WNIOSKI I ZALECENIA. W zakresie ladu organizacyjnego 1. W polityce rachunkowości: a) brak określenia aktualnych wersji oprogramowania księgowego i pla

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, DELKWI ll llii l llilliiilliiiiliiiiiiiiil Pani Bożena Kobierska Dyrektor PRZEDSZKOLA MIEJSKIEGO NR 18 ul. BRZOZOWA GLIWICE ul.2wycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.giiwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.g iwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: i(`aw.17l WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 23 stycznia 2017 r. do 17 lutego 2017 r. W Przedszkqu Miejskim nr 18 w Gliwicach, przy ul. Brzozowej 50 przez pracowników wydzialu Kontroli iaudytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych W toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 23 marca 2017 r. W okresie objętym kontrolą na stanowisku dyrektora jednostki zatrudniona była pani Bożena Kobierska. PRZEDMIOT KONTROLI Prowadzenie rachunkowości, w tym ewidencja i inwentaryzacja Środków trwalych. Zgodność gospodarowania finansami z przepisami ustawy o finansach publicznych. ZAKRES KONTROLI Kontrola obejmowała okres od listopada 2014 r. do stycznia 2017 r. Kontrolą objęto: w rachunkowość w tym ewidencję i inwentaryzację środków trwałych, w wydatki budżetowe na łączną kwotę ,53 zł, - dochody budżetowe na iączną kwotę 893,00 zł, w dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów na łączną kwotę 2.298,50 zi. n Metropolia OCENA OBSZARU OBJĘTEGO KONTROLĄ W zakresie objętym kontrolą, poza wyjątkami opisanymi w dalszej części wystąpienia, jednostka przestrzegała obowiązujących przepisów iprocedur oraz zapewniła ochronę zasobow poprzez nadzór nad użytkowanym mieniem. I! ;ń-u -Silesiawww.gzm.org.pl

2 WNIOSKI I ZALECENIA. W zakresie ladu organizacyjnego 1. W polityce rachunkowości: a) brak określenia aktualnych wersji oprogramowania księgowego i placowego - co narusza art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, b) brak wykazania programu wykorzystywanego do ewidencji majątku - Inwentarz Optivum ~ co narusza art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, c) brak zapisów w zakresie wyceny należności, tj. zasad dotyczących ujmowania odsetek zgodnie z 8 ust. 5 rozporządzenia wsprawie szczególnych zasad rachunkowości (. ), d) zawarcie zapisu sprzecznego z pkt. 19a zarządzenia organizacyjnego nr PM-79/1O Prezydenta Miasta. Zalecenie nr 1 Niezwlocznie uzupelnić/zmienić treśc' polityki rachunkowości w zakresie opisanym w pkt. 1. Wprowadzić system okresowego przeglądu i aktualizacji polityki.. Przypadki nieprzestrzegania procedur kontroli finansowej, w tym: a) sprawdzenie i zatwierdzenie listy wypłaty z tyt. umów zleceń przed wystawieniem rachunku i stwierdzeniem, że praca umowna została wykonana, b) przypadki braku daty wystawienia rachunku, stwierdzenia wykonania umowy, podpisania przez zleceniobiorcę rachunku do umowy zlecenia, określenia dnia w którym praca została wykonana, daty złożenia rachunku od którego uzależniony jest termin wyplaty wynagrodzenia, c) w umowach zlecenia brak zapisów o sposobie wyplaty wynagrodzenia (jednorazowo za cały czas trwania umowy czy w częściach), d) dokonanie wydatku przez pracowników jednostki bez upoważnienia, tj. przed sprawdzeniem i zatwierdzeniem faktur do zaplaty, e) brak na dokumentach wskazania celu dokonania wydatku lub jego podstawy prawnej, co narusza zasady określone w poleceniu służbowym nr 5/14 Prezydenta Miasta. Zalecenie nr 2 Zapewnić przestrzeganie obowiązujących procedur kontroli finansowej. LIJ. Brak for-mainer powierzenia obowiązków w zakresie ustalania i dochodzenia opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz zywienie dzieci w jednostce. Zalecenie nr 3 iii/w. obowiązki powierzyc' pracownikowi na piśmie. Wprowadzić system okresowego przeglądu i aktualizacji zakresów czynności pracowników.. W ewidencji analitycznej podstawowych środków trwalych brak: a) wskazywania numerów dowodów księgowych będących podstawą księgowania nabycia lub likwidacji środków trwałych - art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, b) krotkiej charakterystyki lub Wskazania numerów fabrycznych dla dwóch środków trwałych. Zalecenia nr 4 Wzmdc nadzór nad prowadzeniem ewidencji środków trwalych, uzupelnić brakujące zapisy. 2/5

3 W zakresie przestrzegania przepisów i procedur 5. Naruszenie zasad określonych w art. 21 ust.1 pkt 3) ustawy o rachunkowości z uwagi na brak sporządzenia dowodów żródiowych będących podstawą księgowania odpisów amortyzacyjnych za 2015 rok. Naruszenie zasad określonych w ustawie o Finansach pubiicznych: a) W art. 44 ust. 3 pkt 3) poprzez zapłatę w 2 przypadkach (na 111 wydatków objętych kontrolą) zobowiązań po wymaganym terminie płatności na łączną kwotę 3.976,19 zł; z uwagi na powyższe nie stwierdzono zapłaty odsetek za zwłokę ani kar, b) W art. 54 ust. 3 poprzez brak parafowania przez głównego księgowego 12 umów (na 34 objęte kontrolą). Naruszenie zasad określonych w art. 39 u`st. 1 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych poprzez brak zawarcia w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych poziomu maksymalnego wynagrodzenia zasadniczego. Naruszenie zasad określonych w art. 53 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela poprzez zniżenie odpisu na zakładowy fundusz Świadczeń socjałnych za 2016 r. o kwotę 169,00 zł. Naruszenie zasad określonych w załączniku nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz rozporządzeniu w sprawie Klasyfikacji Srodków Trwałych poprzez zakwalifikowanie niektórych srodków trwałych od niewłaściwych grup klasyfikacji, a tym samym ustalenie stawek amortyzacyjnych niezgodnych z ustawą o podatku dochodowym (...). 10. Naruszenie zasad określonych w rozporządzeniu wsprawie szczególnych zasad rachunkowości (...) z uwagi na nieprowadzenie ewidencji po stronie MA konta 980 oraz WN konta 998 w związku z czym na koniec roku konta te wykazują salda. 11. Naruszenie zasad określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów (...), poprzez zaklasyfikowanie wydatków do nieprawidłowych paragrafów klasyfikacji budzetowej. W momencie wydatkowania Środków jednostka posiadała zabezpieczone środki w planie finansowym w odpowiednich paragrafach. 12. Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 55/10 Prezydenta Miasta z uwagi na brak w 9 umowach wymaganych ww. zarządzeniem zapisów określających wysokość wynagrodzenia. 13. Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 70/08 Prezydenta Miasta z uwagi na brak w 9 umowach wymaganych zapisów dotyczących zasad udzielania zgody na obrót wierzytelnościami. 14. Naruszenie zasad określonych w zarządzeniach organizacyjnych nr PM - 58/11 i92/15 poprzez dokonanie (w 10 przypadkach) wydatków ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności określonym w umowach na łączną kwotę ,74 Zł. 15.Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta z późniejszymi zmianami poprzez brak zaewidencjonowania na koncie 013 zabawek na łączną kwotę 977,00 zł. Zalecenie nr 5-15 ZapeWnić przestrzeganie obowiązujących przepisów, procedur oraz zawartych umów. Niezwłocznie uzupeinic' brakujące zapisy w regulaminie'wynagradzania pracowriików samorządowych. Dokonać korekty odpisu ZFSS za 2016 r. Skorygować nieprawidiowo ustaione stawki amortyzaq/jne. Uzupełnić brakujące zapisy w ewidench konta 013.

4 W zakresie wiarygodności sprawozdań 16. Wykazanie niewłaściwych danych w sprawozdaniach budżetowych za 2014 r., 2015 r. i 2016 r. w związku z przypadkami braku bieżącego prowadzenia ewidencji na koncie zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Zalecenie nr 16 Zapewnić przestrzeganie zasad określonych w art. 20 ust. 1 ustawy orachunkowości oraz rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (...)..Wykazanie w nw. sprawozdaniach budżetowych danych niezgodnych z ewidencją księgową: a)w sprawozdaniu REJ-285 na koniec 2015 r. danych dot. planów finansowych niezgodnie z ewidencją księgową prowadzoną na koncie 980 w poszczególnych paragrafach rozdziału i 80148, ogółem w rozdziale wykazanie niezgodnych danych na kwotę ,00 zł, b)w sprawozdaniu Ria-27S za I kwartał 2016 r. danych dot. salda końcowego należności ogołem niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej w wysokości 3,04 zł, c) w sprawozdaniu Rb-27S za III kwartał 2015 r. danych dot. salda końcowego należnosci ogółem niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej w wysokości 65,66 zł, d) w sprawozdaniu Ria-345 za II kwartał 2015 r. należności niezgodnych z ewidencją księgową w wysokości 570,65 zł, e) w sprawozdaniu Ria-345 za III kwartał 2016 r. danych dot. dochodów niezgodnie z ewidencją księgową w wysokości 68,79 zł. Zalecenie nr 1 7 Zapewnić przestrzeganie zasad określonych w 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W zakresie ochrony zasobów 18. W ewidencji szczegółowej podstawowych środków trwałych: a) powierzonych innym osobom (np. laptopy, tablet) brak wskazania tych osób jako odpowiedzialnych za dany Środek trwały - co narusza zasady określone wzałączniku nr 3 do rozporządzenia Wsprawie szczególnych zasad rachunkowości (...), b) ujęcie jako odrębne obiekty inwentarzowe składników majątkowych nie speiniających wymogów zawartych w art. 3 ust. 1 pkt 15) ustawy o rachu nkowos'ci. Zalecenie nr 18 Niezwłocznie uzupelnic' w ewidencji szczegolowej podstawowych środków trwalych zapisy dotyczące osób, którym powierzono odpowiedzialność materialną za środki trwale. Ewidencję środków trwałych prowadzić zgodnie z ww. przepisami. 19. Przypadki braku oznaczenia składników majątkowych lub oznaczenie numerem inwentarzowymi innym niż wynikający z ewidencji szczegolowej. Zalecenie nr 19 Dokonać oznaczenia Środków trwalych zgodnie z ewidencją szczególową. 4/5

5 20. Zagubienie aktualizacji polityki rachunkowości. Zalecenie nr 20 Dokumentację systemu rachunkowości` przechowywac' zgodnie z art. 71 ust. I oraz 74 ust. 2 pkt, 5 ustawy o rachunkowości. Od oceny i zaleceń zawartych W wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o podjętych dzialaniach w celu realizacji zaleceń pokontrolnych naieży przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretzrz Mia'sta An j Karasiński 5/5