Poradnik: Korzystanie z Platformy Taxxo w 5 prostych krokach

Transkrypt

1 Poradnik: Korzystanie z Platformy Taxxo w 5 prostych krokach Sprawdź przychody, koszty i dochód w swojej firmie Otrzymuj przypomnienia em i SMS o wysokości ZUS i podatków Wygodnie komunikuj się ze swoim biurem Oszczędź na dojazdach i wyślij zeskanowane dokumenty do biura Wystaw fakturę i wyślij ją do swojego kontrahenta em Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

2 Spis treści Krok 1. Zaloguj się do Platformy Taxxo... 3 Krok 2. Wygodnie sprawdź rozliczenia przychodów, kosztów, podatków oraz rozrachunki z klientami w module e-biuro... 4 Krok 3. Wyślij zeskanowane faktury do księgowości poprzez e-dokumenty... 8 Krok 4. Wystawianie faktur sprzedaży w module e-faktura Krok 5. Zleć sprawę do biura rachunkowego Taxxo na skróty Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

3 Krok 1. Zaloguj się do Platformy Taxxo Kiedy biuro rachunkowe założy Twojej firmie konto klienta na Platformie Taxxo, otrzymasz wtedy wiadomość z możliwością aktywacji swojego konta. Wiadomość zawierać będzie login do Taxxo - najczęściej jest nim Twój adres - oraz link do ustawienia nowego hasła. Ważne! Link służący do ustawienia hasła jest aktywny przez 7 dni. Po tym terminie wymaga on reaktywacji. Aby się zalogować, należy otworzyć wiadomość i kliknąć w przycisk z adresem Platformy Taxxo. Następnie należy wprowadzić podany login i ustawić swoje unikalne hasło. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

4 Krok 2. Wygodnie sprawdź rozliczenia przychodów, kosztów, podatków oraz rozrachunki z klientami w module e-biuro Raporty i analizy Taxxo udostępnia podgląd książki przychodów i rozchodów lub księgi handlowej z bieżącymi danymi. Dzięki temu masz wygodny dostęp do danych finansowych swojej firmy w każdym czasie i miejscu. Dane widoczne są w wersji uproszczonej na stronie startowej Firma na dziś, a także w postaci szczegółowych raportów (moduł e-biuro - menu Raporty) oraz w postaci wykresów (moduł e-biuro - menu Analizy). Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

5 Rozrachunki W Platformie Taxxo istnieje możliwość sprawdzania stanu rozrachunków z kontrahentami na podstawie wyliczeń opracowanych przez Twoje biuro rachunkowe. Dzięki temu możesz sprawdzić zarówno, którzy kontrahenci nie opłacili wystawionych przez Ciebie faktur, a także jak wygląda stan Twoich rozliczeń wobec dostawców towarów i usług. W module e-biuro - Rozrachunki możesz obejrzeć listę rozrachunków, przefiltrować dokumenty według stanu ich opłacenia (na przykład zobaczyć tylko nieopłacone), a także ograniczyć zestawienie wyłącznie do dokumentów sprzedaży lub zakupu. Istnieje też możliwość rozwinięcia widoku faktur danego kontrahenta. Dzięki temu zobaczysz szczegółowe dane na temat faktur sprzedaży (o ile nie są to korekty będą miały wartość dodatnią) oraz faktur zakupu (o ile nie są to korekty będą miały wartość ujemną). Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

6 Powiadomienia o wystawionych podatkach i ZUS Biuro rachunkowe cyklicznie wylicza wartość podatków i ZUS do zapłaty oraz wprowadza je do Platformy Taxxo. Bieżące informacje o podatkach i ZUS są widoczne na stronie startowej Firma na dziś. Z tego miejsca masz dostęp do listy aktualnych podatków. Klikając w link z nazwą podatku przejdziesz do szczegółów numeru konta bankowego do przelewu czy automatycznego kalkulatora odsetek podatkowych. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

7 Szczegółowe informacje o podatkach są też dostępne po wybraniu z menu e-biuro - Sprawdź podatki i ZUS. 1 2 LEGENDA: 1. Oznaczenie płatności: zielony zapłacono, czerwony nie zapłacono; 2. Podgląd danych do przelewu bankowego; 3. Pole edycji zapłaconej kwoty podatku. Domyślnie lista prezentuje tylko niezapłacone podatki i ZUS. Aby zobaczyć wszystkie płatności należy zmienić opcję Czy opłacone na Wszystkie. Taxxo czuwa nad terminową płatnością podatków i ZUS poprzez automatyczne wysyłanie przypomnień i SMS. Zmiana lub wyłączenie powiadamiania jest możliwa po wejściu w moduł Mój Profil a następnie zakładkę Powiadomienia. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

8 Krok 3. Wyślij zeskanowane faktury do księgowości poprzez e-dokumenty Taxxo pozwala na wygodne dostarczanie skanów dokumentów księgowych do biura rachunkowego, a także przechowywanie i segregowanie dokumentów elektronicznych w chmurze na serwerach Taxxo. Obecnie istnieją 3 wygodne możliwości dodawania dokumentów elektronicznych: poprzez moduł e-dokumenty bezpośrednio z komputera - z wykorzystaniem aplikacji TaxxoKurier drogą ową poprzez wysłanie skanu na odpowiedni adres Dodawanie skanów poprzez moduł e-dokumenty Aby dodać skan za pomocą modułu E-dokumenty należy wejść w zakładkę Wyślij i przeglądaj skany. Potem należy wybrać pole Dodaj skan. Następnie pojawi się menu w którym należy określić, czy biuro ma zobaczyć dokumenty od razu, czy też inna osoba z firmy ma je zweryfikować, a następnie zaakceptować, co będzie skutkować przekazaniem skanu biurze. Potem wystarczy wybrać plik dokumentu z dysku (mogą to być skany w formacie pliku PDF, lub JPG, przy czym szczególnie polecamy format PDF). Po dodaniu dokumentu i odświeżeniu danych skan pojawi się na liście i będzie możliwa edycja danych opisujących dokument (wybór menu Akcje). Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

9 Po wybraniu menu Akcje a następnie pozycji Podgląd skanu/edycja danych można wybrać m. in. typ dokumentu (np. faktura zakupu, sprzedaży, zwolnienie lekarskie, wniosek urlopowy), nazwę kontrahenta (jeżeli kontrahent jest już w Taxxo, automatycznie pobiorą się jego dane), czy kwotę brutto i netto dokumentu. Im dokładniej opiszesz dokument, tym łatwiej później będzie Ci go odnaleźć w module e-dokumenty. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

10 Dodawanie skanów z wykorzystaniem aplikacji TaxxoKurier W przypadku firm, które wysyłają duże ilości skanowanych dokumentów do księgowości istotnym udogodnieniem będzie korzystanie z aplikacji TaxxoKurier. Umożliwi ona wysyłanie dokumentów elektronicznych do Taxxo automatycznie z dowolnego folderu komputera. Plik instalacyjny TaxxoKuriera można pobrać po wejściu na moduł e-dokumenty - Wyślij i przeglądaj skany. Po instalacji aplikacji TaxxoKurier należy zalogować się na swoje konto w Taxxo (Krok 1), a następnie skonfigurować z jakiego folderu mają być importowane określone typy dokumentów (Krok 2). Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

11 Jesteś zainteresowany bardziej zaawansowaną instrukcją TaxxoKuriera? Napisz lub zadzwoń do nas! Dodawanie skanów poprzez wysłanie do Taxxo Coraz częściej otrzymujesz faktury drogą ową - dotyczy to na przykład faktur za telefon, Internet, czy wystawianych w związku z leasingiem auta. Od wersji wprowadziliśmy w Platformie Taxxo udogodnienie dla wszystkich użytkowników, którzy chcieliby takie dokumenty dodawać do Taxxo z wykorzystaniem poczty . W tym celu wystarczy wysłać z załącznikiem w postaci pliku PDF na specjalny dedykowany adres użytkownika Taxxo. Adres ten znajdziesz w module e- Dokumenty (zaznaczony w ramce na rysunku poniżej). z dokumentem wysłanym na ten adres zostanie przetworzony przez Taxxo. Po poprawnym zaimportowaniu dokumentu do Taxxo otrzymasz potwierdzenie owe wg szablonu widocznego na rysunku poniżej. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

12 Ważne! Dokumenty zostaną wczytane do Taxxo wyłącznie jeśli zostaną wysłane z adresu e- mailowego nadawcy przypisanego do konta Taxxo, bądź dodanego w module Mój profil na zakładce Moje dane w polu Inne adresy . Oznacza to, że tylko określeni użytkownicy mogą dodawać faktury elektroniczne do Taxxo. Zabezpiecza to Twoje konto w Taxxo przed działaniami przypadkowych osób. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

13 Krok 4. Wystawianie faktur sprzedaży w module e-faktura Taxxo także oferuje Ci jeden z najlepszych na rynku programów do fakturowania wraz z modułem do windykacji oraz modułem do prowadzenia firmowej kasy. Dzięki Taxxo jesteś w stanie wygenerować 14 typów różnych dokumentów sprzedaży, prowadzić ewidencję płatności swoich kontrahentów, a także korzystać z narzędzi służących do skutecznej windykacji. Aby wystawiać faktury VAT swoim klientom wejdź w moduł e-faktura i wybierz Wystaw nową fakturę. Dane Twojej firmy pojawią się automatycznie, możesz je zmienić w Edytuj dane (1). Ustaw też logo swojej firmy (2). Następnie wybierz typ faktury (3), format numeracji (miesięczny, roczny) i numer faktury (4) oraz termin płatności (5). Wprowadź dane kontrahenta (6), oraz nazwę towaru lub usługi (7) i pozycje faktury. Informacje zostaną zapamiętane i podpowiadane przy kolejnych wystawionych przez Ciebie fakturach Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

14 Po uzupełnieniu danych możesz zapisać i wydrukować fakturę. Uwaga! Przy zapisywaniu faktury możesz ją także wysłać w formie elektronicznej do kontrahenta. Aby to zrobić uzupełnij adres mailowy adresata i zaznacz pole Wyślij fakturę na adres (rysunek poniżej). Wystawione faktury możesz przeglądać wybierając pole Przejdź do listy faktur, które widać na rysunku zamieszczonym poniżej. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

15 Aby oznaczyć fakturę jako opłaconą kliknij w zieloną fajkę (1). Jeśli wejdziesz w Akcje (2) możesz zaznaczoną fakturę wydrukować, wystawić korektę lub wezwanie do zapłaty (także drogą elektroniczną). Taxxo umożliwia prowadzenie windykacji kontrahentów uchylających się od spłaty należności. Wchodząc do zakładki Windykacja możesz sprawić stan zadłużenia wszystkich swoich kontrahentów, opóźnienie w płatności, wygenerować wezwanie do zapłaty, oraz zaznaczyć jakie decyzje wobec dłużnika podejmujesz. Jeśli chcesz wydrukować wezwania do zapłaty dla wszystkich nieopłaconych faktur lub faktur dla danego kontrahenta wybierz na górnym pasku Wezwanie do zapłaty (3), a następnie określ kryteria (np. faktury opóźnione powyżej 14 dni). Krok 5. Zleć sprawę do biura rachunkowego Oprócz sprawdzania wystawionych podatków, dodawania dokumentów księgowych, oraz wystawiania faktur sprzedażowych dzięki Taxxo masz możliwość skutecznej komunikacji z biurem dzięki modułowi e-biuro - Sprawy. W Sprawach możesz się odnieść zarówno do wystawionego podatku, faktury sprzedażowej, lub kosztowej, ale także zapytać się swojego księgowego o zupełnie inną kwestię. Kiedy chcesz zgłosić sprawę do biura rachunkowego wprowadź ją do Taxxo w menu Sprawy. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

16 Wybierz Nowa sprawa, określ temat i datę wyjaśnienia, oraz opisz szczegóły. Biuro otrzyma powiadomienie, a kiedy odpowie na sprawę otrzymasz z informacją. Podobnie jeśli biuro zgłosi sprawę do wyjaśnienia przez Ciebie, otrzymasz powiadomienie na . Po kliknięciu w link sprawy podany w u zostaniesz przeniesiony do Taxxo, gdzie możesz udzielić odpowiedzi. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

17 Taxxo na skróty 1. Jak zalogować się po raz pierwszy do Platformy Taxxo? Otwórz a od Taxxo z informacją o aktywacji konta i kliknij w podany tam link. Zaloguj się podanym loginie i ustaw swoje hasło. Jeśli nie otrzymałeś maila sprawdź w skrzynce Spam lub poproś biuro o aktywację konta. 2. Jak sprawdzić wartość przychodów, kosztów i zysku firmy? Na stronie Firma na Dziś sprawdź dostępne raporty w menu Raportowanie przychodów i kosztów. Jeżeli potrzebujesz bardziej szczegółowych danych przejdź do modułu e-biuro i wybierz zakładki Raporty lub Analizy. 3. Jak wyszukać dokument zaksięgowany lub zeskanowany? Na stronie Firma na Dziś wpisz numer dokumentu lub nazwę kontrahenta, a następnie wciśnij Szukaj w dokumentach (przeszukiwanie bazy zaksięgowanych dokumentów) lub Szukaj w skanach (przeszukiwanie bazy skanów - jeśli skany zostały wcześniej przesłane do Taxxo). 4. Jak sprawdzić stan rozrachunków z kontrahentami? Aby sprawdzić stan rozrachunków z kontrahentami wystarczy wejść na moduł e-biuro, a następnie wybrać zakładkę Rozrachunki. Pośród otrzymanych danych można wyodrębnić zarówno faktury sprzedaży, jak i zakupu, a także faktury zapłacone i nieopłacone. 5. Jak wysłać dokumenty skanowane do księgowania do biura rachunkowego? Wejdź do menu Wyślij i przeglądaj skany, następnie naciśnij Dodaj skan. Wybierz dokumenty i naciśnij Wyślij. Przy dużej ilości dokumentów możesz skorzystać ze specjalnej aplikacji TaxxoKurier, która wyśle dokumenty bezpośrednio z Twojego folderu Windows wprost do Taxxo. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

18 6. Jak wysłać dokumenty skanowane z wykorzystaniem ? Wystarczy wysłać wiadomość mailową z załączonym dokumentem w formacie PDF na adres podany w zakładce Wyślij i przeglądaj skany. 7. Jak wygenerować własny raport finansowy? Jeśli Twoja firma rozliczana jest na pełnej księgowości, możesz skorzystać z e- Analiz Finansowych dla MS Excel. Wejdź w e-biuro, następnie Raporty i naciśnij Pobierz e-analizy Finansowe. Następnie postępuj według wskazówek. Po uruchomieniu Excela będziesz mieć dostęp online do wszystkich danych księgowych i szybko utworzysz dowolny raport. Usługa e-analiz Finansowych jest dodatkowo płatna po 30 dniowym okresie próbnym. Więcej informacji uzyskasz na pomoc@taxxo.pl 8. Jak sprawdzić podatki i ZUS do zapłaty? Zaloguj się do Taxxo i sprawdź Asystenta Taxxo na stronie Firma na Dziś. Zobaczysz tam bieżące podatki i ZUS do zapłaty. Jeśli chcesz przejść do bardziej szczegółowych danych wybierz menu Podatki i ZUS. 9. Jak zobaczyć łączną wartość podatków i ZUS w tym roku? Dane o łącznych obciążeniach podatkowych widoczne są na wykresie na stronie startowej Firma na dziś. Można je też zobaczyć wchodząc w Podatki i ZUS, a następnie ustawiając filtr w górnym panelu Czy opłacone -> Wszystkie i okres na Roczny. W ten sposób zobaczymy wszystkie podatki i ZUS wpisane przez biuro rachunkowe za ten rok. 10. Jak pobrać dane do przelewu za ZUS? Należy wejść w Podatki i ZUS a następnie kliknąć ikonkę 11. Jak obliczyć odsetki podatkowe? Należy wejść w Sprawdź Podatki i ZUS a następnie odczytać wartość odsetek w kolumnie Odsetki na dziś. Aby wyliczyć odsetki na inny dzień płatności należy Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

19 kliknąć w ikonkę strzałki przy wartości odsetek. Otworzy się kalkulator odsetkowy, w którym można określić szczegółowe dane do wyliczeń. 12. Jak zmienić lub wyłączyć powiadomienia i SMS? Należy w górnym panelu Taxxo wybrać Mój Profil, a następnie zakładkę Powiadomienia. Dla każdego rodzaju zdarzenia można ustawić oczekiwany sposób powiadomienia ( /SMS) lub wyłączyć to powiadomienie. 13. Jak wystawić fakturę sprzedaży dla klienta? Wejdź do menu e-faktura, a następnie wybierz Wystaw Fakturę. Wybierz rodzaj faktury (np. faktura sprzedaży, faktura pro-forma) i wypełnij wszystkie pola z danymi oraz dodaj pozycje. Po zapisaniu możesz wydrukować dokument. 14. Jak automatycznie wysłać kontrahentowi fakturę em? Przed zapisaniem faktury wypełnij pole Wyślij fakturę na , a następnie uzupełnij adres mailowy kontrahenta i zapisz fakturę. Oprócz tego możesz wysłać fakturę elektroniczną z listy wszystkich faktur poprzez menu Akcje, zaznaczając Wyślij fakturę elektroniczną. 15. Jak wystawić korektę faktury? Z menu e-faktura należy wybrać Przeglądaj listę faktur. Następnie należy odnaleźć fakturę, do której chcemy wystawić korektę. Przy danej fakturze trzeba wybrać przycisk Akcje i Wystaw korektę faktury. Następnie istotne jest wprowadzenie pozycji po korekcie. Po zapisaniu możliwe jest wydrukowanie korekty. 16. Jak wydrukować wezwanie do zapłaty dla przeterminowanych faktur? Z menu e-faktura wybierz opcję Dokumenty sprzedaży. Jeśli chcesz wydrukować pojedyncze wezwanie do zapłaty wybierz fakturę z listy i naciśnij przycisk Akcje Wezwanie do zapłaty. Jeśli natomiast potrzebujesz wygenerować zbiorczo wiele wezwań do zapłaty wybierz z panelu nad listą faktur Wezwanie do zapłaty. Następnie pojawi się okienko, w którym można Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A

20 określić kontrahenta (wszyscy bądź konkretny wybrany) oraz rodzaj wezwań (wszystkie przeterminowane faktury lub faktury opóźnione wskazaną liczbę dni). Jeżeli dysponujesz adresem owym kontrahenta możesz wysłać wezwanie do zapłaty także w formie elektronicznej. 17. Jak zlecić sprawę do biura rachunkowego? Należy wejść w menu Sprawy, a następnie wybrać przycisk Nowa sprawa. Wymagane jest podanie tematu i opisu sprawy oraz do kogo jest kierowana (księgowa prowadząca/kadry/właściciel biura). Opcjonalnie można też podać oczekiwany termin wyjaśnienia sprawy. Poradnik Taxxo 5 kroków Columb Technologies S.A