Pan Waldemar Urbański Starosta Zwoleński ul. Władysława Jagiełły Zwoleń

Transkrypt

1 r. Warszawa, 13 czerwca 2016 WOJEWODA MAZOWIECKI WG-R Pan Waldemar Urbański Starosta Zwoleński ul. Władysława Jagiełły Zwoleń WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W związku z zakończeniem kontroli problemowej w Starostwie Powiatowym w Zwoleniu, nawiązując do Projektu Wystąpienia Pokontrolnego z dnia 4 marca 2016 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, działając na podstawie art. 47 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, przekazuję Panu Staroście Wystąpienie Pokontrolne. Na podstawie art. 6a ust.1 pkt 1 lit. b i ust.2 oraz art. 7b ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne 2, ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 3, art. 28 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 4, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, pani Marianna Wojciechowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie oraz pani Maria Kostka starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły w dniach od 16 lutego 2015 r. do 27 lutego 2015 r. kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Zwoleniu. 1 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz Dz. U. z 2015 poz.525

2 Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne. Kontrolą objęto dokumenty zgromadzone w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 11 lipca 2014 r. w zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 5 oraz dokumenty zgromadzone od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 27 lutego 2015 r.. w zakresie przestrzegania przepisów po nowelizacji ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne wprowadzonych zmianą ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 6. Starosta Zwoleński upoważnił do udzielenia wyjaśnień Panią Jolantę Blajer Naczelnika Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego. 1. Ustalenia formalno organizacyjne. 1.1.Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą. W okresie objętym kontrolą Kierownikiem jednostki kontrolowanej Starostwa Powiatowego w Zwoleniu z siedzibą przy ul. Władysława Jagiełły 4, Zwoleń był Pan Waldemar Urbański, wybrany Uchwałą Nr I/5/2010 Rady Powiatu w Zwoleniu z dnia 1 grudnia 2010r. w sprawie stwierdzenia wyboru Starosty Zwoleńskiego oraz Uchwałą Nr I/3/2014 Rady Powiatu w Zwoleniu z dnia 1 grudnia 2014r. /akta kontroli karta nr 13-14/ 1.2. Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej. Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Zwoleniu regulują: Statut Powiatu w Zwoleniu uchwalony Uchwałą Nr X/56/07 z dnia 25 kwietnia 2007 roku ze zmianami, Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Zwoleniu uchwalony Uchwałą Rady Powiatu w Zwoleniu Nr XXXIV/271/2014 z dnia 28 marca 2014 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Zwoleniu, Regulamin Wewnętrzny Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego ustalony Zarządzeniem nr 24/10 Starosty Zwoleńskiego z dnia 6 września 2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego w Zwoleniu a także zarządzeń 5 Dz. U. z 2010 r. Nr 193 poz.1287 ze zm. 6 Dz. U. z 2014 r. poz

3 Starosty Zwoleńskiego Nr 38/2010 z dnia 27 grudnia 2010 r. i Nr 24/2014 z dnia 1 sierpnia 2014r. w sprawie wprowadzenia zmian w Regulaminie Wewnętrznym Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego w Zwoleniu. Zgodnie z 15 Regulaminu Organizacyjnego w skład Starostwa wchodzi między innymi Wydział Geodezji i Mienia Powiatowego używający symbolu GMP. Zadania Wydziału określa 26 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa. Zgodnie z treścią 7 ust.7 Regulaminu Organizacyjnego Wydział Geodezji i Mienia Powiatowego podlega bezpośrednio Staroście. Jak wynika z Rozdziału II 5 Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego Starostwa Powiatowego w Zwoleniu w skład Wydziału wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Referat ds. Nieruchomości GMP.N 2) Ewidencja Gruntów i Budynków GMP.EGB 3) Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej GMP.OS 4) Narada koordynacyjna GMP.NK / akta kontroli strona nr /. 1.3 Zasoby pracownicze realizujące zadania administracji rządowej objęte kontrolą. Na stanowisku Geodety Powiatowego z powierzeniem dodatkowych obowiązków Naczelnika Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego zatrudniona została Pani Jolanta Blajer od dnia 1 października 2009 roku. Zgodnie z zapisami 26 Regulaminu Organizacyjnego Geodeta Powiatowy pełni funkcję Naczelnika Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego w Starostwa Powiatowego w Zwoleniu. Pani Jolanta Blajer spełnia wymogi określone w 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni 7, tj. posiada wykształcenie wyższe w zakresie geodezji i kartografii oraz uprawnienia zawodowe Nr zakres 1, 2. Pani Jolanta Blajer posiada upoważnienia Starosty Zwoleńskiego: - z dnia r. na podstawie art. 38 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym 8 oraz 7 ust.7 Regulaminu Organizacyjnego do wydawania w imieniu Starosty decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do 7 Dz. U. z 2004 r. Nr 249 poz Dz. U. z 2001r.Nr 142 poz.1592 ze zm. 3

4 zadań Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego oraz do podpisywania wszelkich dokumentów związanych z prowadzeniem spraw tego wydziału, - nr 1/2014 z dnia r. na podstawie art.268a Kpa oraz art.6a ust.1 pkt 2 lit. b, art.7d, art.12b, art.24 ust.3, art.40 ust.3 pkt 3, art.40a ust.1, art.40b, art.40e ust.1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne do podejmowania w jego imieniu czynności: - udostępniania informacji zawartych w operacie ewidencyjnym, - udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, - uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, co do zgodności tych dokumentów z danymi zawartymi w bazach danych, o których mowa w art. 4 ust.1a oraz 1b ustawy Pgik, lub dokumentacją przekazaną przez wykonawcę do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, - weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, - wydawania decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zbiorów danych lub innych materiałów sporządzonych przez wykonawcę w przypadku nie uwzględnienia stanowiska wykonawcy, który ustosunkuje się na piśmie w terminie 14 dni do negatywnego wyniku weryfikacji, - wydawania Dokumentu Obliczenia Opłaty, - wydawania decyzji administracyjnej w przypadku sporu dotyczącego zakresu udostępnianych materiałów zasobu oraz wysokości należnej opłaty, - przewodniczenia w naradzie koordynacyjnej w sprawie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na obszarach miast oraz w pasach drogowych na terenie istniejącej lub projektowanej zwartej zabudowy obszarów wiejskich. Geodeta Powiatowy Pani Jolanta Blajer jest jednocześnie Naczelnikiem Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego, Kierownikiem Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oraz Przewodniczącym Narady Koordynacyjnej. Zadania z zakresu prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wykonuje 5 pracowników ( 4 pracowników PODGiK i 1 pracownik ZUDP). Analiza przedłożonych na potrzeby kontroli zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności sporządzonych dla pracowników wykonujących zadania z zakresu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wykazała, że zostały one wydane w oparciu o znowelizowaną ustawę Prawo geodezyjne i kartograficzne. 4

5 Z udostępnionego zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Pani Grażyny Ośko zatrudnionej na stanowisku Geodety, podpisanego w dniu r. wynika, że do realizacji zadań pracownika należy między innymi : - weryfikacja przekazanych przez wykonawców zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wynik prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, pod względem zgodności z przepisami prawa obowiązującymi w geodezji i kartografii, - prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących wydawania decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zbiorów danych lub innych materiałów sporządzonych przez wykonawcę w przypadku nie uwzględnienia stanowiska wykonawcy, który ustosunkuje się na piśmie w terminie 14 dni do negatywnego wyniku weryfikacji, - prowadzenie, aktualizacja i modyfikacja numerycznej bazy danych ewidencji gruntów i budynków oraz bazy mapy zasadniczej powiatu zwoleńskiego. Z udostępnionego zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Pani Katarzyny Figurskiej zatrudnionej na stanowisku Geodety, podpisanego w dniu r. wynika, że do realizacji zadań pracownika należy między innymi : - udostępnianie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, - wydawanie licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych/kartograficznych do wykorzystania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia, - wydawanie Dokumentu Obliczenia Opłaty, - wydawanie decyzji administracyjnej w przypadku sporu dotyczącego zakresu udostępnianych materiałów zasobu oraz wysokości należnej opłaty, - przyjmowanie i rejestracja zgłoszeń prac geodezyjnych/kartograficznych, zawiadomień o wykonaniu tych prac oraz dokumentacji powstałej w wyniku tych prac, - uwierzytelnianie przyjmowanych do zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych, - segregacja materiałów przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego i nanoszenie zasięgu odpowiednich opracowań na mapy przeglądowe. Z udostępnionego zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Pani Katarzyny Morawskiej zatrudnionej na stanowisku Geodety, podpisanego w dniu r. wynika, że do realizacji zadań pracownika należy między innymi : 5

6 - prowadzenie, aktualizacja i modyfikacja numerycznej bazy danych ewidencji gruntów i budynków oraz mapy zasadniczej powiatu zwoleńskiego, - udział w odbiorach robót w zakresie baz numerycznych związanych z wykonaniem modernizacji ewidencji gruntów i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów, mapy zasadniczej itp., - korespondencja z wykonawcą prac geodezyjnych i kartograficznych w trakcie realizacji prac oraz w ramach rękojmi. Z udostępnionego zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Pani Justyny Kęski zatrudnionej na stanowisku pomoc administracyjna, podpisanego w dniu r.wynika, że do realizacji zadań pracownika należy między innymi : - przyjmowanie i rejestracja zgłoszeń prac geodezyjnych/kartograficznych, zawiadomień o wykonaniu tych prac oraz dokumentacji powstałej w wyniku tych prac, - przygotowanie dokumentacji z zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej niezbędnej do wydania licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych/kartograficznych do wykorzystania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia, - pomoc w wykonywaniu n/w czynności: - udostępnianie materiałów państwowego zasobu geodezyjnych/kartograficznych, - wydawanie licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych/kartograficznych do wykorzystania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia, - uwierzytelnianie przyjmowanych do zasobu PODGiK dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych, - segregacja materiałów przyjętych do zasobu i nanoszenie zasięgu odpowiednich opracowań na mapy przeglądowe. W dniu r. Starosta Zwoleński udzielił upoważnienia nr 92/2014 dla Pani Grażyny Ośko na podstawie art. 268a Kpa oraz art.7d i art. 40 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne do podejmowania następujących czynności: weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania Dokumentu Obliczenia Opłaty, udostępniania materiałów zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, co do zgodności tych dokumentów z danymi zawartymi w bazach danych, o których mowa w art. 4.ust.1a oraz 1b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne lub dokumentacją przekazaną przez tego wykonawcę do państwowego 6

7 zasobu geodezyjnego i kartograficznego podczas udokumentowanej nieobecności Naczelnika Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego. W dniu r. Starosta Zwoleński udzielił upoważnienia nr 2/2014 dla Pani Katarzyny Figurskiej na podstawie art. 268a Kpa oraz art. 40a ust.1, 40b ust.1 pkt 3 i 4, 40c, 40e ust.1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne do podejmowania w jego imieniu następujących czynności: wydawania licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych/kartograficznych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia, wydawanie Dokumentów Obliczania Opłaty, wydawania decyzji administracyjnej w przypadku sporu dotyczącego zakresu udostępnianych materiałów zasobu oraz wysokości należnej opłaty, udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. /akta kontroli strona nr 46 95a/ 1.4. Infrastruktura (techniczna / informatyczna / programowa) wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Stanowiska pracy pracowników Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej wyposażone są w zestaw komputerowy wraz z drukarką. Wszystkie ww. komputery posiadają oprogramowanie: Pakiet Office oraz w sieci EWOPIS, EWMAPA, OŚRODEK, BANK OSNÓW. Ponadto PODGiK wyposażony jest w ploter wielkoformatowy firmy Canon, skaner wielkoformatowy firmy Colortrac oraz urządzenie kopiujące skanujące Format A3/A4 firmy Canon. /akta kontroli strona nr 10 12/ 2. Ustalenia szczegółowe. 2.1 Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych i przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych. Z pisemnych wyjaśnień pani Jolanty Blajer wynika, że zgłoszenia prac geodezyjnych przekazywane były w formie papierowej bezpośrednio do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, który funkcjonuje w strukturze Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego. Bardzo znikoma ilość przekazywana była drogą mailową lub pocztą tradycyjną. Identyfikatory zgłoszeń prac geodezyjnych nadawane były zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych 7

8 rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 9 np , kat. B5. Skontrolowano 80 zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych które wpłynęły do organu w okresie od 12 lipca 2014 r. do 16 lutego 2015 r. W wyniku ich oceny dokonano następujących ustaleń: 1) zgłoszenia prac geodezyjnych były sporządzane na formularzu zgodnym z wzorem określonym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 roku w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 10, 2) data wpływu zgłoszenia była stemplowana na zgłoszeniu i rejestrowana w programie Ośrodek, 3) zgłoszenia nie zawierały wszystkich informacji wymaganych w ww. Załączniku tj.: w 4 zgłoszeniach w pozycji Imię i nazwisko/ Nazwa wykonawcy prac geodezyjnych umieszczono pieczątkę firmową wykonawcy prac, w 6 zgłoszeniach brak daty wypełnienia składanego zgłoszenia, w 5 zgłoszeniach brak określenia rodzaju zgłoszenia (pierwotne czy wtórne), w 9 zgłoszeniach brak przewidywanego terminu zakończenia pracy, w 15 zgłoszeniach popełniono błędy w określeniu celu lub zakładanym wyniku zgłoszonych prac ( wpisywali zamiennie cel z zakładanym wynikiem), w 10 zgłoszeniach na 80 skontrolowanych wpisano prawidłowo adresata zgłoszenia pracy Starostę Zwoleńskiego, w 5 przypadkach brak Informacji dodatkowych mających wpływ na wysokość współczynnika korygującego LR, 4) do zgłoszenia pracy dołączano papierową informację - Informacje i zalecenia o materiałach niezbędnych do wykorzystania przy określonej pracy. Ustalono, że we wszystkich zbadanych przypadkach obsługa zgłoszeń prac odbywała się z zachowaniem terminu ustawowego określonego w art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne (organ w terminie 10 dni roboczych uzgadnia z wykonawcą listę materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnia ich kopię za opłatą). Wykonawca przy odbiorze zgłoszenia i materiałów niezbędnych do opracowania pracy, datą i parafą utrwalał odbiór na zgłoszeniu pozostającym w dokumentacji PODGiK w Zwoleniu. 9 Dz. U. Nr 14 poz Dz. U. z 2014 r. poz.924 8

9 Zgłoszenia prac geodezyjnych przechowywane były w formie papierowej w segregatorach z dokumentami dotyczącymi danego zgłoszenia tj. zawiadomienie, protokół, wniosek o uwierzytelnienie. / akta kontroli strony nr 110 do115 / Poprawność i kompletność wydanych licencji. Numery skontrolowanych 80 licencji generowane w programie Ośrodek były zgodne z 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 roku w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 11 np. GPM.OS _1436_K05. Wzory skontrolowanych licencji były zgodne z wzorem licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych lub prac kartograficznych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych objętych obowiązkiem zgłoszenia załącznik nr 7 ww. rozporządzenia. Wszystkie skontrolowane licencje były zgodne z materiałami wydanymi z Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Zwoleniu. / akta kontroli strony nr 98 do105 /. 2.3 Poprawność sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty. Kontrolą objęto 80 Dokumentów Obliczenia Opłaty. W zbadanej próbie Dokumenty Obliczenia Opłaty - DOO, sporządzone dla wykonawców prac geodezyjnych były zgodne z materiałami wydanymi z zasobu i sporządzone wg wzoru określonego w załączniku nr 9 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 roku w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 12. Z ustnych wyjaśnień Geodety Powiatowego wynika, że geodeta - wykonawca przy odbiorze materiałów zasobu przedstawiał odcinek opłaty jaką uiszczał w kasie starostwa, która została naliczona w DOO. Ten fakt był odnotowany przez pracownika zasobu na zgłoszeniu pracy geodezyjnej np. nr odcinka KP813/02/15 jak również nr Dokumentu Obliczenia Opłaty np. DOO 394/ Dz. U. z 2014 r. poz Dz. U. z 2014 r. poz

10 Dokumenty Obliczenia Opłaty są przechowywane w programie Ośrodek i w każdej chwili można je wygenerować. / akta kontroli strona nr 109/. 2.4 Poprawność zawiadamiania o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i prac kartograficznych. W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 40 losowo wybrane zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i dokonał następujących ustaleń: a) zawiadomienia wpływały do organu prowadzącego powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny w formie papierowej, b) wszystkie zawiadomienia opatrzone były pieczęcią z datą wpływu oraz dodatkową datą informującą o ponownym złożeniu opracowania po usunięciu błędów wynikłych z weryfikacji złożonych opracowań, wykazała, że: Kontrola zawiadomień pod względem poprawności sporządzenia i zgodności z wzorem zawiadomienia sporządzane były według formularza określonego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywaniu ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 13. Zawiadomienia nie zawierały wszystkich informacji wymaganych w Załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia tj.: w 37 skontrolowanych zawiadomieniach nieprawidłowo wpisano nazwę organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, we wszystkich zawiadomieniach wykonawcy zamiast wpisania swoich danych wstawiali pieczątkę firmową, w 1 zgłoszeniu nie podano kto zawiadamia o wykonanej zgłoszonej pracy, w 12 zgłoszeniach prac wykonawcy nie wpisali w kolumnie wykazie zbiorów zmodyfikowanych lub zweryfikowanych, jakie zbiory zostają przekazane do zasobu. Zawiadomienia o których mowa powyżej przechowywane były w segregatorach, łącznie ze zgłoszeniami prac geodezyjnych, lecz nie podano sygnatury segregatora. / akta kontroli strona nr 109/. 2.5 Poprawność sporządzenia protokołów weryfikacji zbiorów danych. 13 Dz. U. z 2014 r., poz

11 Osoby realizujące weryfikację zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego posiadały upoważnienia do wykonywania czynności weryfikacji. W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 40 losowo wybranych protokołów weryfikacji i dokonano następujących ustaleń: Wszystkie protokoły zostały sporządzone zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4 do ww. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazaniu ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Kontrola protokołów weryfikacji pod względem prawidłowości sporządzenia wykazała, iż: w 3 protokołach zamiast organu wstawiono pieczątkę firmową Starostwa Powiatowego w Zwoleniu, w poz. Nr 6 Informacje dodatkowe dla ponownych protokołów weryfikacji zamieszczono informacje np. Usunięto nieprawidłowości stwierdzone w protokole z dnia r. protokoły sporządzano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden przeznaczony był dla wykonawcy a drugi dla dokumentacji zasobu, wszystkie protokołach opatrzone datą, podpisem i pieczęcią osoby upoważnionej przez Starostę do podpisu tego dokumentu zawierały datę przekazania dokumentacji do weryfikacji, informację dotyczącą osoby upoważnione do weryfikacji, dane wykonawcy i jego REGON. Protokoły weryfikacji przechowywane były w wersji papierowej w segregatorach wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zgłoszonej pracy geodezyjnej. /akta kontroli strona nr 109/. 2.6 Procedura włączenia dokumentacji do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z analizy 40 losowo wybranych operatów technicznych włączonych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika, iż: a) identyfikatory ewidencyjne materiałów zasobu były nadawane zgodnie z wymogami 15 rozporządzenia w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu np. P , 11

12 b) treść klauzul była zgodna z wzorem określonym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego z dnia 5 września 2013r. 14 /akta kontroli strona nr 109/. 2.7 Uwierzytelnianie opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych dokumentów poprawność stosowania klauzul. Kontrolą objęto 40 losowo wybranych wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Kontrola wykazała, że: wszystkie objęte kontrolą wnioski sporządzone były według wzoru określonego w Załączniku do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 15. wszystkie objęte kontrolą wnioski zawierały niewłaściwą nazwę organu tj. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Zwoleniu, wniosek składany był razem z Zawiadomieniem o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych, w pkt 1 dane identyfikujące wykonawcę, wykonawcy prac uzupełniali przedmiotowy dane poprzez stawianie pieczątki firmowej. Na podstawie ustnych wyjaśnień Pani Jolanty Blajer Geodety Powiatowego, uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych realizowane było na podstawie wniosku złożonego przez wykonawcę wraz z zawiadomieniem o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych, na którym to wniosku data była stemplowana dopiero po przyjęciu do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego dokumentacji zawierającej wyniki prac geodezyjnych objętych zgłoszeniem, a DOO wystawiany był w dniu odbioru uwierzytelnionych dokumentów. Wydanie dokumentów uwierzytelnionych zainteresowanym następowało po odnotowaniu na wniosku o uwierzytelnienie faktu wniesienia opłaty np. DOO 1593/2014; KP6746/09/14. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów przechowywane były w segregatorach. / akta kontroli płyta CV 109/ Dz. U. z 2014 r. poz

13 Wnioski i ocena. Z analizy przedłożonych w trakcie czynności kontrolnych dokumentów, sporządzono tabele stanowiące załączniki nr 1, 2, 2a, 3, 4, 5, 6, 7, 8 oraz arkusze ustaleń kontroli nr 1, 2, 3, 4 podpisane w dniu roku przez osobę upoważnioną przez Starostę Zwoleńskiego Panią Jolantę Blajer Naczelnika Wydziału Geodezji i Mienia Powiatowego Starostwa Powiatowego w Zwoleniu pełniącą jednocześnie funkcję Geodety Powiatowego. Na podstawie ww. dokumentów zespół kontrolujący dokonał ustaleń: 1. w zakresie procedury obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych / kartograficznych: zgłoszenia prac geodezyjnych lub kartograficznych nie zawierały wszystkich informacji wymaganych we wzorze określonym w Załączniku Nr 1 do rozporządzenia z dnia 11 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 16, lub zawierły nieprawidłowe informacje, 2. w zakresie zawiadomienia organu o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych: treść zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych / kartograficznych, wpływających do organu prowadzącego powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny, nie zawierały wszystkich informacji wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 17, tj. brak prawidłowej nazwy organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, brak zamieszczanej informacji o wykonaniu w całości lub w części pracy geodezyjnej, w zawiadomieniach wpisano jako organ PODGiK lub Starostwo Powiatowe w Zwoleniu. 3. w zakresie weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do zasobu: w protokołach weryfikacji zamiast organu wstawiano pieczątkę firmową Starostwa Powiatowego w Zwoleniu. 16 Dz. U. z 2014, poz Dz. U. z 2014, poz

14 Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności, informuję, że realizację zdania polegającego na prowadzeniu państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie: poprawności sporządzenia zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych - oceniono pozytywnie z nieprawidłowości, poprawności i kompletności wydanych licencji - oceniono pozytywnie, poprawności sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty - oceniono pozytywnie, poprawności zawiadamiania o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami, poprawności sporządzenia protokołów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oceniono pozytywnie, terminowości włączania dokumentacji do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oceniono pozytywnie, terminowości uwierzytelniania opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych dokumentów oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Nawiązując do powyższych ustaleń zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, poprzez: 1. Dokonywanie starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych, tj. Zgłoszeń prac geodezyjnych oraz Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych, w zakresie prawidłowości sporządzenia i wypełnienia tych dokumentów z Załącznikami Nr 1 i 2 oraz Załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 18, jak również Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w zakresie prawidłowości sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikiem do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej 18 Dz. U. z 2014 r. poz

15 dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych Opatrywanie wpływających wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych, składanych wraz z zawiadomieniem o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych, klauzulą potwierdzająca wpływ do ograny w dniu ich złożenia, a nie jak dotychczas, w chwili przyjęcia do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego dokumentacji zawierającej wyniki prac geodezyjnych objętych zgłoszeniem. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 20, od Wystąpienia Pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Starostę do przekazania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Aneta Konieczna Dyrektor Wydziału Geodezji 19 Dz. U. z 2014 r. poz Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz