kontrolowany przedstawił do każdego zgłoszenia tzw. metrykę sprawy, zawierającą szczegółowo rozpisaną kolejność czynności wykonanych przez upoważnionych pracowników oraz daty ich wykonania. (akta kontroli str ). Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w okresie objętym kontrolą Powierzchnia Gminy Miasto Łódź wynosi ha. W 2016 r. zgłoszono 8276 prac geodezyjnych, w tym 231 zgłoszonych prac obejmowało więcej niż jeden cel lub zakładany wynik zgłaszanych prac geodezyjnych. W tym okresie przyjęto do zasobu 7096 prac. Do kontroli wytypowano losowo 40 prac, co stanowi 0,56% prac przyjętych do zasobu. Jak wynika z przedstawionej tabeli, w okresie kontrolowanym zarejestrowano następujące ilości prac geodezyjnych w nw. asortymentach: - 1 praca modernizacja ewidencji gruntów i budynków 0,01% całości prac zgłoszenie anulowano, - 23 prace aktualizacja ewidencji gruntów i budynków (EGiB) 0,27% całości prac, - 10 prac aktualizacja bazy danych geodezyjnej sieci uzbrojenia terenu (GESUT) 0,12% całości prac 1 zgłoszenie anulowano, 26

27 - 3 prace - aktualizacja bazy danych szczegółowych osnów geodezyjnych (BDSOG) 0,04% całości prac, prac mapa z projektem podziału nieruchomości 6,21% całości prac 33 zgłoszenia anulowano, - 48 prac mapa z projektem podziału nieruchomości rolnej/leśnej 0,56% całości prac, - 3 prace mapa z projektem scalenia i podziału nieruchomości 0,04% całości prac 1 zgłoszenie anulowano, prac inna mapa do celów prawnych 2,95% całości prac 33 zgłoszenia anulowano, prac mapa do celów projektowych 36% całości prac 90 zgłoszeń anulowano, - 3 prace - rozgraniczenie nieruchomości 0,04% całości prac, prac - wznowienie znaków granicznych/wyznaczenie punktów granicznych/ustalenie przebiegu granic działek ewidencyjnych 2,34% całości prac 8 zgłoszeń anulowano, prac geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza obiektów budowlanych 46,% całości prac 85 zgłoszeń anulowano, prac tyczenie obiektów budowlanych 5,28% całości prac 39 zgłoszeń anulowano, - 12 prac inny cel 0,14% całości prac 3 zgłoszenia anulowano. (akta kontroli str ). Kontrola obsługi Zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych Zgodnie z oświadczeniem z dnia r., materiały niezbędne lub przydatne do wykonania zgłoszonej pracy są udostępniane pisemnie, na podstawie listy materiałów zasobu wpisanych na druku Zgłoszenia pracy w poz

28 Geodeta odbierając zamówione materiały potwierdzał ich otrzymanie na druku zgłoszenia. W kontrolowanym okresie organ prowadzący zasób uzgadniał z wykonawcami prac geodezyjnych i kartograficznych ww. listę materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac. Jak wynika z dalszej części złożonych wyjaśnień, ww. czynność dokonywana była z zachowaniem 10-dniowego terminu, o którym mowa w art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Wykonawcy, w okresie kontrolowanym przekazywali wyniki swoich prac w następujących formatach: 1. pliki wsadowe z bazy roboczej w uzgodnionych z ŁOG formacie (.giv,.tng), zgodnym z Obwieszczeniem Prezydenta Miasta Łodzi o ustaleniu standardu technicznego numerycznego przekazywania do zasobu wyników wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych, 2. w formacie zgodnym ze schematem GML, o którym mowa w 71 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). Udostępnianie zamówionych materiałów odbywa się w postaci elektronicznej, jak również nieelektronicznej w zależności od treści złożonego zamówienia. Materiały udostępniane w postaci elektronicznej (w formatach.giv,.shp,.dxf,.pdf) uwierzytelniane są bezpiecznym podpisem elektronicznym i przekazywane poprzez pocztę elektroniczną lub na nośniku zewnętrznym. Materiały udostępniane w postaci nieelektronicznej (wydruki z baz, kopie dokumentów PZGiK) opatrywane są odpowiednią klauzulą i odbierane przez wykonawców. Materiały zasobu udostępniane są również przez Portal GIS do zgłoszeń składanych drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu. 28

29 Opracowane zgłoszenie jest kosztorysowane, a w konsekwencji sporządzony zostaje Dokument Obliczenia Opłaty. Zamówione materiały są przekazywane wykonawcy po okazaniu dowodu wpłaty (kasa znajduje się w budynku ŁOG). Przedstawione do kontroli Dokumenty Obliczenia Opłaty są zgodne z wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz. U. poz. 917). Ocena cząstkowa pozytywna. Kontrolujący zbadali terminowość dokonywania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac oraz terminowość ich przygotowania i udostępniania i terminowość sporządzania dokumentu Licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty. Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, organ, który otrzymał zgłoszenie prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w ciągu 10 dni roboczych uzgadnia z wykonawcą listę materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnia ich kopie za opłatą, o której mowa w art. 40a ust. 1. Organ, który otrzymał zgłoszenie, może uzgodnić z wykonawcą inny termin udostępniania materiałów zasobu. Kontrolujący ustalili, że średni termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac wynosił 1,6 dnia roboczego. Najkrótszy termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac wynosił 1 dzień roboczy. 29

30 Najdłuższy termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac wynosił 3 dni robocze. Kontrolujący ustalili, że średni termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 3,2 dnia roboczego. Najkrótszy termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 1 dzień roboczy, a najdłuższy 10 dni (pojedynczy przypadek). Ocena cząstkowa pozytywna Udostępniane kopie materiałów z zasobu oznaczone były klauzulami zgodnymi z wzorem wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Średni termin udostępniania kopii materiałów zasobu wynosił 1,8 dnia roboczego. Ocena cząstkowa pozytywna. Wyniki analizy znajdują się w Tabeli nr 4. (akta kontroli str ). Zawiadomienie organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu prowadzi powiatową część państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych W okresie kontrolowanym do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego przyjęto 7096 prac. 30

31 Kontrolowane Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych były zgodne ze wzorem formularza przedstawionego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Data wpływu Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych prawidłowo rejestrowana była w rejestrze zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, o którym mowa w 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183) 10. Ocena cząstkowa pozytywna. Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych wpływały w formie papierowej (lub przez Portal GIS, po uprzednim zawarciu umowy pomiędzy wykonawcą prac i ŁOG na elektroniczną obsługę zgłaszanych prac). Wpływały również za pośrednictwem operatora pocztowego. Zawiadomienia składane drogą elektroniczną przez Portal GIS były przechowywane w systemie Geo Info Ośrodek (wersja ) oraz w Podsystemie Obiegu Dokumentów. W okresie objętym kontrolą, do PZGiK zgłoszono 459 prac geodezyjnych i kartograficznych, polegających na wytyczeniu budynku lub sieci uzbrojenia terenu. Do PZGiK przekazano 419 zakończonych dokumentacji, składając 10 Informację o stosowanych formatach plików wygenerowanych z roboczej bazy danych przekazywanych do PZGiK zamieszczono na str

32 Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych (art. 12c ust. 2 ustawy Pgik). Wykonawcy prac generują z roboczej bazy danych pliki w formacie.gif. Jest to format uzgodniony między wykonawcami, a organem prowadzącym zasób na podstawie art. 71 ust. 2 pkt 6 cyt. rozporządzenia z dnia 9 listopada 2011 r. Ocena cząstkowa pozytywna. Kontrolujący stwierdzają, że Zawiadomienia składane do organu prowadzącego zasób w formie papierowej przechowywane były łącznie z przyjętą do PZGiK dokumentacją geodezyjną, jak również po przetworzeniu do formy cyfrowej (.pdf) w Podsystemie Obiegu Dokumentów. Tymczasem przechowywanie Zawiadomień w operatach technicznych przyjętych do zasobu jest niezgodne z art. 71 ust. 2 pkt 1-9 rozporządzenia z dnia 9 listopada 2011 r. Ww. przepis stanowi wykaz dokumentów wchodzących w skład operatu technicznego. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. (akta kontroli str ). Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Zgodnie z oświadczeniem z dnia r. znak OKS , do czynności weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego zostały wyznaczone następujące osoby: 32

33 1. Urszula Świtała kierownik Działu Aktualizacji i Kontroli Technicznej wykształcenie wyższe geodezyjne mgr inż. geodeta, uprawnienia zawodowe Nr zakres 1, 2, staż pracy 21 lat; 2. Grzegorz Korzela kierownik Zespołu kontroli technicznej w Dziale Aktualizacji i Kontroli Technicznej wykształcenie wyższe geodezyjne mgr inż. geodeta, uprawnienia zawodowe Nr zakres 1, 2, staż pracy 28 lat; 3. Edyta Kraśnicka-Padechowicz wykształcenie średnie geodezyjne technik geodeta, uprawnienia zawodowe Nr zakres 1, staż pracy 22 lata; 4. Leonard Pira wykształcenie średnie geodezyjne technik geodeta, uprawnienia zawodowe Nr 6266 zakres 1, 2, staż pracy 42 lata; 5. Elżbieta Rutkowska wykształcenie średnie geodezyjne i wyższe informatyczne - technik geodeta oraz inżynier informatyk, uprawnienia zawodowe Nr zakres 1, 2, staż pracy 28 lat. Kontrolujący stwierdzają, że z Zarządzenia Nr 6704/VI/14 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 lipca 2014 r. w sprawie upoważnienia pracowników Łódzkiego Ośrodka Geodezji do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz innych dokumentów wynikających z zakresu działania Łódzkiego Ośrodka Geodezji wynika, że ww. pracownicy zostali wyposażeni w odpowiednie upoważnienia Prezydenta Miasta Łodzi do sporządzania protokołów weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub kartograficznych oraz wpisywania do ewidencji materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Formularze Protokołu weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego są zgodne z wzorcem stanowiącym Załącznik 33

34 nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Protokoły weryfikacji sporządzane są w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, co jest zgodne z p. 7 Załącznika nr 4 do ww. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. Ocena cząstkowa pozytywna. Z treści p. 4 Protokołu weryfikacji wynika, że w wypadku stwierdzenia negatywnego wyniku weryfikacji pod względem kompletności przekazywanych rezultatów wykonanych prac, weryfikujący zobowiązany jest wyszczególnić zauważone braki. Z treści p. 5 Protokołu weryfikacji wynika, że w wypadku negatywnej weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów przekazywanej dokumentacji weryfikujący zobowiązany jest do wymienienia stwierdzonych nieprawidłowości i wskazania naruszonych przepisów prawa. W zakresie poprawności realizacji czynności weryfikacji dla 40 wybranych operatów technicznych, Zespół kontrolny nie stwierdził przypadków Protokołów weryfikacji sporządzonych niewłaściwie, tj. z naruszeniem ww. przepisów. Ocena cząstkowa pozytywna. Kontrolujący zwracają uwagę, że zgodnie z przepisem art. 12b ust. 3 ustawy Pgik, wyniki weryfikacji utrwala się w protokole. 34

35 Zgodnie z art. 12b ust. 4, wynik weryfikacji stanowi podstawę do przyjęcia zbiorów danych lub innych materiałów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Jednocześnie, w wypadku powtórnej weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów, w p. 6 formularza weryfikacji (wzorzec jest wskazany w Załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych), zamieścić należy wpis informujący, że Protokół zawiera wyniki weryfikacji nieprawidłowości stwierdzonych we wcześniejszym protokole weryfikacji. Pouczenie w tej sprawie zawiera objaśnienie w przypisie drugim formularza. Tymczasem kontrolujący zauważają, że w przypadku sporządzenia weryfikacji powtórnej nie jest sporządzany następny Protokół, co jest niezgodne z omawianymi wyżej przepisami. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Zespół kontrolny zbadał także terminowość wykonania czynności weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przed ich przyjęciem do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego, a także terminowość przyjęcia do PZGiK. Z danych zawartych w Tabeli nr 6 wynika, że najkrótszy termin realizacji czynności weryfikacji wynosił 1 dzień roboczy, a najdłuższy termin wynosił 8 dni roboczych. Przy czym stwierdzono, że spośród 40 prac wytypowanych do kontroli: 20 prac (50% badanych prac) weryfikowano w terminie 1 dnia roboczego, 12 prac (30% badanych prac) weryfikowano w terminie 2 do 3 dni roboczych, 35