Strategia organizacji Wyznaczanie celów i ich realizacja

Transkrypt

1 Strategia organizacji Wyznaczanie celów i ich realizacja Akademia Pacjenta, Warszawa, czerwca 2008 Invent Grupa Doradztwa i Treningu szkolenia Cel szkolenia Etapy planowania Działanie Cel szkolenia, kontrakt i oczekiwania Etapy planowania strategii ocena swojej organizacji i otoczenia owanie definiowanie celów i wybór możliwości działania Działanie monitorowanie realizacji, rola liderów, cele w zarządzaniu 2

2 Cele szkolenia, kontrakt (1/2) Cel szkolenia Cele: Pokazanie istoty i wagi planowania strategicznego dla rozwoju organizacji Pokazanie i praktyczne zastosowanie metod i niektórych narzędzi planowania strategicznego Prześledzenie procesu planowania od wizji do działań Pokazanie roli lidera we wdrażaniu strategii oraz zarządzaniu celami organizacji Pokazanie i praktyczne ćwiczenie formułowania celów 3 Cele szkolenia, kontrakt (2/2) Cel szkolenia Kontrakt: Wyłączamy telefony Jesteśmy punktualni Mówimy pojedynczo Oczekiwania: Dodatkowe oczekiwania? 4

3 Etapy planowania strategii (1/3) Etapy planowania Po co planować strategię? Aby zbudowaćwspólnąwizjęcelu do którego zmierza organizacja Aby móc sprawdzićczy poruszamy siędo przodu, czy organizacja się rozwija (punkt odniesienia) Aby móc dokonywać wyborów i eliminować niepotrzebne aktywności Aby móc lepiej wydawać pieniądze, zatrudniać właściwych ludzi, podejmować właściwe ryzyko 5 Etapy planowania strategii (2/3) Czym jest a czym nie jest strategia? CZY Etapy planowania Strategia nie jest mapą tylko poruszaniem się w rzeczywistym terenie Strategia to rzeczywisty, elastyczny plan działania: Oparty na faktach i prawdziwych danych Podnoszący wartość twojej organizacji, służący jej rozwojowi Konsekwentny Ciągłego uczenia się, analizowania i odpowiadania na zmieniające się warunki 6

4 Etapy planowania strategii (3/3) Kroki w planowaniu Działanie: -WdraŜanie -Lider i zespół : -Wizja i misja -Potrzeby Etapy planowania owanie: -Cele -Działania 7 (1/8) 8

5 (2/8) zewnętrzna Kim sąnasi Co umiemy klienci/odbiorcy, nasze co kompetencje sobie cenią, i na działanie czym im zależy Jakie sąpotrzeby naszych odbiorców i otoczenia -Jakie wartości mająnasi odbiorcy, co jest dla nich ważne -Dlaczego ta grupa jest naszymi klientami/odbiorcami -Czego szukająnasi odbiorcy, czego im potrzeba -W jaki sposób poprawiamy sytuacjęodbiorców, co im dajemy -Czego odbiorcy będą potrzebować w przyszłości 9 (3/8) wewnętrzna -Co w naszych zasobach musimy uzupełnićaby dobrze spełniaćoczekiwania klientów -Czego nowego możemy się nauczyć aby się rozwijać Co umiemy nasze kompetencje i działanie Czego nam brakuje Czego możemy/musimy się nauczyć -W czym nasza organizacja jest najlepsza, jakich mamy ekspertów -Jak sprawnie działamy -Jakie szczególne zasoby posiadamy (sieci znajomych, partnerów) -Jakie zasoby sprzętowe, lokalowe posiadamy -Gdzie sąluki i jakie one są między tym co umiemy a tym co powinniśmy umieć -Gdzie mamy braki, które należy uzupełnić -W jaki sposób nauczyć się lepiej odpowiadaćna potrzeby odbiorców 10

6 (4/8) zewnętrzna Kim są nasi klienci/odbiorcy Jakie cechy łączą naszą grupę odbiorców Jak liczna jest ta grupa Jakie wartości przyświecająjej członkom, co jest dla nich ważne z ich i naszej perspektywy Jakiego poziomu obsługi oczekują odbiorcy Jakie sąperspektywy zmiany grupy odbiorców, co stanie sięz tągrupąw najbliższym czasie Jak bardzo te zmiany będą wpływały na naszą organizację 11 (5/8) zewnętrzna Jakie są potrzeby naszych odbiorców Dlaczego odbiorcy korzystająz usług naszej organizacji Czego najbardziej im potrzeba, co cennego im dajemy W jaki sposób nasza usługa poprawia ich sytuację W jaki sposób nasza usługa jest finansowana, czy odbiorcy za nią płacą, kto daje pieniądze Jak potrzeby odbiorców będąsięzmieniaćw najbliższej i dalszej perspektywie Jakie inne zewnętrzne czynniki wpływająna potrzeby i kontakty z nasząorganizacją(programy dotacyjne, moda, nośność tematu) 12

7 (6/8) wewnętrzna Co umiemy jako organizacja Jaką szczególną wiedzę posiadamy, która pozwala nam spełniać oczekiwania odbiorców Jakich ekspertów i innych specjalistów mamy w swoim zespole lub znamy, z jakich dodatkowych zasobów możemy korzystać Jak szeroki wachlarz usług możemy zaoferować naszym odbiorcom Dlaczego odbiorcy korzystająz naszych usług, co w nas ceniąi co my cenimy w sobie Jak sprawnie działamy co jest naszym atutem (szybkość, niskie koszty, dokładnośći wysoka jakość) Czego nam brakuje Co, pamiętając o potrzebach odbiorców, musimy poprawić Gdzie nasza organizacja nie sprawdza się, nie potrafi dotrzymaćpoziomu usług, traci pieniądze lub czas Jakiej wiedzy nam brakuje Jakie procesy, wymagają usprawnienia Finanse Ludzie i rekrutacja Kontakt z klientem 13 (7/8) wewnętrzna Czego musimy się nauczyć i co uzupełnić Prosta analiza zestawiająca potrzeby z możliwościami ich zaspokajania oraz wskazująca luki do uzupełnienia Pamiętaj aby zaczynaćod tego co potrzebujątwoi odbiorcy a nie od tego co im dajesz Przykład: Potrzeba odbiorców Co umiemy/mamy aby tę potrzebę zaspokajać Co jeszcze jest potrzebne aby odpowiadać na tę potrzebę Luka co wymaga uzupełnienia Szybka odpowiedźna pytania - Sprawny zespół szybko zdobywający informacje -Sprawny system kontaktu z odbiorcami, szybkie zbieranie i przekazywanie odpowiedzi -Skrócenie czasu reakcji na pytanie i wystandaryzowanie odpowiedzi 14

8 (8/8) wewnętrzna - Misja Czym jest misja Krótkim stwierdzeniem czym jest organizacja i jaki jest cel jej działania Misja zawieraćmoże również(szczególnie ważne w przypadku NGO) deklarację wartości ważnych dla organizacji Najważniejszym punktem odniesienia w misji jest cel działania jeśli więc działacie dla dobra jakiejśgrupy odbiorców to ona powinna stanowić główny punkt misji Komunikując misjęmówisz dokładnie o co ci chodzi, co dobrego chcesz zrobić 15 owanie strategii (1/9) owanie: -Cele -Działania 16

9 owanie strategii (2/9) Strategia Cele strategiczne -Zestawienie potrzeb odbiorców i zmian jakie musi przejśćnasza organizacja -Sformułowanie celów SMART -Wskaźniki realizacji Działania -Każdy cel strategiczny (dotyczący samej organizacji lub odbiorców) wymaga projektów które go realizują -Działania muszą przyczyniaćsiędo realizacji celów miećprzypisane osoby, daty i pieniądze 17 owanie strategii (3/9) Działania Projekty zmiany które musimy wdrożyć Działania -Jakie działania musimy podjąć aby zrealizować cele -Kiedy trzeba te działania zrealizować -Proste planowanie projektów od celu do działań i rezultatów 18

10 owanie strategii (4/9) Cele planowanie Czym są cele Cel to odpowiedźna pytanie dlaczego cośrobięlub chcęzrobić Cel daje ci punkt odniesienia, pozwala ocenićczy podążasz we właściwym kierunku Cel musi być: Konkretny Pozytywny Zamknięty w czasie O celach mówi sięże musząbyćsmart S Specyficzne M Mierzalne A Aprobowane R Realne T -Terminowe 19 owanie strategii (5/9) Cele SMART 20

11 owanie strategii (6/9) Cele SMART 21 owanie strategii (7/9) Cele wskaźniki Czym sąwskaźniki i jak je stosować Sąto mierzalne dane mówiące nam po czym poznamy że cel osiągnęliśmy lub nie Jest to na przykład liczba pieniędzy które zdobędziemy na nowe projekty, liczba nowych osób które obejmiemy wsparciem Wskaźnik rezultat Wskaźnikiem mogąteżbyćrezultaty naszych działań to co chcemy osiągnąć, ich spisanie i przyporządkowanie celom pozwoli dobrze zweryfikować strategię 22

12 owanie strategii (8/9) Działania projekty zmieniające Cele -działania Kiedy postawiłeśsobie jużcele musisz określićjakimi działaniami je zrealizujesz Prosty sposób definiowana co powinieneśzrobić formułowania projektu 5 kroków projektu 5 kroków projektu Krok 1 wróćdo celu zapytaj siędokładnie dlaczego chcesz ten cel osiągnąć Krok 2 wizja rezultatów narysuj sobie w myślach i spisz pozytywne efekty projektu, opisz rzeczywistość która czeka cię po jego realizacji Krok 3 burza mózgów wiedząc co chcesz osiągnąćpomyśl jak to zrobić, zapisuj każdy pomysł Krok 4 porządkowanie pomysły swoje i innych połącz w grupy i przyporządkuj je celom Krok 5 najbliższe działania określ i spisz 3 najbliższe czynności które zbliżą cię do końca projektu 23 owanie strategii (9/9) Przygotowanie strategii Użyj narzędzi ułatwiających kreowanie pomysłów i rozwiązań Burza mózgów zaprośwspółpracowników, przedstaw problem i poprośo pomysły jego rozwiązania, zapisuj wszystko niczego nie pomijając, ocenę zostaw na później Flipczartyi schematy posługuj sięprostymi obrazami i hasłami, łatwiej wówczas skupić się na całości i najważniejszych kwestiach Połącz cele i działania (projekty) Cel strategiczny Podniesienie jakości obsługi odbiorców Działanie/projekt (co musimy zrobićaby ten cel osiągnąć) Zatrudnienie profesjonalnej sekretarki Czego potrzebujemy do realizacji -Pieniędzy na zatrudnienie -Właściwej osoby 24

13 Działanie wdrażanie strategii (1/4) Działanie: -WdraŜanie -Lider i zespół Działanie 25 Działanie wdrażanie strategii (2/4) Lider i zespół Ludzie i ich motywowanie Upowszechnianie strategii Monitorowanie Lider i zespół Ludzie Mierniki i ich motywowanie strategii -Zarządzanie przez cele -Wskazywanie kierunku ale zostawianie swobody na działanie -Współuczestniczenie zespołu -Upowszechnianie celów strategii -Wskaźniki finansowe i inne pokazujące czy udaje nam się zmieniać organizację Działanie 26

14 Invent Sp. z o.o. Działanie wdrażanie strategii (3/4) Działanie Rola Lidera MBO zarządzanie przez cele Sposób zarządzania zespołem poprzez obustronne uzgodnienia między pracownikiem i liderem Zakłada wspólne definiowanie celów i swobodęich realizacji przez pracowników Wymaga czasu i staranności w przygotowaniu ale daje wiele możliwości i dobrze sprawdza się w NGO Kluczem jest klarowność celów, sprawdzanie efektów oraz zaufanie Upowszechnianie strategii Nie formułuj strategii samodzielnie, zaangażuj zespółna każdym etapie Upewnij się, że każdą analizę przedyskutowałeś i masz jej akceptację Regularnie spotykaj sięi wymieniaj opinie, zapytaj współpracowników czy wdrażanie sięudaje, czy mająpomysły na wprowadzenie zmian 27 Invent Sp. z o.o. Działanie wdrażanie strategii (4/4) Monitoring W poprzednich etapach sformułowałeścele i działania, twoje cele miały też wskaźniki realizacji Dobrze przygotowana strategia to plan działania zawierający właśnie te 3 elementy Upowszechnianie strategii Nie formułuj strategii samodzielnie, zaangażuj zespółna każdym etapie Upewnij się, że każdą analizę przedyskutowałeś i masz jej akceptację Regularnie spotykaj sięi wymieniaj opinie, zapytaj współpracowników czy wdrażanie sięudaje, czy mająpomysły na wprowadzenie zmian Działanie 28

15 Dziękujemy za uwagę Krzysztof Brosz Marcin Chludziński Darek Patoleta 29 Projekt edukacyjny Akademia Pacjenta jest finansowany z grantów European Federation of Pharmaceutical Industries Associations The PharmaceuticalResearchandManufacturersofAmerica(PhRMA) i European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations (EFPIA) przy wsparciu INFARMY Związku Pracodawców Innowacyjnych Firm Farmaceutycznych. 30