enova365 CRM Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

Transkrypt

1 enova365 CRM Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Spis treści Spis treści Moduł CRM Uruchamianie programu Okno główne programu Operatorzy i uprawnienia Słownik używanych terminów Nawigacja po systemie Dostępne klawisze Informacje ogólne Składowe programu (moduły, listy, formularze) Wyszukiwanie Formularz Dodawanie obiektów do paska nawigacji Otwieranie nowej zakładki oraz okna Budowa modułu CRM Wizytówki Dodawanie nowej wizytówki Zakładka Ogólne Zakładka Wizytówka Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka Kody kreskowe Przekształcenie wizytówki w kontrahenta Konfiguracja Wizytówek Kontrahenci Dodawanie nowego kontrahenta Zakładka Ogólne Import danych z GUS: Status firmy w bazie VIES: Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka Dostęp WWW Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani Zakładka Uwagi na formularzu Kontrahenta Zakładka kody kreskowe na formularzu Kontrahenta Dodatkowe czynności na kartotece/liście kontrahenta Kopiowanie kontrahenta Dodawanie aktywności/dokument Ustawienia Filtr kontrahentów na operatorze Lokalizacje kontrahentów Zakładka Ogólne Zakładka Urządzenia Zakładka Zadania Osoby Zakładka Ogólne Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani Zdarzenia- czyli rejestrowanie kontaktów z kontrahentem Lista zdarzeń Dodawanie nowego zdarzenia Wypełniane dane na formularzu zdarzenia Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Zadania powiązane Zakładka Dokumenty Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka Podmioty powiązane Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywności z kontrahentem Lista zadań Dodawanie nowego zadania

3 Wypełniane dane na formatce zadania Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Zadania powiązane Zakładka Dokumenty powiązane Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka Podmioty powiązane Kopiowanie zadań/zdarzeń: Definicja Spotkania - zadania grupowe Moje Zadania Aktywności Projekty Dodawanie nowego projektu Wypełniane dane na formatce projektu Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Realizacja Zakładka Zadania-powiązane Zakładka Etapy projektu Zakładka Zasoby Budżetowanie projektu Kopiowanie projektu Prawa do projektów Kampanie Dodawanie nowej kampanii Wypełniane dane na formatce projektu Zakładka Ogólne Zakładka Projekty Kopiowanie kampanii Kopiowanie projektów do innych kampanii Kreatory Powiadomienia o zadaniach Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną Teczki Dodawanie nowej teczki Zakładka Ogólne Zakładka Prawa Poczta CRM Skrzynka odbiorcza Kopie robocze Lista Wysłane elementy Wysyłanie nowej wiadomości z enova Osoba kontaktowa kontrahenta jako element powiązany Zasoby Rezerwacja zasobów Ustawienia Opiekun kontrahenta Terminarz Organizacja pracy z Terminarzem. Organizacja widoku terminarza Dodawanie zadań do terminarza Konfiguracja Poczty CRM Dodawanie nowego konta pocztowego Konfiguracja konta pocztowego dla operatora Definicje i konfiguracja CRM Definicje kampanii Formularz użytkownika Definicje projektów Zakładka Etapy definicji programu Zakładka Stany Zakładka Prawa danych Zakładka Formularz użytkownika Definicje zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych i wypożyczeń Zakładka Ogólne Zakładka Stan Zakładka Priorytety Zakładka Opcje Zakładka Użytkownika Zakładka Mail

4 Zakładka Prawa danych Definicje korespondencji Korespondencja seryjna Konfiguracja serwera pocztowego Konfiguracja definicji korespondencji i zdarzenia Konfiguracja definicji zdarzenia Konfiguracja definicji korespondencji Definicje teczek Zakładka Formularz użytkownika Konfiguracja ogólna rodzaje kontaktów Konfigurowanie praw Klawisze skrótów Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych Zbiory danych systemu enova365 Technologia Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Business Core CRM Deklaracje Ewidencja VAT Handel Zarządzanie zasobami ludzkimi Import Kadry Kalendarze Kasa i wyciągi bankowe Księgowość Magazyny Płace Środki trwałe Towary Waluty Windykacja

5 Moduł CRM Moduł wykorzystywany jest w kreowaniu, zarządzaniu i podtrzymywaniu relacji z klientami. Dzięki swojej elastyczności może być użytkowany w każdym przedsiębiorstwie bez względu na wielkość, profil czy branże. Funkcjonalność: Kontrahenci umożliwia tworzenie listy kontrahentów, a formularz kontrahenta daje wgląd do wszystkich danych o kliencie zebranych w systemie enova. Zdarzenia i zadania rejestracja i przyporządkowanie do właściwego kontrahenta historii konatku oraz zadań do wykonania w przyszłości, można je wyróżniać na liście za pomocą mechanizmu kolorowania. Projekty grupa zadań i zdarzeń odnoszących się do jednego kontrahenta realizowana w celu osiągnięcia zdefiniowanego celu. Kampanie grupa projektów powiązana różnymi kontrahentami mająca wspólny cel. Zasoby lista wspomagająca zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (np. wyposażenie, maszyny i narzędzia); umożliwia dodanie rezerwacji na poszczególnym elemencie w korelacji z Kalendarzem. Teczki odzwierciedlenie papierowej teczki, w której gromadzone są informacje na dowolnie wybrany temat. Teczka może składać się z elementów umieszczonych w różnych miejscach w systemie. Moje zadania lista wyświetla danemu operatorowi zadania, które zostały mu przydzielone, jak i zadania, które sam przyporządkował innym użytkownikom. Wizytówki mechanizm porządkujący bazę kontrahentów, wykorzystywany do ewidencji kontaktów z potencjalnymi Klientami. W przypadku zmiany statusu Klienta na aktywny, wizytówkę można przekształcić do kartoteki kontrahenta, zachowując tym samym pełną historię kontaktu. Kreatory narzędzie pozwala wprowadzać za pomocą jednego okna dane do wielu miejsc w systemie bez konieczności przechodzenia miedzy zakładkami czy modułami programu. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną. W module CRM kreatory dostępne są zarówno na poziomie listy, jak i formularza projektów. Załączniki możliwość przechowywania i archiwizowania dokumentów związanych z kontrahentami: umowy, oferty, zamówienia, oświadczenia. Załączniki mogą mieć dowolny format.pdf,.doc,.xml,.jpg, png. 5/106

6 Uruchamianie programu Użytkownik uzyskuje dostęp do aplikacji poprzez przeglądarkę internetową. Do poprawnego działania aplikacji wymagana jest najnowsza wersja przeglądarki Internet Explorer lub Chrome. W przypadku usługi enova365.pl każdy klient posiada indywidualną bazę danych, do której uzyskuje dostęp poprzez wspisanie w przeglądarce adresu w postaci: (gdzie nazwa_firmy jest indywidualną nazwą przydzieloną Klientowi). W przypadku instalacji enova365 na serwerze Klienta adres dostępu do aplikacji jest uzależniony od sposobu zainstalowania i skonfigurowania aplikacji. Instalację i konfigurację serwera enova365 należy powierzyć Autoryzowanemu Partnerowi Soneta. Okno główne programu Po lewej stronie umieszczono okno Pasek nawigacji. Użytkownik może przełączać jego zawartość pomiędzy następującymi listami: Lista kartotek, Ostatnio używane, Ulubione lub Cechy. Lista kartotek odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu Ostatnio używane zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Ulubione zawiera listę skrótów do list i podmenu zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Można tam umieszczać skróty po przez zaznaczenie gwiazdki znajdującej się przy nazwie opcji w głównym oknie programu. Cechy zawiera wszystkie cechy grupujące zdefiniowane na danej liście, np cechy grupujące kartoteki towarowe wg producentów sprzętu sportowego. Okno główne programu Operatorzy i uprawnienia Po wpisaniu adresu domeny w przeglądarkę internetową, należy się zalogować podając w polu użytkownik: Administrator oraz hasło ustalone i nadane przez Partnera. W systemie enova365 zawsze jest operator Administrator, a kody i uprawnienia innych użytkowników są nadawane przez osobę pełniącą rolę administratora. Program posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnych obszarach działania programu. System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznacza to, że użytkownik np. który nie posiada uprawnień do danego magazynu, lub wzorca dokumentu nie będzie go widział, w żadnym z formularzy, gdzie taki obiekt może występować, nawet jeśli posiada dostęp do wszystkich formularzy w systemie. Wszelkie uprawnienia mogą być zastosowane indywidualnie dla danego użytkownika jako: pełny dostęp do danych wraz z możliwością modyfikacji, pełny dostęp do danych bez możliwości modyfikacji, brak dostępu do danych. Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia. W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z konta Administratora. 6/106

7 Słownik używanych terminów Menu główne Po zalogowaniu do programu pojawia się główny ekran programu: Główne menu programu Ekran główny podzielony jest na dwie części. Węższa, lewa część zawiera menu boczne programu. Natomiast prawa, znacznie szersza część, zawiera główny obszar roboczy, służący do wyświetlania folderów i list. Bezpośrednio po uruchomieniu programu w części roboczej wyświetlane jest menu główne, zawierające skróty do tych samych funkcji, które znajdują się w menu bocznym. Po wybraniu jakiejkolwiek funkcji z menu (głównego lub bocznego) w głównym obszarze roboczym pojawi się stosowna lista (np. lista towarów, lista faktur itp.). Menu boczne Menu boczne programu służy do szybkiego przełączanie się pomiędzy poszczególnymi funkcjami programu. Zawiera ono skróty do poszczególnych list. Menu boczne programu 7/106

8 Zawartość tego menu zależna jest od: wybranego modułu praw operatora w zależności od uprawnień nadanych użytkownikowi przez administratora, może on posiadać dostęp tylko do wybranych funkcji w każdym module. Użytkownik może przełączać zawartość pomiędzy następującymi listami: Lista kartotek, Ulubione, Ostatnio użyte i Cechy. Lista kartotek - odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Ulubione - zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy każdej liście lub konkretnym obiekcie znajduje się gwiazdka po kliknięciu której lista lub obiekt zostają dodane do tego menu. Ostatnio użyte - zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Cechy - zawiera zdefiniowane w systemie cechy grupujące np dodane do kartotek towarowych. Górny pasek narzędziowy Górny pasek narzędziowy W prawym górnym rogu głównego okna znajduje się pasek narzędziowy. Zawiera on cztery przyciski: Ustawienia skrót do menu konfiguracji programu Wizytówka otwiera okno z informacjami o programie Operator otwiera okno z informacjami o zalogowanym operatorze. W tym miejscu można wykonać wylogowanie z programu, zmianę hasła dostępu operatora oraz włączyć tzw. tryb diagnostyczny - który umożliwia m.in. wyświetlenie logów komunikacyjnych. Wyloguj wyloguje operatora z systemu oraz przechodzi do strony logowania. Zakładki Lista otwartych zakładek Program umożliwia otwieranie wielu zakładek z oknami roboczymi. Dzięki temu użytkownik może równocześnie otworzyć w programie kilka list i łatwo się pomiędzy nimi przełączać. W celu otworzenia nowej zakładki, należy kliknąć plus z prawej strony obok tytułów otwartych zakładek. Natomiast w celu zamknięcia otwartej zakładki należy kliknąć krzyżyk obok tytułu tej zakładki. W programie musi być otwarta co najmniej jedna zakładka zamknięcie ostatniej zakładki powoduje wyświetlenie menu głównego programu. Listy Wygląd standardowej listy Dane w programie wyświetlane są w postaci list. Otwarcie wybranej listy następuje po kliknięciu wybranej funkcji w menu programu (w menu główny, bocznym, na liście ulubione itp.). Na liście można wyróżnić cztery części: Panel filtrowania służący do ograniczania listy zwracanych wierszy (np. zawężania listy dokumentów do dokumentów z określonego okresu) Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania czynności na liście. Boczny pasek narzędziowy listy służy do dodawania, usuwania i edytowania zapisów listy Lista zestaw wierszy i kolumn zawierający zapisy listy Edycja poszczególnego dokumentu odbywa się poprzez kliknięcie w pole oznaczone po prawej stronie strzałką w prawo Filtrowanie listy 8/106

9 Panel filtrowania listy służy do zawężania wyników na liście. Zawiera zestaw pól umożliwiających wprowadzenie warunków filtrowania. Ilość oraz rodzaj pól w panelu filtrowania zależny jest od rodzaju listy będzie inny dla listy dokumentów, a inny dla listy towarów. Po otwarciu listy panel filtrowania wyświetlany jest w postaci uproszczonej zawiera najważniejsze, najczęściej używane pola filtrujące: Panel filtrowania listy widok uproszczony Kliknięcie strzałki z lewej strony napisu Filtrowanie listy powoduje rozwinięcie panelu filtrującego do postaci pełnej. Pełny panel zawiera zwykle znacznie więcej pól filtrujących i umożliwia bardziej precyzyjne wyszukanie zapisów: Panel filtrowania listy - widok pełny Górny pasek narzędziowy listy Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania określonych czynności na liście. W odróżnieniu od górnego paska programu, pasek listy zawiera funkcje zależne od tego, na jakiej liście się znajduje. Górny pasek narzędziowy listy Przycisk Czynności otwiera okno z listą czynności dostępnych dla danej listy. Przykładowo na liście towarów mogą to być czynności związane z przeceną towarów, a na liście dokumentów handlowych czynności związane z przekształcaniem dokumentów. Przycisk Raporty zawiera zestaw dostępnych raportów dotyczących listy, lub formularza na którym się aktualnie znajdujemy. Przycisk Lista zawiera menu funkcji narzędziowych dla listy możliwość odświeżenia zawartości listy oraz funkcję służącą do projektowania wyglądu listy. U w a g a! Odświeżanie listy następuje automatycznie po każdej czynności takiej jak dodanie, skasowanie, czy zmiana zapisu na liście oraz po zmianie wartości w polach filtrujących. Przycisk Zamknij zamyka aktualną zakładkę. Boczny pasek narzędziowy listy Boczny pasek narzędziowy służy do wywoływania czynności związanych z edycją zapisów. Pasek boczny Wyszukaj przycisk służący do wyszukiwania danych po ciągu znaków tzw. Lokator. Po naciśnięciu tego przycisku można również dodać na danej liście dodatkowy wiersz wyszukiwania, za pomocą którego możemy wyszukać dane w konkretnej kolumnie. Dodaj wraz z menu wyboru służy do kreowania nowego zapisu inicjując pożądany formularz. 9/106

10 Otwórz otwiera formularz aktualnie podświetlonego zapisu. W zależności od stanu tego zapisu, formularz może być otwarty w trybie tylko do podglądu lub do edycji. Usuń służy do usunięcia aktualnie podświetlonego zapisu. Możliwość skasowania zapisu jest zależna od jego stanu. Nie można np. usuwać dokumentów zatwierdzonych. Formularze Formularze służą do edycji oraz podglądu szczegółowych danych zapisu. Zakładki Formularz składa się z zakładek, grupujących szczegóły zapisu. Najważniejsze dane zebrane są zawsze na pierwszej zakładce. Dodając nowy zapis, w większości przypadków zazwyczaj wystarczające jest uzupełnienie danych na pierwszej zakładce. Na pozostałych zakładkach można uzupełnić dane dodatkowe, niewymagane na większości dokumentów. Zakładka formularza faktury Górny pasek narzędziowy formularza Podobnie jak w przypadku list, formularz posiada górny pasek narzędziowy, działający kontekstowo w odniesieniu do zapisu na otwartym formularzu. Górny pasek narzędziowy formularza Pasek zawiera przyciski: Zatwierdź przycisk dostępny jest tylko na zapisach, które podlegają zatwierdzaniu (np. faktura). W odróżnieniu od przycisku Zapisz, Zatwierdź oprócz zapisania bieżącego dokumentu dokonuje równocześnie ustawienia jego stanu na zatwierdzony, może również wykonać dodatkowe operacje np. przyjęcie gotówki do kasy oraz wydruk dokumentu. Zapisz dokonuje zapisu wprowadzonych na formularzu zmian. Czynności otwiera okno z listą możliwych opcji i funkcjonalności w danym miejscu. Raporty wraz z przyciskiem rozwijanym, ukazuje listę dostępnych raportów dotyczących danego formularz lub listy Formularz - zawiera menu funkcji narzędziowych dla formularza np. możliwość projektowania wyglądu formularza. Zamknij - zamyka aktualnie otwarty formularz bez zapisywania zmian. Pola wyboru Podczas edycji danych często mamy do czynienia z wpisywaniem wartości w polach, dla których istnieje możliwość wyboru wartości z listy pomocniczej, bądź skorzystania z innego mechanizmu podpowiedzi (np. możliwość wyboru daty z kalendarza). W przypadku krótkich list podpowiedzi (gdy wartość pola musimy wybrać jako jedną z kilku dostępnych wartości), obok pola wyświetlana jest ikona strzałki, umożliwiająca rozwinięcie listy podpowiedzi i wybrania wartości z tej listy. Listę podpowiedzi można również otworzyć przez klawisz F4. Oczywiście w takich polach wartość może zostać również wpisana z klawiatury (a nie wybrana z listy). Wybór wartości pola z listy podpowiedzi 10/106

11 W przypadku długich list podpowiedzi (np. wybór towaru z cennika podczas dodawania faktury gdzie towarów w cenniku może być kilkadziesiąt tysięcy) mamy możliwość skorzystania z dwóch rodzajów podpowiedzi. Pierwszy sposób skorzystania z listy podpowiedzi polega na wpisaniu początku nazwy lub kodu towaru. W tym przypadku zostanie rozwinięta krótka lista podpowiedzi spełniających wpisany warunek (towarów, których kod lub nazwa rozpoczyna się od wpisanego ciągu znaków). Wybór towaru z listy wersja uproszczona Jeżeli na polu wyboru wciśniemy klawisz F4 lub klikniemy w ikonę listy obok wprowadzanego pola, wówczas wyświetlona zostaje pełna lista podpowiedzi. Pola daty okresu Wstawienie daty z kalendarza W przypadku pól służących do wprowadzania dat bądź okresów, można skorzystać z kalendarza otwieranego przez kliknięcie ikony obok pola. W przypadku wprowadzania daty należy kliknąć wybrany dzień na kalendarzu, natomiast w przypadku wprowadzania okresu należy zaznaczyć początkową i końcową datę przytrzymując wciśnięty klawisz Shift. Listy na formularzach Edycja danych na liście Na niektórych formularzach położone są listy elementów podrzędnych. Przykładowo na dokumencie faktury znajduje się lista pozycji (na zakładce Ogólne) oraz lista płatności (na zakładce Płatności). W przypadku tego typu list zazwyczaj istnieje możliwość edycji bezpośrednio na liście (tzw. edit in place) i klikając myszką w polu na liście mamy możliwość zmiany jego wartości (analogicznie jak w arkuszu kalkulacyjnym). Dodanie nowej pozycji odbywa się poprzez kliknięcie w pustym wierszu poniżej listy. Oprócz tego listy na formularzach posiadają boczny pasek narzędziowy analogicznie jak listy główne. Pasek ten zawiera przyciski Dodaj i Otwórz pozwalające na edycję pozycji poprzez otwarcie nowego formularza. Przycisk Usuń służący do kasowania pozycji z listy. Wydruki Na wszystkich listach i formularzach, w górnym pasku narzędziowym, znajduje się przycisk drukowania wraz z listą rozwijaną zawierającą dostępne wydruki. Po wybraniu wydruku może pojawić się dodatkowe okno z pytaniem o parametry wydruku. Przykładowo przed wydrukowaniem faktury należy określić ilość kopii wydruku. 11/106

12 Okno parametrów uruchomienia wydruków Po potwierdzeniu okna parametrów a w przypadku wydruków nie posiadających parametrów, bezpośrednio po wybraniu drukowania rozpoczyna się proces przygotowania wydruku. Drukowanie w enova365 odbywa się poprzez utworzenie pliku PDF. Po wygenerowaniu takiego pliku jest on wyświetlany w programie, a następnie może zostać wysłany na drukarkę lub zapisany na dysku. Przykładowy wydruk faktury 12/106

13 Nawigacja po systemie System enova obsługiwany jest w sposób mieszany (przy pomocy klawiatury i myszki) lub za pomocą myszki. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows. Przeszukiwanie list, filtrowanie Wyszukiwanie (Lokator) Na listach istnieje możliwość szybkiego wyszukiwania po polach kluczowych za pomocą tzw. lokatora. Kluczowymi polami, umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie, są np. kod lub nazwa towaru, kod, nazwa lub numer NIP kontrahenta, czy numer dokumentu. Użycie lokatora do wyszukiwania towarów W celu uruchomienia wyszukiwania za pomocą lokatora wystarczy ustawić kursor na liście i rozpocząć wpisywanie poszukiwanego tekstu. Z prawej strony na górze listy pojawi się okienko lokatora i program będzie automatycznie zawężał listę wyświetlanych wierszy do tych, które rozpoczynają się od wpisanego tekstu. Jeżeli wyszukiwany tekst poprzedzony zostanie znakiem * (gwiazdka), wówczas wyszukiwane będą wiersze zawierające wpisany ciąg znaków (a nie tylko te, które się od niego zaczynają). W celu zakończenia działania lokatora, wystarczy wcisnąć klawisz Esc. Filtrowanie listy Panel filtrowania listy służy do zawężania wyników na liście. Zawiera zestaw pól umożliwiających wprowadzenie warunków filtrowania. Ilość oraz rodzaj pól w panelu filtrowania zależny jest od rodzaju listy będzie inny dla listy dokumentów, a inny dla listy towarów. Po otwarciu listy panel filtrowania wyświetlany jest w postaci uproszczonej zawiera najważniejsze, najczęściej używane pola filtrujące: Panel filtrowania listy widok uproszczony Kliknięcie strzałki z lewej strony napisu Filtrowanie listy powoduje rozwinięcie panelu filtrującego do postaci pełnej. Pełny panel zawiera zwykle znacznie więcej pól filtrujących i umożliwia bardziej precyzyjne wyszukanie zapisów: Panel filtrowania listy widok pełny Sortowanie list Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). O sortowaniu świadczy mały trójkącik w nagłówku kolumny. Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu 13/106

14 Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez klikniecie w nagłówek innej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówku spowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. do Z do A). Konfiguracja list Okno definiowania wyglądu formularza. Za pomocą funkcji w górnym pasku narzędziowym listy i formularza można uruchomić funkcję projektowania wyglądu list i formularzy. Funkcja ta pozwala na dostosowanie zawartości okien do indywidualnych potrzeb użytkownika. W przypadku list funkcja projektowania wyglądu pozwala na modyfikację liczby kolumn wyświetlanych na liście, sposobu sortowania i grupowania zapisów, a także liczby pól wyświetlanych w górnym panelu filtrującym. W przypadku formularzy możliwa jest zarówno modyfikacja zawartości poszczególnych zakładek (liczby wyświetlanych na zakładkach pól, sposobu ich ułożenia, grupowania itp.), jak również dodawanie nowych zakładek. Sposób wyświetlania list i formularzy opisany jest za pomocą plików XML o odpowiedniej strukturze. Ewentualną modyfikację wyglądu okien należy zlecić Autoryzowanemu Partnerowi. Filtrowanie wg cechy grupującej System pozwala na listach na filtrowanie wg cech grupujących. Cechy grupujące zdefiniowane w programie wyświetlane są z lewej strony listy (jako czwarta zakładka w panelu zawierającym Menu, Ulubione i Ostatnio używane). Filtrowanie kartotek towarowych wg cech grupujących U w a g a! Cechy wykorzystywanie do filtrowania muszą być zdefiniowane w wersji okienkowej. Również w wersji okienkowej muszą one być dodane do kartoteki towarowej. 14/106

15 Dostępne klawisze Lista klawiszy użytych w programie enova365 wresja html F2 - Wejście do edycji danych na liście F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce 15/106

16 Informacje ogólne Moduł CRM to narzędzie pozwalające w prosty sposób zarządzać zgromadzonymi informacjami na temat kontrahentów. Dzięki rozbudowanej funkcjonalności oraz elastycznej budowie tej części programu, użytkownik może w szybki sposób zarówno wprowadzić, jak i odnaleźć potrzebne informacje. Budowa modułu CRM składa się z wielu elementów, o których będzie mowa w niniejszej instrukcji. Poniżej przedstawiony zostanie krótki opis składowych modułu. zdarzenia rozumiane są jako pewne fakty, które zaszły w relacjach z kontrahentem może to być np. notatka z rozmowy telefonicznej lub otrzymanie pisma od klienta; zadania rozumiane są jako sprawy, które należy wykonać np. spotkanie z klientem, wysłanie materiałów marketingowych itp. Aktywności (zadania i zdarzenia) związane z jednym klientem i zmierzające do osiągnięcia określonego celu można łączyć w projekty. Natomiast grupa projektów związanych z wieloma klientami (mających wspólny cel) może zostać połączona w kampanię. Tak więc moduł CRM posiada trójwarstwową strukturę, którą przedstawia rysunek poniżej. Dodatkowo moduł CRM oferuje funkcjonalność obsługi: Struktura modułu CRM teczki pozwalają na zbieranie informacji z całego systemu w jednym miejscu; zasoby jako narzędzie ułatwiające zarządzanie rezerwacjami zasobów przedsiębiorstwa; wizytówki, czyli dane potencjalnych klientów; poczty crm umożliwiającej wysyłanie oraz odbieranie wiadomości bezpośrednio w systemie enova. 16/106

17 Składowe programu (moduły, listy, formularze) Enova posiada trzy poziomy zagłębienia. Po otwarciu programu i wejściu do jednej z baz danych pojawia się pierwszy poziom, czyli wybór odpowiedniego modułu (poniższy rysunek przedstawia wszystkie dostępne moduły). Moduły programu Po wybraniu jednego z modułów (w tym przypadku CRM), prezentowane są dostępne listy. Zdarza się, że składowe modułu zawierają więcej niż jedną listę (np. Zasoby, Poczta). Dostępne listy w module CRM Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, pojawi się lista, na której wykonywane będę wszystkie operacje związane z tą częścią systemu. 17/106

18 Lista kontrahentów Wyszukiwanie Wiersz wyszukiwania Dodatkowy wiersz na liście umożliwia wyszukiwanie wartości w poszczególnej kolumnie. Włączenie paska odbywa się po wybraniu ikony "Lupy" i wybraniu opcji "Dodatkowy wiersz wyszukiwania" po czym należy wpisać szukany ciąg znaków, gdzie: Znak * zastępuje dowolny ciąg znaków; Znak _ zastępuje jeden znak w ciągu; Formularz Ostatni z poziomów programu to formularz, czyli miejsce wprowadzania danych, tak aby ukazały się one na liście. Np. będąc na liście kontrahentów i wciśnięciu opcji, pojaw się nowe okno kontrahenta (formularz). Jak widać dostępny jest tutaj również pasek narzędzi, który sprawuje identyczną rolę jak na liście. W przypadku, gdy któreś z opisów pól jest pogrubione (w tym przypadku kod oraz nazwa) oznacza to, że pole są wymagane. Bez wprowadzenia danych w tych miejscach program nie pozwoli na zapisanie danych. W celu dodania nowego zapisu do bazy danych należy wybrać opcję formularz lub, która spowoduje zapisanie danych, która zapisze dane i zamknie 18/106

19 Formularz kontrahenta Dodawanie obiektów do paska nawigacji W celu dodania listy do paska należy kliknąć symbol gwiazdki umieszczony przy tytule listy. Pasek nawigacji Otwieranie nowej zakładki oraz okna Otwarcie nowej zakładki odbywa się poprzez wciśnięcie przycisku "+". Nowa zakładka 19/106

20 Scenariusze demonstracyjne: ofertowanie klienta oraz prosty obieg dokumentów dostępne są w wersji okienkowej enova CRM. 20/106

21 Budowa modułu CRM Moduł CRM składa się z następujących elementów: Składowe modułu CRM Kontrahenci lista wszystkich kontrahentów. Jest ona dostępna w kilku miejscach w systemie np. w folderze Kontrahenci i urzędy. Dla wygody użytkownika została umieszczona również w folderze CRM; Lokalizacje kontrahentów lista adresów dodatkowych dla kontrahentów. Może zostać wykorzystana np. do wprowadzenie wielu siedzib kontrahenta czy też lokalizacji magazynów etc.; Osoby lista osób kontaktowych danego kontrahenta oraz innych podmiotów (banków, urzędów); Wizytówki - lista potencjalnych klientów; Kampanie lista kampanii prowadzonych w module CRM; Projekty lista projektów prowadzonych w module CRM; Zadania lista zadań przypisanych do wszystkich operatorów. Lista zawiera zarówno zadania do wykonania jak i już zrealizowane; Zdarzenia lista zarejestrowanych zdarzeń; Moje zadania lista zadań oraz zleceń do wykonania przez aktualnie zalogowanego operatora. Można na niej również wyświetlić listę zadań zleconych innym operatorom przez aktualnie zalogowanego operatora. Aktywności lista wszystkich działań przypisanych do poszczególnych operatorów; Teczki - lista zawiera teczki prywatne oraz publiczne; Zasoby - zawiera listy zasobów, rezerwacji zasobów, sprzętu oraz pomieszczeń; Poczta - zawiera skrzynkę odbiorczą, elementy wysłane i kopie robocze. 21/106

22 Wizytówki Wizytówki stanowią bazę potencjalnych klientów, których można przekształcić w kontrahentów po spełnieniu wymogów przedsiębiorstwa. Charakterystyką wizytówki jest możliwość tworzenia aktywności oraz projektów w odniesieniu do potencjalnego klienta (nie ma konieczności wprowadzania danych kontrahenta). Oznacza to, że można wykonywać podstawowe czynności na kartotekach, które nie zostały zakwalifikowane jeszcze jako kontrahent. Dodawanie nowej wizytówki Tworzenie wizytówki może odbywać się na dwa sposoby: poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza Insert; Po czym zostanie otwarty nowy formularz. Formularz wizytówki Zakładka Ogólne Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontaktowe osoby kontaktowej: Blok Dane identyfikacyjne: Kontrahent - nieedytowalne okno zawierające informacje o nazwie kontrahenta po przekształceniu go z wizytówki; Nazwisko - (pole wymagane) nazwisko osoby kontaktowej; Imię - (pole wymagane) imię osoby kontaktowej; Stanowisko - stanowisko osoby kontaktowej; Osoba nieaktualna - parametr pozwalający określić aktualność wizytówki; Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu wizytówki w kontrahenta nazwa ta stanie się pełną nazwą kontrahenta; NIP - numer identyfikacji podatkowej. Sekcja Adres oraz Kontakty zawierają podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych osoby kontaktowej. Po wprowadzeniu kodu pocztowego oraz ulicy kontrahenta uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapą danego miejsca. Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontaktowe osoby kontaktowej: 22/106

23 U w a g a! Podczas przekształcania wizytówki w kontrahenta/osobę kontaktową, wszelkie dane zostaną skopiowane do nowo utworzonego kontrahenta/osoby kontaktowej. Zakładka Wizytówka Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu wizytówki w kontrahenta nazwa ta stanie się pełną nazwą kontrahenta; NIP - numer identyfikacji podatkowej. Blok Adres oraz Kontakt - zawierają podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych kontrahenta. Zakładka Zadania Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w realizację zadania, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania (dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowo utworzonej aktywności. Dodanie aktywności za pomocą Czynności Dodanie aktywności za pomocą Czynności 23/106

24 Dodawanie aktywności z poziomu wizytówki Zakładka Projekty Zakładka ta zawiera informacje na temat projektów, których prowadzącym jest dana osoba kontaktowa. Podobnie jak na zakładce Zadania, aby dodać nowy projekt należy wybrać odpowiednią definicję projektu: Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą. Zakładka Kody kreskowe W tym miejscu widoczne są adresy mailowe kontrahenta. Przekształcenie wizytówki w kontrahenta W celu przekształcenia wizytówki w kartotekę kontrahenta/osoby kontaktowej należy wybrać na formularzu Czynności-> Przekształć wizytówkę, a następnie: 1. Z listy Kontrahent sugerowany, wybrać kontrahenta, do którego zostanie przypięta wizytówka pod postacią osoby kontaktowej. Lista ta zawiera kontrahentów, których nazwa jest taka sama jak na wizytówce, lub 2. Z listy Dowolny kontrahent, wybrać kartotekę, do której przypisany zostanie nowa osoba kontaktowa i kliknąć OK. W efekcie na wizytówce zostanie uzupełniona informacja o wybranym kontrahencie, lub 3. Zaznaczyć parametr Utwórz nową kartotekę" i kliknąć OK, co spowoduje utworzenie nowej kartoteki kontrahenta o nazwie podanej na zakładce Wizytówka wraz z osoba kontaktową. W polu Kod możliwe będzie nadanie z ręki własnego kodu kontrahenta. W przypadku pozostawienia znaku? zostanie nadany kolejny numer automatycznie. 24/106

25 Czynność przekształcenia wizytówki U w a g a! Wizytówka stanowi obiekt, który może być wykorzystywany tak jak kartoteka kontrahenta tylko w obszarze modułu CRM. Oznacza to, że można tworzyć zadania/zdarzenia oraz projekty z przypisaną wizytówką jako Przedstawiciela. Konfiguracja Wizytówek W Ustawienia -> Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia i dodatki -> Sekcja Wizytówki, można ustawić definicje aktywności, która ma być generowana po przekształceniu wizytówki w kontrahenta. Np. w celu stworzeniu notatki, zadania, etc. 25/106

26 Kontrahenci Podstawowym elementem modułu CRM jest tworzenie bazy klientów firmy. Służy do tego niniejsza lista, która została umieszczona (dla wygody użytkownika) również w module CRM. Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, otworzona zostanie lista dostępnych kontrahentów. Lista kontrahentów posiada zdefiniowane filtry: Lista kontrahentów Kontrahenci - służące do filtrowania kontrahentów po ich stanie. Szukaj - pole służące do przeszukiwania listy po polach: kod, nazwa oraz adres. Po wpisaniu ciągu znaku program przeszuka dostępne pola oraz wyświetli wynik filtrowania na liście. Aktualność - pole przyjmujące format daty. Służy do sprawdzania kto był opiekunek kontrahenta w danym dniu. Więcej informacji na temat funkcjonalności opiekuna kontrahenta znajduje się w oddzielnym rozdziale. Osoba - Lista zawierająca wszystkie osoby kontaktowe przypisane do kontrahentów. Funkcjonalność ta pozwala na wyfiltrowanie kontrahentów do których przypisana jest jedna osoba kontaktowa. Oddział - Lista oddziałów pozwalająca filtrować listę po przypisaniu oddziału do kontrahenta. Status - Lista pozwala na określenie statusu kontrahenta, podmiot gospodarczy lub finalny. Rodzaj Vat dla sprzedaży - Lista pozwala na określenie rodzaju Vat dla sprzedaży. U w a g a! W przypadku zastosowania kilku filtrów jednocześnie, wynik filtrowania jest zawężany (nakładany). Dodawanie nowego kontrahenta W celu dodania nowego kontrahenta należy wybrać, na pasku narzędzi, ikonę 26/106

27 Formularz kontrahenta Zakładka Ogólne Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontrahenta (pogrubione opisy pól oznaczają konieczność wypełnienia pola): Sekcja Dane identyfikacyjne: Kod (pole wymagane) identyfikator kontrahenta. Wartość musi być unikalna. Kod można wprowadzić ręcznie, jako dowolny ciąg znaków. Pozostawienie w polu znaku zapytania spowoduje automatyczne nadanie przez system pierwszego wolnego numeru (opcja jest zależna od ustawień wprowadzonych w konfiguracji systemowej Narzędzia/Opcje/Kontrahent/Ogólne); EU VAT/NIP europejski numer identyfikacji VAT lub NIP; Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa kontrahenta; Blok Podmiot: Podatnik VAT parametr określający czy danych kontrahent jest podatnikiem VAT; Rodzaj VAT dla sprzedaży - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla sprzedaży; Rodzaj VAT dla zakupu - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla zakupu; Rodzaj (VAT) wartość wybierana z dostępnej listy. Określa rodzaj odprowadzanego podatku VAT; Status dwie wartości do wyboru: Podmiot gospodarczy dla osób prawnych i Finalny dla osób fizycznych; Oddział - pole wyboru określające przynależność kontrahenta do jednego z oddziału firmy. Blok Adres: miejsce przeznaczone na uzupełnienie podstawowych danych adresowych kontrahenta. Po wprowadzeniu kodu pocztowego oraz ulicy kontrahenta uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapą danego miejsca. 27/106

28 Blok Kontakty: zawiera listę kontaktów do kontrahenta. Funkcjonalność pokaż lokalizację Na blok kontakty składają się: Blok Kontakty przycisk Nowy (Dane kontaktowe), przycisk Otwórz ; przycisk Usuń ; tabela zawierająca następujące kolumny: rodzaj kontaktu, kontakt, krótki opis kontaktu, adres, domyślny. Wybierając przycisk "Dodaj" otwiera się okno przejściowe umożliwiające wprowadzenie nowego kontaktu. U w a g a! Jeżeli wprowadzony zostanie więcej niż jeden kontakt tego samego rodzaju to należy wybrać, który z podanych kontaktów ma być domyślny. Zawsze jeden z podanych kontaktów tego samego rodzaju musi mieć status kontaktu domyślnego. Jeżeli wprowadzony jest tylko jeden kontakt określonego rodzaju to automatycznie ma on przypisany status domyślny. Okno danych kontaktowych 28/106

29 W oknie wprowadzania nowych danych kontaktowych należy wybrać z rozwijalnej listy (zdefiniowanej w konfiguracji Ustawienia -> Opcje -> Ogólne -> Rodzaje kontaktów) rodzaj wprowadzanego kontaktu. Następnie należy zaznaczyć, czy kontakt ten będzie kontaktem domyślnym. W dalszej kolejności należy wprowadzić kontakt. W polu adres można wybrać adres firmy związany z danym kontaktem oraz w polu krótki opis można wprowadzić opis danego kontaktu. W sekcji Cele należy określić cel wprowadzanego kontaktu (jeden z domyślnych lub jeden ze zdefiniowanych w konfiguracji celów). Tak przypisane cele do kontaktów pomogą w sprawnej wysyłce korespondencji seryjnej lub wysyłce efaktury. Import danych z GUS: W wersji 9.3 dodano funkcjonalność autouzupełniania podstawowych danych wprowadzanego do bazy kontrahenta. Formularz nowego kontrahenta został wyposażony w pole Dane z GUS. Pole Dane z GUS na formularzu kontrahenta W celu pobrania danych kontrahenta z bazy danych Głównego Urzędu Statystycznego należy na formularzu kontrahenta wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) a następnie kliknąć przycisk Dane z GUS. Czynność ta wywołuje okno pomocnicze: Okno pośrednie W celu pobrania danych na formularz kontrahenta należy wpisać kod captcha (pole to jest wymagane i inaczej nie dojdzie do importu danych z bazy Głównego Urzędu Statystycznego do bazy danych enova) i zaakceptować czynność przyciskiem Pobierz dane. Formularz kontrahenta Pole Kod nie jest uzupełniane automatycznie i pozostaje w nim?. Kod należy wpisać ręcznie, jeżeli zostanie pozostawiony w nim? kod zostanie nadany automatycznie. Pola, do których zostaną zaimportowane dane to: nazwa, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, miejscowość, poczta, gmina, powiat, województwo, kraj. Należy pamiętać, że dane pobrane z bazy GUS to dane rejestrowe przedsiębiorstwa. 29/106

30 Po pobraniu danych kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego pojawia się w górnym menu Pokaż lokalizację : Przycisk Pokaż lokalizację na formularzu kontrahenta Funkcjonalność ta daje możliwość pokazania lokalizacji danego kontrahenta za pomocą Google Maps. Status firmy w bazie VIES: W wersji 10.3 dodano funkcjonalność sprawdzenia statusu kontrahenta w bazie VIES. Formularz nowego kontrahenta został wyposażony w pole Status w bazie VIES. Funkcjonalność ta daje możliwość sprawdzenia informacji związanych z rejestracją na potrzeby VAT (aktywność numerów VAT) podmiotów zarejestrowanych na terenie UE. Ponadto, za pośrednictwem VIES, pomiędzy administracjami Państw Członkowskich wymieniane są informacje dotyczące dostaw wewnątrzwspólnotowych (zwolnionych z prawem do odliczenia). Dane kontaktowe kontrahenta Formatka zawiera listę osób kontaktowych. Służy ona do wprowadzania danych konkretnych osób reprezentujących kontrahenta np. przedstawicieli handlowych. Pozycje na liście dodaje się przez kliknięcie przycisku formularz., który otwiera nowy 30/106

31 Formularz osoby kontaktowej Zakładka Ogólne służy do rejestrowanie podstawowych danych na temat osoby kontaktowej. Zakładka Zadania Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne zadanie, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania (dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności. Dodanie aktywności za pomocą Czynności 31/106

32 Dodanie aktywności za pomocą Czynności Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta (Widoczne w module CRM Kontrahenci konkretny kontrahent Zakładka CRM Aktywności powiązane) jak i zadania (Widoczne w module CRM Zadania/Zdarzenia konkretne zdarzenie/zadanie Zakładka Podmioty powiązane ). Zakładka Projekty Zawiera listę projektów przypisanych do danej osoby kontaktowej. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące projekty jak również utworzyć nowe. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w instrukcji Projekty. Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą. Zakładka Dostęp WWW Zakładka Dostęp WWW służy do określenia dostępu osoby kontaktowej do aplikacji enovanet (szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w oddzielnej instrukcji poświęconej temu modułowi). Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani W przypadku, kiedy jedna osoba kontaktowa współpracuje bądź powiązana jest z wieloma kontrahentami, można wprowadzić taką informację w tym miejscu. Po wybraniu opcji pojawi się okno, gdzie będzie można wybrać kontrahenta do którego przypisany będzie osoba kontaktowa wraz ze wskazaniem stanowiska. Parametr Główny określa, który kontrahent jest kontrahentem nadrzędnym dla osoby kontaktowej. Lista osób kontaktowych dostępna jest także jako osobna lista Osoby w module CRM. Po kliknięciu w kafelek Osoby, otwarta zostanie lista wszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie. Listę można filtrować wg wartości wybranych w polach Kontrahent i Kontakty (aktualne, nieaktualne, wszystkie). U w a g a! Nową osobę można powiązać z kontrahentem, także przy użyciu listy Osoby, dostępnej bezpośrednio z modułu CRM. Zakładka Uwagi na formularzu Kontrahenta Służy do wprowadzania dodatkowych, opisowych danych na temat kontrahenta. Zakładka kody kreskowe na formularzu Kontrahenta W tym miejscu można zapisać dodatkowe dane kontaktowe. Automatycznie jest tutaj kopiowane dane wpisane na zakładce ogólnej. 32/106

33 Pozostałe zakładki widoczne na formularzu kontrahenta nie są powiązane z modułem CRM, a opis ich funkcjonalności można znaleźć w instrukcji do modułów Handel, Księgowość oraz Członkowie. Dodatkowe czynności na kartotece/liście kontrahenta Kopiowanie kontrahenta Zarówno formularz jak i lista kontrahentów pozwala użytkownikowi w łatwy sposób kopiować kartoteki kontrahentów. W tym celu należy na liście zaznaczyć odpowiedni rekord a następnie wybrać Czynności-> Kopiowanie kontrahenta. Dane wcześniej zaznaczonego kontrahenta zostaną skopiowane do nowo utworzonego formularza. Taki sam efekt można osiągnąć po otwarciu kartoteki kontrahenta i wybraniu tej samej opcji w Czynnościach. Dodawanie aktywności/dokument Istnieje możliwość utworzenia nowej aktywności/dokumentu dla kolekcji lub pojedynczego kontrahenta z poziomu listy lub formularza. W tym celu należy zaznaczyć/otworzyć kontrahenta, a następnie wybrać z Czynności-> Dodaj aktywność/utwórz dokument. Po czym zostanie otwarte nowo okno aktywności/dokumentu o wybranej definicji. Więcej na temat typów aktywności znajduje się w kolejnym rozdziale. Ustawienia Ustawienia związane z pracą kartotek kontrahentów znajdują się w konfiguracji programu menu Ustawienia -> Opcje -> Kontrahenci i Urzędy, gdzie operator może: określić sposób tworzenia kodu kontrahentów; określić sposób zachowania programu przy pojawieniu się dwóch takich samych numerów NIP; określenie możliwości blokowania, łączenia kartotek kontrahenta; sposobu zachowania się lokalizatora internetowego z opcji Pokaż lokalizację; Filtr kontrahentów na operatorze Dodatkową funkcjonalnością związaną z kontrahentami jest Filtr kontrahentów na operatorze. Po wejściu w Ustawienia -> Opcje -> Systemowe -> Operatorzy po otwarciu konkretnego operatora i przejściu na zakładkę filtrowanie istnieje możliwość ograniczenia widoku konkretnemu operatorowi do zawężonej listy kontrahentów. Np. Jeżeli operator ma widzieć wyłącznie kontrahentów zaczynających się na literę a, w filtrze należy napisać: [Kod] Like 'a%'. Poprawność zastosowanego filtra można zweryfikować wybierając przycisk sprawdź (pokaże się ograniczona lista). Filtr kontrahentów na operatorze Narzędzie to, w powiązaniu z mechanizmem cech grupujących, umożliwia np. pogrupowanie kontrahentów na regiony kraju, kategorię, odbiorców czy też dostawców, etc. U w a g a! W przypadku filtrowania kontrahentów po cesze grupującej składnia filtru wygląda następująco: Feaures.XXXX== YYYY. Gdzie Features oznacza odwołanie się do cechy grupującej, XXXX oznacza nazwę cechy, a YYYY oznacza wartość cechy. Np.: Features.Region== wschód, oznacza to tyle, że wyświetleni zostaną Ci kontrahenci, którzy przypisani zostali do cechy Region i została im nadana wartość wschód. 33/106

34 Lokalizacje kontrahentów Kolejną dostępną listą w module CRM są lokalizacje kontrahenta, która posiada zdefiniowane dwa filtry danych. Listę można przeszukiwać pod kątem konkretnego kontrahenta, bądź też pod kątem aktywności lokalizacji. Filtr listy lokalizacji kontrahenta U w a g a! Nową lokalizację można powiązać z kontrahentem, także z poziomu formularza kontrahenta na zakładce CRM ->Lokalizacje. Zdarza się, że kontrahent, poza siedzibą główną i adresem korespondencyjnym, posiada jeszcze inne lokalizacje. Do wprowadzenia informacji o nich, służy formularz Lokalizacje. Po kliknięciu przycisku otworzy się nowy formularz. Formularz lokalizacji Zakładka Ogólne Jest ono podzielone na trzy części. Pierwsza część Ogólne zawiera: Kod kod lokalizacji np. Mag1 dla magazynu pierwszego; Nazwa nazwa lokalizacji np. Magazyn 1; Kontrahent nazwa kontrahenta, którego dotyczy lokalizacja. Nazwę należy wybrać z listy; Uwagi dodatkowe informacje na temat wybranej lokalizacji; W sekcji Adres znajdują się standardowe pola do przechowywania danych adresowych. Ostatnia część Aktywność służy do określenia, czy dana lokalizacja jest aktywna czy też nie. Informacja ta służy do filtrowania listy. 34/106

35 Zakładka Urządzenia Służy do dodania urządzenia powiązanego z dana lokalizacją. Może to być np.: wózek widłowy, wszelkiego rodzaju maszyny, urządzenia etc. Jako że urządzenia są ściśle związane z funkcjonalnością modułu Serwis oraz Wypożyczenia zapraszamy do zapoznania się z instrukcją powyższych modułów. Zakładka Zadania Bezpośrednio z poziomu lokalizacji można utworzyć dowolną aktywność za pomocą przycisku,. Aktywność utworzona z listy zadań formularza lokalizacji zostanie zainicjowana danymi z lokalizacji, mianowicie: kodem kontrahenta oraz nazwą lokalizacji. Dodawanie aktywności z poziomu Lokalizacji 35/106

36 Osoby Kolejną składową modułu CRM stanowi lista osób kontaktowych kontrahenta. Służy ona do wprowadzania danych konkretnych osób reprezentujących kontrahenta np. przedstawicieli handlowych osób, z którymi się kontaktujemy w relacjach z firmą lub do których pragniemy dotrzeć. Na liście istnieje możliwość ograniczenia zakresu wyświetlanych danych do osób związanych z konkretnym kontrahentem, według stopnia aktualności kontaktu lub dla osób kontaktowych będących wizytówką. Po wybraniu przycisku, otworzy się nowy formularz: Formularz osoby kontaktowej Zakładka Ogólne Służy do rejestrowanie podstawowych danych na temat osoby kontaktowej. Takich jak: nazwisko, imię, stanowisko oraz informacje adresowo-kontaktowe. W celu zablokowania kartoteki osoby kontaktowej należy zaznaczyć parametr zmieni swoją wartość na Tak. Istnieje możliwość filtrowania danych po tym stanie na liście osób kontaktowych., który Zakładka Zadania Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne zadanie, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania. Nie można tam przypisać osoby, do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą chcemy powiązać wprowadzaną osobę, dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu na liście Czynności-> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności. 36/106

37 Dodanie aktywności za pomocą Czynności Dodawanie aktywności z poziomu osoby kontaktowej Zakładka Projekty Zawiera listę projektów przypisanych do danej osoby kontaktowej. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące projekty jak również utworzyć nowe. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w dalszej części instrukcji. Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą. Zakładka CRM ->Kontrahenci powiązani W przypadku, kiedy jedna osoba kontaktowa współpracuje bądź powiązana jest z wieloma kontrahentami, można wprowadzić taką informację w tym miejscu. Po wybraniu opcji pojawi się okno, gdzie będzie można wybrać kontrahenta do którego przypisany będzie osoba kontaktowa wraz ze wskazaniem stanowiska. Parametr Główny określa, który kontrahent jest kontrahentem nadrzędnym dla osoby kontaktowej. Dla wygody użytkowników Osoby zostały umieszczone również na kartotece kontrahenta (temat ten był opisywany w poprzednim rozdziale). U w a g a! Nową osobę można utworzyć z pozycji formularza Kontrahenta na zakładce Dane kontaktowe. 37/106

38 Zdarzenia- czyli rejestrowanie kontaktów z kontrahentem Jedną z dwóch składowych aktywności związanych z kontrahentami są zdarzenia. Stanowią one podstawowy element rejestracji kontaktów z klientami. Poprzez odpowiednią definicje zdarzenia rejestrowane będą między innymi: notatka z rozmowy telefonicznej czy też spotkania, zarejestrowanie korespondencji przychodzącej etc. Istnieje wiele sposobów na dodanie kontaktu. z listy zdarzeń, po czym należy uzupełnić informacje o kontrahencie i przedstawicielu; z listy zadań na formularzu kontrahenta bądź przedstawiciela. Lista zdarzeń Do przeglądania wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zdarzenia w folderze CRM. Lista zdarzeń Lista zdarzeń posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zdarzenie. Ponieważ zdarzenie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) zdarzenie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa zdarzenia nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zdarzenia nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie zdarzeń tylko jednego rodzaju (np. tylko notatek z rozmów telefonicznych). W standardowej konfiguracji dostępne są trzy rodzaje zdarzeń: kontakt (KON), notatka (NOT) oraz korespondencja (KORESP). Stworzenie większej liczby definicji zdarzeń jest możliwe w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; Kontrahent umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; Prowadzący umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zdarzeń; Wykonujący umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zdarzeń; Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący) Stan zadania umożliwia wyświetlenie zdarzeń w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zdarzeń może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich zdarzeń; Projekt CRM wybranie projektu pozwala na wyświetlenie zdarzeń podpiętych do wskazanego projektu (pozostawienie pola pustego powoduje wyświetlenie wszystkich zdarzeń, niezależnie od projektu); Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający szukać zdarzeń na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zdarzenia, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia. Rola- lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną aktywności przypisane do roli. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. Dodawanie nowego zdarzenia Na pasku narzędzi znajduje się przycisk. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zdarzenia domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zdarzeniem jest kontakt (KON). W celu dodania zdarzenia innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny należy: 38/106

39 Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Dodaj] i wybrać odpowiednią definicję; Wypełniane dane na formularzu zdarzenia Po utworzeniu nowego zdarzenia należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji zdarzeń (Ustawienia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji zdarzenia. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego zdarzenia. W sekcji Numer, widnieją informacje o: Formularz zdarzenia zastosowanej definicji zdarzenia (w załączonym obrazku jest to KON); numerze zdarzenia; serii zdarzenia; U w a g a! Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer zdarzenia w ramach definicji. W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe ze strony klienta oraz operatorów odpowiedzialnych ze strony programu: Kontrahent kontrahent, którego dotyczy zdarzenie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy; Przedstawiciel osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za kontakt. Należy wybrać osobę z listy kontaktów zapisanych na formularzu kontrahenta. Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Wykonujący operator, który wykonał daną aktywność (np. przeprowadził rozmowę, odebrał fax itp.); Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zdarzenia. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący. W sekcji Daty określane zostały ramy czasowe trwania zdarzenia: Rozpoczęcie- określa datę wraz z godziną rozpoczęcia zdarzenia; Zakończenie- określa datę wraz z godziną zakończenia zdarzenia; Całodzienne- określa, czy zdarzenie trwa całą dobę (zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęcia oraz zakończenia); Czas wykonania- określa czas jaki został przeznaczony na realizację zdarzenia. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasu wykonania zdarzenia (Ustawienia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametry: Dostępny stoper oraz Automatyczny stoper ); W sekcji Opis należy wprowadzić: 39/106

40 Nazwa krótki opis (tytuł) zdarzenia, służący np. do przeszukiwania na liście. Typowe tytuły dla zdarzeń można zapamiętać na liście pomocniczej w celu wybierania ich na różnych zdarzeniach (należy w tym celu wcisnąć na nazwie prawy klawisz myszy i wybrać odpowiednią opcję z menu). Opis dokładny opis zdarzenia W sekcji Stan należy wprowadzić: Priorytet określa ważność zdarzenia. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zdarzenia (Ustawienia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń). Standardowo zdarzenia mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; Stan określa stan zdarzenia. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zdarzenia (Ustawienia - > Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń).standardowo zdarzenia mają dwa stany: Bufor i Zamknięte; Aktywny jest powiązane bezpośrednio ze stanem zdarzenia i określa, czy dane zdarzenie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte. W standardowej konfiguracji stan Bufor oznacza zdarzenie aktywne, a stan Zamknięte nieaktywne. U w a g a! Jeżeli na zdarzeniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (w standardowej konfiguracji: Zamknięte ), to zdarzenie zostaje zablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan zadania na aktywne (popularnie mówiąc cofnąć zdarzenie do bufora ) należy na formularzu zdarzenia, z menu Czynności wybrać opcję Zmień stan. Zakładka Dodatkowe Sekcja Projekt zawiera: Projekt informacja o projekcie, do jakiego przypisane jest zdarzenie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że zdarzenie nie musi być powiązane z konkretnym projektem (więcej informacji na temat Projektów znajduje się w kolejnym rozdziale); Etap projektu jeżeli wybrany został projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu projektu związane jest zdarzenie; Kampania jeżeli na zdarzeniu został wybrany projekt, wyświetlana jest informacja o kampanii, do której przynależy projekt (więcej informacji na temat Kampanii znajduje się w kolejnym rozdziale); Korespondencja pozwala na przypisanie korespondencji seryjnej do zdarzenia Lokalizacja- pozwala na wybranie lokalizacji, której dotyczy realizacja zdarzenia. U w a g a! W przypadku, gdy użytkownik powiązał zdarzenie z błędnym projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązanie z projektem, bądź wyczyścić pole Projekt. Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu na liście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy dana aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego zdarzenia. 1. Pole Planowany koszt służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego zdarzenia; 2. Pole Planowany przychód służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego zdarzenia; 3. Pole Poniesiony koszt (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zdarzeniem, które zostały uznane jako kosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty); 4. Pole Uzyskany przychód (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zdarzeniem, które zostały uznane jako przychodowe. Wartości pobierane są z zakładki (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty). U w a g a! W przypadku powiązania wielu zdarzeń/zadań w jeden projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód są sumowane na poziomie projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu projektów w jedną kampanię. Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji np. komentarzy osoby prowadzącej. Zakładka Zadania powiązane Funkcjonalność ta służy do powiązywania ze sobą zdarzeń oraz zadań (aktywności). 40/106

41 Na przykład klient dzwoni i powołuje się na rozmowę przeprowadzoną w ubiegłym tygodniu, chcąc kontynuować temat. Można odszukać notatkę z tej rozmowy i notatkę z dzisiejszej rozmowy (w tej samej sprawie) dodać jako zdarzenie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności-> Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące zadania/zdarzenia. Jeżeli dodatkowo po rozmowie umówione zostało spotkanie, można je zarejestrować jako zadanie powiązane z tą rozmową. W tym celu należy utworzyć nowe zdarzenie/zadanie z pozycji zakładki Zadania powiązane oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniowi wszystkie zadania i zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać w jeden wątek. Wszystkie te zadania i zdarzenia będą widoczne na liście powiązanych co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu. Zadania i zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnienia do tworzenia na to oddzielnego projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie ma konieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej projektu). Zakładka Dokumenty Zakładka Dokumenty powiązane służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.) oraz wszelkie dokumenty z ewidencji dokumentów związanych z danym zadaniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób na pola poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki Dodatkowe, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jak już było wcześniej wspominane wartości wyżej wymienionych pól są sumowane na poziome projektu, do którego przypisane są zdarzenia/zadania. Poniżej zostanie opisany przypadek dodania dokumentu zamówienia przez kontrahenta Abc towaru XXX. W celu dodania dokumentu handlowego do zdarzenia należy: Przejść na zakładkę Dokumenty oraz wybrać, po czym otworzy się okno; Dodawanie dokumentu powiązanego Pole Zadanie wskazuje na zdarzenie, do którego będzie dodawany dokument. Kliknąć w polu Dokument listę, po czym pokazane zostaną wszystkie dostępne dokumenty handlowe. Wybrać opcję, co spowoduje otworzenie formularza dokumentu zakupu (Istnieje możliwość powiązania już istniejącego dokumentu) polu Kontrahent, należy wprowadzić kontrahenta (w tym przypadku Abc ). Dodać nową pozycję (w tym przypadku asortyment XXX ). Dokument zakupu Nowo utworzony dokument należy wybrać z listy (podświetlając dokument i wybierając OK, bądź klikając go dwukrotnie). W rezultacie zostanie zaczytany dokument zakupu jako dokument powiązany do zdarzenia CRM, gdzie: 41/106

42 Powiązanie dokumentu zakupu ze zdarzeniem Zadanie- oznacza zdarzenie do którego dodawany jest dokument; Dokument- oznacza numer dokumentu handlowego, który jest powiązywany; Wartość (pole wyliczane)- określa jaka wartość zostanie przeniesiona na zakładkę Dodatkowe do pól poniesiony koszt oraz uzyskany przychód. Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto w konfiguracji (Ustawienia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładką Opcje -> Parametr Wartość ). Data (pole nieedytowalne)- zawiera informację o dacie dokumentu; Rodzaj dokumentu- wybranie opcji Dokument handlowy uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza zdarzenia (Pozycje), która umożliwia edytowanie pozycji dokumentu połączonego z aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowy. Zakładka Pozycje na formularzu zdarzenia Sumowanie wartości- pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo - kosztowym; Kopiowanie dokumentu- określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania zdarzenia/zadania. W przypadku wybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem). U w a g a! Nowo utworzony dokument zakupu zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu zdarzenia. Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu zdarzenia. Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy zdarzenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Nowy zasób możemy dodać: Klikając w opcję. Otworzone zostanie nowe okno: 42/106

43 Gdzie należy uzupełnić następujące informacje: Dodawanie zasobu Zasób- lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; Nazwa (pole nieedytowalne)- oznacza nazwę zasobu; Kod (pole nieedytowalne)- oznacza kod zasobu; Typ (pole nieedytowalne)- oznacza typ zasobu; Rezerwowany- po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia na określony okres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc. Zadanie- określa zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób; Projekt- określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób; Zakładka Podmioty powiązane Funkcjonalność podmioty powiązane daje możliwość przypisania wielu kontrahentów związanych z daną aktywnością. Np.: Prowadzone są spotkania z kontrahentem ABC na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta Drynda na towar XXX. W takim przypadku na zdarzeniu/zadaniu związanym z kontrahentem ABC wejść na zakładkę podmioty powiązane i dodać kontrahenta Drynda jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć: Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę kontrahenta oraz w kolumnie Osoba dane osoby kontaktowej. Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy Przycisku, po czym otworzy się formularz dodawania podmiotu. Należy uzupełnić na nim dane kontrahenta oraz osoby kontaktowej. 43/106

44 Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta Drynda (Widoczne w module CRM-> Kontrahenci-> konkretny kontrahent-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane) jak i osoby kontaktowej (Widoczne w module CRM-> Osoby-> konkretna osoba-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane ). 44/106

45 Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywności z kontrahentem Kolejnym rodzajem aktywności związanych z kontrahentami są zadania. Stanowią one podstawowy element rejestracji operacji, które mają się wydarzyć w kontekście kontrahenta. Poprzez odpowiednią definicje zadania rejestrowane będą między innymi: zadanie, spotkanie, uczestnik spotkania. Lista zadań Do przeglądania wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zadań w folderze CRM. Lista zadań Lista zadań posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zadanie. Ponieważ zadanie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) zadanie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa zadania nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zadania nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zadania niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie zadań tylko jednego rodzaju (np. tylko notatek z rozmów telefonicznych). W standardowej konfiguracji dostępne są trzy rodzaje zadań: zadanie (ZAD), spotkanie (SPO) oraz uczestnik spotkania (SPO_UCZ). Stworzenie większej liczby definicji zadań możliwe jest w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; Kontrahent umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; Prowadzący umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zadań); Wykonujący umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zadań); Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący) Stan zadania umożliwia wyświetlenie zadań w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zadań może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich zadań; Projekt CRM wybranie projektu pozwala na wyświetlenie zadań podpiętych do wskazanego projektu (pozostawienie pola pustego powoduje wyświetlenie wszystkich zadań, niezależnie od projektu); Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający szukać zadań na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zadania, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia. Rola- lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną aktywności przypisane do roli. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, 45/106

46 którzy mają przypisaną wybraną rolę. Dodawanie nowego zadania Na pasku narzędzi znajduje się przycisk. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zadania domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zdarzeniem jest zadanie (ZAD). W celu dodania zadania innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny należy: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] i wybrać odpowiednią definicję; Wypełniane dane na formatce zadania Po utworzeniu nowego zadania należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji zadania (Ustawienia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji zadań. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego zadania. W sekcji Numer, widnieją informacje o: Formularz zadania zastosowanej definicji zadania (w załączonym obrazku jest to ZAD); numerze zadania; serii zadania; U w a g a! Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer zadania w ramach definicji. W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe ze strony klienta oraz operatorów odpowiedzialnych ze strony programu: Kontrahent kontrahent, którego dotyczy zadanie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy; Przedstawiciel osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za zadanie. Należy wybrać osobę z listy kontaktów zapisanych na formularzu kontrahenta.. Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy 46/106

47 zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Wykonujący operator, który wykona daną aktywność (np. przeprowadził rozmowę itp.); Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zadania. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący. W sekcji Zadania dla roli można określić dla jakiej roli będzie widoczne poszczególne zadanie. 1. Zadanie dla roli- zaznaczenie parametru powoduje aktywację pola wyboru roli, do której przypisane zostanie zadanie. Aktywność będzie widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają podpiętą wybrana rolę. Automatycznie zostanie dezaktywowane pole Wykonujący. 2. Rola- pole wyboru roli, do której przypisane zostanie zadanie. U w a g a! W celu przypisania roli do operatora należy wejść do Ustawienia -> Opcje-> Systemowe-> Operatorzy-> Otworzyć operatora-> menu Czynności -> wybrać przycisk. W sekcji Daty określane zostały ramy czasowe trwania zadania: Rozpoczęcie- określa datę wraz z godziną rozpoczęcia zadania; Zakończenie- określa datę wraz z godziną zakończenia zadania; Całodzienne- określa, czy zadanie trwa całą dobę (zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęcia oraz zakończenia); Czas wykonania- określa czas jaki został przeznaczony na realizację zadania. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasu wykonania zadania (Ustawienia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametry: Dostępny stoper oraz automatyczny stoper ); Przypomnij- określa czas (w godzinach i minutach) kiedy ma pojawić się powiadomienie przypominające o zadaniu. Kolejny parametr określa kiedy ma pokazać się przypomnienie: przed rozpoczęciem czy też przed zakończeniem zadania. Komunikat pojawi się w formie wyskakującego okienka. W którym można otworzyć zadanie, odrzucić je, bądź odłożyć na określony czas. Okno przypomnienia U w a g a! Mechanizm powiadamiania należy włączyć indywidualnie dla każdego operatora w systemie (domyślnie mechanizm ten jest nieaktywny dla każdego z użytkowników). Funkcjonalność można włączyć po przejściu do: Ustawienia -> Opcje-> Systemowe-> Operatorzy-> Otworzyć konkretnego operatora-> Zakładka CRM -> Parametr wyświetlaj przypominacz. Po zaznaczeniu tego parametru i przelogowaniu użytkownika zaczną pojawiać się powiadomienia. W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) zadania, służący np. do przeszukiwania na liście. Opis dokładny opis zadania. W sekcji Stan należy wprowadzić: Priorytet określa ważność zadania. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zadania (Ustawienia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań). Standardowo zadania mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; Stan określa stan zadania. Listę priorytetów zadania można określić w konfiguracji konkretnego zadania (Ustawienia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań).standardowo zdarzenia mają dwa stany: Bufor i Zamknięte; Aktywny jest powiązane bezpośrednio ze stanem zadania i określa, czy dane zadanie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte. W standardowej konfiguracji stan Bufor oznacza zadania aktywne, a stan Zamknięte nieaktywne. 47/106

48 U w a g a! Jeżeli na zadaniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (w standardowej konfiguracji: Zamknięte ), to zadanie zostaje zablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan zadania na aktywne (inaczej mówiąc cofnąć zdarzenie do bufora ) należy na formularzu zadania, z menu Czynności wybrać opcję Zmień stan. Zakładka Dodatkowe Sekcja Projekt zawiera: Projekt informacja o projekcie, do jakiego przypisane jest zadanie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że zadanie nie musi być powiązane z konkretnym projektem (więcej informacji na temat Projektów znajduje się w kolejnym rozdziale); Etap projektu jeżeli wybrany został projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu projektu związane jest zadanie; Kampania jeżeli na zadaniu został wybrany projekt, wyświetlana jest informacja o kampanii, do której przynależy projekt (więcej informacji na temat Kampanii znajduje się w kolejnym rozdziale); Korespondencja pozwala na przypisanie korespondencji seryjnej do zadania Lokalizacja - pozwala na wybranie lokalizacji, której dotyczy realizacja zadanie. U w a g a! W przypadku, gdy użytkownik powiązał zadanie z błędnym projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązanie z projektem, bądź wyczyścić pole Projekt. Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu na liście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy dana aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego zadania. Pole planowany koszt służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego zadania; Pole planowany przychód służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego zadania; Pole Poniesiony koszt (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zadaniem, które zostały uznane jako kosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty); Pole Uzyskany przychód (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zadaniem, które zostały uznane jako przychodowe. Wartości pobierane są z zakładki (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty). U w a g a! W przypadku powiązania wielu zdarzeń/zadań w jeden projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód są sumowane na poziomie projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu projektów w jedną kampanię. Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji np. komentarzy osoby prowadzącej. Zakładka Zadania powiązane Funkcjonalność ta służy do powiązywania ze sobą zdarzeń oraz zadań (aktywności). Na przykład klient dzwoni i powołuje się na rozmowę przeprowadzoną w ubiegłym tygodniu, chcąc kontynuować temat. Można odszukać notatkę z tej rozmowy i notatkę z dzisiejszej rozmowy (w tej samej sprawie) dodać jako zadanie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności-> Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące zadania/zdarzenia. Jeżeli dodatkowo po rozmowie umówione zostało spotkanie, można je zarejestrować jako zadanie powiązane z tą rozmową. W tym celu należy utworzyć nowe zdarzenie/zadanie z pozycji zakładki Zadania powiązane oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniowi wszystkie zadania i zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać w jeden wątek. Wszystkie te zadania i zdarzenia będą widoczne na liście powiązanych co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu. Zadania i zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnienia do tworzenia na to oddzielnego projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie ma konieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej projektu). Zakładka Dokumenty powiązane Zakładka Dokumenty powiązane służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.) oraz wszelkie dokumenty z ewidencji dokumentów związanych z danym zadaniem/zdarzeniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób na pola poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki Dodatkowe, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jak już było wcześniej wspominane wartości wyżej wymienionych pól są sumowane na poziome projektu, do którego przypisane są zdarzenia/zadania. 48/106

49 Poniżej zostanie opisany przypadek dodania dokumentu zamówienia przez kontrahenta Abc towaru XXX. W celu dodania dokumentu handlowego do zdarzenia należy: Przejść na zakładkę Dokumenty oraz wybrać, po czym otworzy się okno; Dodawanie dokumentu powiązanego Pole Zadanie wskazuje na zadanie, do którego będzie dodawany dokument. Kliknąć w polu Dokument symbol rozwijalnej listy, po czym pokazane zostaną wszystkie dostępne dokumenty handlowe. Wybrać opcję, co spowoduje otworzenie formularza dokumentu zakupu. (Istnieje możliwość powiązania już istniejącego dokumentu) W polu Kontrahent, należy wprowadzić kontrahenta (w tym przypadku Abc ). Dodać nową pozycję (w tym przypadku asortyment XXX ). Dokument zakupu Nowo utworzony dokument należy wybrać z listy liście (podświetlając dokument i wybierając OK, bądź klikając dwukrotnie). W rezultacie zostanie zaczytany dokument zakupu jako dokument powiązany do zdarzenia CRM, gdzie: Powiązanie dokumentu zakupu z zadaniem Zadanie- oznacza zadanie do którego dodawany jest dokument; Dokument- oznacza numer dokumentu handlowego, który jest powiązywany; Wartość (pole wyliczane)- określa jaka wartość zostanie przeniesiona na zakładkę Dodatkowe do pól poniesiony koszt 49/106

50 oraz uzyskany przychód. Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto w konfiguracji (Ustawienia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicje zadań -> Otworzyć definicję -> Zakładką Opcje -> Parametr Wartość ). Data (pole nieedytowalne)- zawiera informację o dacie dokumentu; Rodzaj dokumentu- wybranie opcji Dokument handlowy uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza zadania (Pozycje), która umożliwia edytowanie pozycji dokumentu połączonego z aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowym. Zakładka Pozycje na formularzu zadania Sumowanie wartości- pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo-kosztowym; Kopiowanie dokumentu- określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania zdarzenia/zadania. W przypadku wybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem). U w a g a! Nowo utworzony dokument zakupu zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu zadania. Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu zadania. Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy zadanie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Nowy zasób dodajemy: Klikając w opcję. Otworzone zostanie nowe okno. Dodawanie zasobu Gdzie należy uzupełnić następujące informacje: Zasób- lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; Nazwa (pole nieedytowalne)- oznacza nazwę zasobu; Kod (pole nieedytowalne)- oznacza kod zasobu; Typ (pole nieedytowalne)- oznacza typ zasobu; Rezerwowany- po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia 50/106

51 na określony okres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc. Zadania- określa zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób; Projekt- określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób; Zakładka Podmioty powiązane Funkcjonalność podmioty powiązane daje możliwość przypisania wielu kontrahentów związanych z daną aktywnością. Np.: Prowadzone są spotkania z kontrahentem ABC na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta Drynda na towar XXX. W takim przypadku na zdarzeniu/zadaniu związanym z kontrahentem ABC wejść na zakładkę podmioty powiązane i dodać kontrahenta Drynda jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć: Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę kontrahenta oraz w kolumnie Osoba dane osoby kontaktowej. Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy Przycisku, po czym otworzy się formularz dodawania podmiotu. Należy uzupełnić na nim dane kontrahenta oraz osoby kontaktowej. Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta Drynda (Widoczne w module CRM-> Kontrahenci-> konkretny kontrahent-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane) jak i osoby kontaktowej (Widoczne w modle CRM-> Osoby-> konkretna osoba-> Zakładka CRM -> Aktywności powiązane ). Kopiowanie zadań/zdarzeń: W wersji 9.3. wprowadzono do systemu możliwość cyklicznego kopiowania zadań/zdarzeń, które powtarzają się przez pewien okres czasu. W celu powielenia istniejących już zadań i zdarzeń zależy skorzystać z czynności Kopiuj zdania/zdarzenia : 51/106

52 Kopiowanie zadań/zdarzeń Czynność kopiuj zadanie/zdarzenie daje możliwość określenia co ile dni i przez jaki czas dane zadanie/zdarzenie ma być powtarzane. Na powielonych zdaniach/zdarzeniach zaimportowane zostaną informacje na temat projektu oraz kampanii, do których pierwotne, wzorcowe zadanie zostało przypisane. Definicja Spotkania - zadania grupowe Szczególną właściwością zadań niedostępną dla zdarzeń jest możliwość wprowadzania zadań grupowych. Zadanie grupowe jest to zadanie, które zostaje przydzielone więcej niż jednemu operatorowi. Aby możliwe było dodanie zadania grupowego, należy posłużyć się odpowiednią definicją zadania. W standardowej konfiguracji zadanie grupowe może być tworzone dla zadań o definicji Spotkanie. Definicja zadania typu Spotkanie przeznaczona jest do organizacji spotkań grupowych. Spotkanie posiada na formularzu dodatkową zakładkę Uczestnicy, na której dodawać można osoby zaproszone na spotkanie. Organizacja spotkania Dodawanie uczestników odbywa się poprzez wpisanie w pola edytowalnej listy zaproszonych operatorów, bądź też za pomocą przycisku po czym w nowym oknie należy wypełnić pole Wykonujący i wybrać OK. Dodanie uczestników wiąże się z utworzeniem nowego zdarzenia o definicji Uczestnik spotkania, które każdy z zaproszonych będzie widział jako oddzielne zadanie na liście. Jak widać na rysunku, w kolumnie Stan zadania, status ma wartość zaplanowany, co oznacza tyle, ze po zapisaniu Spotkania każdy z zaproszonych użytkowników będzie musiał wejść na listę Moje zadania, odszukać i otworzyć definicję spotkania a następnie przyjąć je, bądź odrzucić i zapisać zmiany. Po czym nastąpi aktualizacja danych na zadaniu o definicji Spotkanie. 52/106

53 Zmiana stanu zadania Uczestnik spotkania U w a g a! Czynnikiem determinującym czy konkretna definicja zadania jest zadaniem grupowym, jest parametr w konfiguracji. Ustawienia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicja zadań-> Otworzyć definicje-> Pole Definicja zadania grupowego. Po wypełnieniu tego pola będzie możliwe tworzenie zaproszeń dla uczestników zadania grupowego o takiej definicji jaka została wybrana. 53/106

54 Moje Zadania Lista Moje zadania znajdują się w folderze CRM, służy do przeglądania zadań oraz zleceń serwisowych do realizacji (aktywnych) dla aktualnie zalogowanego operatora. Umożliwia również przeglądanie zadań operatora, które zostały zlecone innym operatorom. Lista Moje zadania Lista ta posiada uproszczony pasek selekcji (filtr) umożliwiający wygodne wyszukanie zadań do realizacji: Moje zadania umożliwia wybór następujących opcji: Dziś wyświetla aktywne (niezrealizowane) zadania, dla których data rozpoczęcia jest dzisiejsza lub wcześniejsza od daty bieżącej; Zaległe wyświetla aktywne zadania, dla których data zakończenia jest wcześniejsza od daty bieżącej; Wszystkie wyświetla aktywne zadania, niezależnie od dat (również zaplanowane na przyszłość); Zlecone przeze mnie- jeżeli ta opcja jest nie zaznaczona, to wyświetlane są zadania przypisane do wykonania przez aktualnie zalogowanego operatora. Jeżeli ta opcja jest zaznaczona, to wyświetlane są zadania, dla których bieżący operator jest wpisany jako Prowadzący. W specjalny sposób są na tej liście wyświetlane zadania grupowe. Na liście Moje zadania zadanie grupowe widzi zarówno operator główny (wykonujący) jak i wszyscy operatorzy dodani na zakładce Uczestnicy. Jednakże otwarcie formularza zadania przez operatora głównego (wykonującego), umożliwia pełną edycję zadania. Natomiast edycja zadań uczestników ograniczona jest do możliwości zmiany stanu zadania, zmiany operatora lub wpisania uwag. Pozostałe informacje (takie jak temat i opis zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia) są dostępne tylko do odczytu. Jeżeli na liście Moje zadania wybrana zostanie opcja Zlecone przeze mnie, wówczas operator widzi zarówno główne zadanie grupowe, jak i zadania przypisane wszystkim uczestnikom zadania grupowego dzięki temu może sprawdzić np. postęp wykonania zadania przez poszczególnych uczestników. U w a g a! Z poziomu Moje zadania można dodać nowe zadanie używając przycisku i wypełniając odpowiednie pola. 54/106

55 Aktywności Lista aktywności przedstawia zestawienie wszystkich zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych oraz wypożyczeń zarejestrowanych w systemie poprzez moduł CRM. Dla ułatwienia przeglądania i wyszukiwania danych, dodany został blok zawierający szereg ustawień pomocnych przy filtrowaniu pozycji listy. Blok zawiera następujące filtry: Lista aktywności Zadania po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zadania na liście; Zdarzenia po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zdarzenia na liście; Zlecenia serwisowe - po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zlecenia serwisowe na liście; Wypożyczenia - po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone wypożyczenia na liście; Wg daty, Okres pola te są ze sobą powiązane. Ustawianie wartości w polu Wg daty: ma sens tylko wtedy, gdy w polu Okres jest wskazany jakiś przedział dat. Wówczas: Okres na liście zostaną wyświetlone aktywności, których przedział czasowy w części lub w całości pokrywa się z wartością wprowadzoną w polu Okres Daty rozpoczęcia - na liście zostaną wyświetlone aktywności, których data rozpoczęcia zawiera się w przedziale z pola Okres Daty zakończenia - na liście zostaną wyświetlone aktywności, których data zakończenia zawiera się w przedziale z pola Okres Kontrahent - na liście zostaną wyświetlone aktywności związane z wybranym kontrahentem; Osoba - na liście zostaną wyświetlone aktywności związane z konkretną osobą; Prowadzący na liście zostaną wyświetlone aktywności powiązane z konkretnym operatorem, jako osobą prowadzącą; Wykonujący na liście zostaną wyświetlone aktywności powiązane z konkretnym operatorem, jako osobą wykonującą; Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący); Stan realizacji na liście zostaną wyświetlone aktywności otwarte, zamknięte lub wszystkie; Projekt CRM- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranego projektu; Kampania CRM- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranej kampanii; Szukaj w treści - na liście zostaną wyświetlone aktywności, dla których szukana fraza została znaleziona w jednym z pól Nazwa, Opis, Uwagi; Rola- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranej roli. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. U w a g a! Z poziomu Aktywności można dodać nowe zadanie używając przycisku i wypełniając odpowiednie pola. 55/106

56 Projekty Projekty stanowią zbiór zadań/zdarzeń powiązanych w jeden element, który wyznacza jeden wspólny cel dla wszystkich składowych aktywności. Lista projektów zawiera filtry: Lista projektów Kontrahent- pozwala na wyświetlenie projektów związanych z wybranym kontrahentem. Pozostawienie tego pola pustego wyświetla listę wszystkich projektów, niezależnie od kontrahenta; Kampania CRM- wybranie kampanii powoduje wyświetlenie projektów należących do wspólnej kampanii (lista projektów należących do kampanii jest dostępna również na formularzu kampanii, na zakładce Projekty); Stan realizacji- umożliwia wyświetlenie projektów w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Definicja projektu- umożliwia wyświetlenie projektów jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja projektu (PRO). Stworzenie innych rodzajów (definicji) projektów jest możliwe w konfiguracji programu; Operator- wybranie operatora powoduje wyświetlenie projektów, za które odpowiedzialny jest wskazany operator (jest operatorem prowadzącym dla projektu); Okres- umożliwia wyświetlenie projektów w zadanym okresie czasu. Dodawanie nowego projektu Tworzenie projektu może odbywać się na dwa sposoby: Poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza Insert; Wypełniane dane na formatce projektu Po utworzeniu nowego projektu można uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji projektu (Ustawienia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów-> Definicje projektów), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji projektu. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego projektu. 56/106

57 W sekcji Numer, widnieją informacje o: Tworzenie projektu, zakładka Ogólne zastosowanej definicji projektu (w załączonym obrazku jest to PRO); numerze projektu; U w a g a! Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer projektu w ramach definicji. W sekcji Projekt znajdują się dane o: Kampanii- pole zawiera informację o przypisaniu do kampanii; Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu. Kontrahent kontrahent, którego dotyczy projekt. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy. Wszystkie aktywności w ramach projektu będą dotyczyły wybranego kontrahenta; Przedstawiciel osoba wybrana z listy kontaktów (przedstawicieli) kontrahenta, która jest odpowiedzialna za realizację projektu ze strony kontrahenta, lub jest osobą kontaktową. Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Rozpoczęcie- określa datę rozpoczęcia projektu; Zakończenie- określa datę zakończenia projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) projektu, służący np. do przeszukiwania na liście; Opis dokładny opis projektu; Cel- pole poświęcone opisowi celu projektu. Zakładka Dodatkowe Zawiera numer rachunku bankowego do rozliczania projektów. Pole służące do rozliczania budżetów na projekcie. Zakładka Realizacja W Sekcji Stan należy wprowadzić: Etap określa etap (stan zaawansowania), na jakim znajduje się projekt. Etap wybierany jest z listy, określonej na zakładce Etapy projektu; Realizacja w tym polu wprowadzany jest procentowy stan zaawansowania projektu. Domyślnie jest on wpisywany przy wyborze etapu projektu ale można go zmodyfikować. Procentowe określenie stanu realizacji może być np. wykorzystane do tworzenia tzw. lejków sprzedaży (określenia, jak wiele projektów kończy się na danym stopniu zaawansowania); Stan obecny stan projektu. W odróżnieniu od etapu, stan nie określa stopień zaawansowania projektu lecz, czy projekt jest ciągle aktywny. Przykładowo, wybranie w polu Etap wartości Negocjacje handlowe i w polu Stan wartości Przegrany, będzie oznaczać, że projekt został zakończony (przegrany) na etapie prowadzenia negocjacji handlowych. Listę stanów do wyboru określa się w definicji projektu; Aktywny jest to pole tylko do odczytu, powiązane z polem Stan (zarówno stan Wygrany, Przegrany, Anulowany będzie oznaczał projekt nieaktywny czyli taki, który już został zakończony); Powód zamknięcia pozwala na opisowe wprowadzenie informacji dotyczących zamknięcia projektu (np. projekt przegrany ze względu na zbyt wysoką cenę) Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z projektem. Zarówno wartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie (na podstawie zawartości zakładki Zadania i powiązanych z nim dokumentów handlowych). Pola Dopuszczalny koszt oraz Planowany przychód służą do wprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie projektu. Powyższe kwoty będą podliczane w ramach kampanii. 57/106

58 Zakładka Zadania-powiązane Zakładka przedstawia informacje na temat zadań (opisujące co należy wykonać w ramach projektu) oraz zdarzeń (opisujące co wydarzyło się podczas realizacji projektu), które zostały połączone z danym projektem. Istnieje możliwość dodawania aktywności z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowe zadanie z zainicjalizowanymi danymi z projektu o: kontrahencie, etapie, przedstawicielu oraz projekcie. Z tego poziomu można również podglądnąć oraz zmienić szczegóły zadania po otworzeniu go z listy dostępnych aktywności. Projekt dla zadania można oczywiście określić również na formularzu zadania (dodając nowe zadanie, lub zmieniając istniejące). Istnieje możliwość dodania istniejącego zadania do bieżącego projektu. W tym celu należy wybrać z Czynności -> Dodaj istniejące zadanie, po czym wybrać dwuklikiem bądź poprzez znaczenie i kliknięcie OK odpowiedniej aktywności. U w a g a! Przycisk [Usuń] na zakładce Zadania projektu powoduje całkowite skasowanie zadania, a nie jego odpięcie od projektu. Aby usunąć powiązanie zadania z projektem należy zaznaczyć aktywność a następnie wybrać opcję, bądź wybrać Czynności-> Usuń powiązanie z projektem. Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu na liście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy dana aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Zakładka Etapy projektu Dla każdego projektu można ustalić indywidualną listę etapów. Podczas dodawania nowego projektu, etapy są kopiowane z definicji projektu, natomiast na formularzu projektu można tę listę w razie konieczności zmodyfikować. Każdy etap projektu posiada swój numer (określający kolejność etapów), operatora (odpowiedzialnego za realizację etapu), nazwę oraz procent zaawansowania. Definicja nowego etapu projektu Podczas wyboru aktualnego etapu projektu na zakładce Realizacja, procent zaawansowania etapu jest kopiowany do pola Realizacja projektu. Dodatkowe pola związane z kontrolą czasu trwania projektu to: Data rozpoczęcia - zawsze min jeden dzień późniejsza niż data zakończenia poprzedniego etapu; Data zakończenia; Czas trwania podawany w dniach. Pole wypełnia się automatycznie na podstawie wprowadzonych dat rozpoczęcia i zakończenia. Data rozpoczęcia, zakończenia i czas trwania są powiązane z datami rozpoczęcia i zakończenia projektu. Pole te są nieobowiązkowe (mogą pozostać niewypełnione - wówczas okres trwania etapu jest traktowany jako nieokreślony). Należ pamiętać, że jeżeli wszystkie etapy w projekcie nie mają określonej daty zamknięcia, wówczas dodając nowy etap nie wolno wprowadzać żadnych wartości w polach określających datę rozpoczęcia i zakończenia. Etap można dezaktywować zaznaczając parametr Blokada. Tak wyłączony etap nie będzie widoczny na liście wyboru, przy wprowadzaniu nowego zadania. Zakładka Zasoby Zakładka zawiera informacje o wykorzystanych zasobach w zadaniach powiązanych z danym projektem (Zadania są widoczne na zakładce Zadania projektu ). Istnieje możliwość dodania kolejnego zasobu za pomocą wpisania/wybrania danych na edytowalnej liście bądź poprzez wybranie opcji i wybraniu odpowiedniej ewidencji. Budżetowanie projektu Dodatkową funkcjonalnością projektów jest Budżetowanie, jak że jest to bardzo rozbudowany temat na pograniczu modułów CRM, Handlu, Płac i Księgowości. Zagadnienia budżetowania opisuje osobna instrukcja poświęcona modułowi Projekty. 58/106

59 Kopiowanie projektu Istniejący projekt może być wzorcem do utworzenia nowego projektu. Dlatego dodana została Czynność Kopiuj projekt dostępna w dwóch miejscach w systemie: 1. Na formularzu projektu. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego projektu. Na utworzonym w ten sposób nowym projekcie można dokonać zmian np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania projektów powtarzających się. 2. Na liście projektów. Należy zaznaczyć projekt, który będzie kopiowana, a następnie wybrać Czynności -> Kopiuj projekt. Jest to metoda szczególnie przydatna przy przygotowywaniu kampanii. Niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie projektu, zawsze pojawia się okienko z pytaniem, czy kopiować również zadania oraz zdarzenia z nim powiązane. W przypadku potwierdzenia, na liście zadań pojawią się dodatkowe pozycje, dublujące zadania z oryginalnego projektu oraz zasoby. Prawa do projektów W przypadku prowadzenia wielu różnorakich projektów, może okazać się konieczne ograniczanie dostępu poszczególnych operatorów do niektórych danych. Prawa do projektów określane są w Opcjach enova. Każdemu operatorowi można ustawić prawa dostępu do projektów o określonej definicji: Pełne prawo do edycji Prawo do podglądu (tylko odczyt) Zakaz dostępu do projektów (operator w ogóle nie widzi projektów o określonej definicji) W szczególności oznacza to, że jeśli dwóch operatorów ma przypisane projekty o takiej samej definicji, to zawsze będą mieli wzajemny dostęp do swoich projektów. Wyjściem z tej sytuacji może być utworzenie nowej definicji projektu (Narzędzie/Opcje/CRM/Definicje dokumentów -> Definicja projektów -> Otworzyć definicje -> Zakładka Prawa danych ) przejmującej wszystkie ustawienia swojego poprzednika, ale o innej nazwie i kodzie, a następnie odpowiednie ustawienie praw dostępu do tych definicji dla poszczególnych operatorów. 59/106

60 Kampanie Kampanie stanowią najwyższy szczebel w trójwarstwowej strukturze modułu CRM. Tak jak projekt zrzesza w sobie wiele aktywności w ramach konkretnego kontrahenta, tak kampania składa się z wielu projektów (różnych kontrahentów) posiadających podobny cel. Lista projektów zawiera filtry: Lista kampanii Stan realizacji - umożliwia wyświetlenie projektów w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Definicja - umożliwia wyświetlenie kampanii jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja kampanii (KAM). Stworzenie innych rodzajów (definicji) kampanii jest możliwe w konfiguracji programu; Operator - wybranie operatora powoduje wyświetlenie kampanii, za które odpowiedzialny jest wskazany operator (jest operatorem prowadzącym dla kampanii); Okres - umożliwia wyświetlenie kampanii w zadanym okresie czasu. Dodawanie nowej kampanii Tworzenie projektu może odbywać się na dwa sposoby: Poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza Insert; Wypełniane dane na formatce projektu Po utworzeniu nowej kampanii należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji kampanii (Ustawienia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje kampanii), wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji kampanii. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanej kampanii. 60/106

61 W sekcji Numer, widnieją informacje o: Formularz kampanii zastosowanej definicji kampanii (w załączonym obrazku jest to KAM); numerze kampanii; W sekcji Kampanii znajdują się dane o: Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu; Zakończony- parametr pozwalający oznaczyć dana kampanię jako zakończoną/zamkniętą. Rozpoczęcie- określa datę rozpoczęcia projektu; Zakończenie- określa datę zakończenia projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) kampanii, służący np. do przeszukiwania na liście. Opis dokładny opis kampanii; Cel- pole poświęcone opisowi celu kampanii. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z kampanią. Pole Zakładana skuteczność pozwala na wprowadzenie wartości zakładanej procentowej skuteczności kampanii. Zarówno wartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie (na podstawie zawartości zakładki Projekty oraz podpiętych do nich zadań i powiązanych z nim dokumentów handlowych). Pola Dopuszczalny koszt oraz Planowany przychód służą do wprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie kampanii. Zakładka Projekty Zakładka przedstawia informacje na temat projektów, które zostały połączone z daną kampanią. Istnieje możliwość dodawania projektu z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowy projekt z zainicjalizowanymi danymi z kampanii o: kampanii, prowadzącym, zakresie dat, nazwie. Z tego poziomu można również podglądnąć oraz zmienić szczegóły projektu po otworzeniu go z listy. Istnieje możliwość dodania istniejącego projektu do bieżącej kampanii. W tym celu należy wybrać z Czynności-> Dodaj istniejący projekt, po czym wybrać dwuklikiem bądź poprzez znaczenie i kliknięcie OK odpowiedni rekord. U w a g a! Przycisk [Usuń] na zakładce Projekty powoduje całkowite skasowanie zapisu, a nie jego odpięcie od kampanii. Aby usunąć powiązanie projektu z kampanią należy wyczyścić zawartość pola Kampania na formularzu projektu. Projektu nie da się usunąć w ten sposób jeśli zostały już do niego podpięte i zapisane jakiekolwiek zadania. W takim przypadku enova wygeneruje ostrzeżenie o błędzie. Kopiowanie kampanii Istniejąca kampania może być wzorcem do utworzenia nowej kampanii. Dlatego dodana została Czynność Kopiuj kampanię dostępna w dwóch miejscach w systemie: 1. Na formularzu kampanii. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego formularza. Na utworzonym w ten sposób nowej kampanii można dokonać zmian np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania kampanii powtarzających się. 2. Na liście kontrahentów. Należy zaznaczyć kampanię która będzie kopiowana, a następnie wybrać Czynności-> Kopiuj kampanie. Niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie kampanii, zawsze pojawia się okienko z pytaniem, czy kopiować również projekty oraz zadania z nim powiązane. W przypadku potwierdzenia, na liście 61/106

62 projektów/zadań pojawią się dodatkowe pozycje, dublujące projekty/zadania z oryginalnej kampanii oraz zasoby. Kopiowanie projektów do innych kampanii W przypadku, gdy kampanie składają się z wielu projektów (dla wielu kontrahentów) nie ma konieczności tworzenia z ręki oddzielnych projektów na poszczególnej kampanii. Wystarczy utworzyć projekt na kampanii, następnie zaznaczyć go na zakładce Projekty a następnie wybrać Czynności-> Kopiuj projekt(y) dla Kontrahentów innej kampanii. Kopiowanie projektów dla kontrahentów innej kampanii Następnie należy wybrać kampanię, z której skopiowani będą kontrahenci do wcześniej zaznaczonego projektu. W rezultacie na kampanii na którą kopiowane były projekty, utworzone zostaną nowe projekty z odpowiednimi nazwami do kampanii oraz kontrahentami. Dzięki czemu nie ma konieczności tworzenia projektów o jednej nazwie dla wielu kontrahentów. 62/106

63 Kreatory Funkcjonalność dostępna w module CRM w wersji okienkowej. Korespondencja nie jest dostępna w wersji przeglądarkowej. 63/106

64 Powiadomienia o zadaniach enova pozwala na wysyłanie poczty elektronicznej z poziomu zadań, zdarzeń i zleceń serwisowych. Dla poprawnego działania tej funkcjonalności konieczne jest właściwe skonfigurowanie definicji zadań oraz danych serwera SMTP, tak jak to zostało opisane w rozdziale dotyczącym konfiguracji. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną Program pozwala na wysyłanie automatycznych powiadomień o zadaniach w następujących przypadkach (Ustawienia dostępne są na każdej z definicji zadania oraz zdarzenia w Ustawienia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicje zadań/zdarzeń -> Otworzyć definicję -> Zakładka Mail ): Przy utworzeniu zadania zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania; Przy zmianie zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie; Przy zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania); Poczta może zostać wysłana do następujących adresatów: Operatora oznaczonego jako Wykonujący zadanie; Operatora oznaczonego jako Prowadzący zadanie; Kontrahenta. Aby było możliwe wysłanie poczty, operatorzy i kontrahenci muszą mieć wprowadzone adresy . Adresaci oraz sytuacje, w których będzie wysyłana poczta są uzależnione od konfiguracji definicji zadań. Dokładny opis tworzenia definicji zadań znajduje się w rozdziale dotyczącym konfiguracji. Treść wysyłanego a zawiera informacje organizacyjne (temat nazwa zadania, prowadzący, rozpoczęcie, zakończenie, priorytet, stan) oraz treść pola Opis. Jeśli w konfiguracji zadania zaznaczona jest opcja Opis HTML, wówczas przy wprowadzaniu zadania pole Opis znajduje się na osobnej zakładce i zawiera elementy umożliwiające graficzne formatowanie tekstu. 64/106

65 Teczki Teczki to funkcjonalność odzwierciedlająca fizyczne, tekturowe teczki, w których umieścić można każdego rodzaju informację. Teczki mogę zawierać w sobie dowolne obiekty z całego systemu np.: dokumenty handlowe, informacje kadrowo-księgowe, zadanie, etc. Lista teczek zawiera dwa litry: Lista teczek Definicja teczki- pozwala na zawężenie listy do konkretnej definicji teczki; Aktywne- pozwala wyświetlenie aktywnych bądź nieaktywnych teczek. W enova dostępne są dwa rodzaje teczek: Prywatna- której elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów; Publiczna- której elementy dostępne są dla wszystkich operatorów. Dodawanie nowej teczki Tworzenie teczki może odbywać się na dwa sposoby: Poprzez wybranie przycisku oraz definicji; poprzez wciśnięcie klawisza Insert ; Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera informacje: Formularz teczki prywatnej Sekcja Ogólne zawiera informacje: Definicja- zawiera nazwę zastosowanej definicji; Numer- numer teczki; Stan- określa aktywność teczki; Nazwa- krótki opis (tytuł) teczki, służący np. do przeszukiwania na liście. 65/106

66 Opis miejsce na dodatkowy opis użytkownika; Sekcja Elementy zawiera listę obiektów dodanych do teczki. W powyższym przykładzie dodane zostały do teczki: zdarzenie, korespondencja, dokument handlowy oraz pracownik. Istnieje możliwość otworzenia bezpośrednio z tego miejsca każdego z umieszczonych w teczce obiektów. W tym celu należy otworzyć dany element, a następnie wybrać opcję "Otwórz" (jak poniżej). Otwarcie elementu źródłowego z poziomu teczki Zakładka Prawa Zawiera listę wszystkich operatorów. Poprzez zmianę Rodzaju prawa właściciel teczki jest w stanie określić, który z użytkowników ma prawo do pełnego dostępu, zakazu dostępu lub odczytu. Zakładka ta nie występuje na definicji teczki publicznej. 66/106

67 Poczta CRM Poczta CRM jest elementem składowym modułu CRM występującym w wersji złotej i platynowej. Obecnie Poczta dostępna jest w Menu głównym dla wszystkich operatorów, którzy mają licencję na moduł CRM lub Projekty (kafelek pozostaje również widoczny w folderach CRM i Projekty ). Dodatkowo do Poczty CRM dostęp zapewnia zakup dodatku enova365 oraz pełna licencja platynowa. W module CRM dodano nowy kafelek Poczta. Nowy kafelek Poczta Składa się on z 3 list: Listy składowe nowej funkcjonalności Skrzynka odbiorcza zawiera wiadomości przychodzące pobrane ze wszystkich kont pocztowych do który ma dostęp dany operator (ma do nich pełne prawo, jak i prawo tylko do odczytu); Kopie robocze zawiera wszystkie wiadomości , które zostały przygotowane jednak nigdy nie zostały wysłane; Elementy wysłane lista zawierająca elementy wysłane z systemu enova ( z kont pocztowych, do których dany operator ma pełne prawo). Skrzynka odbiorcza Lista Skrzynka odbiorcza zawiera maile przychodzące na konta pocztowe połączone z wybranym operatorem. 67/106

68 Lista Skrzynka odbiorcza zawiera trzy podstawowe sekcje: Lista Skrzynka odbiorcza przyciski nawigacyjne filtry listy listę maili odebranych Skrzynka odbiorcza zawiera 5 przycisków nawigacyjnych: Nowa wiadomość za pomocą tego przycisku można wywołać okno nowej wiadomości Okno nowej wiadomości Odpowiedz przy użyciu przycisku dochodzi do wywołania okna nowej wiadomości z zaimportowanym adresem osoby, od której przyszedł poprzedni mail. 68/106

69 Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku Odpowiedź Odpowiedz wszystkim służy do wywołania okna wiadomości , za pomocą którego odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich uczestników owej konwersacji. Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku Odpowiedz wszystkim Przekaż daje możliwość przekazania pobranego maila do innego odbiorcy Odbierz wiadomość pozwala na zaimportowanie nowych wiadomości z kont pocztowych, do których dostęp ma dany operator ( obecnie pobierają się wiadomości ze wszystkich kont pocztowych bez względu na filtr konta pocztowego ustawionego na liście). Kopie robocze Lista Kopie robocze zawiera wiadomości, które zostały przygotowane, częściowo napisane, rozpoczęte, ale nie zostały wysłane do odbiorcy. Operator celowo pozostawił (zapisał) je w systemie. Lista Kopie robocze 69/106

70 Lista ta zawiera dwa przyciski nawigacyjne znajdujące się w górnym menu: Nowa wiadomość; Odbierz wiadomość. Kopie robocze można filtrować według daty/okresu, konta pocztowego z którego tworzona była wiadomość a także według kontrahenta. Lista Wysłane elementy Jest ostatnią składową funkcjonalności IMAP Poczty CRM w enova. Lista Elementów wysłanych podobnie, jak lista Skrzynki odbiorczej składa się z trzech sekcji: przyciski nawigacyjne; filtry; lista elementów wysłanych. Na liście tej dostępne są następujące przyciski: Lista Elementy wysłane Nowa wiadomość przycisk po użyciu którego ukazuje się okno nowej wiadomości Przekaż za pomocą przycisku wywołujemy okno zaznaczonej wiadomości, dzięki czemu mamy możliwość wybrania adresata, któremu przekazujemy wiadomość . Odbierz wiadomość przycisk pozwala na pobranie nowych maili z podłączonych do operatora kont pocztowych. Wysyłanie nowej wiadomości z enova Okno nowej wiadomości składa się z dwóch zakładek. Formularz nowej wiadomości Pierwsza z nich Ogólna składa się z następujących pól: Konto pocztowe jest polem typu Look up służącym do wyboru konta pocztowego, z którego będzie miała miejsce wysyłka maila. Od: pole, które zawiera adres konta pocztowego, z którego następuje wysyłka wiadomości . Do: pole, w który należy określić bezpośrednich odbiorców wiadomości . DW: w polu Do Wiadomości, powinny się znaleźć adresy osób/kontrahentów, nie będących bezpośrednimi adresatami wiadomości, a jedynie fakultatywnymi (mają wgląd do danej wiadomości). UDW: w polu UDW należy wpisać ukrytych adresatów do wiadomości, których przekazywana będzie dana wiadomość . Temat: pole przeznaczone na temat wiadomości . 70/106

71 Treść: miejsce przeznaczone do wpisania treści wysyłanego a. Ponadto za pomocą Asystenta![ (formularz.jpg) można dodać do tworzonej wiadomości załącznik, który zostanie wysłany do odbiorcy. Ponadto na zakładce ogólne widnieje przycisk, po wybraniu pojawia się okno przejściowe: Okno wyboru adresatów (Do, DW, UDW) wiadomości Daje ono możliwość szybkiego i sprawnego wyboru adresów, do których wysyłana będzie korespondencja (zarówno bezpośrednich adresatów -> Do, adresatów do wiadomości, których wysyłana będzie poczta -> DW oraz ukrytych adresatów -> UDW). Czynność nr 1 zaznaczenie adresu/adresów, do których chcemy wysłać daną wiadomość . Czynność nr 2, 3, 4 następnie należy wybrać button Dodaj w celu przeniesienia wybranych adresów do określonej sekcji: Do, DW, UDW. Adresy mogą zostać przeniesione do jednej z sekcji lub do wszystkich. Adresy mogą być przenoszone w dowolnej konfiguracji. Jeden adres e mail nie może znaleźć się dwa razy w tej samej sekcji. Aby dodać więcej niż jeden adres do poszczególnej sekcji Do, DW, UDW należy skorzystać z przycisków CTRL lub SHIFT. Okno wyboru adresatów Zaznaczone adresy można umieszczać w trzech wcześniej wymienionych sekcjach: DO, DW, UDW. Widoczną listę można wyfiltrować według Celu kontaktu (pojawią się adresy do których podpięty jest konkretny cel kontaktu). Drugim filtrem standardowo umieszczonym nad listą adresów jest Typ adresu (listę adresów można filtrować według dwóch kategorii: kontrahent, osoba kontaktowa kontrahenta). Ponadto na liście można wykorzystać standardową funkcjonalność organizatora listy w celu dostosowania widoku listy do danego użytkownika. Drugą zakładką widoczną na formularzu Nowej wiadomości jest zakładka Elementy powiązane. 71/106

72 Zakładka Elementy powiązane Dzięki zakładce Elementy powiązane można połączyć daną wiadomość z konkretnym kontrahentem, zadaniem lub projektem przez co dana korespondencja będzie widoczna na formularzu kontrahenta, zadania lub projektu w nowododanej zakładce CRM -> Wiadomości . U w a g a! Wiadomości odbierane z zewnętrznego serwera pocztowego są automatycznie wiązane z kontrahentem, do którego należy adres , z którego wysłana została wiadomość. Lista wiadomości odebranych może być filtrowana według daty i okresu czasu, z uwzględnieniem konta pocztowego, z którego pobierane są wiadomości oraz za pomocą filtra kontrahent. Wiadomość można oznaczyć jako przeczytaną na trzy sposoby: bezpośrednio na formularzu danej wiadomości . Czynność oznaczania wiadomości na liście wszystkich wiadomości odebranych przy pomocy menu Czynności Oznaczanie wiadomości jako przeczytaną z poziomu menu kontekstowego korzystając z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy -> czynności -> oznacz jako przeczytaną/nieprzeczytaną). Jeżeli w konfiguracji danego konta pocztowego zaznaczono, aby załączniki wiadomości nie były zapisywane bezpośrednio w systemie w menu Czynności pojawia się możliwość pobrania pojedynczego załącznika do systemu enova. 72/106

73 Pobieranie pojedynczego załącznika Osoba kontaktowa kontrahenta jako element powiązany Dzięki powiązaniu wiadomości z osobą kontaktową, wiadomość widoczna jest na formularzu "Osoba kontaktowa" w zakładce Wiadomości ". Formularz osoby kontaktowej z powiązaną wiadomością Na liście wyświetlają się również wiadomości powiązane z osobami kontaktowymi danego kontrahenta. Wyświetlane są tylko te wiadomości, które nie są powiązane z żadnym innym kontrahentem. Jeżeli jedna wiadomość powiązana jest z kilkoma osobami kontaktowymi tego kontrahenta, zostanie wyświetlona kilkukrotnie. W przypadku przypisania tego samego adresu , z którego przyszła wiadomość, do osoby przychodząca wiadomość zostanie automatycznie powiązana zarówno z kontrahentem jak i z osobą kontaktową. 73/106

74 Okno dodania osoby kontaktowej do wiadomości W formularzu Kontrahent, w zakładce Wiadomości , dodano pole Wiadomości osób kontaktowych. Pole to znajduje się nad listą wiadomości. Pole "Wiadomość osób kontaktowych" Zaznaczenie pola spowoduje, że na liście wyświetlone zostaną również wiadomości powiązane z osobami kontaktowymi danego kontrahenta. Wyświetlone zostaną tylko te wiadomości, które nie są powiązane z żadnym innym kontrahentem. Jeżeli jedna wiadomość powiązana jest z kilkoma osobami kontaktowymi tego kontrahenta, zostanie wyświetlona kilkukrotnie. W przypadku przypisania tego samego adresu , z którego przyszła wiadomość, do osoby kontaktowej i kontrahenta, nowo przychodząca wiadomość zostanie automatycznie powiązana zarówno z kontrahentem jak i z osobą kontaktową. 74/106

75 Zasoby Funkcjonalność zasobów pozwala na łatwe zarządzanie zasobami firmy (środki trwałe, wyposażenie, pracownicy, urządzenia). Po wejściu użytkownika do elementu Zasoby w module CRM, widoczne będą trzy składowe. Gdzie: Składowe Zasobów Sprzęt i pomieszczenia- zawierają listę wszystkich urządzeń z zaznaczoną flagą własne, także tych dodanych z poziomu modułów Serwis, Wypożyczenia. Rezerwacja zasobów- zawiera listę zasobów, które zostały zarezerwowane podczas wykonywania aktywności bądź projektu. Listę można filtrować po: Ewidencji zasobu; Okresie aktywności lub projektu do którego przypisany jest zasób; Stanie rezerwacji zasobu. Kalendarz zasobów- główna część Zasobów, gdzie odbywają się wszystkie operacje dodawania/kopiowania zasobów na aktywności oraz projekty. Rezerwacja zasobów Lista rezerwacji zasobów Lista zawiera zasoby powiązane z aktywnościami, oznaczone są kolorami na liście, w zależności od konfiguracji w definicji aktywności przyjmują odpowiednio kolory: Czerwony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest ściśle powiązany z okresem zadania CRM. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania; Zielony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest inicjowany datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Czarny tekst - zasoby których czas rezerwacji może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Kolor tła wiersza uzależniony jest od pola Rezerwacja na zasobie. Jeśli zasób nie jest rezerwowany, jego tło jest szare. Ustawienia Dla poszczególnej definicji aktywności można określić sposób zachowania kontroli czasu na zasobie. Po zmianie parametru w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów->definicje zadań/zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametr Kontrola czasu zasobów na: Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) uniemożliwia wyjście okresu rezerwacji zasobu poza okres zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania. Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Brak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Ustawienie parametru Kontrola dostępności urządzenia na zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji zasobu. 75/106

76 Opiekun kontrahenta Funkcjonalność dostępna w module CRM w wersji okienkowej. 76/106

77 Terminarz Terminarz jest wygodnym widokiem kalendarza przedstawiającego zadania do wykonania obecnie zalogowanego operatora. Na terminarzu są widoczne zadania z modułu CRM oraz zadania typu przypomnienie. Organizacja pracy z Terminarzem. Widok Terminarza Dostępne filtry Terminarz posiada zdefiniowane filtry pozwalające na łatwiejsze przeglądanie danych, są to: Typ zasobu - pozwala na określenie jakiego stanu zadania będą wyświetlane na Terminarzu. Filtr ten przyjmuje wartości: Nieaktualne Aktywne Oczekujące Zrealizowane Odrzucone Wszystkie Aktywność pozwala na pokazanie zadań których parametr Aktywne został ustawiony na tak lub nie. Można też wybrać wszystkie zadania czyli zarówno te aktywne jak i nieaktywne. Organizacja widoku terminarza Widok terminarza może zostać przystosowany do potrzeb użytkownika za pomocą organizatora widoku. Operator może dowolnie zmieniać sposób wyświetlania terminarza. Przycisk zmiany widoku Za pomocą przycisku data na terminarzu zostanie przestawiona na bieżącą datę. Dodawanie zadań do terminarza Z poziomu terminarza możemy stworzyć nowe zadanie typu przypomnienie. Pozwala to na zapisanie choćby notatki która widoczna będzie na terminarzu. Domyślnie na kalendarzu pojawiają się wszystkie zadania z modułu CRM oraz zadania typu przypomnienie założone w dowolnym miejscu w systemie poprzez Asystenta dodane w interfejsie okienkowym wersji Enova. Konfiguracja poczty CRM Definicje i konfiguracja CRM Konfigurowanie praw 77/106

78 Klawisze skrótów 78/106

79 Konfiguracja Poczty CRM U w a g a! Funkcjonalność IMAP została dodana do modułu CRM w wersji 10.0 i jest dostępna dla obecnych i nowych klientów posiadających moduł CRM w wersji co najmniej złotej. Konfiguracje konta pocztowego wykonuje się w nowo dodanej zakładce Konta Pocztowe, która znajduje się w Ustawienia -> Opcje -> CRM -> Konta pocztowe. Zakładka Konto pocztowe dostępna z poziomu konfiguracji Na formularzu zakładki Konta Pocztowe można określić konta pocztowe połączone z enova (na liście kont pocztowych można sprawdzić, które z wcześniej zsynchronizowanych z enova kont pocztowych zostało zablokowane co oznacza, że wiadomości nie będą z niego odbierane i wysyłane). Dodawanie nowego konta pocztowego Aby dodać nowe konto pocztowe można: skorzystać z przycisku Nowy (Konto pocztowe) ; Formularz Nowego Konta Pocztowego Formularz wprowadzania nowego konta pocztowego składa się z dwóch zakładek: Ogólna Prawa danych. Zakładka Ogólna zawiera następujące pola: Nazwa użytkownika (adres ) w polu tym należy wpisać pełny adres dodawanego konta pocztowego ( np. imię.nazwisko@xyz.pl) Login login do konta pocztowego ( np. imię.nazwisko); Hasło hasło dostępu do wprowadzanego konta pocztowego; Serwer poczty wychodzącej (SMTP) pełna nazwa serwera poczty SMTP do pobrania u operatora konta pocztowego (np. 79/106

80 smtp.wp.pl, smtp.gmail.com, poczta.o2.pl) Serwer poczty przychodzącej (IMAP) - pełna nazwa serwera poczty IMAP do pobrania u operatora konta pocztowego (np. imap.wp.pl, imap.gmail.com, poczta.o2.pl) SSL/TLS protokoły zapewniają poufność i integralność transmisji danych, a także uwierzytelnienie serwera i klienta. TSL zabezpiecza protokoły warstwy najniższej w tym protokół IMAP, SSL służy do zabezpieczenia protokołu SMTP. Port: SMTP POP3 IMAP SSL * Testuj przycisk pozwalający na sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych dotyczących konta pocztowego i sprawności połączeń. Jeżeli konto pocztowe zostanie poprawnie skonfigurowane i poprawnie przejdzie test połączenia pojawi się okno pośrednie z pozytywnym komunikatem. Komunikat informujący o pozytywnym skonfigurowaniu konta pocztowego Pobieraj załączniki po zaznaczeniu checkbox a do bazy danych enova zapisywane będą załączniki pochodzące z korespondencji (domyślnie opcja ta jest nieaktywna, należy zwrócić uwagę, iż pobieranie i zapisywanie załączników w bazie danych enova może powodować szybki rozrost bazy danych co może wpłynąć na wydajność). Tylko tekst po zaznaczeniu opcji, przy pobieraniu wiadomości z danego konta pocztowego widoczny będzie tylko tekst danej korespondencji (bez grafik, linków, załączników). Ma to zabezpieczyć program przed pobieraniem treści niebezpiecznych, mogących wywołać szkodę w bazie danych enova. Jeżeli checkbox zostanie zaznaczony w menu Czynności pojawi się dodatkowa czynność Pobierz treść html, po użyciu której zostanie pobrana dodatkowa treść maila. Blokada konta pole służące do blokowania danego konta, po zaznaczeniu checkbox a wiadomości nie będą wysyłane i odbierane z zablokowanego konta. Jednak wiadomości wcześniej pobrane będą nadal widoczne w bazie danych enova. Nie ściągaj wiadomości starszych od pole daje możliwość wyboru daty, od której wiadomości będą zaciągane do enova. U w a g a! W wersji 10.2 dodano możliwość zaciągania wiadomości z wybranego folderu. Foldery, z których zaciągane będą wiadomości, należy wskazać na definicji konta pocztowego. Dla wszystkich już zdefiniowanych kont pocztowych, podczas konwersji dodawany jest domyślny folder Inbox. Dzięki tej funkcjonalności, będzie można np. zaciągać do enova tylko wybrane wiadomości . Druga zakładka Prawa danych daje możliwość określenia, który operator będzie miał: pełne prawo do korzystania z danego konta pocztowego; prawo wyłącznie do poglądu konta pocztowego (operator nie będzie mógł odbierać i wysyłać wiadomości z danego konta pocztowego); zakaz dostępu całkowicie ogranicza prawo dostępu danemu operatorowi do konta pocztowego (operator nie będzie widział wiadomości odebranych i wysłanych z danego konta pocztowego, będzie ono dla niego niedostępne). 80/106

81 Nadanie praw operatorom do skrzynki mailowej Konfiguracja konta pocztowego dla operatora W konfiguracji systemu korzystając z następującej ścieżki: Ustawienia-> Opcje -> Systemowe -> Operatorzy -> CRM. Zakładka CRM na Operatorze enova Na zakładce tej administrator może przyporządkować, które z kont pocztowych będzie domyślnym kontem pocztowym danego operatora. W sekcji tej istnieje także możliwość zdefiniowania podpisu danego operatora jaki będzie używany do wysyłki wiadomości i przez niego. Podpis zawsze będzie taki sam bez względu na to z jakiego konta, do którego ma dostęp dany operator, będzie następowała wysyłka. 81/106

82 Definicje i konfiguracja CRM Konfiguracja modułu CRM obejmuje tworzenie definicji: kampanii, projektów, zadań, zdarzeń, teczek. Ponad to przedstawione zostanie deklarowanie cech dla wszystkich obiektów w module CRM oraz konfiguracja serwera poczty SMTP. Konfiguracja definicji CRM dostępna jest w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów. Definicje kampanii W programie enova można utworzyć wiele definicji kampanii np. odrębne definicje dla kampanii marketingowej, handlowej itp. Dla każdej definicji określane są: Definicja kampanii Nazwa- określa nazwę definicji kampanii; Symbol- skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na liście; Domyślna- oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu. Zablokowana- zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji. Formularz użytkownika- zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale. Kontrola dat Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania projektów w kampanii nie wykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) kampanii. W zależności od ustawienia parametru Kontrola dat (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Kontrola stanu Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętej kampanii znajdują się otwarte projekty. W zależności od ustawienia parametru Kontrola stanu (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Sposób numeracji- mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. 82/106

83 Budowanie formatki użytkownika dla Kampanii Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł- określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość kontrolki - stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość kontrolki - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla pól tekstowych typu notatki, cel, etc. Linia oddzielająca - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez jego ustawienia przez operatora nie będzie możliwe zapisanie kampanii. Definicje projektów W programie enova można utworzyć wiele definicji projektów. 83/106

84 Definicja projektu Dla każdej definicji określane są: Nazwa - określa nazwę definicji projektu; Symbol - skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na liście; Domyślna - oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu. Zablokowana - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji. Formularz użytkownika - zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale. Kontrola dat Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania zadań/zdarzeń w projekcie nie wykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) projektu. W zależności od ustawienia parametru Kontrola dat (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Kontrola stanu Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętym projekcie znajdują się otwarte zadania/zdarzenia. W zależności od ustawienia parametru Kontrola stanu (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu. Sposób numeracji - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Etapy definicji programu Jest to domyślna lista etapów projektu. Podczas tworzenia nowego projektu lista etapów z definicji będzie kopiowana do projektu (w każdym projekcie może być ona zmieniona). Etap projektu zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność etapów; Nazwę; Realizację określającą procent realizacji projektu na danym etapie; Zakładka Stany Jest to lista stanów projektu. Każdy zdefiniowany stan projektu zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru, Nazwę, Pole Aktywny określa, czy projekt w tym stanie jest otwarty (podlega zmianom). 84/106

85 Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do projektów wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do projektów określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora. Zakładka Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Budowanie formatki użytkownika dla Projektu Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł- określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole- nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu- stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość kontrolki- stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość kontrolki- stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. Linia oddzielająca- pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt- zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim- pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez jego uzupełnienia nie będzie możliwe zapisanie projektu. Definicje zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych i wypożyczeń Zadania, zdarzenia, zlecenia serwisowe i wypożyczenia definiuje się w ten sam sposób. Zostanie on przedstawiony na przykładzie formularza definiowania zadań. 85/106

86 Zakładka Ogólne Formularz definicji zadania Standardowe użytkownik nie ma wpływu na wartość tego pola. Jeśli pole jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona do systemu przez producenta i nie można jej usunąć. Nazwa nazwa definicji; Symbol symbol definicji, musi być unikalny; Drugi- oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolu podstawowego; Domyślna jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście zadań wywoła formularz zadania dla tej definicji. Tylko jedna definicja może być domyślna; Algorytm- zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki Kod kalkulatora zadań pozwalającego modyfikować zachowanie definicji; Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji; Rodzaj formularza pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji: Pełny na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlane są dwie zakładki: Ogólne i Dodatkowe Prosty na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlana jest jedna zakładka Ogólne. Dane o projekcie i planowanych przychodach i kosztach nie są dostępne. Użytkownika wygląd okna do wprowadzania zadania jest konfigurowany przez operatora. Na definicji zadania pojawia się dodatkowa zakładka Użytkownik, na której określa się jakie pola mają być dostępne na formularzu zadania. Definicja zadania generowanego przy zamknięciu jest to definicja innego zadania (lub zdarzenia), które będzie automatycznie wygenerowane przy przestawianiu stanu zadania na nieaktywne. Można w ten sposób wymusić, żeby dla każdego spotkania, po jego zakończeniu, program automatycznie proponował dodanie notatki. Zadanie (zdarzenie) takie jest umieszczane na liście zadań powiązanych; Definicja zadania grupowego jeżeli dla zadania zostanie określona definicja zadania grupowego, wówczas zadanie takie będzie posiadało zakładkę Uczestnicy i będzie możliwe dodawanie innych operatorów wykonujących to zadanie. W takim wypadku dla każdego operatora wskazanego na liście uczestników zostanie utworzone zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania); Definicja dokumentu handlowego jeżeli zostanie określona, to na zadaniu (zleceniu serwisowym) będzie dostępna funkcja Utwórz dokument handlowy. Jest to szczególnie przydatne na zleceniach serwisowych o tworzenia dokumentów pobrania części zamiennych z magazynu; Magazyn- pozwala na określenie, którego magazynu będą dotyczyły tworzone dokumenty magazynowe/handlowe; Sposób numeracji- mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. 86/106

87 Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Stan Służy do określania stanów. Każdy zdefiniowany stan zadania zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Pole Aktywny określa, czy zadanie w tym stanie jest otwarte. Zakładka Priorytety Służy do określania priorytetów dla zadania. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę. Zakładka Opcje Sekcja Opcje zawiera: Kategorie- pozwala na przypisania definicji do określonej definicji. Kategorie definiowane są w Ustawienia-> Opcje-> CRM-> Ogólne-> Kategorie aktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu łatwiejszego przypinania wydruków. Rejestracja historii zmian przy każdej zmianie zadania tworzony jest zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o operatorze dokonującym zmiany. Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości zadania. Historia zmian jest dostępna na zakładce Historia na formularzu zadania; Opis HTML zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę Opis na formularzu zadania, której tekstowi można nadawać standardowe atrybuty graficzne (pogrubienie, kursywa itp.); Całodzienne przy dodawaniu zadania zainicjalizowane zostaną pola Rozpoczęcie (0:00) i Zakończenie(23:59) Inicjuj nazwę przy dodawaniu zadania w polu Nazwa pojawi się nazwa definicji zadania; Definicja do importu maili określa czy dana definicja będzie służyć do importu maili z programu Outlook 2007/2010/2013 (pod warunkiem zainstalowania dodatku enova.outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova, jako nowa pozycja na liście zadań, zdarzeń, zleceń lub wypożyczeń. Powiąż czas wykonania- zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji; Dostępny stoper- zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji zadania; Automatyczny stoper- zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne włączanie się stopera podczas otwierania formatki. Sekcja enova.net/pulpit kontrahenta: Dostęp określa czy w internetowej wersji enova użytkownicy będą mieli dostęp do zadań o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak całkowity zakaz dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania zadań, Edycja możliwość zmiany treści zadań; Dodawanie określa czy w internetowej wersji enova, będzie można dodać nowe zadanie o tej definicji; Widoczna w module- pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w enova.net Sekcja Zasoby CRM: Filtr typu zasoby- pozwala na ustawienie filtru na zasobach firmy; Kontrola czasu na zasobie- określa sposób kontroli czasu podczas dodawania zasobów: Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) program uniemożliwi operatorowi zmianę okresu rezerwacji zasobu. Okres rezerwacji będzie ściśle powiązany z okresem zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania. Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Brak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Sekcja Dokumenty CRM: Wartość- pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas dodawania dokumentów na formularzu zadania. Sekcja Cechy: Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas kopiowania zadania Sekcja Zadanie dla roli: Rola- wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie zadania dla danej roli. Sekcja Wypożyczenia/Serwis: Kontrola dostępności urządzenia- określa sposób zachowania się systemu w przypadku wykorzystywania urządzenia w jednym czasie. Można nie kontrolować dostępności urządzenia, ostrzegać bądź zabraniać rezerwacji urządzenia. Ustawienie 87/106

88 parametru Kontrola dostępności urządzenia na zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji zasobu. Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. U w a g a! W wersji 9.3 dodano przycisk Układ domyślny dający możliwość dodania do widoku formularza wszystkich pól znajdujących się na prostym formularzu. Przycisk Domyślny układ na zakładce użytkownik Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole, Pole nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola, Szerokość opisu stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką, Szerokość kontrolki stanowi długość kontrolki (pola), Wysokość kontrolki stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc., Linia oddzielająca pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę, Tylko odczyt zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją, Z poprzednim pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie zadania/zdarzenia. Zakładka Mail Pozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie zadań. Posiada dwie grupy parametrów: Wysyłaj pocztę do w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana poczta Wykonującego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Wykonujący. Wymaga to wpisania na 88/106

89 formularzu operatora na zakładce CRM adresu , Prowadzącego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora na zakładce CRM adresu , Kontrahenta poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu . U w a g a! Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) w polu kontrahenta ustawiono domyślnie wartość Do. Automatyczne powiadomienia o pozwala na określenie sytuacji, w których będzie automatycznie wysyłana poczta: Utworzeniu zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania, Edycji zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie, Zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania), Okno potwierdzenia pozwala na określenie, czy podczas wysyłania wiadomości (poprzez Czynności -> Wyślij ) ma pokazywać się okno wysyłki wiadomości. Zakładka konfiguracji wysyłki W sekcji Wysyłaj pocztę do znajdują się dwa parametry: Rodzaj adresu oraz Wysyłaj na adres. Rodzaj adresu e- mail pozwala na wybranie na danej definicja zadania/zdarzenia adresu e mail z przypisanym do niego celem kontaktu, który będzie zawsze wykorzystywany przy wysyłce maila z powiadomieniem. Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencji (KORESP) ustawiono domyślnie w tej sekcji adres ze zdefiniowanym celem jako korespondencja masowa. Wysyłaj na adres daje możliwość wyboru na jakie adresy będzie wysyłane dane powiadomienie. Jeżeli w polu tym będzie widniała opcja pierwszy to mail będzie wysyłany na pierwszy adres przypisany do danego celu kontaktu. Jeśli zaś w polu tym będzie widniała opcja wszystkie informacja będzie wysyłana na wszystkie adresy z przypisanym (wybranym wcześniej) celem. Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) domyślnie ustawiona w tym polu jest wartość pierwszy. Aby było możliwe wysyłanie poczty przez enova, konieczne jest wprowadzenia danych serwera SMTP w Opcje Systemowe Asystent. Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do zadań o wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do zadań określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora. Definicje korespondencji Właściwa konfiguracja systemu zapewnia poprawne działanie funkcjonalności umożliwiającej wysyłanie poczty elektronicznej. W przypadku korespondencji seryjnej konfiguracja może nastręczać pewnych trudności, ponieważ jest zależna od definicji innych obiektów i wymaga wprowadzenia ustawień w kilku miejscach systemu. Korespondencja seryjna Konfiguracja serwera pocztowego W celu przygotowania korespondencji seryjnej należy skonfigurować ustawienia serwera pocztowego. Należy to wykonać w oknie Narzędzia Opcje Systemowe Asystent Wypełniając pola w sekcji Wysyłka maili. 89/106

90 Konfiguracja serwera pocztowego W polach Nazwa użytkownika oraz Hasło należy wpisać dane konta na serwerze pocztowym, z którego następowała będzie wysyłka maili. Serwer SMTP to nazwa serwera pocztowego w sieci. Może to być serwer lokalnie zainstalowany w firmie bądź jeden z publicznych serwerów pocztowych. Port oraz SSL w zależności od konfiguracji serwera pocztowego należy wpisać odpowiedni port na którym pracuje usługa serwera oraz, jeśli serwer dostarcza takiej funkcjonalności, także szyfrowanie połączeń (SSL). Dane można uzyskać od administratora serwera. Wysyłaj maile z kont operatorów, pozwala skonfigurować wysyłkę tak, by wiadomości wysyłane były z indywidualnego konta operatora a nie z adresu głównego. Zaznaczenie tej opcji wymaga wypełnienia danych w Narzędzia Opcje Systemowe Operatorzy OPERATOR CRM sekcji Adres operatora. Konfiguracja definicji korespondencji i zdarzenia Wiadomości seryjne w enova realizowane są jako grupa zdarzeń zawierająca informacje o adresacie kontrahencie bądź osobie kontaktowej kontrahenta oraz, jeśli ustawiono tak na definicji korespondencji, także treści wiadomości (w zależności od ustawienia parametru sposób wysyłki: Grupowo treść pobierana zakładki Treść na korespondencji, Indywidualnie treść pobierana z zakładki Opis na zdarzeniu). Konfiguracja definicji zdarzenia Należy przygotować odpowiednią definicję zdarzenia. Należy przejść do wybranej definicji lub utworzyć nową w Narzędzia Opcje CRM Definicje dokumentów Definicje zdarzeń. Na zakładce Mail należy wskazać do kogo ma być wysyłana korespondencja. Konfiguracja definicji zadania Przykładowo dla mailingu seryjnego najodpowiedniejszym będzie ustawienie pola Kontrahent na wartość UDW. 90/106

91 Przykładowa konfiguracja mailingu seryjnego W przypadku gdy definicja stosowana będzie do wysyłania wiadomości elektronicznych, formularz pozwala także określić, czy przed wysyłką wiadomości , pojawi się okno zawierające adresy wszystkich adresatów oraz treść wysyłanej wiadomości. Okno pojawi się wyłącznie gdy na definicji korespondencji wybrano sposób wysyłki Grupowy. Konfiguracja definicji korespondencji Definicję korespondencji znaleźć można w Narzędzia Opcje CRM Definicje dokumentów Definicje korespondencji. Na formularzu definicji należy ustawić wartość pól Definicja zdarzenia należy ustawić definicję skonfigurowaną w poprzednim punkcie oraz pole Sposób wysyłki maila, które określa, czy treść wiadomości będzie identyczna dla wszystkich adresatów i pobierana z pola Opis na korespondencji, czy też każdy kontrahent otrzyma treść zindywidualizowaną np. za pomocą mechanizmu Pola danych na korespondencji. Po wybraniu opcji Indywidualne aktywuje się pole Czas opóźnienia, w którym określić można (w sekundach) czas opóźnienia wysyłki kolejnych wiadomości po kliknięciu opcji wyślij wiadomość. Pole Załączniki determinuje sposób zachowania wysyłki załączników dołączonych w Asystencie. W przypadku wybrania Tak wysyłane będą załączniki dodane do zdarzenia, w przypadku wybrania opcji Z korespondencji wysyłany będzie załącznik dołączony do korespondencji (wszyscy odbiorcy dostaną takie same załączniki). Konfigurowanie definicji korespondencji 91/106

92 Sposób numeracji to mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu okna wyświetlany jest przykład numeru. Pole jest odświeżane dynamicznie. Definicje teczek Dodanie nowej definicji teczki odbywa się z poziomu Narzędzia Opcje CRM Definicja dokumentów Definicje teczek. Definicja teczki Nazwa nazwa definicji, Symbol symbol definicji, musi być unikalny, Dostępność określa sposób zachowania definicji. W przypadku wybrania: Publiczna której elementy dostępne są dla wszystkich operatorów, Prywatna której elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów, Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji, Formularz użytkownika zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale, Sposób numeracji mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów, W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób, w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Stany pozwala na proste określenie stanów teczek wraz z ich aktywnością Zakładka Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole, Pole nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola, Szerokość opisu stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką, Szerokość kontrolki stanowi długość kontrolki (pola), 92/106

93 Wysokość kontrolki stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc., Linia oddzielająca pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę, Tylko odczyt zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją, Z poprzednim pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie teczki. Konfiguracja ogólna rodzaje kontaktów Możliwość konfiguracji rodzajów kontaktów oraz celów kontaktów znaleźć można za pomocą następującej ścieżki: Narzędzia -> Opcje -> Ogólne -> Rodzaje kontaktów. Definicje celów kontaktów W wersji programu 9.2. enova dodano możliwość przyporządkowania do danego rodzaju kontaktu (np. adres , numer telefonu, faks) celu tegoż kontaktu (np. efaktura, korespondencja masowa oraz każdy dowolnie zdefiniowany w konfiguracji cel). Standardowo na liście celów widnieją dwa predefiniowane cele korespondencja masowa oraz efaktura. Przypisanie takie będzie wykorzystywane przede wszystkim w przypadku wysyłki korespondencji seryjnej oraz przy wysyłce efaktury. Np. Tworzona jest korespondencja seryjna informująca o promocji, maile tego gatunku powinny być wysyłane na jeden, zdefiniowany przez kontrahenta adres mailowy, do którego przypisany został cel promocja (a nie na wszystkie adresy przypisane do danego kontrahenta). W celu osiągnięcia takiego efektu należy stworzyć definicję korespondencji, do której podpięte zostało zdarzenie odnoszące się do danej korespondencji. Zdarzenie to powinno mieć uzupełnioną we właściwy sposób zakładkę Mail. Na niej w polu Rodzaj adresu należy wybrać wcześniej zdefiniowany cel, który przypisany został również do adresów , na które wysyłana ma być informacja o promocji. Mail na definicji zdarzenia 93/106

94 Wysyłka dla konkretnego Rodzaju adresu obsługiwane są w CRM -> Korespondencja -> Czynności -> Wysłanie korespondencji masowej oraz bezpośrednio z zadania/zdarzenia z menu Czynności -> Wysyłka . Dodanie własnych definicji celów następuje poprzez wpisanie celu w wiersz tabeli i przejście do kolejnego, niższego wiersza. Następnie należy zapisać i zamknąć okno, w którym miało miejsce definiowanie. U w a g a! Po konwersji bazy danych do wersji 9.2 przypisany zostanie cel kontaktu korespondencja masowa do wszystkich domyślnych adresów . Po konwersji bazy danych do wersji 9.2 przypisany zostanie cel efaktura do wszystkich domyślnych adresów , ale tylko wtedy, gdy zainstalowany jest dodatek invooclip. Konfigurowanie praw Na formularzu definicji projektu/zadania/zdarzenia można przypisać poszczególnym operatorom prawa do projektów o określonej definicji: Pełne prawo do edycji. Operator będzie mógł tworzyć projekty/zadania/zdarzenia o takiej definicji, modyfikować je i usuwać, Prawo do podglądu (tylko odczyt). Operator będzie mógł przeglądać projekty/zadania/zdarzenia o takiej definicji, ale nie będzie ich mógł dodawać, modyfikować ani kasować, Zakaz dostępu. Operator w ogóle nie widzi na listach projektów/zadań/zdarzeń o określonej definicji. Prawo do definicji Te same prawa (do projektów, do zadań ) mogą zostać określone z poziomu formularza operatora. W tym wypadku określamy dla wybranego operatora do jakich projektów, zadań i korespondencji posiada prawo. 94/106

95 Określenie praw dla operatora W przypadku zadań istnieje drugi mechanizm określana praw. Jest on konfigurowany w uprawnieniach roli, w gałęzi Zadania Zadania i zdarzenia CRM Simple. Prawa do zadań określane są w kilku kategoriach: Dostęp do zadań określonego rodzaju. Każdemu operatorowi można ustawić prawa dostępu do zadań (oraz zdarzeń i zleceń) o określonej definicji: Pełne prawo do edycji zadań, Prawo do podglądu zadań (tylko odczyt), Zakaz dostępu do zadań (operator w ogóle nie widzi zadań określonej definicji), Prawo do kasowania zadań każdej roli można przypisać prawo (lub zakaz) do kasowania zadań i zdarzeń (dzięki temu można tak skonfigurować program, że żadne, raz wpisane zadanie, nie zostanie usunięte z systemu może zostać najwyżej oznaczone jako nieaktywne), Prawa do zadań innych operatorów każdej roli można przypisać zakres praw dostępu (pełne, tylko odczyt lub zakaz) do zadań przypisanych innym operatorom, Zamykanie zadań prawo służące do zarządzania zamykaniem zadań, Zasoby innych operatorów prawo służące do zarządzania zasobami innych operatorów, Zmiana operatora prawo służące do zarządzania operatorami na zadaniach. Organizacja praw na roli Należy przy tym pamiętać, że prawa Simple nakładają się z prawami do definicji zadań (zawsze obowiązuje bardziej restrykcyjne ograniczenia praw dostępu do zadania wynikające z tych dwóch). Przykładowo: operator posiada prawa do odczytu dla zadań o definicji SPO i zakaz do zadań innych operatorów. Oznacza to, że będzie mógł oglądać (tylko odczyt) zadania SPO, dla których jest ustawiony jako prowadzący lub wykonujący, ale nie będzie w ogóle widział zadań innych operatorów. 95/106

96 Klawisze skrótów Lista klawiszy użytych w programie enova365 wresja html F2 - Wejście do edycji danych na liście F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce 96/106

97 Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych System archiwizacji bazy danych jest maksymalnie uproszczony. Użytkownik ma do dyspozycji bardziej zaawansowane narzędzia służące do tego celu, będące częścią Windows lub SQL Server. Może także stosować któryś z wyspecjalizowanych, komercyjnych pakietów. Niezależnie od użytego systemu, jego istnienie i istnienie jego opisu jest obowiązkiem nakładanym na każdą firmę przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami Art ). Procedura archiwizacji bazy danych SQL Server korzysta z narzędzi wchodzących w skład pakietu SQL Server. Z tego względu: baza zapisywana jest w formacie kopii zapasowej pakietu SQL Server i nie jest pakowana. Zalecane jest nadane kopiom danych baz SQL rozszerzenia.bac. kopia wykonywana jest na komputerze, na którym znajduje się serwer SQL. Aby przenieść lub skopiować kopię bezpieczeństwa na lokalny dysk, użytkownik musi posiadać dostęp (uprawnienia) do katalogu serwera, na którym zostanie ona umieszczona (standardowo C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP). Procedurę archiwizacji wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Archiwizuj bazę danych Archiwizuj bazę danych Po wpisaniu ścieżki gdzie zostanie zapisany plik z archiwum pojawia się komunikat Procedura odtwarzania bazy danych z archiwum wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Odtwarzaj bazę danych z kopii Odtwarzanie bazy danych W kolejnym oknie wybieramy ściężkę z której wskazujemy plik archiwum 97/106

98 Odtwarzanie bazy danych Po wpisaniu ścieżki i poprawnym odtworzeniu archiwum pojawia się komunikat 98/106

99 Zbiory danych systemu enova365 Technologia System enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 może współpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008R2, 2012, 2014 lub bazą MySQL Baza danych MSSQL lub MSDE jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie na ogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych. Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel. Zapewnienie ochrony systemu enova oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na których zainstalowany jest system enova, czy tez zlokalizowana jest baza danych. Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie i przypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu. Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Lp. Nazwa modułu Opis 1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja 2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy 3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami 4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS 5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy 6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe 7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac) 8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD 9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu) 10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje. 11 Kasa Moduł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raporty kasowe/wyciągi bankowe. 12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny. 13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowe. Definicje magazynów, obroty, zasoby. 14 Płace Zarządzania wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechania podatkowe. 15 Środki trwałe Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych (otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza 16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja. 17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy. 18 Windykacja Windykacja należności. Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Poniższe zestawienia przedstawiają tabele systemu składające się na poszczególne moduły. W tabelach tych przechowywane są informacje biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń. Business 99/106

100 Lp. Nazwa zbioru Opis 1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu. 2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego. 3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła. 4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie. 5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom. 6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu. 7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach. 8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.). 9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora. Core Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Adresy Informacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu lokalu itp. 2 Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane DaneKontrahentow adresowe. 3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów. 4 DokEwidencja Podstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane o dokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent). 5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod. 6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa. 7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik. 8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość. 9 DefStawekVat Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis. 10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis. 11 PozEwidZbiorczej Pozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tą ewidencją. CRM Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy. 2 ZUSY Lista oddziałów ZUS. 3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod. 4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod. 5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności. Deklaracje Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie Ewidencja VAT Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefinicjePOVAT Definicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe, warunek, ilość dni warunku), opis. 2 Nagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer NagEwidencjiVATT korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy. 3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu. 100/106

101 4 NagRozliczenVATT 5 EleRozliczenVATT Nagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia. Elementy rozliczeń VAT oraz akcyzy.stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, data rozliczenia. Handel LP. Nazwa zbioru Opis 1 Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowache tych dokumnetów DefDokHandlowych w systemie. 2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych. 3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT. 4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych. 5 DefRelHandlowych Definicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwości powiązania. 6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych. 7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych. Zarządzanie zasobami ludzkimi Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit 2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa. 3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny. 4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data. 5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość. 6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie. 7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania. 8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis. 9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa. 10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane Import Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KwotySadow Kwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowań wyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma. Kadry Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa. 2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat. 3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu. 4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS. 5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie. 6 PodstawyStazow Informacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie, definicja. 7 HistZatrudnien Historie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okres zatrudnienia, staż pracy. 8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota. 9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne. 101/106

102 10 Pracownicy Lista pracowników. Kod, 11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS. 12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku. 13 PracHistorie Historia danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik, okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom 14 PracHistorie2 Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt, informacje o służbie wojskowej, KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności. 16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia). 17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa. 18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania. 19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość. 20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania. 21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres. 22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania. 23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data. 26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis. 27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data. 28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu. 29 FundPozyczkowe Przynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe, wycofanie wkładu. 30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota. 31 HistoriePozyczek Historia warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicja elementu. 32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów. 33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów. Kalendarze Lp. Nazwa zbioru Opis 1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku. 2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania. 3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit. 4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy. 5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy. 6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy. 7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy. 8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy. 9 Kalendarze Kalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzy wyjątków). 10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy 11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina. 12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy. 13 ZestawieniaPracy Zestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy w okresie. 14 StrefyZestawien Strefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilość dni pracy, czas pracy. 15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach. 102/106

103 16 Nieobecnosci Nieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dla nieobecności ZUS i urlopów. 17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy. 18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy. Kasa i wyciągi bankowe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku. 2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin. 3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu. 4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota. 5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis. 6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer). 7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe. 8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu. 9 Zaplaty Zapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, data dokumentu, opis. 10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana. 11 RozliczeniaSP Rozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata, data, kwota płatności, kwota zapłaty. 12 DokRozliczeniowe Dokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe,...). Podmiot, data i numer dokumentu, opis. 13 PozDokRozlicz Pozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP, data i termin zapłaty, procent odsetek, kwoty. 14 RozrachunkiIdx Tabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, data rozliczenia. Księgowość Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis. 2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma. 3 ZapisyKsiegowe Zapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny, konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu. 4 RozliczeniaKS Rozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stronie winien oraz ma. 5 Konta Konta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilans otwarcia. 6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika. 7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa. 8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy. 9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda. 10 Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry SchematyKsiegowe schematu. 11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji. 12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis. 13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji. 14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie. 15 PozycjeZestKS Pozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposób sumowania Magazyny 103/106

104 Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyMag Okresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o stanie magazynowym. 2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar. 3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami. 4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru które aktualnie dostępne są na magazynie. Płace Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział. 2 DefElementow Definicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartości i uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności. 3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość. 4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania. 5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość. 6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki. 7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość. 8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia. 9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji. 10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA. 11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona. Środki trwałe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach. 2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis. 3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł. 4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis. 5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia. 6 SrodkiTrwaleHist Środki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, parametry amortyzacji, wycena, ilość. 7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego. 8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa. 9 Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody ParametryOdpisow dodatkowe odpisów. 10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia. 11 Ewidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce użytkowania, centrum EwidWyposazeniaH kosztów, osoba odpowiedzialna, wycena. 12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis. Towary Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Jednostki Lista jednostek miary. 2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar. 3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów. 4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowomagazynowych. 5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części) z jakich składa się produkt. 6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie. 104/106

105 7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki. Waluty LP. Nazwa zbioru Opis 1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR. 2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa. 3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność. Windykacja LP. Nazwa zbioru Opis 1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin. 2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin. 105/106

106 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry Płace , place@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel./fax , info@enova.pl,