Zarządzenie NR 4/2013 Dyrektora Tarnowskiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie, z dnia 7 stycznia 2013 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie NR 4/2013 Dyrektora Tarnowskiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie, z dnia 7 stycznia 2013 r. w sprawie określenia zasad funkcjonowania i koordynowania kontroli zarządczej w Tarnowskim Ośrodku Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie, ul. Szarych Szeregów 1. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 z późn. zm.), Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) oraz wprowadzonego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Tarnowa Nr 47/2012, z dnia 23 lutego 2012 r. Regulaminu kontroli zarządczej w Gminie Miasta Tarnowa, zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się zasady funkcjonowania i koordynowania kontroli zarządczej, zwanej dalej kontrolą w Tarnowskim Ośrodku Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie, zwanym dalej także Ośrodkiem. 2. Kontrolę w Tarnowskim Ośrodku Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 3. Celem kontroli jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania Ośrodka, 3) wiarygodności sprawozdań poprzez sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi, 4) ochrony zasobów związanej z zabezpieczeniem i dbałością o wszystkie zasoby Ośrodka i udostępnianiem ich tylko osobom upoważnionym, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywnego i skutecznego przepływu informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych oraz skutecznej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, 7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. 4. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowi zbiór przepisów powszechnie obowiązujących, uchwał Rady Miejskiej, zarządzeń Prezydenta Miasta Tarnowa, zarządzeń Dyrektora Ośrodka, procedur wewnętrznych, instrukcji, dokumentów określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne obowiązujące w Ośrodku. 1

2 5. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli w Ośrodku odpowiada Dyrektor Koordynację kontroli prowadzi Zespół ds. kontroli zarządczej, powołany zarządzeniem Dyrektora Ośrodka. 2. Zespół, o którym mowa w ust. 1 sprawuje, w imieniu Dyrektora, bezpośredni nadzór nad stanem kontroli w Ośrodku. 7. Członków Zespołu ds. kontroli zarządczej zobowiązuje się do: 1) zapoznania się i pracowników Ośrodka ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawartymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) oraz z treścią niniejszego zarządzenia, 2) zapewnienia skuteczności kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznego postępowania, mechanizmów organizacyjnych oraz systemu zarządzania ryzykiem, z uwzględnieniem powszechnie przyjętych w jednostce sektora finansów publicznych Standardów Kontroli zarządczej oraz obowiązujących przepisów prawa, 3) określania w rocznej perspektywie propozycji celów służących realizacji zadań w powierzonym obszarze działania, 4) określenia mierników w celu monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań, 5) przeprowadzania okresowej oceny realizacji celów i zadań przy uwzględnieniu kryterium oszczędności, efektywności skuteczności, 6) identyfikowania, analizy i oceny ryzyk związanych z obszarem ich odpowiedzialności oraz podejmowania działań zapobiegających wystąpieniu negatywnych skutków, 7) podjęcia działań prowadzących do zminimalizowania, ograniczenia lub usunięcia ryzyka związanego z realizacją celów i zadań, 8) prowadzenia nadzoru nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, 9) przeprowadzania samooceny kontroli poprzez wypełnienie formularza ankiety, której wzór zamieszczono w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, 10) dokonywania okresowej oceny systemu kontroli zarządczej, a w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli w Ośrodku. 8. Do obowiązków wszystkich pracowników Ośrodka należy aktywny udział w realizacji procesu kontroli zarządczej. 2

3 9. Na elementy kontroli zarządczej składają się: a) środowisko wewnętrzne, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. 10. Przestrzeganie wartości etycznych Wszyscy pracownicy Ośrodka, realizując powierzone im zadania, zobowiązani są do postępowania zgodnie z zasadami etyki zawodowej oraz zasadami współżycia społecznego, wpływającymi na efekty podejmowanych działań a także pozytywny wizerunek Ośrodka. 11. Kompetencje zawodowe 1. Procedury naboru pracowników prowadzone są z zachowaniem obowiązujących przepisów w zakresie zatrudniania pracowników, w celu zapewnienia wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 2. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do doskonalenia zawodowego w celu poszerzania i aktualizowania koniecznego zakresu wiedzy i rozwijania umiejętności poprzez samokształcenie, udział w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych oraz dokształcanie. 12. Struktura organizacyjna 1. Strukturę organizacyjną Ośrodka określa Regulamin Organizacyjny Tarnowskiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie. 2. Szczegółowe zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Ośrodka określone są w indywidualnych zakresach czynności pracowników. 13. Delegowanie uprawnień 1. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i związanego z nimi ryzyka. 2. Przyjęcie delegowanych uprawnień, pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem. 3. Rejestr pełnomocnictw i upoważnień Dyrektora prowadzi pracownik administracji. 4. Zakres uprawnień pracownika wynika z zakresu powierzonych mu obowiązków. 3

4 5. Zakresy obowiązków i uprawnień poszczególnych pracowników podlegają aktualizacji, zgodnie ze stanem faktycznym. 14. Misja Ośrodka 1. Misją Tarnowskiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie jest Interdyscyplinarna pomoc osobom i rodzinom w konstruktywnym przezwyciężaniu sytuacji problemowej (w tym przemocy w rodzinie) w celu przywrócenia możliwości satysfakcjonującego funkcjonowania psychospołecznego. 2. Określona w ust. 1 misja Ośrodka jest kompatybilna z realizowanymi przez Ośrodek zadaniami, określonymi w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz. U. Nr 180, poz z późn. zm.). 15. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Pracownicy Ośrodka odpowiedzialni są za określanie i monitorowanie celów operacyjnych oraz zadań służących ich realizacji w obszarze powierzonych im działań. 16. Zarządzanie ryzykiem 1. Zarządzanie ryzykiem w Ośrodku obejmuje następujące etapy: a) identyfikacja ryzyka, b) ocena ryzyka, c) analiza ryzyka, d) reakcja na ryzyko. 2. Dyrektor Ośrodka odpowiada za weryfikację istotnych zagadnień dotyczących zarządzania ryzykiem na poziomie strategicznym i organizacyjny, a w szczególności za: a) ocenę sposobu identyfikacji i zarządzania ryzykiem przez Zespół ds. kontroli zarządczej, b) zatwierdzenie określonej reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). 3. Zespól ds. kontroli zarządczej ponosi odpowiedzialność za: a) określenie listy zadań/celów na dany rok do realizacji i uszeregowanie ich według ważności, zgodnie z obszarami powierzonych zadań, b) identyfikację ryzyka mogącego wystąpić w procesie realizacji celów i zadań, 4

5 c) przeprowadzenie oceny zidentyfikowanego ryzyka, d) zapewnienie, by pracownicy byli świadomi wagi procesu zarządzania ryzykiem, e) zapewnienie wszystkim pracownikom możliwości formalnego zgłaszania zmian w zakresie zidentyfikowanego przez nich ryzyka lub innych istotnych problemów. 4. Zespół ds. kontroli zarządczej tworzy i aktualizuje rejestr ryzyk według wzoru określonego w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia, którego integralną częścią jest Tabela punktowa oddziaływania ryzyka stanowiąca załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 5. Zespół ds. kontroli zarządczej przekazuje Dyrektorowi Ośrodka zaktualizowany rejestr ryzyk: za pierwsze półrocze do dnia 15 czerwca danego roku, a za drugie półrocze do dnia 15 listopada danego roku. 17. Mechanizmy kontroli zarządczej W Ośrodku funkcjonują następujące mechanizmy kontroli zarządczej: 1) procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej, 2) nadzór w ramach hierarchii służbowej, który ma za zadanie uzyskanie rozsądnego stopnia pewności, że Ośrodek osiąga cele i realizuje zadania, 3) zapewnienie ciągłości działania poprzez wykorzystywanie wyników analizy ryzyka, 4) zabezpieczenie w zakresie ochrony zasobów Ośrodka, 5) funkcjonowanie właściwych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych oraz mechanizmów kontroli dotyczących systemów informatycznych. 18. Informacja i komunikacja W Ośrodku funkcjonują następujące formy przekazywania informacji: 1) tablica ogłoszeń dla pracowników, 2) korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, 3) repozytorium dokumentów, 4) strona internetowa Ośrodka, 5) narady pracownicze i superwizje, 6) przekaz informacji za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej

6 1. Samoocenę przeprowadza się raz w roku. Samoocena 2. Zespól ds. kontroli zarządczej koordynuje proces samooceny poprzez przekazanie pracownikom formularzy ankiet, zebranie wypełnionych przez pracowników ankiet i przekazanie ich Dyrektorowi Ośrodka, do dnia 15 stycznia. 3. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do udziału w procesie samooceny poprzez wypełnienie formularzy ankiet. 20. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej 1. Każdego roku, Dyrektor Ośrodka składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. 2. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia. 3. Opracowanie projektu oświadczenia na podstawie samooceny, wyników kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, monitorowania procesu zarządzania ryzykiem oraz realizacji celów i zadań, należy do kompetencji Zespołu ds. kontroli zarządczej. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

7 7