OCENA OBSZARU OBJ ĘTEGO KONTROLĄ W zakresie objętym kontrolą, poza przypadkami opisanymi w dalszej części wystąpienia, jednostka przestrzegała obowiąz

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE re" ( Z KAW Gliwice, w Zillii IIIl II IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Pani Mariola Zalewska Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny ul. Sikorskiego ~119 Gliwice ul.2wyclęstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gilwlce.pl Prezydent Miasta Giiwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gllwice.p W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KA mi WYSTĄPIENIE POKO NTRO LN E dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 16 stycznia 2018 r. do 30 marca 2018 r. w Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny w Gliwicach, przy ul. Sikorskiego 134 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 maja 2018 r. oraz w aneksie nr 1 do protokołu kontroli podpisanym w dniu 25 maja 2018 r. ` W okresie objętym kontrolą na stanowisku p.o. Dyrektora jednostki zatrudniona była pani Mariola Zalewska. PRZEDMIOT KONTROLI Sprawność organizacyjna. Gospodarowanie mieniem i finansami. ZAKRES KONTROLI Kontrolą objęto: - działalność statutową Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny, - ewidencję oraz inwentaryzację środków trwałych, - wydatki budżetowe na łączną kwotę: ,66 zł - w Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny, ,48 zł- w Domu Dziecka nr 1, ,85 zł- w Domu Dziecka nr 2, ,39 zł - w Domu Dziecka nr 3, ,90 zł- w Domu Dziecka nr 4, - dochody budżetowe na łączną kwotę 9.725,83 zł, - przestrzeganie zaleceń pokontrolnych:. - nr 9, 11, 14, 15, 18, 19 skierowanych do Domu Dziecka nr 1 zawartych w wystąpieniu pokontrolnym KAW , - nr 3 skierowanym do Domu Dziecka nr 3 zawartego w wystąpieniu pokontrolnym KAW

2 OCENA OBSZARU OBJ ĘTEGO KONTROLĄ W zakresie objętym kontrolą, poza przypadkami opisanymi w dalszej części wystąpienia, jednostka przestrzegała obowiązujących przepisów i procedur, zapewniła wiarygodność ' sprawozdań budżetowych i Finansowych oraz ochronę zasobów poprzez nadzór nad użytkowanym mieniem. WNIOSKI I ZALECENIA W zakresie sprawności organizacyjnej 1. Przyznanie pracownikowi Domu Dziecka nr 4 Świadczenia socjalnego wczasy pod gruszą" w wysokości zawyżonej o kwotę 450,00 zł, w stosunku do kwoty naieżnej określonej w tabeli nr 1 do protokołu nr 1/2017 Zespołu socjalnego Domu Dziecka nr 4 z dnia r. Zaniżenie odpisu na ZFŚS w 2017 r. o kwotę 11,81 zł w Domu Dziecka nr 1 io kwotę 249,02 zł w Domu Dziecka nr 3 w związku z błędnym podsumowaniem przeciętnej liczby zatrudnionych. Zalecenie nr 1-2 W związku z podjęciem w trakcie kontroli skutecznych dzialari korygujących w obszarze opisanym w ww. punktach nie dopuszczać do występowania ww. sytuacji w przyszłości. Wzmóc nadzór nad sposobem przyznawania świadczeń oraz sposobem ustalania odpisu na ZFSS. Przypadki braku jednoznacznego przydzielenia zadań i odpowiedzialności: a) brak rozdzielenia w zakresach czynności pracowników zespołu kadrowo - organizacyjnego obowiązków i odpowiedzialności wzakresie prowadzenia irozliczania ewidencji czasu pracy oraz prowadzenia akt osobowych pracowników Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny, b) brak rozdzielenia w zakresach czynności pracowników zespołu finansowo ~ księgowego obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ustalania dochodów oraz ich terminowego dochodzenia, c) brak formalnego przydzielenia zadań w ramach zastępstwa za pracownika długotrwale nieobecnego w pracy, d) brak powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie naliczania odpisu. na ZFSS. Zalecenie nr 3 Uzupełnić brakujące zapisy. Wprowadzić okresowy przegląd i aktualizację zakresów czynności. Zakresy czynności powierzać w formie pisemnej oraz formułować w sposób pozwalający na jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności. W dokumentacji kadrowej 4 pracowników z Domów Dziecka nr 1, 2 i 3 wskazano niezgodne z zapisami umów o pracę nazwy zajmowanych przez nich stanowisk. Zalecenie nr 4 Skorygować blędne zapisy w dokumentacji. Brak wydanych na podstawie art. 46 ust. 3 ustawy osamorządzie gminnym upoważnień do kontrasygnaty czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych w Domach Dziecka. Zalecenie nr 5 Wystąpić o nadanie upoważnień do kontrasygnaty czynności prawnych w Domach Dziecka. 2/7

3 6. Z dokumentacji nie wynika, czy dokonywano oceny: a) sytuacji dziecka pod kątem konieczności modyfikacji planów pomocy dziecku, b) sytuacji osób korzystających ze wsparcia w mieszkaniu chronionym pod kątem konieczności modyfikacji rodzaju i zakresu świadczonego wsparcia. 7. Przypadek. błędnych ustaleń w dokumencie określającym zakres uzgodnionego wsparcia w mieszkaniu chronionym. 8. Przypadek braku w Planie pracy z rodziną" informacji o przewidywanych efektach Współpracy. Zalecenie nr 6-8, Zapewnić dokumentowanie realizacji obowiązków wynikających z art. 129 ust. 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz 4 rozporządzenia w sprawie mieszkań chronionych. Monitorować realizację dokonanych uzgodnień. W planie pracy z rodziną każdorazowo ujmować wszystkie informacje, o których mowa W art. 15 ust, 3 ww. ustawy. 9. Ewidencje czasu pracy pracowników: a) Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny, Domu Dziecka nr 2 i Domu Dziecka nr 4 - nie zawierały informacji o wyjściach prywatnych i ich odpracowaniu oraz godzinach nadliczbowych iczasie wolnym za pracę w nadgodzinach, b) Domów Dziecka - nie zostały dostosowane do potrzeb placówek, zawierały braki (nieuzupełnione pola), nie były podsumowane oraz podpisane przez osoby odpowiedzialne za rozliczenie czasu pracy. 10. Ewidencje wyjść prywatnych pracowników: a) Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny - wskazują na nieprzestrzeganie ustalonego wreguiaminie pracy oraz w zarządzeniu organizacyjnym nr 4/2017/CPZ/ZD okresu rozliczeniowego czasu pracy w zakresie rozliczania wyjść prywatnych, b) Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domu Dziecka nr 4 - zawierały nieczytelne zapisy oraz błędy rachunkowe, c) Domu Dziecka nr 2 i Domu Dziecka nr 4 - nie zawierały wymaganej Regulaminem pracy zgody dyrektora lub bezpośredniego przełożonego na wyjście prywatne pracowników (i ich odpracowanie). Zalecenie nr 9-10 a) Wzmóc nadzór nad sposobem prowadzenia ewidencji i rozliczaniem czasu pracy pracowników. b) W rozliczeniach czasu pracy uwzględniać wyjścia prywatne oraz przyjęty okres rozliczeniowy. c) Ewidencje prowadzić w taki sposób, aby na ich podstawie możliwe bylo ustalenia faktycznego czasu pracy pracowników, osoby wydające zgodę na wyjście prywatne, osoby dokonujące rozliczenia czasu pracy. d) Dostosować sposób prowadzenia ewidencji do potrzeb Domów Dziecka. 11.[30konanie wydatku na kwotę 2.460,00 zł bez formalnego zatwierdzenia go przez p.o. Dyrektora Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny lub osobę go zastępującą. Zalecenie nr 11 Nie dopuszczać do występowania ww. sytuacji w przyszłości. 3/7

4 12. Określenie limitu wydatków, od którego uzależnia się stosowanie wewnętrznej procedury udzielania zamówień publicznej (zarządzenie organizacyjne nr 23/2017/CPZ) na poziomie, który powoduje, że regulacja w Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domach Dziecka nie ma zastosowania. Dokonywanie większości zakupów w jednej hurtowni, bez monitorowania cen w innych placówkach handlowych. 13. Przekazanie z dwumiesięcznym opóźnieniem pracownikom Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domów Dziecka zarządzenia organizacyjnego nr 23/2017/CPZ w sprawie udzielania zamówień publicznych, w których wartość nie przekracza kwoty, od której stosuje się przepisy PZP. 14. Błędne i nieaktualne podstawy prawne w Regulaminach ZFŚS Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domu Dziecka nr 4, a także w Regulaminie pracy Domu Dziecka nr Obowiązujące regulaminy wynagradzania w: a) Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz w Domach Dziecka błędnie wskazują wymagania kwaliñkacyjne, kategorie zaszeregowania oraz minimalne stawki wynagrodzenia na niektórych stanowiskach, b) Dornach Dziecka nr 1 i 3 - opisują stanowiska, które już nie funkcjonują, c) Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz w Domu Dziecka nr 2 nie zostały uzgodnione z organizacją związkową, co wymagane jest art ustawy Kodeks pracy. 16. Obowiązujące regulacje wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji środków trwałych w: a) Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny nie uwzględniają inwentaryzacji prowadzonej w trybie art. 26 ust. 1 pkt. 3 ustawy orachunkowości, w związku z użyczeniem środków trwałych rodzinom zastępczym, b) Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz w Domach Dziecka nie zawierają zapisu, o którym mowa w 8 ust. 1 rozporządzenia wsprawie rachunkowości (...). 17. Brak aktualizacji Regulaminu pracy Domu Dziecka nr 1 w związku z art. 237 ustawy o wspieraniu rodziny (...), w wyniku czego ww. regulamin nadal zawiera postanowienia dotyczące nauczycieli. 18. Brak określenia wregulaminie pracy Domu Dziecka nr 4 zasad wyposażenia pracowników wnarzędzia i materiały oraz środki ochrony indywidualnej ihigieny osobistej, co narusza art pkt. 1 ustawy Kodeks pracy. Zalecenie nr Wprowadzić okresowy przegląd Wyeliminować ww. nieprawidłowości. i aktualizację regulacji wewnętrznych. 19. Prowadzenie wspólnego rejestru zarządzeń (oraz ciągłej numeracji tych zarządzeń) dla wszystkich Domów Dziecka, tj. dla placówek będącymi samodzielnymi jednostkami organizacyjnymi. Wydawanie wspólnych zarządzeń dla Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domów Dziecka. Zalecenie nr 19 Wprowadzić odrębne regulacje wewnętrzne 2 odrębną numeracją dla wszystkich jednostek organizacyjnych. 4/7

5 W zakresie przestrzegania przepisów i procedur 20. Naruszenie zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (...) poprzez: 3) brak odnotowania w prowadzonej ewidencji analitycznej środków trwałych Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domów Dziecka numerów dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów - art. 16 ust. 1 ww. ustawy, '3) zaksięgowanie na koncie Plan Finansowy wydatków budżetowych w Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny, Domu Dziecka nr 3 i Domu Dziecka nr 4 dwóch zmian planu pod błędną datą '- art. 24 ust. 1 ww. ustawy, prowadzenie konta 998 ~ Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego w Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domach Dziecka nie na bieżąco - art. 24 ust. 1 ww. ustawy, dokonywanie zapisów na koncie Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego w Domach Dziecka bez włączenia do ksiąg dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów ~ art. 20 ust. 2 ww. ustawy, brak ujmowania na koncie Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Domów Dziecka wartości całych umów, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym - zał. nr 3 do ww. rozporządzenia. Zalecenie nr 20 Uzupełnić numery dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencji środków trwałych. W zapisach księgowych odzwierciedlać faktyczną datę dokonania operacji. Zapisów dokonywać na podstawie dowodów księgowych. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących przepisów i nie dopuszczać do występowania ww. sytuacji wprzyszłości. 21. Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 132/16 poprzez: 8) wskazywanie w zawieranych umowach jako nabywcy lub jako użyczającego Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny zamiast Miasta Gliwice, b) wskazywanie w umowach obowiązku wystawiania rachunków na Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz przyjmowanie rachunków wystawianych na Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny zamiast na Miasto Gliwice. Zalecenie nr 21 W zawieranych umowach prawidłowo określać strony. Sporządzić noty korygujące do biednie wystawionych faktur. 22. Naruszenie zasad określonych w 44 ust. 1 pkt. 3 ustawy o ñnansach publicznych poprzez dokonanie wydatku w Domu Dziecka nr 3 na kwotę 307,50 zł bez zabezpieczonych w planie środków na ten cel. 23.Naruszenie zasad określonych w art. 13a ust. 1 oraz art. 14 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych poprzez: 8) wskazanie w protokole z przeprowadzonego naboru nr CPZ 2/2017 pełnych adresów zamieszkania kandydatów, b) brak wskazania w ww. protokole 5 najlepszych kandydatów wyłonionych w trakcie naboru. 24. Naruszenie zasad określonych w zał. nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyñkacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych poprzez zakwalifikowanie wydatków do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej na ogólną kwotę 655,69 zł, 5/7

6 25.Naruszenie zasad określonych w poleceniu służbowym nr 5/14 poprzez brak wskazania na niektórych dokumentach źródłowych dat sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym, dat zatwierdzenia do wypłaty oraz numeru umowy/podstawy prawnej wydatku - dotyczy Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domów Dziecka. 26.Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym PM 70/08 i 55/10 poprzez: a) nie uwzględnienie zapisów zawartych w zarządzeniu PM 70/08 w 11 umowach H dotyczy Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny oraz Domów Dziecka, b) nie uwzględnienie zapisów zawartych w zarządzeniu PM 55/10 w 4 umowach - dotyczy Domów Dziecka. 27.Naruszenie zasad określonych w zawartej przez Dom Dziecka nr 4 umowie poprzez dokonywanie płatności z zachowaniem terminu wynikającego z faktur, a nie umowy. Zalecenie nr Zapewnić przestrzeganie ww. przepisów, zarządzeń organizacyjnych oraz terminów zapłaty okreśionych umo wami. W zakresie wiarygodności sprawozdań 28. Wykazanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym i niesprawdzalnych wsprawozdaniu rzeczowo - finansowym z wykonania zadań realizowanych przez gminę i powiat z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej za okres od r. do r. w związku z popełnianymi błędami przy zliczaniu danych oraz brakiem zestawień, stanowiących podstawę sporządzenia sprawozdań. Zalecenie nr 28 a) Przekazać do OPS informację o błędnych danych wykazanych w ww. sprawozdaniu. b) Zapewnić rzetelność i sprawdzałnos'ć danych ujmowanych w sprawozdaniach, w tym: - wprowadzić obowiązek dokumentowania podanej do sprawozdania wartości, tj. stworzenia zestawienia łub podpięcia kopii dokumentu źródłowego, - zapewnić, aby wszelkie zestawienia i wyiiczenia na potrzeby sprawozdawcze dokonywane były wsposób trwały (nie w ołówku), włączane do akt sprawy izawierały podpisy osób je opracowujących. W zakresie ochrony zasobów 29. W ewidencjach szczegółowych (analitycznych) środków trwałych Domu Dziecka nr 1 idomu Dziecka nr 4 brak wskazania osób, którym powierzono środki trwałe; wwiększości przypadków brak możliwości ustalenia miejsca użytkowania środków trwałych. 30. We wszystkich Domach Dziecka brak Fizycznego oznaczenia środków trwałych numerem inwentarzowym wynikającym z prowadzonej ewidencji, co uniemożliwia jednoznaczną ich identyfikację. Zaiecenie nr a) Ewidencję środków trwałych prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w zał. nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości (...). b) Oznaczyć numerem inwentarzowym wszystkie ruchome środki trwałe. 6/7

7 31. Brak dokumentów przekazania do użytkowania rodzinom zastępczym, środków trwałych będących na stanie Centrum Pieczy Zastępczej i Wspierania Rodziny. Zalecenie nr 31 Pozyskać I' włączyć do dokumentacji protokoły przekazania środków trwałych rodzinom zastępczym. Od oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie opodjętych działaniach w celu realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli iaudytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta 'A 'rzej Karasiński 7/7