PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 15.LlP.ZUl7 IIIlIlllil i liiiiiiiiiiililiiliiii ui.zwycięstwa Gliwice Tel

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 15.LlP.ZUl7 IIIlIlllil i liiiiiiiiiiililiiliiii ui.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.g iwice.p PANI MAŁGORZATA BAŁUTA DYREKTOR PRZEDSZKOLA MIEJSKIEGO NR 27 UL. TARGOSZA GLIWICE W odpowiedzi na pismo proszę pgwdiä'ć się na nr sprawy: KMI/ WYSTĄPIENIE POKONTROLN E Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa ~ 100 Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 16 lutego 2017 r. do 17 marca 2017 r. oraz od 23 marca 2017 r. do r. w Przedszkolu Miejskim nr 27 w Gliwicach, przy ulicy Targosza 3 przez pracowników wydziału Kontroli iaudytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli opartoina ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 3 lipca 2017 r. W okresie objętym kontrolą na stanowisku dyrektora jednostki zatrudniona był-a pani Małgorzata Bałuta. PRZEDMIOT KONTROLI Prowadzenie rachunkowości, w tym ewidencja i inwentaryzacja środków trwałych. Zgodność gospodarowania finansami z przepisami ustawy o finansach publicznych. ZAKRES KONTROLI Kontrola obejmowała okres Kontrolą objęto: - rachunkowość, w tym ewidencję i inwentaryzację środków trwałych, - wydatki budżetowe na łączną ,46 zł, - dochody budżetowe na łączną kwotę 1.770,00 zl, w dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów na łączną kwotę 3.525,00 zl...- E Metropolia eas-.silesiawww. gzm. org.pi OCENA OBSZARU OBJĘTEGO KONTROLĄ W zakresie objętym kontrolą, poza przypadkami opisanymi w dalszej części wystąpienia, jednostka przestrzegała obowiązujących przepisów i procedur, zapewnila wiarygodność sprawozdań budżetowych i finansowych oraz ochronę zasobów poprzez nadzór nad użytkowanym mieniem.

2 WNIOSKI I ZALECENIA. W zakresie sprawności organizacyjnej 1. Brak aktualizacji procedury nr 6 w zakresie zasad zastępowania Dyrektora jednostki w związku z wydanym zarządzeniem Prezydenta Miasta nr 1265/15. W polityce rachunkowości brak uregulowań, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt. 1, 2 i 3 pkt. c ustawy o rachunkowości, tj.: a) okresu sprawozdawczego, o którym mowa w 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (...), IJ) zasad dotyczących ujmowania odsetek zgodnie z 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (..,), c} określenia aktualnych wersji oprogramowania oraz dat rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji finansowo - księgowej, oraz występują zapisy dot. planu kont niezgodne z aktualnym stanem prawnym. DJ Brak uregulowania w Wewnętrznych procedurach jednostki sposobu dokumentowania, pobierania i rozliczania zaliczek. Zalecenie nr 1-3 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych. Wprowadzić system okresowego przeglądu i aktualizacji regulacji wewnętrznych. Występują przypadki, że dowody księgowe nie są opatrywane datą sprawdzenia izatwierdzenia wydatku, są opatrywane datą wspólną oraz niezgodną ze stanem faktycznym. Zalecenie nr 4 Wprowadzić zasadę odrębnego nanoszenia na dowody księgowa dat sprawdzenia i zatwierdzenia wydatku. Datę sprawdzenia i zatwierdzenia wydatku nanosić w momencie skiadania podpisów na dokumentach. Sposób przechowywania ksiąg rachunkowych daje możliwość otwarcia niewłaściwej wersji ksiąg oraz dokonywanie w nich zmian, co skutkowało przedstawieniem do kontroli nieprawidłowych danych. Zalecenie nr 5 W archiwum pozostawić wylącznie zamknięte zgodnie z obowiązującymi przepisami księgi rachunkowe. Usunąć nieaktualne i niewlasciwe wersje ksiąg. Przypadki błędnego ustalenia należności z i żywienie oraz z tytułu odsetek. tytqu oplat za pobyt w przedszkolu Zalecenie nr 6 Dokonać przeglądu i korekty blędnie naliczonych odpiatności. W zakresie przestrzegania przepisów i procedur 7. Naruszenie zasad określonych w ustawie o rachunkowości w: a) art. 13 ust. 4 pkt 1 - poprzez oznaczenie komputerowych wydruków kart kontowych nazwą innej jednostki, b) art. 16 ust. 1 - poprzez wystąpienie różnicy na koniec 2016 r. pomiędzy łączną wysokością amortyzacji środków trwałych wynikającą z zestawienia środków trwałych (ewidencją pomocniczą), a ewidencją konta 071, 2/5

3 art. 20 ust. 1 - poprzez brak bieżącego ujmowania w ewidencji konta 980 dokonywanych zmian w planie finansowym, d) art. 20 ust. 2 - poprzez przypadki dokonywania zapisów w księgach rachunkowych bez dowodów żródłowych, e) art. 21 ust. 1 pkt. 6 - poprzez brak na dokumentach podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację dowodów księgowych, f) art. 21 ust. 1 - poprzez przypadki braku na dowodach księgowych numeru identyfikującego, g) art. 22 ust. 1 - poprzez przypadki braku zgodności opisów na dokumentach księgowych dot. sposobu zakwalifikowania wydatków do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej oraz zadania budżetowego ze stanem faktycznym, h) art. 23 ust. 2 pkt. 2 - poprzez brak w zapisach księgowych wskazania numerów dow0dów księgowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencji księgowej środków trwałych, ' i) art. 24 ust. 2 - poprzez przypadki braku zgodności zapisów w księgach rachunkowych z treścią dokumentów księgowych, art. 28 ust. 2 - poprzez błędną wycenę trzech Środków trwałych, art. 73 ust. 1 - poprzez przypadki niezgodnego ze stanem faktycznym opisywania segregatorów zawierających dokumenty księgowe, art. 74 ust. 1 - poprzez brak przechowywania w jednostce Sprawozdania finansowego za 2010 r. Naruszenie zasad określonych ustawie o finansach publicznych w: a) art. 44 ust. 1 - poprzez dokonanie wydatku na kwotę 1.377,45 zł bez uprzedniego zabezpieczenia środków w planie finansowym, b) art. 44 ust. 3 pkt. 3 ~ poprzez dokonanie wydatku w wysokości wyzszej o 80,94 zł od zaciągniętego zobowiązania, c) art. 54 ust. 3 - poprzez brak potwierdzenia przez głównego księgowego przeprowadzenia wstępnej kontroli 10 umów, d) art poprzez przypadek zaciągnięcia zobowiązania w imieniu jednostki przez głównego księgowego nie posiadającego formalnego umocowania do ww. czynności. Naruszenie zasad określonych w art. 39 ust. 1 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych poprzez brak określenia maksymalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego w regulaminie wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami. 10. Naruszenie przepisów z zał. nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych poprzez zakwalifikowanie wydatków do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej na ogólną kwotę 221,50 zl. 11, Naruszenie zasad określonych w zał. nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (...) poprzez ujmowanie zaangażowania na koncie 998 na podstawie faktur, zamiast na podstawie zawartych umów. 12. Naruszenie zasad określonych w poleceniu służbowym Prezydenta Miasta nr 5/14 poprzez: a) brak opisu wskazującego cel dokonania wydatku lub podstawy prawnej wydatku na dowodach księgowych z lat , b) przypadki braku umieszczania na dowodach księgowych dat dokonania kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej oraz dat zatwierdzenia do wypłaty. 13. Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 55/10 Prezydenta Miasta z uwagi na brak w 6 umowach wymaganych ww. zarządzeniem zapisów określających wysokość wynagrodzenia. 3/5

4 14.Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 70/08 Prezydenta Miasta z uwagi na brak w 8 umowach wymaganych zapisów dotyczących zasad udzielania zgody na obrót wierzytelnościami. 15.Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 92/15 w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów poprzez dokonanie płatności składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy wynikających z list płac ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności. 16. Naruszenie zasad określonych w regulacjach wewnętrznych jednostki poprzez: a) brak na dowodach księgowych z lat opisu merytorycznego oraz adnotacji, iż wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym, b) brak umieszczania wykazów skladników rzeczowych w każdym pomieszczeniu, c) brak stosowania dokumentu Przyjęcie Środka trwałego - OT", d} brak stosowania opisów na fakturze dotyczących zakupu Środków trwałych (numeru inwentarzowego i miejsca użytkowania). 17. Naruszenie zasad dotyczących terminu płatności wynikającego z zawartej umowy. Zalecenie nr 7-17 Zapewnić przestrzeganie obowiązujących przepisów, procedur oraz zawartych umów. Wzmóc nadzór nad wytwarzaną dokumentacją finansową i księgową wjednostce. Dokonać korekty biednie naliczonej amortyzacji (pkt. 8b). W zakresie wiarygodności Sprawozdań 18.Wykazanie w sprawozdaniu budżetowym Ria-285 na koniec 2015 r. i 2016 r. danych dot. planów finansowych niezgodnych z ewidencją księgową prowadzoną na koncie 980. Zalecenie nr 18 Zapewnić przestrzeganie zasad okres'ionych w 9 ust. 2 rozporządzenia w spra wie spra wozda wczości budżetu wej. 19.Wykazanie niewłaściwych danych w sprawozdaniach budżetowych za 2015 i 2016 r. wzwiązku z przypadkami braku bieżącego prowadzenia ewidencji na koncie zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Zaiecanie nr 19 Zapewnić przestrzeganie zasad określonych w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz w zai. nr 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (...). W zakresie ochrony zasobów 20. Na kartach środków trwałych: a) ujmowanie pod tym samym numerem inwentarzowym kilku zakupionych środków trwałych tego samego rodzaju, b) brak wskazania miejsca użytkowania poszczególnych środków trwałych. Zalecenie nr 20 Zapewnić identyñ'kowainos'c' każdego środka trwaiego, w tym miejsca jego użytkowania. 4/5

5 Od oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odw0łania, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o podjętych działaniach W celu realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie do dnia 5 września 2017 r. Z up. Prezydent `Miasta _Mata VAn rzej Karasiński 5/5