Wiadomości bezpośrednie przewodnik uŝytkownika

Transkrypt

1 Wiadomości bezpośrednie przewodnik uŝytkownika Funkcja wiadomosci bezposrednich programu Notes umozliwia sprawdzanie, którzy wspólpracownicy sa w trybie online, i prowadzenie z nimi rozmów. Poznanie ponizszych pojec pomoze rozpoczac korzystanie z funkcji wiadomosci bezposrednich: Rozmowa: Wymiana wiadomosci tekstowych w czasie rzeczywistym. Umozliwia rozmowe z dowolna z osób bedacych w trybie online. Wiecej informacji na ten temat mozna znalezc w czesci Rozpoczynanie rozmowy. Zapis rozmowy: Tekstowy zapis przebiegu rozmowy. Funkcja wiadomosci bezposrednich pozwala uczestnikom rozmowy zapisac ja w bazie danych poczty lub w systemie plików. Wiecej informacji zawieraja czesci Zapisywanie rozmowy lub spotkania bezposredniego w poczcie i Zapisywanie rozmowy lub spotkania bezposredniego w pliku. Grupy: Osoby na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich organizuje sie w grupy. Wiecej informacji na ten temat mozna znalezc w czesci Dodawanie grupy do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Dostepne sa dwa rodzaje grup: Grupy prywatne: Grupy definiowane przez uzytkownika. Do grup prywatnych mozna dodawac osoby z firmowego katalogu serwera Lotus Sametime. Grupy publiczne: Grupy tworzone na podstawie firmowego katalogu serwera Lotus Sametime. Zawartosc grup publicznych definiowana jest przez administratora systemu. Spotkanie bezposrednie: Spotkanie online z uzyciem funkcji rozmowy, które moze obejmowac przesylanie danych audio i wideo oraz wspóluzytkowanie ekranu i wykorzystanie tablicy, o ile uzywany serwer Lotus Sametime obsluguje funkcje konferencji w sieci Web. Spotkanie bezposrednie mozna rozpoczac natychmiast z poziomu rozmowy, wiadomosci pocztowej, dokumentu spotkania, dokumentu grupowej czynnosci do wykonania, listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich lub z menu glównego. Po rozpoczeciu spotkania bezposredniego jego uczestnicy moga zapraszac do udzialu innych uzytkowników znajdujacych sie w trybie online. Wiecej informacji na ten temat mozna znalezc w czesci Rozpoczynanie spotkania bezposredniego. Lista kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich: Lista wspólpracowników. Lista kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich jest tworzona przez uzytkownika. Wiecej informacji na ten temat mozna znalezc w czesci Lista kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Katalog serwera Lotus Sametime: Glówna lista wszystkich osób powiazanych z firma, z którymi mozna komunikowac sie przy uzyciu funkcji wiadomosci bezposrednich. Firmowym katalogiem Lotus Sametime zarzadza administrator systemu. Katalog ten jest uzywany przy dodawaniu nazw do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich i zapraszaniu wspólpracowników na spotkania bezposrednie. Wiecej informacji zawiera czesc Wyszukiwanie w katalogu serwera Lotus Sametime. Serwer IBM Lotus Sametime: Serwer, z którym nalezy sie polaczyc, aby mozliwe bylo uzycie funkcji wiadomosci bezposrednich programu Notes. Wiecej informacji zawiera czesc Laczenie z serwerem Lotus Sametime. Powiadamianie o dostepnosci online: Mozliwosc sprawdzania w widokach poczty i w wiadomosciach pocztowych stanu online innych osób. Wiecej informacji zawiera czesc Wyswietlanie i ukrywanie stanu online nazw. 1

2 Stan online: Stan online uzytkownika informuje inne osoby, czy dany uzytkownik moze uczestniczyc w rozmowach online i spotkaniach bezposrednich. Wiecej informacji na ten temat mozna znalezc w czesci Zarzadzanie stanem online. Komunikat stanu online: Tekst wyswietlany po wskazaniu nazwy uzytkownika na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Mozna korzystac z domyslnych komunikatów stanu online oraz wprowadzac komunikaty niestandardowe. Wiecej informacji na ten temat mozna znalezc w czesci Modyfikowanie komunikatów stanu online. Wspóluzytkowanie ekranu: Funkcja wspóluzytkowania ekranu podczas spotkania online umozliwia udostepnienie swojego ekranu lub programu komputerowego pozostalym uzytkownikom (funkcja dostepna tylko wtedy, gdy serwer Lotus Sametime obsluguje funkcje konferencji w sieci Web). Tablica: Funkcja tablicy umozliwia prezentowanie plików, rysowanie i wprowadzanie tekstu podczas spotkania online (funkcja dostepna tylko wtedy, gdy serwer Lotus Sametime obsluguje konferencje w sieci Web). Praca z wiadomosciami bezpośrednimi Funkcja wiadomosci bezposrednich programu Notes umozliwia sprawdzanie, którzy wspólpracownicy sa w trybie online, i prowadzenie z nimi rozmów. W sesji rozmowy moze uczestniczyc jedna osoba (rozmowa) lub wiele osób (spotkanie bezposrednie). Jesli uzywany serwer Lotus Sametime obsluguje funkcje konferencji w sieci Web, podczas spotkan bezposrednich mozna korzystac ze wspóluzytkowanych aplikacji, takich jak transmisje audio i wideo, wspóluzytkowanie ekranu i tablica. Takie spotkania z wspóluzytkowaniem aplikacji mozna zaplanowac w kalendarzu programu Notes (moga sie rozpoczynac od razu lub w okreslonym czasie w przyszlosci). Funkcja planowania spotkan online w kalendarzu umozliwia powtarzanie spotkan w regularnych odstepach czasu, ograniczanie listy uczestników i zabezpieczanie spotkania haslem. Logowanie do serwera wiadomosci bezposrednich W trakcie instalacji programu Notes nalezy wybrac, czy logowanie do serwera wiadomosci bezposrednich ma nastepowac automatycznie po zalogowaniu do programu Notes, czy ma byc przeprowadzane recznie. Po pierwszym zalogowaniu do programu Notes (jesli wybrana zostala opcja Przy logowaniu do programu Notes) lub po pierwszym zalogowaniu do serwera wiadomosci bezposrednich z programu Notes (jesli wybrana zostala opcja Recznie) wyswietlany jest monit o wprowadzenie hasla, które bedzie uzywane przez serwer Lotus Sametime. Pojedyncze logowanie Funkcja pojedynczego logowania umozliwia uzytkownikom logowanie sie do wiecej niz jednej aplikacji za pomoca tego samego hasla. Wlaczenie tej funkcji w preferencjach uzytkownika pozwoli klientom programu Notes korzystac z funkcji uwierzytelniania na wielu serwerach, która jest oferowana przez serwer wiadomosci bezposrednich (o ile serwer Lotus Sametime zostal skonfigurowany do pojedynczego logowania). Inaczej mówiac, wlaczenie funkcji pojedynczego logowania po zalogowaniu sie do programu Notes spowoduje, ze nie trzeba bedzie podawac hasla do serwera wiadomosci bezposrednich w celu nawiazania polaczenia z serwerem Lotus Sametime. 2

3 Aby wlaczyc funkcje pojedynczego logowania, nalezy z menu Plik wybrac kolejno pozycje Preferencje, Preferencje uzytkownika i Wiadomosci bezposrednie, a nastepnie przejsc na karte Ogólne. Okno dialogowe Zaloguj do serwera wiadomosci bezposrednich Okno dialogowe logowania do serwera wiadomosci bezposrednich jest wyswietlane, gdy nie zostalo jeszcze zapisane haslo wiadomosci bezposrednich, w srodowisku nie uzywa sie funkcji pojedynczego logowania lub wystapily przyczyny, dla których serwer Lotus Sametime nie mógl uwierzytelnic uzytkownika. Aby zalogowac sie do serwera Lotus Sametime: 1. (Opcjonalnie) Jesli serwer Lotus Sametime nie zezwala na korzystanie ze skróconej nazwy hierarchicznej uzytkownika programu Notes (np. Jan Kowalski/Sprzedaz/FirmaX), zamien te nazwe na nazwe kanoniczna (np. CN=Jan Kowalski/OU=Sprzedaz/O=FirmaX). Skontaktuj sie z administratorem systemu, aby dowiedziec sie, czy powinna byc stosowana nazwa kanoniczna. 2. Wprowadz haslo serwera wiadomosci bezposrednich. Uwaga Haslo serwera wiadomosci bezposrednich jest inne niz haslo programu Notes. Jesli nie znasz hasla serwera wiadomosci bezposrednich, skontaktuj sie z administratorem systemu. 3. (Opcjonalnie) Zaznacz opcje Zapisz haslo, aby zapisac haslo serwera wiadomosci bezposrednich w dokumencie biezacego miejsca pobytu. Jesli zapiszesz swoje haslo serwera wiadomosci bezposrednich teraz, nie bedzie trzeba go wprowadzac podczas kolejnych sesji programu Notes. 4. Kliknij przycisk Zaloguj. O zalogowaniu do serwera wiadomosci bezposrednich informuje w programie Notes sekcja wiadomosci bezposrednich na pasku stanu. Jesli na pasku stanu widoczny jest komunikat Rozlaczony, uzytkownik nie jest zalogowany do serwera. Przerwane polaczenie z serwerem Lotus Sametime mozna przywrócic recznie, wybierajac z menu Plik kolejno polecenia Wiadomosci bezposrednie i Zaloguj do serwera wiadomosci bezposrednich. Aby wlaczyc funkcje pojedynczego logowania lub usunac haslo serwera wiadomosci bezposrednich z dokumentu biezacego miejsca pobytu, nalezy wybrac z menu Plik kolejno polecenia Preferencje i Preferencje uzytkownika, a nastepnie kliknac pozycje Wiadomosci bezposrednie i karte Ogólne. Wylogowanie z serwera wiadomosci bezposrednich Po wylogowaniu sie uzytkownika z serwera wiadomosci bezposrednich jego stan online przestaje byc widoczny w wiadomosciach pocztowych i widokach poczty oraz na listach kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich innych osób. Nie mozna odbierac wiadomosci bezposrednich i zaproszen na spotkania bezposrednie oraz przegladac listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Aby wylogowac sie z serwera wiadomosci bezposrednich, nalezy z menu Plik wybrac kolejno polecenia Wiadomosci bezposrednie i Wyloguj z serwera wiadomosci bezposrednich. 3

4 Wyswietlanie i ukrywanie stanu online nazw Domyslnie wraz z nazwami osób we wiadomosciach pocztowych, widokach i folderach przedstawiane sa takze informacje o ich dostepnosci online. Obok nazw wyswietlane sa ikony stanu online, które wskazuja, czy mozna w tym momencie porozmawiac z dana osoba przy uzyciu funkcji wiadomosci bezposrednich albo wlaczyc ja do spotkania bezposredniego. Informacje o dostepnosci online sa takze wyswietlane w widokach kalendarza i czynnosci do wykonania, w osobistej ksiazce adresowej oraz w bazach danych utworzonych na podstawie szablonów Teamroom, dyskusji i rezerwacji zasobów. W dokumencie spotkania mozna na przyklad rozmawiac z przewodniczacym spotkania, na które przyjeto zaproszenie. Aby nie korzystac z tej funkcji, nalezy ja wylaczyc w preferencjach: 1. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Preferencje, Preferencje uzytkownika. 2. Kliknij kolejno pozycje Wiadomosci bezposrednie i Ogólne. 3. Usun zaznaczenie pola wyboru Pokaz stan funkcji wiadomosci bezposrednich dla nazw. Ustawianie alertów dla wiadomosci bezposrednich i zaproszen Program Lotus Notes moze powiadamiac uzytkownika o nowych wiadomosciach rozmowy i zaproszeniach na spotkania bezposrednie. Funkcja ta jest przydatna, poniewaz uzytkownik moze przeoczyc nadejscie wiadomosci bezposrednich, jesli w danym momencie nie patrzy na ekran monitora lub jesli na ekranie jest otwartych kilka okien. Program Notes moze powiadamiac uzytkownika na trzy sposoby: Wyswietlaniem nowej wiadomosci na pierwszym planie. Miganiem okien zawierajacych nowe wiadomosci. Odtworzeniem sygnalu dzwiekowego po otrzymaniu nowej wiadomosci. Uwaga Uzytkownik moze wybrac wiecej niz jeden rodzaj powiadomien jednoczesnie. Aby ustawic alerty: 1. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Preferencje, Preferencje uzytkownika. 2. Kliknij kolejno pozycje Wiadomosci bezposrednie, Opcje. 3. W grupie opcji Przy odbieraniu wiadomosci lub zaproszenia okresl sposób powiadamiania o nowym zaproszeniu lub wiadomosci: Zaznacz lub wyczysc pole wyboru Przenies okno wiadomosci na pierwszy plan. Jesli opcja ta zostanie zaznaczona i w momencie otrzymania wiadomosci bezposredniej bedziesz pracowac z innym programem, wpisywany tekst pojawi sie w oknie wiadomosci. Tekst ten nie zostanie wyslany, o ile nie klikniesz przycisku Wyslij lub nie nacisniesz klawisza Enter. Zaznacz lub wyczysc pole wyboru Sygnalizuj miganiem okna wiadomosci. Zaznacz lub wyczysc pole wyboru Sygnalizuj dzwiekiem. Mozesz uzyc dzwieku domyslnego lub kliknac przycisk Przegladaj i wybrac inny dzwiek. Zaznacz lub wyczysc pole wyboru Dodaj sygnature czasowa do wiadomosci. Pamietaj, ze ta opcja nie dotyczy zapisu rozmowy ani zapisu zaproszenia. Zapisy zawsze zawieraja sygnatury czasowe. 4. Kliknij przycisk OK. 4

5 Lista kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich Uzytkownik moze utworzyc liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich z osobami, z którymi ma zamiar regularnie przeprowadzac sesje rozmów. Nawet przed dodaniem jakiekolwiek nazwy do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich na jej poczatku widac wszystkie nazwy z pól Od, Do i DW biezacej wiadomosci pocztowej. Wyswietlanie listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich Lista kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich zawiera osoby, z którymi uzytkownik zamierza regularnie prowadzic sesje rozmów. Nawet przed dodaniem jakiekolwiek nazwy do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich na jej poczatku widac wszystkie nazwy z pól Od, Do i DW biezacej wiadomosci pocztowej. Nazwy te zmieniaja sie w zaleznosci od tego, która wiadomosc pocztowa jest aktywna. Aby wyswietlic liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich, wykonaj jedna z ponizszych czynnosci: Kliknij sekcje wiadomosci bezposrednich na pasku stanu i wybierz polecenie Pokaz/ukryj liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Kliknij przycisk Rozmowa i wybierz opcje Pokaz/ukryj liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Na pasku narzedzi kliknij ikone Pokaz/ukryj liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Wiadomosci bezposrednie i Pokaz/ukryj liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Dodawanie grupy do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich W kazdej chwili do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich mozna dodawac grupy osób. W przypadku funkcji wiadomosciach bezposrednich uzywane sa dwa rodzaje grup: Grupy publiczne: Zawartosc grup publicznych jest kontrolowana przez administratora systemu za pomoca firmowego katalogu serwera IBM Lotus Sametime. Katalog serwera Lotus Sametime to glówna lista wszystkich osób skojarzonych z firma. Grupy prywatne: Zawartosc grup prywatnych jest kontrolowana przez uzytkownika. Grupy prywatne moga zawierac nazwy z firmowego katalogu serwera Lotus Sametime. Grupa prywatna dodana do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich pozostanie pusta do momentu dodania do niej poszczególnych nazw. Dodawanie grupy publicznej Aby dodac grupe publiczna do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich: 1. Wyswietl liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. 2. Kliknij ikone Dodaj do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. 5

6 3. Wybierz pozycje Dodaj grupe publiczna do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. 4. Wprowadz nazwe grupy w takiej samej formie, w jakiej jest ona wyswietlana w katalogu serwera Lotus Sametime, lub kliknij przycisk Przegladaj katalog wyszukac nazwe w katalogu serwera Lotus Sametime. 5. Kliknij przycisk Dodaj., aby Uwaga Grupy publiczne sa wyswietlane na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich tylko wtedy, gdy co najmniej jeden czlonek grupy jest w trybie online. Dodawanie grupy prywatnej Przy kazdym dodawaniu pojedynczych nazw do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich mozna dodawac grupy prywatne. Dodawanie osoby do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich Dodajac pojedyncza nazwe do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich, nalezy ja dodac do nowej lub istniejacej grupy prywatnej. Na przyklad dodajac do listy kontaktów wspólpracownika o nazwisku Kowalski, z którym pracuje sie przy projekcie marketingowym, mozna utworzyc nowa grupe prywatna o nazwie Marketing i dodac wspólpracownika do tej grupy. Uwaga Do grup publicznych nie mozna dodawac pojedynczych nazw. Zawartosc grup publicznych jest kontrolowana przez administratora systemu. Nazwe osoby mozna dodac do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich z programu pocztowego lub listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Z programu pocztowego 1. Wykonaj jedna z nastepujacych czynnosci: W dowolnym widoku wybierz wiadomosc pocztowa od osoby, która ma zostac dodana, kliknij przycisk Rozmowa i wybierz opcje Dodaj do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. W wiadomosci pocztowej kliknij przycisk Rozmowa i wybierz opcje Dodaj do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. 2. Wybierz istniejaca nazwe grupy prywatnej lub utwórz nowa grupe, wprowadzajac jej nazwe. 3. Kliknij przycisk OK. Nazwa osoby zostanie automatycznie dodana do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Z listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich 1. Wyswietl liste kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. 2. Kliknij ikone Dodaj do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. 3. Wykonaj jedna z nastepujacych czynnosci: Wprowadz imie i nazwisko osoby, która chcesz dodac. 6

7 Kliknij przycisk Przegladanie katalogu, aby przeszukac katalog. 4. Wybierz nazwe istniejacej grupy prywatnej lub kliknij przycisk Nowa, aby wprowadzic nazwe nowej grupy prywatnej. 5. Kliknij przycisk Dodaj. 6. Jesli wprowadzonej nazwie odpowiada wiecej niz jeden wpis w katalogu, zostanie wyswietlona lista pasujacych nazw. Wybierz z listy odpowiednia nazwe i kliknij przycisk Dodaj. Uwaga Domyslnie grupy prywatne i nalezacy do nich uzytkownicy sa wyswietlani na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich takze wtedy, gdy sa w trybie offline, ale mozna wybrac wyswietlanie tylko uzytkowników bedacych w trybie online. Wiecej informacji zawiera czesc Wyswietlanie na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich tylko uzytkowników w trybie online. Wyswietlanie na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich tylko uzytkowników w trybie online Domyslnie na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich wyswietlane sa wszystkie osoby z grup prywatnych, w tym osoby w trybie offline, z którymi nie mozna sie komunikowac. W zaleznosci od preferencji uzytkownika, program mozna skonfigurowac tak, aby wyswietlane byly tylko osoby w trybie online. Uwaga Nazwy osób w grupach publicznych zachowuja sie inaczej niz nazwy w grupach prywatnych. Czlonkowie grup publicznych pojawia sie na liscie kontaktów tylko gdy sa online, nawet jesli lista kontaktów jest skonfigurowana tak, aby wyswietlac wszystkie osoby. Wyswietlanie tylko osób w trybie online w grupach prywatnych 1. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Preferencje, Preferencje uzytkownika. 2. Kliknij kolejno pozycje Wiadomosci bezposrednie, Opcje. 3. Zaznacz pole wyboru Pokaz tylko osoby w trybie online. Uwaga Jesli preferencje sortowania list zostaly ustawione w autonomicznym kliencie IBM Lotus Sametime Connect, program Notes uzyje tych preferencji jako ustawien domyslnych. Wyswietlanie krótkich nazw na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich Domyslnie na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich wyswietlane sa nazwy pelne uzytkowników (nazwy hierarchiczne programu Notes lub nazwy internetowe), na przyklad Janina Nowak/Wschód/FirmaX lub jnowak@firmax.com. Uzytkownik moze jednak wybrac opcje wyswietlania krótkich nazw programu Notes, na przyklad Janka Nowak. 1. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Preferencje, Preferencje uzytkownika. 2. Kliknij kolejno pozycje Wiadomosci bezposrednie, Opcje. 3. Zaznacz pole wyboru Pokaz krótkie nazwy. Uwaga Jesli preferencje sortowania list zostaly ustawione w autonomicznym kliencie IBM Lotus Sametime Connect, program Notes uzyje tych preferencji jako ustawien domyslnych. 7

8 Sortowanie listy kontaktów funkcji wiadomosci bezpośrednich Domyslnie grupy i nazwy uzytkowników w grupach prywatnych sa wyswietlane na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich w kolejnosci, w jakiej zostaly dodane. Uzytkownik moze jednak wybrac opcje wyswietlania grup i nazw uzytkowników w grupach prywatnych w kolejnosci alfabetycznej. Uwaga Nazwy uzytkowników w grupach publicznych sa zawsze wyswietlane w kolejnosci alfabetycznej. 1. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Preferencje, Preferencje uzytkownika. 2. Kliknij kolejno pozycje Wiadomosci bezposrednie, Opcje. 3. Zaznacz pole wyboru Pokaz liste posortowana. Uwaga Jesli preferencje sortowania list zostaly ustawione w autonomicznym kliencie IBM Lotus Sametime Connect, program Notes uzyje tych preferencji jako ustawien domyslnych. Wyszukiwanie w katalogu serwera Lotus Sametime Katalog serwera Lotus Sametime (serwera wiadomosci bezposrednich) to glówna lista wszystkich osób skojarzonych z firma. Firmowym katalogiem Lotus Sametime zarzadza administrator systemu. W firmowym katalogu serwera Lotus Sametime mozna szukac nazw uzytkowników i grup publicznych. Katalog ten nie zawiera grup prywatnych. Funkcja wyszukiwania w katalogu serwera Lotus Sametime umozliwia znalezienie osoby lub grupy nawet wtedy, gdy dokladna pisownia danego nazwiska lub nazwy nie jest znana. Uzytkownik moze korzystac z katalogu serwera Lotus Sametime przy: Dodawaniu nazw do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich. Zapraszaniu innych osób na spotkanie. Dodawaniu nazw do zaproszenia na spotkanie. Aby przeprowadzic wyszukiwanie w katalogu serwera Lotus Sametime: 1. Kliknij przycisk Przegladaj katalog. 2. Wybierz katalog z listy rozwijanej. Po wyswietleniu zawartosci wybranego katalogu mozesz go przegladac lub wyszukac konkretna nazwe: Przegladanie katalogu: Do przegladania listy nazw w katalogu (strona po stronie) sluza przyciski Nastepna strona i Poprzednia strona. Przeszukiwanie katalogu: Wprowadz nazwe grupy lub nazwisko osoby w polu wyszukiwania i kliknij przycisk Wyszukaj. Wskazówka Aby zobaczyc liste czlonków konkretnej grupy, nalezy zaznaczyc grupe i kliknac przycisk Zawartosc. 3. Wybierz osobe lub grupe, która ma zostac dodana do listy lub zaproszenia. 4. Kliknij przycisk OK lub przycisk Dodaj. Wskazówka Jesli po dodaniu grupy publicznej do listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich nie widac grupy na liscie, wszyscy czlonkowie grupy sa obecnie w trybie offline. Grupy publiczne sa wyswietlane na liscie kontaktów funkcji wiadomosci 8

9 bezposrednich tylko wtedy, gdy co najmniej jeden czlonek grupy jest w trybie online. Czlonkowie grup prywatnych sa wyswietlani na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich takze wtedy, gdy sa w trybie offline, o ile nie wybrano opcji wyswietlania tylko uzytkowników w trybie online. Usuwanie osób z listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich W kazdej chwili z listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich mozna usuwac osoby i grupy osób. Z listy kontaktów mozna usuwac nastepujace pozycje: Grupy publiczne Grupy prywatne Pojedyncze nazwy z grup prywatnych Z listy kontaktów nie mozna usunac: Pojedynczych nazw z grup publicznych Aby usunac osobe lub grupe z listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich: 1. Zaznacz jedna lub kilka nazw osób lub grup. Aby zaznaczyc wiele nazw, przytrzymaj klawisz CTRL. Aby zaznaczyc wiele nazw, które wystepuja na liscie jedna pod druga, przytrzymaj klawisz SHIFT. 2. Nacisnij klawisz DELETE. 3. W wyswietlonym oknie dialogowym potwierdzenia kliknij przycisk Tak. Zarzadzanie stanem online Stan online uzytkownika informuje inne osoby, czy dany uzytkownik moze uczestniczyc w rozmowach online i spotkaniach bezposrednich. Stan online jest sygnalizowany pojawieniem sie charakterystycznej ikony oraz komunikatu, który moze byc modyfikowany przez uzytkownika. Jesli stan online uzytkownika to Aktywny, Nieobecny lub Nie przeszkadzac, przed nazwa uzytkownika w wiadomosciach pocztowych, kalendarzu, osobistej ksiazce adresowej i na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich znajduje sie ikona informujaca, ze uzytkownik jest zalogowany do serwera wiadomosci bezposrednich. W ponizszej tabeli opisano typy stanu online: 9

10 Stan online Ikona Definicja Domyslny komunikat Tryb offline Brak ikony Wylogowany i niedostepny. Uzytkownik (pseudonim/nazwa uzytkownika) jest teraz w trybie offline Aktywny Zalogowany i dostepny. Aktywny Zwykli uzytkownicy Uzytkownicy mobilni Nieobecny Zwykli uzytkownicy Zalogowany, ale nie znajduje sie przy komputerze. Osoba z takim stanem moze otrzymywac wiadomosci. Wszystkie wiadomosci beda wyswietlane na ekranie do momentu, gdy osoba ta powróci do komputera. Uzytkownik (nazwa osoby) jest nieobecny lub nie ma go w tej chwili przy komputerze. Nie przeszkadzac Zalogowany, ale niedostepny. Do uzytkowników z takim stanem nie mozna wysylac wiadomosci. Nie przeszkadzac Zmienianie stanu online Stan online uzytkownika informuje inne osoby, czy dany uzytkownik moze uczestniczyc w rozmowach online i spotkaniach bezposrednich. Kazdy stan online jest wskazywany unikalna ikona oraz komunikatem biezacego stanu online, który mozna edytowac. W dowolnej chwili mozna tez zmieniac stan online. Aby zmienic stan online: 1. Z menu Plik wybierz polecenie Wiadomosci bezposrednie, a nastepnie wybierz opcje Aktywny, Nieobecny lub Nie przeszkadzac. 2. Jesli zostalo wybrane edytowanie komunikatu stanu online przy kazdej zmianie stanu online, wyswietlone zostanie okno dialogowe Edytuj komunikat stanu. Mozesz teraz: pozostawic komunikat domyslny, wprowadzic nowy komunikat lub wybrac inny komunikat z listy rozwijanej, wyczyscic pole wyboru Edytuj komunikat za kazdym razem. 3. Kliknij przycisk OK. 10

11 Wskazówka Preferencje uzytkownika dotyczace wylogowywania z programu Notes (i blokowania wyswietlania programu Notes) po x minutach nieaktywnosci powoduja takze zmiane stanu online w funkcji wiadomosci bezposrednich z Aktywny na Nieobecny. Wiecej informacji zawiera czesc Zabezpieczanie wlasnego okna programu Notes. Edytowanie biezacego komunikatu stanu online Oprócz mozliwosci tworzenia wlasnych komunikatów stanu online uzywanych podczas korzystania z wiadomosci bezposrednich istnieje tez mozliwosc utworzenia tymczasowego komunikatu stanu online. Komunikat ten bedzie wyswietlany do czasu, az stan online ulegnie zmianie. Kiedy stan online zmieni sie, w miejsce tymczasowego komunikatu pojawi sie domyslny lub zmodyfikowany komunikat stanu online. Aby tymczasowo zmienic komunikat biezacego stanu online: 1. Kliknij sekcje wiadomosci bezposrednich na pasku stanu. 2. Wybierz polecenie Edytuj biezacy komunikat stanu. 3. Wprowadz komunikat lub wybierz go z listy rozwijanej. 4. (Opcjonalnie) Aby móc wybierac inny komunikat stanu online przy kazdej zmianie stanu online, zaznacz pole wyboru Edytuj komunikat za kazdym razem. Jesli nie chcesz uzywac tej funkcji, usun zaznaczenie tego pola wyboru. 5. Kliknij przycisk OK. Rozpoczynanie rozmowy Rozmowa to interaktywna wymiana wiadomosci tekstowych w czasie rzeczywistym. Funkcji rozmowy mozna uzyc, aby zadac pytanie lub rozpoczac dyskusje. Wiadomosci rozmowy mozna wysylac do wszystkich osób, których stan online to Aktywny lub Nieobecny. Osoby, których stan jest oznaczony jako Nieobecny, beda mogly przeczytac wiadomosci po powrocie do komputera. Wiadomosci rozmowy mozna przesylac z widoku poczty lub z wiadomosci pocztowej, z widoku kalendarza, z dokumentu spotkania lub grupowej czynnosci do wykonania, z listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich lub z menu glównego. Uwaga Rozmowy ze stalymi uzytkownikami sa automatycznie zabezpieczane szyfrowaniem. 1. Wykonaj jedna z nastepujacych czynnosci: Aby rozpoczac rozmowe z nadawca wiadomosci z poziomu widoku poczty, zaznacz wiadomosc, kliknij pozycje Rozmowa i wybierz pozycje Rozmowa z. Aby rozpoczac rozmowe z nadawca wiadomosci pocztowej z poziomu tej wiadomosci, kliknij pozycje Rozmowa i wybierz pozycje Rozmowa z nadawca. Aby rozpoczac rozmowe z nadawca wiadomosci z przewodniczacym spotkania z poziomu widoku kalendarza, zaznacz spotkanie, kliknij pozycje Rozmowa i wybierz pozycje Rozmowa z. 11

12 W dokumencie spotkania lub grupowej czynnosci do wykonania kliknij pozycje Rozmowa, a nastepnie wybierz pozycje Rozmowa z przewodniczacym lub Rozmowa ze wszystkimi. Zaznacz nazwe na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich i kliknij ikone Rozmowa. Aby porozmawiac z uzytkownikiem spoza listy, w menu Plik wybierz kolejno pozycje Wiadomosci bezposrednie, Rozmowa (lub kliknij ikone Monituj o rozmowe na liscie kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich), wpisz imie i nazwisko osoby, z która chcesz rozmawiac, i kliknij przycisk OK. Mozesz tez wpisac samo imie lub nazwisko (ale nie nazwe skrócona, na przyklad Ela zamiast Elzbieta, chyba ze osoba figuruje w katalogu serwera Lotus Sametime pod taka nazwa). Jesli podanej nazwie odpowiada wiecej niz jeden wpis w katalogu, zostanie wyswietlona lista pasujacych nazw. Wybierz z listy odpowiednia nazwe i kliknij przycisk OK. 2. Wpisz wiadomosc. Wskazówka W wysylanych wiadomosciach mozna umieszczac lacza do dokumentów programu Notes, widoków i baz danych. Odbiorcy uzywajacy programu Lotus Notes 7 beda mogli otworzyc obiekt docelowy przez klikniecie lacza. Odbiorcy uzywajacy programu Lotus Notes 6.5.x lub autonomicznego klienta Lotus Sametime Connect beda mogli otworzyc obiekt docelowy, kopiujac wyswietlany ciag znaków i wklejajac go w polu Adres programu Notes. 3. Kliknij przycisk Wyslij. 4. Rozmowe mozna opuscic w dowolnej chwili, klikajac przycisk Zamknij. Przebieg rozmowy mozna zapisac. Wiecej informacji mozna znalezc w tematach Zapisywanie rozmowy lub spotkania bezposredniego w poczcie i Zapisywanie rozmowy lub spotkania bezposredniego w pliku. Praca ze spotkaniami bezposrednimi Spotkania bezposrednie umozliwiaja jednoczesna rozmowe wielu osób i wspóluzytkowanie aplikacji. Spotkania bezposrednie rozpoczynane sa natychmiast. Najlepiej sprawdzaja sie w przypadku niewielkich grup osób, które chca sie szybko spotkac. Po rozpoczeciu spotkania bezposredniego jego uczestnicy moga zapraszac do udzialu innych uzytkowników znajdujacych sie w trybie online. Uwaga Informacje dotyczace planowania spotkan z wspóluzytkowaniem aplikacji zawiera czesc Planowanie spotkania online. Rozpoczynanie spotkania bezposredniego Spotkania bezposrednie odbywaja sie w pokoju spotkan w programie IBM Lotus Sametime i umozliwiaja wielu uzytkownikom wykonywanie nastepujacych czynnosci: Rozmawianie za posrednictwem przesylanych do siebie wiadomosci tekstowych. Komunikacja za posrednictwem urzadzen audio. Komunikacja za posrednictwem urzadzen audio/wideo. Prezentowanie informacji za pomoca tablicy lub funkcji wspóluzytkowania ekranu. 12

13 Wspólpraca z wykorzystaniem wszystkich powyzszych funkcji. 1. Aby rozpoczac spotkanie bezposrednie z uzyciem funkcji rozmowy, wykonaj jedna z nastepujacych czynnosci: Aby z poziomu wiadomosci pocztowej rozpoczac spotkanie z jej nadawca oraz wszystkimi osobami z pól Do i DW, kliknij pozycje Rozmowa i wybierz pozycje Rozmowa ze wszystkimi. W dokumencie spotkania lub grupowej czynnosci do wykonania kliknij pozycje Rozmowa, a nastepnie wybierz pozycje Rozmowa ze wszystkimi. W przypadku listy kontaktów funkcji wiadomosci bezposrednich zaznacz nazwy osób, z którymi chcesz przeprowadzic spotkanie. Aby zaznaczyc wiele nazw, przytrzymaj klawisz CTRL. Aby zaznaczyc wiele nazw, które wystepuja na liscie jedna pod druga, przytrzymaj klawisz SHIFT. Nastepnie kliknij ikone Rozmowa. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Wiadomosci bezposrednie i Rozpocznij spotkanie bezposrednie z uzyciem funkcji rozmowy. Uwaga Spotkanie bezposrednie z uzyciem funkcji rozmowy mozna rozpoczac z dowolna osoba, której stan online to Aktywny lub Nieobecny. Osoby, których stan jest oznaczony jako Nieobecny, beda mogly przeczytac wiadomosci po powrocie do komputera. 2. Aby rozpoczac spotkanie ze wspóluzytkowaniem aplikacji, wybierz z menu Plik polecenie Wiadomosci bezposrednie, a nastepnie wybierz polecenie Rozpocznij spotkanie bezposrednie audio, Rozpocznij spotkanie bezposrednie wideo, Rozpocznij spotkanie bezposrednie w celu wspóluzytkowania lub Rozpocznij spotkanie bezposrednie z uzyciem funkcji wspólpracy. 3. Wprowadz odpowiednie informacje: Temat. Mozesz wprowadzic temat lub pozostawic temat domyslny. Zaproszenie. Mozna pozostawic domyslna wiadomosc lub ja zmienic. Lista osób zaproszonych. Aby dodac osoby do listy zaproszonych, kliknij pozycje Dodaj osoby zaproszone, wprowadz nazwe uzytkownika w oknie dialogowym Dodawanie do zaproszenia (najpierw imie, potem nazwisko) i kliknij przycisk Dodaj. W tym celu mozesz równiez kliknac przycisk Przegladaj katalog, aby przeszukac katalog. Inny sposób to wpisanie samego imienia lub nazwiska (ale nie nazwy skróconej, chyba ze osoba figuruje w katalogu serwera Lotus Sametime pod taka nazwa). Jesli podanej nazwie odpowiada wiecej niz jeden wpis w katalogu, zostanie wyswietlona lista pasujacych nazw. Wybierz z listy odpowiednia nazwe i kliknij przycisk Dodaj. Narzedzia spotkania. Aby dodac narzedzie do spotkania, zaznacz to narzedzie. Aby usunac narzedzie, usun jego zaznaczenie. Wiecej informacji o komunikacji audio i wideo, wspóluzytkowaniu ekranu i tablicach mozna znalezc w Podreczniku uzytkownika programu Lotus Sametime pod adresem URL: 13_OVER.html gdzie <nazwa_serwera> jest nazwa zwykla lub nazwa serwera Lotus Sametime. Jesli na przyklad nazwa serwera Lotus Sametime to IM01.firmax.com, w powyzszym 13

14 adresie URL nalezy wstawic nazwe IM01. Nazwe serwera mozna znalezc na karcie Serwery w biezacym dokumencie miejsca pobytu. Wskazówka Podrecznik uzytkownika moze byc wyswietlany tylko w przegladarkach obslugiwanych przez program IBM Lotus Sametime. Jesli po wybraniu tego lacza w programie Notes wystapi problem, nalezy spróbowac zmienic ustawienie przegladarki w dokumencie lokalizacji na Microsoft Internet Explorer, Program Notes z programem Internet Explorer lub Inne (Mozilla). Uwaga Na serwerze Lotus Sametime w wersji 6.5.x podrecznik uzytkownika nosi tytul Podrecznik uzytkownika programu Lotus Instant Messaging and Web Conferencing. Zabezpieczenia. Wybierz opcje Spotkanie zabezpieczone, aby zastosowac funkcje szyfrowania. Funkcja szyfrowania daje pewnosc, ze nikt spoza spotkania nie bedzie mógl przeczytac wiadomosci. Jezeli nie ma potrzeby korzystania z zabezpieczen, zaznaczenie tej opcji nie jest konieczne. 4. Kliknij przycisk Wyslij. Zaproszenie zostanie wyslane do wybranych osób. Moga one odpowiedziec na zaproszenie, wysylajac prywatna wiadomosc, wlaczajac sie do spotkania lub zamykajac okno dialogowe zaproszenia. Jezeli osoba zaproszona zamknie okno dialogowe zaproszenia, osoba zapraszajaca nie zostanie o tym powiadomiona. Uwaga Nie mozna zapraszac osoby, która jest w trybie offline albo ma stan Nie przeszkadzac. Wskazówki Aby wyslac prywatna wiadomosc rozmowy do osoby z listy uczestników aktywnego spotkania, nalezy kliknac prawym przyciskiem myszy nazwe tej osoby i wybrac polecenie Rozmowa. W wysylanych wiadomosciach mozna umieszczac lacza do dokumentów programu Notes, widoków i baz danych. Odbiorcy uzywajacy programu Lotus Notes 7 beda mogli otworzyc obiekt docelowy przez klikniecie lacza. Odbiorcy uzywajacy programu Lotus Notes 6.5.x lub autonomicznego klienta Lotus Sametime Connect beda mogli otworzyc obiekt docelowy, kopiujac wyswietlany ciag znaków i wklejajac go w polu Adres programu Notes. Odpowiadanie na zaproszenie na spotkanie bezposrednie Uzytkownik moze zostac zaproszony na spotkanie bezposrednie przez inne osoby. Po odebraniu zaproszenia na spotkanie mozna odpowiedziec na jeden z ponizszych sposobów: Aby odpowiedziec podczas rozmowy prywatnej (prowadzonej tylko z osoba zapraszajaca), nalezy kliknac przycisk Odpowiedz. Zaproszenie pozostanie na ekranie, umozliwiajac przylaczenie sie do spotkania w dowolnym momencie. Aby zaakceptowac zaproszenie, nalezy kliknac przycisk Przylacz sie. Aby odrzucic i zamknac zaproszenie, nalezy kliknac przycisk Zamknij. Uwaga Osoba, która rozpoczela spotkanie, nie jest informowana o zamknieciu zaproszenia. 14

15 Modyfikowanie zaproszen do rozmów i na spotkania bezposrednie Mozliwe jest modyfikowanie domyslnych wiadomosci, które sa wyswietlane przy wyslaniu zaproszen do trwajacej rozmowy lub podczas rozpoczynania spotkania bezposredniego. Wiadomosci te mozna takze edytowac kazdorazowo przy wysylaniu zaproszenia. 1. Z menu Plik wybierz kolejno polecenia Preferencje, Preferencje uzytkownika. 2. Kliknij kolejno pozycje Wiadomosci bezposrednie i Ogólne. 3. W polu Domyslny tekst zaproszenia do rozmowy wprowadz tekst, który ma byc wyswietlany podczas zapraszania innych osób do przylaczenia sie do trwajacej rozmowy lub podczas rozpoczynania spotkania bezposredniego. 4. Kliknij przycisk OK. Zapisywanie rozmowy lub spotkania bezposredniego w poczcie Rozmowe lub spotkanie bezposrednie mozna zapisac w widoku Zapisy rozmów (w bazie danych poczty). 1. W oknie rozmowy lub spotkania wybierz z menu Spotkanie polecenie Zapisz w bazie danych. 2. Aby wyswietlic zapis w poczcie, kliknij w nawigatorze kolejno pozycje Widoki, Zapisy rozmów i otwórz dokument z nazwa osoby, z która prowadzono rozmowe, oraz z data i godzina zapisania rozmowy. Wskazówka W znalezieniu szukanego zapisu pomocne moga byc ikony Rozmowy rozpoczete przeze mnie i Rozmowy z moim udzialem dostepne w widoku. Informacje dotyczace ustawiania w preferencjach uzytkownika automatycznego zapisywania rozmów lub monitowania o zapisanie rozmowy zawiera temat Preferencje zapisywania rozmów w poczcie. Uwaga Po otwarciu zapisu w poczcie dla kazdego wpisu rozmowy wyswietlana jest sygnatura czasowa. Usuniecie zaznaczenia preferencji Dodaj sygnature czasowa do wiadomosci dotyczy tylko otrzymywanych wiadomosci i zaproszen zapisane rozmowy zawsze maja sygnatury czasowe. Zapisywanie rozmowy lub spotkania bezposredniego w pliku 1. W oknie rozmowy lub spotkania wybierz z menu Spotkanie polecenie Zapisz jako plik. 2. (Opcjonalnie) Zmien domyslna nazwe i polozenie pliku. Uwaga Domyslna nazwa pliku zawiera nazwe hierarchiczna programu Notes lub nazwe internetowa osoby, z która prowadzono rozmowe (a w przypadku spotkania pierwsza nazwe na liscie uczestników), date i godzine rozpoczecia oraz rozszerzenie TXT. (np. Janina NowakSprzedazFirmaX txt"). Zmieniajac nazwe pliku, nalezy pamietac o nadaniu mu rozszerzenia TXT. 3. Kliknij przycisk Zapisz. Po otwarciu pliku dla kazdego wpisu rozmowy wyswietlana jest sygnatura czasowa. Usuniecie zaznaczenia preferencji Dodaj sygnature czasowa do wiadomosci dotyczy tylko otrzymywanych wiadomosci i zaproszen zapisane rozmowy zawsze maja sygnatury czasowe. 15