enova CRM podręcznik Użytkownika (10.2)

Transkrypt

1 Soneta sp. z o.o. ul. Wadowicka 8A Kraków tel./fax (0-12) info@enova.pl sprzedaz@enova.pl zespół wsparcia modułu CRM: tel. (0-12) crm@enova.pl enova CRM podręcznik Użytkownika (10.2)

2 Spis treści Wprowadzenie... 6 Konfiguracja demonstracyjna... 8 Składowe programu (moduły, listy, formularze)... 9 Nowy wygląd enova Dodawanie obiektów do paska nawigacji Otwieranie nowej zakładki oraz okna Budowa modułu CRM Wizytówki Dodawanie nowej wizytówki Zakładka Ogólne Zakładka Wizytówka Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka Kody kreskowe Przekształcenie wizytówki w kontrahenta Konfiguracja Wizytówek Kontrahenci Dodawanie nowego kontrahenta Zakładka Ogólne Import danych z GUS: Zakładka CRM Zakładka Adres do korespondencji Zakładka Dane kontaktowe Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka Dostęp 32 Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani Zakładka Uwagi na formularzu Kontrahenta Zakładka kody kreskowe na formularzu Kontrahenta Dodatkowe czynności na kartotece/liście kontrahenta Kopiowanie kontrahenta Dodawanie aktywności/dokument Dodawanie opiekuna Ustawienia Filtr kontrahentów na operatorze Lokalizacje kontrahentów Zakładka Ogólne Zakładka Urządzenia

3 Zakładka Zadania Osoby Zakładka Ogólne Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka Dostęp 40 Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani Zdarzenia- czyli rejestrowanie kontaktów z kontrahentem Lista zdarzeń Dodawanie nowego zdarzenia Wypełniane dane na formularzu zdarzenia Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Zadania powiązane Zakładka Dokumenty Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka Podmioty powiązane Zapytanie ofertowe (ZOF)- jako definicja służąca do ewidencjonowania ofertowania (wymaga jedynie licencji na CRM) Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywności z kontrahentem Lista zadań Dodawanie nowego zadania Wypełniane dane na formatce zadania Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Zadania powiązane Zakładka Dokumenty powiązane Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka Podmioty powiązane Kopiowanie zadań/zdarzeń: Definicja Spotkania - zadania grupowe Określanie praw dla zadań Moje Zadania Aktywności Projekty Dodawanie nowego projektu Wypełniane dane na formatce projektu Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Realizacja Zakładka Zadania-powiązane Zakładka Kalendarz Zakładka Etapy projektu

4 Zakładka Zasoby Budżetowanie projektu Kopiowanie projektu Prawa do projektów Kampanie Dodawanie nowej kampanii Wypełniane dane na formatce projektu Zakładka Ogólne Zakładka Projekty Kopiowanie kampanii Kopiowanie projektów do innych kampanii Kreatory Korespondencja Dodawanie nowej korespondencji Korespondencja seryjna utworzenie i wysyłka Zakładka Ogólne Zakładka Treść - przygotowanie wiadomości Zakładka Zdarzenia dodanie odbiorcy Wysyłka lub wydruk korespondencji seryjnej Korespondencja jako powiadomienie Powiadomienia utworzenie i wysyłka Powiadomienia o zadaniach Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną Teczki Dodawanie nowej teczki Zakładka Ogólne Zakładka Prawa Dodawanie elementów do teczki Poczta CRM Skrzynka odbiorcza Kopie robocze Lista Wysłane elementy Wysyłanie nowej wiadomości z enova Zasoby Rezerwacja zasobów Kalendarz zasobów Filtrowanie danych Organizacja widoku kalendarza Praca na kalendarzu Szybkie dodawanie zasobu do aktywności / projektu Ustawienia Opiekun kontrahenta Ustawienia

5 Konfiguracja Poczty CRM Dodawanie nowego konta pocztowego Konfiguracja konta pocztowego dla operatora Definicje i konfiguracja CRM Definicje kampanii Formularz użytkownika Definicje projektów Zakładka Etapy definicji programu Zakładka Stany Zakładka Prawa danych Zakładka Formularz użytkownika Definicje zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych i wypożyczeń Zakładka Ogólne Zakładka Stan Zakładka Priorytety Zakładka Opcje Zakładka Użytkownika Zakładka Mail Zakładka Prawa danych Definicje korespondencji Korespondencja seryjna Konfiguracja serwera pocztowego Konfiguracja definicji korespondencji i zdarzenia Konfiguracja definicji zdarzenia Konfiguracja definicji korespondencji Definicje teczek Zakładka Formularz użytkownika Konfiguracja ogólna rodzaje kontaktów Konfigurowanie praw Klawisze skrótów

6 Wprowadzenie Moduł CRM to narzędzie pozwalające w prosty sposób zarządzać zgromadzonymi informacjami na temat kontrahentów. Dzięki rozbudowanej funkcjonalności oraz elastycznej budowie tej części programu, użytkownik może w szybki sposób zarówno wprowadzić jak i odnaleźć potrzebne informacje. Budowa modułu CRM składa się z wielu elementów o których będzie mowa w niniejszej instrukcji. Poniżej przedstawiony zostanie krótki opis składowych modułu. zdarzenia rozumiane są jako pewne fakty, które zaszły w relacjach z kontrahentem może to być np. notatka z rozmowy telefonicznej lub otrzymanie pisma od klienta; zadania rozumiane są jako sprawy, które należy wykonać np. spotkanie z klientem, wysłanie materiałów marketingowych itp. Aktywności (zadania i zdarzenia) związane z jednym klientem i zmierzające do osiągnięcia określonego celu można łączyć w projekty. Natomiast grupa projektów związanych z wieloma klientami (mających wspólny cel) może zostać połączona w kampanię. Tak więc moduł CRM posiada trójwarstwową strukturę, którą przedstawia rysunek poniżej. Rys. 1 Struktura modułu CRM. Dodatkowo moduł CRM oferuje funkcjonalność obsługi: korespondencji (mass mailing); teczki pozwalają na zbieranie informacji z całego systemu w jednym miejscu; zasoby jako narzędzie ułatwiające zarządzanie rezerwacjami zasobów przedsiębiorstwa; 6

7 opiekun kontrahenta, czyli przypisanie operatora do konkretnych kontrahentów i analiza efektów sprzedaży; wizytówki, czyli dane potencjalnych klientów; 7

8 Konfiguracja demonstracyjna W celu przedstawienia możliwości modułu CRM oraz pokazania w jaki sposób można przystosować program do oczekiwań użytkownika stworzone zostały Wzorce konfiguracji. Każdy ze wzorców został przedstawiony na zasadzie case study, dokładny opis rozwiązań dostępny jest po wybraniu jednej z pozycji podczas zakładania nowej bazy danych. Istnieje możliwość wybrania wzorca: Ofertowanie klienta przedstawia proces zdobywania i ofertowania na przykładnie firmy handlowej ; Prosty obieg dokumentu przedstawia sposób organizacji pracy sekretariatu w zakresie dziennika podawczego; Więcej informacji znaleźć można na załączonym poniżej rysunku oraz opisie przykładu. Rys. 2 Okno wyboru wzorca konfiguracji. 8

9 Składowe programu (moduły, listy, formularze) Enova posiada trzy poziomy zagłębienia. Po otwarciu programu i wejściu do jednej z baz danych pojawia się pierwszy poziom, czyli wybór odpowiedniego modułu (poniższy rysunek przedstawia wszystkie dostępne moduły). Rys. 3 Moduły programu. Po wybraniu jednego z modułów (w tym przypadku CRM), prezentowane są dostępne listy. Zdarza się, że składowe modułu zawierają więcej niż jedną listę (np. Zasoby). 9

10 Rys. 4 Dostępne listy w module CRM. Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, pojawi się lista, na której wykonywane będę wszystkie operacje związane z tą częścią systemu. Rys. 5 Lista kontrahentów. Strona składa się z paska narzędzi w którym można znaleźć (większość z opisanych opcji jest taka sama dla całego systemu): Plik- zawierający między innymi opcje: dodawania, otwierania oraz usuwania rekordów; 10

11 otwierania nowego okna, zakładki; drukowania raportów; zamykania programu; Edycja- zawierający między innymi opcje: eksportowania danych do arkusza Excel; kopiowania, wklejania rekordów; wyszukiwania, zamieniania i filtrowania tekstu; Widok- służy do organizowania wyglądu listy/formularza, za jego pośrednictwem można otworzyć: asystent- pozwala na dodanie notatek dla poszczególnego rekordu i listy, dodanie załączników, wyświetlania przypomnień oraz dodawanie obiektów do teczki. Więcej na ten temat zostanie powiedziane w dalszej części instrukcji; foldery- pozwalają na poruszanie się po programie za pomocą drzewka; organizator widoku- pozwala na dostosowanie sposobu prezentowania wyświetlanych danych na liście (dodawanie kolumn, filtrowanie danych, etc.); ustawienie obecnego widoku jako startowy- po wybraniu tej opcji program będzie otwierał się zawsze w takim układzie zakładek oraz miejscu, w jakim operator wybrał opcję Czynności- zawiera opcje przystosowane indywidualnie do każdej listy w programie. Zawiera większość czynności jakie można wykonać na rekordach danej listy. Np. dodanie aktywności, dodanie/zatwierdzenie dokumentu. Każda część instrukcji będzie posiadała oddzielny opis tej funkcjonalności. Narzędzia- zawiera opcje związane z zarządzaniem programu. Z tego miejsca można przejść do ustawień programu, czy też przelogować się na innego operatora. Pomoc- zawiera informacje na temat aktualnej wersji programu oraz krótkie instrukcje modułów. W tym miejscu można również wczytać licencję do programu. Rys. 6 Wiersz wyszukiwania. Dodatkowy wiersz na liście umożliwia wyszukiwanie wartości w poszczególnej kolumnie. Włączenie paska odbywa się po wybranie klawiszy CTRL+SHIFT+F3 po czym należy wpisać szukany ciąg znaków, gdzie: Znak * zastępuje dowolny ciąg znaków; Znak _ zastępuje jeden znak w ciągu; Ostatni z poziomów programu to formularz, czyli miejsce wprowadzania danych, tak aby ukazały się one na liście. Np. będąc na liście kontrahentów i wciśnięciu opcji 11

12 , pojaw się nowe okno kontrahenta (formularz). Jak widać dostępny jest tutaj również pasek narzędzi, który sprawuje identyczną rolę jak na liście. W przypadku, gdy któreś z opisów pól jest pogrubione (w tym przypadku kod oraz nazwa) oznacza to, że pole są wymagane. Bez wprowadzenia danych w tych miejscach program nie pozwoli na zapisanie danych. W celu dodania nowego zapisu do bazy danych należy wybrać opcję, która zapisze dane i zamknie formularz lub, która spowoduje zapisanie danych oraz otworzenie nowego, pustego formularza. Zielone strzałki służą do przechodzenia pomiędzy rekordami z listy bez konieczności zamykania formularza. Rys. 7 Formularz kontrahenta. 12

13 Nowy wygląd enova Od wersji 8.0 został wprowadzony nowy interface, wzorowany na wyglądzie kafelkowym systemu operacyjnego Windows 8. Umożliwia on między innymi pracę programu w trybie wielookienkowym. Dodany został również nowy pasek nawigacji, do którego można dodawać jako skróty nie tylko listy ale również pojedyncze rekordy czy też formularze. Dodawanie obiektów do paska nawigacji W celu dodania listy do paska należy kliknąć prawym klawiszem myszki na kafelek listy, a następnie wybrać Dodaj skrót do paska. Dodawanie może odbywać się również poprzez przeciągnięcie kafelka myszką na pasek. W podobny sposób odbywa się również umieszczanie poszczególnych rekordów. W przypadku dodania formularza należy klikając SHIFT oraz lewy klawisz myszki na konkretnym formularzu. Rys. 8 Pasek nawigacji. Otwieranie nowej zakładki oraz okna Otwarcie nowej zakładki odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza CTRL oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Wynik takiego działania widoczny jest na rysunku poniżej. 13

14 Rys. 9 Nowa zakładka. Otwarcie nowego okna enova odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza SHIFT oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Nowe okno otwierane jest w tej samej sesji, czyli nie powoduje pobierania dodatkowych licencji. Wynik takiego działania widoczny jest na rysunku poniżej. Rys. 10 Nowe okno. 14

15 W celu przełączenia widoku programu na nowy widok należy wejść do menu Narzędzia -> Opcje-> Systemowe-> Ustawienia-> zaznaczyć parametr Nowy wygląd głównego okna aplikacji, a następnie uruchomić program ponownie. W przypadku gdy enova instalowana jest po raz pierwszy na komputerze widok okien zostanie ustawiony automatycznie na nowy wygląd. Wybór pomiędzy nowym, a starym widokiem będzie możliwy do wersji 8.4. Od tej wersji obowiązywać będzie wyłącznie nowy wygląd głównego okna programu. 15

16 Budowa modułu CRM Moduł CRM składa się z następujących elementów: Rys. 11 Składowe modułu CRM. Kontrahenci lista wszystkich kontrahentów. Jest ona dostępna w kilku miejscach w systemie np. w folderze Kontrahenci i urzędy. Dla wygody użytkownika została umieszczona również w folderze CRM; Lokalizacje kontrahentów lista adresów dodatkowych dla kontrahentów. Może zostać wykorzystana np. do wprowadzenie wielu siedzib kontrahenta czy też lokalizacji magazynów etc.; Osoby lista osób kontaktowych danego kontrahenta oraz innych podmiotów (banków, urzędów); Wizytówki - lista potencjalnych klientów; Kampanie lista kampanii prowadzonych w module CRM; Projekty lista projektów prowadzonych w module CRM; Zadania lista zadań przypisanych do wszystkich operatorów. Lista zawiera zarówno zadania do wykonania jak i już zrealizowane; Zdarzenia lista zarejestrowanych zdarzeń; Moje zadania lista zadań oraz zleceń do wykonania przez aktualnie zalogowanego operatora. Można na niej również wyświetlić listę zadań zleconych innym operatorom przez aktualnie zalogowanego operatora. Korespondencja pozwala na wysyłanie tej samej wiadomości do wielu kontrahentów jednocześnie. Zawiera listę wiadomości, zarówno już wysłanych, jak i tych będących w przygotowaniu; 16

17 Aktywności lista wszystkich działań przypisanych do poszczególnych operatorów; Teczki - lista zawiera teczki prywatne oraz publiczne; Zasoby - zawiera listy zasobów, rezerwacji zasobów, sprzętu oraz pomieszczeń; 17

18 Wizytówki Wizytówki stanowią bazę potencjalnych klientów, których można przekształcić w kontrahentów po spełnieniu wymogów przedsiębiorstwa. Charakterystyką wizytówki jest możliwość tworzenia aktywności oraz projektów w odniesieniu do potencjalnego klienta (nie ma konieczności wprowadzania danych kontrahenta). Oznacza to, że można wykonywać podstawowe czynności na kartotekach, które nie zostały zakwalifikowane jeszcze jako kontrahent. Dodawanie nowej wizytówki Tworzenie wizytówki może odbywać się na trzy sposoby: poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza <Insert>; poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Po czym zostanie otwarty nowy formularz. Rys. 12 Formularz wizytówki. 18

19 Zakładka Ogólne Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontaktowe osoby kontaktowej: Blok Dane identyfikacyjne: Kontrahent - nieedytowalne okno zawierające informacje o nazwie kontrahenta po przekształceniu go z wizytówki; Nazwisko - (pole wymagane) nazwisko osoby kontaktowej; Imię - (pole wymagane) imię osoby kontaktowej; Stanowisko - stanowisko osoby kontaktowej; Osoba nieaktualna - parametr pozwalający określić aktualność wizytówki; Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu wizytówki w kontrahenta nazwa ta stanie się pełną nazwą kontrahenta; NIP - numer identyfikacji podatkowej. Sekcja Adres oraz Kontakty zawierają podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych osoby kontaktowej. Po wprowadzeniu kodu pocztowego oraz ulicy kontrahenta uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapą danego miejsca. Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontaktowe osoby kontaktowej: Podczas przekształcania wizytówki w kontrahenta/osobę kontaktową, wszelkie dane zostaną skopiowane do nowoutworzonego kontrahenta/osoby kontaktowej. Zakładka Wizytówka Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu wizytówki w kontrahenta nazwa ta stanie się pełną nazwą kontrahenta; NIP - numer identyfikacji podatkowej. Blok Adres oraz Kontakt zawierają podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych kontrahenta. Zakładka Zadania Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w realizację zadania, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania (dokładny opis dodawania zadań 19

20 znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności. Rys. 13 Dodanie aktywności za pomocą Czynności. Zakładka Projekty Rys. 14 Dodawanie aktywności z poziomu wizytówki. Zakładka ta zawiera informacje na temat projektów, których prowadzącym jest dana osoba kontaktowa. Podobnie jak na zakładce Zadania, aby dodać nowy projekt należy wybrać odpowiednią definicję projektu. 20

21 Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą. Zakładka Kody kreskowe W tym miejscu widoczne są adresy mailowe kontrahenta. Przekształcenie wizytówki w kontrahenta W celu przekształcenia wizytówki w kartotekę kontrahenta/osoby kontaktowej należy wybrać na formularzu Czynności -> Przekształć wizytówkę (Shift+F11), a następnie: Z listy Kontrahent sugerowany, wybrać kontrahenta, do którego zostanie przypięta wizytówka pod postacią osoby kontaktowej. Lista ta zawiera kontrahentów, których nazwa jest taka sama jak na wizytówce, lub: Z listy Dowolny kontrahent, wybrać kartotekę, do której przypisany zostanie nowa osoba kontaktowa i kliknąć OK. W efekcie na wizytówce zostanie uzupełniona informacja o wybranym kontrahencie, lub: Zaznaczyć parametr Utwórz nową kartotekę i kliknąć OK, co spowoduje utworzenie nowej kartoteki kontrahenta o nazwie podanej na zakładce Wizytówka wraz z osoba kontaktową. W polu Kod możliwe będzie nadanie z ręki własnego kodu kontrahenta. W przypadku pozostawienia znaku? zostanie nadany kolejny numer automatycznie. Rys. 15 Czynność przekształcenia wizytówki. Wizytówka stanowi obiekt, który może być wykorzystywany tak jak kartoteka kontrahenta tylko w obszarze modułu CRM. Oznacza to, że można tworzyć zadania/zdarzenia oraz projekty z przypisaną wizytówką jako Przedstawiciela. 21

22 Konfiguracja Wizytówek W Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia i dodatki -> Sekcja Wizytówki, można ustawić definicje aktywności, która ma być generowana po przekształceniu wizytówki w kontrahenta. Np. w celu stworzeniu notatki, zadania, etc. 22

23 Kontrahenci Podstawowym elementem modułu CRM jest tworzenie bazy klientów firmy. Służy do tego niniejsza lista, która została umieszczona (dla wygody użytkownika) również w module CRM. Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, otworzona zostanie lista dostępnych kontrahentów. Rys. 16 Lista kontrahentów. Lista kontrahentów posiada zdefiniowane trzy filtry: Kontrahenci - służące do filtrowania kontrahentów po ich stanie. Lista może przedstawiać w zależności od zastosowanej opcji kontrahentów: aktywnych, zablokowanych bądź wszystkich razem. Szukaj - pole służące do przeszukiwania listy po polach: kod, nazwa oraz adres. Po wpisaniu ciągu znaku program przeszuka dostępne pola oraz wyświetli wynik filtrowania na liście. Aktualność - pole przyjmujące format daty. Służy do sprawdzania kto był opiekunek kontrahenta w danym dniu. Więcej informacji na temat funkcjonalności opiekuna kontrahenta znajduje się w oddzielnym rozdziale. 23

24 Osoba - Lista zawierająca wszystkie osoby kontaktowe przypisane do kontrahentów. Funkcjonalność ta pozwala na wyfiltrowanie kontrahentów do których przypisana jest jedna osoba kontaktowa. Oddział - Lista oddziałów pozwalająca filtrować listę po przypisaniu oddziału do kontrahenta. W przypadku zastosowania kilku filtrów jednocześnie, wynik filtrowania jest zawężany (nakładany). Dodawanie nowego kontrahenta W celu dodania nowego kontrahenta należy wybrać, na pasku narzędzi, ikonę (bądź kliknąć na liście prawym klawiszem myszki) po czym otworzy się formularz nowego kontrahenta. Zakładka Ogólne Rys. 17 Formularz kontrahenta. Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontrahenta (pogrubione opisy pól oznaczają konieczność wypełnienia pola): 24

25 Sekcja Dane identyfikacyjne: Kod (pole wymagane) identyfikator kontrahenta. Wartość musi być unikalna. Kod można wprowadzić ręcznie, jako dowolny ciąg znaków. Pozostawienie w polu znaku zapytania spowoduje automatyczne nadanie przez system pierwszego wolnego numeru (opcja jest zależna od ustawień wprowadzonych w konfiguracji systemowej Narzędzia/Opcje/Kontrahent/Ogólne); VAT; EU VAT/NIP europejski numer identyfikacji VAT lub NIP; Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa kontrahenta; Blok Podmiot: Podatnik VAT parametr określający czy danych kontrahent jest podatnikiem Rodzaj VAT dla sprzedaży - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla sprzedaży; Rodzaj VAT dla zakupu - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla zakupu; Rodzaj (VAT) wartość wybierana z dostępnej listy. Określa rodzaj odprowadzanego podatku VAT; Status dwie wartości do wyboru: Podmiot gospodarczy dla osób prawnych i Finalny dla osób fizycznych; Oddział - pole wyboru określające przynależność kontrahenta do jednego z oddziału firmy. Blok Adres: miejsce przeznaczone na uzupełnienie podstawowych danych adresowych kontrahenta. Po wprowadzeniu kodu pocztowego oraz ulicy kontrahenta uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapą danego miejsca. Rys. 18 Funkcjonalność pokaż lokalizację. Blok Kontakty: zawiera listę kontaktów do kontrahenta. Rys. 19 Blok Kontakty. 25

26 Na blok kontakty składają się: przycisk Nowy (Dane kontaktowe), przycisk Otwórz ; przycisk Usuń ; przycisk akceptacji zmian; przycisk anulowania edycji; tabela zawierająca następujące kolumny: rodzaj kontaktu, kontakt, krótki opis kontaktu, adres, domyślny. Wybierając przycisk Nowy (Dane Kontaktowe) otwiera się okno przejściowe umożliwiające wprowadzenie nowego kontaktu. Jeżeli wprowadzony zostanie więcej niż jeden kontakt tego samego rodzaju to należy wybrać, który z podanych kontaktów ma być domyślny. Zawsze jeden z podanych kontaktów tego samego rodzaju musi mieć status kontaktu domyślnego. Jeżeli wprowadzony jest tylko jeden kontakt określonego rodzaju to automatycznie ma on przypisany status domyślny. Rys. 20 Okno danych kontaktowych. W oknie wprowadzania nowych danych kontaktowych należy wybrać z rozwijalnej listy (zdefiniowanej w konfiguracji Narzędzia -> Opcje -> Ogólne -> Rodzaje kontaktów) rodzaj wprowadzanego kontaktu. Następnie należy zaznaczyć, czy kontakt ten będzie kontaktem domyślnym. W dalszej kolejności należy wprowadzić kontakt. W polu adres można wybrać adres firmy związany z danym kontaktem oraz w polu krótki opis można 26

27 wprowadzić opis danego kontaktu. W sekcji Cele należy określić cel wprowadzanego kontaktu (jeden z domyślnych lub jeden ze zdefiniowanych w konfiguracji celów). Tak przypisane cele do kontaktów pomogą w sprawnej wysyłce korespondencji seryjnej lub wysyłce efaktury. Import danych z GUS: W wersji 9.3 dodano funkcjonalność autouzupełniania podstawowych danych wprowadzanego do bazy kontrahenta. Formularz nowego kontrahenta został wyposażony w pole Dane z GUS. Rys. 21 Pole Dane z GUS na formularzu kontrahenta. W celu pobrania danych kontrahenta z bazy danych Głównego Urzędu Statystycznego należy na formularzu kontrahenta wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) a następnie kliknąć przycisk Dane z GUS. Czynność ta wywołuje okno pomocnicze: Rys. 22 Okno pośrednie. 27

28 W celu pobrania danych na formularz kontrahenta należy wpisać kod captcha (pole to jest wymagane i inaczej nie dojdzie do importu danych z bazy Głównego Urzędu Statystycznego do bazy danych enova) i zaakceptować czynność przyciskiem Pobierz dane. Rys. 23 Formularz kontrahenta Pole Kod nie jest uzupełniane automatycznie i pozostaje w nim?. Kod należy wpisać ręcznie, jeżeli zostanie pozostawiony w nim? kod zostanie nadany automatycznie. Pola, do których zostaną zaimportowane dane to: nazwa, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, miejscowość, poczta, gmina, powiat, województwo, kraj. Należy pamiętać, że dane pobrane z bazy GUS to dane rejestrowe przedsiębiorstwa. Po pobraniu danych kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego pojawia się w górnym menu Pokaż lokalizację : Rys. 24 Przycisk Pokaż lokalizację na formularzu kontrahenta. Funkcjonalność ta daje możliwość pokazania lokalizacji danego kontrahenta za pomocą Google Maps. 28

29 Zakładka CRM Zawiera zestawienie wszystkich operacji przeprowadzanych na danym kontrahencie w ramach modułu CRM. Prezentowane będą tutaj wszystkie aktywności, projekty, etc. w których kontrahent brał udział. Szczegółowy opis składowych folderu i sposobu ich dodawania znajduje się w kolejnych rozdziałach. Zakładka Adres do korespondencji Zgodnie ze swoim tytułem zawiera dodatkowe dane adresowe kontrahenta. Jej rozwinięciem jest opisana w dalszej części podręcznika funkcjonalność Lokalizacje kontrahentów. Zakładka Dane kontaktowe Rys. 25 Dane kontaktowe kontrahenta. Formatka zawiera listę osób kontaktowych. Służy ona do wprowadzania danych konkretnych osób reprezentujących kontrahenta np. przedstawicieli handlowych. Wygląd list można modyfikować korzystając z organizatora list, który w tym widoku dostępny jest w menu kontekstowym, widocznym po kliknięciu prawym klawiszem myszy w obszar listy (funkcjonalność ta jest ogólnosystemowa). Pozycje na liście dodaje się przez kliknięcie przycisku, który otwiera nowy formularz. 29

30 Rys. 26 Formularz osoby kontaktowej. Zakładka Ogólne służy do rejestrowanie podstawowych danych na temat osoby kontaktowej. Zakładka Zadania Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne zadanie, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania (dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności. Rys. 27 Dodanie aktywności za pomocą Czynności. 30

31 Rys. 28 Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza. Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta (Widoczne w module CRM Kontrahenci konkretny kontrahent Zakładka CRM Aktywności powiązane) jak i zadania (Widoczne w module CRM Zadania/Zdarzenia konkretne zdarzenie/zadanie Zakładka Podmioty powiązane ). Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne zadanie, można zaznaczyć tę informację, dodając nowy rekord na zakładce Zadania (dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności. Rys. 29 Dodanie aktywności za pomocą Czynności. Zakładka Projekty Zawiera listę projektów przypisanych do danej osoby kontaktowej. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące projekty jak również utworzyć nowe. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w dalszej części instrukcji. 31

32 Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą. Zakładka Dostęp WWW Zakładka Dostęp WWW służy do określenia dostępu osoby kontaktowej do aplikacji enovanet (szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w oddzielnej instrukcji poświęconej temu modułowi). Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani W przypadku, kiedy jedna osoba kontaktowa współpracuje bądź powiązana jest z wieloma kontrahentami, można wprowadzić taką informację w tym miejscu. Po wybraniu opcji pojawi się okno, gdzie będzie można wybrać kontrahenta do którego przypisany będzie osoba kontaktowa wraz ze wskazaniem stanowiska. Parametr Główny określa, który kontrahent jest kontrahentem nadrzędnym dla osoby kontaktowej. Lista osób kontaktowych dostępna jest także jako osobna lista Osoby w module CRM. Po kliknięciu w kafelek Osoby, otwarta zostanie lista wszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie. Listę można filtrować wg wartości wybranych w polach Kontrahent i Kontakty (aktualne, nieaktualne, wszystkie). Nową osobę można powiązać z kontrahentem, także przy użyciu listy Osoby, dostępnej bezpośrednio z modułu CRM. Zakładka Uwagi na formularzu Kontrahenta Służy do wprowadzania dodatkowych, opisowych danych na temat kontrahenta. Zakładka kody kreskowe na formularzu Kontrahenta W tym miejscu można zapisać dodatkowe dane kontaktowe. Automatycznie jest tutaj kopiowane dane wpisane na zakładce ogólnej. Pozostałe zakładki widoczne na formularzu kontrahenta nie są powiązane z modułem CRM, a opis ich funkcjonalności można znaleźć w instrukcji do modułów Handel, Księgowość oraz Członkowie. 32

33 Dodatkowe czynności na kartotece/liście kontrahenta Kopiowanie kontrahenta Zarówno formularz jak i lista kontrahentów pozwala użytkownikowi w łatwy sposób kopiować kartoteki kontrahentów. W tym celu należy na liście zaznaczyć odpowiedni rekord a następnie wybrać Czynności-> Kopiowanie kontrahenta. Dane wcześniej zaznaczonego kontrahenta zostaną skopiowane do nowo utworzonego formularza. Taki sam efekt można osiągnąć po otwarciu kartoteki kontrahenta i wybraniu tej samej opcji w Czynnościach. Dodawanie aktywności/dokument Istnieje możliwość utworzenia nowej aktywności/dokumentu dla kolekcji lub pojedynczego kontrahenta z poziomu listy lub formularza. W tym celu należy zaznaczyć/otworzyć kontrahenta, a następnie wybrać z Czynności-> Dodaj aktywność/utwórz dokument. Po czym zostanie otwarte nowo okno aktywności/dokumentu o wybranej definicji. Więcej na temat typów aktywności znajduje się w kolejnym rozdziale. Dodawanie opiekuna Opcja ta służy do dodania opiekuna kontrahenta czyli powiazania operatora z kartoteką kontrahenta/ów, szczegółowe informacje na temat tej funkcjonalności znajdują się w specjalnie przygotowanym rozdziale instrukcji. Ustawienia Ustawienia związane z pracą kartotek kontrahentów znajdują się w konfiguracji programu menu Narzędzia-> Opcje (Ctrl+F9)-> Kontrahenci i Urzędy, gdzie operator może: określić sposób tworzenia kodu kontrahentów; określić sposób zachowania programu przy pojawieniu się dwóch takich samych numerów NIP; określenie możliwości blokowania, łączenia kartotek kontrahenta; sposobu zachowania się lokalizatora internetowego z opcji Pokaż lokalizację; 33

34 Filtr kontrahentów na operatorze Dodatkową funkcjonalnością związaną z kontrahentami jest Filtr kontrahentów na operatorze. Po wejściu w Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Operatorzy ->po otwarciu konkretnego operatora i przejściu na zakładkę filtrowanie istnieje możliwość ograniczenia widoku konkretnemu operatorowi do zawężonej listy kontrahentów. Np. Jeżeli operator ma widzieć wyłącznie kontrahentów zaczynających się na literę a, w filtrze należy napisać: [Kod] Like 'a%'. Poprawność zastosowanego filtra można zweryfikować wybierając przycisk sprawdź (pokaże się ograniczona lista). Rys. 30 Filtr kontrahentów na operatorze. Narzędzie to, w powiązaniu z mechanizmem cech grupujących, umożliwia np. pogrupowanie kontrahentów na regiony kraju, kategorię, odbiorców czy też dostawców, etc. W przypadku filtrowania kontrahentów po cesze grupującej składnia filtru wygląda następująco: Feaures.XXXX== YYYY. Gdzie Features oznacza odwołanie się do cechy grupującej, XXXX oznacza nazwę cechy, a YYYY oznacza wartość cechy. Np.: Features.Region== wschód, oznacza to tyle, że wyświetleni zostaną Ci kontrahenci, którzy przypisani zostali do cechy Region i została im nadana wartość wschód. 34

35 Lokalizacje kontrahentów Kolejną dostępną listą w module CRM są lokalizacje kontrahenta, która posiada zdefiniowane dwa filtry danych. Listę można przeszukiwać pod kątem konkretnego kontrahenta, bądź też pod kątem aktywności lokalizacji. Rys. 31 Filtr listy lokalizacji kontrahenta. Nową lokalizację można powiązać z kontrahentem, także z poziomu formularza kontrahenta na zakładce CRM ->Lokalizacje. Zdarza się, że kontrahent, poza siedzibą główną i adresem korespondencyjnym, posiada jeszcze inne lokalizacje. Do wprowadzenia informacji o nich, służy formularz Lokalizacje. Po kliknięciu przycisku otworzy się nowy formularz. Rys. 32 Formularz lokalizacji. 35

36 Zakładka Ogólne Jest ono podzielone na trzy części. Pierwsza część Ogólne zawiera: Kod kod lokalizacji np. Mag1 dla magazynu pierwszego; Nazwa nazwa lokalizacji np. Magazyn 1; Kontrahent nazwa kontrahenta, którego dotyczy lokalizacja. Nazwę należy wybrać z listy; Uwagi dodatkowe informacje na temat wybranej lokalizacji; W sekcji adresowych. Adres znajdują się standardowe pola do przechowywania danych Ostatnia część Aktywność służy do określenia, czy dana lokalizacja jest aktywna czy też nie. Informacja ta służy do filtrowania listy. Zakładka Urządzenia Służy do dodania urządzenia powiązanego z dana lokalizacją. Może to być np.: wózek widłowy, wszelkiego rodzaju maszyny, urządzenia etc. Jako że urządzenia są ściśle związane z funkcjonalnością modułu Serwis oraz Wypożyczenia zapraszamy do zapoznania się z instrukcją powyższych modułów. Zakładka Zadania Bezpośrednio z poziomu lokalizacji można utworzyć dowolną aktywność za pomocą przycisku. (dokładny opis dodawania zadań/zdarzeń znajduje się w kolejnym rozdziale). Aktywność utworzona z listy zadań formularza lokalizacji zostanie zainicjowana danymi z lokalizacji, mianowicie: kodem kontrahenta oraz nazwą lokalizacji. 36

37 Rys. 33 Dodawanie aktywności z poziomu Lokalizacji. 37

38 Osoby Kolejną składową modułu CRM stanowi lista osób kontaktowych kontrahenta. Służy ona do wprowadzania danych konkretnych osób reprezentujących kontrahenta np. przedstawicieli handlowych osób z którymi się kontaktujemy w relacjach z firmą lub do których pragniemy dotrzeć. Na liście istnieje możliwość ograniczenia zakresu wyświetlanych danych do osób związanych z konkretnym kontrahentem, według stopnia aktualności kontaktu lub dla osób kontaktowych będących wizytówką. Rys. 34 Filtry listy osób kontaktowych. Po wybraniu przycisku, otworzy się nowy formularz: Zakładka Ogólne Rys. 35 Formularz osoby kontaktowej. Służy do rejestrowanie podstawowych danych na temat osoby kontaktowej. Takich jak: nazwisko, imię, stanowisko oraz informacje adresowo-kontaktowe. 38

39 W celu zablokowania kartoteki osoby kontaktowej należy zaznaczyć parametr, który zmieni swoją wartość na tak. Istnieje możliwość filtrowania danych po tym stanie na liście osób kontaktowych. Zakładka Zadania Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne zadanie, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania. Nie można tam przypisać osoby, do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą chcemy powiązać wprowadzaną osobę, dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu na liście Czynności-> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności. Rys. 36 Dodanie aktywności za pomocą Czynności. Rys. 37 Dodawanie aktywności z poziomu osoby kontaktowej. 39

40 Zakładka Projekty Zawiera listę projektów przypisanych do danej osoby kontaktowej. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące projekty jak również utworzyć nowe. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w dalszej części instrukcji. Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą. Zakładka Dostęp WWW Zakładka Dostęp WWW służy do określenia dostępu osoby kontaktowej do aplikacji enovanet (szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w oddzielnej instrukcji poświęconej temu modułowi). Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani W przypadku, kiedy jedna osoba kontaktowa współpracuje bądź powiązana jest z wieloma kontrahentami, można wprowadzić taką informację w tym miejscu. Po wybraniu opcji pojawi się okno, gdzie będzie można wybrać kontrahenta do którego przypisany będzie osoba kontaktowa wraz ze wskazaniem stanowiska. Parametr Główny określa, który kontrahent jest kontrahentem nadrzędnym dla osoby kontaktowej. Dla wygody użytkowników Osoby zostały umieszczone również na kartotece kontrahenta (temat ten był opisywany w poprzednim rozdziale). Nową osobę można utworzyć z pozycji formularza Kontrahenta na zakładce Dane kontaktowe. 40

41 Zdarzenia- czyli rejestrowanie kontaktów z kontrahentem Jedną z dwóch składowych aktywności związanych z kontrahentami są zdarzenia. Stanowią one podstawowy element rejestracji kontaktów z klientami. Poprzez odpowiednią definicje zdarzenia rejestrowane będą między innymi: notatka z rozmowy telefonicznej czy też spotkania, zarejestrowanie korespondencji przychodzącej etc. Istnieje wiele sposobów na dodanie kontaktu. z listy zdarzeń, po czym należy uzupełnić informacje o kontrahencie i przedstawicielu; z listy zadań na formularzu kontrahenta bądź przedstawiciela. Lista zdarzeń Do przeglądania wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zdarzenia w folderze CRM. Rys. 38 Lista zdarzeń. Lista zdarzeń posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zdarzenie. Ponieważ zdarzenie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) zdarzenie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa zdarzenia nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zdarzenia nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie zdarzeń tylko jednego rodzaju (np. tylko notatek z rozmów telefonicznych). W standardowej konfiguracji dostępne są trzy rodzaje zdarzeń: kontakt (KON), notatka (NOT) oraz korespondencja (KORESP). Stworzenie większej liczby definicji zdarzeń jest możliwe w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; 41

42 Kontrahent umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; Prowadzący umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zdarzeń; Wykonujący umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zdarzeń; Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący) Stan zadania umożliwia wyświetlenie zdarzeń w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zdarzeń może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich zdarzeń; Projekt CRM wybranie projektu pozwala na wyświetlenie zdarzeń podpiętych do wskazanego projektu (pozostawienie pola pustego powoduje wyświetlenie wszystkich zdarzeń, niezależnie od projektu); Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający szukać zdarzeń na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zdarzenia, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia. Rola- lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną aktywności przypisane do roli. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. Dodawanie nowego zdarzenia Na pasku narzędzi znajduje się przycisk. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zdarzenia domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zdarzeniem jest kontakt (KON). 42

43 W celu dodania zdarzenia innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny należy: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] i wybrać odpowiednią definicję; Lub wcisnąć klawisz <Insert> i wybrać odpowiednią definicję; Lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybrać odpowiednią definicję; Wypełniane dane na formularzu zdarzenia Po utworzeniu nowego zdarzenia należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. W zależności od konfiguracji definicji zdarzeń (Narzędzia-> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji zdarzenia. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego zdarzenia. Rys. 39 Formularz zdarzenia. 43

44 W sekcji Numer, widnieją informacje o: zastosowanej definicji zdarzenia (w załączonym obrazku jest to KON); numerze zdarzenia; serii zdarzenia; Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer zdarzenia w ramach definicji. W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe ze strony klienta oraz operatorów odpowiedzialnych ze strony programu: Kontrahent kontrahent, którego dotyczy zdarzenie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy; Przedstawiciel osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za kontakt. Należy wybrać osobę z listy kontaktów zapisanych na formularzu kontrahenta. Można również w tym miejscu dodać nowego przedstawiciela kontrahenta (przez wybranie Nowy z menu kontekstowego na polu Przedstawiciel za pomocą kombinacji klawiszy <Shift>+<F4>) Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Wykonujący operator, który wykonał daną aktywność (np. przeprowadził rozmowę, odebrał fax itp.); Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zdarzenia. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący. W sekcji Daty określane zostały ramy czasowe trwania zdarzenia: Rozpoczęcie- określa datę wraz z godziną rozpoczęcia zdarzenia; Zakończenie- określa datę wraz z godziną zakończenia zdarzenia; Całodzienne- określa, czy zdarzenie trwa całą dobę (zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęcia oraz zakończenia); Czas wykonania- określa czas jaki został przeznaczony na realizację zdarzenia. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasu wykonania zdarzenia (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametry: Dostępny stoper oraz Automatyczny stoper ); W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) zdarzenia, służący np. do przeszukiwania na liście. Typowe tytuły dla zdarzeń można zapamiętać na liście pomocniczej w celu wybierania ich na różnych zdarzeniach (należy w tym celu wcisnąć na nazwie prawy klawisz myszy i wybrać odpowiednią opcję z menu). Opis dokładny opis zdarzenia 44

45 W sekcji Stan należy wprowadzić: Priorytet określa ważność zdarzenia. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zdarzenia (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów- > Definicje zdarzeń). Standardowo zdarzenia mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; Stan określa stan zdarzenia. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zdarzenia (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń).standardowo zdarzenia mają dwa stany: Bufor i Zamknięte; Aktywny jest powiązane bezpośrednio ze stanem zdarzenia i określa, czy dane zdarzenie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte. W standardowej konfiguracji stan Bufor oznacza zdarzenie aktywne, a stan Zamknięte nieaktywne. Jeżeli na zdarzeniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (w standardowej konfiguracji: Zamknięte ), to zdarzenie zostaje zablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan zadania na aktywne (popularnie mówiąc cofnąć zdarzenie do bufora ) należy na formularzu zdarzenia, z menu Czynności wybrać opcję Zmień stan. Zakładka Dodatkowe Sekcja Projekt zawiera: Projekt informacja o projekcie, do jakiego przypisane jest zdarzenie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że zdarzenie nie musi być powiązane z konkretnym projektem (więcej informacji na temat Projektów znajduje się w kolejnym rozdziale); Etap projektu jeżeli wybrany został projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu projektu związane jest zdarzenie; Kampania jeżeli na zdarzeniu został wybrany projekt, wyświetlana jest informacja o kampanii, do której przynależy projekt (więcej informacji na temat Kampanii znajduje się w kolejnym rozdziale); Korespondencja pozwala na przypisanie korespondencji seryjnej do zdarzenia (więcej informacji na temat Korespondencji znajduje się w kolejnym rozdziale); Lokalizacja- pozwala na wybranie lokalizacji, której dotyczy realizacja zdarzenia. W przypadku, gdy użytkownik powiązał zdarzenie z błędnym projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązanie z projektem (Shift+F8), bądź wyczyścić pole Projekt. 45

46 Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu na liście Czynności- >Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy dana aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego zdarzenia. Pole Planowany koszt służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego zdarzenia; Pole Planowany przychód służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego zdarzenia; Pole Poniesiony koszt (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zdarzeniem, które zostały uznane jako kosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty); Pole Uzyskany przychód (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zdarzeniem, które zostały uznane jako przychodowe. Wartości pobierane są z zakładki (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty). W przypadku powiązania wielu zdarzeń/zadań w jeden projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód są sumowane na poziomie projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu projektów w jedną kampanię. Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji np. komentarzy osoby prowadzącej. Zakładka Zadania powiązane Funkcjonalność ta służy do powiązywania ze sobą zdarzeń oraz zadań (aktywności). Na przykład klient dzwoni i powołuje się na rozmowę przeprowadzoną w ubiegłym tygodniu, chcąc kontynuować temat. Można odszukać notatkę z tej rozmowy i notatkę z dzisiejszej rozmowy (w tej samej sprawie) dodać jako zdarzenie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności-> Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące zadania/zdarzenia. Jeżeli dodatkowo po rozmowie umówione zostało spotkanie, można je zarejestrować jako zadanie powiązane z tą rozmową. W tym celu należy utworzyć nowe zdarzenie/zadanie z pozycji zakładki Zadania powiązane oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniowi wszystkie zadania i zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać w jeden wątek. Wszystkie te zadania i zdarzenia będą widoczne na liście powiązanych co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu. 46

47 Zadania i zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnienia do tworzenia na to oddzielnego projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie ma konieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej projektu). Zakładka Dokumenty Zakładka Dokumenty powiązane służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.) oraz wszelkie dokumenty z ewidencji dokumentów związanych z danym zadaniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób na pola poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki Dodatkowe, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jak już było wcześniej wspominane wartości wyżej wymienionych pól są sumowane na poziome projektu, do którego przypisane są zdarzenia/zadania. Poniżej zostanie opisany przypadek dodania dokumentu zamówienia przez kontrahenta Abc towaru XXX. W celu dodania dokumentu handlowego do zdarzenia należy: Przejść na zakładkę Dokumenty oraz wybrać czym otworzy się okno;, po Rys. 40 Dodawanie dokumentu powiązanego. Pole Zadanie wskazuje na zdarzenie, do którego będzie dodawany dokument. 47

48 Kliknąć w polu Dokument strzałkę dostępne dokumenty handlowe., po czym pokazane zostaną wszystkie Wybrać opcję, co spowoduje otworzenie formularza dokumentu zakupu (Istnieje możliwość powiązania już istniejącego dokumentu) polu Kontrahent, należy wprowadzić kontrahenta (w tym przypadku Abc ). Dodać nową pozycję (w tym przypadku asortyment XXX ). Rys. 41 Dokument zakupu. Nowo utworzony dokument należy wybrać z listy (podświetlając dokument i wybierając OK, bądź klikając go dwukrotnie). W rezultacie zostanie zaczytany dokument zakupu jako dokument powiązany do zdarzenia CRM, gdzie: 48

49 Rys. 42 Powiązanie dokumentu zakupu ze zdarzeniem. Zadanie- oznacza zdarzenie do którego dodawany jest dokument; Dokument- oznacza numer dokumentu handlowego, który jest powiązywany; Wartość (pole wyliczane)- określa jaka wartość zostanie przeniesiona na zakładkę Dodatkowe do pól poniesiony koszt oraz uzyskany przychód. Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto w konfiguracji (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładką Opcje -> Parametr Wartość ). Data (pole nieedytowalne)- zawiera informację o dacie dokumentu; Rodzaj dokumentu- wybranie opcji Dokument handlowy uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza zdarzenia (Pozycje), która umożliwia edytowanie pozycji dokumentu połączonego z aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowy. 49

50 Rys. 43 Zakładka Pozycje na formularzu zdarzenia. Sumowanie wartości- pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo-kosztowym; Kopiowanie dokumentu- określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania zdarzenia/zadania. W przypadku wybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem). Nowoutworzony dokument zakupu zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu zdarzenia. Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu zdarzenia. Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy zdarzenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego zasobu na dwa sposoby: Klikając w opcję, po czym otworzone zostanie nowe okno: 50

51 Rys. 44 Dodawanie zasobu. Gdzie należy uzupełnić następujące informacje: Zasób- lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; Nazwa (pole nieedytowalne)- oznacza nazwę zasobu; Kod (pole nieedytowalne)- oznacza kod zasobu; Typ (pole nieedytowalne)- oznacza typ zasobu; Rezerwowany- po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia na określony okres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc. Zadanie- określa zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób; Projekt- określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób; Wybierając z menu Czynności Dodaj zasób (<Shift+F12>) w formie graficznej. 51

52 Rys. 45 Dodawanie zasobu w formie kalendarza. Okno otwiera się na aktualnej dacie. Na powyższym obrazie widać wcześniej dodany zasób. Skrajna lewa kolumna oznacza nazwę zasobu. Nad listą zasobów widnieją filtry do zarządzania widokiem kalendarza, możliwe jest wyświetlenie wszystkich czterech typów ewidencji lub tylko wybranych. Szczegółowy opis Zasobów znajduje się w późniejszym rozdziale. W celu dodania zasobu za pomocą kalendarza, należy zaznaczyć myszką okres rezerwacji zasobu (poprzez kliknięcie na godzinę rozpoczynającą rezerwację zasobu i przeciągnięcie kursora do godziny kończącej rezerwację),a następnie kliknąć OK. W rezultacie powyższych operacji do zdarzenia zostały dodane dwa zasoby. Rys. 46 Dodane zasoby. 52

53 Zakładka Podmioty powiązane Funkcjonalność podmioty powiązane daje możliwość przypisania wielu kontrahentów związanych z daną aktywnością. Np.: Prowadzone są spotkania z kontrahentem ABC na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta Drynda na towar XXX. W takim przypadku na zdarzeniu/zadaniu związanym z kontrahentem ABC wejść na zakładkę podmioty powiązane i dodać kontrahenta Drynda jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć: Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę kontrahenta oraz w kolumnie Osoba dane osoby kontaktowej. Rys. 47 Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy. Przycisku, po czym otworzy się formularz dodawania podmiotu. Należy uzupełnić na nim dane kontrahenta oraz osoby kontaktowej. 53

54 Rys. 48 Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza. Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta Drynda (Widoczne w module CRM-> Kontrahenci-> konkretny kontrahent-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane) jak i osoby kontaktowej (Widoczne w modle CRM-> Osoby-> konkretna osoba-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane ). Zapytanie ofertowe (ZOF)- jako definicja służąca do ewidencjonowania ofertowania (wymaga jedynie licencji na CRM) Zdarzenie Zapytanie ofertowe stanowi definicję specjalnego rodzaju. Pozwala na wprowadzenie informacji o zapytaniu ofertowym od klienta wraz z listą towarów którymi jest zainteresowany. W tle powstanie dokument handlowy Zapytanie ofertowe (ZOO). Dokument ZOO dostępny jest na licencji CRM co sprawia, że osobie wprowadzającej w CRM zapytania od klienta wystarczy sama licencja na moduł CRM. Dzięki specjalnej definicji operator może bez dodatkowych kosztów utworzyć zdarzenie typu Zapytanie ofertowe, gdzie będzie mógł dodać dokument ZOO (Zapytania ofertowe od odbiorcy). W przypadku kiedy klient nabędzie licencję na handel bądź faktury, będzie mógł bez przeszkód przekształcić dokument ZOO do dokumentu magazynowego OO (Oferta od odbiorcy). Dodanie zdarzenia ZOF odbywa się w identyczny sposób jak pozostałe zdarzenia. Jedyna różnica formularzu polega na pojawieniu się funkcji, po kliknięciu w którego zostanie utworzony nowy dokument ZOO. Dokument ten zawiera informacje na temat towarów, które klient chciałby nabyć. 54

55 Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywności z kontrahentem Kolejnym rodzajem aktywności związanych z kontrahentami są zadania. Stanowią one podstawowy element rejestracji operacji, które mają się wydarzyć w kontekście kontrahenta. Poprzez odpowiednią definicje zadania rejestrowane będą między innymi: zadanie, spotkanie, uczestnik spotkania. Lista zadań Do przeglądania wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zadań w folderze CRM. Rys. 49 Lista zadań. Lista zadań posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zadanie. Ponieważ zadanie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) zadanie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa zadania nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zadania nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zadania niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie zadań tylko jednego rodzaju (np. tylko notatek z rozmów telefonicznych). W standardowej konfiguracji dostępne są trzy rodzaje zadań: zadanie (ZAD), spotkanie (SPO) oraz uczestnik spotkania (SPO_UCZ). Stworzenie większej liczby definicji zadań możliwe jest w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; Kontrahent umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; 55

56 Prowadzący umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zadań); Wykonujący umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zadań); Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący) Stan zadania umożliwia wyświetlenie zadań w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zadań może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich zadań; Projekt CRM wybranie projektu pozwala na wyświetlenie zadań podpiętych do wskazanego projektu (pozostawienie pola pustego powoduje wyświetlenie wszystkich zadań, niezależnie od projektu); Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający szukać zadań na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zadania, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia. Rola- lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną aktywności przypisane do roli. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. Dodawanie nowego zadania Na pasku narzędzi znajduje się przycisk. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zadania domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zdarzeniem jest zadanie (ZAD). W celu dodania zadania innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny należy: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] i wybrać odpowiednią definicję; Lub wcisnąć klawisz <Insert> i wybrać odpowiednią definicję; Lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybrać odpowiednią definicję; 56

57 Wypełniane dane na formatce zadania Po utworzeniu nowego zadania należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. W zależności od konfiguracji definicji zadania (Narzędzia-> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji zadań. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego zadania. W sekcji Numer, widnieją informacje o: Rys. 50 Formularz zadania. zastosowanej definicji zadania (w załączonym obrazku jest to ZAD); numerze zadania; serii zadania; 57

58 Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer zadania w ramach definicji. W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe ze strony klienta oraz operatorów odpowiedzialnych ze strony programu: Kontrahent kontrahent, którego dotyczy zadanie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy; Przedstawiciel osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za zadanie. Należy wybrać osobę z listy kontaktów zapisanych na formularzu kontrahenta. Można również w tym miejscu dodać nowego przedstawiciela kontrahenta (przez wybranie Nowy z menu kontekstowego na polu Przedstawiciel za pomocą kombinacji klawiszy <Shift>+<F4>). Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Wykonujący operator, który wykona daną aktywność (np. przeprowadził rozmowę itp.); Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zadania. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący. W sekcji Zadania dla roli można określić dla jakiej roli będzie widoczne poszczególne zadanie. Zadanie dla roli- zaznaczenie parametru powoduje aktywację pola wyboru roli, do której przypisane zostanie zadanie. Aktywność będzie widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają podpiętą wybrana rolę. Automatycznie zostanie dezaktywowane pole Wykonujący. Rola- pole wyboru roli, do której przypisane zostanie zadanie. W celu przypisania roli do operatora należy wejść do Narzędzia-> Opcje-> Systemowe-> Operatorzy-> Otworzyć operatora-> wybrać przycisk. W sekcji Daty określane zostały ramy czasowe trwania zadania: Rozpoczęcie- określa datę wraz z godziną rozpoczęcia zadania; Zakończenie- określa datę wraz z godziną zakończenia zadania; Całodzienne- określa, czy zadanie trwa całą dobę (zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęcia oraz zakończenia); Czas wykonania- określa czas jaki został przeznaczony na realizację zadania. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasu wykonania zadania (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametry: Dostępny stoper oraz automatyczny stoper ); Przypomnij- określa czas (w godzinach i minutach) kiedy ma pojawić się powiadomienie przypominające o zadaniu. Kolejny parametr określa kiedy ma pokazać się 58

59 przypomnienie: przed rozpoczęciem czy też przed zakończeniem zadania. Komunikat pojawi się w formie wyskakującego okienka. W którym można otworzyć zadanie, odrzucić je, bądź odłożyć na określony czas. Rys. 51 Okno przypomnienia. Mechanizm powiadamiania należy włączyć indywidualnie dla każdego operatora w systemie (domyślnie mechanizm ten jest nieaktywny dla każdego z użytkowników). Funkcjonalność można włączyć po przejściu do: Narzędzia-> Opcje-> Systemowe-> Operatorzy-> Otworzyć konkretnego operatora-> Zakładka CRM -> Parametr wyświetlaj przypominacz. Po zaznaczeniu tego parametru i przelogowaniu użytkownika zaczną pojawiać się powiadomienia. W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) zadania, służący np. do przeszukiwania na liście. Typowe tytuły dla zadań można zapamiętać na liście pomocniczej w celu wybierania ich na różnych zadaniach (należy w tym celu wcisnąć na nazwie prawy klawisz myszy i wybrać odpowiednią opcję z menu). Opis dokładny opis zadania. W sekcji Stan należy wprowadzić: Priorytet określa ważność zadania. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zadania (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań). Standardowo zadania mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; Stan określa stan zadania. Listę priorytetów zadania można określić w konfiguracji konkretnego zadania (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań).standardowo zdarzenia mają dwa stany: Bufor i Zamknięte; Aktywny jest powiązane bezpośrednio ze stanem zadania i określa, czy dane zadanie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte. W standardowej konfiguracji stan Bufor oznacza zadania aktywne, a stan Zamknięte nieaktywne. 59

60 Jeżeli na zadaniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (w standardowej konfiguracji: Zamknięte ), to zadanie zostaje zablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan zadania na aktywne (inaczej mówiąc cofnąć zdarzenie do bufora ) należy na formularzu zadania, z menu Czynności wybrać opcję Zmień stan. Zakładka Dodatkowe Sekcja Projekt zawiera: Projekt informacja o projekcie, do jakiego przypisane jest zadanie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że zadanie nie musi być powiązane z konkretnym projektem (więcej informacji na temat Projektów znajduje się w kolejnym rozdziale); Etap projektu jeżeli wybrany został projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu projektu związane jest zadanie; Kampania jeżeli na zadaniu został wybrany projekt, wyświetlana jest informacja o kampanii, do której przynależy projekt (więcej informacji na temat Kampanii znajduje się w kolejnym rozdziale); Korespondencja pozwala na przypisanie korespondencji seryjnej do zadania (więcej informacji na temat Korespondencji znajduje się w kolejnym rozdziale); Lokalizacja - pozwala na wybranie lokalizacji, której dotyczy realizacja zadanie. W przypadku, gdy użytkownik powiązał zadanie z błędnym projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązanie z projektem (Shift+F8), bądź wyczyścić pole Projekt. Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu na liście Czynności- >Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy dana aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego zadania. Pole planowany koszt służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego zadania; Pole planowany przychód służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego zadania; Pole Poniesiony koszt (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zadaniem, które zostały uznane jako kosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty); 60

61 Pole Uzyskany przychód (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zadaniem, które zostały uznane jako przychodowe. Wartości pobierane są z zakładki (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty). W przypadku powiązania wielu zdarzeń/zadań w jeden projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód są sumowane na poziomie projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu projektów w jedną kampanię. Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji np. komentarzy osoby prowadzącej. Zakładka Zadania powiązane Funkcjonalność ta służy do powiązywania ze sobą zdarzeń oraz zadań (aktywności). Na przykład klient dzwoni i powołuje się na rozmowę przeprowadzoną w ubiegłym tygodniu, chcąc kontynuować temat. Można odszukać notatkę z tej rozmowy i notatkę z dzisiejszej rozmowy (w tej samej sprawie) dodać jako zadanie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności-> Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące zadania/zdarzenia. Jeżeli dodatkowo po rozmowie umówione zostało spotkanie, można je zarejestrować jako zadanie powiązane z tą rozmową. W tym celu należy utworzyć nowe zdarzenie/zadanie z pozycji zakładki Zadania powiązane oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniowi wszystkie zadania i zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać w jeden wątek. Wszystkie te zadania i zdarzenia będą widoczne na liście powiązanych co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu. Zadania i zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnienia do tworzenia na to oddzielnego projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie ma konieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej projektu). Zakładka Dokumenty powiązane Zakładka Dokumenty powiązane służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.) oraz wszelkie dokumenty z ewidencji dokumentów związanych z danym zadaniem/zdarzeniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób na pola poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki Dodatkowe, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jak już było wcześniej wspominane wartości wyżej wymienionych pól są sumowane na poziome projektu, do którego przypisane są zdarzenia/zadania. Poniżej zostanie opisany przypadek dodania dokumentu zamówienia przez kontrahenta Abc towaru XXX. W celu dodania dokumentu handlowego do zdarzenia należy: 61

62 Przejść na zakładkę Dokumenty oraz wybrać czym otworzy się okno;, po Rys. 52 Dodawanie dokumentu powiązanego. Pole Zadanie wskazuje na zadanie, do którego będzie dodawany dokument. Kliknąć w polu Dokument strzałkę dostępne dokumenty handlowe., po czym pokazane zostaną wszystkie Wybrać opcję, co spowoduje otworzenie formularza dokumentu zakupu. (Istnieje możliwość powiązania już istniejącego dokumentu) W polu Kontrahent, należy wprowadzić kontrahenta (w tym przypadku Abc ). Dodać nową pozycję (w tym przypadku asortyment XXX ). 62

63 Rys. 53 Dokument zakupu. Nowo utworzony dokument należy wybrać z listy liście (podświetlając dokument i wybierając OK, bądź klikając dwukrotnie). W rezultacie zostanie zaczytany dokument zakupu jako dokument powiązany do zdarzenia CRM, gdzie: 63

64 Rys. 54 Powiązanie dokumentu zakupu z zadaniem. Zadanie- oznacza zadanie do którego dodawany jest dokument; Dokument- oznacza numer dokumentu handlowego, który jest powiązywany; Wartość (pole wyliczane)- określa jaka wartość zostanie przeniesiona na zakładkę Dodatkowe do pól poniesiony koszt oraz uzyskany przychód. Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto w konfiguracji (Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicje zadań -> Otworzyć definicję -> Zakładką Opcje -> Parametr Wartość ). Data (pole nieedytowalne)- zawiera informację o dacie dokumentu; Rodzaj dokumentu- wybranie opcji Dokument handlowy uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza zadania (Pozycje), która umożliwia edytowanie pozycji dokumentu połączonego z aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowym. 64

65 Rys. 55 Zakładka Pozycje na formularzu zadania. Sumowanie wartości- pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo-kosztowym; Kopiowanie dokumentu- określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania zdarzenia/zadania. W przypadku wybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem). Nowoutworzony dokument zakupu zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu zadania. Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu zadania. Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy zadanie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego zasobu na dwa sposoby: Klikając w opcję, po czym otworzone zostanie nowe okno. 65

66 Rys. 56 Dodawanie zasobu. Gdzie należy uzupełnić następujące informacje: Zasób- lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; Nazwa (pole nieedytowalne)- oznacza nazwę zasobu; Kod (pole nieedytowalne)- oznacza kod zasobu; Typ (pole nieedytowalne)- oznacza typ zasobu; Rezerwowany- po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia na określony okres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc. Zadania- określa zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób; Projekt- określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób; Wybierając z menu Czynności-> Dodaj zasób (Shift+F12) w formie graficznej. 66

67 Rys. 57 Dodawanie zasobu w formie kalendarza. Okno otwiera się na aktualnej dacie. Na powyższym obrazie widać wcześniej dodany zasób. Skrajna lewa kolumna oznacza nazwę zasobu. Nad listą zasobów widnieją filtry do zarządzania widokiem kalendarza, możliwe jest wyświetlenie wszystkich czterech typów ewidencji lub tylko wybranych. Szczegółowy opis Zasobów znajduje się w późniejszym rozdziale. W celu dodania zasobu za pomocą kalendarza, należy zaznaczyć myszką okres rezerwacji zasobu (poprzez kliknięcie na godzinę rozpoczynającą rezerwację zasobu i przeciągnięcie kursora do godziny kończącej rezerwację),a następnie kliknąć OK. W rezultacie powyższych operacji do zdarzenia zostały dodane dwa zasoby. Rys. 58 Dodane zasoby. 67

68 Zakładka Podmioty powiązane Funkcjonalność podmioty powiązane daje możliwość przypisania wielu kontrahentów związanych z daną aktywnością. Np.: Prowadzone są spotkania z kontrahentem ABC na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta Drynda na towar XXX. W takim przypadku na zdarzeniu/zadaniu związanym z kontrahentem ABC wejść na zakładkę podmioty powiązane i dodać kontrahenta Drynda jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć: Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę kontrahenta oraz w kolumnie Osoba dane osoby kontaktowej. Rys. 59 Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy. Przycisku, po czym otworzy się formularz dodawania podmiotu. Należy uzupełnić na nim dane kontrahenta oraz osoby kontaktowej. Rys. 60 Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza. 68

69 Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta Drynda (Widoczne w module CRM-> Kontrahenci-> konkretny kontrahent-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane) jak i osoby kontaktowej (Widoczne w modle CRM-> Osoby-> konkretna osoba-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane ). Kopiowanie zadań/zdarzeń: W wersji 9.3. wprowadzono do systemu możliwość cyklicznego kopiowania zadań/zdarzeń, które powtarzają się przez pewien okres czasu. W celu powielenia istniejących już zadań i zdarzeń zależy skorzystać z czynności Kopiuj zdania/zdarzenia : Rys. 61 Kopiowanie zadań/zdarzeń. Czynność kopiuj zadanie/zdarzenie daje możliwość określenia co ile dni i przez jaki czas dane zadanie/zdarzenie ma być powtarzane. Na powielonych zdaniach/zdarzeniach zaimportowane zostaną informacje na temat projektu oraz kampanii, do których pierwotne, wzorcowe zadanie zostało przypisane. 69

70 Definicja Spotkania - zadania grupowe Szczególną właściwością zadań niedostępną dla zdarzeń jest możliwość wprowadzania zadań grupowych. Zadanie grupowe jest to zadanie, które zostaje przydzielone więcej niż jednemu operatorowi. Aby możliwe było dodanie zadania grupowego, należy posłużyć się odpowiednią definicją zadania. W standardowej konfiguracji zadanie grupowe może być tworzone dla zadań o definicji Spotkanie. Definicja zadania typu Spotkanie przeznaczona jest do organizacji spotkań grupowych. Spotkanie posiada na formularzu dodatkową zakładkę Uczestnicy, na której dodawać można osoby zaproszone na spotkanie. Rys. 62 Organizacja spotkania. Dodawanie uczestników odbywa się poprzez wpisanie w pola edytowalnej listy zaproszonych operatorów, bądź też za pomocą przycisku Wykonujący i wybrać OK. po czym w nowym oknie należy wypełnić pole Dodanie uczestników wiąże się z utworzeniem nowego zdarzenia o definicji Uczestnik spotkania, które każdy z zaproszonych będzie widział jako oddzielne zadanie na liście. Jak widać na Rys. 63, w kolumnie Stan zadania, status ma wartość zaplanowany, co oznacza tyle, ze po zapisaniu Spotkania każdy z zaproszonych użytkowników będzie musiał wejść na listę Moje zadania, odszukać i otworzyć definicję spotkania a następnie przyjąć je, bądź odrzucić i zapisać zmiany. Po czym nastąpi aktualizacja danych na zadaniu o definicji Spotkanie. 70

71 Rys. 63 Zmiana stanu zadania Uczestnik spotkania. Czynnikiem determinującym czy konkretna definicja zadania jest zadaniem grupowym, jest parametr w konfiguracji. Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicja zadań-> Otworzyć definicje-> Pole Definicja zadania grupowego. Po wypełnieniu tego pola będzie możliwe tworzenie zaproszeń dla uczestników zadania grupowego o takiej definicji jaka została wybrana. Określanie praw dla zadań W przypadku przydzielania zadań wielu operatorom niezbędne jest zapewnienie kontroli nad dostępem do tych zadań zarówno pod względem wglądu w informacje jak i możliwości ich modyfikowania. Do tego służą prawa dostępu do zadań. Określane są one w opcjach enova (Narzędzia->Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicja zadań-> Otworzyć definicję-> Zakładka Prawa danych ). Prawa do zadań określane są w kilku kategoriach: Dostęp do zadań określonego rodzaju. Każdemu operatorowi można ustawić prawa dostępu do zadań (oraz zdarzeń i zleceń) o określonej definicji: Pełne prawo do edycji zadań; Prawo do podglądu zadań (tylko odczyt); 71

72 Zakaz dostępu do zadań (operator w ogóle nie widzi zadań określonej definicji); Prawo do kasowania zadań- każdej roli można przypisać prawo (lub zakaz) do kasowania zadań i zdarzeń (dzięki temu można tak skonfigurować program, że żadne, raz wpisane zadanie, nie zostanie usunięte z systemu może zostać najwyżej oznaczone jako nieaktywne); Prawa do zadań innych operatorów- każdej roli można przypisać zakres praw dostępu (pełne, tylko odczyt lub zakaz) do zadań przypisanych innym operatorom. Zamykanie zadań- prawo służące do zarządzania zamykaniem zadań; Zasoby innych operatorów- prawo służące do zarządzania zasobami innych operatorów; Zmiana operatora- prawo służące do zarządzania operatorami na zadaniach. Rys. 64 Organizacja praw na roli. 72

73 Prawo to dostępne jest w Narzędzia-> Opcje-> Systemowe-> Role-> Otworzyć rolę-> przejść na zakładkę Prawa -> rozwinąć gałąź Zadania -> wejść do gałęzi Zadania i zdarzenia -> Simple 73

74 Moje Zadania Lista Moje zadania znajdują się w folderze CRM, służy do przeglądania zadań oraz zleceń serwisowych do realizacji (aktywnych) dla aktualnie zalogowanego operatora. Umożliwia również przeglądanie zadań operatora, które zostały zlecone innym operatorom. Rys. 65 Lista Moje zadania. Lista ta posiada uproszczony pasek selekcji (filtr) umożliwiający wygodne wyszukanie zadań do realizacji: Moje zadania umożliwia wybór następujących opcji: Dziś wyświetla aktywne (niezrealizowane) zadania, dla których data rozpoczęcia jest dzisiejsza lub wcześniejsza od daty bieżącej; Zaległe wyświetla aktywne zadania, dla których data zakończenia jest wcześniejsza od daty bieżącej; Wszystkie wyświetla aktywne zadania, niezależnie od dat (również zaplanowane na przyszłość); Zlecone przeze mnie- jeżeli ta opcja jest nie zaznaczona, to wyświetlane są zadania przypisane do wykonania przez aktualnie zalogowanego operatora. Jeżeli ta opcja jest zaznaczona, to wyświetlane są zadania, dla których bieżący operator jest wpisany jako Prowadzący. W specjalny sposób są na tej liście wyświetlane zadania grupowe. Na liście Moje zadania zadanie grupowe widzi zarówno operator główny (wykonujący) jak i wszyscy operatorzy dodani na zakładce Uczestnicy. Jednakże otwarcie formularza zadania przez operatora głównego (wykonującego), umożliwia pełną edycję zadania. Natomiast edycja zadań uczestników ograniczona jest do możliwości zmiany stanu zadania, zmiany operatora lub wpisania uwag. Pozostałe informacje (takie jak temat i opis zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia) są dostępne tylko do odczytu. Jeżeli na liście Moje zadania wybrana zostanie opcja Zlecone przeze mnie, wówczas operator widzi zarówno główne zadanie grupowe, jak i zadania przypisane wszystkim 74

75 uczestnikom zadania grupowego dzięki temu może sprawdzić np. postęp wykonania zadania przez poszczególnych uczestników. Z poziomu Moje zadania można dodać nowe zadanie używając przycisku i wypełniając odpowiednie pola. 75

76 Aktywności Lista aktywności przedstawia zestawienie wszystkich zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych oraz wypożyczeń zarejestrowanych w systemie poprzez moduł CRM. Dla ułatwienia przeglądania i wyszukiwania danych, dodany został blok zawierający szereg ustawień pomocnych przy filtrowaniu pozycji listy. Blok zawiera następujące filtry: Rys. 66 Lista aktywności. Zadania po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zadania na liście; Zdarzenia po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zdarzenia na liście; Zlecenia serwisowe - po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zlecenia serwisowe na liście; Wypożyczenia - po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone wypożyczenia na liście; Wg daty, Okres pola te są ze sobą powiązane. Ustawianie wartości w polu Wg daty: ma sens tylko wtedy, gdy w polu Okres jest wskazany jakiś przedział dat. Wówczas: Okres na liście zostaną wyświetlone aktywności, których przedział czasowy w części lub w całości pokrywa się z wartością wprowadzoną w polu Okres Daty rozpoczęcia - na liście zostaną wyświetlone aktywności, których data rozpoczęcia zawiera się w przedziale z pola Okres Daty zakończenia - na liście zostaną wyświetlone aktywności, których data zakończenia zawiera się w przedziale z pola Okres Kontrahent - na liście zostaną wyświetlone aktywności związane z wybranym kontrahentem; Osoba - na liście zostaną wyświetlone aktywności związane z konkretną osobą; Prowadzący na liście zostaną wyświetlone aktywności powiązane z konkretnym operatorem, jako osobą prowadzącą; Wykonujący na liście zostaną wyświetlone aktywności powiązane z konkretnym operatorem, jako osobą wykonującą; 76

77 Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący); Stan realizacji na liście zostaną wyświetlone aktywności otwarte, zamknięte lub wszystkie; Projekt CRM- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranego projektu; Kampania CRM- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranej kampanii; Szukaj w treści - na liście zostaną wyświetlone aktywności, dla których szukana fraza została znaleziona w jednym z pól Nazwa, Opis, Uwagi; Rola- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranej roli. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. Z poziomu Aktywności można dodać nowe zadanie używając przycisku i wypełniając odpowiednie pola. 77

78 Projekty Projekty stanowią zbiór zadań/zdarzeń powiązanych w jeden element, który wyznacza jeden wspólny cel dla wszystkich składowych aktywności. Lista projektów zawiera filtry: Rys. 67 Lista projektów. Kontrahent- pozwala na wyświetlenie projektów związanych z wybranym kontrahentem. Pozostawienie tego pola pustego wyświetla listę wszystkich projektów, niezależnie od kontrahenta; Kampania CRM- wybranie kampanii powoduje wyświetlenie projektów należących do wspólnej kampanii (lista projektów należących do kampanii jest dostępna również na formularzu kampanii, na zakładce Projekty); Stan realizacji- umożliwia wyświetlenie projektów w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Definicja projektu- umożliwia wyświetlenie projektów jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja projektu (PRO). Stworzenie innych rodzajów (definicji) projektów jest możliwe w konfiguracji programu; Operator- wybranie operatora powoduje wyświetlenie projektów, za które odpowiedzialny jest wskazany operator (jest operatorem prowadzącym dla projektu); Okres- umożliwia wyświetlenie projektów w zadanym okresie czasu. Dodawanie nowego projektu Tworzenie projektu może odbywać się na trzy sposoby: Poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza <Insert>; poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); 78

79 Wypełniane dane na formatce projektu Po utworzeniu nowego projektu można zakładkach. uzupełnić informacje na poszczególnych W zależności od konfiguracji definicji projektu (Narzędzia-> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów-> Definicje projektów), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji projektu. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego projektu. Rys. 68 Tworzenie projektu, zakładka Ogólne. W sekcji Numer, widnieją informacje o: zastosowanej definicji projektu (w załączonym obrazku jest to PRO); numerze projektu; Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer projektu w ramach definicji. 79

80 W sekcji Projekt znajdują się dane o: Kampanii- pole zawiera informację o przypisaniu do kampanii; Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu. Kontrahent kontrahent, którego dotyczy projekt. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy. Wszystkie aktywności w ramach projektu będą dotyczyły wybranego kontrahenta; Przedstawiciel osoba wybrana z listy kontaktów (przedstawicieli) kontrahenta, która jest odpowiedzialna za realizację projektu ze strony kontrahenta, lub jest osobą kontaktową. Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Rozpoczęcie- określa datę rozpoczęcia projektu; Zakończenie- określa datę zakończenia projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) projektu, służący np. do przeszukiwania na liście; Opis dokładny opis projektu; Cel- pole poświęcone opisowi celu projektu. Zakładka Dodatkowe Zawiera numer rachunku bankowego do rozliczania projektów. Pole służące do rozliczania budżetów na projekcie. Zakładka Realizacja W Sekcji Stan należy wprowadzić: Etap określa etap (stan zaawansowania), na jakim znajduje się projekt. Etap wybierany jest z listy, określonej na zakładce Etapy projektu; Realizacja w tym polu wprowadzany jest procentowy stan zaawansowania projektu. Domyślnie jest on wpisywany przy wyborze etapu projektu ale można go zmodyfikować. Procentowe określenie stanu realizacji może być np. wykorzystane do tworzenia tzw. lejków sprzedaży (określenia, jak wiele projektów kończy się na danym stopniu zaawansowania); Stan obecny stan projektu. W odróżnieniu od etapu, stan nie określa stopień zaawansowania projektu lecz, czy projekt jest ciągle aktywny. Przykładowo, wybranie w polu Etap wartości Negocjacje handlowe i w polu Stan wartości Przegrany, będzie oznaczać, że projekt został zakończony (przegrany) na etapie prowadzenia negocjacji handlowych. Listę stanów do wyboru określa się w definicji projektu; Aktywny jest to pole tylko do odczytu, powiązane z polem Stan (zarówno stan Wygrany, Przegrany, Anulowany będzie oznaczał projekt nieaktywny czyli taki, który już został zakończony); 80

81 Powód zamknięcia pozwala na opisowe wprowadzenie informacji dotyczących zamknięcia projektu (np. projekt przegrany ze względu na zbyt wysoką cenę) Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z projektem. Zarówno wartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie (na podstawie zawartości zakładki Zadania i powiązanych z nim dokumentów handlowych). Pola Dopuszczalny koszt oraz Planowany przychód służą do wprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie projektu. Powyższe kwoty będą podliczane w ramach kampanii. Zakładka Zadania-powiązane Zakładka przedstawia informacje na temat zadań (opisujące co należy wykonać w ramach projektu) oraz zdarzeń (opisujące co wydarzyło się podczas realizacji projektu), które zostały połączone z danym projektem. Istnieje możliwość dodawania aktywności z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowe zadanie z zainicjalizowanymi danymi z projektu o: kontrahencie, etapie, przedstawicielu oraz projekcie. Z tego poziomu można również podglądnąć oraz zmienić szczegóły zadania po otworzeniu go z listy dostępnych aktywności. Projekt dla zadania można oczywiście określić również na formularzu zadania (dodając nowe zadanie, lub zmieniając istniejące). Istnieje możliwość dodania istniejącego zadania do bieżącego projektu. W tym celu należy wybrać z Czynności -> Dodaj istniejące zadanie, po czym wybrać dwuklikiem bądź poprzez znaczenie i kliknięcie OK odpowiedniej aktywności. Przycisk [Usuń] na zakładce Zadania projektu powoduje całkowite skasowanie zadania, a nie jego odpięcie od projektu. Aby usunąć powiązanie zadania z projektem należy zaznaczyć aktywność a następnie wybrać opcję Usuń powiązanie z projektem., bądź wybrać Czynności-> Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu na liście Czynności- >Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy dana aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. 81

82 Zakładka Kalendarz Przedstawia w formie kalendarza zestawienie zadań oraz zdarzeń podpiętych do projektu. Istnieje możliwość otwarcia poszczególnej aktywności z tego poziomu poprzez dwukrotne kliknięcie w ikonę na dacie. Dostępna jest również możliwość organizowania widoku kalendarza (co przedstawia Rys. 69) Zakładka Etapy projektu Rys. 69 Widok kalendarza projektu. Dla każdego projektu można ustalić indywidualną listę etapów. Podczas dodawania nowego projektu, etapy są kopiowane z definicji projektu, natomiast na formularzu projektu można tę listę w razie konieczności zmodyfikować. Każdy etap projektu posiada swój numer (określający kolejność etapów), operatora (odpowiedzialnego za realizację etapu), nazwę oraz procent zaawansowania. 82

83 Rys. 70 Definicja nowego etapu projektu. Podczas wyboru aktualnego etapu projektu na zakładce Realizacja, procent zaawansowania etapu jest kopiowany do pola Realizacja projektu. Dodatkowe pola związane z kontrolą czasu trwania projektu to: Data rozpoczęcia - zawsze min jeden dzień późniejsza niż data zakończenia poprzedniego etapu; Data zakończenia; Czas trwania podawany w dniach. Pole wypełnia się automatycznie na podstawie wprowadzonych dat rozpoczęcia i zakończenia. Data rozpoczęcia, zakończenia i czas trwania są powiązane z datami rozpoczęcia i zakończenia projektu. Pole te są nieobowiązkowe (mogą pozostać niewypełnione - wówczas okres trwania etapu jest traktowany jako nieokreślony). Należ pamiętać, że jeżeli wszystkie etapy w projekcie nie mają określonej daty zamknięcia, wówczas dodając nowy etap nie wolno wprowadzać żadnych wartości w polach określających datę rozpoczęcia i zakończenia. Etap można dezaktywować zaznaczając parametr Blokada. Tak wyłączony etap nie będzie widoczny na liście wyboru, przy wprowadzaniu nowego zadania. Zakładka Zasoby Zakładka zawiera informacje o wykorzystanych zasobach w zadaniach powiązanych z danym projektem (Zadania są widoczne na zakładce Zadania projektu ). Istnieje możliwość dodania kolejnego zasobu za pomocą wpisania/wybrania danych na edytowalnej liście bądź poprzez wybranie opcji odpowiedniej ewidencji. i wybraniu 83

84 Budżetowanie projektu Dodatkową funkcjonalnością projektów jest Budżetowanie, jak że jest to bardzo rozbudowany temat na pograniczu modułów CRM, Handlu, Płac i Księgowości. Zagadnienia budżetowania opisuje osobna instrukcja poświęcona modułowi Projekty. Kopiowanie projektu Istniejący projekt może być wzorcem do utworzenia nowego projektu. Dlatego dodana została Czynność Kopiuj projekt dostępna w dwóch miejscach w systemie: Na formularzu projektu. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego projektu. Na utworzonym w ten sposób nowym projekcie można dokonać zmian np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania projektów powtarzających się. Na liście projektów. Należy zaznaczyć projekt, który będzie kopiowana, a następnie wybrać Czynności -> Kopiuj projekt. Jest to metoda szczególnie przydatna przy przygotowywaniu kampanii. Niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie projektu, zawsze pojawia się okienko z pytaniem, czy kopiować również zadania oraz zdarzenia z nim powiązane. W przypadku potwierdzenia, na liście zadań pojawią się dodatkowe pozycje, dublujące zadania z oryginalnego projektu oraz zasoby. Prawa do projektów W przypadku prowadzenia wielu różnorakich projektów, może okazać się konieczne ograniczanie dostępu poszczególnych operatorów do niektórych danych. Prawa do projektów określane są w Opcjach enova. Każdemu operatorowi można ustawić prawa dostępu do projektów o określonej definicji: Pełne prawo do edycji Prawo do podglądu (tylko odczyt) Zakaz dostępu do projektów (operator w ogóle nie widzi projektów o określonej definicji) W szczególności oznacza to, że jeśli dwóch operatorów ma przypisane projekty o takiej samej definicji, to zawsze będą mieli wzajemny dostęp do swoich projektów. Wyjściem z tej sytuacji może być utworzenie nowej definicji projektu (Narzędzie/Opcje/CRM/Definicje dokumentów -> Definicja projektów -> Otworzyć definicje -> Zakładka Prawa danych ) przejmującej wszystkie ustawienia swojego poprzednika, ale o innej nazwie i kodzie, a następnie odpowiednie ustawienie praw dostępu do tych definicji dla poszczególnych operatorów. 84

85 Kampanie Kampanie stanowią najwyższy szczebel w trójwarstwowej strukturze modułu CRM. Tak jak projekt zrzesza w sobie wiele aktywności w ramach konkretnego kontrahenta, tak kampania składa się z wielu projektów (różnych kontrahentów) posiadających podobny cel. Lista projektów zawiera filtry: Rys. 71 Lista kampanii. Stan realizacji - umożliwia wyświetlenie projektów w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Definicja - umożliwia wyświetlenie kampanii jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja kampanii (KAM). Stworzenie innych rodzajów (definicji) kampanii jest możliwe w konfiguracji programu; Operator - wybranie operatora powoduje wyświetlenie kampanii, za które odpowiedzialny jest wskazany operator (jest operatorem prowadzącym dla kampanii); Okres - umożliwia wyświetlenie kampanii w zadanym okresie czasu. Dodawanie nowej kampanii Tworzenie projektu może odbywać się na trzy sposoby: Poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza <Insert>; poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Wypełniane dane na formatce projektu Po utworzeniu nowej kampanii należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. 85

86 W zależności od konfiguracji definicji kampanii (Narzędzia-> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje kampanii), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji kampanii. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanej kampanii. W sekcji Numer, widnieją informacje o: Rys. 72 Formularz kampanii. zastosowanej definicji kampanii (w załączonym obrazku jest to KAM); numerze kampanii; W sekcji Kampanii znajdują się dane o: Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu; Zakończony- parametr pozwalający oznaczyć dana kampanię jako zakończoną/zamkniętą. Rozpoczęcie- określa datę rozpoczęcia projektu; Zakończenie- określa datę zakończenia projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić: 86

87 Nazwa krótki opis (tytuł) kampanii, służący np. do przeszukiwania na liście. Opis dokładny opis kampanii; Cel- pole poświęcone opisowi celu kampanii. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z kampanią. Pole Zakładana skuteczność pozwala na wprowadzenie wartości zakładanej procentowej skuteczności kampanii. Zarówno wartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie (na podstawie zawartości zakładki Projekty oraz podpiętych do nich zadań i powiązanych z nim dokumentów handlowych). Pola Dopuszczalny koszt oraz Planowany przychód służą do wprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie kampanii. Zakładka Projekty Zakładka przedstawia informacje na temat projektów, które zostały połączone z daną kampanią. Istnieje możliwość dodawania projektu z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowy projekt z zainicjalizowanymi danymi z kampanii o: kampanii, prowadzącym, zakresie dat, nazwie. Z tego poziomu można również podglądnąć oraz zmienić szczegóły projektu po otworzeniu go z listy. Istnieje możliwość dodania istniejącego projektu do bieżącej kampanii. W tym celu należy wybrać z Czynności-> Dodaj istniejący projekt, po czym wybrać dwuklikiem bądź poprzez znaczenie i kliknięcie OK odpowiedni rekord. Przycisk [Usuń] na zakładce Projekty powoduje całkowite skasowanie zapisu, a nie jego odpięcie od kampanii. Aby usunąć powiązanie projektu z kampanią należy wyczyścić zawartość pola Kampania na formularzu projektu. Projektu nie da się usunąć w ten sposób jeśli zostały już do niego podpięte i zapisane jakiekolwiek zadania. W takim przypadku enova wygeneruje ostrzeżenie o błędzie. Kopiowanie kampanii Istniejąca kampania może być wzorcem do utworzenia nowej kampanii. Dlatego dodana została Czynność Kopiuj kampanię dostępna w dwóch miejscach w systemie: Na formularzu kampanii. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego formularza. Na utworzonym w ten sposób nowej kampanii można dokonać zmian np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania kampanii powtarzających się. Na liście kontrahentów. Należy zaznaczyć kampanię która będzie kopiowana, a następnie wybrać Czynności-> Kopiuj kampanie. Niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie kampanii, zawsze pojawia się okienko z pytaniem, czy kopiować również projekty oraz zadania z nim 87

88 powiązane. W przypadku potwierdzenia, na liście projektów/zadań pojawią się dodatkowe pozycje, dublujące projekty/zadania z oryginalnej kampanii oraz zasoby. Kopiowanie projektów do innych kampanii W przypadku, gdy kampanie składają się z wielu projektów (dla wielu kontrahentów) nie ma konieczności tworzenia z ręki oddzielnych projektów na poszczególnej kampanii. Wystarczy utworzyć projekt na kampanii, następnie zaznaczyć go na zakładce Projekty a następnie wybrać Czynności-> Kopiuj projekt(y) dla Kontrahentów innej kampanii. Rys. 73 Kopiowanie projektów dla kontrahentów innej kampanii. Następnie należy wybrać kampanię, z której skopiowani będą kontrahenci do wcześniej zaznaczonego projektu. W rezultacie na kampanii na którą kopiowane były projekty, utworzone zostaną nowe projekty z odpowiednimi nazwami do kampanii oraz kontrahentami. Dzięki czemu nie ma konieczności tworzenia projektów o jednej nazwie dla wielu kontrahentów. 88

89 Kreatory W module CRM na poziomie listy oraz formularza projektów dodany został przykładowy kreator, czyli narzędzie pozwalające wprowadzać za pomocą jednego okna obiekty z wielu miejsc w systemie. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną. Dzięki temu mechanizmowi nie ma konieczności przechodzenia pomiędzy modułami, listami etc. Dokładny opis poszczególnych formatek (okien) został opisany w poszczególnych rozdziałach instrukcji. W celu uruchomienia kreatora należy przejść do modułu CRM Projekty i z poziomu listy bądź formularza wybrać Czynności Kreatory Kampania z korespondencją, po czym otworzony zostanie nowy formularz. Rys. 74 Formularz Kreatora. Kreator składa się z głównego okna (w tym przypadku Kampanii), zakładek (Ogólna, Projekty, Korespondencja masowa, grupa docelowa) oraz przycisków, 89

90 służących do przemieszczania się pomiędzy zakładkami. Po wypełnieniu informacji na poszczególnych zakładkach operator może przejść do kolejnej właśnie za pomocą przycisku, gdzie uzupełnić należy kolejne informacje. Na zakończenie pracy z kreatorem należy kliknąć na ostatniej stronie wprowadzanych zadań. Powyższy przykład kreatora przedstawia podstawowe możliwości tego mechanizmu. Możliwe jest budowanie własnego wyglądu poszczególnej zakładki jak również składowych kreatora. Funkcjonalność tworzenia własnych kreatorów możliwa po wykupieniu odpowiedniej licencji programu enova. Przedstawiony powyżej kreator dostępny jest w wersji złotej modułu CRM. Opis tworzenia kreatorów znajduje się w osobnej instrukcji. 90

91 Korespondencja Korespondencja seryjna jest mechanizmem pozwalającym przygotować i wysłać w sposób masowy wiadomości (jako zdarzenia) do kontrahentów. Jest to sposób na przygotowanie tradycyjnej korespondencji jaki i wysyłkę wiadomości . Jeśli w opisie nie powiedziano inaczej, ustawienia są wspólne dla wysyłki korespondencji seryjnej elektronicznej i tradycyjnej. Lista projektów zawiera filtry: Rys. 75 Lista korespondencji. Definicja- umożliwia wyświetlenie korespondencji jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja korespondencji (KORESP). Stworzenie innych rodzajów (definicji) korespondencji możliwe jest w konfiguracji programu; Stan realizacji- umożliwia wyświetlenie korespondencji w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Operator- wybranie operatora powoduje wyświetlenie korespondencji, za które odpowiedzialny jest wskazany; Okres- umożliwia wyświetlenie korespondencji w zadanym okresie czasu. Dodawanie nowej korespondencji Tworzenie korespondencji może odbywać się na trzy sposoby: Poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza <Insert>; poprzez wybranianie myszy); Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz 91

92 Korespondencja seryjna utworzenie i wysyłka Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanej korespondencji. W sekcji Numer, widnieją informacje o: Rys. 76 Formatka Korespondencji. zastosowanej definicji korespondencji (w załączonym obrazku jest to KORESP); numerze korespondencji; W sekcji Kampanii znajdują się dane o: Data- określa dzień przygotowania korespondencji; Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) korespondencji, służący np. do przeszukiwania na liście. Uwagi miejsce na uwagi użytkownika; W sekcji Stan korespondencji znajdują się: Stan korespondencji- przyjmowane są dwie wartości W przygotowaniu, Wysłana, w zależności od zaznaczonej opcji poszczególna korespondencja jest Aktywna/nieaktywna; Aktywna- pole wskazujące aktywność korespondencji. Uzależnione jest od wartości wybranej w Stan korespondencji. 92

93 Zakładka Treść - przygotowanie wiadomości Zakładce Treść służy do przygotowania zawartości wysyłanego maila. Jeśli na definicji korespondencji wybrano w polu sposób wysyłki maila Indywidualny (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje korespondencji-> Otworzyć definicję) można w treści korespondencji korzystać z funkcjonalności Pola danych, która pozwala wstawić inteligentne pola danych. Co oznacza, że w chwili przypisywania treści do zdarzenia / adresata zostaną zamienione na dane z kontekstu zdarzenia. Rys. 77 Sposób wykorzystania Pól danych. Przepisanie i przeliczenie wartości pól inteligentnych z pola Treść w korespondencji na pole Opis w zdarzeniu następuje w chwili dodania adresata do listy adresatów. Jeśli zawartość pola treść została zmodyfikowana po dodaniu adresatów, można ją uaktualnić na zdarzeniach za pomocą czynności z korespondencji -> Aktualizuj zdarzenia. Korespondencja seryjna pozwala na dołączenie do treści korespondencji obrazków. Po kliknięciu w pole Nowy element należy wybrać opcję Osadzony załącznik. 93

94 Rys. 78 Dodawania załącznika osadzonego w treść korespondencji seryjnej. Rys. 79 Wybór obrazu wczytanego do maila. Należy pamiętać, że nie każdy klient poczty jest w stanie obsłużyć wiadomość z osadzonym załącznikiem. Zakładka Zdarzenia dodanie odbiorcy W celu dodania zdarzenia (domyślnie do korespondencji przypisane jest zdarzenie KORESP) należy wybrać z Czynności-> Dodaj adresata, bądź wybrać opcję Dodaj adresata z poziomu formatki. W rezultacie otworzone zostanie okno, gdzie należy dodać kontrahentów do których wysyłana będzie wiadomość oraz osoby kontaktowe. Po wykonaniu tych czynności utworzone zostaną zdarzenia zarówno dla kontrahentów jak i osób kontaktowych. 94

95 Program pozwala na automatyczne dodanie wszystkich kontrahentów dla których prowadzona jest dowolna kampania. Na formularzu Korespondencji należy wybrać Czynności -> Korespondencja seryjna z kampanii. Spowoduje ona dodanie zdarzeń, w których adresatami będą wszyscy kontrahenci pojawiający się na projektach (tylko projektach, nie są uwzględniane dane ze zdarzeń i zadań) powiązanych z daną kampanią. Można także wskazać wielu adresatów, przechodząc na listę kontrahentów bądź osób kontaktowych, zaznaczając wielu adresatów i z menu Czynności wybierając Dodaj korespondencję a następnie wskazując uprzednio utworzoną, bądź tworząc nową. Warunkiem wysłania maila jest wpisanie na kontrahencie jak i na osobie kontaktowej adresu mailowego. Wysyłka lub wydruk korespondencji seryjnej Elektroniczna korespondencja seryjna zostaje wysłana po wybraniu menu Czynności -> Wyślij mailem. Tradycyjna korespondencja zostaje wydrukowana w formie listu, po wybraniu menu drukowania -> Korespondencja seryjna. Po zakończeniu pracy z korespondencją, można za pomocą Czynności -> Ustaw stan zdarzeń masowo zmienić stan zdarzeń na zrealizowany. Korespondencja jako powiadomienie Program dostarcza funkcjonalności powiadamiania za pomocą wiadomości o zmianie stanu zadania. Mechanizm korzysta z zadań systemowych enova (taski), dzięki czemu treść i wygląd powiadomienia może być modyfikowany. Powiadomienia utworzenie i wysyłka Powiadomienia wysyłane są automatycznie przy zapisywaniu zadania, jeśli zajdą okoliczności określone w sekcji Automatyczne powiadomienia o na definicji zadania. Ilustracja obrazuje przykładową treść powiadomienia systemowego wysłaną do kontrahenta. 95

96 Powiadomienia o zadaniach enova pozwala na wysyłanie poczty elektronicznej z poziomu zadań, zdarzeń i zleceń serwisowych. Dla poprawnego działania tej funkcjonalności konieczne jest właściwe skonfigurowanie definicji zadań oraz danych serwera SMTP, tak jak to zostało opisane w rozdziale dotyczącym konfiguracji.do każdego rodzaju zadań można również przypinać standardowe przypominacze, korzystając, w tym celu, z widoku asystenta enova. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w rozdziale poświęconym taskom. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną Program pozwala na wysyłanie automatycznych powiadomień o zadaniach w następujących przypadkach (Ustawienia dostępne są na każdej z definicji zadania oraz zdarzenia w Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicje zadań/zdarzeń -> Otworzyć definicję -> Zakładka Mail ): Przy utworzeniu zadania zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania; Przy zmianie zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie; Przy zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania); Poczta może zostać wysłana do następujących adresatów: Operatora oznaczonego jako Wykonujący zadanie; Operatora oznaczonego jako Prowadzący zadanie; Kontrahenta. Aby było możliwe wysłanie poczty, operatorzy i kontrahenci muszą mieć wprowadzone adresy . Adresaci oraz sytuacje, w których będzie wysyłana poczta są uzależnione od konfiguracji definicji zadań. Dokładny opis tworzenia definicji zadań znajduje się w rozdziale dotyczącym konfiguracji. Treść wysyłanego a zawiera informacje organizacyjne (temat nazwa zadania, prowadzący, rozpoczęcie, zakończenie, priorytet, stan) oraz treść pola Opis. Jeśli w konfiguracji zadania zaznaczona jest opcja Opis HTML, wówczas przy wprowadzaniu zadania pole Opis znajduje się na osobnej zakładce i zawiera elementy umożliwiające graficzne formatowanie tekstu. 96

97 Teczki Teczki to funkcjonalność odzwierciedlająca fizyczne, tekturowe teczki, w których umieścić można każdego rodzaju informację. Teczki mogę zawierać w sobie dowolne obiekty z całego systemu np.: dokumenty handlowe, informacje kadrowo-księgowe, zadanie, etc. Rys. 80 Lista teczek. Lista teczek zawiera dwa litry: Definicja teczki- pozwala na zawężenie listy do konkretnej definicji teczki; Aktywne- pozwala wyświetlenie aktywnych bądź nieaktywnych teczek. W enova dostępne są dwa rodzaje teczek: Prywatna- której elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów; Publiczna- której elementy dostępne są dla wszystkich operatorów. Dodawanie nowej teczki Tworzenie teczki może odbywać się na trzy sposoby: Poprzez wybranie przycisku oraz definicji; poprzez wciśnięcie klawisza <Insert> i wybranie definicji; poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybranie definicji; 97

98 Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera informacje: Sekcja Ogólne zawiera informacje: Rys. 81 Formularz teczki prywatnej. Definicja- zawiera nazwę zastosowanej definicji; Numer- numer teczki; Stan- określa aktywność teczki; Nazwa- krótki opis (tytuł) teczki, służący np. do przeszukiwania na liście. Opis miejsce na dodatkowy opis użytkownika; Sekcja Elementy zawiera listę obiektów dodanych do teczki. W powyższym przykładzie dodane zostały do teczki: zdarzenie, korespondencja, dokument handlowy oraz pracownik. Istnieje możliwość otworzenia bezpośrednio z tego miejsca każdego z umieszczonych w teczce obiektów. W tym celu należy otworzyć dany element, a następnie wybrać opcję Pokaż element źródłowy (jak poniżej). 98

99 Rys. 82 Otwarcie elementu źródłowego z poziomu teczki. Zakładka Prawa Zawiera listę wszystkich operatorów. Poprzez zmianę Rodzaju prawa właściciel teczki jest w stanie określić, który z użytkowników ma prawo do pełnego dostępu, zakazu dostępu lub odczytu. Zakładka ta nie występuje na definicji teczki publicznej. Dodawanie elementów do teczki Sposób dodawania elementu do teczki zostanie omówiony na przykładzie zadania, przy czym w całym programie odbywa się to w taki sam sposób. W celu dodania zadania do teczki należy przejść na listę zadań w module CRM, a następnie: Otworzyć asystenta w menu, Na liście zaznaczyć jedno z zadań, W asystencie przejść na zakładkę Teczki, Wybrać opcję Dodaj do teczki, Wybrać teczkę poprzez dwuklik bądź zaznaczając rekord i kliknąć OK. 99

100 Rys. 83 Dodanie elementu do teczki. Dodane zadanie będzie widoczne po przejściu na listę teczek i otwarciu konkretnej teczki w kolumnie Element. 100

101 Poczta CRM Poczta CRM jest elementem składowym modułu CRM występującym w wersji złotej i platynowej. Rys. 84 Nowy kafelek Poczta. W module CRM dodano nowy kafelek Poczta. 101

102 Składa się on z 3 list: Rys. 85. Listy składowe nowej funkcjonalności Skrzynka odbiorcza zawiera wiadomości przychodzące pobrane ze wszystkich kont pocztowych do który ma dostęp dany operator (ma do nich pełne prawo, jak i prawo tylko do odczytu); Kopie robocze zawiera wszystkie wiadomości , które zostały przygotowane jednak nigdy nie zostały wysłane; Elementy wysłane lista zawierająca elementy wysłane z systemu enova ( z kont pocztowych, do których dany operator ma pełne prawo). Skrzynka odbiorcza Lista Skrzynka odbiorcza zawiera maile przychodzące na konta pocztowe połączone z wybranym operatorem. 102

103 Rys. 86 Lista Skrzynka odbiorcza. Lista Skrzynka odbiorcza zawiera trzy podstawowe sekcje: przyciski nawigacyjne filtry listy listę maili odebranych Skrzynka odbiorcza zawiera 5 przycisków nawigacyjnych: Nowa wiadomość za pomocą tego przycisku można wywołać okno nowej wiadomości 103

104 Rys. 87 Okno nowej wiadomości. Odpowiedz przy użyciu przycisku dochodzi do wywołania okna nowej wiadomości z zaimportowanym adresem osoby, od której przyszedł poprzedni mail. Rys. 88 Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku Odpowiedź. 104

105 Odpowiedz wszystkim służy do wywołania okna wiadomości , za pomocą którego odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich uczestników owej konwersacji. Rys. 89 Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku Odpowiedz wszystkim. Przekaż daje możliwość przekazania pobranego maila do innego odbiorcy Odbierz wiadomość pozwala na zaimportowanie nowych wiadomości z kont pocztowych, do których dostęp ma dany operator ( obecnie pobierają się wiadomości ze wszystkich kont pocztowych bez względu na filtr konta pocztowego ustawionego na liście). Kopie robocze Lista Kopie robocze zawiera wiadomości, które zostały przygotowane, częściowo napisane, rozpoczęte, ale nie zostały wysłane do odbiorcy. Operator celowo pozostawił (zapisał) je w systemie. 105

106 Rys. 90 Lista Kopie robocze. Lista ta zawiera dwa przyciski nawigacyjne znajdujące się w górnym menu: Nowa wiadomość; Odbierz wiadomość. Kopie robocze można filtrować według daty/okresu, konta pocztowego z którego tworzona była wiadomość a także według kontrahenta. Lista Wysłane elementy Jest ostatnią składową funkcjonalności IMAP Poczty CRM w enova. Lista Elementów wysłanych podobnie, jak lista Skrzynki odbiorczej składa się z trzech sekcji: przyciski nawigacyjne; filtry; lista elementów wysłanych. Rys. 91 Lista Elementy wysłane. 106

107 Na liście tej dostępne są następujące przyciski: Nowa wiadomość przycisk po użyciu którego ukazuje się okno nowej wiadomości Przekaż za pomocą przycisku wywołujemy okno zaznaczonej wiadomości, dzięki czemu mamy możliwość wybrania adresata, któremu przekazujemy wiadomość . Odbierz wiadomość przycisk pozwala na pobranie nowych maili z podłączonych do operatora kont pocztowych. Wysyłanie nowej wiadomości z enova Okno nowej wiadomości składa się z dwóch zakładek. Rys. 92 Formularz nowej wiadomości. Pierwsza z nich Ogólna składa się z następujących pól: Konto pocztowe jest polem typu Look up służącym do wyboru konta pocztowego, z którego będzie miała miejsce wysyłka maila. Od: pole, które zawiera adres konta pocztowego, z którego następuje wysyłka wiadomości . Do: pole, w który należy określić bezpośrednich odbiorców wiadomości . DW: w polu Do Wiadomości, powinny się znaleźć adresy osób/kontrahentów, nie będących bezpośrednimi adresatami wiadomości, a jedynie fakultatywnymi (mają wgląd do danej wiadomości). UDW: w polu UDW należy wpisać ukrytych adresatów do wiadomości, których przekazywana będzie dana wiadomość . Temat: pole przeznaczone na temat wiadomości . Treść: miejsce przeznaczone do wpisania treści wysyłanego a. 107

108 Ponadto za pomocą Asystenta można dodać do tworzonej wiadomości załącznik, który zostanie wysłany do odbiorcy. Ponadto na zakładce ogólne widnieje przycisk się okno przejściowe:, po wybraniu pojawia Rys. 93 Okno wyboru adresatów (Do, DW, UDW) wiadomości . Daje ono możliwość szybkiego i sprawnego wyboru adresów, do których wysyłana będzie korespondencja (zarówno bezpośrednich adresatów -> Do, adresatów do wiadomości, których wysyłana będzie poczta -> DW oraz ukrytych adresatów -> UDW). Czynność nr 1 zaznaczenie adresu/adresów, do których chcemy wysłać daną wiadomość . Czynność nr 2, 3, 4 następnie należy wybrać button Dodaj w celu przeniesienia wybranych adresów do określonej sekcji: Do, DW, UDW. Adresy mogą zostać przeniesione do jednej z sekcji lub do wszystkich. Adresy mogą być przenoszone w dowolnej konfiguracji. Jeden adres e mail nie może znaleźć się dwa razy w tej samej sekcji. Aby dodać więcej niż jeden adres do poszczególnej sekcji Do, DW, UDW należy skorzystać z przycisków CTRL lub SHIFT. 108

109 Rys. 94 Okno wyboru adresatów. Zaznaczone adresy można umieszczać w trzech wcześniej wymienionych sekcjach: DO, DW, UDW. Widoczną listę można wyfiltrować według Celu kontaktu (pojawią się adresy do których podpięty jest konkretny cel kontaktu). Drugim filtrem standardowo umieszczonym nad listą adresów jest Typ adresu (listę adresów można filtrować według dwóch kategorii: kontrahent, osoba kontaktowa kontrahenta). Ponadto na liście można wykorzystać standardową funkcjonalność organizatora listy w celu dostosowania widoku listy do danego użytkownika. Drugą zakładką widoczną na formularzu Nowej wiadomości jest zakładka Elementy powiązane. Rys. 95 Zakładka Elementy powiązane. 109

110 Dzięki zakładce Elementy powiązane można połączyć daną wiadomość z konkretnym kontrahentem, zadaniem lub projektem przez co dana korespondencja będzie widoczna na formularzu kontrahenta, zadania lub projektu w nowododanej zakładce CRM -> Wiadomości . Wiadomości odbierane z zewnętrznego serwera pocztowego są automatycznie wiązane z kontrahentem, do którego należy adres , z którego wysłana została wiadomość. Lista wiadomości odebranych może być filtrowana według daty i okresu czasu, z uwzględnieniem konta pocztowego z którego pobierane są wiadomości oraz za pomocą filtra kontrahent. Na liście wiadomości odebranych widać dwa rodzaje czcionek: normalną (zaznaczone kolorem żółtą); pogrubioną (zaznaczone kolorem zielonym). Rys. 96 Lista Skrzynka odbiorcza. Czcionką pogrubioną oznaczone są wiadomości nieprzeczytane bądź pozostawione jako nieprzeczytane. Czcionką normalną przedstawione na liście są wiadomości oznaczone jako przeczytane. Wiadomość można oznaczyć jako przeczytaną na trzy sposoby: bezpośrednio na formularzu danej wiadomości

111 Rys. 97 Czynność oznaczania wiadomości. na liście wszystkich wiadomości odebranych przy pomocy menu Czynności Rys. 98 Oznaczanie wiadomości jako przeczytaną z poziomu menu kontekstowego korzystając z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy -> czynności -> oznacz jako przeczytaną/nieprzeczytaną). Jeżeli w konfiguracji danego konta pocztowego zaznaczono, aby załączniki wiadomości nie były zapisywane bezpośrednio w systemie w menu Czynności pojawia się możliwość pobrania pojedynczego załącznika do systemu enova. Rys. 99 Pobieranie pojedynczego załącznika 111

112 Zasoby Funkcjonalność zasobów pozwala na łatwe zarządzanie zasobami firmy (środki trwałe, wyposażenie, pracownicy, urządzenia). Po wejściu użytkownika do elementu Zasoby w module CRM, widoczne będą trzy składowe. Gdzie: Rys. 100 Składowe Zasobów. Sprzęt i pomieszczenia- zawierają listę wszystkich urządzeń z zaznaczoną flagą własne, także tych dodanych z poziomu modułów Serwis, Wypożyczenia. Rezerwacja zasobów- zawiera listę zasobów, które zostały zarezerwowane podczas wykonywania aktywności bądź projektu. Listę można filtrować po: Ewidencji zasobu; Okresie aktywności lub projektu do którego przypisany jest zasób; Stanie rezerwacji zasobu. Kalendarz zasobów- główna część Zasobów, gdzie odbywają się wszystkie operacje dodawania/kopiowania zasobów na aktywności oraz projekty. 112

113 Rezerwacja zasobów Rys. 101 Lista rezerwacji zasobów. Lista zawiera zasoby powiązane z aktywnościami, oznaczone są kolorami na liście, w zależności od konfiguracji w definicji aktywności przyjmują odpowiednio kolory: Czerwony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest ściśle powiązany z okresem zadania CRM. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania; Zielony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest inicjowany datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Czarny tekst - zasoby których czas rezerwacji może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Kolor tła wiersza uzależniony jest od pola Rezerwacja na zasobie. Jeśli zasób nie jest rezerwowany, jego tło jest szare. 113

114 Kalendarz zasobów Organizacja pracy z zasobami została przedstawiona w odmienny sposób niż np. praca zadaniami, zdarzeniami, projektami, etc. Zamiast ogólnie używanych formularzy zastosowany został widok kalendarza, dzięki czemu osiągnięto efekt przejrzystości i łatwości w zarządzaniu zasobami. Filtrowanie danych Rys. 102 Widok kalendarza zasobów. Kalendarz posiada zdefiniowane filtry pozwalające na łatwiejsze przeglądanie danych, są to: Typ zasobu- pozwala na określenie jakiego typu ewidencje będą wyświetlane na kalendarzu. Filtr przyjmuje wartości: Pracownik; Środki trwałe; Wyposażenie; Urządzenie; Wszystkie. Pracownicy- pozwala na wybranie dowolnych pracowników z listy wyboru. Po kliknięciu otworzy się okno z wszystkimi pracownikami po lewej stronie. W celu dodania pracownika należy zaznaczyć go w lewej kolumnie, następnie kliknąć Dodaj co spowoduje przeniesienie rekordu na prawą listę. Wybranie OK, spowoduje wybranie zaznaczonych pracowników na kalendarz. 114

115 Rys. 103 Dodawanie pracownika do filtru kalendarza. Środki trwałe- pozwala na wybranie elementów środków trwałych na kalendarz. Sposób dodawania środka trwałego jest identyczny jak w przypadku pracownika. Wyposażenie- pozwala na wybranie elementów wyposażenia na kalendarz. Sposób dodawania wyposażenia jest identyczny jak w przypadku pracownika; Urządzenia- pozwala na wybranie urządzenia na kalendarz. Sposób dodawania wyposażenia jest identyczny jak w przypadku pracownika. Filtruj wg- Określa zakres prezentowanych na kalendarzu danych z uwzględnieniem w/w filtrów oraz Aktywności i Projektów: Brak - uwzględnia wyłącznie filtry zasobów; Zasoby - Wyświetla wszystkie rezerwacje tych zasobów, które są podłączone pod wybraną aktywność lub projekt; Rezerwacje - Wyświetla wszystkie zasoby, oraz tylko te rezerwacje które dotyczą wybranej aktywności lub projektu; Zasoby i Rezerwacje - Wyświetla kalendarz ograniczony do zasobów i rezerwacji, które są związane z wybraną aktywnością lub projektem. Aktywność pozwala na filtrowanie danych po wybranym zadaniu/zdarzeniu. Stanowi również kontekst (wzór) do tworzenia nowego zadania/zdarzenia na kalendarzu. Do wybrana aktywności zostaną przypisane kolejne zasoby Projekt- pozwala na filtrowanie danych po wybranym projekcie. Wybranie projektu powoduje automatyczne zawężenie listy na filtrze Aktywność. Na kalendarzu może znajdować się wiele rodzajów zasobów na raz np.: rysunek 79 przedstawia dwóch pracowników oraz jedno urządzenie. 115

116 Organizacja widoku kalendarza Widok kalendarza może zostać przystosowany do potrzeb użytkownika za pomocą organizatora widoku. Operator może dowolnie zmieniać sposób wyświetlania kalendarza. Rys. 104 Organizator widoku kalendarza. Za pomocą przycisku data kalendarza zostanie przestawiona na bieżącą datę. Z kolei pozwala przejść użytkownikowi na żądaną datę na kalendarzu. Praca na kalendarzu Kalendarz zasobów pozwala na stworzenie rezerwacji zasobu dla istniejącej aktywności/projektu bądź zupełnie nowego zadania. W przypadku dodania zasobu do istniejącej aktywności należy w filtrze Aktywność wybrać odpowiedni zapis, a następnie za pomocą myszy zaznaczyć okres dla wybranego zasobu i wybrać. W przypadku nie wybrania żadnej wartość w oknie Aktywność/Projekt, otworzone zostanie okno, gdzie ręcznie należy przypisać zasób do Aktywności/Projektu. Rys. 105 Dodanie zasobu do istniejącej aktywności. 116

117 Utworzenie nowego zadania dla wybranego zasobu odbywa się poprzez zaznaczenie myszą okresu dla zasobu i kliknięcie w, po czym operator poproszony zostanie o podanie definicji aktywności i otworzony zostanie nowy formularz. Rys. 106 Tworzenie nowego zadania z powiązanym zasobem. Różne kolory nazw aktywności informują o: Czerwony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest ściśle powiązany z okresem zadania CRM. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania; Zielony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest inicjowany datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności; Czarny tekst - zasoby których czas rezerwacji może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Modyfikacja dat rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji jest możliwa za pomocą myszy z poziomu kalendarza. Możliwość modyfikacji okresu rezerwacji jest uzależniona od pola Definicja aktywności/opcje/kontrola czasu zasobów. Jeśli wybrana jest wartość Zabraniaj, zmiana okresu rezerwacji jest możliwa tylko w wyniku zmiany okresu aktywności. W przypadku wartości Ostrzegaj, pojawi się informacja jeśli okres rezerwacji będzie wykraczał poza czas trwania aktywności/projektu. Szybkie dodawanie zasobu do aktywności / projektu W przypadku wybrania na filtrze aktywności bądź projektu, istnieje możliwość szybkiego dodania zasobu do wybranej aktywności/projektu. W zależności od widoku kalendarza: Dzienny- należy zaznaczyć myszką ramy czasowe na zasobie, a następnie wybrać <Enter>. Do wybranego w kontekście zadania/zdarzenia/projektu zostanie dodany nowy zasób. Możliwym jest również zmienianie ram czasowych rezerwacji za pomocą zwężania/poszerzania okna rezerwacji. 117

118 Miesięczny- należy dwukrotnie kliknąć myszką w dany zasób. Do wybranego w kontekście zadania/zdarzenia/projektu zostanie dodany zasób. Ustawienia Dla poszczególnej definicji aktywności można określić sposób zachowania kontroli czasu na zasobie. Po zmianie parametru w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów->definicje zadań/zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametr Kontrola czasu zasobów na: Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) uniemożliwia wyjście okresu rezerwacji zasobu poza okres zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania. Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Brak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Ustawienie parametru Kontrola dostępności urządzenia na zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji zasobu. 118

119 Opiekun kontrahenta Funkcjonalność opiekuna kontrahenta pozwala powiązać operatora do kontrahenta w celu podzielenia listy kontrahentów np. pomiędzy przedstawicieli handlowych. Opiekun kontrahenta może przyjmować status: Główny- oznacza podstawowego opiekuna kontrahenta; Zastępca- oznacza zastępczego opiekuna kontrahenta np. na wypadek nieobecności opiekuna głównego. W celu dodania opiekuna należy przejść na listę Kontrahentów i z menu Czynności wybrać Opiekun kontrahenta (możliwe jest przypisanie opiekuna wielu kontrahentom na raz). Taką sama operację można wykonać z pozycji formularza kontrahenta. Rys. 107 Dodawanie opiekuna do kontrahenta. Po otwarciu nowego okna należy wypełnić pola: Operator - lista wyboru operatora, który zostanie przypisany do kontrahenta; Data Od - data mówiąca od kiedy operator staje się opiekunem Data Do - data mówiąca do kiedy operator jest opiekunem. Pozostawienie tego pola pustego oznacza przedział czasu niedomknięty; Przy nadchodzeniu dat - pole wyboru decydujące o sposobie zachowania przypisania opiekuna do kontrahenta. W momencie nachodzenia dat obecnej i ustawianej opieki, program może: nie zamienić operatora, ostrzec o zmianie lub zmienić opiekuna bez ostrzeżeń; Typ opiekuna - pole wyboru typu opiekuna; 119

120 W danym okresie czasu możliwe jest posiadanie tylko jednego opiekuna głównego dla kontrahenta w oddziale firmy. Na formularzu poszczególnego kontrahenta w zakładce CRM -> Opiekun kontrahenta znajdują się informacje o przypisaniu opiekuna. W Handel -> Zestawienia dodano listę Obroty wg opiekunów. Lista prezentuje dla każdego opiekuna kontrahenta, sumę wartości dokumentów które zostały wystawione w czasie gdy opiekunem głównym kontrahenta z dokumentu był dany operator. Ustawienia Dodano prawa na roli CRM Opiekunowie kontrahenta w Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Role. Wszyscy kontrahenci; Wszystkie aktywności; Prawa domyślnie są przyznane. Odebranie prawa Wszyscy kontrahenci, sprawi że operator pracujący w ramach roli, zobaczy kartoteki tylko tych kontrahentów których jest opiekunem głównym lub jest zastępcą w czasie zastępstwa. Po okresie zastępstwa kartoteki będą dla niego niedostępne. Odebranie prawa Wszystkie aktywności, sprawi że operator pracujący w ramach roli, zobaczy kartoteki tylko tych aktywności, których jest wykonującym lub prowadzącym lub jest opiekunem kontrahenta wskazanego na aktywności. Widoczność dokumentów handlowych dla opiekunów kontrahenta - Odebranie prawa, sprawi że operator pracujący w ramach roli, zobaczy tylko te dokumenty, które zostały wystawione dla kontrahentów których jest opiekunem głównym lub jest zastępcą w czasie zastępstwa. Po okresie zastępstwa dokumenty będą dla niego niedostępne. Do roli w gałęzi CRM/Opiekun/Simple dodano również prawo Dodawanie Opiekuna oraz Kasowanie Opiekuna. W przypadku kiedy podczas dodawania kartoteki kontrahenta ma automatycznie inicjować się opiekun kontrahenta należy ustawić w Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia -> Flaga Opiekun Kontrahenta. Ustawienie flagi powoduje także ukrycie kartotek kontrahentów, których operator nie jest opiekunem, jeśli na rolach odebrane ma prawa w gałęzi CRM -> Opiekun Kontrahenta -> Simple. 120

121 Zaznaczenie flagi w konfiguracji Narzędzia-> Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia -> Flaga Opiekun Kontrahenta można stosować wyłącznie w środowisku w którym administrator może zapewnić niezmienialność daty na komputerze lokalnym. 121

122 Konfiguracja Poczty CRM Funkcjonalność IMAP została dodana do modułu CRM w wersji 10.0 i jest dostępna dla obecnych i nowych klientów posiadających moduł CRM w wersji co najmniej złotej. Konfiguracje konta pocztowego wykonuje się w nowododanej zakładce Konta Pocztowe, która znajduje się w Opcje -> Narzędzia -> CRM -> Konta pocztowe. Rys. 108 Zakładka Konto pocztowe dostępna z poziomu konfiguracji. Na formularzu zakładki Konta Pocztowe można określić konta pocztowe połączone z enova (na liście kont pocztowych można sprawdzić, które z wcześniej zsynchronizowanych z enova kont pocztowych zostało zablokowane co oznacza, że wiadomości nie będą z niego odbierane i wysyłane). Dodawanie nowego konta pocztowego Aby dodać nowe konto pocztowe można: 122

123 skorzystać z przycisku Nowy (Konto pocztowe) ; użyć menu kontekstowego (prawy klawisz myszy, a następnie Nowy (Konto pocztowe) ) skorzystać z klawisza [Insert], który wywoła pojawienie się okna nowego konta pocztowego. Rys. 109 Formularz Nowego Konta Pocztowego Formularz wprowadzania nowego konta pocztowego składa się z dwóch zakładek: Ogólna Prawa danych. Zakładka Ogólna zawiera następujące pola: Nazwa użytkownika (adres ) w polu tym należy wpisać pełny adres dodawanego konta pocztowego ( np. imię.nazwisko@xyz.pl) Login login do konta pocztowego ( np. imię.nazwisko); Hasło hasło dostępu do wprowadzanego konta pocztowego; Serwer poczty wychodzącej (SMTP) pełna nazwa serwera poczty SMTP do pobrania u operatora konta pocztowego (np. smtp.wp.pl, smtp.gmail.com, poczta.o2.pl) Serwer poczty przychodzącej (IMAP) - pełna nazwa serwera poczty IMAP do pobrania u operatora konta pocztowego (np. imap.wp.pl, imap.gmail.com, poczta.o2.pl) SSL/TLS protokoły zapewniają poufność i integralność transmisji danych, a także uwierzytelnienie serwera i klienta. TSL zabezpiecza protokoły warstwy najniższej w tym protokół IMAP, SSL służy do zabezpieczenia protokołu SMTP. Port: 123

124 SMTP POP3 IMAP SSL Testuj przycisk pozwalający na sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych dotyczących konta pocztowego i sprawności połączeń. Jeżeli konto pocztowe zostanie poprawnie skonfigurowane i poprawnie przejdzie test połączenia pojawi się okno pośrednie z pozytywnym komunikatem. Rys. 110 Komunikat informujący o pozytywnym skonfigurowaniu konta pocztowego. Pobieraj załączniki po zaznaczeniu checkbox a do bazy danych enova zapisywane będą załączniki pochodzące z korespondencji (domyślnie opcja ta jest nieaktywna, należy zwrócić uwagę, iż pobieranie i zapisywanie załączników w bazie danych enova może powodować szybki rozrost bazy danych co może wpłynąć na wydajność). Tylko tekst po zaznaczeniu opcji, przy pobieraniu wiadomości z danego konta pocztowego widoczny będzie tylko tekst danej korespondencji (bez grafik, linków, załączników). Ma to zabezpieczyć program przed pobieraniem treści niebezpiecznych, mogących wywołać szkodę w bazie danych enova. Jeżeli checkbox zostanie zaznaczony w menu Czynności pojawi się dodatkowa czynność Pobierz treść html, po użyciu której zostanie pobrana dodatkowa treść maila. Blokada konta pole służące do blokowania danego konta, po zaznaczeniu checkbox a wiadomości nie będą wysyłane i odbierane z zablokowanego konta. Jednak wiadomości wcześniej pobrane będą nadal widoczne w bazie danych enova. Nie ściągaj wiadomości starszych od pole daje możliwość wyboru daty, od której wiadomości będą zaciągane do enova. W wersji 10.2 dodano możliwość zaciągania wiadomości z wybranego folderu. Foldery, z których zaciągane będą wiadomości, należy wskazać na definicji konta pocztowego. Dla wszystkich już zdefiniowanych kont pocztowych, podczas konwersji dodawany jest domyślny folder Inbox. Dzięki tej funkcjonalności, będzie można np. zaciągać do enova tylko wybrane wiadomości

125 miał: Druga zakładka Prawa danych daje możliwość określenia, który operator będzie pełne prawo do korzystania z danego konta pocztowego; prawo wyłącznie do poglądu konta pocztowego (operator nie będzie mógł odbierać i wysyłać wiadomości z danego konta pocztowego); zakaz dostępu całkowicie ogranicza prawo dostępu danemu operatorowi do konta pocztowego (operator nie będzie widział wiadomości odebranych i wysłanych z danego konta pocztowego, będzie ono dla niego niedostępne). Rys. 111 Nadanie praw operatorom do skrzynki mailowej. Konfiguracja konta pocztowego dla operatora W konfiguracji systemu korzystając z następującej ścieżki: Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Operatorzy -> CRM. 125

126 Rys. 112 Zakładka CRM na Operatorze enova Na zakładce tej administrator może przyporządkować, które z kont pocztowych będzie domyślnym kontem pocztowym danego operatora. W sekcji tej istnieje także możliwość zdefiniowania podpisu danego operatora jaki będzie używany do wysyłki wiadomości i przez niego. Podpis zawsze będzie taki sam bez względu na to z jakiego konta, do którego ma dostęp dany operator, będzie następowała wysyłka. 126

127 Definicje i konfiguracja CRM Konfiguracja modułu CRM obejmuje tworzenie definicji: kampanii, projektów, zadań, zdarzeń, teczek. Ponad to przedstawione zostanie deklarowanie cech dla wszystkich obiektów w module CRM oraz konfiguracja serwera poczty SMTP. Konfiguracja definicji CRM dostępna jest w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów. Definicje kampanii W programie enova można utworzyć wiele definicji kampanii np. odrębne definicje dla kampanii marketingowej, handlowej itp. Rys. 113 Definicja kampanii. Dla każdej definicji określane są: Nazwa- określa nazwę definicji kampanii; 127

128 liście; Symbol- skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na Domyślna- oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu. Zablokowana- zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji. Formularz użytkownika- zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale. Kontrola dat Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania projektów w kampanii nie wykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) kampanii. W zależności od ustawienia parametru Kontrola dat (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Kontrola stanu Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętej kampanii znajdują się otwarte projekty. W zależności od ustawienia parametru Kontrola stanu (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Sposób numeracji- mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. 128

129 Rys. 114 Budowanie formatki użytkownika dla Kampanii. Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę. Po zaznaczeniu parametrów pokazuj kolekcje (podlisty) oraz właściwości biznesowe, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: pole; pola; Tytuł- określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; 129

130 Szerokość kontrolki - stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość kontrolki - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. Linia oddzielająca - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez jego ustawienia przez operatora nie będzie możliwe zapisanie kampanii. Definicje projektów W programie enova można utworzyć wiele definicji projektów. Rys. 115 Definicja projektu. 130

131 liście; Dla każdej definicji określane są: Nazwa - określa nazwę definicji projektu; Symbol - skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na Domyślna - oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu. Zablokowana - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji. Formularz użytkownika - zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale. Kontrola dat Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania zadań/zdarzeń w projekcie nie wykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) projektu. W zależności od ustawienia parametru Kontrola dat (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Kontrola stanu Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętym projekcie znajdują się otwarte zadania/zdarzenia. W zależności od ustawienia parametru Kontrola stanu (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Sposób numeracji - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Etapy definicji programu Jest to domyślna lista etapów projektu. Podczas tworzenia nowego projektu lista etapów z definicji będzie kopiowana do projektu (w każdym projekcie może być ona zmieniona). Etap projektu zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność etapów; Nazwę; 131

132 Realizację określającą procent realizacji projektu na danym etapie; Zakładka Stany Jest to lista stanów projektu. Każdy zdefiniowany stan projektu zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru, Nazwę, Pole Aktywny określa, czy projekt w tym stanie jest otwarty (podlega zmianom). Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do projektów wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do projektów określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora. Zakładka Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Rys. 116 Budowanie formatki użytkownika dla Projektu. 132

133 Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę. Po zaznaczeniu parametrów pokazuj kolekcje (podlisty)oraz właściwości biznesowe, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: pole; pola; Tytuł- określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak Pole- nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego Szerokość opisu- stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość kontrolki- stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość kontrolki- stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. Linia oddzielająca- pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt- zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim- pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez jego uzupełnienia nie będzie możliwe zapisanie projektu. 133

134 Definicje zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych i wypożyczeń Zadania, zdarzenia, zlecenia serwisowe i wypożyczenia definiuje się w ten sam sposób. Zostanie on przedstawiony na przykładzie formularza definiowania zadań. Zakładka Ogólne Rys. 117 Formularz definicji zadania. Standardowe użytkownik nie ma wpływu na wartość tego pola. Jeśli pole jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona do systemu przez producenta i nie można jej usunąć. Nazwa nazwa definicji; Symbol symbol definicji, musi być unikalny; Drugi- oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolu podstawowego; Domyślna jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście zadań wywoła formularz zadania dla tej definicji. Tylko jedna definicja może być domyślna; Algorytm- zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki Kod kalkulatora zadań pozwalającego modyfikować zachowanie definicji; 134

135 Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji; Rodzaj formularza pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji: Pełny na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlane są dwie zakładki: Ogólne i Dodatkowe Prosty na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlana jest jedna zakładka Ogólne. Dane o projekcie i planowanych przychodach i kosztach nie są dostępne. Użytkownika wygląd okna do wprowadzania zadania jest konfigurowany przez operatora. Na definicji zadania pojawia się dodatkowa zakładka Użytkownik, na której określa się jakie pola mają być dostępne na formularzu zadania. Definicja zadania generowanego przy zamknięciu jest to definicja innego zadania (lub zdarzenia), które będzie automatycznie wygenerowane przy przestawianiu stanu zadania na nieaktywne. Można w ten sposób wymusić, żeby dla każdego spotkania, po jego zakończeniu, program automatycznie proponował dodanie notatki. Zadanie (zdarzenie) takie jest umieszczane na liście zadań powiązanych; Definicja zadania grupowego jeżeli dla zadania zostanie określona definicja zadania grupowego, wówczas zadanie takie będzie posiadało zakładkę Uczestnicy i będzie możliwe dodawanie innych operatorów wykonujących to zadanie. W takim wypadku dla każdego operatora wskazanego na liście uczestników zostanie utworzone zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania); Definicja dokumentu handlowego jeżeli zostanie określona, to na zadaniu (zleceniu serwisowym) będzie dostępna funkcja Utwórz dokument handlowy. Jest to szczególnie przydatne na zleceniach serwisowych o tworzenia dokumentów pobrania części zamiennych z magazynu; Magazyn- pozwala na określenie, którego magazynu będą dotyczyły tworzone dokumenty magazynowe/handlowe; Sposób numeracji- mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. 135

136 Zakładka Stan Służy do określania stanów. Każdy zdefiniowany stan zadania zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Pole Aktywny określa, czy zadanie w tym stanie jest otwarte. Zakładka Priorytety Służy do określania priorytetów dla zadania. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę. Zakładka Opcje Sekcja Opcje zawiera: Kategorie- pozwala na przypisania definicji do określonej definicji. Kategorie definiowane są w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Ogólne-> Kategorie aktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu łatwiejszego przypinania wydruków. Rejestracja historii zmian przy każdej zmianie zadania tworzony jest zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o operatorze dokonującym zmiany. Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości zadania. Historia zmian jest dostępna na zakładce Historia na formularzu zadania; Opis HTML zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę Opis na formularzu zadania, której tekstowi można nadawać standardowe atrybuty graficzne (pogrubienie, kursywa itp.); Całodzienne przy dodawaniu zadania zainicjalizowane zostaną pola Rozpoczęcie (0:00) i Zakończenie(23:59) Inicjuj nazwę przy dodawaniu zadania w polu Nazwa pojawi się nazwa definicji zadania; Definicja do importu maili określa czy dana definicja będzie służyć do importu maili z programu Outlook 2007/2010 (pod warunkiem zainstalowania dodatku enova.outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova, jako nowa pozycja na liście zadań, zdarzeń, zleceń lub wypożyczeń. Powiąż czas wykonania- zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji; Dostępny stoper- zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji zadania; Automatyczny stoper- zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne włączanie się stopera podczas otwierania formatki. Sekcja enova.net: 136

137 Dostęp określa czy w internetowej wersji enova użytkownicy będą mieli dostęp do zadań o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak całkowity zakaz dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania zadań, Edycja możliwość zmiany treści zadań; Dodawanie określa czy w internetowej wersji enova, będzie można dodać nowe zadanie o tej definicji; Widoczna w module- pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w enova.net Sekcja Zasoby CRM: Filtr typu zasoby- pozwala na ustawienie filtru na zasobach firmy; Kontrola czasu na zasobie- określa sposób kontroli czasu podczas dodawania zasobów: Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) program uniemożliwi operatorowi zmianę okresu rezerwacji zasobu. Okres rezerwacji będzie ściśle powiązany z okresem zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania. Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Brak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Sekcja Dokumenty CRM: Wartość- pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas dodawania dokumentów na formularzu zadania. Ustawienie parametru Kontrola dostępności urządzenia na zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji zasobu. Sekcja Cechy: Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas kopiowania zadania Sekcja Zadanie dla roli: Rola- wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie zadania dla danej roli. Sekcja Wypożyczenia/Serwis: Kontrola dostępności urządzenia- określa sposób zachowania się systemu w przypadku wykorzystywania urządzenia w jednym czasie. Można nie kontrolować dostępności urządzenia, ostrzegać bądź zabraniać rezerwacji urządzenia. 137

138 Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. W wersji 9.3 dodano buton Układ domyślny dający możliwość dodania do widoku formularza wszystkich pól znajdujących się na prostym formularzu. Rys. 118 Przycisk Domyślny układ na zakładce użytkownik. Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę. Po zaznaczeniu parametrów Pokazuj kolekcje (podlisty) oraz Właściwości biznesowe, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: pole, pola, Tytuł określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak Pole nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego Szerokość opisu stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką, Szerokość kontrolki stanowi długość kontrolki (pola), Wysokość kontrolki stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc., Linia oddzielająca pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę, 138

139 Tylko odczyt zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją, Z poprzednim pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie zadania/zdarzenia. Zakładka Mail Pozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie zadań. Posiada dwie grupy parametrów: Wysyłaj pocztę do w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana poczta Wykonującego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Wykonujący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora na zakładce CRM adresu , Prowadzącego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora na zakładce CRM adresu , Kontrahenta poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu . Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) w polu kontrahenta ustawiono domyślnie wartość Do. Automatyczne powiadomienia o pozwala na określenie sytuacji, w których będzie automatycznie wysyłana poczta: Utworzeniu zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania, Edycji zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie, Zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania), Okno potwierdzenia pozwala na określenie, czy podczas wysyłania wiadomości ma pokazywać się okno wysyłki wiadomości. 139

140 Rys. 119 Zakładka konfiguracji wysyłki . W sekcji Wysyłaj pocztę do znajdują się dwa parametry: Rodzaj adresu oraz Wysyłaj na adres. Rodzaj adresu pozwala na wybranie na danej definicja zadania/zdarzenia adresu e mail z przypisanym do niego celem kontaktu, który będzie zawsze wykorzystywany przy wysyłce maila z powiadomieniem. Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencji (KORESP) ustawiono domyślnie w tej sekcji adres ze zdefiniowanym celem jako korespondencja masowa. Wysyłaj na adres daje możliwość wyboru na jakie adresy będzie wysyłane dane powiadomienie. Jeżeli w polu tym będzie widniała opcja pierwszy to mail będzie wysyłany na pierwszy adres przypisany do danego celu kontaktu. Jeśli zaś w polu tym będzie widniała opcja wszystkie informacja będzie wysyłana na wszystkie adresy z przypisanym (wybranym wcześniej) celem. Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) domyślnie ustawiona w tym polu jest wartość pierwszy. Aby było możliwe wysyłanie poczty przez enova, konieczne jest wprowadzenia danych serwera SMTP w Opcje Systemowe Asystent. Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do zadań o wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do zadań określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora. Definicje korespondencji Właściwa konfiguracja systemu zapewnia poprawne działanie funkcjonalności umożliwiającej wysyłanie poczty elektronicznej. W przypadku korespondencji seryjnej 140

141 konfiguracja może nastręczać pewnych trudności, ponieważ jest zależna od definicji innych obiektów i wymaga wprowadzenia ustawień w kilku miejscach systemu. Korespondencja seryjna Konfiguracja serwera pocztowego W celu przygotowania korespondencji seryjnej należy skonfigurować ustawienia serwera pocztowego. Należy to wykonać w oknie Narzędzia Opcje Systemowe Asystent Wypełniając pola w sekcji Wysyłka maili. Rys. 120 Konfiguracja serwera pocztowego. W polach Nazwa użytkownika oraz Hasło należy wpisać dane konta na serwerze pocztowym, z którego następowała będzie wysyłka maili. Serwer SMTP to nazwa serwera pocztowego w sieci. Może to być serwer lokalnie zainstalowany w firmie bądź jeden z publicznych serwerów pocztowych. Port oraz SSL w zależności od konfiguracji serwera pocztowego należy wpisać odpowiedni port na którym pracuje usługa serwera oraz, jeśli serwer dostarcza takiej funkcjonalności, także szyfrowanie połączeń (SSL). Dane można uzyskać od administratora serwera. Wysyłaj maile z kont operatorów, pozwala skonfigurować wysyłkę tak, by wiadomości wysyłane były z indywidualnego konta operatora a nie z adresu głównego. Zaznaczenie tej opcji wymaga wypełnienia danych w Narzędzia Opcje Systemowe Operatorzy OPERATOR CRM sekcji Adres operatora. 141

142 W przypadku gdy operator nie zgadza się na wprowadzenie hasła przez osobę wdrażającą system, istnieje możliwość ustawienia hasła dostępu do skrzynki pocztowej przez samego operatora. Warunkiem koniecznym jest zaznaczenie w Asystencie pola Wysyłaj maila z kont operatorów oraz wypełnienie danych serwera pocztowego na operatorze w zakładce CRM. Po spełnieniu powyższych warunków dany operator będzie mógł z poziomu enova wejść w Narzędzia Konfiguracja konta pocztowego i ustawić hasło. Rys. 121 Wprowadzenie hasła do serwera pocztowego przez użytkownika. Konfiguracja definicji korespondencji i zdarzenia Wiadomości seryjne w enova realizowane są jako grupa zdarzeń zawierająca informacje o adresacie kontrahencie bądź osobie kontaktowej kontrahenta oraz, jeśli ustawiono tak na definicji korespondencji, także treści wiadomości (w zależności od ustawienia parametru sposób wysyłki: Grupowo treść pobierana zakładki Treść na korespondencji, Indywidualnie treść pobierana z zakładki Opis na zdarzeniu). Konfiguracja definicji zdarzenia Należy przygotować odpowiednią definicję zdarzenia. Należy przejść do wybranej definicji lub utworzyć nową w Narzędzia Opcje CRM Definicje dokumentów Definicje zdarzeń. Na zakładce Mail należy wskazać do kogo ma być wysyłana korespondencja. 142

143 Rys. 122 Konfiguracja definicji zadania. Przykładowo dla mailingu seryjnego najodpowiedniejszym będzie ustawienie pola Kontrahent na wartość UDW. Rys. 123 Przykładowa konfiguracja mailingu seryjnego. 143

144 W przypadku gdy definicja stosowana będzie do wysyłania wiadomości elektronicznych, formularz pozwala także określić, czy przed wysyłką wiadomości , pojawi się okno zawierające adresy wszystkich adresatów oraz treść wysyłanej wiadomości. Okno pojawi się wyłącznie gdy na definicji korespondencji wybrano sposób wysyłki Grupowy. Konfiguracja definicji korespondencji Definicję korespondencji znaleźć można w Narzędzia Opcje CRM Definicje dokumentów Definicje korespondencji. Na formularzu definicji należy ustawić wartość pól Definicja zdarzenia należy ustawić definicję skonfigurowaną w poprzednim punkcie oraz pole Sposób wysyłki maila, które określa, czy treść wiadomości będzie identyczna dla wszystkich adresatów i pobierana z pola Opis na korespondencji, czy też każdy kontrahent otrzyma treść zindywidualizowaną np. za pomocą mechanizmu Pola danych na korespondencji. Po wybraniu opcji Indywidualne aktywuje się pole Czas opóźnienia, w którym określić można (w sekundach) czas opóźnienia wysyłki kolejnych wiadomości po kliknięciu opcji wyślij wiadomość. Pole Załączniki determinuje sposób zachowania wysyłki załączników dołączonych w Asystencie. W przypadku wybrania Tak wysyłane będą załączniki dodane do zdarzenia, w przypadku wybrania opcji Z korespondencji wysyłany będzie załącznik dołączony do korespondencji (wszyscy odbiorcy dostaną takie same załączniki). Rys. 124 Konfigurowanie definicji korespondencji. 144

145 Sposób numeracji to mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu okna wyświetlany jest przykład numeru. Pole jest odświeżane dynamicznie. Definicje teczek Dodanie nowej definicji teczki odbywa się z poziomu Narzędzia Opcje CRM Definicja dokumentów Definicje teczek. Rys. 125 Definicja teczki. Nazwa nazwa definicji, Symbol symbol definicji, musi być unikalny, Dostępność określa sposób zachowania definicji. W przypadku wybrania: Publiczna której elementy dostępne są dla wszystkich operatorów, 145

146 Prywatna której elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów, Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji, Formularz użytkownika zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale, Sposób numeracji mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów, W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób, w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Stany pozwala na proste określenie stanów teczek wraz z ich aktywnością Zakładka Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę. Po zaznaczeniu parametrów Pokazuj kolekcje (podlisty) oraz Właściwości biznesowe pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: pole, pola, Tytuł określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak Pole nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego Szerokość opisu stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką, Szerokość kontrolki stanowi długość kontrolki (pola), 146

147 Wysokość kontrolki stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc., Linia oddzielająca pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę, Tylko odczyt zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją, Z poprzednim pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie teczki. Konfiguracja ogólna rodzaje kontaktów Możliwość konfiguracji rodzajów kontaktów oraz celów kontaktów znaleźć można za pomocą następującej ścieżki: Narzędzia -> Opcje -> Ogólne -> Rodzaje kontaktów. 147

148 Rys. 126 Definicje celów kontaktów. W wersji programu 9.2. enova dodano możliwość przyporządkowania do danego rodzaju kontaktu (np. adres , numer telefonu, faks) celu tegoż kontaktu (np. efaktura, korespondencja masowa oraz każdy dowolnie zdefiniowany w konfiguracji cel). Standardowo na liście celów widnieją dwa predefiniowane cele korespondencja masowa oraz efaktura. Przypisanie takie będzie wykorzystywane przede wszystkim w przypadku wysyłki korespondencji seryjnej oraz przy wysyłce efaktury. Np. Tworzona jest korespondencja seryjna informująca o promocji, maile tego gatunku powinny być wysyłane na jeden, zdefiniowany przez kontrahenta adres mailowy, do którego przypisany został cel promocja (a nie na wszystkie adresy przypisane do danego kontrahenta). W celu osiągnięcia takiego efektu należy stworzyć definicję korespondencji, do której podpięte zostało zdarzenie odnoszące się do danej korespondencji. Zdarzenie to powinno mieć uzupełnioną we właściwy sposób zakładkę Mail. Na niej w polu Rodzaj adresu należy wybrać wcześniej zdefiniowany cel, który przypisany został również do adresów e- mail, na które wysyłana ma być informacja o promocji. 148

149 Rys. 127 Zakładka Mail na definicji zdarzenia. Wysyłka dla konkretnego Rodzaju adresu obsługiwane są w CRM -> Korespondencja -> Czynności -> Wysłanie korespondencji masowej oraz bezpośrednio z zadania/zdarzenia z menu Czynności -> Wysyłka . Dodanie własnych definicji celów następuje poprzez wpisanie celu w wiersz tabeli i przejście do kolejnego, niższego wiersza. Następnie należy zapisać i zamknąć okno, w którym miało miejsce definiowanie. Po konwersji bazy danych do wersji 9.2 przypisany zostanie cel kontaktu korespondencja masowa do wszystkich domyślnych adresów . Po konwersji bazy danych do wersji 9.2 przypisany zostanie cel efaktura do wszystkich domyślnych adresów , ale tylko wtedy, gdy zainstalowany jest dodatek invooclip. Konfigurowanie praw Na formularzu definicji projektu/zadania/zdarzenia można przypisać poszczególnym operatorom prawa do projektów o określonej definicji: Pełne prawo do edycji. Operator będzie mógł tworzyć projekty/zadania/zdarzenia o takiej definicji, modyfikować je i usuwać, Prawo do podglądu (tylko odczyt). Operator będzie mógł przeglądać projekty/zadania/zdarzenia o takiej definicji, ale nie będzie ich mógł dodawać, modyfikować ani kasować, Zakaz dostępu do projektów. Operator w ogóle nie widzi na listach projektów/zadań/zdarzeń o określonej definicji. 149

150 Rys. 128 Prawo do definicji. Te same prawa (do projektów, do zadań i do korespondencji) mogą zostać określone z poziomu formularza operatora. W tym wypadku określamy dla wybranego operatora do jakich projektów, zadań i korespondencji posiada prawo. Rys. 129 Określenie praw dla operatora. W przypadku zadań istnieje drugi mechanizm określana praw. Jest on konfigurowany w uprawnieniach roli, w gałęzi Zadania Zadania i zdarzenia CRM Simple. Prawa do zadań określane są w kilku kategoriach: 150