Zapytanie ofertowe. W związku z realizacją projektu pt. Platforma B2B automatyzująca procesy księgowe między firmą

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 6 listopada 2014 r. Zapytanie ofertowe I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO: Aston Legal sp. z o.o. ul. Bonifraterska Warszawa II. ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pt. Platforma B2B automatyzująca procesy księgowe między firmą Aston Legal sp. z o.o. i jej partnerami biznesowymi. w ramach działania 8.2 PO IG Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B firma Aston Legal sp. z o.o. zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na zakup: 1. Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe 3 szt. 2. Comarch ERP Optima Księga Podatkowa 3 szt. 3. Comarch ERP Optima Księga Handlowa Plus BR 3 szt. 4. Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus BR 3 szt. 5. Comarch ERP Optima Środki Trwałe 3 szt. 6. Comarch ERP Optima Analizy BI 3 szt. 7. Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera 3 szt. 8. Comarch ERP Optima Mobilny BI 3 szt. 9. Comarch ERP Optima Kasa/Bank 3 szt. 10. Comarch ERP Optima Automatyczna Kopia Bezpieczeństwa 3 szt. 11. Comarch ERP Optima Klucz Zabezpieczający 3 szt. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin realizacji przedmiotu zamówienia zostanie uzgodniony indywidualnie z Oferentem którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

2 Integralną częścią zapytania ofertowego jest specyfikacja na podstawie, której należy dokonać wyceny. Oferent powinien wskazać parametry techniczne oferowanych środków trwałych na formularzu ofertowym lub załączyć specyfikacje do formularza ofertowego. Oferta powinna: - zawierać pełną nazwę oferenta - adres oferenta - posiadać datę sporządzenia - termin ważności oferty V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres biuro@astonlegal.pl lub dostarczona do biura na adres: Aston Legal sp. z o.o. ul. Bonifraterska Warszawa Osoba do kontaktu: Krzysztof Witek Termin nadsyłania ofert do dnia godzina 17:00 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. V. KRYTERIUM OCENY OFERT: Kryterium oceny ofert stanowi: Cena: 100% Załączniki: Specyfikacja Wzór formularza ofertowego

3 SPECYFIKACJA 1. Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł będzie umożliwiał: wykorzystanie indywidualnie definiowanych cech/atrybutów, za pomocą których można dokładnie opisać każdego kontrahenta, zgodnie z potrzebami biura, wykonania operacji seryjnych jak np. obliczanie deklaracji, wydruki deklaracji, wysyłanie deklaracji do systemu e-deklaracje, możliwość wysyłania i odbierania i z wielu kont pocztowych, sprawdzenie etapów prac związanych z Klientami np. dostarczeniem czy zaksięgowaniem dokumentów, integrację modułu Biuro Rachunkowe z modułem Obieg Dokumentów, rejestrowanie oraz analizowanie czasu pracy poświęconego dla danego klienta, przygotowania wielu raportów dla wskazanych baz klientów, wykonanie czynności administracyjnych, takich jak kopie bezpieczeństwa i konwersje baz danych dla wybranych lub wszystkich baz danych Comarch ERP Optima. 2. Comarch ERP Optima Księga Podatkowa 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł będzie zapewniać możliwość: naliczenia zaliczek na podatek dochodowy, sporządzanie deklaracji rocznych oraz wysyłanie ich do systemu e-deklaracji, możliwość agregowania danych z kilku działalności na jedną zaliczkę na PIT-36 lub PIT-36L, sporządzania deklaracji VAT-7 i VAT-UE oraz wysyłanie ich do systemu e-deklaracji. księgowania do bufora, przeksięgowania zapisów z bufora do księgi, zamknięcia zapisów księgowych na dany dzień, sporządzania i księgowania spisu z natury. prowadzenia zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów, prowadzenia rejestrów VAT, prowadzenia ewidencji dodatkowej, prowadzenia ewidencji wynagrodzeń, prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzenia spisu z natury, prowadzenia naliczenia zaliczek na podatek dochodowy, prowadzenia sporządzenie deklaracji podatkowych. 3. Comarch ERP Optima Księga Handlowa Plus BR 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł będzie pozwalał na: stworzenie wielopoziomowego planu kont, wykorzystanie funkcji grup kont, księgowanie do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, generowanie zestawienia obrotów i sald za dowolny okres,

4 wykorzystanie schematów księgowych do automatycznego księgowania wszystkich dokumentów oraz deklaracji, predekretację dokumentów, prowadzenie pełnej ewidencji VAT oraz wydruk deklaracji VAT-7 i VAT-7K, VAT-UE i wysyłanie deklaracji do systemu e-deklaracji, obliczanie zaliczek na PIT-36, PIT-36L, CIT-8 a także obliczanie i wysyłanie drogą elektroniczną deklaracji rocznych, inicjalizację bilansu otwarcia na podstawie sald kont roku poprzedniego, oddzielne ewidencjonowanie dokumentów, które nie są fakturami VAT, np. dowody wewnętrzne, polisy ubezpieczeniowe, zlecenia itp., księgowanie dokumentów bezpośrednio z innych modułów, np. list płac z modułu Płace i Kadry lub dokumentów OT, LT z modułu Środki Trwałe, parowania ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych, tworzenie zestawień księgowych, w tym: bilans firmy, rachunek zysków i strat, przepływy środków pieniężnych itd. pozwala na bieżącą analizę planu przychodów i wydatków tj. pozwala porównywać plan przychodów i wydatków z faktycznie uzyskanymi przychodami i poniesionymi wydatkami, które zostały zaksięgowane na kontach przy wykorzystaniu funkcji kontroli budżetu. Funkcja ta może być wykorzystywana przez jednostki budżetowe jak również inne podmioty gospodarcze, które chcą kontrolować swoje wydatki czy przychody z założonym planem. Księga Handlowa pozwala na automatyczną generację i przesyłanie Deklaracji VAT do odpowiedniego urzędu drogą elektroniczną. Wszystkie dane potrzebne do jej wypełnienia pobierane są z bazy danych programu, dzięki czemu użytkownik unika pomyłek. Co więcej Comarch ERP Optima daje możliwość odebrania Urzędowego poświadczenia Odbioru, gwarancji dotarcia e-deklaracji do urzędu. zakładanie kont walutowych, opcję księgowania schematami księgowymi na konta walutowe, przeglądanie dekretów oraz obrotów i sald w walucie obcej oraz w walucie systemowej, generowanie przeszacowania walut. 4. Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus BR 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł będzie umożliwiał: zaewidencjonowanie pracowników z możliwością odnotowania przebiegu zatrudnienia, w firmie i poza nią, tworzenie struktury podległościowej, która ułatwia zarządzanie kadrami w Comarch ERP Optima oraz poprzez aplikację Comarch ERP e-pracownik, rozliczanie wypłat z uwzględnieniem nieobecności, czasu pracy, dodatków i akordów, import i eksport poprzez arkusz kalkulacyjny m.in.: aktualnych danych kadrowych, informacji o zawartych umowach cywilnoprawnych, danych dotyczących planu pracy, czasu przepracowanego oraz nieobecności, import danych kadrowych pracowników z Programu Płatnik (na podstawie ZUS ZUA), rozliczanie nieobecności z możliwością wydrukowania podstaw obliczeniowych dla: urlopu, choroby, ekwiwalentu za urlop, kontrolę wykorzystania limitów nieobecności przez pracownika np. urlopu wypoczynkowego (w tym limitu dla pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy oraz pracownika uprawnionego do obniżonej normy dobowej), wybór metody odnotowywania czasu pracy pracowników (w tym metoda uproszczona wpisywanie sumarycznie czasu pracy za cały miesiąc), ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy w godzinach nocnych oraz nadliczbowych,

5 definiowanie niestandardowych składników wypłat, nieobecności oraz limitów nieobecności, tworzenie korekt do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych w pierwotnej postaci, powiązanie dodatków i umów cywilnoprawnych z listami płac, co umożliwia ich automatyczne naliczanie na wybranych listach płac, podział wynagrodzenia pracownika na wypłatę gotówkową i/lub przelew na konto bankowe, rozliczanie umów cywilno-prawnych, w tym zawieranych z cudzoziemcami, wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-deklaracje, naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych zgodnych z obowiązującymi wzorami formularzy, sporządzanie deklaracji dla PFRON (Wn-D wraz z załącznikami) oraz wydruków pomocniczych do DEK-II i DEK-I-0, sporządzanie wydruków pomocniczych do raportów GUS, tworzenie i przesyłanie do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli wraz z wymaganymi załącznikami, archiwizację wybranych formularzy kadrowych oraz archiwizację wypłat za wskazany okres, przesyłanie list płac z bazy kadrowo-płacowej do innej bazy, w celu ich zaksięgowania. struktura organizacyjna, która pozwala przypisać pracowników do poszczególnych wydziałów, opcja powiązania listy płac z wybranym wydziałem, obsługa kas zapomogowo-pożyczkowych: przynależność do PKZP, rejestracja składek (wkładów), przydzielanie zapomóg, udzielanie pożyczek z tworzeniem harmonogramów spłat, raportowanie, ewidencja i kontrola wysokości potrąceń (w tym komorniczych i alimentacyjnych), wykonywanie operacji dla wielu pracowników jednocześnie, m.in.: naliczanie limitów nieobecności, zmiana wartości wybranych pól w formularzu kadrowym, dodawanie nieobecności, rozliczanie wynagrodzeń dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, rozliczanie wynagrodzeń dla pracowników tymczasowych, możliwość obsługi kadrowo-płacowej dla pracowników wieloetatowych, automatyczne, okresowe naliczanie składników wynagrodzenia, możliwość odnotowania w kalendarzu obecności pracownika dowolnej liczby wejść/wyjść w różnych strefach czasu pracy w ciągu dnia, rozliczanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym dłuższym niż 1 miesiąc oraz ewidencjonowanie odbioru czasu wolnego za nadgodziny, możliwość importu informacji o czasie przepracowanym rejestrowanych za pomocą czytników RCP, możliwość definiowania dodatków według indywidualnych wzorów klientów, atrybuty - czyli cechy, za pomocą których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji, funkcjonalność generowania opisu analitycznego dla poszczególnych składników wypłaty. 5. Comarch ERP Optima Środki Trwałe 3 szt. Moduł stanowiskowy. Comarch ERP Optima Środki Trwałe dla Biur Rachunkowych pozwala na kompleksową obsługę klienta w zakresie gospodarowania środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi, czy też wyposażeniem dodatkowym. Moduł będzie pozwalać na: automatyczne naliczanie odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartość niematerialnych i prawnych; generowanie planu amortyzacji dla wskazanego okresu obrachunkowego,

6 zastosowanie różnych metod amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa), prowadzenie ewidencji wyposażenia, automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych i innych dokumentów środków trwałych, ujęcie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym dla środków trwałych i wartości materialnych i prawnych, uwzględnianie wartości przeszacowania środków trwałych, sezonowości generowania odpisów amortyzacyjnych oraz istnienie ulg inwestycyjnych, ewidencję środków trwałych będących w budowie, przypisanie osoby odpowiedzialnej za dany środek trwały oraz miejsca jego użytkowanie, prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, rejestrację historii środka trwałego, związaną ze zmianami jego wartości, tworzenie planu amortyzacji środka trwałego zarówno dla typowych, jak i dla niestandardowych okresów obrachunkowych, automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych, ujęcie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym dla środków trwałych i wartości materialnych i prawnych. 6. Comarch ERP Optima Analizy BI 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł służący do budowania raportów i analiz na bazie informacji wprowadzonych do programu Comarch ERP Optima. Moduł będzie pozwalać na: Raporty oparte o kilka baz źródłowych - możliwość uruchamiania raportów na kilku bazach firmowych na raz. Wysyłanie subskrypcji z różnych baz dla każdego odbiorcy - możliwość wysyłania subskrypcji na innej bazie dla każdego odbiorcy. Za pomocą jednej subskrypcji można wysłać raporty z danymi z różnych firm dla różnych odbiorców. 7. Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł ERP Optima Pulpit Menadżera to narzędzie, dzięki któremu kadra kierownicza lub właściciel przedsiębiorstwa, z każdego miejsca na świecie, ma dostęp do danych finansowych, kadrowych, handlowych i wielu innych o swojej firmie. Moduł będzie dawać dostęp do: analiz zasobów magazynowych, analiz przychodów i kosztów wg kontrahentów i towarów, analizy ABC, XYZ itp. raportów płatności, raportu dłużników i wierzycieli, struktury wiekowej należności i zobowiązań, raportów kadrowo/płacowych, raportów dotyczących rejestrów VAT, raportów księgowych np. zapisów księgowych, zestawień księgowych, zapisów KPiR, bilansu aktualnego, zapisów w ewidencji ryczałtowej. danych słownikowych, takich jak kartoteki kontrahentów czy pracowników, statystyk dotyczących ilości wprowadzonych dokumentów,

7 funkcji definiowania dostępu do analiz i uprawnień dla każdego użytkownika modułu (tylko administrator), opcji eksportu wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego. 8. Comarch ERP Optima Mobilny BI 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł Mobilny BI będzie dawać wiele możliwości prezentacji i analizy danych. Raporty będą mogły być przedstawiane na wykresach i tabelach ze zmiennym układem danych. Funkcjonalności wykresów będzie pozwalać przede wszystkim na odczytanie w prosty sposób szukanych informacji i zaprezentowanie ich na jednym z wielu dostępnych układów. Będzie również dawać możliwość rozbicia danych na serie pozwalające zmieniać zakres wyświetlanych danych i wygodniej przeglądać wykresy. Funkcjonalności tabel pozwalać będą na drillowanie danych, zmianę struktury wyświetlania, filtrowania danych, czyli najważniejsze elementy przydatne do efektywnego analizowania danych. 9. Comarch ERP Optima Kasa/Bank 3 szt. Moduł stanowiskowy. Moduł zapewnia: elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank, możliwość wymiany danych z bankami poprzez webservisy, rozliczenia automatyczne z listy rozliczeń kasowych/bankowych podmiotu. Jest to miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego podmiotu (kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku lub urzędu). Z tego miejsca można również uzgadniać stan należności i zobowiązań z kontami księgowymi, rozliczenia dokumentów w różnych walutach, przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN a drugi w walucie obcej, automatyczne tworzenie różnic kursowych podczas rozliczania dokumentów w walucie, możliwość generowania dokumentów kompensat, definiowanie dowolnych form płatności, seryjne rozliczenia dokumentów dla jednego lub wielu podmiotów z Listy dokumentów nierozliczonych, seryjne rozliczanie dokumentów z Preliminarza płatności, wykonanie zbiorczego zestawienia wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń) Kalendarz, prowadzenie dowolnej ilości kas i rachunków bankowych również w walutach obcych, możliwość wystawianie not odsetkowych, ponagleń zapłaty oraz potwierdzeń sald. 10. Comarch ERP Optima Automatyczna Kopia Bezpieczeństwa (5GB) 3 szt. Moduł Automatyczna Kopia Bezpieczeństwa posiadać będzie następujące funkcje: automatyczny backup plików, folderów i baz danych (MS SQL) z komputerów PC, laptopów oraz serwerów; powiadomienia / SMS informujące o statusie danego zadania backupu; tworzenie kopii zapasowych archiwum programów pocztowych (np. Microsoft Outlook); możliwość łatwego i bezpiecznego udostępniania danych w Internecie, poprzez wygenerowanie bezpośredniego linku do pliku lub folderu;

8 alternatywa dla FTP; dostęp do danych przez przeglądarkę internetową, aplikację instalowaną na komputerze/serwerze lub urządzeniu przenośnym; możliwość tworzenia i zarządzania kontami użytkowników wewnątrz konta głównego (m.in. zarządzanie uprawnieniami); kopie szyfrowane i przechowywane w niezależnym centrum danych Comarch Data Center; praca grupowa na jednym pliku lub folderze z systemem bezpiecznego nadpisywania dokumentów przez wielu użytkowników; dedykowana aplikacja na urządzenia mobilne z systemem Android (rozwijane są aplikacje na systemy ios oraz Windows Phone); wersjonowanie dokumentów (do 20 wersji wstecz); backup zasobów sieciowych SAMBA / CIFS oraz FTP; backup różnicowy oraz backup otwartych plików; regulacja zajętości łącza i kompresja danych na czas przesyłu. 11. Comarch ERP Optima Klucz Zabezpieczający 3 szt. Klucz zabezpieczający będzie służyć do przechowywania aktualnej informacji o zakupionych i przypisanych do Klienta licencji na oprogramowanie Comarch.