ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 Warszawa, dnia ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Na usługi doradztwa w zakresie zarządzania i ewaluacji projektu świadczone w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw W związku z realizowanym projektem szkoleniowym Kompleksowy program rozwoju pracowników i współpracowników Lux Med podstawą podniesienia i dostosowania ich kwalifikacji do potrzeb sektora ochrony zdrowia w woj. małopolskim współfinansowanym z EFS w ramach POKL w województwie małopolskim, organizator ogłasza konkurs ofert na doradztwo w zakresie zarządzania projektem i ewaluację. Dane zamawiającego: LUX MED. Sp. z o.o. Ul. Postępu 21 c Warszawa Tel , Ogólne Informacje o projekcie: Projekt ma charakter zamknięty i obejmuje szkolenia ogólne dla pracowników dużego przedsiębiorstwa i współpracowników (mikroprzedsiębiorstwa) realizowane na terenie woj. małopolskiego. Opis zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie zarządzania, a w szczególności związanych z rozliczaniem, a także ewaluacji w projekcie współfinansowanym ze środków EFS w ramach POKL 8.1.1, zgodnie z zasadami realizacji projektów. Usługi świadczone będą w zależności od potrzeb w biurze projektu w woj. małopolskim oraz w siedzibie Zamawiającego w Warszawie. Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy stanowi załącznik do niniejszego zapytania. Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem

2 Usługi konsultacyjne w zakresie ewaluacji Wszelkie zapytania odnośnie konkursu należy kierować do Zamawiającego tylko i wyłącznie drogą ową na adres: jolanta.wierzbicka@luxmed.pl. Termin realizacji zadania: Sposób złożenia oferty: Oferty należy przesłać drogą elektroniczną w nieprzekraczalnym terminie do na adres: jolanta.wierzbicka@luxmed.pl. Kryteria wyboru oferty: 1. Kryteria dostępu: A. Doświadczenie w realizacji projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Udokumentowanie zrealizowania w ciągu ostatnich 4 lat, co najmniej 3 projektów szkoleniowych zamkniętych współfinansowanych z EFS dla przedsiębiorstw jako projektodawca lub jako firma doradzająca w zakresie zarządzania i rozliczeń i ewaluacji, potwierdzone referencjami. B. Posiadanie niezbędnych zasobów ludzkich/kwalifikacje osób realizujących usługę zarządzania projektem, tj. zapewnienie do realizacji usługi osób spełniających niżej wymienione kryteria: - co najmniej 1 osoba z doświadczeniem w zarządzaniu projektami szkoleniowymi zamkniętymi dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Co najmniej 2 zakończone projekty o łącznej wartości nie mniejszej niż 2 mln zł. - co najmniej 1 osoba z doświadczeniem w rozliczaniu projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Co najmniej 2 zakończone projekty o łącznej wartości nie mniejszej niż 2 mln zł. - co najmniej 1 osoba z doświadczeniem w prowadzeniu ewaluacji projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Co najmniej 2 zakończone projekty o łącznej wartości nie mniejszej niż 2 mln zł. - zapewnienie wsparcia ekspertów (doradcy podatkowi, prawnik, biegły rewident) na podstawie opisu i oświadczenia dołączonego do oferty. W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie oferenci, którzy spełniają powyższe kryteria dostępu przedstawiając w tym celu wykaz zrealizowanych projektów oraz opis kwalifikacji i doświadczenia członków zespołu projektowego.

3 2. Kryteria oceny ofert 1. Doświadczenie w realizacji projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Udokumentowanie prawidłowego zrealizowania projektów szkoleniowych zamkniętych współfinansowanych z EFS dla przedsiębiorstw o wartości nie mniejszej niż zł każdy, jako projektodawca lub jako firma doradzająca w zakresie zarządzania i rozliczeń. Należy załączyć referencje potwierdzające prawidłową realizację trzech wybranych projektów z podaniem kontaktu telefonicznego. Oferty zostaną w ramach niniejszego kryterium ocenione w następujący sposób: a. ranking wg. liczby projektów, w którym oferta z największą liczbą zrealizowanych proj. otrzymuje n punktów, a kolejne oferty n-1, n-2, itd. b. ranking wg. wartości projektów, w którym oferta z największą wartością zrealizowanych projektów otrzymuje n punktów, kolejne n-1, n-2 W przypadku negatywnej telefonicznej weryfikacji referencji oferta otrzyma 0 pkt. w ramach kryteriów a i b. Oferty będą oceniane w ramach kryterium na podstawie wykazu projektów i przedstawionych referencji. 2. Doświadczenie w prowadzeniu ewaluacji projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Udokumentowanie zrealizowania ewaluacji w projektach szkoleniowych zamkniętych współfinansowanych z EFS dla przedsiębiorstw o wartości projektów nie mniejszej niż zł każdy, jako projektodawca lub jako firma doradzająca w zakresie ewaluacji. Oferty zostaną w ramach niniejszego kryterium ocenione w następujący sposób: a. ranking wg. liczby projektów, w którym oferta z największą liczbą zrealizowanych proj. otrzymuje n punktów, a kolejne oferty n-1, n-2, itd. 3. Dotychczasowa dobra współpraca z Zamawiającym w zakresie świadczonych usług udokumentowana oświadczeniem wskazującym czego dotyczyła współpraca, terminu wykonania usług. Oferty będą oceniane w ramach tego kryterium w następujący sposób: 1-0 spełnia/nie spełnia. 4. Dotychczasowa współpraca z WUP w Krakowie w ramach realizacji projektów szkoleniowych i doradczych współfinansowanych z EFS w ramach jako projektodawca lub jako firma doradcza w zakresie zarządzania udokumentowana oświadczeniem wskazującym zrealizowane projekty. Pod uwagę będą brane wyłącznie pozytywnie zakończone projekty lub trwające projekty, w których pozytywnie zweryfikowano co najmniej połowę planowanych wydatków projektu. Oferty będą oceniane w ramach tego kryterium w następujący sposób: 1-0 spełnia/nie spełnia. 5. Organizacja kontroli jakości realizacji usługi zarządzania projektem i rozliczania oceniana na podstawie załączonego opisu rozwiązań. Oferty będą oceniane w ramach tego kryterium w następujący sposób: ranking wg. oceny jakości proponowanych rozwiązań, w którym oferta z najlepszymi rozwiązaniami otrzymuje n punktów, kolejne n-1, n-2, itd. 6. Analiza ryzyka w projekcie i sposobów przeciwdziałania lub niwelowania oceniane na podstawie załączonego opisu. Oferty będą oceniane w ramach tego kryterium w następujący sposób: ranking wg. oceny jakości i ilości rozpoznanych ryzyk i jakości sposobów przeciwdziałania1 punkt za każde ryzyko wraz ze sposobem przeciwdziałania uznane za zasadne. 7. Warunki współpracy. W ramach kryterium Warunki współpracy ocenie podlegać będzie dodatkowe wsparcie jakie zapewni Oferent dla podstawowego zespołu projektowego (ilość osób, ich funkcje oraz zasadność ich udziału w projekcie), termin płatności za usługi, procedura obiegu dokumentów

4 (terminy, sposób obiegu, koszty obiegu dokumentów, zaangażowanie ze strony Zamawiającego), odpowiedzialność za pracę zespołu zarządzającego i rozliczającego projekt (kto ponosi konsekwencje błędów popełnionych przez zespół projektowy, błędy we wnioskach o płatność, opóźnienia), zakres odpowiedzialności i zadań, które Oferent wymaga do zrealizowania przez Zamawiającego (ilość i zakres zadań), termin gotowości do zawarcia umowy i termin rozpoczęcia realizacji działań, posiadanie przez firmę polisy OC (fakt posiadania oraz suma polisy), lokalizacja biura projektu. W każdym z tych podkryteriów przyznawane będą punkty w skali 0-15 co pozwoli na ustalenie rankingu. Następnie przyznane zostaną punkty wg. miejsca w rankingu (1 miejsce n-punktów, kolejne n-1, n-2, itd. 8. Cena. W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: a. 1-0 oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu/ oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu. b. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-1, itd. Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć oświadczenie, którego wzór załączono do zapytania. LUX MED Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec LUX MED Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje LUX MED Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. LUX MED Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody LUX MED Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi oferent. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia.

5 Załącznik do zapytania: WZÓR OŚWIADCZENIA Oświadczamy, że Oferent: 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny do realizacji szkolenia 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między podmiotem, o którym mowa w ust. 1, a wykonawcą, polegające na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Wnioskodawcy

6 Załącznik do zapytania - Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy 1. Rozliczenia i sprawozdawczość projektu: prowadzenie rozliczeń finansowych projektu, przygotowywanie sprawozdań z postępu realizacji projektu, reprezentowanie Klienta w kontaktach z Instytucją Wdrażającą w zakresie związanym z rozliczeniami i sprawozdawczością, sporządzanie zestawień o udzielonej pomocy publicznej, sporządzanie wniosków o płatność, bieżąca weryfikacja wydatków, sprawdzanie wydatków pod kątem ich kwalifikowalności, pomoc przy opisywaniu faktur, rachunków, delegacji zgodnie z kategoriami budżetu), monitoring rozliczania wkładu prywatnego (wynagrodzeń uczestników) i wpłat wkładu pozostałych Beneficjentów, przygotowywanie harmonogramu wydatkowania środków oraz wielkości kolejnych transz dotacji (harmonogram płatności), rozliczenie końcowe projektu zamknięcie projektu. 2. Wsparcie w zarządzaniu projektem: przygotowanie umów szkoleniowych z Beneficjentami Ostatecznymi projektu, dokumentowanie wsparcia udzielonego Beneficjentom Ostatecznym, wsparcie w realizacji zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności, dokumentowanie zrealizowanych w ramach projektu usług szkoleniowych i doradczych zgodnie z Dokumentami Programowymi oraz Wytycznymi Instytucji Wdrażającej, wsparcie w realizacji obowiązków informacyjnych i promocyjnych projektu, monitoring realizowanych szkoleń, monitoring dokumentacji projektu prowadzonej przez Projektodawcę, koordynację prac projektu zgodnie z harmonogramem projektu, wprowadzanie zmian do harmonogramu projektu, przygotowanie płynności finansowej projektu oraz bieżące monitorowanie budżetu, wprowadzanie niezbędnych zmian w kosztorysie projektu (wprowadzenie zmian we wniosku - generator), przygotowanie dokumentacji do zmian w umowie klient/wup, przygotowanie raportów miesięcznych dot. realizacji projektu, monitoring przestrzegania zasady konkurencyjności i równości szans, monitoring ochrony danych osobowych (kontrola zbieranych formularzy osobowych oraz oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych), prezentacje podsumowujące kolejne etapy realizacji np. dla Działu HR, Zarządu, utrzymywanie relacji z Instytucją Pośredniczącą II stopnia, wsparcie Zamawiającego podczas kontroli w projekcie, zapewnienie w projekcie wsparcia eksperckiego (Biegły rewident, doradcy podatkowi, radca prawny) i dostępu do posiadanych opinii prawnych.

7 3. Prowadzenie ewaluacji projektu konsultacje w zakresie przygotowania testów wiedzy po szkoleniu oraz opracowanie wyników i raportów z przeprowadzonych testów. W projekcie zostaną przeprowadzone 822 testy czyli każdy uczestnik wypełnia test po każdym szkoleniu, konsultacja przy opracowaniu narzędzia do badania prowadzonego przez przełożonych uczestników szkoleń oraz opracowanie zbiorcze uzyskanych wyników, przeprowadzenie badania tajemniczy klient: 28 wizyt oraz opracowanie raportu z badania, nadzór merytoryczny nad badaniami w projekcie, tj. wdrożenie badań i niezbędne konsultacje w procesie badań. Usługi świadczone będą w zależności od potrzeb w siedzibie biura projektu w Krakowie lub w siedzibie Zamawiającego w Warszawie. Oferent zobowiązany jest uwzględnić w ofercie dostępność osób realizujących usługę w obu lokalizacjach. Koszty ewentualnych przejazdów, noclegów, wyżywienia osób realizujących usługę pokrywa Oferent/Wykonawca.