Zaznaczanie pojedynczej kolumny, wielu sąsiednich kolumn, wielu dowolnych kolumn.

Transkrypt

1 Moduł 4 Arkusz kalkulacyjny 4.1. Praca z aplikacją Pierwsze kroki z arkuszem kalkulacyjnym Uruchomienie arkusza kalkulacyjnego. Zakończenie pracy z arkuszem kalkulacyjnym. Możemy zrobić to na kilka sposobów np.: Uruchamianie arkusza kalkulacyjnego z menu Start na Pasku zadań Start/Wszystkie programy/microsoft Office/ Microsoft Exel Uruchamianie arkusza kalkulacyjnego z Paska narzędzi Szybkie uruchamianie na Pasku zadań.. Uruchomienie arkusza kalkulacyjnego za pomocą ikony skrótu, na Pulpici Windows, po dwukrotnym jej kliknięciu. Uruchomienie arkusza kalkulacyjnego poprzez wybranie i dwukrotne kliknięcie nazwy pliku Excel.exe. Zamknąć program można też na wiele sposobów np.: Wybierając na Pasku menu Plik/Zakończ Wybierając na Pasku tytułu po prawej stronie ikonę z krzyżykiem. Stosując skrót klawiszowy Alt+F Otwieranie jednego, kilku skoroszytów. Warunkiem otwarcia skoroszytu jest jego wcześniejsze stworzenie i zapisanie na dysku twardym lub innej pamięci masowej. Otwieramy w sposób następujący na Pasku menu Plik/Otwórz, pokazuje się okno Otwórz z umożliwiające poruszanie się po zasobach komputera wybieramy odpowiedni katalog (folder) następnie plik dwukrotnie klikamy lub zaznaczamy żądany plik i wskazujemy przycisk Otwórz (np. rozwijamy listę okna Otwórz z /dysk C/Folder roboczy (np. modul_4) wybieramy plik) Otwieramy w sposób następujący skrót klawiszowy Ctrl+O (litera o) pojawia się okno dalej j/w Otwieramy w sposób następujący klikamy na ikonę (kartki ) na Pasku narzędzi dalej j/w Otwieramy w sposób następujący na Pasku menu Plik nad przyciskiem zakończ mamy listę ostatnio edytowanych skoroszytów, jeśli szukany plik znajduje się na liście wystarczy kliknąć w nazwę. Otwieramy w sposób następujący w Okienku zadań pod paskiem Otwórz znajduje się lista ostatnio edytowanych skoroszytów, szukamy na liście i klikamy. Przycisk Więcej prowadzi nas do menu Otwórz z dalej j/w Exel zezwala na jednoczesne otwarcie wielu skoroszytów, ich lista pojawia się na dole ekranu na Pasku zadań. Nazwa aktualnie edytowanego skoroszytu znajduje się na górze okna na Pasku tytułu obok wersji programu Tworzenie nowego skoroszytu według domyślnego wzorca (szablonu). Aby utworzyć nowy skoroszyt oparty na domyślnym lub jednym z dostępnych szablonów należy wybierać na Pasku menu Plik/Nowy po prawej stronie ekranu pojawi się Okienko zadań, wybieramy Na moim komputerze, co spowoduje otwarcie okna Szablony a tu możemy wybrać rodzaj gotowca Zapisywanie skoroszytu na dysku w określonej lokalizacji. Zapisać skoroszyt można w dwojaki sposób klikając ikonę dyskietki na Pasku narzędzi lub Plik/Zapisz jako. W obu przypadkach otwiera się okno pozwalające wybrać miejsce na dysku, w którym chcemy zapisać plik. Należy rozwinąć okno Zapisz w wybrać odpowiedni katalog (folder) otworzyć go i nacisnąć klawisz Enter lub przycisk Zapisz mieszczący się na dole po prawej stronie okna. Jeżeli w czasie pracy chcemy aktualizować skoroszyt, bez zmiany nazwy, wystarczy skorzystać ze skrótu Ctrl+S Zapisywanie skoroszytu pod inną nazwą. Proces zapisywania odbywa się j/w tylko dodatkowo w okienku Nazwa pliku zmieniamy wyświetlającą się nazwę na inną (domyślne rozszerzenie program dopisze sam). Należy pamiętać, że w nazwie pliku nie wolno używać znaku : kropki, przecinka; zalecane jest też nieużywanie polskich znaków i spacji, zamiast tej ostatniej wstawiamy podkreślnik _ (klawisz Shift+kreska nad -). strona 1 z 18

2 Zapisywanie skoroszytu jako pliku typu: tekstowego, HTML, wzorca (szablonu), z określonym rozszerzeniem, wersją. Program Exel pozwala zapisać skoroszyt w różnych formatach w zależności od tego jak później skoroszyt będzie wykorzystywany. Proces zapisu z innym formatem/rozszerzeniem odbywa się j/w tylko dodatkowo w oknie Zapisz jako typ znajdującym się poniżej okna Nazwa pliku należy wybrać odpowiednie rozszerzenie (*.xls dla skoroszytu programu Exel,*.txt dla pliku tekstowego rozdzielonego znakami tabulacji, *.xlt dla szablonu, *.html dla strony sieci Web, *.xml dla arkusza kalkulacyjnego oraz *.xls dla wcześniejszych wersji programu Exel) Poruszanie się pomiędzy arkuszami skoroszytu i między otwartymi skoroszytami. Ponieważ Exel zezwala na jednoczesne otwarcie wielu skoroszytów, ich lista pojawia się na dole ekranu na Pasku zadań. Aby przenosić/poruszać się pomiędzy skoroszytami wystarczy na Pasku zadań kliknąć w wybrany skoroszyt. Nazwa aktualnie edytowanego skoroszytu znajduje się na górze okna na Pasku tytułu obok wersji programu. Między otwartymi skoroszytami można poruszać się także wykorzystując menu Okno, po rozwinięciu pod paskiem znajduje się lista aktualnie otwartych skoroszytów. Można też jednocześnie oglądać wiele skoroszytów, w tym celu na Pasku menu klikamy w Okno/Rozmieść i w otwartym oknie wybieramy sposób rozmieszczenia skoroszytów np. pionowo/poziomo itd Wykorzystanie dostępnej funkcji Pomoc. Jeżeli natkniemy się na problemy, możemy wpisać zapytanie w oknie znajdującym się w prawym górnym oknie skoroszytu lub skorzystać z Pomocy na Pasku menu lub ikony znak zapytania na Pasku narzędzi lub naciskając klawisz F1 na klawiaturze pojawi się wówczas Okno zadań gdzie będzie można wpisać pytanie lub skorzystać ze spisu treści. Można też skorzystać z pomocy Asystenta (animowana kontekstowa forma pomocy) Zamykanie skoroszytu. Skoroszyt zamykamy klikając na znak krzyżyka (mały czarny) w górnym prawym rogu Paska menu lub Plik/Zamknij Ustawienia programu Powiększanie widoku, wybór sposobu wyświetlania arkusza. Powiększyć wyświetlany arkusz można wybierając wielkość powiększenia w okienku numerycznym na Pasku narzędzi. Arkusz kalkulacyjny oferuje pięć sposobów wyświetlania dokumentu: normalny uproszczony widok arkusza (brak marginesów, nagłówka i stopki). wyświetla dane, przewijany w sposób ciągły. Pozwala na najszybsze oglądanie i edycję arkusza. podgląd podziału strony umożliwia określenie, w którym miejscu dokonamy podziału arkusz, gdy ten nie mieści się nam na jednej stronie papieru Ważne przy drukowaniu) widoki niestandardowe pokazuje stronę dokładnie tak jak będzie wydrukowana (nagłówek i stopka, marginesy, obiekty). pełny ekran jest to przełączenie do widoku pełnoekranowego (bez pasków narzędzi) powiększenie powoduje włączenie okienka umożliwiającego określenie powiększenia widoku arkusza (odpowiednik okna numerycznego na pasku narzędzi) Użytkownik ma możliwość zmian dostępnych widoków: Z menu Widok wybór żądanego widoku Wyświetlanie, ukrywanie pasków narzędzi. Aby wyświetlić/ukryć paski narzędzi należy wybrać Widok/Paski narzędzi i zaznaczyć lub zlikwidować zaznaczenie paska, (jeżeli pasek jest widoczny w oknie programu, to wówczas obok jego nazwy na Pasku narzędzi znajduje się znak ) Blokowanie, odblokowanie tytułów wierszy i/lub kolumn. Jeżeli pracujemy z dużymi arkuszami przydaje się możliwość wprowadzenia blokowania tytułów wierszy i/lub kolumn. strona 2 z 18

3 Blokada pionowa ustawiamy zaznaczenie na selektorze kolumny leżącym po kolumnie, którą będziemy blokować a następnie wybieramy menu Okno/Zablokuj okienka. Blokada pozioma zaznaczamy wiersz, nad którym ma przebiegać blokada i dalej postępujemy j/w Blokada pozioma i pionowa zaznaczamy komórkę, nad którą i przed którą ma przebiegać blokada, dalej j/w. Aby zlikwidować blokadę wybieramy menu Okno/ Odblokuj okienka Blokowanie wierszy i/lub kolumn przydaje się wtedy, gdy pracujemy z szerokimi długimi dokumentami (np nagłówki kolumn zostają na miejscu a przewija się tylko obszar pod nimi) Modyfikacja podstawowych opcji programu i preferencji użytkownika: nazwa użytkownika, domyślny folder do operacji zapisywania/otwierania plików. Na Pasku menu rozwijamy zakładkę Narzędzia/Opcje pojawia się okno Opcje, w którym wybieramy zakładkę Ogólne tu interesują nas następujące okna: Domyślna lokalizacja plików należy wpisać ścieżkę do domyślnego katalogu Nazwa użytkownika możemy wpisać swoje dane 4.2. Komórki Wprowadzanie danych Wprowadzanie liczb, tekstu, daty do komórki. Aby rozpocząć wprowadzanie danych do arkusza należy zaznaczyć komórkę, kliknąć lewym przyciskiem myszy i rozpocząć pisanie. Arkusz kalkulacyjny domyślnie tekst formatuje do lewej a liczby do prawej. Data, aby była prawidłowo interpretowana przez arkusz musi być sformatowana jako liczba. (Exel jako separator dziesiętny rozpoznaje przecinek, gdy wstawimy kropkę będzie liczbę traktował jak tekst). Wszelkie dane można wprowadzać także z Paska formuły po wcześniejszym zaznaczeniu komórki Zaznaczanie komórek Zaznaczanie komórki, bloku sąsiednich komórek, bloku dowolnych komórek, całego arkusza. Pojedynczą komórkę zaznaczamy wstawiając kursor myszy i klikając (komórka zaznaczona jest grubszą ramką). Blok sąsiednich komórek zaznaczamy, wstawiając kursor, klikając i przeciągając żądany obszar nie zwalniając przycisku myszy. Jeśli chcemy zaznaczyć obszary nieprzylegające należy wcisnąć klawisz Ctrl i postępujemy j/w, ważne, aby po zakończeniu zaznaczania najpierw zwolnić przycisk myszy a dopiero klawisz Ctrl. Jeśli chcemy zaznaczyć całą kolumnę stawiamy kursor myszy w selektorze kolumny, którą chcemy zaznaczyć i klikamy. Jeśli chcemy zaznaczyć cały wiersz stawiamy kursor w separatorze wiersza, który chcemy zaznaczyć i dalej postępujemy j/w. Jeśli chcemy zaznaczyć cały arkusz należy kursor postawić w oknie znajdującym się pod okem nazwy i kliknąć ( patrz strzałka rysunek obok) Zaznaczanie pojedynczego wiersza, wielu kolejnych wierszy, wielu dowolnych wierszy. Opis powyżej Zaznaczanie pojedynczej kolumny, wielu sąsiednich kolumn, wielu dowolnych kolumn. Opis powyżej Wiersze i kolumny Wstawianie wierszy i kolumn do arkusza. Aby wstawić kolumnę do arkusza stawiamy kursor w nazwie kolumny, przed którą chcemy umieścić wstawianą kolumnę zaznaczamy menu Wstaw/Kolumny i klikamy. Aby wstawić wiersz stawiamy kursor w nazwie wiersza, nad którym ma się pojawić nowy wiersz wybieramy menu Wstaw/Wiersze. strona 3 z 18

4 Ewentualnie Aby wstawić kolumnę zaznaczamy kolumnę, przed którą ma być wstawienie klikamy prawym przyciskiem myszy z podręcznego menu wybieramy Wstaw. W przypadku wiersza postępujemy analogicznie. Tym sposobem można wstawić więcej niż jedną kolumnę/wiersz. Należy zaznaczyć taką liczbę kolumn/wierszy, jaką chcielibyśmy wstawić jednocześnie a dalej postępujemy j/w (program doda nam tyle kolumn ile było w zaznaczeniu Usuwanie wierszy i kolumn z arkusza. Aby usunąć kolumnę/wiersz z arkusza należy zaznaczyć kolumnę/wiersz a następnie menu Edycja/Usuń lub prawy przycisk myszy Usuń Exel zezwala na jednoczesne usunięcie wielu zaznaczonych wierszy/kolumn Zmiana wysokości wiersza i szerokości kolumny. Zmianę wysokości wiersza uzyskujemy w następujący sposób zaznaczamy wiersz następnie wybieramy menu Format/Wiesze/Wysokość otwiera się okno, w którym podajemy żądaną wysokość wiersza. Dla kolumny postępujemy analogicznie (Format/Kolumna/Szerokość) Edycja danych Uzupełnianie zawartości komórki, zastępowanie zawartości komórki. Zawartość komórki można w każdej chwili edytować. Można uzupełnić zawartość lub wpisać całkiem nową. Jeśli mamy kłopoty z precyzyjnym zaznaczaniem w komórce można zmian dokonać na Pasku formuły wystarczy wstawić kursor w formule i dokonać zmian Użycie funkcji Cofnij i Ponów. Program Exel zezwala na wielokrotne cofnięcie czynności lub ich przywrócenie. Do cofania służy skrót Ctrl+Z lub ikona strzałki zawinięta w lewo na Pasku narzędzi lub Edycja/Cofnij. Do przywracania służy ikona strzałki zawinięta w prawo na Pasku narzędzi lub Edycja/Powtórz Kopiowanie, przenoszenie, usuwanie Kopiowanie zawartości komórki, bloku komórek wewnątrz arkusza, pomiędzy arkuszami jednego skoroszytu, pomiędzy otwartymi skoroszytami. Aby skopiować komórkę/blok komórek należy dokonać zaznaczenia komórki/bloku komórek i wprowadzić w dowolny sposób zaznaczony obszar do Schowka (Kopiuj). Kopiuj możemy wykonać w następujący sposób: z menu Plik/Kopiuj na Pasu menu, za pomocą ikony Kopiuj na Pasku narzędzi, za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C. Ponad to możemy skopiować komórkę/blok komórek za pomocą myszy. Zaznaczamy żądany obszar, przytrzymujemy klawisz Ctrl i przeciągamy z wciśniętym lewym przyciskiem myszy w wybrane miejsce. Ważne!!! Po wykonaniu tej czynności najpierw zwalniamy przycisk myszy a dopiero potem klawisz Ctrl Automatyczne wypełnianie komórek danymi na podstawie zawartości sąsiednich komórek. Program Exel potrafi automatycznie uzupełniać sąsiednie komórki w oparciu o dane zawarte w zaznaczeniu: np automatyczna numeracja w dwóch kolejnych komórkach wpisujemy dwie kolejne liczby następnie zaznaczamy obie komórki i przenosimy kursor myszy do prawego dolnego narożnika (uchwyt wypełnienia) i przesuwamy tak, aby kursor zmienił wygląd na +, wskazujemy go lewym przyciskiem myszy i nie zwalniając przycisku przeciągamy w dół/prawo. Program sam doda kolejne liczby ( 3,4,5 ). Ważne jest, że program ponumeruje nam także ze skokiem np, pierwsze dwie wpisane liczby to 1 i 5 dalsza numeracja wprowadzona przez program będzie wyglądała następująco: 9, 13, 17, Przenoszenie zawartości komórki, bloku komórek w obrębie arkusza, pomiędzy arkuszami jednego skoroszytu, pomiędzy skoroszytami. Aby przenieść komórkę/blok komórek należy zaznaczony obszar umieścić w schowku poleceniem Wytnij (Plik/Wytnij na Pasku menu, ikona Wytnij na Pasku narzędzi lub skrót klawiszowy Ctrl+X). Aby umieścić zawartość schowka w nowym miejscu na arkuszu, w nowym arkuszu, w nowym skoroszycie należy wykonać jedną z czynności: menu Plik/Wklej, ikona Wklej na Pasku narzędzi, skrót klawiszowy Ctrl+V. strona 4 z 18

5 Ponad to możemy przenieść komórkę/blok komórek za pomocą myszy. Zaznaczamy żądany obszar, przytrzymujemy klawisz Ctrl i przeciągamy w wybrane miejsce Usuwanie zawartości komórek. Jeżeli chcemy usunąć zawartość komórki należy wskazać komórkę i nacisnąć klawisz Backspace Szukanie i zamiana Użycie funkcji Znajdź do znalezienia określonej zawartości komórki/komórek w arkuszu. Aby odnaleźć określoną zawartość komórki w arkuszu należy skorzystać z menu Edycja/Znajdź następnie w zakładce Znajdź wpisać szukaną zawartość i kliknąć przycisk Znajdź program wskaże żądaną komórkę (będzie zaznaczona na czarno). Jeżeli dana zawartość występuje wielokrotnie klikamy przycisk Znajdź wszystkie, a następnie rozwinąć okno znajdujące się na dole zakładki, przewinąć je do końca i z wciśniętym klawiszem Shift zaznaczyć ostatni wiersz, program podświetli nam na niebiesko wszystkie szukane zawartości komórek i teraz możemy dokonać zmian jednocześnie dla wszystkich zaznaczeń np. zmieniamy kolor fonu Użycie funkcji Zamień do zmiany zawartości komórki/komórek w arkuszu. Gdy program odnalazł szukaną komórkę, przełączamy się do zakładki Zamień i w dolnym oknie wpisujemy nową zawartość komórki, klikamy Zamień/Zmień wszystko Sortowanie danych Sortowanie bloku komórek według jednego kryterium, w porządku rosnącym lub malejących dla danych liczbowych lub tekstowych. Prostego sortowania można dokonać za pomocą ikony znajdującej się na pasku narzędzi (sortowanie to odbywa się zawsze względem pierwszej kolumny w zaznaczonym obszarze i może być malejące lub rosnące). Jeśli chcemy dokonać sortowania złożonego musimy skorzystać z menu Dane/Sortuj, otworzy się zakładka Sortowanie teraz możemy zdecydować względem, której/których kolumny/wiersza będzie odbywało się sortowanie oraz jak będzie przebiegało rosnąco czy malejąco. Po kliknięciu przycisku opcje pojawia się okno umożliwiające sortowanie Góra/dół (zmiana kolejności wierszy), prawo/lewo (zmiana kolejności kolumn). Przy wybieraniu opcji rosnąco/malejąco należy zaobserwować jak rozłożone są dane w tabeli, aby nie dokonywać malejącego sortowania dla tabeli posortowanej pierwotnie malejąco lub rosnącego dla tabeli posortowanej rosnąco. Jeśli chcemy posortować np. listę adresową to musi być zaznaczona cała tabela, jeśli w tej liście chcemy zmienić kolejność kolumn to zaznaczamy kolumny, którym chcemy zmienić położenie Arkusze Praca z arkuszami w skoroszycie Wstawianie nowego arkusza do skoroszytu. Aby dodać arkusz do skoroszytu wystarczy rozwinąć menu Wstaw/Arkusz (nowy arkusz dodaje się przed arkuszem zaznaczonym) Zmiana nazwy arkusza. Aby zmienić nazwę arkusz wystarczy na zaznaczonej nazwie kliknąć prawym przyciskiem myszy i menu podręcznego wybrać polecenie Zmień nazwę, albo dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy. Nazwa arkusza zostanie zaznaczona na czarno, wpisujemy nową nazwę Usuwanie arkusza ze skoroszytu. strona 5 z 18

6 Aby usunąć arkusz ze skoroszytu zaznaczamy arkusz, który chcemy usunąć, klikamy prawym klawiszem myszy, wybieramy z menu podręcznego polecenie Usuń pojawi się komunikat mówiący, że arkusz może zawierać dane, jeśli nadal chcemy usunąć arkusz klikamy przycisk Usuń Kopiowanie arkusza w obrębie jednego skoroszytu i pomiędzy otwartymi skoroszytami. Kopiować arkusz można w następujący sposób: zaznaczamy nazwę arkusza do skopiowania, klikamy prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybieramy polecenie Przenieś lub kopiuj, otworzy się okienko, w którym określimy czy arkusz ma być przeniesiony (przesunięty) czy skopiowany w obrębie jednego dokumentu czy do nowego dokumentu. (pozwala, też określić miejsce wstawienia (np. po arkuszu 2, na końcu ) zaznaczamy nazwę arkusza, przytrzymujemy wciśnięty klawisz Ctrl i naciskamy lewy przycisk myszy, teraz przeciągamy kopię w odpowiednie miejsce w arkuszu lub nowym skoroszycie, zwalniamy przycisk myszy a następnie klawisz Ctrl Przenoszenie arkusza w obrębie skoroszytu i pomiędzy otwartymi skoroszytami. Przenoszenie arkusza odbywa się tak jak opisano powyżej, tylko w pierwszym przypadku nie zaznaczamy okienka Utwórz kopię a w drugim po prostu przeciągamy żądany arkusz z wciśniętym lewym przyciskiem myszy (arkusz zostaje wycięty ze źródła i wstawiony do skoroszytu docelowego) Formuły i funkcje Formuły arytmetyczne Tworzenie formuł z użyciem odwołań do komórek i operatorów arytmetycznych (dodawania, odejmowania, mnożenia, dzielenia). Aby wykonać działanie w Exelu należy do arkusza wprowadzić dane a następnie wykonać na nich działania matematyczne. Kolejność postępowania: wpisujemy dane, w komórce, w której ma się pojawić wynik stawiamy znak = a następnie wskazujemy komórkę, następnie klikamy operator matematyczny (np.+ dodawanie, - odejmowanie, * iloczyn, / iloraz, ^ potęga) i wskazujemy kolejną komórkę, klikamy Enter. W komórce wyniku pojawia się wartość liczbowa a na pasku formuły =adres pierwszej komórki +adres drugiej komórki Przykład na rysunku obok Rozpoznawanie i właściwa interpretacja podstawowych błędów związanych z użyciem formuł. Jeśli formuła nie może poprawnie obliczyć wyniku, program Microsoft Excel wyświetli wartość błędu. Każdy typ błędu wynika z różnych przyczyn i istnieją dla niego różne rozwiązania. ##### Występuje wówczas, gdy kolumna ma za małą szerokość, albo, gdy użyto ujemnej daty lub godziny. Dostosowujemy szerokość komórki do zawartości poprawiamy wartości ujemne daty lub godziny. #ARG! Występuje wówczas, gdy użyto błędnego typu argumentu (argument: Wartość, której funkcja używa do wykonywania operacji lub obliczeń. Typ argumentu używany przez funkcję jest specyficzny dla funkcji. Do typowych argumentów używanych przez funkcje należą liczby, tekst, odwołania do komórek i nazwy.) lub operatora (operand: Element po jednej lub drugiej stronie operatora w formule. W programie Excel operandami mogą strona 6 z 18

7 #DZIEL/0! #NAZWA? #N/D! #ADR! #LICZBA! #ZERO! być wartości, odwołania do komórek, nazwy, etykiety i funkcje.). Poprawiamy np. separator dziesiętny z kropki na przecinek. Występuje, gdy liczba jest dzielona przez zero (0). Zamieniamy wartość 0 na inną w komórce zawierającej dzielnik Występuje wówczas, gdy program Microsoft Excel nie rozpoznaje tekstu zawartego w formule. Sprawdzamy poprawność nazwy funkcji. Występuje wówczas, gdy wartość jest niedostępna dla funkcji lub formuły. Sprawdzamy czy argument funkcji nie zawiera błędów. Występuje wówczas, gdy odwołanie do komórki (odwołanie do komórki: Zestaw współrzędnych komórki w arkuszu. Na przykład odwołaniem do komórki, która znajduje się na przecięciu kolumny B i wiersza 3, jest B3.) jest nieprawidłowe. Sprawdzamy poprawność adresów zakresów komórek. Występuje wówczas, gdy formuła lub funkcja zawiera nieprawidłową wartość liczbową. Upewniamy się czy argumenty użyte w funkcji są liczbami. Występuje wówczas, gdy określono przecięcie dwóch obszarów, które się nie przecinają. Operator przecięcia to spacja między odwołaniami. Sprawdzamy czy w formule dwa zakresy są oddzielone średnikiem Odwołania do komórek Znajomość adresowania względnego, mieszanego i bezwzględnego (absolutnego) przy tworzeniu formuł. Adres względny komórki A1 względne odwołanie do kolumny i względne do wiersza (odwołanie względne: W formule jest to adres komórki oparty na względnym położeniu komórki, która zawiera formułę, i komórki, do której następuje odwołanie. Jeśli formuła zostanie skopiowana, odwołanie jest automatycznie dostosowywane). Adres bezwzględny komórki $A$1 bezwzględne odwołanie do kolumny i bezwzględne do wiersza (bezwzględne odwołanie do komórki: W formule jest to dokładny adres komórki, niezależny od położenia komórki, która zawiera formułę). Adres mieszany komórki A$1 odwołanie do kolumny i bezwzględne do wiersz Adres mieszany komórki $A1 bezwzględne odwołanie do kolumny i względne do wiersza Funkcje Tworzenie formuł z wykorzystaniem wbudowanych funkcji sumowania, obliczania średniej, wyznaczania minimum i maksimum oraz zliczania. Niektóre formuły są tak często stosowane, że program Exel ma gotowce do ich wykonywania. Najpopularniejszymi z nich są: funkcja sumowania, wyliczania średniej, minimum oraz zliczanie. Dostęp do nich jest bardzo prosty za pomocą ikony na Pasku narzędzi interpretowanej przez znak sumy globalnej. Wystarczy kliknąć strzałkę i z rozwijalnego menu wybrać odpowiednią funkcję (rys. obok) lub kliknąć zakładkę Więcej i wtedy rozwinie się dodatkowe okno (rys. poniżej). Uwaga! Jeżeli korzystamy z tej opcji definiowania formuł to w komórce, w której będzie się znajdował wynik nie stawiamy znaku równości, (jeśli to zrobimy pojawi się błąd argumentu) strona 7 z 18

8 Tworzenie formuł z wykorzystaniem funkcji logicznej JEŻELI (IF) wybierającej jedną z dwóch możliwych wartości. Program Exel pozwala wykorzystywać wartości logiczne Prawda i Fałsz. Funkcją tego typu jest funkcja Jeżeli IF. Przykładem wykorzystania funkcji Jeżeli może być system rabatów za zakupy. Jeżeli wartość zakupów przewyższa bądź jest równa pewnej określonej kwocie (np. 50 zł) to dostajemy rabat (np. 10%), jeżeli wartość zakupów jest niższa to nasz rabat wyniesie 0 zł. Formuła sprawdza Wartość 50 zł, Jeśli prawda to rabat 10%, jeśli fałsz to Formatowanie Liczby/daty Formatowanie komórek zawierających liczby: wyświetlanie określonej liczby miejsc dziesiętnych, wprowadzenie lub pominięcie separatora grup tysięcy. Niektóre elementy formatowania komórki dostępne są z Paska narzędzi interpretowane są przez ikony Aby sformatować komórkę należy wybrać menu Format/Komórki otworzy się okno Formatowanie komórek a w nim szereg zakładek umożliwiających między innymi wybranie w zakładce Liczby/Kategoria kategorii Liczbowe i określenia liczby miejsc dziesiętnych, separatorów tysięcy dla dużych liczb (Wszystkie opcje dostępne są w zakładce Liczby rys obok) Formatowanie komórek zawierających daty: kolejność i sposób wyświetlania dni, miesięcy i lat. Patrz rysunek obok. Zaznaczamy opcję Data i wybieramy odpowiedni sposób zapisu np , 15 styczeń 2006 itd Formatowanie komórek zawierających liczby w celu wyświetlenia symbolu waluty. Komórkę można sformatować jako walutową za pomocą ikony na Pasku narzędzi lub patrz rysunek. Komórki formatujemy jako walutowe ze względu na uzyskanie większej czytelności zapisu, w tej kategorii po wartości liczbowej pojawi się symbol waluty np. zł, $, itd. strona 8 z 18

9 Formatowanie komórek zawierających liczbę w celu wyświetlenia postaci procentowej. Komórkę można sformatować jako procentową za pomocą ikony na Pasku narzędzi lub za pomocą zakładki Liczby/Kategorie. Po wybraniu kategorii Procentowe do liczby dopisze się znak % Zawartość komórki Zmiana wyglądu zawartości komórki: krój i wielkość czcionki. Po zaznaczeniu zawartości komórki można dla zaznaczonych elementów wybrać inną czcionkę, jej wielkość, wyróżnienie za pomocą pogrubienia, pochylenia, podkreślenia, koloru tekstu, koloru tła w komórce. Wszystkie podstawowe opcje znajdują się na Pasku narzędzi i są interpretowane przez ikony. Ewentualnie menu Format/Komórki zakładka Czcionka Formatowanie zawartości komórki: styl czcionki pogrubiony, pochylony (kursywa), podkreślony, podkreślony podwójnie. Można to zrobić z Paska narzędzi za pomocą ikon Wszystkie te opcje dostępne są również w zakładce Czcionka w kolejnych oknach zakładki (rys.): Czcionka, Styl czcionki, Rozmiar, Podkreślenie, Kolor, Efekty Zastosowanie kolorów do zawartości komórki i wypełnienia tła komórki. Tło komórki można pokolorować w dwojaki sposób: albo z paska narzędzi za pomocą ikony albo z menu Format/Komórki zakładka Deseń. (rysunek) Domyślnie komórka jest bez wypełnienia, aby ją pokolorować wystarczy wskazać kolor lub rozwinąć okno Deseń i wybrać np. paseczki Kopiowanie formatu komórki/bloku komórek do innej komórki lub bloku komórek. strona 9 z 18

10 Najprostszym sposobem kopiowania formatu niezależnie do jedne czy wielu komórek jest użycie Malarza formatów. Znajduje się on na górze okna programu na Pasku narzędzi i jest interpretowany przez ikonę Pędzel Zawijanie tekstu w komórce. Jeżeli tekst jest dłuższy niż szerokość komórki należy w zakładce Wyrównanie włączyć opcję zawijania tekstu, albo dokonać podziału ręcznie stosujemy skrót klawiaturowy Alt+Enter. Ponadto w zakładce tej możemy jeszcze określić wyrównanie tekstu w poziomie i w pionie, orientację tekstu ( można obrócić tekst o żądany kąt zakresu stopni), zmniejszyć tekst, aby dopasować go do wielkości ramki, scalić komórki (komórki można scalić za pomocą ikony znajdującej się na Pasku narzędzi, ale odwołać scalenie można jedyne odznaczając okno Scal komórki w zakładce Wyrównanie w Formatowanie komórek) Wyrównanie, obramowanie komórek Wyrównywanie zawartości komórek: do lewej, do prawej, wyśrodkowanie w poziomie, do góry, do dołu, wyśrodkowanie w pionie. Wyrównanie zawartości komórek do lewego, prawego i środka można uzyskać z Paska narzędzi za pomocą ikon. dodatkowo wszystkie opcje dostępne są w zakładce Wyrównanie w części Wyrównanie tekstu dostępne opcje pozwalają wyrównać tekst zarówno w pionie jak i w poziomie (patrz powyżej) Wyśrodkowanie tytułu w bloku komórek. Aby można było wyśrodkować tekst w bloku komórek należ najpierw zaznaczyć (będą na czarnym tle) żądaną liczbę komórek a następnie na Pasku narzędzi kliknąć ikonę scal komórki. program automatycznie wyśrodkuje zawartość w scalonym obszarze zarówno w pionie, jaki w poziomie Określanie orientacji zawartości komórki: pionowo, poziomo. W oknie Wyrównanie Format/Komórki opcja Orientacja odpowiada za przebieg tekstu: kąt 0 stopni poziomo, kąt stopni pionowo, pod dowolnym kątem można wpisać kąt w okienku numerycznym lub kliknąć i przesunąć strzałkę tekst w okienku graficznym (Patrz. rysunek wyżej) Zastosowanie obramowania komórki lub bloku komórek: miejsce obramowania, rodzaj, grubość i kolor linii. Obramowanie komórki/tabeli można wprowadzić z klawiatury za pomocą ikony znajdującej się na Pasku narzędzi poszczególne ikonki odpowiadają krawędziom zaznaczonego obszaru. Mamy tu także możliwość ręcznego narysowania obramowania. Obramowanie tabeli stosuje się po to, aby tabela była łatwiej czytelna. strona 10 z 18

11 Jeżeli potrzebujemy zdefiniować typ, styl grubość kolor obramowania w tabeli wtedy musimy skorzystać z menu Format/Komórki zakładka Obramowanie. Kolejność postępowania jest następująca: wybieramy kolor, wybieramy styl linii, wybieramy krawędź/krawędzie. Opcje kolorowania tabeli (nadawania tła komórce/blokowi komórek) znajdują się w oknie Format/Komórki zakładkach Desenie. Postępowanie w tej zakładce jest identyczne jak w przypadku ikony Kubeł na Pasku narzędzi (patrz wyżej pkt ) 4.6. Wykresy i diagramy Tworzenie wykresów i diagramów Tworzenie wykresów/diagramów różnych typów na podstawie danych zawartych w arkuszu: wykres kolumnowy, słupkowy, kołowy, liniowy. Aby utworzyć wykres należy w tabeli zaznaczyć obszar, z którego będzie robiony wykres/diagram (przypominam, że obszary rozłączne zaznaczamy z wciśniętym klawiszem Ctrl). Ważne!!! obszar danych do wykresu/diagramu musi być zaznaczony bardzo precyzyjnie, w przeciwnym wypadku mogą nam się pojawić niechciane elementy np puste kategorie danych. Następnie wybieramy z menu Wstaw/Wykres lub klikamy ikonę wykresu na Pasku narzędzi otworzy się kreator wykresów Wybieramy typ wykresu z jednej z dwóch dostępnych zakładek i klikamy przycisk Dalej Dodawanie tytułu, etykiet do wykresu/diagramu. Usuwanie tytułu, etykiet z wykresu/diagramu. W tym kroku określamy czy wykres będzie robiony względem kolumn czy wierszy strona 11 z 18

12 W kolejnym oknie nadajemy seriom nazwy, dodajemy lub usuwamy serie, wpisujemy etykietę osi X i klikamy przycisk Dalej (rys. powyżej) Kolejny krok pozwala nam w zakładce Tytuły nadać tytuły wykresowi, osiom kategorii rys. a poniżej Zakładka Osie pozwala nam wprowadzić lub usunąć opisy osi (opisy skali) rys. b poniżej Zakładka Linie siatki można zagęścić linie siatki włączając odpowiednie opcje rys. c poniżej Zakładka Legenda pozwala określić położenie legendy względem wykresu rys. d poniżej Zakładka Etykiety danych pozwala zdecydować czy bezpośredni nad danymi w wykresie pojawi się dodatkowy opis np. wartości rys. e poniżej Zakładka Tabela danych pozwala umieścić pod wykresem tabelę z danymi rys. f poniżej Klikamy przycisk Dalej a b c d e f strona 12 z 18

13 W kolejnym oknie mamy możliwość dokonania wyboru pomiędzy opcjami: czy umieścimy wykres w dokumencie jako nowy arkusz czy wykres będzie obiektem w bieżącym arkuszu Klikamy Zakończ Zmiana koloru tła wykresu/diagramu. Po zamknięciu Kreatora Wykresów, pod wykresem pojawia się pasek z ikonami, dzięki niemu i Paskowi narzędzi Rysuj możemy zmodyfikować wygląd wykresu Zmiana kolorów kolumn, słupków, linii, wycinków koła w wykresach/diagramach. a rozwijalne menu pozwala wybrać element, któremu będziemy zmieniali kolor. Po zatwierdzeniu wyboru z listy rozwijalnej wskazany element zostanie zaznaczony na wykresie i wówczas można zmienić jego kolor korzystając z Paska narzędzi Rysuj b Formatuj obszar wykresu, po wybraniu pojawia się okno z trzema zakładkami: Deseni, czcionka, Właściwości gdzie możemy wybrać tło i wzorek dla obszaru wykresu (domyślnie biała), wielkość i rodzaj czcionki dla opisów itd. strona 13 z 18

14 c Typ wykresu pozwala zmienić typ wykresu. Z rozwijalnego podmenu wybieramy nowy typ wykresu (dotyczy pkt poniżej) d Legenda pozwala na wyświetlenie bądź ukrycie legendy e Tabela danych pozwala w obszarze wykresu umieścić tabelę z danymi f Według wierszy powoduje zmianę orientacji danych g Według kolumn domyślna orientacja wykresu, przełącza opcję Według wierszy h Obróć zgodnie z ruchem wskazówek zegara,powoduje obrót tekstu w prawo i opcja przeciwna do opisanej powyżej Zmiana typu wykresu/diagramu. Opis w punkcie c powyżej Aby do dokumentu wstawić Diagram należy wybrać menu Wstaw/Diagram, albo z Paska narzędzi rysuj wybrać ikonę Wstaw diagram pojawi się okienko, z którego możemy wybrać typ diagramu Klikamy przycisk OK i w tym momencie pojawia się diagram, który możemy modyfikować za pomocą paska Diagram a Wstaw kształt pozwala zagęścić dodać nowe elementy do diagramu b Przenieś kształt do tyłu, przenosi nas do kolejnych elementów diagramu w kierunku przeciwnym do wskazówek zegara c Przenieś kształt do przodu, analogicznie jak powyżej tylko w przeciwnym kierunku d Odwróć diagram W przypadku diagramu cyklicznego zmienia kierunek obiektów graficznych, w pozostałych przypadkach przenosi pomiędzy pierwszym i ostatnim elementem e Układ rozwijają się dodatkowe opcje strona 14 z 18

15 f Autoformatowanie, wybranie tej ikony powoduje wywołanie Galerii stylów diagramu g Zmień na, rozwijalna zakładka pozwala na zmianę typu diagramu Uwaga! Jeśli jako Typ diagramu wybraliśmy Schemat organizacyjny to wszystkie opcje będą wyglądały odmiennie Wstaw kształt rozwijalna zakładka pozwala na do dodanie zależności w schemacie : Podwładny, Współpracownik, Asystent Układ określa położenie względem siebie poszczególnych okien schematu Wybierz pozwala wybrać elementy schematu do edycji Np zmiany koloru Autoformacie działa jak w innych diagramach (pkt. f) Skala pozwala obejrzeć schemat w powiększeniu/pomniejszeniu W tym przypadku do edycji schematu możemy korzystać z Paska narzędzi Rysowanie na dole okna ekranu o ile zostało wcześniej wybrane menu Widok/Paski narzędzi/rysowanie Kopiowanie, przenoszenie wykresu/ diagramu w arkuszu, pomiędzy arkuszami, pomiędzy otwartymi skoroszytami. Zarówno wykres jak i diagram podlega tym samym operacjom, co inne elementy arkusza. Tak, więc można kopiowanie w arkuszu/pomiędzy arkuszami/pomiędzy skoroszytami wykonać wprowadzić zaznaczony arkusz/skoroszyt do schowka dowolną metodą a następnie wkleić sposobem najbardziej nam odpowiadającym, przenosimy analogicznie tylko zamiast kopiuj wybieramy wytnij dalej j/w. Można też wykres/diagram skopiować przeciągając zaznaczony diagram/ wykres z wciśniętym klawiszem Ctrl lub przenieść używając w tym celu jedynie lewego przycisku myszy Zmiana rozmiaru wykresu/diagramu, usuwanie wykresu/diagramu. Wymiary wykresu/diagramu zmieniamy zaznaczając obszar wykresu/diagramy i przeciągając za narożnik zaznaczenia (w diagramie mamy jeszcze dodatkowo w zakładce Układ pkt e powyżej opcję Zmień rozmiar). Zarówno wykres jak diagram usuwamy zaznaczając obszar wykresu/diagramu i klikając klawisz Delete. strona 15 z 18

16 4.7. Formatowanie arkusza Ustawienia arkusza Zmiana wielkości marginesów strony: górnego, dolnego, lewego i prawego. Aby zmienić wielkość marginesów strony należy wybrać Plik/Układ strony a następnie zakładkę Marginesy i dokonać zmian w odpowiednich oknach (lewy, prawy, dolny, górny). Dodatkowo w oknie tym możemy określić obszar na stopkę i nagłówek, a także wyśrodkować dokument w pionie i poziomie na stronie. Znajdują się tu także przyciski umożliwiające obejrzenie Podglądu wydruku, wydrukowanie przycisk Drukuj przenosi nas do okna wydruku oraz przycisk Opcje umożliwiający zmianę ustawień drukarki domyślnej Zmiana orientacji strony: pionowa, pozioma. Zmiana rozmiaru strony. W zakładce Strona w/w menu możemy dostosować orientację, rozmiar strony, numerowanie, określenie rozdzielczości druku oraz skali. Pozostałe opcje j/w Rozmieszczenie zawartości arkusza na jednej stronie lub na określonej liczbie stron. Patrz pkt. powyżej na rysunku zakładka Wpasuj w strony Dodawanie i modyfikacja tekstu nagłówka, stopki arkusza. Aby wprowadzić nagłówek/stopkę należy przejść do zakładki Nagłówek/Stopka i wybrać elementy, które mają pojawić się w nagłówku/stopce z podręcznej biblioteki lub stworzyć nagłówek stopkę niestandardowe. Jeżeli wybierzemy przycisk Niestandardowy nagłówek lub Niestandardowa stopka wówczas otworzy się dodatkowe okno, w którym w trzech sekcjach można będzie wprowadzić elementy nagłówka/stopki Wstawianie do nagłówka i stopki numerowania stron, daty, czasu, nazwy arkusza i pliku. Opis powyżej. strona 16 z 18

17 Przygotowanie do wydruku Sprawdzenie arkusza pod względem rachunkowym i językowym przed jego upowszechnieniem. Przed publikacją arkusza należy sprawdzić i poprawić błędy językowe i rachunkowe. do sprawdzania błędów językowych służy ikona na pasku narzędzi, błędy rachunkowe mogą być sprawdzane automatycznie w tle za pomocą tzw. tagów inteligentnych interpretowanych przez żółty romb z wykrzyknikiem. Aby z tej możliwości skorzystać należy w z menu Narzędzia/Opcje/wybrać zakładkę Sprawdzanie błędów i ustawić tak jak na rysunku Podgląd wydruku. Do podglądu wydruku możemy się dostać w następujący sposób: Plik/Podgląd wydruku, Plik/Ustawienia strony/przycisk Podgląd wydruku strony, Plik/Drukuj/ przycisk Podgląd. Wszystkie sposoby prowadzą nas w jedno miejsce a mianowicie do podglądu wydruku, gdzie możemy się zorientować, jaki wygląd będzie miała wydrukowana strona i jeżeli cokolwiek będzie niezgodny z naszymi oczekiwaniami możemy wrócić do dokumentu lub jego ustawień i wprowadzić konieczne zmiany Włączanie i wyłączanie wyświetlania/drukowania linii siatki, wyświetlanie/drukowanie nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i wierszy). W zakładce Arkusz omawiane wyżej menu możemy ponadto określić Obszar wydruku (dokonujemy podziału dużego arkusza na części, które zmieszczą się na formacie papieru, jaki obsługuje drukarka) wpisując zakresy danych w odpowiednim oknie. Tytuł wydruku wpisujemy lokalizację wierszy (np. nagłówkowych tabeli) lub/i kolumn, które mają być powtórzone na każdej stronie wydruku Drukuj określamy czy chcemy drukować linie siatki (może być istotne dla czytelności arkusza, jeśli nie wprowadzamy obramowania), kolor wydruku, jakość wydruku itd. Kolejność drukowania wybieramy sposób, w jaki będą drukowane duże tabele, dla których określiliśmy podział Zastosowanie automatycznego powtarzania nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i wierszy) na każdej drukowanej stronie arkusza. Omówienie powyżej strona 17 z 18

18 Drukowanie Drukowanie bloku komórek arkusza, całego arkusza, wskazanego wykresu, skoroszytu. Ustalanie liczby kopii wydruku. Drukowanie do pliku. Aby pracę upowszechnić należy ją wydrukować możemy to zrobić w sposób następujący: menu Plik/ Drukuj otworzy się okienko jak na rysunku ikona drukarki na Pasu narzędzi Uwaga! wybranie tej opcji spowoduje wysłanie dokumentu bezpośrednio na drukarkę bez możliwości zmiany domyślnych ustawień (nie otwiera się okno pokazane obok) menu Plik/Ustawienia strony/ Przycisk Drukuj W Drukowanie możemy ustawić wszystkie niezbędne parametry, aby druk arkuszy przebiegał zgodnie z naszymi oczekiwaniami. W tym celu należy wykonać następujące czynności: wybrać drukarkę na, której będziemy drukować, jeżeli żądana drukarka jest dla nas niedostępna, zaznaczamy okienko Drukuj do pliku określamy Zakres wydruku, czy będziemy drukować wszystkie strony, czy tylko wybrane. Wówczas należy podać zakres stron do druku, wpisujemy je odpowiednio w okienka od do Drukuj tu określamy, jakie elementy arkusza mają być drukowane: zaznaczenie tylko zaznaczone komórki, aktywne arkusze drukuje zaznaczone arkusze, cały skoroszyt drukuje wszystkie arkusze, na których znajdują się dane. Liczba kopii wpisujemy liczbę żądanych kopii wydruku, a w okienku poniżej zaznaczamy sposób drukowania, czy najpierw zostanie wydrukowany cały dokument i potem kolejne, czy będą drukowane kopie poszczególnych stron ( np chcemy 3 kopie dokumentu: w pierwszym przypadku wydrukuje się cały dokument potem następny i kolejny, w drugim przypadku najpierw wydrukują się 3 strony pierwsze potem 3 strony drugie itd. ). jeśli chcemy zmienić ustawienia drukarki należy wcisnąć przycisk Właściwości i zmienić ustawienia Gdy wybraliśmy opcję drukowania do pliku, to w momencie naciśnięcia przycisku OK otworzy się okno Drukowania do pliku, w którym należy wpisać nazwę pliku z rozszerzeniem prn np. Sprawozdanie.prn strona 18 z 18