Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 4/2006 P. O. Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 01 lipca 2006 r.

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 4/2006 P. O. Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 01 lipca 2006 r. w sprawie zasad obiegu dokumentów finansowych. W celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów finansowych zarządza się, co następuje: 1 Zasady postępowania z dokumentami finansowymi związanymi z działalnością Ośrodka Przetwarzania Informacji określa Instrukcja obiegu dokumentów finansowych, stanowiąca załącznik do zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. p. o. Dyrektora dr Dorota Maciejko

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 4/2006 z dnia 1 lipca 2006 r. I n s t r u k c j a obiegu dokumentów finansowych w Ośrodku Przetwarzania Informacji I. Zasady postępowania z zewnętrznymi dokumentami finansowanymi. 1. Rejestracja dokumentów wpływających Dokumenty wpływające są przekazywane do komórki kancelaryjnej. Komórka kancelaryjna przeprowadza selekcję dokumentów na dwie grupy: dokumenty finansowe oraz pozostałe dokumenty. Dokumenty finansowe są wpisywane do ksiąŝki rejestru korespondencji i oznaczone: data wpływu, kolejnym numerem wpisu do rejestru, parafą osoby rejestrującej Rejestracja odbywa się niezwłocznie, z tym Ŝe dokumenty wpływające pod koniec dnia roboczego mogą być zarejestrowane w pierwszej części następnego dnia roboczego Zarejestrowane dokumenty finansowe są przekazywane przez komórkę kancelaryjną do Sekretariatu Dyrektora celem przedłoŝenia Dyrektorowi. 2. Weryfikacja dokumentów przez Dyrektora lub osobę przez niego upowaŝnioną Dyrektor po otrzymaniu dokumentów i weryfikacji merytorycznej: a) kieruje dokumenty dotyczące bezpośrednio projektów realizowanych w OPI do koordynatorów tych projektów w celu sprawdzenia i potwierdzenia zgodności merytorycznej, w tym wykonania dostawy lub usługi z warunkami: zamówienia; umowy; kontraktu b) kieruje dokumenty dotyczące dostaw i usług nie związanych bezpośrednio z projektami do właściwych komórek organizacyjnych lub upowaŝnionych pracowników w celu potwierdzenia zgodności merytorycznej i faktycznej wykonanych dostaw lub usług z warunkami: zamówienia; umowy; kontraktu c) kieruje zestawienia operacji finansowych dotyczących kart płatniczych do pracowników dysponujących kartą płatniczą d) akceptuje merytorycznie pozostałe dokumenty płatnicze e) zleca właściwym komórkom organizacyjnym lub upowaŝnionym pracownikom wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości dotyczących danego dokumentu finansowego 2.2. Dokumentacja finansowa po ocenie i weryfikacji merytorycznej kierowana jest do Głównego Księgowego w celu dekretacji finansowej Decyzje o odmowie zapłaty podejmuje Dyrektor. 3. Opis merytoryczny dokumentu finansowego Koordynator lub pracownik opisujący od strony merytorycznej dokument finansowy nie budzący wątpliwości umieszcza na dokumencie, w miejscu nie kolidującym z treścią dokumentu, adnotacje zawierająca: a) potwierdzenie zgodności dokumentu z warunkami zamówienia, umowy czy kontraktu oraz wykonania dostawy lub usługi b) numer zamówienia, kontraktu lub umowy c) wewnętrzny numer projektu zgodny z numeracją stosowaną w rachunkowości OPI d) opis celu poniesionych kosztów wynikających z umów wraz ze wskazaniem kosztów stałych e) datę wraz z podpisem pracownika wskazanego do opisu dokumentu finansowego Opis merytoryczny powinien odbywać się w moŝliwie najkrótszym czasie, mając na uwadze kodeksowy termin na zgłaszanie ewentualnych zastrzeŝeń do wystawcy dokumentu. Zaleca się, aby okres opisu merytoryczny dokumentu nie przekraczał trzech dni roboczych. 1

3 3.3. Opisane dokumenty koordynator lub wyznaczony pracownik przekazuje zwrotnie do Dyrektora, które przekazuje je dalej zgodnie z pkt Wyjaśnienia wątpliwości i niejasności dotyczących zewnętrznych dokumentów finansowych. Odmowa zapłaty Wątpliwości i niejasności dotyczące dokumentów finansowych naleŝy wyjaśniać bezzwłocznie, tak aby w przypadku konieczności odrzucenia dokumentu, moŝna było dostarczyć wystawcy dokumentu odmowę zapłaty w terminie przewidzianym obowiązującymi przepisami Pismo zawierające odmowę zapłaty sporządza koordynator lub pracownik, o którym mowa w ppkt. 2.1.e i przedkłada do podpisu Dyrektora Dokumenty o których mowa w ppkt naleŝy skierować do zaopiniowania do radcy prawnego. 5. Dekretacja rachunkowa Zewnętrzne dokumenty finansowe zawierające akceptacje merytoryczną podlegają sprawdzeniu i akceptacji pod względem formalnym i rachunkowym Głównego Księgowego. Akceptacja ta wyraŝa się w umieszczeniu stosownej dekretacji na dokumencie, m.in. numerów kont i kwot, datę i podpis osoby dekretującej Po dekretacji Główny Księgowy przekazuje dokumenty właściwym pracownikom komórki rachunkowo księgowej, którzy wprowadzają stosowną dokumentację do systemu finansowo-księgowego. 5.3 Główny Księgowy podejmuje niezwłocznie stosowne działania, gdy dokument finansowy nie posiada opisu merytorycznego, bądź posiada wady uniemoŝliwiające akceptację pod względem formalno rachunkowym, z zachowaniem terminów dotyczących odmowy zapłaty. 6. SłuŜbowe karty płatnicze Pracownicy OPI korzystający z kart płatniczych gromadzą i przechowują dokumenty finansowe a następnie przekazują do Dyrektora na koniec miesiąca, w celu weryfikacji z zestawieniem, o którym mowa w ppkt. 2.1 c Dokumenty z ppkt. 6.1, Dyrektor po weryfikacji opisanej w punkcie 2 przekazuje zgodnie z ppkt c. Przekazywany zestaw dokumentów obejmuje: a) zestawienie operacji finansowych karty płatniczej z adnotacją dotycząca akceptacji merytorycznej; b) trwale spięte z tym zestawieniem oryginały rachunków, faktur, paragonów i innych dokumentów odpowiednio opisane i potwierdzone na odwrocie, dotyczące zapisów ujętych w wyciągu bankowym. 7. Przechowywanie dokumentów finansowych Główny Księgowy jest odpowiedzialny za prawidłową organizację systemu gromadzenia, uporządkowanego i bezpiecznego przechowywania dokumentów finansowych Koordynatorzy projektów / zadań finansowanych ze środków pomocowych odpowiedzialni są za gromadzenie kopii dokumentów finansowych związanych z ich realizacją. II Szczególne zasady (polityki) rachunkowości w zakresie projektów / zadań współfinansowanych ze środków pomocowych. Opis merytoryczny dokumentów finansowych związanych ze środkami pomocowymi stanowi załącznik nr 1, będący integralną częścią niniejszej instrukcji. Załącznik nr 1 do Instrukcji wprowadzonej Zarządzeniem nr 4/2006 z dnia 1 lipca2006 r. 2

4 Szczególne zasady (polityki) rachunkowości w zakresie projektów / zadań wspófinansowanych ze środków pomocowych 1. Dla uzyskania lepszej przejrzystości i czytelności informacji o wykorzystaniu środków na realizację projektów / zadań współfinansowanych ze środków pomocowych dla wydatków/kosztów i wpływów/przychodów projektów / zadań zakłada się wyodrębniony wspólny rachunek bankowy, chyba Ŝe wymagania umowy o współfinansowanie wymagają dla danego projektu / zadania rachunku bankowego wydzielonego tylko dla tego projektu / zadania. Koszty dot. projektu / zadania ujmuje się kasowo na kontach zespołu 4 z wyodrębnieniem projektu / zadania w czwartym stopniu analityki. 2. Księgi rachunkowe w zakresie projektów/zadań współfinansowanych ze środków pomocowych prowadzone są komputerowo, w programie finansowo-księgowym pod nazwą SYMFONIA. Program ten jest powiązany za pomocą automatów księgowych z programem/modułem płacowokadrowym o tej samej nazwie oraz programem /modułem handlowym i modułem środki trwałe. 3. Wyodrębnienie ewidencji księgowej wszystkich realizowanych projektów/zadań uzyskuje się poprzez odpowiednie rozbudowanie analityki w planie kont, a takŝe poprzez prowadzenie w księdze rachunkowej głównej kont pozabilansowych (w ramach zespołu 9 kont) w układzie preliminarzy poszczególnych projektów/zadań. 4. Dokumenty dotyczące poszczególnych projektów / zadań księgowane są do księgi głównej w FK i przechowywane w opisanych segregatorach w dziale księgowości. Dokumenty kosztowe są księgowane w rejestrze zakupów (FVZ) i przechowywane łącznie z dokumentami do tego rejestru. Księgowania na poszczególne projekty/zadania dokonywane są wg celu zakupu i opisu zamieszczonego na dokumencie przez osobę merytorycznie odpowiedzialną za dany projekt/ zadanie (koordynator). Kopie dwustronne w/w dokumentów przekazywane są koordynatorom projektów, którzy następnie sporządzają kolejne kopie dołączane do wniosków o płatność zgodnie z wymaganiami umowy/kontraktu, dotyczącymi danego projektu/zadania. 5. Wyodrębnieniu podlegają zapisy księgowe dotyczące realizowanych projektów/zadań, zgodnie z wymogami zawartymi w umowach lub innych dokumentach, w których określono obowiązek wydzielenia zapisów księgowych dotyczących danego projektu/zadania. 6. KaŜdy projekt/zadanie ma wyodrębnione konto kosztowe wraz z rozbudowaną analityką - stosownie do potrzeb działań, których projekt dotyczy. Pierwszy poziom analityki 4XX - informuje o grupie rodzajowej kosztów. Drugi poziom analityki- 4xx-XX został utworzony na potrzeby sprawozdań wewnętrznych OPI. Na tym poziomie wyodrębnione są koszty niekwalifikowane projektów/ zadań. Na trzecim poziomie analityki definiujemy działalność statutową lub gospodarczą 4xx-x-X Czwarty poziom analityki 4xx-x-x-X - to wyszczególnienie wszystkich realizowanych w ciągu roku projektów/zadań i na tym poziomie następuje wyodrębnienie księgowe projektów/zadań realizowanych w ciągu danego roku obrachunkowego. Poziom ten jest w miarę potrzeb rozwijany i aktualizowany; dodanie analityki na tym poziomie nie wymaga odrębnego zarządzenia. Piąty poziom analityki słuŝy do przyporządkowania kosztów głównie z tytułu wynagrodzeń do poszczególnych pracowników (zgodnie z ewidencją w module kadry i place). 3

5 7. Przychody dotyczące projektów/zadań ujmuje się w księgach rachunkowych wg metody memoriałowej, podstawą ujęcia przychodów jest wniosek o płatność, przekazany do Instytucji wdraŝającej. 8. Dla zachowania współmierności przychodów i kosztów na koniec roku obrotowego koszty dotyczące etapów nie objętych wnioskami o płatność przeksięgowuje się z zespołu 4 kont na konto rozliczeń międzyokresowych kosztów czynnych (na konto analityczne projektu). Pod datą pierwszego dnia następnego roku obrotowego koszty te przenosi się na powrót na właściwe dla danego projektu / zadania konta analityczne w ramach zespołu 4 kont. 9. Zasadą nadrzędną jest ujmowanie w kosztach rodzajowych kosztów realnie poniesionych (zapłaconych). Dotyczy to równieŝ wynagrodzeń, gdzie dokumentem źródłowym jest wydruk listy płac do kaŝdego projektu/ zadania. 10. Dekretacja dokumentów księgowych - polega na nadaniu nazwy rejestru (FVZ) i numeru w rejestrze. Dekretacja na konta księgowe: a) jest uzyskiwana w formie dołączanego do dowodu księgowego wydruku z programu księgowego, bez zamieszczania jej na dokumencie - na co pozwala art. 21 ust 1a ustawy o rachunkowości. W oparciu o ten wydruk moŝna jednoznacznie określić, po nadanym numerze w rejestrze księgowym, sposób ewidencji dowodu księgowego na kontach księgi głównej i/lub na kontach ksiąg pomocniczych, z zachowaniem zasady podwójnego zapisu i innych wymogów przewidzianych przy komputerowym prowadzeniu ksiąg w systemach informatycznych rachunkowości, lub b) jest zamieszczana na dokumencie. Ponadto w systemie księgowym przechowywany i widoczny jest zapis, kto i kiedy wprowadził dokument do systemu finansowo-księgowego. 11. Sprawdzanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyraŝonych w dowodach. Osoba merytorycznie odpowiedzialna za realizację projektu / zadania (koordynator projektu) sprawdza i opisuje dokument zgodnie z zaleceniami zamieszczonymi w punkcie 15., a następnie, po podpisaniu, przedstawia do sprawdzenia i zatwierdzenia koordynatorowi działu Centrum Przekazu Innowacji. Opis dokumentu, przekazywanego następnie do księgowości musi zawierać następujące elementy: a) dane identyfikacyjne projektu, b) kategorię wydatku w odniesieniu do budŝetu projektu (etap, pozycja harmonogramu rzeczowofinansowego), c) informację czy wydatek naleŝy do kosztów kwalifikowanych, d) rodzaj wydatku w odniesieniu do obowiązującego planu kont, e) w przypadku kosztów współdzielonych, kwotę przypadającą na projekt i podstawę wskazującą sposób jej ustalenia f) datę i podpis koordynatora projektu, g) datę i podpis koordynatora działu. Dokument, spełniający powyŝsze wymagania, podlega dekretacji przez Głównego Księgowego. 12. Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych polega na ustaleniu, Ŝe dokumenty wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierający wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, Ŝe ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. MoŜna nie dokonywać kontroli rachunkowej własnych dokumentów, w których treści zawarte w nim są rezultatem obliczeń dokonanych i wpisanych przy zastosowaniu komputera. Główny Księgowy sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym i podpisuje go. 4

6 13. Zatwierdzenie do wypłaty (końcowa akceptacja dokumentu) dokonywana jest przez Dyrektora OPI lub jego upowaŝnionego zastępcę lub pełnomocnika - poprzez złoŝenie podpisu na dokumencie. 14. Opis faktur oraz innych dokumentów księgowych o równowaŝnej wartości dowodowej związane z realizowanymi projektami winny być opisane w sposób zgodny z zawartymi umowami i z wytycznymi Instytucji WdraŜającej. 15. Opis dokumentów powinien zawierać następujące elementy: a) dane identyfikacyjne projektu (pełna nazwa lub identyfikator zakładowy projektu, numer umowy), b) informację, z jakich środków i w jakiej części projekt jest współfinansowany, a w przypadku kosztów wspólnych obliczenie wskazujące na sposób ustalenia kwoty, przypadającej na dany projekt, c) tryb wyboru wykonawcy zgodnie z prawem zamówień publicznych (w przypadku gdy zakupy realizowano przy zastosowaniu procedur przewidzianych tym prawem), lub teŝ objaśnienie, dlaczego procedur tych nie zastosowano, d) zapis stwierdzający sprawdzenie faktury pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym wraz z podpisem i pieczątką osoby uprawnionej do sprawdzenia (wraz z datą). Osoby, które podpisują dokumenty pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym są wskazane w procedurach finansowych OPI, e) adnotacja Dyrektora jednostki (podpis i wskazanie daty) o zatwierdzenie do zapłaty, f) rodzaj wydatku, czego dotyczy, jak został zakwalifikowany (kategoria wydatku w odniesieniu do budŝetu projektu), g) w przypadku, gdy kwota dokumentu nie jest z punktu widzenia projektu/zadania w pełni wydatkiem/kosztem kwalifikowanym wskazanie na kwotę kosztów kwalifikowanych projektu/zadania, łącznie ze sposobem jej obliczenia. 16. Faktury oraz inne dokumenty księgowe, których sposób opisu nie został określony wyŝej, powinny być opisywane według procedur ogólnych, obowiązujących w OPI. 17. JeŜeli umowa z Instytucją WdraŜającą wymaga tworzenia dla projektu/zadania wyodrębnionej kasy w celu dokonywania zapłat gotówkowych obroty tej kasy ujmuje się w odrębnym raporcie kasowym oraz na wydzielonym koncie analitycznym kasa - konto 100-XX (w analityce nr dotyczący projektu/zadania). Zapłaty z kasy: zapis na koncie w zespole nr XX (w analityce nr dotyczący projektu), oraz zapis w zespole nr 4 - konto kosztowe projektu lub w zespole nr 2 - konto rozrachunkowe 201-XXX (w analityce kontrahent). 18. Koszty najmu i eksploatacji budynku, koszty administracyjne i inne koszty pośrednie, dotyczące projektów / zadań, ustalane są przez koordynatorów projektów w oparciu o wzory podziału kosztów ustalane przez Dyrektora w miarę potrzeb i przesyłane elektonicznie. 19. W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, dokumenty księgowane są w wyodrębnionym rejestrze księgowym (FVZ) oraz poszczególne środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wprowadzane są do programu SYMFONIA słuŝącego do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, gdzie naliczana jest ich miesięczna amortyzacja w sposób automatyczny. Kwota amortyzacji przenoszona jest na koniec kaŝdego miesiąca do systemu finansowo-księgowego (automatycznie) i księgowana jest na odpowiednie konta kosztowe. W przypadku zakupu składników aktywów trwałych w ramach realizowanego projektu / zadania składniki te oznaczane są w ewidencji, z jakiego projektu zostały zakupione. Do kaŝdego z nich drukowany jest dokument OT, na którym naleŝy oznaczyć dokładną nazwę, datę nabycia, 5

7 miejsce uŝytkowania, cenę nabycia lub wytworzenia oraz metodę i stawkę amortyzacji danego środka. W przypadku nie drukowania dowodów OT osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji szczegółowej składników aktywów trwałych zamieszcza w opisie dowodu adnotację ujęto w ewidencji szczegółowej pod poz.... i opatruje tę adnotację podpisem. Zakupione w ramach danego projektu / zadania środki trwałe oznaczane są przez koordynatora projektu nalepką wg wymagań umowy o dofinansowanie, a takŝe identyfikującą ten projekt / zadanie i rok zakupu (o treści np. zakup współfinansowany ze środków SPO WKP, poddziałanie rok 2006). 20. Podatek VAT nie podlegający odliczeniu, obciąŝa koszty realizowanych projektów w proporcji do wartości netto faktury przypadającej na dany projekt. 21. Listy płac księgowane są automatem w programie finansowo-księgowym w kwotach rozbitych na poszczególnych pracowników, proporcjonalnie do zaangaŝowania osób w dany projekt (wg sporządzanych kart pracy proporcjonalnie do liczby godzin przepracowanych na rzecz danego projektu/zadania i stawki wynagrodzenia zasadniczego, wynikającej z umowy o pracę). Automatyczne księgowanie dotyczy wszystkich potrąceń z wynagrodzenia pracowników, a takŝe ZUS pracodawcy, i jest księgowane z poziomu tego samego dokumentu tj. listy płac. 22. Automatyczne księgowanie dotyczy takŝe umów zlecenia i o dzieło, wprowadzanych w programie kadrowo-płacowym, wraz ze wszystkimi potrąceniami i narzutami obciąŝającymi pracodawcę. Księgowanie odbywa się na konto realizowanego projektu/zadania, zgodnie z opisem zawartym w umowie lub na odwrocie rachunku, jako usługi obce. 23. Zapłaty faktur i rachunków realizowanych za pośrednictwem rachunku bankowego księgowane są: Wn 201 (w analityce: kontrahent), Ma 130 (w analityce: wyodrębniony rachunek bankowy). Zapłaty umów zlecenia i o dzieło księgowane są: Wn 230 Rozrachunki z tyt. wypłat umów cywilno prawnych (w analityce: zleceniobiorca), Ma 130 (w analityce: wyodrębniony rachunek bankowy). 24. Otrzymanie dotacji na realizacje projektu księgowanie: Wn 130 Rachunki bankowe (w analityce wyodrębniony rachunek bankowy dotyczący danego projektu lub zadania), Ma 202 Rozrachunki z tytułu realizowanych programów (w analityce wyodrębniony projekt). 25. JeŜeli umowa z Instytucją WdraŜającą wymaga wyodrębniania dla celów projektu/zadania oddzielnego rachunku bankowego i ustala, Ŝe odsetki od środków na tym rachunku są zaliczane na dobro projektu - narosłe odsetki powiększają wartość otrzymanej dotacji: Wn 130 (w analityce: wyodrębniony rachunek bankowy danego projektu), Ma 202 Rozrachunki z tytułu realizowanych programów (w analityce wyodrębniony projekt). Na zakończenie projektu lub koniec roku obrachunkowego, w zaleŝności od tego, co następuje wcześniej, są one przeksięgowywane na konto Ma 763 Pozostałe odsetki (w analityce: projekt). 26. W celu umoŝliwienia monitorowania oraz sporządzenia sprawozdania z realizacji Projektu w odniesieniu do działań merytorycznych koordynator Projektu uzyskuje cząstkowe dane z poszczególnych jednostek organizacyjnych OPI. 27. Koordynator projektu do kopii kaŝdego sprawozdania z realizacji projektu, przechowywanego w dokumentacji projektu, dołącza uzyskany z księgowości wydruk zestawienia obrotów i sald kont analitycznych, dotyczących projektu, z którym to sprawozdanie uzgadnia. 28. Do pozostającej w ramach dokumentacji projektu kopii kaŝdego wniosku o płatność koordynator projektu dołącza uzyskany z księgowości wydruk zapisów księgowych na kontach, dotyczących projektu (za okres objęty danym wnioskiem o płatność), z którym ten wniosek uzgadnia. Do 6

8 powyŝszej kopii wniosku o płatność dołącza się ponadto drugie kopie (dwustronne) kaŝdego z dokumentów, wymienionych w zestawieniu dowodów księgowych, załączanym do wniosku o płatność. 29. Główny księgowy weryfikuje w części finansowo-księgowej opracowywane przez koordynatorów projektów/zadań sprawozdania z realizacji projektów / zadań oraz wnioski o płatność, zamieszczając swoją parafę na kopii sprawozdania / wniosku, przechowywanej w OPI. 30. W związku z wymogami programów pomocowych (m.in. strukturalnych) dokumentację dot. poszczególnych projektów / zadań archiwuje się (przechowuje) co najmniej przez okres określony w umowach dot. tych projektów / zadań. W pozostałych przypadkach oraz przy braku w umowie ustaleń w tym zakresie dokumentację przechowuje się na ogólnych zasadach, określonych w ustawie o rachunkowości. 7