ROZDZIAŁ. RAKSSQL Zakupy

Transkrypt

1 ROZDZIAŁ 3 RAKSSQL Zakupy

2

3 Spis treści Faktura zakupu 3-1 Faktura zakupu z dok. magazynowym Faktura zakupu bez dok. magazynowego Korekta zakupu 3-11 Korekta zakupu w trybie magazynowym Korekta zakupu tryb bezmagazynowy Korekta zakupu do FZ niezarejestrowanej Dokument Importowy 3-21 Korekta Dokumentu Importowego Faktury wewnętrzne WNT 3-25 Faktura wewnętrzna WNT Faktura wewnętrzna import usług Korekty faktur wewnętrznych VAT WNT Faktura WNTT 3-39 Kartoteki 3-41 Kontrahenci Zakładanie grupy kontrahentów 3-42 Dodawanie kontrahenta 3-46 Ustawienia alternatywne 3-53 Edycja i usuwanie kontrahenta z magazynu 3-58 Import z DBF Towary Zakładanie grupy towarów 3-61 Dodawanie towaru 3-66 Opakowania zwrotne 3-72 Cechy artykułu 3-73 Receptury Tworzenie receptury 3-76 Edycja i usuwanie receptury 3-79 Filie Magazyny Lokalizacje towarów Kasy Rachunki bankowe Słowniki 3-93 Kody dokumentów magazynowych Sprzedaż i Magazyn 3-96 Jednostki miar Cechy artykułów Rodzaje cen Rodzaje rabatów Opakowania zbiorcze Dodatkowe koszty importu Rodzaje transakcji Rodzaje transportu Warunki dostaw Sposoby zapłaty Metody płatności Stawki VAT Waluty Tabele kursowe Wzorce opisów Znaczniki Tabele odsetek Państwa Zestawienia System wydruków Deklaracje Intrastat Dodawanie deklaracji Intrastat 3-136

4 3-2 Zakupy

5 Faktura zakupu Dokumenty zakupu w programie RAKSSQL Sprzedaż dostępne są po wybraniu opcji Zakupy lub po naciśnięciu klawiszy [Ctrl+F4]. Dokumenty zakupu mogą być powiązane z dokumentem przyjęcia towaru do magazynu (automatycznie generuje się dokument PZ). Mogą być kojarzone z wieloma wystawionymi wcześniej dokumentami przychodu. Numeracja tych dokumentów może być niezależna lub jednolita, miesięczna lub roczna. Sposób numeracji zależy od indywidualnego kodu dokumentu magazynowego. Wskazówka Ustawianie i sposób numeracji został szczegółowo omówiony w rozdziale Kody dokumentów magazynowych Uwaga Z funkcji omawianych w niniejszym rozdziale mogą korzystać wyłącznie użytkownicy, którzy posiadają pełne uprawnienia nadane w module Administrator, dotyczące dokumentów zakupu. Faktura zakupu z dok. magazynowym Faktura zakupu jest dokumentem płatniczym potwierdzającym przyjęcie towaru do magazynu lub zakup usługi. Może być wystawiona do istniejącego już dokumentu magazynowego na podstawie, którego towar został przyjęty, jako dokument płatniczy i jednocześnie przychodowy (dla towaru) lub dokument płatniczy (dla usługi i kosztu). Aby wystawić fakturę zakupu z dokumentem magazynowym należy: 1. Uruchomić opcję Zakupy /Zakupy 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać Dodaj FZ w trybie magazynowym 4. Pojawi się następujące okno dialogowe: Zakupy 3-1

6 Dane kontrahenta z listy kontrahentów Numer faktury zakupu Tu znajduje się dokument przychodu PZ utworzony na podstawie aktualnie wystawianej faktury (dla towaru) i po skojarzeniu z dokumentem PZ Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Faktura zakupu [tryb magazynowy] zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 1 Dostawca: skrócona Powiązane dokumenty: Numer faktury dostawcy Data otrzymania faktury Informacje w oknie Faktura zakupu [tryb magazynowy] : Znaczenie kontrahenta, od którego zakupiony jest towar. W pozycji skrócona wybieramy dostawcę (przycisk ) lub, jeśli istnieje taka potrzeba, wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów). Po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Po wybraniu kontrahenta z listy program przeniesie wprowadzone do kartoteki informacje na dokument, tj.: numer NIP, kod kreskowy, ulica, dom, lokal, kod, miasto. Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: skrócona NIP Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna program otworzy kartotekę kontrahentów. Numer faktury dostawcy, na podstawie którego dany towar został przyjęty do magazynu lub na podstawie którego została wystawiona faktura zakupu. Data otrzymania faktury zakupu. Domyślnie bieżąca data, można ją zmienić naciskając klawisz. Informacja potrzebna dla celów księgowych. 3-2 Zakupy

7 Tabela 1 Informacje w oknie Faktura zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Powiązane dokumenty: Data wystawienia Data wystawienia faktury. Informacja potrzebna do celów księgowych. faktury Domyślnie jest to bieżąca data, można ją zmienić (klawisz ). Dokument: Kod dokumentu Numer Data wystawienia Sygnatura Płatność: Sposób zapłaty Data płatności Wyświetla domyślny kod dokumentu FZ, jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/sprzedaż, będzie można go tu podać. W pozycji Kod dokumentu wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu przyjęcia. Numeracja dokumentu uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu wydania. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Domyślny kod dokumentu ustawiamy w opcji Kartoteka/Magazyny. Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji Maska, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu. Data wystawienia dokumentu, jest także datą przyjęcia towaru do magazynu Domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Można wpisać własną sygnaturę. Numer ten będzie drukowany na dokumencie. Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie przyjęcia towaru. Należy wybrać odpowiedni sposób płatności (przycisk ). Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty. Data płatności wyliczana na podstawie wybranego sposobu zapłaty. Wyliczanie wartości dokumentu: Sposób liczenia Sposób naliczania podatku VAT dostępny po naciśnięciu przycisku. Zgodnie z podstawą prawną mamy trzy warianty obliczania podatku: a) od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek. b) od sumy. Nabywca może określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości zakupu poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości zakupu netto wykazuje się wartość zakupu brutto Kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru: KP = (WB SP)/(100 + SP) KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, Zakupy 3-3

8 Tabela 1 Informacje w oknie Faktura zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Wyliczanie wartości dokumentu: Sposób liczenia Pozycje dokumentu Pozycje faktury: Pozycje faktury Przyjęcia zewnętrzne: WB - oznacza sumę wartości zakupu brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług, Sumę wartości zakupu netto stanowi różnica między wartością zakupu brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. Informacje o: towarze, usłudze, koszcie, recepturze lub po imporcie z zamówienia pobierane z kartoteki po naciśnięciu przycisku [DODAJ] i wybraniu odpowiedniej pozycji. Zawierają: nazwę towaru, usługi, przyjętą ilość, jednostkę miary wybranego towaru, typ, cenę, lokalizację, skrót wg dostawcy, nazwę wg dostawcy, stawkę VAT, termin przydatności, nazwę, PKWiU, wagę netto, wagę brutto, rozmiar. Procedura dodawania, poprawiania oraz usuwania poszczególnych pozycji asortymentowych została omówiona w dalszej części niniejszej instrukcji. Skojarzone dokumenty PZ Płatności: Numer dokumentu PZ wygenerowany na podstawie aktualnie wystawianej faktury (dla towaru) lub po skojarzeniu z wystawionym wcześniej samodzielnym dokumentem przychodu. Kojarzenie dokumentu PZ następuje po naciśnięciu przycisku [SKOJARZ] i wskazaniu w oknie Dokument źródłowy" dokumentu przyjęcia. Z dokumentem zakupu może być skojarzonych kilka dokumentów przyjęcia PZ. Kojarzenie kolejnych dokumentów odbywa się w taki sam sposób. Usuwanie skojarzonych dokumentów PZ następuje po uruchomieniu przycisku [USUŃ]. Program usunie dokument PZ wraz z towarem, który znajdował się na tym dokumencie. Wyjątek Faktura zakupu nie wygeneruje dokumentu PZ, jeśli znajduje się na niej tylko usługa lub tylko koszt. W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON]. Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności". 3-4 Zakupy

9 Tabela 1 Informacje w oknie Faktura zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Płatności: Znaczenie Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu np. faktury, bez wskazania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma tych kwot była równa wartości dokumentu. W parametrach programu znajduje się opcja, która umożliwia automatyczne dodawanie domyślnej płatności przy zapisie dokumentu. Płatność ta pobierana jest automatycznie z główki dokumentu. W parametrach można również zaznaczyć opcję potwierdzania dodawania domyślnej płatności, wówczas program pyta użytkownika czy chce utworzyć płatność zgodną z ustawieniami w główce dokumentu. Metoda płatności gotówkowa/niegotówkowa Jeśli w główce dokumentu (np. faktury), wybrana zostanie gotówkowa metoda płatności z natychmiastowym rozliczeniem dokumentu, to po zatwierdzeniu dokumentu program zaproponuje wystawienie dokumentu kasowego i dokument zostanie rozliczony natychmiast. Jeśli wybrana zostanie bezgotówkowa metoda np. karta, czek, bon to po zatwierdzeniu dokumentu trzeba go będzie jeszcze rozliczyć tzn. skojarzyć ten dokument z innym rozrachunkiem np. wyciągiem bankowym. Dokument można rozliczyć podczas wprowadzania sposobu zapłaty za towar np. czek- na zakładce "Rozliczenia" lub po zapisaniu dokumentu, opcja "Finanse/ Rozrachunki" lub po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] na liście dokumentów płatności Zakupy/ Zakupy". Uwagi: Uwagi Znaczniki: Znaczniki Gotówkowa metoda rozliczenia oznacza realną wpłatę gotówki do kasy. Niegotówkowa metoda to karta płatnicza, czek, bon towarowy itp. Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą być przeniesione z wzorca opisów po naciśnięciu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu. Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy na specjalne konta zgodne ze znacznikami. Zakupy 3-5

10 Tabela 1 Informacje w oknie Faktura zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Załączniki Alarmy: Znaczenie Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna Wirtualny system plików w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/Eksplorator systemu plików. Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu. W trakcie wprowadzania dokumentu, tam, gdzie znajduje się przycisk lub, można uzupełnić lub zmienić wprowadzone informacje, np. skrócona, Kod dokumentu, Sposób zapłaty. 5. Nacisnąć przycisk [DODAJ], aby dodać pozycję do faktury zakupu. Wybrać odpowiednią pozycję: Dopisz Artykuł Dopisz Usługę\ koszt Dopisz Recepturę Import z zamówienia Dopisz poprzez kartotekę artykułów Dopisywanie towaru, receptury oraz import z zamówienia zostało szczegółowo opisane w punkcie Dokumenty przyjęcia zewnętrznego. 3-6 Zakupy

11 Po wybraniu pozycji Dopisz usługę/ koszt pojawi się okno: Naciśnij klawisz i wybierz z kartoteki usługę. Ilość artykułu w jednostkach własnych lub kontrahenta Cena zakupu jest wymagana jeśli nie zaznaczono opcji pozwalającej na zerowe ceny zakupu w parametrach firmy Naciśnij, aby przenieść lub porównać ceny własne i kontrahenta Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Pozycja faktury zakupu usługi/kosztu zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 2 Informacje w oknie Pozycja faktury zakupu usługi/ kosztu : Wybór artykułu Identyfikator Znaczenie W pozycji Identyfikator wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki usługę. Program umożliwia wyszukanie usługi (klawisze ) po: Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta Indeksie 2 Nazwie własnej Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym Ilość artykułu (własna/kontrahenta): Opakowań zbiorczych Pozycja dotycząca opakowań zwrotnych dla usługi i kosztu jest niedostępna. Jedn. kontrahenta/ własna Jednostka kontrahenta pobierana jest z ustawień alternatywnych, jednostka własna z kartoteki towarów. Jeśli kontrahent, dla którego wystawiana jest faktura zakupu nie posiada ustawień alternatywnych domyślnie pojawi się jednostka własna. Po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] - w dolnej części okna, istnieje możliwość pokazania: Ilości i cen własnych Ilości i cen kontrahenta Porównanie ilości/ cen własnych i kontrahenta. Zakupy 3-7

12 Tabela 2 Informacje w oknie Pozycja faktury zakupu usługi/ kosztu (ciąg dalszy): Znaczenie Cena zakupu (własna/ kontrahenta): Cena zakupu netto Stawka VAT Cena zakupu brutto Ceną zakupu netto jest cena bez podatku VAT po uwzględnieniu rabatu. Ceną zakupu usługi może być jej koszt zakupu np. paliwo, transport. Cenę zakupu należy wpisać ręcznie. Domyślna wysokość stawki VAT wprowadzana przy dodawaniu usługi do kartoteki towarów i podpowiadana przy dopisywaniu usługi na dokument. Może być wybrana lub wpisana do listy słowników stawek VAT przez naciśnięcie lub. Ceną zakupu brutto jest cena usługi lub kosztu z podatkiem VAT. Program wylicza cenę zakupu od ceny brutto lub od ceny netto. Wpisanie ceny zakupu jest wymagane. Jeśli w parametrach firmy zaznaczono opcję Czy pozwalać na zerowe ceny zakupu? - można zatwierdzić dokument z zerową ceną zakupu. Informacje o przyjmowanej usłudze/ koszcie Numer seryjny/ licencji: Dowolna numeracja dla wprowadzonej pozycji dokumentu. Numer ten pojawia się podczas wystawiania dokumentu sprzedaży przy pozycji asortymentowej pod warunkiem, że w dostawie (z której towar został zdjęty z magazynu) został wpisany numer seryjny. Numer seryjny drukuje się na dokumentach WZ. Uwagi: Uwagi Dodatkowe uwagi dotyczące usługi. Uwagi drukowane są na dokumencie pod pozycją usługi. 6. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ], aby zakończyć wprowadzanie dokumentu. 7. Zapisany dokument zakupu znajdzie się na liście w oknie Faktury zakupu. Opcja Zakupy/Zakupy służy do rejestrowania faktur zakupu. Na podstawie faktury zakupu program generuje dokument przyjęcia PZ i przyjmuje towar do magazynu. Wystawiony w ten sposób dokument posiada w pozycji Lista PZ numer dokumentu PZ. Wyjątek Uwaga Program nie wygeneruje dokumentu PZ, jeśli na fakturze zakupu znajdują się same usługi lub koszty. Dokument przyjęcia zewnętrznego nie zawiera usług ani kosztów. Program pilnuje by nie przekroczyć progu wartości zadłużenia wobec dostawcy, jeśli uzupełnimy pozycję w kartotece kontrahenta Wartość progów: Maks. wartość zadłużenia wobec dostawcy na zakładce Sprzedaż. Przekroczenie tej wartości spowoduje wyświetlenie stosownego ostrzeżenia. Program umożliwia poprawianie naliczonych automatycznie przez program wartości netto, VAT i brutto, jeśli są różnice w wyliczeniach między otrzymaną od dostawcy fakturą zakupu a fakturą wprowadzoną do systemu. Na przykład, jeśli miedzy tymi 3-8 Zakupy

13 fakturami jest różnica o grosz przy kwocie brutto, naciskając przycisk [Operacje] wprowadzamy poprawkę, tak by wyliczona przez program wartość zgadzała się z otrzymaną fakturą. Jest to bardzo ważne w późniejszych rozliczeniach. Po uruchomieniu przycisku [Operacje] pojawi się okno: Wpisz nową wartość zgodną z otrzymaną fakturą zakupu Nowa wartość po zmianie kwoty brutto Naciśnij przycisk aby zmieniała się nowa wartość Więcej informacji... Wystawianie dokumentu PZ oraz korekta zakupu została opisana w punkcie Dokumenty przychodu zewnętrznego oraz Korekta zakupu. Procedura usuwania, modyfikowania i drukowania faktury zakupu została zamieszczona w rozdziale Obsługa programu. Faktura zakupu bez dok. magazynowego Faktura bez dokumentu magazynowego nie jest powiązana z żadnym magazynem i nie ma wpływu na jego stan oraz wartość. Mogą być do niej przypisane dodatkowe koszty zakupu, które nie zwiększają rozrachunku ani nie wchodzą do rejestru VAT. Do tej faktury zakupu można wygenerować dokument PZ, który uwzględni dodatkowe koszty powiększając odpowiednio cenę zakupu towaru oraz wpłynie na stan magazynowy. Wystawianie faktury zakupu bez dokumentu magazynowego odbywa się w ten sam sposób co wystawianie faktury zakupu z dokumentem magazynowym i zostało opisane powyżej. Zakupy 3-9

14 Uwaga Aby wygenerować dokument PZ do faktury zakupu należy ustawić się na fakturze i nacisnąć prawy przycisk myszy. Z menu kontekstowego wybrać "OPERACJE/ WYGENERUJ PZ DO TEJ FAKTURY". Po uruchomieniu tej opcji pojawi się okno "Parametry nowej PZ" z możliwością wpisania numeru WZ dostawcy, zmiany daty wystawienia oraz uwag Zakupy

15 Korekta zakupu Korekta zakupu odnotowuje zmianę wielkości obrotu i co za tym idzie wpływa na stan rozliczeń z kontrahentem. Istnieją trzy rodzaje tego dokumentu: 1. Korekta zakupu w trybie magazynowym (powiązana z magazynem) 2. Korekta zakupu tryb bezmagazynowy (nie powiązana z magazynem) 3. Korekta zakupu do FZ niezarejestrowanej Korekta zakupu w trybie magazynowym i korekta zakupu tryb bezmagazynowy musi być wystawiona do istniejącej w systemie faktury zakupu. Korekta zakupu może być również wystawiona do faktury zakupu której nie ma w systemie. Wystawiając KZ do FZ w trybie magazynowym w oknie pojawią się same FZ magazynowe. Wystawiając KZ do FZ tryb bezmagazynowy w oknie pojawią się FZ bez obsługi magazynu. Korekta zakupu w trybie magazynowym Dokumenty korekt zakupu znajdują się w oknie po uruchomieniu opcji "Zakupy/Korekty zakupu". Aby wystawić korektę zakupu w trybie magazynowym należy: 1. Uruchomić opcję Zakupy/Korekty zakupu 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać opcję "Dodaj KZ z dokumentem magazynowym" 4. Pojawi się okno z listą wystawionych w systemie faktur zakupu (magazynowych). Zakupy 3-11

16 Numer korygowanej faktury zakupu Numer dokumentu korekty Pozycje korygowanej faktury zakupu Podsumowania dokumentu Tabela 3 Dostawca: skrócona dostawcy Powiązane dokumenty: Numer korygowanej FZ Nr. faktury korygującej dostawcy Data otrzymania faktury Informacje w oknie Korekta faktury zakupu [tryb magazynowy] : Znaczenie Edytuj wartość w stawkach VAT- jeśli okaże się że są niezgodności związane z automatycznym przeliczaniem wartości miedzy dokumentami kontrahenta który wystawił dokument korygujący. Pole to jest nieaktywne, nie można tu nic wpisać ręcznie. Dane wybierane są na podstawie korygowanej faktury zakupu, która musi być wprowadzona do programu. Po wybraniu dokumentu źródłowego program przeniesie dane dostawcy na dokument, tj.: nazwę skróconą płatnika, numer NIP, kod kreskowy, ulicę, dom, lokal, kod, miasto Numer wskazanej przez użytkownika, korygowanej faktury zakupu z dokumentem magazynowym. Numeru nie można poprawić. Należy wpisać numer faktury korygującej wystawionej przez dostawcę na podstawie, której robimy korektę. Należy wpisać datę otrzymania faktury korygującej. Datę można wybrać z kalendarza (przycisk ). Domyślnie bieżąca data Zakupy

17 Tabela 3 Informacje w oknie Korekta faktury zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Powiązane dokumenty: Znaczenie Data wystawienia f-ry korygującej Dokument: Kod dokumentu Numer Data wystawienia Sygnatura Należy wpisać lub wybrać z kalendarza datę wystawienia faktury korygującej (przycisk ). Domyślnie bieżąca data. Wyświetla domyślny kod dokumentu korekty zakupu, jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż, będzie można go tu podać. W programie, jeśli zaistnieje potrzeba można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów korekty zakupu, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji Kody dokumentów magazynowych. W pozycji Kod dokumentu wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu. Domyślny kod dokumentu korekty ustawiamy w opcji Kartoteki\ Magazyny zakładka Domyślne kody dokumentów. Numeracja dokumentów korygujących uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu korekty. Program podpowiada kolejny numer faktury korygującej. Istnieje możliwość zmiany numeru dokumentu i wpisania właściwego numeru ręcznie. Użytkownik może go dowolnie zmieniać pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji Maska, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Data wystawienia dokumentu korekty, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Dowolna sygnatura dokumentu. Użytkownik może przyjąć dla każdego dokumentu dowolną sygnaturę będzie to numeracja odrębna nie uzależniona od wybranego kodu i maski dokumentu. Sygnatura drukuje się na dokumentach. Istnieje możliwość wyszukiwania dokumentu po sygnaturze. Płatność: Sposób zapłaty Informacja o sposobie zapłaty na fakturze korygującej. Jeśli w kartotece kontrahenta ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie. Jeśli nie, należy wybrać odpowiedni sposób płatności kontrahenta.(przycisk ). Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty. Data płatności wyliczana jest przez program automatycznie na podstawie wybranego sposobu zapłaty. Termin płatności Ostateczna data zapłaty. Pozycja wyliczana na podstawie określonego w słowniku sposobu zapłaty. Zakupy 3-13

18 Tabela 3 Informacje w oknie Korekta faktury zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Metoda wyliczania wartości: Sposób liczenia (ciąg dalszy) Pozycje dokumentu: Pozycje Płatności: Sposób naliczania podatku VAT dostępny po naciśnięciu przycisku. Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U z późn. zm.) mamy trzy warianty obliczania podatku: 1. od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek. od sumy. Nabywca może określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości zakupu poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. 3. od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości zakupu netto wykazuje się wartość zakupu brutto, Kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru: KP = (WB SP)/(100 + SP) KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, WB - oznacza sumę wartości zakupu brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług, Sumę wartości zakupu netto stanowi różnica między wartością zakupu brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. Przy wystawianiu korekty zakupu z dokumentem magazynowym, okno z pozycjami będzie puste. Po uruchomieniu przycisku [DODAJ] można skorygować pozycje z faktury zakupu. Pojawia się okno z wyborem pozycji, do skorygowana. Należy wskazać pozycję do korekty i nacisnąć [WYBIERZ]. Pojawi się okno "Pozycja korekty faktury zakupu". Korekta zakupu pozwala na dodawanie nowych towarów, usług lub receptur na dokument, powiększając stan magazynowy. Procedura dodawania poszczególnych pozycji asortymentowych została omówiona w dalszej części niniejszej instrukcji. W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON] Zakupy

19 Tabela 3 Płatności: Informacje w oknie Korekta faktury zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności". Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu np. faktury, bez wskazania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma tych kwot była równa wartości dokumentu. W parametrach programu znajduje się opcja, która umożliwia automatyczne dodawanie domyślnej płatności przy zapisie dokumentu. Płatność ta pobierana jest automatycznie z główki dokumentu. W parametrach można również zaznaczyć opcję potwierdzania dodawania domyślnej płatności, wówczas program pyta użytkownika czy chce utworzyć płatność zgodną z ustawieniami w główce dokumentu. Metoda płatności gotówkowa/niegotówkowa Jeśli w główce dokumentu (np. faktury), wybrana zostanie gotówkowa metoda płatności z natychmiastowym rozliczeniem dokumentu, to po zatwierdzeniu dokumentu program zaproponuje wystawienie dokumentu kasowego i dokument zostanie rozliczony natychmiast. Jeśli wybrana zostanie bezgotówkowa metoda np. karta, czek, bon to po zatwierdzeniu dokumentu trzeba go będzie jeszcze rozliczyć tzn. skojarzyć ten dokument z innym rozrachunkiem np. wyciągiem bankowym. Dokument można rozliczyć podczas wprowadzania sposobu zapłaty za towar np. czek- na zakładce "Rozliczenia" lub po zapisaniu dokumentu, opcja "Finanse/ Rozrachunki" lub po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] na liście dokumentów płatności Zakupy/ Korekty zakupu". Gotówkowa metoda rozliczenia oznacza realną wpłatę gotówki do kasy. Niegotówkowa metoda to karta płatnicza, czek, bon towarowy itp. Uwagi: Uwagi Znaczniki: Znaczniki Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą być przeniesione z wzorca opisów po naciśnięciu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy na specjalne konta zgodne ze znacznikami. Zakupy 3-15

20 Tabela 3 Załączniki Alarmy: Informacje w oknie Korekta faktury zakupu [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna Wirtualny system plików w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/Eksplorator systemu plików. Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu. 4. Aby skorygować pozycje asortymentową należy uruchomić przycisk [EDYTUJ]. 5. Pojawi się okno "Pozycja korekty faktury zakupu": Korygowana pozycja Zmiana ilości jednostki własnej Cena zakupu jest wymagana jeśli nie zaznaczono opcji pozwalającej na zerowe ceny zakupu w parametrach firmy Naciśnij, aby porównać ilości i ceny własne oraz kontrahenta 3-16 Zakupy