Instrukcja uz ytkowania dodatku Excel CONT-EVO MAP - POLSKA

Transkrypt

1 Instrukcja uz ytkowania dodatku Excel CONT-EVO MAP - POLSKA Spis treści Uwagi ogólne...2 Wymagania techniczne...2 Instalacja/uruchomienie...2 Interfejs...2 Tworzenie map regionów...3 Dodawanie barw wg kluczy liczbowych...6 Tworzenie i edycja wykresów Eksport map i wykresów CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

2 Uwagi ogólne Dodatek CONT-EVO MAP jest programem (tzw. dodatkiem programu MS Excel), który umożliwia prezentację danych liczbowych na mapie. Program umożliwia nakreślenie w dowolnym arkuszu kształtów obrazujących poszczególne województwa Polski, następnie kolorowanie ich dowolną liczbą odcieni jedną spośród 20 dostępnych barw, wstawienie wykresów, legendy, nazw, etykiet i tytułu. Niniejszy przewodnik ma za zadanie zaprezentowad użytkownikowi sposób poruszania się po tej aplikacji. Przedstawione tu metody wprowadzają jedynie w możliwości programu, które można znacząco rozszerzyd używając poleceo wbudowanych w program MS Excel. Wymagania techniczne Podstawowym wymogiem dla działania programu jest poprawnie zainstalowany składnik pakietu MS Office MS Excel w wersji 2007 lub Dodatek poprawnie pracuje na każdej konfiguracji sprzętowej zgodnej z MS Office, tj. procesor co najmniej 500 MHz, 256 MB RAM, rozdzielczośd ekranu 1024 x 768. Podane wymagania związane są z faktem, iż dodatek bazuje tylko i wyłącznie na wbudowanych funkcjonalnościach programu MS Excel. Instalacja/uruchomienie Do rozpoczęcia pracy z programem nie jest konieczna żadna instalacja ze strony użytkownika. Uruchomienie programu odbywa się poprzez otwarcie pliku o nazwie CONT-EVO MAP - POLSKA.xlam w programie MS Excel. Bardzo ważne jest, aby program Excel został odpowiednio skonfigurowany dla obsługi makr. O ile ustawienia użytkownika umożliwiają uruchamianie makr, możemy przystąpid do otwarcia pliku z lokalizacji, w której został on zapisany. Interfejs Po otworzeniu dodatku Excel, na wstędze pojawi się dodatkowa karta CONT-EVO MAP : Służy ona do wykonywania wszystkich operacji związanych z wizualizacją: - wstawianie obiektów mapy do arkusza (wraz z tytułem), - kolorowanie wg wybranej palety barw i klucza liczbowego, CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

3 - dodawania/usuwania etykiet nazw regionów oraz liczb, jak i operacji na nich, - dodawania/usuwania wykresów ułatwiania ich edycji i formatowania, dodawania legendy. Zaprezentowana powyżej karta na wstążce MS Excel podzielona jest na 3 podstawowe części będące przedmiotem tego pliku pomocy: - Wstaw służy do wstawiania elementów mapy, na której później wizualizowane będą dane, - Barwy służy do operowania barwami i legendą z nimi związaną na mapie oraz wstawiania i usuwania etykiet nazw regionów i etykiet liczbowych, - Wykresy najbardziej złożona grupa służy do wstawiania/usuwania wykresów dla prezentowania danych w obszarach oraz ich edycji. Kolejne rozdziały niniejszego pliku pomocy na przykładowych danych, przedstawią wszystkie funkcjonalności zaprezentowanej powyżej karty. Po zapoznaniu się z tym materiałem, użytkownik powinien byd w stanie w krótkim czasie przygotowad efektowną wizualizację danych liczbowych w podziale na województwa Polski. Tworzenie map regionów Tworzenie mapy regionów, odbywa się przy użyciu polecenia Wstaw umieszczonego na karcie CONT-EVO MAP jest to pierwsze polecenie z lewej strony: Użytkownik musi wiedzied, iż aby wstawid mapę do aktualnego arkusza, wcześniej powinniśmy mied w kolumnie przygotowane nazwy województw wg ściśle określonej nomenklatury. W tym pomocne jest inne polecenie Wstaw listę kształtów dostępne po prawej stronie poprzednio prezentowanego polecenia. Jego użycie spowoduje wypełnienie się komórek (począwszy od aktywnej) listą dostępnych regionów mapy wg nazewnictwa użytego w programie: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

4 UWAGA: Możliwe jest zbudowanie mapy z wybranych regionów w tym celu należy wpisad w kolumnie odpowiednie nazwy pomijając te, których użytkownik nie chce prezentowad. Teraz można przystąpid do tworzenia mapy Polski. Po użyciu wspomnianego polecenia Wstaw na ekranie pokaże się okno dialogowe, pytające użytkownika o zakres nazw regionów: Podane odpowiedniego zakresu oraz potwierdzenie przyciskiem OK spowoduje wklejenie odpowiednich obiektów w miejscu aktywnej komórki danego arkusza: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

5 Możliwe jest wstawienie tylko jednego obiektu tego typu w danym arkuszu. W danym arkuszu nie powinny także znajdowad się jakikolwiek inne obiekty (kształty, wykresy, obrazy itp.) poza przez niego utworzonymi. Ponadto nie można podawad zakresów zawierających przerwy oraz zakresów poziomych. Możliwe jest za to zbudowanie mapy dla wybranych regionów (wystarczy w podanym (nadal ciągłym) zakresie pominąd te, których nie chcemy widzied). Po wstawieniu obiektu, możliwe jest przesunięcie go w dowolne miejsce arkusza (metodą przeciągnij i upuśd ) jak i zmiana jego wielkości, do której służyd może polecenie Powiększ/zmniejsz rozmiar dostępne powyżej polecenia omawianego przed chwilą: W tym przykładzie mapa zostanie zmniejszona do 80% pierwotnej wielkości. Użycie tej funkcji gwarantuje zachowanie współczynników proporcji dla wyświetlanych obiektów. Nadal jednak CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

6 użytkownik może użyd np. ręcznego spłaszczenia mapy w celu uzyskania dodatkowego efektu wizualnego wystarczy złapad myszą za dolną krawędź obiektu mapy i przeciągnąd go do góry. Ostatnim poleceniem w omawianej grupy wstążki dodatku jest Wstaw tytuł. Jego użycie powoduje dodanie pola tekstowego w górnej części obiektu mapy: Następnie pole to można dowolnie przesuwad lub edytowad przy użyciu wbudowanych w Excel funkcjonalności. Dodawanie barw wg kluczy liczbowych Kolejna częśd będzie miała za zadanie omówienie możliwości pokrywania mapy barwami wg zadanych wartości liczbowych. Dla celów tej instrukcji, przygotowane zostały następujące dane liczbowe (fikcyjne): Region Dane 1 Dane 2 Dane 3 Dane 4 Dolnośląskie Kujawsko-Pomorskie Lubelskie Lubuskie Łódzkie Małopolskie Mazowieckie Opolskie Podkarpackie Podlaskie Pomorskie Śląskie Świętokrzyskie Warmińsko-Mazurskie Wielkopolskie Zachodniopomorskie CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

7 Użycie polecenia Koloruj w grupy Barwy spowoduje pytanie użytkownika o podane zakresu z danymi liczbowymi dla jakich mają zostad zastosowane barwy na mapie: Po czym pojawi się kolejny komunikat z zapytaniem o liczbę odcieni wybranego koloru: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

8 Należy podad żądaną liczbę odcieni w polu tekstowym (na przykładzie powyżej jest to 8). Zaznaczenie pola Etykiety wartości spowoduje automatyczne dodanie etykiet dla danego obszaru. Odpowiednio zaznaczenie pola Jaśniejsze barwy spowoduje, że odcienie na mapie będą w bardziej jasne (największe wartości nie będą reprezentowane przez odcieo bliski czerni). Wybranie jakiegokolwiek koloru z dostępnej listy, powoduje uruchomienie procedury kolorowania tak, że w efekcie uzyskamy gotową mapę z barwami: Automatycznie zostaje też dodana legenda prezentując rozłączne przedziały barw dla podanych danych. Trzeba dodad, iż program automatycznie sortuje dane malejąco i dodatkowo grupuje wartości równe stąd dla danych zawartych w tym przykładzie, możliwa liczba odcieni wyniosła tylko 5 (mimo podania wcześniej liczby 8) powodem są powtarzające się wartości 100, 200 i 400. Używając opcji kolorowania bez zaznaczonej opcji Etykiety wartości, możliwe jest uzyskania kolorowania mapy wg klucza innego niż wyświetlane później etykiety, przy czym legenda, która pojawiła się w prawym górnym rogu będzie oparta o dane wykorzystane do kolorowania. Dla zobrazowania tej funkcjonalności, mapa zostanie jeszcze raz pokolorowana, jednak w oparciu o inne dane (nazwane Dane2), bez dodania etykiet (po wcześniejszym usunięciu poprzednich przyciskiem Wstawiaj/usuwaj etykiety ). Dodatkowo należy pamiętad, aby poleceniem Usuwaj etykiety legendy usunąd pozycje legendy z prawej strony w przeciwnym wypadku, nowa legenda kolorów dodana zostanie z błędami.: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

9 Następnie użyte zostanie ponownie polecenie Wstawiaj/usuwaj etykiety, które zapyta o źródło dla etykiet liczbowych na mapie: W efekcie dając: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

10 Kolejne użycie polecenia Wstawiaj/usuwaj etykiety spowoduje naprzemienne usuwanie istniejących etykiet lub ich ponowne dodawanie (po każdorazowym określeniu źródła liczb dla nich). Ważne jest, iż źródła danych dla kolorów, etykiet i pozostałych elementów, które będą się pojawiad na mapie muszą byd umieszczone w odpowiednich wierszach (dla danego regionu), które pierwotnie użyte były do stworzenia mapy. Dodatkowa opcja w tej samej grupie Wstawiaj/usuwaj nazwy spowoduje dodanie nazw przyporządkowanych regionom: Kolejna częśd tej grupy zawiera polecenia związane z ułatwieniem użytkownikowi operacji formatowania powstałych obiektów: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

11 - Zaznacz etykiety (pod przyciskiem Etykiety kształtów oraz Etykiety liczbowe ) - zaznacza wyświetlane na mapie etykiety, - Wyrównaj etykiety powoduje wyrównanie w poziomie powyższych obiektów (wyśrodkowanie względem granic poszczególnych regionów). Funkcjonalności te związane są z faktem, iż użytkownik może dokonad zaznaczenia określonej grupy obiektów na mapie i je w jednym czasie formatowad, dzięki temu, iż wszystkie obiekty są wbudowanymi polami tekstowymi MS Excel (np. zmieniając kolor, czy czcionkę). Ostatnie dwa polecenia dotyczą ułatwienia formatowania, przesuwania oraz usuwania obiektów tworzących legendę dla barw na mapie: Użycie polecenia Zaznacz etykiety legendy powoduje uaktywnienie tychże obiektów, dzięki czemu można zmienid ich format, lub przeciągnąd myszą w inne miejsce. Polecenie Usuwaj etykiety legendy usuwa te obiekty z mapy. Dla zapewnienia poprawnej pracy dodatku w każdym momencie, nie należy samodzielnie usuwad jakichkolwiek obiektów osadzonych przez program (wyjątkiem jest tytuł wykresu). Skasowanie obiektu bez użycia odpowiedniego polecenia zawartego na wstążce CONT-EVO MAP może w efekcie uniemożliwid lub ograniczyd funkcjonalności programu. Tworzenie i edycja wykresów Dodatek CONT-EVO MAP umożliwia także prezentację w postaci wykresów na tle mapy. Dostępne są wszystkie wykresy, które można użyd w programie MS Excel. Domyślnie wstawiany jest wykres kolumnowy dla wielu serii, jednak nie ma przeszkód aby w prosty sposób przekształcid go w dowolny inny wykres. Wykresy wstawia się przy użyciu polecenia Wstawiaj wykresy umieszczonego w kolejnej grupy wstążki: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

12 Po podaniu zakresu danych (ponownie, odpowiednie wartości muszą odpowiadad wierszom z nazwami regionów użytym do budowania mapy, ponadto powinny się zaczynad od pierwszego z nich): Wykresy zostały dodane. Usunięcie ich można wykonad poprzez użycie kolejnego polecenia na wstążce Usuwaj wykresy. Kolejne polecenie Dane: wiersz/kolumna umożliwia jednorazowe zdefiniowane układu danych dla wszystkich wykresów. Funkcjonalnośd ta może byd przydatna w sytuacji, kiedy użytkownik chciałby prezentowad np. trendy na wykresach liniowych lub jednolite dane w ramach tej samej serii danych na wykresie kołowym. Po jej użyciu wykresy ulegną zmianie: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

13 Ostatnie polecenie w tej części grupy Wykresy wstążki umożliwia łatwą adaptację wykresów względem jednego z nich. Użytkownik może zmienid typ wykresu oraz inne jego właściwości używając wbudowanych w Excel funkcjonalności. W przykładzie na potrzeby niniejszej dokumentacji wykres dla regionu pomorskiego zostanie zamieniony na kołowy: Jeśli użytkownik użyje teraz funkcji kopiowania wykresu (menu kontekstowe lub skrót klawiaturowy CTRL +C) a następnie polecenia Wklej format, spowoduje że natychmiast wszystkie pozostałe wykresy osadzone na mapie przyjmą format wzorcowego: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

14 Funkcjonalnośd ta ma działa dla zmiany typu, formatowania, wyświetlania etykiet serii itp. właściwościom wykresów. Kolejne polecenia dotyczą stricte edycji grupowej wykresów: - Powiększ/zmniejsz rozmiar - działa analogicznie jak polecenie dla mapy omówione powyżej, - Zaznacz wykresy zaznacza wszystkie obiekty tego typu na mapie, w celu np. umożliwienia ich przeciągnięcia w określonym kierunku myszą, - Wyrównaj wykresy dokonuje automatycznego pozycjonowania wykresów względem obiektów mapy (każdego regionu z osobna) podobnie jak w przypadku etykiet jedynie w poziomie. Aby dodad legendę do istniejących wykresów, należy użyd polecenia z ostatniej części omawianej grupy Wstaw legendę wykresów (pod przyciskiem Etykiety wykresów ). Użytkownik zostanie zapytany o podanie komórek z zawartością legendy: CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

15 Po czym zostanie ona dodana: Podobnie jak w przypadku poprzednich obiektów, także legenda jest utworzona na bazie pól tekstowych, dzięki czemu poprzez użycie polecenia Zaznacz legendę wykresów możliwa jest jej edycja w ramach poleceo dostępnych z poziomu MS Excel. Polecenie Usuwaj legendę wykresów powoduje usunięcie wcześniej utworzonych obiektów. Oba znajdują się pod wspomnianym wcześniej przyciskiem Etykiety wykresów. Dodad należy, iż legenda jest tworzona bez względu na układ danych dla wykresów czyli może byd wstawiona zarówno dla odrębnych serii danych lub odrębnych punktów danych w ramach jednej serii (co ma zastosowanie w przypadku prezentacji np. trendów). Eksport map i wykresów Ze względu na fakt, iż oprogramowanie tworzy obiekty wbudowane w MS Excel i są one scalone w efekcie koocowym, funkcje eksportu do plików graficznych i innych nie zostały zaimplementowane. CONT-EVO Arkadiusz Dolioski

16 W celu przeniesienia efektów pracy, użytkownik może skopiowad zbudowaną mapę do jakiegokolwiek innego programu używając poleceo Kopiuj (CTRL+C) i Wklej (CTRL+V). Obiekt może byd skopiowany zarówno do wbudowanego w system Windows programu Paint, jak i do każdej innej aplikacji systemu MS Office (jak MS Word czy MS PowerPoint przy czym w przypadku tego drugiego, wykresy stworzone w aplikacji mogą się zachowywad jak prawdziwe wykresy połączone o ile zostaną spełnione ku temu wymagania systemu Office). Przy zastosowaniu odpowiednich funkcjonalności, możliwe jest też eksportowanie arkusza kalkulacyjnego zawierającego mapy do pliku PDF lub HTML. CONT-EVO Arkadiusz Dolioski