Załącznik Nr. 1 PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W UNIWERSYTECIE RZESZOWSKIM. Rozdział I Przepisy ogólne

Transkrypt

1 Załącznik Nr. 1 PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W UNIWERSYTECIE RZESZOWSKIM Rozdział I Przepisy ogólne Kontrola zarządcza w Uniwersytecie Rzeszowskim stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań szkoły wyższej w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Cele i zadania kontroli zarządczej w Uniwersytecie Rzeszowskim osiągane są zgodnie z ustawą z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz.1365, z późn. zm.), przepisami wykonawczymi do ustawy, Statutem, uchwałami Senatu oraz innymi wewnętrznymi aktami normatywnymi Uczelni. 3. Kontrola zarządcza stwarza podstawy efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje naruszenie prawa, zaniedbania i nieprawidłowości. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności Uczelni z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystanie majątku i kapitału ludzkiego; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym skutecznej ochrony danych osobowych i informacji niejawnych; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla osób zarządzających i pracowników, niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej; 7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności Uczelni, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również uniemożliwienie likwidacji nieprawidłowości.

2 Rozdział II Zasady kontroli zarządczej Rektor zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Uczelni. 2. Celem realizacji obowiązku, o którym mowa w ust.1, Rektor może powołać Zespół ds. kontroli zarządczej. 3. Celem zespołu jest współpraca głównie z organami Uczelni zapewniająca bieżącą kontrolę funkcjonowania Uczelni w zakresie jej poszczególnych obszarów działania oraz zgodnie z wymaganiami standardów kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. 4. Standardy kontroli zarządczej obejmują następujące elementy: 1) środowisko wewnętrzne; 2) cele i zarządzanie ryzykiem; 3) mechanizmy kontroli; 4) informacja i komunikacja; 5) monitorowanie i kontrola. Środowisko wewnętrzne (Struktura wewnętrzna, delegowanie uprawnień, przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe) Usprawnieniu funkcjonowania Uczelni służą przepisy wewnętrzne zawarte w: 1) Statucie Uczelni, 2) Regulaminach wewnętrznych, 3) Zarządzeniach Rektora, pismach okólnych i innych wewnętrznych aktach normatywnych odzwierciedlających specyfikę zadań Uczelni i warunków, w których działa. 2. W Uniwersytecie Rzeszowskim strukturę organizacyjną Uczelni, zadania, zakres i sposób działania, w tym: 1) nazwy organów Uczelni i liczbę stanowisk zastępców organów jednoosobowych oraz kanclerza, 2) tryb wyborów, powoływania i odwoływania organów Uczelni, 3) skład organów Uczelni i ich kompetencje, 4) tryb zwoływania posiedzeń i tryb pracy organów kolegialnych, 5) kompetencje organów jednoosobowych i kolegialnych, 6) unormowania dotyczące pracowników Uczelni, 7) unormowania dotyczące studentów i doktorantów, 8) przepisy porządkowe dotyczące organizowania zgromadzeń określa Statut Uniwersytetu Rzeszowskiego uchwalony przez Senat Uczelni w dniu 29 czerwca 2006r. ze zmianami w dniu 28 września 2006 r., 31 maja 2007r., 20 grudnia 2007 r., 28 lutego 2008 r., 24 kwietnia 2008 r., 18 czerwca 2009 r. oraz 27 maja 2010 r.

3 Niezależnie od Statutu w Uczelni obowiązują inne wewnętrzne regulacje prawne służące kontroli i dyscyplinowaniu przy realizacji określonych zadań, ustalające szczegółowy zakres działania organów lub jednostek organizacyjnych oraz tryb postępowania podczas załatwiania określonych spraw. Są to głównie m.in.: 9) Regulamin Pracy Uniwersytetu Rzeszowskiego wprowadzony zarządzeniem nr 66/2009 Rektora UR z dnia 30 czerwca 2009r. ustalający organizację i porządek w procesie pracy w Uniwersytecie Rzeszowskim, 10) Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Rzeszowskiego wprowadzony zarządzeniem nr 61/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 30 grudnia 2010r. określający strukturę administracji oraz zakres działania jej jednostek organizacyjnych i podporządkowanie, 11) Regulamin studiów podyplomowych wprowadzony w życie Uchwałą nr75/05/2009 Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r., który reguluje zasady tworzenia i organizację studiów podyplomowych, określa: o Zadania Toku Studiów i Akredytacji; o Tryb rekrutacji; o Zasady odpłatności za studia podyplomowe; o Prawa i obowiązki słuchaczy; o Dokumentację przebiegu toku studiów. 12) Regulamin studiów wyższych wprowadzony w życie Uchwałą Nr 181/04/2010 Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r. określający organizację i przebieg studiów oraz prawa i obowiązki studenta i absolwenta UR. 13) Regulamin studiów doktoranckich wprowadzony w życie Uchwałą nr 74/05/2009 Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r. określający zasady tworzenia i organizacji studiów doktoranckich, postępowania rekrutacyjnego na te studia oraz prawa i obowiązki doktorantów, 14) Regulamin samorządu studenckiego wprowadzony w życie Uchwałą Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Samorządu Studentów i Regulaminu Samorządu Doktorantów. Uchwała Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Samorządu Studentów i Regulaminu Samorządu Doktorantów. Zarządzenie Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia w sprawie odpłatności za zakwaterowanie w domach studenckich UR w okresie od r. do r. 15) Regulamin domów studenckich wprowadzony w życie zarządzeniem nr 23/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia w sprawie odpłatności za zakwaterowanie w domach studenckich UR ( Laura, Filon, Hilton o Olimp ) w okresie od do r. 16) Regulamin powoływania członków komisji przetargowej UR oraz tryb jej pracy Regulamin Stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 54/2009 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r. w sprawie stosowania w UR Ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych, 17) Regulamin pracy komisji rekrutacyjnych wprowadzony w życie zarządzeniem nr 24/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r. w sprawie trybu postępowania i rodzaju wymaganych dokumentów z przebiegu rekrutacji na studia w roku akademickim 2010/2011,

4 18) Regulamin zatrudniania i wynagradzania pracowników UR uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych przyjęty Uchwałą nr 84/05/2009 Senatu Uniwersytetu rzeszowskiego z r. 19) Instrukcja oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy oraz wynikające z niej działania w Uniwersytecie Rzeszowskim wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 3/2011 Rektora UR z dnia r., 20) Uchwała nr 84/05/2009 Senatu UR dnia r. w sprawie przyjęcia Regulaminu zatrudniania i wynagradzania pracowników UR uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych. Zasady wynagradzania osób związanych z realizacją projektu w formie innej niż określone w regulaminie ustala Rektor na wniosek kierownika /menadżera projektu. Kwestia wynagradzania pracowników wyłącznie dla potrzeb projektu ujęta została w: o Zarządzeniu nr 15/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r. w sprawie utworzenia Biura Projektu Uniwersyteckie Centrum Innowacji i Transferu Wiedzy Techniczno Przyrodniczej ; o Zarządzenie nr 14/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia r. w sprawie utworzenia Biura Projektu Kompleks Naukowo Dydaktyczny Centrum Mikroelektroniki i Nanotechnologii Uniwersytetu Rzeszowskiego. 21) uchwały Senatu w sprawie: a) warunków i trybu rekrutacji na studia pierwszego i drugiego stopnia oraz studia doktoranckie podejmowane na każdy rok akademicki, b) planowanej liczby przyjęć na studia wyższe i studia doktoranckie, c) zasad ustalania na każdy rok akademicki zakresu obowiązków nauczycieli akademickich, w tym rodzajów zajęć dydaktycznych objętych zakresem tych obowiązków, wymiaru zadań dydaktycznych dla poszczególnych stanowisk, zasad obliczania godzin dydaktycznych oraz w sprawie zasad i trybu powtarzania zajęć dydaktycznych w wymiarze przekraczającym liczbę godzin ponadwymiarowych określoną ustawą, d) sposobu ustalania i zaliczania godzin dydaktycznych nauczycieli akademickich przypadających w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy, e) zasad ustalania odpłatności za studia wyższe oraz za studia doktoranckie. 3. Nadzór nad funkcjonowaniem poszczególnych obszarów działania Uczelni sprawują prorektorzy, dziekani i kanclerz. Zakres obowiązków prorektorów na każdą kadencję określa Rektor i podaje do wiadomości w formie zarządzenia, ustalając podległość administracyjnych jednostek organizacyjnych. 4. W sprawach finansowych Rektor może powierzyć na daną kadencję określone obowiązki z zakresu gospodarki finansowej wyznaczonym pracownikom Uczelni. 5. Przejęcie obowiązków przez osoby, o których mowa w ust. 5 jest potwierdzane dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia.

5 5. 1. Osoby pełniące funkcje organów jednoosobowych w Uczelni oraz ich zastępcy odpowiadają wymogom w zakresie stopni i tytułu naukowego oraz innym kryteriom określonym w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym oraz Statucie. 2. Nauczyciele akademiccy podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej za postępowanie uchybiające obowiązkom nauczyciela akademickiego lub godności zawodu nauczycielskiego. 3. Przy zatrudnianiu nauczycieli akademickich obowiązuje tryb postępowania określony w Statucie Uczelni. Cele i zarządzanie ryzykiem (Misja, określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja i reakcja na ryzyko) W Uniwersytecie Rzeszowskim obowiązuje Strategia Rozwoju przyjęta przez Senat Uczelni w dniu 26 luty 2009 r. Strategia określa misję Uniwersytetu Rzeszowskiego oraz opisuje zbiór zadań, które kierownictwo Uniwersytetu Rzeszowskiego uznaje za priorytetowe w zakresie: Doskonalenia jakości kształcenia i poprawy warunków studiowania; Podniesienie jakości i efektywności badań naukowych; Wzmocnienie infrastruktury dydaktycznej i badawczej; Rozwój informatyzacji Uczelni; Optymalizacja struktury organizacyjnej i zarządzania Uczelnią; Poprawa efektywności finansowania dydaktyki i nauki; 2. Główne założenia Strategii stanowią podstawę do opracowywania planów szczegółowych odpowiadających przyjętej hierarchii celów i zadań w zakresie: Oferty nauczania w zakresie zdalnego i ustawicznego; Wzbogacenie oferty studiów podyplomowych o kierunki uznawane za strategiczne i priorytetowe dla rozwoju gospodarki opartej na wiedzy; Prowadzenia studiów w językach obcych; Opracowanie wewnętrznego systemu jakości kształcenia; Zwiększenia naboru na kierunki ścisłe; Kształcenie i motywacja kadry dydaktycznej; Programów stypendialnych i poprawy jakości życia studenckiego; Doskonalenie staży i praktyk studenckich; Międzynarodową wymianę studentów Założenia zawarte w Strategii stanowią podstawę do opracowania planów rozwoju kadry naukowej, działalności wydawniczej, planów finansowych, planów inwestycyjnych itp.. 3. Realizację strategii nadzoruje i ocenia corocznie Senat Uniwersytetu Rzeszowskiego.

6 4. Monitorowanie realizacji celów i zadań przez poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni odbywa się w formie corocznych sprawozdań, które łącznie z obsługą kadrową na prowadzonych studiów są przekazywane do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 5. W sprawozdaniach rocznych wyszczególniane są jednostki, komórki organizacyjne odpowiedzialne za wykonanie określonych zadań. 6. W przypadku ryzyka w realizacji zamierzonych planów podejmowane są decyzje o ich wstrzymaniu lub likwidacji. Decyzje podejmowane są z wymaganym wyprzedzeniem, dotyczy to m.in. decyzji o wstrzymaniu rekrutacji na określony kierunek studiów lub o likwidacji kierunku studiów Uczelnia prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie planu rzeczowo finansowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami o finansach publicznych i o rachunkowości oraz zasadami gospodarki finansowej w uczelniach wyższych. 2. Rektor określa w formie pełnomocnictwa zakres kompetencji i odpowiedzialności prorektorów, kanclerza i dziekanów oraz kierowników jednostek w zakresie gospodarki finansowej tych jednostek i całej Uczelni, zwłaszcza w zapewnieniu realności planów rzeczowo finansowych przez wydziały i pozostałe jednostki organizacyjne. 3. Zasady kontroli budżetu Uczelni i mechanizmy zabezpieczenia budżetu przed nieprawidłowościami w realizacji planów określa Statut Uczelni. Prowadzona jest comiesięczna analiza wykonania planów rzeczowo finansowych przez poszczególne jednostki organizacyjne Uniwersytetu. 4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji planów wyciągane są konsekwencje wobec osób odpowiedzialnych za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Przedmiotowym zakresem kontroli zarządczej są w szczególności procedury związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych, stanowiących własność Uczelni. Procesy te poddawane są mechanizmom kontroli zarządczej oceniającym wstępnie realizację dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zgodnie z Zatwierdzonym przez Senat Uczelni Planem Rzeczowo Finansowym. Mechanizmy kontroli 9 Mechanizmy kontroli są to wbudowane w proces lub system zasady, mające na celu racjonalne zapewnienie realizacji celów i zadań jednostki, zgodnie z określonymi standardami działania, a także mające ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub zniwelować negatywne skutki już zaistniałego ryzyka. Mechanizmy kontroli możemy podzielić na mechanizmy działające: Ex - post uwidocznione po zakończeniu cyklu działań, procesu; Ex ante wbudowane w procedurę danego procesu, działające w trakcie jego realizacji. W ciągu realizacji procesów czynności opisanych w procedurach wewnętrznych Uniwersytetu obowiązują kierowniczej kontroli:

7 1. legalności tj. zbadania zgodności działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach ; 2. gospodarności tj. ustalenia czy działalność jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej; 3. celowości tj. sprawdzenia czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych a zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z planów działalności; 4. rzetelności tj. stwierdzenie czy pracownicy odpowiedzialni za określoną działalność wykonali swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie 5. zgodności z planem i harmonogramem tj. zbadania, czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym Kontrola kierownicza określona w procedurach wewnętrznych prowadzona jest na bieżąco przez osoby merytorycznie odpowiedzialne. 2. W Uniwersytecie Rzeszowskim działa dziewięć komisji senackich : Rada Biblioteczna; Komisja ds. Dydaktyki i Wychowania; Komisja ds. Rozwoju Uczelni; Komisja ds. Decentralizacji i Finansów; Komisja Statutowa; Komisja ds. Rozwoju Kadry, Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą; Komisja Dyscyplinarna ds. Nauczycieli Akademickich Komisja dyscyplinarna ds. Studentów; Odwoławcza Komisja Dyscyplinarna ds. Studentów Które opiniują materiały na posiedzenia Senatu w sprawach strategicznych dla funkcjonowania Uczelni. 3. Działalność opiniodawcza komisji określonych w ust.2 stanowi kontrolę merytoryczną określonych zagadnień i ich zgodności z prawem co odzwierciedlają protokoły z posiedzeń tych komisji. 4. Obowiązki pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji gospodarczych określa Polityka rachunkowości wprowadzona Zarządzeniem Rektora UR z dnia r. w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości i upoważnienia imienne udzielone przez Rektora dla osób odpowiedzialnych w tym zakresie. 11 W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności Uczelni: 1. w czasie choroby lub innej nieprzewidzianej nieobecności nauczyciela akademickiego zapewniane są zastępstwa w realizacji zajęć dydaktycznych i innych obowiązków; 2. ustanawiane są zastępstwa przy długotrwałych nieobecnościach osób na kierowniczych stanowiskach; 3. organizowane są staże absolwenckie przy długich usprawiedliwionych nieobecnościach pracowników nie będących nauczycielami akademickimi; 4. akta prowadzonych spraw są przechowywane, znakowane i rejestrowane zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną- zarządzenie nr 11 Rektora UR z dnia r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej.

8 12 W celu zapewnienia ochrony zasobów Uczelni pracownicy zobowiązani są do: 1. przestrzegania ustalonych w Regulaminie pracy Uniwersytetu Rzeszowskiego zasad dbałości o dobro pracodawcy, chronienia jego mienia oraz zachowania tajemnicy o informacjach, których ujawnienia mogłoby narazić pracodawcę na szkodę; 2. przestrzeganie porządku i dyscypliny pracy, przepisów BHP oraz przepisów przeciwpożarowych zgodnie z Zarządzeniem nr 40/2007 Rektora UR z dnia r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy w Uniwersytecie Rzeszowskim; 3. dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji publicznej i ochrony danych osobowych; 4. ochrony danych osobowych w systemie informatycznym zgodnie z obowiązującą w Uniwersytecie Rzeszowskim Polityką bezpieczeństwa informacji zawierającą dane osobowe wprowadzoną w życie zarządzeniem nr 39/2006 Rektora UR oraz dokumentami: Polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych i wydanym na tej podstawie dokumentem PN. Cele, strategia i polityka zabezpieczenia systemów informatycznych, w których przechowywane są dane osobowe ; Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi dla przetwarzania danych osobowych; Regulamin stosowania identyfikatorów i haseł dostępu do systemów informatycznych w UR; Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia systemu ochrony danych osobowych w UR; 13 Pracownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, potwierdzając własnoręcznym podpisem w prowadzonej w Uczelni ewidencji. 14 Uczelnia posiada Archiwum, gdzie zgodnie z wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 74 Rektora UR z dnia r. w sprawie Jednolitego Rzeczowego wykazu akt i Instrukcji archiwalnej przechowywana jest dokumentacja Uczelni. Instrukcja Archiwalna ustala organizację, zadania i zakres działania Archiwum UR. Reguluje tryb przyjmowania dokumentacji z jednostek organizacyjnych, ich przechowywanie i ewidencjonowanie w Archiwum Uczelni, określa zasady udostępniania dokumentacji oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją nie archiwalną. 15 Obiekty Uczelni są odpowiednio zabezpieczone i zapewniona jest w nich całodobowa ochrona.

9 Informacja i komunikacja 1. Osoby zarządzające oraz pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków poprzez: Informacje dostępne na stronie internetowej; System Informacji Prawnej LEX Literaturę fachową zgromadzoną w Bibliotece Uniwersytetu Rzeszowskiego. 2. Osoby zarządzające powinny uczestniczyć w różnego rodzaju konferencjach i szkoleniach z zakresu nadzorowanych problemów. 16 Kierownicy jednostek organizacyjnych zapoznają pracowników z obowiązującymi przepisami prawa i zapewniają im dostęp do obowiązujących aktów prawnych dotyczących zakresu ich działania. 17 Uczelnia zapewnia wszechstronną informację na temat obowiązujących zasad rekrutacji na wszystkie kierunki studiów poprzez zamieszczanie odpowiednich materiałów informacyjnych w mediach i ogólnodostępnych informatorach. Informacja o zasadach przyjęć na poszczególne kierunki studiów jest dostępna na stronie internetowej Uczelni. Monitorowanie i ocena 18 Prorektorzy, Dziekani wydziałów, Kanclerz i jego zastępcy oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni na bieżąco monitorują i oceniają podległe im obszary funkcjonowania Uczelni w celu bieżącego identyfikowania ryzyka.