Spis treœci: 1. Wprowadzenie Badania Instytutu Gallupa Inwestycje w kapita³ ludzki... 3

Transkrypt

1 Opis systemu IPS

2 Spis treœci: 1. Wprowadzenie Badania Instytutu Gallupa Inwestycje w kapita³ ludzki System okresowych ocen pracowniczych IPS wspomaga mened era Modu³y Opis stanowisk pracy Wartoœciowanie stanowisk pracy Dane pracownika Zarz¹dzanie kompetencjami Ocena wydajnoœci pracy Symulacja p³ac Zarz¹dzanie przez cele (MBO) Dodatkowe zalety... 14

3 1 Wprowadzenie Przekszta³cenia zachodz¹ce w procesach gospodarczych wymuszaj¹ zmiany w strategii przedsiêbiorstw. Powoduje to modyfikacjê celów, a w wyniku tego równie organizacji firm, poci¹gaj¹c za sob¹ korektê polityki personalnej. Obecnie przywi¹zuje siê szczególn¹ wagê do zrozumienia, jak kapita³ ludzki wp³ywa na osi¹ganie celów strategicznych organizacji. Dlatego stworzyliœmy system IPS, który oferuje kompleksowe wsparcie w zarz¹dzaniu zasobami ludzkimi, wychodz¹c na przeciw celom przedsiêbiorstwa. IPS zosta³ stworzony z praktyki i dla praktyków, chc¹cych korzystaæ z nowoczesnych rozwi¹zañ z zakresu zarz¹dzania zasobami ludzkimi.

4 2 Badania Instytutu Gallupa W dzisiejszych czasach organizacje dzia³aj¹ pod naporem ci¹g³ych zmian spowodowanych przez przekszta³cenia zachodz¹ce na rynku: fuzje przedsiêbiorstw, restrukturyzacje oraz optymalizacje procesów. Zaanga owani i wykwalifikowani pracownicy s¹ w takich przypadkach czynnikiem rozstrzygaj¹cym o poprawie konkurencyjnoœci. Trudno jest utrzymaæ w przedsiêbiorstwie wysoko wykwalifikowan¹ kadrê pracowników. Niezidentyfikowani i niezadowoleni aktywni pracownicy opuszczaj¹ organizacjê, która nieœwiadomie traci swoich najlepszych pracowników. Wyszkolenie i zdobycie doœwiadczenia przez nowych pracowników jest procesem d³ugotrwa³ym i kosztownym. Jak wykazuj¹ badania Instytutu Gallupa 16% ze wszystkich pracowników zatrudnionych w Niemczech aktywnie anga uje siê w swoj¹ pracê, a 69% jest niezaanga owanych i 15% aktywnie niezaanga owanych pracowników, którym cele firmy s¹ obojêtne. Straty dla organizacji, jakie powoduj¹ dwie ostatnie grupy, ukazuje poni sza tabela. Firma/ Pracownicy 100 pracowników zaanga owani 16 niezaanga owani 69 aktywnie niezaanga owani 15 Suma strat w straty roczne podane w pracowników straty roczne podane w pracowników straty roczne podane w Zród³o: Badania Instytutu Gallupa, Potsdam 2002

5 3 Inwestycje w kapita³ ludzki Zmieniaj¹ce siê warunki rynkowe wymuszaj¹ na przedsiêbiorstwach poszukiwanie takich rozwi¹zañ, które pozwol¹ na sprostanie wymaganiom konkurencji. Badania dowodz¹, i intensyfikacja œrodków trwa³ych nie przynosi spodziewanych rezultatów, gdy dostêp do technologii staje siê powszechny. Przedsiêbiorstwa o podobnych zasobach kapita³owych, zajmuj¹cych podobn¹ pozycjê na rynku, wyró niaæ mo e wartoœæ kapita³u ludzkiego. Owa wartoœæ mo e staæ siê wówczas czynnikiem decyduj¹cym o zdobyciu przewagi konkurencyjnej przez jedno z przedsiêbiorstw. Zatem inwestycje w kapita³ ludzki charakteryzuj¹ siê wy sz¹ stop¹ zysku w d³ugim okresie wzglêdem inwestycji na przyk³ad w maj¹tek trwa³y. Inwestycje w œrodki trwa³e Inwestycje w kapita³ ludzki

6 4 System okresowych ocen pracowniczych Jak mo na zmierzyæ wartoœæ pracowników? Odpowiedzi¹ jest IPS realizuj¹cy System Okresowych Ocen Pracowników (SOOP). Gromadzi on informacje niezbêdne do podejmowania decyzji personalnych na ka dym etapie zarz¹dzania kadrami oraz dostarcza pracownikom informacje zwrotne o ocenie ich pracy i mo liwoœciach rozwoju zawodowego. Prze³o eni maj¹ mo liwoœæ zmierzenia wartoœci pracownika oraz jego potencja³u, który z punktu widzenia organizacji nale y rozwijaæ. SOOP jest przydatny do realizowania programu szkoleñ, tak by by³y one zgodne z zapotrzebowaniem i wp³ynê³y korzystnie na realizacjê strategii przedsiêbiorstwa. System Okresowych Ocen Pracowników pe³ni funkcjê motywacyjn¹, komunikacyjn¹ i wychowawcz¹. System ten kszta³tuje w³aœciwe postawy pracownicze poprzez integracjê pracowników i wzmocnienie ich wiêzi z organizacj¹. Mierzenie wydajnoœci pracy to podstawowa zaleta systemu. Umo liwia on przeprowadzenie oceny pracowników, pozwalaj¹c na zidentyfikowanie wœród nich pozytywnych postaw pracowniczych.

7 5 IPS wspomaga mened era... Ocena 360 Jest to efektywna metoda oceny pracownika. Pracownik otrzymuje poczt¹ elektroniczn¹ arkusz do analizy swojej pracy, a w tym samym czasie prze³o ony dokonuje jego oceny. Obie opinie konfrontowane s¹ podczas rozmowy pracownika z prze³o onym. Wielojêzycznoœæ System IPS dzia³a na wielu platformach jêzykowych, miêdzy innymi: polskiej, angielskiej, niemieckiej, francuskiej i w³oskiej. Eksport, import W prosty, przejrzysty sposób mo na eksportowaæ dane do wielu formatów plików, co daje mo liwoœæ wykorzystania tych informacji w programach biurowych takich jak MS Office, Star Office, Acrobat Reader i innych. Generator raportów Narzêdzie do edycji raportów wbudowane w system IPS pozwala dostosowywaæ standardowe raporty programu do w³asnych potrzeb, a tak e tworzyæ ca³kowicie nowe raporty. Wspó³praca z bazami danych IPS mo e byæ instalowany na Serwerach wspó³pracuj¹cych z najpopularniejszymi bazami danych: Microsoft SQL Server 2000, Oracle, Informix lub ich darmowymi odpowiednikami: InterBase, My SQL, co pozwala obni yæ koszty u ytkowania systemu. Optymalizacja pod po³¹czenia modemowe System zosta³ tak zoptymalizowany, by u³atwiæ korzystanie z niego poprzez po³¹czenia modemowe np. z komputera przenoœnego. Prosta aktualizacja System nie wymaga aktualizacji stacji roboczych, poniewa jest instalowany jedynie na Serwerze, a Klienci pobieraj¹ uaktualnienie samoczynnie. Wszelkie nowe wersje systemu s¹ dostarczane u ytkownikowi bezp³atnie. Rekrutacja pracowników Rozszerzeniem systemu jest modu³ rekrutacji KEH, który w przysz³oœci bêdzie stanowi³ integraln¹ czêœæ systemu IPS. Rozwi¹zanie umo liwi wybór modelu rekrutacji zgodnie ze strategi¹ przedsiêbiorstwa.

8 6 MODU Y Opis stanowisk pracy Wartoœciowanie stanowisk pracy Dane pracownika Zarz¹dzanie kompetencjami Ocena wydajnoœci pracy (360 ) Symulacja p³ac Zarz¹dzanie przez cele (MBO)

9 7 Opis stanowisk pracy Baz¹ podstawow¹ systemu jest modu³ obejmuj¹cy listê wszystkich stanowisk pracy w przedsiêbiorstwie, zawieraj¹cy opis ka dego stanowiska wraz z jego nazw¹. Opis stanowisk pracy to zbiór informacji o celu stanowiska, treœci pracy wykonywanej na tym stanowisku oraz wymaganiach stawianych osobom wykonuj¹cym pracê. Do ka dego stanowiska pracy definiowane s¹ zadania, podzielone na grupy. Liczby grup i podgrup zadañ s¹ zale ne od strategii i wizji danej organizacji. Korzyœci dla organizacji: Dok³adnie opisane wymagania wobec pracownika na stanowisku Opracowanie struktury firmy Jasne i klarowne grupowanie zadañ na poszczególnych stanowiskach Korzyœci dla pracowników: Katalog zadañ dla pracownika Okreœlenie priorytetów zadañ Efektywny pracownik to taki, który zna swoje zadania

10 8 Wartoœciowanie stanowisk pracy Ka da organizacja w swojej dzia³alnoœci d¹ y do osi¹gniêcia celów strategicznych. System ma szerokie zastosowanie w wielu bran ach dziêki elastycznemu modu³owi Wartoœciowanie stanowiska pracy, który jest inny dla ka dej firmy. Mo na go w ³atwy sposób zaprojektowaæ uwzglêdniaj¹c indywidualne potrzeby klienta. Dane zawarte w module s³u ¹ do ustalenia p³acy podstawowej. Korzyœci dla organizacji: Okreœlenie wartoœci stanowisk pracy Opracowanie hierarchii stanowisk w firmie Pomoc w ustaleniu p³acy podstawowej Korzyœci dla pracowników: Ustalenie p³acy podstawowej zgodnie z wartoœci¹ jego stanowiska Podstawa do oceny wydajnoœci W³aœciwy pracownik na w³aœciwym miejscu

11 9 Dane pracownika System pozwala na zbudowanie pe³nej bazy informacji o pracownikach. Poczynaj¹c od prostego przyporz¹dkowywania pracowników do stanowisk, poprzez okreœlanie katalogu zadañ, po ewidencjonowanie programu szkoleñ. Katalog kompetencji jest w tym miejscu wzbogacany o kompetencje odpowiednie dla konkretnego pracownika. Modu³ Dane pracownika zawiera równie wiele funkcji wspomagaj¹cych mened era, takich jak tworzenie krótkich notatek o pracowniku, czy te kompletna informacja na temat zatrudnienia. Korzyœci dla organizacji: Baza informacji o pracowniku Program szkoleñ pracowniczych Zdefiniowanie celów poszczególnych pracowników Korzyœci dla pracowników: Wyznaczenie celów indywidualnych Poznanie listy wymaganych kompetencji Kompetentny pracownik to klucz do sukcesu firmy

12 10 Zarz¹dzanie kompetencjami Program IPS, jako kompleksowe narzêdzie, oferuje miêdzy innymi mo liwoœæ efektywnego zarz¹dzania kompetencjami. Zarz¹dzanie to jest jednym z elementów procesu wartoœciowania stanowiska pracy, a w efekcie do dopasowania do nich w³aœciwych pracowników (jest tak e wstêpem do przeprowadzenia okresowych ocen pracy oraz symulacji p³ac). Obok ustalanych g³ównych kryteriów wartoœciowania stanowiska wprowadza siê zestawienie wymaganych na okreœlonym stanowisku kompetencji, które tak e bior¹ udzia³ w póÿniejszych etapach zarz¹dzania personelem w oparciu o system IPS. Waga i udzia³ kompetencji w tych procesach mo e zostaæ dowolnie ustalona przez u ytkownika. Korzyœci dla organizacji: Pe³niejsze okreœlenie wartoœci stanowisk pracy Dok³adniejsza ocena wydajnoœci pracowników Elastycznoœæ w ustalaniu wag dla poszczególnych kompetencji Korzyœci dla pracowników: Znajomoœæ listy wymaganych i aktualnie posiadanych kompetencji Informacje zwrotne o wynikach oceny kompetencji Kompetencje pracownika to jego mo liwoœci sprostania wymaganiom stanowiska

13 11 Ocena wydajnoœci pracy Okresowe oceny pracowników realizowane s¹ poprzez modu³ Ocena wydajnoœci pracy. Za pomoc¹ poczty elektronicznej pracownik otrzymuje arkusz do analizy swojej pracy, który po wype³nieniu wraca do systemu. Odbywa siê to równolegle z ocen¹ pracownika przez prze³o onego. Arkusz sk³ada siê z kryteriów zdefiniowanych w module wartoœciowania stanowisk. W zale noœci od oceny pracownikowi nale y przydzieliæ wiêksz¹ iloœæ zadañ, lub w przeciwnym wypadku zastosowaæ œrodki zaradcze, jak np. motywuj¹ca rozmowa z prze³o onym, czy te szkolenie. Dziêki okresowej ocenie pracownika mo na zmierzyæ jego udzia³ w sukcesach firmy, co powinno mieæ swoje odzwierciedlenie w jego zarobkach. Korzyœci dla organizacji: Obiektywna ocena wydajnoœci pracy Identyfikacja aktywnie zaanga owanych pracowników Dobranie odpowiednich szkoleñ Korzyœci dla pracowników: Docenienie jego wysi³ków i wk³adu w realizowanie zadañ Obiektywna ocena mocnych i s³abych stron Skuteczny rozwój pracowników i tworzenie œcie ki kariery By zwiêkszyæ wydajnoœæ pracownika nale y go oceniæ

14 Symulacja p³ac Modu³ jest kwintesencj¹ ca³ego systemu. Po uwzglêdnieniu p³acy podstawowej wynikaj¹cej z wartoœciowania stanowiska pracy, doœwiadczenia pracownika, jego kompetencji, œredniej p³acy rynkowej i dodaj¹c do tego wynik okresowej oceny pracy, otrzymujemy wartoœæ, któr¹ mo emy uwzglêdniæ w ustalaniu listy p³ac. Korzyœci dla organizacji: P³ace i struktury p³ac wynikaj¹ce ze specyfiki danej organizacji Kwota przeznaczona na p³ace pozostaje niezmieniona po wdro eniu systemu Wykorzystanie wszystkich danych dostêpnych w systemie do ustalenia p³ac Korzyœci dla pracowników: Sprawiedliwe wynagrodzenie Uczciwa ocena pracy Jaka praca taka p³aca 12

15 Zarz¹dzanie przez cele Dodatkow¹ zalet¹ systemu jest zorientowanie na zarz¹dzanie przez cele (MBO-Management by Objectives), pozwalaj¹ce na osi¹gniêcie za³o eñ strategicznych organizacji. System promuje pozytywne postawy pracowników, którzy realizuj¹ cele osobiste, pokrywaj¹ce siê ze strategi¹ firmy. Do ka dego celu przypisane s¹ konkretne wagi, a premia zale na jest od ich wype³nienia. Korzyœci dla organizacji: Podzia³ celów strategicznych na pojedyncze cele, bêd¹ce przedmiotem odpowiedzialnoœci poszczególnych pracowników Zorientowanie na cele strategiczne Poprawa kultury organizacji Korzyœci dla pracowników: Premia za wype³nienie celów Motywacja do poprawy w³asnej efektywnoœci Œwiadomoœæ celów organizacji, wp³ywa na poprawê jej kultury 13

16 Dodatkowe zalety IPS jest tak zaprojektowany i skonstruowany, e poszczególne modu³y s¹ odpowiednio ze sob¹ powi¹zane, tak e nawet zasadnicze zmiany strategii firmy nie wp³ywaj¹ na funkcjonalnoœæ systemu i nie bêd¹ wi¹zaæ siê z du ymi zmianami w programie. Informacje zawarte w wy ej opisanych modu³ach s¹ ze sob¹ skorelowane i tworz¹ integraln¹ ca³oœæ. System opiera siê na idei prze³o enia celów strategicznych organizacji, poprzez wszystkie szczeble zarz¹dzania kadrami, na pojedyncze stanowisko pracy. Dziêki elastycznemu modu³owi wartoœciowania stanowisk pracy, mo emy dopasowaæ kryteria, cechy wartoœciowania, by by³y one zgodne ze strategi¹ danej organizacji. System IPS wspó³pracuje z wiêkszoœci¹ systemów operacyjnych jak np. Windows, Unix, a tak e ze znanymi systemami s³u ¹cymi do zarz¹dzania, dziêki czemu istnieje mo liwoœæ wymiany danych miêdzy aplikacjami. Wielk¹ zalet¹ systemu pod wzglêdem przejrzystoœci i prostoty jest przyjazne dla u ytkownika œrodowisko, co wielokrotnie podkreœlane jest przez naszych Klientów. 14