WSTĘPNY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zaproszenia WSTĘPNY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Celem zakupu jest dostarczenie i wdrożenie na rzecz Zamawiającego zintegrowanego systemu informatycznego finansowo-kadrowego, zwanego dalej F-K, umożliwiającego między innymi przetwarzanie, informowanie, gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie danych i dokumentów. Dodatkowo system ma przekazywać oraz pobierać dane i dokumenty do/z innych systemów. Produkt ma wspomagać pracę obszarów: Kadrowego, Płacowego, Finansowo-Księgowego, Kasowego, Środków Trwałych, Gospodarki Materiałowej, Sprzedaży. I. Lista przepisów prawnych System F-K musi być zgodny z aktualnymi przepisami prawa, głównie z przepisami wyszczególnionymi poniżej (katalog otwarty). Zamawiający wymaga, aby był on aktualizowany na bieżąco, co do zgodności z obowiązującym prawem. Co oznacza, że powinien obejmować akty prawa wraz z wprowadzonymi w nich zmianami. W związku z powyższym ma obejmować niniejsze akty prawne wraz z wprowadzonymi w nich zmianami. I.1. Ustawy 1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.), 2. Ustawa z dnia 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe. (j.t. Dz. U. z 2011 r. Nr 79, poz. 430 z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 269), 4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21 poz. 94, z późn. zm.), 5. Ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 461), 1

2 6. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101 poz. 926, z późn. zm.), 7. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 235), 8. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 674), 9. Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 167, poz. 1322, z późn. zm.), 10. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.), 11. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z dnia 24 września 2009 r. Nr 157 poz. 1240, z późn. zm.), 12. Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968, z późn. zm.), 13. Ustawa z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 110, poz. 1255, z późn. zm.), 14. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.), 15. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 poz. 361, z późn. zm.), 16. ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654, z późn. zm.), 17. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.), 18. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 77 poz. 512., z późn. zm.), 19. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.), 20. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zdrowotnej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 1997 r. Nr 123, poz. 776, z późn. zm.), 21. Ustawa z dnia 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (Dz. U. Nr 35, poz. 163, z późn. zm.), 2

3 22. Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2011 r. Nr 287, poz. 1687, z późn. zm.), 23. Ustawa z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2011 r., Nr 116, poz. 675, z późn. zm.), 24. Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. z 2009 r. Nr 12, poz. 68, z poźn. zm.), 25. Ustawy z dnia 16 marca 2001 r. o Biurze Ochrony Rządu (Dz. U. z 2004 r. Nr 163, poz. 1712, z późn. zm.), 26. Ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2012 r. poz. 621, z późn. zm.), 27. Ustawa z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2010 r., Nr 29, poz. 154, z późn. zm.). System F-K musi uwzględniać właściwe akty wykonawcze do tych ustaw, a najważniejsze z nich zostały wymienione poniżej (katalog otwarty). I.2. Rozporządzenia 1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie uprawnień szczególnych przysługujących niektórym kategoriom członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 76, poz. 506, z późn. zm.), 2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281, z późn. zm.), 3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz. U. Nr 82, poz. 537 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1247, z późn. zm.), 5. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633), 3

4 6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 94, poz. 772, z późn. zm.), 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103, z późn. zm.), 8. Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M. P. Nr 5, poz. 61, z późn. zm), 9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j.t. Dz. U r., poz. 289), 10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207, z późn. zm.), 11. Rozporządzenie z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616, z późn. zm.), 12. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. Nr 245, poz. 1637, z późn. zm.), 13. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103, z późn. zm.), 14. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247, z późn. zm.), 15. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. Nr 298, poz. 1766, z późn. zm.), 16. Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 25 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wynagradzania osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz. U. Nr 10, poz. 91, z późn. zm.), 17. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 marca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i innych świadczeń przysługujących pracownikom urzędów państwowych zatrudnionych 4

5 w gabinetach politycznych oraz doradcom lub pełniącym funkcje doradców osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz. U. Nr 24, poz. 296, z późn. zm.), 18. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz. U. Nr 27, poz. 134, z późn. zm.), 19. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz. 1630, z późn. zm), 20. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 6 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad otrzymywania i wysokości uposażenia zasadniczego policjantów, dodatków do uposażenia oraz ustalania wysługi lat, od której jest uzależniony wzrost uposażenia zasadniczego (Dz. U. Nr 152, poz. 1732, z późn zm.), 21. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 maja 2002 r. w sprawie stawek uposażenia zasadniczego funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu (Dz. U. Nr 67, poz.623, z późn. zm.), 22. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 lutego 2008 r. w sprawie uposażenia zasadniczego oraz dodatków do uposażenia funkcjonariuszy Straży Graniczne (Dz. U. Nr 24, poz. 148, z późn. zm.), 23. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie uposażenia strażaków Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 37, poz. 212, z późn. zm.), 24. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373, z późn. zm.) 25. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U r. Nr 169, poz. 1650, z późn. zm. ), 26. Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki 5

6 zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69, poz. 332, z późn. zm.), 27. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860, z późn. zm.), 28. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870), 29. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zasad oraz trybu uznawania zdarzenia za wypadek w drodze do pracy lub z pracy, sposobu jego dokumentowania, wzoru karty wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz terminu jej sporządzania (Dz. U. Nr 237, poz. 2015, z późn. zm.), 30. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704, z późn. zm.), 31. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KST) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317, z późn. zm.), 32. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 października 2008 w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. Nr 207, poz.1293, z późn. zm.), 33. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 czerwca 2011 r. w sprawie oddelegowania policjantów do wykonywania zadań służbowych poza Policją w kraju i za granicą (Dz. U. Nr 143, poz. 847, z późn. zm.), 34. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie mianowania policjantów na stopnie policyjne (Dz. U. Nr 145, poz. 1017, z późn. zm.), 35. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 września 2002 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. Nr 151, poz. 1261, z późn. zm.), 36. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie przyznawania policjantom nagród i zapomóg, a także sposobu tworzenia funduszu nagród i zapomóg dla policjantów (Dz. U. Nr 251, poz. 1859, z późn. zm.), 37. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie oddelegowania funkcjonariuszy Straży Granicznej do pracy poza Strażą Graniczną (Dz. U. Nr 97, poz. 881, z późn. zm.), 6

7 38. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 sierpnia 2005 r. w sprawie szczegółowego trybu mianowania funkcjonariuszy na stopnie Straży Granicznej (Dz. U. Nr 159, poz. 1340, z późn. zm.), 39. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 lutego 2008 r. w sprawie uposażenia zasadniczego oraz dodatków do uposażenia funkcjonariuszy Straży Granicznej ( Dz. U. Nr 24, poz. 148, z późn. zm.), 40. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 marca 2010 r. w sprawie nagród rocznych, nagród uznaniowych i zapomóg funkcjonariuszy Straży Granicznej (Dz. U. Nr 45, poz. 270, z późn. zm.), 41. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 marca 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wyznaczania strażaków Państwowej Straży Pożarnej do wykonywania zadań poza jednostkami organizacyjnymi Państwowej Straży Pożarnej oraz ich uprawnień i obowiązków (Dz. U. Nr 38, poz. 223, z późn. zm.), 42. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie uposażenia strażaków Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 37, poz. 212, z późn. zm.), 43. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad i warunków przyznawania, obniżania i wypłaty nagród rocznych strażakom Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 99, poz. 616, z późn. zm.), 44. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 grudnia 2007 r. w sprawie nagród i zapomóg dla strażaków Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 234, poz. 1725, z późn. zm.), 45. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 sierpnia 2002 r. w sprawie oddelegowania funkcjonariusza do pełnienia zadań służbowych poza Biuro Ochrony Rządu w urzędach obsługujących organy administracji rządowej (Dz. U. Nr 137, poz. 1159, z późn. zm.), 46. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 września 2002 r. w sprawie mianowania na stopnie funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu (Dz. U. Nr 159, poz. 1321, z późn. zm.), 47. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 maja 2002 r. w sprawie stawek uposażenia zasadniczego funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu (Dz. U. Nr 67, poz. 623, z późn. zm.), 7

8 48. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 maja 2002 r. w sprawie dodatków do uposażenia zasadniczego funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu (Dz. U. Nr 67, poz. 624, z późn. zm.), 49. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 stycznia 2004 r. w sprawie wysokości i warunków przyznawania nagród rocznych, nagród uznaniowych oraz zapomóg dla funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu (Dz. U. Nr 21, poz. 198, z późn. zm.), 50. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 września 2006 r. w sprawie warunków i trybu oddelegowania funkcjonariuszy Centralnego Biura Antykorupcyjnego do wykonywania zadań poza Biurem (Dz. U. Nr 177, poz. 1309, z późn. zm.), 51. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lutego 2004 r. w sprawie warunków i trybu oddelegowania funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego do wykonywania zadań poza Agencją (Dz. U. Nr 34, poz. 296, z późn. zm.). Wymienione akty prawne mogą nie wyczerpywać zakresu przedmiotu, który ma wspierać system F-K. Za jego zupełność odpowiedzialny będzie Wykonawca systemu. II. 1. Wymagania ogólne 1. Zintegrowany System dostarczony do Zamawiającego ma być programem (aplikacją komputerową) wspomagającym pracę działów: 1) Finansowo-Księgowego, 2) Kadr Szkolenia i Organizacji, w zakresie obsługi około 1500 pracowników oraz zawierającą także dodatkową funkcjonalność dedykowaną dla Zamawiającego. 2. System będzie umożliwiał eksportowanie danych w formie zestawień do następujących formatów: 1) MS Word (.doc) i wyższe wersje tego pakietu, 2) MS Excel (.xls,.csv,) i wyższe wersje tego pakietu, 3) Xml, 4) Txt. 8

9 3. Zamawiający wymaga obecności w Systemie F-K narzędzia umożliwiającego generowanie własnych raportów i zestawień (ad-hoc) z danych obecnych w systemie, niezależnie od modułu, w którym te dane są wykorzystywane. 4. System ma umożliwiać tworzenie słowników i tabel wartości przypisanych lub obliczanych na podstawie danych wprowadzanych przez zamawiającego. 5. System ma umożliwiać podpowiedzi w polach bez potrzeby pełnych identyfikatorów w celu wyszukiwania odpowiednich danych na możliwie jak największej ilości cech (pól). 6. Wszystkie dane dotyczące systemu muszą być przechowywane na dostarczonych przez Zamawiającego serwerach. Dotyczy to plików niezbędnych do poprawnej pracy, konfiguracji systemu lub ustawień użytkowników. 7. Zamawiający będzie miał prawo, bez dodatkowych kosztów, wykorzystywać zakupiony system F-K na platformie testowej także po odebraniu systemu F-K, do testowania nowych, poprawionych bądź zaktualizowanych wersji. 8. System będzie umożliwiał (na żądanie administratora) wyeksportowanie z bazy danych poszczególnych danych z platformy rzeczywistej (produkcyjnej) i zaimportowanie ich do platformy testowej. Przez sformułowanie poszczególne dane rozumie się dane przechowywane w bazie danych związane z każdym modułem. 9. System powinien umożliwiać konfigurowanie systemu do indywidualnych potrzeb użytkownika, np.: widoków, raportów, schematów księgowania (makro funkcje) oraz automatyzować czynności bez potrzeby znajomości specjalistycznych narzędzi informatycznych. 10. System musi maksymalnie jak to tylko możliwe, automatyzować czynności wykonywane przez operatora systemu. 11. System musi umożliwiać przekazywanie i udostępnianie danych pomiędzy modułami systemu w czasie rzeczywistym. 12. Wykonawca dostarczy i przekaże kody źródłowe systemu F-K wraz z dokumentacją techniczną, określoną w niniejszym załączniku. 13. Przewiduje się, że System będzie używany przez Zamawiającego przynajmniej 10 lat. System powinien składać się z kilku modułów (współgrających ze sobą), gdzie po wybraniu konkretnego pracownika z nazwiska i imienia mamy możliwość rejestrowania i edycji wydarzeń a także generowania raportów według dowolnie wybranych kryteriów (bez ograniczeń) dla ogółu pracowników, w zakresie dowolnych dat oraz okresów tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych, rocznych etc. 9

10 System musi zapewniać możliwość definiowania przez administratora uprawnień dostępu (odczyt vs wprowadzanie/edycja) do każdego z pól w ramach każdego z modułów użytkownik mający prawa do edycji pól np. w jednym z modułów musi mieć możliwość dostępu do wglądu do określanych przez administratora pól w ramach innego modułu. Po wybraniu konkretnej osoby (pracownika) powinna być możliwość przejścia do określonego modułu, który nas interesuje oraz jego edycji przez osoby uprawnione np.: 1. Moduł KADRY dodatkowo: moduł ten powinien pokazywać wszystkie dane z innych modułów bez konieczności przechodzenia między nimi. 2. Moduł HR 3. Moduł PŁACE I ZUS dodatkowo: moduł ten powinien pokazywać wszystkie dane z innych modułów bez konieczności przechodzenia między nimi. 4. Moduł FINANSE KSIĘGOWOŚĆ 5. Moduł KASA powinien umożliwić sporządzenie raportu kasowego zarówno w walucie polskiej (PLN) jak i w walutach obcych (EUR, USD, itp.) wraz z przeliczeniem na walutę polską. Przy poszczególnych pozycjach kasowych (wpłaty, wypłaty) należy uwzględnić możliwość ich dekretacji zgodnie z planem kont w księgach rachunkowych, jak również możliwość jego eksportu do systemu F-K i odpowiednie jego ujęcie w księgach rachunkowych (zgodnie z dekretacją). 6. Moduł SPRZEDAŻ powinien uwzględniać możliwość zdefiniowania dokumentów sprzedaży oraz ich rejestrów wg własnych wzorów 7. Moduł ŚRODKI TRWAŁE powinien uwzględniać możliwość ewidencji z podziałem min. na : środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne. Moduł powinien umożliwiać eksport do systemu F-K naliczonego umorzenia i jego ewidencję na odpowiednich kontach księgowych. 8. Moduł GOSPODARKA MATERIAŁOWA - moduł powinien ściśle współpracować z systemem F-K- rozliczenie rozchodu materiałów- dowody Rw wprowadzone do modułu gospodarki materiałowej powinny umożliwić ich eksport do systemu F-K i rozliczenie odpowiednio na kontach magazyn i koszty 9. Moduł ARCHIWUM (byli pracownicy Ministerstwa - po zakończeniu stosunku pracy przeniesienie do tego modułu na polecenie uprawnionej osoby). 10

11 Każdy z ww. modułów winien ściśle współpracować ze sobą, tj. powinna istnieć możliwość transmisji danych oraz wykonywania wszelkich zestawień (informacji) w zakresie realizowanych operacji. Wszelkie wprowadzone zmiany w systemie powinny być identyfikowane poprzez unikalne loginy osób uprawnionych. Powinna być możliwość identyfikowania kto i kiedy oraz jaką zmianę wprowadził. Każdy pracownik Ministerstwa powinien mieć możliwość podglądu (bez możliwości edycji) swoich danych: 1. Imię i nazwisko 2. Typ pracownika (urzędnik, pracownik, funkcjonariusz) 3. Nazwa stanowiska 4. Komórka organizacyjna 5. Aktualny angaż oraz historia angaży i zmian stanowiska, rodzaj umowy o pracę 6. Wynik wartościowania 7. Kategorię zaszeregowania, do której należy stanowisko 8. Elektroniczną wersję opisu stanowiska 9. IPRZ (Indywidualny Program Rozwoju Zawodowego) 10. Składniki wynagrodzenia 11. Termin kolejnego badania okresowego 12. Planowany termin oceny okresowej - jeżeli podlega 13. Ustalone kryteria oceny - jeżeli podlega ocenie 14. Datę zapoznania z kryteriami - jeżeli podlega ocenie 15. Aktualny stopień służbowy i data jego przyznania (nadania) -dla urzędników służby cywilnej i funkcjonariuszy oddelegowanych 16. Dla pracowników podlegających pierwszej ocenie w służbie cywilnej: Maksymalny termin rozmowy z ocenianym Datę przeprowadzenia rozmowy z ocenianym Wyznaczony termin złożenia sprawozdania 11

12 Wyznaczony termin sporządzenia oceny Datę złożenia egzaminu ze służby przygotowawczej Termin dokonania oceny Ocenę postawy ocenianego Ocenę postępów w pracy Ocenę ogólna (pozytywna/negatywna) 20.Możliwość wydrukowania z systemu przez pracownika RMUA, informacji o urlopie (wykorzystanym, zaległym i pozostałym do wykorzystania w danym roku) 21. Wydrukowanie tzw. pasków wynagrodzenia 22. Możliwość wydrukowania przez pracownika zaewidencjonowanych na jego stanie składników majątku 23. Możliwość przeglądania materiałów znajdujących się w magazynie Każdy pracownik kierujący komórką w Ministerstwie powinien mieć możliwość podglądu (bez możliwości edycji) danych wszystkich pracowników, którzy mu podlegają: Alerty W programie powinien funkcjonować ALERT, automatycznie przypominający pracownikowi o pewnych wydarzeniach, które mają nastąpić w określonym terminie (data). Definicje i funkcje alertów tworzył będzie zamawiający, przy czym wystąpienie alertu przy spełnieniu zadanego kryterium winno nastąpić automatycznie. Pracownik musi mieć możliwość wyboru ze wszystkich możliwych alertów, jakiego rodzaju alerty mają się pojawić na jego stanowisku/koncie/loginie w systemie kadrowym. Alerty muszą być widoczne na stanowisku danego pracownika dopóki on sam ich nie wyłączy (brak możliwości całkowitego zrezygnowania z alertów). Osoba nadzorująca danych pracowników ma mieć możliwość wglądu do alertów ustawionych przez tych podległych pracowników. Zarządzanie alertami przez pracownika jest niezależne od zarządzania alertami przez upoważnionych w ramach danego modułu. Przykładowe alerty: na 30 dni przed wydarzeniem Przypomnienie o upływającym czasie obowiązywania IPRZ 12

13 Zbliżający się termin zakończenia umowy na czas określony Upływający termin urlopu - bezpłatnego, macierzyńskiego, ojcowskiego, wychowawczego i innych wskazanych w przepisach Zbliżający się termin wypłacenia nagrody jubileuszowej Termin badań okresowych Alert przed upływem obowiązywania dodatku do wynagrodzenia Upływ 30 dni zwolnienia lekarskiego (alert w dniu wydarzenia ewentualnie na kilka dni np. 2 lub 3 przed upływem terminu) II. 2. MIGRACJA Wykonanie przeniesienia do nowego systemu, wszystkich wykorzystywanych danych z obecnie wykorzystywanego oprogramowania: 1. Ewidencja środków trwałych 2. Moduł Finansowo Księgowy 3. Gospodarka materiałowa (Magazyn) 4. moduł Płace 5. moduł Płatnik ZUS II. 3. Kadry Płace III Moduł Kadry Moduł Kadry i Płace powinien być przystosowany do odrębnych grup pracowników, to jest: 1. Pracowników, z podziałem na: a) członków korpusu służby cywilnej ustawa o służbie cywilnej - pracownicy służby cywilnej; b) członków korpusu służby cywilnej ustawa o służbie cywilnej - urzędnicy służby cywilnej; c) kierownictwo urzędu ustawa z dnia 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe; d) zatrudnionych w gabinecie politycznym ministra ustawa o pracownikach urzędów państwowych oraz rozporządzenie rady ministrów z dnia 28 marca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i innych świadczeń przysługujących pracownikom urzędów państwowych zatrudnionym w gabinetach politycznych oraz doradcom lub pełniącym funkcje doradców osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe; e) pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, robotniczych, i obsługi ustawa o pracownikach urzędów państwowych; f) pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, robotniczych, i obsługi ustawa o pracownikach urzędów państwowych - dla kierowców - specjalny sposób wyliczania wynagrodzenia (ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej), 13

14 z możliwością definiowania nowych, nieuwzględnionych w tym wykazie grup osób; 2. Funkcjonariuszy oddelegowanych, z podziałem na: a) funkcjonariuszy Policji ustawa o Policji; b) funkcjonariuszy Straży Granicznej ustawa o Straży Granicznej; c) funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu ustawa o Biurze Ochrony Rządu; d) strażacy Państwowej Straży Pożarnej ustawa o Państwowej Straży Pożarnej; e) funkcjonariuszy ABW/CBA ustawa o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, ustawa o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, z możliwością definiowania nowych, nieuwzględnionych w tym wykazie grup osób. Możliwość pracy wielu użytkowników jednocześnie Możliwość założenia i prowadzenia elektronicznej teczki osobowej pracownika, w tym skanowania i przechowywania elektronicznych wersji dokumentacji pracowniczej m.in. opisu stanowiska pracy, arkusza oceny okresowej pracownika, wniosku kadrowego, zaświadczeń, umów o pracę. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: 1) imiona, nazwisko, nazwisko rodowe, inne poprzednio używane nazwiska, 2) PESEL, NIP, 3) data i miejsce urodzenia, 4) płeć i obywatelstwo, 5) imiona rodziców, 6) adres zameldowania, adres zamieszkania, adres do korespondencji, nr telefonu pracownika, 7) dokument tożsamości, data ważności dokumentu, numer i organ wydający, typ pracownika (pracownik, funkcjonariusz) 8) imiona rodziców. Przyporządkowanie organizacyjne pracowników do poszczególnych departamentów/biur, a w ramach departamentu/biura - do wydziałów/zespołów/ samodzielnych stanowisk pracy z jednoczesnym przyporządkowaniem/ przypisaniem klasyfikacji budżetu tradycyjnego i działania budżetu zadaniowego. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: 1) wykształcenie: poziom i tytuł naukowy, ukończone szkoły, uczelnie - data ukończenia 2) wykształcenie uzupełniające studia podyplomowe, (na jakim kierunku), studia doktoranckie, (na jakim kierunku) dodatkowe uprawnienia i umiejętności (np.: obsługa komputera, poświadczenie bezpieczeństwa, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, świadectwo kwalifikacji zawodowych) minimum 30 uprawnień lub umiejętności. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach przebieg pracy zawodowej: 1) nazwa poprzedniego pracodawcy, 2) data początku i końca zatrudnienia, 3) data początku i końca urlopu rodzicielskiego, wychowawczego w ramach okresu zatrudnienia z możliwością ustalenia ilości rekordów 4) data początku i końca urlopu bezpłatnego w ramach okresu zatrudnienia z możliwością ustalenia ilości rekordów i funkcją wyboru w zakresie zaliczenia lub niezaliczenia tego okresu do stażu 5) informacja czy okres zatrudnienia jest rozumiany jako okres stażu w administracji (pracownicy) i okres służby (funkcjonariusze) 6) tryb rozwiązania stosunku pracy, 14

15 7) ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, w tym na żądanie u poprzedniego pracodawcy, 8) ilość wykorzystanych dni wolnych na podstawie art. 188 KP w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy, 9) ilość dni niezdolności do pracy z powodu choroby u poprzedniego pracodawcy (tzw. okresy nieskładkowe) Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach Automatyczne przeliczanie stażu ogólnego na dzień zatrudnienia i na dzień bieżący z określeniem stażu ogólnego, stażu w administracji (pracownicy i urzędnicy) i stażu służby (funkcjonariusze). Określenie daty, od której liczy się okres zatrudnienia. Bieżące doliczanie stażu wynikającego z aktualnego zatrudnienia Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach Informacja o zakończeniu stosunku pracy: 1) data, 2) podstawa prawna, 3) wypłacone świadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach grupa pracowników, data i rodzaj zatrudnienia (umowa o pracę rodzaj umowy, mianowanie, powołanie, delegowanie). Przyporządkowanie organizacyjne pracowników do poszczególnych departamentów/ biur, a w ramach departamentu/biura - do wydziałów/zespołów/ samodzielnych stanowisk pracy, a także do występujących grup płacowych, i w przypadku funkcjonariuszy stopni etatowych stanowiska. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach stanowisko przy zmianie stanowiska data zmiany Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach wymiar etatu przy zmianie wymiaru data zmiany. Jak czasowa zmiana to z jakiego powodu i do kiedy obowiązuje (karminie piersią, uprawnienie - wychowawczy itp.) Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach czas pracy (kalendarz): 1) norma podstawowa - 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, 2) możliwość ustalania rozkładu czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika na dany okres (rok, miesiąc, tydzień), 3) informacja o czasie faktycznie przepracowanym przez danego pracownika (godziny nadliczbowe, ponadwymiarowe, praca w porze nocnej, w niedzielę i święta). Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: wysokość składników wynagrodzenia stosownie do grupy pracowników z możliwością określenia daty zmiany, okresu obowiązywania, kwoty składnika w postaci tablic wartości kwotowych lub mnożnikowych, liczonych automatycznie z uwzględnieniem kwoty bazowej i zaokrąglających kwoty zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Czy wydano legitymację służbową (numer), etc. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: stosunek do powszechnego obowiązku obrony. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: informacja o przyznanej rencie, emeryturze (nr świadczenia), stopień niepełnosprawności. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: informacja o członkach rodziny (w szczególności dzieci): 15

16 1) imiona i nazwiska, 2) daty urodzenia, 3) stopień pokrewieństwa, 4) PESEL. Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: 1) dane dotyczące mianowania funkcjonariuszy oddelegowanych na stopnie służbowe: 1) data, 2) stopień służbowy zgodnie ze słownikiem wprowadzanym przez zamawiającego oddzielnie dla poszczególnych grupy pracowników oddelegowanych, (1) data przyznania stopnia służbowego, podstawa mianowania (postanowienie, decyzja, rozkaz personalny ze wskazaniem jego numeru daty i określeniem organu mianującego Ewidencja przyznanych nagród: finansowe w jakiej wysokości, termin. Ewidencja przyznanych nagród: inne dowolne rodzaj, termin. Ewidencja udzielonych kar : finansowe, na jakiej podstawie (ustawa czy KP) w jakiej wysokości, termin. Obliczanie stażu pracownika automatyczne przeliczanie stażu ogólnego na dzień zatrudnienia i na dzień bieżący z uwzględnieniem wprowadzonych okresów zatrudnienia i nieobecności powodujących obniżenie stażu. Przeliczenie stażu w administracji (pracownicy) i stażu służby (funkcjonariusze). Określenie daty początkowej, od której liczony jest staż ogólny. Obliczanie stażu pracowników bieżące doliczanie stażu wynikającego z aktualnego zatrudnienia. Obliczanie stażu pracowników możliwość sprawdzenia stażu do emerytury, urlopu wypoczynkowego urlopu dodatkowego z tytułu wysługi dla urzędników, funkcjonariuszy (zmiana wymiaru), nagrody jubileuszowej, w resorcie, w służbie cywilnej (przy członkach korpusu), Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny - 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego art. 39 Kodeksu pracy. Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny - pełnienie funkcji w związkach zawodowych, pełnienie funkcji społecznego inspektora pracy. Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny - ochrona wynikająca z rozdziału 7 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Obsługa badań lekarskich: rodzaj - wstępne, okresowe, kontrolne, dodatkowe okulistyczne oraz- terminy wykonania badania oraz termin następnego badania. Obsługa badań lekarskich wskazania lekarza medycyny pracy (np.: praca w okularach korekcyjnych). Obsługa szkoleń BHP: 1) rodzaj (wstępne, okresowe), 2) data szkolenia, 3) data ważności. Dokumentowanie służby przygotowawczej pracowników korpusu służby cywilnej: 16

17 1) informacja czy pracownik będzie odbywał służbę przygotowawczą, 2) informacja czy pracownik odbył służbę przygotowawczą - w jakim okresie, 3) został zwolniony z odbywania służby przygotowawczej, 4) został skrócony okres służby przygotowawczej. Umowy szkoleniowe: a) na jaki okres zawarta; b) świadczenia, do których zobowiązał się pracodawca w umowie a. urlop szkoleniowy w jakim wymiarze, b. dofinansowanie, zwrot kosztów dojazdu, zakwaterowania, c) zobowiązania pracownika - kiedy wygasają. Informacja o odbytych przez pracownika szkoleniach i kursach: - rodzaj, - data. Ewidencja wydanych pracownikowi zaświadczeń data, cel. Możliwość edycji i podglądu historii zatrudnienia pracownika (zmiana wynagrodzenia, stanowiska, wydziału, departamentu/biura, wymiaru etatu). Ustalenie uprawnienia do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za dany rok kalendarzowy. Sygnalizowanie, z trzydziestodniowym oraz siedmiodniowym wyprzedzeniem, zbliżającego się terminu (możliwość samodzielnego ustawienia alertów (terminu) dla poszczególnych departamentów/wydziałów): 1) końca umowy o pracę zawartej na czas określony, informacja o drugiej umowie na czas określony, 2) końca ważności obowiązkowych badań okresowych, 3) nabycia prawa do dodatku za wysługę lat, 4) nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, 5) końca dodatku specjalnego, 6) sygnalizowanie: (1) upływu 30 dnia zwolnienia lekarskiego, (2) upływu 120 dnia zwolnienia lekarskiego. Możliwość wprowadzenia indywidualnych notatek, przez uprawionego pracownika, dotyczących terminów realizacji innych zadań. Dostęp do danych poszczególnych grup pracowników występujących w Ministerstwie będzie podzielony na minimum trzy grupy w tym: 1) Dla pracowników Wydział Kadr i Zespołu do Spraw Funkcjonariuszy Służb Mundurowych Wszystkich pracowników w całym zakresie 1) Dla pracowników Biura Kadr (Rekrutacja) uprawnienie do przetwarzania tylko i wyłącznie danych pracowników w zakresie działania komórki. 2) Dla pracowników Biura Kadr (Szkolenia) uprawnienie do przetwarzania tylko i wyłącznie danych pracowników w zakresie działania komórki. 3) Dla Biura Kadr (BHP) uprawnienie do przetwarzania tylko i wyłącznie danych pracowników w zakresie działania komórki. Możliwość zdefiniowania większej grupy. II.3.2. MODUŁ HR Możliwość pracy wielu użytkowników jednocześnie 17

18 NABÓR Możliwość rejestrowania daty wszczęcia procedury naboru Przyporządkowania numeru sprawy z edok Możliwość wyboru nazwy stanowiska z przyporządkowanego słownika Możliwość przyporządkowania wydziału/zespołu Możliwość przyporządkowania nazwy departamentu/biura Zarejestrowanie daty od kiedy jest wakat Możliwość wpisania po kim jest wakat Informacja od kiedy jest zastępstwo i na jak długo Kategoria zaszeregowania Widełki mnożnikowe dla kategorii zaszeregowania Imię i nazwisko patrona Możliwość zamieszczenia linku do treści ogłoszenia w naborze wewnętrznym w formacie PDF Numer ogłoszenia w naborze wewnętrznym Data publikacji w naborze wewnętrznym Data końcowa składania ofert (w naborze wewnętrznym) Link do treści ogłoszenia w naborze wewnętrznym w formacie PDF Liczba ofert w naborze wewnętrznym Data przekazania ofert w naborze wewnętrznym do komórek org. Data przekazania odpowiedzi z komórek org. Wynik naboru wewnętrznego Komisja Rekrutacyjna Link do treści opisu/załączony opis PDF Link do treści ogłoszenia w formacie PDF Data publikacji ogłoszenia o naborze otwartym Numer ogłoszenia w naborze otwartym Data końcowa składania ofert (ogłoszenie w naborze otwartym) Liczba kandydatów spełniających wymogi formalne Liczba kandydatów nie spełniających wymagań formalnych Liczba kandydatów niepełnosprawnych, która złożyła oferty w naborze otwartym Wpisanie wyniku naboru Nazwisko wskazanego kandydata 18

19 Nazwiska osób wskazanych w procedurze naboru Informacja, czy w protokole znalazły się osoby niepełnosprawne Przejście z profilu pracownika do informacjo o rekrutacji na stanowisko, na które została ta osoba przyjęta (jeśli kandydat został już zatrudniony w MSW) Przejście z informacją o kandydacie wskazanym jako osoba do zatrudnienia do profilu pracownika (jeśli kandydat został już zatrudniony w MSW) OCENY OKRESOWE podgląd dostępny w całości pracownikom obsługującym moduł KADRY Imię i nazwisko (przyporządkowane do teczek osobowych pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej) Podgląd: Departament /Wydział Status: urzędnik/ członek korpusu zatrudniony na czas nieokreślony Data rozpoczęcia pracy na czas nieokreślony do pracownika z monitem przed datą oceny Pismo dyrektora z monitem przed datą oceny Termin na wyznaczenie kryteriów oceny Data podpisania kryteriów oceny przez pracownika Wybrane kryteria oceny (od 3 do 5 dla stanowisk niebędących wyższymi, 2 dla wyższych stanowisk) Planowany termin oceny Zmieniony termin oceny Uwagi uzasadniające zmianę terminu oceny Liczba dni, o jaką termin oceny został zmieniony Data sporządzenia oceny Data przeprowadzenia rozmowy oceniającej Ocena (pozytywna/negatywna) Poziom oceny (pełen zakres) Średnia ocena Data zapoznania się z oceną Data złożenia pierwszego sprzeciwu od oceny okresowej Informacja o uwzględnieniu pierwszego sprzeciwu od oceny okresowej Data złożenia drugiego sprzeciwu od oceny okresowej Informacja o uwzględnieniu drugiego sprzeciwu od oceny okresowej 19

20 Informacja o odwołaniu do sądu pracy Data mianowania na urzędnika służby cywilnej Data wnioskowania o kolejny stopień służbowy Data przyznania kolejnego stopnia służbowego Data wnioskowania o przyznanie kolejnego stopnia służbowego na podst. art. 89 ust.1 Data przyznania kolejnego stopnia służbowego na podstawie art. 89 ust.1 Data przyznania kolejnego stopnia służbowego na podstawie art. 89 ust.2 Historia dotycząca ocen okresowych pracownika dostępne informacje o wszystkich poprzednich ocenach Możliwość wyszukiwania dla oznaczonego okresu osób, którym w danym okresie należy sporządzić ocenę okresową lub kryteria oceny ocen PIERWSZA OCENA W SŁUŻBIE CYWILNEJ podgląd dostępny w całości pracownikom obsługującym moduł KADRY Imię i nazwisko pracownika Możliwość zaznaczenia przy pracowniku, że podlega I ocenie - status osoby podejmującej po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej Możliwość zaznaczenia przy pracowniku, że podlega służbie przygotowawczej Możliwość zaznaczenia najpóźniejszej daty rozmowy z pracownikiem Wyznaczony termin złożenia sprawozdania Wyznaczony termin sporządzenia oceny Możliwość zaznaczenia czy sprawozdanie zostało złożone w terminie Data złożenia egzaminu ze służby przygotowawczej Termin dokonania oceny Ocena postawy ocenianego Ocena postępów ocenianego Ocena postępów w pracy Ocena ogólna (pozytywna/negatywna) Informacja o zakończeniu cyklu I oceny (pracownik traci status osoby podejmującej po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej możliwość odznaczenia tej opcji) OPISY STANOWISK PRACY podgląd dostępny w całości pracownikom obsługującym moduł KADRY Sygnatura opisu Stanowisko do spraw 20

21 Przyporządkowanie opisu do pracownika/pracowników (imię i nazwisko) Wynik wartościowania Kategoria zaszeregowania Widełki mnożnikowe Data akceptacji opisu przez Dyrektora Generalnego Data podpisania opisu przez pracownika Możliwość załączenia pliku z opisem (wersja PDF) Historia wglądu do stanowisk na których pracownik był zatrudniony i opisów Historia opisu którzy pracownicy byli wcześniej przypisani do tego opisu Rejestr IPRZ (Indywidualny Program Rozwoju Zawodowego) Imię i nazwisko pracownika Departament/Biuro Czas obowiązywania IPRZ (od _ do) Ścieżka kariery Historia dotycząca IPRZów pracownika dostępne informacje o poprzednich IPRZach Możliwość załączenia pliku pdf z IPRZem ALERTY (Kadry + HR) Alerty na 14 dni przez następującym wydarzeniem (alerty są aktywne dopóki osoba zajmująca się nimi ich nie wyłączy) : Upływający termin podpisania kryteriów pierwszej oceny Upływający termin podpisania kryteriów oceny okresowej Alerty na 30 dni przez następującym wydarzeniem (alerty są aktywne dopóki osoba zajmująca się nimi ich nie wyłączy) : Upływający termin obowiązywania IPRZ Upływający termin sporządzenia oceny okresowej Upływający termin sporządzenia pierwszej oceny (Koniec terminu) Zakończenie umowy na czas określony Upływający termin urlopu bezpłatnego, macierzyńskiego, ojcowskiego i wychowawczego Termin nagrody jubileuszowej Termin badań profilaktycznych 21

22 Termin okresowego szkolenia BHP Alerty pojawiają się bezpośrednio po wydarzeniu (alerty są aktywne dopóki osoba zajmująca się nimi ich nie wyłączy) : Zatrudnienie nowego pracownika Zmiana stanowiska Zmiana Departamentu/Biura Zmiana umowy Awans Informacja o upływie 30 dni zwolnienia lekarskiego Informacja o upływie czasu, na który został przyznany okresowy dodatek do wynagrodzenia II.3.3 MODUŁ PŁACE I ZUS Składniki płac/wynagrodzeń dotyczyć powinny zarówno kwot ewidencjonowanych z użyciem modułu kadrowego jak i tych, które nie są ewidencjonowane przez użytkowników modułu kadrowego. Dla prawidłowego wyliczenia list wynagrodzeń będą uwzględniane wszelkie informacje mające wpływ na wysokość i składniki wynagrodzenia, które są zawarte w module kadrowym (na przykład rejestr nieobecności pracownika). Możliwość pracy wielu użytkowników jednocześnie Import danych z modułu kadrowego Automatyczne tworzenie kartoteki płacowej i podatkowej pracownika wg określonego wzoru Możliwość podglądu historycznych danych kadrowych (np. wielkość wynagrodzenia, miejsce zatrudnienia departament/biuro, stanowisko, itp.) Możliwość migracji danych z dotychczasowego systemu Sporządzanie list płac z uwzględnieniem składników wynagrodzeń właściwych dla poszczególnych grup zatrudnienia (korpus służby cywilnej, kierownicze stanowiska państwowe, pracowników zatrudnionych w gabinetach politycznych oraz doradcom lub pełniącym funkcje doradców, pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, funkcjonariuszy) Możliwość zestawienia kilku list wypłat dla danych pracowników w miesiącu Wydruk raportów wg stanowisk, stawek zaszeregowania, departamentów, przypisanych 22

23 działań budżetu zadaniowego - w dowolnej konfiguracji Prognoza zaangażowania środków na wynagrodzenia wg grup pracowników Prognoza wielkości wypłat nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych w danym okresie Karty zasiłkowe pracowników Automatycznie przeliczany stażu pracy Możliwość parametryzowania składników list płac według wielu kategorii Stosowanie formuł obliczeniowych dla poszczególnych składników z możliwością ich modyfikowania przez użytkownika obsługującego program Definiowanie własnych stałych oraz tymczasowych składników wynagrodzenia (w dowolnej ilości) Możliwość konstruowania wielu szablonów (oddzielnych do naliczania list płac oraz wynikowych do wydruku) Deklaracje PIT Współpraca z Systemem Videotel Tworzenie sprawozdań budżetowych oraz dla GUS Transmisja danych w standardzie PDF, HTML, XLS Możliwość zróżnicowanego grupowania pracowników (grupy pracownicze, komórki, stanowiska, itd.). Możliwość budowania własnych filtrów przy wyborze danych Dostęp do danych z lat ubiegłych Definiowanie dostępu do poszczególnych opcji oddzielne dla każdego użytkownika Rejestr i obsługa umów zleceń/ o dzieło z osobami fizycznymi Import danych do systemu finansowo - księgowego w postaci polecenia księgowania Tworzenie i automatyczne przesyłanie do modułu księgowego rozdzielnika płac według rozdziałów, paragrafów i pozycji analitycznych oraz działań budżetu zadaniowego na poszczególne konta księgowe Realizacja wypłat w zależności od woli pracownika/zleceniobiorcy: na rachunki bankowe, do kasy Ministerstwa. Możliwość przelewu wynagrodzenia pracownikowi wg udziału kwotowego (lub procentowego) do kilku banków lub gotówka a także możliwość wyboru formy płatności w zależności od tytułu wypłaty wynagrodzenia Automatyczne wyliczanie wg odpowiednich algorytmów: dodatkowych wynagrodzeń rocznych, nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, ekwiwalentów za urlop, wynagrodzenia urlopowego i innych 23

24 Informacja o przekroczeniu 14 i 33 dni zwolnienia lekarskiego, a także informacja o upływie 182 dni bądź 270 dni zasiłku chorobowego Możliwość zdefiniowania kwot bazowych dla poszczególnych grup pracowników Wynagrodzenia - automatyczne przeliczanie wynagrodzeń przy zmianie kwot bazowych (możliwość wyliczenia wyrównania wynagrodzenia za miesiące poprzedzające zmianę) Generowanie raportów, o stanie zatrudnienia wg poszczególnych grup pracowników, z uwzględnieniem urlopów bezpłatnych, wychowawczych Generowanie raportów lub zestawień z ustalaniem własnych kryteriów z możliwością określenia zakresu dat lub daty na która dane zestawienie ma być zrobione Elektroniczna wymiana danych z programem ZUS - PŁATNIK, obsługa deklaracji i formularzy zgłoszeniowych ZUS Możliwość sporządzania i drukowania: zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników i zleceniobiorców za dany okresu, z uwzględnieniem różnych rodzajów wypłat (w kwocie brutto, netto, z prawnymi obciążeniami, dochód, przychód itp.). Możliwość uzupełniania tekstu zaświadczeń o treść indywidualną, która nie występuje we wzorze Możliwość sporządzania i drukowania zaświadczeń ZUS Rp-7 Wykonywanie korekt ZUS np. 30 krotności składki emerytalnej i rentowej, także z poprzednich lat zgodnie z obowiązującymi przepisami Możliwość tworzenia różnych zestawień, raportów, wydruków wg schematów sporządzonych przez użytkownika programu Możliwość procentowego podziału wypłat pracowników w zależności od źródła finansowania i tworzenie dokumentów wynikowych wg procentowego udziału wraz z importem do modułu księgowość Możliwość uzyskania procentowego podziału wypłat pracowników proporcjonalnie do przypisanych działań budżetu zadaniowego, ich rozliczenie i eksport do modułu F-K (ewidencja w module F-K na kontach bilansowych). Tworzenie zestawień wg specyficznych cech i kryteriów Możliwość tworzenia symulacji uwzględniających zwiększenie wynagrodzeń Automatyczna blokada funduszu pracy dla osób osiągających uprawniony wiek, pracowników wracających po urlopach macierzyńskich i wychowawczych Drukowanie na podstawie sporządzonych list wynagrodzeń zbiorczego zestawienia wypłat gotówkowych z podziałem na nominały 24

25 Możliwość sporządzania i drukowania odcinków płacowych (tzw. pasków) Możliwość automatycznego naliczenia wyrównań wynagrodzeń i innych wypłat za okresy poprzednie Sporządzanie list wypłat dla osób biorących udział w posiedzeniach komisji działających przy Ministrze Możliwość występowania alertów wg kryteriów określonych przez użytkownika, np. informacja o przekroczeniu progu podatkowego Możliwość tworzenia ilościowych zestawień wg kryteriów określonych przez użytkownika, np. liczba wypłat danego rodzaju w okresie, liczba/lista osób (nazwiska i/lub nr ewidencyjne), którym wypłacono dany składnik wynagrodzenia w okresie, liczba/lista osób, które nie miały wypłat danego rodzaju składnika w okresie Przy zmianie grupy zatrudnienia oraz wysokości wynagrodzenia w trakcie miesiąca, przy sporządzaniu listy płac możliwość wyodrębnienia wynagrodzenia za poszczególne okresy, z przypisaniem właściwych dla danej grupy paragrafów/pozycji klasyfikacji budżetowej Pełna obsługa pożyczek z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej i z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych MSW - następnie automatyczne naliczanie pracownikowi na liście płac wymienionych potrąceń w ustalonych kwotach do czasu spłaty zadłużenia. Pełna obsługa pożyczek z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej i z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych MSW - obliczanie narastająco wysokości wkładów zgromadzonych przez pracownika oraz sald zadłużenia z uwzględnianiem automatycznych potrąceń z list wypłat a także spłat dokonywanych poprzez indywidualne wpłaty (KP, na rachunek bankowy). Ewidencja świadczeń przyznanych pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Uwzględnienie potrąconego z tego tytułu podatku w rozliczeniu rocznym. Automatyczne uwzględnianie na liście płac innych potrąceń, w tym z tytułu wyroków komorniczych a także naliczanie wyrównań za okresy minione w przypadku konieczności dokonania korekt. Automatyczne rozliczanie nieobecności chorobowych pracowników i zleceniobiorców z uwzględnieniem kodu zwolnienia ( zwolnienie ciążowe, opieka, wypadek w pracy i w drodze itd.) a także z samoczynną kontrolą źródła finansowania (fundusz płac, ZUS, świadczenie rehabilitacyjne). Samoczynne wyliczanie podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego z okresu 12 miesięcy uwzględniające wszystkie prawidłowe w tej 25