Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KG /06 Gliwice, dnia 03 lipca 2006 r Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Pani mgr Joanna Kołoczek Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących Specjalnych nr 6 w Gliwicach ul. Ziemowita 3 dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 27 marca do 12 kwietnia 2006 r. przy ulicy Ziemowita 3 przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta KG /06 z dnia 23 marca 2006 r. wraz z upoważnieniem z dnia 28 marca 2006 r. Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) (32) Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 6 czerwca 2006 r., którego jeden egzemplarz jest w posiadaniu jednostki kontrolowanej. Kontrola dotyczyła działalności jednostki w okresie od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli i obejmowała gospodarowanie finansami i majątkiem, sprawność organizacyjną jednostki oraz realizację procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz.U. z r nr 249 poz z późn. zm.). Ocena kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki jako niezadowalającą. Wnioski i zalecenia: Biorąc pod uwagę wyjaśnienia złożone przez Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 6 w Gliwicach z dnia 14 czerwca 2006 r. poniżej przedstawiam poszczególne nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Nieprawidłowości i uchybienia w zakresie regulacji wewnętrznych, a w szczególności: a) dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości nie zawiera.: określenia okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, określenia aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, aktualizacji zakładowego planu kont z uwagi na ujęcie kont, które nie funkcjonują w jednostce tj. konta 131, 310 i brak konta 996, co narusza art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.).

2 b) oparcie regulacji na nieprawidłowych podstawach prawnych: Statut obowiązujący od 1 września 2005 r. oparto na ustawie z dnia 5 stycznia 1991 r. Prawo budżetowe (Dz.U. z r nr 13, poz. 47 z późn. zm.) uchylone z dniem 1 stycznia 1999 r., zakładowy plan kont obowiązujący od 2 stycznia 2002 r. oparto na zarządzeniu nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz.Urz.Min.Fin. z r nr 14 poz. 60) uchylone z dniem 31 grudnia 2001 r., c) zapisy regulacji niestosowane w praktyce w jednostce: - w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów z 2 stycznia 2002 r.: osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w grzbiecie książeczki czekowej faktycznie odbiór kwitowany jest w księdze druków ścisłego zarachowania, polecenie przelewu wystawia pracownik służb finansowo księgowych, w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu składa się w banku ( ) faktycznie jednostka realizuje przelewy elektronicznie (zgodnie z pkt. 2 procedury dysponowania środkami pieniężnymi), dokumentowanie obrotu środkami trwałymi odbywa się na wzorze OT ( ), dla środków trwałych postawionych w stan likwidacji w związku z ich zużyciem, sprzedażą, zaginięciem lub zniszczeniem, sporządza się komisyjnie dowód likwidacji ZT w 2 egzemplarzach faktycznie podstawę przyjęcia stanowi dowód zakupu lub przekazania oraz protokół likwidacji, - w Instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej od 30 maja 2000 r.: 2 pkt 2 ppkt. a - spisem z natury ustala się stan gotówki w kasie faktycznie w jednostce nie prowadzi się gospodarki kasowej, 2 pkt 3. w drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia ustala się stan ( ) pożyczek, rozrachunków z innymi jednostkami ZUS, Urząd Skarbowy, pozostałych rozrachunków z odbiorcami i dostawcami ( ) faktycznie do kontroli nie przedłożono ww. potwierdzeń. f) inne uwagi: w regulacjach wewnętrznych brak określenia sposobu potwierdzania zapoznania się pracowników z treścią regulacji wewnętrznych, brak opisania rodzajów druków ścisłego zarachowania stosowanych w jednostce oraz zasad prowadzenia ich ewidencji (za wyjątkiem czeków gotówkowych), brak zweryfikowania zapisów regulacji wewnętrznych opartych na ustawie z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych z obecnie obowiązującą ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Zalecenie nr 1 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego usunąć nieprawidłowości i uchybienia w regulacjach wewnętrznych opisane powyżej, a w szczególności: a) dokumentację opisującą przyjętą politykę rachunkowości uzupełnić o brakujące zapisy wymienione powyżej, b) regulacje wewnętrzne oparte na niewłaściwych lub nieobowiązujących podstawach prawnych opracować w oparciu o aktualne przepisy prawne, c) dokonać weryfikacji zapisów regulacji niestosowanych w praktyce. 2

3 Wszelkie regulacje wewnętrzne oparte dotychczas na ustawie z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) zweryfikować w związku z obowiązującą od dnia 1 stycznia 2006 r. ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 249 poz. 2104). Okresowo weryfikować obowiązujące w jednostce regulacje wewnętrzne w celu aktualizacji zapisów. 2. W zakresie rachunkowości : a) niezgodne z zakładowym planem kont: - księgowanie dochodów budżetowych na koncie 132 zamiast 130, - przekazywanie dochodów budżetowych na konto Urzędu Miasta z pominięciem konta 222, poprzez ujemne zapisy na kontach 132 i 750 co powoduje brak obrotów na stronie Ma konta 132 i na stronie Wn konta 750, - księgowanie w 2005 r. opłat za najem mieszkania na kontach 132 i 750, zamiast 132 i 201, z pominięciem zapisów na kontach 201 i 760 jako należność na podstawie wystawionego rachunku, - księgowanie w 2006 r. należności z tytułu najmu na kontach 221 i 750 zamiast 201 i 760, a wpłat na kontach 132 i 750 zamiast 132 i 201, - księgowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego wypłaconych świadczeń socjalnych z pominięciem konta 225. b) sporządzanie dowodów księgowych niezgodnie z wymogami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, polegające na braku opisu dowodów dotyczących majątku, c) brak powiązania dokonanych w księgach zapisów z dowodami księgowymi oraz sprawozdaniem finansowym poprzez spójność numeracji dowodów księgowych z numerami zapisów księgowych w ewidencji ilościowo-wartościowej majątku jednostki oraz zapisów w księgach pomocniczych rozrachunków z pracownikami z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych i z uczniami z tytułu udzielonych stypendiów. Zalecenie nr 2 Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.), w tym: a) zapisy księgowe dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymagania zawarte w art. 21 ust.1 ustawy o rachunkowości, b) operacje w księgach rachunkowych ujmować zgodnie z zakładowym planem kont. 3. Nieprawidłowe ustalenie stanu funduszu jednostki na 2005 r. polegające na: a) zawyżeniu o kwotę 3.747,84 zł w związku z błędnym ujęciem zakupionego w 2004 r. zestawu komputerowego oraz o kwotę 503,92 zł, z uwagi na błędne wykazanie zrealizowanych dochodów budżetowych, b) zaniżeniu o kwotę 1.246,37 zł z uwagi na błędne wykazanie zrealizowanych wydatków budżetowych. Zalecenie nr 3 Zmiany stanu funduszu jednostki ustalać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokonać korekty funduszu za rok Archiwizowanie dokumentacji finansowo-księgowej niezgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie zasad i okresu archiwizowania dokumentacji z uwagi na brak przekazania do archiwum dokumentacji finansowo księgowej z 2003 r. 3

4 Zalecenie nr 4 Dokumentację finansowo-księgową archiwizować zgodnie z regulacjami wewnętrznymi. 5. Nieprawidłowości w zakresie kontroli wewnętrznej polegające na: a) przypadku nieprzestrzegania procedur kontroli w ramach wydatkowania środków tj. brak przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia do wypłaty dowodu księgowego, b) nieskutecznym prowadzeniu kontroli wewnętrznej, polegające na: - zatwierdzeniu dokumentów bez wymaganych regulacjami wewnętrznymi podpisów osób pobierających materiały, - wypłacie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia na podstawie listy płac, zamiast wystawionego przez zleceniobiorcę rachunku, - zawyżeniu wydatków z tytułu transportu dzieci w roku 2005 r. o kwotę 412,58 zł, z uwagi na błędne przeliczenie wartości brutto na netto, - zatwierdzaniu do wypłaty wydatków w ramach rozdziału , które nie zawsze spełniały warunki pomocy o charakterze edukacyjnym określonym w Regulaminie udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Miasta Gliwice oraz w katalogu rzeczowym opracowanym przez dyrektora, Zalecenie nr 5 Kontrolę wewnętrzną prowadzić zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi celem niedopuszczenia do wyżej opisanych uchybień. Kserokopię dowodu wpłaty kwoty 412,58 zł dołączyć do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne. 6. W zakresie prowadzenia dokumentacji osobowej pracowników stwierdzono przypadki braku potwierdzania za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. Zalecenie nr 6 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego usunąć ww. uchybienia w prowadzeniu dokumentacji osobowej pracowników. 7. Uchybienia w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji oraz sporządzania dokumentacji inwentaryzacyjnej, polegające na: a) nieobjęciu na dzień 31 grudnia 2005 r. inwentaryzacją księgozbioru bibliotecznego z uwagi na prace remontowe w Zespole i przenoszenie książek do nowo utworzonego pomieszczenia biblioteki, b) dokonaniu inwentaryzacji drogą spisu z natury wartości niematerialnych i prawnych, co niezgodne jest z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, c) braku oświadczeń stwierdzających, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do działu finansowo budżetowego złożonych przez osoby materialnie odpowiedzialne za stan składników majątkowych objętych spisem (wymaganych 5 pkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej), d) braku na arkuszu spisowym klauzuli Niniejszy arkusz zawiera pozycji od 1 do.., brak wykreślenia wolnych pozycji (wymaganych 5 pkt 7 instrukcji inwentaryzacyjnej). Zalecenie nr 7 Z uwagi na złożone w dniu 14 czerwca 2006 r. wyjaśnienia dyrektora odstępuję od formułowania zalecenia w zakresie przeprowadzenia spisu z natury księgozbioru bibliotecznego. 4

5 Nie dopuszczać do powstawania ww. uchybień w zakresie sporządzania dokumentacji inwentaryzacyjnej. 8. Nieprawidłowości i uchybienia w prowadzeniu ewidencji składników majątkowych polegające na: a) braku wskazywania w ewidencji ilościowo-wartościowej numerów dowodów stanowiących podstawę księgowania oraz braku powołania się na dowód stanowiący podstawę likwidacji, b) niewłaściwym zakwalifikowaniu zmywarki do mycia naczyń o wartości 4.195,75 zł do pozostałych środków trwałych oraz ujęciu jej na koncie 013, c) braku na kartach środków trwałych: nadania składnikom majątkowym oznaczeń wynikających z KŚT (budynek i kserokopiarka), krótkiej charakterystyki środków trwałych, wpisania umorzenia za 2004 i 2005 r., d) przyjęciu stawki amortyzacyjnej dla ogrodzenia 10% oraz dla kserokopiarki 30% tj. niezgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jt. Dz. U. z r nr 54 poz. 654 z późn. zm.), e) braku ujęcia w ewidencji księgowej konta 013 wózka kelnerskiego o wartości 847,90 zł, f) ujęciu oprogramowania systemowego zakupionego wraz z zestawami komputerowymi na koncie 020 zamiast razem z zestawami komputerowymi, g) ujęciu w ewidencji ilościowo-wartościowej aktualizacji oprogramowania Qwant i Qwark o łącznej wartości 1.275,00 zł, h) braku ujęcia w ewidencji ilościowo-wartościowej i na koncie 014 programów komputerowych edukacyjnych (pomoce dla dzieci) o łącznej wartości 1.904,10 zł. Zalecenie nr 8 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego usunąć ww. nieprawidłowości i uchybienia w prowadzeniu ewidencji majątku. 9. Przypadek rozliczenia zaliczki niezgodnie z celem na jaki została udzielona. Zalecenie nr 9 Zaliczki wydatkować wyłącznie zgodnie z celem na jaki zostały udzielone. 10. Wykazanie w rocznym sprawozdaniu budżetowym Rb-27S za 2005 r. danych niezgodnych z danymi wykazanymi w zestawieniu obrotów i sald z uwagi na błędne ewidencjonowanie operacji gospodarczych ale zgodnie ze stanem rzeczywistym oraz w sprawozdaniach Rb-28S w zakresie wykazanych zobowiązań. Zalecenie nr 10 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z obowiązującymi przepisami. 11. W ewidencji księgowej występowanie różnic pomiędzy wydatkami, a kosztami ujętymi na paragrafach 4210, 4300, które nie mają swojego uzasadnienia w zmianie stanu rozrachunków. Zalecenie nr 11 Wprowadzić bieżącą kontrolę prawidłowości zapisów księgowych poprzez uzgadnianie zapisów na poszczególnych paragrafach kont 130 i 400. W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia wyjaśnić ww. różnice. W przypadku ich niewyjaśnienia należy dokonać zwrotu wydatków nie posiadających uzasadnienia w zaewidencjonowanych kosztach. 5

6 12. Dokonywanie wypłaty wynagrodzeń w terminach znacznie wyprzedzających ustalony w regulacjach wewnętrznych termin płatności. Zalecenie nr 12 Wypłaty wynagrodzeń dokonywać zgodnie z terminami określonymi regulacjami wewnętrznymi. 13. Wydatkowanie środków z naruszeniem art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z r nr 160 poz z późn. zm.) tj. zawyżenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego głównej księgowej o kwotę 66,30 zł. Zalecenie nr 13 Dołączyć do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kserokopię dowodu wpłaty na konto dochodów jednostki ww. kwoty. 14. Ponoszenie wydatków na cele i w wysokościach innych niż wynikające z planu finansowego (art. 28 ust 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych j.t. Dz.U z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) z uwagi na kwalifikowanie wydatków do niewłaściwych paragrafów: a) w roku 2005 na kwotę 2.782,40 zł, co stanowi 0,14% wydatkowanych środków ogółem, b) do 30 kwietnia 2006 r. na kwotę 559,42 zł, co stanowi 0,10% planowanych środków na wydatki. Zalecenie nr 14 Wydatki ponosić na cele i w wysokościach wynikających z planu finansowego. 15. Uchybienia w zakresie udzielenia zamówień publicznych polegające na: a) naruszeniu art. 21 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19 poz. 177 z póżn. zm.) ze względu na nieindywidualizowanie odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności, b) powołaniu się w korespondencji kierowanej do uczestników postępowania na nieobowiązującą ustawę o zamówieniach publicznych, c) niemającym wpływu na wynik postępowania zaniechanie wykluczenia i odrzucenia oferty wykonawcy, który nie przedstawił wraz z ofertą wymaganego dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku udziału w postępowaniu, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 pkt. 3 oraz art. 89 ust. 1 pkt. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, d) naruszeniu art. 92 ustawy jw. ze względu na niewskazanie ceny oferty wybranej w informacji o wyniku postępowania skierowanej do wykonawcy którego ofertę wybrano. Zalecenie nr 15 Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19 poz. 177 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 16. Gromadzenie na rachunku dochodów własnych środków z odszkodowania za uszkodzone mienie w kwocie 169,24 zł bez wymaganej decyzji kierownika jednostki, o której mowa w art. 18 a pkt 1 ustawy o finansach publicznych. 6

7 Zalecenie nr 16 W związku ze złożonymi przez dyrektora wyjaśnieniami w dniu 14 czerwca 2006 r. proszę o dołączenie do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kserokopii dowodu wpłaty na konto Urzędu Miasta ww. kwoty. W przypadku uzyskania dochodów własnych, o których mowa w art. 22 ust 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 249 poz z późn. zm.) każdorazowo podejmować decyzję o utworzeniu rachunku zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy jw. 17. Brak opracowania planów finansowych dochodów własnych z tytułu otrzymanego odszkodowania w roku 2005 i prowadzonej stołówki w roku Zalecenie nr 17 Plany finansowe dochodów własnych opracowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami. 18. Nienaliczanie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat za najem mieszkania, co narusza art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U z r nr 249 poz z późn. zm.). Zalecenie nr 18 W związku z dokonaniem przez najemcę w dniu 7 czerwca 2006 r. wpłaty odsetek za zwłokę, dołączyć do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kserokopię dowodu wpłaty. Odsetki za zwłokę naliczać w przypadku dokonywania nieterminowych wpłat. 19. Brak zamontowania liczników wody i gazu w mieszkaniu oddanego w najem przez jednostkę, wymaganych pismem z dnia 22 maja 2000 r. Zalecenie nr 19 W związku ze złożonymi w dniu 14 czerwca 2006 r. wyjaśnieniami dyrektora odstępuję od formułowania zalecenia. 20. Prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych 996, 998 i 999 niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r nr 153 poz z późn. zm.) oraz nieustalenie przez kierownika jednostki dokumentów będących podstawą zapisów na ww. kontach. Zalecenie nr 20 Ewidencję pozabilansową prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami. 21. Uchybienia w gospodarowaniu zakładowym funduszem świadczeń socjalnych polegające na: a) nieprawidłowym naliczeniu wysokości odpisu podstawowego w wyniku czego zaniżono odpis za 2005 r. o kwotę 2.060,00 zł, a w 2006 r. zawyżono o kwotę 3.006,00 zł, b) przyznaniu emerytowi dofinansowania do wczasów według II grupy dochodów, podczas gdy nie złożył on oświadczenia o dochodach, które wymagane jest 7

8 regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 20 czerwca 2005 r., c) przypadkach oprocentowania pożyczek mieszkaniowych w wysokości 2% lub brak oprocentowania, co było niezgodne 15 regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 7 czerwca 2000 r. Zalecenie nr 21 Gospodarkę zakładowym funduszem świadczeń socjalnych prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z r nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz wewnętrznymi uregulowaniami. Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonego odpisu. Przyczyną powstałych nieprawidłowości było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez główną księgową jednostki oraz brak właściwego nadzoru ze strony kierownictwa. W związku z tym należy wzmocnić nadzór, szczególnie w obszarze prowadzenia rachunkowości i gospodarowania finansami. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 8