Opis systemu informatycznego, w Samodzielnym Publicznym Specjalistycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Szpital Miejski im. Jana Pawła II w Elblągu.

Transkrypt

1

2 Opis systemu informatycznego, uŝywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Samodzielnym Publicznym Specjalistycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Szpital Miejski im. Jana Pawła II w Elblągu. PoniŜsze opracowanie przedstawia wymagania jakie stawia ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r (Dz. U. z 2002r. nr 76, poz. 694, z późn. zm) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera. Samodzielny Publiczny Specjalistyczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital Miejski im. Jana Pawła II w Elblągu, księgi rachunkowe prowadzi przy uŝyciu komputera w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte w wersji 5.00 i następnych produkcji Sage Symfonia Sp. z o.o. Program zakupiono za pośrednictwem Firmy PPHU KONI Arkadiusz Wojtal z siedzibą w Elblągu przy ul. Grobla Świętego Jerzego 13. Wykaz uŝytkowanych licencji: 1. Symfonia Finanse i Księgowość Forte 5 stanowisk (FKF ), 2. Symfonia Handel Forte 4 stanowiska (HMF ), 3. Symfonia Premium Analizy Finansowe 4 stanowiska (AFP , AFP , AFP , AFP , 4. Symfonia Środki Trwałe Forte 1 stanowisko FVS06/3188 Program SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte jest rozwiązaniem uniwersalnym, który w swojej standardowej wersji przeznaczony jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostek innych niŝ banki i zakłady ubezpieczeń. I. Dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte zgodnie z obowiązującą polityką rachunkowości szpitala przyjęto, Ŝe podstawowym okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Wynika to zarówno z definicji okresu sprawozdawczego (deklaracje podatkowe sporządzane są co miesiąc), jak i z wymogów drukowania na koniec kaŝdego okresu sprawozdawczego, zestawienia obrotów i sald księgi głównej. Oznacza to konieczność księgowania dokumentów z dokładnością do konkretnego miesiąca. Zakładowy plan kont (syntetycznych) stanowi załącznik nr 1 do niniejszej dokumentacji. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte konta ksiąg pomocniczych (analityka) stanowią rozwinięcie kont księgi głównej (syntetyki), o ile naturalnie dane konto posiada rozwinięcie analityczne. Zapisy mogą być księgowane wyłącznie na ostatni poziom analityki konta, dzięki czemu nie jest moŝliwe omyłkowe wprowadzenie zapisu wyłącznie na konto syntetyczne. W konsekwencji nie powstają róŝnice w obrotach zarejestrowanych na koncie syntetycznym i na prowadzonych do tego konta analitykach. Program SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte składa się z kilkunastu plików. Muszą one ze sobą ściśle współpracować i nie jest moŝliwa poprawna praca programu w wypadku usunięcia jednego z nich. Takie rozwiązanie wynika z przyjętych przez Sage Symfonia Sp. z o.o. zasad budowy programu. Podręcznik do programu SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte opisuje procedury i funkcje wraz z określeniem parametrów przetwarzania danych w programie. Dodatkowo w pliku Algorytmy i reguły obliczeń.rtf stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej dokumentacji, opisane są w sposób syntetyczny istotne 1

3 funkcje i sposoby pracy programu. Ponadto w podręczniku opisano szczegółowo programowe zasady ochrony i zabezpieczania danych (prawa dostępu, kontrola poprawności dat, kontrola rachunkowa, kontrola eksportu danych osobowych...) systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. II. Księgi rachunkowe W art. 13 Ustawy o Rachunkowości określono, Ŝe system komputerowy musi zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Pojęcie księgi rachunkowe obejmuje: Dziennik, Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna), Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera za równowaŝne z księgami rachunkowymi uwaŝa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2 jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umoŝliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte w jednym miejscu (zakładka Księgi z menu zakładkowego Raporty) dostępne są, odpowiednio sparametryzowane, gotowe zestawienia i raporty umoŝliwiające wydrukowanie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu moŝliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte stosowana jest funkcja zatwierdzania (bilansu otwarcia, danych roku obrotowego... ) wykonanie, której uŝycie blokuje moŝliwość wprowadzenia jakichkolwiek zmian w zatwierdzonych danych. III. Wydruki z ksiąg rachunkowych Wszystkie wydruki (równieŝ przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte są oznaczone nazwą jednostki zgodnie z treścią wpisaną w polu Nazwa firmy tabeli informacje o firmie. Wszystkie wydruki (równieŝ przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte są nazwą danego rodzaju księgi, a w lewym dolnym rogu podana jest nazwa i wersja programu. Wszystkie wydruki (równieŝ przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte są oznaczone symbolem roku obrotowego, symbolem okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia zgodnie z datą dla programu wyświetlaną w prawym dolnym rogu ekranu. Wszystkie wydruki (równieŝ przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte są kolejno, automatycznie numerowane wraz z oznaczeniem pierwszej i ostatniej. Wydruki wymagane przez ustawę są sumowane w sposób ciągły, to znaczy na kaŝdej stronie wydruku wykazywane są kwoty do przeniesienia na stronę następną i kwoty z przeniesienia ze strony poprzedniej. 2

4 W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte automatyczną kontrolę ciągłości zapisów sprawuje dziennik księgowań. Zgodnie z ustawą uŝytkownicy zobowiązani są do regularnego drukowania lub przenoszenia treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych - 5 lat. Częstotliwość wykonywania zestawień została w ustawie określona następująco: Dziennik - naleŝy wydrukować nie później niŝ na koniec roku obrotowego, zestawienie dostępne z menu Raporty zakładka Księgi. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) oraz Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) - naleŝy wydrukować nie później niŝ na koniec roku obrotowego, zestawienie dostępne z menu Ustawienia zakładka Plan kont. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej - sporządza się na koniec kaŝdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niŝ na koniec miesiąca, zestawienie dostępne z menu Raporty zakładka Księgi. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych - sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, zestawienie dostępne z menu Raporty zakładka Księgi. Zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów - sporządza się na dzień inwentaryzacji, zestawienie dostępne z menu Raporty zakładka Księgi. IV. Dziennik Prowadzony w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte, dziennik księgowań obejmuje chronologiczny zapis danych o operacjach gospodarczych. W dzienniku w sposób automatyczny ujmowane są wszystkie pozycje dowodów księgowych. Drukując zestawienie naleŝy wybrać zakres okresów sprawozdawczych, jakie mają być uwidocznione na wydruku. Dokumenty w dzienniku w ramach kaŝdego miesiąca uporządkowane są w kolejności dat księgowania. Podczas księgowania dokumentu zapisom na konta nadawane są automatycznie kolejne numery pozycji w dzienniku, które jednoznacznie wiąŝą zapisy ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jednocześnie kaŝdy zapis odnotowany w dzienniku oznaczony jest sygnaturą osoby, która jest odpowiedzialna za ten zapis. W podsumowaniu zapisów dziennika wykazywane są obroty z poprzednich miesięcy i obroty narastająco na koniec danego okresu, co umoŝliwia porównanie z obrotami narastająco z zestawienia obrotów i sald. V. Zbiory kont syntetycznych i analitycznych Konta księgi głównej (syntetyka) zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zdarzeń zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. VI. Zestawienie obrotów i sald Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec kaŝdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niŝ na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: 1) symbole lub nazwy kont, 2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. 3

5 Zestawienia obrotów i sald oraz zestawienia sald, wykonywane według wymagań ustawowych dostępne są w programie z menu zakładkowego Raporty \ Księgi \... Prezentowane w tym zestawieniu obroty narastająco moŝna łatwo porównać z danymi z dziennika księgowań. VII. Inwentarz Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. W związku z powyŝszym w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte nie ma księgi rachunkowej nazwanej inwentarz. Rolę tę spełnia zestawienie obrotów i sald. VIII. Dowody źródłowe Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej - dowody źródłowe. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera za równowaŝne z dowodami źródłowymi uwaŝa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych juŝ w księgach, przy zapewnieniu, Ŝe podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: 1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, 2) moŝliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte jedyną metodą wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych jest zaksięgowanie ich przez uŝytkownika. Dotyczy to równieŝ wszelkich danych wprowadzanych automatycznie przez inne programy. Decyzję zaksięgowania dokumentu podejmuje kaŝdorazowo posiadający odpowiednie uprawnienia uŝytkownik. Identyfikator osoby księgującej dany dowód przypisywany jest w momencie księgowania dokumentów. Zgodnie z wymogami ustawy, zapisy w księgach dokonuje się w sposób trwały. NaleŜy stosować procedury i środki chroniące przed modyfikacją lub zniszczeniem zapisów. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte jedyną metodą poprawienia zapisów wprowadzonych do ksiąg zatwierdzonych i sprawdzonych zapisów jest zaksięgowanie dowodu korygującego poprzednie zapisy. MoŜna stosować storno czarne lub storno czerwone. Odpowiedni zapis zostanie wygenerowany przez program automatycznie na podstawie wybranego błędnego zapisu. Jednocześnie ciągłość numeracji zapewniona jest programowo. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość nie istnieje moŝliwość doksięgowywania pozycji do zatwierdzonych i zaksięgowanych dowodów. IX. Treść dowodu księgowego W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte kaŝdy zapisywany do ksiąg dokument oznaczany jest sygnaturą uŝytkownika, który posiadając odpowiednie uprawnienia w systemie, podjął decyzję o zaksięgowaniu dowodu. Sygnatura ta spełnia rolę podpisu. Dowody po wprowadzeniu do programu powinny być kierowane do bufora (co umoŝliwia ich dodatkowe sprawdzenie). Zgodnie z wymogami ustawy konieczne jest określenie rodzaju i numeru dokumentu stanowiącego podstawę zapisu. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte zadanie to realizowane jest w ten sposób, Ŝe przechowywane są informacje o numerze własnym dokumentu źródłowego oraz o numerze ewidencyjnym nadawanym automatycznie w czasie rejestracji. Dodatkowo numer ewidencyjny określa rodzaj danego dokumentu ( np. wyciągi bankowe, faktury sprzedaŝy, polecenie księgowania). Opis operacji odpowiada w programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte treści pozycji dowodu. 4

6 X. Sprawdzalność ksiąg Księgi rachunkowe uwaŝa się za sprawdzalne, jeŝeli umoŝliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte stosowana jest automatyczna numeracja kaŝdego symbolu dowodu w momencie wprowadzania. Dla kaŝdego rodzaju symboli dowodów prowadzona jest osobna numeracja. Numery nadawane przez program (numery ewidencyjne są wykorzystywane przez uŝytkowników do szybkiej identyfikacji dowodów księgowych). Ponadto podczas zapisu dowodu do ksiąg przypisywany jest mu automatycznie numer kolejny wynikający z oznaczenia pozycji w dzienniku księgowań, w efekcie w dzienniku księgowań widoczne są oba numery. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte dostępne są specjalne raporty diagnostyczne, które kontrolują kompletność zbiorów danych. MoŜliwa jest równieŝ kontrola istotnych dla poprawnej pracy programu parametrów przetwarzania danych zmiany są w programie rejestrowane i moŝna przejrzeć historię ich zmian. W programie SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte dostępne są narzędzia pozwalające zarówno na przeglądanie zapisów jaki i raporty zestawiające dane zbiorcze według parametrów określanych przez uŝytkownika. XI. Ochrona danych Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej takŝe "zbiorami", naleŝy przechowywać w naleŝyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupowaŝnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ustawa w Art określa Ŝe, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera ochrona danych powinna polegać na: 1) stosowaniu odpornych na zagroŝenia nośników danych, 2) na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, 3) na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, 4) oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupowaŝnionym dostępem lub zniszczeniem. Program SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte dostarcza mechanizm tworzenia kopii. Za systematyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa i archiwum odpowiedzialny jest uŝytkownik. Zapewnienie ochrony przed nieupowaŝnionym dostępem do programu komputerowego ułatwia system haseł i praw nadawanych uŝytkownikom systemu. 5

7

8

9 1 SYMFONIA Finanse i Księgowość Forte Sage Symfonia Sp. z o.o. Opis reguł obliczeniowych, ewidencji, kontroli oraz wydruku danych Spis treści: 1. Wyliczanie róŝnic kursowych oraz zapis dokumentów naliczenia róŝnic kursowych Prowadzenie rozrachunków Generowanie Bilansu Otwarcia na podstawie sald kont poprzedniego roku Księgowanie dokumentów Modyfikowanie planu kont Ochrona danych księgowych Automatyczne wprowadzanie danych do programu Finanse i Księgowość Automatyczne łączenie transakcji Wyliczanie odsetek od naleŝności przeterminowanych Odsetki od zobowiązań Reguły obliczania Bilansu Końcowego oraz Rachunku Zysków i Strat Ewidencja VAT Zamykanie i zatwierdzanie okresów sprawozdawczych Konta specjalne Reguły sporządzania wydruków z danych księgowych Wyliczanie róŝnic kursowych oraz zapis dokumentów naliczenia róŝnic kursowych Program umoŝliwia prowadzenie ewidencji walutowej na kontach księgowych oraz wyznacza i automatycznie ujmuje na kontach i w deklaracji podatkowej podatku dochodowego wszystkie grupy róŝnic kursowych według określonych zasad. W przypadku zaznaczenia konta jako walutowego, kaŝda operacja na tym koncie moŝe być rejestrowana zarówno w złotówkach, jak teŝ w walucie obcej. Program automatycznie wyznacza róŝnice kursowe wynikowe i podatkowe dla rozliczeń walutowych w trakcie zapisu dokumentu rozliczeń. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wartość zapisów w walucie obcej moŝe być odpowiednio przeszacowywana na dzień bilansowy oraz wyznaczane są odpowiednie róŝnice kursowe. Wyznaczone róŝnice kursowe zostają zapisane w postaci dokumentu księgowego do bufora Ogólne zasady wyznaczania róŝnic kursowych: RóŜnice kursowe wynikowe powstają przy rozliczeniu transakcji zgodnie z zasadami rachunkowości. Program wyznacza róŝnice dla rozliczonych całkowicie lub częściowo transakcji walutowych, zarejestrowanych dokumentem zaksięgowanym lub jedynie wprowadzonym do bufora. RóŜnice naliczane są w oparciu o róŝnicę kursów rozliczenia i ostatniego przeszacowania względnie kursu otwarcia transakcji jeŝeli przeszacowanie transakcji nie było w programie realizowane. Kwota wyznaczonych róŝnic rejestrowana jest w programie specjalnym generowanym automatycznie dokumentem, kierowana jest na konto przychodów / kosztów finansowych zgodnie z ustawieniami w parametrach programu. Wyznaczone przez program kwoty wpływają w związku z tym na wynik finansowy okresu widoczny w RZiS. Ponadto równolegle kwota wyznaczonych róŝnic rejestrowana jest w specjalnej ewidencji Ewidencji Danych Podatkowych poza systemem kont księgowych. Podczas zapisywania do EDP wyznaczona kwota oznaczana jest kategorią podatkową, gdzie istotne znaczenie ma to, czy wyznaczona kwota róŝnic dotyczy przychodów czy kosztów. Dane z tej ewidencji wykorzystywane są w obliczaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym RóŜnice kursowe podatkowe (od kosztów i od przychodów) - powstają przy rozliczeniu transakcji zgodnie z zasadami prawa podatkowego obowiązującymi do 31. grudnia 2006r..

10 2 Program wyznacza róŝnice dla rozliczonych całkowicie lub częściowo transakcji walutowych, zarejestrowanych dokumentem zaksięgowanym lub jedynie wprowadzonym do bufora. RóŜnice naliczane są w oparciu o róŝnicę kursów rozliczenia i pierwotnego kursu otwarcia transakcji. Przeszacowanie (wycena bilansowa) aktywów i pasywów w walutach obcych nie ma wpływu na zmianę kursu pierwotnego. Kwota wyznaczonych róŝnic rejestrowana jest bez dokumentu w Ewidencji Danych Podatkowych poza systemem kont księgowych. Podczas zapisywania do EDP wyznaczona kwota oznaczana jest kategorią podatkową, gdzie istotne znaczenie ma to, czy wyznaczona kwota róŝnic dotyczy przychodów czy kosztów. Transakcje zarejestrowane jako aktywa traktowane są jako dotyczące sprzedaŝy, a zarejestrowane pierwotnie jako zobowiązania - jako koszty. Kwoty zapisów róŝnic kursowych podatkowych nie mają wpływu na wynik finansowy ujawniany w generowanym przez program sprawozdaniu RZiS RóŜnice kursowe podatkowe (dodatnie i ujemne) - powstają przy rozliczeniu transakcji zgodnie z zasadami prawa podatkowego obowiązującymi od 01. stycznia 2007r.. Program wyznacza róŝnice dla rozliczonych całkowicie lub częściowo transakcji walutowych, zarejestrowanych dokumentem zaksięgowanym lub jedynie wprowadzonym do bufora. RóŜnice naliczane są w oparciu o róŝnicę kursów rozliczenia i pierwotnego kursu otwarcia transakcji. Przeszacowanie (wycena bilansowa) aktywów i pasywów w walutach obcych nie ma wpływu na zmianę kursu pierwotnego. Kwota wyznaczonych róŝnic rejestrowana jest bez dokumentu w Ewidencji Danych Podatkowych poza systemem kont księgowych. Podczas zapisywania do EDP wyznaczona kwota oznaczana jest kategorią podatkową, gdzie istotne znaczenie ma to, czy wyznaczona kwota róŝnic jest dodatnia czy ujemna. RóŜnice ekonomicznie korzystne rejestrowane są jako dodatnie, a powstają: - w przypadku naleŝności, gdy wpłata jest po wyŝszym kursie niŝ naleŝność czyli przychód w PLN jest faktycznie większy niŝ wartość pierwotnej transakcji - w przypadku zobowiązań, gdy zapłata jest po niŝszym kursie niŝ zobowiązanie czyli wypłata w PLN jest faktycznie mniejsza niŝ wartość pierwotnej transakcji RóŜnice ekonomicznie niekorzystne, rejestrowane są jako ujemne, a powstają: - w przypadku naleŝności, gdy wpłata jest po niŝszym kursie niŝ naleŝność czyli przychód PLN jest faktycznie mniejszy niŝ wartość pierwotnej transakcji - w przypadku zobowiązań, gdy zapłata jest po wyŝszym kursie niŝ zobowiązanie czyli wypłata w PLN jest faktycznie większa niŝ wartość pierwotnej transakcji Kwoty zapisów róŝnic kursowych podatkowych nie mają wpływu na wynik finansowy ujawniany w generowanym przez program sprawozdaniu RZiS RóŜnice kursowe bilansowe - powstają przy wycenie aktywów i pasywów na dzień bilansowy. Program wyznacza róŝnice dla nierozliczonych na dzień przeszacowania transakcji walutowych, zarejestrowanych wyłącznie zaksięgowanymi dokumentami. RóŜnice naliczane są w oparciu o róŝnicę kursów przeszacowania (podanego na dzień bilansowy) i pierwotnego kursu otwarcia transakcji względnie kursu ostatniego przeszacowania, jeŝeli transakcja była juŝ w programie przeszacowana. Kwota wyznaczonych róŝnic rejestrowana jest w programie specjalnym generowanym automatycznie dokumentem, kierowana jest na konto przychodów / kosztów finansowych zgodnie z ustawieniami w parametrach programu. Wyznaczone przez program kwoty wpływają w związku z tym na wynik finansowy okresu widoczny w RZiS oraz na wartość aktywów i pasywów wykazywanych w bilansie. Ponadto równolegle kwota wyznaczonych róŝnic rejestrowana jest w Ewidencji Danych Podatkowych poza systemem kont księgowych. Podczas zapisywania do EDP wyznaczona kwota oznaczana jest kategorią podatkową, gdzie istotne znaczenie ma to, czy wyznaczona kwota róŝnic dotyczy przychodów czy kosztów. Transakcje zarejestrowane jako aktywa traktowane są jako dotyczące sprzedaŝy, a zarejestrowane pierwotnie jako zobowiązania - jako koszty. Dane z tej ewidencji wykorzystywane są w obliczaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym Eliminacja róŝnic kursowych wynikowych i bilansowych z podstawy opodatkowania na deklaracji podatku dochodowego generowanej w programie. Program wyznaczając podstawę opodatkowania, odczytuje kwoty przychodów i kosztów pobrane z RZiS. Następnie kwoty przychodów oraz kosztów (dla kaŝdej z grupy osobno) są pomniejszane o sumy róŝnic kursowych wynikowych i bilansowych według kategorii przychody / koszty.

11 Doliczenie róŝnic kursowych podatkowych. Podczas obliczania kwot przychodów i kosztów finansowych, kwoty róŝnic kursowych podatkowych pobrane z EDP korygują przychody i koszty podatkowe. W ten sposób następuje zamiana róŝnic kursowych wyznaczanych dla potrzeb rachunkowości finansowej, uwzględnianych w RZiS na róŝnice kursowe uznawane podatkowe i to bez względu na to czy następowało przeszacowanie wartości nierozliczonych aktywów i pasywów walutowych. Co więcej osobne wyznaczanie wszystkich róŝnic kursowych od przychodów i analogicznie od kosztów, pozwala na poprawne wyznaczenie kwoty przychodów, co ma bezpośredni wpływ na niektóre limity odliczeń przewidywane w prawie podatkowym Szczegółowe zasady wyliczania róŝnic kursowych: RóŜnice kursowe wynikowe i podatkowe W przypadku kont rozrachunkowych róŝnice kursowe są wyznaczane poprzez mechanizm rozrachunków. W momencie rozliczania transakcji walutowej rozpoznanej jako dotyczącej kosztów, wyliczane zostają róŝnice kursowe według wzoru: RKWK = (KRW * KDPT) (KRW * KDRP) zastosowane oznaczenia: RKWK kwota róŝnic kursowych wynikowych od kosztów KRW kwota rozliczenia w walucie KDPT kurs dokumentu rozpoczynającego transakcję (lub kurs z ostatniego przeszacowania) KDRP kurs dokumentu rozliczającego transakcję. Wyznaczona kwota jest odprowadzana na odpowiednie konto księgowania róŝnic kursowych, podane w ustawieniach programu, drugostronnie koryguje wartość transakcji. W przypadku gdy wyznaczona kwota jest liczbą ujemną zmieniana jest strona konta. Odprowadzenie realizowane jest za pomocą dokumentu księgowania róŝnic kursowych. Ponadto kwota wyznaczonych róŝnic zapisywana jest w bazie danych programu i po oznaczeniu kategorią podatkową, wykazywana jest w ewidencji danych podatkowych. W przypadku transakcji rozpoznanej jako dotyczącej przychodów, obliczenia wykonywane są analogicznie, inne jest jednak oznaczenie kategorią podatkową. Jednocześnie dla tego samego rozliczenia, program wyznacza róŝnicę kursową podatkową dotyczącą kosztów według wzoru: RKPK = (KRW * KDPT) (KRW * KDRP) zastosowane oznaczenia: RKPK kwota róŝnic kursowych wynikowych od kosztów KRW kwota rozliczenia w walucie KDPT kurs dokumentu rozpoczynającego transakcję KDRP kurs dokumentu rozliczającego transakcję. Wyznaczona kwota jest rejestrowana w bazie danych programu i wykazywana w Ewidencji Danych Podatkowych po oznaczeniu kategorią podatkową. W przypadku transakcji rozpoznanej jako dotyczącej przychodów, obliczenia wykonywane są analogicznie, inne jest jednak oznaczenie kategorią podatkową. JeŜeli transakcja jest rozliczana według prawa podatkowego obowiązującego od 01. stycznia 2007r., wówczas dla tego rozliczenia, program wyznaczy róŝnicę kursową podatkową ujemną według wzoru: RKPU = (KRW * KDPT) (KRW * KDRP) zastosowane oznaczenia: RKPU kwota róŝnic kursowych podatkowych ujemnych KRW kwota rozliczenia w walucie KDPT kurs dokumentu rozpoczynającego transakcję

12 4 KDRP kurs dokumentu rozliczającego transakcję. Wyznaczona kwota jest rejestrowana w bazie danych programu i wykazywana w Ewidencji Danych Podatkowych po oznaczeniu kategorią podatkową. W przypadku transakcji rozpoznanej jako róŝnica dodatnia, obliczenia wykonywane są analogicznie, inne jest jednak oznaczenie kategorią podatkową RóŜnice kursowe bilansowe A. Dla przeszacowania walut na koniec roku W zaleŝności od woli uŝytkownika, kwota róŝnic kursowych jest obliczana dla salda konta, salda wybranych zapisów na koncie, pojedynczych zapisów lub dla wszystkich transakcji walutowych. RóŜnice kursowe są wyznaczane według wzoru: RKB = SW * NKW - SZ zastosowane oznaczenia: RKB kwota róŝnic kursowych bilansowych SW saldo walutowe przeszacowanych zapisów (w przypadku transakcji kaŝda jest uwzględniana osobno) NKW nowy kurs waluty SZ saldo złotówkowe przeszacowywanych zapisów walutowych (w przypadku transakcji kaŝda jest uwzględniana osobno) Wyznaczone róŝnice kursowe są automatycznie przeksięgowywane (tworzony i zapisywany jest automatycznie dokument) według poniŝszych reguł: W związku ze zmianą zasad naliczania róŝnic kursowych (wprowadzoną nowelizacją ustawy o rachunkowości, dla lat obrotowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2001 roku) stosowana jest jedna uniwersalna reguła przeszacowania walut. W zaleŝności od strony transakcji (lub strony salda zapisów) otrzymana kwota rejestrowana jest na przeszacowywanym koncie w taki sposób by uzyskać nową wartość złotówkową transakcji. W przypadku gdy wyznaczona kwota jest liczbą ujemną zmieniana jest strona konta. Drugostronnie kwota zostaje odprowadzona na odpowiednie konto księgowania róŝnic kursowych, podane w ustawieniach programu. Ponadto kwota wyznaczonych róŝnic zapisywana jest w bazie danych programu i po oznaczeniu kategorią podatkową wykazywana jest w ewidencji danych podatkowych. B. Dla przeszacowania walut na koniec miesiąca Przeszacowanie walut na koniec miesiąca moŝe być wykonane tylko raz w danym miesiącu. W zaleŝności od woli uŝytkownika, kwota róŝnic kursowych jest obliczana dla salda konta, salda wybranych zapisów na koncie, pojedynczych zapisów lub dla wszystkich transakcji walutowych. RóŜnice kursowe są wyznaczane według wzoru: RKB = SW * NKW - SZ zastosowane oznaczenia: RKB kwota róŝnic kursowych bilansowych SW saldo walutowe przeszacowanych zapisów (w przypadku transakcji kaŝda jest uwzględniana osobno) NKW nowy kurs waluty SZ saldo złotówkowe przeszacowywanych zapisów walutowych Wyznaczone róŝnice kursowe są automatycznie przeksięgowywane (tworzony i zapisywany jest automatycznie dokument). W zaleŝności od strony transakcji (lub strony salda zapisów) otrzymana kwota rejestrowana jest na przeszacowywanym koncie w taki sposób by uzyskać nową wartość złotówkową transakcji. W przypadku gdy wyznaczona kwota jest liczbą ujemną zmieniana jest strona konta. Drugostronnie kwota zostaje odprowadzona na odpowiednie konto księgowania róŝnic kursowych, podane w ustawieniach programu. Ponadto kwota wyznaczonych róŝnic zapisywana jest w bazie danych programu i po oznaczeniu kategorią podatkową wykazywana jest w ewidencji danych podatkowych.

13 5 2. Prowadzenie rozrachunków Rozrachunki w programie Finanse i Księgowość są mechanizmem pomocniczym i częściowo niezaleŝnym od prowadzenia zapisów na kontach. Prowadzenie rozrachunków nie jest wymogiem koniecznym. Oznacza to, Ŝe moŝna pracować z programem bez uŝywania mechanizmu rozrachunków. W przypadku prowadzenia rozrachunków, wymogiem jest to, aby kaŝdy zapis księgowy był albo w całości ujęty w rozrachunkach, albo w całości pominięty. W przypadku prowadzenia rozrachunków walutowych zapisy ujęte w rozrachunkach są automatycznie uwzględniane przy wyznaczaniu róŝnic kursowych. NaleŜy zwrócić uwagę, Ŝe rzeczywisty stan rozrachunków jest ujęty w zapisach księgowych na koncie. Zgodność stanu kont ze stanem wykazywanym w opcji przeglądania rozrachunków jest zapewniona tylko wtedy, gdy uŝytkownik wprowadzi rozrachunki dla wszystkich zapisów na koncie rozrachunkowym. Program nie wymusza takiej zgodności dla wszystkich kont rozrachunkowych, a jedynie dla tych, dla których zaznaczono w planie kont kontrolę rozrachunków. W przypadku wprowadzania korekt rozrachunków (nie poprzez księgowanie dokumentów korygujących lecz przez wprowadzenie korekty w opcji rozrachunków) nie są generowane Ŝadne dokumenty księgowe - z wyjątkiem korekt walutowych, od których odprowadzane są róŝnice kursowe. 3. Generowanie Bilansu Otwarcia na podstawie sald kont poprzedniego roku Generowanie bilansu otwarcia nie jest wykonywane automatycznie, lecz na Ŝyczenie uŝytkownika. Wygenerowany bilans otwarcia jest umieszczany w buforze i zapisywany na kontach (księgowany) dopiero na Ŝyczenie uŝytkownika. A. Konta bilansowe złotówkowe oraz konta pozabilansowe Dla kont bilansowych złotówkowych oraz kont pozabilansowych wyznaczane są salda na koniec poprzedniego roku obrachunkowego i przenoszone jako salda początkowe do bilansu otwarcia następnego roku. Fizyczne przeniesienie sald następuje dla kont ostatniego poziomu analityki, bo tylko dla tych kont moŝe być i jest wykonywane księgowanie. Dla kont pośrednich poziomów analityki salda bilansu otwarcia są tylko obliczane jako saldo sumy sald odpowiednich kont ostatniego poziomu analityki. W przypadku, gdy w następnym roku konto nie istnieje lub nie jest ostatnim poziomem analityki, to wówczas saldo nie jest przenoszone a informacja o numerze konta i kwocie zostaje umieszczana w oknie informacyjnym. W takim przypadku przeniesienie tego salda musi nastąpić ręcznie. B. Konta bilansowe walutowe Dla kont walutowych, oprócz przeniesienia salda złotówkowego (opisanego powyŝej), przenoszone są salda poszczególnych walut. Salda te mogą być zmienione przed zaksięgowaniem (zarówno kwoty jak i kursy). C. Konta wynikowe Dla kont wynikowych bilans otwarcia wynosi zawsze zero. Podczas generowania bilansu otwarcia salda kont wynikowych, o ile są niezerowe, zostają doliczane do sald odpowiednich kont bilansowych - analogicznie jak przy przeksięgowaniu kont wynikowych na koniec roku. Operacja ta zapewnia prawidłowe generowanie bilansu otwarcia, niezaleŝnie od wyksięgowania kont wynikowych roku ubiegłego. 4. Księgowanie dokumentów Księgowanie dokumentów jest operacją nieodwracalną. Oznacza to, Ŝe dokument zaksięgowany nie moŝe być usunięty z ksiąg. Ponadto Ŝadna informacja księgowa w dokumencie zaksięgowanym nie moŝe być zmieniona. Jedynymi informacjami moŝliwymi do zmiany w dokumencie zaksięgowanym jest: - nadanie lub usunięcie cechy dokumentu lub zapisu - utworzenie nowej transakcji dla konta rozrachunkowego - usunięcie nowej transakcji, która nie posiada Ŝadnych rozliczeń. A. Kontrola poprawności dokumentu w momencie księgowania Pełna kontrola poprawności dokumentów jest przeprowadzana juŝ na etapie zapisywania dokumentu do bufora. Wtedy uŝytkownik zostaje poinformowany o błędach uniemoŝliwiających zaksięgowanie dokumentu. Ponadto, po wydaniu polecenia księgowania dokument jest powtórnie sprawdzany, w szczególności sprawdzane są: - bilansowanie się poszczególnych zapisów dokumentu.

14 6 - sprawdzenie czy podane konta posiadają swoje definicje w planie kont, oraz czy są ostatnimi poziomami analityki - sprawdzanie wypełnienia rozrachunków na kontach, na których zaznaczono kontrolę rozrachunków - obecność w kartotekach odpowiednich pozycji odpowiadających kontom analitycznym z podpiętymi kartotekami. - prawidłowość przeniesienia salda konta kasy dla raportów kasowych Dokumenty ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w strukturze danych nie są księgowane. Dodatkowo wyświetlana jest stosowna informacja. W przypadku księgowania grupowego moŝliwe jest przerwanie księgowania pozostałych dokumentów, aby nie naruszyć wymaganej chronologii księgowania. B. Przyporządkowanie do okresów sprawozdawczych i nadawanie unikalnego numeru dziennika księgowań Przyporządkowanie do okresu sprawozdawczego jest ustalane na etapie wypełniania danych dokumentu. Okres sprawozdawczy jest podpowiadany przez program na podstawie wprowadzonych dat dokumentu (daty operacji gospodarczej lub daty wpływu). W kaŝdym wypadku uŝytkownik moŝe ręcznie zmienić przypisanie dokumentu do okresu sprawozdawczego. W przypadku wskazania okresu zamkniętego zostaje wyświetlony stosowny komunikat, a księgowanie dokumentu nie jest moŝliwe. W momencie księgowania dokumentu zostaje automatycznie wyznaczany i nadawany dokumentowi numer dziennika. W celu zapewnienia (wymaganej przez ustawę o rachunkowości) zgodności miesięcznych obrotów kont z obrotami dziennika księgowań, zastosowano podział na dzienniki miesięczne. Dzienniki te grupują operacje zaliczone do tego samego okresu sprawozdawczego (miesiąca). Numeracja dziennika jest ciągła i narastająca, odpowiadająca kolejności zaksięgowania dokumentów. Poszczególne bilansujące się zapisy dokumentu są numerowane i równieŝ ta numeracja (w ramach dokumentu) jest kolejna i niezmienna. C. Księgowanie bilansu otwarcia i kontrola poprawności Księgowanie bilansu otwarcia moŝe być wykonywanie wielokrotnie. Jest to konsekwencją moŝliwości księgowania na początku roku dokumentów zakwalifikowanych do ksiąg roku ubiegłego - kaŝde takie księgowanie zmienia salda kont i wymaga ponownego wygenerowania lub zmodyfikowania bilansu otwarcia i ponownego jego zaksięgowania. Księgowanie i modyfikacja bilansu otwarcia jest moŝliwa tylko do momentu jego zatwierdzenia. Po tym Ŝadne modyfikacje bilansu nie są moŝliwe. W momencie księgowania jest sprawdzana poprawność bilansu otwarcia, a w szczególności jest sprawdzane: - bilansowanie się wszystkich sald kont bilansowych - bilansowanie się sald wszystkich kont pozabilansowych - prawidłowość wszystkich kont na które wprowadzono kwoty w bilansie otwarcia. 5. Modyfikowanie planu kont Modyfikowanie planu kont jest moŝliwe w kaŝdym momencie pracy z programem, pod jednym warunkiem: konto moŝe być zmienione tylko przed dokonaniem jakichkolwiek księgowań na tym koncie. Dotyczy to zarówno księgowania bilansu otwarcia lub obrotów rozpoczęcia, jak teŝ księgowania dokumentów. Po wykonaniu księgowania nie moŝna zmienić konta na którym było księgowanie oraz Ŝadnego konta z niŝszych poziomów analityki oraz konta syntetycznego. 6. Ochrona danych księgowych Dane księgowe są chronione przez kilka mechanizmów, uniemoŝliwiających lub w znacznym stopniu utrudniających niepoŝądaną w nie ingerencję. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe jakiekolwiek znane obecnie na świecie mechanizmy ochrony danych nie gwarantują stuprocentowej ochrony. Poza podstawowymi zabezpieczeniami, które muszą stosować uŝytkownicy programu - czyli zabezpieczenie przed niepowołanym dostępem do komputera i/lub sieci komputerowej przez osoby postronne, program zapewnia następujące mechanizmy: A. Ochrona hasłem KaŜdy uŝytkownik posiada własne hasło dostępu do programu. Wpisanie hasła uniemoŝliwia nieupowaŝnionemu uŝytkownikowi pracę w firmie zabezpieczonej hasłem. B. Uprawnienia do wykonywania określonych czynności KaŜdy uŝytkownik posiada nadane prawa dostępu do określonych funkcji programu, szczególnie do

15 7 operacji księgowania i modyfikacji kartotek systemowych. Uprawnienia są nadawane przez administratora systemu. UniemoŜliwia to celowe lub przypadkowe wprowadzenie niepoŝądanych informacji księgowych przez nieuprawnione osoby. Zostały dodane nowe prawa: Przypisanie rejestrów do okresów pozwala przypisać VAT w wybrany okres Korygowanie okresów rejestrów pozwala zmienić wybrany wcześniej okres VAT na inny C. Zatwierdzanie operacji, nieodwracalność księgowań Mechanizmem ochrony przed przypadkową lub celową zmianą danych w dokumentach typu księgi handlowe są mechanizmy zatwierdzania operacji. Dane zatwierdzone przez uŝytkownika są niezmienialne. Dotyczy to operacji zatwierdzenia bilansu otwarcia, zamykania okresów sprawozdawczych oraz zatwierdzania roku. Ponadto wszystkie dokumenty księgowe po ich zaksięgowaniu nie mogą być juŝ zmienione. 7. Automatyczne wprowadzanie danych do programu Finanse i Księgowość Mechanizmy automatycznego wprowadzania danych księgowych do programu Finanse i Księgowość obejmują wyłącznie wprowadzanie dokumentów do bufora, nie mogą więc być powodem i przyczyną powstania niezamierzonych lub błędnych księgowań. KaŜdy dokument wprowadzany automatycznie jest równieŝ badany ze względu na swoją poprawność księgową i odpowiednio oznaczany. Dane te przed zaksięgowaniem mogą i powinny być sprawdzone przez uprawnionego uŝytkownika i księgowane są na jego polecenie. 8. Automatyczne łączenie transakcji W przypadku prowadzenia rozrachunków moŝna wykorzystać mechanizm automatycznego łączenia transakcji do usprawnienia obsługi rozliczeń. Standardowe działanie programu polega na tym, Ŝe uŝytkownik wprowadzając nową transakcję rozlicza wybraną, konkretną, juŝ istniejącą w systemie transakcję. Czasem jednak, zwłaszcza niedoświadczeni uŝytkownicy wprowadzając rozliczenie dodają nową transakcję zamiast rozliczyć juŝ istniejącą, co zniekształca obraz rozliczeń. Nowy mechanizm pozwala na automatyczne (ale pod kontrolą uŝytkownika) połączenie dwóch transakcji w taki sposób, Ŝe jedna z nich staje się rozliczeniem drugiej. 9. Wyliczanie odsetek od naleŝności przeterminowanych W przypadku prowadzenia rozrachunków, program wyznacza automatycznie odsetki od przeterminowanych naleŝności. Odsetki mogą być liczone dla stałej stopy a takŝe dla zmieniającej się w czasie stopy odsetek ustawowych. Odsetki są liczone dla podanej w obydwu przypadkach stopy oprocentowania i ustawionego sposobu rocznie lub dziennie oraz dla wszystkich dni od terminu płatności do dnia dzisiejszego lub dnia rozliczenia transakcji. Odsetki są liczone jako suma cząstkowych odsetek liczonych w przedziałach, dla których zarówno kwota do rozliczenia jak teŝ stopa procentowa jest niezmienna i tylko dla okresów, dla których dana transakcja była rzeczywistą naleŝnością. Jest to istotne wówczas, gdy w trakcie prowadzenia rozrachunków występowały nadpłaty lub transakcję rozpoczęto zaliczką. Wyznaczona kwota odsetek moŝe być podstawą do wystawienia noty odsetkowej i wygenerowania dokumentu (tylko do bufora), rozpoczynającego nową transakcję z kwotą naliczonych odsetek. 10. Odsetki od zobowiązań Program ułatwia wycenę bilansową sporządzając zestawienie odsetek od zobowiązań. Zestawienie ma charakter informacyjny, ale program moŝe na Ŝyczenie uŝytkownika wystawić notę księgową zapisywaną do bufora z uwzględnieniem naliczonych odsetek. 11. Reguły obliczania Bilansu Końcowego oraz Rachunku Zysków i Strat Zarówno bilans, jak teŝ rachunek zysków i strat są domyślnie obliczane na podstawie sald kont, uwzględniających tylko i wyłącznie dokumenty zaksięgowane. Na Ŝyczenie moŝna uwzględnić dokumenty znajdujące się w buforze - trzeba jednak pamiętać, Ŝe jeśli w buforze istnieją błędne dokumenty, wynik bilansu nie będzie poprawny. Przypisania kont do odpowiednich pozycji bilansu oraz rachunków zysków i strat są ustalane na etapie definiowania układów Bilansu lub Rachunku Zysków i Strat. Przypisania te są

16 8 widoczne w oknie definiowania układów, jak teŝ bezpośrednio w oknie prezentującym uzyskane wyniki. UmoŜliwia to pełną weryfikację otrzymanych danych. KaŜde konto moŝe zostać przypisane do pozycji bilansu lub rachunku zysków i strat w sposób zaleŝny od jego definicji w planie kont: konto zwykłe - wchodzi do określonej pozycji swoim saldem, wówczas to, czy dane saldo zostanie ujęte ze znakiem plus czy teŝ minus zaleŝy od strony obliczanego zestawienia (aktywa, pasywa) oraz od strony salda konta konto szczególne - moŝe wchodzić w dwie róŝne pozycje zestawienia: niezaleŝnie saldem Winien i niezaleŝnie saldem Ma; konto rozrachunkowe - dla tego konta wyznaczane jest saldo dwustronne, będące sumą odpowiednich sald kont ostatniego poziomu analityki. Odpowiada to np. sumie oddzielnie wszystkich naleŝności i oddzielnie wszystkich zobowiązań dla rozrachunków z kontrahentami. Dla tego typu kont obydwa salda mogą wchodzić w róŝne pozycje zestawienia. Do powyŝszych zestawień konta mogą wchodzić zarówno z poziomu syntetyki, jak teŝ z poziomu dowolnej analityki - pod warunkiem, Ŝe na wybranym poziomie analityki nie znajduje się kartoteka lub słownik. W takim przypadku moŝna dołączyć konto wyłącznie o wyŝszym poziomie analityki. Część pozycji rachunku zysków i strat jest sumą i/lub róŝnicą innych pozycji zestawienia. Takie pozycje są opisane formułami, określającymi jakie pozycje i z jakimi znakami wchodzą w skład pozycji wyznaczanej. W trakcie wyznaczania bilansu moŝliwe jest doliczenie obliczonego wyniku finansowego - stosowne przeksięgowania kont wynikowych wymagane do wyznaczenia wyniku finansowego dokonywane są tylko w pamięci komputera (nie bezpośrednio na kontach). W myśl znowelizowanej Ustawy o Rachunkowości do rachunku zysków i strat zostały wprowadzone nowe pozycje (np. związane z przychodami od jednostek powiązanych), które nie są wliczane do wyniku finansowego, ale uszczegóławiają informacje prezentowane w innych pozycjach rachunku zysków i strat. 12. Ewidencja VAT A. Swoboda wyboru metody rozliczania VAT Program pozwala na stosowanie dowolnej metody rozliczania podatku VAT zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług obowiązującą od dnia 1 października 2002r. Program moŝe być stosowany zarówno przez małych podatników (w rozumieniu wyŝej wymienionej ustawy) umoŝliwiając rozliczanie podatku według metody kasowej lub kwartalnej jak i przez podatników stosujących zasady ogólne rozliczania podatku. Podatnicy rozliczający podatek VAT według zasad ogólnych mogą wygodnie obsługiwać faktury VAT MP otrzymane od małych podatników. Wyboru metody rozliczania VAT moŝna dokonać w ustawieniach programu. B. Stawki VAT w rejestrach Program umoŝliwia zdefiniowanie dowolnej liczby stawek VAT. Stawki: podstawową, stawka 0%, zwolniona i nieopodatkowana są w programie zdefiniowane, a uŝytkownik moŝe dodać dowolna liczbę niezerowych stawek VAT, zarówno obowiązujących obecnie jak i tych, które w przyszłości być moŝe będą obowiązywały. Stawki VAT wykorzystywane są w automatycznych obliczeniach podczas wprowadzania dokumentów oraz do sporządzania zestawień i wydruków z rejestrów. Stawki VAT definiowane są w ustawieniach programu. C. Wprowadzanie danych do rejestrów podczas dekretacji dokumentów VAT Przy wprowadzaniu faktur VAT musi być wypełniony rejestr VAT. Kwoty dokumentu mogą być wprowadzone do dowolnego rejestru VAT. ZaleŜnie od typu wprowadzanego dokumentu oraz metody rozliczania podatku VAT dokument moŝe być wprowadzany do tego samego okresu w rejestrze VAT lub okresy mogą być róŝne. Na niektórych dokumentach, oprócz konkretnego okresu rejestru VAT np. III 2003, moŝna wybrać okres zapłata, termin płatności lub bez okresu. Związane to jest ze szczególnym momentem powstania obowiązku podatkowego lub prawa do odliczenia podatku naliczonego zaleŝnie od stosowanej metody rozliczania podatku i rodzaju wykonywanej czynności związanej z podatkiem VAT. Okres : zapłata oznacza, Ŝe dane VAT z dokumentu zostaną ujęte we właściwym rejestrze po zapłacie naleŝności. Natomiast okres termin płatności oznacza, Ŝe dane z dokumentów zostaną ujęte we właściwym rejestrze gdy upłynie termin płatności. Z rejestru zakupu moŝna wprowadzić dokument do stosownego rejestru we właściwy okres lub przenieść do rejestru VAT nie podlegającego odliczeniu. Dla rejestrów VAT obowiązuje reguła zgodności sumy kwot do zapłaty w rejestrze VAT i tzw. kwoty poza rejestrem, z kwotą dokumentu, z dokładnością do ustawionych w programie zaokrągleń.

17 9 D. Automatyczne ujmowanie VAT-u w rejestrach Wprowadzono nowe okno Przypisanie VAT do okresu umoŝliwiające automatyczne przypisywanie podatku VAT do właściwego okresu rejestru. Automatyka tego rozwiązania polega na tym, iŝ program zaleŝnie od stosowanej metody rozliczania podatku VAT kontroluje częściowe lub pełne zapłaty oraz upływ terminu płatności, proponując na tej podstawie ujęcie we właściwym okresie rejestru VAT, ale do uŝytkownika naleŝy decyzja, w który okres ostatecznie przypisze VAT. Nowe okno umoŝliwia przypisanie VAT do okresu dla dokumentów w buforze jak i dla dokumentów zaksięgowanych, co z poziomu dokumentu nie jest moŝliwe. Dokumenty moŝna przypisywać pojedynczo lub grupowo do wybranego okresu rejestru. Przypisanie VAT w wybrany okres oraz korekta okresu regulowane jest dodatkowymi, odrębnymi prawami dostępu, które nadaje się w ustawieniach dla konkretnego uŝytkownika programu. Operacje przypisań VAT do właściwego okresu rejestru rejestrowane są w historii zmian w programie. E. Przypisywanie warunkowych rejestrów VAT w sytuacji gdy nastąpiła zapłata po upływie okresu warunkowego Operacja przypisywania VAT, wg okresów rozliczeń, oblicza kwoty rejestrów proporcjonalnie, tzn. jedna zapłata rozlicza cały dokument, czyli WSZYSTKIE rejestry z okresem "zapłata" są przypisywane w okres zapłaty, z kwotą wynikającą ze stosunku zapłaty do transakcji. Nie istnieje moŝliwość wskazania, Ŝe dana zapłata ma rozliczyć tylko jeden konkretny rejestr lub kilka rejestrów z wybranym przez uŝytkownika podziałem. Podczas przypisywania do okresu, kwoty brutto rejestrów, wynikające z zapłaty, są liczone wg wzoru: kwota_rejestru_w_okresie = (rozliczenie)/(transakcja) * (brutto_rejestru). Rozliczanie proporcjonalne dotyczy równieŝ rejestrów warunkowych, wprowadzonych w wersji RóŜne rejestry w jednym dokumencie mogą się ułoŝyć w ten sposób, Ŝe jeden rejestr (w okres zapłata) ma juŝ spełniony okres warunkowy a drugi (teŝ zapłata) jeszcze nie. Zapłata, która się pojawia, nie modyfikuje pierwszego rejestru, gdyŝ został on przypisany ze względu na spełnienie warunku, natomiast rozlicza proporcjonalnie drugi rejestr. Przykład: Rejestry na dokumencie: Nazwa Stawka Netto VAT Brutto Okres Rej Warunkowy 20 dni IX 2006 (przypisany warunkowo, pierwotnie zapłata) Rej Warunkowy 120 dni zapłata Razem: 2500 (na tyle opiewa transakcja) W październiku (czyli juŝ po warunkowym przypisaniu pierwszego rejestru) przychodzi rozliczenie na 500 zł. W listopadzie drugie rozliczenie na 2000 zł. Stąd, po przypisaniu otrzymujemy ostateczny kształt rejestrów: Nazwa Stawka Netto VAT Brutto Okres Rej Warunkowy 20 dni IX 2006 (przypisany warunkowo, pierwotnie zapłata) Rej Warunkowy 120 dni X 2006 (okres pierwszego rozliczenia) Rej Warunkowy 120 dni XI 2006 (okres drugiego rozliczenia) Razem: Zamykanie i zatwierdzanie okresów sprawozdawczych A. Zatwierdzenie bilansu otwarcia Zatwierdzenie zaksięgowanego bilansu otwarcia uniemoŝliwia dokonywanie w nim jakichkolwiek zmian, moŝna go wyłącznie przeglądać. Uwaga ta dotyczy równieŝ kont pozabilansowych. B. Zamykanie okresów sprawozdawczych Program zezwala na księgowanie w dwa kolejne okresy sprawozdawcze: bieŝący i poprzedni. Jednocześnie okresy sprawozdawcze naleŝy regularnie zamykać. Operacja ta musi zostać wykonana przez uŝytkownika - program nie zamyka okresów automatycznie. Program nie pozwala na księgowanie dokumentów w okres zamknięty, a takŝe w kolejny trzeci okres licząc od ostatniego zamkniętego okresu.

18 10 C. Zamykanie roku Zamknięcie roku jest moŝliwe dopiero po zatwierdzeniu bilansu otwarcia. Po zamknięciu roku moŝliwe jest dokonanie księgowań tylko w ostatni okres sprawozdawczy. Zamknięcie roku powoduje ponadto wykonanie przeksięgowań kont wynikowych na konta bilansowe oraz sporządzenie końcowego bilansu oraz rachunku zysków i strat. D. Przeksięgowanie sald kont wynikowych przy zamykaniu roku Salda kont wynikowych wchodzących na tę samą pozycję rachunku zysków i strat co konto "rozliczenie kosztów zespołu 4" zdefiniowane w ustawieniach programu są przeksięgowywane na konto "rozliczenie kosztów zespołu 4". Następnie salda pozostałych kont wynikowych oraz saldo konta "rozliczenie kosztów zespołu 4" zostają wyksięgowywane na konto bilansowe "wynik finansowy", równieŝ zdefiniowane w ustawieniach programu. Dla powyŝszych operacji program automatycznie tworzy i księguje odpowiednie dokumenty. E. Zatwierdzanie roku Zatwierdzenie roku jest dokonywane po jego zamknięciu. Wykonanie tej operacja powoduje zablokowanie moŝliwości wprowadzenia jakichkolwiek dokumentów księgowych w danym roku. Oznacza to, Ŝe dane zatwierdzonego roku nie mogą być juŝ zmienione. F. Księgowanie Obrotów Rozpoczęcia Obroty rozpoczęcia, wprowadzane w pierwszym roku działalności firmy mogą być księgowane wielokrotnie aŝ do momentu zatwierdzenia. Potem wszelkie zmiany i błędy moŝna skorygować tylko poprzez księgowanie dokumentów w okres, w który zostały zaksięgowane obroty rozpoczęcia. Przed zaksięgowaniem obrotów rozpoczęcia dokonywane jest sprawdzenie poprawności danych, a w szczególności: - bilansowanie się wprowadzonych kwot (osobno dla kont bilansowych i wynikowych oraz osobno dla kont pozabilansowych) - prawidłowość kont na które zostały wprowadzone niezerowe obroty. 14. Konta specjalne W ustawieniach programu zdefiniowane są konta specjalne, stosowane w trakcie wykonywania automatycznych przeksięgowań oraz przy automatycznym generowaniu dokumentów do bufora. Są to następujące konta: - konto przeksięgowania róŝnic kursowych Wn - konto przeksięgowania róŝnic kursowych Ma - konto rozliczenia kosztów zespołu 4 - konto wynik finansowy - konto przychodów przyszłych okresów - konto księgowania odsetek Wn - konto księgowania odsetek Ma 15. Reguły sporządzania wydruków z danych księgowych Wszystkie wydruki danych z programu, wymagane przez ustawę o rachunkowości sporządzane zostają na podstawie zaksięgowanych dokumentów (dziennika) oraz zapisów kont. Raporty te ujmują chronologicznie wszystkie dokonane zapisy księgowe z podanego okresu. Szczegółowe reguły pobierania danych i prezentacji ich na wydrukach są zawarte w zbiorach źródłowych raportów, dostępnych w opcji definiowania raportów. Koniec pliku.