Koszty pracownicze. praktyczne wyjaśnienia ekspertów BIBLIOTEKA FINANSOWO-KSIĘGOWA

Transkrypt

1 Koszty pracownicze praktyczne wyjaśnienia ekspertów BIBLIOTEKA FINANSOWO-KSIĘGOWA

2 Koszty pracownicze praktyczne wyjaśnienia ekspertów

3 Redaktor: Rafał Kuciński Autor: Mariusz Olech prawnik, wieloletni pracownik organów skarbowych Wydawca: Katarzyna Bednarska Korekta: Zespół DTP: Studio Raster Druk: Miller Druk sp. z o.o. ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa, tel , faks Książka Koszty pracownicze praktyczne wyjaśnienia ekspertów chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

4 Spis treści WSTĘP... 7 KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW ZWIĄZANE Z ZATRUDNIANIEM PRACOWNIKÓW... 9 I. Koszty u pracowników... 9 Podstawowe pracownicze koszty uzyskania przychodów... 9 Warunki stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów Termin złożenia oświadczenia o podwyższonych kosztach O podwyższonych kosztach decyduje faktyczne zamieszkiwanie Brak oświadczenia wyklucza podwyższone koszty Stosowanie kosztów w wysokości faktycznie poniesionej Pracownicy zatrudnieniu u dwóch lub więcej pracodawców Kilka umów o pracę zawartych z tym samym pracodawcą Zbyt mały przychód a koszty pracownika Brak przychodu a możliwość uwzględnienia kosztów Skutki przesunięcia terminu wypłaty wynagrodzenia Koszty pracownicze po ustaniu zatrudnienia Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów należnych twórcom Jak stosować 50% koszty uzyskania przychodu % koszty pracownika przebywającego na urlopie bądź długotrwałym zwolnieniu lekarskim Stosowanie 50% kosztów nie zawsze jest możliwe II. Koszty pracodawcy Wynagrodzenia za pracę Kiedy można potrącić koszty zapłacone przelewem Pochodne od wynagrodzeń pracowników Składki na ubezpieczenia społeczne Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Świadczenia medyczne na rzecz pracowników Wydatki na opiekę medyczną członków rodziny pracownika Koszty delegacji służbowych pracowników Kiedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu Koszty związane z wykorzystaniem w pracy sprzętu pracownika Prywatny samochód pracownika używany do celów służbowych Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika w jazdach lokalnych Ryczałt Kilometrówka Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika przy podróżach służbowych Koszty uzyskania przychodów pracodawcy dokonującego zwrotu Świadczenia polegające na dowozie pracowników do miejsca pracy Koszty uzyskania przychodów pracodawcy

5 Koszty pracownicze praktyczne wyjaśnienia ekspertów Opodatkowanie przychodów pracowników związanych z dowozem do pracy Dojazdy do pracy służbowym samochodem Koszty szkolenia pracowników Koszty szkolenia montażu urządzenia Szkolenia połączone z wypoczynkiem Koszty zakupu ubrań dla pracowników Koszty zakupu napojów oraz artykułów spożywczych Imprezy integracyjne dla pracowników Wydatki na imprezy integracyjne w firmie a koszty pracodawcy Udział w imprezie integracyjnej a przychody pracowników Paczki i bony świąteczne Karnety na wydarzenia kulturalne i wstęp do obiektów sportowych dla pracowników Świadczenia pracodawcy związane z urlopami Wypoczynek sfinansowany z ZFŚS Wypoczynek sfinansowany ze środków obrotowych Wypoczynek sfinansowany w ramach świadczenia urlopowego Wydatki na dofinansowanie letniego wypoczynku dzieci i młodzieży z rodzin pracowników Koszty związane z odwołaniem i przesunięciem urlopu pracownika Odwołanie pracownika z urlopu Przesunięcie urlopu pracownika Ekwiwalent za niewykorzystany urlop Wydatki na rzecz byłych pracowników Przychody byłych pracowników Pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa Zatrudnienie członka rodziny a koszty przedsiębiorcy III. Odpowiedzi na pytania Jak rozliczyć koszty przegranego procesu o mobbing Koszty wstępnych badań lekarskich i koszty szkolenia Czy wiesz, jak opodatkować dochody obywatela Ukrainy Informacja PIT-11 oraz PIT-8AR Składki na ZUS w części finansowanej przez płatnika są kosztem w dacie poniesienia wydatku Kiedy wydatki na zatrudnionego w firmie rodziców syna można zaliczyć do kosztów Czy firma może obciążyć nowego pracownika kosztami swojego zatrudnienia Czy wydatki na wynajem mieszkania dla zleceniobiorcy można zaliczyć do kosztów Ustawa podatkowa nie ogranicza wysokości kosztów noclegu pracownika w delegacji Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu a koszty uzyskania przychodów

6 Spis treści Czy szczepienia przeciw grypie dla pracowników zaliczysz do kosztów Dowiedz się, czy każda umowa o dzieło podlega 50% kosztom Jakie koszty zastosować przy obliczaniu zaliczki na podatek od ekwiwalentu pieniężnego za urlop Jak zaksięgować zwrot części wynagrodzenia dla osoby bezrobotnej Sprawdź, jak księgować wynagrodzenie dyrektora przedszkola Świadczenie z tytułu zakazu konkurencji a koszty uzyskania przychodu Jakie są zasady opodatkowania pracowników mających miejsce zamieszkania na Ukrainie Wynagrodzenie członka zarządu a PIT Jak rozliczać wydatki na karty podarunkowe dla pracowników Rozliczenie opóźnionej wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w kosztach Jak skorygować wynagrodzenie po dostarczeniu zwolnienia lekarskiego Czy nagrody dla uczniów szkoły przyzakładowej są kosztem Sprawdź, jak rozliczyć wypłatę trzynastki byłemu pracownikowi

7

8 WSTĘP Na zakładach pracy dokonujących wypłat oraz stawiających do dyspozycji pracowników należności ze stosunku pracy, spoczywa obowiązek obliczania, pobierania i odprowadzania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W przypadku wynagrodzeń pracowniczych opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlega dochód, tj. przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Koszty te są więc jednym z podstawowych elementów, które mają wpływ na wysokość dochodu pracownika, a w konsekwencji również na kwotę odprowadzanej za dany miesiąc zaliczki. Uwzględnia się je nie tylko przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, ale również przy dokonywaniu rocznego rozliczenia tego podatku. Dlatego bardzo ważne jest ich ustalenie przez pracodawcę w prawidłowej wysokości. Zapraszam do lektury Rafał Kuciński 7

9

10 KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW ZWIĄZANE Z ZATRUDNIANIEM PRACOWNIKÓW I. Koszty u pracowników Podstawowe pracownicze koszty uzyskania przychodów Wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy została określona w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT. Z powołanego przepisu wynika, że w 2017 roku podstawowe koszty z tytułu jednej umowy wynoszą 111,25 zł miesięcznie, czyli zł za rok podatkowy. Jak widać, w przypadku pracowników koszty te mają charakter zryczałtowany. Przysługują one bowiem w określonej w stałej kwocie miesięcznej bez względu na faktyczną wysokość wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za ten okres i niezależnie od tego, czy jest on zatrudniony na cały etat, czy tylko na jego część. Nie ma również znaczenia to, czy faktycznie pracownik przepracował cały miesiąc, dwa tygodnie czy zaledwie np. jeden dzień. Jeżeli powstał u tej osoby przychód ze stosunku pracy, to co do zasady należą się jej koszty w pełnej wysokości. Żaden z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie warunkuje wysokości kosztów pracowniczych, związanych z zatrudnieniem pracownika na podstawie umowy o pracę, od wymiaru etatu, na który zatrudniony jest ten pracownik. Miesięczna kwota kosztów uzyskania przychodu jest bowiem stała. Interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 9 listopada 2011 r. (nr ILPB1/ /11-2/AG). Wymaga również podkreślenia, że wcześniej była mowa o tzw. kosztach podstawowych. Koszty pracownicze w tej wysokości przysługują 9

11 Koszty pracownicze praktyczne wyjaśnienia ekspertów pracownikom z mocy prawa w związku z uzyskaniem przychodu ze stosunku pracy. Oznacza to, że wypłata pracownikom wynagrodzeń za pracę lub postawienie środków finansowych z omawianego tytułu do dyspozycji tych osób obliguje zakład pracy jako płatnika do ich zastosowania. Jednakże w niektórych przypadkach koszty te mogą być wyższe, w zależności od miejsca pracy danej osoby i liczby pracodawców, z którymi jednocześnie pozostawała ona w stosunku pracy. Warunki stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów Podwyższone w stosunku do podstawowych koszty uzyskania przychodów przysługują, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika (pracownika) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się jego zakład pracy i podatnik ten nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Koszty te w 2017 roku wynoszą 139,06 zł miesięcznie (art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT). W przeciwieństwie do podstawowych, koszty podwyższone nie przysługują pracownikowi automatycznie. Ponadto nie każdy zainteresowany może z nich skorzystać. UWAGA Aby pracodawca mógł stosować koszty podwyższone, pracownik musi mu złożyć oświadczenie, z którego będzie wynikać, że: jego miejsce zamieszkania (stałe lub czasowe) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT). Bez takiego oświadczenia pracownika zakład pracy jest zobowiązany do stosowania kosztów podstawowych, nawet jeśli pierwszy z wymienionych podmiotów spełnia pozostałe, ww. ustawowe przesłanki w tym zakresie. Jego złożenie wyznacza natomiast moment, od którego takie podwyższone koszty wolno według danego pracownika stosować. Koszty te mogą być bowiem stosowane dopiero od miesiąca, w którym pracodawca otrzymał od pracownika oświadczenie, o którym mowa. 10

12 I. Koszty u pracowników Termin złożenia oświadczenia o podwyższonych kosztach Przy czym przepisy nie wymagają, aby dla swojej skuteczności było ono złożone w określonym terminie, np. przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym (tak jak to jest np. w przypadku oświadczenia PIT- 2 składanego w celu zastosowania kwoty zmniejszającej podatek). Podatnik spełniający w tym zakresie ustawowe warunki może je złożyć w dowolnym czasie. Jednak dopiero od daty otrzymania takiego dokumentu zakład pracy jako płatnik będzie związany wolą pracownika odnośnie do stosowania w stosunku do niego podwyższonych kosztów. Co więcej, raz złożone przez pracownika oświadczenie jest aktualne także w latach następnych. Zatem nie trzeba go odnawiać co roku, jeżeli wynikający z niego stan faktyczny nie uległ zmianie. Jednakże w razie zmiany stanu faktycznego powodującego utratę prawa do kosztów podwyższonych,pracodawca powinien odstąpić od ich stosowania po uzyskaniu stosownej informacji od pracownika (art. 32 ust. 5 ustawy o PIT). W konsekwencji powinien uwzględniać względem tego pracownika koszty podstawowe. PRZYKŁAD Pracownik na stałe mieszka w Warszawie, gdzie znajduje się również jego zakład pracy. W związku z tym pracodawca do wypłacanych mu wynagrodzeń stosował podstawowe koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł miesięcznie. W dniu 26 lipca 2017 r. pracownik poinformował pracodawcę, że od 1 czerwca 2017 r. jego miejscem zamieszkania jest Grójec. W tym czasie zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzenia tego pracownika za czerwiec 2017 roku (wypłaconego w dniu 10 lipca 2017 r.) była już przez pracodawcę pobrana i odprowadzona do urzędu skarbowego. Dlatego przy jej obliczaniu zastosował on koszty w dotychczasowej wysokości (tj. 111,25 zł). Podwyższone koszty uzyskania przychodów w wysokości 139,06 zł miesięcznie będzie mu wolno zastosować począwszy, od zaliczki z tytułu wynagrodzenia za lipiec 2017 roku. PRZYKŁAD Pracownik mieszka Ostrowie Wielkopolskim, natomiast pracuje w Poznaniu. W dniu 5 października 2017 r. oświadczył swojemu pracodawcy, że od 1 września 2017 r. jego miejscem zamieszkania jest Poznań. Pracodawca na dzień 5 października 2017 r. nie miał jeszcze opłaconej zaliczki na podatek 11

13 Koszty pracownicze praktyczne wyjaśnienia ekspertów dochodowy od wypłat dokonanych we wrześniu 2017 roku. Dlatego przy jej obliczaniu w zakresie wynagrodzenia, o którym mowa, uwzględnił koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości 111,25 zł miesięcznie. O podwyższonych kosztach decyduje faktyczne zamieszkiwanie Należy zauważyć, że regulacje art. 22 ust. 2 ustawy o PIT prawo do stosowania wobec pracownika kosztów podwyższonych wiążą ze stałym bądź czasowym adresem zamieszkania tej osoby. Liczy się zatem adres, pod którym pracownik faktycznie mieszka, a nie adres pod którym jest zameldowany. Chociaż w przypadku wielu, jeśli nie większości pracowników ich adres zameldowania jest zarazem adresem zamieszkania tych osób, to jednak w konkretnych przypadkach obydwa te adresy nie muszą się pokrywać. Przypomnijmy, że w świetle art. 25 Kodeksu cywilnego miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Pod kątem stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nie ma również znaczenia to, jaka odległość dzieli miejscowości, w których pracownik mieszka oraz pracuje, jak również to, czy wspomniana osoba dojeżdża do miejsca pracy np. własnym samochodem, środkami komunikacji publicznej czy też pokonuje tę trasę pieszo. Nieistotne jest również to, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy. Dlatego jeżeli pracownik mieszka w miejscowości, w której zlokalizowana jest ta siedziba, ale faktycznie świadczy pracę w należącym do pracodawcy zakładzie, który znajduje się w innej miejscowości, to przy spełnieniu pozostałych określonych przepisami przesłanek będzie miał prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. PRZYKŁAD Pan Jan ma czasowe miejsce zamieszkania w Tczewie. Natomiast na stałe zameldowany jest w odległym o około 30 km Gdańsku. Również w Gdańsku jest przedsiębiorstwo, w którym pracuje. Pracownik codziennie dojeżdża do pracy najpierw koleją z Tczewa, a następnie środkami komunikacji miejskiej (tramwajem). Wobec tego ma on prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia jest tutaj okoliczność, że ma zameldowanie w Gdańsku, a więc w tej samej miejscowości, w której znajduje się jego zakład pracy. 12

14 I. Koszty u pracowników Należy również podkreślić, że z przepisów nie wynika warunek, iż aby skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów okres zamieszkiwania pracownika w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się jego zakład pracy, musi trwać pełny miesiąc. Dlatego przysługują one również w sytuacji, gdy pracownik dojeżdżał do pracy jedynie przez część miesiąca. PRZYKŁAD Pan Krzysztof dotychczas mieszkał w Krakowie, gdzie znajduje się również jego zakład pracy. Jednakże w połowie kwietnia 2017 roku wraz z rodziną przeprowadził się z tego miasta do swojego nowego domu pod Niepołomicami. Od tego czasu dojeżdża stamtąd samochodem do pracy, która od jego zamieszkania oddalona jest o ok. 28 km. Pracownik następnego dnia po przeprowadzce złożył swojemu pracodawcy oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że pracodawca mógł wobec niego zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodów już przy obliczaniu zaliczki za kwiecień 2017 roku. Bez znaczenia jest to, że pan Krzysztof dojeżdżał do pracy z innej miejscowości jedynie przez część tego miesiąca. Brak oświadczenia wyklucza podwyższone koszty Jak już wcześniej wspomniano, przy braku oświadczenia pracownika zakład pracy nie jest upoważniony do stosowania w trakcie roku podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak całkowitej utraty przez pracownika prawa do takich kosztów. Pracownik może je bowiem niejako odzyskać w zeznaniu rocznym (sporządzonym samodzielnie, np. w PIT-37 bądź przez jego pracodawcę na formularzu PIT-40 po raz ostatni za 2016 rok), jeżeli w roku podatkowym, którego dotyczy to zeznanie, faktycznie dojeżdżał do pracy z innej miejscowości. Możliwość tę będzie miał jednak jedynie w odniesieniu do tych miesięcy, w których spełniał łącznie wskazane wcześniej ustawowe warunki. PRZYKŁAD Zakład pracy, w którym pracuje pani Jadwiga, zlokalizowany jest w Olsztynie. Natomiast ona od stycznia do końca maja 2016 roku mieszkała w tym samym mieście, od 1 czerwca 2016 r. zaś mieszka w oddalonym o kilkadziesiąt kilometrów Morągu. Pomimo zmiany w trakcie roku miejsca zamieszkania pracownica nie złożyła swojemu pracodawcy oświadczenia, że spełnia 13

15 Koszty pracownicze praktyczne wyjaśnienia ekspertów warunki do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym przez cały rok zakład pracy obliczając zaliczki na podatek od jej wynagrodzenia, przyjmował standardowe koszty w wysokości 111,25 zł, zaś w przekazanej pracownicy i do urzędu skarbowego informacji PIT-11 wykazał je w łącznej wysokości zł. W tej sytuacji przy składaniu zeznania PIT-37 za 2016 rok pani Jadwiga za okres od stycznia do maja 2016 roku przyjęła koszty w wysokości 556,25 zł (tj. 111,25 zł 5 miesięcy), natomiast za okres od czerwca do grudnia 2016 roku w wysokości 973,42 zł (tj. 139,06 zł 7 miesięcy). Łączna wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów wykazana w zeznaniu rocznym przez podatniczkę wyniosła więc 1.529,67 zł (tj. 556,25 zł + 973,42 zł). UWAGA Jeżeli w oświadczeniu złożonym pod kątem stosowania podwyższonych kosztów pracownik poda swojemu pracodawcy nieprawdziwe dane w tym zakresie, narazi się na odpowiedzialność karną skarbową na podstawie art Kodeksu karnego skarbowego. Płatnik nie powinien stosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodów w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje od niego zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu (art. 22 ust. 13 ustawy o PIT). Stosowanie kosztów w wysokości faktycznie poniesionej Istotą pracowniczych kosztów uzyskania przychodów jest to, że są ustalone w stałej wysokości. Gdyby jednak okazało się, że faktycznie poniesione przez pracownika koszty dojazdów do pracy środkami komunikacji publicznej (autobusami, koleją, promami czy komunikacją miejską) były wyższe niż ustawowy limit, to w rocznym rozliczeniu podatku (np. w PIT-37) wolno mu ująć te koszty w wysokości faktycznie poniesionej. Warunkiem takiego rozliczenia jest jednak to, aby wspomniane koszty były przez niego udokumentowane imiennymi biletami okresowymi (art. 22 ust. 11 ustawy o PIT). W tym celu nie może się on więc posłużyć np. biletami jednorazowymi na pociąg czy autobus ani fakturami VAT za zakup tego rodzaju biletów. 14