Skrócona instrukcja obsługi systemu B2B ebuchalter24.pl

Transkrypt

1 Skrócona instrukcja obsługi systemu B2B ebuchalter24.pl stworzonego dla Kancelarii Księgowo-Podatkowej Biegłego Rewidenta Piotr Beszterda w ramach projektu pt. Wdrożenie internetowego systemu klasy B2B e-buchalter integrującego procesy biznesowe Kancelarii Księgowo-Podatkowej realizowanego w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Spis treści 1. Przeznaczenie i elementy składowe platformy ebuchalter24.pl Korzystanie z funkcjonalności platformy B2B Rozpoczęcie pracy z systemem Fakturowanie Przesyłanie plików i importowanie dokumentów Moduł raportowania Sprzedaż Koszty Podatki i ZUS Składniki majątkowe Zestawienia i raporty Pracownicy i listy płac Przeznaczenie i elementy składowe platformy ebuchalter24.pl System B2B został wykonany dla Kancelarii Księgowo-Podatkowej Biegłego Rewidenta Piotr Beszterda z siedzibą w Białymstoku Al. Piłsudskiego 11/3 lok. 4-5 w ramach projektu Wdrożenie internetowego systemu klasy B2B e-buchalter integrującego procesy biznesowe Kancelarii Księgowo-Podatkowej" realizowanego w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

2 Opracowana platforma B2B zawiera następujące elementy składowe: Moduł autoryzacji i uwierzytelniania Moduł administracyjny Moduł fakturowania Moduł przesyłania plików Moduł importu plików Moduł konwersji Moduł archiwizacyjny Moduł raportowania Moduł skanowania dokumentów Procesy biznesowe objęte systemem B2B to: Elektroniczna, automatyczna wymiana dokumentów między klientem biura, a Kancelarią Księgowo-Podatkową z wykorzystaniem mechanizmów EDI oraz podpisu elektronicznego; Dostęp klientów Kancelarii do raportów i analiz finansowych dotyczących ich Firm tworzonych i udostępnianych drogą elektroniczną przez Kancelarię Księgowo- Podatkową Biegłego Rewidenta Piotr Beszterda, Zwiększenie efektywności i zasięgu doradztwa podatkowego oraz finansowego poprzez zastosowanie narzędzi komunikacji elektronicznej między Biurem Rachunkowym a jego klientami. 2. Korzystanie z funkcjonalności platformy B2B 2.1 Rozpoczęcie pracy z systemem Platforma jest dostępna w sieci Internet pod adresem Rysunek 1. Platforma ebuchalter24.pl - ekran startowy Dostęp do platformy możliwy jest z dowolnego komputera lub urządzenia przenośnego posiadającego dostęp do sieci. Po wpisaniu powyższego adresu pojawia się ekran startowy platformy

3 Do pracy na platformie dopuszczeniu są wyłącznie użytkownicy dysponujący loginem i hasłem dostępu. Zakładaniem kont i przydzielaniem loginów i haseł zajmuje się administrator systemu (kontakt biuro@kancelariabuchalter.pl ). Rysunek 2. Platforma ebuchalter24.pl - formularz logowania Po podaniu prawidłowego loginu i hasła użytkownik przechodzi do strony głównej platformy. Rysunek 3. Platforma ebuchalter24.pl - strona główna W menu głównym znajdują się pozycje odpowiadające funkcjonalnościom zaimplementowanym w systemie. W celu ułatwienia pracy na stronie głównej umieszczono kafelki umożliwiające szybkie wykonanie najczęstszych czynności: Wystaw fakturę; Dodaj kontrahenta zarządzanie kontrahentami; Dodaj asortyment zarządzanie towarami i ich cenami; Dokumenty przesyłanie dokumentów na platformę

4 2.2 Fakturowanie Po naciśnięciu kafelka Wystaw fakturę możliwe jest wystawienie czterech rodzajów dokumentów: Faktura sprzedaży; Faktura korekty sprzedaży; Faktura zakupu; Faktura korekty zakupu. Aby wycofać się z wystawienia faktury należy nacisnąć przycisk "Nie, dziękuję", umieszczony w prawym dolnym rogu okna. Wystawianie faktury sprzedaży i zakupu przebiega w analogiczny sposób i polega na wypełnieniu formularza odpowiednimi danymi (kontrahent, asortyment, sposób płatności, daty)

5 Rysunek 4. Platforma ebuchalter24.pl - formularz faktury Po wypełnieniu wszystkich pozycji formularza naciskamy przycisk Zapisz. Nie oznacza to jeszcze zatwierdzenia faktury. Na ekranie pojawi ą się szczegóły nowoutworzonego dokumentu. (Rysunek na następnej stronie). Uzytkownik może dane poprawić przycisk Edytuj, usunąć cały dokument przycisk Usuń lub zaakceptować przycisk Zapisz. Po wybraniu tej możliwości na ekranie pojawi się ostrzeżenie

6 Rysunek 5. Platforma ebuchalter24.pl - zatwierdzenie faktury Rysunek 6. Platforma ebuchalter24.pl - podgląd faktury Dopiero po zakceptowaniu komunikatu ostrzegającego faktura zostaje zapisana w rejestrach Biura Rachunkowego

7 Użytkownik ma wówczas do dyspozycji możliwość wydrukowania faktury na drukarce podłączonej do swojego komputera oraz przesłania jej na dowolny adres owy. Rysunek 7. Platforma ebuchalter24.pl - wysyłka / wydruk faktury Użytkownik w każdej chwili może obejrzeć wszystkie wystawione faktury w menu Fakturowanie pozycja Wystawione faktury. Wykaz można ograniczyć za pomocą dostępnych na formularzu narzędzi do filtrowania i wyszukiwania. W ramach menu Fakturowanie użytkownik może również zarządzać kontrahentami tzn. dodawać, edytowac ich dane i usuwać

8 Rysunek 8. Platforma ebuchalter24.pl - dodawanie kontrahenta Rysunek 9. Platforma ebuchalter24.pl - zarządzanie asortymentem W analogiczny sposób można zarządzać asortymentem

9 Rysunek 10. Platforma ebuchalter24.pl - zarządzanie asortymentem 2.3. Przesyłanie plików i importowanie dokumentów Każdy zalogowany użytkownik może przesłać na platformę własne pliki. Opcja przesyłanie plików pozwala na przesłanie plików do odpowiedniej kategorii. Opcja importowanie dokumentów pozwala przesyłać dodatkowe pliki (np. plik w formacie XML, podpis elektroniczny) przeznaczone do wgrania do programu Comarch Optima. Dokumenty Każdy zalogowany użytkownik ma dostęp do dokumentów umieszczonych na platformie (każdy ma swój oddzielny zbiór). Każdy z użytkowników może pobrać dostępne w tym wykazie pliki na dysk swojego komputera. Plikami zarządzają pracownicy Kancelarii. Rysunek 11. Platforma e-buchalter24.pl - repozytorium dokumentów - 9 -

10 2.4 Moduł raportowania Jedną z najbardziej rozbudowanych funkcjonalności systemu jest moduł raportowania, za pomocą którego Kancelaria udostępnia użytkownikom platformy rozmaite zestawienia i raporty. Raporty zostały pogrupowane w kilku pozycjach menu, zależnie od typu prezentowanych informacji: Sprzedaż; Koszty; Podatki i ZUS; Składniki majątkowe; Zestawienia i raporty Raporty przychodów Sprzedaż wg kontrahentów przedstawia zestawienie przychodów ze sprzedaży dla danego kontrahenta w podanym okresie rozliczeniowym Rysunek 12. Platforma e-buchalter24.pl - raport sprzedaży Sprzedaż zwykła wykaz sprzedaży zwykłej w danym okresie rozliczeniowym; Sprzedaż zaliczkowa wykaz sprzedaży zaliczkowej w danym okresie rozliczeniowym; Sprzedaż korekty wykaz sprzedaży korekt w danym okresie rozliczeniowym

11 Rysunek 13. Platforma e-buchalter24.pl - raport przychodów ze sprzedaży podstawowej Dodatkowe raporty obejmują zestawienie przychodów w podanym okresie rozliczeniowym z uwzględnieniem następujących kategorii: Pozostałe przychody Pozostałe przychody operacyjne Przychody finansowe Zyski nadzwyczajne Przychody razem

12 Rysunek 14. Platforma e-buchalter24.pl - raport pozostałych przychodów Zestawienia można pobrać na swój komputer w jednym z czterech formatów: PDF, DOCX, CSV, XML Koszty Koszty operacyjne są przedstawione w rozbiciu na poszczególne składowe: Wynagrodzenia Ubezpieczenia społeczne i inne narzuty wynagrodzeń Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników Amortyzacja Zużycie materiałów i energii Usługi obce Podatki i opłaty Koszty reprezentacji Pozostałe koszty proste

13 Rysunek 15. Platforma e-buchalter24.pl - koszty wg rodzaju Koszt własny sprzedaży przedstawiony jest w rozbiciu na poszczególne składowe: Koszt własny sprzedanych produktów Koszt własny sprzedanych usług Wartość sprzedanych towarów Wartość sprzedanych materiałów Oprócz tego można uzyskać następujące zestawienia: Pozostałe koszty operacyjne Koszty finansowe Straty nadzwyczajne Koszty razem

14 Rysunek 16. Platforma e-buchalter24.pl - koszt własny sprzedaży Ostatni z dostępnych raportów dotyczy wyłącznie podmiotów, dla których księgowość prowadzona jest z wykorzystaniem Książki Przychodów i Rozchodów i obejmuje zestawienie kosztów w rozbiciu na poszczególne składowe: Zakup towarów i materiałów Koszty uboczne zakupu Wynagrodzenia Pozostałe wydatki Wszystkie koszty Rysunek 17. Platforma e-buchalter24.pl - koszty wg kolumn KPiR Zestawienia można pobrać na swój komputer w jednym z czterech formatów: PDF, DOCX, CSV, XML

15 2.4.3 Podatki i ZUS Zakładka podatki i ZUS umożliwia przedstawienie wszystkich składników podatków i ZUS w ujęciu rocznym, przy uwzględnieniu następujących składowych: PIT/CIT zestawienie w ujęciu rocznym; PIT-4 zestawienie w ujęciu rocznym; VAT zestawienie w ujęciu rocznym; ZUS zestawienie w ujęciu rocznym. Rysunek 18. Platforma e-buchalter24.pl - podatki i ZUS Rysunek 19. Platforma e-buchalter24.pl - przykładowe zestawienie rozliczenia VAT

16 2.4.4 Składniki majątkowe Składniki majątkowe zostały przedstawione w następujących kategoriach: Wartości niematerialne; Środki trwałe; Wyposażenie. Rysunek 20. Platforma e-buchalter24.pl - zestawienie składników wyposażenia Tabela amortyzacji po wskazaniu składnika majątku można obejrzeć jego szczegółowy opis

17 Rysunek 21. Platforma e-buchalter24.pl - tabela amortyzacji Zestawienia i raporty Zestawienie KPiR (dotyczy tylko podmiotów, dla których prowadzona jest książka przychodów i rozchodów) Rysunek 22. Platforma e-buchalter24.pl - zestawienie KPiR

18 W dziale Raporty publikowany jest zestaw predefiniowanych raportów obejmujących wybrane zestawienia modułu Business Intelligence takich jak np. struktura wiekowa należności, struktura wiekowa zobowiązań itp. Rysunek 23. Platforma e-buchalter24.pl - struktura wiekowa należności W dziale Zestawienia publikowane są dodatkowo raporty o charakterze sprawozdawczym np. bilans, rachunek zysków i strat, wynik prosty na sklepy itp. Rysunek 24. Platforma e-buchalter24.pl - zestawienia finansowe

19 2.5 Pracownicy i listy płac Platforma umożliwia także przeglądanie danych pracowników. Dostęp do tych opcji możliwy jest z menu głównego Pracownicy. Rysunek 25. Platforma e-buchalter24.pl - pracownicy Na liście pracowników można wybrać osobę przez kliknięcie lub wyszukać przez imię bądź nazwisko. Ze względu na poufność informacji, dostęp do szczegółowych danych pracownika (jego wynagrodzenia) mają osoby dysponujące uprawnieniem typu SpecialPrivillege. W przypadku próby dostępu pojawia się informacja o konieczności podania dodatkowego hasła. Rysunek 26. Platforma e-buchalter24.pl - logowanie w dziale "pracownicy"

20 Uprawnieni użytkownicy mają możliwość wglądu w listę płac i zestawienie zarobków danego pracownika. Rysunek 27. Platforma ebuchalter24.pl - lista płac Listy płac Po wskazaniu listy wyświetlane są jej szczegóły w rozbiciu na poszczególnych pracowników: imię i nazwisko oraz składniki wynagrodzenia. Rysunek 28. Platforma ebuchalter24.pl - lista płac (dane szczegółowe)