Często spotykane problemy z programem Płatnik. W ubezpieczeniach należy rozróżnić takie pojęcia jak: 1. Tytuł do ubezpieczenia

Transkrypt

1 Często spotykane problemy z programem Płatnik W ubezpieczeniach należy rozróżnić takie pojęcia jak: 1. Tytuł do ubezpieczenia 2. Podstawa naliczenia składek na ubezpieczenia. Tytuł do ubezpieczenia W języku księgowym termin ten w pewien sposób związany z zasadą memoriału czyli w momencie podpisania, np. umowy o pracę powstaje tytuł do objęcia ubezpieczeniami (emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym i zdrowotnym. FP i FGŚP nie są ubezpieczeniami a ZUS jedynie pośredniczy w ich przekazywaniu i w związku z tym nie będę się tym zajmował). Pracownik zatem jest objęty tytułem do ubezpieczeń od momentu podpisania umowy o pracę do momentu jej rozwiązania. W ciągu 7 dni od podpisania umowy i z datą podpisania należy zgłosić go do ubezpieczeń a wyrejestrować z dniem następnym po zwolnieniu. Jednocześnie w okresie objęcia tytułem ubezpieczenia mogą wystąpić okresy przerw w objęciu ubezpieczeniami. Powody przerw mogą być różne - na zajęciach omówiliśmy chorobowe ale nie jest to jedyny przypadek i może to być również urlop bezpłatny (wypoczynkowy - nie), zasiłki wychowawcze i wiele innych. W takim przypadku w miesiącu, w którym wystąpiła przerwa należy za ten okres wysłać druk RSA w raporcie za miesiąc, którego on dotyczy. Mówiąc inaczej jeśli pracownik zachoruje w miesiącu lutym to w raporcie za miesiąc luty (z identyfikatorem XX 02 gdzie XX to numer kolejny raportu - najczęściej 01) należy dołączyć RSA za danego pracownika. Istotne jest jednak, że w okresie przerwy pracownik nie podlega ubezpieczeniom. RSA zatem w żaden sposób nie jest związany z wypłatą wynagrodzenia. Istotny jest tylko okres przerwy. 1 / 13

2 Podstawa naliczenia składek na ubezpieczenia. Podstawą naliczenia składek na ubezpieczenia. są wypłacone wynagrodzenia. Nie jest w tym przypadku ważne jak długo dany pracownik przepracował w danym miesiącu. Nie jest ważne ile miał za dany miesiąc naliczone lecz ważne jest jedynie ile miał wypłacone. W języku księgowym jest to typowy przykład zasady kasowej. Przykładowo jeśli w lutym pracownik miał wypłacone wynagrodzenie nawet za okres roku to w raporcie za miesiąc luty w podstawie na ubezpieczenia społeczne wpisujemy kwotę wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu. Może zaistnieć sytuacja, że pracownik wcale w danym miesiącu nie pracował lecz skoro miał wypłacone wynagrodzenie (np. za poprzedni miesiąc) należy je uwzględnić w RCA za dany miesiąc. Identyfikator dokumentu Identyfikator dokumentu składa się z 8 cyfr w formacie NN MM RRRR, gdzie: NN to kolejne raporty za dany miesiąc - pierwszy raport 01 a każda następna korekta posiada wyższy numer. MM - miesiąc za który sporządzona została deklaracja, np za luty jest to 02 a raport wysyłany jest (w naszym zadaniu) do 15 marca. W raporcie tym należy uwzględnić wyłącznie dane za miesiąc luty. Czyli wynagrodzenia wypłacone w lutym RCA oraz okresy przerw (np. okres wynagrodzenia chorobowego) RSA w lutym. W raporcie NN 03 należy wykazać wynagrodzenia wypłacone w marcu (niekoniecznie należne tylko za miesiąc marzec) oraz okresy przerwy występujące w marcu. Jeśli pracownik choruje na przełomie miesiąca - np. od należy wypełnić raport RSA z identyfikatorem NN 01 2 / 13

3 za okres a w raporcie za miesiąc luty okres Jeśli w okresie styczeń - luty nie miał wypłaconego wynagrodzenia wypłaconego wynagrodzenia należy dołączyć raporty za styczeń i luty z podstawą naliczenia składek = 0 zł. Jeśli wynagrodzenie za okres 01 stycznia do 31 marca zostanie wypłacone to w raporcie za miesiąc marzec (wysyłanym do 15 kwietnia o identyfikatorze NN 03 ) należy wykazać sumę wypłaconych wynagrodzeń. Ale jeśli przykładowo obok wynagrodzenia za miesiące wypłaconych w marcu dodatkowo została wypłacona zaliczka za miesiąc kwiecień (również w marcu) to również ta kwota powinna znaleźć się w raporcie za miesiąc marzec. Myślę, że teraz to jest jasne. jeśli nie proszę o informację postaram się to opisać inaczej. Deklaracja za dany miesiąc i korekta tej deklaracji Zauważyłem, że część z Państwa sporządzała w zadaniu raport za miesiąc marzec z podstawami ubezpieczeń składających się z kwot wynagrodzeń za miesiąc luty wypłaconych w marcu a następnie korygowała ten raport dodając wynagrodzenia za marzec wypłacone w marcu. Oczywiste jest, że nie miałem podstaw nie uznać takiego sposobu, ponieważ raport o identyfikatorze (raport ten wysyła się, w naszym przypadku, do 15 kwietnia ) jako podstawy ubezpieczeń społecznych prawidłowo stanowił sumę wynagrodzeń wypłaconych w marcu. 3 / 13

4 Tak też robiliśmy na zajęciach w zadaniach przykładowych. Ale Drodzy Państwo robiliśmy tak aby zapoznać się ze sposobem sporządzania korekty. W zadaniu przykładowym była informacja, że po wysłaniu raportu za miesiąc marzec okazało się, że w miesiącu marcu obok wynagrodzenia za miesiąc luty wypłacono również wynagrodzenie za miesiąc marzec. Przed wysłaniem raportu za miesiąc marzec posiadaliśmy jedynie informację, że wypłacono jedynie wynagrodzenie za luty i wysłaliśmy raport zgodnie z naszą wiedzą. okazało się jednak błędne informacje i w rzeczywistości w marcu zostało wypłacone wynagrodzenie za marzec. Wobec tego musieliśmy skorygować wcześniejszą deklarację, gdyż ta okazała się niezgodna z rzeczywistością. W takim przypadku korekta była konieczna. Skoro jednak wysyłając deklarację posiadamy informację o faktycznie wypłaconych i jest ona zgodna z rzeczywistością nie ma potrzeby tworzenia korekty tylko można zsumować wypłacone wynagrodzenia w pierwszym raporcie za marzec o identyfikatorze 01 03, który należało wysłać do 15.kwietnia.. Tworzenie korekty nie jest błędem pytanie tylko: w jakim celu robić coś co jest zbędne. FAQ Otrzymałem też pytania odnośnie Płatnika. Pozwolę sobie je upublicznić wraz z odpowiedziami: 1. Problem w punkcie 6 naszego zadania. W przypadku osób zatrudnionych z tytułu umowy zlecenia nie mamy składki na ubezpieczenie chorobowe i podczas weryfikacji wyświetla się błąd. Co należy zrobić aby uzyskać prawidłowy zapis? Proszę sprawdzić w wynikach weryfikacji, musi być opis. Mogę się jedynie domyślać, że błąd polega na zaznaczeniu ubezpieczenia chorobowego w niewłaściwym miejscu. W przypadku osób uzyskujących dochód z tytułu umowy zlecenia ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne (pod warunkiem, że osoba podlega obowiązkowo innym ubezpieczeniom społecznym jeśli wnosi o dobrowolne objecie ubezpieczeniem emerytalnym nie może podlegać ubezpieczeniu chorobowemu) i jako dobrowolne należy je zaznaczyć. W związku z tym jeśli osoba na umowie zleceniu wnosi o objęcie ubezpieczeniem dobrowolnym i obowiązkowym to mogę wystąpić sytuacje: 1. Jeśli z innego tytułu jest objęta ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym i nie jest to ten sam pracodawca należy zaznaczyć 4 / 13

5 w polu 8 emerytalne i rentowe jako dobrowolne a w polu 6 wypadkowe. 2. jeśli obowiązkowo podlega (u nas) ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu i wypadkowemu może podlegać również ubezpieczeniu chorobowemu. Skoro wnosi o objęcie ubezpieczeniami dobrowolnymi i obowiązkowymi jako obowiązkowe (pole 6) należy zaznaczyć emerytalne, rentowe i wypadkowe a dobrowolne (pole 8) tylko chorobowe. Jeśli wyświetla się błąd pomimo braku zaznaczenia ubezpieczenia chorobowego proszę sprawdzić kod tytułu ubezpieczenia - z tytułu umowy zlecenia powinien być Na jakim formularzu należy uwzględnić punkt 7 zadania (premię)? Piotr Dwójka osiągnął wynagrodzenie za styczeń i wypłacone w lutym w wysokości 2100 i taki raport został wysłany za miesiąc luty. Był to pierwszy raport w tym miesiącu posiada on numer Skoro okazało się, że otrzymał 200 zł premii to faktycznie zarobił 2300 i od takiej kwoty powinny być liczone składki. Zatem należy skorygować deklarację wcześniej wysłaną podobnie jak tworzy się nowy raport na podstawie poprzedniego okresu (Narzędzia / Twórz dokumenty rozliczeniowe / Dalej / Identyfikator dokumentów / Dalej / Tak / komplet korygujący / Dalej / Zakończ) Następnie należy wejść w zakładkę "Dokumenty" następnie "Dokumenty wprowadzone", Następnie w raporcie RCA poprawić tylko dla Piotra Dwójki podstawę do społecznych z 2100 na 2300 i odpowiednio podstawę do zdrowotnego. Zweryfikować raport i zapisać. Otworzyć DRA "Usuń składki" "Wylicz". W praktyce należy poprawić również Fundusz Pracy i FGŚP jeśli się zmieni ale zgodnie z umową nie będę zaglądał do tych składek dlatego następny krok to: "Weryfikuj", "Zapisz" i "Wyślij" 3. Jak rozliczamy ryczałt za używanie samochodu z punktu 9? Do zadania wkradł się błąd - oczywiście chodzi o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę kwota 200 zł nie podlega składkom ZUS (i znowu występują tu wyłączenia i w określonych przypadkach część tej kwoty może podlegać ZUS) na potrzeby zadania kwota ta nie jest brana za podstawę ubezpieczeń i dlatego należy ją pominąć Istotne jednak jest aby pamiętali Państwo, ze ryczałt taki zwolniony jest ze składek ZUS tylko dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w przypadku umowy zlecenia należy go doliczyć do podstawy składek na normalnych zasadach (przykład: umowa zlecenie ryczałt 200 zł należy przyjąć jako podstawę składek ). 5 / 13

6 Opis zagadnienia tutaj: mochodow.html i tutaj: elow-sluzbowych.html Podane strony nie przydadzą się na zaliczeniu, gdyż jak mówiłem nie wymagam znajomości wskaźników i stóp procentowych lecz umiejętności. Podaję je jednak dla zainteresowanych. Oczywiście gdyby nawet przyjąć, że faktycznie chodzi o samochód służbowy używany do celów służbowych to kwota 200 zł ryczałtu również nie podlega składkom. Zatem w obu przypadkach 200 zł nie należy uwzględniać. Przypominam: Składki ZUS nalicza się od wypłaconych wynagrodzeń. Skoro za miesiąc styczeń wynagrodzenie zostało wypłacone w miesiącu lutym to za styczeń należy wysłać raport z podstawą składek = 0 Wynagrodzenia za miesiąc styczeń wypłacone w lutym należy uwzględnić w raporcie za miesiąc luty. Jeśli z różnych powodów nie naliczamy wynagrodzenia danej osobie to do czasu wyrejestrowania osoba ta powinna być uwzględniona w raporcie za dany miesiąc z podstawą = 0 Podstawą składki na ubezpieczenie zdrowotne jest kwota brutto pomniejszona o naliczone składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika i nie zawsze jest to 13,71%. 6 / 13

7 Obserwując problemy problemy w obliczaniu podstaw składek w przypadku wystąpienia choroby pracownika poniżej przedstawiam schemat postępowania. Przykład Zatrudniamy pracownika, niech to będzie Ernest Piętnastka. pracuje on u nas od na umowę o pracę jest w wieku 35 lat. Nie jest istotny wymiar etatu. Nie jest też zatrudniony z innego tytułu ani nie był w ostatnim roku (ta informacja jest istotna z punktu widzenia okresu wyczekiwania na nabycie prawa do wynagrodzenia chorobowego). Pan Ernest Piętnastka w miesiącu: 1. Styczniu przepracował w okresie do za co uzyskał wypłacone w styczniu wynagrodzenie w wysokości zł. a od do (16 dni) chorował na grypę i z tego tytułu przebywał na zwolnieniu lekarskim. Należy zatem w deklaracji RCA w podstawie ubezpieczeń emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego wpisać kwotę zł a w podstawie ubezpieczenia zdrowotnego kwotę 862,90 czyli ,10 (1.000 pomniejszone o składki na ubezpieczenie społeczne potrącone pracownikowi). należy ponadto wypełnić raport RSA (jako ciekawostka kod przyczyny przerwy to 151) wskazując okres przerwy. W związku z okresem wyczekiwania pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe i dlatego nie naliczamy go. Gdyby Panu Ernestowi przysługiwało wynagrodzenie (wyjątki okresu wyczekiwania) należałoby naliczyć mu wynagrodzenie chorobowe za okres choroby od minimalnej kwoty wynagrodzenia czyli w roku. Byłaby to zatem kwota 510,24 czyli pomniejszona o składki na ubezpieczenie społeczne potrącone pracownikowi (13,71% - 190,02) czyli 1.195,98. kwotę tą musielibyśmy podzielić przez 30 dni czyli 39,87 za każdy dzień choroby (bez wyłączenia dni wolnych), pomnożyć przez 80% co daje 31,89 zł za 1 dzień choroby. Za 16 dni byłaby to kwota 510,24. W takiej sytuacji podstawą ubezpieczeń społecznych byłaby kwota zł a podstawą ubezpieczenia zdrowotnego kwota 1.373,14 (862, ,24). oczywiście w takim przypadku również należałoby wysłać druk RSA taki sam jak opisany wcześniej (jako ciekawostka kod 7 / 13

8 przyczyny przerwy to przy zaliczeniu nie analizuję kodu i jeśli program uznaje za prawidłowy to i ja tak robię). Wysłana deklaracja to deklaracja za miesiąc styczeń a wysyła się ją w lutym. jej identyfikator Lutym Pan Ernest Piętnastka przepracował pełny miesiąc uzyskując wynagrodzenie zł. należy zatem za luty wysłać raport RCA, w którym podstawą ubezpieczeń: emerytalnego, rentowego, wypadkowego i chorobowego jest kwota zł a podstawą ubezpieczenia zdrowotnego kwota 1.725,80 (2.000 pomniejszone o składki na ubezpieczenie społeczne potrącone pracownikowi). W marcu wysyłamy druk RCA za miesiąc luty z identyfikatorem Marcu pracownik przepracował w okresach i a w pozostałym okresie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe za przepracowany okres otrzymał wynagrodzenie wypłacone w marcu w wysokości zł. W związku z tym należy obliczyć wynagrodzenie chorobowe za okres czyli 5 dni. Postawą do obliczenia wynagrodzenia chorobowego jest średnia kwota z 12 miesięcy a jeśli jest u nas zatrudniony w okresie krótszym niż 12 miesięcy to jest to średnia ze wszystkich w pełni przepracowanych miesięcy (u nas jest to tylko luty ) czyli zł. Należy zatem obliczyć wynagrodzenie chorobowe za 5 dni a jako podstawę przyjąć zł. jest to kwota 230,10 zł czyli pomniejszona o składki na ubezpieczeni a społeczne (13,71%) potrącone pracownikowi czyli 274,20 co daje kwotę 1.725,80. kwotę tę mnożymy razy 80% a wynik dzielimy przez 30 (dni). W wyniku obliczeń otrzymujemy kwotę wynagrodzenia za 1 dzień choroby czyli 46,02. Za 5 dni jest to kwota 230,10. W takim przypadku podstawą do ubezpieczeń społecznych jest kwota a ubezpieczenia zdrowotnego kwota 1.955,90, czyli suma 1.725,80 i wynagrodzenia chorobowego czyli 230,10. Skoro wynagrodzenie zostało wypłacone w marcu za ten miesiąc wysyłamy raport RCA i RSA z identyfikatorem / 13

9 4. Kwietniu pracownik przepracował w okresach i a w pozostałym okresie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe za przepracowany okres otrzymał wynagrodzenie wypłacone w maju w wysokości zł. Skoro w kwietniu nie zostało wypłacone wynagrodzenie za ten miesiąc wysyłamy raport RCA o podstawach ubezpieczeń 0 zł i deklarację RSA za czas choroby. Identyfikator raportu Maju pracownik przepracował w okresach i a w pozostałym okresie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe za przepracowany okres otrzymał wynagrodzenie wypłacone w maju w wysokości zł. Skoro w maju zostało wypłacone wynagrodzenie za miesiąc kwiecień i maj wysyłamy raport RCA o podstawach ubezpieczeń społecznych zł i zdrowotnego 3.911,80 zł czyli zsumowane wynagrodzenia z kwietnia i maja oraz deklarację RSA za czas choroby w maju. Raport wysyłany w czerwcu za maj posiadający identyfikator Wynagrodzenie chorobowe obliczamy do 33 dni w roku. Po przekroczeniu 33 dni okresu choroby pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, który w naszych przykładach wypłaca ZUS. W związku z tym wydajemy pracownikowi Z-3 i przestajemy naliczać wynagrodzenie za czas choroby. Wyjątkiem jest sytuacja gdy pracownik nabył prawo do zasiłku chorobowego w poprzednim roku. jeśli w następnym roku kontynuuje chorobę to do czasu choćby jednego dnia przerwy przysługuje mu zasiłek chorobowy. 9 / 13

10 10 / 13

11 11 / 13

12 12 / 13

13 13 / 13