Grant Application form Part II: Budget Wniosek Aplikacyjny - Część II: BudŜet

Transkrypt

1 Grant Application form Part II: Budget Wniosek Aplikacyjny - Część II: BudŜet 1

2 General Principles: (Guidelines for Grant Applicants 1.3; 2.1.4) Grant amounts: min EUR max EUR Grant size may not exceed 90% of the total eligible costs of the Action (= of the total project budget) 2

3 Zasady ogólne: (Wytyczne dla Wnioskodawców 1.3; 2.1.4) Wysokość dofinansowania: min EUR max EUR Wielkość dofinansowania nie moŝe przekroczyć 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu 3

4 General Principles Budget calculation is to be made after the activities have been planned The budget must be realistic and cost-effective The budget is cost-estimate and ceiling for eligible costs Budget = eligible costs of the Action = = grant + partners co-financing 4

5 Zasady ogólne Szacunkowy budŝet naleŝy sporządzać po zaplanowaniu wszystkich działań w projekcie. BudŜet projektu musi być realistyczny i efektywny kosztowo. BudŜet jest zarówno szacunkiem kosztów jak i górną granicą dla kosztów kwalifikowalnych ; BudŜet = koszty kwalifikowalne projektu = dofinansowanie (wkład UE) + współfinansowanie (Wnioskodawca+partnerzy) 5

6 General Principles Eligible : (Guidelines 2.1.4, Annex 2 to GC General Conditions, Article 14) Criteria: -incurred during implementation of the Action, -must be indicated in the overall budget of the Action, -be necessary for the implementation of the Action, -must be identifiable and verifiable in accordance with accounting standards in a Beneficiary/other partners country, -must be reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management 6

7 Kwalifikowalność kosztów: (Wytyczne dla Wnioskodawców 2.1.4, Annex 2 Umowy o dofinansowanie Warunki ogólne, Artykuł 14) Kryteria kwalifikowalności kosztów - są ponoszone podczas realizacji projektu (wyjątek: koszty związane zane z raportami końcowymi, weryfikacją wydatków i ewaluacją projektu); - muszą zostać ujęte w szacunkowym, całkowitym budŝecie projektu; - muszą być niezbędne do realizacji projektu, dla którego przyznane jest dofinansowanie; - muszą być moŝliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania; - muszą być rozsądne, uzasadnione i zgodne z wymaganiami zarządzania finansowego; 7

8 General Principles Eligible Direct Indirect cost of staff: salaries, overheads travel& per diems; /administrative purchase & rent; costs (BH 11) supply, services, works; contingency reserve (BH 1-10) 8

9 Zasady ogólne y kwalifikowalne Bezpośrednie Pośrednie y personelu: wynagrodzenia, koszty ogólne podróŝe & diety; /koszty administracyjne zakupy & wynajem; (BH 11) dostawy, usługi, prace budowlane; rezerwa na nieprzewidziane wydatki (BH 1-10) 9

10 General Principles: Ineligible costs: debts and provisions for losses; interest owed; Items financed in another framework; purchase of land or buildings; currency exchange losses; contribution in kind; taxes including VAT, unless the Beneficiary (or other partners) can not reclaim them and the applicable regulations do not forbid coverage of taxes; credit to third parties; fines. 10

11 Zasady ogólne y niekwalifikowalne: długi i opłaty związane ze stratami i długami; naleŝne odsetki; elementy juŝ finansowane w ramach innych programów; nabycie ziemi lub budynków; straty kursowe; wkład rzeczowy; podatki, w tym VAT, za wyjątkiem gdy Beneficjent (lub jego partnerzy) nie mogą odzyskać VAT i odpowiednie przepisy nie zabraniają pokrycia tych kosztów; poŝyczki na rzecz osób trzecich; grzywny. 11

12 General Principles Contribution in kind > is not actual expenditure > can be considered by applicant but will not be treated as eligible costs; > cost of staff assigned for the Action paid by Beneficiary/ partners can be considered as co-financing 12

13 Zasady ogólne Wkład rzeczowy > To nie są rzeczywiste wydatki > MoŜe zostać wniesiony przez Wnioskodawcę, lecz nie będzie to traktowane jako koszt kwalifikowalny; > y personelu projektu wypłacane przez Beneficjenta lub partnerów, mogą być uznane za współfinansowanie. 13

14 Filling in the Budget tables (Annex B)/ Wypełnianie tabeli budŝetowej Budget for the Action (calculation of all eligible costs) BudŜet projektu (koszty kwalifikowalne) Justification of costs (brief explanation of relevance of expences); Uzasadnienie kosztów Sources of funding (distribition of financial contribution); Źródła finansowania 14

15 Budget to be calculated in EURO monthly exchange rate available at It is suggested to use the exchange rate of June 2010 BudŜet BudŜet naleŝy sporządzić w EURO Kurs miesięczny dostępny na ww. stronie www. Sugerowany kurs z czerwca 2010r. 15

16 Budget Heading (BH)1. Human Resources Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 1. Human Resources 1.1 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, local staff) Technical Per month Per month Administrative/ support staff Per month Per month 1.2 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, expat/int. staff) Per month Per month 1.3 Per diems for missions/travel Abroad (staff assigned to the Action) Per diem Per diem Local (staff assigned to the Action) Per diem Per diem Seminar/conference participants Per diem Per diem Subtotal Human Resources 16

17 Budget Heading (BH)1. y osobowe Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostka Liczba jednostek jendostkowy całkowity Jedno-stka Liczba jednostek jendostkowy całko-wity 1. y osobowe 1.1 Wynagrodzenia (płaca brutto zawierająca składki społeczne i inne potrącenia, pracownicy zatrudnieni prze beneficjenta i partnerów) Personel merytoryczny Miesięcznie Miesięcznie Personel administracyjny Miesięcznie Miesięcznie 1.2 Wynagrodzenia (płaca brutto zawierająca składki społeczne i inne potrącenia, eksperci zewnętrzni zatrudnieni przez beneficjenta i partnerów) Miesięcznie Miesięcznie 1.3 Diety Diety w ramach podróŝy zagranicznych (personel zaangaŝowany w realizację projektu) Wysokość diety Wysokość diety Diety w ramach podróŝy krajowych (personel zaangaŝowany w realizację projektu) Wysokość diety Wysokość diety y pobytu uczestników na spotkaniach, konferencjach, szkoleniach Razem y osobowe Wysokość diety Wysokość diety 17

18 BH 2. Travel Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Cost s No of Unit rate No of Unit rate (in Unit units (in EUR) (in EUR) Unit units (in EUR) EUR) 2. Travel International travel Per flight Per flight 2.2 Local transportation Per month Per month Subtotal Travel 18

19 BH 2. PodróŜe Załącznik B. BudŜet Projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostk a całkowity całkowity Liczba jednostek Jednostka Liczba jednostek jendostkowy jendostkowy 2. PodróŜe PodróŜe zagraniczne Za bilet Za bilet 2.2 PodróŜe krajowe Razem podróŝe Miesięczni e Miesięczni e 19

20 BH 3. Equipment and Supply Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit No of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit No of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 3. Equipment and supplies Purchase or rent of vehicles 3.2 Furniture, computer equipment 3.3 Machines, tools 3.4 Spare parts/equipment for machines, tools 3.5 Other (please specify) Subtotal Equipment and supplies Per vehicle Per vehicle 20

21 BH 3. Sprzęt i dostawy Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y 3. Sprzęt i dostawy 7 Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity 3.1 Zakup lub wynajem pojazdów Za pojazd Za pojazd 3.2 Meble, sprzęt komputerowy 3.3 Maszyny i narzędzia 3.4 Zasobniki i części zamienne 3.5 Inne (proszę określić) Razem Sprzęt i dostawy 21

22 BH 4. Local Office Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 4. Local office* 4.1 Vehicle costs Per month Per month 4.2 Office rent Per month Per month 4.3 Consumables - office supplies Per month Per month 4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance) Per month Per month Subtotal Local office 22

23 BH 4. Biuro projektu Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całko-wity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity 4. Biuro* 4.1 y eksploatacji pojazdów Miesięcznie 4.2 Wynajem biura Miesięcznie 4.3 y materiałów biurowych Miesięcznie 4.4 Inne usługi (telefon, faks, energia/ogrzewanie, koszty utrzymania) Miesięcznie Razem Biuro Miesięczni e Miesięczni e Miesięczni e Miesięczni e 23

24 BH 5. Other, services Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 5. Other costs, services Publications Studies, research Expenditure verification 5.4 Evaluation costs 5.5 Translation, interpreters 5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.) 5.7 of conferences/seminars Visibility actions 10 Subtotal Other costs, services 24

25 BH 5. Inne koszty, usługi Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostka Liczba jednostek jendostkowy całko-wity Jednostka Liczba jednostek jendostkowy całkowity 5. Inne koszty, usługi Publikacje Dokumenty studialne, analizy, badania Audyt (weryfikacja wydatków) 5.4 Ewaluacja 5.5 Tłumaczenia 5.6 Usługi finansowe (koszty gwarancji bankowych itp.) 5.7 Organizacja szkoleń, konferencji, spotkań, seminariów Działania i materiały promocyjne 10 Razem inne koszty, usługi 25

26 BH 6. Works. BH 7. Other Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 # of Unit rate (in # of Unit rate (in Unit units (in EUR) EUR) Unit units (in EUR) EUR) 6. Works Subtotal Works 7. Other Subtotal Other 8. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-7) 26

27 BH 6. Roboty BH 7. Inne Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok Roboty y Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całko-wity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity Razem Roboty 7. Inne Razem Inne 8. Razem bezpośrednie koszty kwalifikowalne Projektu (1-7) 27

28 BH 9. Contingency. BH 11. Administrative Annex B. Budget for the Action All Years Year Provision for contingency reserve (maximum 5% of 8, subtotal of direct eligible costs of the Action) 10. Total direct eligible costs of the Action (8+9) 11. Administrative costs (maximum 7% of 10, total direct eligible costs of the Action) 12. Total eligible costs (10+11) Unit # of Unit rate units (in EUR) (in # of Unit rate EUR) Unit units (in EUR) (in EUR) 28

29 BH 9. Rezerwa na nieprzewidziane wydatki BH 11. y administracyjne Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y 9. Rezerwa na nieprzewidziane wydatki (maks. 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych projektu) 10. Razem koszty bezpośrednie Projektu (8+9) 11. y administracyjne (maks. 7% kosztów bezpośrednich Projektu) 12. Razem koszty kwalifikowalne (10+11) Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity 29

30 b2. Justification of expenditure item Justification of costs - all budget lines -Max 5 lines justification -Explanation of relevance of activities to project events 30

31 Sources of funding/ Źródła finansowania Amount and percentage of total/ Łącznie (w %): Applicant/ partners contribution not less than 10% Wkład Wnioskodawcy/ partnerów (współfinansowanie) nie mniej niŝ 10% EU contribution not more than 90% Wkład wspólnotowy max. 90% Other financial sources/ Inne źródła finansowania: -EU institutions/ Instytucje UE -other organizations/ inne organizacje 31

32 Payment schemes: 1. First instalment of pre-financing of 30% of grant, further instalment of 40%, final payment of 30% by Contracting Authority (CA) or 2. First instalment of pre-financing of 30% of grant, Second instalment of 30%, Third instalment of 30% Final payment of 10% by CA or 3. full pre-financing by the beneficiary/partners, reimbursment of costs by CA 32

33 Schematy płatności: 1. Prefinansowanie: Pierwsza transza - 30% dofinansowania, Następna transza - 40%, Płatność końcowa - 30% (CA) lub 2. Prefinansowanie: Pierwsza transza - 30% dofinansowania, Druga transza - 30%, Trzecia transza - 30%, Płatność końcowa - 10% (CA) lub 3. Całkowite prefinansowanie przez Beneficjenta/ Partnerów, refundacja kosztów przez CA 33

34 JOINT TECHNICAL SECRETARIAT/ WSPÓLNY SEKRETARIAT TECHNICZNY - KONTAKT lpr@cpe.gov.pl Phones: PL: / 81/ 85 LT: / 84 RU: / 86 WWW: Address: JOINT TECHNICAL SECRETARIAT CROSS-BORDER CO-OPERATION PROGRAMME LITHUANIA-POLAND-RUSSIA Center of European Projects Domaniewska 39a Str Warsaw 34

35 Thank you for attention! Joint Technical Secretariat Cross-border Cooperation Programme Lithuania Poland Russia