Finanse i Księgowość Premium Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 Finanse i Księgowość Premium Podręcznik użytkownika Wersja 2009

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage Symfonia Sp. z o.o. jest zabronione. Copyright Sage Symfonia Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Opracowanie i skład: Sage Symfonia Sp. z o.o. Warszawa, lipiec 2008 Symbol dokumentu MXFKPV2009P0001

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 System SYMFONIA Premium Analizy Finansowe Premium Środki Trwałe Premium Kadry i Płace Premium Płace Premium Handel Premium Faktura Premium Mała Księgowość Premium Certyfikacja użytkowników Sprawdzian kompetencji Nowe możliwości Zagadnienia objęte egzaminem Zgłoszenia Dokumentacja programu Korzystanie z elektronicznego Podręcznika Użytkownika Korzystanie z innych dokumentów elektronicznych Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Pojęcia podstawowe 1-1 Rozpoczęcie pracy z programem Finanse i Księgowość Premium Organizacja pracy Firma Rodzaje trybów pracy programu Okno programu tryb Bez firmy Funkcje dostępne w trybie Bez firmy Otwieranie firmy Co widać na ekranie podczas pracy w trybie Firma? Główne okno programu Zamykanie firmy Zakończenie pracy z programem Kartoteki bazy danych Rodzaje kartotek Kartoteki predefiniowane w programie oraz definiowane przez użytkownika Kartoteki główne i pozostałe Kartoteki stanowiące grupy kont analitycznych Okna kartotek Klawisze skrótów

4 II Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Dokumenty Typy dokumentów księgowych Bufor i księgi Rejestry VAT Rodzaje rejestrów VAT Plan kont Zapotrzebowanie na dane a plan kont Typy kont Konto rozrachunkowe Konto wieloletnie Konto z kontrolą zerowego salda Konto walutowe Konto uwzględniane w saldzie WB Warianty prowadzenia rachunku kosztów Zespół "4" bez konta Zespół "4" z kontem Zespół "5" Zespół "4" i "5" a rachunek zysków i strat wg "4" Zespół "4" i "5" a rachunek zysków i strat wg "5" O księgowaniu Otwarte okresy sprawozdawcze Rozbicie zapisów Dziennik księgowań Pożyteczne funkcje Kopiowanie pozycji do schowka Rozmieszczenie okien programu Kalkulator Kalendarz Pomoc dla programu Porada dnia Strony informacyjne WWW Sage Symfonia Współpraca z innymi modułami SYMFONII Integracja z innymi programami Systemu SYMFONIA Premium Współpraca z programem Handel Premium Współpraca z programem Faktura Premium Współpraca z programem Kadry i Płace Premium Współpraca z programem Płace Premium Współpraca z programem Środki Trwałe Premium Współpraca z programem Analizy Finansowe Premium Administrowanie danymi firmy 2-1 Rejestracja i aktywacja programu Zasady rejestracji i aktywacji Zmiana nazwy firmy, numeru NIP oraz licencji Aby zmienić nazwę lub numer NIP firmy, należy: Zmiana licencji Zakładanie nowej firmy Dane firmy obowiązkowe do wprowadzenia Etapy zakładania nowej firmy Podstawowe informacje o firmie Długość okresu obrachunkowego Charakter działalności firmy Automatyczne generowanie początkowego planu kont Tworzenie danych nowej firmy Model księgowy firmy Import modelu księgowego firmy Eksport modelu księgowego firmy Firma testowa MXFKPV2009P0001

5 Spis treści III Operacje dołączania, odłączania i usuwania firmy Dołączanie firmy Odłączanie firmy Usuwanie firmy Translacja baz danych firmy Przeglądanie i modyfikacja danych firmy Wprowadzanie numeru VAT UE firmy Zmiany nazwy i numeru NIP firmy niewymagające aktywacji Użytkownicy i ich prawa Dodawanie użytkowników i zmienianie danych o użytkownikach Hasło użytkownika Nadawanie uprawnień użytkownikom Dokumenty Rejestry VAT Kartoteki Plan kont Rok Inne Deklaracje podatkowe Rozrachunki Administracja Usuwanie danych użytkownika Bezpieczeństwo danych Archiwizacja danych Proponowany schemat organizacyjny zachowywania danych Tworzenie kopii bezpieczeństwa firmy Automatyczne przypominanie o archiwizacji Odtwarzanie danych z kopii bezpieczeństwa firmy Kartoteki 3-1 Kartoteka Kontrahenci stali Wprowadzanie nowej pozycji w kartotece Kontrahenci stali Strona z podstawowymi danymi kontrahenta z Polski Strona z podstawowymi danymi kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej Strona z podstawowymi danymi kontrahenta spoza UE Strona z innymi informacjami o kontrahencie Strona z pozostałymi informacjami o kontrahencie Modyfikacja pozycji kartoteki Sortowanie i wybieranie pozycji kartoteki Zmiana aktywności pozycji kartoteki Znaczniki dla kartotek Uaktywnianie znacznika Nadawanie znacznika Zmiana znacznika Wyszukiwanie pozycji w kartotece Szybkie wyszukiwanie Zaawansowane wyszukiwanie Drukowanie kartoteki Usuwanie pozycji kartoteki Kartoteka Kontrahenci incydentalni Kartoteka Pracownicy Wprowadzanie nowej pozycji w kartotece Pracownicy Kartoteka Rachunki bankowe Kartoteka Urzędy Wprowadzanie nowego urzędu w kartotece Urzędy Definiowanie własnej grupy kartotekowej Kartoteki walutowe Kartoteka Waluty

6 IV Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Wprowadzanie nowej waluty do kartoteki Kartoteka Kursy tabela kursów walutowych Wprowadzanie pozycji tabeli kursów walut Kartoteka Waluty strefy Euro Wprowadzanie waluty do "koszyka euro" Kartoteka Kraje Słowniki Dodawanie nowego słownika Ustawienia merytoryczne i pomocnicze 4-1 Przed rozpoczęciem pracy z programem Ustawienia merytoryczne Plan kont Przeglądanie planu kont Dodawanie i definiowanie konta Szybkie dodawanie wielu pozycji do planu kont Kopiowanie Wklejanie Pozycja konta w bilansie i rachunku zysków i strat Kartoteka, jako grupa kont analitycznych Usuwanie i modyfikowanie kont Definiowanie dokumentów Definiowanie nowego typu dokumentu Podatek VAT Określanie stawek VAT Rejestry VAT Okno Rejestry Przykładowe rejestry zdefiniowane w programie Definiowanie nowego rejestru Usuwanie oraz blokowanie rejestru Metody rozliczania podatku VAT Parametry stałe Parametry księgowań Automatyczne księgowania równoległe Przeksięgowanie różnic kursowych Konta specjalne Naliczanie odsetek Zaokrąglenia Potwierdzenie wykonania operacji Parametry łączenia transakcji Bilans otwarcia i obroty rozpoczęcia w pierwszym roku pracy z programem Bilans otwarcia Wprowadzanie bilansu otwarcia Obroty rozpoczęcia Wprowadzanie obrotów rozpoczęcia Transakcje nierozliczone w pierwszym roku pracy z programem Konta walutowe w bilansie otwarcia i obrotach rozpoczęcia Układ bilansu Przeglądanie układu bilansu Definiowanie różnych układów bilansu Kopiowanie układu bilansu Definiowanie lub modyfikowanie pozycji układu bilansu Usuwanie pozycji bilansu lub rachunku zysków i strat Przypisywanie konta do pozycji układu bilansu Modyfikowanie kont przypisanych do pozycji bilansu Układ rachunku zysków i strat Przeglądanie układu rachunku zysków i strat MXFKPV2009P0001

7 Spis treści V Definiowanie różnych układów rachunku zysków i strat Definiowanie lub modyfikowanie pozycji dwustronnego układu rachunku zysków i strat Definiowanie lub modyfikowanie pozycji jednostronnego układu rachunku zysków i strat Przypisywanie konta lub formuły do pozycji układu rachunku zysków i strat Formuła obliczeniowa Ustawienia pomocnicze Znaczniki w programie Rodzaje znaczników Aktywowanie znaczników Nadawanie znaczników Nadawanie znaczników dokumentom, transakcjom, rejestrom Nadawanie znaczników kontrahentom, pracownikom, urzędom Konfiguracja drukarki Wydruk w trybie graficznym Wydruk w trybie tekstowym Wskazówki do konfigurowania sterownika "typowy - tylko tekst" Drukowanie Ewidencja danych 5-1 Dokumenty Wprowadzanie dokumentów Wybór typu dokumentu Wzorce Poruszanie się we wprowadzanym dokumencie Klawisze skrótów Numer dokumentu Daty w dokumencie Data dla programu Okres sprawozdawczy Opis dokumentu i stron zapisu Cechy dokumentu i stron zapisu Nadawanie cech Znacznik dla dokumentu Nadawanie znacznika podczas wprowadzania nowego dokumentu Nadawanie znacznika z listy zapisanych dokumentów Grupowe nadawanie znacznika wybranym dokumentom Notatka do dokumentu Zapis księgowy Zapisy na konta pozabilansowe Dekretowanie kwot przy wprowadzaniu dokumentów Wprowadzanie danych kontrahenta Kontrahenci incydentalni Kontrahenci stali Księgowanie równoległe na życzenie Rozksięgowanie Rozbijanie kwot ogólnych na kwoty cząstkowe Waluty w dokumencie Euro Szybki dostęp do edycji dokumentów Obsługa okna Ewidencja Danych Podatkowych Charakterystyka poszczególnych typów dokumentów Dokument prosty (DP) Faktura VAT zakup (FVZ) i rachunek uproszczony zakup (RUZ) Wprowadzanie danych do dokumentu Zasada umiejscawiania kwot w dokumentach VAT przy automatycznym przenoszeniu księgowań z rejestrów VAT Wprowadzanie danych do rejestru VAT Rejestr FVZ i RUZ

8 VI Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Okres sprawozdawczy dla FVZ, RUZ, FKZ, RKZ Wzorce rozksięgowania Wykorzystanie wzorca rozksięgowania Faktura VAT sprzedaż (FVS) i rachunek uproszczony sprzedaż (RUS) (13469) Rejestr FVS i RUS Dokumenty korygujące Faktura korygująca zakup (FKZ) i rachunek korygujący zakup (RKZ) Faktura korygująca sprzedaż (FKS) i rachunek korygujący sprzedaż (RKS) Rejestr VAT w dokumentach korygujących Dokumenty w obrocie wewnątrzwspólnotowym Faktura wewnątrzwspólnotowego nabycia (FWN) Przyjęcie wewnątrzwspólnotowego nabycia (PWN) Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (Faktura wewnętrzna WNT) Rejestr WNT Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) Dokument importowy (DIM) Zapis DIM Rejestr DIM Dokument eksportowy (DEX) Raport kasowy (RK) Część opisowa RK Pierwszy Raport Kasowy w danym roku Saldo początkowe dla raportów kasowych umieszczonych w buforze Zapis RK Cechy zapisów na koncie kasy Wydruk raportu kasowego Rejestr RK Rozliczenie zaliczki (RZL) Część opisowa RZL Rozrachunki w RZL Zapis RZL Rejestr RZL Wyciąg bankowy (WB) Kontrola poprawności wprowadzanych dokumentów Zapisywanie wprowadzonych dokumentów Przeglądanie wprowadzonych dokumentów księgowych Przeglądanie listy dokumentów w księgach Sortowanie i zmiana ilości kolumn podczas przeglądania listy dokumentów Przeglądanie listy dokumentów w buforze Kryteria wyszukiwania dokumentów Wyszukiwanie według jednego kryterium Wyszukiwanie według wielu kryteriów Zapamiętywanie kryteriów Sprawdzanie poprawności dokumentów umieszczonych na liście Księgowanie grupowe Poprawianie dokumentów umieszczonych w buforze Usuwanie dokumentów z bufora Drukowanie listy dokumentów Drukowanie dokumentów zaksięgowanych Drukowanie dokumentów umieszczonych w buforze Przeksięgowania kont Przeksięgowania na kontach wynikowych Przeksięgowania na kontach bilansowych złotówkowych Rejestr VAT Wprowadzanie danych do rejestru Wybieranie rejestru Naliczanie VAT Dane z dokumentów korygujących MXFKPV2009P0001

9 Spis treści VII Okres rejestru Przypisanie VAT do okresu Przeglądanie danych w rejestrach VAT Kryteria wyszukiwania danych w rejestrach Zachowywanie kryteriów wyszukiwania Lista dokumentów w rejestrach Sortowanie dokumentów podczas przeglądania Drukowanie listy dokumentów w rejestrze Proste symulacje podatkowe Znaczniki dla rejestrów Rozrachunki Mechanizm kontroli rozrachunków Obsługa rozrachunków w dokumencie Rozpoczynanie transakcji Rozliczanie transakcji Rozrachunki w różnych typach dokumentów Automatyczne wypełnianie rozrachunków Rozrachunki walutowe Różnice kursowe Euro Wprowadzanie transakcji nierozliczonych na początku pracy z programem Przeglądanie rozrachunków Kryteria wyszukiwania rozrachunków Zapamiętanie kryteriów wyszukiwania rozrachunków Potwierdzanie sald z kontrahentem na koniec dowolnego okresu Lista transakcji Przeglądanie stanu rozliczeń dokumentu Edycja i rozłączanie rozrachunków. Wprowadzanie kursu otwarcia Znaczniki dla transakcji Łączenie transakcji Kompensata Noty odsetkowe Przelewy Przelew pojedynczy Ustawienia główne polecenia przelewu Nadruki pozycjonowane Przelew zbiorczy Uzupełnianie i korekty rozrachunków Wymiana danych 6-1 Integracja programu Finanse i Księgowość Premium z innymi programami Systemu SYMFONIA Premium Współpraca z innymi modułami SYMFONII Premium Import specjalny Profile nadawców importu Parametry profilu Przebieg importu specjalnego Definicje szablonu Definicje stałe: Definicje dodatkowe Język szablonów Sprawdzanie obecności danych Sprawdzanie automatyczne Sprawdzanie ręczne we wszystkich lokalizacjach Sprawdzanie ręczne dla jednego profilu Dane oczekujące na wczytanie Analiza szablonu Komunikaty o błędach...6-6

10 VIII Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Wczytywanie danych Debugger importu specjalnego Przyciski poleceń Uzgodnienia Uzgadnianie dokumentów Uzgadnianie rejestrów Uzgadnianie pozycji kartotek Przeglądanie uzgodnień Usuwanie uzgodnień Komunikaty importu Zapisywanie danych Informacje zwrotne Przenoszenie danych do archiwum Wymiana danych z plików tekstowych do kartotek Eksport danych z kartotek kontrahentów, pracowników lub urzędów Import danych do kartotek kontrahentów, pracowników lub urzędów Import danych w tzw. formacie Import danych w formacie SDF Import danych do pozostałych kartotek Łączenie pól między kartotekami Eksport danych z pozostałych kartotek Zestawianie danych 7-1 Wykonywanie raportów Tworzenie raportów i zestawień Wykorzystanie danych z tabel Przeglądanie raportów Raporty związane z zapisami na kontach Obroty konta Ustalanie numeru konta Wstawianie numeru konta analitycznego Parametry raportu Zestawianie obrotów konta Zapisy na koncie Zapisy kont wieloletnich Obroty kont aktywnych Konta nieaktywne Bilans Parametry bilansu Komunikaty o błędach podczas zestawiania bilansu Rachunek zysków i strat Parametry obliczania rachunku zysków i strat Komunikaty o błędach podczas zestawiania rachunku zysków i strat Zmiana układu rachunku zysków i strat na przełomie roku Dokumenty o innym okresie VAT Rejestry Rejestry sprzedaży Rejestry zakupów Rejestry eksportowe Rejestry importowe Zestawienie rejestrów Kontrola płatności VAT Kontrola sprzedaży wysyłkowej Proporcja VAT Dokumenty Zestawienie kontrolne księgowań i wydruk roboczego Dziennika księgowań Księgowania automatyczne Dokumenty poza kręgiem kosztów Dokumenty opatrzone cechą MXFKPV2009P0001

11 Spis treści IX Zapisy opatrzone cechą Wezwanie do kompensaty Bilans otwarcia Obroty rozpoczęcia Wydruk dziennika księgowań Raporty grupowe Dodawanie i modyfikacja grup raportów Uruchamianie grup raportów Własne i Diagnostyka Aktualizuj raporty systemowe Dodaj raporty własne Sprawdzanie baz danych Historia zmian w programie Generowanie raportów w formacie PDF Okresy sprawozdawcze i rok obrachunkowy 8-1 Okresy sprawozdawcze i rok obrachunkowy Okresy sprawozdawcze Zamykanie miesiąca Otwieranie miesiąca Przeszacowanie walut Przeszacowanie walut dla zapisów transakcji Korekta przeszacowania walut Prognoza przeszacowania walut Praca na przełomie roku Zamknięcie roku Zatwierdzenie roku Otwieranie nowego roku Definiowanie nowego roku Wybór roku Usuwanie roku Generowanie bilansu otwarcia w kolejnym roku pracy z programem Deklaracje podatkowe 9-1 Ewidencja danych podatkowych Wprowadzanie i wybór deklaracji podatkowych Okno obsługi deklaracji Deklaracje VAT Parametry wyliczania deklaracji VAT Deklaracje: VAT-7 i VAT-7K Deklaracje: VAT-UE i VAT-UEK Deklaracje podatku dochodowego: CIT-2 (0), PIT-5 i PIT-5L Parametry wyliczania deklaracji podatku dochodowego Deklaracja CIT-2 (0) Deklaracja PIT Deklaracja PIT-5L Schemat obsługi deklaracji Wyliczenie i wydruk deklaracji

12 X Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium MXFKPV2009P0001

13 Wstęp Program Finanse i Księgowość Premium jest jednym z programów Systemu SYMFONIA Premium, kompleksowo wspomagającym zarządzanie małymi i średnimi firmami. Program Finanse i Księgowość Premium umożliwia łatwe prowadzenie ksiąg handlowych w sposób przyjazny dla użytkownika. Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe począwszy od budowania planu kont, łatwego wprowadzania różnych typów dokumentów księgowych i ich księgowania, poprzez pełne rozrachunki i rozliczenia, automatyczny bilans zamknięcia, aż do gotowych lub definiowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program Finanse i Księgowość Premium może być wykorzystywany samodzielnie, jak również może współpracować z innymi programami, wykorzystując możliwości wymiany danych. Pracę z programem można rozpocząć w dowolnym momencie roku obrachunkowego. System SYMFONIA Premium System wspomaga zarządzanie w małych i średnich firmach o dowolnym profilu działalności. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Dostępny jest własny wewnętrzny język programowania raportów, pozwalający na wykorzystywanie informacji zgromadzonych w bazach danych. Stosowany jest mechanizm wymiany informacji pomiędzy programami systemu poprzez eksport i import plików tekstowych. System jest stale rozwijany, aktualnie w jego skład wchodzą następujące programy: Analizy Finansowe Premium Program umożliwia dostęp do danych zaewidencjonowanych w programie Finanse i Księgowość Premium. Ułatwia prowadzenie, na podstawie tych danych, wielokierunkowych analiz obrazu sytuacji finansowej firmy. Pozwala na prowadzenie symulacji zmian tego obrazu na skutek zmian zachodzących w działalności firmy. Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz kalkulacyjny MS EXCEL. Środki Trwałe Premium Program Środki Trwałe Premium wspomaga pracę działu księgowego, umożliwiając przeprowadzenie wszystkich operacji księgowych w związku z posiadanym przez firmę majątkiem trwałym. Ułatwia ewidencjonowanie, wyliczanie, amortyzację i umarzanie środków trwałych, niskocennych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. Uwzględnia najnowsze przepisy podatkowe, w tym: dotyczące ograniczeń podatkowych, ulg inwestycyjnych oraz amortyzacji i aktualizacji wyceny środków trwałych. Kadry i Płace Premium Program wspomaga obsługę polityki kadrowej prowadzonej w firmie. Zarządza systemem wynagrodzeń oraz danymi kadrowo-płacowymi pracowników i firmy. Wspomaga planowanie, ewidencję czasów pracy oraz płac pracowników (wykorzystuje dane z modelu kadrowego do automatycznego naliczania płac). Umożliwia prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowo-płacowej.

14 0 2 Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Płace Premium Program zarządza płacami w firmie. Przyspiesza comiesięczne i coroczne rozliczenia - generuje listy płac, potrzebne zestawienia, raporty, przelewy i deklaracje. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Zapewnia tajność informacji o płacach w firmie. Wspomaga rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Handel Premium Program wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Umożliwia wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów sprzedaży, zakupu i płatności oraz dokumentów magazynowych. Pozwala zaplanować i prowadzić określoną politykę sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Faktura Premium Program w całości obsługuje sprzedaż w firmach usługowych i handlowych (nieprowadzących gospodarki magazynowej). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty sprzedaży. Rozlicza transakcje gotówkowe i bezgotówkowe firmy. Pozwala zaplanować i prowadzić określoną politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. Mała Księgowość Premium Program przeznaczony jest dla firm stosujących uproszczone zasady prowadzenia księgowości. Umożliwia prowadzenie dokumentacji księgowej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów wraz z rejestrami VAT. Wspomaga ewidencjonowanie środków trwałych i procesu ich użytkowania, rozliczanie wykorzystania pojazdów, prowadzenie analiz, rozrachunków oraz rozliczanie składek ZUS, podatku VAT i podatku dochodowego właścicieli. Pozwala na wygenerowanie wielu zestawień i raportów, w tym niezbędnych dokumentów podatkowych Współpracuje z systemem PŁATNIK. Program jest szczególnie przydatny osobom samodzielnie prowadzącym dokumentację i rozliczenia finansowe swojej firmy. Certyfikacja użytkowników Użytkownikom, którzy pragną potwierdzić swoje kwalifikacje w zakresie obsługi wybranych programów Systemu SYMFONIA Premium oferujemy udział w programie certyfikacji. Sprawdzian kompetencji Podstawą procesu certyfikacji jest egzamin, podczas którego weryfikowana jest znajomość wybranych programów Systemu SYMFONIA Premium. Poddanie się egzaminowi postrzegane jest przez pracodawców jako wyraz dojrzałości zawodowej, za którą idzie potrzeba weryfikowania umiejętności i podnoszenia kwalifikacji. Zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi, podczas trwającego 60 minut egzaminu, odbywa się za pomocą przygotowanej specjalnie na potrzeby procesu certyfikacji aplikacji e-learningowej. Aplikacja ta została opracowana przy współpracy Instytutu Maszyn Matematycznych w Warszawie. Pozytywny wynik egzaminu jest podstawą do otrzymania certyfikatu producenta Systemu SYMFONIA Premium. Nowe możliwości Certyfikat stanowi przepustkę do elitarnej grupy profesjonalistów, osób biegłych w obsłudze systemów oferowanych przez Sage Symfonia Sp. z o.o. Certyfikowani użytkownicy Systemu SYMFO- NIA Premium będą mogli korzystać z wielu przywilejów, których celem jest nieustanne wspieranie ich w procesie rozwoju zawodowego. Zespół działań obejmie także przedsięwzięcia o charakterze edukacyjnym i integracyjnym. Zagadnienia objęte egzaminem Egzamin certyfikacyjny na poziomie średnio zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające samodzielną pracę na zainstalowanym i wdrożonym programie. Egzamin certyfikacyjny na poziomie zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające: MXFKPV2009P0001

15 Wstęp 0 3 instalację programu, dostosowanie programu do specyficznych wymagań firmy, wprowadzanie w programie ustawień pozwalających na pracę innym użytkownikom, samodzielną obsługę programu. Zgłoszenia Warunkiem przystąpienia do egzaminu certyfikacyjnego jest wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej oraz wniesienie opłaty. Szczegółowe informacje na temat zagadnień dotyczących poszczególnych programów objętych programem certyfikacji, informacje o cenach egzaminów oraz harmonogram, dostępne są na stronie internetowej Informacje o zasadach certyfikacji można także uzyskać we wszystkich placówkach Sage Symfonia Sp. z o.o. na terenie całego kraju. Dokumentacja programu W skład dokumentacji programu wchodzi Podręcznik Użytkownika w formacie PDF, inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie RTF oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z elektronicznego Podręcznika Użytkownika Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Został zaprojektowany tak, aby umożliwić użytkownikowi szybkie rozpoczęcie pracy w programie bez zagłębiania się we wszystkie szczegóły jego obsługi. Dzięki szczegółowemu spisowi treści oraz zakładkom stosowanym w formacie PDF można natychmiast przejść do odpowiednich rozdziałów (punktów) podręcznika. Niektóre fragmenty tekstu wyróżniono przy pomocy innego kształtu czcionki, dzięki czemu można szybko odnaleźć potrzebne fragmenty podczas czytania. Wszystkie rysunki przewodnika przedstawiające okna lub inne elementy ekranu mają wygląd typowy dla systemu Windows. Środowisko Windows przystosowane jest do pracy z wykorzystaniem myszy, ale dla użytkowników, którzy preferują korzystanie z klawiatury, określone zostały sekwencje klawiszy. Jeśli jeden z klawiszy Shift, Alt, Ctrl powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich nazwy połączone są w opisie znakiem +. Zapis Ctrl + A oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze. Zapis Ctrl + Shift + A oznacza, że należy trzymać naciśnięte klawisze Ctrl i Shift podczas naciskania klawisza A. Zapis Alt + A, R oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Alt, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa klawisze i wcisnąć klawisz R. Korzystanie z innych dokumentów elektronicznych Poza Podręcznikiem Użytkownika do programu dołączane są inne, uzupełniające wiedzę o programie dokumenty w postaci elektronicznej. Należy do nich przede wszystkim opis zmian w programie, jakie nastąpiły od ostatniego wydania programu. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie PDF. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie zmiany. W celu umożliwienia wykorzystywania dokumentów w formacie PDF niezbędne jest zainstalowanie w systemie bezpłatnej przeglądarki ACROBAT READER. Jest ona dostarczana na płytce instalacyjnej programu. Opis sposobu korzystania z przeglądarki jest dostępny w jej pliku pomocy. Korzystanie z pomocy kontekstowej Program posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift + F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu.

16 0 4 Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium W programach Systemu SYMFONIA Premium została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z programem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl + F1. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage Symfonia. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Podręcznik użytkownika z menu Pomoc programu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Aktualności z menu Pomoc programu. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc programu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage Symfonia. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany w pliku pomocy technicznej oraz na naszej stronie w Internecie ( Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji programu przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy programu zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage Symfonia Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku, można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie ( Kończąc wstęp, firma SAGE SYMFONIA życzy przyjemnej lektury oraz satysfakcjonującej pracy z programem SYMFONIA Finanse i Księgowość Premium. MXFKPV2009P0001

17 Pojęcia podstawowe Rozpoczęcie pracy z programem Finanse i Księgowość Premium Program Finanse i Księgowość Premium umożliwia prowadzenie ewidencji księgowej, w szczególności: wprowadzanie dokumentów księgowych, szybkie przeglądanie informacji w księgach, odszukiwanie dokumentów źródłowych, szybkie tworzenie różnorodnych sprawozdań. Na przygotowanie do pracy z programem należy poświęcić trochę czasu, ale dzięki temu nie trzeba będzie dokonywać zmian w trakcie księgowania w komputerze. Przedstawione w tym rozdziale wskazówki i ogólne informacje dotyczące specyfiki programu pomogą zaplanować jego wdrożenie w firmie oraz zapoznać się z elementarnymi zasadami działania systemu. W rozdziale zwrócono również uwagę na te elementy, nad którymi użytkownik powinien się zastanowić jeszcze przed rozpoczęciem właściwej pracy - księgowania w programie. Jest to niezbędne, aby w przyszłości prowadzenie obsługi finansowo-księgowej firmy przy użyciu systemu przebiegało jak najsprawniej z maksymalnym wykorzystaniem jego możliwości. Poszczególne procedury dotyczące administrowania danymi firmy, ustawień niezbędnych do prawidłowego działania programu (administracyjnych, merytorycznych, pomocniczych), sposobu wykorzystywania danych przechowywanych w kartotekach, a przede wszystkim zasadniczej obsługi księgowej firmy (ewidencji i księgowania dokumentów, raportowania i sprawozdawczości, dokonywania analiz finansowo-księgowych oraz wymiany danych z innymi modułami Systemu SYMFONIA ) przy wykorzystaniu systemu Finanse i Księgowość Premium zostały opisane w następnych rozdziałach podręcznika. Przed rozpoczęciem pracy należy zainstalować na komputerze system Finanse i Księgowość Premium. Jeśli program został poprawnie zainstalowany, można go uruchomić tak jak każdą aplikację środowiska WINDOWS bądź NT. Organizacja pracy Prowadzenie właściwej ewidencji księgowej wymaga dokładności przy wprowadzaniu danych do systemu komputerowego. Każdy dokument księgowy należy sprawdzić, zadekretować i wprowadzić do ksiąg handlowych. O ile dwie pierwsze czynności musi wykonać księgowy, to wprowadzanie danych można zlecić osobie bez takich kwalifikacji. Program Finanse i Księgowość Premium umożliwia tymczasowe zapisanie dokumentów w buforze i naniesienie poprawek przed zaksięgowaniem. Użytkownicy programu mogą mieć zróżnicowane uprawnienia (np. polecenie księgowania wydaje tylko osoba mająca prawo do księgowania dokumentów). Jeżeli w dziale księgowości Twojej firmy jest wielu pracowników, zapewne każdy z nich jest odpowiedzialny za jakiś wycinek ewidencji księgowej. Warto ponownie zastanowić się nad organizacją pracy - być może zmieni się czasochłonność niektórych działań. Zadania administratora danych, instalacje, bardziej skomplikowane operacje dotyczące np. wymiany danych, niektórych ustawień programu należy powierzyć informatykom.

18 1 2 Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Firma W programie Finanse i Księgowość Premium można prowadzić księgowość dowolnej liczby podmiotów gospodarczych. Program umożliwia jednoczesne operowanie na danych tylko jednej firmy. Zmiana firmy na inną bądź założenie nowej nie powoduje utraty ani modyfikacji dotychczasowych danych: są one bezpiecznie zapisane na dysku i w każdej chwili można z nimi ponownie pracować. Wszystkie wprowadzane dane przechowywane w plikach baz danych we wskazanym przez użytkownika folderze (katalogu dyskowym), oddzielnym dla każdej firmy. Znajdują się tam też wszelkie informacje o ustawieniach programu związanych z daną firmą. Rodzaje trybów pracy programu Program generalnie pracuje w dwóch trybach: Bez firmy lub Firma. Tryb Bez firmy służy do zarejestrowania nowej firmy i zarządzania danymi firmy z poziomu użytkownika/ administratora. Właściwa praca programu rozpoczyna się po otwarciu istniejącej firmy, czyli w trybie Firma i polega na wykorzystaniu szerokich możliwości systemu do jej kompleksowej obsługi finansowo-księgowej. Rodzaj trybu jest wyświetlany w sposób ciągły na ekranie - na pasku nagłówka programu, w zależności od wybranego sposobu pracy widoczny jest napis Bez firmy lub skrót nazwy otwartej (wybranej) firmy. Pracując w każdym z powyższych trybów, użytkownik można przez cały czas pracy korzystać z pomocy oraz dokonywać preferowanych przez siebie ustawień widoku na ekranie. Okno programu tryb Bez firmy Po uruchomieniu programu ukazuje się okno powitania. Jeśli użytkownik wcześniej nie założył lub nie dołączył do programu żadnej firmy, rozpocznie pracę w specjalnym trybie, określanym jako Bez firmy. Może się to zdarzyć w następujących sytuacjach: po uruchomieniu programu, jeśli wcześniej nie została założona lub nie dołączono do programu żadnej firmy lub wybrano przycisk Anuluj w oknie dialogowym Otwieranie firmy, wybrano polecenie Koniec pracy z firmą z menu Firma, podczas wykonywania czynności, które wymagają zakończenia pracy z firmą, takich jak tworzenie lub odtwarzanie kopii bezpieczeństwa. Rys. 1-1 Okno programu Finanse i Księgowość Premium tryb Bez firmy MXFKPV2009P0001

19 Pojęcia podstawowe 1 3 Funkcje dostępne w trybie Bez firmy W trakcie pracy Bez firmy możesz wykonywać podstawowe czynności związane z administrowaniem danymi firmy. W tym trybie możliwe jest: zakładanie nowej firmy (Nowa), otwieranie istniejącej firmy (Otwórz), dołączanie istniejącej firmy (Dołącz), tworzenie kopii bezpieczeństwa (Kopia), odtwarzanie danych firmy z kopii bezpieczeństwa (Odtwórz), korzystanie z pomocy (Pomoc). Czynności administrowania danymi firmy są wybierane z menu Firma lub uruchamiane za pomocą przycisków odpowiadających poleceniom tego menu. Wybierając odpowiedni przycisk polecenia z paska narzędziowego, uruchamia się proces wykonywania związanej z nim operacji. Aby wybrać przycisk, wystarczy go kliknąć. Rys. 1-2 Tryb Bez firmy menu Firma Zarządzanie danymi firmy, w tym procedury zakładania nowej firmy oraz uzupełniania danych, opisano szczegółowo w rozdziale Administrowanie danymi firmy. Otwieranie firmy Otwieranie firmy w programie Finanse i Księgowość Premium uaktywnia dane firmy. Aby otworzyć firmę, należy ją wcześniej założyć lub dołączyć do systemu. Jeżeli została utworzona lub dołączona firma, to aby ją otworzyć, należy wybrać polecenie Otwórz z menu Firma lub kliknąć przycisk Otwórz na pasku narzędziowym. Pojawi się okno dialogowe Otwieranie firmy, w którym można wskazać dołączoną firmę oraz podać nazwę i hasło użytkownika. Hasło dostępu to określony dla użytkownika ciąg kilku lub kilkunastu znaków, który służy do ochrony firmy przed niepowołanym dostępem. Program sprawdza hasło, umożliwiając dalszą pracę tylko uprawnionym użytkownikom.

20 1 4 Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Rys. 1-3 Wybór firmy w trakcie jej otwierania Hasło dostępu to określony dla użytkownika ciąg kilku lub kilkunastu znaków, który służy do ochrony firmy przed niepowołanym dostępem. Program sprawdza hasło, umożliwiając dalszą pracę tylko uprawnionym użytkownikom. Jeżeli podczas autoryzacji użytkownik nie zostanie zidentyfikowany, pojawi się stosowny komunikat. Rys. 1-4 Komunikat o braku autoryzacji Dla nowo założonej firmy istnieje tylko jeden użytkownik, niemożliwy do usunięcia, o nazwie Admin, który początkowo nie posiada hasła. Admin ma uprawnienia do definiowania praw pozostałych użytkowników i konfiguruje program do pracy. Co widać na ekranie podczas pracy w trybie Firma? Elementy widoczne na monitorze komputera umożliwiają wybieranie poleceń, a wiec komunikację z programem. Polecenie jest instrukcją, nakazującą programowi wykonanie pewnej czynności. Można je wybrać przez: kliknięcie przycisku na pasku narzędzi, wybór polecenia z menu, użycie menu szybkiego dostępu, użycie klawisza skrótu. Opis konkretnych poleceń można uzyskać z Pomocy dostępnej bezpośrednio z programu. W tym podrozdziale znajdziesz przegląd głównych elementów ekranu, takich jak menu, pasek narzędziowy, okna kartotek, menu zakładkowe. Główne okno programu Rozpoczynając pracę z programem musisz wybrać firmę, na której danych zamierzasz pracować (patrz Otwieranie istniejącej firmy). Po wybraniu firmy rozpoczniesz pracę w trybie Firma i na ekranie pojawi się główne okno programu. MXFKPV2009P0001

21 Pojęcia podstawowe Rys. 1-5 Główne okno programu (ze wskazaniem pasków programu) Najważniejsze funkcje programu można uzyskać za pomocą przycisków z paska narzędziowego, pozostałe polecenia można wybierać z rozwijanych menu. Pasek tytułu [1] górny element okna zawierający tytuł okna tzn. nazwę programu lub dokumentu oraz przyciski Minimalizuj, Maksymalizuj, Zamknij. Pasek menu [2] zawiera polecenia oferowane przez program, pogrupowane w osobne podmenu. Aby otworzyć podmenu, kliknij jego nazwę lub wciśnij klawisze Alt + podkreślona litera nazwy; aby je zamknąć, wystarczy wcisnąć Esc lub kliknąć w dowolnym miejscu poza menu. Polecenia z otwartego podmenu można wybierać myszką lub za pomocą klawiatury, wciskając podkreśloną literę nazwy. Niektóre polecenia są zakończone "..." (trzema kropkami). Po wywołaniu takiego polecenia wyświetli się okno dialogowe, w którym można będzie określić parametry. Główny pasek narzędziowy [3], umieszczony zwykle pod paskiem menu, ułatwia szybki dostęp do najczęściej używanych poleceń. Aby wybrać polecenie, można kliknąć przycisk z paska narzędziowego albo przycisnąć CTRL + numer przycisku. Pasek narzędziowy można włączyć bądź wyłączyć (polecenie Pasek narzędziowy w menu Okno). Można go również wyświetlić po wybranej stronie okna. Dodatkowy pasek narzędziowy [4], umieszczony w oknie zakładki nad menu zakładkowym, jest dodatkiem pomagającym użytkownikom w szybszej nawigacji. Polecenia dostępne w dodatkowym pasku narzędziowym są rozszerzeniem funkcji standardowego paska narzędziowego. Użytkownik ma możliwość wyboru, czy będzie korzystał z dwóch pasków narzędziowych lub tylko z dodatkowego paska narzędziowego, wyłączając tym samym główny pasek narzędziowy (polecenie Pasek narzędziowy w menu Okno). 6

22 1 6 Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Menu zakładkowe [5] znajdujące się w oknie zakładki pod dodatkowym paskiem narzędziowym, zawiera polecenia związane z jednym tematem. Menu zakładkowe może reprezentować jedno polecenie lub grupę poleceń. Aby wybrać polecenie z menu zakładkowego, należy wskazać zakładkę, a następnie jednokrotnie kliknąć polecenie. Jeśli zakładka reprezentuje tylko jedno polecenie, wystarczy jednokrotnie kliknąć jej listek. Pasek stanu [6] na dole ekranu informuje o wybranym poleceniu, wykonywanej aktualnie czynności lub możliwości skorzystania z pomocy. Zamykanie firmy Aby zakończyć pracę z wybraną firmą wybierz polecenie Koniec pracy z firmą z menu Firma. Możesz również wybrać przycisk umieszczony w prawym górnym rogu okna programu. Podczas zamykania firmy wyświetli się komunikat przypominający o zrobieniu kopii bezpieczeństwa danej firmy. Po wybraniu przycisku Ok zostanie wyświetlone okno Kopia bezpieczeństwa: zachowanie danych, który umożliwi zrobienie kopii bezpieczeństwa danych wybranej firmy. Zakończenie pracy z programem Pracę z programem można zakończyć w jeden z następujących sposobów: wybranie przycisku w prawym górnym rogu okna, tak jak we wszystkich aplikacjach Windows, użycie polecenia Koniec z menu Firma, naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt + F4. Kartoteki bazy danych Podczas prowadzenia ksiąg handlowych wykorzystywane są pomocnicze kartoteki systemowe w których gromadzone są znaczące ilości informacji. Ich główną zaletą jest łatwość gromadzenia i wyszukiwania danych przechowywanych w dużych bazach danych. Przed rozpoczęciem pracy z daną firmą warto stworzyć w kartotekach bazy danych potrzebne do dalszej pracy. Dostęp do kartotek zapewnia: wybranie polecenia Kartoteki z menu Funkcje (CTRL + 5), użycie przycisku Kartoteki z paska narzędziowego programu. MXFKPV2009P0001

23 Pojęcia podstawowe 1 7 Rys. 1-6 Okno główne Kartoteki Rodzaje kartotek W poniższych punktach przedstawiono kartoteki programu przy zastosowaniu różnych podziałów. Kartoteki predefiniowane w programie oraz definiowane przez użytkownika UWAGA W programie Finanse i Księgowość Premium występują dwa rodzaje kartotek: predefiniowane, czyli dostarczone wraz z programem oraz definiowane przez użytkownika (słowniki). Kartoteki predefiniowane w programie to: kartoteka Kontrahencie stali, kartoteka Kontrahenci incydentalni, kartoteka Pracownicy, kartoteka Rachunki Bankowe, kartoteka Urzędy, kartoteka Waluty, kartoteka Kursy, kartoteka Waluty strefy Euro kartoteka Kraje. UWAGA Nie można tworzyć nowych wersji kartotek predefiniowanych. Przykładowo nie da się utworzyć drugiej kartoteki kontrahentów z podziałem na odbiorców i dostawców.

24 1 8 Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium Kartoteki główne i pozostałe Inny podział kartotek (predefiniowanych) uwzględnia sposób ich wykorzystania w realizacji funkcjonalności programu Finanse i Księgowość Premium. Według niego kartoteki możemy podzielić na: kartoteki główne: Kontrahenci stali, Pracownicy i Urzędy, kartoteki pozostałe: Kontrahenci incydentalni, Rachunki Bankowe, Waluty, Kursy, Waluty strefy Euro, Kraje. Kartoteki stanowiące grupy kont analitycznych Kartoteki Kontrahenci stali, Pracownicy, Rachunki bankowe oraz Urzędy mogą być wykorzystane jako grupy kont analitycznych. Jeżeli dopiszesz je pod dowolne konto, będzie można automatycznie prowadzić dla nich rozrachunki (np. kartoteka kontrahentów wielokrotnie staje się poziomem analityki konta). Jest to bardzo wygodny sposób prowadzenia różnych rozliczeń: zamiast zakładać dla każdego kontrahenta oddzielnie karty w kartotece i potem ręcznie podpisywać pojedyncze konta analityczne pod konta syntetyczne, wystarczy tylko raz wpisać kontrahenta do kartoteki, a program wykona pozostałe czynności automatycznie. Natomiast kartoteki Kontrahenci incydentalni, Waluty, Kursy, Waluty strefy Euro, Kraje są kartotekami typowo użytkowymi i nie mają żadnych odniesień do planu kont. Umożliwiają natomiast łatwe korzystanie z danych w nich zapisanych. Słowniki, zdefiniowane przez użytkownika programu, mogą być również grupą kont analitycznych. Będzie można prowadzić dla nich rozrachunki, ale tylko wtedy, gdy dopisane będą pod konto rozrachunkowe. O zastosowaniu kartotek jako grupy kont analitycznych można przeczytać dalej w punkcie Plan kont oraz w rozdziale Ustawienia merytoryczne i pomocnicze w punktach Kartoteka jako grupa kont analitycznych i Plan kont. Okna kartotek Wiele danych w programie jest umieszczonych w kartotekach. W oknach kartotek można wprowadzać, wyszukiwać, przeglądać oraz aktualizować poszczególne pozycje kartoteki. Charakterystyczny dla tych okien jest podział na dwie główne części. Użytkownik może zmieniać proporcje obu okien w zależności od potrzeb, przesuwając linię podziału. W lewej części okna prezentowane są, w postaci graficznej, kryteria wyboru wyszukiwania natomiast w prawej części, w postaci listy, wszystkie lub wybrane pozycje kartoteki. MXFKPV2009P0001

25 Pojęcia podstawowe 1 9 Rys. 1-7 Okno przykładowej kartoteki Kryteria wyboru wyszukiwania i organizowania danych w kartotekach służą do szybkiego przeglądania listy danych. Lista służy do przeglądania zawartości wskazanego wyboru wyszukiwania, prezentując wszystkie wyszukane pozycje. Wyświetlenie pozycji listy należących do określonego kryterium wyszukiwania wskazanego na drzewku następuje dopiero po jego wybraniu. Podczas pracy z listą można dodawać, usuwać, modyfikować, zmieniać aktywność, ustawiać znaczniki dla poszczególnych pozycji. Można indywidualnie dostosować szerokość kolumn, sortować pozycje listy według zawartości poszczególnych kolumn (rosnąco lub malejąco), można także zaznaczyć jedną lub wiele pozycji i przeprowadzić na zaznaczonych pozycjach wybraną operację. Przykładowo można usunąć wskazany wiersz z tabeli, wybierając przycisk Operacje, pojawi się lista operacji dostępnych dla danej kartoteki, z których należy wybrać polecenie oznaczone jako Usuwanie. Aby uwidocznić wszystkie kolumny, które mogą pojawić się na liście, należy kliknąć prawym klawiszem myszy w polu tytułu w dowolnej kolumnie i wybrać z listy właściwe tytuły kolumn. Rys. 1-8 Kartoteka Kontrahenci -wybór kolumn Zostanie otwarte menu kontekstowe, w którym należy wybrać z listy właściwe tytuły kolumn. Przyciski poleceń na dole okna kartoteki mogą być różne w zależności od rodzaju kartoteki. Przycisk z oznaczeniem (CTRL + szary+) umieszczony w prawej górnej części okna umożliwia wprowadzenie nowej pozycji listy. Wybranie przycisku otwiera okno dialogowe, w którym we właściwe pola

26 1 10 Podręcznik użytkownika programu Finanse i Księgowość Premium formularza należy wprowadzić dane. W przypadku, gdy specyfika kartoteki wymaga podania większej niż standardowa ilości danych, okno formularza może być podzielone na kilka stron. Strony te opatrzone są listkami, które widoczne będą w dolnej części okna. Wypełniony formularz należy dodać do pozycji listy poleceniem Zapisz. Jeśli kartoteka została otwarta z innego okna (np. poleceniem Kartoteka z okna dokumentów), wybranie polecenia Użyj spowoduje, że dane ze wskazanego wiersza zostaną wykorzystane w wyjściowym oknie. Użyj przenosi akcję wprowadzania z okna kartoteki do miejsca wywołania kartoteki, np. do okna wprowadzania dokumentu związanego z kontrahentem. Z przycisku Użyj można korzystać w sytuacji, gdy do okna kartoteki przełączasz się tylko chwilowo po to, aby skorzystać z zapisanych w niej danych. Przykładowo, podczas wprowadzania pewnych typów dokumentów musisz podać dane kontrahenta, z którym przeprowadzasz transakcję. Jeśli nie pamiętasz danych kontrahenta, możesz je wybrać z poziomu okna wprowadzania dokumentu - z rozwijanych list kontrahentów stałych/incydentalnych dostępnych w polach Nr kontrahenta, Nip, Kod - a wybrane dane przepiszą się automatycznie do wymienionych pól. Dane z kartoteki pracowników są zabezpieczone przed swobodnym dostępem (patrz rozdział Administrowanie danymi firmy, punkt Użytkownicy i ich prawa). Klawisze skrótów Program umożliwia alternatywnie pracę z kartotekami w oparciu o klawisze skrótów: dla kartotek: Kontrahenci stali, Pracownicy, Urzędy: Aby: Zamienić zaznaczone elementy skorowidza na elementy niezaznaczone Zaznaczyć/ odznaczyć wszystkie elementy skorowidza Zaznaczyć/ odznaczyć bieżący element skorowidza Wprowadzić nową pozycję do kartoteki Wyszukać pozycje w kartotece Wybrać raport przeznaczony do wydruku Naciśnij: F7 lub Ctrl + O Ctrl + F7 lub Ctrl + A Spacja Ctrl + szary+ Alt + X F10 lub Ctrl+P dla pozostałych kartotek: Aby: Zamienić zaznaczone elementy skorowidza na elementy niezaznaczone Zaznaczyć wszystkie elementy skorowidza Zlikwidować zaznaczenie wszystkich elementów skorowidza Zaznaczyć bieżący element skorowidza Zlikwidować zaznaczenie bieżącego elementu Skopiować dane do schowka Naciśnij: F7 lub Ctrl + O Ctrl + F7 lub Ctrl + A Shift + F7 Ctrl + F8 Shift + F8 prawy klawisz myszy, a następnie przycisk Kopiuj do schowka lub Ctrl + C Dokumenty Specyfika programów komputerowych wymaga precyzyjnej segregacji dokumentów papierowych oraz określenia sposobu powiązania tradycyjnych dokumentów papierowych z odpowiadającymi im dokumentami komputerowymi. Przed rozpoczęciem komputerowego księgowania należy, więc ujednolicić zasady podziału dokumentów księgowych według typów, co usprawni ich wprowadzanie. MXFKPV2009P0001