GIK-I Łódź, 24 października 2016 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI GIK-I Łódź, 24 października 2016 r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2015 r., poz. 520 tekst jednolity ze zm.) oraz art. 11 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w terminie r r. przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym, zarządzona przez Wojewodę Łódzkiego w zakresie: prowadzenie części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych wystosowanych po przeprowadzeniu kontroli problemowej w 2012 r. Okres kontrolowany: od dnia r. do dnia r. Kontrolę przeprowadzili: Dariusz Szczepański starszy inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej, pełniący funkcję kierującego Zespołem kontrolerów na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GIK-I z dnia r. oraz Grażyna Ibsz starszy specjalista w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej, na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GIK-I z dnia r. 1

2 Kontrolujący złożyli oświadczenia z dnia r. o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli. Kontrolę wpisano do Książki kontroli Urzędu Miasta. (akta kontroli str. 1-8). Ustalenia ogólne Jak wynika z przedstawionej kopii Uchwały Nr 390/XXXII/2001 Rady Miejskiej w Kutnie z dnia 30 stycznia 2001 r., Rada Miejska Miasta Kutno wnioskowała o przejęcie całości zadań i kompetencji Starosty Kutnowskiego w zakresie geodezji i kartografii. W konsekwencji, w dniu 29 czerwca 2001 r. pomiędzy Starostą Powiatu Kutnowskiego, a Prezydentem Miasta Kutno zawarto porozumienie, dotyczące przyjęcia do prowadzenia zadań Starosty wynikających z ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, obejmujących teren Miasta Kutno. Porozumienie zawarto uwzględniając m. in. ustawę z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 1999 r. w sprawie warunków organizacyjnych, kadrowych i technicznych, jakie powinny zostać spełnione przez gminy wnioskujące o przejęcie zadań i kompetencji starosty w zakresie geodezji i kartografii. Zawarte porozumienie obejmowało w szczególności: 1. prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym ewidencji gruntów i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów i geodezyjnej sieci uzbrojenia terenu oraz dysponowanie środkami Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, 2. uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, 3. zakładania osnów szczegółowych, 4. zakładania i aktualizacji mapy zasadniczej, 2

3 5. przeprowadzanie powszechnej taksacji nieruchomości oraz opracowywanie i prowadzenie map i tabel taksacyjnych dotyczących nieruchomości, 6. ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych, 7. prowadzenie powiatowych baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie. Jednocześnie kontrolującym przedstawiono kopię pozytywnej opinii Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego znak GK.II /4/2001 z dnia r., wyrażonej w powyższej sprawie na podstawie 2 pkt 7 ww. rozporządzenia z dnia 29 grudnia 1999 r. (akta kontroli str. 9-42). Mając na uwadze oceny cząstkowe oparte na przedstawionych poniżej ustaleniach, działalność Prezydenta Miasto Kutno w kontrolowanym zakresie należy ocenić pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, bowiem w wyniku kontroli wykonywania zadań w zakresie prowadzenia części miejskiej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne przyznano następujące oceny cząstkowe: Ocena pozytywna 14 kontrolowanych zagadnień, Ocena pozytywna z uchybieniami 5 kontrolowanych zagadnień, Ocena pozytywna z nieprawidłowościami 2 kontrolowane zagadnienia, Ocena negatywna brak takich ocen. W wyniku kontroli sprawdzenia realizacji zalecenia pokontrolnego, wystosowanego po przeprowadzonej kontroli problemowej w 2012 r. przyznano ocenę cząstkową pozytywną. W okresie kontrolowanym kierownikiem jednostki kontrolowanej był Pan Zbigniew Burzyński, piastujący funkcję Prezydenta Miasta Kutno - zgodnie z Zaświadczeniem Miejskiej Komisji Wyborczej w Kutnie z dnia 24 listopada 2014 r. stwierdzającego, że w wyborach, które odbyły się dnia 16 listopada 2014 r. Pan Zbigniew Burzyński wybrany został Prezydentem Miasta Kutno. 3

4 Funkcję Geodety Miejskiego, od dnia 1 kwietnia 1999 r. do dnia kontroli, pełnił Pan Sławomir Lubowiecki. Z treści 3 ust 1 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kutno, będącego załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 54/2013 Prezydenta Miasta Kutno z dnia r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kutno wynika, że Geodeta Miejski kieruje Wydziałem Geodezji i Katastru oraz podległymi Biurami. Z 1 Zarządzenia Nr 66/2015 Prezydenta Miasta Kutno z dnia r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kutno wynika, że od dnia r. Wydziałem Geodezji i Katastru oraz podległymi Biurami kieruje Naczelnik Wydziału Geodezji i Katastru (pominięto funkcję Geodety Miejskiego), przy czym, zgodnie z treścią 1 ust. 1 Regulaminu, Regulamin Organizacyjny jest podstawowym dokumentem określającym zasady funkcjonowania Urzędu Miasta. Kontrolujący zauważają także, że w Schemacie organizacyjnym, stanowiącym Załącznik Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kutno brak jest prezentacji stanowiska Geodety Miejskiego. Powyższe fakty mogą wskazywać na marginalizację roli Geodety Miejskiego w strukturach Urzędu, gdy tymczasem powołanie ww. stanowiska wynika z przepisu art. 6a ust. 1 pkt 2 lit b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Jednocześnie z przedstawionego dokumentu osobistego p. n. Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności Pana Sławomira Lubowieckiego wynika, że pełni obowiązki Geodety Miejskiego i Naczelnika Wydziału Geodezji i Katastru, podlegając bezpośrednio Prezydentowi Miasta Kutno, co, jak zauważono wyżej, nie współgra z cytowanym wyżej 1 Zarządzenia Nr 66/2015 Prezydenta Miasta Kutno z dnia r. Pan Sławomir Lubowiecki posługuje się pieczątką: Naczelnik Wydziału Geodeta Miejski. W czasie kontroli wyjaśnień udzielał Pan Sławomir Lubowiecki. Jak wynika z 8 ust. 2 Statutu Miasta Kutno, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr X/126/03 Rady Miasta Kutno z dnia 28 października 2003 r. 4

5 w sprawie uchwalenia Statutu Miasta Kutno, poza zadaniami własnymi Miasto wykonuje zadania zlecone wynikające z ustaw oraz zadania przejęte od administracji rządowej, samorządu powiatowego i samorządu województwa w drodze porozumienia. Jednocześnie, zgodnie z przepisem art 6a ust 1 pkt 2 lit. b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2015 r. poz. 520 tekst jednolity ze zm.), starosta (w tym wypadku Prezydent Miasta) wykonujący zadania przy pomocy geodety powiatowego (Miejskiego) wchodzącego w skład starostwa powiatowego (Urzędu Miasta) jest organem administracji geodezyjnej i kartograficznej. Jak wynika z przepisu art. 6a ust. 3 ww. ustawy, zadania organów administracji geodezyjnej i kartograficznej wykonywane są jako zadania z zakresu administracji rządowej. W związku z tym, na podstawie 2 ust. 1 pkt 29 Załącznika do Zarządzenia Nr 18/087 Prezydenta Miasta Kutno z dnia 10 marca 2008 r., stanowiącego Regulamin Organizacyjny, w strukturach Urzędu Miasta Kutno wyodrębniono m. in. Wydział Geodezji i Katastru. Zgodnie z 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego w skład Wydziału Geodezji i Katastru wchodzą następujące Biura: 1. Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej 2. Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, 3. Oddział Katastru Nieruchomości, 4. Oddział Geodezji. Zgodnie z 23 ust. 2 ww. Regulaminu, do zadań Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej należy: 1. udzielanie informacji o posiadanym zasobie, sposobach jego wykorzystania i udostępniania; 2. przyjmowanie i ewidencjonowanie zgłoszeń robót geodezyjnych i kartograficznych; 3. koordynacja realizacji robót dotyczących tego samego obszaru, zgłoszonych przez różnych wykonawców; 4. udostępnianie danych z zasobu; 5

6 5. wydawanie wytycznych do wykonania zgłoszonych robót; 6. kontrola przyjmowanych do zasobu opracowań pod względem jakości, kompletności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa; 7. ewidencjonowanie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów przyjętych do zasobu; 8. modernizacja i bieżąca aktualizacja zasobu oraz dokumentów ilustrujących zasób (informatyzacja zasobu, aktualizacja numerycznej mapy miasta); 9. tworzenie i aktualizacja zasobu zabezpieczającego (kopie); 10. naliczanie opłat za czynności wykonywane przez MODGiK; Do zadań Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej (ZUDP) należą: 1. przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji projektowej składanej do uzgodnienia przez ZUDP; 2. wnoszenie projektowanych obiektów na wtórniki mapy zasadniczej miasta; 3. organizowanie i prowadzenie posiedzeń ZUDP; 4. sporządzanie protokołów z posiedzeń ZUDP i wydawanie dokumentacji po uzgodnieniu przez ZUDP; 5. naliczanie opłat za uzgodnienie dokumentacji projektowej przez ZUDP. Do zadań Oddziału Katastru Nieruchomości (ewidencja gruntów i budynków Miasta Kutno) należy: 1. obsługa osób korzystających z ewidencji gruntów i budynków - wydawanie wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów i budynków; 2. wprowadzanie zmian w ewidencji gruntów i budynków na podstawie prawomocnych wyroków, orzeczeń sądowych, ostatecznych decyzji administracyjnych, aktów notarialnych, umów i ugód w postępowaniu sądowym i administracyjnym oraz innych aktów normatywnych; 6

7 3. wydawanie decyzji administracyjnych o wprowadzeniu zmian do ewidencji gruntów i budynków oraz gleboznawczej klasyfikacji gruntów na podstawie dokumentów wymienionych wyżej oraz prostujących błędy i omyłki w ewidencji gruntów, ewidencji budynków oraz gleboznawczej klasyfikacji gruntów; 4. sporządzanie urzędowych zestawień zbiorczych danych objętych ewidencją gruntów i budynków; 5. nieodpłatne udostępnianie danych dla potrzeb obsługi zgłoszeń robót geodezyjnych; 6. naliczanie opłat za wydawanie wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów. Do zadań Oddziału Geodezji należy: 1. prowadzenie spraw z zakresu nazewnictwa ulic i numeracji porządkowej nieruchomości; 2. prowadzenie spraw z zakresu rozgraniczania nieruchomości, w tym wydawanie decyzji o rozgraniczeniu; 3. prowadzenie spraw związanych z podziałami nieruchomości, w tym wydawanie decyzji zatwierdzających podział; 4. ustalanie odszkodowania za grunty przejęte pod drogi gminne wydzielone w ramach zatwierdzanych podziałów; 5. prowadzenie spraw dotyczących ustalania w drodze decyzji opłat adiacenckich, jeżeli w wyniku podziału nieruchomości wzrośnie jej wartość. Kontrolujący zauważają, że z dniem 12 lipca 2014 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W związku z tym zadania funkcjonujących komórek organizacyjnych Wydziału należy dostosować do brzmienia przepisów obowiązującego od tej daty, w szczególności w sytuacji, gdy znowelizowano dotychczasowe zasady uzgadniania 7

8 usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. Opracowując zadania komórek organizacyjnych należy uwzględnić zakres działań Prezydenta Miasta Kutno, określony w art. 7d ww. ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. (akta kontroli str ). Spełnienie wymagań posiadania uprawnień zawodowych przez Geodetę Powiatowego (Geodetę Miejskiego) i osoby realizujące czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Wymagania wobec osób zajmujących stanowisko Geodety Powiatowego (w tym wypadku Geodety Miejskiego) określone zostały w przepisie 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498). Z przedstawionych dokumentów wynika, że Geodeta Miejski - Naczelnik Wydziału Geodezji i Katastru posiada tytuł zawodowy magistra inżyniera w zakresie specjalności geodezji inżynieryjno gospodarczej i uprawnienia zawodowe - Świadectwo Nr z dnia r. w zakresach: geodezyjne pomiary sytuacyjno wysokościowe realizacyjne i inwentaryzacyjne oraz rozgraniczanie, podziały i szacowanie, tj. w zakresach 1 i 2, o których mowa w przepisie art. 43 ust. 1 i 2 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Tym samym (w odniesieniu do ww. kryteriów) spełnia wymagania do zajmowania stanowiska Geodety Miejskiego. Ponadto, zainteresowany przedstawił Świadectwo Nr 40 ukończenia studium podyplomowego w zakresie wyceny nieruchomości z dnia r. Zauważyć należy, że z dniem r. przestało obowiązywać rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania 8

9 systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków o udostępnianie tych baz (Dz. U. Nr 78, poz.837). W związku z tym Prezydent Miasta Kutno nie jest zobowiązany do przestrzegania wymogu określonego w 9 ust. 3 ww. rozporządzenia, aby osoby realizujące czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, posiadały uprawnienia zawodowe upoważniające do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str ). Dokumenty wewnętrzne regulujące tryb i obieg dokumentacji dotyczącej obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz przekazywanie materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Zgodnie z pisemnym oświadczeniem z dnia r., w okresie kontrolowanym Prezydent Miasta Kutno sporadycznie uzgadniał z wykonawcami prac listę materiałów zasobu niezbędnych do wykonania zgłoszonej pracy, ponieważ już w Zgłoszeniu pracy Wykonawca zawierał listę danych, jakie jego zdaniem niezbędne są do wykonania prac. Uzgodnienia były prowadzone ustnie, z chwilą dostarczenia Zgłoszenia prac do MODGiK. Dane wchodzące w skład operatu technicznego generowane są z bazy EWMAPA, z pliku tekstowego warstwy (mapa zasadnicza, budynki), plik do modyfikacji, działki, kontury, użytki plik pierwotny utworzony przez eksport do pliku tekstowego obiektów z zakresu opracowania. Materiały z zasobu udostępniane są w terminie nie później niż 10 dni roboczych od daty złożenia Zgłoszenia. Wydawane są po okazaniu dowodu wniesienia opłaty określonej w DOO. W okresie kontrolowanym Zgłoszenia prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przyjmowane były w następujący sposób: 9

10 1. dostarczane osobiście przez wykonawców prac; 2. drogą elektroniczną, poprzez ; 3. poprzez operatora pocztowego; 4. przy pomocy fax-u. Identyfikator Zgłoszenia pracy nadawany jest automatycznie w systemie OŚRODEK najpóźniej następnego dnia po wpływie Zgłoszenia do MODGiK. Materiały niezbędne lub przydatne do wykonania zgłoszonych prac generowane są z programu EWMAPA w postaci plików modyfikujących, zawierających niezbędne elementy. Zawiadomienia o wykonaniu prac geodezyjnych lub prac kartograficznych składane są razem z operatem technicznym. Opatrywane są datą wpływu oraz pieczęcią MODGiK. Przechowywane są w operatach technicznych. Po pozytywnej weryfikacji materiałów oraz przyjęciu operatu technicznego do zasobu, wykonawca pracy otrzymuje uwierzytelniony dokument przeznaczony dla zamawiającego. Wniosek o uwierzytelnienie dołączany jest do operatu technicznego. Wnioski o uwierzytelnienie przechowywane są w MODGiK. Wykonawcy prac geodezyjnych przekazują materiały do MODGiK w następujących formatach: 1. Warstwy (mapa zasadnicza, budynki) plik modyfikujący; 2. Działki, kontury, użytki plik wtórny utworzony przez eksport do pliku tekstowego obiektów po dokonaniu ich edycji, otrzymany uprzednio jako plik pierwotny; 3. Wykazy pikiet z pomiaru sytuacyjnego, wykazy nowych punktów granicznych (w przypadku podziałów) pliki.txt. W 2015 r. zweryfikowano negatywnie ok. 170 operatów technicznych złożonych wraz z Zawiadomieniem o zakończeniu prac. Operaty te zwracane były wykonawcom wraz z Protokołem weryfikacji. Po dokonaniu poprawek przez wykonawcę i uzupełnieniu operatu technicznego, po ponownej weryfikacji zakończonej wynikiem pozytywnym, opracowanie było przyjmowane do zasobu. Sporadycznie zdarzały się wypadki drugiej negatywnej weryfikacji, np. w przypadku niepełnego usunięcia braków wskazanych w pierwszym Protokole weryfikacji. 10

11 Nie zaistniały przypadki ustosunkowania się na piśmie wykonawcy prac geodezyjnych do negatywnego Protokołu weryfikacji prac geodezyjnych, w związku z tym organ nie wydał żadnej decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia do zasobu geodezyjnego zbioru danych bądź innych materiałów. Protokoły weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do MODGiK przechowywane są w operatach technicznych. W Urzędzie Miasta Kutno system informatyczny, o którym mowa w 7 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego nie funkcjonuje skutecznie w całym zakresie wskazanym w ust. 2 ww. przepisu, co zostało opisane na str. 25 niniejszego opracowania. System umożliwia uzyskiwanie i przechowywanie danych w zakresach:. 1. Identyfikator Zgłoszenia; 2. Data wpływu Zgłoszenia pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej; 3. Data dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy; 4. Data przygotowania materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy; 5. Termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy; 6. Termin przygotowania materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy; 7. Data udostępnienia kopii materiałów zasobu; 8. Data sporządzenia dokumentacji licencji; 9. Data wystawienia Dokumentu Obliczenia Opłaty. Bazy danych są umieszczone na wydzielonym dysku na serwerze Urzędu Miasta Kutno. Kopie zapasowe są wykonywane w cyklu dobowym. Baza danych szczegółowych osnów geodezyjnych dla obszaru Gminy Miasto Kutno nie jest prowadzona w systemie informatycznym. Jak wyjaśnił Geodeta Miejski, MODGiK posiada program firmy GEOBID BANK OSNÓW, tym niemniej, ze względu na nieaktualność informacji o osnowach 11

12 ww. program nie został do chwili obecnej uruchomiony. Jednakże, jak oświadczył Geodeta Miejski, w grudniu 2015 r. przeprowadzono inwentaryzację osnów szczegółowych (przedstawiono Umowę Nr GK/2/2015 z dnia r. dotyczącą realizacji zadania Inwentaryzacja punktów istniejącej osnowy poziomej i wysokościowej dla terenu miasta Kutno ). Wyniki inwentaryzacji zasilą program BANK OSNÓW. W chwili obecnej punkty osnowy, których istnienie w terenie potwierdziła inwentaryzacja, zostały umieszczone w dodatkowej bazie programu EWMAPA i z tego poziomu udostępniane są wykonawcom prac. W 2014 r. uruchomiony został GEOPORTAL Miasta Kutno, w którym w trybie publicznym prezentowane są aktualne dane z bazy danych ewidencji gruntów i budynków (granice działek ewidencyjnych, budynki, kontury klasyfikacyjne i użytki gruntowe), dane opisowe dotyczące działek (bez danych osobowych i numerów ksiąg wieczystych), dane adresowe (nazwy ulic i numery adresowe), ortofotomapa Miasta Kutno wykonana w 2010 r. W najbliższym czasie zostanie uruchomiony dostęp w trybie chronionym, umożliwiający zgłaszanie prac geodezyjnych i kartograficznych oraz dostęp do pełnej treści baz danych. Zasoby pracownicze realizujące zadania z zakresu obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Wydane przez organ administracji geodezyjnej i kartograficznej upoważnienia do działania w jego imieniu Zgodnie z przedstawionym wykazem w formie tabeli z dnia r., w Wydziale Geodezji i Katastru zadania Prezydenta Miasta Kutno z zakresu geodezji i kartografii wykonywało 7 osób (łącznie z Geodetą Miejskim Naczelnikiem Wydziału). Wszystkie osoby (100% składu osobowego Wydziału) posiadały wykształcenie geodezyjne średnie lub wyższe. 12

13 Spośród ww. osób, 5 posiadało uprawnienia zawodowe, co stanowiło 71% osób wykonujących zadania Starosty z zakresu geodezji i kartografii: 1. Pan Sławomir Lubowiecki, Geodeta Miejski - Naczelnik Wydziału Świadectwo Nr w zakresach 1, 2; 2. Pani Anna Wasiak specjalista Świadectwo Nr w zakresie 2; 3. Pani Jolanta Rzetelska - inspektor - Świadectwo Nr w zakresie 2; 4. Pani Halina Tadeusiak - specjalista - Świadectwo Nr w zakresach 1 i 2; 5. Pani Ewa Komorowska - specjalista - Świadectwo Nr w zakresach 1 i 2. Zgodnie z oświadczeniem złożonym w dniu r., obowiązki Kierownika Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w okresie kontrolowanym (do chwili kontroli) pełnił Pan Sławomir Lubowiecki. Z przedstawionych dokumentów p. n. Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności wynika, że przydział służbowy do Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w okresie kontrolowanym posiadały 4 osoby. 1. Pani Małgorzata Klekowicka z-ca Naczelnika Wydziału Geodezji i Katastru, 2. Pani Halina Tadeusiak specjalista, 3. Pani Lucyna Tarczyńska inspektor, 4. Pani Ewa Komorowska specjalista. Na podstawie przedstawionych dokumentów ustalono, że czynności: przyjmowania zgłoszeń prac, nadawania identyfikatora zgłoszeń/potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, prowadzenia rejestru zgłoszeń, uzgadniania z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy, przygotowania kopii materiałów zasobu na potrzeby realizacji zgłoszonych prac, naliczania opłat, 13

14 wydawania licencji uprawniających do wykorzystywania materiałów z zasobu, przyjmowania zawiadomień o zakończeniu prac i dokumentacji przekazywanej do państwowego zasobu, wykonuje jedna osoba: Pani Małgorzata Klekowicka z-ca Naczelnika Wydziału. Czynności weryfikacji przekazanej dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac wykonują trzy osoby: 1. Pan Sławomir Lubowiecki Geodeta Miejski Naczelnik Wydziału; 2. Pani Halina Tadeusiak specjalista; 3. Pani Ewa Komorowska specjalista. Czynności ewidencjonowania materiałów zasobu, przyjmowania wniosków o uwierzytelnienie przez organ dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych i uwierzytelniania dokumentów oraz wydawanie uwierzytelnionej dokumentacji przeznaczonej dla zamawiającego wykonuje Pani Lucyna Tarczyńska inspektor. Tymczasem analiza przedstawionych do kontroli Zakresów czynności, obowiązków i odpowiedzialności pracowników pozwala na stwierdzenie, że następujące zadania Prezydenta Miasta Kutno, wynikające z przepisu art. 7d ustawy Pgik nie zostały ujęte w ww. dokumentach (tzn. żaden pracownik Wydziału nie został zobowiązany do ich wykonania). Należą do nich: 1. Prowadzenie dla obszaru Miasta Kutno geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu (art. 7d pkt 1 lit. a tiret drugie); 2. Prowadzenie dla obszaru Miasta Kutno gleboznawczej klasyfikacji gruntów (art. 7d pkt 1 lit. a tiret trzecie); 3. Zakładanie osnów szczegółowych (art. 7d pkt 3); 4. Przeprowadzanie powszechnej taksacji nieruchomości oraz opracowywanie i prowadzenie map i tabel taksacyjnych dotyczących nieruchomości (art. 7d pkt 5); 14

15 5. Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych (art. 7d pkt 6). Przy czym zadania wymienione w p. 1-2 należą do zadań związanych z prowadzeniem powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zatem winny być przydzielone osobom wykonującym odpowiedni zakres zadań Prezydenta. W powyższej sprawie w dniu r. Geodeta Miejski złożył wyjaśnienia z których wynika, że w 2015 r. ww. zadania nie były realizowane, w związku z tym wykonywanie wymienionych zadań nie zostało przydzielone żadnemu pracownikowi. Jednocześnie poinformował, że w stosowanym w Urzędzie Miasta Kutno elektronicznym systemie zarządzania obiegiem informacji i dokumentacji p. n. El-Dok SYSTEM zakładane są Teczki aktowe dla wszystkich spraw wynikających z przepisów ustawy. Jako przykład przedstawił stronę tytułową Teczki aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym GK 6643 Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych. Jednocześnie kontrolujący potwierdzili, że w 2015 r. w ww. zakresie nie była prowadzona żadna sprawa. Ocena cząstkowa pozytywna z nieprawidłowościami. Osoby wykonujące zadania w zakresie geodezji i kartografii zostały wyposażone w następujące upoważnienia Prezydenta Miasta Kutno: 1. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Panu Sławomirowi Lubowieckiemu do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji w zakresie wymienionym w upoważnieniu; 2. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Panu Sławomirowi Lubowieckiemu do prowadzenia rokowań w celu ustalenia wysokości odszkodowania za grunty przejęte pod drogi gminne; 3. Pełnomocnictwo OA z dnia r. upoważniające Pana Sławomira Lubowieckiego do wykonywania czynności ustalenia przebiegu granic nieruchomości i podpisywania protokołu z tych czynności 15

16 4. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Małgorzacie Klekowickiej do podpisywania dokumentów szczegółowo wskazanych w upoważnieniu; 5. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Małgorzacie Klekowickiej do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji w zakresie rozgraniczania nieruchomości, zatwierdzania podziałów nieruchomości, ustalania opłat adiacenckich, wprowadzania zmian do ewidencji gruntów i budynków; 6. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Małgorzacie Klekowickiej do podpisywania wypisów, dokumentów przyjmowanych do zasobu i niego wydawanych; 7. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Jolancie Rzetelskiej do podpisywania wypisów, wyrysów oraz zawiadomień o zmianach w ewidencji gruntów i budynków; 8. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Annie Wasiak do podpisywania wypisów, wyrysów oraz zawiadomień o zmianach w ewidencji gruntów i budynków; 9. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Ewie Komorowskiej do czynności związanych z przewodniczeniem i prowadzeniem narad koordynacyjnych; 10. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Ewie Komorowskiej do czynności koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu; 11. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Halinie Tadeusiak do czynności koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu; 12. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Halinie Tadeusiak do podpisywania wypisów, dokumentów przyjmowanych do zasobu i niego wydawanych; 16

17 13. Upoważnienie OA z dnia r. udzielone Pani Halinie Tadeusiak do czynności związanych z prowadzeniem narad koordynacyjnych. Kontrolujący zauważają, że osoby wykonujące czynności weryfikacji dokumentacji przed jej przyjęciem do zasobu państwowego winny posiadać upoważnienia Prezydenta do wykonywania tej czynności, a upoważnienia pozostałych osób winny zostać skorygowane na skutek zmiany przepisów, która nastąpiła z dniem r. Ponadto Prezydent przedstawił imienne upoważnienia udzielone wszystkim pracownikom do przetwarzania, w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, odpowiednich zbiorów osobowych. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. (akta kontroli str ). Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa), wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w zakresie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Wydział Geodezji i Katastru wyposażony został w odpowiednie oprogramowanie dziedzinowe (specjalistyczne) autorstwa firmy GEOBID z Katowic: 1. EWMAPA FB v aplikacja obsługująca grafikę komputerową. 2. EWOPIS v narzędzie do prowadzenia części opisowej ewidencji gruntów, budynków i lokali. 3. OŚRODEK v narzędzie do ewidencjonowania i zarządzania dokumentami zgromadzonymi w MODGiK. 4. REJ-CEN v program umożliwia prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości. 17

18 Ponadto zakupiono również program BANK OSNÓW FB v. 3 nie uruchomiony, obecnie pozostaje w trakcie zasilania danymi wynikowymi inwentaryzacji osnów w obszarze Miasta Kutno. Ocena cząstkowa pozytywna. Przyjmowanie Zgłoszeń prac geodezyjnych/kartograficznych (formularz ZG) W okresie kontrolowanym ( r r.) do MODGiK w Kutnie zgłoszono 845 prac. Do kontroli wytypowano losowo 45 prac, co stanowi 5,3% całości zgłoszonych prac. Kontrolujący stwierdzają, że Zgłoszenia prac geodezyjnych przyjmowane są do dalszej realizacji na formularzach zgodnych z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Analiza poprawności złożonych Zgłoszeń pozwala na stwierdzenie, że: w 5 wypadkach wykonawcy prac nie uzupełnili formularzy o dane kontaktowe; w 2 wypadkach nie podano celu lub zakładanego wyniku prac; w 1 wypadku nie podano rodzaju zgłaszanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych. Kontrolujący zwracają uwagę, że w Zgłoszeniach prac natrafiono na nieprawidłowo określony Cel lub zakładany wynik zgłaszanych prac geodezyjnych - poz. 9 formularza (np. praca GK ). Zgodnie bowiem z przypisem 4, do 9 pozycji formularza należy wpisać cel/cele lub zakładany wynik/zakładane wyniki pracy wybrany/wybrane z list stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego wzoru. Lista zawiera 21 pozycji i nie występuje na niej pozycja p. n. inwentaryzacja budowy parkingu. 18

19 Zgłoszenia prac geodezyjnych przyjmowane były w formie papierowej, bezpośrednio w jednostce prowadzącej zasób, drogą , za pośrednictwem poczty oraz fax-em. Zgłoszenia prac geodezyjnych rejestrowane i przechowywane są w systemie OŚRODEK, natomiast forma papierowa znajduje się w operatach technicznych przyjętych do państwowego zasobu. Zespół kontrolujący zauważa, że stwierdzone w okresie kontrolowanym przechowywanie Zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac, DOO, Licencji, Wniosków o uwierzytelnienie i Protokołów weryfikacji w operatach technicznych, stanowi naruszenie przepisu 71 ust. 2 pkt 1-9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). Identyfikator Zgłoszenia zgodny z hasłem klasyfikacyjnym JRWA nadawany jest w systemie OŚRODEK. Wyniki analizy poprawności złożonych Zgłoszeń prac przedstawiono w Tabeli 4. Ocena cząstkowa - pozytywna z uchybieniami. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych W okresie kontrolowanym rejestr zgłoszeń prowadzony był w formie elektronicznej, w programie OŚRODEK. Zgodnie z przepisem 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183), rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych prowadzony w podmiocie kontrolowanym winien zawierać 14 pozycji, wymienionych w ww. przepisie, przy czym pozycja określona w pkt 13 winna być uzupełniana w razie konieczności zwrotu dokumentacji wykonawcy celem poprawy. 19

20 Na podstawie przedstawionych kopii rejestru zgłoszeń kontrolujący ustalili, że zawiera on wszystkie wymagane elementy, w zakresie wskazanym w 8 wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. Ocena cząstkowa - pozytywna. Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w okresie objętym kontrolą Powierzchnia Gminy Miasto Kutno wynosi 3359 ha. W roku 2015 do MODGiK zgłoszono 845 prac w nw. asortymentach: 3 prace aktualizacja ewidencji gruntów i budynków ( EGiB ) 0,36% całości prac, 42 prace mapa z projektem podziału nieruchomości 4,97% całości prac, 8 prac inna mapa do celów prawnych 0,95% całości prac, 14 prac wznowienie znaków granicznych/wyznaczenie punktów granicznych/ustalenie przebiegu granic działek ewidencyjnych 1,66% całości prac, 382 prace mapa do celów projektowych 45,20% całości prac, 394 prace geodezyjna inwentaryzacja obiektów budowlanych 46,62% całości prac, 2 prace inny cel 0,24% całości prac. (akta kontroli str ). Kontrola obsługi Zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych Zgodnie z oświadczeniem z dnia r. oraz informacjami udzielanymi przez Pana Sławomira Lubowieckiego Geodetę Miejskiego, materiały zasobu udostępniane są wykonawcy po uiszczeniu opłaty, co potwierdzone jest okazaniem 20

21 odpowiedniego dowodu kasowego. Pobranie opłaty następuje po wydaniu DOO, materiały z zasobu wydawane są wykonawcy po przedstawieniu dowodu wniesienia opłaty wskazanej w DOO. Przedstawione do kontroli Dokumenty Obliczenia Opłaty są zgodne z wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz. U. poz. 917). Ocena cząstkowa pozytywna. Kontrolujący zbadali terminowość dokonywania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac oraz terminowość ich przygotowania i terminowość sporządzania dokumentu Licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty. Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, organ, który otrzymał zgłoszenie prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w ciągu 10 dni roboczych uzgadnia z wykonawcą listę materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnia ich kopie za opłatą, o której mowa w art. 40a ust. 1. Organ, który otrzymał zgłoszenie, może uzgodnić z wykonawcą inny termin udostępniania materiałów zasobu. Średni termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac w zbadanych przypadkach wynosił 1 dzień roboczy. Średni termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 2,1 dnia roboczego. Najkrótszy termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 1 dzień (co oznacza, że materiały przygotowano w dniu złożenia Zgłoszenia), a najdłuższy wyniósł 8 dni. Ocena cząstkowa pozytywna. 21

22 Udostępniane kopie materiałów z zasobu oznaczone były klauzulami zgodnymi z wzorem wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Zgodnie z przepisem art. 40c ustawy Pgik, uprawnienia podmiotu dotyczące możliwości wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu określa Licencja wydawana prze organ udostępniający te materiały. Sposób i tryb wydawania Licencji był zgodny z opisanym w ww. rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. Numery Licencji nadawano zgodnie z 2 ust. 2 ww. rozporządzenia. Sporządzenie dokumentu Licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty następowało w tym samym dniu. Średni termin sporządzenia dokumentu Licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty wyniósł 2,1 dnia roboczego. Najkrótszy termin sporządzenia dokumentu Licencji i DOO wyniósł 1 dzień roboczy, najdłuższy termin sporządzenia dokumentu Licencji i DOO wyniósł 8 dni roboczych. Dane dotyczące kontroli przestrzegania ww. terminów zawarto w Tabeli nr 8. Ocena cząstkowa pozytywna. Zawiadomienie organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu prowadzi powiatową część państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych Kontrolowane Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych zawierały obowiązkowe elementy, określone we wzorze formularza przedstawionego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac 22

23 geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zawiadomienia o wykonaniu prac wpływały w formie papierowej wraz z przekazywaną do ewidencji dokumentacją powykonawczą. Opatrzone są datą wpływu do Ośrodka oraz pieczątką. Zawiadomienia o zakończeniu prac wpinane były w okresie kontrolowanym do operatów technicznych, co stanowi uchybienie i dokładnie zostało opisane na str. 19 niniejszego opracowania. Skład operatów technicznych, przekazywanych do kontroli wyszczególniony był każdorazowo w spisie dokumentów operatu technicznego, tj. zgodnie z wymogiem 71 ust. 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). Przedkładane sprawozdania zawierają treści wskazane w cytowanych przepisach. Zwrócić jednak należy uwagę, że 71 ust. 7 pkt 1-8 ww. rozporządzenia ma charakter zamknięty, co oznacza, że treść sprawozdań technicznych winna ujmować wskazany zakres, przedstawiony enumeratywnie wg pkt 1-8. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Wykonawcy prac geodezyjnych przekazują materiały do MODGiK w formatach: warstwy (mapa zasadnicza, budynki) plik modyfikujący, działki, kontury, użytki - plik wtórny utworzony przez eksport do pliku tekstowego obiektów po dokonaniu ich edycji, otrzymany z MODGiK, jako plik pierwotny, wykazy pikiet z pomiaru sytuacyjnego, wykazy nowych punktów granicznych (w przypadku podziałów) - jako plik.txt. 23

24 Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego dokonują trzy osoby, które ww. zadanie mają wpisane do zakresu czynności służbowych. Osoby te nie posiadają upoważnienia Prezydenta do wykonywania powyższej czynności w jego imieniu. Formularz Protokołu weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego nie w każdym kontrolowanym przypadku był zgodny z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Np. w pracy GK modyfikacja polegała na usunięciu części pozycji formularza, które w przypadku omawianej pracy nie były wypełniane. Kontrolujący stwierdzają, że tego typu modyfikacje występowały w 10 przypadkach na 45 badanych Protokołów weryfikacji. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Protokoły weryfikacji sporządzane są w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, co jest zgodne z p. 7 Załącznika nr 4 do ww. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. Ocena cząstkowa pozytywna. Z danych zawartych w Tabeli nr 5 wynika, że najkrótszy termin realizacji czynności kontrolnych wynosił 1 dzień, a najdłuższy termin wynosił 8 dni. Średni termin realizacji ww. czynności wynosił 2,2 dnia. Zauważyć należy, że obecnie (od dnia r.) ustawodawca nie wprowadził oznaczonego terminu wykonania czynności weryfikacji, nakazując uczynić to niezwłocznie (art. 12b ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne). 24

25 W 9 przypadkach na 45 kontrolowanych Protokołów przeprowadzający weryfikację dokumentacji wyodrębnili braki i nieprawidłowości, a w konsekwencji zwrócili dokumentację wykonawcy celem ich usunięcia. Z danych zawartych w Tabeli nr 5 wynika, że w tym wypadku najkrótszy termin realizacji powtórnych czynności weryfikacji wynosił 1 dzień, a najdłuższy termin wynosił 3 dni. Średni termin realizacji czynności powtórnej weryfikacji wynosił 2,2 dnia. Wykonawcy prac odnosili się pisemnie do negatywnego wyniku weryfikacji, poprzez złożenie odrębnej informacji dotyczącej procedury usunięcia usterek wymieniając czynności, które w tym zakresie były podejmowane, a następnie osoba weryfikująca po dokonaniu powtórnej weryfikacji i uzyskaniu wyniku pozytywnego przyjmowała operat do zasobu co odnotowywała w rejestrze zgłoszeń. W Protokole powtórnej weryfikacji prawidłowo, zgodnie z p. 6 treści formularza zamieszczano informację, że Protokół zawiera wyniki weryfikacji usunięcia braków lub nieprawidłowości stwierdzonych we wcześniejszym Protokole weryfikacji. Ocena cząstkowa pozytywna. W kontrolowanym okresie nie miało miejsca wydanie decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia pracy do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego W Urzędzie Miasta Kutno system teleinformatyczny zapewniający pozyskiwanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz zabezpieczanie materiałów zasobu, o którym mowa w 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183) w okresie kontrolowanym nie funkcjonował. 25

26 Kontrolujący stwierdzili, że w ww. zakresie w Urzędzie Miasta funkcjonuje program OŚRODEK v. 8.23, stanowiący narzędzie do ewidencjonowania i zarządzania dokumentami zgromadzonymi w MODGiK, nie zapewniający pełnej elektronicznej obsługi zasobu, o którym mowa w ust. 2 ww. przepisu. Natomiast uruchomiony w 2014 r. GEOPORTAL Gminy Miasto Kutno działa jedynie w trybie publicznym, prezentując obywatelom aktualne dane z bazy danych ewidencji gruntów i budynków (granice działek ewidencyjnych, budynki, kontury klasyfikacyjne i użytki gruntowe), dane opisowe dotyczące działek (bez danych osobowych i numerów Kw), dane adresowe (nazwy ulic i numery adresowe) oraz ortofotomapę wykonaną w 2010 r. Jak wyjaśnił udzielający informacji Geodeta Powiatowy, w najbliższym czasie zostanie uruchomiony dostęp w trybie chronionym, umożliwiający wymianę danych geodezyjnych i kartograficznych drogą elektroniczną oraz zgłaszanie prac geodezyjnych i kartograficznych i elektroniczny dostęp do pełnej treści baz danych. Ocena cząstkowa pozytywna z nieprawidłowościami. Identyfikatory nadawane materiałom zasobu są zgodne z wymogami 15 ww. rozporządzenia. Klauzule stosowane na materiałach z zasobu są zgodne z wzorami klauzul wskazanymi w Załącznikach Nr 3 i 4 ww. rozporządzenia. Ocena cząstkowa pozytywna. Opatrzenie klauzulami dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych przechowywane są w segregatorach w MODGiK. Kontrolujący zauważają, że Wniosek dołączany jest również do operatu technicznego, co stanowi uchybienie i zostało dokładnie opisane na str. 18 niniejszego opracowania. 26

27 W kontrolowanej dokumentacji w 10 przypadkach wykonawcy prac nie złożyli Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. W pozostałych badanych przypadkach Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów odpowiadają wzorowi określonemu w załączniku do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych (Dz. U. poz. 914). Kontrolujący stwierdzają, że złożone Wnioski zawierają wszystkie wymagane elementy, określone w ww. przepisie. Wyniki analizy przedstawiono w Tabeli nr 7. Ocena cząstkowa pozytywna. Analiza terminów wystawiania Dokumentów Obliczenia Opłaty za uwierzytelnienie dokumentów wskazuje, że w zasadzie DOO wystawiano w terminie 1 dnia (w 36 przypadkach na 37 skontrolowanych dokumentacji). W pojedynczym przypadku DOO wystawiono w terminie 11 dni. Ocena cząstkowa pozytywna. Uwierzytelnione dokumenty wydawane były w chwili przedstawienia potwierdzenia wniesienia opłaty. Wyniki analizy przedstawione są w Tabeli nr 5. W okresie kontrolowanym nie zaistniały przypadki uwierzytelnienia dokumentów w sposób określony w 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Klauzula stosowana do uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych zastosowana jest prawidłowo. Ocena cząstkowa pozytywna. 27

28 (akta kontroli str ). Informacja o założeniu w obszarze Gminy Miasto Kutno stacji referencyjnych przez podmioty niepubliczne W obszarze Gminy Miasto Kutno nie zostały założone stacje referencyjne przez podmioty niepubliczne. Informacja o podejmowanych pracach dotyczących osnowy poziomej i wysokościowej w obszarze Gminy Miasto Kutno Jak wynika z przedstawionych kopii dokumentów: Umowa Nr GK/2/2015 z dnia r. dotyczącą realizacji zadania Inwentaryzacja punktów istniejącej osnowy poziomej i wysokościowej dla terenu miasta Kutno oraz Sprawozdania technicznego z dnia r. (str akt sprawy), Prezydent Miasta w grudniu 2015 r. dokonał inwentaryzacji istniejącej osnowy poziomej oraz istniejącej osnowy wysokościowej dla obszaru Gminy Miasto Kutno. Wyniki inwentaryzacji w zakresie osnowy poziomej W trakcie pomiarów odnaleziono w stanie dobrym 290 punktów osnowy poziomej szczegółowej (punkty stabilizowane) i 145 znaków (rozet) ściennych typu ART Olsztyn. Średni stopień zagęszczenia punktami osnowy szczegółowej (dla obszarów zurbanizowanych i terenów rolnych i leśnych łącznie) wynosi 1 punkt osnowy szczegółowej na 8 ha. W związku z tym należy stwierdzić, że zalecany stopień zagęszczenia punktami poziomej osnowy szczegółowej łącznie z punktami osnowy podstawowej, określony w Rozdziale 6 ust. 8 Załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 14 lutego 2012 r. w sprawie osnów geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych (Dz. U. poz. 352) pozostaje utrzymany. 28

29 Zgodnie bowiem z brzmieniem ww. przepisu, zalecany stopień zagęszczenia punktami osnowy szczegółowej łącznie z punktami osnowy podstawowej winien wynosić: na terenach zurbanizowanych nie mniej niż 1 punkt na 20 ha, a na terenach rolnych i leśnych stopień zagęszczenia powinien być dostosowany do potrzeb wynikających z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, nie mniej jednak niż 1 punkt na 120 ha. Wyniki inwentaryzacji w zakresie osnowy wysokościowej W obszarze Miasta Kutno oraz w jego bezpośrednim sąsiedztwie zidentyfikowano w stanie dobrym 150 znaków wysokościowych, co daje zagęszczenie 1 punkt osnowy wysokościowej na 22 ha. Ocena cząstkowa pozytywna. Sprawdzenie stopnia realizacji przepisu art. 23 ust. 3 pkt 1 lit. m ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne Zgodnie w ww. przepisem organy administracji publicznej przekazują właściwemu staroście odpisy ostatecznych decyzji administracyjnych, wraz z załącznikami oraz innymi dokumentami stanowiącymi integralną ich część, w sprawie o wpisie zabytku nieruchomego do rejestru zabytków. Jak wyjaśnił udzielający odpowiedzi Geodeta Miejski Pan Sławomir Lubowiecki, w okresie kontrolowanym nie miało miejsca przekazanie informacji, o której mowa w omawianym przepisie. Jednocześnie poinformował, że aplikacja EWOPIS, w której prowadzona jest część opisowa bazy EGiB dostosowana jest do wprowadzania ww. informacji. W takiej sytuacji przekazane informacje o numerze wpisu do rejestru zabytków staną się treścią wydawanych wypisów z bazy EGiB. Ocena cząstkowa pozytywna. 29

30 Sprawdzenie realizacji zalecenia pokontrolnego, wystosowanego po przeprowadzonej kontroli problemowej w 2012 r. W związku z kontrolą problemową, przeprowadzoną w dniach od r. do r. Łódzki Wojewódzki Inspektor wystosował następujące zalecenie pokontrolne: W działaniach związanych z wprowadzaniem zmian do operatu ewidencji gruntów i budynków przestrzegać przepisów wynikających z art. 35 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, mając na uwadze zasadę ogólną szybkości i prostoty działania wynikającą z art. 12 ww. ustawy Kpa. W celu sprawdzenia stopnia realizacji wydanego zalecenia, kontrolujący losowo wybrali do sprawdzenia dokumentację z 4 obrębów geodezyjnych (spośród wszystkich 6 obrębów): 1. Grunwald, 2. Kościuszków, 3. Śródmieście, 4. Łąkoszyn. W wybranych obrębach poddano analizie termin dokonania zmian w pierwszej, dwudziestej i ostatniej zmianie. Na podstawie ustalonych danych należy stwierdzić, że Prezydent Miasta Kutno zalecenie pokontrolne zrealizował. Najdłuższy termin wprowadzania zmiany wynosił 28 dni, najkrótszy termin wprowadzania zmiany wynosił 1 dzień. Średni termin dokonania zmiany wynosił 12,8 dnia. Wyniki analizy zamieszczono w tabeli na str akt sprawy. Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str ). 30