Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku

Transkrypt

1 Praktyczne wskazówki dla Wnioskodawców aplikujących o środki w ramach Konkursu zamkniętego na projekty innowacyjne testujące PO KL nr 01/POKL/VI/IN/2011 w ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku Gdańsk, Lipiec

2 Wprowadzenie Przygotowanie dobrego projektu o charakterze innowacyjnym stanowi duże wyzwanie. Wnioskodawcy mogą doświadczyć trudności, które nie występują przy standardowych konkursach. Na etapie aplikowania o środki na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej podstawowe zagrożenie stanowi zarówno wyjątkowa trudność zagadnienia - wymagająca nowatorskiego podejścia, jak również procedury ubiegania się o dofinansowanie projektu. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku w ramach grantu Poprawa jakości wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL , stworzył sieć współpracy pomiędzy instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie PO KL. Do współpracy w ramach grantu, w charakterze Partnerów przystąpiły następujące instytucje: Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku, Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie, Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu, Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie, Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu, Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu oraz Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu. W spotkaniach w ramach w/w inicjatywy brali również udział przedstawiciele Krajowej Instytucji Wspomagającej, Krajowego Ośrodka EFS, eksperci oraz Projektodawcy. WUP w Gdańsku, w celu uzyskania informacji nt. problemów dotyczących fazy naboru wniosków, wystąpił o opinię nt. procedury aplikowania w konkursach na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej do podmiotów, które ubiegały się o środki na realizację w/w projektów w ramach PO KL , jak również do pracowników IOK. Wnioskodawcy, wskazując istotne przeszkody w uzyskaniu dofinansowania w większości zgłaszali: skomplikowane procedury i zbyt mało informacji nt. sposobu przygotowania wniosku. Mając na uwadze rozwiązania wypracowane w ramach w/w grantu, Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku przygotował dokument, zawierający praktyczne wskazówki dla Wnioskodawców aplikujących o środki w ramach Konkursu zamkniętego na projekty innowacyjne testujące PO KL nr 01/POKL/VI/IN/2011 w ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Niniejszy dokument ma charakter zaleceń IOK i został stworzony w celu uzupełnienia informacji, dotyczących aplikowania o środki PO KL na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, zawartych w Dokumentacji Konkursu i stanowi jeden z elementów modelu działań informacyjno-promocyjnych, który został wypracowany podczas seminariów, o których mowa powyżej. Dokument zawiera: 1. Listę najczęściej popełnianych błędów formalnych (s. 4) 2. Różnice formalne przy wypełnianiu wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego, w odniesieniu do projektu standardowego (s. 4) 2

3 3. Pytania i odpowiedzi 3.1 Odpowiedzi KIW (s. 5) Projekty innowacyjne (s. 5) Współpraca ponadnarodowa (s. 12) Inne (s. 19) 3.2 Interpretacje IZ (s. 21) Projekty innowacyjne (s. 21) Współpraca ponadnarodowa (s. 26) 4. Na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowania założeń merytorycznych realizacji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej (s. 37) 5. Ewaluacja produktu projektu innowacyjnego (s. 41) 6. Praktyczny przewodnik po dokumentach programowych (s. 49) Mamy nadzieję, że zebrane wskazówki będą stanowić dla Państwa dodatkowe ułatwienie przy ubieganiu się o dofinansowanie na realizację nowych, nieszablonowych rozwiązań służących poprawie sytuacji na rynku pracy, a także przyczynią się do usprawnienia procesu naboru i oceny projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. 3

4 1. Lista najczęściej popełnianych błędów formalnych Do błędów, najczęściej popełnianych na etapie oceny formalnej należą: wniosek o dofinansowanie został przygotowany za pomocą niewłaściwej wersji Generatora Wniosków Aplikacyjnych; w punkcie 1.3 wniosku nie wybrano właściwego Poddziałania z listy rozwijanej; nieprawidłowe wpisanie Instytucji, do której wniosek zostanie złożony w pkt. 1.5 wniosku o dofinansowanie; brak lub niewłaściwy numeru konkursu w pkt. 1.6 wniosku o dofinansowanie; niezgodność okresu realizacji projektu z warunkami konkursu określonymi w dokumentacji konkursowej (pkt. 1.8 wniosku o dofinansowanie); brak wymaganych podpisów oraz pieczęci osób uprawnionych do podejmowania decyzji wiążących w stosunku do beneficjenta (wskazanych w pkt. 2.6 wniosku o dofinansowanie) w części V wniosku "Oświadczenie"; w punkcie 3.6 wniosku nie przedstawiono informacji nt. rocznego obrotu projektodawcy; wartość projektu niezgodna z warunkami konkursu określonymi w dokumentacji konkursowej; niekompletnie wypełniony wniosek (wniosek nie został pozytywnie sprawdzony w ramach generatora i posiada oznaczenie WYDRUK PRÓBNY ); brak drugiego papierowego egzemplarza wniosku o dofinansowanie; brak lub nie dająca się odczytać elektroniczna wersja wniosku (plik XML); niezgodność sum kontrolnych wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną. 2. Różnice formalne przy wypełnianiu wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego, w odniesieniu do projektu standardowego Z dniem 1 stycznia 2011 r. zostały wycofane wirtualne Działania utworzone dla projektów innowacyjnych w ramach poszczególnych Priorytetów PO KL (m.in. Działanie 6.4), w związku z tym przy wypełnianiu punktu 1.2 Numer i nazwa Działania, należy wybrać Działanie 6.1. Natomiast w punkcie 1.3 Numer i nazwa Poddziałania, należy wybrać Poddziałanie Trzeba jednak mieć na uwadze, że jest to wyłącznie informacja dot. źródła finansowania realizacji projektów w ramach konkursu. W związku z tym nie należy zawężać koncepcji projektu innowacyjnego wyłącznie do zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL, właściwych dla tego Działania / Poddziałania. - Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL projekty innowacyjne realizowane są w ramach poszczególnych Priorytetów PO KL i Tematów dla projektów innowacyjnych a nie Działań /Poddziałań zdefiniowanych w SzOP. W celu zapewnienia bieżącego monitoringu poziomu wydatków w ramach projektów innowacyjnych oraz projektów z komponentem ponadnarodowym, w punkcie 1.7 Tytuł projektu, tytuł projektu należy poprzedzić odpowiednio: - symbolem PI w przypadku projektu innowacyjnego, 4

5 - symbolem PI-PWP w przypadku projektu innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym. Następnie w punktach 1.11 Projekt innowacyjny oraz 1.12 Projekt z komponentem ponadnarodowym, należy zaznaczyć odpowiednie pole, wówczas w części III Charakterystyka projektu pojawiają się pytania dot. realizacji projektu innowacyjnego. Tą część wniosku należy wypełnić zgodnie z instrukcją wypełniania części III wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego testującego (2.1), zawartą w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 kwietnia 2011 r. Pozostałe pola wypełniane są w taki sam sposób jak dla projektu standardowego. Wnioskodawca załącza do wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego takie same załączniki jak dla projektu standardowego. Jeżeli wniosek dotyczy realizacji projektu innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym należy dodatkowo załączyć list intencyjny partnera ponadnarodowego. 3. Pytania i odpowiedzi Na stronie internetowej w zakładce Pytania i odpowiedzi (FAQ), znajdują się następujące informacje, dotyczące projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. 3.1 Odpowiedzi KIW Projekty innowacyjne - Czy beneficjent projektu innowacyjnego, należący do sektora finansów publicznych każdorazowo składając wniosek zobowiązany jest do uruchomienia procedury wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych (np. w sytuacji kiedy wcześniej instytucja zawarła partnerstwo w celu realizacji innych zadań), czy do każdego projektu konieczna jest odrębna umowa regulująca zasady współpracy? Zawarcie partnerstwa przed realizacją projektu nie zwalnia projektodawcy należącego do sektora finansów publicznych z obowiązku stosowania się do zapisów art. 28 a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, czyli dokonania wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, czyli ogłoszenia otwartego naboru partnerów. Projektodawca w ten sposób udowadnia, że wybrany partner spełnia wymogi i jest najwłaściwszy do realizacji określonego projektu. Należy podkreślić, że z powodu braku otwartego naboru wnioskodawca może mieć problemy z uzupełnieniem pkt. 3.5 we wniosku Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem odnośnie informacji o spełnieniu wymogów w zakresie przejrzystości i bezstronności w wyborze partnerów określonych w art. 28a w przypadku partnerstwa jednostek publicznych i niepublicznych, gdy liderem jest jednostka publiczna. Jednostka publiczna w tym pkt. oświadcza, że wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a. Brak takiej informacji może w sposób negatywny wpłynąć na ocenę wniosku. - W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL jest mowa o twinningu, który jest możliwy pomiędzy instytucjami sektora publicznego działającymi w tym samym obszarze i udzielającymi sobie wsparcia. Czy do tego sektora zalicza się państwowe uczelnie publiczne? - Pytanie zadano w 2010 roku. 5

6 Tak, uczelnie państwowe są podmiotami publicznymi i mogą współpracować w ramach twinningu. - W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, jest informacja, że Beneficjentami projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej mogą być wszystkie podmioty uprawnione do realizacji projektów w ramach PO KL. Czy oznacza to, że np. w ramach działania o wsparcie ubiegać się będą mogły nie tylko szkoły wyższe? Czy przykładowo partnerem zagranicznym w ramach projektu ponadnarodowego realizowanego w działaniu może być inna instytucja niż szkoła wyższa? (Pytanie zadano w 2010 roku) Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL Beneficjentami - tj. podmiotami, które mogą wnioskować o dofinansowanie, a następnie realizować projekt PO KL - w ramach Poddziałania , mogą być wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych), nie muszą to być szkoły wyższe, które zgodnie z SzOP stanowią grupę docelową (między innymi), tzn. są podmiotami bezpośrednio korzystającymi z pomocy. Na podstawie kryteriów zawartych w Planie Działania na dany rok, IP/IP2 określa w dokumentacji konkursowej dodatkowe wymagania odnośnie podmiotów uprawnionych do ubiegania się o dofinansowanie. Partnerem ponadnarodowym nie musi być w tym przypadku szkoła wyższa, lecz każda organizacja, z którą możliwe jest prowadzanie współpracy ponadnarodowej na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. - Czy możliwe jest objęcie projektem innowacyjnym grupy docelowej, której nie zdefiniowano w Szczegółowym Opisie Priorytetów w POKL? (Pytanie zadano w 2010 roku) Interpretacja przekazana przez Instytucję Zarządzającą: Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL projekty innowacyjne realizowane są w ramach poszczególnych Priorytetów PO KL i Tematów dla projektów innowacyjnych a nie Działań /Poddziałań zdefiniowanych w SzOP. Oznacza to, że nie ma podstaw do weryfikacji zgodności grupy docelowej projektów innowacyjnych z katalogiem określonym dla danego Działania /Poddziałania SzOP, czyli weryfikacji wpisania grupy docelowej w SzOP. Weryfikacji podlega fakt, czy objecie danej grupy docelowej projektem przyczynia się do realizacji celów danego Priorytetu. Adresatami wsparcia w tym przypadku mogą być zarówno osoby/podmioty wskazane w SzOP, jak i szersze grupy odbiorców i użytkowników. - Gdzie znaleźć informacje na temat kryteriów dostępu? (Pytanie zadano w 2010 roku) Klasyfikacja kryteriów wyboru projektów, w tym kryteriów dostępu, jest szczegółowo opisana w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL (rozdział 5), dostępnych na stronie Zgodnie z tym dokumentem przy wyborze projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej należy stosować zasady takie jak dla projektów standardowych. Przykładowe kryteria dostępu i strategiczne dla projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, opracowane przez Grupę Roboczą ds. kwestii horyzontalnych PO KL, są zawarte w załączniku 8 do ww. Zasad. Kryteria 6

7 te mogą być wykorzystane przez Instytucje Pośredniczące w momencie opracowywania Planów działania. Kryteria dostępu dla określonego konkursu oraz sposób ich weryfikacji są opisane w dokumentacji konkursowej. - Czy istnieje możliwość złożenia przez Wnioskodawcę projektów w dwóch różnych województwach w ramach jednego tematu? Wnioskodawca prowadzi działalność na terenie całego kraju i zamierza zbadać, przetestować i upowszechnić jeden produkt na terenie kilku województw. Ze względu na ujęcie tematu w ramach komponentu regionalnego PO KL nie ma możliwości realizacji projektu na terenie całego kraju. We planowanych działaniach zakładana jest specyfika województwa i działania skierowane do użytkowników i odbiorców na terenie poszczególnych województw podlegają modyfikacjom ze względu na odmienności w województwie, jednak idea główna nowego produktu jest taka sama dla kilku województw. (Pytanie zadano w 2010 roku) Nie ma przeciwwskazań, aby wnioskodawca aplikował w ramach dwóch oddzielnych konkursów w różnych województwach w ramach tego samego tematu, jeżeli tylko Instytucja Organizująca Konkurs nie zastrzeże tego w dokumentacji konkursowej a wnioskodawca spełnia kryteria dostępu określone w dokumentacji. Jeżeli wnioskodawca zamierza we wnioskach uwzględnić specyfikę danego województwa, to tym samym wnioski nie są identyczne (różne działania, różne wyniki testowania) i produkt finalny również może się różnić. - Czy terminy poszczególnych zadań - faz projektu, np. testowanie i badanie efektów testowanego produktu mogą sie pokrywać? Ile powinno trwać testowanie? Czy są wytyczne co do długości poszczególnych faz/zadań w projekcie? (Pytanie zadano w 2010 roku) Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki projekty innowacyjne testujące muszą być realizowane w dwóch etapach etap I przygotowanie, który posiada limit czasowy i powinien trwać od minimum 3 do maksymalnie 8 miesięcy oraz etap II wdrożenie, który nie posiada limitu czasowego. Długość procesu testowania produktu finalnego jest więc tak naprawdę uzależniona od rodzaju testowanego produktu. Testowanie powinno trwać tyle czasu, aby można było sprawdzić, czy produkt działa w realnej rzeczywistości. Proces testowania należy cały czas monitorować przy pomocy wcześniej zaplanowanego procesu oceny, np. z wykorzystaniem formularzy do notowania uwag, ankiet badania opinii, ankiet oceniających itp. W trakcie procesu testowania produktu finalnego beneficjent gromadzi dane z procesu testowania (zbiera opinie osób biorących udział w testowaniu itp.), oraz zleca usługę ewaluacji zewnętrznej na potrzeby zbadania efektów testowanego produktu. Moment zlecenia ewaluacji zewnętrznej zależy od beneficjenta, jednak sama ewaluacja zewnętrzna powinna być prowadzona bezpośrednio po zakończeniu testowania. Po zakończeniu testowania beneficjent przygotowuje ocenę zebranego materiału, czyli przeprowadza analizę rzeczywistych efektów testowania uwzględniającą wyniki ewaluacji zewnętrznej przeprowadzonej przez ewaluatora zewnętrznego. 7

8 Ponadto długość projektu może być narzucona przez dokumentację konkursową, w której IOK może wskazać minimalną i/lub maksymalną długość projektu. Dodatkowo przy planowaniu harmonogramu projektu innowacyjnego testującego należy pamiętać o umieszczeniu ok. 2 miesięcznej przerwy w realizacji przedsięwzięcia na ocenę strategii wdrażania projektu innowacyjnego przez Sieć Tematyczną oraz pod koniec projektu zaplanowanie ok. 2 miesięcznej przerwy w realizacji zasadniczych działań projektu na walidację produktu finalnego przez Sieć Tematyczną. Wszystkie wymienione powyżej przesłanki należy wzięć pod uwagę przy konstruowaniu harmonogramu projektu innowacyjnego testującego.!!! UWAGA: Przy planowaniu ewaluacji produktu projektu innowacyjnego testującego należy wziąć pod uwagę informacje zawarte w rozdziale 5 niniejszego opracowania. - Dzień dobry przygotowujemy projekt programu innowacyjnego W wytycznych MRR w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych z kwietnia 2009r. widnieje zapis: "Pierwszy etap realizacji projektu innowacyjnego kończy się opracowaniem strategii.... KIW odpowiada również za opracowanie wzoru strategii, wskazującego jej minimalny zakres." Potrzebujemy precyzyjnych informacji nt.: - czym jest strategia - skąd pobrać wzór strategii (Pytanie zadano w 2010 roku) Strategia stanowi doprecyzowanie i uszczegółowienie projektu innowacyjnego, wskazuje również ewentualne zmiany w projekcie wprowadzone w wyniku diagnozy oraz prac nad wstępną wersją produktu finalnego. Strategia opisuje proces weryfikacji przez beneficjenta innowacji (produktu finalnego), zasad działania, efektów, sposobu jej upowszechniania i włączania. Załącznikiem do strategii jest opis wstępnej wersji produktu finalnego. Strategia jest opiniowana przez Sieć Tematyczną (Krajową lub Regionalną). Swoją opinię ST przekazuje do Instytucji Organizującej Konkurs, która wydaje ostateczną decyzję w sprawie dalszych losów projektu. Wzór strategii stanowi załącznik nr 1 do poradnika Projekty innowacyjne Poradnika dla projektodawców PO KL przygotowanego przez KIW. Publikacja jest dostępna pod adresem pokl.org.pl/pl/publikacje2/publikacje-kiw/!!! UWAGA: Aktualnie Minimalny wzór Strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego wraz z instrukcją, stanowi Załącznik nr 12 do Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia Czy na etapie złożenia do oceny przez RST strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego (podaczas procedury oceny strategii) beneficjent może podjemować/kontunuować działania (i ponosić wydatki) związane z publikacją wyników badań przeprowadzonych na etapie przed złożeniem strategii do oceny? Czy wymóg wprowadzenia do harmonogramu przerwy w realizacji przedsięwzięcia do momentu uzyskania pozytywnej opinii strategii od RST oznacza, że nie mogą być podejmowane absolutnie żadne działania poza związanymi z obsługą projektu i kosztami administracyjnymi? (Pytanie zadano w 2010 roku) 8

9 Jeśli beneficjent zamierza realizować jakieś pozaadministracyjne działania w ramach projektu w trakcie oceny strategii to robi to na własne ryzyko. W przypadku braku akceptacji strategii zostaje rozwiązana umowa z beneficjentem, co może oznaczać konieczność zwrotu środków wydatkowanych na te działania. - Co oznacza, że w projektach innowacyjnych testujących w polu w generatorze wniosków należy wskazać osoby/instytucje obejmowane wsparciem w fazie testowania produktu planowanego do wypracowania i osoby/instytucje wspierane w ramach działań upowszechniających i włączających w politykę? (Pytanie zadano w 2010 roku) W przypadku upowszechniania i włączania wpisujemy te osoby, które uzyskają konkretne wsparcie, np. podwyższą swoje kwalifikacje. Nie wskazujemy natomiast działań o charakterze informacyjnym. Jeżeli planujemy na etapie upowszechniania i włączania specjalistyczne warsztaty czy szkolenia dla np. pracowników publicznych służb zatrudnienia, dotyczące produktu finalnego, w trakcie których pracownicy zapoznają się z nowym narzędziem i naucza się jak z niego korzystać w pracy to wtedy wpisujemy liczbę tych osób. W przypadku gdy planujemy otwartą konferencję nt. rozwiązań projektu to wtedy nie wpisujemy liczby potencjalnych uczestników. - Czy beneficjent projektu innowacyjnego, należący do sektora finansów publicznych każdorazowo składając wniosek zobowiązany jest do uruchomienia procedury wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych (np. w sytuacji kiedy wcześniej instytucja zawarła partnerstwo w celu realizacji innych zadań), czy do każdego projektu konieczna jest odrębna umowa regulująca zasady współpracy? (Pytanie zadano w 2010 roku) Zawarcie partnerstwa przed realizacją projektu nie zwalnia projektodawcy należącego do sektora finansów publicznych z obowiązku stosowania się do zapisów art. 28 a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, czyli dokonania wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, czyli ogłoszenia otwartego naboru partnerów. Projektodawca w ten sposób udowadnia, że wybrany partner spełnia wymogi i jest najwłaściwszy do realizacji określonego projektu. Należy podkreślić, że z powodu braku otwartego naboru wnioskodawca może mieć problemy z uzupełnieniem pkt. 3.5 we wniosku Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem odnośnie informacji o spełnieniu wymogów w zakresie przejrzystości i bezstronności w wyborze partnerów określonych w art. 28a w przypadku partnerstwa jednostek publicznych i niepublicznych, gdy liderem jest jednostka publiczna. Jednostka publiczna w tym pkt. oświadcza, że wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a. Brak takiej informacji może w sposób negatywny wpłynąć na ocenę wniosku. - Co należy umieścić w punkcie 3.5 wniosku o dofinansowanie, jeśli żaden z efektów z listy rozwijanej (Oczekiwany efekt realizacji PO KL) nie odpowiada specyfice projektu innowacyjnego? Czy beneficjent może sam edytować to pole? 9

10 Wersja po 1 kwietnia 2011 r.: W każdym przypadku, bez względu na rodzaj projektu (projekt standardowy, projekt innowacyjny, projekt współpracy ponadnarodowej), należy wpisywać efekt/efekty wynikające z listy rozwijanej, ponieważ odzwierciedlają one efekty wskazane w PO KL dla konkretnego Priorytetu, w ramach którego ma być realizowany projekt. Jeżeli osiągnięcie celu głównego i planowanych do osiągnięcia w jego ramach wskaźników nie przyczynia do osiągnięcia oczekiwanego efektu realizacji danego Priorytetu PO KL, to pkt. 3.5 należy wpisać cel szczegółowy określony dla danego Priorytetu zgodnie z jego brzmieniem w PO KL. W projektach innowacyjnych ma to szczególnie znaczenie, ponieważ projekty innowacyjne przyczyniają się do realizacji celów danego Priorytetu, nie są ograniczone katalogiem Działań/Poddziałań w SzOP, tak jak projekty standardowe. Wersja do 31 marca 2011 r.: W każdym przypadku, bez względu na rodzaj projektu (projekt standardowy, projekt innowacyjny, projekt współpracy ponadnarodowej), należy wpisywać efekt/efekty wynikające z listy rozwijanej, ponieważ odzwierciedlają one efekty wskazane w PO KL dla konkretnego Priorytetu, w ramach którego ma być realizowany projekt. Pola tego nie należy edytować. W projektach innowacyjnych ma to szczególnie znaczenie, ponieważ projekty innowacyjne przyczyniają się do realizacji celów danego Priorytetu, nie są ograniczone katalogiem Działań/Poddziałań w SzOP, tak jak projekty standardowe. - W jaki sposób wskazać wartość obecną i wartość docelową wskaźników osiągnięcia celów w projekcie innowacyjnym testującym? Wartość obecna i docelowa wskaźników powinny odnosić się do projektu opisywanego we wniosku o dofinansowanie i dotyczyć zakresu wsparcia projektowego. W związku z powyższym, w przypadku zdecydowanej większości projektów nie ma możliwości wykazania wartości wskaźnika na dzień rozpoczęcia projektu innej niż "0", gdyż projekty te oddziaływują w bardzo małej skali na ściśle wyselekcjonowane i bardzo wąskie odcinki rzeczywistości społecznej. Jeśli jest to projekt innowacyjny, który proponuje działania nowe, do tej pory nie stosowane lub nie stosowane w tej formie, dla tej grupy i na tym obszarze, to raczej będziemy mieć do czynienia z wartością 0. Projektodawca ma jednak możliwość zdefiniowania własnych wskaźników (spoza listy rozwijanej) i nie będzie wtedy ich mierzył od 0, ale już od pewnego poziomu. Grupa docelowa może mieć już w momencie rozpoczynania projektu pewne umiejętności (np. kompetencje językowe), a celem projektu jest wzrost poziomu tych umiejętności. Dotyczy to np. wzrostu poziomu wiedzy, postaw uczestników projektów (określenie poziomu na podstawie testów przed i po). Gdy istnieje możliwość zweryfikowania poziomu umiejętności/wiedzy uczestników - Kiedy należy osiągnąć i zmierzyć wskaźniki świadczące o osiągnięciu celów w projekcie innowacyjnym testującym? Wskaźniki osiągnięcia celów projektu innowacyjnego testującego powinny zostać osiągnięte najpóźniej na zakończenie realizacji projektu. Chodzi tutaj o kluczowy element projektu innowacyjnego jakim jest upowszechnianie i włączanie produktu finalnego do polityki/praktyki. Zgodnie z obecną metodologią sporządzania wniosku o dofinansowanie cele szczegółowe, a tym samym cel główny 10

11 powinny być osiągnięte jeszcze w trakcie realizacji projektu i oczywiście muszą być zmierzone. Instrukcja do wniosku o dofinansowanie (v ) mówi, że cele szczegółowe muszą być spójne z celem głównym w kontekście problemu/ów, do rozwiązania którego/których przyczyni się (który/które złagodzi) realizacja projektu i w bezpośredni sposób wpływać na osiągnięcie celu głównego. Cele szczegółowe stanowią rozbicie celu głównego na zestaw celów cząstkowych, koniecznych i wystarczających do osiągnięcia celu głównego. Cele szczegółowe określają etapy, kamienie milowe w realizacji projektu, szczególnie innowacyjnego testującego, gdzie mamy obowiązkowe fazy analizę danych, testowanie, upowszechnianie i włączanie. Fazy te powinny mieć swoje odpowiedniki w celach szczegółowych. Skoro więc cele szczegółowe są konieczne i wystarczających do osiągnięcia celu głównego, to ich efekty muszą być osiągnięte i zmierzone jeszcze w trakcie realizacji projektu (również wskaźnik celu głównego). Nadrzędnym celem projektu innowacyjnego testującego jest włączenie / wdrożenie produktu do praktyki / polityki, więc na koniec przedsięwzięcia ten efekt / rezultat / wskaźnik powinien być dostępny. Beneficjent ma obowiązek zaplanowania takich działań włączających, które zapewnią stosowanie produktu i to, wynikać musi z osiągnięcia celów w ramach projektu. - W jaki sposób rozumieć kryterium dostępu w projekcie innowacyjnym testującym sformułowane jako Projekt musi być skierowany do grup docelowych z terenu województwa śląskiego? Ponieważ zgodnie z ideą projekty innowacyjne testujące wychodzą poza standardowe działania i poza działania regionalne, podane w pytaniu kryterium dostępu można interpretować w ten sposób, że projekt innowacyjny testujący musi zakładać realizację działań skierowanych do grup docelowych z terenu woj. śląskiego, jednak faza upowszechniania i włączania może wykraczać poza obszar woj. śląskiego (tzn., że grupa docelowa (odbiorcy i użytkownicy) w wymiarze testowania musi obejmować tylko obszar woj. śląskiego, w wymiarze upowszechniania i włączania - powinna obejmować przede wszystkim woj. śląskie, może jednak wykraczać poza jego obszar). - W jaki sposób przedstawić odbiorców projektu innowacyjnego testującego w wymiarze upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki / praktyki w ramach projektu? Zgodnie z instrukcją do wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego testującego wymiar ten należy rozumieć następująco: b) wymiar upowszechnienia i włączenia w ramach projektu: liczba i charakterystyka przedstawicieli tej grupy docelowej, którzy będą aktywizowani z wykorzystaniem wypracowanego narzędzia w ramach działań upowszechniających i włączających zastosowanych w projekcie. Zasadniczo zapis ten odnosi się do ostatniej fazy projektu innowacyjnego testującego czyli upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki / praktyki, choć może być też zastosowany do działań upowszechniających i włączających prowadzonych na wcześniejszych etapach realizacji projektu, np. równolegle z fazą testowania, czy z fazą analizy rzeczywistych efektów testowania. Jeśli w trakcie upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki / praktyki, beneficjent w ramach działań projektowych uwzględni, że dany instrument zostanie wprowadzony w 10 poradniach 11

12 (odpowiednie osoby podejmą taką decyzję) i dalej w ramach działań projektowych będzie udzielane wsparcie 200 osobom, to te 200 osób należy uwzględnić jako odbiorców w tym wymiarze. Ale jeśli działania w projekcie zakończą się na tym, że 10 poradni podejmie decyzję o stosowaniu instrumentu i będzie finansować jego wykorzystanie poza projektem, to wówczas te 200 osób nie będzie ujmowane we wniosku w tym wymiarze, ale może być np. ujęte w wymiarze docelowym odbiorców. - Czy wymóg uzasadnienia w punkcie 3.7 potrzeby powołania partnerstwa jest obowiązkowy tylko w projekcie innowacyjnym? Wymóg uzasadnienia partnerstwa jest obowiązkowy we wszystkich rodzajach projektów PO KL (standardowy, innowacyjny i współpracy ponadnarodowej). Wskazuje na to polecenie we wniosku o dofinansowanie, które jest identyczne w przypadku projektu standardowego, innowacyjnego i współpracy ponadnarodowej ("Uzasadnij wybór ewentualnych partnerów projektu"). W przypadku projektów standardowych w tekście instrukcji ten wątek nie został szczegółowo wyjaśniony i mieści się w pierwszym akapicie w ramach informacji o wyborze partnera. Jednak w instrukcji do wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego pojawia się dodatkowy zapis - W przypadku realizacji projektu w partnerstwie należy ponadto uzasadnić potrzebę jego powołania i osobno uzasadnić obecność w nim każdego z partnerów. Zapis ten wynika z badania ewaluacyjnego PIW EQUAL, w ramach którego rekomendowano, aby ostrożnie podchodzić do partnerstwa w tego typu przedsięwzięciach, gdyż mogą one generować wysokie koszty. Zapis ten dotyczy wszystkich partnerstw (krajowych i zagranicznych). - W jaki sposób w GWA wprowadzić wskaźniki celów projektu o innym charakterze niż wskaźniki liczbowe? W GWA istnieje możliwość wprowadzania wskaźników innych niż liczbowe. Przy każdym wskaźniku znajduje się pole "Edycja kolumny O". Po jego zaznaczeniu aktywowana zostaje kolumna O. Wówczas we wszystkie pola można wprowadzać wartości dodatnie, ujemne oraz procentowe do dwóch miejsc po przecinku Współpraca ponadnarodowa - Czy firma "matka" z Londynu może zawrzeć umowę/porozumienie z firmą "córką" zarejestrowaną w Polsce i realizować wspólny projekt współpracy ponadnarodowej? (Pytanie zadano w 2010 roku) Realizacja projektów współpracy ponadnarodowej umożliwia wykorzystanie międzynarodowych doświadczeń i wiedzy zagranicznych partnerów, przetestowanie i udoskonalenie istniejących w ich krajach materiałów i metod, a także wspólne opracowanie nowych produktów. Współpraca ponadnarodowa umożliwia projektodawcom porównanie ich podejścia w zakresie typów realizowanych operacji (projektów) określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL z podejściem stosowanym w innych krajach członkowskich, a także pozwala projektodawcom, którzy zamierzają podjąć pracę lub pracują nad rozwiązaniem takich samych lub podobnych problemów, na znalezienie lepszego, bardziej nowatorskiego rozwiązania sytuacji problemowej niż gdyby realizowali 12

13 projekt jedynie o zasięgu krajowym. Powyższe korzyści stanowią wartość dodaną wynikającą z realizacji projektów we współpracy ponadnarodowej będącą zarazem podstawową przesłanką do nawiązywania takiej współpracy. Partnerstwo ponadnarodowe tworzy dwóch partnerów w tym jeden z Polski. Podpisanie porozumienia pomiędzy firmą "matką" mającą siedzibę w Londynie a firmą "córką" z siedzibą w Polsce nie stanowi partnerstwa ponadnarodowego. Wymiana doświadczeń pomiędzy firmą matką w Londynie i firmą córką w Polsce odbywa się w sposób ciągły i stanowi istotę tworzenia nowych podmiotów poza krajem pochodzenia firmy matki. Nie istnieją zatem przesłanki do dodatkowego finansowania tej wymiany doświadczeń w ramach PO KL. Firma "córka", jeśli nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 o finansach publicznych), może być natomiast projektodawcą projektu współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL i pozyskać do partnerstwa instytucję/organizację z zagranicy (partnera ponadnarodowego). Firma córka wystąpi wtedy w roli projektodawcy PO KL składającego wniosek o dofinansowanie projektu współpracy ponadnarodowej. Pozyskana do współpracy ponadnarodowej instytucja/organizacja zagraniczna podpisze list intencyjny z firmą córką, a po akceptacji projektu do realizacji umowę o współpracy ponadnarodowej. Projektodawcą może zostać również instytucja/organizacja z Polski i zaprosić do współpracy firmę matkę z Londynu wpisując ją jako partnera ponadnarodowego do wniosku o dofinansowanie projektu i załączając list intencyjny podpisany przez firmę z Londynu. Po akceptacji projektu do realizacji zostanie także podpisana umowa o współpracy ponadnarodowej. - Czy inna firma z Polski może zawrzeć umowę bezpośrednio z firmą matką w Londynie, a firma córka w Polsce będzie rozliczać wszelkie koszty, tak aby nie dochodziło do przepływów finansowych? (Pytanie zadano w 2010 roku) Co do zasady koszty współpracy ponadnarodowej powinny być ponoszone przez poszczególnych partnerów proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa. Instytucja Zarządzająca PO KL zaleca stosowanie zasady wzajemności polegającej na tym, że partnerzy ponadnarodowi w równym stopniu korzystają ze współpracy ponadnarodowej. Dlatego też koszty współpracy są dzielone pomiędzy strony umowy partnerskiej zgodnie z założeniem, że każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie. Jeżeli poszczególne wydatki wiążą się z realizacją zadania przypisanego do konkretnego partnera, on je finansuje. Zasada wzajemności w najpełniejszy sposób odzwierciedla ideę współpracy ponadnarodowej. Powyższa zasada, dotyczące ponoszenia kosztów związanych z nawiązaniem współpracy ponadnarodowej przez każdego partnera z własnych źródeł powodują, iż z punktu widzenia projektu PO KL nie ma znaczenia, kto będzie rozliczał koszty po stronie partnera ponadnarodowego, gdyż nie będą one finansowane w ramach polskiego Programu. Zasada ta oznacza również, że nie będzie dochodziło do przepływów finansowych między partnerami bez względu na ich siedzibę. Ponadto, firma matka i córka to odrębnie zarejestrowane podmioty, co wykluczałoby możliwość ewentualnego przekazania zadań dotyczących rozliczenia kosztów przez firmę córkę w przypadku podpisania umowy przez firmę matkę. 13

14 - Czy w ramach rozliczeń finansowych projektu współpracy ponadnarodowej możliwe jest refakturowanie? (Pytanie zadano w 2010 roku) Proszę zwrócić uwagę, że każdorazowe dokonanie płatności generuje określone koszty bankowe. Jeśli to partner zagraniczny będzie płacił za faktury poniesie on koszty przelewu bankowego i nawet, jeśli będą one minimalne to mogą zostać przeniesione na projektodawcę/beneficjenta PO KL za pomocą refaktury wystawionej przez partnera zagranicznego zwiększając tym samym koszty ponoszone przez projektodawcę/beneficjenta PO KL. Ponadto należałoby się zastanowić nad koniecznością dołączenia do refaktury kopii faktury (opisanej i poświadczonej za zgodność z oryginałem), na podstawie której partner zagraniczny dokonał płatności. Dodatkowo w całej operacji należy jeszcze uwzględnić kwestie podatku VAT. W zależności od tego czy instytucja, którą reprezentuje partner zagraniczny jest czy nie jest płatnikiem podatku VAT będzie on lub nie będzie naliczony na refakturze. Znacznie prostszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury bezpośrednio na projektodawcę/beneficjenta PO KL.!!! UWAGA: Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 (obowiązują od 1 stycznia 2011 r.) środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów ponadnarodowych mogą być przekazywane przez beneficjenta wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków. - Czy możliwa jest forma współpracy ponadnarodowej pomiędzy podmiotami skupionymi w ramach jednej sieci ponadnarodowej, np. EUNOP? (Pytanie zadano w 2010 roku) Tak, zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, możliwa jest współpraca pomiędzy podmiotami działającymi w partnerstwie nawiązującymi współpracę ponadnarodową z instytucjami działającymi w partnerstwie lub sieci organizacji/instytucji zagranicznych. - Do wniosku o dofinansowanie projektu ponadnarodowego musi zostać dołączony list intencyjny. W jakim języku powinien zostać sporządzony? (Pytanie zadano w 2010 roku) Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL: "list intencyjny składany jest w języku angielskim, francuskim, niemieckim lub polskim. Wersja podpisana w jednym z ww. języków ma charakter obowiązujący. Wraz z tym dokumentem projektodawca/beneficjent składa tłumaczenie listu intencyjnego na język polski (w przypadku podpisania listu intencyjnego w języku obcym)". - Czy partnerzy zagraniczni muszą podpisać się pod wnioskiem wypełnionym w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych? (Pytanie zadano w 2010 roku) Nie, zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL, pod wnioskiem podpisuje się projektodawca oraz partnerzy krajowi (jeśli występują). - W każdym państwie funkcjonują różne programy, w ramach których można składać wnioski w różnych działaniach i na różne typy operacji w odpowiedzi na konkursy ogłaszane w różnych 14

15 terminach. Czy oznacza to, iż każdy partner powinien składać wniosek na konkurs ogłaszany we własnym kraju i wykazywać w nim zadania i budżety innych partnerów, ale wnioskować jedynie o tę część pieniędzy, która jest przypisana jego zadaniom? Równoległe wnioskowanie o środki na realizację projektu przez wszystkich partnerów w ich krajach pochodzenia nie jest obowiązkowe. Jeśli takie rozwiązanie zostanie przyjęte przez partnerów, każdy partner aplikuje o dofinansowanie stosując zasady obowiązujące w jego kraju. Projektodawca PO KL uwzględnia we wniosku o dofinansowanie wyłącznie koszty, które będzie finansował. Zasadniczo będą to koszty jego zadań, lecz może również finansować koszty zadań, za których realizację odpowiada inny partner - wówczas we wniosku o dofinansowanie projektodawca musi uzasadnić takie rozwiązanie. - Jak poszczególni partnerzy powinni opisywać projekt, gdy w każdym kraju i programie formularz jest inny? Partnerzy postępują zgodnie z wymaganiami stawianymi w ich krajach pochodzenia. Natomiast projektodawca PO KL - zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL. - Jak postępować w przypadku, gdy np. 3 partnerów uzyska dofinansowanie dla swoich zadań, a czwarty nie uzyska dofinansowania? Ryzyko takie powinno być wzięte pod uwagę na etapie przygotowywania projektu. Wskazane byłoby przygotowanie rozwiązań alternatywnych. W ostateczności w takiej sytuacji może wystąpić konieczność ograniczenia zakresu współpracy ponadnarodowej lub znalezienia innego źródła finansowania działań (np. nowej i sytuacji partnerskiej). - W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, jest informacja, że Beneficjentami projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej mogą być wszystkie podmioty uprawnione do realizacji projektów w ramach PO KL. Czy oznacza to, że np. w ramach działania o wsparcie ubiegać się będą mogły nie tylko szkoły wyższe? Czy przykładowo partnerem zagranicznym w ramach projektu ponadnarodowego realizowanego w działaniu może być inna instytucja niż szkoła wyższa? Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL Beneficjentami - tj. podmiotami, które mogą wnioskować o dofinansowanie, a następnie realizować projekt PO KL - w ramach Poddziałania , mogą być wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych), nie muszą to być szkoły wyższe, które zgodnie z SzOP stanowią grupę docelową (między innymi), tzn. są podmiotami bezpośrednio korzystającymi z pomocy. Na podstawie kryteriów zawartych w Planie Działania na dany rok, IP/IP2 określa w dokumentacji konkursowej dodatkowe wymagania odnośnie podmiotów uprawnionych do ubiegania się o dofinansowanie. Partnerem ponadnarodowym nie musi być w tym przypadku szkoła wyższa, lecz każda organizacja, z którą możliwe jest prowadzanie współpracy 15

16 ponadnarodowej na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. - Kto może być liderem partnerstwa ponadnarodowego czy każdy z partnerów zagranicznych? (Pytanie zadano w 2010 roku) Informacje na ten temat zawarte są w Instrukcji wypełniania wzoru minimalnego zakresu umowy o współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, pkt. 4 Zagadnienia organizacyjne. - Kiedy należy załączyć list intencyjny do partnera zagranicznego? (Pytanie zadano w 2010 roku) List intencyjny sporządzony na obowiązującym wzorze (stanowiącym załącznik do Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL) oraz podpisany przez partnera zagranicznego, należy załączyć na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu.!!! UWAGA: Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011: Kopia listu intencyjnego jest jedynym załącznikiem, którego instytucja weryfikująca projekt systemowy / IOK może wymagać od partnera ponadnarodowego na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu. - Czy projektodawcą PO KL może być jedynie podmiot zarejestrowany na terytorium Polski? (Pytanie zadano w 2010 roku) Informacje zawarte w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL dotyczącego polskiego projektodawcy nie oznaczają podmiotu zarejestrowanego na terytorium Polski, a jedynie projektodawcę składającego wniosek w ramach polskiego programu PO KL. W ramach programu dopuszczamy bowiem możliwość składania wniosków przez podmioty zagraniczne i to nie ulega zmianie w przypadku projektów współpracy ponadnarodowej (zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL beneficjentami mogą być wszystkie podmioty dopuszczone do ubiegania się o dofinansowanie w ramach PO KL). - Czy liderem partnerstwa ponadnarodowego może być partner zagraniczny jeśli cały projekt jest finansowany ze środków projektodawcy PO KL? Zgodnie z zapisami instrukcji do umowy o współpracy ponadnarodowej: "w przypadku gdy projekt zakłada adaptację na grunt polski rozwiązań funkcjonujących w innych krajach lub w przypadku gdy korzyści ze współpracy ponadnarodowej odnosić ma głównie strona polska - zaleca się ustalenie projektodawcy PO KL jako lidera. W przypadku gdy projekt dotyczy wspólnego wypracowywania produktów i rezultatów lub gdy korzyści ze współpracy ponadnarodowej rozkładają się w miarę jednakowo dla wszystkich partnerów wskazane jest ustalenie systemu rotacji lidera." - Witam serdecznie. Zajmuję się przygotowaniem projektu ponadnarodowego w ramach Poddziałania PO KL. Chciałbym zapytać czy w ramach takiego projektu można ując koszt przeprowadzenia audytu zewnętrznego i czy taki koszt jest kwalifikowalny? Zgodnie z 16

17 "Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL" koszty przeprowadzenia zewnętrznego nie są kwalifikowalne, chyba, że audyt jest wymagany przez IP lub IW (IP2) i został uwzględniony w zatwierdzonym budżecie projektu. Sytuacja ta dotyczy projektów standardowych, czy analogicznie należy rozumieć powyższy zapis w odniesieniu do projektów ponadnarodowych? Bardzo proszę o odpowiedź w tej kwestii. Z wyrazami szacunku Łukasz Napieralski Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi (Pytanie zadano w 2010 roku) Do realizacji projektów współpracy ponadnarodowej mają zastosowanie zasady kwalifikowalności takie jak dla projektów standardowych, zatem cytowany zapis Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL będzie miał zastosowanie również do tego typu projektów. - Jesteśmy w trakcie podpisywania umów z Beneficjantami projektów innowacyjnych w ramach Priorytetu IX - konkurs W związku z tym mam ogromna prośbę odnośnie rozwiania naszych wątpliwości w zakresie budżetu projektu zawartego w umowie ponadnarodowej. Pełna treść pytania: Jesteśmy w trakcie podpisywania umów z Beneficjantami projektów innowacyjnych w ramach Priorytetu IX - konkurs W związku z tym mam ogromna prośbę odnośnie rozwiania naszych wątpliwości w zakresie budżetu projektu zawartego w umowie ponadnarodowej. Beneficjent dysponuje budżetem projektu i ma zamiar refundować koszty zadań realizowanych przez Partnera - czy płacąc Partnerowi za zadanie, za kurs przeliczania euro stosuje sie dla całego projektu "sztywno" kurs euro na dzień ogłoszenia konkursu? (tak zostało wskazane w Instrukcji do sporządzania umowy ponadnarodowej). Biorąc pod uwagę powyższe zależności - w jakiej walucie powinien zostać przedstawiony budżet w umowie ponadnarodowej- euro czy pln? Beneficjent stwierdził ze preferowałby euro, ale w takim razie jak my, jako IP mamy zweryfikować budżet umowy (wyrażony w euro) z budżetem we wniosku (wyrażony w pln)? Odpowiedź KIW: Uprzejmie informuję, że Zasady dokonywania wyboru projektów, jak i Instrukcja wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej mówią, że budżet wniosku o dofinansowanie przelicza się na budżet umowy o współpracy zgodnie z obrachunkowym kursem wymiany Komisji Europejskiej z miesiąca ogłoszenia konkursu (link do strony Komisji jest przedstawiony w ww. Zasadach dokonywania wyboru). Budżet umowy o współpracy ponadnarodowej może być wyrażony w PLN, jeśli partner nie wnosi swoich środków do projektu (cały budżet jest po stronie polskiej) - wtedy kwoty w PLN są ujmowane w budżecie projektodawcy PO KL - partnera nr 1, przy czym proszę pamiętać, że partner ponadnarodowy musi się na takie rozwiązanie zgodzić. Kwestia kursów stosowanych przy ponoszeniu i rozliczaniu kosztów jest uregulowana w Zasadach finansowania (s. 68). IP może zatem zweryfikować prawidłowość kursu zastosowanego do przeliczenia PLN z wniosku na EUR do umowy sprawdzając, czy zastosowano odpowiedni kurs KE (o czym mowa powyżej). Należy 17

18 jednak pamiętać, że ponosząc wydatki i rozliczając je we wniosku o płatność beneficjent zastosuje inne kursy (opisane w Zasadach finansowania), zatem nie unikniemy różnic kursowych. - Czy istnieje możliwość dokumentacji współpracy ponadnarodowej z partnerem zagranicznym jedynie w języku roboczym np. angielskim? Czy należy tłumaczyć np. faktury, noty księgowe, czyli oficjalne dowody poniesienia danych wydatków na język polski? Tak, istnieje możliwość dokumentacji współpracy ponadnarodowej z partnerem zagranicznym w jednym z języków roboczych np. angielskim. Tego typu ustalenia leżą w gestii partnerów i powinny zostać określone na etapie przygotowywania umowy o współpracy ponadnarodowej z partnerem (partnerami) zagranicznymi. W pkt. 4 umowy o współpracy ponadnarodowej Zagadnienia organizacyjne należy wpisać: Jaki(e) język(i) roboczy(e) obowiązuje(ą) w ramach partnerstwa? Dotyczy to również kwestii dokumentacji tej współpracy. Kwestia obowiązku tłumaczenia dokumentów na język polski na żądanie organu kontrolującego wynika z art. 287 ust. 1 pkt. 2, cyt.: 2. Przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. Co więcej, pomimo formalnego braku obowiązku tłumaczenia na bieżąco dokumentów, w tym dokumentów finansowych czy księgowych (np. w przypadku kontroli przez Urząd Kontroli Skarbowej lub Urząd Skarbowy) partnerzy mogą w każdej chwili zostać poproszeni przez kontrolujących o przedłożenie takiego tłumaczenia. Nie musi to jednak być tłumaczenie przysięgłe. Mówi o tym art. 21. ust. 5 Ustawy o Rachunkowości, cyt.: 5. na żądanie organu kontroli lub biegłego reiwidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym. - W projekcie większość wydatków pokrywana jest przez polskiego projektodawcę, jako lidera projektu, w tym wydatki ponoszone przez partnera zagranicznego. Ustalono, że partner będzie przedkładał rachunki (faktury) do refundacji. Partner zagraniczny wystawia te dokumenty na lidera polskiego, a w treści wpisuje za co partner polski ma jemu zwrócić środki. Faktury będą dotyczyły również wynagrodzeń partnera, przy czym w treści rachunku nie będzie zapisu, że jest to za wynagrodzenie, tylko za wykonane usługi. Uwzględniając problemy księgowe z zakwalifikowaniem wydatków zagranicznych, wszystkie wydatki partnera ujęto w 430 usługi obce. Czy jest to sposób akceptowalny? Czy też w ogóle kwestie finansowania i księgowania wydatków są ustalane jedynie między liderem a partnerem? Należy podkreślić, że dokonywanie rozliczeń pomiędzy partnerami odbywa się wyłącznie na zasadzie refundacji poniesionych wydatków. Zatem partner zagraniczny, zgodnie z obowiązującymi Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nie może wystawiać dokumentów bezpośrednio na partnera (lidera) polskiego wtedy istnieje ryzyko zarzutu podwykonawstwa - zlecania usługi do wykonania. Po to, aby nastąpiła refundacja poniesionych wydatków, partner zagraniczny, dla zaksięgowania swoich wydatków w księgach rachunkowych, musi je mieć wystawione na siebie. Wówczas wystawia on notę obciążeniową na lidera polskiego, do której załącznikami będą faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe, wystawione na partnera. W sytuacji, gdyby dokumenty były 18

19 wystawiane na lidera polskiego, wówczas partner ponadnarodowy jako podwykonawca nie ponosiłby odpowiedzialności za wykonane zadania, a dodatkowo lider polski nie miałby żadnego wpływu na prawidłowość tych dokumentów. Natomiast kwestia księgowania w 430 usługi obce, wydatków partnera, po konsultacji z księgowością KIW, wydaje się być prawidłowa. Jednakże KIW, z racji swoich funkcji, może jedynie rekomendować Państwu określone rozwiązania, natomiast ostateczna decyzja, co do wyboru sposobu rozliczania poszczególnych kosztów, musi zostać podjęta przez daną Instytucję Pośredniczącą. - Uprzejmie proszę o informację, czy porozumienie z kilkoma partnerami w projekcie ponadnarodowym musi być podpisane na jednym dokumencie, czy każdy z partnerów może podpisać porozumienie z nami. Innymi słowy jeśli jest pięciu partnerów zagranicznych to mogę mieć 5 porumień czy jedno z podpisami wszystkich partnerów. W ramach projektów współpracy ponadnarodowej PO KL możliwe jest podpisanie umów bilateralnych bądź wielostronnych, jednakże nie więcej niż trzech w ramach jednego projektu. O tym, czy podpisujemy umowę dwustronną czy wielostronną decyduje to, czy nasi partnerzy ponadnarodowi współpracują przy realizacji projektu. Np. mamy lidera z Polski ( PL ) oraz partnerów ponadnarodowych A i B. Jeśli Partnerzy A i B współpracują ze sobą (oraz ze stroną polską) podpisywana jest umowa trójstronna PL+A+B. Jeśli zaś pomiędzy A i B nie dochodzi do współpracy, podpisywane są dwie umowy bilateralne PL+A oraz PL+B. Kwestie te regulują Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, dostępne na stronie oraz na portalu KIW Inne - Witam, mam pytanie odnośnie zasad zawierania partnerstwa przy projektach finansowanych z POKL. Czy dobrze rozumiem, że zgodnie z ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju art.28 a, konkurs z 21 dniowym terminem składania odpowiedzi, jest przewidziany jeśli poszukujemy partnerów z poza finansów publicznych. Czyli w przypadku jeśli liderem ma być lokalna agencja rozwoju regionalnego a jako partnerów chce pozyskać szkoły wyższe (czyli jednostki z sektora finansów publicznych) to taki tryb wyboru partnerów jej nie obowiązuje. Bardzo proszę o informacje, gdzie można by znaleźć więcej informacji na temat zakładania partnerstw. Czy jest jakiś poradnik tematyczny. Pozdrawiam (Pytanie zadano w 2010 roku) Uprzejmie informujemy, że zgodnie z art. 28 a. ust. 4 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju projektodawcy należący do sektora finansów publicznych (podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych) dokonują wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności poprzez ogłoszenie konkursu z terminem co najmniej 21 dni na zgłoszenie partnerów. Jeśli więc partnerem projektu ma być jednostka sektora finansów publicznych nie ma wymogu wyboru tej jednostki w drodze konkursu. 19

20 Więcej informacji nt. realizacji projektów partnerskich znajdzie Pani w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez IZ PO KL (dot. partnerstw krajowych), który jest dostępny na stronie - Na podstawie jakiego dokumentu księgowego (faktury czy noty księgowej) powinno nastąpić rozliczenie z partnerem zagranicznym za opracowną przez niego na podstawie umowy o dzieło analizę (projekt innowacyjny z komponentem ponadnarodowym)? Parnter jest właścicielem instytucji. (Pytanie zadano w 2010 roku) Instytucja Zarządzająca odniosła się w przeszłości do analogicznego pytania, dotyczącego projektów realizowanych w ramach współpracy ponadnarodowej informując, iż nie jest właściwym postępowanie polegające na podpisywaniu przez lidera umów cywilno-prawnych bezpośrednio z pracownikami partnera. Rozliczenia partnerów nie polegają na przedstawieniu faktury lub innych dowodów księgowych, ponieważ partnerzy nie realizują usług zleconych przez beneficjenta (lidera), tylko współuczestniczą w realizacji projektu (zgodnie z podpisaną umową o współpracy ponadnarodowej). Przekazywanie kserokopii dokumentów księgowych jest niezbędne ponieważ beneficjent (lider) powinien posiadać komplet dokumentacji projektu, za którego realizację odpowiada. Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów w projekcie mogą być przekazywane przez beneficjenta do partnerów wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków. Rozliczenia pomiędzy partnerami a beneficjentem (liderem), odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez poszczególnych partnerów. Wraz z zestawieniem partnerzy przedkładają kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych wskazanych w zestawieniu. Należy pamiętać też, że partner zobowiązany jest ponosić wydatki zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. - Jak projektodawca powinien zaplanować w projekcie działania związane z ewaluacją zewnętrzną i czym ewaluacja zewnętrzna różni się od walidacji produktu? (Pytanie zadano w 2010 roku) Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL ewaluacja zewnętrzna stanowi jeden z elementów II etapu realizacji projektu- czyli wdrożenia. W ramach analizy rzeczywistych efektów testowanego produktu projektodawca musi uwzględnić ewaluację zewnętrzną. Ewaluacja ta służy zbadaniu efektywności produktu i powinna zostać wpisana w planie działań, harmonogramie oraz budżecie. To projektodawca jest odpowiedzialny za jej zaplanowanie i przeprowadzenie (najczęściej poprzez zlecenie tego zadania zewnętrznemu wykonawcy). Natomiast walidacja rezultatu finalnego projektu innowacyjnego to ocena gotowego produktu pod względem trafności, użyteczności oraz zgodności z założeniami projektu. Dokonanie walidacji należy do kompetencji Sieci Tematycznych, którym beneficjent (za pośrednictwem Sekretariatu Sieci) przekazuje gotowy produkt, nie później niż 60 dni przed rozpoczęciem ostatniego etapu realizacji 20