ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru Kierownika dwóch projektów POKL

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru Kierownika dwóch projektów POKL 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Związek Pracodawców Business Centre Club Adres: Plac Żelaznej Bramy 10, Warszawa Fax NIP REGON PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Zapytanie ofertowe (dalej Zapytanie) w postępowaniu na zlecenie realizacji działań na stanowisku Kierownika 2 (dwóch) projektów: Szkolenia ekspertów ZP BCC i Wzmocnienie potencjału ekspertów ZP BCC (dalej Projekty), współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Poddziałanie 5.5.2: Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego). Projekt Szkolenia ekspertów ZP BCC obejmuje przeprowadzenie badań a następnie (na bazie wniosków z badań) organizację szkoleń dla ekspertów ZP BCC. Projekt Wzmocnienie potencjału ekspertów ZP BCC zakłada realizację następujących działań: przeprowadzenie badań, organizację szkoleń dla ekspertów ZP BCC, stworzenie narzędzi wspierających prace ekspertów ZP BCC, monitoring gospodarczo-legislacyjny, opracowanie ekspertyz dot. zmian legislacyjnych oraz ich wpływu na przedsiębiorców. 3. TERMIN SKŁADANIA OFERT: 28 października 2013 r. do godz PODSTAWA PRAWNA Do postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.). Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady przejrzystości i uczciwej konkurencji, zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie Projektów. Przy udzielaniu zamówienia stosowana jest zasada rozeznania rynku w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 lipca 2013 r. 5. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest realizacja działań na stanowisku Kierownika Projektów zgodnie z zakresem obowiązków stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytania. Strona 1 z 5

2 5.1 Działania do wykonania na stanowisku Kierownika Projektów: 1) Koordynacja realizacji Projektów zgodnie z wnioskami o dofinansowanie Projektów, w tym harmonogramem i budżetem oraz umową o dofinansowanie Projektów. 2) Koordynacja i nadzór nad pracą personelu Projektów i wykonawcami. 3) Organizacja pracy biura projektowego, w tym zapewnienie zasobów do jego sprawnego funkcjonowania. 4) Zapewnienie zgodności realizacji Projektów z wytycznymi obowiązującymi w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludziki oraz nadzór nad personelem i wykonawcami w zakresie przestrzegania przez nich ww. wytycznych. 5) Nadzór nad rozliczaniem wydatków Projektów, w tym przygotowywaniem i składaniem wniosków o płatność. 6) Zapewnienie warunków do przeprowadzania kontroli i audytów Projektów, w tym udział w kontrolach i audytach oraz współpraca z przedstawicielami jednostek kontrolujących. Szczegółowy zakres obowiązków opisano w załączniku nr Opis stanowiska: 1) Wybór personelu Projektów. 2) Zarządzanie zespołem projektowym, w tym planowanie i rozliczanie pracy personelu. 3) Udzielanie zamówień wykonawcom oraz nadzór nad ich umowami. 4) Podpisywanie dokumentów związanych z realizacją Projektów, w tym umów, kart pracy, wniosków o płatność. 5) Współpraca z opiekunem Projektów (przedstawicielem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej będącego stroną w umowie o dofinansowanie Projektu). 6) Niniejsze stanowisko wymaga umiejętności zarządzania pracą zespołową, w tym motywowania, koordynowania i rozliczania pracy personelu oraz umiejętności samodzielnej koordynacji działań, komunikatywności. 5.3 Wymagania wobec kandydatów na stanowisko Kierownika: 1) Wyższe wykształcenie, kierunek: zarządzanie, w tym (dodatkowo punktowane) zarządzanie projektami. 2) Posiadanie wiedzy i doświadczenia z zakresu realizacji projektów dofinansowanych ze środków EFS, w tym POKL oraz znajomość wytycznych obowiązujących w ramach POKL (weryfikacja na podstawie CV i podczas rozmowy rekrutacyjnej). 3) Minimum 3 letnie doświadczenie w zakresie zarządzania projektami dofinansowanymi w ramach POKL (zajmowanie stanowiska koordynującego/nadzorującego realizację minimum 2 projektów, w tym (dodatkowo punktowane: minimum 1 projektu o wartości ok. 1 mln zł). 4) Minimum 6 letnie doświadczenie w realizacji projektów dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym (dodatkowo punktowane) doświadczenie w realizacji projektów z elementem szkoleniowym i/lub elementem badawczym). 5) Minimum 5 letnie doświadczenie w koordynacji pracy zespołów. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie osoby, które spełniają ww. wymagania określone w niniejszym punkcie. Strona 2 z 5

3 5.4 Okres zaangażowania. Kierownik Projektów zostanie zatrudniony na umowę zlecenie w następującym wymiarze: - w projekcie Szkolenia ekspertów ZP BCC przez okres 15 miesięcy od 2 listopada 2013 r. do 31 stycznia 2015 r. (w tym płatne 13 miesięcy, tj. z wyłączeniem dwóch miesięcy wakacyjnych: lipca i sierpnia 2014 r.), szacowany wymiar miesięcznego zaangażowania w projekt to ok. 50 godzin. - w projekcie Wzmocnienie potencjału ekspertów ZP BCC przez okres 20 miesięcy od 2 listopada 2013 r. do 30 czerwca 2015 r., szacowany wymiar miesięcznego zaangażowania w projekt to 61 godzin przez pierwsze 15 miesięcy i 40 godzin przez kolejne 5 miesięcy. Do obowiązków Kierownika należy końcowe rozliczenie Projektu, w tym nadzór nad przygotowaniem końcowego wniosku o płatność, dlatego czas zaangażowania faktycznego niniejszego stanowiska należy liczyć do momentu zatwierdzenia ostatecznej wersji końcowego wniosku o płatność. Z wybranym kandydatem na stanowisko Kierownika Projektu zostanie podpisana umowa zlecenie na ww. okres, zakładająca osobistą realizację działań objętych umową. 6 SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ Z KANDYDATAMI Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Kandydatami jest Barbara Nikiel, nr tel.: , barbara.nikiel@bcc.org.pl. Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym Zapytaniem należy kierować na adres: Związek Pracodawców Business Centre Club, Warszawa (kod: ), Plac Żelaznej Bramy 10 z dopiskiem: Zapytanie ofertowe Kierownik Projektu lub na adres barbara.nikiel@bcc.org.pl 7 OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 7.1 Oferta powinna być złożona na druku OFERTA (załącznik nr 1 do Zapytania) wraz z wymaganymi załącznikami. 7.2 Oferty muszą obejmować całość przedmiotu Zapytania, nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub ofert wariantowych. 7.3 Kandydat ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 7.4 Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności. 7.5 W przypadku załączenia do oferty dokumentów sporządzonych w języku obcym, Kandydat zobowiązany jest załączyć do oferty tłumaczenie tych dokumentów na język polski. 7.6 Oferta musi być podpisana (za podpis uznaje się własnoręczny podpis złożony w sposób umożliwiający identyfikację osoby). 7.7 Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie. Strona 3 z 5

4 8. MIEJSCE i TERMIN SKŁADANIA OFERT 8.1. Ofertę należy dostarczyć: - drogą elektroniczną na adres barbara.nikiel@bcc.org.pl (w tytule maila proszę podać Zapytanie ofertowe Kierownik projektów) lub - formie pisemnej w zamkniętej kopercie (z dopiskiem Zapytanie ofertowe Kierownik projektów") drogą pocztową lub osobiście do siedziby Zamawiającego w Warszawie (kod pocztowy: ), Plac Żelaznej Bramy 10, Recepcja (I piętro), w godz Termin składania ofert upływa dnia 28 października (poniedziałek) 2013 r. o godz UWAGA! Liczy się data i godzina złożenia oferty do miejsca wyznaczonego w siedzibie Zamawiającego. 9. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 (trzydzieści) dni i rozpoczyna się od dnia upływu terminu składania ofert. W przypadku przedłużenia terminu składnia ofert, termin związania ofertą, ulegnie automatycznie przesunięciu o ilość dni przedłużających termin składania ofert. 10. WYKLUCZENIE O udzielenie zamówienia nie mogą ubiegać się Kandydaci powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestnictwu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. 2) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji. 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. UWAGA: Kandydaci załączają do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr OŚWIADCZENIA LUB DOKUMENTY WYMAGANE W OFERCIE Kandydaci ubiegający się o zamówienie muszą złożyć niżej wymienione dokumenty: 11.1 Ofertę, zgodną w treści ze wzorem stanowiącym załącznik nr CV dokumentujące spełnienie wymagań stawianych Kandydatom, określonych w punkcie 5.3. Zapytania Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, o których mowa w punkcie 10, zgodne w treści ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3. Strona 4 z 5

5 12. WYJAŚNIENIA, ODRZUCENIE OFERT Zamawiający w toku badania i oceny ofert, w razie potrzeby wezwie Kandydatów - w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w tym załączonych dokumentów OFERTY nie spełniające wymogów obligatoryjnych, tj. nie dokumentujące spełniania warunków opisanych w pkt. 5.3 zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie merytorycznej. Odrzucone zostaną także oferty zawierające rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia (tj. odbiegającą istotnie od średnich stawek rynkowych). 13. ZASADY OCENY OFERT Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie informacji zawartych w ofercie i dokumentach dostarczonych wraz z ofertą, w tym przede wszystkim w CV Zamawiający wybierze (spośród ofert, które spełniają kryteria opisane w pkt 5.3. Zapytania) trzy najkorzystniejsze cenowo oferty Kandydatów, którzy następnie zostaną zaproszeni na rozmowy rekrutacyjne. Podczas niniejszych rozmów Zamawiający szczegółowo zapozna się doświadczeniem Kandydatów, zweryfikuje posiadaną wiedzę i ewentualnie podejmie negocjacje cenowe, jeżeli oferty przekroczą kwotę przeznaczoną w budżecie Projektu na niniejsze zamówienie. Na stanowisko Kierownika Projektu zostanie wybrany Kandydat, którego oferta będzie rynkowa (tj. nie będzie istotnie odbiegała od średnich stawek rynkowych), nie przekroczy kwoty przeznaczonej w budżecie Projektu na niniejsze zamówienie i jednocześnie którego doświadczenie i posiadana wiedza będą najbliższe wymaganiom określonym w punkcie 5.3 Zapytania, przy czym dodatkowo punktowane będzie spełnienie przez Kandydatów wymagań fakultatywnych Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny, zawiadamiając o tym równocześnie wszystkich Kandydatów, którzy: - ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, - złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert. 14. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW Wszystkie załączniki do niniejszego Zapytania stanowią jego integralną część. Załącznik nr 1 Załącznik nr 2 Załącznik nr 3 Wzór OFERTA Zakres obowiązków na stanowisku Kierownika Wzór Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym Strona 5 z 5