1. PREZENTACJA WOJEWÓDZTWA ORAZ SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 4

Transkrypt

1

2 Strona 1/ 38 Spis treści Spis treści strona 1. PREZENTACJA WOJEWÓDZTWA ORAZ SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 4 2. PRZEPISY STANOWIĄCE PODSTAWĘ DZIAŁALNOŚCI STOSOWANA TERMINOLOGIA SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WYMAGANIA OGÓLNE WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI Postanowienia ogólne Księga Jakości Nadzór nad dokumentami Nadzór nad zapisami ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA Zasady kierowania Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego ORIENTACJA NA KLIENTA POLITYKA JAKOŚCI PLANOWANIE Cele dotyczące jakości Planowanie Systemu Zarządzania Jakością ODPOWIEDZIALNOŚĆ, UPRAWNIENIA I KOMUNIKACJA Odpowiedzialność i uprawnienia Przedstawiciel kierownictwa Komunikacja wewnętrzna PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA Postanowienia ogólne Dane wejściowe do przeglądu Dane wyjściowe z przeglądu ZARZĄDZANIE ZASOBAMI ZAPEWNIENIE ZASOBÓW ZASOBY LUDZKIE Postanowienia ogólne Kompetencje, świadomość i szkolenie INFRASTRUKTURA ŚRODOWISKO PRACY 22

3 Strona 2/ 38 Spis treści 7. REALIZACJA PLANOWANIE REALIZACJI USŁUG PROCESY ZWIĄZANE Z KLIENTEM Określenie wymagań dotyczących usługi Przegląd wymagań dotyczących usługi Komunikacja z klientem PROJEKTOWANIE I ROZWÓJ Planowanie projektowania i rozwoju Dane wejściowe do projektowania wewnętrznych aktów prawnych Dane wyjściowe z projektowania wewnętrznych aktów prawnych Przegląd projektowania i rozwoju Weryfikacja projektowania i rozwoju Walidacja projektowania i rozwoju Nadzorowanie zmian w projektowaniu i rozwoju ZAKUPY Proces zakupu Informacje dotyczące zakupów Weryfikacja zakupionego wyrobu DOSTARCZANIE USŁUGI Nadzorowanie dostarczania usługi Walidacja procesów dostarczania usług Identyfikacja i identyfikowalność Własność klienta Zabezpieczenie zgodności usługi podczas procesu realizacji NADZOROWANIE WYPOSAŻENIA DO MONITOROWANIA I POMIARÓW POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE POSTANOWIENIA OGÓLNE MONITOROWANIE I POMIARY Zadowolenie klienta Audit wewnętrzny Monitorowanie i pomiary procesów Monitorowanie świadczonych usług NADZÓR NAD USŁUGĄ NIEZGODNĄ ANALIZA DANYCH DOSKONALENIE Ciągłe doskonalenie Działania korygujące Działania zapobiegawcze 36

4 Strona 3/ 38 Spis treści 9. ZAŁĄCZNIKI DO KSIĘGI JAKOŚCI SCHEMAT ORGANIZACYJNY 2. POLITYKA JAKOŚCI KIEROWNICTWA 3. STRUKTURA DOKUMENTACJI W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4. MODEL MAPY PROCESÓW URZĘDU 5. MACIERZ PROCESÓW 6. UDOKUMENTOWANIE SPEŁNIENIA WYMAGAŃ NORMY PN-EN ISO W DOKUMENTACJI SZJ 7. WYKAZ ZMIAN W KSIĘDZE JAKOŚCI 8. ROZDZIELNIK KSIĘGI JAKOŚCI

5 Strona 4/ Prezentacja Województwa oraz Samorządu Województwa Śląskiego PREZENTACJA WOJEWÓDZTWA ORAZ SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO Granic obecnego województwa śląskiego nie należy utożsamiać z historycznymi granicami regionu śląskiego. Historyczny Śląsk obejmował ziemie znajdujące się w dorzeczu Odry ograniczone od północy rzeką Barycz, od zachodu rzeką Kwisą, od południa górami Sudetami, a od wschodu wododziałem między dorzeczami Odry i Wisły. Częste zmiany przynależności państwowej Śląska i jego podziały powodują, iż historia tej ziemi jest szczególnie skomplikowana. W trakcie ostatnich jedenastu wieków Śląsk znajdował się we władaniu: Czechów, Polaków, Węgrów, Austriaków i Prusaków. Wielokrotnie przechodził z rąk do rąk, a w chwili obecnej większość jego ziem znajduje się w granicach Rzeczypospolitej Polskiej (województwa: dolnośląskie, opolskie, część śląskiego i lubuskiego). Niewielki skrawek Dolnego Śląska należy do niemieckiego kraju związkowego Saksonia (np. miasto Hoyerswerda) oraz Republiki Czeskiej (Śląsk Opawsko-Karniowski i zachodnia część Śląska Cieszyńskiego, czyli tzw. Zaolzie). Granice administracyjne Śląska na przestrzeni dziejów ulegały częstym zmianom i trudno jest w chwili obecnej jednoznacznie ustalić, które ziemie są historycznie śląskie, a które nie. Wszystko zależy od tego, do której epoki historycznej się odniesiemy. W średniowieczu za główne grody śląskie uznawano: Wrocław, Głogów, Niemczę i Legnicę czyli miejscowości położone na Dolnym Śląsku i niewchodzące w skład obecnego województwa śląskiego. Sama nazwa Górny Śląsk pojawiła się zresztą dopiero w XV wieku, a jego ziemie aż do XVIII wieku znajdowały się w cieniu ekonomicznie dominującego Śląska Dolnego. W skład obecnego województwa śląskiego wchodzi wschodnia część ziem górnośląskich (pozostała część Górnego Śląska znajduje się w granicach województwa opolskiego i Republiki Czeskiej), które stanowią nieco ponad połowę województwa oraz ziemie małopolskie takie jak Beskid Żywiecki, Zagłębie Dąbrowskie i Jura Krakowsko- Częstochowska. O wejściu tych ziem w skład województwa śląskiego zadecydowały nie względy historyczne tylko gospodarcze. Województwo Śląskie leży w południowej części Polski. Graniczy z województwami: opolskim, łódzkim, świętokrzyskim, małopolskim oraz Czechami i Słowacją. Powierzchnia województwa wynosząca km2 stanowi zaledwie 3,9% powierzchni Polski, tymczasem liczba mieszkańców , to 12,3 % ludności Polski. Jest najgęściej zaludnionym województwem w Polsce - na 1km 2 przypada 380 osób (średnia krajowa - 124).

6 Strona 5/ Prezentacja Województwa oraz Samorządu Województwa Śląskiego HERB I BARWY WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO Herb Województwa Śląskiego przedstawia złotego orła Piastów górnośląskich bez korony, zwróconego w prawo, na niebieskim tle. Jego stylistyka nawiązuje do tradycji heraldycznej książąt górnośląskich. Herb z wizerunkiem orła był po raz pierwszy użyty przez księcia Kazimierza I opolsko - raciborskiego, co poświadcza wizerunek orła na pieczęci z 1222 roku. Ten znak heraldyczny był dziedziczony przez przedstawicieli wszystkich linii dynastii piastowskiej na Górnym Śląsku. Przyjęta tradycja heraldyczna obejmuje obszary stanowiące terytoria księstw śląskich - opolskiego, niemodlińskiego, strzeleckiego, kozielsko - bytomskiego, raciborskiego, cieszyńskiego i oświęcimskiego. Pewne wpływy heraldyki Piastów można znaleźć na terenach małopolski (w lennie Władysława II Opolczyka), np. w herbie miejskim Częstochowy. To dziedzictwo heraldyczne bardzo wyraźnie zaznaczyło się w historii ziemi śląskiej w XX wieku. Złoty orzeł na błękitnym polu był herbem Województwa Śląskiego ustanowionym w 1927 roku oraz w herbie byłego województwa katowickiego.

7 Strona 6/ Prezentacja Województwa oraz Samorządu Województwa Śląskiego Barwy i symbolika projektu flagi Województwa Śląskiego są prostą konsekwencją przyjęcia herbu w określonej formie i o określonych barwach heraldycznych. Flaga przedstawia trzy pasy poziome: pas błękitny w 2/5 szerokości płata od góry, pas żółty 1/5 szerokości płata w środku - i pas błękitny 2/5 szerokości płata od dołu. Herb oraz flagi Województwa zostały przyjęte przez Sejmik Województwa Śląskiego 11 czerwca 2001r., Uchwałami Nr I/36/5/2001i I/36/6/2001.

8 Strona 7/ Prezentacja Województwa oraz Samorządu Województwa Śląskiego Samorząd województwa wykonuje zadania o charakterze wojewódzkim określone ustawami, w szczególności w zakresie: 1. edukacji publicznej, w tym szkolnictwa wyższego, 2. promocji i ochrony zdrowia, 3. kultury i ochrony jego dóbr, 4. pomocy społecznej, 5. polityki prorodzinnej, 6. modernizacji terenów wiejskich, 7. zagospodarowania przestrzennego, 8. ochrony środowiska, 9. gospodarki wodnej, w tym ochrony przeciwpowodziowej, 10. transportu zbiorowego i dróg publicznych, 11. kultury fizycznej i turystyki, 12. ochrony praw konsumenta, 13. obronności, 14. bezpieczeństwa publicznego, 15. przeciwdziałania bezrobociu i aktywizacji lokalnego rynku pracy. Ustawy mogą określać sprawy należące do zakresu działań województwa jako zadania z zakresu administracji rządowej, wykonywane przez Zarząd Województwa. Ustawy mogą również nakładać na województwo obowiązek wykonywania zadań z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów. (Rozdział 2 Zakres działalności - art. 14 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. Nr 142, poz z późn. zmianami). Organami Województwa Śląskiego są: 1. Sejmik Województwa Śląskiego, 2. Zarząd Województwa Śląskiego. Sejmik Województwa Śląskiego jest organem stanowiącym i kontrolnym Województwa, a Zarząd Województwa Śląskiego jest organem wykonawczym. W skład Zarządu Województwa Śląskiego liczącego 5 osób wchodzą: Marszałek Województwa Śląskiego jako jego Przewodniczący, dwóch Wicemarszałków Województwa Śląskiego oraz dwóch Członków Zarządu. Zarząd Województwa Śląskiego wykonuje zadania należące do samorządu województwa, niezastrzeżone na rzecz Sejmiku Województwa i samorządowych jednostek organizacyjnych. Do zadań Zarządu Województwa Śląskiego należy w szczególności: 1. wykonywanie uchwał Sejmiku Województwa Śląskiego, 2. gospodarowanie mieniem Województwa, w tym wykonywanie praw z akcji i udziałów posiadanych przez Województwo,

9 Strona 8/ Prezentacja Województwa oraz Samorządu Województwa Śląskiego 3. przygotowywanie projektu i wykonywanie budżetu Województwa, 4. przygotowywanie projektów strategii rozwoju Województwa, planu zagospodarowania przestrzennego i programów wojewódzkich oraz ich wykonywanie, 5. organizowanie współpracy ze strukturami samorządu regionalnego w innych krajach i z międzynarodowymi zrzeszeniami regionalnymi, 6. kierowanie, koordynowanie i kontrolowanie działalności wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym powoływanie i odwoływanie ich kierowników, 7. uchwalanie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego. Zasady i tryb działania Zarządu Województwa Śląskiego określa statut Województwa Śląskiego uchwalony przez Sejmik Województwa Śląskiego Uchwałą Nr I/33/2/01 z dnia 23 kwietnia 2001 roku wraz z jego zmianami wprowadzonymi Uchwałą NR II/18/3/2004 z dnia 15 marca 2004 roku. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy Urzędu Marszałkowskiego, który w ramach reformy administracyjnej państwa w szczególności określonej ustawą o samorządzie województwa z dnia 5 czerwca 1998r. oraz ustawą o wprowadzeniu zasadniczego, trójstopniowego podziału terytorialnego państwa z dnia 24 lipca 1998r., rozpoczął funkcjonowanie z dniem 1 stycznia 1999r. Stanowi on administracyjne zaplecze regionalnego samorządu, będąc jednocześnie siedzibą władz Samorządu Województwa Śląskiego. Urząd Marszałkowski jest jednostką budżetową. Zarząd wykonuje zadania także przy pomocy wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i wojewódzkich osób prawnych. Kierownikiem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, zwierzchnikiem służbowym pracowników tego Urzędu i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych jest Marszałek Województwa Śląskiego. (Rozdział 3 Władze samorządu województwa - ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. Nr 142, poz z późn. zmianami). Zasady kierowania pracą Urzędu, jego wewnętrzną strukturę oraz zakresy działań poszczególnych Wydziałów określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, który jest załącznikiem do Uchwały Zarządu Województwa Śląskiego. Podział zadań pomiędzy Marszałkiem, Wicemarszałkami, Członkami Zarządu i Skarbnikiem w zakresie nadzoru nad Wydziałami i samodzielnymi stanowiskami Urzędu zawarto w załączniku nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.

10 Strona 9/ Prezentacja Województwa oraz Samorządu Województwa Śląskiego Załącznik nr 2 zawiera podział zadań pomiędzy Marszałkiem, Wicemarszałkami i Członkami Zarządu w zakresie merytorycznego nadzoru nad realizacją zadań o charakterze wojewódzkim. W załączniku nr 3 przedstawiony jest podział zadań pomiędzy Wicemarszałkami i Członkami Zarządu w zakresie kierowania, koordynowania i kontrolowania działalności wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i wojewódzkich osób prawnych oraz pełnienia nadzoru właścicielskiego w spółkach prawa handlowego, w których Województwo posiada akcje lub udziały. Schemat organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego został ujęty w załączniku nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Województwa Śląskiego. W załączniku nr 5 zawarte są schematy organizacyjne poszczególnych Wydziałów określające służbowe podporządkowanie ich referatów, zespołów i stanowisk. Zgodnie z tym schematem Wydziałami kierują Dyrektorzy, za wyjątkiem Wydziału Obsługi Prawnej, którym kieruje Koordynator oraz Międzywydziałowymi Zespołami Zadaniowymi w Bielsku Białej i Częstochowie, którymi kierują Kierownicy a ich zadaniem jest organizacja i kierowanie pracą zespołu oraz przekazywanie pracownikom zadań określonych przez merytoryczne Wydziały. Zadania określone w Regulaminie mają na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Urzędu. Powstanie w 1999 roku województw samorządowych umożliwiło kreowanie i realizację polityki rozwoju regionalnego. Jej instrumentem jest Strategia Rozwoju Województwa Śląskiego na lata , która została przyjęta przez Sejmik Województwa Śląskiego Uchwałą Nr I/24/1/2000 z dnia 25 września 2000 roku. Jej nowelizacja nastąpiła prze przyjęcie przez Sejmik Województwa Śląskiego Uchwały Nr II/37/6/2005 z dnia 4 lipca 2005 roku Strategia Rozwoju Województwa Śląskiego na lata Strategia jest koncepcją systemowego działania na rzecz długotrwałego i zrównoważonego rozwoju regionu. Wyznacza przyszłą pozycję Województwa Śląskiego w Polsce i w Europie jako regionu nowoczesnego i konkurencyjnego. Wyraża wolę społeczności regionalnej do osiągania wspólnych celów. W pracach i konsultacjach nad strategią brali bowiem udział przedstawiciele istotnych dla rozwoju regionu, instytucji, organizacji gospodarczych, samorządowych, pozarządowych oraz środowisk opiniotwórczych. Strategia w swoich rozwiązaniach nawiązuje do najlepszych doświadczeń województw bielskiego, częstochowskiego oraz katowickiego. Jest ona także dokumentem, który stanowi podstawę dla uchwalonego Programu Rozwoju Regionalnego Województwa Śląskiego oraz Kontraktu Wojewódzkiego. Program Rozwoju Regionalnego Województwa Śląskiego zawiera podział ról, zadań i środków na działania i projekty związane z rozwojem regionu. W dniu 21 grudnia 2006 roku Zarząd Województwa Śląskiego przyjął uchwałą nr 138/8/III/2006 Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata Zastąpi on obecnie realizowany Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego na lata i stanowi element systemu realizacji Narodowego Planu Rozwoju Jest on również podstawowym instrumentem wdrażania

11 Strona 10/ Prezentacja Województwa oraz Samorządu Województwa Śląskiego Strategii Rozwoju Województwa Śląskiego na lata Dzięki zindywidualizowaniu i dopasowaniu do regionalnych uwarunkowań oraz potrzeb, program będzie precyzyjniej reagował na występujące w regionie problemy i skuteczniej wykorzystywał środki finansowe w latach W trakcie wdrażania Systemu Zarządzania Jakością zidentyfikowano i określono procesy zarządcze, główne i pomocnicze, których realizacja w istotny sposób wpływa na sprawność funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego i poziom realizowanych zadań. Marszałek Województwa Śląskiego, Wicemarszałkowie, Członkowie Zarządu, Skarbnik Województwa, Dyrektorzy Wydziałów i pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego określili i przyjęli do stosowania standardy jakościowe dla realizowanych zadań, w oparciu o obowiązujące akty prawne.

12 Strona 11/ Przepisy stanowiące podstawę działalności 2. PRZEPISY STANOWIĄCE PODSTAWĘ DZIAŁALNOŚCI Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego w Katowicach działa w szczególności na podstawie przepisów: 1. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa ( tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm. ), 2. ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106, poz. 668 z późn. zm.), 3. ustawy z dnia 13 października 1998 r. przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz.872 z późn. zm.), 4. ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych ( tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. Nr 142, poz.1593 z późn. zm. ), 5. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. Nr 98, poz z 2000 roku z późn. zm. ), 6. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz z późn. zm.), 7. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1999 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 103, poz. 1192), 8. Statutu Województwa Śląskiego wraz ze zmianami, 9. Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach. Wydział Obsługi Prawnej działający w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego w Katowicach, zapewnia obsługę prawną Urzędu w zakresie: 1. opiniowania, pod względem prawnym, aktów prawnych kierowanych do Urzędu, projektów uchwał Zarządu i Sejmiku, 2. opiniowania, pod względem prawnym, umów i porozumień oraz innych aktów wydawanych przez Zarząd i Marszałka, 3. udzielania wyjaśnień dotyczących obowiązującego stanu prawnego oraz prowadzenia innych spraw przewidzianych ustawami, 4. zastępstwa organów samorządu Województwa w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi.

13 Strona 12/ Stosowana terminologia 3. STOSOWANA TERMINOLOGIA W Urzędzie jest wdrożony, utrzymywany i doskonalony System Zarządzania Jakością spełniający wymagania międzynarodowej normy ISO 9001:2000 zgodnej z Polską Normą PN-EN ISO 9001:2001. Stosowana w Systemie Zarządzania Jakością terminologia i definicje, są zgodne z normą ISO 9001:2000 i normą ISO 9000:2005 Systemy zarządzania jakością podstawy i terminologia. Struktura Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach jest zdefiniowana w Regulaminie Organizacyjnym.

14 Strona 13/ System zarządzania jakością 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Celem jest prawidłowe opracowanie, udokumentowanie, wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania jakością, zapewnienie ciągłego doskonalenia jego skuteczności, w oparciu o wymagania zawarte w normie ISO 9001 i w przepisach prawnych obowiązujących Urząd. 4.1.WYMAGANIA OGÓLNE Proces wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zainicjowano w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego w Katowicach Uchwałą nr 1204/165/II /2004 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 13 lipca 2004 r. Wszyscy pracownicy Urzędu zostali poinformowani o wdrażanym systemie. Zwrócono uwagę na uświadomienie pracownikom konieczności stosowania i realizowania Polityki Jakości. Zdefiniowano procesy wymagane w Systemie Zarządzania Jakością oraz określono ich wzajemne oddziaływanie (zał. nr 4). Ustalono również Macierz procesów obejmującą zdefiniowane w Urzędzie procesy (zał. nr 5). Dla przeprowadzenia prac wdrożeniowych i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością zapewniono dostępność zasobów (rzeczowych, finansowych, ludzkich) oraz informacji niezbędnych do przebiegu i monitorowania procesów. Dla procesów ustalono wskaźniki oceny ich skuteczności, które pozwalają monitorować, mierzyć i analizować te procesy. Zostały podjęte działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia procesów. System zarządzania procesami w Urzędzie jest zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001. W trakcie prac wdrożeniowych ustalono podstawowe założenia i zasady obowiązujące w Systemie Zarządzania Jakością: 1. zastosowanie podejścia procesowego w zarządzaniu Urzędem, 2. zapewnienie stałego doskonalenia pod względem skuteczności funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością, 3. zapewnienie nadzoru nad procesami oraz środków i zasobów, niezbędnych do funkcjonowania procesów, 4. stałą orientację na potrzeby i wymagania klientów Urzędu. Jako podstawowe kryteria dla oceny procesów przyjęto zgodność działań z obowiązującymi Urząd, zewnętrznymi i wewnętrznymi aktami prawnymi oraz normą PN-EN ISO 9001:2001. Zakres Systemu Zarządzania Jakością i wyłączenia. Zakres Systemu Zarządzania Jakością obejmuje realizację zadań należących do samorządu województwa, niezastrzeżonych na rzecz Sejmiku Województwa i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych (Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa - tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz z późn. zm.) Opracowany i wdrożony System Zarządzania Jakością spełnia wymagania normy PN-EN ISO 9001:2001 bez wyłączeń.

15 Strona 14/ System zarządzania jakością 4.2. WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI Postanowienia ogólne Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością obejmuje: Politykę Jakości zatwierdzoną przez Zarząd Województwa Śląskiego (załącznik nr 2), Księgę Jakości, Księgi Zarządzania Procesami w wydziałach oraz wymagane przez normę udokumentowane procedury, Instrukcje obowiązujące w Urzędzie, Zapisy powstające w procesach Księga Jakości Księga Jakości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach jest podstawowym dokumentem Systemu Zarządzania Jakością opisującym wdrożony i doskonalony System Zarządzania Jakością oraz przedstawiającym jego główne zasady. Została napisana na podstawie wymogów normy PN-EN ISO 9001:2001, wg której wdrożono system. Wersję papierową posiada Marszałek Województwa oraz Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. Księga Jakości jest adresowana do pracowników Urzędu oraz wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, auditorów, mieszkańców województwa. Ma ona stanowić dodatkowe źródło informacji o organizacji i funkcjonowaniu Urzędu oraz o wdrożonym systemie. Rozdział pierwszy Księgi Jakości służy prezentacji Województwa i Urzędu, rozdział drugi przywołuje przepisy określające podstawę działalności, w rozdziale trzecim są podane stosowane terminy. Rozdziały: czwarty - ósmy odpowiadają układowi punktów zawartych w normie PN-EN ISO 9001:2001. Rozdział dziewiąty zawiera wykaz załączników. Opracowanie i zatwierdzenie Księgi Jakości. Za opracowanie Księgi Jakości oraz jej zgodność w wymaganiami normy odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ., a za jej zatwierdzenie Marszałek Województwa Śląskiego. Księgę Jakości opracowano na podstawie dokumentacji organizacyjnej Urzędu, (tj.: statutu, regulaminu organizacyjnego, wymagań normy PN-EN ISO 9001:2001). System Zarządzania Jakością obejmuje procesy istotne dla funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego, które są zawarte w Macierzy procesów (załącznik nr 5). Udostępnianie Księgi Jakości. Księga Jakości jest dokumentem, udostępnionym w wersji elektronicznej na stronie Urzędu Marszałkowskiego: Aktualizacja i archiwizowanie Księgi Jakości. Decyzje o uzupełnieniu, wprowadzeniu zmian oraz o nowym wydaniu Księgi Jakości podejmuje Pełnomocnik ds. SZJ, który jest odpowiedzialny za przechowywanie i

16 Strona 15/ System zarządzania jakością archiwizowanie egzemplarza wzorcowego nr 1 Księgi Jakości wraz z kompletem zmian i wydań w wersji papierowej i elektronicznej w Wydziale Organizacyjnym, na stanowisku komputerowym w pokoju Nadzór nad dokumentami. Zgodnie z procesem PK/PP1 "Nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością" dokumentacja w Systemie Zarządzania Jakością jest odpowiednio opracowana, nadzorowana i modyfikowana. Właścicielem tego procesu jest Pełnomocnik ds. SZJ. Nadzór nad dokumentami w tym procesie opisują: 1. procedura PP1.1 Opracowanie i nadzorowanie dokumentów SZJ, 2. procedura PP1.2 Audity wewnętrzne systemu zarządzania, 3. procedura PP1.3 Nadzór nad wyrobem niezgodnym i działania korygujące, 4. procedura PP1.4 Działania zapobiegawcze, 5. procedura PP1.5 Nadzorowanie zapisów. Ponadto stosowana jest Instrukcja Kancelaryjna w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania pism. Wersje nieaktualnych dokumentów są usuwane z wydziałów i archiwizowane przez Pełnomocnika ds. SZJ. Wszystkie Wydziały są zobowiązane do nadzorowania aktów prawnych oraz ich aktualizacji w przypadku zmian przepisów Nadzór nad zapisami. W procesie PK/PP1 jest stosowana procedura PP1.5 Nadzorowanie zapisów, zapewniająca nadzorowanie zapisów w Systemie Zarządzania Jakością, które mają dostarczyć dowodów zgodności z wymaganiami i odpowiedniej skuteczności działania systemu. Dyrektorzy Wydziałów i pracownicy odpowiedzialni są za nadzorowanie zapisów. Księgi Zarządzania Procesami zawierają wykazy zapisów nadzorowanych przez Wydziały.

17 Strona 16/ Odpowiedzialność Kierownictwa 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5.1 ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA Kierownikiem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego jest Marszałek Województwa Śląskiego. Do pozostałych kierowniczych stanowisk w Urzędzie Marszałkowskim należą: 1. Wicemarszałkowie, 2. Członkowie Zarządu, 3. Skarbnik, 4. Główny Księgowy, 5. Dyrektorzy Wydziałów, 6. Zastępcy Dyrektorów Wydziału, 7. Kierownicy Zespołów Zadaniowych. Polityka Jakości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego została zatwierdzona przez Zarząd Województwa Śląskiego w dniu roku (uchwała nr 111/18/III/2007). Podano w niej priorytetowe cele, przyjęte przez Zarząd na rok Zgodnie z procedurą MW/PZ1 "Zarządzanie Urzędem i przegląd SZJ" podaną w Księdze Zarządzania Procesem MW/PZ1, przynajmniej raz w roku odbywa się przegląd zarządzania systemem, z którego utrzymywane są zapisy ( raport na przegląd SZJ, protokół z przeglądu). Przegląd, dokonywany przez Marszałka Województwa Śląskiego, ma na celu formalną ocenę Systemu Zarządzania Jakością oraz stwierdzenie jego adekwatności w stosunku do Polityki Jakości i celów jakości. Marszałek Województwa Śląskiego zapewnia również dostępność zasobów niezbędnych do realizacji procesów, tj. kompetentny personel, środki techniczne, pomieszczenia, urządzenia biurowe, środowisko pracy, media itd. Zarząd Województwa, świadomy znaczenia spełnienia wymagań klientów Urzędu oraz wymagań ustawowych i przepisów, omawia na spotkaniach z dyrektorami Wydziałów możliwości doskonalenia skuteczności systemu zarządzania i obsługi klientów Zasady kierowania Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego. Zasady kierowania Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego określa Regulamin Organizacyjny ORIENTACJA NA KLIENTA Zidentyfikowani zostali klienci Urzędu Marszałkowskiego, a ich wymagania zostały określone i spełniane są na podstawie przepisów prawnych obowiązujących w Polsce. Wyspecyfikowane procesy główne zawierają w swoich częściach opisowych dokładne określenie klienta i jego wymagań. Samorząd Województwa określił w "Strategii Rozwoju Województwa Śląskiego na lata " strategiczne cele zintegrowane i cząstkowe w poszczególnych dziedzinach.

18 Strona 17/ Odpowiedzialność Kierownictwa Orientację na klienta Urzędu przyjęto jako jedną z głównych zasad obowiązujących w Systemie Zarządzania Jakością. Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej opracowano Biuletyn Informacji Publicznej (wprowadzony w życie w dniu 31 grudnia 2002 r.),który zawiera wszystkie podstawowe informacje publiczne o Województwie Śląskim i jego jednostkach organizacyjnych. Klienci mogą skorzystać z informacji publicznych zawartych na stronie internetowej Mieszkańcy Województwa Śląskiego i wszyscy zainteresowani mają możliwość bezpośredniego przekazywania swoich uwag, skarg i wniosków w dniach i godzinach przeznaczonych na przyjmowanie stron przez Marszałka, Wicemarszałków, Członków Zarządu oraz Dyrektorów Wydziałów. Wydział Organizacyjny prowadzi rejestr skarg i wniosków, które wpłynęły do Urzędu i przeprowadza ich analizę. Ponadto potrzeby i problemy lokalnej społeczności są przedstawiane przez radnych, w formie interpelacji, zapytań. Prowadzone są badania opinii publicznej poprzez internetowy program sondujący opinie klientów o pracy Urzędu Marszałkowskiego. Bezpośrednie kontakty i komunikacja z mediami są zapewnione przez Rzecznika Prasowego i opisane w Procesie GM/PG1 Komunikacja zewnętrzna z otoczeniem Urzędu POLITYKA JAKOŚCI Misją Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego jest skuteczna i sprawna realizacja zadań publicznych o charakterze regionalnym oraz podejmowanie działań we współpracy z partnerami publicznymi i prywatnymi na rzecz rozwoju regionu i zaspakajania potrzeb jego mieszkańców. Polityka Jakości (załącznik nr 2) została przyjęta Uchwałą Zarządu Województwa nr 111/18/III/2007 z dnia 30 stycznia 2007r. i rozpowszechniona wśród wszystkich pracowników Urzędu Marszałkowskiego. Dokument Polityki Jakości został także opublikowany na stronach Biuletynu Informacji Publicznej. Marszałek Województwa przedstawił Politykę Jakości na spotkaniu z Dyrektorami Wydziałów. Polityka Jakości jest przeglądana i weryfikowana na każdym przeglądzie Systemu Zarządzania Jakością, przez Zarząd Województwa PLANOWANIE Cele dotyczące jakości. Marszałek Województwa Śląskiego, Wicemarszałkowie, Członkowie Zarządu ustalają coroczne cele priorytetowe dla Urzędu. Dyrektorzy Wydziałów ustanawiają cele jakości dla poszczególnych Wydziałów, które są zapisane w planie pracy Wydziału jako cele operacyjne. Cele jakości są spójne z ustaloną Polityką Jakości.

19 Strona 18/ Odpowiedzialność Kierownictwa Planowanie Systemu Zarządzania Jakością. Planowanie jakości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego polega na określeniu istotnych i niezbędnych procesów potrzebnych do skutecznego i efektywnego działania Marszałka Województwa Śląskiego oraz poszczególnych Wydziałów. W ramach Systemu Zarządzania Jakością opracowano Macierz procesów zarządczych, głównych i pomocniczych, która załączona jest do Księgi Jakości jako załącznik nr 5. Przy identyfikacji i określaniu procesów w Wydziałach Urzędu, przeprowadzono analizę procesów pozwalającą na ustalenie zagrożeń dla procesów oraz środków likwidujących zagrożenia w procesie. Ponadto uwzględniono potrzeby i oczekiwania klientów oraz wymagania wynikające z aktów prawnych. W Księgach Zarządzania Procesami, realizowanych przez Wydziały Urzędu i samodzielne stanowiska, zawarto informacje o danych wejściowych i wyjściowych z procesów. Metody, procesy i działania oraz niezbędne zasoby prowadzące do spełnienia wymagań wynikających z ustanowionego i utrzymywanego Systemu Zarządzania Jakością są planowane, określone i udokumentowane na mapach i częściach opisowych procesów. Za opracowanie celów operacyjnych dla poszczególnych Wydziałów odpowiedzialni są Dyrektorzy Wydziałów. W trakcie przeglądów systemu zarządzania Marszałek Województwa Śląskiego: po zapoznaniu się z raportem Pełnomocnika ds. SZJ, dokonuje oceny realizacji celów, zawartych w Polityce Jakości,weryfikuje i zatwierdza propozycje dotyczące doskonalenia obsługi klienta i systemu zarządzania. Wszelkie zmiany, mogące mieć wpływ na spójność systemu, są przeglądane i akceptowane przez Pełnomocnika ds. SZJ. Są one wprowadzane do Systemu Zarządzania Jakością, zgodnie z procesem PK/PP1 Nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością", który zapewnia zachowanie integralności wszystkich dokumentów Systemu Zarządzania Jakością. 5.5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ, UPRAWNIENIA I KOMUNIKACJA Odpowiedzialność i uprawnienia. Odpowiedzialność i uprawnienia pracowników są określone w zakresach czynności, indywidualnych upoważnieniach oraz w Regulaminie Organizacyjnym Przedstawiciel kierownictwa. Zarząd Województwa Śląskiego Uchwałą powołał Pełnomocnika Marszałka do spraw systemu zarządzania jakością. (Pełnomocnik ds. SZJ). Pełnomocnik ds. SZJ jest upoważniony do: 1. podejmowania działań, związanych z przygotowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie, 2. realizacji zadań wynikających z Księgi Zarządzania Procesem PK/PP1, 3. upowszechniania w Urzędzie świadomości dotyczącej wymagań klienta.

20 Strona 19/ Odpowiedzialność Kierownictwa Pełnomocnik ds. SZJ jest uprawniony do kontaktów z klientami i innymi stronami zainteresowanymi w sprawach dotyczących systemu. Pełnomocnik ds. SZJ posiada pełną znajomość wymagań i opinii klientów o pracy Urzędu, w oparciu o analizę skarg i wniosków oraz wyniki badań ankietowych zadowolenia klientów Komunikacja wewnętrzna. Dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu niezbędne jest określenie sposobu i zasad komunikowania się wewnątrz Urzędu oraz komunikowania się z klientem. Komunikacja wewnątrz Urzędu odbywa się zgodnie z zasadami Instrukcji Kancelaryjnej dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Komunikacja wewnętrzna odbywa się poprzez: - system spotkań i narad Marszałka, Zarządu Województwa z Dyrektorami Wydziałów, - wydawanie zarządzeń Marszałka Województwa Śląskiego, - podejmowanie uchwał przez Zarząd Województwa, - stosowanie poczty elektronicznej. Dyrektorzy Wydziałów prowadzą wewnętrzne spotkania z pracownikami dotyczące zmiany aktów prawnych i bieżących problemów w pracy wydziałów, a także działań na rzecz bezpieczeństwa i higieny pracy. Informacje o sposobie funkcjonowania Urzędu oraz podjętych uchwałach są udostępnione w BIP-ie Urzędu. 5.6 PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA Postanowienia ogólne. W celu utrzymania zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001 skuteczności Systemu Zarządzania Jakością, Marszałek Województwa Śląskiego przeprowadza przegląd Systemu Zarządzania Jakością przynajmniej raz w roku, aby zapewnić jego przydatność, adekwatność i skuteczność. Przegląd odbywa się zgodnie z procedurą MW/PZ1.1 Przegląd Systemu Zarządzania Jakością" Dane wejściowe do przeglądu. Raport na przegląd Systemu Zarządzania Jakością przygotowuje Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością, na podstawie danych wejściowych: 1. wyników auditów, 2. informacji zwrotnej od klientów, 3. funkcjonowania procesów i zgodności świadczonych usług z wymaganiami, 4. status działań zapobiegawczych i korygujących, 5. działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów, 6. zmian i innych czynników, które mogą mieć wpływ na Urząd, takich jak warunki finansowe, społeczne lub środowiskowe i odpowiednie zmiany ustawowe i przepisów. 7. propozycji i zaleceń dotyczących doskonalenia systemu.