Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku

Transkrypt

1 Praktyczne wskazówki dla Wnioskodawców aplikujących o środki w ramach Konkursu zamkniętego na projekty innowacyjne testujące PO KL nr 01/POKL/VI/I /2010 w ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku Gdańsk, 23 sierpień

2 Wprowadzenie Przygotowanie dobrego projektu o charakterze innowacyjnym stanowi duże wyzwanie. Wnioskodawcy mogą doświadczyć trudności, które nie występują przy standardowych konkursach. Na etapie aplikowania o środki na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej podstawowe zagrożenie stanowi zarówno wyjątkowa trudność zagadnienia - wymagająca nowatorskiego podejścia, jak również procedury ubiegania się o dofinansowanie projektu. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku aktualnie realizuje grant Poprawa jakości wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL , dot. stworzenia sieci współpracy pomiędzy instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie PO KL. Do współpracy w ramach grantu, w charakterze Partnerów przystąpiły następujące instytucje: Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku, Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie, Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu, Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie, Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu, Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu oraz Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu. W spotkaniach w ramach w/w inicjatywy biorą również udział przedstawiciele Krajowej Instytucji Wspomagającej i Krajowego Ośrodka EFS. W związku z tym, że zostały zidentyfikowane problemy, dotyczące fazy naboru wniosków, WUP w Gdańsku wystąpił o opinię nt. procedury aplikowania w konkursach na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej do podmiotów, które ubiegały się o środki na realizację w/w projektów w ramach PO KL Wnioskodawcy, wskazując istotne przeszkody w uzyskaniu dofinansowania w większości zgłaszali: skomplikowane procedury i zbyt mało informacji nt. sposobu przygotowania wniosku. Mając na uwadze rozwiązania wypracowane w ramach w/w grantu, Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku przygotował dokument, zawierający praktyczne wskazówki dla Wnioskodawców aplikujących o środki w ramach Konkursu zamkniętego na projekty innowacyjne testujące PO KL nr 01/POKL/VI/IN/2010 w ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Niniejszy dokument ma charakter zaleceń IOK i został stworzony w celu uzupełnienia informacji, dotyczących aplikowania o środki PO KL na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, zawartych w Dokumentacji Konkursu i stanowi jeden z elementów modelu działań informacyjno-promocyjnych, który został wypracowany podczas seminariów, o których mowa powyżej. Dokument zawiera: 1. Listę najczęściej popełnianych błędów formalnych (s.4); 2

3 2. Różnice formalne przy wypełnianiu wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego, w odniesieniu do projektu standardowego (s. 4); 3. Pytania i odpowiedzi (s.5); 4. Na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowania założeń merytorycznych realizacji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej (s.11); 5. Praktyczny przewodnik po dokumentach programowych (s. 15). Mamy nadzieję, że zebrane wskazówki będą stanowić dla Państwa dodatkowe ułatwienie przy ubieganiu się o dofinansowanie na realizację nowych, nieszablonowych rozwiązań służących poprawie sytuacji na rynku pracy, a także przyczynią się do usprawnienia procesu naboru i oceny projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. 3

4 1. Lista najczęściej popełnianych błędów formalnych Do błędów, najczęściej popełnianych na etapie oceny formalnej należą m.in.: sporządzenie wniosku na niewłaściwym formularzu; nieprawidłowe wpisanie Instytucji, do której wniosek zostanie złożony w pkt. 1.5 wniosku o dofinansowanie; brak lub niewłaściwy numeru konkursu w pkt. 1.6 wniosku o dofinansowanie; niezgodność okresu realizacji projektu z warunkami konkursu określonymi w dokumentacji konkursowej (pkt. 1.8 wniosku o dofinansowanie); brak wymaganych podpisów oraz pieczęci osób uprawnionych do podejmowania decyzji wiążących w stosunku do beneficjenta (wskazanych w pkt. 2.6 wniosku o dofinansowanie) w części V wniosku "Oświadczenie"; wartość projektu niezgodna z warunkami konkursu określonymi w dokumentacji konkursowej; niekompletnie wypełniony wniosek (wniosek nie został pozytywnie sprawdzony w ramach generatora i posiada oznaczenie WYDRUK PRÓBNY ); brak drugiego papierowego egzemplarza wniosku o dofinansowanie; brak lub nie dająca się odczytać elektroniczna wersja wniosku (plik XML); niezgodność sum kontrolnych wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną. 2. Różnice formalne przy wypełnianiu wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego, w odniesieniu do projektu standardowego Wniosek o dofinansowanie projektu innowacyjnego różni się od wniosku o dofinansowanie projektu standardowego w dwóch miejscach: 1) Przy wypełnianiu punktu 1.2 Numer i nazwa Działania, należy wybrać Działanie 6.4, które odnosi się do realizacji projektów innowacyjnych w ramach Priorytetu VI PO KL. Po wybraniu w/w Działania formularz wniosku automatycznie zmieni się w punktach: Projekt współpracy ponadnarodowej zaznaczona jest opcja NIE, Projekt innowacyjny zaznaczona jest opcja TAK - w części III Charakterystyka projektu pojawiają się pytania dot. realizacji projektu innowacyjnego, zmianie ulega również punktacja. 2) Ulega zmianie zakres w części III wniosku Charakterystyka projektu oraz zwiększa się liczba znaków, które można wpisać we wniosek o dofinansowanie. Tą część wniosku należy wypełnić zgodnie z instrukcją wypełniania części III wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego testującego (2.1), zawartą w Podręczniku 4

5 przygotowania wniosków o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Pozostałe pola wypełniane są w taki sam sposób jak dla projektu standardowego. Wnioskodawca załącza do wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego takie same załączniki jak dla projektu standardowego. Jeżeli wniosek dotyczy realizacji projektu innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym należy dodatkowo załączyć list intencyjny partnera ponadnarodowego. 3. Pytania i odpowiedzi Na stronie internetowej w zakładce Pytania i odpowiedzi (FAQ), znajdują się następujące informacje, dotyczące projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. 3.1 Projekty innowacyjne - Czy beneficjent projektu innowacyjnego, należący do sektora finansów publicznych każdorazowo składając wniosek zobowiązany jest do uruchomienia procedury wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych (np. w sytuacji kiedy wcześniej instytucja zawarła partnerstwo w celu realizacji innych zadań), czy do każdego projektu konieczna jest odrębna umowa regulująca zasady współpracy? Zawarcie partnerstwa przed realizacją projektu nie zwalnia projektodawcy należącego do sektora finansów publicznych z obowiązku stosowania się do zapisów art. 28 a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, czyli dokonania wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, czyli ogłoszenia otwartego naboru partnerów. Projektodawca w ten sposób udowadnia, że wybrany partner spełnia wymogi i jest najwłaściwszy do realizacji określonego projektu. Należy podkreślić, że z powodu braku otwartego naboru wnioskodawca może mieć problemy z uzupełnieniem pkt. 3.5 we wniosku Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem odnośnie informacji o spełnieniu wymogów w zakresie przejrzystości i bezstronności w wyborze partnerów określonych w art. 28a w przypadku partnerstwa jednostek publicznych i niepublicznych, gdy liderem jest jednostka publiczna. Jednostka publiczna w tym pkt. oświadcza, że wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a. Brak takiej informacji może w sposób negatywny wpłynąć na ocenę wniosku. - W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL jest mowa o twinningu, który jest możliwy pomiędzy instytucjami sektora publicznego działającymi w tym samym obszarze i udzielającymi sobie wsparcia. Czy do tego sektora zalicza się państwowe uczelnie publiczne? Tak, uczelnie państwowe są podmiotami publicznymi i mogą współpracować w ramach twinningu. 5

6 - W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, jest informacja, że Beneficjentami projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej mogą być wszystkie podmioty uprawnione do realizacji projektów w ramach PO KL. Czy oznacza to, że np. w ramach działania o wsparcie ubiegać się będą mogły nie tylko szkoły wyższe? Czy przykładowo partnerem zagranicznym w ramach projektu ponadnarodowego realizowanego w działaniu może być inna instytucja niż szkoła wyższa? Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL Beneficjentami - tj. podmiotami, które mogą wnioskować o dofinansowanie, a następnie realizować projekt PO KL - w ramach Poddziałania , mogą być wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych), nie muszą to być szkoły wyższe, które zgodnie z SzOP stanowią grupę docelową (między innymi), tzn. są podmiotami bezpośrednio korzystającymi z pomocy. Na podstawie kryteriów zawartych w Planie Działania na dany rok, IP/IP2 określa w dokumentacji konkursowej dodatkowe wymagania odnośnie podmiotów uprawnionych do ubiegania się o dofinansowanie. Partnerem ponadnarodowym nie musi być w tym przypadku szkoła wyższa, lecz każda organizacja, z którą możliwe jest prowadzanie współpracy ponadnarodowej na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. - Jak i czy planować działania projektowe podczas ostatniej części I etapu realizacji projektu innowacyjnego, czyli przekazania strategii wdrażania projektu do opinii Sieci Tematycznych? Projekt innowacyjny testujący jest realizowany w dwóch etapach. Etap I czyli etap przygotowania kończy się opracowaniem strategii wdrażania projektu innowacyjnego. Negatywna ocena strategii skutkuje rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu. W trakcie prac nad harmonogramem, w okresie przekazania strategii wdrażania do zaopiniowania przez Sieć Tematyczną należy zaplanować minimum 28 dni roboczych na tzw. przerwę techniczną w realizacji projektu innowacyjnego w taki sposób, aby w tym okresie nie podejmować działań zasadniczych z punktu widzenia projektu. Ten czas powinien zostać również uwzględniony w budżecie projektu, poprzez finansowanie tylko zadań związanych z obsługą projektu i kosztami administracyjnym np. koszty utrzymania biura projektowego. Taki sposób postępowania jest zalecany ze względu na ograniczenie ryzyka ponoszenia kosztów przez beneficjenta w przypadku negatywnej oceny strategii wdrażania projektu lub zalecenia przez Sieci Tematyczne takich zmian, które doprowadzą do konieczności wprowadzenia zmian w dalszym etapie realizacji projektu. - Czy możliwe jest objęcie projektem innowacyjnym grupy docelowej, której nie zdefiniowano w Szczegółowym Opisie Priorytetów w POKL? Interpretacja przekazana przez Instytucję Zarządzającą: Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL projekty innowacyjne realizowane są w ramach poszczególnych Priorytetów PO KL i Tematów dla projektów innowacyjnych a nie Działań /Poddziałań zdefiniowanych w SzOP. Oznacza to, że nie ma podstaw do weryfikacji 6

7 zgodności grupy docelowej projektów innowacyjnych z katalogiem określonym dla danego Działania /Poddziałania SzOP, czyli weryfikacji wpisania grupy docelowej w SzOP. Projekty innowacyjne są finansowane w ramach PO KL i muszą prowadzić do osiągnięcia celów założonych w Programie. W konsekwencji, projekty te muszą wspierać grupy docelowe wpisujące się w cele i zakres Priorytetu, w ramach którego są wdrażane. Weryfikacji podlega fakt, czy objecie danej grupy docelowej projektem przyczynia się do realizacji celów danego Priorytetu. Adresatami wsparcia w tym przypadku mogą być zarówno osoby/podmioty wskazane w SzOP, jak i szersze grupy odbiorców i użytkowników. 3.2 Współpraca ponadnarodowa - Czy firma "matka" z Londynu może zawrzeć umowę/porozumienie z firmą "córką" zarejestrowaną w Polsce i realizować wspólny projekt współpracy ponadnarodowej? Realizacja projektów współpracy ponadnarodowej umożliwia wykorzystanie międzynarodowych doświadczeń i wiedzy zagranicznych partnerów, przetestowanie i udoskonalenie istniejących w ich krajach materiałów i metod, a także wspólne opracowanie nowych produktów. Współpraca ponadnarodowa umożliwia projektodawcom porównanie ich podejścia w zakresie typów realizowanych operacji (projektów) określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL z podejściem stosowanym w innych krajach członkowskich, a także pozwala projektodawcom, którzy zamierzają podjąć pracę lub pracują nad rozwiązaniem takich samych lub podobnych problemów, na znalezienie lepszego, bardziej nowatorskiego rozwiązania sytuacji problemowej niż gdyby realizowali projekt jedynie o zasięgu krajowym. Powyższe korzyści stanowią wartość dodaną wynikającą z realizacji projektów we współpracy ponadnarodowej będącą zarazem podstawową przesłanką do nawiązywania takiej współpracy. Partnerstwo ponadnarodowe tworzy dwóch partnerów w tym jeden z Polski. Podpisanie porozumienia pomiędzy firmą "matką" mającą siedzibę w Londynie a firmą "córką" z siedzibą w Polsce nie stanowi partnerstwa ponadnarodowego. Wymiana doświadczeń pomiędzy firmą matką w Londynie i firmą córką w Polsce odbywa się w sposób ciągły i stanowi istotę tworzenia nowych podmiotów poza krajem pochodzenia firmy matki. Nie istnieją zatem przesłanki do dodatkowego finansowania tej wymiany doświadczeń w ramach PO KL. Firma "córka", jeśli nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 o finansach publicznych), może być natomiast projektodawcą projektu współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL i pozyskać do partnerstwa instytucję/organizację z zagranicy (partnera ponadnarodowego). Firma córka wystąpi wtedy w roli projektodawcy PO KL składającego wniosek o dofinansowanie projektu współpracy ponadnarodowej. Pozyskana do współpracy ponadnarodowej instytucja/organizacja zagraniczna podpisze list intencyjny z firmą córką, a po akceptacji projektu do realizacji umowę o współpracy ponadnarodowej. Projektodawcą może zostać również instytucja/organizacja z Polski i zaprosić do współpracy firmę matkę z Londynu wpisując ją jako partnera ponadnarodowego do wniosku o dofinansowanie projektu i załączając list intencyjny podpisany przez firmę z Londynu. Po 7

8 akceptacji projektu do realizacji zostanie także podpisana umowa o współpracy ponadnarodowej. - Czy inna firma z Polski może zawrzeć umowę bezpośrednio z firmą matką w Londynie, a firma córka w Polsce będzie rozliczać wszelkie koszty, tak aby nie dochodziło do przepływów finansowych? Co do zasady koszty współpracy ponadnarodowej powinny być ponoszone przez poszczególnych partnerów proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa. Instytucja Zarządzająca PO KL zaleca stosowanie zasady wzajemności polegającej na tym, że partnerzy ponadnarodowi w równym stopniu korzystają ze współpracy ponadnarodowej. Dlatego też koszty współpracy są dzielone pomiędzy strony umowy partnerskiej zgodnie z założeniem, że każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie. Jeżeli poszczególne wydatki wiążą się z realizacją zadania przypisanego do konkretnego partnera, on je finansuje. Zasada wzajemności w najpełniejszy sposób odzwierciedla ideę współpracy ponadnarodowej. Powyższa zasada, dotyczące ponoszenia kosztów związanych z nawiązaniem współpracy ponadnarodowej przez każdego partnera z własnych źródeł powodują, iż z punktu widzenia projektu PO KL nie ma znaczenia, kto będzie rozliczał koszty po stronie partnera ponadnarodowego, gdyż nie będą one finansowane w ramach polskiego Programu. Zasada ta oznacza również, że nie będzie dochodziło do przepływów finansowych między partnerami bez względu na ich siedzibę. Ponadto, firma matka i córka to odrębnie zarejestrowane podmioty, co wykluczałoby możliwość ewentualnego przekazania zadań dotyczących rozliczenia kosztów przez firmę córkę w przypadku podpisania umowy przez firmę matkę. - Czy w ramach rozliczeń finansowych projektu współpracy ponadnarodowej możliwe jest refakturowanie? Proszę zwrócić uwagę, że każdorazowe dokonanie płatności generuje określone koszty bankowe. Jeśli to partner zagraniczny będzie płacił za faktury poniesie on koszty przelewu bankowego i nawet, jeśli będą one minimalne to mogą zostać przeniesione na projektodawcę/beneficjenta PO KL za pomocą refaktury wystawionej przez partnera zagranicznego zwiększając tym samym koszty ponoszone przez projektodawcę/beneficjenta PO KL. Ponadto należałoby się zastanowić nad koniecznością dołączenia do refaktury kopii faktury (opisanej i poświadczonej za zgodność z oryginałem), na podstawie której partner zagraniczny dokonał płatności. Dodatkowo w całej operacji należy jeszcze uwzględnić kwestie podatku VAT. W zależności od tego czy instytucja, którą reprezentuje partner zagraniczny jest czy nie jest płatnikiem podatku VAT będzie on lub nie będzie naliczony na refakturze. Znacznie prostszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury bezpośrednio na projektodawcę/beneficjenta PO KL. - Czy możliwa jest forma współpracy ponadnarodowej pomiędzy podmiotami skupionymi w ramach jednej sieci ponadnarodowej, np. EU OP? Tak, zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, możliwa jest współpraca pomiędzy podmiotami 8

9 działającymi w partnerstwie nawiązującymi współpracę ponadnarodową z instytucjami działającymi w parnerstwie lub sieci organizacji/instytucji zagranicznych. - Do wniosku o dofinansowanie projektu ponadnarodowego musi zostać dołączony list intencyjny. W jakim języku powinien zostać sporządzony? Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL: "list intencyjny składany jest w języku angielskim, francuskim, niemieckim lub polskim. Wersja podpisana w jednym z ww. języków ma charakter obowiązujący. Wraz z tym dokumentem projektodawca/beneficjent składa tłumaczenie listu intencyjnego na język polski (w przypadku podpisania listu intencyjnego w języku obcym)". - Czy partnerzy zagraniczni muszą podpisać się pod wnioskiem wypełnionym w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych? Nie, zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL, pod wnioskiem podpisuje się projektodawca oraz partnerzy krajowi (jeśli występują). - W każdym państwie funkcjonują różne programy, w ramach których można składać wnioski w różnych działaniach i na różne typy operacji w odpowiedzi na konkursy ogłaszane w różnych terminach. Czy oznacza to, iż każdy partner powinien składać wniosek na konkurs ogłaszany we własnym kraju i wykazywać w nim zadania i budżety innych partnerów, ale wnioskować jedynie o tę część pieniędzy, która jest przypisana jego zadaniom? Równoległe wnioskowanie o środki na realizację projektu przez wszystkich partnerów w ich krajach pochodzenia nie jest obowiązkowe. Jeśli takie rozwiązanie zostanie przyjęte przez partnerów, każdy partner aplikuje o dofinansowanie stosując zasady obowiązujące w jego kraju. Projektodawca PO KL uwzględnia we wniosku o dofinansowanie wyłącznie koszty, które będzie finansował. Zasadniczo będą to koszty jego zadań, lecz może również finansować koszty zadań, za których realizację odpowiada inny partner - wówczas we wniosku o dofinansowanie projektodawca musi uzasadnić takie rozwiązanie. - Jak poszczególni partnerzy powinni opisywać projekt, gdy w każdym kraju i programie formularz jest inny? Partnerzy postępują zgodnie z wymaganiami stawianymi w ich krajach pochodzenia. Natomiast projektodawca PO KL - zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL. - Jak postępować w przypadku, gdy np. 3 partnerów uzyska dofinansowanie dla swoich zadań, a czwarty nie uzyska dofinansowania? Ryzyko takie powinno być wzięte pod uwagę na etapie przygotowywania projektu. Wskazane byłoby przygotowanie rozwiązań alternatywnych. W ostateczności w takiej sytuacji może wystąpić konieczność ograniczenia zakresu współpracy ponadnarodowej lub znalezienia innego źródła finansowania działań (np. nowej i sytuacji partnerskiej). 9

10 - W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, jest informacja, że Beneficjentami projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej mogą być wszystkie podmioty uprawnione do realizacji projektów w ramach PO KL. Czy oznacza to, że np. w ramach działania o wsparcie ubiegać się będą mogły nie tylko szkoły wyższe? Czy przykładowo partnerem zagranicznym w ramach projektu ponadnarodowego realizowanego w działaniu może być inna instytucja niż szkoła wyższa? Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL Beneficjentami - tj. podmiotami, które mogą wnioskować o dofinansowanie, a następnie realizować projekt PO KL - w ramach Poddziałania , mogą być wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych), nie muszą to być szkoły wyższe, które zgodnie z SzOP stanowią grupę docelową (między innymi), tzn. są podmiotami bezpośrednio korzystającymi z pomocy. Na podstawie kryteriów zawartych w Planie Działania na dany rok, IP/IP2 określa w dokumentacji konkursowej dodatkowe wymagania odnośnie podmiotów uprawnionych do ubiegania się o dofinansowanie. Partnerem ponadnarodowym nie musi być w tym przypadku szkoła wyższa, lecz każda organizacja, z którą możliwe jest prowadzanie współpracy ponadnarodowej na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. - Kto może być liderem partnerstwa ponadnarodowego czy każdy z partnerów zagranicznych? Informacje na ten temat zawarte są w Instrukcji wypełniania wzoru minimalnego zakresu umowy o współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, pkt. 4 Zagadnienia organizacyjne. - Kiedy należy załączyć list intencyjny do partnera zagranicznego? List intencyjny sporządzony na obowiązującym wzorze (stanowiącym załącznik do Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL) oraz podpisany przez partnera zagranicznego, należy załączyć na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu. - Czy projektodawcą PO KL może być jedynie podmiot zarejestrowany na terytorium Polski? Informacje zawarte w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL dotyczącego polskiego projektodawcy nie oznaczają podmiotu zarejestrowanego na terytorium Polski, a jedynie projektodawcę składającego wniosek w ramach polskiego programu PO KL. W ramach programu dopuszczamy bowiem możliwość składania wniosków przez podmioty zagraniczne i to nie ulega zmianie w przypadku projektów współpracy ponadnarodowej (zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL beneficjentami mogą być wszystkie podmioty dopuszczone do ubiegania się o dofinansowanie w ramach PO KL). - Czy liderem partnerstwa ponadnarodowego może być partner zagraniczny jeśli cały projekt jest finansowany ze środków projektodawcy PO KL? 10

11 Zgodnie z zapisami instrukcji do umowy o współpracy ponadnarodowej: "w przypadku gdy projekt zakłada adaptację na grunt polski rozwiązań funkcjonujących w innych krajach lub w przypadku gdy korzyści ze współpracy ponadnarodowej odnosić ma głównie strona polska - zaleca się ustalenie projektodawcy PO KL jako lidera. W przypadku gdy projekt dotyczy wspólnego wypracowywania produktów i rezultatów lub gdy korzyści ze współpracy ponadnarodowej rozkładają się w miarę jednakowo dla wszystkich partnerów wskazane jest ustalenie systemu rotacji lidera." 3.3 Inne - Jak projektodawca powinien zaplanować w projekcie działania związane z ewaluacją zewnętrzną i czym ewaluacja zewnętrzna różni się od walidacji produktu? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL ewaluacja zewnętrzna stanowi jeden z elementów II etapu realizacji projektu- czyli wdrożenia. W ramach analizy rzeczywistych efektów testowanego produktu projektodawca musi uwzględnić ewaluację zewnętrzną. Ewaluacja ta służy zbadaniu efektywności produktu i powinna zostać wpisana w planie działań, harmonogramie oraz budżecie. To projektodawca jest odpowiedzialny za jej zaplanowanie i przeprowadzenie (najczęściej poprzez zlecenie tego zadania zewnętrznemu wykonawcy). Natomiast walidacja rezultatu finalnego projektu innowacyjnego to ocena gotowego produktu pod względem trafności, użyteczności oraz zgodności z założeniami projektu. Dokonanie walidacji należy do kompetencji Sieci Tematycznych, którym beneficjent (za pośrednictwem Sekretariatu Sieci) przekazuje gotowy produkt, nie później niż 60 dni przed rozpoczęciem ostatniego etapu realizacji projektu, czyli upowszechniania i włączenia. Oczywiście, Projektodawca również powinien uwzględnić walidacje w harmonogramie swoich działań. Wynik walidacji przeprowadzonej przez Sieć Tematyczną, jest przekazywany do Instytucji Organizującej Konkurs (IOK). Ostateczną decyzję, co do dalszej realizacji projektu podejmuje IOK w zależności od opinii Sieci Tematycznej. Ważne jest więc, aby w ewentualnych następnych wnioskach Projektodawca wyraźnie zaplanował jako odrębne działanie ewaluację zewnętrzną, a dodatkowo w harmonogramie przewidział właściwy czas na walidację rezultatu. 4. a co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowania założeń merytorycznych realizacji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej Zgodnie z zapisami Planu Działania na rok 2010 dla Priorytetu VI, dla projektów składanych w odpowiedzi na Konkurs nr 01/POKL/VI/IN/2010, określono kryteria merytoryczne wyboru projektów innowacyjnych, które zostały wyszczególnione również w dokumentacji konkursu. 11

12 Wskazówki, jakie informacje należy uwzględnić w poszczególnych punktach wniosku aplikacyjnego znajdują się w Podręczniku przygotowywania wniosków w ramach PO KL. Ponadto w Karcie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego testującego składanego w trybie konkursowym w ramach PO KL, do poszczególnych punktów wniosku projektowego, zostały przyporządkowane pytania na podstawie których Komisja Oceny Projektów wybierze te projekty, które najbardziej odpowiadają potrzebom grup docelowych oraz przynoszą największe efekty w odniesieniu do poniesionych nakładów. Warto jednak zwrócić uwagę, że przy sporządzaniu wniosku o dofinansowanie realizacji projektu innowacyjnego i/lub współpracy ponadnarodowej, szczególnie istotne są następujące kwestie: 4.1 Projekty innowacyjne 1. Innowacyjny wymiar projektu projekt innowacyjny musi zakładać takie cele, rezultaty i działania, których realizacja nie jest możliwa w ramach projektów standardowych. Podstawową przesłanką do realizacji projektu innowacyjnego jest wynikająca z niego wartość dodana tj. dodatkowe korzyści, których bez wsparcia zrealizowanego w ramach projektu nie można byłoby osiągnąć (np. doświadczenie zdobyte w trakcie współpracy z partnerami; transfer wiedzy nt. obszaru wsparcia, pozyskanej ze środowisk naukowo-badawczych; większa efektywność wypracowanych produktów nad dotychczasową praktyką). Ponadto przy ocenie innowacyjności Komisja Oceny Projektów będzie odnosić się do zrealizowanych i realizowanych przedsięwzięć. Zgodnie z rekomendacjami, z badania Ewaluacja bieżąca Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski : Rozwiązania, które z dużym prawdopodobieństwem zostaną w najbliższym czasie opracowane przez instytucje komercyjne z zasady nie powinny być wspierane z wykorzystaniem środków publicznych. 2. Potencjał i doświadczenie Wnioskodawcy w danym obszarze działania, a także partnerstwo na rzecz realizacji projektu. W celu wypracowania efektywnych rozwiązań w projekcie o charakterze innowacyjnym, niezbędna jest współpraca właściwych instytucji. Musi zostać nawiązana szeroka współpraca pomiędzy instytucjami zaangażowanymi w realizację zadań z zakresu danej problematyki. Bardzo ważny jest również potencjał badawczy Wnioskodawcy - specyfika projektu innowacyjnego przejawia się m.in. w zwiększonych wymaganiach, dotyczących ogólnych założeń projektowych, a także poszczególnych etapów realizacji projektu. Aby trafnie określić faktyczne zapotrzebowanie na rozwiązania zaproponowane w ramach realizacji projektu, Wnioskodawca powinien mieć potencjał badawczy, który pozwoli na prawidłową diagnozę sytuacji wyjściowej, a także na późniejsze ewentualne modyfikacje pierwotnych założeń projektowych oraz możliwości upowszechnienia wypracowanych rozwiązań. Istotny jest również potencjał finansowy Projektodawcy, aby zadania zaplanowane w harmonogramie realizacji projektu, w sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych opóźnień w przekazaniu dotacji, mogły być zrealizowane w terminie, bez uszczerbku dla jakości całego przedsięwzięcia. Przy 12

13 ocenie potencjału instytucji aplikującej o środki na realizację projektu innowacyjnego ważny jest także element współpracy Projektodawcy z użytkownikami tj. z instytucjami, które będą wdrażać w praktyce wypracowane rozwiązania. 3. Projekt innowacyjny z zasady powinien być ukierunkowany pod kątem możliwości upowszechnienia wypracowanych rozwiązań, w związku z tym bardzo ważne jest, aby w przygotowaniu projektu od samego początku byli zaangażowani Partnerzy i instytucje, które w przyszłości będą wykorzystywać w praktyce produkt projektu innowacyjnego. W ten sposób wszelkie działania, planowane we wniosku, będą miały swoje praktyczne uzasadnienie. 4. Należy wziąć pod uwagę ryzyko realizacji projektu, które w przypadku projektów innowacyjnych jest wyższe niż w przypadku projektów standardowych. Już na etapie planowania należy określić działania, mogące zapobiec lub zminimalizować potencjalne zagrożenia, które mogą utrudnić lub uniemożliwić realizację projektu, dotyczące np.: - nawiązania i funkcjonowania partnerstwa, gdzie ze względu na konieczność skoordynowania działań wielu partnerów, realizacja poszczególnych zadań w ramach projektu jest bardziej czasochłonna i skomplikowana; - po fazie badania i analizy może się okazać, że występuje konieczność wprowadzenia gruntownych zmian realizacji projektu, zaproponowania alternatywnych rozwiązań; - w wyniku analizy i oceny ekspertów występuje możliwość przerwania realizacji projektu - konieczność przygotowania oraz akceptacji strategii i proces walidacji; - nieprzewidywalność końcowych efektów projektu innowacyjnego. Istotną rolę w tym zakresie pełni ewaluacja zewnętrzna, jako narzędzie służące opracowaniu ostatecznej wersji produktu. 5. Projekty innowacyjne podlegają ocenie w trakcie realizacji (ocena strategii, walidacja), która decyduje o dalszym finansowaniu projektu. W tym czasie następuje przestój w realizacji projektu, co w praktyce sprowadza się do zawieszenia wszelkich prac podejmowanych w ramach projektu. W związku z powyższym, zgodnie z wcześniej przytoczoną odpowiedzią KIW: ten czas powinien zostać również uwzględniony w budżecie projektu, poprzez finansowanie tylko zadań związanych z obsługą projektu i kosztami administracyjnym np. koszty utrzymania biura projektowego. Taki sposób postępowania jest zalecany ze względu na ograniczenie ryzyka ponoszenia kosztów przez beneficjenta w przypadku negatywnej oceny strategii wdrażania projektu lub zalecenia przez Sieci Tematyczne takich zmian, które doprowadzą do konieczności wprowadzenia zmian w dalszym etapie realizacji projektu. 13

14 6. Definiując cele projektu należy wziąć pod uwagę cykl rozwoju produktu oraz możliwość wdrożenia wypracowanych rozwiązań - czy są realne do wykonania, czy w celu ich upowszechnienia konieczna była by zmiana wielu aktów prawnych. Zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej, określoną w piśmie DZF-I HK/10 z dnia 25 maja br., przy ocenie merytorycznej wniosków o dofinansowanie realizacji projektów innowacyjnych, w przypadku dwóch lub więcej projektów innowacyjnych o równej ogólnej liczbie punktów, wyższe miejsce na liście rankingowej otrzymuje ten wniosek, który uzyskał kolejno wyższą liczbę punktów w następujących punktach Karty oceny merytorycznej: Innowacyjność Uzasadnienie potrzeby realizacji i cel projektu Rezultaty Działania - IV Wydatki Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem. Powyższe wytyczne mają zostać uwzględnione w kolejnej nowelizacji Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL. 4.2 Projekty współpracy ponadnarodowej Zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej, określoną w piśmie DZF-I HK/10 z dnia 26 maja br., aby uznać projekt za ponadnarodowy, muszą wystąpić następujące przesłanki: - Podstawową kwestią formalną jest realizacja projektu w partnerstwie z podmiotem zagranicznym. Należy jednak mieć na uwadze, że sam udział w realizacji projektu partnera zagranicznego nie jest warunkiem wystarczającym do uznania go za projekt ponadnarodowy; - Uwzględnienie w działaniach między partnerami form kwalifikowanych przewidzianych w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, tj.: 1) Organizowanie konferencji, seminariów, warsztatów i spotkań, 2) Prowadzenie badań i analiz, 3) Przygotowanie, tłumaczenie i wydawanie publikacji, opracowań, raportów, 4) Adaptowanie rozwiązań wypracowanych w innym kraju, 5) Doradztwo, wymiana pracowników, staże, wizyty studyjne, 6) Wypracowanie nowych rozwiązań; - Kwestią zasadniczą jest element wymiany doświadczeń między partnerami, wynikających z ich funkcjonowania w innym kraju oraz proces wzajemnego uczenia się partnerów na poziomie ponadnarodowym; 14

15 - Zgodność z polskim prawem: Beneficjent jako lider Partnerstwa powinien zapewnić, aby wydatki ponoszone w ramach projektu przez partnera zagranicznego zostały odpowiednio udokumentowane, a przepływy finansowe między liderem a partnerem były zgodne z polskim prawem w zakresie finansów publicznych. Również umowa partnerska musi zostać zawarta zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem. W oparciu o w/w przesłanki, weryfikowane na podstawie zapisów we wniosku projektowym, IOK będzie podejmować decyzję dot. charakteru projektu. Projekt wdrażany w partnerstwie z podmiotem zagranicznym, w przypadku którego nie zostały spełnione w/w kryteria merytoryczne, będzie traktowany jako projekt realizowany w partnerstwie krajowym. 5. Praktyczny przewodnik po dokumentach programowych Informacje nt. specyfiki projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej znajdują się w następujących dokumentach: Zasady wyboru projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej zostały określone w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2010, opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W rozdziałach 2-6 niniejszego dokumentu znajdują się informacje, dotyczące wdrażania wszystkich projektów realizowanych w ramach PO KL, w tym projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Natomiast w rozdziale 7 wskazano na kwestie dodatkowe, wynikające ze specyfiki projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. W Podręczniku przygotowania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 01 kwietnia 2009 r., przygotowanym przez IZ PO KL, znajdują się kompleksowe informacje nt. przygotowania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL, zarówno od strony technicznej (dot. użytkowania Generatora Wniosków Aplikacyjnych) oraz zagadnień merytorycznych w zakresie informacji jakie mogą znaleźć się we wniosku o dofinansowanie oraz sposobu ich zaprezentowania. Szczegółowe informacje, dotyczące wyłącznie projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej znajdują się w rozdziale 2 pkt. 3 niniejszego dokumentu. W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL z dnia 1 kwietnia 2009 r., opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, znajdują się informacje nt. organizacji procesu wdrażania w/w projektów, ze wskazaniem zadań poszczególnych podmiotów zajmujących się tą tematyką. W Zaleceniach dla Instytucji Pośredniczących i Instytucji Pośredniczących II stopnia w zakresie projektów innowacyjnych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach 15

16 z lipca 2009 r., opracowanych przez Krajową Instytucję Wspomagającą, zostały zawarte wskazówki dla IP/IP2, dotyczące planowania konkursów na realizację w/w projektów. Dokument ten ma charakter pomocniczy a nie obligatoryjny. W Zaleceniach dla Instytucji Pośredniczących i Instytucji Pośredniczących II stopnia w zakresie projektów współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach z czerwca 2009 r., opracowanych przez Krajową Instytucję Wspomagającą, zostały zawarte wskazówki dla IP/IP2, dotyczące planowania konkursów na realizację w/w projektów. Dokument ten ma charakter pomocniczy a nie obligatoryjny. W poradniku Od pomysłu do projektu innowacyjnego Poradnik dla projektodawców projektów innowacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, 2009 r. opracowanym przez Krajową Instytucję Wspomagającą, znajdują się zalecenia, dotyczące przygotowania i oceny wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego złożonego w trybie konkursowym. Poradnik został przygotowany w oparciu o zapisy dokumentów programowych PO KL, jak również doświadczenia Fundacji Fundusz Współpracy we wdrażaniu projektów innowacyjnych realizowanych w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL oraz Programu Leonardo da Vinci. Ponadto, Wnioskodawcy którzy w ramach projektu planują nawiązać współpracę ponadnarodową, w celu znalezienia Partnera mogą skorzystać z dostępnej bazy instytucji, zainteresowanych podjęciem takiej współpracy. Na stronie Krajowej Instytucji Wspomagającej ( po prawej stronie ekranu znajduje się zakładka European Social Fund Toolkit. Toolkit (Transnational Partner Search) jest narzędziem internetowym, umożliwiającym poszukiwanie partnerów realizacji projektów, zakładających współpracę ponadnarodową. W zakładce tej znajduje się również instrukcja obsługi bazy poszukiwania partnerów. Ponadto Krajowa Instytucja Wspomagająca w porozumieniu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Gdańsku będzie starać się uzyskać opinię nt. zagranicznej instytucji deklarującej gotowość nawiązania partnerstwa w ramach projektu współpracy ponadnarodowej. Pozostałe kwestie regulują dokumenty ogólne, obowiązujące dla wszystkich projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Publikacje, dotyczące projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej znajdują się na stronie internetowej Krajowe Instytucji Wspomagającej 16