ROZDZIAŁ. RAKSSQL Zamówienia

Transkrypt

1 ROZDZIAŁ 4 RAKSSQL Zamówienia

2

3 Spis treści Zamówienia 4-1 Zamówienia od odbiorców 4-3 Automatyczne realizowanie zamówień 4-14 Import z pliku EDI 4-16 Raport z importu EDI 4-19 Zamówienia do dostawców 4-23 Zamówienia wewnętrzne Generowanie zamówień 4-35 Zamówienia cykliczne 4-41 Kartoteki 4-43 Kontrahenci Zakładanie grupy kontrahentów 4-44 Dodawanie kontrahenta 4-48 Ustawienia alternatywne 4-54 Edycja i usuwanie kontrahenta z magazynu 4-58 Import z DBF Towary Zakładanie grupy towarów 4-61 Dodawanie towaru 4-66 Opakowania zwrotne 4-72 Cechy artykułu 4-74 Receptury Tworzenie receptury 4-77 Edycja i usuwanie receptury 4-79 Filie Magazyny Lokalizacje towarów Kasy Rachunki bankowe Słowniki 4-93 Kody dokumentów magazynowych Sprzedaż i Magazyn 4-96 Jednostki miar Cechy artykułów Rodzaje cen Rodzaje rabatów Opakowania zbiorcze Dodatkowe koszty importu Rodzaje transakcji Rodzaje transportu Warunki dostaw Sposoby zapłaty Metody płatności Stawki VAT Waluty Tabele kursowe Wzorce opisów Znaczniki Tabele odsetek Państwa Zestawienia System wydruków

4

5 Zamówienia Program umożliwia obsługę zamówień. Obsługa zamówień od odbiorcy, obsługa zamówień do dostawcy z możliwością ich częściowego rozliczania i modyfikowania. Zamówienia wystawiane są z symbolami i nazwami towarów dostawcy. Możliwy jest również import pozycji z zamówienia do faktury zakupu lub sprzedaży. Wystawianie faktur pro forma oraz dokumentu potwierdzenia odbioru zamówienia. Wydanie i sprzedaż towaru na podstawie zamówienia. Zakup towaru na podstawie wystawionego wcześniej zamówienia Rezerwacja towarów na podstawie zamówień z uwzględnieniem terminu ich realizacji. Kontrolowany jest stan realizacji zamówień oraz możliwa jest blokada zamówienia dla klienta (blokada ręczna lub automatyczna). W niniejszym rozdziale omówione zostaną wszystkie wymienione wyżej funkcje programu. Zamówienia 4-1

6 4-2 Zamówienia

7 Zamówienia od odbiorców Funkcja ta umożliwia obsługę zamówień od odbiorców z możliwością ich częściowego lub całościowego rozliczania i modyfikowania. Aby wystawić zamówienie od odbiorcy należy: 1. Uruchomić opcję Zamówienia/Zamówienia od odbiorców lub nacisnąć klawisze [Ctrl+F3] 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Pojawi się następujące okno: Nagłówek zamówienia Numer dokumentu Pozycje zamówienia Podsumowanie wartości zamówienia Okno to składa się z trzech części: Nagłówka informacja o odbiorcy, nabywcy, akwizytorze, osobie upoważnionej, dokumencie, walucie, płatności oraz cenie i rabatach zamówienia. Pozycji zamówienia informacja o zamawianych towarach, usługach, recepturze. Podsumowanie wartości zamówienia informacja o wartości netto, brutto oraz kwota VAT-u pozycji zamawianych w złotówkach lub, jeśli wybrano inną walutę, również w tej walucie. Zamówienia 4-3

8 Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Zamówienie od odbiorcy zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 7 Nazwa Zamówienie klienta: Odbiorca: Odbiorca Nabywca: Nabywca Osoba upoważniona: Osoba upoważniona Akwizytor: Akwizytor Powiązane dokumenty: Numer zamówienia wg. nabywcy Numer szansy sprzedaży Numer oferty Numer umowy Informacje w oknie Zamówienie od odbiorcy : Znaczenie Nazwa kontrahenta, który składa zamówienie. W pozycji Nazwa wpisujemy ręcznie lub wybieramy z listy odbiorcę (przycisk ) lub, jeśli istnieje taka potrzeba, wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów). Po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Po wybraniu kontrahenta z listy program przeniesie jego dane na dokument, tj.: nazwę pełna, numer NIP, kod kreskowy, ulicę, dom, lokal, kod, miasto, państwo. Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: Nazwa skrócona odbiorcy NIP Kod kreskowy Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna, program otworzy kartotekę kontrahentów. Nazwa firmy będącej nabywcą towaru z zamówienia. Domyślnie odbiorca. Jeśli chcemy zmienić nabywcę, należy uruchomić przycisk (przedtem należy kliknąć na pole Nazwa ) i wybrać nabywcę z kartoteki. Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu dokumentu. Lista osób dostępna jest po uruchomieniu przycisku. Po otworzeniu okna Osoba upoważniona przycisk będzie niewidoczny, ukaże się dopiero wtedy, gdy klikniemy na pole Osoba upoważniona. Domyślny akwizytor przypisany do płatnika lub wybrany z listy (przycisk - po kliknięciu na polu Nazwa ). Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie. Numer szansy sprzedaży na podstawie której wygenerowano zamówienie. Zamówienie powinno być skojarzone z Szansą sprzedaży. Dokument, który został przypisany do szansy sprzedaży skojarzony może być z ofertą która jest do niej przypisana. Można skojarzyć ofertę z zamówieniem wystawiąjąc dokument zamówienia. Numer umowy z odbiorcami skojarzony przez dokument zamówienia. 4-4 Zamówienia

9 Tabela 7 Nazwa Dokument: Dokument Sygnatura Płatność: Płatność Waluta: Waluta Informacje w oknie Zamówienie od odbiorcy (ciąg dalszy): Znaczenie Wyświetla domyślny kod zamówienia. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/sprzedaż Magazyn będzie można go tu podać. W tym celu należy kliknąć myszą na polu Kod dok. gdy ukaże się przycisk, wybrać z listy odpowiedni kod dokumentu. W programie, jeśli zaistnieje potrzeba, można stosować własne rodzaje (sygnatury) zamówień, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji Słowniki /Kody dokumentów magazynowych. Numeracja zamówień uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika zamówienia. Program podpowiada kolejny numer zamówienia. Istnieje możliwość zmiany numeru dokumentu i wpisania właściwego numeru ręcznie (pozycja Numer ). Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Maska numeru będzie widoczna po otwarciu okna Numer (przycisk ). Wpisujemy lub wybieramy z kalendarza (przycisk - pojawi się po kliknięciu na polu daty): datę wystawienia, realizacji (planowana data realizacji zamówienia) oraz datę ważności rezerwacji zamówienia(data ważności rezerwacji towaru w magazynie. Po jej przekroczeniu rezerwacje towarów mogą być anulowane przez funkcje systemu). Domyślnie ustawia się bieżąca data. Istnieje możliwość wpisania dowolnej własnej sygnatury. Numer ten będzie drukowany na dokumencie. Informacja o sposobie płatności na zamówieniu od odbiorcy. Jeśli w kartotece kontrahenta, który zamawia towar, ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie. Jeśli nie, należy wybrać odpowiedni sposób płatności kontrahenta (przycisk - pojawi się, jeśli klikniemy na pole Sposób płatności ). Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty. Na podstawie sposobu zapłaty program wylicza termin płatności. Po dodaniu dokumentu domyślną walutą będzie złotówka. Korzystając z przycisku (przycisk będzie widoczny po kliknięciu na polu Waluta ) można wybrać lub zmienić odpowiednią dla dokumentu walutę. W pozycji Tabela kursowa znajduje się domyślna tabela. Na podstawie Daty wystawienia oraz Daty ważności program automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej. Aby zmienić tabelę kursową należy nacisnąć przycisk. W pozycji Kurs ukaże się wybrany kurs waluty. Domyślnie 1. Zamówienia 4-5

10 Tabela 7 Nazwa Informacje w oknie Zamówienie od odbiorcy (ciąg dalszy): Znaczenie Wyliczanie wartości dokumentu: Sposób liczenia Sposób naliczania podatku VAT. Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U z późn. zm.; ost. zm. Dz.U ) mamy do wyboru trzy warianty obliczania podatku: a) od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek. b) od sumy. Sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto, - kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru: KP = (WB SP)/(100 + SP) gdzie: KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług, - sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. Zamówienie: Planowany termin realizacji Rzeczywisty termin realizacji Data ważności rez.: Realizuj całość (generator) Priorytet Planowa data realizacji zamówienia. Data realizacji i rzeczywistego zrealizowania zamówienia pozwoli kontrolę spóźnień. Data kiedy rzeczywiście zrealizowano zamówienie. Data realizacji i rzeczywistego zrealizowania zamówienia pozwoli kontrolę spóźnień. Data rzeczywistego zrealizowania zamówienia uzupełnia się automatycznie po wystawieniu dokumentu sprzedaży lub WZ skojarzonego z tym zamówieniem. Pozycje zamówienia mogą zostać zarezerwowane. Należy podaż datę ważności rezerwacji. Opcja używana jedynie do automatycznego realizowania zamówień. W innych przypadkach zaznaczenie tej opcji nie ma żadnego znaczenia. Jeśli opcja jest zaznaczona, program zrealizuje zamówienie tylko w całości tzn. gdy zamówienie opiewa na 3 sztuki towaru a w magazynie jest 2 sztuki - zamówienie nie zostanie zrealizowane. Zamówienie będzie zrealizowane jeśli w magazynie będzie co najmniej 3 sztuki. Spełnia rolę informacyjną. Użytkownik w zależności od wagi zamówienia ustawia jego priorytet od 0 do 5. Im wyższy priorytet tym ważniejsze zamówienie. Istnieje możliwość sortowania zamówień po priorytecie. 4-6 Zamówienia

11 Tabela 7 Nazwa Ceny i rabaty: Rodzaj ceny Pozycje dokumentu Pozycje Uwagi: Uwagi Znaczniki: Znaczniki Załączniki Załączniki Informacje w oknie Zamówienie od odbiorcy (ciąg dalszy): Znaczenie Domyślny rodzaj ceny, proponowany na zamówieniu na podstawie ustawień w kartotece kontrahenta. Można go zmienić korzystając z przycisku ( pojawi się on po kliknięciu na polu Rodzaj ceny"). Należy wybrać odpowiedni sposób liczenia ceny ( przycisk - pojawi się on po kliknięciu na polu Sposób liczenia"). Do wyboru: do netto, brutto, sumy. Jeśli kontrahentowi przysługuje rabat wybieramy odpowiedni rodzaj rabatu (stały rabat dla odbiorcy proponowany na podstawie ustawień w kartotece kontrahenta). Po kliknięciu białego pola Rodzaj rabatu" pojawi się przycisk z możliwością wyboru lub zmiany określonego rabatu. Zmiana tytułu rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu, jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów. Wyjątkiem jest nadanie rabatu progowego wtedy rabaty są usuwane ze wszystkich pozycji dokumentu. Informacje o: towarze, usłudze, opakowaniu, licencji. Zawierają: nazwę towaru, skrót alternatywny, jednostkę miary, rozmiar, ilość zamawianą, ilość zrealizowana, rezerwację, datę ważności rezerwacji, cenę katalogową, walutę ceny katalogowej, cenę sprzedaży, walutę dokumentu, rabat, cenę netto po rabacie, VAT, cenę brutto po rabacie, prowizję akwizytora. Procedura dodawania poszczególnych pozycji asortymentowych oraz import z zamówienia klienta został omówiony w dalszej części niniejszej instrukcji. Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami. Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna Wirtualny system plików w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Zamówienia 4-7

12 Tabela 7 Nazwa Załączniki Załaczniki Alarmy: Informacje w oknie Zamówienie od odbiorcy (ciąg dalszy): Znaczenie Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/Eksplorator systemu plików. Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ], aby wprowadzić pozycję towarową. 5. Wybrać odpowiednią pozycję: Dopisz artykuł Dopisz usługę Dopisz recepturę Dopisz poprzez kartotekę artykułów Jeśli użytkownik wybierze towar lub usługę pojawi się okno: Wybierz towar Cena katalogowa oraz rabat dla towaru Cena sprzedaży oraz ilości Naciśnij, aby pokazać ilości i ceny własne oraz kontrahenta lub porównać ze sobą. 4-8 Zamówienia

13 Rola poszczególnych pól w oknie Pozycja zamówienia odbiorcy zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 8 Nazwa Informacje w oknie Pozycja zamówienia od odbiorcy : Znaczenie Pozycja zamówienia klienta: Identyfikator W pozycji Identyfikator wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki usługę. Program umożliwia wyszukanie usługi (klawisze ) po: Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta Indeksie 2 Nazwie własnej Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym Stan w magazynie\ dostawie: W magazynie\ dostawie W jednostkach kontrahenta Program udostępnia na bieżąco stan towaru w magazynie lub wybranej dostawie. Znajduje się tu również informacja o rezerwacji towaru. Wszystkie informacje podawane są w jednostkach własnych i jednostkach kontrahenta. Ilość zamówiona własna\ kontrahenta: Opak. zbiorczych Jeśli towar ma opakowania zbiorcze można podać ilość opakowań zbiorczych lub ilość w jednostce własnej lub jednostce kontrahenta (jeśli towar ma Jedn. własna ustawienia alternatywne dla kontrahenta) Zamawiana ilość towaru. Wprowadzamy ilość zamawianego przez klienta towaru. Może być to taka ilość, której nie ma na stanie magazynowym lub częściowo jest na stanie. Cena katalogowa(kontrahenta/własna) Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto Cena brutto przed rabatem Cena katalogowa towaru pobierana wg ustawień ceny alternatywnej lub domyślnej ceny dla kontrahenta. Można ją zmienić przyciskiem lub wprowadzić nową ceną otwierając słownik rodzajów cen (przycisk ) lub swoją cenę wpisać ręcznie. Ilość do rezerwacji własna\ kontrahenta): Opak. zbiorczych Jedn. kontrahenta\ własna Jeśli towar nie posiada podzielnych jednostek miar pozycja ta będzie nieaktywna. Można zarezerwować towar podając na zamówieniu ilość towaru\ opakowań zbiorczych do rezerwacji. Jeśli w parametrach firmy zaznaczymy opcję Czy limitować rezerwacje do aktualnego stanu magazynu? podczas wystawiania faktury sprzedaży i importu danych z zamówienia program zdejmie z magazynu tylko taką ilość towaru jaka znajduje się aktualnie w magazynie. Nie rezerwuje towaru dla tego kontrahenta. W przypadku, gdy opcja jest nie zaznaczona program rezerwuje całą ilość towaru z zamówienia, tzn. podczas wystawiania faktury sprzedaży i importu pozycji z zamówienia zdejmuje taką ilość towaru, jaka jest w magazynie a pozostałą rezerwuję (jeśli ilość zamawiana przewyższa stan). Ważną rolę w tym systemie odgrywa data rezerwacji, do jakiej towar jest rezerwowany. Po przekroczeniu tej daty towar przestaje być rezerwowany. Zamówienia 4-9

14 Tabela 8 Informacje w oknie Pozycja zamówienia od odbiorcy (ciąg dalszy): Nazwa Znaczenie Ilość do rezerwacji własna\ kontrahenta): Opak. zbiorczych Jedn. kontrahenta\ własna Rabat: Po przyjęciu towaru na magazyn towar ten jest rezerwowany (przetrzymywany) tylko dla tego kontrahenta i jego zamówienia. Inni kontrahenci nie mogą kupić tego towaru, chyba że w magazynie jest jego więcej niż rezerwowana ilość. Gdyby zdarzyła się sytuacja, że ten sam towar zastał zarezerwowany dla różnych kontrahentów, o tym dla kogo jest ten towar decyduje kolejność wystawienia faktury (data faktury z importowaną pozycja zamówienia). Rodzaj rabatu Rabat Cena sprzedaży (kontrahenta\ własna): Cena netto Stawka VAT Cena brutto Data ważności rezerwacji: Rabat pobierany jest z nagłówka dokumentu, jeśli go tam nie ma, to z kartoteki towaru. Jeśli nie ma go również w kartotece, rabat pobierany jest z opcji firmy. Rabat można zmienić, po przez wybór innej pozycji rabatu (przycisk ). Korzystając ze słownika rabatów można wprowadzić nowy rabat (przycisk ). Można wpisać procentową wartość rabatu ręcznie. Opcja jest niedostępna, jeśli w nagłówku zamówienia podano rabat typu progowego. Cena netto jest to cena towaru bez podatku VA,T po uwzględnieniu rabatu. Domyślna wysokość stawki VAT wprowadzona podczas dodawania towaru do kartoteki, podpowiadana przy dopisywaniu towaru na dokument. Może być wybrana z listy słowników stawek VAT przez naciśnięcie lub. Opcja niedostępna, jeśli zamówienie jest w walucie. Cena brutto jest ceną towaru z naliczonym podatkiem VAT. Data ważności rezerwacji Prowizja akwizytora: Prowizja Uwagi: Uwagi Należy wpisać lub wybrać z kalendarza ( przycisk ) datę ważności rezerwacji. Data ta spełnia bardzo ważną rolę w systemie dla pozycji rezerwowanych. Jeśli rezerwacja nie przekroczyła daty wazności towar jest ściśle chroniony dla tego zamówienia. Po przekroczeniu daty ważnośći rezerwacja tracji na wartości, towar przestaje być rezerwowany. Data rezerwacji musi być większa od daty bieżącej, inaczej rezerwacja będzie nieważna. Datę ważności rezerwacji można stale przedłużać. Prowizja akwizytora pobierana jest z kartoteki lub po wybraniu akwizytora w główce dokumentu może być pobierana wraz z towarem. Dodatkowe uwagi dotyczące towaru. Uwaga Wskazówka Program umożliwia przyjęcie zamówienia na towary i usługi, które są lub których nie ma w magazynie. Przy zamówieniach towaru program nie sprawdza stanu magazynowego Zamówienia

15 Wskazówka Zamawiając towar, którego nie ma w kartotece, możemy dodać go do listy bez konieczności zamykania dokumentu. Rezerwacje towaru działają na dwa sposoby, w zależności od opcji firmy. 1. Można zarezerwować towar, którego nie ma w magazynie. Zostanie on zdjęty z najbliższej dostawy po jej wprowadzeniu. 2. Program zmniejsza rezerwacje do aktualnego stanu magazynu. W obu przypadkach zarezerwowanego towaru nie można sprzedać (wydać na WZ/paragon/fakturę chyba, że będzie to import z danego zamówienia). Blokady nie dotyczą dokumentów magazynowych innych niż sprzedaż. Nie można zarezerwować konkretnego towaru z konkretnej dostawy np. towaru uszkodzonego, towaru ze specjalnej dostawy. Po zatwierdzeniu remanentu, jeśli opcje programu zabraniają rezerwacji na zaś, program odpowiednio zmniejszy rezerwacje (jeśli remanent/korekta zmniejsza ilości towarów Przy zamówieniach można stosować ceny promocyjne (zaznaczając taką opcję podczas importu pozycji z zamówienia). W przypadku wybrania pozycji Receptura pojawi się okno: Pozycje wybranej receptury Wybieramy odpowiednią recepturę produkcyjną (pozycja RECEPTURA). Program dopisze wszystkie pozycje receptury do dokumentu zamówienia. Jeśli chcemy zmienić dane dopisanego towaru (np. ilość, cena katalogowa itd.), należy na podświetlonej pozycji nacisnąć przycisk [EDYCJA]. Jeśli chcemy usunąć niepotrzebną pozycję wskazujemy towar i naciskamy przycisk [USUŃ]. Zamówienia 4-11

16 Podczas wystawiania zamówienia, można nie tylko wybrać wskazaną recepturę, ale również, jeśli istnieje taka potrzeba, dodać nową, poprawić już istniejącą lub w ogóle usunąć niepotrzebną. 6. Aby zatwierdzić wystawiany dokument zamówienia należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Rezygnując z zapisania danych nacisnąć przycisk [ANULUJ]. Przy realizacji zamówienia program umożliwia przeniesienie całości lub części specyfikacji towarowej do dokumentu magazynowego. Naciśnięcie przycisku [DODAJ] podczas tworzenia dokumentu magazynowego WZ lub dokumentu sprzedaży i wybranie z listy pozycji Importuj z zamówienia spowoduje wyświetlenie listy zamówień związanych z konkretnym kontrahentem. Należy wskazać właściwe zamówienie i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Po wskazaniu zamówienia pojawi się specyfikacja towarów. W oknie Import pozycji zamówienia wpisujemy (jeśli jest inna niż podpowiadana) Ilość do realizacji i naciskamy przycisk [ZAPISZ]. Realizacja kolejnego zamówienia wymaga ponownego wykonania tych samych operacji. Przy realizacji zamówienia do odbiorcy na WZ-ce może się znaleźć co najwyżej taka ilość towaru, która jest do dyspozycji w magazynie (program nie dopuszcza ujemnych stanów magazynowych). Podczas dopisywania pozycji z zamówienia można zaznaczyć stosowanie cen promocyjnych. Po przeniesieniu towaru/usługi z zamówienia na dokument sprzedaży ta część pozycji będzie zaznaczona jako Ilość zrealizowana i w zależności od tego czy zrealizowano wszystkie pozycje zamówienia, czy tylko część, dokument otrzyma odpowiedni status (zrealizowany lub częściowo zrealizowany). W pozycji Ilość zamówiona znajduje się cała zamówiona ilość towaru. W pozycji Ilość zarezerwowana znajduje się ilość towaru: 1. Rezerwowana niezależnie od ilości stanu magazynowego jeśli w parametrach firmy nie oznaczymy opcji Czy limitować rezerwacje do aktualnego stanu magazynu? program rezerwuje towar w magazynie do ilości na zamówieniu. Towar w magazynie rezerwowany jest do momentu, kiedy nie zostanie zrealizowane zamówienie lub do czasu, gdy nie wygaśnie data ważności rezerwacji. Datę ważności rezerwacji można stale przedłużać. Dokładny opis ilości oraz daty rezerwacji znajduje się po wyżej (tabela 15 Pozycja zamówienia klienta ). 2. Rezerwowana do ilości stanu magazynowego jeśli w parametrach firmy oznaczono opcję Czy limitować rezerwacje do aktualnego stanu magazynu? program sprawdza stan towaru w magazynie i ostrzega, gdy jest mniejszy niż na zamówieniu: 4-12 Zamówienia

17 Nie rezerwuje towaru, którego nie ma w magazynie. Po zapisaniu zamówienia można przejrzeć wszystkie wystawione do tej pory zamówienia. Jeśli chcemy ograniczyć zakres ich przeglądania można skorzystać z drzewa dat, filtra lub innych właściwości programu dokładnie opisanych w rozdziale Metody przeglądania i wyszukiwania danych. W kolumnie Status w oknie Zamówienia od odbiorcy oznaczone są dokumenty: dokumenty zrealizowane całkowicie (czarny ptaszek w oknie) dokumenty zrealizowane częściowo (szary ptaszek w oknie) dokumenty nie zrealizowane (brak ptaszka w oknie) Wskazówka Program umożliwia kontrolę rozrachunków, ostrzegając o zaleganiu z płatnością przez danego klienta oraz o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu w momencie realizacji zamówienia (decydują ustawienia w kartotece kontrahentów na stronie Sprzedaż, pozycja Wartość progów ). Aby wydrukować zamówienie klienta należy kliknąć ikonę Po naciśnięciu tego przycisku mamy do wyboru wydruk: Faktury pro-forma Potwierdzenia zamówienia lub nacisnąć [Ctrl+D]. Jeśli na wydruku mają pojawiać się indeksy i nazwy towarów wg kontrahenta lub własne indeksy i nazwy towarów, w parametrach funkcji, przed wydrukiem ustawiamy ich drukowanie. Program umożliwia wydrukowanie stanu zamówień towarów w opcji Zestawienia/ Zestawienia. Przed wydrukiem tego zestawienia w parametrach funkcji można wybrać magazyn, kodu dokumentu, ustawienia daty początkowej, uwzględniając datę realizacji zamówień. Można wybrać konkretny towar lub grupę towarów. Więcej informacji... Szczegółowy opis edycji, usuwania i drukowania zamówienia został zamieszczony w rozdziale Obsługa programu. Zamówienia 4-13

18 Automatyczne realizowanie zamówień Automatyczne realizowanie zamówień polega na wystawianiu dokumentów wydania towaru (WZ), a w przyszłości również innych dokumentów sprzedaży (faktur VAT, faktur eksportowych, WDT) na podstawie zarejestrowanych zamówień od odbiorców. Użytkownik może wskazać konkretne zamówienia lub wybrać dowolne, ustawiając odpowiednie kryteria selekcji. Wyborem sterują następujące parametry: kod dokumentu, data wystawienia, data realizacji, status (zrealizowane, niezrealizowane) oraz stan (zamkniete, otwarte). Użytkownik może również wybrać konkretne towary i odbiorców. Mechanizm powstał by usprawnić proces generowania dokumentów WZ realizujących zamówienia dla jednego lub jednocześnie kilku odbiorców. W przypadku gdy wybrano więcej niż jedno zamówienie od tego samego odbiorcy, program będzie próbował zgrupować je w jak najmniejszej ilości WZ-ek. Przy grupowaniu uwzględniane są następujące właściwości zamówień: odbiorca, płatnik, waluta, sposób liczenia, sposób płatności, akwizytor, sposób realizacji. Jeżeli te parametry będą równe, to artykuły z tych zamówień znajdą się w jednej WZ-ce. Automatyczne realizowanie zamówień dotyczy wyłącznie bieżącego magazynu. Jeżeli zachodzi potrzeba realizacji zamówień z innego, należy zmienić magazyn na odpowiedni. Jeśli zamówienie jest w walucie, to dokument WZ może być wystawiony na trzy sposoby: wystawienie WZ-ki złotówkowej, ceny i wartości zostaną przeliczone wg kursu z podanej w parametrach tabeli kursowej lub jeżeli nie podano numeru tabeli, po kursie zapisanym w zamówieniu. wystawienie WZ-ki walutowej. Jeżeli podano w parametrach nową tabelę kursową, to ceny zostaną przeliczone wg nowego kursu, ale z zachowaniem ceny katalogowej, tzn. zostanie wyliczona na nowo cena sprzedaży. wystawienie WZ-ki walutowej. Jeżeli podano w parametrach nową tabelę kursową, to ceny zostaną przeliczone wg nowego kursu, ale z zachowaniem ceny sprzedaży, tzn. zostanie wyliczona na nowo cena katalogowa. Lista wygenerowanych w ten sposób dokumentów dostępna jest w opcji "Magazyn/Rozchody zewnętrzne (WZ)". Po wygenerowaniu dokumentu WZ, zmieni się odpowiednio status zrealizowanych zamówień: Wartości w kolumnie Status" w oknie Zamówienia od odbiorców" przyjmują następujące znaczenia: dokumenty zrealizowane całkowicie (czarny "ptaszek" w oknie) dokumenty zrealizowane częściowo (szary ptaszek" w oknie) dokumenty niezrealizowane (brak ptaszka" w oknie) Zamówienia

19 Zamówienie nie może zostać zrealizowane jeśli w magazynie nie ma żądanego towaru lub żądany towar jest całkowicie zarezerwowany przez innego odbiorcę, wszystkie jego dostawy są późniejsze niż żądana data wystawienia. W takiej sytuacji program nie generuje dokumentu WZ. Aby wygenerować dokument WZ należy: 1. Uruchomić opcję "Zamówienia/ Zamówienia od odbiorców" lub nacisnąć klawisze [Ctrl+F3] 2. Nacisnąć przycisk [OPERACJE] i wybrać opcję "Automatyczne realizowanie zamówień" lub nacisnąć [Ctrl+R] 3. Pojawi się następujące okno dialogowe: Okno podzielone jest na następujące grupy parametrów: Wybierz źródło danych. Parametr "Realizuj zamówienia zaznaczone" umożliwia przełączenie źródła danych, wg którego będą generowane Wz-ki. Jeżeli jest ustawiony, to pod uwagę będą brane tylko zamówienia zaznaczone (aby zaznaczyć zamówienia, należy w tabeli rejestru zamówień do odbiorców kliknąć dowolny wiersz. Użycie klawisza Shift umożliwi zaznaczenie kilku zamówień), w przeciwnym razie wybrane zostaną zamówienia wg określonych przez użytkownika warunków ustawianych poprzez dostępne w tym oknie parametry. Wybierz zamówienia do realizacji. Zamówienia 4-15

20 Grupa zawiera parametry pozwalające ograniczyć wybór zamówień o następujące kryteria: kod dokumentu, data wystawienia, data realizacji oraz stan zamówienia (częściowo zrealizowane, całkowicie, realizacja nierozpoczęta). Wybierz artykuły Grupa umożliwia określenie zbioru artykułów przeznaczonych do realizacji. Można określić grupę podstawową, grupę dodatkową oraz typ: towar i/lub usługa. Wybierz odbiorców Grupa zawiera parametry pozwalające wybrać odbiorców, dla których będą realizowane zamówienia. Można określić grupę lub podać nazwę konkretnego. Ustaw parametry realizacji zamówień Grupa parametrów sterujących realizacją zamówień. Wygeneruj - parametr pozwala wybrać rodzaj dokumentu realizujacego zamówienie. Obecnie są to tylko WZ-ki, w przyszłości również faktury VAT, faktury eksportowe oraz WDT. Jeżeli zamówienie w walucie - parametr pozwala wybrać sposób realizacji zamówienia, jeżeli zamówienie było walutowe. Do wyboru są trzy warianty: przeliczenie wartości na złotówki wg kursu z tabeli kursowej i wystawienie WZ-ki złotówkowej, wystawienie WZ-ki walutowej z ewentualnym przeliczeniem cen wg kursu z podanej tabeli kursowej, ale z zachowaniem ceny katalogowej oraz wystawienie WZ-ki walutowej z ewentualnym przeliczeniem cen wg kursu z podanej tabeli kursowej, ale z zachowaniem ceny sprzedaży. Tabela kursowa - parametr pozwala na wybranie dowolnej tabeli kursowej, według której bedą przeliczane ceny walutowe. Jeżeli tabela nie zostanie podana, to w przypadku konieczności przeliczenia kurs zostanie pobrany z zamówienia od odbiorcy, a jeżeli zamówienie nie ma podanego kursu, to ceny zostaną przeliczone w stosunku jeden do jednego. 4. Po ustawieniu parametrów lub wybraniu odpowiednich zamówień, aby wygenerować WZ-ki należy nacisnąć klawisz [GENERUJ]. Rezygnacja z generowania nastąpi po użyciu klawisza [ANULUJ]. Należy pamiętać, że zrealizowanych raz zamówień nie da się ponownie realizować, chyba że wcześniej wykasuje się odpowiednie WZ-ki. Import z pliku EDI Elektroniczna Wymiana Dokumentów (ang. EDI Electronic Data Interchange) umożliwia przesyłanie za pomocą sieci komunikacyjnej dokumentów handlowych w postaci elektronicznej pomiędzy systemami informatycznymi partnerów handlowych. Daje to wiele korzyści, z czego najważniejsze to przyspieszenie obiegu dokumentów i redukcja kosztów Zamówienia