Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 97/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 1 października 2013 r.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 97/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 1 października 2013 r. INSTRUKCJA obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Lublinie na potrzeby realizacji projektu Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w Powiecie Lubelskim w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 1 Zakres instrukcji 1. Instrukcja reguluje zasady obiegu dowodów finansowo księgowych, określa niezbędne czynności kontrolne, do których zobowiązane są poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz sposób przechowywania, udostępniania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektu: Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w Powiecie Lubelskim w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. W szczególności instrukcja ustala: 1) rodzaje dowodów księgowych oraz ich kompletowanie, 2) zasady kontroli dowodów księgowych, 3) komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŝącej merytoryczno finansowej oraz obieg dowodów księgowych, 4) zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów. 2 Dowód księgowy 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem w związku z realizacją Projektu Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w Powiecie Lubelskim. Prawidłowy dokument księgowy powinien zawierać: 1) określenie rodzaju dowodu, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeŝeli to moŝliwe, określoną takŝe w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŝe datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) potwierdzenie przez Starostę, Wicestarostę, Członka Zarządu, Kierownika Biura - Koordynatora projektu dowodu pod względem merytorycznym poprzez złoŝenie podpisu, 7) potwierdzenie przez Managera finansowego projektu dowodu pod względem 1

2 formalno rachunkowym poprzez złoŝenie podpisu, 8) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, 9) numer identyfikacyjny dowodu umieszczony w górnym prawym rogu w kolorze czerwonym, zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi. Dowody księgowe oznaczone są wg następującego schematu: symbol dziennika/nr kolejny dokumentu w danym miesiącu/numer miesiąca/rok. 2. Dowody księgowe powinny być kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby dokonującej poprawy. 3 Podział dowodów księgowych 1. Dowody księgowe dzielimy na: 1) dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2) dowody zewnętrzne własne przekazywane kontrahentom, 3) dowody wewnętrzne. 2. Za dowody księgowe, zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości, uznaje się równieŝ sporządzone przez jednostki dowody księgowe: 1) zbiorcze słuŝące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące słuŝące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowań zapisów lub sprostowań, 3) zastępcze wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego lub dla udokumentowania operacji księgowej w przypadku przechowywania dowodów źródłowych w odrębnych zbiorach, 4) ujmujące dokonane juŝ zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 4 Dowody zewnętrzne obce Do dowodów zewnętrznych obcych zalicza się: 1) faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi, 2) dowody zakupu usługi parkingowej, 3) przelewy i wyciągi bankowe, 4) rachunki do umów zleceń i umów o dzieło za wykonanie czynności określonych w umowach, 5) protokóły zdawczo odbiorcze, 6) inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi. 2

3 5 Dowody wewnętrzne Do dowodów wewnętrznych zalicza się: 1) polecenia księgowania- wzór określono w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji, 2) protokóły zdawczo-odbiorcze, 3) polecenia przelewu - wzór określono w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji, 4) polecenie wyjazdu słuŝbowego, 5) listy płac i inne - wzór określono w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji.. 6 Kompletowanie dowodów księgowych 1. Dowody księgowe kompletuje się odrębnie dla kaŝdego dziennika częściowego w kolejności zgodnej z zapisami w dzienniku. Zbiory te oznacza się symbolem jednolitego rzeczowego wykazu akt zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz skróconą nazwą dziennika. 2. Listy płac tworzą odrębny zbiór dokumentów. 3. Na podstawie dowodu źródłowego wymienionego w pkt. 2 naleŝy wystawić dowód zastępczy PK. Dokument ten pozostaje w zbiorze dowodów księgowych poszczególnych dzienników. 7 Zasady kontroli dowodów księgowych 1. KaŜdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji. 2. Ustala się, Ŝe sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym naleŝy do zakresu czynności Biura Projektu Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w Powiecie Lubelskim. Podpis składa Kierownik Biura Koordynator projektu działając na podstawie upowaŝnienia Starosty lub Starosta, Wicestarosta, Członek Zarządu. Pracownik upowaŝniony do kontroli merytorycznej składa w Wydziale Finansowym wzór podpisu na druku stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji. 3. Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega na zbadaniu: 1) ilości i jakości dostarczonych materiałów lub wykonanych robót i usług z ich wyszczególnieniem na rachunku, 2) zgodności cen, norm, stawek z obowiązującymi cennikami, bądź z przyjętym powszechnie ich poziomem, 3) celowości, zgodność operacji gospodarczej z obowiązującymi przepisami, zasadą gospodarności, 4) zgodności ilości i jakości dostarczonych materiałów i usług z zamówieniem lub umową, 5) zabezpieczeniu środków finansowych w planie wydatków budŝetowych, 6) kwalifikowalności wydatków. 4. Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i naleŝy do zakresu czynności Managera finansowego projektu. 5. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu, Ŝe: 1) ustalono prawidłowość techniczną jego sporządzenia (nazwy, adresy stron, daty wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, jej wartościowo ilościowe 3

4 określenie, podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie i udokumentowanie), 2) sprawdzono, iŝ nie zawiera błędów arytmetycznych, 3) do dowodu zostały załączone zamówienia, umowy, zlecenia. 6. Skarbnik lub Zastępca Głównego Księgowego dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania powyŝszej kontroli jest podpis złoŝony na dokumentach dotyczących operacji. ZłoŜenie podpisu oznacza, Ŝe: 1) nie zgłasza zastrzeŝeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeŝeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym a Biuro projektu posiada środki finansowe na ich pokrycie. 7. Starosta lub Wicestarosta zatwierdzają dokumenty do realizacji. 8 Dekretacja dowodów księgowych 1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji. 2. Dekretacji dowodów księgowych dokonuje Manager finansowy projektu. 3. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem ich dokonania. 4. Dekretacja obejmuje następujące etapy: 1) segregacja dokumentów (wyłączenie z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają zaksięgowaniu; podział dowodów księgowych na jednorodne grupy; kontrola kompletności dowodów na oznaczony okres), 2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów (ustalenie, czy dokumenty są podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki), 3) właściwa dekretacja (nadanie dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane, umieszczenie na dokumentach adnotacji, na jakich kontach dokument ma być zaksięgowany, do jakich podziałek klasyfikacji budŝetowej dany dokument naleŝy zaliczyć, określenie daty ujęcia w księgach rachunkowych, złoŝenie podpisu przez pracownika). 9 Komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŝącej merytoryczno finansowej oraz obieg dowodów księgowych I. Obieg dowodów zewnętrznych obcych 1. Faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi oraz rachunki do umów zleceń i umów o dzieło 4

5 Etap obiegu dokumentu I II III IV Wydział lub stanowisko Kancelaria Starosta, Członek Zarządu lub Sekretarz Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego Kierownik Biura - Koordynator projektu Czynności - ewidencja w dzienniku podawczym, dekretacja otrzymanych dokumentów - dekretacja otrzymanych dokumentów - przekazanie dokumentu do Koordynatora Projektu - przekazanie dokumentu do Managera finansowego projektu, który dokonuje opisu dowodu księgowego, Opis powinien zawierać: 1. Wydatek finansowany w ramach projektu Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w Powiecie Lubelskim realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie projektu UDA-POKL /12-00 z dnia r. zawartej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Opis merytoryczny kwota dotyczy:. Kwota cross-financingu. Kwota kwalifikowana... Sposób kalkulacji Data zapłaty zatwierdzenie przez złoŝenie podpisu Managera finansowego projektu Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego Wydatek zgodny z ustawą z 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) - zatwierdzenie przez złoŝenie podpisu Kierownika Biura Koordynatora projektu V Wicestarosta, Członek Zarządu, Kierownik biura - Koordynator projektu - sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym - czas sprawdzenia nie moŝe przekroczyć 2 dni roboczych VI Manager finansowy projektu - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym 5

6 VII VIII IX Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego Starosta lub Wicestarosta Manager finansowy projektu - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu. 10 II. Obieg dowodów wewnętrznych 1. Polecenie księgowania sporządza się w przypadku konieczności korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych, celem dokonania przeksięgowań kończących rok obrotowy jak równieŝ, na podstawie list wypłat naliczenie w koszty wynagrodzeń. Etap obiegu dokumentu I Wydział lub stanowisko Manager finansowy projektu Czynności - sporządzenie dowodu księgowego, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu. 2. Polecenie wyjazdu słuŝbowego Etap obiegu dokumentu I II III Wydział lub stanowisko Sekretariat Wicestarosta, Członek Zarządu, Kierownik biura Koordynatora projektu Manager finansowy projektu Czynności - sporządzenie dokumentu, - rejestracja dokumentu - podpisuje polecenie wyjazdu słuŝbowego pracownikom projektu, - stwierdza odbycie wyjazdu słuŝbowego, - dokonuje zatwierdzenia pod względem merytorycznym PrzedłoŜenie kosztów podróŝy powinno nastąpić w ciągu 2 tygodni od dnia zakończenia podróŝy. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym IV Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty V Starosta lub Wicestarosta - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty 6

7 VI Manager finansowy projektu - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu. 3. Polecenie przelewu Polecenie przelewu sporządza się m.in. dla operacji: a) zwrot kwot, którymi mylnie uznano rachunki bankowe powiatu, b) zapłaty podatków wynikających z deklaracji podatkowych, c) zapłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i Fundusz Pracy, d) opłaty za ubezpieczenie, e) kapitalizacja odsetek, f) zwrot środków na realizację Projektu. Polecenia przelewu sporządza Manager finansowy projektu i przekazuje do realizacji do Wydziału Finansowego. 4. Listy płac Listy płac dla personelu projektu sporządza pracownik Wydziału Finansowego w jednym egzemplarzu na podstawie umów o pracę. Listę płac podpisuje pod względem merytorycznym Kierownik Biura Koordynator projektu, Skarbnik/Zastępca Głównego Księgowego, Starosta/Wicestarosta, Członek Zarządu. Na podstawie podpisanej listy płac Manager finansowy projektu sporządza przelewy i dokonuje przelewu wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników. 11 Przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentacji 1. Dokumentacja związana z realizacją przez Powiat Lubelski projektu: Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w Powiecie Lubelskim jest przechowywana przez okres ustalony w umowie o dofinansowanie projektu, tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku. 2. Oryginały dokumentów przetargowych związanych z postępowaniem o udzielenie zamówień publicznych realizowanych w związku z projektem przechowuje się przez okres realizacji projektu w Referacie ds. Zamówień Publicznych tj. ul. Spokojna 9 pok. A102 w Lublinie, natomiast po zakończeniu realizacji projektu archiwizuje w siedzibie Powiatu przy ul. Spokojnej 9. Udostępnienie dokumentacji moŝe się odbywać na miejscu w pomieszczeniach Referatu ds. Zamówień Publicznych. 3. Oryginały dokumentów finansowych projektu są przechowywane i archiwizowane w siedzibie Powiatu. 4. Oryginały dokumentów związanych z projektem inne niŝ wymienione w ust. 2 i 3, a w szczególności: wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, umowę projektu, umowy z podmiotami zewnętrznymi, wnioski o płatność, sprawozdania i korespondencję dotyczącą projektu, przechowuje się przez okres realizacji w Biurze Projektu Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w Powiecie Lubelskim przy ul. Karłowicza 4 piętro II, Lublin, a po zakończeniu realizacji projektu archiwizuje się w siedzibie Powiatu. 5. Wszystkie segregatory/teczki zawierające dokumenty dotyczące projektu oznaczone są zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, dodatkowo oznaczone nazwą projektu oraz zawierają 7

8 wskazanie źródeł jego finansowania poprzez zamieszczenie logo Europejskiego Funduszu Społecznego i Unii Europejskiej. 6. Zbiory dowodów księgowych oznacza się dodatkowo określeniem nazwy ich rodzaju oraz numerem pozycji księgowej w zbiorze, zgodnie z art.73 ustawy o rachunkowości. 7. Wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów w okresie realizacji projektu zajmuje się Koordynator Projektu, natomiast po okresie realizacji projektu osoba odpowiedzialna za archiwum Starostwa. 8. Dokumenty księgowe udostępnia się: 1) do wglądu na terenie siedziby Starostwa - za zgodą Starosty, 2) poza siedzibą Starostwa na podstawie pisemnej zgody Starosty, po pozostawieniu w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów. 9. Postępowanie z dokumentacją po okresie wyznaczonym w umowie o dofinansowanie projektu reguluje Zarządzenie Starosty Lubelskiego w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz o organizacji w zakresie działania archiwum zakładowego. 8